Với đặc thù hoạt động tronglĩnh vực dịch vụ, công ty phải đối mặt với những thách thức trong việc xác địnhchính xác doanh thu, kiểm soát chi phí và đưa ra các báo cáo tài chính phản ánhđ
Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty cổ phần huấn luyện an toàn và môi trường Việt Nam VNSE
và môi trường Việt Nam VNSE
Công ty cổ phần huấn luyện an toàn và môi trường Việt Nam – gọi tắt là VNSE – là một đơn vị được Cục An toàn lao động, Bộ Lao động – Thương binh và
Xã hội cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động dịch vụ theo quy định tại nghị định 44/2016/NĐ-CP ngày 15/05/2016 và Nghị định 140/2018/NĐ-CP ngày 08/10/2018.
Kiểm định kỹ thuật an toàn lao động, giấy chứng nhận số 127/GCN-KĐ; Huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động hạng C, theo giấy chứng nhận số 12/2024/GCN
Giấy chứng nhận giáo dục nghề nghiệp của Sở Lao Động Thương Binh xã hội tỉnh Bình Dương cấp.
VNSE là một trung tâm kiểm định – huấn luyện an toàn lao động, vệ sinh lao động Công ty cung cấp các dịch vụ kiểm định, đào tạo và tư vấn về sức khỏe an toàn cho các cá nhân, tổ chức sản xuất kinh doanh theo quy định
VNSE là một trong những đơn vị kiểm định, đào tạo đáng tin cậy trong ngành an toàn, phục vụ cả khu vực công lẫn tư nhân Công ty tập trung mạnh mẽ vào chất lượng và đối xử với khách hàng bằng sự tôn trọng, tin tưởng và trung thực.Bởi vì VNSE tin rằng tất cả các hoạt động kinh doanh của mình đều phục vụ lợi ích của khách hàng.
Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kế toán của Công ty cổ phần huấn luyện an toàn và môi trường Việt Nam VNSE
1.2.1 Đặc điểm tổ chức quản lý của VNSE
Công ty cổ phần huấn luyện an toàn và môi trường Việt Nam (VNSE) có một hệ thống tổ chức quản lý được thiết kế nhằm đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự phát triển bền vững của công ty Cấu trúc quản lý của VNSE bao gồm các bộ phận chủ chốt sau:
Ban Giám đốc: Bao gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty Ban Giám đốc định hướng chiến lược, lập kế hoạch phát triển, và giám sát các hoạt động hàng ngày.
Phòng Kiểm định thiết bị: Kiểm tra, đánh giá và chứng nhận sự phù hợp của các thiết bị sử dụng theo các tiêu chuẩn an toàn và kỹ thuật đúng quy định của pháp luật.
Phòng Quan trắc môi trường lao động: Đo đạc và đánh giá sự phù hợp của các yếu tố môi trường tại nơi làm việc như chất lượng không khí, vi khí hậu tiếng ồn, ánh sáng, và các tác nhân hóa học Phòng này cung cấp dữ liệu cần thiết để xác định mức độ an toàn và sức khỏe của môi trường làm việc, giúp phòng ngừa rủi ro và bệnh nghề nghiệp.
Phòng Huấn luyện an toàn – đào tạo nghề: Phát triển và thực hiện các chương trình đào tạo về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp cho người lao động. Phòng này cũng cung cấp các khóa học về kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết, nhằm nâng cao trình độ và hiểu biết của nhân viên về an toàn lao động.
Phòng Tổ chức – hành chính: Quản lý các hoạt động hành chính, nhân sự và tổ chức trong công ty Bao gồm công tác tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, và thực hiện các chính sách nhân sự Phòng này còn đảm nhận việc lập kế hoạch và điều phối các hoạt động nội bộ, cũng như giải quyết các vấn đề pháp lý và hợp đồng.
Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm về các vấn đề tài chính và kế toán của công ty Bao gồm quản lý chi tiêu, thu nhập, lập báo cáo tài chính, và đảm bảo tuân thủ các quy định về thuế và tài chính.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của VNSE
1.2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
VNSE là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ, với quy mô vừa và nhỏ nên bộ máy kế toán cũng được thay đổi tinh gọn để phù hợp với cách thức và nghành nghề hoạt động của công ty.
VNSE có hệ thống tổ chức kế toán được thiết kế để đảm bảo việc quản lý tài chính hiệu quả, minh bạch, và tuân thủ các quy định pháp luật Các đặc điểm chính của tổ chức kế toán của VNSE bao gồm:
Cấp 1 : Trưởng phòng kế toán/ Kế toán trưởng
Điều hành toàn bộ hoạt động của phòng kế toán.
Đảm bảo tuân thủ các chuẩn mực kế toán và pháp luật liên quan.
Làm điểm liên lạc giữa phòng kế toán và các phòng ban khác, cũng như với kiểm toán và cơ quan thuế.
Phê duyệt và giám sát các báo cáo tài chính tháng/quý/năm.
Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính.
Xây dựng và triển khai các chính sách, quy trình kế toán trong công ty.
Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên kế toán.
Giám sát quá trình kiểm toán nội bộ và đối ngoại, đảm bảo các vấn đề được phát hiện và xử lý kịp thời.
Chịu trách nhiệm quản lý, tính toán, và báo cáo các khoản thuế của công ty.
Lập báo cáo thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN và các loại thuế khác theo quy định.
Theo dõi sát sao các biến động của luật thuế để cập nhật và áp dụng kịp thời, đúng pháp luật.
Tối ưu hóa các khoản thuế phải nộp thông qua việc lên kế hoạch thuế hợp lý.
Giải quyết các vấn đề tranh chấp hoặc kiểm tra thuế từ cơ quan thuế.
Cấp 2.2 :Kế toán tổng hợp Trong cấp này bao gồm các nhánh kế toán nhỏ như sau :
Cấp 2.2.1 Kế toán doanh thu - chi phí
Theo dõi và quản lý doanh thu và chi phí của công ty.
Theo dõi các hóa đơn đầu vào, đầu ra.
Phân tích doanh thu theo từng dự án, khách hàng, sản phẩm để hỗ trợ ra quyết định chiến lược.
Lập báo cáo chi phí sản xuất, chi phí hoạt động hàng tháng, quý, năm.
Đề xuất các biện pháp kiểm soát chi phí hiệu quả.
Cấp 2.2.2 Kế toán công nợ
Quản lý các khoản phải thu và phải trả của công ty.
Theo dõi các khoản công nợ phải thu, gửi hóa đơn và đôn đốc khách hàng thanh toán đúng hạn.
Quản lý hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ liên quan đến nhà cung cấp, đảm bảo khoản phải trả được thanh toán đúng hạn và đúng số tiền.
Lập báo cáo công nợ định kỳ để phân tích tình hình tài chính và lưu chuyển tiền tệ.
Quản lý tiền mặt và các khoản tương đương tiền mặt.
Thực hiện các giao dịch tiền mặt, kiểm soát quỹ tiền mặt hàng ngày.
Đảm bảo an ninh và tính chính xác của quỹ tiền mặt.
Phối hợp với ngân hàng để thực hiện các giao dịch ngân hàng.
Báo cáo dòng tiền định kỳ cho kế toán trưởng và cấp trên.
1.2.2.2 Đặc điểm tổ chức sổ kế toán
A Phân tích hình thức sổ kế toán áp dụng
- VNSE hiện đang sử dụng hình thức ghi sổ kế toán theo Nhật ký chung, kết hợp với phần mềm kế toán Misa SME 2023 (phiên bản R25) Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công của kế toán viên Thay vì ghi chép tay, kế toán viên chỉ cần tập trung vào việc thu thập, phân loại chứng từ và nhập dữ liệu vào phần mềm Việc kiểm tra, in ấn sổ sách và báo cáo tài chính cũng trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn, giúp đơn giản hóa quy trình kế toán trong doanh nghiệp.
- Phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung, kết hợp với phần mềm kế toán Misa” có những ưu việt như sau :
Tính hệ thống và toàn diện: Phương pháp Nhật ký chung giúp ghi chép đầy đủ và chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mọi nghiệp vụ đều được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung trước khi được phân loại và chuyển vào sổ cái và các sổ chi tiết Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ kiểm soát trong việc quản lý tài chính.
Giảm thiểu sai sót thủ công: Việc kết hợp phần mềm kế toán Misa giúp giảm thiểu các sai sót thường gặp trong quá trình ghi chép thủ công Phần mềm tự động thực hiện các thao tác phức tạp như kết chuyển số liệu, hạch toán và lập báo cáo, từ đó giúp giảm thiểu lỗi do con người gây ra.
Tối ưu hóa thời gian và công sức: Phần mềm kế toán Misa tự động hoá nhiều quy trình kế toán, từ nhập liệu, tính toán đến lập báo cáo tài chính Kế toán viên chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu, phần mềm sẽ xử lý phần còn lại, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức so với việc ghi sổ thủ công.
Dễ dàng truy xuất và đối chiếu số liệu: Với phần mềm Misa, việc truy xuất dữ liệu, kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ sách và báo cáo trở nên dễ dàng và nhanh chóng Điều này giúp kế toán viên phát hiện và sửa chữa sai sót kịp thời, nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong công việc.
Xác định kết quả hoạt động kinh doanh
1 Tổng hợp doanh thu (TK 511 - Doanh thu cung cấp dịch vụ):
Doanh thu từ hoạt động huấn luyện và kiểm định được ghi nhận vào tài khoản TK
511 Ví dụ, khi công ty hoàn thành dịch vụ huấn luyện và xuất hóa đơn, doanh thu sẽ được ghi nhận:
Nợ TK 131 (Phải thu khách hàng)
Có TK 511 (Doanh thu cung cấp dịch vụ)
Có TK 3331 (Thuế GTGT phải nộp)
2 Tổng hợp giá vốn hàng bán (TK 632 - Giá vốn hàng bán):
Giá vốn liên quan trực tiếp đến dịch vụ huấn luyện như chi phí thuê giảng viên, chi phí tài liệu, và trang thiết bị sử dụng trong quá trình kiểm định Những chi phí này được tập hợp vào TK 632.
Nợ TK 632 (Giá vốn hàng bán)
Có TK 334 (Phải trả người lao động - lương chuyên gia)
Có TK 152 (Vật liệu, tài liệu)
3 Tổng hợp chi phí bán hàng (TK 641 - Chi phí bán hàng):
Chi phí quảng cáo, tiếp thị, hoa hồng cho nhân viên bán hàng được ghi nhận vào
Nợ TK 641 (Chi phí bán hàng)
Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng)
Có TK 334 (Phải trả người lao động - nhân viên bán hàng)
Có TK 331 (Phải trả nhà cung cấp - chi phí dịch vụ quảng cáo)
4 Tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp):
Các chi phí chung như lương nhân viên quản lý, chi phí văn phòng, pháp lý, bảo hiểm được ghi nhận vào TK 642.
Nợ TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
Có TK 334 (Lương cho nhân viên quản lý)
Có TK 111/112 (Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng - chi phí văn phòng, bảo hiểm)
Có TK 214 (Khấu hao tài sản cố định)
5 Xác định lợi nhuận gộp:
Lợi nhuận gộp = Doanh thu (TK 511) - Giá vốn hàng bán (TK 632).
Lợi nhuận gộp cho biết hiệu quả của hoạt động cung cấp dịch vụ trước khi trừ các chi phí khác.
6 Xác định lợi nhuận trước thuế: a) Lợi nhuận trước thuế = Lợi nhuận gộp - (Chi phí bán hàng + Chi phí quản lý doanh nghiệp). b) Ghi nhận:
Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh)
Có TK 641 (Chi phí bán hàng)
Có TK 642 (Chi phí quản lý doanh nghiệp)
7 Tính lợi nhuận sau thuế: a) Lợi nhuận trước thuế - Thuế thu nhập doanh nghiệp (TK 821). b) Ghi nhận thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp:
Nợ TK 821 (Chi phí thuế TNDN)
Có TK 3334 (Thuế TNDN phải nộp) c) Ghi nhận lợi nhuận sau thuế:
Nợ TK 911 (Xác định kết quả kinh doanh)
Có TK 421 (Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối)
- Minh họa các bước xác định kết quả kinh doanh cuối kỳ, cách lập báo cáo kết quả kinh doanh.
Cách lập báo cái kết quả kinh doanh :
Hạch toán kết chuyển Doanh thu: a) Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh b) Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính và thu nhập khác:
Nợ TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Nợ TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Hạch toán kết chuyển chi phí:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
1 Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính và các khoản chi phí khác:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 811 – Chi phí khác
2 Kết chuyển chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 641 – Chi phí bán hàng
Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
3 Kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 821 – Chi phí thuế TNDN
Hạch toán kết chuyển lãi lỗ cuối năm:
4 Kết chuyển lãi lỗ cuối năm:
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối (trường hợp lãi)
Có TK 911 (trường hợp lỗ).
Bảng minh họa báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Nhận xét
3.1.1 Về kế toán doanh thu
Doanh thu của công ty chủ yếu đến từ các dịch vụ huấn luyện, kiểm định an toàn và quan trắc môi trường lao động Các hoạt động này thường được thực hiện thông qua hợp đồng dịch vụ đã ký kết với khách hàng, bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp trong các lĩnh vực có nhu cầu đảm bảo an toàn lao động và môi trường làm việc. Tuy nhiên, việc ghi nhận doanh thu phụ thuộc vào quy trình nghiệm thu và xác nhận hồ sơ, trình ký từ phía khách hàng Điều này có thể khiến thời điểm ghi nhận doanh thu bị chậm trễ nếu hợp đồng kéo dài hoặc có sự thay đổi yêu cầu từ khách hàng.
Giả sử công ty ký hợp đồng cung cấp dịch vụ kiểm định an toàn máy móc với một doanh nghiệp sản xuất Hợp đồng có giá trị 200 triệu đồng và dự kiến hoàn thành trong 1 tháng Tuy nhiên, do một số thiết bị khi kiểm định không đạt yêu cầu dẫn đến khách hàng phải thay thế, sửa chữa, khắc phục thiết bị hư hỏng Việc hoàn thành hợp đồng bị kéo dài thêm 2 tháng Trong tình huống này, nếu công ty ghi nhận doanh thu vào thời điểm hoàn thành toàn bộ dịch vụ, kéo dài thời gian ghi nhận doanh thu làm ảnh hưởng đến thời gian thu hồi công nợ. Đề xuất:
Phân bổ doanh thu theo tiến độ công việc (phương pháp tỷ lệ hoàn thành): Để tránh tình trạng ghi nhận doanh thu dồn vào một kỳ, công ty có thể áp dụng phương pháp ghi nhận doanh thu theo tỷ lệ hoàn thành công việc.
Ví dụ, nếu 60% công việc được hoàn thành trong 2 tháng đầu tiên, công ty có thể ghi nhận doanh thu tương ứng là 120 triệu đồng trong hai tháng này, giúp doanh thu được phản ánh đều đặn hơn
3.1.2 Về kế toán chi phí
Chi phí của công ty bao gồm nhiều loại, như chi phí nhân sự (giảng viên, kỹ thuật viên kiểm định), chi phí vật tư tiêu hao (dụng cụ kiểm định, vật liệu tiêu hao cho quan trắc môi trường), chi phí khấu hao máy móc và thiết bị kiểm định, cũng như các chi phí vận hành khác như chi phí đi lại, thuê thiết bị,… Đối với ngành dịch vụ này, chi phí biến đổi theo từng dự án là rất lớn, đặc biệt là chi phí mua sắm và bảo trì thiết bị kiểm định Nếu không quản lý chặt chẽ, các chi phí này có thể làm giảm hiệu quả kinh doanh.
Ngoài ra, trong đơn vị kinh doanh dịch vụ , thách thức lớn là khó kiểm soát chi phí hoa hồng Khi có nhiều đối tượng nhận hoa hồng (khách hàng, đối tác, đại lý), việc quản lý chi phí hoa hồng dễ bị vượt khỏi tầm kiểm soát, dẫn đến chi phí vượt mức dự toán hoặc bị tính sai.
Rủi ro từ việc chi hoa hồng ngoài sổ sách: công ty có thể bị áp lực phải chi hoa hồng "ngầm" hoặc không chính thức cho đối tác mà không ghi nhận trong sổ sách. Điều này gây khó khăn trong việc kiểm soát chi phí và ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính.
Công ty có một dự án kiểm định an toàn tại một nhà máy sản xuất hóa chất Để thực hiện dự án, công ty cần mua sắm một số thiết bị kiểm định mới và phải bảo trì định kỳ thiết bị cũ Chi phí này bao gồm:
Mua máy kiểm định mới: 100 triệu đồng.
Chi phí bảo trì: 20 triệu đồng Nếu không phân bổ hợp lý chi phí mua sắm và bảo trì theo từng dự án, toàn bộ chi phí có thể bị ghi nhận vào một kỳ, làm giảm lợi nhuận của kỳ đó một cách bất hợp lý. Đề xuất:
Phân bổ chi phí mua sắm và bảo trì theo từng dự án và kỳ: Đối với các chi phí mua sắm lớn, công ty nên khấu hao thiết bị qua nhiều kỳ hoặc phân bổ chi phí theo từng dự án mà thiết bị đó được sử dụng Ví dụ, máy kiểm định mới trị giá 100 triệu đồng có thể được khấu hao trong 5 năm và phân bổ cho các dự án mà máy được sử dụng.
Việc chi hoa hồng cho khách hàng trong kế toán chi phí đòi hỏi doanh nghiệp phải có quy trình rõ ràng, minh bạch và tuân thủ pháp luật để tránh rủi ro phát sinh Bằng cách cải thiện quản lý chi phí hoa hồng, tuân thủ quy định về thuế, đối chiếu công nợ thường xuyên và tối ưu hóa quy trình chi trả, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn các khoản chi hoa hồng, đảm bảo sự hiệu quả trong việc quản lý tài chính.
3.1.3 Về xác định kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh được xác định thông qua chênh lệch giữa doanh thu và chi phí. Tuy nhiên, với đặc thù ngành dịch vụ này, chi phí phát sinh không đều và có thể biến động lớn giữa các kỳ, điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá lợi nhuận một cách chính xác Thêm vào đó, việc ghi nhận chi phí cho các dự án dài hạn có thể khiến lợi nhuận kỳ này bị giảm do chi phí tăng đột biến.
Trong một kỳ kế toán, công ty hoàn thành hai dự án lớn với doanh thu tổng cộng
500 triệu đồng Tuy nhiên, công ty lại phải chi 300 triệu đồng cho việc mua sắm và bảo trì thiết bị kiểm định Nếu không phân bổ chi phí hợp lý, lợi nhuận của kỳ đó sẽ bị giảm mạnh, trong khi chi phí thực tế có thể được sử dụng cho nhiều dự án khác Đề xuất:
Theo dõi lợi nhuận theo dự án: Công ty cần có hệ thống theo dõi chi phí và doanh thu cho từng dự án để có thể xác định chính xác lợi nhuận cho mỗi dự án riêng lẻ Điều này sẽ giúp quản lý tài chính tốt hơn và tránh việc lợi nhuận bị ảnh hưởng bởi các khoản chi phí bất thường.
Dự phòng chi phí phát sinh: xây dựng một quỹ dự phòng cho các chi phí không lường trước, đặc biệt là chi phí liên quan đến bảo trì hoặc mua sắm thiết bị kiểm định.
