Báo cáo Đồ Án thực hành môn học quản lý dự Án công nghệ thông tin Đề tài xây dựng website nội bộ doanh nghiệp

Trang mạng nội bộ nhăm truyền tải và cung cáp các thông tin cần thiết và tương tác nội bộ giữa các nhân viên, bao gồm một só khía cạnh như thông báo, bảng tin, truyền thông nội bộ, quả

DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHi MINH TRUONG DAI HOC CONG NGHE THONG TIN KHOA KHOA HOC VA KY THUAT THONG TIN

BAO CÁO ĐỎ ÁN THUC HANH MON HOC QUAN LÝ DỰ ÁN CONG NGHE THONG TIN

DE TAI:

XÂY DỰNG WEBSITE NỘI BỘ DOANH NGHIỆP

Giảng viên hướng dẫn: ThS Tạ Việt Phương

Nhóm sinh viên thực hiện:

2 Nguyễn Phước An Vũ MSSV: 20522165

4 Dang Tran Tuan Anh MSSV: 20521058

5 Nguyén Thi Kim Ngan MSSV: 21520068

TP HO CHi MINH, NAM 2024

LOI CAM ON

Lời đầu tiên, nhóm chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Tạ Việt Phương — giảng viên môn Quản lý dự án Công nghệ thông tin Thầy đã trực tiếp giảng dạy, tận tình chia sẻ những kiến thức, hỗ trợ và đóng góp những ý kiến quý báu để

giúp chúng em hoàn thành thật tốt đồ án và bài báo cáo của mình

Mặc dù nhóm đã cố gắng hoàn thành báo cáo một cách hoàn thiện và tốt nhất

có thể, song không thê tránh khỏi những thiếu sót không mong muốn trong quá trình thực hiện Mong răng sẽ nhận được những góp ý và nhận xét quý báu từ thầy và mong thầy sẽ thông cảm cho những khuyết điểm của nhóm Những nhận xét quý báu của thay sẽ giúp chúng em có thật nhiều kinh nghiệm, động lực để hoàn thành tốt hơn nữa những đồ án, dự án trong tương lai

Một lần nữa, nhóm chúng em cảm on thay rất nhiều vì đã đồng hành cùng nhóm trong suốt học kỳ vừa qua đề có thê hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất

Tp Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 05 năm 2024

Nhóm sinh viên thực hiện

Nhóm 3

NHẬN XÉT CUA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

TP.HCM, ngày tháng nữ 2024

Người nhận xét (Ký tên và ghi rõ họ tên

MỤC LỤC

lọ leo 09 dddảẳảẳảẳỶŸẬỒỖẶỖ 2 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 52 2222222221 1eerrre 3 MỤC LỤC 2222521 21212122221212122111210121212122121112122112212111111212 re 4 DANH MỤC HÌNH ẢNH - 22.22 22221221212112121212112111211122 re 11 DANH 0I98:7.))ICAAỒÁẶÁẶÁẶÁẶÁẶÁẶỖẼ 13 TÓM TẮT ĐỀ TÀI 22222 S2 22222121212111121212112121212112111211111212 2e 16 PHẢN 1: NỘI DŨNG DỰ ÁN Q0 1 121 2221221222111 re 48 CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU - S5 22222222121 121E35121211111 2121281 11181112151 1111 E1 ru 18 1.1 Ly do Chom dé tai c.ccccccccccccccccccceccssssssecessenstetstesesiceecesssnereasiteateteereaees 18 1.2 Mục tiêu của d@ tai occ ccc cccecceeececeeseseecesesseseseseceecasssesereasitateteteneasiees 19

1.3 Statement of work (SOVW) Q.0 ch HT TT Kk KT kh KH 19

1.4.3 Các bên liên quan - Q1 2011111 HT 1n TT TH HE TH TT k ke 23

1.4.4 Mục tiêu của dự án .- L1 0Q 00T 1 T22 2H HH HH TH TH HT Tnhh nen 23

„5 8 (1S 24

1.4.9 Phụ thuộc ngoại VÍ - c c c HH HH HH HH TT HT Tnhh nhe 27 I1 g 0) s8 i9 sЊẼ†=iiiiíđ4 28

4.5.9 Khuyến nghị - 1 224 212112111111311 12111 11111111 11121 22101011101101 111gr 31 CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG Q22 2221222121212 re 33 2.1 Các yêu cầu dự án đã thu thập . - 2 S1 2222221251812 21515 ExxeE 33 2.1.1 Bảng câu hỏi phỏng vấn - - 5 2222 212121212111 1112151 1118111121111 xe 33 2.1.2 Khảo sát hệ thống hiện có - - 2222221211121 1112121 1118111118111 xee 34

2.2 Mô tả quy trình nghiệp Vụ - 2.0 L2 S2 HS TH HH HH ng ke 34

2.1.1 Nghiệp vụ của nhân viên - - 2.00002000212221 201111 ng 2x khen re 34

2.1.2 Nghiệp vụ của quản lý - 2c 120111112 11111 11 TH 21k Tnhh 34

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN 5-5 2222222222112 re 36

3.1 Phương án tối thiếU - S1 2222212121 1118151 2111211118181 011111181212 36 3.2 Phương án đề XUất - - - ST 2121111111 11111112111111121011101 1012110 E1 rêu 38

3.4 Lựa chọn phương án Q TT TS SSSS ST TS HT KHE kg kệt 44

3.4.1 Tiêu chí, yêu cầu đánh giá phương án 2-2-5 22222222 xe rerrre 44

3.4.2 Đánh 914 phương ái . - TS SĐT SSS TS Sn TS ST T TT En HT Hi KH ky 46

3.4.3 Quyết định lựa chọn phương án . - 5: 2222 SE S2E2E+E 2E E212 EEEzecee 47

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN 0-1 2 1 2E 2221 12Eeeerrre 48

4.1, Xác định phạm VÍ - Q01 11T ST TT TT KT kh 48 4.2 WBS (Work Breakdown Structure) SH he 48

4.2.1 Sơ đồ phân rã công việc (khi chưa thay đổi) 5:5: S222 +c+x+scsa 48 4.2.2 Danh sách các hoạt động của dự án (khi chưa thay đôi) - 50 4.2.3 Sơ đồ phân rã công việc (khi thay đỏi) 55252 2222 se csczcsxzeei 55 4.2.4 Danh sách các hoạt động của dự án (khi thay đổi) 5555-52 57 4.2.5 Sơ đồ GANTT (khi chưa thay đôi) - 5: 5222 22 +E SE Es Esxzxssrrresree 62 4.2.6 Sơ đồ GANTT (khi thay đổi) . - 5 2 212 SE E132 21215118181 se 63 CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ LỊCH BIÊU DỰ ÁN -222 52222 ren 65

7.1 Risk Breakdown Structure (RBS) LH HH HH 74

7.2 Phân tích rủi ro - định tính -.- c2 112 2111112 11T k TH ket 76 7.3 Phân tích rủi ro - định lượng . - S2 211112 21111 nghe 77

7.4 K@ hoach d6i PNG rai FO ccc ccceccccececeecssseeeeessceeeeescseeasssstereatteeseteereaees 79

7.5 Bảng đăng ký FủI FO ccce cee cece eee ceeeeeeaeceeeecaeeesesceaeeeeeseeeeeeeaees 82

CHUONG 8 QUAN LY TRUYEN THONG, NHAN LUC DỰ ÁN 87

8.1 Quan ly truyén thOng occ cccecececeeseseeeeesceceesetesceceestitesitiecreesiteteeneeees 87 8.1.1 Mục tiêu quản lý truyén thOng 20 cece cceccceeceecececeecesesereeestiteesetseereaees 87 8.1.2 Kế hoạch truyền thông, . - 5-2522: 222215151 11E115121 251815111511 8 te 87 8.1.3 Các hoạt động truyền thông - 222 S1 222212123 15121511211115 111815 xeu 87 8.1.4 Bảng đánh giá truyền fhông 52: c2 222 2121221218121 12151 1181111 x6 88

8.2.2 Phân công công việc cho các thành viên trong dự án 88

CHUONG 9 QUAN LY CAC BEN LIÊN QUAN, MUA SÁM, CHÁT LƯỢNG

DU AN woe cecccccecececcscescseececscececececescesseseecesevevavavavseseueseesevevavavevatessesssevivevevevereneeeey 95

9.1 Quan ly các bên liên quan - cece ete ee eens ceeee sees eeseeeeeestneeeeeaes 95

9.2 Quản lý mua sắm - S222 121211122212111 1011111011111 8101211011111 errrei 96 9.3 Quản lý chất lượng dự án S22: S1 1212115121111 0181111121121 221818 rya 97

9.3.1 Mức độ thành công của dự án . - 22 2211111 n* SH ven rxy 97

9.3.2 Đánh giá mức độ các cột mốc trong dự án 2:22 + serereei 98

9.3.3 Rủi ro chất lượng - ccc 212121 1111151121211111 1818111011111 01101211 Hư 99 CHƯƠNG 10 QUẢN LÝ TÍCH HỢP S S211 811m re 101 CHƯƠNG 11 PHẦN TÍCH YÊU CẢU 5 22222 2222252112181 cxea 403 11.1 Yêu cầu chức năng - S1 2S 2121 151115121212111 1811111011111 811122 Ereg 103

11.1.1 Luu trtt thong tin 200 ceeee cee eeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeetteeeteeneeenees 103 11.1.2 Tra cứu và chỉnh sửa thong ti ee eeeeeeeeeeeeececeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeees 103 11.1.3 Quản lý thông tin 0S SSSnSS ST SE TH ST Tp 103

11.2 Yêu cầu phi chức năng . - 1 2222121211181 111112121 1118181121111 xe 103 11.2.1 Yêu cầu về giao diện - S122 2212112111 111112121 22181811 811 re 103

11.2.2 Yêu cầu vẻ hiệu suất G11 111111 KT K KHE KHE TH KH KH rkt 103

11.2.3 Yêu cầu về bảo mậtt - -: 122121 122121212121211111111 112111 E cxe 104

CHƯƠNG 12 THIẾT KÉ HỆ THÔNG 0c ccctninnrhererree 105

12.3 Danh sách USe€-CaSe ooo cece ccc c cece cee cee eee c caste cecaeaeeeecaeeeecnseeesteaeees 106

12.4 Đặc tả một số use-case và Activity Diagram . -ccccc sec 107

12.4.1 Quy trình quản lý nhân Sự L Q2 2.1 S 2n Hs nhe 107 12.4.2 Quản lý lịch họp 0 1 201112211111 1111 1112 1111 4 11H nhau 111 12.4.3 Quản lý tài liệU 2 20112201112 1111011111111 111110111 k ky 114

12.5 Sơ đồ lớpÐ 11 12121212111 11111 1111111112 110111 11101111110 01 1011111 8g rêu 117

II ứndgiddaiadđiiidiiiiđŸẢẦÄẢÄẦẦ 117

12.6.1 Quy trình quản lý nhân Sự L Q2 2.1 1S SH Hs 2 He 117 12.6.2 Quy trình quản lý thông báo nội bộ 2Q S22 he 118 12.6.3 Quy trình quản lý tài liệu -L S2 nn SH HH n* TH HH nhe, 119

12.7 Sơ đồ trạng thái - c2 c1 121 121111111111212110101111111 2112 81 82x 120

12.7.1 Quản lý nhân Sự - 222212 Hn TH TH SH HT nh 2 kg 120

12.7.3 Quản lý tài liệU 2 0 2.20112201112211 1 1011111111111 1 111K 1H k nh ke Hy 121

42.8 Thiết kế cơ sở dữ liệU - 222221 1211151532311 12151 181811111 25111 21101111 xy6 121 CHƯƠNG 13 PHÁT TRIỄN CHƯƠNG TRÌNH . 2ccc sec 124

13.1.1 Backend: Node.]§ - SH TH HH HH TT TT TK KT kh 124 13.1.2 Frontend: ReacfjJS - LH HH TT TH kh 124

13.1.3 Cơ sở dữ liệU -S- 2 1 2 1212123212121 111151121112111 211118 rree 124 13.2 Môi trường phát triển L 22 TS 1212 2121211818121 28a 124

CHƯƠNG 14 KIÊM THỬ 5c 222 he 126

CHƯƠNG 15 TRIÊN KHAI S S1 222 2121121515311212121 1818151111811 8e ra 127

15.1 Môi trường triển khai - - 1 22 23 E23 51151115111 18115 1111115111 rrre 127

15.1.1 Mô tả môi trường triển khai ¿5-5 2222 2221322822122 xe ree 127 15.1.2 Yêu cầu môi trường triên khai - ¿5 S222 222322222125 12E2E xe see 127 15.2 Mục tiêu triển khai - +5: 122 21112131111112111 15151 1111111111112151 1E ty 127 CHƯƠNG 16 GIAO DIỆN WEBSITE 2222122211221 xcee 129

16.1 Man hinh dang nhhap «22.00.0000 eeceeeeseceeececeeceeeeceeeeeeeeeseeeeneeeeseeeeeeeenes 129 16.2 Màn hình Dashboard - TC 0Q 0221112111211 11111 11111111811 8111 28111211 kxe 129

16.3 Quản lý nhân viÊn - L L2 1n 1111 SH TT nn TK TH KT KH HH 129

16.4 Profile nhân viên 0002221221112 220 1211 nh 131

16.5 Quản lý lịch đăng ký phòng họp - 0Q S nn nh HH xe 131

16.6 Quản lý yêu cầu liên đơn vị - S2 S2 22211 E1 SEEEE 21212818151 2211 111g cey 132

16.7 Quản lý thông báo, tin tức nội bộ, khen thướng 135

CHUONG 17 BAO CAO TỎNG QUAN DỰ ÁN 2-2-2 22eeeree 137

17.1 Đănh Gia | 2.0 c cece cece eee e eee e eee cea ee eee eecaaee esses saeeeeeesaeeeeesaaaeeeeesneeeesae 137

17.1.1 Két qua dat QUOC? oo ccccccceccccececesseceecuseesesesceteesteseesecsecatesseneatienenenenens 137 17.1.2 Nhược điỂH: - 1 S2 12123 1115111111111 2112151 121011111 18111 108111 rêu 137 17.2 Hướng phát triễn: - - S1 2222112121 11111 111115121 521118111 112111101811 rcg 137 PHAN 2: TÀI LIỆU DỰ ÁN 1 22122221 22212321212121 121272122111 rre 138

1 GIỚI THIỆU NHÓM DỰ ÁN L1 21T sececececstseseeceesnsessernetenes 138 1.1 Giới thiệu thành viên - 22222222125 E11512121111111211 1118111111121 treg 138

1.2 Vai tro cla CAC thanh VIN cee cceecceeeceeseensssssssseeseeeseeeeaeeneeneeceneeeness 138

4.3 Giới thiệu nhóm - + 2++22221221212212122121221212212112121221212112122 2 xe 139 1.3.1 Nguy€@n tac IAM Vi8C oo ce cececcesesceeseececeasesesceeeeeeeteesstsnertatiteeseneeens 139

1.3.2 Kế hoạch họp bàn công việc - - 12s 1323121 5115 8151118111181 111 1 139

1.3.3 Đánh giá thành viên - - 5:22 S225 S22E2E2322121212111211212121225 e6 139

2 PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC - S212 1222221121121212 11112112 rrree 140

3 KET QUA ĐẠT ĐƯỢC - Q21 22212121 1112121121211111 011112 1110 reg 146

4 HẠN CHẺ Q 20201 1212222122211 1210111111011101 01511 H111 11212108111 146

5 ĐÁNH GIÁ THÀNH VIỄN - S2 22T S1 1 1211111212121 12121181811121211 tre 146 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 2-5222 222122121221212212122121222xe 148

10

Hình 4 1 Sơ đồ phân rã công việc (khi chưa thay đôi) (1) -++55<<+<s5¿ 49 Hình 4 2 Sơ đồ phân rã công việc (khi chưa thay đôi) (2) - 2 -s+s+<<+<ss¿ 49 Hình 4 3 Sơ đồ phân rã công việc (khi chưa thay đôi) (3) 2 -++5+<<+<ss: 50

Hình 4 4 Sơ đồ phân rã công việc (khi thay đôi) ( 1) - 5-5525 S2* +22 zxse si 56 Hình 4 5 Sơ đồ phân rã công việc (khi thay đôi) (2) ¿ 5+2 S2 S2 se zxse si 56 Hình 4 6 Sơ đồ phân rã công việc (khi thay đôi) (3) - 52252 S* +22 zxseczei 57 Hình 4 7 Sơ đồ GANTT (khi chưa thay đôi) (1) -¿ 5252 +c+zcccxsezcsxsxserrei 63 Hình 4 8 Sơ đồ GANTT (khi chưa thay đôi) (2) : 5: 2222 x+x+EcEcxsezcsxsrserrei 63 Hình 4 9 Sơ đồ GANTT (khi chưa thay đôi) (3) ¿ 2222 *+Ecccxsescsxsxserrei 63 Hình 4 10 Sơ đồ GANTT (khi thay đối) (l) . - 2252 2222 22S2E222EE2E2EEeEereerrres 64 Hình 4 11 Sơ đồ GANTT (khi thay đối) (2) . - 2252 222222 EEE2E12E2EEEeEerrres 64 Hình 4 12 Sơ đồ GANTT (khi thay đối) (3) . - 2252 222222 E222 ExeEerrre 64

Hình 5 1 Sắp xếp các hoạt động theo PDÌM cc cà 22111 nnn hs key 66

Hình 7 1 Phân tích rủi ro — định lượng () - - ¿5222525222 SS£+Eexexsxzerzesvrrress 77 Hình 7 2 Phân tích rủi ro — định lượng (2) - -+- ¿5222522222 SSvE+xexexsvzxrezrsrrrrvss 78 Hình 7 3 Phân tích rủi ro — định lượng (3) - - +22 525222 SSEzEexexsxzersrsrrrrves 78 Hình 7 4 Phân tích rủi ro — định lượng (4) - -+- ¿2+2 25222 SSeE+xexexsxzersrserrrvss 79

Hinh 12 1 So 0Ì ddddẶẶIẶIẶ 105 Hình 12 2 Quản lý nhân sự G5222 1 222121932325 3E5E111112111132121 110118118 xe 110

lại i0 6.0211.011 si 114

Hình 12 4 Quản lý tài liệu 1 2c 2222222221 1E1512121212121212 1111118111112 errreg 117 Hình 12 5 Sơ đồ lớp tống quát 522: 2222321 191232112121 1118151212115111 18181 re 117 Hình 12 6 Quản lý nhân sự -. 5222 S2 2E21932121E3E5E11111211111212 110111111 g 118

DANH MỤC HÌNH ẢNH

11

Hình 12 7 Quản lý thông báo nội bộ .- LH HH TT 119

Hình 12 8 Quản lý tải liệu 52 2 2222221212121 1215E81271212121121112 E811 eo 420 Hình 12 9 Quản lý nhân sự - 5-52 22222221 2221212E112121 11222111115 ersre 120 Hình 12 10 Quản lý lich hop v cccsccccscssescssesscssescseescssesceeesvsecsvsecsvseceveesevsevevseteeseeeess 121 Hình 12 L1 Quản lý tài liệu 5 S3 SE2 S321 2321212151211 1E xe 121 Hình 12 12 Mô hình thực thê 5:5: 5: 2222 222E232E2E2EE2EEEEE22232E2121151E25x E2 rrrcee 122 Hình 12 13 Thiết kế cơ sở dữ liệu 2-5: 52252232123 21232E231512 12c 123

Hinh 16 1 Màn hình trang đăng nhập .- cc c5 22111 se 129

Hình 16 2 Màn hình trang Dashboard - - 2 2222111111133 re 129

Hình 16 3 Màn hình quản lý nhân viên 222221 SSS SH hy ky 130

Hình 16 4 Màn hình thêm nhân viễn .- LQ Q2 1n nnnnnH né 130

Hình 16 5 Màn hình chí tiết nhân viên -:- ¿2-2222 222292 S2EE£2EE2EEEzEsrsxrrsed 131

Hình 16 6 Màn hình profile nhân viên . - Q00 0Q Q S222 22kg 131

Hinh 16 7 Man hình lịch đăng ký phòng họp TS ST SssssshhHerHee 132 Hình 16 8 Man hình chỉnh sửa lịch phòng họp - Ăn re 132

Hình 16 9 Màn hình yêu cầu - 5:5: 2222212132 EE9125E8 5121121511511 251215111 111 xy6 133 Hình 16 10 Màn hình tạo yêu cầu . - 5: 2522212222 E9E2E E232 1212111 ce 133 Hình 16 11 Màn hình quản lý yêu cầu liên đơn vị - 55222 Sssxsezec+x+e+ssa 134 Hình 16 12 Màn hình tạo yêu cầu liên đơn vị - -:- ¿5+2 2222 2E+E xxx cerersezeed 134 Hình 16 13 Màn hình chỉ tiết yêu cầu liên đơn vị - 25: s+s2222+z+zszxsxss2 135

Hình 1ó 14 Màn hình quản lý thông báo .c c5 ẶcSSSSSSSSSSsssssrsskrrreee 135 Hinh 16 15 Man hình tạo mới thông báo S222 SSSSSSS SH he re 136 Hình 1ó 16 Màn hình cập nhật thông báo - 2222211111153 Hy ky 136

12

1 Câu hỏi phỏng vấn khách hàng - 222222232223 1222312121 1E Ecsxe 33

1 Phương án tối thiỀU 22222311 2E1E21232518153112115151 1818111112111 xe 36

2 Phương án để xuất - S2: 2222 1112325112111 1115111111111 181510 811 y6 38

3 Phương án tối đa - G2: 11T S912123 1511151 121111111 1811111111111 81112 8t 41

4 Các yêu cầu căn bản, bắt buộc - - - c1 12112321125 HE rrngưệt 45

5 Các yêu cầu cần thiẾt - 2 2: S1 122 12121 2218153112115111 1818111121111 xe 45

6 Các yêu cầu mong muốn . - ¿5 2222 212125 151812521 1215111111111 xeg 45

7 Các ràng buộc của hệ thông ¿222211 22E2E1 252518151 5251511551515 xe 46

L9) 03 0ì) oì ng cinggGaadđadaiaiaaa 46

1 Danh sách các hoạt động (khi chưa thay đỗi) - 5 +s+sc+scsxsscsez 50

2 Danh sách các hoạt động (khi thay đôi) - ¿55c 22ccc+x+z+sxexsee 57

Bang 7 1 Risk Breakdown Structure (RBS) QQQQQS SH HH kg 74 Bảng 7 2 Phân tích rủi ro — định tính . cc-cc 5523312111 S SE e 76

Bảng 7 3 Kế hoạch đối phó rủi r0 ¿ + 2S: S 12222282138 E9181 5521221515111 E511 E 79

Bảng 7 4 Bảng đăng ký rủi FO ccQ TQ TS HT nnnn TT TT TT HT Tnhh ke ky 82

Bảng 8 1 Đánh giá truyền thông 22221 12322212123 18151 2155211815151 EteE 88

Bảng 8 2 Phân công VỊ tHÍ S Sàx xxx TK TT 88 Bang 8 3 Phan cOng cOng VIGC ''4'*4' ''44dddăäă 89

Bang 9 1 Quản lý các bên liên quan - 2à cà nh SH TH nh 95

Bảng 9 2 Quản lý mua sắm c2 212511111 E1215121 11181511111 11181 11128111 1 re 97

Bảng 9 3 Mức độ thành công của dự án - c1 SH TH nà 97 Bảng 9 4 Đánh giá mức độ các cột mỐc - - + 2S 2222 3511153E1E12125 181511225120 98 Bảng 9 5 Rủi ro chất lượng - 2 22 2221321 191231112151 11111 111125151 1218111111111 111g xe 99

Bảng 12 l Danh sách acfOF - 22221 221 TT TK EETt 106 Bảng 12 2 Danh sách use-CAS§@ -LQ TQ HH nnn HH HH HH TH nH Tnhh HH kh ky 106 Bảng 12 3 Quản lý nhân sự -L à L HH HT TT TT hy 107 Bảng 12 4 Quản lý lịch họp c TS SH HH HT TT TT KT 111

Bảng 1 Danh sách thành viên nhóm - 22222251 211 xxx ky 138 Bảng 2 Vai trò của các thành VIÊN: cà LH HS HT HT KE TT 138 Bảng 3 Phân công công việc cho từng thành viên .-ẶẶẶSSSSSSSSsSSsssssse 140 Bảng 4 Đánh øiá mức độ hoản thành: -cc cn S1 SH nn nhe 146

15

TOM TAT DE TAI

Tiéng Viét

Đề tài “Xây dựng website nội bộ doanh nghiệp” là một dự án phát triển trang mạng đề sử dụng trong nội bộ của doanh nghiệp Trang mạng nội bộ nhăm truyền tải

và cung cáp các thông tin cần thiết và tương tác nội bộ giữa các nhân viên, bao gồm

một só khía cạnh như thông báo, bảng tin, truyền thông nội bộ, quản lý nhân sự, lịch đăng ký phòng họp, yêu cầu liên đơn vị

Dự án của nhóm thực hiện bao gồm các bước như phân tích yêu cầu, thiết kế

giao diện, xây dựng, phát triển và triển khai trang mạng Sau cùng việc quan trọng là

thực hiện kiểm thử và sửa lỗi đề đảm bảo trang mạng hoạt động ồn định

Ngoài ra, để hoàn thành xây dựng website, nhóm đã thực hiện tiến hành áp

dụng các kiến thức trong lĩnh vực quản lý dự án nhằm đảm bảo dự án đi đúng hướng,

theo kế hoạch và có hiệu quá, kịp thời phát hiện và xử lý khi có các vấn đề phát sinh

Sản phẩm được nhóm thực hiện hoàn thành bao gồm các tính năng cơ bản, đáp

ứng được nhu câu từ khách hàng như quản lý thông báo, quản lý bảng tin, quản lý nhân sự, quản lý lịch hay các yêu cầu liên đơn vị

Tiếng Anh

The project "Building an internal enterprise website" is a project to develop a website for use within the enterprise The internal network targets conveying and providing necessary information and internal interactions between employees, covering several aspects such as announcements, bulletin boards, internal communication, human resources management, calendar Post room view, request unit location

The team's project includes steps such as requirements analysis, interface design, construction, development, and website development The most important

16

thing is to perform testing and error correction to ensure stable operation of the network

In addition, to complete the website construction, the team implemented the process of applying knowledge in the field of project management to ensure the project is on track, according to plan, effective, and promptly developed Identify and handle problems when they arise

The product completed by the team includes basic features, meeting customer needs such as notification management, bulletin board management, human resource management, calendar management or inter-unit requests

17

PHAN 1: NOI DUNG DU AN CHUONG 1 MO DAU

Trong chương 1, nhóm thực hiện trình bày lý do, mực tiêu c¿ø đề tài cùng các

tài liệu SOW, Project Charter và Project Business Case

1.1 Lý do chọn đề tài

Việc lựa chọn đề tài xây dựng website nội bộ cho doanh nghiệp xuất phát từ

nhu cầu cáp thiết trong việc cải thiện phương thức truyền tái thông tin nội bộ Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào các kênh liên lạc truyền thống như email, tin

nhắn và cuộc gọi đề trao đôi thông tin Tuy nhiên, những phương thức này thường

gặp phải nhiều hạn chế như chậm trễ trong quá trình truyền tái, tốn thời gian, khó

khăn trong việc quán lý thông tin, và dễ dẫn đến sự thiếu nhất quán hoặc thát thoát

đữ liệu

Do đó, giải pháp thiết yếu là phát triển một website nội bộ nhằm tối ưu hóa

việc quản lý và giao tiếp trong doanh nghiệp Một website nội bộ sẽ giúp lưu trữ và quản lý thông tin một cách dễ dàng, cho phép tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả

Việc sở hữu một nàn táng truyền thông nội bộ không chỉ giúp nhân viên trao đôi

thông tin thuận tiện hơn mà còn thúc đây sự hợp tác, nâng cao hiệu suất làm việc Ngoài ra, một website nội bộ có thê được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và

riêng tư của thông tin được chia sẻ, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn vẻ vấn đề an ninh

dữ liệu Quản lý thông tin và truyền thông nội bộ thông qua một nèn tảng duy nhất cũng là cách tiết kiệm chi phí hơn so với việc triên khai nhiều hệ thống khác nhau

Hon thế nữa, website nội bộ có thẻ được tùy chỉnh theo nhu cau cụ thé của

doanh nghiệp, góp phần xây dựng và phát triển một cộng đồng nội bộ vững mạnh,

kết nói chặt chẽ các nhân viên với nhau Cuối cùng, việc xây dựng một website nội

bộ không chỉ giải quyết được các vấn đẻ hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển

bèn vững cho doanh nghiệp

18

1.2 Mục tiêu của đề tài

Mục tiêu của đẻ tài này là phát triển một nèn táng truyền thông nội bộ nhằm

tăng cường sự trao đôi thông tin giữa các nhân viên và phòng ban trong doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp nhân viên truy cập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ tài liệu, thúc đây sự hợp tác, và

tối ưu hóa quy trình làm việc Bằng cách mở rộng quyền truy cập thông tin giữa các

bộ phận và đơn vị, hệ thống này sẽ nâng cao hiệu suất làm việc tống thẻ

Hơn nữa, mục tiêu quan trọng khác là đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin

của doanh nghiệp Đẻ tài sẽ tập trung vào việc thiết kế và triển khai các giải pháp bảo mật mạnh mẽ, đảm bảo rằng chỉ những nhân viên có thắm quyền mới có thê truy cập

vào các thông tin nhạy cảm Qua đó, doanh nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt

động mà còn bảo vệ tốt hơn các dữ liệu quan trọng

1.3 Statement of work (SOW)

1.3.1 Tổ chức

Bảng Ì 1 Thông tin dv an Tên dự án Website nội bộ cho doanh nghiệp

Được soạn bởi Nhóm 3

Khách hàng Tạ Việt Phương

Quản lý dự ăn Đặng Quang Trung

e Quan ly các thông tin nội bộ công ty

se Quản lý thông báo, truyền thông

e Quan ly lich phong hop

e Quan ly cac loai tai nguyén

19

e Quan ly théng tin nhân viên

- Giao dién:

e_ Thân thiện với người dùng, dễ thao tác

e©_ Tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau

e_ Hiên thị được tôi thiêu 2 ngôn ngữ: tiếng Việt, tiếng Anh

- Yêu càu kỹ thuật: Tương thích trên các hệ điều hành phô biến: Window,

Linux,

- _ Yêu cầu bao mat: Cac thông tin của công ty phải được bảo mật tuyệt đối, chỉ

nội bộ mới có quyên truy cập

1.3.3 Các cột mốc

Giai đoạn Bắt đầu:

- _ Ngày Bắt đầu: 18 thang 3 nam 2024

- _ Ngày Kết thúc: 18 thang 3 nam 2024

- Cột mốc Quan trọng:

e _ Cuộc họp khởi động dự án

e Thu thập và phân tích yêu cầu

e Cuộc họp ban đầu với các bên liên quan

Giai đoạn Lập kế hoạch:

- _ Ngày Bắt đầu: 19 tháng 3 năm 2024

- _ Ngày Kết thúc: 25 tháng 3 năm 2024

- _ Cột mốc Quan trọng:

e _ Phát triển kế hoạch và lịch trình dự án

e Phan bé tài nguyên và giao việc cho nhóm

e Thiết kế kiến trúc và lựa chọn công nghệ

e Phê duyệt kế hoạch dự án từ các bên liên quan

Giai đoạn Thiết kế:

- _ Ngày Bắt đầu: 3 tháng 4 năm 2024

- _ Ngày Kết thúc: 11 tháng 4 năm 2024

- _ Cột mốc Quan trọng:

20

e_ Thiết kế giao diện người dùng (UI)

e©_ Thiết kế cơ sở dữ liệu

e _ Thiết kế kiến trúc hệ thống

e Xem xét và phê duyệt các thiết kế từ các bên liên quan

Giai đoạn Phát triển:

- _ Ngày Bắt đầu: 12 tháng 4 năm 2024

- _ Ngày Kết thúc: 29 tháng 4 năm 2024

- _ Cột mốc Quan trọng:

e Phát triển phần giao diện người dùng

e Phat trién phan backend

e Tich hep cac module

e©_ Kiểm thử các thành phần cá nhân

Giai đoạn Kiếm thứ và Bảo đảm chất lượng:

- _ Ngày Bắt đầu: 30 tháng 4 năm 2024

- _ Ngày Kết thúc: 9 tháng 5 năm 2024

- Cột mốc Quan trọng:

e© Kiểm thử tích hợp hệ thống

e©_ Kiểm thử chấp nhận của người dùng

e Stra 1éi và giải quyết vấn đề

e Kiểm thử hiệu suất

Giai đoạn Triển khai:

- _ Ngày Bắt đầu: 15 thang 5 nam 2024

- _ Ngày Kết thúc: 20 tháng 5 năm 2024

- _ Cột mốc Quan trọng:

e_ Triển khai cuối cùng của giải pháp phần mềm

e Tổ chức các phiên đào tạo người dùng

e©_ Chuyên giao sang giai đoạn bảo trì và hỗ trợ

Giai đoạn Hỗ trợ sau Triển khai:

- _ Ngày Bắt đầu: I7 tháng 5 năm 2024

21

Ngày Kết thúc: 27 tháng 6 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Giám sát và hỗ trợ các vấn đề phát sinh sau khi triển khai

Cải thiện liên tục và cập nhật dựa trên phản hồi của người dùng

Bảo trì và cập nhật định kỳ theo yêu cầu

Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì

Cung cap tai liệu hướng dẫn đây đủ và chỉ tiết

Huán luyện người dùng

Hỗ trợ các vấn đè kỹ thuật khi gặp phải khó khăn

Thực hiện các bản vá và cập nhật phần mềm định kỳ đề cải thiện hiệu suất và khắc phục lỗi

1.4.1 Thông tin chung về dự án

Bang 1 2 Thông tin chung về dự án Tên dự án Website nội bộ cho doanh nghiệp

Được soạn bởi Nhóm 3

Khách hàng Tạ Việt Phương

22

1.4.2 Nhóm dự án

Bang 1.3 Nhom dw an

Kim Ngân viên

1.4.3 Cac bén lién quan

- _ Nhân viên nội bộ: là người sử dụng chính của website nội bộ, họ sẽ đóng góp

vào việc sử dụng và phát triển website để đảm bảo tính chính xác và hiệu qua trong công việc

- Quan ly: đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định và đảm bảo rằng

dự án được triển khai đúng hạn và đáp ứng yêu cầu của tô chức

- _ Nhân viên IT: thực hiện việc triển khai và bảo trì website nội bộ, đóng góp

vào việc phát triên và tối ưu hóa công nghệ

- _ Khách hàng nội bộ: yêu cầu một hệ thống quản lý thông tin nội bộ hiệu quả và tiện lợi để giải quyết các vấn đẻ nội bộ trong công việc

- _ Ban giám đốc: quan tâm đến việc triển khai dự án để nâng cao hiệu qua va

tăng cường tính minh bạch trong hoạt động của tô chức

1.4.4 Mục tiêu của dự án

23

1.4.5

1.4.6

Phát triền một nên tảng truyền thông nội bộ nhằm tăng cường sự trao đổi thông

tin giữa các nhân viên và phòng ban trong doanh nghiệp Điều này không chỉ giúp nhân viên truy cập thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng mà còn

tạo điều kiện thuận lợi cho việc chia sẻ tài liệu, thúc đây sự hợp tác, và tối ưu

hóa quy trình làm việc Băng cách mở rộng quyên truy cập thông tin giữa các

bộ phận và đơn vị, hệ thống này sẽ nâng cao hiệu suất làm việc tống thẻ

Hơn nữa, mục tiêu quan trọng khác là đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin

của doanh nghiệp Đề tài sẽ tập trung vào việc thiết kế và triển khai các giải pháp bảo mật mạnh mẽ, đám bảo rằng chỉ những nhân viên có thâm quyền

mới có thé truy cập vào các thông tin nhạy cảm Qua đó, doanh nghiệp không

chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn bảo vệ tốt hơn các dữ liệu quan trọng Phạm vi

Các chức năng bao gồm: (1) đăng nhập, bảng tin nội bộ, thông báo nội bộ, các

vấn đề truyền thông nội bộ: sinh nhật, chúc mừng vị trí mới, khen thưởng, lịch

công việc (chung, cá nhân), lịch phòng hop (va lich dang ký các tài nguyên) (2) Thư viện tài liệu (quy chế, quy định và mẫu biểu), cơ cấu tô chức, thông tin liên lạc, (3) Xử lý yêu cầu liên đơn vị (nhập yêu cầu, phê duyệt, chuyển yêu cầu, xử lý, trả kết quả) Ví dụ: yêu cầu nghỉ phép cần được nhân viên khai báo trên hệ thống, người quản lý sẽ phê duyệt và chuyên yêu cầu cho Phòng Nhân sự cũng như hồi đáp cho nhân viên

Các cột moc Giai đoạn Bắt đầu:

Ngày Bắt đầu: 18 thang 3 nam 2024

Ngày Kết thúc: 1§ tháng 3 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Cuộc họp khởi động dự án

Thu thập và phân tích yêu cầu

Cuộc họp ban đâu với các bên liên quan

24

Giai đoạn Lập kế hoạch:

Ngày Bắt đầu: 19 tháng 3 năm 2024

Ngày Kết thúc: 25 tháng 3 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Phát triển kế hoạch và lịch trình dự án

Phân bồ tài nguyên và giao việc cho nhóm

Thiết kế kiến trúc và lựa chọn công nghệ

Phê duyệt kế hoạch dự án từ các bên liên quan

Giai đoạn Thiết kế:

Ngày Bắt đầu: 3 tháng 4 năm 2024

Ngày Kết thúc: L1 tháng 4 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Thiết kế giao điện người dùng (UI)

Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế kiến trúc hệ thông

Xem xét và phê duyệt các thiết kế từ các bên liên quan

Giai đoạn Phát triển:

Ngày Bắt đầu: 12 tháng 4 năm 2024

Giai đoạn Kiếm thứ và Bảo đảm chất lượng:

Ngày Bắt đầu: 30 tháng 4 năm 2024

Ngày Kết thúc: 9 tháng 5 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Kiểm thử tích hợp hệ thống

25

Kiêm thử châp nhận của người dùng

Sửa lỗi và giải quyết vân đê

Kiêm thử hiệu suất

Giai doạn Triên khai:

Ngày Bắt đầu: 15 tháng 5 năm 2024

Ngày Kết thúc: 20 tháng 5 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Triển khai cuối cùng của giải pháp phần mềm

Tổ chức các phiên đảo tạo người dùng

Chuyển giao sang giai đoạn bảo trì và hỗ trợ

Giai doan Hỗ trợ sau Triên khai:

Ngày Bắt đầu: 17 tháng 5 năm 2024

Ngày Kết thúc: 27 tháng 6 năm 2024

Cột mốc Quan trọng:

Giám sát và hỗ trợ các vấn đề phát sinh sau khi triển khai

Cải thiện liên tục và cập nhật dựa trên phản hồi của người dùng

Bảo trì và cập nhật định kỳ theo yêu cầu

Rủi ro

Rúi ro kỹ thuật: công nghệ lỗi thời, hiệu suất, thiếu kinh nghiệm kỹ thuật,

phát hiện lỗi muộn

Rủi ro quản lý: lập kế hoạch, đốc thúc thành viên, thay đôi yêu cầu dự án, quản lý tải nguyễn

Rủi ro thương mại: yêu cầu khách hàng va chi phi, ban san phâm cho khách

hàng khác, cạnh tranh

Rúi ro bên ngoài: tai nạn và các sự kiện không mong muốn, hủy hợp đồng,

sự biến động trong môi trường kinh doanh, sự ảnh hưởng từ các nguồn lực bên

ngoài

1.4.8 Hạn chế

26

1.4.9

Ngân sách: Ngân sách được xác định trước có thể hạn chế khả năng của nhóm trong việc mua phần cứng, phần mềm hoặc địch vụ cần thiết

Thời gian: Ngày kết thúc dự án có thể hạn chế lượng thời gian dành cho việc

lập kế hoạch, thực hiện và thử nghiệm

Sự sẵn có của nguồn lực: Những hạn chế về sự sẵn có của nhân sự có tay nghề hoặc chuyên môn cụ thê có thể ảnh hưởng đến các nhiệm vụ của dự án Khả năng tương thích công nghệ: Những hạn chế về cơ sở hạ tầng hoặc hệ thông hiện tại có thể hạn chế việc lựa chọn công nghệ

Tiêu chuẩn bảo mật: Việc tuân thủ các giao thức bảo mật nghiêm ngặt có thé hạn chế một số lựa chọn thiết kế hoặc triển khai nhất định

Yêu cầu của các bên liên quan: Các yêu cầu cụ thé tir các bên liên quan chính

có thê đóng vai trò là những ràng buộc

Kỹ năng chuyên môn: Hạn chế các lựa chọn cho một số công nghệ hoặc phương pháp tiếp cận nhất định

Phụ thuộc ngoại vi

Sự tham gia của khách hàng (nếu có): Nếu dự án hướng tới khách hàng hoặc liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng thi sự tham gia của họ là rất quan trọng Điều này có thể bao gồm các phiên phản hồi, kiểm tra sự chấp nhận của người dùng hoặc cập nhật trạng thái thường xuyên Sự thành công của dự án phụ thuộc vào sự tương tác đã được thông nhất giữa nhóm dự án và khách hàng

Các bên liên quan bên ngoài: Các dự án có tác động đáng kế đến các bên liên quan bên ngoài, chắng hạn như các dự án cộng đồng hoặc sáng kiến có tác động đến môi trường, cần có sự phối hợp và thỏa thuận với các bên liên quan này Điều này đảm bảo rằng nhu cầu và mối quan tâm của họ được giải quyết, góp phần vào sự thành công của dự án

Các đơn vị tài trợ (nếu có): Đối với các dự án có nguôn tai trợ bên ngoài, chăng hạn như tài trợ hoặc nhà đầu tư, việc phối hợp với các đơn vị này là rất quan

27

trọng Nhóm dự án phải tuân thủ các yêu cầu tài trợ và các tiêu chuân báo cáo

đã thỏa thuận với đơn vị tài trợ

1.5 Project Business Case

1.5.1 Giới thiệu

- _ Tên dự án: Xây dựng website nội bộ cho doanh nghiệp

- Quan ly dw an: Dang Quang Trung

- Nha tai tro / hé tro thue hién: Thay Ta Viét Phuong

1.5.2 Ly do chon dé tai

Việc lựa chọn đề tài xây dựng website nội bộ cho doanh nghiệp ABC xuất

phát từ nhu câu cấp thiết trong việc cải thiện phương thức truyền tải thông tin nội bộ

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vấn dựa vào các kênh liên lạc truyền thống như email,

tin nhắn và cuộc gọi đề trao đôi thông tin Tuy nhiên, những phương thức này thường gặp phải nhiều hạn chế như chậm trễ trong quá trình truyền tái, tốn thời gian, khó

khăn trong việc quán lý thông tin, và dễ dẫn đến sự thiếu nhất quán hoặc thát thoát

đữ liệu

Do đó, giải pháp thiết yếu là phát triển một website nội bộ nhằm tối ưu hóa

việc quản lý và giao tiếp trong doanh nghiệp Một website nội bộ sẽ giúp lưu trữ và quản lý thông tin một cách dễ dàng, cho phép tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả

Việc sở hữu một nàn táng truyền thông nội bộ không chỉ giúp nhân viên trao đôi

thông tin thuận tiện hơn mà còn thúc đây sự hợp tác, nâng cao hiệu suất làm việc Ngoài ra, một website nội bộ có thê được thiết kế để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư của thông tin được chia sẻ, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn vẻ vấn đề an ninh

dữ liệu Quản lý thông tin và truyền thông nội bộ thông qua một nèn tảng duy nhất

cũng là cách tiết kiệm chỉ phí hơn so với việc triền khai nhiều hệ thống khác nhau Hơn thế nữa, website nội bộ có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thê của doanh nghiệp, góp phản xây dựng và phát triển một cộng đồng nội bộ vững mạnh, kết nói chặt chẽ các nhân viên với nhau Cuối cùng, việc xây dựng một website nội

28

bộ không chỉ giải quyết được các vấn đẻ hiện tại mà còn mở ra nhiều cơ hội phát triển

bèn vững cho doanh nghiệp

hiện phân tích yêu câu, thiết ké, phát triển, kiêm thử và triển khai hệ thống

theo yêu cầu cụ thê của công ty ABC

Sử dụng nền tảng mã nguồn mở: Sử dụng các nên tảng mã nguồn mở như WordPress, Drupal, hoặc Joomla để xây dựng giải pháp Điều này có thê giảm chỉ phí và thời gian triên khai, nhưng yêu cầu phải tùy chỉnh để đảm bảo phù hợp với nhu cầu cụ thẻ của Công ty ABC

Thuê một nhà cung cấp phần mềm: Thuê một nhà cung cấp phản mẻm chuyên nghiệp đề cung cấp giải pháp sẵn có và tùy chỉnh theo yêu cau của Công ty ABC Điều này có thẻ cung cap một giải pháp nhanh chóng và linh

hoạt với chỉ phí hợp lý

Kết hợp giữa các lựa chọn: Công ty ABC có thẻ quyết định két hợp giữa các

lựa chọn trên, ví dụ như sử dụng nẻn táng mã nguồn mở làm cơ sở và sau đó

tùy chinh hoặc mở rộng bằng cách thuê một nhóm phat trién phan mềm hoặc

su dung cac dich vu SaaS dé bé sung tính năng cụ thê

Những lợi ích

Tăng cường hiệu suất làm việc: Cung cấp một nèn tảng đề quản lý thông tin

và tương tác nội bộ một cách hiệu quả, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của

nhân viên

Tăng cường giao tiếp: Cái thiện giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận và nhân

viên, giúp tăng cường sự hợp tác và hiểu biết

Tăng tính linh hoạt và tùy biến: Cung cấp một hệ thống có thẻ thích nghỉ với các yêu cầu và thay đối của công ty, giúp nâng cao sự linh hoạt và phan

ứng nhanh chóng

29

Rúi ro kỹ thuật: công nghệ lỗi thời, hiệu suất, thiếu kinh nghiệm kỹ thuật,

phát hiện lỗi muộn

Rủi ro quản lý: lập kế hoạch, đốc thúc thành viên, thay đôi yêu cầu dự án,

quản lý tải nguyễn

Rủi ro thương mại: yêu cầu khách hàng và chỉ phí, bán sản phâm cho khách

hàng khác, cạnh tranh

Rúi ro bên ngoài: tai nạn và các sự kiện không mong muốn, hủy hợp đồng,

sự biến động trong môi trường kinh doanh, sự ảnh hưởng từ các nguồn lực bên ngoài

Lịch trình

Dự định dự án sẽ kéo dài trong 3 tháng

1.5.8 Đánh giá rủi ro khi không thực hiện dự án

30

1.5.9

Thông tin không có tổ chức: Thiếu một nẻn tảng tập trung, thông tin được

phân tán trên các kênh khác nhau như email, ô đĩa chia sẻ và thiết bị cá nhân,

làm cho việc định vị và quản lý tài liệu quan trọng trở nên khó khăn

Giao tiếp không hiệu quả: Giao tiếp trong công ty là phân mảnh, dẫn đến sự trễ, hiểu nhằm và bỏ lỡ cơ hội hợp tác

Truy cập giới hạn: Nhân viên gặp khó khăn trong việc truy cập các nguồn lực và thông tin cần thiết do thiếu một kho tài liệu tích hợp mà mọi người có

thê truy cập

Lo ngại về bảo mật: Thông tin bí mật có thẻ bị đe dọa do các biện pháp bao mật không đủ trong các hệ thống phân tán

Chi phí chậm trễ: Sự chậm trễ trong việc triển khai dự án có thẻ dẫn đến các

chi phí bồ sung không mong muốn và tạo ra một hệ quá lan rộng trong tô chức,

từ việc phải chỉ trả cho các giải pháp tạm thời đến việc mắt đi cơ hội kinh

doanh

Khuyến nghị

Tăng cường hiệu suất làm việc: Cung cấp một nèn tảng đề quản lý thông tin

và tương tác nội bộ một cách hiệu quả, giúp tăng cường hiệu suất làm việc của

nhân viên

Tăng cường giao tiếp: Cái thiện giao tiếp nội bộ giữa các bộ phận và nhân

viên, giúp tăng cường sự hợp tác và hiểu biết

Tăng tính linh hoạt và tùy biến: Cung cấp một hệ thống có thẻ thích nghỉ với các yêu cầu và thay đối của công ty, giúp nâng cao sự linh hoạt và phan

ứng nhanh chóng

Tăng cường bảo mật: Báo vệ thông tin và dữ liệu của công ty một cách an

toàn, giúp đảm bảo tuân thủ các quy định vẻ bảo mật thông tin

Nâng cao hiệu suất tổ chức: Tính linh hoạt, tính tương tác và tính bảo mật của hệ thống mới có thẻ giúp nâng cao hiệu suất tô chức và khả năng thích nghỉ với môi trường kinh doanh biến đổi

31

- _ Cạnh tranh trên thị trường: Sử dụng công nghệ tiên tiền và cung cấp một môi trường làm việc hiện đại có thê tăng cường vị thé cạnh tranh của công ty

trên thị trường

32

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

Trong chương 2, nhóm thực hiện tiến hành kháo sát hiện trạng và xác định

nao? Vi du: hé so nhân viên, lịch làm việc, hệ | s

thông đánh giá hiệu suất, v.v

Hỗ sơ nhân viên

Lịch làm việc

Quản lý chấm công

Bạn có yêu câu gì đặc biệt về việc quản lý dự án | s

và công việc trên trang web mới? Ví dụ: hệ thông theo dõi tiên độ dự án, phân phôi nhiệm | s

vụ và trách nhiệm, báo cáo tiên độ, v.v

Hệ thống theo dõi tiên độ

dự án

Hệ thống nhắc nhở và thông báo (deadline, sự kiện quan trọng, cập nhật mới trên dự án)

Trong việc quản lý tài liệu va tai nguyên của | s công ty, bạn muốn trang web có tính năng øì đặc | s biệt? Vi dụ: thư viện tài liệu trực tuyến, hệ thông lưu trữ tập tin, công cụ chia sẻ tài liệu, v.v

Công cụ chia sẻ tải liệu Quyền truy cập tài liệu

Bạn muốn trang web của mình tích hợp các công | s

4 | cụ nội bộ như hệ thống email nội bộ, lịch làm | «

việc chung, hoặc diễn đàn nội bộ không?

Lịch làm việc chung Diễn đàn nội bộ (tin tức, sinh nhật nhân viên)

7 liên quan đến marketing như email marketing,

quảng cáo trực tuyên, hay chia sẻ thông tin trên

Bạn muốn được hỗ trợ và bảo trì website của Có

minh sau khi dự án hoàn thành không?

Yêu câu hỗ trợ liên đơn vị

Xem bảng tin, truyền thông, thông báo, thông tin liên lạc, thông tin cá nhân Quản lý nhân sự

2.1.2 Nghiệp vụ của quản lý

34

- _ Đăng ký, phê duyệt lịch phòng họp

- _ Phê duyệt yêu cầu liên đơn vi

- _ Quản lý tài khoản, thông tin cá nhân

- Quan ly bang tin, thông báo, truyền thông, thông tin liên lạc

- Quan ly nhan sự

35

CHƯƠNG 3 PHƯƠNG ÁN THỰC HIỆN

Trong chương 3, nhóm thực hiện đưa ra các phương án thực hiện và lựa chọn phương án phù hợp nhát

3.1 Phương án tối thiểu

Bảng 3 1 Phương án tôi thiểu

PHƯƠNG ÁN TỎI THIẾU

Các Chức Dành e Phan quyền sử dụng phần mềm: đăng

chức năng cho nhân nhập tài khoản và mật khẩu

năng trên viên e Xem được các thông tin nội bộ, lịcf

phải có phần họp, các thông báo, quy định

mềm e Chia sẻ và lưu trữ tài liệu, tài liệu

hướng dẫn, biêu mẫu và thông tin khá

Dành e Phan quyén su dung phan mém: dan

cho nhap tai khoan va mat khau

người © Quản lý thông tin nhân viên: có th

quản lý, thêm, xóa sửa, tìm kiếm thông tin nh

truy cập và truyền đữ liệu của nhân viên

« Máy tính cá nhân hoặc máy tính xách tay cho nhân viên đề truy cập và sử dụng phần mềm quản lý thông tin nội bộ

« _ Tiết kiệm chi phí về nhân lực và tài nguyên

« - Tăng cường hiệu quả quản lý công việc của công ty

quản lý, admin

PHƯƠNG ÁN ĐÈ XUẤT

chức năng nhân viên mềm: đăng nhập tài khoản và

phải có phần Xem được các thông tin nội bộ

định

Chia sẻ và lưu trữ tài liệu, tài

liệu hướng dẫn, biểu mẫu và thông tin khác

Đăng thông báo

Dành cho người Phân quyên sử dụng pha

mềm: đăng nhập tài khoản và

38

Quản lý thông tin nhân viên: c

thé thêm, xóa sửa, tìm kiến

thông tin nhân viên

Quan ly lịch họp: Có thể thêm

xóa, sửa, cập nhật lịch họp củ nhân viễn

Quản lý các yéu cau lién dor

vị: thêm, xóa, sửa, cập nh

phòng ban thực hiện nhiệm vị Quản lý bảng thông báo: thên xóa, sửa các thông báo về n

bộ, phê duyệt bài đăng của cá nhân viễn

Quản lý chấm công và tín

lương cho nhân viên

Quản lý các nhóm, diễn đản

tạo các cuộc trò chuyện trự

tuyến và diễn đàn để tăng

cường giao tiếp và cộng tá

trong công ty

Các

chức nang

có thé thém

Cac chức nang

Tao thêm chức năng châm công cho nhân viên thông qua việc nhận

39

cầu truy cập và truyền dữ liệu của nhân viên

Máy tính cá nhân hoặc máy tính xách tay cho nhân viên để truy cập và sử dụng phần mềm quản lý thông tin nội bộ Các thiết bị ngoại ví như máy in, máy quét và máy fax nếu cần

thiết cho việc xử lý và quản lý tài liệu

May cham công

Ưu

cà Có tính bảo mật cao

Tiết kiệm chi phi quan lý

Tăng hiệu quả, quy trình quan lý công ty

Tăng tính tương tác giữa các thành viên