2.1. Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1. Thông tin chính :
- Tên doanh nghiệp : Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí - Ngày thành lập: 8/8/2003
- Điện thoạ Văn phòng: (08) 3873 4115, kinh doanh: (08) 3873 4116 - Trụ sở chính : Lô B14, KCN Hiệp Phước, Nhà Bè, Tp Hồ Chí Minh - Emai: info@hoptri.com, Fax: (08) 3873 4117, Website: www.hoptri.com
2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển
Công ty TNHH Hóa Nông Hợp Trí đƣợc thành lập vào năm 2003 bởi các thành viên có kinh nghiệm và tâm huyết trong lĩnh vực nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào sự phát triển nông nghiệp của Việt Nam. Các thành viên đã từng tham gia công tác giảng dạy tại các trường Đại học, đã từng nghiên cứu tại các cơ sở, các viện khoa học cũng nhƣ đã từng tham gia quản lý, điều hành tại các công ty đa quốc gia.
- Ngày 8.8.2003 : Thành lập công ty
- Tháng 4.2004 : Công ty chính thức đi vào hoạt động kinh doanh tại Lô A8C, KCN Hiêp Phước
- Năm 2005 : công ty bắt đầu sản xuất các sản phẩm dạng EC - Tháng 8.2007 : Công ty bắt đầu xây dựng cơ sở 2 tại Lô B14, KCN Hiệp
Phước nhằm mở rông đầu tư, sản xuất kinh doanh, đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty.
- Tháng 4.2008 : Công ty chuyển trụ sở qua Lô B14, KCN Hiệp Phước.
- Tháng 11.2009 : Công ty đạt chứng nhận Hệ thống Quản lý Chất lƣợng ISO 9001-2008 và Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001-2000.
- Ngày 23.9.2011 : Công ty thay đổi Hệ thống nhận diện thương hiệu, thể hiện quyết tâm vươn lên trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực
10
sản xuất kinh doanh sản phẩm dinh dƣỡng cây trồng, thuốc bảo vệ thực vật, sản phẩm vệ sinh môi trường và sức khỏe cộng đồng.
- Ngày 26.10.2012 : Phòng thí nghiệm công ty đã đạt chứng chỉ công nhận ISO/IEC 17025:2005.
2.2. Hoạt động sản xuất kinh doanh 2.2.1. Sản phẩm kinh doanh :
công ty đang phát triển trong lĩnh vực sản xuất và phân phối các mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật, phân bón lá...Sản phấm có nhiều nhóm sản phẩm, chủ yếu: 4 nhóm chính
- Nhóm bảo vệ thực vật (BVTV): thuốc trừ có, trừ ốc, trừ sâu, trừ bệnh, điều hòa sinh trưởng
- Nhóm dinh dƣỡng cây trồng (DDCT): phân bón lá, bón đất, sản phẩm kết hợp
- Nhóm sức khỏe công đồng (SKCĐ): thuốc diệt chuột, ruồi, muỗi, gián kiến
- Nhóm khác : sản phẩm gia công, nguyên liệu…
- Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm
Hình 2.1: Biểu đồ tỷ trọng nhóm sản phẩm 2.2.2. Khách hàng :
DDCT 32%
BVTV 30%
SKCD 25%
KHAC 13%
Tỷ trọng Doanh số
Nhóm DDCT Nhóm BVTV Nhóm SKCĐ Nhóm khác
11
Thuộc 4 vùng chính gồm các tỉnh Miền Bắc, Miền Đông, Cao Nguyên & các tình Miền Tây.Biểu đồ thống kê doanh số theo từng khu vực từ 10/2012 đến 09/2013
Hình 2.2: Biểu đồ tỷ lệ doanh số theo khu vực từ 10/2012 đến 09/2013 2.3. Sơ đồ tổ chức
Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công ty
Miền Bắc 14%
Miền Đông 20%
Cao Nguyên 25%
Miền Tây 42%
Tỷ lệ DS theo khu vực
Tổng Giám Đốc
Các Phó Giám Đốc
Phòng Kế Toán
Phòng Kinh Doanh
Phòng HC - NS
Phòng Marketing
Xưởng Sản Xuất
Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên Nhân Viên
12
2.4. Quy trình sản xuất
Nguyên liệu chủ yếu hóa chất dạng lỏng hoặc dạng bột sẽ đƣợc phối trộn với tỷ lệ khác nhau tùy theo loại sản phẩm.Sau khi pha trộn xong cho từng loại sản phẩm, sau đó chiết hóa chất sang dạng chai, gói, vỉ tương ứng. Tiếp theo là đóng nắp chai và dán nhãn.
Sau công đoạn này sẽ có KCS line thực hiện việc kiểm tra sản phẩm. Nếu sản phẩm không đạt chất lượng theo tiêu chuẩn qui định thì sẽ trả lại cho công đoạn trước để làm lại. Ngược lại, sản phẩm đạt chất lượng sẽ được đóng gói và lưu vào kho.
Nguyên liệu Phối trộn
Đóng chai dán nhãn Sang chiết
Đóng thùng
Nhập kho Kiểm tra
Không đạt Chứa
Đạt
4: Quy trình sản xuất chung
13
2.5. Lập KHSX
Hình 2.5: Quy trình lập kế hoạch sản xuất
14
Sau khi phòng kinh doanh tiến hành dự báo xong thì sẽ đƣa kết quả dự báo này cho phòng kế hoạch, trước 1 tháng của vụ tiếp theo.Phòng kế hoạch dựa vào kết quả dự báo cùng với đơn hàng để lên kế hoạch sản xuất cho từng tháng. Phòng kế hoạch phân nhu cầu sản phẩm theo 2 thời đoạn :
- Tháng 2 đến tháng 8: thời điểm nhu cầu không cao - Tháng 9 đến tháng 1: nhu cầu sản phẩm lớn
Hiện tại công tác dự báo bán hàng chƣa đƣợc tốt, việc phân loại theo size theo kinh nghiệm của người lập kế hoạch sản xuất, nên việc lập kế hoạch sản xuất, thu mua vật tư chƣa hiệu quả, hàng hóa tồn kho chƣa hợp lý....
2.6. Quy trình quản lý chất lƣợng
- Kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì
Nguyên vật liệu từ nhà cung cấp
Kiểm tra
Dán phiếu đạt
Dán phiếu không đạt
Báo cáo cho QA
QA tổ chức cuộc họp
Đánh giá mức độ
Trả lại cho nhà cung cấp
Lập biên bản đưa GĐSX ki duyệt đạt Đạt
Không đạt
Nghiêm trọng
Không nghiêm trọng
6: Quy trình kiểm tra nguyên vật liệu, bao bì
15
- Kiểm tra bán thành phẩm, thành phẩm : QC lấy mẫu kiểm tra theo tiêu chuẩn, kiểm tra bán thành phẩm. Nếu đạt QC báo cho sản xuất chuyển vào bình chứa, dán nhãn và niêm phong. Nếu không đạt báo cho Giám đốc sản xuất và Kỹ thuật để có biện pháp xử lý
2.7. Quản lý kho
2.7.1. Hoạt động nhận hàng
Hoạt động nhận hàng tại công ty bao gồm các bước sau:
- Xe giao vật tƣ xếp hàng tuần tự chờ kiểm tra. Bảo vệ ghi nhận số xe giao vật tƣ xin vào nhà kho. Tài xế nộp Chứng từ giao hàng (Phiếu Xuất Kho hoặc Hóa đơn) cho Bảo vệ để đăng ký giao hàng.
- Bảo vệ thông báo cho Điều phối Cung ứng về xe vật tƣ giao hàng. Điều phối Cung ứng kiểm tra số tồn và tính hợp lệ của PO, căn cứ vào lịch giao hàng để quyết định tiếp nhận hoặc khước từ.
- Phân công nhân viên kho chuẩn bị: khu vực chứa hàng – pallet – nhân lực và phương tiện bốc xếp.
- Nhân viên kho hướng dẫn tài xế đưa xe vào cổng nhập hàng
- Tiến hành bốc dỡ hàng hóa trên xe xuống pallet. Chất hàng theo qui định chất xếp : theo chủng loại, theo ngày sản xuất, theo qui cách chất. Thực hiện kiểm tra chất lƣợng bên ngoài; xếp riêng các vật tƣ hƣ hỏng và kiểm đếm chính xác số lƣợng cùng với lái xe hay nhân viên giao hàng.
- Nhân viên kho báo cho nhân viên QC lấy mẫu kiểm tra. Nhân viên QC tiến hành kiểm tra chất lƣợng lô hàng và thông báo cho Kho biết kết quả trong thời gian tối đa 24 giờ
- Nếu kết quả kiểm tra không đạt, toàn bộ lô hàng đƣợc dán nhãn HOLD và
QC thông báo cho phòng kế hoạch về tình trạng này. Tiến hành thủ tục hoàn trả hay xử lý lô hàng không đạt chất lƣợng
- Nếu kết quả kiểm tra đạt yêu cầu, nhân viên kho viết Phiếu Nhập Kho ghi số lƣợng hàng đạt yêu cầu chất lƣợng, thực tế nhập, chú thích số lƣợng
16
thiếu hụt hay từ chối nhập do hƣ hỏng hay không đạt chất lƣợng. Lập Biên Bản Hàng Hƣ Hỏng / Thiếu Hụt và cùng ký xác nhận với tài xế hay nhân viên giao hàng. Phiếu Nhập Kho đƣợc ký nhận bởi Kho – tài xế giao hàng – nhân viên QC có 3 liên: liên 1 kho , liên 2: giao tài xế xe giao hàng, liên 3: nộp lại kế toán công ty.
- Nhập số liệu thực nhận vào hệ thống Nhập-Xuất-Tồn (không nhập kho số lƣợng hàng từ chối nhận, hàng hƣ hỏng – nếu không có phê duyệt của GĐNM)
2.7.2. Sắp xếp hàng (Put away)
- Sau khi kho nhận hàng xong, nhân viên tiến hành xếp và chất hàng vào kho.
- Nhân viên chất hàng lên xe kéo pallet theo chỉ dẫn của thủ kho.
- Nhân viên kho tiến hành kéo hàng về khu vực lưu trữ theo từng vị trí đã phân định sẵn. Việc chất hàng theo đúng qui cách định sẵn về số lƣợng thùng hay số lớp trên 1 pallet.
- Nhƣng trong thực tế, nhân viên kho xếp hàng không theo đúng vị trí định sẵn, thấy chỗ nào trống thì đặt hàng vào đó. Nhiều lúc nhân viên xếp nguyên liệu quá cao, cồng kềnh nên dễ đỗ vỡ gây hƣ hỏng hàng.
2.7.3. Lưu trữ (Storage)
- Vật tư lưu trong kho chủ yếu là thành phẩm chứa trong các thùng carton, các bao bì gồm chai lọ và các thùng bìa carton.
- Mặc dù đã có phân loại, chia khu vực lưu trữ cụ thể nhưng do diện tích nhỏ hẹp, vật tư lại quá nhiều, kho bị quá tải nên việc các lưu trữ thường vật tƣ này hay lấn sang khu của vật tƣ khác, đôi lúc nhân viên kho thấy trống chỗ nào thì đặt vào chỗ đó. Và cũng vì lý do này, các thành phẩm, nguyên vật liệu, bao bì sắp xếp không đƣợc rõ ràng, trật tự, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý.
17
- Chưa tính đến việc sắp xếp vị trí của những vật tư thường sử dụng và những vật tƣ ít khi lấy ra để tối ƣu hóa việc di chuyển nhiều trong kho
2.8. Quản lý tồn kho
- Hiện tại bộ phận kho chƣa có xác định mức tồn kho an toàn mà chỉ có tồn kho tối thiểu. Mức tồn kho tối thiểu chỉ cho ta biết cần trữ hàng bao nhiêu chứ không có ý nghĩa cảnh báo để nhân viên kế hoạch biết và tiến hành đặt hàng.
- Việc đặt hàng chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của người phụ trách và chưa có chính sách đặt hàng, nên vẫn xảy ra tình trạng thiếu nguyên phụ liệu sản xuất. Do đó, có thể gây ra thiếu hàng và ảnh hưởng đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng.
18