(Khóa Luận Tốt Nghiệp) Công Tác Xây Dựng Kế Hoạch Tại Văn Phòng Bộ Khoa Học Và Công Nghệ

Chāc nng tham m°u thß hiện trong mỗi nhiệm vÿ cÿ thß nh°: Xây dựng các ch°¡ng trình công tác, thông tin tổng hợp phÿc vÿ lãnh đ¿o cÿa c¡ quan, kißm tra và cháu trách nhiệm về thÿ tÿc, th

BÞ NÞI VĀ

TR¯àNG Đ¾I HàC NÞI VĀ HÀ NÞI KHOA QUÀN TRÞ VN PHÒNG

KHÓA LU¾N TÞT NGHIàP

CÔNG TÁC XÂY DþNG K¾ HO¾CH T¾I VN PHÒNG BÞ KHOA HàC VÀ CÔNG NGHà

Khóa luÁn tốt nghiệp ngành : QUÀN TRà VN PHÒNG

BÞ NÞI VĀ

TR¯àNG Đ¾I HàC NÞI VĀ HÀ NÞI KHOA QUÀN TRÞ VN PHÒNG

KHÓA LU¾N TÞT NGHIàP

CÔNG TÁC XÂY DþNG K¾ HO¾CH T¾I VN PHÒNG BÞ KHOA HàC VÀ CÔNG NGHà

Khóa luÁn tốt nghiệp ngành : QUÀN TRà VN PHÒNG

MĀC LĀC LàI Mâ ĐÄU

A PHÄN Mâ ĐÄU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lách sử nghiên cāu vấn đề 2

3 Mÿc tiêu nghiên cāu 3

4 Nhiệm vÿ nghiên cāu 4

5 Đối t°ợng và ph¿m vi nghiên cāu 4

6 GiÁ thuyết nghiên cāu 4

7 Ph°¡ng pháp nghiên cāu 5

8 Cấu trúc dự kiến cÿa đề tài 6

B PHÄN NÞI DUNG 7

Ch°¢ng 1: C¡ Sâ KHOA HàC VÀ CÔNG TÁC XÂY DþNG K¾ HO¾CH TRONG HO¾T ĐÞNG QUÀN TRÞ VN PHÒNG 7

1.1 C¡ sá lý luÁn về công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động quÁn trá vn phòng 7

1.1.1 Khái niệm về quÁn trá, vn phòng và quÁn trá vn phòng 7

1.1.2 Khái niệm kế ho¿ch và lÁp kế ho¿ch 10

1.1.3 BÁn chất, mÿc đích và ý nghĩa cÿa công tác lÁp kế ho¿ch 12

1.1.4 Phân lo¿i kế ho¿ch 14

1.1.5 Các yêu cầu, nguyên tắc và cn cā khi xây dựng kế ho¿ch 15

1.1.6 Quy trình chung cÿa công tác xây dựng kế ho¿ch 18

1.1.7 Các nội dung trong công tác xây dựng kế ho¿ch 23

1.2 C¡ sá thực tián công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i một số c¡ quan, tổ chāc &&&&& 24

1.2.1 Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch Bộ T° pháp 25

1.2.2 Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch Bộ Kế ho¿ch và Đầu t° 27

1.2.3 Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch Bộ Tài chính 28

1.2.4 Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch Bộ Nội vÿ 28

1.3 C¡ sá pháp lý 30

VN PHÒNG BÞ KHOA HàC VÀ CÔNG NGHà 33

2.1 Lách sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ và Vn phòng Bộ KH&CN 332.1.1 Vá trí, chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ Khoa học và Công nghệ 332.1.2 Vá trí, chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Vn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 342.2 Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN 362.2.1 Trong việc xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác th°ßng kỳ cÿa Bộ 392.2.2 Trong công tác tổ chāc cuộc họp, hội nghá 482.2.3 Trong công tác tổ chāc chuyến đi công tác cÿa lãnh đ¿o c¡ quan 522.2.4 Trong nội dung quÁn lý c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá, ph°¡ng tiện làm việc cÿa c¡ quan 532.3 Vai trò chāc nng tham m°u tổng hợp, giúp việc hÁu cần cÿa Vn phòng Bộ trong xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch 552.4 Đánh giá thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN 572.4.1 ¯u đißm 572.4.2 H¿n chế 59

QUÀ VÀ CHÂT L¯þNG CÔNG TÁC XÂY DþNG K¾ HO¾CH T¾I VN PHÒNG BÞ KH&CN 61

C K¾T LU¾N 66 TÀI LIàU THAM KHÀO

PHĀ LĀC

LàI Mâ ĐÄU

Là sinh viên nm cuối trÁi qua quá trình học tÁp trên giÁng đ°ßng cùng với thßi gian đi kiến tÁp, thực tÁp khÁo sát thực tế đ°ợc làm bài khóa luÁn tốt nghiệp với tôi là một c¡ hội lớn cũng nh° một thách thāc cho bÁn thân

Tôi nhÁn ra rằng việc lÁp kế ho¿ch đối với mỗi c¡ quan, tổ chāc là doanh nghiệp hay c¡ quan nhà n°ớc đều có vai trò rất quan trọng Có một câu nói về công tác xây dựng kế ho¿ch mà bÁn thân tôi thấy rất tâm đắc rằng:

<Một nhà quÁn trá mà không lÁp kế ho¿ch trong quá trình ho¿t động thì cũng

có nghĩa là nhà quÁn trá đó đang chuẩn bá lÁp một kế ho¿ch đß thất b¿i = và tôi cũng nhÁn thấy rằng không chß các nhà quÁn trá, c¡ quan tổ chāc nhà n°ớc hay doanh nghiệp phÁi lÁp kế ho¿ch mà đối với bất kỳ cá nhân nào trong cuộc sống cÿa mình cũng đều có một kế ho¿ch riêng cho bÁn thân trong thực t¿i cũng nh° trong t°¡ng lai

Qua đây tôi xin đ°ợc gửi lßi cÁm ¡n đến các cán bộ t¿i Bộ KH&CN đã t¿o điều kiện trong quá trình khÁo sát, tìm hißu thực tr¿ng công tác xây dựng

kế ho¿ch t¿i Bộ cũng nh° các thầy, cô giáo t¿i tr°ßng Đ¿i học Nội Vÿ Hà Nội nói chung và các thầy giáo, cô giáo Khoa QuÁn trá vn phòng nói riêng đã quan tâm, giúp đỡ, h°ớng d¿n truyền tÁi kiến thāc trong suốt 4 nm học Đặc biệt tôi xin đ°ợc cÁm ¡n thầy Nguyán Phú Thành, Chánh Vn phòng ĐÁng – Đoàn thß Bộ KH&CN là giÁng viên h°ớng d¿n khóa luÁn tốt nghiệp, đã h°ớng d¿n, quan tâm và cho tôi những lßi khuyên, những bài học kinh nghiệm hữu ích đß tôi đ°ợc hißu nhiều h¡n về công tác lÁp kế ho¿ch cũng nh° công tác vn phòng

Trong đề tài này cÿa tôi không tránh khỏi những h¿n chế và thiếu sót vì vÁy, tôi rất mong nhÁn đ°ợc sự góp ý, h°ớng d¿n cÿa các thầy, cô giáo giúp tôi bổ sung thêm những thông tin đß bài khóa luÁn đ°ợc hoàn chßnh

Tôi xin chân thành cÁm ¡n./

Sinh viên

Lê Thß Lu¿n

A PHÄN Mâ ĐÄU

1 Lý do chán đÁ tài

Nghá đánh số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 nm 2013 cÿa Chính phÿ quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ Khoa học và Công nghệ Bộ Khoa học và Công nghệ là một c¡ quan cÿa Chính phÿ, thực hiện chāc nng quÁn lý nhà n°ớc về khoa học và công nghệ trong ph¿m

vi cÁ n°ớc Trong đó, Vn phòng Bộ Khoa học Công nghệ là đ¡n vá trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ, có chāc nng giúp Bộ tr°áng trong việc điều hành bộ máy ho¿t động, trong ho¿t động điều hành đó thì công tác xây dựng kế ho¿ch là một nội dung không thß thiếu Ngoài ra Vn phòng Bộ còn thực hiện một số chāc nng, nhiệm vÿ khác nh°: thông tin đến các đ¡n vá trong Bộ những nội dung chß đ¿o cÿa lãnh đ¿o, đồng thßi đề nghá các đ¡n vá thực hiện công việc đúng tiến độ, thßi gian và đÁm bÁo chất l°ợng; tham m°u tổng hợp giúp lãnh đ¿o thu thÁp, xử lý các thông tin, ban hành các quyết đánh quÁn lý phù hợp với tình hình thực tián cÿa đ¡n vá, cÿa ngành Chāc nng tham m°u thß hiện trong mỗi nhiệm vÿ cÿ thß nh°: Xây dựng các ch°¡ng trình công tác, thông tin tổng hợp phÿc vÿ lãnh đ¿o cÿa c¡ quan, kißm tra và cháu trách nhiệm về thÿ tÿc, thß thāc cÿa vn bÁn& Và chāc nng hÁu cần nhằm đÁm bÁo về c¡ sá vÁt chất trang thiết bá phÿc vÿ cho c¡ quan thực hiện nhiệm vÿ có hiệu quÁ cÿ thß nh°: Tổ chāc hội họp, hội thÁo, các chuyến công tác cho lãnh đ¿o và các đ¡n vá phòng nghiệp vÿ, quÁn lý tài sÁn, ph°¡ng tiện phÿc vÿ công tác&

Trong thßi gian kiến tÁp và thực tÁp t¿i Bộ KH&CN đ°ợc tiếp xúc, tìm hißu một số ho¿t động và quá trình tổ chāc làm việc, qua đó có thß thấy rằng t¿i Bộ KH&CN công tác tổ chāc và ho¿t động t¿i Bộ đ°ợc thực hiện một cách

có bài bÁn, logic việc thực hiện theo chÿ ch°¡ng, đ°ßng lối cùng những nguyên tắc đã đề ra đã đem l¿i những thành quÁ cao trong ho¿t động cÿa Bộ

Đß có đ°ợc nh° vÁy thì Vn phòng Bộ là một trong những đ¡n vá không thß thiếu trong việc t¿o nên kết quÁ đó Qua đây chāc nng cÿa vn phòng ngày

càng đ°ợc thß hiện rõ nét h¡n và đặc biệt đó là nhß công tác xây dựng kế ho¿ch ho¿t động đó là nội dung đầu tiên không thß thiếu trong chāc nng cÿa ho¿t động quÁn trá vn phòng

Xây dựng kế ho¿ch là một nội dung quan trọng trong kiến thāc ngành quÁn trá vn phòng đ°ợc đào t¿o t¿i tr°ßng Đß tìm hißu lý thuyết công tác xây dựng kế ho¿ch đ°ợc bißu hiện trong thực tián nh° thế nào trong c¡ quan hành chính nhà n°ớc đặc biệt đối với c¡ quan cấp Bộ mà trực tiếp là công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

Qua quá trình tiếp xúc thực tián cÿa một c¡ quan cấp Bộ về quÁn lý hành chính nhà n°ớc cũng nh° trên c¡ sá lý thuyết đ°ợc học tôi nhÁn thấy công tác xây dựng kế ho¿ch là một ho¿t động đ°ợc thực hiện th°ßng xuyên, đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi c¡ quan, tổ chāc, vì vÁy tôi mong muốn tìm hißu rõ h¡n và đi sâu vào những vấn đề có liên quan đến chāc nng cÿa vn phòng và liên quan đến phần lý thuyết về lÁp kế ho¿ch đã đ°ợc học

trên giÁng đ°ßng nên tôi lựa chọn đề tài <Công tác xây dựng kế hoạch tại

Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ= làm đề tài nghiên cāu cho bài khóa

luÁn tốt nghiệp cÿa mình

Trong thực tế quá trình xây dựng, tổ chāc và thực hiện kế ho¿ch t¿i Bộ KH&CN v¿n gặp phÁi những h¿n chế nhất đánh Bài khóa luÁn này đ°a ra một số nội dung về thực tr¿ng, nhÁn xét, đánh giá và đề xuất một số ý kiến nhằm góp ý, nâng cao chất l°ợng, hiệu quÁ trong công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Trong đề tài này sẽ làm rõ về hai chāc nng cÿa Vn phòng Bộ KH&CN mà cÿ thß đó là công tác xây dựng kế ho¿ch cÿa Vn phòng Bộ

2 Lßch sử nghiên cứu vÃn đÁ

Một số bài nghiên cāu trong n°ớc đißn hình nh°:

Bài viết <Tính chất, vá trí cÿa chāc nng lÁp kế ho¿ch và kißm tra trong quÁn trá hành chính vn phòng= cÿa Th¿c sỹ Trần Thanh Tùng, Tr°ßng Đ¿i học Khoa học Xã hội và Nhân vn Tuy nhiên bài viết này mới chß tÁp trung

vào phần c¡ sá lý luÁn, những nội dung có liên quan đến về lÁp kế ho¿ch nh° khái niệm, mÿc đích, bÁn chất hay yêu cầu cÿa một kế ho¿ch và ch°a nêu ra những thực tr¿ng cÿa các c¡ quan, tổ chāc hiện nay

- Cuốn sách <Những vấn đề cốt yếu cÿa quÁn lý= cÿa nhóm tác giÁ Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich Trong cuốn sách này đã đề cÁp đến chāc nng lÁp kế ho¿ch là một trong những chāc nng mà các nhà quÁn lý phÁi thực hiện, cũng nh° đã giÁi thích các nội dung về bÁn chất, mÿc đích, các lo¿i kế ho¿ch, cách làm cho một kế ho¿ch có hiệu quÁ trong thực tế Tuy nhiên, một số nội dung có sự khác biệt so với lý thuyết đ°ợc học t¿i tr°ßng và nội dung có h°ớng tới việc lÁp kế ho¿ch cÿa các doanh nghiệp, ít có liên quan đến công tác lÁp kế ho¿ch cÿa vn phòng c¡ quan nhà n°ớc

- Bài báo cáo thực tÁp cÿa sinh viên Nguyán Thá Vân Anh và Đồng Thá Huệ t¿i Bộ KH&CN, trong nội dung cÿa hai bài báo cáo này chß nêu khái quát

về thßi gian lÁp kế ho¿ch và trách nhiệm lÁp kế ho¿ch cÿa các đ¡n vá trong

Bộ, Vn phòng Bộ mà ch°a đi sâu vào tìm hißu đến tất cÁ những nội dung về lÁp kế ho¿ch do Vn phòng Bộ thực hiện

Qua thßi gian thực tế tìm hißu t¿i Bộ KH&CN, c¡ quan quÁn lý hành chính nhà n°ớc, với sự kế thừa và đi sâu vào tìm hißu công tác xây dựng kế

ho¿ch nên tôi lựa chọn đề tài <Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng

Bộ Khoa học và Công nghệ= làm đề tài nghiên cāu cÿa mình

3 Māc tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung:

Hoàn thiện hệ thống kiến thāc về công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động điều hành cÿa Vn phòng c¡ quan cấp Bộ và cÿ thß là công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

Mục tiêu cụ thể:

Đi sâu vào tìm hißu về công tác xây dựng kế ho¿ch trong các nội dung sau:

- Tìm hißu công tác xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác th°ßng

kỳ cÿa Bộ và Vn phòng Bộ KH&CN

- Công tác xây dựng kế ho¿ch cho hội họp, hội nghá cÿa Bộ và Lãnh đ¿o Bộ KH&CN

- Công tác xây dựng kế ho¿ch tổ chāc chuyến đi công tác cho Lãnh đ¿o

Bộ

- Công tác xây dựng kế ho¿ch trong nội dung đÁm bÁo c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá vn phòng, ph°¡ng tiện làm việc cho c¡ quan

4 Nhiám vā nghiên cứu

- Nghiên cāu c¡ sá lý luÁn, c¡ sá thực tián và c¡ sá pháp lý về công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động vn phòng

- KhÁo sát thực tế công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động vn

phòng t¿i Vn phòng Bộ KH&CN từ đó đ°a ra những đánh giá và nhÁn xét, nguyên nhân về công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ

- Từ thực tr¿ng đ°a ra các giÁi pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quÁ

và chất l°ợng công tác xây dựng kế ho¿ch

- Đối tượng nghiên cứu cÿa khóa luÁn là công tác xây dựng kế ho¿ch

t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

- Phạm vi nghiên cứu:

Về thời gian,tÁp trung tìm hißu và khai thác thông tin, đánh giá, so sánh

đối t°ợng trong khoÁng thßi gian từ nm 2014 cho đến nay

Về không gian, ph¿m vi không gian nghiên cāu cÿa đề tài này nằm

trong khuôn khổ công tác tổ chāc, xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác th°ßng kỳ cÿa c¡ quan và cÿa Vn phòng Bộ KH&CN; trong việc xây dựng

kế ho¿ch tổ chāc cho các cuộc họp cÿa c¡ quan và lãnh đ¿o c¡ quan; các chuyến đi công tác cÿa lãnh đ¿o c¡ quan; trang thiết bá, c¡ sá vÁt chất,

ph°¡ng tiện làm việc cÿa c¡ quan

6 GiÁ thuy¿t nghiên cứu

Đề tài đặt ra các giÁ thuyết nh° sau:

- Thực hiện tốt và hiệu quÁ công tác xây dựng kế ho¿ch cũng là thực hiện tốt chāc nng cÿa vn phòng

- Nếu công tác xây dựng kế ho¿ch nếu đ°ợc đầu t°, quan tâm đúng māc thì việc thực hiện mÿc tiêu chung cÿa c¡ quan, tổ chāc hay việc thực hiện ch°¡ng trình, chính sách cÿa ĐÁng và Nhà n°ớc có hiệu quÁ cũng là điều đ°¡ng nhiên

7 Ph°¢ng pháp nghiên cứu

Đề tài sử dÿng một số ph°¡ng pháp sau:

- Ph°¡ng pháp quan sát trực tiếp: ph°¡ng pháp này đ°ợc sử dÿng trong quá trình kiến tÁp và thực tÁp t¿i Bộ KH&CN, qua quá trình thực tế tiếp xúc trực tiếp với việc quÁn lý và gÁi quyết các vn bÁn đi, đến thông qua các vn bÁn đó đß thấy đ°ợc quá trình tổ chāc, trißn khai và thực hiện kế ho¿ch cÿa Vn phòng Bộ KH&CN Từ đó trißn khai thành các nội dung trong phần thực tr¿ng cÿa đề tài

- Ph°¡ng pháp thu thÁp thông tin, tài liệu, ghi chép: trong quá trình khÁo sát thực tế và viết bài việc thu thÁp thông tin, tài liệu và ghi chép là công việc không thß thiếu, đó là c¡ sá đß nội dung bài khóa luÁn đ°ợc chính xác, các thông tin thu thÁp đ°ợc, ghi chép đ°ợc sẽ đ°ợc khai thác tối đa trong bài viết

- Ph°¡ng pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: từ những thông tin thu đ°ợc tiến hành chọn lọc, phân tích đß đ°a ra cái nhìn thực tế về việc xây dựng

kế ho¿ch t¿i Bộ KH&CN từ đó có thß so sánh với các tổ chāc khác về công tác lÁp kế ho¿ch

- Ph°¡ng pháp phỏng vấn: ph°¡ng pháp này đ°ợc sử dÿng đß trao đổi, thu thÁp các thông tin trực tiếp từ các cán bộ, chuyên viên trong Vn phòng tham gia xây dựng kế ho¿ch ví dÿ nh° trao đổi thông tin với Tr°áng phòng Hành chính -Tổ chāc, đây là ng°ßi trực tiếp giúp Chánh Vn phòng xây dựng

kế ho¿ch hoặc việc trao đổi thông tin với giÁng viên h°ớng d¿n đß hißu rõ h¡n

về lý luÁn cũng nh° giữa lý luÁn đ°ợc học với thực tián

- Ph°¡ng pháp nghiên cāu lý luÁn: ph°¡ng pháp này đ°ợc sử dÿng đß nghiên cāu tìm hißu những lý thuyết về lÁp kế ho¿ch làm c¡ sá cho việc trình bày, so sánh với thực tián trong phần thực tr¿ng cÿa công tác lÁp kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

- Ph°¡ng pháp đánh giá, nhÁn xét: từ những c¡ sá khoa học, thực tr¿ng cÿa công tác lÁp kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN, sử dÿng ph°¡ng pháp này đß đ°a ra những kết luÁn, đánh giá, nhÁn xét thực tr¿ng công tác lÁp kế ho¿ch và so sánh với c¡ sá khoa học hay nói cách khác đß thấy đ°ợc sự khác nhau giữa những lý thuyết và thực tế công tác lÁp kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ

8 CÃu trúc dÿ ki¿n của đÁ tài

Ngoài phần má đầu và phần kết luÁn thì phần nội dung khóa luÁn bao gồm 3 ch°¡ng nh° sau:

Ch°¡ng 1: C¡ sá khoa học khoa học về công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động quÁn trá vn phòng

Ch°¡ng 2: Thực tr¿ng công tác xây dựng kế ho¿ch trong ho¿t động vn phòng t¿i Vn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Ch°¡ng 3: Đề xuất một số giÁi pháp nhằm nâng cao hiệu quÁ và chất l°ợng công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

B PHÄN NÞI DUNG Ch°¢ng 1: C¡ Sâ KHOA HàC VÀ CÔNG TÁC XÂY DþNG

K¾ HO¾CH TRONG HO¾T ĐÞNG QUÀN TRÞ VN PHÒNG 1.1 C¢ sã lý lu¿n vÁ công tác xây dÿng k¿ ho¿ch trong ho¿t đßng quÁn trß vn phòng

1.1.1 Khái niám vÁ quÁn trß, vn phòng và quÁn trß vn phòng 1.1.1.1 Khái niám vÁ quÁn trß

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quÁn trá:

- QuÁn trá là ho¿t động quÁn lý và điều hành ho¿t động cÿa một c¡ quan, tổ chāc, đ¡n vá;

- QuÁn trá là quá trình hoàn thành công việc thông qua ng°ßi khác;

- QuÁn trá là ho¿ch đánh, xây dựng kế ho¿ch, tổ chāc, bố trí nhân sự, kißm soát công việc hoặc con ng°ßi nhằm đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đề ra;

- QuÁn trá là quá trình ho¿t động phối hợp công việc giữa các thành viên trong một tổ chāc nhằm đ¿t đ°ợc mÿc tiêu chung đã đánh ra cÿa tổ chāc

- Theo Mary Parker Follet <QuÁn trá là nghệ thuÁt khiến cho công việc đ°ợc thực hiện thông qua ng°ßi khác= Theo Robert Kreinen <QuÁn trá là tiến hành làm việc với con ng°ßi thông qua con ng°ßi nhằm đ¿t đ°ợc mÿc tiêu cÿa tổ chāc trong một môi tr°ßng luôn thay đổi= Theo Harold Koontz <QuÁn trá là nhằm t¿o lÁp và duy trì một môi tr°ßng nội bộ thuÁn lợi nhất, trong đó các cá nhân làm việc theo nhóm đß đ¿t đ°ợc một hiệu xuất cao nhất nhằm hoàn thành mÿc tiêu chung cÿa tổ chāc= [ 23; ]

- Theo Nguyán HÁi SÁn: <QuÁn trá là quá trình làm việc với con ng°ßi

và thông qua con ng°ßi đß thực hiện những mÿc tiêu cÿa tổ chāc trong một môi tr°ßng luôn biến động= [10;8]

- Theo H.L Sisk: <QuÁn trá là sự phối hợp tất cÁ các tài nguyên thông qua tiến trình ho¿ch đánh, tổ chāc, lãnh đ¿o và kißm tra nhằm đ¿t đ°ợc các mÿc tiêu đã đề ra [4;14]

- QuÁn trá là quá trình lÁp kế ho¿ch, tổ chāc, lãnh đ¿o, kißm tra các nguồn lực và ho¿t động cÿa tổ chāc nhằm đ¿t đ°ợc mÿc đích cÿa tổ chāc với kết quÁ và hiệu quÁ cao trong điều kiện môi tr°ßng biến động [14;10]

Từ những khái niệm trên ta có thß hißu khái niệm quÁn trá theo một cách khái quát nh° sau:

QuÁn trá là quá trình tác động có tổ chāc, có đánh h°ớng và có mÿc đích cÿa chÿ thß quÁn trá lên đối t°ợng quÁn trá nhằm sử dÿng có hiệu quÁ nhất các điều kiện và c¡ hội cÿa tổ chāc đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đã đề ra cÿa tổ chāc

1.1.1.2 Khái niám vn phòng

Khái niệm vn phòng đ°ợc hißu theo nhiều ph°¡ng diện khác nhau:

- Theo ph°¡ng diện là đáa đißm làm việc: Vn phòng đ°ợc hißu là đáa đißm làm việc cÿa một c¡ quan, tổ chāc (22; )

- Vn phòng theo nghĩa hẹp là n¡i làm việc cÿa một c¡ quan, theo nghĩa rộng đó là bộ máy giúp việc cÿa c¡ quan [11;13] và là một bộ phÁn trong c¡ quan, tổ chāc đß thực hiện chāc nng theo yêu cầu cÿa nhà quÁn trá c¡ quan,

tổ chāc đó [12; ]

- <Vn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp cÿa c¡ quan, đ¡n vá, là n¡i chm lo mọi lĩnh vực dách vÿ hÁu cần đÁm bÁo các điều kiện vÁt chất cho các ho¿t động cÿa mỗi c¡ quan, tổ chāc= [2;8]

- Theo ph°¡ng diện chāc nng: Vn phòng đ°ợc hißu là một bộ phÁn thực hiện các chāc nng tham m°u tổng hợp, giúp việc hÁu cần

Từ những thông tin trên ta có thß hißu vn phòng là một bộ phÁn cấu thành, nằm trong một c¡ quan, tổ chāc thực hiện các chāc nng về tham m°u tổng hợp và giúp việc hÁu cần; Vn phòng còn là n¡i thực hiện các ho¿t động tiếp khách, thu nhÁn và xử lý các thông tin quÁn lý phÿc vÿ cho lãnh đ¿o trong công tác quÁn lý, điều hành ho¿t động cÿa c¡ quan, tổ chāc

Tùy theo quy mô và c¡ cấu tổ chāc cÿa c¡ quan, tổ chāc mà vn phòng

có các tên gọi khác nhau ví dÿ nh° các có quy mô lớn nh° Quốc hội, Chính phÿ, các Bộ, c¡ quan ngang bộ, c¡ quan trực thuộc Chính phÿ, các c¡ quan, tổ

chāc á Trung °¡ng đều đặt tên bộ phÁn làm những nhiệm vÿ trên là vn phòng ví dÿ nh° Vn phòng Quốc hội, Vn phòng Chính phÿ, Vn phòng Bộ Công Th°¡ng& Đối với các c¡ quan đáa ph°¡ng và các c¡ quan, tổ chāc khác nh° các Sá, ban ngành, các đ¡n vá sự nghiệp, các doanh nghiệp tùy theo chāc nng, nhiệm vÿ đã đ°ợc quy đánh trong các vn bÁn thành lÁp hay tùy theo quy mô tổ chāc đß thành lÁp một bộ phÁn giúp việc thực hiện chāc nng quÁn trá vn phòng với tên gọi là Vn phòng hoặc phòng Hành chính – Nhân

sự, phòng Hành chính - Tổng hợp, Hành chính – Tổ chāc&

Chức năng của văn phòng:

Vn phòng có hai chāc nng chính đó là chāc nng tham m°u tổng hợp

và chāc nng giúp việc hÁu cần

- Thā nhất, chāc nng tham m°u tổng hợp:

"Tham m°u= là t° vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chß đ¿o; <Tổng hợp= là thống kê, xử lý, tổng hợp nhiều vấn đề [22; ] Tham m°u tổng hợp nhằm mÿc đích phÿc vÿ lãnh đ¿o c¡ quan trong công tác lãnh đ¿o, quÁn lý, điều hành và thực hiện chāc nng nhiệm vÿ cÿa c¡ quan, tổ chāc

Tham m°u là một ho¿t động cần thiết cho công tác quÁn lý Ng°ßi quÁn lý phÁi quán xuyến mọi đối t°ợng trong đ¡n vá và kết nối đ°ợc các ho¿t động cÿa họ một cách nháp nhàng, khoa học Muốn vÁy đòi hỏi ng°ßi quÁn lý phÁi tinh thông nhiều lĩnh vực, phÁi có mặt á mọi lúc, mọi n¡i, phÁi ra quyết đánh chính xác káp thßi mọi vấn đề Điều đó, v°ợt quá khÁ nng hiện thực cÿa các nhà quÁn lý Do đó, đòi hỏi phÁi có một lực l°ợng trợ giúp các nhà quÁn

lý tr°ớc hết là công tác tham m°u tổng hợp [4;9] Tham m°u là ho¿t động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết đánh tối °u cho quá trình quÁn lý, điều hành đß đ¿t hiệu quÁ cao nhất Chÿ thß làm công tác tham m°u trong c¡ quan, tổ chāc có thß là cá nhân hay tÁp thß tồn t¿i độc lÁp t°¡ng đối với chÿ thß quÁn lý Trong thực tế, các c¡ quan, đ¡n vá th°ßng do vn phòng thực hiện chāc nng tham m°u tổng hợp và các chāc nng, nhiệm vÿ đ°ợc quy đánh trong những vn bÁn là quy chế, quyết đánh Cn cā vào những quy đánh,

những công việc đ°ợc đặt ra các đ¡n vá chāc nng thuộc vn phòng sẽ đ°ợc thành lÁp và đÁm nhiệm thực hiện Đß có ý kiến tham m°u vn phòng phÁi tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quÁn lý sử dÿng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất đánh

Giữa chāc nng tham m°u cÿa vn phòng và các đ¡n vá khác trong một c¡ quan, tổ chāc có sự khác biệt với nhau đó là tham m°u quÁn lý, điều hành

và tham m°u chuyên ngành

Mối quan hệ cÿa chāc nng tham m°u tổng hợp: chāc nng này luôn đi liền, hỗ trợ l¿n nhau, ho¿t động tổng hợp là c¡ sá đß tiến hành ho¿t động tham m°u và tham m°u chß đ¿t đ°ợc kết quÁ tốt khi ho¿t động tổng hợp đ°ợc thực hiện chính xác, káp thßi, đầy đÿ

- Thā hai, chāc nng giúp việc hÁu cần:

<HÁu cần= là việc đÁm bÁo c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá, kỹ thuÁt, y tế, môi tr°ßng và những yếu tố khác phÿc vÿ cho ho¿t động cÿa c¡ quan, tổ chāc [22; ]

Ho¿t động cÿa các c¡ quan, đ¡n vá không thß thiếu các điều kiện vÁt chất nh° nhà cửa, ph°¡ng tiện, thiết bá, dÿng cÿ Vn phòng là bộ phÁn xây dựng kế ho¿ch, tổ chāc mua sắm, cung cấp, quÁn lý các ph°¡ng tiện thiết bá dÿng cÿ đó đß bÁo đÁm quÁn lý và sử dÿng có hiệu quÁ và các ho¿t động mang tính chất phÿc vÿ nh° công tác lá tân, y tế Đó là chāc nng hÁu cần cÿa vn phòng [4;10]

1.1.1.3 Khái niám quÁn trß vn phòng

Từ những thông tin trên ta có thß rút ra đ°ợc khái niệm quÁn trá vn phòng nh° sau:

QuÁn trá vn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quÁn trá nói chung

có liên quan đến ho¿t động lÁp kế ho¿ch, tổ chāc, lãnh đ¿o - điều hành, kißm tra và phối hợp các công việc cÿa vn phòng nhằm xử lý thông tin phÿc vÿ ho¿t động quÁn lý cÿa c¡ quan, h°ớng tới mÿc tiêu chung cÿa tổ chāc

Khái niám k¿ ho¿ch và l¿p k¿ ho¿ch

1.1.2.1 Khái niám k¿ ho¿ch

Có nhiều khái niệm về kế ho¿ch nh° sau:

- Kế ho¿ch là một vn bÁn trong đó thß hiện các mÿc tiêu và các giÁi pháp hệ thống, cÿ thß với các hình thāc, trình tự, thßi h¿n nhất đánh nhằm xác đánh ph°¡ng h°ớng, nhiệm vÿ, biện pháp và sử dÿng hiệu quÁ tối đa các nguồn lực, tài nguyên cÿa c¡ quan, đ¡n vá đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu

- Kế ho¿ch là một tÁp hợp những ho¿t động, công việc đ°ợc sắp xếp theo trình tự nhất đánh đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đã đề ra [26; ]

- Kế ho¿ch có thß là các ch°¡ng trình hành động hoặc bất kì danh sách, s¡ đồ, bÁng bißu đ°ợc sắp xếp theo lách trình, có thßi h¿n, chia thành các giai đo¿n, các b°ớc thßi gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn đánh những mÿc tiêu cÿ thß và xác đánh biện pháp, sự chuẩn bá, trißn khai thực hiện nhằm đ¿t đ°ợc một mÿc tiêu, chß tiêu đã đ°ợc đề ra Thông th°ßng kế ho¿ch đ°ợc hißu nh° là một khoÁng thßi gian cho những dự đánh sẽ hành động và thông qua đó đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu [25; ]

- Kế ho¿ch có thß đ°ợc thực hiện một cách chính thāc hoặc không chính thāc, bằng vn bÁn, vn kiện hoặc bất thành vn, công khai minh b¿ch hoặc bí mÁt (đối với các kế ho¿ch tác chiến, tình báo, chính trá, đối ngo¿i hay tội ph¿m, gây án, hãm h¿i, trÁ thù hoặc một phần trong kế ho¿ch kinh doanh, làm n, tài chính &) [25; ]

1.1.2.2 Khái niám l¿p k¿ ho¿ch

Các khái niệm về lÁp kế ho¿ch:

- LÁp kế ho¿ch là quá trình xác đánh những mÿc tiêu cần đ¿t đ°ợc cÿa đ¡n vá và lựa chọn những ph°¡ng án ho¿t động trong t°¡ng lai cho toàn bộ hoặc từng bộ phÁn cÿa đ¡n vá nhằm đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đó trong từng thßi gian nhất đánh

- LÁp kế ho¿ch là chāc nng đầu tiên trong bốn chāc nng cÿa quÁn lý

là lÁp kế ho¿ch, tổ chāc, lãnh đ¿o và kißm tra LÁp kế ho¿ch là chāc nng rất quan trọng đối với mỗi nhà quÁn lý bái vì nó gắn liền với việc lựa chọn mÿc

tiêu và ch°¡ng trình hành động trong t°¡ng lai, giúp nhà quÁn lý xác đánh đ°ợc các chāc nng khác còn l¿i nhằm đÁm bÁo đ¿t đ°ợc các mÿc tiêu đề ra

- Khi đāng trên góc độ ra quyết đánh: lÁp kế ho¿ch là một lo¿i ra quyết đánh đặc thù đß xác đánh một t°¡ng lai cÿ thß mà các nhà quÁn lý mong muốn cho tổ chāc cÿa họ

- Theo Steiner nhà nghiên cāu vn học: LÁp kế ho¿ch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lÁp các mÿc tiêu, quyết đánh các chiến l°ợc, các chính sách, kế ho¿ch chi tiết đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đã đánh LÁp kế ho¿ch cho phép thiết lÁp các quyết đánh khÁ thi và bao gồm cÁ chu kỳ mới cÿa việc thiết lÁp mÿc tiêu và quyết đánh chiến l°ợc nhằm hoàn thiện h¡n nữa [27; ]

- <Theo Fayol lÁp kế ho¿ch là nhiệm vÿ quan trọng hàng đầu trong ho¿t động quÁn lý và kế ho¿ch phÁi đ°ợc xây dựng trên c¡ sá những tài nguyên vÁt chất cÿa c¡ quan và mÿc tiêu phÁi nằm trong chiến l°ợc phát trißn nội t¿i, là trách nhiệm mà c¡ quan, đ¡n vá buộc phÁi thực hiện Fayool cho rằng <V¿ch

kế ho¿ch tāc là tìm kiếm t°¡ng lai, xây dựng kế ho¿ch hành động=[21;66-67],

=[13;209-210]

- Kế ho¿ch là một lo¿i ch°¡ng trình công tác, là ph°¡ng án tổ chāc các công việc trong quá trình ho¿t động cÿa c¡ quan, công sá [19;257-258] Nh° vÁy, có thß nói rằng lÁp kế ho¿ch là quá trình xác đánh các mÿc tiêu và lựa chọn các ph°¡ng thāc đß đ¿t đ°ợc các mÿc tiêu đó LÁp kế ho¿ch nhằm xác đánh mÿc tiêu cần phÁi đ¿t đ°ợc là cái gì? và ph°¡ng tiện đß đ¿t đ°ợc các

mÿc tiêu đó nh° thế nào? Tāc là lÁp kế ho¿ch bao gồm việc xác đánh rõ các mÿc tiêu cần đ¿t đ°ợc, xây dựng một chiến l°ợc tổng thß đß đ¿t đ°ợc các mÿc tiêu đã đặt ra và việc trißn khai một hệ thống các kế ho¿ch đß thống nhất và phối hợp các ho¿t động

1.1.3 BÁn chÃt, māc đích và ý nghĩa của công tác l¿p k¿ ho¿ch 1.1.3.1 BÁn chÃt, māc đích của l¿p k¿ ho¿ch

LÁp kế ho¿ch là vấn đề c¡ bÁn nhất trong chāc nng cÿa ng°ßi quÁn trá Bái nó gắn liền với việc lựa chọn ch°¡ng trình ho¿t động cho t°¡ng lai, là

ph°¡ng tiện tiếp cÁn hợp lý đß đ¿t tới mÿc tiêu đánh tr°ớc LÁp kế ho¿ch là quyết đánh tr°ớc xem phÁi làm gì? Làm nh° thế nào? Khi nào làm? Và ai làm cái đó? Kế ho¿ch là cây cầu bắc qua khoÁng trống thiết lÁp môi tr°ßng đß các

cá nhân đi đến mÿc tiêu chung à mỗi một cấp, vá trí quÁn trá yêu cầu tính chất và ph¿m vi cÿa lÁp kế ho¿ch là khác nhau [20;85-86]

LÁp kế ho¿ch giúp nhà quÁn trá lãnh đ¿o, điều hành ho¿t động cÿa c¡ quan, đ¡n vá thuÁn lợi h¡n;

LÁp kế ho¿ch giúp xác đánh kết quÁ cuối cùng cÿa công việc cần đ¿t đ°ợc;

Trong mỗi c¡ quan, tổ chāc có thß có nhiều ch°¡ng trình, kế ho¿ch do các bộ phÁn khác nhau xây dựng Vì vÁy, vn phòng là n¡i tổng hợp các ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác đß t¿o thành một hệ thống hoàn chßnh nhằm đ¿t mÿc tiêu cÿa c¡ quan, tổ chāc

LÁp kế ho¿ch là c¡ sá phân công công việc, nhiệm vÿ cho cá nhân, bộ phÁn trong c¡ quan, đ¡n vá đß thực hiện công việc h°ớng tới mÿc tiêu, tránh tình tr¿ng chồng chéo, sai chāc nng, nhiệm vÿ; t¿o sự phối hợp giữa các cá nhân, đ¡n vá;

LÁp kế ho¿ch nhằm xác đánh và duy trì các biện pháp kißm tra, giám sát

đß đ¿t đ°ợc mÿc đích;

LÁp kế ho¿ch giúp cho các c¡ quan, tổ chāc āng phó với sự bất đánh và thay đổi cÿa t°¡ng lai, giúp cho ho¿t động cÿa tổ chāc tÁp trung vào các mÿc tiêu đặt ra, t¿o khÁ nng tác nghiệp&[1;100]

LÁp kế ho¿ch h°ớng tới đÁm bÁo khai thác tối °u, chi phí thấp nhất các nguồn lực cÿa c¡ quan, đ¡n vá đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu ho¿t động

1.1.3.2 Ý nghĩa của l¿p k¿ ho¿ch

LÁp kế ho¿ch giúp các c¡ quan, tổ chāc, đ¡n vá, vn phòng āng phó với

sự bất ổn trong t°¡ng lai, nhÁn diện đ°ợc thßi c¡ và trißn khai các ch°¡ng trình hành động, nâng cao hiệu quÁ ho¿t động;

LÁp kế ho¿ch công tác t¿o điều kiện thuÁn lợi cho các nhà lãnh đ¿o vn phòng, lãnh đ¿o đ¡n vá, lãnh đ¿o c¡ quan trong công tác lãnh đ¿o, quÁn lý và điều hành;

LÁp kế ho¿ch sẽ t¿o điều kiện thuÁn lợi cho việc kißm tra ho¿t động cÿa các c¡ quan, đ¡n vá, vn phòng;

LÁp kế ho¿ch sẽ t¿o khÁ nng tiết kiệm cho các c¡ quan, tổ chāc, vn phòng;

T¿o phong cách làm việc khoa học, hiện đ¿i và có hiệu quÁ cao

1.1.4 Phân lo¿i k¿ ho¿ch

1.1.4.1 Phân lo¿i theo tiêu chí thái gian

Theo tiêu chí thßi gian kế ho¿ch đ°ợc chia thành ba lo¿i:

- Kế ho¿ch dài h¿n: là kế ho¿ch mà nội dung xác đánh mÿc tiêu, dự toán những điều kiện trong t°¡ng lai có Ánh h°áng tới ngành, c¡ quan, đ¡n vá trong khoÁng thßi gian dài từ 5 nm trá lên, có thß là kế ho¿ch trong 5 nm,

10 nm hay 20 nm và thßi gian có thß kéo dài h¡n nữa do những nhà quÁn lý cấp cao lÁp mang tính tÁp trung cao và linh ho¿t;

- Kế ho¿ch trung h¿n: Là kế ho¿ch cho thßi kỳ từ 1 đến 5 nm nhằm phác thÁo các chính sách, ch°¡ng tình trung h¿n đß thực hiện các mÿc tiêu đ°ợc lÁp trong kế ho¿ch do các nhà quÁn trá cấp trung gian lÁp;

- Kế ho¿ch ngắn h¿n: là lo¿i kế ho¿ch mà nó thß hiện các mÿc tiêu và đÁm bÁo đ¿t đ°ợc kết quÁ trong khoÁng thßi gian ngắn d°ới 1 nm th°ßng là tuần, tháng, quý

1.1.4.2 Phân lo¿i theo tính chÃt ho¿t đßng của công viác

Theo tính chất ho¿t động ta có thß chia thành ba lo¿i sau:

- Kế ho¿ch chiến l°ợc: là một kế ho¿ch lớn cÿa một đ¡n vá tổ chāc Nó xác đánh mÿc tiêu c¡ bÁn, lâu dài có tầm Ánh h°áng tới sự phát trißn cÿa c¡ quan, tổ chāc và các ph°¡ng án tối °u nhất đß thực hiện và đ¿t đ°ợc mÿc tiêu

đó các kế ho¿ch này th°ßng có tên nh° Kế ho¿ch chiến l°ợc phát trißn giai đo¿n 2015 – 2030&;

- Kế ho¿ch chiến thuÁt: là kết quÁ trißn khai kế ho¿ch chiến l°ợc, ít mang tính tÁp trung h¡n và ít uyßn chuyßn h¡n

- Kế ho¿ch tác nghiệp: là kế ho¿ch chi tiết cho thßi gian ngắn, do các nhà quÁn trá điều hành xây dựng và ít có sự thay đổi

1.1.4.3 Phân lo¿i theo lĩnh vÿc ho¿t đßng

Theo lĩnh vực ho¿t động kế ho¿ch đ°ợc chia thành:

- Kế ho¿ch ho¿t động cÿa c¡ quan

- Kế ho¿ch công tác cÿa lãnh đ¿o

- Kế ho¿ch ho¿t động cÿa vn phòng

1.1.4.4 Phân lo¿i theo chủ thể thÿc hián

Theo ph°¡ng diện này kế ho¿ch đ°ợc chia thành hai lo¿i nh° sau:

- Kế ho¿ch cá nhân: là kế ho¿ch cÿa từng ng°ßi, đ°ợc lÁp riêng theo lách trình, các kế ho¿ch này th°ßng là ngắn h¿n, theo hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng;

- Kế ho¿ch tÁp thß: là kế ho¿ch đ°ợc xây dựng cho một c¡ quan hay đ¡n vá, bộ phÁn cÿ thß trong đó các cá nhân có sự phối hợp với nhau theo hệ thống nhất đánh

1.1.4.5 Phân lo¿i theo tính chÃt th°áng xuyên hoặc không th°áng xuyên của k¿ ho¿ch

Theo tính chất này thì kế ho¿ch đ°ợc chia thành hai lo¿i:

Nội dung cÿa kế ho¿ch phÁi thß hiện đ°ợc những cn cā xây dựng; đÁm bÁo thực hiện đúng chāc nng, nhiệm vÿ và quyền h¿n cÿa c¡ quan, đ¡n vá và vn phòng;

Trong kế ho¿ch các công việc phÁi đ°ợc sắp xếp theo thā tự °u tiên, những công việc mang tính chất quan trọng và cấp thiết xếp á thā tự tr°ớc tiên và tính quan trọng giÁm dần theo nội dung cÿa kế ho¿ch;

Các kế ho¿ch lÁp ra phÁi phù hợp với kế ho¿ch công tác cÿa lãnh đ¿o, c¡ quan cấp trên, c¡ quan có liên quan trong hệ thống kế ho¿ch công tác cÿa vn phòng;

PhÁi đÁm bÁo tính khÁ thi, thống nhất linh ho¿t giữa các mÿc tiêu, biện pháp và thßi gian thực hiện

1.1.5.2 Nguyên t¿c xây dÿng k¿ ho¿ch

Nguyên tắc về cấu trúc bao gồm:

- Nguyên tắc thống nhất: nguyên tắc này không cho phép tồn t¿i mâu thu¿n hay xung đột về cấu trúc và nội dung thông tin trong kế ho¿ch Nguyên tắc này yêu cầu tuân thÿ các quy đánh trong kỹ thuÁt xây dựng, thống nhất về ngôn ngữ và mÿc tiêu;

- Nguyên tắc khÁ thi: khÁ nng đÁm bÁo cho kế ho¿ch đ°ợc thực hiện

đã trá thành nguyên tắc bắt buộc trong kỹ thuÁt xây dựng kế ho¿ch Do đó kế ho¿ch khi xây dựng cần thß hiện đ°ợc những điều kiện cần thiết đß thực hiện, tính hợp pháp, nhiệm vÿ, chế độ và trách nhiệm cÿa từng bộ phÁn tham gia thực hiện, ý nghĩa sau khi kế ho¿ch đ°ợc thực hiện

- Nguyên tắc đánh h°ớng: kế ho¿ch là một trong những ph°¡ng tiện đß nhà quÁn lý thực hiện điều hành và quÁn lý Vì vÁy đánh h°ớng và xác đánh mÿc tiêu trá thành nguyên tắc chi phối toàn bộ ho¿t động xây dựng kế ho¿ch

- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đặt ra một số yêu cầu về kỹ thuÁt xây dựng mà bÁn chất là giÁi quyết mối liên hệ logic giữa các thông tin

và biện pháp tổ chāc chúng nhằm đÁm bÁo sự thống nhất trong cấu trúc nội

dung từng phần và lựa chọn một hình thāc thß hiện chung cho toàn bộ kế ho¿ch

Nguyên tắc trong kỹ thuÁt bao gồm 4 nguyên tắc [7; ]:

- Nguyên tắc không trùng lặp: nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhất trong phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, xác đánh rõ ràng các cn cā

hỗ trợ và các nhiệm vÿ trong mối quan hệ tổng thß với các mÿc tiêu chung sẽ tránh đ°ợc sự trùng lặp trong nội dung kế ho¿ch, tránh tình tr¿ng xung đột về thẩm quyền, sự chồng chéo trong biện pháp tổ chāc, thực hiện;

- Nguyên tắc °u tiên: đây là nguyên tắc nhằm xác đánh tính chất và tầm quan trọng, Ánh h°áng cÿa nó đến tổ chāc, vì vÁy ng°ßi xây dựng kế ho¿ch cần phÁi có các thông tin cần thiết tr°ớc khi tiến hành phân tích, đánh giá đß lựa chọn một giÁi pháp tốt nhất

- Nguyên tắc dự phòng: đây là nguyên tắc đÁm bÁo cho kế ho¿ch đ°ợc thực hiện, nguyên tắc này đ°ợc trißn khai á tất cÁ các nội dung cÿa kế ho¿ch nh° về nhân sự, thßi gian, đáa đißm, nhân sự&Nguyên tắc này đ°ợc áp dÿng khi nhà quÁn lý thấy cần có sự điều chßnh nhằm làm cho kế ho¿ch đ°ợc thực hiện hiệu quÁ h¡n

- Nguyên tắc điều chßnh lách: nguyên tắc này nên h¿n chế đối với các kế ho¿ch khi xây dựng vì nó có thß thay đổi toàn bộ c¡ cấu cÿa kế ho¿ch

1.1.5.3 Các cn cứ khi xây dÿng k¿ ho¿ch

Khi thực hiện lÁp kế ho¿ch các cn cā sau đ°ợc sử dÿng:

- Cn cā vào chß tiêu, chÿ tr°¡ng, đ°ßng lối và chính sách pháp luÁt cÿa ĐÁng, Nhà n°ớc t°¡ng āng với các chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n cÿa c¡ quan, đ¡n vá, vn phòng;

- Cn cā vào ch°¡ng trình, kế ho¿ch và ý kiến chß đ¿o cÿa cấp trên;

- Cn cā vào kết quÁ công tác cÿa nm tr°ớc và các kế ho¿ch hàng nm cÿa c¡ quan, đ¡n vá;

- Cn cā vào đề nghá cÿa các đ¡n vá, cá nhân trong c¡ quan, tổ chāc;

- Cn cā vào bÁn đng ký công việc cÿa các đ¡n vá trong tổ chāc;

- Cn cā vào chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n cÿa c¡ quan, tổ chāc, vn phòng;

- Cn cā vào tình hình thực tế các công việc trong c¡ quan, tổ chāc, vn phòng;

- Cn cā vào thực tế nguồn tài chính, c¡ sá vÁt chất cÿa c¡ quan, tổ chāc, vn phòng;

- Cn cā vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm ho¿t động cÿa c¡ quan, tổ chāc và các cá nhân, nhân viên vn phòng;

- Cn cā vào tình hình biến động thực tế cÿa c¡ quan trong môi tr°ßng kinh tế xã hội có Ánh h°áng đến ho¿t động cÿa c¡ quan, đ¡n vá và vn phòng nh° thế nào

1.1.6 Quy trình chung của công tác xây dÿng k¿ ho¿ch

Việc xây dựng ch°¡ng trình kế ho¿ch là một công việc có vai trò quan trọng trong ho¿t động cÿa vn phòng, đây là công việc đầu tiên làm nền tÁng, c¡ sá tồn t¿i cho các c¡ quan, tổ chāc Bái bất kỳ tổ chāc nào cũng dựa trên mÿc tiêu cÿa nó, nội dung, đánh h°ớng cÿa nó

1.1.6.1.Theo kinh nghi ám của các n°ßc phát triển

Theo kinh nghiệm cÿa các n°ớc phát trißn hay các nhà khoa học về lÁp

kế ho¿ch khi lÁp kế ho¿ch cần áp dÿng một số nguyên tắc hay nói cách khác

là trÁ lßi các câu hỏi theo nguyên tắc 5W-1H-2C-5M, nguyên tắc SMART và

sử dÿng ma trÁn SWOT làm công cÿ hỗ trợ đß đem l¿i hiệu quÁ cao, dự đoán ph°¡ng pháp, mÿc đích cÿa tổ chāc trong t°¡ng lai và làm giÁm thißu māc rÿi

ro mà tổ chāc có thß gặp phÁi

Thā nhất, nguyên tắc 5W-1H-2C-5M trong đó: 5W là Why, What, When, Where, Who; 1H là How; 2C là Check và Control; 5M là Man, Money, Machine, Material, Method Ph°¡ng pháp này đ°ợc áp dÿng phổ biến t¿i NhÁt BÁn điều này mang l¿i cho các ho¿t động đ°ợc áp dÿng á NhÁt và đã đem l¿i rất nhiều hiệu quÁ, có thß nhìn vào sự phát trißn NhÁt đß nhìn thấy một phần vai trò cÿa nguyên tắc này

- Why là câu hỏi về xác đánh mÿc tiêu, yêu cầu cÿa công việc Các yêu cầu, mÿc tiêu cÿa công việc đ°ợc xác đánh nó giúp b¿n luôn h°ớng trọng tâm các công việc vào mÿc tiêu và đánh giá hiệu quÁ cuối cùng: khi phÁi làm một công việc, điều đầu tiên mà b¿n phÁi quan tâm là <T¿i sao b¿n phÁi làm công việc này?=, <Nó có ý nghĩa nh° thế nào với tổ chāc, bộ phÁn cÿa b¿n?=, <HÁu quÁ nếu b¿n không thực hiện chúng?=;

- What là câu hỏi xác đánh nội dung công việc < Nội dung công việc đó

là gì?= á câu hỏi này b¿n cần chß ra các b°ớc đß thực hiện công việc đ°ợc giao;

- Where bao gồm các câu hỏi <Công việc đó thực hiện t¿i đâu?=, <Kißm tra t¿i bộ phÁn nào? =, và <Kißm tra á giai đo¿n nào? =;

- When bao gồm các câu hỏi<Công việc đó thực hiện khi nào? =, < Khi nào thì giao?=, <Khi nào kết thúc?=;

- Who có các câu hỏi <Ai là ng°ßi làm việc đó?=, <Ai là ng°ßi kißm tra?=, <Ai là ng°ßi hỗ trợ?= và <Ai là ng°ßi cháu trách nhiệm?=;

- How gồm các câu hỏi <Tài liệu h°ớng d¿n thực hiện là gì, cách thāc thực hiện?=, < tiêu chuẩn cho các công việc là gì?=, < Nếu có máy móc thì cách thāc vÁn hành nh° thế nào?=;

- Control gồm các câu hỏi <Công việc đó có đặc tính gì?=, < Làm thế nào đß đo l°ßng đặc tính đó?=, < Đo l°ßng bằng dÿng cÿ, máy móc nh° thế nào?= và < Có bao nhiêu đißm kißm soát và đißm kißm soát trọng yếu?=;

- Check có các câu hỏi <Có những công việc nào cần kißm tra?=, < Tần xuất kißm tra nh° thế nào? Việc kißm tra đó thực hiện 1 lần hay th°ßng xuyên

và bao lâu một lần?=, <Ai tiến hành kißm tra?=, <Những đißm kißm tra nào là trọng yếu?=;

- Man bao gồm câu hỏi <Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đÿ trình độ, kinh nghiệm, kỹ nng, phẩm chất, tính cách phù hợp?=, <Ai hỗ trợ?=,

<Ai kißm tra?=, <Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đÿ nguồn lực con ng°ßi đß

hỗ trợ không?=;

- Material có các câu hỏi <Xác đánh tiêu chuẩn nguyên vÁt liệu?=, < Tiêu chuẩn nhà cung āng?=, < Xác đánh ph°¡ng thāc cung cấp dách vÿ?=;

- Money <Sử dÿng bao nhiêu chi phí và trong khoÁng thßi gian bao nhiêu lâu?=;

Thā hai, nguyên tắc SMART bao gồm:

- S (Specific): Cÿ thß, rõ ràng và dá hißu

- M (Measurable): Đo đếm đ°ợc

- A (Achievable): Có thß đ¿t đ°ợc bằng chính khÁ nng cÿa mình

- R (Realistic): Thực tế, không vißn vông

- T (Time bound): Thßi h¿n đß đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đã v¿ch ra

Nguyên tắc SMART: nguyên tắc này đặt ra các yêu cầu cho ng°ßi lÁp

kế ho¿ch Nếu thực hiện đúng và đÿ theo nguyên tắc này thì kết quÁ thực tế khi thực hiện kế ho¿ch có tính khÁ thi cao vì nó không còn mang tính đánh tính mà mang tính đánh l°ợng, bái vì là đánh l°ợng nên ng°ßi quÁn lý có thß điều chßnh đ°ợc công việc, kißm soát đ°ợc công việc và ng°ợc l¿i

Thā ba, ma trÁn SWOT:

- Strengths (Đißm m¿nh): xác đánh đißm m¿nh cÿa tổ chāc;

- Weaknesses (Đißm yếu): xác đánh đißm yếu cÿa tổ chāc;

- Oportunities (C¡ hội): xác đánh c¡ hội cho tổ chāc;

- Threats (Rÿi ro): xác đánh rÿi ro có thß gặp phÁi cho tổ chāc

Mô hình phân tích SWOT là kết quÁ cÿa một cuộc khÁo sát trên 500 công ty có doanh thu cao nhất do t¿p chí Fortune bình chọn và đ°ợc tiến hành

t¿i Viện Nghiên cāu Standford trong thÁp niên 60-70, nhằm mÿc đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thất b¿i trong việc thực hiện kế ho¿ch SWOT đ°ợc Urick và Orr quÁng bá t¿i Anh quốc và Hoa Kỳ nh° một d¿ng bài tÁp cho tất cÁ mọi ng°ßi

Ma trÁn SWOT là một công cÿ hỗ trợ cho công tác lÁp kế ho¿ch có hiệu quÁ h¡n khi đ°a vào thực tế thực hiện, giúp các nhà quÁn lý xác đánh đ°ợc thuÁn lợi và khó khn cho tổ chāc

Nh° vÁy, đối với các n°ớc phát trißn khi xây dựng kế ho¿ch thì các quy trình thực hiện đã đ°ợc rút gọn trá thành các tiêu chí rất cÿ thß, t¿o điều kiện thuÁn lợi cho ng°ßi xây dựng kế ho¿ch dá nhớ, dá học, dá vÁn dÿng và hiệu quÁ mang l¿i là những lợi ích to lớn cho các c¡ quan là doanh nghiệp t¿i các n°ớc nh° NhÁt bÁn, Anh, Mỹ&mà doanh nghiệp chính là động c¡ chính thúc đẩy sự phát trißn cÿa đất n°ớc

1.1.6.2 Theo mßt sß tài liáu chính thßng vÁ công tác xây dÿng k¿ ho¿ch

Theo một số tài liệu đ°ợc giÁng d¿y t¿i tr°ßng về công tác xây dựng kế ho¿ch thì quy trình xây dựng gồm các b°ớc c¡ bÁn sau:

B°ớc 1: Thu thÁp, tổng hợp, xử lý thông tin, tài liệu: thông tin tài liệu đ°ợc thu thÁp từ các nguồn khác nhau có thß từ các đ¡n vá trong c¡ quan, tổ

chāc hoặc từ bên ngoài Sau khi thu thÁp đ¡n vá chÿ trì xây dựng kế ho¿ch thực hiện xử lý, chọn lọc các thông tin phù hợp đ°a vào kế ho¿ch B°ớc này giúp cho các thông tin trong kế ho¿ch đ°ợc đầy đÿ, chính xác, phù hợp với thực tián tuy nhiên đß thực hiện b°ớc này l¿i tốn khá nhiều thßi gian

B°ớc 2: Xác đánh mÿc tiêu, yêu cầu: Cần phÁi xác đánh cÿ thß, chính xác và phù hợp với nội dung cÿa kế ho¿ch B°ớc này giúp cho c¡ quan, tổ chāc trong quá trình thực hiện các công việc trong kế ho¿ch theo đúng quy trình, không bá chệch h°ớng so với ban đầu đã dự đánh

B°ớc 3: Phân tích nguồn lực: xác đánh sự hỗ trợ từ cấp trên (chÿ tr°¡ng, chính sách, quy đánh hiện hành cÿa ĐÁng và Nhà n°ớc); phân tích khÁ nng cÿa c¡ quan về nhân lực và vÁt lực: tổ chāc về thßi gian, kinh phí, con ng°ßi, ph°¡ng tiện, c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá; phân tích các yếu tố khách quan khác: điều kiện kinh tế, vn hóa xã hội, môi tr°ßng Việc phân tích nguồn lực đÁm bÁo cho quá trình thực hiện kế ho¿ch không bá gián đo¿n và tốn nhiều thßi gian&

B°ớc 4: Xây dựng hệ thống các ho¿t động đß thực hiện mÿc tiêu Hệ thống các công việc hay ho¿t động chính là ph°¡ng tiện giúp cho c¡ quan, tổ chāc đ¿t đ°ợc mÿc tiêu đề ra

B°ớc 5: Dự thÁo kế ho¿ch và lấy ý kiến dự thÁo Một kế ho¿ch nếu đ°ợc xây dựng lặp đi lặp l¿i nhiều lần bằng cách lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi phù hợp từ các cá nhân, đ¡n vá thì hiệu quÁ đem l¿i có tính khÁ thi và hiệu quÁ cao

B°ớc 6: Hoàn thiện kế ho¿ch, trình ký Việc trình ký vn bÁn nhằm tính hợp pháp và hợp lý cho kế ho¿ch

B°ớc 7: Làm thÿ tÿc ban hành và đ°a vào thực hiện

Hình thāc cÿa kế ho¿ch theo cách trình bày thông th°ßng gồm ba phần chính sau đây:

- Phần má đầu:

• Trình bày khái quát những vấn đề đ°ợc xác đánh là c¡ sá khoa học cho việc xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch

• Trình bày khái quát những thuÁn lợi và khó khn

• Nêu rõ các cn cā pháp lý cho việc xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch

• Trình bày mÿc đích và yêu cầu cÿa lÁp kế ho¿ch

- Phần nội dung:

• Nêu rõ mÿc tiêu, nhiệm vÿ cÿa kế ho¿ch và biện pháp thực hiện

• Các điều kiện, ph°¡ng tiện thực hiện

• Các đối t°ợng đ°ợc phân công thực hiện

• Trình tự, thßi gian trißn khai, tổ chāc thực hiện& Các biện pháp đÁm bÁo thực hiện, chế độ trách nhiệm

• Thßi gian kißm tra, đánh giá, s¡ kết, tổng kết Các hình thāc khen th°áng, kỷ luÁt

- Phần kết luÁn:

• Trình bày trißn vọng cÿa việc thực hiện kế ho¿ch

• Nêu các đề xuất, kiến nghá

• Xác đánh các cá nhân, đ¡n vá chÿ trì và thực hiện kế ho¿ch

1.1.7 Các nßi dung trong công tác xây dÿng k¿ ho¿ch

- Xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác th°ßng kỳ:

Xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác th°ßng kỳ cÿa một c¡ quan tổ chāc là việc thiết lÁp những mÿc tiêu c¡ bÁn dựa trên c¡ sá ho¿t động cÿa c¡ quan

và xác đánh ph°¡ng pháp, cách thāc nhằm xác đánh ph°¡ng h°ớng, biện pháp đß thực hiện mÿc tiêu đó trong thßi gian quy đánh Ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác

là ph°¡ng tiện giúp các nhà lãnh đ¿o cÿa các c¡ quan, tổ chāc thực hiện công tác quÁn lý, điều hành, kißm tra ho¿t động cÿa c¡ quan mà họ quÁn lý&

- Xây dựng kế ho¿ch cho việc tổ chāc hội họp:

Hội họp là một trong những ph°¡ng tiện đß nhà quÁn lý thực hiện việc điều hành và kißm soát ho¿t động cÿa c¡ quan Mÿc đích cÿa việc tổ chāc hội nghá nhằm tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vÿ cần trißn khai; đÁm bÁo quyền làm chÿ cÿa nhân viên trong c¡ quan đối với nhiệm vÿ

chung; xây dựng tinh thần đoàn kết&Vì vÁy việc lÁp kế ho¿ch, xác đánh mÿc tiêu và ph°¡ng h°ớng cho ho¿t động tổ chāc hội nghá cÿa một c¡ quan là công việc có vai trò rất quan trọng Kết quÁ cÿa các hội nghá có thành công, hiệu quÁ hay không một phần phÿ thuộc vào kế ho¿ch tổ chāc hội nghá Kế ho¿ch hội nghá là một lo¿i vn bÁn có tính đánh h°ớng, trình bày tất cÁ những vấn đề liên quan đến việc tổ chāc hội nghá, hội họp cÿa c¡ quan, tổ chāc

- Xây dựng kế ho¿ch cho chuyến đi công tác cÿa lãnh đ¿o:

Các chuyến đi công tác cÿa lãnh đ¿o bao giß cũng gắn với chāc nng, nhiệm vÿ cÿa c¡ quan cho dù là chuyến đi đß giÁi quyết công việc cÿ thß hay thiết lÁp mối quan hệ Do đó việc xác đánh mÿc đích chính xác nó sẽ giúp các chuyến đi công tác cÿa Lãnh đ¿o đ°ợc chuẩn bá đầy đÿ các điều kiện cần thiết cũng nh° ph°¡ng án hỗ trợ đß đÁm bÁo cho sự thành công cÿa chuyến đi Kế ho¿ch cho các chuyến đi công tác cÿa Lãnh đ¿o là một lo¿i vn bÁn dùng đß trình bày một cách có hệ thống những công việc hay các cá nhân, đ¡n vá liên quan đến chuyến đi công tác Kế ho¿ch đó là c¡ sá đß đánh giá kết quÁ cÿa chuyến đi

- Xây dựng kế ho¿ch cho ho¿t động quÁn lý c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá: QuÁn lý c¡ sá vÁt chất, trang thiết bá là một trong những ho¿t động cÿa Vn phòng và cũng là một chāc nng mà Vn phòng phÁi thực hiện Ho¿t động này nhằm cung cấp nguồn thiết bá, máy móc, c¡ sá vÁt chất& cho các ho¿t động cÿa c¡ quan, tổ chāc và đÁm bÁo ho¿t động cÿa nó đß không làm Ánh h°áng đến tiến độ, quá trình giÁi quyết công việc QuÁn lý về trang thiết

bá, c¡ sá vÁt chất không chß đ¡n thuần là thực hiện việc quÁn lý chung mà nó cần phÁi thực hiện ho¿t động xây dựng kế ho¿ch đß làm sao cho c¡ sá vÁt

chất, trang thiết bá đ°ợc sử dÿng đúng mÿc đích, có hiệu quÁ, thực hiện các ho¿t động mua mới, cung cấp, bÁo quÁn, nâng cấp, sửa chữa&

1.2 C¢ sã thÿc tißn công tác xây dÿng k¿ ho¿ch t¿i mßt sß c¢ quan, tổ chức

D°ới đây là một số ví dÿ cÿ thß về thực tế nội dung công tác xây dựng

kế ho¿ch t¿i một số c¡ quan, tổ chāc cấp Bộ thông qua việc tìm hißu và nghiên cāu gián tiếp từ các báo cáo, nghiên cāu, vn bÁn quÁn lý&:

1.2.1 Thÿc tr¿ng công tác xây dÿng k¿ ho¿ch Bß T° pháp

Nội dung xây dựng kế ho¿ch công tác t¿i Bộ t° pháp [9;9] đ°ợc thực hiện nh° sau: Đối với kế ho¿ch công tác nm: chÁm nhất vào 30/10 hàng nm các đ¡n vá trực thuộc Bộ T° pháp gửi Vn phòng Bộ danh mÿc các đề án, Vn phòng tổng hợp dự kiến ch°¡ng trình công tác nm sau cÿa Bộ và gửi các đ¡n vá liên quan xin ý kiến Sau 1 tuần làm việc đ¡n vá có trách nhiệm tham gia ý kiến và gửi l¿i Vn phòng ý kiến cÿa đ¡n vá, Vn phòng thực hiện tổng hợp trình Bộ tr°áng xem xét vào phiên họp th°ßng kỳ cuối nm Sau khi trình Bộ tr°áng phê duyệt, ký ban hành Vn phòng tiến hành gửi ch°¡ng trình công tác đến các đ¡n vá thuộc Bộ đß tiến hành thực hiện

Đối với ch°¡ng trình công tác quý Vn phòng Bộ dựa vào ch°¡ng trình công tác nm, những quy đánh thực hiện trong từng quý, những công việc bổ

sung, điều chßnh theo ý kiến chß đ¿o cÿa Lãnh đ¿o từ đó Vn phòng thực hiện tổng hợp, xây dựng ch°¡ng trình công tác cho quý sau

Ch°¡ng trình công tác tháng: dựa vào ch°¡ng trình công tác quý và những công việc bổ sung Vn phòng thực hiện tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực trình Bộ tr°áng phê duyệt

Lách công tác tuần thß hiện những công việc mà Lãnh đ¿o Bộ phÁi giÁi quyết trong tuần, Vn phòng xây dựng dựa vào kế ho¿ch công tác tháng và ý kiến chß đ¿o cÿa Lãnh đ¿o Bộ

T¿i Bộ T° pháp việc xây dựng kế ho¿ch công tác đ°ợc quy đánh trong Quy chế ban hành kèm theo Quyết đánh số 1165/QĐ-BTP ngày 21 tháng 5 nm 2013 cÿa Bộ tr°áng Bộ T° pháp

Liên quan đến kế ho¿ch công tác cÿa Vn phòng Bộ T° pháp bao gồm quyết đánh phê duyệt ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác cÿa Vn phòng; kế

ho¿ch công tác nm cÿa Vn phòng Bộ, phÿ lÿc chi tiết kế ho¿ch công tác

Chāc nng NhÁp lách công tác cho phép ng°ßi dùng cÁp nhÁt lách công tác cÿa C¡ quan, lách công tác cÿa Phòng ban (Phòng ng°ßi dùng trực thuộc) và cÁp nhÁp lách cho các thành viên khác&tuỳ thuộc vào quyền ng°ßi sử dÿng đ°ợc cấp Ng°ßi dùng không đ°ợc cấp quyền cÁp nhÁt những lo¿i lách này chß có thß nhÁp lách công tác cho chính mình và xem lách công tác cÿa C¡ quan và các phòng ban khác mà không có quyền cÁp nhÁt, thay đổi hoặc chßnh sửa

Phần h°ớng d¿n d°ới đây sẽ h°ớng d¿n ng°ßi dùng cách cÁp nhÁt lách công tác cho C¡ quan

Chú thích các nút tiện ích:

: Cho phép quay l¿i lách công tác các tuần tr°ớc

: Hißn thá lách công tác cÿa tuần hiện t¿i

: Cho phép lựa chọn lách công tác kế tiếp tuần hiện t¿i đang chọn : Cho phép má giao diện cÁp nhÁt lách công tác mới

: Cho phép chßnh sửa lách công tác cÿa tuần đang chọn

: Cho phép xoá lách cÿa tuần hiện t¿i đang chọn

• : Cho phép hißn thá toàn màn hình lách công tác cÿa tuần đang chọn

1.2.2 Thÿc tr¿ng công tác xây dÿng k¿ ho¿ch Bß K¿ ho¿ch và ĐÅu t°

Quyết đánh số 468/QĐ-BKH ngày 10/04/2009 cÿa Bộ tr°áng Bộ Kế ho¿ch và Đầu t° quy đánh Vn phòng Bộ Kế ho¿ch và Đầu t° là c¡ quan giúp

Bộ tr°áng thực hiện chāc nng tổng hợp, điều phối các ho¿t động cÿa các đ¡n

vá thuộc Bộ theo ch°¡ng trình, kế ho¿ch làm việc cÿa Bộ; quÁn lý công tác kế ho¿ch - tài chính cÿa Bộ Kế ho¿ch và Đầu t° và thực hiện công tác hành chính, quÁn trá đối với các ho¿t động cÿa c¡ quan Bộ

Ho¿t động xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác cÿa Bộ Kế ho¿ch

và Đầu t° [5;9-10] đ°ợc thực hiện nh° sau:

B°ớc 1: Xây dựng dự thÁo ch°¡ng trình công tác: xác đánh cn cā đß xây dựng dựng dự thÁo ch°¡ng trình công tác cÿa Bộ là các báo cáo thực hiện

kế ho¿ch quý, nm, Nghá quyết cÿa ĐÁng, Nhà n°ớc, ý kiến chß đ¿o cÿa Lãnh đ¿o Bộ Từ cn cā trên các đ¡n vá xây dựng ch°¡ng trình công tác cÿa đ¡n vá mình gửi về Vn phòng Bộ tr°ớc ngày 30/10 hàng nm Vn phòng thực hiện xác đánh các tr°ßng hợp bổ sung

B°ớc 2: Tổng hợp: sau khi các ch°¡ng trình công tác cÿa các đ¡n vá đ°ợc gửi về Vn phòng Bộ, Phòng Kế ho¿ch –Tổng hợp là đầu mối tiếp nhÁn

và tổng hợp các kế ho¿ch này thành kế ho¿ch thực hiện chung cÿa Bộ sau đó trình Lãnh đ¿o Vn phòng xem xét, trình Lãnh đ¿o Bộ ký duyệt và gửi trình Chính phÿ

B°ớc 3: Phê duyệt: Ch°¡ng trình công tác nm cÿa Bộ đ°ợc trình lên Thÿ t°ớng Chính phÿ thông qua Vn phòng Chính phÿ phê duyệt Vn phòng Chính phÿ xem xét và yêu cầu điều chßnh nếu cần thiết sau đó trình Thÿ t°ớng Chính phÿ phê duyệt

B°ớc 4: LÁp ch°¡ng trình công tác cÿ thß: Trên c¡ sá ch°¡ng trình công tác đã đ°ợc phê duyệt Vn phòng Bộ lÁp ch°¡ng trình công tác cÿ thß trình Lãnh đ¿o Bộ phê duyệt chính thāc

B°ớc 5: Phát hành: Vn phòng Bộ phát hành ch°¡ng trình công tác đến các đ¡n vá trực thuộc Bộ đß trißn khai

B°ớc 6: Theo dõi: Vn phòng thực hiện đôn đốc các đ¡n vá nộp báo cáo theo các tiêu chí đã thông qua theo ch°¡ng trình đánh kỳ; tÁp hợp số liệu làm báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và nm về tình hình thực hiện ch°¡ng trình công tác; tÁp hợp các ý kiến, kiến nghá cÿa các đ¡n vá trong quá trình thực hiện ch°¡ng trình công tác

B°ớc 7: Tổng hợp kết quÁ: Cán bộ theo dõi ch°¡ng trình là đầu mối tÁp hợp kết quÁ thực hiện theo ch°¡ng trình khi đã hoàn thành cÿa các đ¡n vá

1.2.3 Thÿc tr¿ng công tác xây dÿng k¿ ho¿ch Bß Tài chính

Vn phòng Bộ Tài chính là đ¡n vá thuộc Bộ Tài chính, có chāc nng tham m°u, giúp Bộ tr°áng Bộ Tài chính chß đ¿o, điều phối, theo dõi, đôn đốc các tổ chāc, đ¡n vá thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác cÿa Bộ; tổ chāc quÁn lý công tác hành chính, l°u trữ, th° viện;

công tác báo chí tuyên truyền và đoàn xe cÿa Bộ Tài chính

T¿i Bộ tài chính kế ho¿ch công tác [6;27-28] đ°ợc Phòng Tổng hợp tiến hành xây dựng bao gồm lách công tác tuần, tháng, quý cho Lãnh đ¿o Bộ

và các ho¿t động lớn cÿa các đ¡n vá trong Bộ

Quy trình xây dựng ch°¡ng trình công tác đ°ợc thực hiện nh° sau: thu thÁp; phân tích; xử lý thông tin; xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch; tổ chāc giám sát việc thực hiện ch°¡ng trình, kế ho¿ch

Đối với lách công tác tuần cÿa Lãnh đ¿o Bộ đ°ợc đng lên Website cÿa Bộ Ngoài ra, Vn phòng có trách nhiệm phối hợp với các đ¡n vá liên quan

tổ chāc thực hiện và giÁi quyết công việc đã đề ra theo kế ho¿ch, đÁm bÁo thực hiện đúng tiến độ và káp thßi phát hiện sai sót đß káp thßi khắc phÿc

1.2.4 Thÿc tr¿ng công tác xây dÿng k¿ ho¿ch Bß Nßi vā

Điều 15, ch°¡ng V, VI Quy chế làm việc Bộ Nội vÿ quy đánh, đề cÁp đến việc lÁp và thực hiện kế ho¿ch công tác, tổ chāc các hội nghá, hội họp, tổ

chāc chuyến đi công tác (Phụ lục số 12):Các c¡ quan, đ¡n vá thuộc và trực

thuộc Bộ có trách nhiệm gửi Vn phòng Bộ dự kiến kế ho¿ch công tác nm, quý, tháng cÿa đ¡n vá mình theo yêu cầu cÿa Bộ đß tổng hợp báo cáo Bộ tr°áng xem xét, quyết đánh; Bộ tr°áng và các Thā tr°áng có kế ho¿ch công tác tuần, đ°ợc gửi đến các c¡ quan, đ¡n vá thuộc và trực thuộc Bộ đß các c¡ quan, đ¡n vá chuẩn bá nội dung làm việc Khi có sự thay đổi kế ho¿ch công tác tuần cÿa Bộ tr°áng, Thā tr°áng, Th° ký Bộ tr°áng, chuyên viên giúp việc Thā tr°áng có trách nhiệm káp thßi báo cáo Vn phòng Bộ đß cÁp nhÁt thông tin trên m¿ng máy tính cÿa Bộ và thông báo cho các đối t°ợng có liên quan đß biết; ChÁm nhất chiều thā nm hàng tuần, các c¡ quan, đ¡n vá thuộc và trực thuộc Bộ gửi đng ký nội dung cần làm việc trong tuần sau với Bộ tr°áng, Thā tr°áng về Vn phòng Bộ (Phòng Tổng hợp-Th° ký) đß sắp xếp lách làm việc cÿa Bộ tr°áng, Thā tr°áng Tr°ßng hợp có công việc đột xuất thì ng°ßi đāng đầu c¡ quan, đ¡n vá thông báo cho Vn phòng Bộ bố trí thßi gian đß Bộ tr°áng, Thā tr°áng làm việc; cn cā ch°¡ng trình công tác cÿa Bộ và chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n đ°ợc giao, các c¡ quan, đ¡n vá xây dựng ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác cÿa c¡ quan, đ¡n vá và tổ chāc thực hiện Ng°ßi đāng đầu các c¡ quan, đ¡n vá thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kißm tra và t¿o điều kiện đß c¡ quan, đ¡n vá hoàn thành ch°¡ng trình,

kế ho¿ch công tác; tr°ßng hợp xét thấy không có khÁ nng hoàn thành nhiệm vÿ đúng tiến độ kế ho¿ch và chất l°ợng, ng°ßi đāng đầu c¡ quan, đ¡n vá có trách nhiệm báo cáo Thā tr°áng phÿ trách và Bộ tr°áng đß đ°ợc chß đ¿o xử lý, đồng thßi thông báo cho Vn phòng Bộ biết đß phối hợp báo cáo Bộ tr°áng, Thā tr°áng phÿ trách

Nh¿n xét: Qua nội dung trên ta có thß nhÁn thấy rằng kế ho¿ch ho¿t

động là nội dung mà mỗi c¡ quan, đ¡n vá đều phÁi xây dựng, thực hiện và theo chāc nng Vn phòng các c¡ quan là đ¡n vá cháu trách nhiệm chính trong xây dựng và tổ chāc thực hiện Tuy nhiên, mỗi một c¡ quan, tổ chāc nói chung và Bộ KH&CN nói riêng l¿i có ho¿t động trong những lĩnh vực khác nhau và thực tế không có vn bÁn quy ph¿m pháp luÁt nào quy đánh đầy đÿ về

công tác xây dựng kế ho¿ch ho¿t động t¿i cho các c¡ quan, tổ chāc đặc biệt là các c¡ quan cấp Bộ Vì thế khi xây dựng kế ho¿ch cÿa mỗi c¡ quan, tổ chāc không có sự đồng đều và sẽ có những ph°¡ng pháp, cách thāc thực hiện riêng chß giống nhau về khung kế ho¿ch và các yêu cầu về thß thāc trình bày kế ho¿ch Nh° vÁy, về thực tián so sánh với phần c¡ sá lý luÁn có thß thấy rằng: cách xây dựng kế ho¿ch cÿa các c¡ quan, tổ chāc n°ớc ngoài có sự gọn nhẹ h¡n, dá thực hiện h¡n so với thực tián trong n°ớc Thực tế trong n°ớc công tác xây dựng kế ho¿ch có °u đißm là việc thực hiện cũng dá dàng, dành m¿ch tuy nhiên khi kế ho¿ch đ°ợc trißn khai thực hiện còn bá chi phối, phÿ thuộc vào nguồn ngân sách, trình độ, kinh nghiệm cÿa nhân lực&d¿n đến việc khó khn trong quá trình trißn khai và thực hiện kế ho¿ch so với dự kiến

1.3 C¢ sã pháp lý

Đß thực hiện đ°ợc công tác xây dựng kế ho¿ch trong thực tián cần có

c¡ sá pháp lý đß công tác này đ°ợc đÁm bÁo, duy trì thực hiện C¡ sá pháp lý

là hệ thống các vn bÁn quy đánh cho chāc nng, nhiệm vÿ cÿa các đ¡n vá và các nội dung liên quan đến công tác xây dựng kế ho¿ch bao gồm các vn bÁn quy đánh cÿa pháp luÁt nh°:

Nghá đánh số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 nm 2012 cÿa Chính phÿ và quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ, c¡ quan ngang Bộ, Vn phòng các c¡ quan Bộ trong nội dung Nghá đánh công tác xây dựng kế ho¿ch đ°ợc quy đánh là một trong những chāc nng quan trọng mà Vn phòng các Bộ phÁi xây dựng, thực hiện&

Quyết đánh số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 cÿa Thÿ t°ớng Chính phÿ ban hành Quy đánh chế độ hội họp trong ho¿t động cÿa các c¡ quan hành chính nhà n°ớc trong đó có quy đánh về công tác lÁp kế ho¿ch cho tổ chāc hội nghá, hội họp cÿa các c¡ quan hành chính nhà n°ớc

Các vn bÁn là quy chế làm việc cÿa Bộ T° pháp, Bộ Kế ho¿ch và Đầu t°, Bộ Tài chính, Bộ Nội vÿ quy đánh cho công tác xây dựng kế ho¿ch về nhiệm, thßi gian, quy trình&

Quyết đánh số 459/QĐ-BTP ngày 26/02/2014 cÿa Bộ tr°áng Bộ T°

pháp quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Vn

phòng Bộ T° pháp và Quyết đánh số 28/QĐ-BTP ngày 7/01/2015 sửa đổi, bổ

sung một số điều cÿa Quyết đánh số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng 02 nm 2014 cÿa Bộ tr°áng Bộ T° pháp quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡

cấu tổ chāc cÿa Vn phòng Bộ T° pháp

Quyết đánh số 1089/QĐ-BTP ngày 21/5/2014 cÿa Bộ tr°áng Bộ Tài chính quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Vn phòng Bộ Tài chính

Quyết đánh số 468/QĐ-BKH ngày 10/04/2009 cÿa Bộ tr°áng Bộ Kế ho¿ch và Đầu t° quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Vn phòng Bộ Kế ho¿ch và Đầu t°

Quyết đánh số 136/QĐ-BNV ngày 22/02/2013 cÿa Bộ tr°áng Bộ Nội

vÿ quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Vn phòng Bộ Nội vÿ

Thông t° 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 h°ớng d¿n thß thāc và kỹ thuÁt trình bày vn bÁn hành chính cÿa Bộ Nội vÿ

Nh° vÁy, lÁp kế ho¿ch cho quá trình tổ chāc và ho¿t động là công việc th°ßng xuyên phÁi thực hiện á bất kỳ c¡ quan, tổ chāc nào LÁp kế ho¿ch là một trong những công việc nằm trong chāc nng cÿa bộ phÁn vn phòng c¡ quan, khi xây dựng kế ho¿ch cần hißu đ°ợc bÁn chất và đÁm bÁo thực hiện các yêu cầu, nguyên tắc, cn cā cũng nh° quy trình thực hiện đß khi kế ho¿ch đ°ợc đ°a vào tổ chāc, thực hiện đem l¿i hiệu quÁ cao Ngoài ra nội dung trên có đ°a

ra những thực tr¿ng công tác lÁp kế ho¿ch t¿i một số c¡ quan cấp Bộ khác từ đó

có thß thấy đ°ợc giữa lý luÁn và thực tián có những đißm t°¡ng đồng nhau về quy trình, các mÿc đích, ý nghĩa cÿa công tác xây dựng kế ho¿ch&Tuy nhiên thực tián so với lý luÁn n°ớc ngoài có giống nhau về nội dung các quy trình nh°ng l¿i khác nhau á thßi đißm, thßi gian thực hiện hoặc với các tài liệu chính thống cũng có nội dung t°¡ng tự nh°ng do thực tián cÿa các c¡ quan, tổ chāc

yêu cầu công tác lÁp kế ho¿ch có những đißm phāc t¿p, phÁi phÿ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau nên các quy trình thực hiện đ°ợc trình bày theo cách khác hay rút gọn h¡n đß phù hợp, hợp lý với điều kiện cÿa tổ chāc

C¡ sá khoa học là một phần quan trọng làm sáng tỏ những vấn đề có liên quan đến xây dựng kế ho¿ch, là c¡ sá đß so sánh giữa lý luÁn với thực tián công tác xây dựng kế ho¿ch t¿i Vn phòng Bộ KH&CN

Ch°¢ng 2: THþC TR¾NG CÔNG TÁC XÂY DþNG K¾ HO¾CH

T¾I VN PHÒNG BÞ KHOA HàC VÀ CÔNG NGHà

2.1 Lßch sử hình thành Bß Khoa hác và Công nghá và Vn phòng

Bß KH&CN

Bộ Khoa học và Công nghệ ( Bộ KH&CN ) có trÿ sá t¿i đáa chß số 113,

Trần Duy H°ng – Cầu Giấy – Hà Nội Tiền thân là _y ban Khoa học Nhà n°ớc đ°ợc thành lÁp theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 cÿa Chÿ tách n°ớc Việt Nam Dân chÿ Cộng hòa thành lÁp _y ban Khoa học Nhà n°ớc Bộ Khoa học và Công nghệ đã trÁi qua 5 lần đổi tên: _y ban Khoa học Nhà n°ớc (1959-1965); Uỷ ban Khoa học Nhà n°ớc tách thành 2 c¡ quan: _y ban Khoa học và Kỹ thuÁt Nhà n°ớc và Viện khoa học Xã hội Việt Nam (1965-1975); (1975 – 1985) khối nghiên cāu đ°ợc tách khỏi Uỷ ban đß thành lÁp Viện Khoa học Việt Nam; Uỷ ban Khoa học và Kỹ thuÁt Nhà n°ớc đổi tên thành _y ban Khoa học Nhà n°ớc (1985-1992); Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi tr°ßng (1992-2002); Bộ Khoa học và Công nghệ (8/2002)

2.1.1 Vß trí, chức nng, nhiám vā, quyÁn h¿n và c¢ cÃu tổ chức của

Bß Khoa hác và Công nghá

Bộ KH&CN là c¡ quan quÁn lý nhà n°ớc thuộc Chính phÿ, thực hiện chāc nng quÁn lý nhà n°ớc về khoa học và công nghệ trong ph¿m vi cÁ n°ớc, bao gồm các ho¿t động khoa học và công nghệ; phát trißn tiềm lực khoa học và công nghệ; sá hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo l°ßng chất l°ợng; nng l°ợng nguyên tử, an toàn bāc x¿ và h¿t nhân; quÁn lý nhà n°ớc các dách vÿ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quÁn lý theo quy đánh cÿa pháp luÁt [15; ] Bộ Khoa học và Công nghệ thực hiện nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc theo quy đánh Nghá đánh số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 nm 2013 cÿa Chính phÿ quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ KH&CN (phụ lục số 02) trên c¡ sá Nghá đánh số 36/2012/NĐ-CP ngày 18

tháng 4 nm 2012 cÿa Chính phÿ quy đánh chāc nng, nhiệm vÿ quyền h¿n và c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ, c¡ quan ngang Bộ

Đß quy đánh rõ trách nhiệm, nhiệm vÿ cÿa Bộ tr°áng và các Thā tr°áng Bộ KH&CN ngày 10 tháng 11 nm 2015 Bộ tr°áng Bộ KH&CN đã ra Quyết đánh số 3198/QĐ-BKHCN về việc phân công công tác cÿa Bộ tr°áng

và các Thā tr°áng cn cā vào Quyết đánh này Vn phòng Bộ đã ban hành thông báo số 4308/TB-BKHCN thông báo chi tiết phân công công tác cÿa Bộ

tr°áng và các Thā tr°áng (phụ lục số 03)

Theo Điều 3 Nghá đánh số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 nm 2013 cÿa Chính phÿ quy đánh c¡ cấu tổ chāc cÿa Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm Vn phòng Bộ, Thanh tra Bộ và cùng đ¡n vá khác là các Cÿc, Vÿ, Viện&và các đ¡n vá sự nghiệp giúp Bộ tr°áng thực hiện chāc nng quÁn lý nhà n°ớc

2.1.2 Vß trí, chức nng, nhiám vā, quyÁn h¿n và c¢ cÃu tổ chức của Vn phòng Bß Khoa hác và Công nghá

Vá trí, chāc nng, nhiệm vÿ, quyền h¿n và c¡ cấu tôt chāc cÿa Vn phòng Bộ KH&Cn đ°ợc quy đánh t¿i Quy chế tổ chāc và ho¿t động cÿa Vn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (Vn phòng Bộ) ban hành kèm theo Quyết

đánh số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 cÿa Bộ tr°áng Bộ KH&CN (phụ

lục số 04) Vn phòng Bộ là đ¡n vá trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực

hiện chāc nng tham m°u tổng hợp về ch°¡ng trình, kế ho¿ch công tác và phÿc vÿ ho¿t động cÿa Bộ; Bộ tr°áng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chāc, đ¡n vá thuộc Bộ thực hiện ch°¡ng trình kế ho¿ch công tác cÿa Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc cÿa Bộ; thực hiện công tác hành chính, vn th°, l°u trữ, lá tân, quÁn trá, an ninh bÁo

vệ, quân sự, y tế, tài chính, đầu t° xây dựng, quÁn lý c¡ sá vÁt chất - kỹ thuÁt, tài sÁn, kinh phí ho¿t động đÁm bÁo ph°¡ng tiện, điều kiện làm việc phÿc vÿ cho ho¿t động cÿa C¡ quan Bộ

Vn phòng Bộ có con dấu riêng, đ°ợc má tài khoÁn kho b¿c Nhà n°ớc,

đß ho¿t động và giao dách theo quy đánh cÿa pháp luÁt