Luận văn thạc sĩ Kỹ thuật công nghiệp: Xây dựng mô hình dự báo & tồn kho cho công ty hóa nông hợp trí

TÓM TẮT LUẬN VĂN Theo các nghiên cứu cho thấy, chi phí logistics được hình thành từ 6 loại chi phí chủ yếu: chi phí dịch vụ khách hàng, chi phí vận tải, chi phí kho bãi, chi phí xử lý đơ

Nội dung đề tài

- Tìm hiểu chi tiết về hoạt động logistic của công ty - Từ hiện trạng thực tế, những chỉ tiêu nào không đạt mục tiêu, làm ảnh hưởng đến sự thỏa mãn khách hàng là vấn đề cần quan tâm và giải quyết - Từ những vấn đề tìm ra, cần xác định nguyên chính, qua việc thu thập, phân tích và xử lý số liệu

- Xác định giới hạn đề tài - Xây dựng mô hình dự báo nhu cầu, chính sách tồn kho thích hợp - So sánh & đánh giá kết quả đạt đƣợc với mô hình thực tế

Mục tiêu

Đề tài của luận văn là “Xây dựng mô hình dự báo & tồn kho cho công ty Hóa

Nông Hợp Trí” đƣợc thực hiện với mục tiêu nâng cao chất lƣợng dịch vụ khách hàng thông qua các kết quả kỳ vọng nhƣ:

- Giảm thời gian xử lý việc tính trả thưởng & việc trả thưởng cho khách hàng

- Đảm bảo mức phục vụ của kho thành phẩm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng

- Nâng cao mức phục vụ của kho nguyên liệu đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu kịp thời cho sản xuất

- Giảm chi phí trong tồn trữ (thành phẩm, nguyên vật liệu).

Giới hạn đề tài

- Xét nhóm sản phẩm thuốc Bảo vệ thực vật

Phương pháp Mục tiêu KPI Thiết kế chi tiết a Xác định nhu cầu dự báo và phân tích các yếu tố liên quan Phân tích ABC theo nhóm sản phẩm BVTV

Từng nhóm thuộc Class ABC sẽ chọn một số sản phẩm đại diện

Nhu cầu dự báo: Khảo sát nhu cầu của

Tỷ lệ doanh số thực hiên/ kế hoạch ± 10% trong vụ

Chi tiết trong phần xây dựng mô hình dự báo

- Khách hàng quan tâm là những đại lý lớn của công ty trong khu vực Miền Tây Bắc Sông Hậu và Nam Sông Hậu khách hàng lớn thuộc khu vực miền tây : Bắc sông hậu & Nam sông hậu b

Decomposition, Seasonal Exponential Smoothing, Winter’s Method, Arima…

Dự báo nhu cầu cho 6 tháng (Vụ ĐX 13- 14 10/2013 – 03/2014 )

Sau mỗi tháng sẽ cập nhật nhu cầu thực và hiệu chỉnh mới cho tháng sau a.Hoạch định vật tƣ độc lập Quy trình hoạch định vật tƣ độc lập Xác định nhu cầu vật tƣ độc lập : Thành phẩm Ƣớc lƣợng chi phí Hoạch định nhu cầu vật tƣ độc lập Xác định lƣợng tồn kho an toàn b Hoạch định vậ

Quy trình hoạch định vật tƣ độc lập

Vật tƣ cung cấp cho sản xuất đạt từ 97% trong tháng

Chi tiết trong phần xây dựng chính sách tồn kho

- Chỉ tính toán cho các sản phẩm thuộc nhóm A (quan trọng), 1 đại diện cho cho nhóm sản phẩm B và nhóm C

- Thời gian thu thập số liệu từ năm 2008 đến 2013

- Một số giả sự khác (chi tiết trong từng chương sau)

Kế hoạch thực hiện

Chương mở đầu : Giới thiệu

Nêu sự cần thiết và lý do hình thành đề tài: mục tiêu, nội dung, phạm vi, giới hạn, kế hoạch thực hiện và cấu trúc của luận văn;

Tổng quát và chi tiết các bước thực hiện luận văn

Chương 2: Phân tích hiện trạng

Giới thiệu tổng quát về công ty

Quy trình sản xuất và các hoạt động logistic hiện tại của công ty

Chương 3: Xác định vấn đề

Xác định vấn đề tồn đọng làm cho dịch vụ khách hàng không tốt

Chương 4: Cơ sở lý thuyết

Tìm hiểu cơ sở lý thuyết là quá trình tham khảo tài liệu, nghiên cứu các công trình trước đó để nắm bắt kiến thức nền tảng về vấn đề cần nghiên cứu Điều này giúp người nghiên cứu có góc nhìn toàn diện, hiểu rõ những gì đã biết và chưa biết về vấn đề.

Chương 5 : Xây dựng mô hình dự báo

Chọn sản phẩm để dự báo Phân tích đăc tính dữ liệu & xây dựng mô hình dự báo phù hợp Lựa chọn mô hình dự báo

Chương 6: Xây dựng chính sách tồn kho thành phẩm

Phân loại vật tư, với dữ liệu đầu vào từ kết quả mô hình dự báo đã chọn chương 5 Xác định phân bố nhu cầu của sản phẩm

Tính tồn kho an toàn theo mức phục vụ kỳ vọng

Chương 7: Xây dựng chính sách tồn kho nguyên vật liệu Chương 8: Đánh giá kết quả

Bố cục luận văn

Chương mở đầu : Giới thiệu

Nêu sự cần thiết và lý do hình thành đề tài: mục tiêu, nội dung, phạm vi, giới hạn, kế hoạch thực hiện và cấu trúc của luận văn;

Tổng quát và chi tiết các bước thực hiện luận văn

Chương 2: Phân tích hiện trạng

Giới thiệu tổng quát về công ty

Quy trình sản xuất và các hoạt động logistic hiện tại của công ty

Chương 3: Xác định vấn đề

Xác định vấn đề tồn đọng làm cho dịch vụ khách hàng không tốt

Chương 4: Cơ sở lý thuyết

Tìm hiểu cơ sở lý thuyết & các nghiên cứu liên quan, nhằm tạo cơ sở lý luận và cách thức lập luận cho các vấn đề liên quan và đƣa ra giải pháp giải quyết vấn đề

Chương 5 : Xây dựng mô hình dự báo

Chọn sản phẩm để dự báo Phân tích đăc tính dữ liệu & xây dựng mô hình dự báo phù hợp Lựa chọn mô hình dự báo

Chương 6: Xây dựng chính sách tồn kho thành phẩm

Phân loại vật tư, với dữ liệu đầu vào từ kết quả mô hình dự báo đã chọn chương 5 Xác định phân bố nhu cầu của sản phẩm

Tính tồn kho an toàn theo mức phục vụ kỳ vọng

Chương 7: Xây dựng chính sách tồn kho nguyên vật liệu Chương 8: Đánh giá kết quả

PHƯƠNG PHÁP LUẬN

Các bước thực hiện luận văn

4.1Hoạt động co bản logistic: dịch vụ khách hàng

4.2 Kỹ thuật/ Công cụ phân tích: ABC, 5W + 1H, biểu đồ xương cá, xác định phân bố - Công cụ input analyzer

4.3.1Sai số dự báo: MAD, MPEE 4.3.2 Phân loại dự báo

4.3.3 Phân tích đặc tính dữ liệu: dùng công cụ Time series, Trend analysic, ACF trong Minitab…

4.3.4 Mô hình dự báo định lƣợng theo thời gian:

LPD, EWMA, Winter, phân ly, Arima 4.4 Quản lý tồn kho:

4.4.1,2,3 Khái niệm - Loại hàng – chi phí tồn kho 4.4.4 Chính sách tồn kho áp dung trong luận văn 4.4.5 Mức phục vụ - Tồn kho an toàn

4.5 Phân tích hệ thống MIS: biểu đồ DFD 3 b.Tìm nguyên nhân

4.Cơ sở lý thuyết liên quan

3.3 Xác định nguyên nhân cho từng KPI không đạt => dùng CSLT biểu đồ xương cá

=> Tìm nguyên nhân chính 3.1 Phân tích hệ thống MIS: CSLT 4.2, vẽ mô hình DFD

3.2 Dịch vụ khách hàng : KPI về tỷ lệ giao hàng, chất lƣợng sp, mức độ thỏa mãn…

Dùng CSLT 4.2: 5W + 1 H 2.1 Hoạt động sản xuất kinh doanh: lĩnh vực KD, thị trường KD, sơ đồ tổ chức

2.2 Quy trình sản xuất Bắt đầu

2 Phân tich hiện trạng Báo cáo mục tiêu công ty

3 a.Xác định vấn đề Báo cáo kết quả từng bộ phận

Hình 1.1: Biểu đồ Phương pháp luận thực hiện luận văn

6.1Chọn sp dự báo: dùng 4.2

6.2 Phan tích đăc tính dữ liệu: dùng CSLT 4.3.3 & xây dựng mô hình dự báo phù hợpDùng CSLT 4.3

6.3 Lựa chọn mô hình dự báo: dùng CSLT 4.3

5.Mô hình dự báo Xây dựng mô hình

7.1 Tồn khoTP Phân loại vật

Kết quả dự báo Ứng dụng

Bước 1: Phân tích hiện trạng

Thu thập số liệu từ các phòng ban liên quan, bao gồm phòng kinh doanh, phòng kế hoạch kinh doanh, kho và xưởng sản xuất, nhằm phân tích hoạt động cung ứng hàng hóa hiện tại của doanh nghiệp.

- Phân tích hệ thống thông tin trong các hoạt động logistic dùng CSLT 4.2 hệ thống MIS

Bước 2: xác định vấn đề

- Xác định đối tƣợng và mục tiêu nghiên cứu dùng CSLT 4.2: 5W

- Thống kê KPIs có đạt mục tiêu về dịch vụ khách hàng: Tỷ lệ giao hàng, chất lƣợng sản phẩm

- KPI không đạt sẽ phân tích nguyên nhân dùng CSLT 4.2 biểu đồ xương cá

Bước 4: Cơ sở lý thuyết và nghiên cứu liên quan

- cơ sở lý luận và cách thức lập luận cho các vấn đề liên quan và đƣa ra giải pháp giải quyết vấn đề

Bước 5: xây dựng mô hình thích hợp Bước 6: Xây dựng mô hình dự báo

- Chọn sp dự báo: dùng 4.2 phân loại ABC

- Phân tích đăc tính dữ liệu: dùng CSLT 4.3.3 & xây dựng mô hình dự báo phù hợp Dùng CSLT 4.3.4

- Lựa chọn mô hình dự báo: dùng CSLT 4.3.1

Bước 7: Xây dựng chính sách tồn kho thành phẩm

Phân loại vật tư thiết bị CSLT theo phương pháp phân loại ABC giúp phân chia thành ba hạng mục: hạng A (quan trọng nhất), hạng B và hạng C Dữ liệu đầu vào cho quá trình phân loại này dựa trên kết quả dự báo nhu cầu sử dụng CSLT bằng mô hình dự báo đã chọn Công cụ Input Analyzer được sử dụng để xác định phân bố nhu cầu sử dụng CSLT, cung cấp thông tin về mức độ quan trọng và đặc điểm sử dụng của từng hạng mục vật tư.

- Tính tồn kho an toàn thành phẩm dùng 4.4.5 - Theo mức phục vụ kỳ vọng tương ứng dùng 4.4.5

Bước 8: Xây dựng chính sách tồn kho nguyên vật liệu

- Phân loại nguyên liệu dùng CSLT 4.2 phân loại ABC - Dữ liệu đầu vào từ quá khứ

- Tính tồn kho an toàn nguyên liệu dùng 4.4.5 - Theo mức phục vụ tương ứng dùng 4.4.5

Bước 9: Đánh giá kết quả

- Kết quả thu đƣợc so sánh với mục tiêu - Đánh giá hiệu quả của mô hình mới

- Kết luận – Kiến nghị: Đƣa ra những kết luận, kiến nghị và nghiên cứu trong tương lai cho công ty

PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TY

Quá trình hình thành và phát triển

- Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí - Ngày thành lập: 8/8/2003

- Điện thoạ Văn phòng: (08) 3873 4115, kinh doanh: (08) 3873 4116 - Trụ sở chính : Lô B14, KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, Tp Hồ Chí Minh - Emai: info@hoptri.com, Fax: (08) 3873 4117, Website: www.hoptri.com

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí đƣợc thành lập vào năm 2003 bởi các thành viên có kinh nghiệm và tâm huyết trong lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sự phát triển nông nghiệp của Việt Nam Các thành viên đã từng tham gia công tác giảng dạy tại các trường Đại học, đã từng nghiên cứu tại các cơ sở, các viện khoa học cũng nhƣ đã từng tham gia quản lý, điều hành tại các công ty đa quốc gia

- Ngày 8.8.2003 : Thành lập công ty

- Tháng 4.2004 : Công ty chính thức đi vào hoạt động kinh doanh tại Lô A8C, KCN Hiêp Phước

- Năm 2005 : công ty bắt đầu sản xuất các sản phẩm dạng EC - Tháng 8.2007 : Công ty bắt đầu xây dựng cơ sở 2 tại Lô B14, KCN Hiệp

Phước nhằm mở rông đầu tư, sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty

- Tháng 4.2008 : Công ty chuyển trụ sở qua Lô B14, KCN Hiệp Phước

- Tháng 11.2009 : Công ty đạt chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lƣợng ISO 9001-2008 và Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001-2000

- Ngày 23.9.2011 : Công ty thay đổi Hệ thống nhận diện thương hiệu, thể hiện quyết tâm vươn lên trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực

10 sản xuất kinh doanh sản phẩm dinh dƣỡng cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, sản phẩm vệ sinh môi trường và sức khỏe cộng đồng

- Ngày 26.10.2012 : Phòng thí nghiệm công ty đã đạt chứng chỉ công nhận ISO/IEC 17025:2005.

Hoạt động sản xuất kinh doanh

công ty đang phát triển trong lĩnh vực sản xuất và phân phối các mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật, phân bón lá Sản phấm có nhiều nhóm sản phẩm, chủ yếu: 4 nhóm chính

- Nhóm bảo vệ thực vật (BVTV): thuốc trừ có, trừ ốc, trừ sâu, trừ bệnh, điều hòa sinh trưởng

- Nhóm dinh dƣỡng cây trồng (DDCT): phân bón lá, bón đất, sản phẩm kết hợp

- Nhóm sức khỏe công đồng (SKCĐ): thuốc diệt chuột, ruồi, muỗi, gián kiến

- Nhóm khác : sản phẩm gia công, nguyên liệu…

- Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm

Hình 2.1 : Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm 2.2.2 Khách hàng :

Nhóm DDCTNhóm BVTVNhóm SKCĐNhóm khác

Thuộc 4 vùng chính gồm các tỉnh Miền Bắc, Miền Đông, Cao Nguyên & các tình Miền Tây.Biểu đồ thống kê doanh số theo từng khu vực từ 10/2012 đến 09/2013

Sơ đồ tổ chức

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công ty

Tỷ lệ DS theo khu vực

Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên

Quy trình sản xuất

Nguyên liệu chủ yếu hóa chất dạng lỏng hoặc dạng bột sẽ đƣợc phối trộn với tỷ lệ khác nhau tùy theo loại sản phẩm.Sau khi pha trộn xong cho từng loại sản phẩm, sau đó chiết hóa chất sang dạng chai, gói, vỉ tương ứng Tiếp theo là đóng nắp chai và dán nhãn

Sau công đoạn này sẽ có KCS line thực hiện việc kiểm tra sản phẩm Nếu sản phẩm không đạt chất lượng theo tiêu chuẩn qui định thì sẽ trả lại cho công đoạn trước để làm lại Ngược lại, sản phẩm đạt chất lượng sẽ được đóng gói và lưu vào kho

Nguyên liệu Phối trộn Đóng chai dán nhãn Sang chiết Đóng thùng

4: Quy trình sản xuất chung

Lập KHSX

Hình 2.5: Quy trình lập kế hoạch sản xuất

Sau khi phòng kinh doanh hoàn thành dự báo, họ sẽ chuyển kết quả này cho phòng kế hoạch trước một tháng so với vụ tiếp theo Phòng kế hoạch dựa vào dự báo đó kết hợp với đơn hàng để lập kế hoạch sản xuất hàng tháng Để làm được điều này, phòng kế hoạch phân nhu cầu sản phẩm thành hai thời đoạn.

- Tháng 2 đến tháng 8: thời điểm nhu cầu không cao - Tháng 9 đến tháng 1: nhu cầu sản phẩm lớn

Hiện tại công tác dự báo bán hàng chƣa đƣợc tốt, việc phân loại theo size theo kinh nghiệm của người lập kế hoạch sản xuất, nên việc lập kế hoạch sản xuất, thu mua vật tư chƣa hiệu quả, hàng hóa tồn kho chƣa hợp lý

Quy trình quản lý chất lƣợng

- Kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì

Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

QA tổ chức cuộc họp Đánh giá mức độ

Trả lại cho nhà cung cấp

Lập biên bản đưa GĐSX ki duyệt đạt Đạt

6: Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì

Trong quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng (QC) sẽ tiến hành lấy mẫu để kiểm tra theo tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lượng bán thành phẩm Nếu kết quả kiểm tra đạt tiêu chuẩn, QC sẽ báo cáo cho bộ phận sản xuất để chuyển sản phẩm vào bình chứa, dán nhãn và niêm phong Ngược lại, nếu sản phẩm không đạt chuẩn, QC sẽ báo cáo cho Giám đốc sản xuất và Kỹ thuật để đưa ra các biện pháp xử lý phù hợp, đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm.

Quản lý kho

Hoạt động nhận hàng tại công ty bao gồm các bước sau:

- Xe giao vật tƣ xếp hàng tuần tự chờ kiểm tra Bảo vệ ghi nhận số xe giao vật tƣ xin vào nhà kho Tài xế nộp Chứng từ giao hàng (Phiếu Xuất Kho hoặc Hóa đơn) cho Bảo vệ để đăng ký giao hàng

- Bảo vệ thông báo cho Điều phối Cung ứng về xe vật tƣ giao hàng Điều phối Cung ứng kiểm tra số tồn và tính hợp lệ của PO, căn cứ vào lịch giao hàng để quyết định tiếp nhận hoặc khước từ

- Phân công nhân viên kho chuẩn bị: khu vực chứa hàng – pallet – nhân lực và phương tiện bốc xếp

- Nhân viên kho hướng dẫn tài xế đưa xe vào cổng nhập hàng

- Tiến hành bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống pallet Chất hàng theo qui định chất xếp : theo chủng loại, theo ngày sản xuất, theo qui cách chất Thực hiện kiểm tra chất lƣợng bên ngoài; xếp riêng các vật tƣ hƣ hỏng và kiểm đếm chính xác số lƣợng cùng với lái xe hay nhân viên giao hàng

- Nhân viên kho báo cho nhân viên QC lấy mẫu kiểm tra Nhân viên QC tiến hành kiểm tra chất lƣợng lô hàng và thông báo cho Kho biết kết quả trong thời gian tối đa 24 giờ

- Nếu kết quả kiểm tra không đạt, toàn bộ lô hàng đƣợc dán nhãn HOLD và

QC thông báo cho phòng kế hoạch về tình trạng này Tiến hành thủ tục hoàn trả hay xử lý lô hàng không đạt chất lƣợng

Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, nhân viên kho sẽ ghi vào phiếu nhập kho số lượng hàng đạt yêu cầu chất lượng và số lượng thực tế đã nhập Đối với những số lượng không đạt yêu cầu, nhân viên sẽ chú thích trên phiếu nhập kho.

16 thiếu hụt hay từ chối nhập do hƣ hỏng hay không đạt chất lƣợng Lập Biên Bản Hàng Hƣ Hỏng / Thiếu Hụt và cùng ký xác nhận với tài xế hay nhân viên giao hàng Phiếu Nhập Kho đƣợc ký nhận bởi Kho – tài xế giao hàng – nhân viên QC có 3 liên: liên 1 kho , liên 2: giao tài xế xe giao hàng, liên 3: nộp lại kế toán công ty

- Nhập số liệu thực nhận vào hệ thống Nhập-Xuất-Tồn (không nhập kho số lƣợng hàng từ chối nhận, hàng hƣ hỏng – nếu không có phê duyệt của GĐNM)

2.7.2 Sắp xếp hàng (Put away)

- Sau khi kho nhận hàng xong, nhân viên tiến hành xếp và chất hàng vào kho

- Nhân viên chất hàng lên xe kéo pallet theo chỉ dẫn của thủ kho

Nhân viên kho thực hiện vận chuyển hàng hóa về khu vực lưu trữ theo các vị trí đã được phân định Quá trình chất hàng tuân theo các quy cách quy định về số lượng thùng hoặc số lớp hàng trên mỗi pallet.

- Nhƣng trong thực tế, nhân viên kho xếp hàng không theo đúng vị trí định sẵn, thấy chỗ nào trống thì đặt hàng vào đó Nhiều lúc nhân viên xếp nguyên liệu quá cao, cồng kềnh nên dễ đỗ vỡ gây hƣ hỏng hàng

- Vật tư lưu trong kho chủ yếu là thành phẩm chứa trong các thùng carton, các bao bì gồm chai lọ và các thùng bìa carton

- Mặc dù đã có phân loại, chia khu vực lưu trữ cụ thể nhưng do diện tích nhỏ hẹp, vật tư lại quá nhiều, kho bị quá tải nên việc các lưu trữ thường vật tƣ này hay lấn sang khu của vật tƣ khác, đôi lúc nhân viên kho thấy trống chỗ nào thì đặt vào chỗ đó Và cũng vì lý do này, các thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì sắp xếp không đƣợc rõ ràng, trật tự, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý

- Chưa tính đến việc sắp xếp vị trí của những vật tư thường sử dụng và những vật tƣ ít khi lấy ra để tối ƣu hóa việc di chuyển nhiều trong kho

Quản lý tồn kho

Hiện tại, bộ phận kho chưa xác định được mức tồn kho an toàn, thay vào đó chỉ có tồn kho tối thiểu Tồn kho tối thiểu chỉ thể hiện lượng hàng cần dự trữ, không mang tính cảnh báo để nhân viên kế hoạch nắm bắt và tiến hành đặt hàng kịp thời, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tồn kho và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh.

- Việc đặt hàng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của người phụ trách và chưa có chính sách đặt hàng, nên vẫn xảy ra tình trạng thiếu nguyên phụ liệu sản xuất Do đó, có thể gây ra thiếu hàng và ảnh hưởng đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng

XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ CẢI TIẾN

Phân tích hệ thống thông tin Logistic

Trong các mô hình DFD được sử dụng trong hệ thống logistic, thông tin quan trọng cần được truyền đạt giữa các hoạt động xử lý để đảm bảo quá trình diễn ra thuận lợi và nhanh chóng Tuy nhiên, cũng có những thông tin không cần thiết nên được loại bỏ để giúp quá trình xử lý trở nên dễ dàng và nhanh hơn.

Tuy nhiên để chuyển đúng thông tin cần thiết đến đúng hoạt động cần xử lý trong thời gian thấp nhất có thể sẽ khó khăn khi mà công ty chƣa xây dựng hệ thống thông tin quản lý Công ty chưa có kho dữ liệu chung Vì việc lưu trữ dữ liệu, phương thức truyền tải, trao đổi thông tin…của mỗi bộ phận khác nhau Làm cho thông tin không đƣợc cập nhật, nhanh chóng, kịp thời & chính xác gây khó khăn cho việc quản lý và hoạt động kém hiệu quả

Do vậy, việc xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho các hoạt động logistic trong doanh nghiệp là thực sự cần thiết Trong đó, việc xây dựng hệ thống biểu đồ luồng dữ liệu (DFD) đối với bộ phận bán hàng và bộ phận kho sẽ đóng vai trò nền tảng, tạo tiền đề quan trọng cho việc phát triển phần mềm trong tương lai.

3.1.1 Mô hình dòng thông tin mức 0

Sơ đồ dòng thông tin ở mức tổng thể chƣa làm rõ mối quan hệ của từng hoạt động bên trong hệthống Logistics Để thấy đƣợc cụ thể hơn từng hoạt động của hệ thống ta thực hiện xây dựngmô hình luồng dữ liệu ở mức thấp hơn (mức 0, mức 1)

Hình 3.1: Mô hình context diagram mức 0

3.1.2 Mô hình dòng thông tin mức 1 – Xử lý đơn hàng

Hình 3.2: Mô hình context diagram mức 1

- Thực thể bên ngoài hệ thống là khách hàng sẽ đặt hàng tới bộ phận bán hàng – BPBH BPBH sẽ quản lý thông tin liên quan đến khách hàng: Số lƣợng, loại sản phẩm, đơn giá hạn mức tín dụng…Thông tin được lưu trong hoạt động xử lý đơn hàng

BPBH sẽ liên tục cập nhật, theo dõi tình hình của đơn hàng của khách hàng BPBH sẽ xác định tổng công nợ hiện tại của khách hàng để xem xét có vượt quá hạn mức tín dụng cho phép hay không Từ đó BPBH sẽ xác định xem đơn hàng hiện tại có khả thi để duyệt hay không.

- Sau khi duyệt đơn hàng BPBH kiểm tra hàng hóa trong kho: thành phẩm, hàng khuyến mãi nếu có…để phản hồi lịch giao hàng cho khách hàng cụ thể: ngày giao, dịch vụ giao hàng

- Trường hợp không có hàng trong kho, BPBH liên hệ PKH để biết thời gian có hàng cụ thể, sau đó đơn hàng này có thể đƣợc chấp nhận hoặc từ chối

- Sau khi đơn hàng là khả thi, BPBH sẽ giảm trừ tiền thưởng còn lại của khách hàng (nếu có) và các thủ tục cần thiết : lập phiếu xuất kho, xuất hóa đơn…

- Các hoạt mô hình DFD khác chi tiết xem phụ lục 3-1

Trong quá trình xử lý dữ liệu, các luồng thông tin truyền tải giữa các hoạt động xử lý Tuy nhiên, thông thường sẽ có một số thông tin không cần thiết có thể được loại bỏ để quá trình xử lý dữ liệu được thực hiện dễ dàng và hiệu quả hơn.

 Sẽ chi tiết trong phần xác định vấn đề phần 3.2

Xác định vấn đề tồn tại trong hệ thống logistic công ty

3.2.1 Nguyên nhân không làm hài lòng khách hàng

Kết quả đầu ra là dịch vụ khách hàng nếu dịch vụ không tốt nghĩa là hoạt động logistics của công ty đang có vấn đề Do đó cần phân tích nguyên nhân không làm hài lòng khách hàng sẽ giúp chúng ta xác định đƣợc các vấn đề còn tồn đọng trong hệ thống logistics của công ty

Theo kết quả khảo sát kinh doanh của công ty trong năm 2013, thì sự phàn nàn của khách hàng chủ yếu:

Bảng 3.1: Kết quả khảo sát ý kiến khách hàng năm 2013

STT Nguyên nhân Tỷ lệ % khiếu nại

2 Chi, trả thưởng còn chậm 27

3 Chất lƣợng không ổn định 19

4 Thái độ phục vụ của nhân viên 9

Tiến hành phân tích 4 nguyên nhân đầu

Hình 3.4: Biều đồ phân tích nguyên nhân 1

Thông tin Phương pháp Vật liệu

Thông tin NVL, TP chƣa kịp thời

Thông tin NVL, TP thiếu chính xác

Dự báo kế hoạch bán hàng chƣa tốt

Tồn kho TP, NVL chƣa tốt

Quản lý giao hàng chƣa tốt

Cung cấp vật tƣ chƣa đủ

Con người Máy móc Đào tạo chƣa tốt

Kỷ năng mềm còn yếu

Máy cũ Bảo trì định kỳ ?

Dữ liệu xử lý nhiều

Lưu trữ dữ liệu trên sever cá nhân

Chưa có phương pháp tổng quát

2 Chi trả thưởng chậm Tính toán bằng excel nhiều

Kỹ năng tin học còn hạn chế

Nhân sự thay đổi Chủ yếu dùng excel

3 Chất lƣợng không ổn định

Cập nhật thông tin NVL, TP chƣa kịp thời Thông tin NVL, TP thiếu chính xác

Chất lƣợng TP, NVL chƣa tốt

Chuyên môn Kỷ năng mềm

Máy cũ Bảo trì định kỳ

Thông tin chƣa kịp thời

Cập nhật thông thiếu chính xác

Chƣa nắm rõ chính sách

Chƣa hiểu về kỹ thuật

4.Thái độ phục vụ của nhân viên

Con người Đào tạo chƣa tốt

Tổng hợp các nguyên nhân làm cho dịch vụ khách hàng của công ty chƣa tốt chủ yếu:

Hình 3.8 : Tổng hợp nguyên nhân chính làm cho dịch vụ khách hàng không tốt

3.2.2 Tìm ra hướng cần cải tiến trong từng hoạt động logistics

Do giới hạn về thời gian & nguồn lực, nên luận văn tập trung phân tích, xử lý 3

Thời gian xử lý tính thưởng cho khách hàng mất nhiều thời gian do :Chính sách phức tạp, phải ký duyệt nhiều lần, mất nhiều thời gian chờ đợi

Thông tin NVL, TP còn thiếu chính

3.Cung ứng NVL, TP 2 Nhà kho 1.Xử lý tính thưởng

Cập nhật thông tin NVL, TP chƣa kịp thời Chƣa có dự báo kế hoạch NVL, TP

Cập nhật và theo dõi tồn kho TP, NVL chƣa tốt

Chƣa có mô hình dự báo thích hợp

Chƣa có mô hình tồn kho & chính sách tồn Thời gian vận nhiều nhiều Chi phí cận tải cao

Công ty hiện đang muốn cải thiện về việc tính – chi trả thưởng cho khách hàng, đồng thời cải thiện việc quản lý kho thành phẩm, kho NVL Do đó, luận văn chỉ tập trung xử lý cho các nguyên nhân 1,2,4để tìm ra hướng cải tiến

Bảng 3.2 : Kết quả xử lý tính thưởng hậu mãi vụ Hè thu 13

Tính thưởng hậu mãi Trả thưởng cho KH

Value time (VT) 24 Giờ 40 Giờ

Non value time (NVT) 8Giờ 16 Giờ

Cycle time (CT) 32 Giờ 56 Giờ

Thời gian không tạo ra giá trị chiếm gần 25% trong tổng thời gian tính thưởng và chiếm gần 29% tổng thời gian trả thưởng của khách hàng làm giảm sự hài lòng của khách hàng

Kho thực hiện theo quy trình nhập xuất theo nguyên tắc FIFO rõ ràng.Tuy nhiên công việc nhập liệu tồn kho hàng ngày mà nhân viên kho phải thực hiện thao tác thủ công trên excel & lưu trữ dữ liệu không công khai, chủ yếu trên máy tính cá nhân, sai khác giữa tồn kho thực tế và số liệu tồn kho lưu trữ trên giấy tờ

Bảng 3.3 : Kết quả đo lường độ chính xác (IRA) giữa tồn kho thực tế/ giấy tờ

Mặt khác, trong tương lai Công ty sẽ xây dựng phần mềm để cải tiến cho vấn đề này

Cần thiết phải cải tiến quy trình xử lý đơn hàng và quy trình tính toán – chi trả thưởng, chi tiết trong chương 8

3.2.2.3 Quản lý tồn kho 3.2.2.3.1 Công tác dự báo

- Việc dự báo nhu cầu sản phẩm của công ty đƣợc thực hiện dựa vào mục tiêu bán hàng của đại lý cấp 1 trong vụ (6 tháng) của từng vùng, công ty đƣa ra số lƣợng dự báo của từng chủng loại sản phẩm cho các tháng trong vụ.Do đó, dự báo nhu cầu sử dụng của đại lý là cơ sở cung cấp thông tin đầu vào cho các hoạt động của hệ thống logistics và hệ thống sản xuất của công ty

- Theo mục tiêu của công ty, đạt kế hoạch ~ 90%, kết quả dự báo đƣợc đánh giá là tốt khi tỷ lệ thực hiện/ so với kế hoạch dự báo nằm trong khoảng [80%,100%]

- Thống kê kết quả thực hiện so với kế hoạch vụ Hè Thu 2013 từ 04/2013 – 09/2013 một số sản phẩm không đạt mục tiêu kinh doanh (chi tiết xem phụ lục 3-2 : Kết quả hoạt động kinh doanh vụ Hè Thu 2013)

Bảng 3.4 : Thống kê kết quả hoạt động kinh doanh vụ Hè Thu 2013

Sản phẩm Mã sp Kế hoạch

Số lƣợng bán Sản xuất Tỷ lệ bán hàng/Kế hoạch

Hagro Blast 75WP FB-HA02 2,030 1204 2,269 59.31%

(Nguồn PKD Công ty – vụ Hè Thu 2013 từ 04/2013 đến 09/2013)

Hình 3.9: Biểu đồ tỷ lệ doanh số thực hiện/ kế hoạch vụ Hè thu

Công ty sản xuất để tồn kho (make to stock), việc dự báo không tốt sẽ gây nhiều khó khăn:

Qua biểu đồ, dễ nhận thấy PKD doanh nghiệp chưa cân đối được giữa nhu cầu khách hàng và số lượng sản phẩm sản xuất Trong trường hợp nhu cầu cao, công ty không đáp ứng đủ; ngược lại ở thời điểm nhu cầu thấp, công ty lại sản xuất vượt quá nhu cầu thực tế Nguyên nhân chủ yếu là do hoạt động dự báo nhu cầu chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của doanh nghiệp, thiếu tính chính xác và cập nhật.

- Sản phẩm mã FB-NO01, FC-SE01 nhu cầu vƣợt kế hoạch kinh doanh, KHSX phải thay đổi và tăng ca để đáp ứng nhu cầu => tăng chi phí sản xuất

- Mã FB-PH01, FS-AC01, FC-AC01…nhu cầu thực tế quá thấp so với kế hoạch kinh doanh => lãng phí chi phí tồn kho

FB -N O01 FS -SE 01 FC -E L01 FB -PH 01 FD -B R 01 FB -H A0 2 FC -AC 01 FS -AC 01 FS -MA 01 FP- MI01 FO- PI01 FO- MI02

Tỷ lệ bán hàng/Kế hoạch KD

Cần thiết phải xây dựng mô hình dự báo nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng:

Luận văn chỉ xây dựng mô hình cho sản phẩm thuốc BVTV

- Bộ phân kho chủ yếu quản lý xuất – nhập thành phẩm, NVL từ bộ phân kế hoạch & phòng kinh doanh, chƣa quan tâm đến tình trạng hàng hóa trong kho ra sao, để cảnh báo cho các bộ phận lien quan nhằm tránh tình trạng hết hàng xảy ra

- Mặt khác, Công ty có quy định tồn kho tối thiểu cho một vài sản phẩm tuy nhiên vẫn xảy ra tình trạng không còn hàng trong kho, thống kê lƣợng hàng tồn kho vụ Hè Thu 2013 từ 04/2013 – 09/2013 một số sản phẩm thuộc nhóm thuốc BVTV thấp hơn tồn kho tối thiểu (chi tiết xem phụ lục 3-3):

Bảng 3.5: Báo cáo thiếu hàng vụ Hè Thu 2013 (04/2013 – 09/2013)

STT Loại SP Mã sp

Tồn kho tối thiểu (Kg/ lít)

3.2.2.3.3 Quản lý kho vật tƣ

- Mục tiêu : bộ phận vật tƣ cung cấp vật tƣ cho sản xuất đạt từ 97% trở lên trong tháng đối với tất cả loại vật tƣ

- Do sai lệch giữa nhu cầu thực và dự báo, nên công ty phải thường xuyên thay đổi kế hoạch sản xuất để kịp đáp ứng nhu cầu của khách hàng Từ đó dẫn đến nhu cầu về nguyên vật liệu cũng thay đổi so với kế hoạch ban đầu

- Thống kê nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu thiếu từ 01/2013 đến 09/2013

Bảng 3.6: Thống kê nhu cầu sự dụng nguyên vật tƣ thiếu từ 10/2012 – 09/2013 Tháng

Sep Tỷ lệ thiếu NVL

Tỷ lệ thiếu NVL ( hàng nhập) 2% 2% 3% 4% 2% 2% 2% 3% 4% 1% 0% 0%

Hình 3.10: Biểu đồ tỷ lệ thiếu NVL sản xuất từ 10/2012 đến 09/2013

- Tồn kho nguyên liệu: dự trữ nguyên vật liệu chính biến động nhiều : tăng chi phí tồn kho, chiếm diện tích mặt bằng kho, nguồn vốn bị chiếm dụng

Tỷ lệ tồn kho âm, nghĩa là tại thời điểm đó thiếu vật tƣ sản xuất 0.00%

Tỷ lệ thiếu NVL sản xuất ( trong nước)

Tỷ lệ thiếu NVL sản xuất ( hàng nhập)

Mục tiêu tỷ lệ cung cấp NVL

Bảng 3.7: Thống kê tỷ lệ tồn kho nguyên liệu từ 04/2013 – 09/2013 Thời gian Sản xuất Tiêu thụ Tồn kho kỳ trước Dự báo tồn kho Tỉ lệ tồn kho

(Nguồn BP kho công ty – vụ Hè Thu 2013 từ 04/2013 đến 09/2013)

Hình 3.11: Biểu đồ tỷ lệ tồn kho NVL từ 04/2013 đến 09/2013

Nhìn vào biểu đồ 3-13, 3-14, ta thấy phòng kế hoạch chƣa cân đối đƣợc nhu cầu vật tƣ, đối với vật tư trong nước và hàng nhập, có những tháng tỷ lệ thiếu NVL > 3%, có tháng bị âm kho (thiếu NVL cung cấp cho sản xuất) =>Trễ đơn hàng phần lớn do nguyên vật liệu sản xuất đáp ứng không đúng tiến độ, thiếu sót, sai lệch vật tƣ

Tỷ lệ tồn kho NVL

Nguyên nhân chủ yếu dẫn tới các vấn đề trên là do :

- – BPKH công tác lập KHSX chƣa áp dụng mô hình cụ thể, nên chƣa chủ động đƣợc nguyên liệu cho sản xuất, thường phải kiểm tra hằng ngày để lên kế hoạch lại

- Quản lý kho thành phẩm & NVL: cần hoạch định tồn kho an toàn cho kho thành phẩm & kho nguyên liệu, giảm thiếu hàng cũng nhƣ nguyên liệu sản xuất đáp ứng nhu cầu khách hàng

CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Các hoạt động cơ bản của hệ thống Logistics

- Dịch vụ khách hàng (Customer Service): là đầu ra của hệ thống Logistic

Dịch vụ khách hàngbao đảm bảo cung cấp đúng sản phẩm cho đúng khách hàng, ở đúng nơi và vào đúng thời gianvới tổng chi phí thấp nhất

- Hoạch định/dự báo nhu cầu (Demand Forecasting & Planning): xác định tốt nhu cầu tương lai để có kế hoạch hành động

- Quản trị tồn kho (management inventory): cân bằng giữa mức tồn kho an toàn có thể với sự gia tăng chất lƣợng phục vụ khách hàng Xác định mức tồn kho để cực tiểu tổng chi phí hoạt động nhƣng vẫn thỏa mãn nhu cầu khách hàng

- Hệ thống thông tin trong quản trị logistic: Hệ thống thông tin trong logistic gồm thông tin nội bộ trong từng tổ chức, từng bộ phận, từng khâu và phải có sự liên kết thông tin chặt chẽ giữa các bộ phận, các khâu đó lại với nhau

- Xử lý đơn hàng (Order Processing): gồm việc nhận đơn hàng, kiểm tra tình trạng của đơn hàng và giao dịch với khách hàng Sự phát triển của công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng vào trong quá trình xử lý đơn hàng giúp giảm thời gian cho hoạt động này rất nhiều

- Vận tải (Transportation): là một khâu quan trọng không thể thiếu trong hệ thống Logistics.Vận tải cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho sản xuất và sản phẩm đầu ra đến các trung tâm phân phối và đến người tiêu dùng Mục tiêu: lựa chọn phương thức vận chuyển tốt nhất đến người tiêu dùng

- Nhà kho (Warehousing): Xác định địa điểm, kích cỡ kho và phương tiện lưu kho, cách thức bảo quản hàng hóa trong kho nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu khách hàng

4.1.2 Dịch vụ khách hàng Các nhân tố cấu thành dịch vụ khách hàng:

- Thời gian : Tổng lƣợng thời gian từ thời điểm khách hàng ký đơn đặt hàng tới lúc hàng đƣợc giao

- Độ tin cậy: Khả năng thực hiện dịch vụ chính xác và đúng hẹn ngay từ lần đầu tiên phản ánh năng lực của doanh nghiệp trong việc quản lý thời gian giao hàng, đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển và xử lý hiệu quả các yêu cầu sửa chữa đơn hàng.

- Thông tin : là nhân tố liên quan đến các hoạt động giao tiếp, truyền tin cho khách hàng về hàng hóa, dịch vụ, quá trình cung cấp dịch vụ một cách chính xác, nhanh chóng, dễ hiểu Mặt khác, liên quan đến thu thập các khiếu nại, đề xuất, yêu cầu từ phía khách hàng để giải đáp, điều chỉnh và cung cấp cách chào hàng phù hợp

- Sự thích nghi : là tính linh hoạt của dịch vụ logistics trước những yêu cầu đa dạng và bất thường của khách hàng

Các chỉ tiêu đo lường dịch vụ khách hàng

Mức độ hiệu quả của dịch vụ khách hàng được đánh giá qua tỷ lệ hài lòng của khách hàng thông qua các chỉ số cụ thể tùy thuộc vào chuỗi các dịch vụ khách hàng mà doanh nghiệp mong muốn cung cấp cho các nhóm khách hàng mục tiêu.

- Tỷ lệ đầy đủ hàng hóa : thể hiện qua tỷ lệ % hàng hóa thiếu bán trong một đơn vị thời gian hoặc một đơn hàng

- Tỷ lệ hoàn thành các đơn hàng: số đơn hàng hoàn thành trên tổng số đơn hàng ký kết trong một đơn vị thời gian

- Tốc độ cung ứng : khoảng thời gian thực hiện một đơn hàng tính từ khi khách hàng trao đơn đặt hàng đến khi khách hàng nhận đơn hàng

- Độ ổn định thời gian cung ứng: khoảng dao động của thời gian cung ứng trung bình

- Tính linh họat: cho biết khả năng thích nghi với các nhu cầu dịch vụ khách hàng đặc biệt và sự thay đổi của khách hàng

- Khả năng sửa chữa các sai lệch : mức độ tiếp thu và sửa chữa những sai sót tác nghiệp với khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Lý thuyết dự báo

Quản lý tồn kho

Hình 1.1: Biểu đồ Phương pháp luận thực hiện luận văn

6.1Chọn sp dự báo: dùng 4.2

6.2 Phan tích đăc tính dữ liệu: dùng CSLT 4.3.3 & xây dựng mô hình dự báo phù hợpDùng CSLT 4.3

6.3 Lựa chọn mô hình dự báo: dùng CSLT 4.3

5.Mô hình dự báo Xây dựng mô hình

7.1 Tồn khoTP Phân loại vật

Kết quả dự báo Ứng dụng

Bước 1: Phân tích hiện trạng

- Thu thập dữ liệu báo cáo mục tiêu bộ phận liên quan - Phân tích hiện trạng: Tìm hiểu hoạt động cung ứng hàng hóa các bộ phận lien quan: phòng KD, PKH, Kho, xưởng sản xuất

- Phân tích hệ thống thông tin trong các hoạt động logistic dùng CSLT 4.2 hệ thống MIS

Bước 2: xác định vấn đề

- Xác định đối tƣợng và mục tiêu nghiên cứu dùng CSLT 4.2: 5W

- Thống kê KPIs có đạt mục tiêu về dịch vụ khách hàng: Tỷ lệ giao hàng, chất lƣợng sản phẩm

- KPI không đạt sẽ phân tích nguyên nhân dùng CSLT 4.2 biểu đồ xương cá

Bước 4: Cơ sở lý thuyết và nghiên cứu liên quan

- cơ sở lý luận và cách thức lập luận cho các vấn đề liên quan và đƣa ra giải pháp giải quyết vấn đề

Bước 5: xây dựng mô hình thích hợp Bước 6: Xây dựng mô hình dự báo

- Chọn sp dự báo: dùng 4.2 phân loại ABC

- Phân tích đăc tính dữ liệu: dùng CSLT 4.3.3 & xây dựng mô hình dự báo phù hợp Dùng CSLT 4.3.4

- Lựa chọn mô hình dự báo: dùng CSLT 4.3.1

Bước 7: Xây dựng chính sách tồn kho thành phẩm

- Phân loại vật tƣ dùng CSLT 4.2 phân loại ABC - Dữ liệu đầu vào từ kết quả mô hình dự báo đã chọn - Xác định phân bố nhu cầu dùng CSLT 4.2 công cụ input analyzer

- Tính tồn kho an toàn thành phẩm dùng 4.4.5 - Theo mức phục vụ kỳ vọng tương ứng dùng 4.4.5

Bước 8: Xây dựng chính sách tồn kho nguyên vật liệu

- Phân loại nguyên liệu dùng CSLT 4.2 phân loại ABC - Dữ liệu đầu vào từ quá khứ

- Tính tồn kho an toàn nguyên liệu dùng 4.4.5 - Theo mức phục vụ tương ứng dùng 4.4.5

Bước 9: Đánh giá kết quả

- Kết quả thu đƣợc so sánh với mục tiêu - Đánh giá hiệu quả của mô hình mới

- Kết luận – Kiến nghị: Đƣa ra những kết luận, kiến nghị và nghiên cứu trong tương lai cho công ty

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TY

2.1 Quá trình hình thành và phát triển

- Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí - Ngày thành lập: 8/8/2003

- Điện thoạ Văn phòng: (08) 3873 4115, kinh doanh: (08) 3873 4116 - Trụ sở chính : Lô B14, KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, Tp Hồ Chí Minh - Emai: info@hoptri.com, Fax: (08) 3873 4117, Website: www.hoptri.com

2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí đƣợc thành lập vào năm 2003 bởi các thành viên có kinh nghiệm và tâm huyết trong lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sự phát triển nông nghiệp của Việt Nam Các thành viên đã từng tham gia công tác giảng dạy tại các trường Đại học, đã từng nghiên cứu tại các cơ sở, các viện khoa học cũng nhƣ đã từng tham gia quản lý, điều hành tại các công ty đa quốc gia

- Ngày 8.8.2003 : Thành lập công ty

- Tháng 4.2004 : Công ty chính thức đi vào hoạt động kinh doanh tại Lô A8C, KCN Hiêp Phước

- Năm 2005 : công ty bắt đầu sản xuất các sản phẩm dạng EC - Tháng 8.2007 : Công ty bắt đầu xây dựng cơ sở 2 tại Lô B14, KCN Hiệp

Phước nhằm mở rông đầu tư, sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty

- Tháng 4.2008 : Công ty chuyển trụ sở qua Lô B14, KCN Hiệp Phước

- Tháng 11.2009 : Công ty đạt chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lƣợng ISO 9001-2008 và Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001-2000

- Ngày 23.9.2011 : Công ty thay đổi Hệ thống nhận diện thương hiệu, thể hiện quyết tâm vươn lên trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực

10 sản xuất kinh doanh sản phẩm dinh dƣỡng cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, sản phẩm vệ sinh môi trường và sức khỏe cộng đồng

- Ngày 26.10.2012 : Phòng thí nghiệm công ty đã đạt chứng chỉ công nhận ISO/IEC 17025:2005

2.2 Hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.1 Sản phẩm kinh doanh : công ty đang phát triển trong lĩnh vực sản xuất và phân phối các mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật, phân bón lá Sản phấm có nhiều nhóm sản phẩm, chủ yếu: 4 nhóm chính

- Nhóm bảo vệ thực vật (BVTV): thuốc trừ có, trừ ốc, trừ sâu, trừ bệnh, điều hòa sinh trưởng

- Nhóm dinh dƣỡng cây trồng (DDCT): phân bón lá, bón đất, sản phẩm kết hợp

- Nhóm sức khỏe công đồng (SKCĐ): thuốc diệt chuột, ruồi, muỗi, gián kiến

- Nhóm khác : sản phẩm gia công, nguyên liệu…

- Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm

Hình 2.1 : Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm 2.2.2 Khách hàng :

Nhóm DDCTNhóm BVTVNhóm SKCĐNhóm khác

Thuộc 4 vùng chính gồm các tỉnh Miền Bắc, Miền Đông, Cao Nguyên & các tình Miền Tây.Biểu đồ thống kê doanh số theo từng khu vực từ 10/2012 đến 09/2013

Hình 2.2: Biểu đồ tỷ lệ doanh số theo khu vực từ 10/2012 đến 09/2013 2.3 Sơ đồ tổ chức

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công ty

Tỷ lệ DS theo khu vực

Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên

Sử dụng hóa chất dạng lỏng hoặc bột với tỷ lệ pha trộn khác nhau để tạo ra các loại sản phẩm cụ thể Sau đó, hóa chất được chiết vào chai, gói hoặc vỉ tương ứng Hoàn tất quá trình bằng cách đóng nắp chai và dán nhãn.

Sau công đoạn này sẽ có KCS line thực hiện việc kiểm tra sản phẩm Nếu sản phẩm không đạt chất lượng theo tiêu chuẩn qui định thì sẽ trả lại cho công đoạn trước để làm lại Ngược lại, sản phẩm đạt chất lượng sẽ được đóng gói và lưu vào kho

Nguyên liệu Phối trộn Đóng chai dán nhãn Sang chiết Đóng thùng

4: Quy trình sản xuất chung

Hình 2.5: Quy trình lập kế hoạch sản xuất

Sau khi phòng kinh doanh tiến hành dự báo xong thì sẽ đƣa kết quả dự báo này cho phòng kế hoạch, trước 1 tháng của vụ tiếp theo.Phòng kế hoạch dựa vào kết quả dự báo cùng với đơn hàng để lên kế hoạch sản xuất cho từng tháng Phòng kế hoạch phân nhu cầu sản phẩm theo 2 thời đoạn :

- Tháng 2 đến tháng 8: thời điểm nhu cầu không cao - Tháng 9 đến tháng 1: nhu cầu sản phẩm lớn

Hiện tại công tác dự báo bán hàng chƣa đƣợc tốt, việc phân loại theo size theo kinh nghiệm của người lập kế hoạch sản xuất, nên việc lập kế hoạch sản xuất, thu mua vật tư chƣa hiệu quả, hàng hóa tồn kho chƣa hợp lý

2.6 Quy trình quản lý chất lƣợng

- Kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì

Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp

QA tổ chức cuộc họp Đánh giá mức độ

Trả lại cho nhà cung cấp

Lập biên bản đưa GĐSX ki duyệt đạt Đạt

6: Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì

- Kiểm tra bán thành phẩm, thành phẩm : QC lấy mẫu kiểm tra theo tiêu chuẩn, kiểm tra bán thành phẩm Nếu đạt QC báo cho sản xuất chuyển vào bình chứa, dán nhãn và niêm phong Nếu không đạt báo cho Giám đốc sản xuất và Kỹ thuật để có biện pháp xử lý

Hoạt động nhận hàng tại công ty bao gồm các bước sau:

- Xe giao vật tƣ xếp hàng tuần tự chờ kiểm tra Bảo vệ ghi nhận số xe giao vật tƣ xin vào nhà kho Tài xế nộp Chứng từ giao hàng (Phiếu Xuất Kho hoặc Hóa đơn) cho Bảo vệ để đăng ký giao hàng

- Bảo vệ thông báo cho Điều phối Cung ứng về xe vật tƣ giao hàng Điều phối Cung ứng kiểm tra số tồn và tính hợp lệ của PO, căn cứ vào lịch giao hàng để quyết định tiếp nhận hoặc khước từ

- Phân công nhân viên kho chuẩn bị: khu vực chứa hàng – pallet – nhân lực và phương tiện bốc xếp

- Nhân viên kho hướng dẫn tài xế đưa xe vào cổng nhập hàng

- Tiến hành bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống pallet Chất hàng theo qui định chất xếp : theo chủng loại, theo ngày sản xuất, theo qui cách chất Thực hiện kiểm tra chất lƣợng bên ngoài; xếp riêng các vật tƣ hƣ hỏng và kiểm đếm chính xác số lƣợng cùng với lái xe hay nhân viên giao hàng

- Nhân viên kho báo cho nhân viên QC lấy mẫu kiểm tra Nhân viên QC tiến hành kiểm tra chất lƣợng lô hàng và thông báo cho Kho biết kết quả trong thời gian tối đa 24 giờ

- Nếu kết quả kiểm tra không đạt, toàn bộ lô hàng đƣợc dán nhãn HOLD và

QC thông báo cho phòng kế hoạch về tình trạng này Tiến hành thủ tục hoàn trả hay xử lý lô hàng không đạt chất lƣợng

Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, nhân viên kho sẽ lập Phiếu Nhập Kho, ghi rõ số lượng hàng hóa đạt chất lượng, số lượng hàng hóa thực tế nhập vào và số lượng hàng hóa được chú thích.

Khi nhận hàng, nếu xảy ra tình trạng thiếu hàng hoặc hư hỏng, cần lập Biên bản hư hỏng/thiếu hụt và ký xác nhận với tài xế hoặc nhân viên giao hàng Phiếu nhập kho có 3 liên được ký nhận bởi kho, tài xế giao hàng và nhân viên kiểm tra chất lượng (QC): liên 1 giữ lại tại kho, liên 2 giao cho tài xế, liên 3 nộp về bộ phận kế toán của công ty.

Cơ sở lý thuyết

Các thành phần của biểu đồ luồng dữ liệu

- Dòng dữ liệu: biểu diễn dữ liệu vào/ra từ một process, một kho chứa (data store) hay một thực thể (entity)

Ký hiệu : Tên dòng dữ liệu - Thực thể: là một thực thể ở bên ngoài hệ thống (external entity), có thể là một người, một hệ thống khác tác động vào hệ thống

- Các quá trình : Process biểu diễn cho quá trình biến đổi dữ liệu trong hệ thống nhằm biến đổi dữ liệu vào thành ra

- Kho chứa dữ liệu: là đối tƣợng dùng để chứa dữ liệu ở dạng tĩnh, dùng để chứa kết quả trong thời gian trì hoãn việc xử lý dữ liệu hay lưu kết quả

52 trung gian trong quá trình tính toán xử lý dữ liệu lớn

4.5.2 Xây dựng mô hình DFD Mức 0:

- Trong mô hình này gồm một chứ năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống đang

- nghiên cứu, chức năng này đƣợc nối với mọi tác nhân bên ngoài của hệ thống

- Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh đƣợc giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra

- Hệ thống đƣợc phân rã thành các chức năng mức đỉnh là các tiến trình chính bên trong hệ thống theo mô hình phân rã chức năng 1

- Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh

- Ở mức này thực hiện phân rã đối với mỗi chức năng ở mức đỉnh

- Khi thực hiện phân rã này vẫn phải căn cứ vào mô hình phân rã chức năng con sẽ xuất hiện trong mô hình luồng dữ liệu

- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ mức cần thiết

- Khi phân rã chức năng phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào và ra ở chức

- năng mức cao phải có mặt trong các chứ năng ở mức thấp hơn và ngƣợc lại

4.5.3 Biểu đồ quan hệ thực thể (ERD)

- Khái niệm: là công cụ giao tiếp giữa người thiết kế cơ sở dữ liệu và người sử dụng trong giai đoạn phân tích, đƣợc chuyển từ DFD sang Dùng để mô hình dữ liệu mức ý niệm

Thực thể là khái niệm chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hoặc tư duy được quan tâm trong quản lý Mỗi thực thể tương ứng với một dòng trong bảng dữ liệu.

- Kiểu thực thể: là việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải là bản thân thông tin Kiểu thực thể thường tập hợp các thực thể có cùng bản chất

Ký hiệu : Liên kết: là sự liên kết giữa 2 hay nhiều thực thể phản ánh sự ràng buộc trong quản lý

XÂY DỰNG MÔ HÌNH DỰ BÁO

Chọn sản phẩm dự báo

- Áp dụng CSLT 4.2.1 phân tích ABC (chi tiết xin xem phụ lục 5-1) ta có kết quả các sản phẩm chọn dự báo tiết ĐếnBáo cáo bán hàng 10/2008 – 09/2013

Dùng CSLT 4.2.1 phân loại ABC

Dùng CSLT 4.3.4các mô hình dự báo:

Dùng CSLT 4.3.3 phân tích đặc tính sản phẩm: công cụ Time plot, Trend, ACF…trong Minitab

Dùng CSLT 4.3.1chọn mô hình có MAD, MAPE…nhỏ nhất

Nếu công ty có chương trình khuyến mãi Chọn

5.1 Lựa chọn nhóm sản phẩm

Phân tích đặc tính dữ liệu

5.3 Xác định mô hình dự báo phù hợp Đánh giá lựa chọn mô hình

So sánh sai số với hiện tại Điều chỉnh kết quả dự báo Đánh giá kết quả mô hình

Bảng 5.1: Phân loại sản phẩm

STT Sản phẩm Mã sp Nhóm

9 Tepro Super 300EC FS-MA01

10 Agri-Life 100SL FP-MI01 B

- Chọn sản phẩm mã FB-NO01 chi tiết các bước tiến hành dự báo Tổng hợp nhu cầu sản phẩm Norshield từ 10/2008 đến 09/2013 (Nhu cầu các sản phẩm khác xem phụ lục 5-2)

Bảng 5.2: Nhu cầu sản phẩm FB-NO01 từ 08/2008 đến 09/2013

5.2 Phân tích đặc tính dữ liệu

- Dùng CSLT 4.3.3 phân tích đặc tính sản phẩm: công cụ Time plot, TrendAnalysis, ACF…trong Minitab

Hình 5.2: Biểu đồ Tine series Plot

- Từ đồ thị Time Series Plot, ta thấy nhu cầu của sản phẩm biến động lớn giữa các tháng

- Sau khi nhu cầu đạt giá trị cực đại thì nhu cầu tháng sau giảm xuống

Ngƣợc lại, khi nhu cầu đạt giá trị cực tiểu thì nhu cầu tháng sau lại có xu hướng tăng lên Nhìn chung, nhu cầu của sản phẩm có tính xu hướng tăng lên và lặp lại theo chu kỳ

- Dùng phân tích Autocorrelation để kiểm tra tính ngẫu nhiên của bộ dữ liệu

Hình 5.3: Biểu đồ Correlogram cùa FB- NO01

- Nhìn vào đồ thị ta thấy ở lag thứ 1, 2, 3 vƣợt ra khỏi giá trị biên, đồng thơi

LBQ = 242.25 > 0.052 do đó ta bác bỏ giả thuyết H0 ở mức tin cậy 95%

Bộ dữ liệu có tính tương quan với nhau

- Phân tích tính xu hướng của bộ dữ liệu, sử dụng công cụ Trend Analysis trong Minitab

Hình 5.4: Biểu đồ Trend analysic của FB- NO01

- Chuỗi dữ liệu có tính xu hướng rõ ràng

- Đường biểu diễn cho chuỗi dữ liệu thực (Actual) có dạng sóng, dao động xung quanh đường xu hướng (Fit), dấu hiệu cho thấy rằng chuỗi dữ liệu có tính chu kỳ

Để kiểm tra tính chu kỳ của bộ dữ liệu, cần loại bỏ tính xu hướng bằng cách lấy sai phân bậc 1 của chuỗi gốc.

Hình 5.5: Biểu đồ Trend analysic lấy sai phân lần 1 FB- NO01

- Tính xu hướng của bộ dữ liệu đã được khử

- Tuy nhiên, chuỗi dữ liệu sau khi lấy sai phân vẫn dao động xung quanh đường xu hướng dưới dạng sóng Bộ dữ liệu sau khi thực hiện sai phân vẫn còn tính chất khác

- Kiểm tra tính tương quan của bộ dữ liệu sau khi được khử tính xu hướng: dùng công cụ Autocorrelation

Hình 5.6: Biểu đồ ACF lấy sai phân lần 1 FB- NO01

 Bộ dữ liệu có tính xu hướng và tính mùa, Áp dụng mô hình Winter’s method, mô hình phân ly & mô hình ARIMA để dự báo.

Lựa chọn & kiểm tra tính thích hợp của mô hình dự báo

- Dùng Solver trong excel để tính toán giá trị α, β, γ tối ƣu, sao cho MAD là nhỏ nhất

Hình 5.7: Mô hình Winters’ của sản phẩm FB- NO01

A ut oc or re la ti on

Autocorrelation Function for Diff 1 n (with 5% significance limits for the autocorrelations)

Kiểm tra tính thích hợp của mô hình dự báo thể hiện qua tính ngẫu nhiên của sai số mô hình:

Hình 5.8: Biểu đồ ACF của sản phẩm FB- NO01

Nhận xét: sai số của mô hình là không ngẫu nhiên, mô hình Winter’s không phù hợp cho nhu cầu sản phẩm

- Biến dự báo là biến nhu cầu Yt

- Seasonal length đƣợc nhập là 4 vì độ dài của chu kỳ là 4

- Chuỗi dữ liệu có tính xu hướng và thay đổi theo thời gian nên chúng ta chọn mô hình nhân (Multiplicative) trong Model type

- Chuỗi dữ liệu có tính xu hướng và chu kỳ nên ta chọn Trend plus Seasonal trong Model Component

Hình 5.9: Đồ thị phân tích tính chu kỳ của sản phẩm FB- NO01

Seasonal Analysis for n M ultiplicative M odel Seasonal Indices

Percent Variat ion by Season

Det rended Dat a by Season

Tính chu kỳ biến động mạnh ở tháng đầu và tháng cuối của chu kỳ, ít biến động ở các tháng còn lại

Hình 5.10: So sánh chuỗi dữ liệu sau khi đã loại bỏ tính xu hướng và chu kỳ

Nhận xét: Sau khi loại bỏ tính chu kỳ, dữ liệu ổn định hơn

- Kiểm tra tính thích hợp của mô hình dự báo thể hiện qua tính ngẫu nhiên của sai số mô hình:

Hình 5.11: Biểu đồ ACF của sản phẩm FB- NO01

Seas Adj and Detr Data

Nhận xét: sai số dự báo có hệ số tương quan nhỏ, nằm trong vùng tin cậy của phép kiểm định, ta kết luận rằng sai số của mô hình là ngẫu nhiên, mô hình phân ly là mô hình dự báo phù hợp cho nhu cầu sản phẩm

Theo CSLT 4.3.4.7 các bước xây dựng mô hình Arima (chi tiết phụ lục 5-3), ta được:

Bảng 5.3: Bảng tiêu chuẩn đánh giá các mô hình

Mô hình ARIMA AIC Adjusted R SEE

Theo CSLT 4.3.4.7 bước 4, mô hình ARIMA(1,1,0) được chọn

Kiểm tra phần dƣ có nhiễu trắng của mô hình ARIMA (1,1,0):

Hình 5.12: Phép thử Ljung-Box Q

Nhƣ vậy, sai số của mô hình là một chuỗi dừng và nó có phân phối chuẩn Sai số này là nhiễu trắng

Hình 5.13: Dự báo theo mô hình ARIMA

Lựa chọn mô hình dự báo phù hợp theo CSLT 4.3.1 mô hình ARIMA (1,1,0) có MAD, MAPE nhỏ nhất:

Bảng 5.4: Bảng so sánh các mô hình dự báo

Mô hình Winter's Phân ly Arima (1,1,0)

TS Sai số không ngẫu nhiên Sai số ngẫu nhiên Sai số ngẫu nhiên

Kết quả dự báo đƣợc chọn nhƣ sau:

Hình 5.14: Kết quả dự báo theo mô hình ARIMA(1,1,0)

Tiến hành phân tích tương tự cho các sản phẩm còn lại, ta có bảng so sánh các mô hình dự báo (chi tiết phân tích xin xem phụ lục 5-4):

Bảng 5.5: Bảng so sánh các mô hình dự báo các sản phẩm còn lại

Nhóm Sản phẩm Mô hình MAPE MAD

Kết quả dự báo cho các sản phẩm nhƣ sau:

Bảng 5.6: Bảng kết quả dự báo cho các sản phẩm còn lại

Nhóm Sản phẩm Kết quả dự báo

Điều chỉnh dựa trên xu hướng sai lệch của dự báo và chương trình khuyến mãi

Tháng 10 là tháng đầu tiên trong một chu kỳ dự báo (chu kỳ lập lại 6 tháng) Xét tháng 10, xu hướng sai lệch và phần trăm sai lệch so với thực tế của dự báo tháng này chính là xu hướng sai lệch và phần trăm sai lệch tuyệt đối trung bình so với thực tế của các tháng 10/2012 và 03/2013.

 Hướng điều chỉnh : [giá trị dự báo] * (1+MAPE)

- Điều chỉnh dựa trên kế hoạch khuyến mãi: Bộ phận Sale dự định đề ra chương trình khuyến mãi tháng 03/2014 tăng 10% sản phẩm mã FB-NO01, FD-BR01, trong nên kết quả dự báo sẽ điều chỉnh theo kế hoạch của bộ phận sales

Bảng 5.7: Bảng kết quả dự báo đã điều chỉnh

Nhóm Sản phẩm Kết quả dự báo

CHÍNH SÁCH TỒN KHO THÀNH PHẨM

Kiểm định phân bố nhu cầu

- Dùng công cụ input analyser trong Arena để fit phân bố, mã sản phẩm FB- NO01 (Các sản phẩm khác xin xem phụ lục 6-1)

Hình 6.2: Phân bố nhu cầu mã vật tư FB-NO01 6.1.1 Nhóm vật tƣ tuân theo phân bố Normal

Bảng 6.1: Vật tƣ tuân theo phân bố Normal Mó sp Gớa trị tb (à) Độ lệch chuẩn (σ)

- Áp dụng kết quả dự báo trong chương 5, ta có lượng sản xuất trong 6 tháng, do giả định ban đầu của chúng ta là sản xuất đúng bằng dự báo

- Mức phục vụ theo đơn vị nhu cầu (mong muốn của công ty): SLu = 97%

- Theo CSLT 4.4.5, kết qua tồn kho an toàn cho các sản phẩm nhƣ sau:

Bảng 6.2: Tồn kho an toàn vật tƣ tuân theo phân bố Normal

Mã sp Tra bảng 4-1 Tháng

6.1.2 Nhóm vật tƣ tuân không theo phân bố Normal

- Do đó, với những trường hợp nhu cầu của sản phẩm trong thời gian chờ không tuân theo phân bố Normal thì nhóm đề xuất tính toán tồn kho an toàn dựa theo MAD (sai lệch trung bình tuyệt đối)

- Trung bình và độ lệch chuẩn của sai lệch tuyệt đối giữa nhu cầu và lƣợng sản xuất theo dự báo của sản phẩm (chi tiết xem phụ lục 6-2)

Bảng 6.3: Trung bình và độ lệch chuẩn các sản phẩm không theo phân bố Normal

Mó sp Gớa trị tb (à) Độ lệch chuẩn (σ)

- Tồn kho an toàn cho sản phẩm theo nguyên tắc MAD

Bảng 6.4: Tồn kho an toàn cho các sản phẩm không theo phân bố Normal

Mã sp MAD Độ lệch chuẩn (σ) 1σ 2σ 3σ 4σ

- Mức phục vụ mong muốn của công ty dành cho từng loại sản phẩm đạt mức 97% trở lên => chọn mức phục vụ 4 σ

CHÍNH SÁCH TỒN KHO NGUYÊN LIỆU

Phân loại NVL

- công ty có 4 nhóm nguyên vật liệu chính gồm: nhãn bao bì, chai, hoá chất, thùng Tuy nhiên, việc đặt hàng hóa chất, thùng phụ thuộc nhiều vào cỡ đơn hàng mà nhà cung cấp chấp nhận Hiện tại, việc cung ứng hóa chất và thùng tương đối ổn định, giao hàng theo kế hoạch: số lượng, chất lượng Do đó, ta chỉ quan tâm chính sách đặt hàng cho 2 nhóm nguyên vật liệu: nhãn bao bì, và chai

- Phân loại nguyên vật liệu theo nguyên tắc ABC, kết quả nguyên liệu chính nhƣ sau (Chi tiết phân loại xem phục lục 7.1)

Bảng 7.1: Nguyên liệu chính STT Tên NVL ĐVT Mã Nhóm Mô hình tồn kho

Mô hình tồn kho xác định nhu cầu rời rạc (LFL,POQ,SMA,

LUC,IPP,IPPA) 2 Túi loại 6 Cái PCT6

3 PET 500 ml Chai PE500 4 PEPA 250 ml Chai PEP250 5 Túi loại 14 Cái PCT14 6 Túi loại 11 Cái PCT11

Xây dựng chính sách tồn kho

Giả thuyết khi thực hiện:

- Nhu cầu xác định, thay đổi, rời rạc ở đầu chu kỳ, chu kỳ là 1 tháng - Nhập kho đồng thời, ở đầu chu kỳ

- Không đơn hàng chậm, Không giảm giá, chi phí mua hàng đơn vị không đổi

- Mức tồn kho tại thời điểm nhận hàng bằng 0

Bảng 7.2: Chi phí mua nguyên liệu

STT Tên NVL Mã ĐVT Cỡ lô Chi phí ĐV

1 PET nâu 50 ml NN PE50 Chai 2,500 11,520

(Nguồn bộ phận mua hàng công ty)

Bảng 7.3: Chi phí đặt hàng ĐVT: 1000 đồng Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Chi phí nhân công 36,000 36,000 36,000 36,000 36,000 36,000

Chi phí điện thoại 6,428 6,510 6,520 6,130 6,750 6,745 Văn phòng phẩm 8,310 8,102 7,985 7,890 8,010 7,860

Chi phí đặt hàng/ đơn hàng 80 87 93 81 85 78

Trung bình chi phí đặt hàng/ đơn hàng: 84,000 đ

(Nguồn bộ phận kế toán công ty) Chi phí tồn trữ H:

Chi phí tồn trữ đƣợc tính theo % giá trị hàng hóa trữ trong kho bao gồm:

- Chi phí cơ hội tính theo lãi suất ngân hàng: tính theo tuần thì chi phí cơ hội khoảng 0.17%/tuần hay 0.75%/tháng

- Chi phí hoạt động (điện, nước, nhân công…) hiện nay khoảng 1.5% tuần

- Do đó, tổng tỉ lệ % chi phí lưu trữ trên giá trị hàng hóa là 1.67%

7.2.1 Phương pháp Silver – Meal Áp dụng lý thuyết phần 4.4.3.3 ta có kết quả cho mã nguyên liệu PET nâu 50 ml NN:

Bảng 7.4: Quản lý tồn kho theo SMA k i IHCi CHC (T) TVC (T) MVC (T)

Kế hoạch đặt hàng cùng với chi phí tích lũy:

Bảng 7.5: Kế hoạch đặt hàng & tổng chi phí tích lũy theo SMA

Chu kì P (VNĐ) Nhu cầu (kg) Qk Tổng chi phí (triệu)

7.2.2 Phương pháp chi phí đơn vị nhỏ nhất (LUC) Áp dụng lý thuyết phần 4.4.3.4 ta có kết quả sau:

Bảng 7.6: Quản lý tồn kho theo LUC k i Ri CDt IHCi CHC (T) TVC (T) MVC (T)

Bảng 7.7: Kế hoạch đặt hàng và chi phí tích lũy theo LUC

7.2.3 Phương pháp PPA (Part Period Algorithm) Áp dụng lý thuyết phần 4.4.3.5 ta có kết quả sau:

Bảng 7.8: Quản lý tồn kho theo PPA k i Ri (i-1) Ri APP (T) EPP (T)

1 1 4,092 - - 41.76 2 2 4,508 4,508 4,508 42.20 2 1 4,508 - - 42.20 3 2 5,049 5,049 5,049 41.34 3 1 5,049 - - 41.34 4 2 4,003 4,003 4,003 40.92 4 1 4,003 - - 40.92 5 2 4,415 4,415 4,415 41.76 5 1 4,415 - - 41.76 6 2 4,620 4,620 4,620 42.20 6 1 4,620 - - 42.20 7 2 4,043 4,043 4,043 41.34 7 1 4,043 - - 41.34 8 2 4,833 4,833 4,833 40.92 8 1 4,833 - - 40.92 9 2 4,599 4,599 4,599 41.76 9 1 4,599 - - 41.76 10 2 3,588 3,588 3,588 42.20 10 1 3,588 - - 42.20 11 2 4,993 4,993 4,993 41.34 11 1 4,993 - - 41.34 12 2 4,616 4,616 4,616 40.92 Kế hoạch đặt hàng cùng với chi phí tích lũy:

Bảng 7.9: Kế hoạch đặt hàng và chi phí tích lũy theo PPA

7.2.4 Phương pháp IPPA (Incremental Part Period Algorithm) Áp dụng lý thuyết phần 4.4.3.6 ta có kết quả sau:

Bảng 7.10: Quản lý tồn kho theo IPPA k i Ri IIP (i) EPP

Bảng 7.11: Kế hoạch đặt hàng và chi phí tích lũy theo IPPA

7.2.5 Phương pháp WWA ( Wagner – Within Algorithm)

Ma trận chi phí biến thiên tổng:

Bảng 7.12: Ma trận chi phí biến thiên tổng

7.2.6 Phân tích lựa chọn mô hình tồn kho

Tổng hợp các mô hình tồn kho mã PET nâu 50 ml NN ta đƣợc bảng kết quả nhƣ sau (các mô hình tồn kho NVL khác xem phụ lục 7-3):

Bảng 7.13 :Tổng hợp kết quả các mô hình quản lý tồn kho

Silver - Meal LUC PPA IPPA WWA

- Chính sách đặt hàng mà công ty nên áp dụng cho các NVL bao bì thuộc nhóm A là đặt hàng theo phương Pháp WWA, tại mỗi chu kỳ có nhu cầu với lượng đặt hàng chính bằng nhu cầu trong chu kỳ đó Lƣợng đặt hàng Q = Nhu cầu NVL đƣợc suy ra từ nhu cầu dự báo của thành phẩm qua bảng MRP

- Một loại NVL bao bì có thể dùng cho nhiều loại sản phẩm khác nhau Nhƣng do giới hạn về thời gian nên nhóm không thể thực hiện dự báo cho tất cả các sản phẩm Do đó ở đây nhóm chỉ xác định chính sách đặt hàng kinh tế cho NVL nhƣng không đƣa ra số lƣợng đặt hàng (Q) cụ thể trong các tháng tới

- Việc xác định điểm đặt hàng tối ƣu cho NVL còn phải dựa vào nhu cầu trong thời gian chờ và leadtime cụ thể của từng nhà cung cấp, phần này sẽ đƣợc thực hiện ở mục 7.3 – Hoạch định tồn kho an toàn cho NVL.

Tính toán tồn kho an toàn NVL

Mục đích: Xác định mức tồn kho an toàn hợp lý, và điểm đặt hàng tối ƣu cho NVL nhằmđảm bảo đáp ứng kịp thời NVL cho sản xuất

- Xét NVL PE50 – Chai PET nâu 50 ml

- Nhu cầu trong thời gian chờ Mã vật liệu PE50 đƣợc thống kê qua 48 tuần nhƣ sau(nguyên vật liệu khác xin xem phụ lục 7-2):

Bảng 7.14 :Nhu cầu mã vật liệu PE50

Nhu cầu trong thời gian chờ

Tuần Nhu cầu trong thời gian chờ

Nhu cầu trong thời gian chờ

Từ kết quả phân tích trên ta nhận thấy nhu cầu PE50 – Chai PET nâu 50 ml trong thời gian chờ tuân theo phân bố Normal với μ = 2150 và σ = 250 (chi tiết fit phân bố xin xem chi tiết phụ lục 7.3)

- Vì leadtime cung ứng NVL tính theo đơn vị ngày, chúng ta chuyển mức trung bình và độ lệch chuẩn sang giá trị ngày nhƣ sau (Tháng làm việc 4 tuần, tuần làm việc 5 ngày)

- Nhu cầu bình quân tuần = μ/5 = 2150/5 = 430 - Độ lệch chuẩn của nhu cầu ngày =σ / = 250/ 2 = 112 - Leadtime giao hàng của nhà cung cấp

Leadtime giao hàng của nhà cung cấp cho chai PE50 – Chai PET nâu 50 ml trong 9 tháng đầu năm 2013 nhƣ sau:

Bảng 7.15 : Thời gian giao hàng mã chai PE50

Mã NCC Lead time Li Tần suất fj Li x fj fj x Li ^2

Leadtime tb (L) 4.71 Độ lệch chuẩn leadtime 1.24

Trung bình nhu cầu trong thời gian chờ 2002.22 Độ lệch chuẩn của nhu cầu trong thời gian chờ 745.23

Tồn kho an toàn: S = Z * σ 1401.04 Điểm tái đặt hàng B = M + S 1826.04

Tính toán tương tự cho các nguyên liệu khác (chi tiết phụ lục 7-4)

Tổng hợp kết quả hoạch định tồn kho an toàn của các NVL đã chọn:

Bảng 7.16 : Tổng hợp kết quả tồn kho an toàn NVL

Mã VT Tồn kho an toàn Điểm tái đặt hàng

PE50 1,401 1,826 PCT6 999 1,359 PE500 1,013 1,323 PEP250 833 1,083 PCT14 621 811 PCT11 437 617

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

8.1 Kết quả thực hiện 8.1.1 Cải thiện công tác tính trả thưởng cho đại lý

- Sơ đồ chuỗi giá trị trước khi cải tiến quy bán hàng

Hình 8.1: Sơ đồ tính trả thưởng cho đại lý trước cải tiến

- Công việc viết đơn hàng mất khá nhiều thời gian, do hiện tại công việc đƣợc xử lý bằng tay, xử dụng công thức trong excel

- Công việc tính thưởng &trả thưởng cho đại lý tốn rất nhiều thời gian cho việc xử lý dữ liệu thô, tất cả công việc tính toán đều thực hiện bằng excel, nên việc tính thưởng sẽ chậm

- Ngoài ra một số công việc bị trùng lặp giữa một số người, trong đó liên quan trực tiếp đến việc tính thưởng và trả thưởng là công việc chính của chị B và chị Y, làm tốn thời gian và công việc không hiệu quả

Kết quả tính trả thưởng chưa cái tiến như sau:

Bảng 8.1: Kết quả tính trả thưởng trước khi cải tiến

Summary Non value time (NVT) 0.60 Hours Value time (VT) 0.33 Hours Cycle time (CT) 0.93 Hours

Từ sự phân tích trên, sẽ tiên hành cải thiện một số công tác ảnh hưởng đến việc tính trả thưởng chậm cho đại lý (chi tiết thực hiện cải tiến xem phụ phụ 9-1):

- Công tác xử lý đơn hàng: Tạo file excel xử lý đơn hàng, người nhận đơn hàng chỉ cần nhập mã khách hàng, và số lƣợng sản phẩm mua, chi tiết tính toán khác sẽ tự động chạy và không cần thao tác nhiều bằng tay => giảm đáng kể thời gian viết đơn hàng

- Việc xử lý dữ liệu thô tốn nhiều thời gian => dùng công cụ pivot table trong excel, công việc xử lý dữ liệu thô giảm rất nhiều thời gian và tăng mức độ chính xác, khi thựchiện bằng excel

- Loại bỏ một số công việc bị trùng lắp của chị Tr –Chị Y, chị L – Chị Y, giám đốc kinh doanh ủy quyền cho nhân viên phụ trách tương ứng công việc phụ trách

- Sơ đồ chuỗi giá trị sau khi cải tiến:

Hình 8.2: Sơ đồ tính trả thưởng cho đại lý sau cải tiến

Kết quả tính trả thưởng sau khi cái tiến như sau:

Bảng 8.2: Kết quả tính trả thưởng sau khi cải tiến

Summary Non value time (NVT) 0.35 Hours Value time (VT) 0.33 Hours Cycle time (CT) 0.68 Hours

8.1.2 Đánh giá hiệu quả việc mua hàng

- Kết quả đánh giá về phần trăm số lần hết NVL cung cấp cho xưởng sản xuất trong một khoảng thời gian xây dựng mô hình dự báo và tồn kho 10/2013 đến 03/2014 (chi tiết xem phụ lục 8-2)

Bảng 8.3: Phần trăm số lần hết NVL trong nước và nhập khẩu

Tổng số order hoàn thành 69 69 68 63 76 86

Lệnh SX thiếu NVL trong nước 2 3 0 1 1 1

Tỷ lệ thiếu NVL sản xuất 2.92% 4.33% 0.00% 1.58% 1.32% 1.16% 1.88%

Lệnh SX thiếu NVL hàng nhập 0 3 0 1 0 0

Tỷ lệ thiếu NVL sản xuất 0.00% 4.33% 0.00% 1.58% 0.00% 0.00% 0.98%

(Nguồn báo cáo Phòng kế hoạch10/2013 đến 03/2014)

Hình 8.3: Tỷ lệ thiếu NVL trong nước 10/2013 đến 03/2014

Hình 8.4: Tỷ lệ thiếu NVL nhập khẩu 01/2013 đến 03/2014

- Tỷ lệ NVL trong nước và nhập khẩu thiếu cho các lệnh sản xuất là 4.33%.Số liệu cụ thể xem ở bảng trên, do nhu cầu vật tƣ gấp cho Hợp đồng đột suất của PKD chiếm 0.3% và 0.85% do nhu cầu tăng hơn so với dự báo

- Tuy nhiên so với vụ trước thì trung bình tỷ lệ thiếu NVL sản xuất trong và ngoài nước giảm tương ứng 0.3%, 0.5%

8.1.3 Đánh giá kế hoạch, sản xuất đáp ứng thị trường

- Lấy dữ liệu thống kê hàng hóa thiếu bán từ P.KD (hàng tháng) bắt đầu từ tháng 10/2013 đến 03/2014 (chi tiết xem phụ lục 8-3), chỉ ghi nhận sản phẩm nào không đạt mục tiêu:

Bảng 8.4: Số lƣợng bán so với số lƣợng kế hoạch của vụ Đông xuân 13-14

STT Sản phẩm Mã sp TH/KH

9 Tepro Super 300EC FS-MA01 92%

10 Agri-Life 100SL FP-MI01 84%

(Nguồn báo cáo doanh số thực hiện 10/2013 đến 03/2014 bộ phận bán hàng)

Hình 8.5: Báo cáo tỷ lệ thực hiện / kế hoạch 10/2013 đến 03/2014

- Mục tiêu chung đạt 89% , so với kế hoạch vụ Hè Thu 13 (04/2013 – 09/2013) tuy nhiên sản phẩm 2,6,7 không đạt mục tiêu do sự thay đổi về thời tiết và sâu bệnh, mô hình dự báo chƣa xét đến sự thay đổi của yếu tố này => đây là mặt hạn chế của mô hình dự báo

- Rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng và thời gian chi trả thưởng cho đại lý, tăng mức phục vụ khách hàng

- Giảm đáng kể lƣợng hàng thiếu so với vụ Hè Thu 13 (04/2013 – 09/2013)

8.3 Hạn chế của luận văn:

- Luận văn chỉ thực hiện tính toán và xây dựng mô hình cho các thành phẩm và các nguyên vật liệu chính thuộc nhóm thuốc BVTV

- Chỉ xét nhu cầu của nhóm khách hàng thuộc các tỉnh miền tây, chƣa xét hết nhu cầu của toàn công ty

- Chƣa xét đến các yếu tố bất định: thời tiết, tình hình sâu bệnh, tăng giá vật liệu

8.4 Hướng phát triển của luận văn

- Xây dựng mô hình dự báo cho tất cả các sản phẩm của công ty

- Xét đến các yếu tố bất định: thời tiết, dịch hại sâu bệnh - Hoạch định tồn kho cho tất cả các sản phẩm và nguyên vật liệu của công ty

- Mô hình hóa và cải tiến hoạt động giao hàng cho khu vực Miền Tây