Bài tập nhóm 02 môn quản trị dự Án bài tập Áp dụng kiến thức kiểm soát dự Án giáo dục và công nghệ

PHẦN 1: LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1.1 Xác định mục tiêu chính và phạm vi của dự án1.1.2 Những hoạt động nào cần quản lý để đạt mục tiêu hội thảo thành công Lập kế hoạch tổng thể: Xác

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI TẬP NHÓM 02 MÔN: QUẢN TRỊ DỰ ÁNBÀI TẬP ÁP DỤNG KIẾN THỨC KIỂM SOÁT

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM

Phần trăm đóng góp Sinh viên ký tên

Điểm bài báo cáo (được điều chỉnh theo phần trăm đóng góp)

MỤC LỤC

PHẦN 1: LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1

1.1 Xác định mục tiêu chính và phạm vi của dự án 2

1.1.1 Mục tiêu chính 2

1.1.2 Những hoạt động nào cần quản lý để đạt mục tiêu hội thảo thành công 2

1.1.3 Phạm vi dự án 3

1.2 Lập kế hoạch kiểm soát các yếu tố quan trọng 4

1.2.1 Tiến độ 4

1.2.2 Ngân sách 8

1.2.3 Chất lượng 8

1.2.4 Nhân sự và trách nghiệm công việc 9

1.2.5 Rủi ro và cách giảm thiểu rủi ro 11

1.3 Thiết lập các tiêu chí đánh giá hiệu quả (KPI) 13

PHẦN 2: QUY TRÌNH GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN 17

2.1 Thiết lập quy trình giám sát và thu nhập dữ liệu 17

2.1.1 Mục tiêu của quy trình giám sát và thu thập dữ liệu 17

2.1.2 Các bước chi tiết thiết lập quy trình 17

2.1.3 Phân tích dữ liệu và xử lý chậm trễ 18

2.1.4 Báo cáo và cải tiến quy trình 19

2.2 Phân tích và điều chỉnh ngân sách 19

2.2.1 Tổng hợp ngân sách hiện tại 19

2.2.2 Các hạng mục có thể tối ưu hoá 20

2.3 Chi phí sau khi điều chỉnh ngân sách 21

2.4 Giám sát và quản lý chất lượng 22

2.4.1 Kiểm tra thiết bị âm thanh, ánh sáng trước sự kiện 22

2.4.2 Đánh giá tài liệu (slides, bảng tin) trước khi phân phát 23

2.4.3 Đảm bảo nhân viên phục vụ nắm rõ vai trò và thực hiện đúng trách nhiệm .25

2.5 Xử lý và điều chỉnh rủi ro 27

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ VÀ RÚT KINH NGHIỆM SAU DỰ ÁN 30

3.1 Báo cáo tổng kết dự án hội thảo 30

3.1.1 Tóm tắt thành công và hạn chế 30

3.1.2 Số lượng người tham dự và chi phí 31

3.1.3 Kết quả đánh giá chất lượng dịch vụ từ phản hồi người tham dự 32

3.2 Phân tích hiệu quả của quy trình kiểm soát dự án 33

3.2.1 Phân tích tỷ lệ hoàn thành đúng hạn của từng hạng mục 33

3.2.2 Tỷ lệ hài lòng từ các đánh giá và phản hồi 35

3.2.3 Khả năng bám sát ngân sách và điều chỉnh kịp thời 36

3.3 Bài học kinh nghiệm và khuyến nghị 38

3.3.1 Quản lý thời gian cần chặt chẽ hơn 38

3.3.2 Chuẩn bị kỹ lưỡng cho rủi ro về nhân sự và kỹ thuật 38

3.3.3 Giao tiếp và phối hợp hiệu quả hơn giữa các nhóm 39

PHẦN MỞ ĐẦU

PHẦN 1: LẬP KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT DỰ ÁN 1.1 Xác định mục tiêu chính và phạm vi của dự án

1.1.2 Những hoạt động nào cần quản lý để đạt mục tiêu hội thảo thành công

Lập kế hoạch tổng thể: Xác định mục tiêu chia sẻ kiến thức, giới thiệu công nghệ, kết nốitrong ngành; dự trù ngân sách cho địa điểm, thiết bị, nhân sự; lập timeline chi tiết từ chuẩn

bị đến kết thúc

Quản lý địa điểm: Chọn khách sạn phù hợp, kiểm tra trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng;

bố trí không gian hợp lý cho các hoạt động

Quản lý nội dung chương trình: Mời diễn giả, xây dựng chương trình thảo luận và hỏi đáp;chuẩn bị tài liệu cần thiết

Truyền thông và tiếp thị: Quảng bá sự kiện qua mạng xã hội, email; quản lý đăng ký và xâydựng thương hiệu sự kiện

Quản lý gian hàng trưng bày: Kêu gọi nhà tài trợ, lên kế hoạch bố trí không gian và hỗ trợthiết kế gian hàng

Trải nghiệm khách tham dự: Tổ chức hậu cần chu đáo, cung cấp hỗ trợ thông tin, tạo tươngtác qua hỏi đáp và hoạt động nhóm.

Quản lý rủi ro: Chuẩn bị phương án dự phòng cho các tình huống bất ngờ, giám sát và điềuchỉnh kịp thời

Đánh giá và tổng kết: Thu thập ý kiến phản hồi, đánh giá mức độ đạt được mục tiêu và báocáo tổng kết

1.1.3 Phạm vi dự án

- Nằm trong phạm vi :

Lên lịch, chuẩn bị địa điểm, mời diễn giả, chuẩn bị tài liệu và thiết lập chương trình hội thảo

Quản lý các phiên thảo luận, hội nghị chuyên đề, gian hàng trưng bày và phiên hỏi đáp

Đảm bảo trang thiết bị kỹ thuật, hậu cần và các dịch vụ cần thiết (âm thanh, ánh sáng, trìnhchiếu)

Tổ chức nhân sự phục vụ (đón khách, hỗ trợ kỹ thuật, hậu cần, an ninh, và y tế)

- Nằm ngoài phạm vi:

Đưa ra các kết luận, chính sách hoặc quyết định sau hội thảo

Hỗ trợ đi lại và ăn ở cho các khách tham dự không phải là diễn giả chính

1.2 Lập kế hoạch kiểm soát các yếu tố quan trọng

1.2.1 Tiến độ

1.2.1.1 Các hoạt động và thời gian dự kiến ước tính

Lên kế hoạch sơ bộ (5 ngày): Xác định mục tiêu, phạm vi, ngân sách tổng quát và yêu cầuchính

Lựa chọn và thuê địa điểm (10 ngày): Nghiên cứu, đàm phán và ký hợp đồng với trung tâmhội nghị tại Sài Gòn

Xác nhận danh sách diễn giả và khách mời quan trọng (15 ngày): Liên hệ và xác nhận sựtham gia của các diễn giả và chuyên gia trong ngành

Lên lịch trình chi tiết và nội dung hội thảo (10 ngày): Xây dựng lịch trình và nội dung chi tiếtcho các phiên thảo luận, hội nghị chuyên đề và phiên hỏi đáp

Thuê thiết bị và thiết lập hạ tầng kỹ thuật (7 ngày): Lên danh sách các thiết bị cần thiết vàhợp đồng thuê thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu

Thiết kế và in ấn tài liệu, vật phẩm hội thảo (10 ngày): Chuẩn bị các tài liệu hội nghị, bảngtên, và các vật phẩm cần thiết khác

Quản lý người tham dự (20 ngày): Quản lý thông tin đăng ký, phân bổ chỗ ngồi và phâncông đội hỗ trợ khách mời

Thiết lập không gian hội thảo và lắp đặt thiết bị (2 ngày): Trang trí sân khấu, lắp đặt thiết bị

âm thanh, ánh sáng và trang trí hội trường

Rehearsal (1 ngày): Chạy chương trình và tổng duyệt trước khi chính thức tổ chức để mọithứ thuận lợi và suông sẻ, đạt được kết quả tốt nhất

Diễn ra hội thảo (1 ngày): Giám sát toàn bộ sự kiện, hỗ trợ diễn giả và đảm bảo tiến trìnhdiễn ra suôn sẻ.

Dọn dẹp và đánh giá sau sự kiện (2 ngày): Thu dọn, đánh giá và tổng kết hiệu quả sự kiệndựa trên KPI và phản hồi

Giả sử dự án bắt đầu thực hiện từ đầu thàng 12

Sơ đồ găng:

hiệu

Công việc đứng trước

Thời gian thực hiện

Ngày bắt đầu

Ngày kết thúc

1.2.1.2 Chi tiết timelines diễn ra sự kiện

NGÀY DIỄN RA SỰ KIỆN

Buổi sáng (7:00-12:00)

2 Khai mạc (phát biểu của ban tổ chức, giới thiệu sự kiện) 8:00-8:30

3 Phiên thảo luận chính (diễn giả trình bày, Q&A) 8:30-10:30

Buổi chiều (13:00-17:00)

6 Hội nghị chuyên đề theo nhóm nhỏ (chia theo chủ đề) 13:00-15:00

8 Tổng kết và bế mạc (đánh giá, trao quà tặng) 16:30-17:00

- Trình chiếu và hỗ trợ công nghệ: 10-15 triệu VND

Ăn uống: Dự kiến chi phí 50-75 triệu VND để cung cấp đồ ăn nhẹ, nước uống và phục vụbữa trưa cho khách mời và diễn giả

Tài liệu và vật phẩm hội thảo:

- Tài liệu tham khảo: 10-15 triệu VND cho việc in ấn và phân phát tài liệu cho cácphiên hội thảo và gian hàng công nghệ

- Vật phẩm quảng bá: bút, sổ tay, và túi đựng tài liệu có in logo hội thảo, dự kiếnkhoảng 5 triệu VND

Chi phí quản lý và dự phòng: 5-10% tổng ngân sách để dự phòng cho các chi phí phát sinhhoặc điều chỉnh bất ngờ

1.2.3 Chất lượng

Đảm bảo chất lượng các dịch vụ đầu vào như thiết bị, tài liệu và dịch vụ phục vụ đạt tiêuchuẩn Thiết lập quy trình đánh giá chất lượng để đảm bảo sự đồng nhất

Tài liệu hội nghị:

- Tài liệu in sẵn gồm lịch trình, thông tin diễn giả, và các nội dung chính của hội thảo.Sắp xếp tài liệu sao cho dễ dàng tiếp cận và sử dụng

- Chuẩn bị file điện tử của tài liệu để cung cấp cho người tham dự qua email hoặc quatrang web hội thảo

1.2.4 Nhân sự và trách nghiệm công việc

1.2.4.1 Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho các thành viên nhóm

Trưởng dự án:

- Chịu trách nhiệm điều phối tổng thể và giám sát toàn bộ dự án

- Đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng tiến độ và chất lượng

- Giải quyết các vấn đề phát sinh lớn trong dự án.

- Chuẩn bị tài liệu, quà tặng, và trang trí khu vực sự kiện

- Hỗ trợ các gian hàng trưng bày, bao gồm thiết lập và hỗ trợ kỹ thuật

Nhóm truyền thông và quan hệ khách mời:

- Chịu trách nhiệm liên lạc và hỗ trợ các diễn giả, chuyên gia

- Gửi thư mời, xác nhận danh sách tham dự, và cung cấp thông tin cần thiết

- Phối hợp với đội ngũ truyền thông để quảng bá sự kiện trên các kênh phù hợp

Nhóm quản lý sự kiện tại chỗ:

- Điều phối nhân sự phục vụ trong ngày diễn ra sự kiện

- Giải quyết các vấn đề nhỏ tại chỗ như hỗ trợ khách tham dự, quản lý dòng người, và

xử lý sự cố bất ngờ

1.2.4.2 Sắp xếp các buổi họp định kỳ

Tần suất họp: Họp toàn đội ít nhất 1 lần mỗi tuần trong giai đoạn chuẩn bị Tăng tần suất lên2-3 lần trong tuần cuối cùng trước sự kiện để giải quyết các công việc tồn đọng

Nội dung họp: Cập nhật tiến độ của từng nhóm Đánh giá các vấn đề phát sinh và tìm cách

xử lý kịp thời Thống nhất lịch trình và trách nhiệm trong những ngày quan trọng

Cách thức họp: Trực tiếp hoặc trực tuyến tùy vào hoàn cảnh Sử dụng công cụ quản lý côngviệc (Trello, Asana, hoặc Microsoft Teams) để theo dõi nhiệm vụ và cập nhật trạng tháingay trong buổi họp

1.2.5 Rủi ro và cách giảm thiểu rủi ro

Phân loại rủi ro chính:

- Rủi ro về diễn giả: Diễn giả không tham dự được do lịch trình thay đổi hoặc vấn đề cánhân

- Rủi ro kỹ thuật: Sự cố âm thanh, ánh sáng, hoặc mất điện ảnh hưởng đến chất lượng

sự kiện

- Rủi ro hậu cần: Chậm trễ trong việc sắp xếp không gian, tài liệu, hoặc thiết bị

- Rủi ro về khách tham dự: Số lượng tham dự thấp hơn dự kiến hoặc khách gặp khókhăn khi tham dự

Phương pháp giảm thiểu rủi ro:

Đối với rủi ro về diễn giả:

- Phòng ngừa:Xác nhận lịch trình và ký hợp đồng với các diễn giả ít nhất 2 tháng trước

sự kiện, đồng thời dự trù danh sách 2-3 diễn giả thay thế để kịp thời xử lý các trườnghợp thay đổi đột xuất Ngoài ra, tổ chức các buổi diễn tập trực tuyến trước sự kiệngiúp kiểm tra kết nối, hoàn thiện nội dung trình bày và phối hợp tốt giữa các bên liênquan

- Giải quyết: Trong trường hợp diễn giả vắng mặt, cần nhanh chóng triển khai cácphương án thay thế Ưu tiên sử dụng danh sách diễn giả dự phòng hoặc mời mộtchuyên gia có mặt tại sự kiện tham gia thay thế Nếu không thể tìm người thay thế, tái

cấu trúc lịch trình bằng cách kéo dài thời gian cho các phiên hỏi đáp hoặc hoạt độngtrưng bày công nghệ, nhằm lấp đầy khoảng trống và duy trì sự hấp dẫn cho chươngtrình.

Đối với rủi ro kỹ thuật:

- Phòng ngừa: Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần kiểm tra toàn bộ thiết bị âmthanh, ánh sáng và hệ thống điện ít nhất 1 ngày trước sự kiện Thiết bị và nhân sự kỹthuật nên được thuê từ các nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng dịch vụ.Đồng thời, chuẩn bị sẵn máy phát điện dự phòng và thiết bị thay thế để kịp thời xử lýcác sự cố kỹ thuật nếu xảy ra

- Giải quyết:Trong trường hợp xảy ra sự cố nhỏ, như lỗi âm thanh, có thể chuyển sangcác hoạt động không cần thiết bị hỗ trợ như thảo luận nhóm để duy trì tiến độ chươngtrình Nếu xảy ra sự cố lớn, chẳng hạn mất điện, cần nhanh chóng kích hoạt máy phátđiện dự phòng để đảm bảo sự kiện tiếp tục diễn ra bình thường mà không bị giánđoạn nghiêm trọng

Đối với rủi ro hậu cần:

- Phòng ngừa: Để đảm bảo công tác hậu cần diễn ra suôn sẻ, cần thiết lập kế hoạch chitiết và xác định mốc thời gian hoàn thành cho từng hạng mục Duy trì liên lạc thườngxuyên với các nhà cung cấp để xác nhận cam kết bàn giao đúng thời hạn Ngoài ra,nên chuẩn bị sẵn một số tài liệu và thiết bị dự phòng để ứng phó kịp thời với các tìnhhuống phát sinh

- Giải quyết: Nếu xảy ra chậm trễ trong khâu hậu cần, cần nhanh chóng điều chỉnh kếhoạch chương trình để đảm bảo các hoạt động chính không bị ảnh hưởng Có thể táisắp xếp thứ tự các phần trong chương trình, kéo dài các hoạt động đang diễn ra, hoặc

tổ chức các phiên giao lưu không cần đến hạng mục bị chậm trễ

Đối với rủi ro về khách tham dự:

- Phòng ngừa:Cần gửi thư mời và xác nhận tham dự với khách ít nhất 1 tuần trước sựkiện để đảm bảo họ có đủ thời gian chuẩn bị Đồng thời, cung cấp hướng dẫn chi tiết

về địa điểm tổ chức sự kiện và hỗ trợ thông tin về các phương tiện di chuyển, bãi đậu

xe, hoặc các dịch vụ đi lại khác để đảm bảo khách tham dự dễ dàng tiếp cận sự kiện

- Giải quyết: Nếu lượng tham dự thấp, tạo thêm các hoạt động tương tác để tối ưu hóatrải nghiệm cho những người có mặt

1.3 Thiết lập các tiêu chí đánh giá hiệu quả (KPI)

không vượt quá 95% so với

ngân sách ban đầu

-Lập bảng chi tiết ngân sách dự toán ban đầu cho từng hạngmục: thuê địa điểm, thiết bị, nhân sự, tài liệu, và các chi phí

dự phòng

-Theo dõi và ghi nhận chi phí thực tế phát sinh hàng tuần.

So sánh tổng chi phí thực tế với ngân sách ban đầu:

-Nếu tổng chi phí thực tế ≤ 95% ngân sách, đạt tiêu chíKPI

Nếu vượt quá 95%, cần rà soát các hạng mục phát sinh vàđiều chỉnh ngay lập tức

Chất lượng

Mức độ hài lòng của khách

tham dự đạt ít nhất 85%

Phát phiếu khảo sát (giấy hoặc trực tuyến) cho khách tham

dự sau hội thảo với các câu hỏi đánh giá chất lượng trênthang điểm từ 1-5

Ví dụ câu hỏi:

Nội dung chương trình có phù hợp không?

Chất lượng phục vụ và hậu cần có đáp ứng mong đợi không?

Bạn có cảm thấy sự kiện hữu ích không?

Tổng hợp điểm số và tính tỷ lệ trung bình phản hồi tích cực

(điểm từ 4 trở lên).

=> công thức Tỷ lệ hài lòng= (số người tham gia khảo sát/khách cho điểm từ 4-5)×100%

Nhân sự và trách nhiệm

Đánh giá dựa trên tỷ lệ hoàn

PHẦN 2: QUY TRÌNH GIÁM SÁT VÀ ĐIỀU CHỈNH TRONG QUÁ TRÌNH

THỰC HIỆN DỰ ÁN 2.1 Thiết lập quy trình giám sát và thu nhập dữ liệu

2.1.1 Mục tiêu của quy trình giám sát và thu thập dữ liệu

Theo dõi tiến độ dự án và kiểm soát chất lượng công việc

Phát hiện các rủi ro hoặc chậm trễ trong dự án, từ đó điều chỉnh kế hoạch kịp thời

Thu thập dữ liệu để báo cáo, phân tích và cải thiện hiệu quả dự án

2.1.2 Các bước chi tiết thiết lập quy trình

Bước 1: Lựa chọn công cụ giám sát và quản lý dự án

Để lập kế hoạch hiệu quả, việc sử dụng các công cụ trực quan và phần mềm quản lý dự án làrất cần thiết Biểu đồ Gantt giúp trực quan hóa kế hoạch tổng thể, phân chia công việc thànhcác giai đoạn cụ thể với mốc thời gian rõ ràng và xác định các nhiệm vụ phụ thuộc lẫn nhau,

từ đó tối ưu hóa thời gian thực hiện Bên cạnh đó, các phần mềm quản lý dự án như Trellohoặc Asana hỗ trợ giao nhiệm vụ chi tiết cho từng thành viên, cập nhật trạng thái công việctheo thời gian thực, và tích hợp thông báo tự động để đảm bảo mọi người luôn nhận đượcthông tin kịp thời, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc nhóm

Bước 2: Thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu tiến độ và chất lượng

Để theo dõi và quản lý tiến độ công việc, biểu đồ tiến độ và bảng kiểm tra (checklist) lànhững công cụ quan trọng Biểu đồ Gantt có thể được sử dụng để ghi nhận tiến độ thực tế sovới kế hoạch, với việc áp dụng các màu sắc khác nhau để biểu thị trạng thái nhiệm vụ, nhưhoàn thành, đang thực hiện hoặc chậm trễ, giúp dễ dàng nhận diện các vấn đề Song song đó,bảng kiểm tra chi tiết các nhiệm vụ trong từng giai đoạn cho phép theo dõi cụ thể từng công

việc Khi nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và tiêu chuẩn, chúng sẽ được đánh dấu,giúp đảm bảo mọi hạng mục đều được kiểm soát chặt chẽ.

Bước 3: Thu thập và tổng hợp dữ liệu

Nguồn dữ liệu: Báo cáo định kỳ từ các thành viên: Mỗi tuần, yêu cầu cập nhật tiến độ và khókhăn gặp phải

Dữ liệu thực tế: Lấy từ công cụ giám sát (Trello, Asana) và các buổi kiểm tra thực địa

Phương pháp thu thập: Tích hợp các biểu đồ và bảng kiểm tra vào phần mềm quản lý để tựđộng cập nhật Phỏng vấn hoặc khảo sát trực tiếp từ các thành viên để thu thập thông tin chitiết hơn

2.1.4 Báo cáo và cải tiến quy trình

Việc báo cáo kết quả cần được thực hiện định kỳ, theo tuần hoặc tháng, nhằm cung cấp cáinhìn toàn diện về tiến độ dự án Báo cáo nên tích hợp các công cụ trực quan như biểu đồGantt, biểu đồ tiến độ và checklist để minh họa chi tiết các công việc đã hoàn thành vànhững hạng mục còn lại Trong báo cáo, cần đưa ra nhận xét về các thành công đã đạt được,những khó khăn gặp phải, đồng thời đề xuất các giải pháp cải thiện nhằm tối ưu hóa hiệu quảcông việc và đảm bảo tiến độ dự án được duy trì

Việc rút kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý dự án.Quá trình này bao gồm việc xem xét các điểm mạnh và điểm yếu trong quy trình giám sát đểxác định những khía cạnh cần được duy trì hoặc cải thiện Dựa trên những đánh giá này, cần

đề xuất các giải pháp như nâng cấp công cụ hỗ trợ hoặc điều chỉnh cách làm việc, nhằm tối

ưu hóa hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự thành công trong các dự án tương lai

2.2 Phân tích và điều chỉnh ngân sách

2.2.1 Tổng hợp ngân sách hiện tại

2.2.1.1 Chi phí cơ bản

Thuê địa điểm: 20-30 triệu VND/ngày (bao gồm tiện ích và dịch vụ hỗ trợ)

Âm thanh và ánh sáng: 15-20 triệu VND

Trình chiếu và hỗ trợ công nghệ: 10-15 triệu VND

Ăn uống: 50-75 triệu VND

2.2.1.2 Tài liệu và vật phẩm hội thảo

Tài liệu tham khảo: 10-15 triệu VND