Bài tập nhóm chương vii chức năng Điều khiển

Thuyết 2 yếu tố của Herzberg Các yếu tố duy trì Liên quan đến quan hệ giữa cá nhân và tổ chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm vi công việc Các yếu tố động viên Liên quan đến tính chất công

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NHA TRANG

BÀI TẬP NHÓM CHƯƠNG VII: CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

Tên học phần : Quản trị học

Lớp học phần : 64.Markt-3

Sinh viên thực hiện : Nhóm 1

Nha Trang, Khánh Hòa 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

MỤC LỤC

I Khái niệm và vai trò của chức năng điều khiển 1

1 Khái niệm 1

2 Vai trò của chức năng điều khiển 1

II Lý thuyết về động viên 2

1 Khái niệm về động viên 2

2 Các lý thuyết về động viên 2

3 Ứng dụng các lý thuyết động viên vào thực hành quản trị 5

III Lý thuyết về Lãnh đạo 5

1 Các khái niệm về lãnh đạo 5

2 Phong cách lãnh đạo 6

IV Thông tin 9

1 Thông tin qua lại giữa cá nhân 10

2 Thông tin trong nhóm 11

3 Thông tin trong tổ chức 12

V Quản trị xung đột 13

1 Khái niệm xung đột 13

2 Phân loại xung đột 13

3 Cách giải quyết xung đột 13

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG SỐ 4 16

NỘI DUNG

I Khái niệm và vai trò của chức năng điều khiển

1 Khái niệm

- Điều khiển là những hoạt động liên quan đến việc hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc và thúc đẩy các thành viên thực hiện các mục tiêu của tổ chức với hiệu quả cao

- Như thế, chúng ta có thể rút ra 3 nội dung chính của chức năng điều khiển:

2 Vai trò của chức năng điều khiển

Những nhà quản trị phải thực hiện chức năng điều khiên để đưa tổ chức của mình đạt đến mục tiêu đã định Điều khiển chính là quá trình vận hành cỡ máy để thực hiện quá trình biến đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm để đưa ra thị trường Chức năng điều khiển là vếu tố đảm bảo cho mục tiêu của tô chức biến thành hiện thực với những vai trò sau đây:

- Điều khiển đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận các thành viên Nhờ điều khiển các bộ phận các thành viên san kết với nhau cùng thực hiện mục tiêu chung

- Điều khiển đảm bảo cho việc thực thi các quyết định quản trị, làm cho các quyết định quản trị được triển khai thực hiện để biển mục tiêu của tổ chức thành hiện thực

- Điều khiển khoa học tức là nhà quản trị biết cách lãnh đạo, động viên nhân viên nhờ

đó khai thác và phát huy tối đa các nguồn lực của đơn vị, nhờ đó nâng cao được hiệu quả kinh doanh

II Lý thuyết về động viên

1 Khái niệm về động viên

Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các cấp dưới, qua đó làm cho công việc hoàn thành với hiệu quả cao

Muốn động viên được nhân viên, nhà quản trị phải tạo ra được động cơ thúc đẩy họ Trong khi đó, động cơ thúc đẩy lại được hình thành từ nhu cầu nào đó của người lao động cần được thỏa mãn Các nhà khoa học đã cho rằng: Hiệu quả làm việc là một hàm phụ thuộc vào 2 biến độc lập là năng lực và động cơ Động cơ thúc đẩy là một phản ứng nối tiếp:

Nhu cầu -> mong muốn -> thôi thúc -> hành động -> sự thỏa mãn

2 Các lý thuyết về động viên

2.1 Lý thuyết phân cấp các nhu cầu của Maslow

Những nhu cầu tự thể hiện (tự thể hiện)

 Những nhu cầu tự trọng (tự trọng)

 Những nhu cầu xã hội (xã hội)

 Những nhu cầu an toàn, an ninh (an toàn)

 Những nhu cầu cơ bản (sinh học)

2.2 Thuyết E.R.G (giáo sư Clayton Alderfer)

- Nhu cầu tồn tại (Existence Needs) là những đòi hỏi vật chất tối cần thiết cho sự tồn tại của con người gồm các nhu cầu về sinh học và nhu cầu về an toàn (như các phân loại của Maslow)

- Nhu cầu quan hệ (Relatedness needs) là những đòi hỏi về quan hệ tương tác qua lại giuawc các cá nhân, gồm các nhu cầu về xã hội và 1 phần nhu cầu tự trọng (được tôn trọng)

- Nhu cầu phát triển (Growth Needs) là những đòi hỏi bên trong mỗi con người để phát triển cá nhân, bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần nhu cầu tự trọng (tự trọng và tôn trọng nguoif khác)

2.3 Thuyết 2 yếu tố của Herzberg

Các yếu tố duy trì Liên quan đến quan hệ giữa cá nhân và

tổ chức, bối cảnh làm việc hoặc phạm

vi công việc

Các yếu tố động viên Liên quan đến tính chất công việc, nội dung công việc và những phần thưởng

Phương pháp giám sát

Hệ thống phân phối thu nhập

Quan hệ đồng nghiệp

Điều kiện làm việc

Chính sách của công ty

Địa vị

Quan hệ giữa các cá nhân

Sự thách thức của công việc Các cơ hội thăng tiến

Ý nghĩa của các thành tựu

Sự nhận dạng khi công việc đưuọc thực hiện

Ý nghĩa của các trách nhiệm

Ảnh hưởng của yếu tố duy trì Ảnh hưởng của yếu tố động viên

Không có sự bất

mãn

Không tạo ra

nhiều sự hung

phấn hơn

ảnh hưởng tiêu cực (chán nản, thờ ơ)

Hung phấn trong quá trình làm việc, hăng hái hơn, có trách nhiệm hơn

Không có sự bất mãn (vẫn giữ được mức bình thường)

2.4 Thuyết về bản chất của con người Mc Gregor

- Bản chất X: là người không thích làm việc, lười biếng, thụ động, không muốn nhận trách nhiệm và sẵn sang chấp nhận sự chỉ huy, kiểm soát của người khác

- Bản chất Y: là người ham thích làm việc, sẵn sàng nhận trách nhiệm, thích năng động sáng tạo và biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu

→ Đối với người có bản chất X, nhà quản trị nên nhấn mạnh đến các biện pháp kích thích bằng vật chất, kết hợp với sự đôn đốc và kiệm ra thường xuyên

→ Đối với người có bản chất Y, nhà quản trị nên tôn trọng ý kiến của họ, khuyến khích tính chủ động, sáng tạo và tạo cho họ cơ hội để thăng tiến

2.5 Thuyết mong đợi của Victor.H.Vroom

- Được làm những công việc phù hợp với khả năng của mình

- Được nhận những phần thưởng hấp dẫn sau khi hoàn thành công việc

- Nhà quản trị thực hiện sự cam kết về phần thưởng đối với người lao động

- Giao cho người lao động những công việc phù hợp với khả năng của họ để có niềm tin hoàn thành được tốt công việc ấy

- Làm cho họ quan tâm đến nhứng giá trị phần thưởng khi họ thực hiện tốt công việc (phần thưởng hấp dẫn)

- Luôn thực hiện sự cam kết về phần thưởng dành cho người lao động (làm cho người lao động có lòng tin vào sự cam kết của nhà quản trị)

 Có thể khái quát lý thuyết này trong công thức sau:

Động cơ thúc đẩy = Mức say mê x Kỳ vọng đạt được x Sự cam kết

Trong đó:

- Mức say mê: giá trị hấp dẫn của phần thưởng đối với người thực hiện công việc

- Kỳ vọng đạt được: nhiệm vụ khả thi đối với người thực hiện và họ kì vọng sẽ hoàn thành được

- Sự cam kết của nhà quản trị/tổ chức: chắc chắn sẽ trao phần thưởng cho người đã hoàn thành nhiệm vụ

2.6 Thuyết về sự công bằng

- Nếu phần thưởng và đãi ngộ không xứng đáng với công sức mà họ bỏ ra thì người lao động sẽ bất mãn, không làm hết khả năng của mình, thậm chí là có những phản ứng tiêu cực

- Nếu tin rằng họ đã được đối xử đúng, tức là phần thưởng nhận đưuọc tương xứng với công sức họ đóng góp thì họ sẽ duy trì mức độ làm việc như trước

- Nếu nhận thức đưuọc phần thưởng và đãi ngộ cao hơn mong đợi thì người lao động sẽ làm việc tích cực hơn để đền đáp Tuy nhiên, sau đó họ có xu hướng đánh giá thấp đi

và bình thường hóa các giá trị của phần thưởng

3 Ứng dụng các lý thuyết động viên vào thực hành quản trị

- Đầu tư những điều kiện vật chất cần thiết để người lao động có thể làm việc với năng suất cao (văn phòng thong thoáng, trang bị đủ các phương tiện làm viện, )

- Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, hợp tác, quan tâm, chia sẻ trong công việc

và cuộc sống, làm sao để công ty thực sự trở thành ngôi nhà thứ 2 của người lao động

- Nghiên cứu để nhận biết các nhu cầu của nhân viên và quan tâm tạo điều kiện để họ được thỏa mãn

- Tạo sự gắn bó, yêu thích công việc của người lao động thông qua:

+ Phân công lao động hợp lý, công bằng

+ Luân chuyển công việc và mở rộng công việc

+ Thú vị hóa công việc

- Đánh giá kịp thời những thành tích của nhân viên và khen thưởng hợp lý

- Tạo cơ hội cho người lao động tham gia:

+ Trao đổi về mục tiêu và những quyết định phát triển tổ chức

+ Phát triển nhóm tự quản, nhóm chất lượng

- Sử dụng các kỹ thuật hỗ trợ:

+ Lịch làm việc năng động

+ Kỳ nghỉ chung để tạo sự gắn bó

+ Sinh hoạt tập thể như văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ sáng tạo

III Lý thuyết về Lãnh đạo

1 Các khái niệm về lãnh đạo

Có nhiều cách hiểu khác nhau về lãnh đạo:

− Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức

− Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển, ra lệnh và đi trước

− Lãnh đạo là tác động đến người khác, truyền cảm hứng, khơi dậy lòng nhiệt huyết của

họ đối với công việc, tổ chức và những người xung quanh

Từ các định nghĩa khác nhau, đều có chung: lãnh đạo chính là quá trình chỉ huy hay tác động đến người khác nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong những tình huống nhất định Muốn thế thì người lãnh đạo phải đi trước, tức là thấy trước được vấn đề, rồi làm trước để noi gương cho người khác

Với cách hiểu đó để hoàn thành được chức năng của mình, người lãnh đạo cần có những phẩm chất và kỹ năng sau:

− Phải hiểu biết công việc và lắng nghe mọi người

− Phải có những phẩm chất cá nhân như: Điềm tĩnh, trung thực, nhiệt tình,kiên định, nhất quán,…

− Có uy tín trong tập thể

− Có năng lực tổ chức giao tiếp

− Khả năng khơi dậy sự tự tin

− Hướng đến những thành công mới với sự sáng tạo và chấp nhận rủi ro

2 Phong cách lãnh đạo

2.1 Khái niệm

Phong cách lãnh đạo được hiểu là: tập hợp của những phương pháp hay cách thức tác động mà nhà quản trị thường sử dụng để chỉ huy nhân viên thực hiện một nhiệm vụ hay công việc nào đó

2.2 Phân loại phong cách lãnh đạo

Phong cách độc đoán: Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo tập trung tối đa

quyền lực vào tay mình, trực tiếp ra các quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của người dưới quyền Thông tin đi theo 1 chiều từ cấp trên xuống cấp dưới

Đối tượng

Mục tiêu

Tình huống Chủ thể

Lãnh đạo

Nhân viên

Ra lệnh, chỉ đạo Thi hành, báo cáo

Ưu điểm:

− Giải quyết công việc nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc;

− Chớp thời cơ, cơ hội

Nhược điểm:

− Không phát huy tài năng của người dưới quyền

− Bầu không khí làm việc căng thẳng

− Công việc của người lãnh đạo căng thẳng

→ Phong cách này thường được áp dụng trong những trường hợp:

+ Doanh nghiệp mới hình thành chưa đi vào ổn định, nề nếp

+ Doanh nghiệp đang ở trong tình trạng trì trệ, thiếu kỷ luật, tự giác, cần chấn chỉnh lại

+ Cần giải quyết công việc một cách cấp bách

Phong cách dân chủ: Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo ra quyết định trên

cơ sở bàn bạc, trao đổi và tham khảo ý kiến của cấp dưới Thông tin đi theo 2 chiều

Ưu điểm:

− Phát huy được tài năng, sáng tạo của cấp dưới, của tập thể

− Nhân viên quan tâm hơn, gắn bó hơn với công việc

− Năng suất làm việc cao

Lãnh đạo

Nhân viên

Đóng góp ý kiến

Lấy ý kiến

Nhược điểm:

− Người lãnh đạo dễ trở thành người thỏa hiệp vô nguyên tắc

− Tốn thời gian

− Dễ xảy ra xung đột do bất đồng quan điểm

→ Phong cách này không nên áp dụng ở những nơi chưa thiết lập được kỷ cương nề nếp,

tự giác hoặc công việc đòi hỏi tính cấp bách cao Muốn phong cách này hiệu quả thì nhà quản trị phải có đủ bản lĩnh để không trở thành người thỏa hiệp vô nguyên tắc hay

“theo đuôi” quần chúng

Phong cách tự do: Là phong cách, mà trong đó người lãnh đạo cho phép người dưới

quyền ra quyết định riêng của mình và họ ít tham gia vào việc ra quyết định của tổ chức Nhà quản trị chỉ hỗ trợ nhân viên khi cần thiết

Ưu điểm:

− Phát huy tính sáng tạo của nhân viên

− Tạo cơ hội cho nhân viên phát huy năng lực, tự chủ tự quyết trong công việc

Khuyết điểm:

− Dễ thất bại nếu cấp dưới thiếu trách nhiệm, kỷ luật

− Năng suất làm việc thấp do nhà quản trị vắng mặt

→ Phong cách này được sử dụng trong trường hợp trình độ cấp dưới phải khá tốt, có tinh thần chủ động và sáng tạo Nếu ngược lại thì phong cách lãnh đạo này lại tác động xấu, tổ chức có thể bị trì trệ

Tóm lại, ta có thể thấy mỗi phong cách lãnh đạo đều có những ưu và nhược điểm

riêng Để đạt được thành công, nhiệm vụ của một nhà lãnh đạo là hiểu biết những phong cách lãnh đạo khác nhau để có thể linh hoạt khi sử dụng chúng đối phó với những điều kiện và con người khác nhau trong công việc

2.3 Lựa chọn phong cách lãnh đạo

Giao việc

Việc lựa chọn phong cách lãnh đạo tối ưu cần phụ thuộc vào các yếu tố sau:

− Đặc điểm của nhà quản trị (trình độ, năng lực, sự hiểu biết và tính cách của nhà

quản trị)

− Đặc điểm của nhân viên (trình độ, năng lực, sự hiểu biết về công việc và phẩm chất

của nhân viên…)

Ví dụ:

 Tuổi tác: Nên dùng phong cách lãnh đạo tự do đối với những người cao tuổi hơn mình Trái lại, đối với những người nhỏ tuổi hơn, tốt hơn là áp dụng phong cách độc tài

 Kinh nghiệm: Nếu nhân viên đã có nhiều kinh nghiệm nghề nghiệp, tốt hơn là sử dụng phong cách lãnh đạo dân chủ và tự do

 Cần phải độc tài với những loại người có thái độ chống đối hoặc không tự chủ

 Cần phải dân chủ với những người có tinh thân hợp tác, người thích lối sống tập thể

 Đối với những người có đầu óc cá nhân hoặc không thích giao thiệp xã hội thì nên để

họ tự do hoạt động

− Đặc điểm của công việc phải giải quyết (tính cấp bách, mức độ phức tạp, tầm quan

trọng của công việc…) Trong những tình huống khác nhau, đòi hỏi nhà lãnh đạo phải

có sự nhanh nhạy, lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp để kịp thời giải quyết

Ví dụ: Khi có bất đồng trong tập thể xảy ra, trước sự ngờ vực, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị phải áp dụng phong cách lãnh đạo độc tài, sử dụng quyền lực của mình để đưa ra quyết định và phương hướng chính xác

IV Thông tin

Thông tin trong điều khiển

- Các nhà quản trị cần phải có thông tin

- Không có thông tin sẽ không lãnh đạo được

- Là máu của tổ chức và là mạch gắn những tổ chức lại với nhau

- Quá trình thông tin có thể thu thập và phân tích trên 3 cấp độ khác nhau: thông tin qua lại giữa các cá nhân, thông tin trong nhóm và thông tin tổ chức

1 Thông tin qua lại giữa cá nhân

- Bao gồm trao đổi thông tin giữa hai người

- Gồm các yếu tố cơ bản sau: (1) thông tin dự định gửi -> (2) quá trình mã hóa -> (3) kênh mạch chuyển -> (4) quá trình giải mã -> (5) người nhận -> (6) phản hồi -> (7) người gửi

- Được sử dụng rộng rãi trong quá trình tổ chức thực hiện thông tin giữa các cá nhân với nhau

- Mô hình bắt đầu bằng 1 thông điệp cần được chuyển từ người gửi sang nguồn người nhận Nguồn gửi và nhận có thể là một người hoặc nhiều người cùng làm việc với nhau (VD: 1 ban nhạc, 1 nhóm…)

- Thông điệp là những tín hiệu mà nguồn người gửi chuyển cho nguồn người nhận Nó

có thể được biểu hiện ở lời nói, chữ viết hoặc phi ngôn ngữ,…

- Quá trình mã hóa là chuyển những thông điệp thành những biểu tượng , ký hiệu để truyền đi Việc mã hóa rất đơn giản, nhưng trong vài trường hợp lại rất phức tạp

- Kênh ( mạch) là phương tiện mà qua đó thông điệp di chuyển từ người gửi đến người nhận Có nhiều loại khác nhau: giao tiếp trực tiếp, radio, tạp chí, báo,…

- Phản hồi là thông tin được gửi từ người nhận đến người gửi Việc phản hồi giúp cho người gửi phát hiện ra thông điệp ban đầu có gì chưa chuẩn, cần được điều chỉnh ở các thông điệp tiếp sau Việc này rất cần thiết cho chức năng điều khiển của các nhà quản trị

- Lưu ý thêm 1 số nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng và sự chính xác thông tin sau đây: a) Có thể xuất hiện các “ nhiễu” đó là những từ tối nghĩa, ko rõ ràng gây trở ngại, khó khăn cho người nhận trong quá trình nhận thức và hiểu đúng thông tin

b) Giữa mã hóa và giải mã trong nhiều trường hợp không thống nhất và hiểu không tương đồng giữa người gửi và người nhận

c) Trong quá trình mã hóa, thường bỏ xót những thông tin quan trọng Để tránh việc bỏ xót, người truyền thường lặp đi lặp lại thông điệp nhiều lần => điều đó làm cho người nhận bị quá tải và bận rộn

2 Thông tin trong nhóm.

Các nhân tố ảnh hưởng đến thông tin trong nhóm

2.1 Cơ hội tương tác