Tiểu luận - TRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH - đề tài - E-MAIL VÀ BẢN GHI NHỚ

 Lời chào: dấu hiệu sự bắt đầu của thư  Nội dung: kết hợp cả chữ hoa và chữ thường, viết theo một chủ đề, dưới ba chiều dài màn hình  Kết thúc và chữ kí: cung cấp tên là bắc buộc, lời

MÔNTRUYỀN THÔNG TRONG KINH DOANH

E-MAIL VÀ BẢN GHI NHỚ

EMAIL VÀ BẢN GHI NHỚ

I Cách tạo ra e-mail và bản ghi nhớ hiệu quả

II Cấu trúc và định dạng

III Mô tả các thông lệ của e-mail

IV Các loại e-mail và bản ghi nhớ

I Cách tạo e-mail và bản ghi nhớ

3.Chỉnh sửa

Giai đoạn 1: Phân tích, dự kiến

Giai đoạn 1: Phân tích, dự kiến

và thích ứng.

Tôi có thể tiết kiệm thời gian của người đọc

như thế nào?

? Người đọc sẽ phản ứng như thế nào?

Giai đoạn 2:Nghiên cứu, tổ chức

Giai đoạn 3:Sửa đổi, kiểm tra và

đánh giá.

Sửa lại cho rõ ràng

Chứng minh tính đúng đắn

Kế hoạch phản hồi

II Cấu trúc và định dạng

Nội dung

• Trình bày vấn đề theo một chủ đề

• Sử dụng danh sách được đánh số, tiêu đề, bảng biểu và các kĩ thuật đồ hoạ

Định dạng

E-mail

Bản ghi nhớ

 Dẫn lời bao gồm người nhận, người gởi, ngày

tháng, chủ đề

 Lời chào: dấu hiệu sự bắt đầu của thư

 Nội dung: kết hợp cả chữ hoa và chữ thường, viết theo một chủ đề, dưới ba chiều dài màn hình

 Kết thúc và chữ kí: cung cấp tên là bắc buộc, lời tạm biệt , thông tin liên lạc

Bản ghi nhớ

 Có định dạng chuẩn, in dấu tên tổ chức, bộ phận

 Nếu không có mẫu sẵn thì có thể đánh máy

 Định dạng lề ngoài 1-1.25 inch, không căn lề phải, khoảng cách dòng 1inch, khoảng cách đoạn 1.5-2 inch

 Bỏ trống 2 dòng đầu giữa tiêu đề và nội dung

 Kết thúc phần kí tên thay cho chữ kí

III Mô tả các thông lệ e-mail

1 Bắt đầu

Xem xét sáng tác ngoại tuyến

Nhận địa chỉ đúng

Tránh các chủ đề gây nhầm lẫnDòng chủ đề, đoạn đầu màn hình

Xem xét sáng tác ngoại tuyến

Ví dụ về một dịch vụ sang tác ngoại tuyến của email: add-on

Gmail ngoại tuyến

Những tính năng của add-on Gmail ngoại tuyến:

hóa khi có kết nối internet

Xem xét sáng tác ngoại tuyến

Hướng dẫn cài đặt Gmail ngoại tuyến

Bước 1: Các bạn truy cập theo đường dẫn sau:

Gmail ngoại tuyến

Bước 2: Nhấn nút Miễn phí để cài đặt add-on Gmail ngoại tuyến.

Xem xét sáng tác ngoại tuyến

Bước 3: Cửa sổ xác nhận cài đặt Gmail ngoại tuyến hiện lên, các bạn nhấn nút Thêm

Bước 4: Gmail ngoại tuyến đã được thêm

vào Chrome bạn có thể thấy Gmail ngoại

tuyến trong phần Apps củaGoogle Chrome

Xem xét sáng tác ngoại tuyến

Nhận địa chỉ đúng

Kiểm tra lại từng địa chỉ mà bạn gõ thủ công Cũng

là chắc chắn rằng bạn không trả lời cho nhằm người

Tránh các dòng chủ đề gây nhầm lẫn

Tiêu đề là một trong 3 thành phần sẽ xuất hiện đầu

tiên trong hộp thư người nhận (địa chỉ người gửi, dòng tiêu đề, vài dòng đầu của email) Chủ đề phải ngắn

gọn ,xúc tích,hấp dẫn, cụ thể ,rõ ràng

Dòng chủ đề và đoạn đầu tiên

Khi độc giả mở tin nhắn của bạn và nhìn vào đầu màn hình, họ sẽ thấy những gì là quan

trọng nhất?

Dòng chủ đề và đoạn đầu tiên phải truyền đạt mục đích của bạn

2 Nội dung, ngữ điệu và tính chính xác

túc

3 Quy ước sử dụng mạng

 Hạn chế việc gửi bản sao một cách rộng rãi

 Không bao giờ gửi "spam“

5 Sử dụng cá nhân

Không sử dụng máy tính của

công ty cho các vấn đề

cá nhân

Giả sử rằng tất cả e-mail được theo dõi

6.Các thực tiễn thông minh khác

Cải thiện khả năng đọc các tin nhắn dài

hơn với tính năng tô màu đồ hoạ

Xem xét sự khác biệt về văn hoá

Kiểm tra kỹ trước khi nhấn nút Send

IV.Các loại thư điển hình trong

Thư yêu cầu

Mở đầu: yêu cầu thông tin trực tiếpPhần thân:giải thích yêu cầu của bạnPhần kết thúc: bao gồm ngày kết thúc

để thúc đẩy nhanh phản hồi

Một số ví dụ về thư yêu cầu

• Thư đặt hàng

•Thư đề nghị cung cấp thông tin

•Thư thanh toán khoảng nợ

Thư phản hồi

Thư phản hồi

Mở đầu: nêu tóm tắt các thông tin chính từ trả lời của bạn

Phần nội dung: cung cấp thông tin

bổ sung và chi tiết

Phần kết thúc: đưa ra kết luận,

nhận xét, tóm tắt hoặc đề nghị hỗ trợ

Một số ví dụ về thư phản hồi

 Thư xác nhận đơn đặt hàng

 Thư từ chối đơn đặt hàng

3 Email và bản ghi nhớ thông

báo thủ tục

• Chức năng: truyền đạt ý tưởng của bạn rõ ràng và không cần giải thích thêm

• Các thủ tục bằng văn bản và sử dụng hiệu quả

Liệt kê các bước của quy

Kế hoạch viết cho một thủ tục

Mở đầuPhần thânKết thúc

• Thông báo thủ tục

• Giải thích nhu cầu

• Cug cấp thêm thông tin

4 Email và bản ghi nhớ xác nhận các quyết định, chỉ thị và thảo luận

Khi bạn viết thư xác nhận thỏa

thuận bằng miệng cần ghi nhớ:

• Bao gồm tên và chức danh của các cá

nhân liên quan

• Phân loại các vấn đề một cách chính xác

• Yêu cầu phản hồi về điểm không rõ ràng hoặc không chính xác

Dòng tiêu đề mơ hồ

Mở đầu không xác định được vấn đềKhó theo dõi

Những lời đe dọa(Trích Business communication-process& product 6thEd)

(Trích Business communication-process& product 6thEd)

Thông tin, lịch sự

Tóm tắt ý

tưởng chính

ngắn gọn

Kết thúc bằng lợi ích đã đọc

Các bước

dễ theo dõi

Có giải thích

lý do

Làm sao để viết email hay bản

Kết thúc

?