kỹ năng nghiên cứu xử lý hồ sơ

Với sự tỉnh thông nghề nghiệp, bằng việc tư vấn, soạn thảo, chứng nhận các hợp đồng, giấy tờ, CCV cung cấp dịch vụ công chứng sẽ bảo đảm an toàn pháp lý cho công dân và các tô chức khi t

A DAO TAO CONG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC HOC VIEN TU PHAP

HỌC VIỆN TƯ PHÁP

BÁO CÁO KÉT THÚC HỌC PHẢN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG

Chuyên đề 3: Kỹ năng của công chứng viên trong việc nghiên cứu, xw ly hỗ sơ công chứng — Thực tiên thực hiện và giải pháp hoàn thiện pháp luật

Họ và tên: Sinh ngày: Số báo danh: Lớp:

Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2021

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU

NỘI DUNG

I Khái quát về quy trình công chứng 1 Các bước trong quy trình công chứng 2 Hồ sơ yêu câu công chứng 3 Kỹ năng nghiên cứu và xử lý hồ sơ của CCV

3.1 Khái niệm

3.2 Mục tiêu và kỹ năng của CCV trong việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ

3.2.1 Mục tiêu của việc nghiên cứu và xứ lý hồ sơ

3.2.1.a Yêu cầu về hồ sơ công chứng

3.2.1.b Xác định nguồn thu thập hồ sơ bổ sung 3.2.1.e Tập hợp hỗ sơ hoàn chính theo yêu câu

3.2.2 Kỹ năng nghiên cứu và xử lý hồ sơ 3.2.2.a Kiểm tra tính xác thực của hỗ sơ công chứng

3.2.2.b Đối chiếu nội dung các tài liệu với nhau

3.2.2.c Đối chiếu nội dung tài liệu với các quy định của pháp luật có liên quan

3.2.2.d Đối chiếu nội dung tài liệu với CSDL công chứng 3.2.2.e Đối chiếu nội dung tài liệu với các nguồn thông tin khác 3.2.2.f Phân tích, đối chiếu nội dung dự tháo hợp đồng, giao dich

II Một số vấn đề thường gặp trong nghiên cứu và xử lý HSCC

1, Một số điêm bất cập về luật pháp liên quan đến công chứng

2 Giấy tờ giả trong hoạt động công chứng

3 Nhận biết tài sản có tranh chấp, ngăn chặn giao dịch 4 Xác minh, giám định

II Một số giải pháp, kiến nghị

1.Kiện toàn hệ thống VBQPPL

2.Thông tin ngăn chặn 3.CSDL quốc gia liên quan đến công chứng, công chứng số

KET LUAN DANH MUC TAI LIEU THAM KHAO

DANH MUC CAC TU VIET TAT

Trong báo cáo này, các từ viết tắt có nghĩa như sau:

BLDS 2015 CCV CSDL GCNQSDĐ HSCC LCC 2014 NYCCC TCHNCC VBCC

YCCC

: Bộ luật dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 : Công chứng viên

: Cơ sở dữ liệu : Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất : Hề sơ công chứng

: Luật công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 : Người yêu cầu công chứng

: Tổ chức hành nghề công chứng : Văn bản công chứng : Yêu cầu công chứng

MO DAU

Hoạt động công chứng là một trong những hoạt động bê trợ tư pháp theo quy định của pháp luật Kê từ khi xuất hiện và được pháp luật ghi nhận, đến nay pháp luật về hoạt động công chứng đã có nhiều điểm thay đổi phù hợp hơn với tình hình kinh tế xã hội và công chứng luôn giữ một vai trò rất quan trọng trong đời sống xã hội Kinh tế xã hội Việt Nam giai đoạn hiện nay có nhiều bước phát triển đột phá, song song đó

nhà nước cũng kịp thời thể hiện sự nhanh nhạy trong ban hành các chính sách phát

triển và quản lý hiệu quả và kịp thời Trong cơ hội luôn có rủi ro tiềm ân, đặc biệt là trong các quan hệ dân sự, giao dịch kinh tế thương mại ngày càng phức tạp Và chế định công chứng là biện pháp ngăn ngừa rủi ro hiệu quả được áp đụng từ thời cỗ đại đến nay

Với sự tỉnh thông nghề nghiệp, bằng việc tư vấn, soạn thảo, chứng nhận các hợp đồng, giấy tờ, CCV cung cấp dịch vụ công chứng sẽ bảo đảm an toàn pháp lý cho công dân và các tô chức khi tham gia giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại.Đề bảo đảm tính xác thực và hợp pháp của nội dung giao dịch theo đó VBCC có giá trị chứng cứ và giá trị thi hành, trong quá trình hành nghề đòi hỏi CCV phải là người có đầy đủ các kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng nghề nghiệp

Trong đó kỹ năng nghiên cứu và xử lý hồ sơ là nền móng của toàn bộ quy trình công chứng và là căn cứ đề CCV thụ lý, xúc tiễn cho các bên ký kết hợp đồng giao dịch, ghi lời chứng và ban hành VBCC Hồ sơ này cũng là căn cứ, chứng cứ để các cơ quan có thâm quyền xử lý các vấn đề liên quan, để CCV chứng minh mình đã thực hiện đây đủ và đúng quy trình quy định của pháp luật Vậy trong quá trình nghiên cứu và xử lý hồ sơ, CCV cần phải có những kỹ năng gì, phái thực hiện như thế nào và để

đạt được mục đích gì? Câu hỏi này sẽ được phân tích cơ sở lý luận và thực tiễn một

cách cơ bản trong nội dung bài báo cáo này, từ đó đưa ra một số giải pháp cho các vướng mắc mà người viết gặp phải trong quá trình lam viéc tai TCHNCC

NOI DUNG I Khái quát về quy trình công chứng

Theo Khoản I Điều 2 LCC 2014: “Công chứng là việc CCV của một TCHNCC chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc tir tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tô chức tự nguyện YCCC ”

Khái niệm này xác định công chứng là việc chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch và nhằm bảo đảm cho hợp đồng, giao địch được giao kết hoặc xác lập

không vi phạm pháp luật, không trải đạo đức xã hội, đem lại sự an toàn pháp lý cho

các giao dịch dân sự, phòng ngừa rủi ro và ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp 1 Các bước trong quy trình công chứng

Đề đảm bảo an toàn pháp lý, phòng ngừa tranh chấp giữa các bên, đồng thời bảo đảm trách nhiệm của CCV khi chứng nhận hợp đồng giao dịch, CCV phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định của LCC 2014 và các quy định của pháp luật khác liên quan đến nội dung hợp đồng giao dịch.Quy trình công chứng chung được quy định tại Điều 40, Điều 41 của LCC 2014, theo đó có thê chia thành bốn bước sau đây:

Bước 1: Tiếp nhận YCCC Bước 2: Nghiên cứu, xứ lý HSCC Bước 3: Xúc tiễn việc các bên ký kết hợp đồng giao dịch Bước 4: CCV ghi lời chứng, ký đồng dấu, phát hành VBCC và lưu trữ HSCC Hoạt động công chứng là một quá trình thu thập, xử lý thông tin thông qua giao tiếp với khách hàng: nghiên cứu, xử lý thông tin trong hề sơ, đối chiếu với các quy định của pháp luật và từ đó CCV đưa ra quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hoặc yêu cầu sửa đôi, bô sung hỗ sơ

2 Hỗ sơ yêu cầu công chứng HSCC chính là căn cứ chứng minh cho các nội dung của YCCC va noi dung cua hợp đồng, giao địch HSCC phải đâm báo được tính xác thực và hợp pháp và phù hợp với nội dung YCCC cũng như nội dung của hợp đồng, giao dịch.Căn cứ vào khoản l Điều 40 LCC 2014, HSCC được lập thành một bộ, gồm các giấy tờ sau đây:

-_ Phiếu YCCC, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ NYCCC, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo; tên TCHNCC, họ tên người tiếp nhận HSCC, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;

-_ Dự thảo hợp đồng, giao dich (nếu có); - Ban sao giay to tuy thân của NYCCC;

-_ Bán sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyên sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó Ví dụ Khoản 16 Diéu 3 Luat dat dai nam 2013, “Gidy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyên sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất là chứng thư pháp lý để Nhà nước xác nhận quyền sử dụng đất, quyên sở hitu nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất hợp pháp của người có quyên sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và quyền sở hữu tài sản khác gắn liên với dat” - Ban sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy

định phải có Ví dụ như giấy uỷ quyên, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Các bản sao có thê là bán chụp, bản in hoặc bán đánh máy có nội dung đây đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực

Tiếp nhận hồ sơ là cơ sở để CCV thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình công chứng một cách nhanh chóng, thuận lợi và đúng pháp luật Việc này đòi hỏi CCV phải có kỹ năng giao tiếp, khai thác và xử lý thông tin từ NYCCC đề đạt được các mục tiêu sau đây:

- Xác định rõ ý chí của các bên tham gia giao dịch nhằm xác định chính xác YCCC, làm rõ loại hợp đồng mà các bên đề nghị công chứng theo Điều 3 của BLDS 2015;

- _ Xác định thâm quyền công chứng theo điểm c Khoản I Điều 7, Điều 4l và điều 54 cua LCC 2014; và

- N6i dung hop déng giao dich cé phu hop véi cac quy dinh cia phap luat theo Điều 3, Điều 4 của BLDS 2015 và các quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành khác tuỳ từng hợp đồng, giao dịch

3 Kỹ năng nghiên cứu và xử lý hồ sơ của CCV 3.1 Khái niệm

Có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng, tùy vào cách tiếp cận Theo từ điển Oxford!, “kỹ năng” là khả năng đề làm tốt một công việc nào đó thường có được qua dao tao hoac kinh nghiém (skill: the ability to do something well, usually gained through training or experience) Theo đó, kỹ năng được hiểu là sự thành thạo, tỉnh thông về các thao tác, động tác trong quá trình hoàn thành một công việc cụ thê nào

đó.Theo quan niệm này, năng lực thực hiện được coi là sự tích hợp nhuan nhuyén cua

ba thành tế kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết một cách có hiệu quả trong một thời gian thích hợp để hoàn thành được từng công việc cụ thê của nghề, chứ không phải là

sự tồn tại độc lập giữa chúng với nhau Là dạng hành động tự giác, được thực hiện có

kĩ thuật, dựa vào những điều kiện sinh học, tâm lý và xã hội ở cá nhân, có kết quả nhất

định đáp ứng mục tiêu hay chuẩn đã định trước, tức là không tùy tiện, mà tuân theo trình tự, quy tắc và yêu cầu kỹ thuật

Kỹ năng của nghề nghiệp được phân chia thành nhiều loại khác nhau Đối với CCV, có thê phân chia các kỹ năng như sau:

- _ Kỹ năng cứng: bao gồm kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp và kỹ năng kỹ thuật Cụ thể như khả năng học vấn trình độ chuyên môn và kinh nghiệm, khả năng áp dụng kiến thức và kinh nghiệm tích lũy được vào công việc thực tế trong lĩnh vực công chứng là kỹ năng chuyên môn Kỹ năng kỹ thuật cụ thê như: khả năng sử dụng các máy móc, phương tiện và công cụ hỗ trợ nghề nghiệp như tin học văn phòng, sử dụng phân mềm công chứng, các thiết bị hỗ trợ hay các ứng dụng CNTT khác Để đạt được kỹ năng cứng, CCV phải trai qua một quá trình rèn luyện đài, vất vả, đồng thời cần phải nỗ lực hết mình để có thê đạt được, bao gồm đào tạo cử nhân luật, đào tạo và bồi đưỡng nghề công chứng, tập sự hành nghề và kỳ thí sát hạch

- _ Kỹ năng mềm: là các kỹ năng như kỹ năng giao tiếp, khai thác và xử lý thông tin, kỹ năng thấu hiểu và lắng nghe, kỹ năng thuyết trình và thuyết phục NYCCC, kỹ năng nhận dạng con người, ứng xử trong quan hệ với đồng nghiệp, cơ quan tô chức khác và khả năng linh hoạt ứng đụng và vận dụng tông hợp hòa các kỹ năng, phối hợp xử lý và giải quyết vấn đề Theo thống kê, kỹ năng mềm

chiếm tới 75% sự thành đạt của mỗi người

Bên cạnh các kỹ năng thì tr duy phản biện là điều vô cùng cần thiết trong lĩnh vực tư pháp Nếu CCV có tr duy phán biện tốt, họ có thể kết nói các quy định của pháp luật một cách hợp lý, xem xét và đánh giá các giấy tờ trong HSCC, tìm ra sự mâu thuẫn và sai sót trong công việc của chính mình và của các cá, nhân tô chức khác để tạo lập cho mình hệ thống thông tin, đữ liệu mang tính chính xác cao Tư duy phản biện giúp CCV đánh giá, đối chiếu so sánh và đưa ra phương pháp giải quyết vấn dé, xây dựng quy trình, lập một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, để từ đó tiến hành cho các bên

giao kết, ban hành VBCC hoàn chỉnh và đảm bảo tính xác thực và hợp pháp Nếu

muốn có kỹ năng phản biện tốt, CCV cần phải không ngừng tìm hiểu, không ngừng học hỏi, cập nhật nhiều kiến thức về luật pháp cũng như bản chất của đối tượng hợp

đồng, giao dịch đề từ đó có cái nhìn khách quan, toàn diện, tránh nhìn thiên cận, nhìn

một phía 3.2 Mục tiêu và kỹ năng của CCYV trong việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ 3.2.1 Mục tiêu của việc nghiên cứu và xử lý hồ sơ

Toàn bộ quá trình hành nghề, đối với từng hợp đồng giao dịch, CCV vận dụng toàn bộ kỹ năng nghề nghiệp, lựa chọn và áp dụng những quy định của pháp luật, dựa

2 https://actiontraining.com vn/tin-tuc/c; p/ky quyet-dinh-75-su-thanh-cong/

trên thông tin khai thác từ NYCCC và HSCC, áp dụng kỹ năng giải quyết vẫn dé, ra

quyết định để đạt được các mục tiêu sau:

- _ Thứ nhất: xác thực về chủ thê chính là đúng người, đúng thâm quyền, ý chí là tự nguyện, đây đủ năng lực theo quy định

- _ Thứ hai: xác thực và hợp pháp về đối tượng của giao dịch Căn cứ là giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc giấy tờ tương đương, giấy tờ pháp lý có liên quan khác;

- _ Thứ ba: xác thực và hợp pháp về mục đích và nội dung giao dịch - _ Thứ tư: đảm bảo việc công chứng đúng theo quy trình và hồ sơ đây đủ theo quy

Để xác định đứng hỗ sơ hoàn chỉnh, CCV cân phải trả lời đầu đu các câu hỏi

sau: - _ Vấn đề đang giải quyết cần có những giấy tờ nào nào, căn cứ pháp lý của các

loại giấy tờ đó, những loại giấy tờ tương đương: -_ Hồ sơ hiện tại đã có những giấy tờ nào, vai trò và ý nghĩa của từng loại; - _ Còn thiếu những giấy tờ gì cần phải bỗ sung, cần bản sao hay buộc phải dùng

bản chính; - _ Những giấy tờ nào là quan trọng nhất trong HSCC?

Nguyên tắc xác định HSCC bao gầm: - _ Xác định rõ những giấy tờ trong hồ sơ có còn giá trị sử dụng hay không, phù

hợp với công việc cần giải quyết, có tính hợp pháp về nội dung và hình thức, đặc biệt là đối với các loại giấy tờ có thời hạn như chứng minh nhân dân, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy uỷ quyền

-_ Gắn với bản chất vấn đề cần chứng minh trong hồ sơ Không thể dùng thông tin tương tự để thay thế Ví dụ: không thể sử dụng sô hộ khâu để chứng minh quan

hệ hôn nhân thay cho giấy đăng ký kết hôn, mặc dù trên số hộ khẩu cũng thê hiện thông tin này

- _ Linh hoạt một cách hợp pháp: Những giấy tờ có thé thay thế được thì cần phải được công nhận và sử dụng Ví dụ: Giấy tờ tùy thân có thê là chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, chứng minh quân nhân chuyên nghiệp hoặc chứng minh quân đội nhân dân Nếu NYCCC đã cung cấp hộ chiếu để xác định nhân thân thì không nên bắt buộc NYCCC cứ phải cung cấp CMND -_ Có biện pháp kiêm chứng, kiểm định hồ sơ để bảo đảm tính xác thực, tránh giấy

tờ giả Ví dụ: có thể so sánh thông tin giữa các giấy tờ được cung cấp hoặc với thông tin đã có, hoặc thông qua giao tiếp để kiểm chứng, nhận diện các loại giấy tờ thường gặp để đối chiếu

3.2.1.b Xác định nguồn thu thập hồ sơ bỗ sung Sau khi xác định rõ yêu cầu về hỗ sơ, việc tiếp theo là phải xác định được các giấy tờ sẽ được thu thập từ nguồn nào, cơ quan tổ chức nào có chức năng, thâm quyền ban hành Mặc đù trong LCC 2014, nghĩa vụ cung cấp thông tin và hồ sơ chủ yếu là từ NYCCC, nhưng để giải quyết được một sự việc thì CCV cân có nhiều nguồn thông tin khác để đối chiếu với nội dung giấy tờ được cung cấp và/hoặc yêu cầu NYCCC bố

sung hề sơ, ví dụ như:

- Tra cứu thông tin trên CSDL công chứng và in kết quả cho NYCCC ký tên; - _ Đối chiếu với các giấy tờ trong HSCC đang lưu giữ tại TCHNCC, tập thông tin

khách hàng do CCV tập hợp trong quá trình hành nghề; -_ Các giấy tờ từ các cơ quan chức năng, thông tin từ CSDL được chia sẻ khác,

văn bản trả lờicác yêu cầu xác minh, giám định 3.2.1.c Tập hợp hồ sơ hoàn chỉnh theo yêu cầu

Việc tập hợp hồ sơ được thực hiện trong suốt quá trình công chứng, từ khi nhận được YCCC, tiếp nhận hồ sơ đến khi kết thúc quá trình công chứng, và cả sau khi CCV đã hoàn tất việc công chứng Bởi vì bản chất của công chứng là tạo lập, chứng kiến và lưu giữ chứng cứ Ví dụ: Sau khi công chứng xong một giao dịch và đã kết thúc các thủ tục công chứng, một thời gian sau CCV có căn cứ cho rằng giấy tờ liên quan đến giao dịch công chứng đó bị làm giả tỉnh vi mà tại thời điểm công chứng CCV không phát hiện ra Việc này có thê ảnh hưởng đến tính xác thực hợp pháp cảu VBCC, tạo ra rủi ro cho CCV và các bên tham gia giao dịch Vì thé CCV phai tập hợp những giấy tờ tài liệu này, tuỳ mức độ mà có các biện pháp phù hợp, xác định và ngăn ngừa các rủi ro có thÊ xảy ra

- Hoạt động nghiên cứu và xử lý hề sơ được bắt đầu từ thời điểm CCV nhận được YCCC Thông thường, HSCC được cung cấp đưới dạng bản sao hoặc do CCV photocopy lại từ bản chính đo NYCCC cung cấp

- Sau khi xác định rõ YCCC thì CCV chọn lọc và tập hợp các quy phạm pháp

luật có liên quan đến điều kiện, cách thức, hình thức và các loại giấy tờ tài liệu

cần phải có để tiễn hành giao dịch - Tra cứu và chọn lọc thông tin từ CSDL công chứng và các CSDL khác (nếu có)

nhằm mục đích cung cấp thêm các căn cứ đối chiếu, củng cổ cơ sở cho các quyết định của CCV

- Các nguồn giấy tờ tài liệu bô sung được tập hợp từ bên ngoài TCHNCC là tương đối đa dạng Ví dụ: trường hợp phải xác minh thì phải theo trình tự làm công văn xác minh và chờ kết quả trả lời xác minh của cơ quan có liên quan Thông thường, việc sử dụng nguồn thông tin này có thê xuất phát từ yêu cầu bắt

buộc để làm rõ căn cứ và thông tin trong hề sơ, được thể hiện dưới dạng văn

bản chính thức (bản góc) trước khi CCV ra quyết định công chứng Trong nhiều trường hợp CCV buộc phải sử dụng các giấy tờ tài liệu thay thé dé làm cơ sở chứng minh, làm rõ vấn đề Việc sử đụng giấy tờ thay thế hiện nay trong nhiều trường hợp được các cơ quan quản lý nhà nước chấp nhận giao dịch nhưng về mặt giá trị pháp lý thì CCV phải hết sức thận trọng, cân nhắc kỹ lưỡng đến rủi ro, hậu quả pháp lý có thê xảy ra

-_ Sứ dụng giấy xác nhận thành viên hộ gia đình tại thời điểm giao đất do công an cấp xã(phường cấp đề chứng mình tư cách đồng chủ sử dụng đất thay vì phiếu xác mình nhân khẩu do công an cấp Quận/huyện cấp (hiện nay là không đúng thâm quyển)

- Su dung ly lich dang viên, sơ yếu lý lịch hoặc các loại đơn xác nhận quan hệ

nhân thân có xác nhận của UBND xãphường đề thay thể cho giấy khai sinh, giấy chứng tử, đăng ký kết hôn khi khai nhận/phân chia đi sản thừa kế - Sur dung cdc loai cam đoan, cam kết để từ chối quyên, nghĩa vụ hoặc từ chối

mối liên hệ pháp lý nào đó Mỗi loại giấy tờ đều có chức năng riêng, được cấp theo một quy trình khác nhau, ý nghĩa pháp lý khác nhau và mỗi loại giấy tờ khác nhau nó lại có giá trị sử dụng khác nhau Nếu do thiếu giấy tờ chứng minh mà các loại giấy tờ đó có quy định quy trình để cấp lại được thì nên yêu cầu NYCCC làm thủ tục xin cấp lại thay vì dùng giấy tờ, tài

liệu khác đề thay thế

Trong trường hợp buộc phải sử dụng giấy tờ thay thế thì điều quan trọng nhất là CCV phai hiểu rõ, đánh giá được đúng bản chất pháp lý và sự thật liên quan đến giao dịch để tránh trường hợp khi tranh chấp có thể bị Tòa án tuyên hủy giao dịch, gây ra thiệt hại cho các bên tham gia giao dịch và CCV cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý 3.2.2 Kỹ năng nghiên cứu và xử lý hồ sơ

Trách nhiệm của CCV đối với một VBCC rất quan trọng, đòi hỏi CCV phải có kiến thức pháp luật, kỹ năng nghẻ nghiệp và trách nhiệm đối với các bên tham gia hợp

đồng, giao dịch CCV phải kiểm tra, đối chiếu, xác minh chính xác những vấn đề liên quan đến nội dung YCCC đề chứng nhận VBCC đúng pháp luật, bảo vệ được quyền lợi và nghĩa vụ của cả nhân, tô chức khi có YCCC Nghiên cứu và xử lý hồ sơ là công đoạn quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình tác nghiệp của CCV Các hoạt động mang đậm tính chuyên môn nghiệp vụ đều tập trung ở giai đoạn này Nghiên cứu và xử lý hồ sơ bao gồm hàng loạt các hoạt động sắp xếp, hệ thống hóa, phân tích so sánh, đối chiếu và sàng lọc hồ sơ, sắp xếp một cách khoa học, làm cơ sở cho quyết định của CCV

Dé dam bao rang YCCC đó phù hợp với các quy định của pháp luật và không vi phạm các chuẩn mực đạo đức xã hội Đây là bước đầu tiên của quá trình công chứng, bước đầu xác định YCCC đó có phù hợp với các giấy tờ hồ sơ và quy định của pháp luật hiện hành hay không, trên cơ sở đó CCV sẽ quyết định việc sẽ thụ lý hay không thụ lý YCCC Trong trường hợp YCCC chưa phù hợp, hồ sơ chưa đầy đủ CCV cũng có thể tư vấn để NYCCC điều chính YCCC cho phù hợp và/hoặc bô sung hồ sơ

Quá trình phân tích HSCC bao gồm các công việc sau đây, được thực hiện đồng

thời trong suốt quá trình tiếp nhận, nghiên cứu và xử lý hồ sơ: 3.2.2.a Kiếm tra tính xác thực của hồ sơ công chứng

Việc kiểm tra tính xác thực của HSCC được tiến hành trong suốt quá trình công

chứng bằng nhiều biện pháp khác nhau, nhưng có hai thời điểm rất quan trọng mà CCV tap trung dé thực hiện đạt hiệu quả nhất, đó là thời điểm bắt đầu tiếp nhận hồ sơ YCCC, trong quá trình tư vấn hoàn thiện hồ sơ cho NYCCC và thời điểm CCV kiểm tra, đối chiều giấy tờ gốc Thông thường, giai đoạn tư vấn là giai đoạn mà CCV có thê vận dụng nghiệp vụ và kinh nghiệm của mình, giao tiếp với NYCCC để phát hiện những vấn đề bất thường, những điểm nghỉ vấn trong nội dung YCCC va hé so YCCC Rất nhiều trường hợp hỗồ sơ, giấy tờ giá mạo được phát hiện ngay từ khi tiếp nhận YCCC thông qua việc phân tích hồ sơ và đặt câu hỏi đối chứng với NYCCC, bởi khi đó, hồ sơ còn chưa hoàn thiện, NYCCC trong trạng thái thiếu sự chủ động nhất, do vậy những ý đồ xâu dễ bị phát hiện nhất

Căn cứ Khoản 3, Khoản § Điều 40 của LCC 2014, việc đối chiếu giấy tờ gốc là quy trình bắt buộc NYCCC phải xuất trình giấy tờ gốc đề CCV kiểm tra và đối chiếu Tuy nhiên, thời gian cho việc đối chiếu này thường khá hạn chế, với các giác quan thông thường thì hiệu quả trong việc phát hiện giấy tờ giả mạo khó đạt hiệu quả cao

Thực tế cho thấy, CCV cân nhiều công cụ hỗ trợ khác đề có thé xác định tính xác thực của HSCC Ngay sau khi thụ lý hồ sơ thì CCV phải thực hiện nhiều biện pháp so sánh, đối chiếu để khăng định tính xác thực của hồ sơ như tra cứu và so sánh tài liệu với các CSDL về mẫu dấu, chữ ký, mẫu văn bản, các CSDL, thậm chí là dùng đến các HSCC đã lưu trữ để đối chiếu số liệu Ngoài ra, các nguồn thông tin phụ trợ khác như thông tin từ báo chí, thông tin công bố từ các cơ quan chức năng đều có thê là cơ sở tham khảo để làm rõ tính xác thực của hồ sơ

Vi đu: Vào ngày 14-6, Cơ quan CSĐT Công an tỉnh Kiên Giang ra thông báo gửi các

ngân hàng trên địa bàn tỉnh Kiên Giang về việc truy tìm tài liệu Theo đó, ngày 13-3- 2017, Phòng Cảnh sát kinh tế của Cơ quan CSĐT Công an tỉnh Kiên Giang ra quyết định số 0LQÐKTVA-PC46 khởi tÔ vụ án hình sự "Tham ô tài sản", "Thiếu trách nhiệm gây hậu quả nghiêm trọng" xảy ra tại Chỉ nhánh Văn phòng Đăng ký đất dai huyện Phú Quốc Quá trình điều tra, xác định một số tài liệu (1.029 phôi GCNQSDĐ) có liên quan đến vụ án đã mất từ năm 2014, đồng thời công bố số serial của các phôi số đỏ này Như vậy, đây sẽ là thông tìn mà CCV cân chú ý đối chiếu bởi kẻ gian rất có thể sử dụng các phôi số đỏ thật này để làm giả các số đỏ nhằm mục đích lừa đảo `

Cho đến thời điểm hiện tại thì việc khang định tính xác thực của HSCC vẫn là

một công đoạn khó khăn và nhiều rủi ro nhất Việc chứng minh tính xác thực của

HSCC vẫn sẽ được tiếp tục kết hợp tiến hành ở các bước tiếp theo, thậm chí ngay cả sau khi việc công chứng đã hoàn thành

3.2.2.b Doi chiếu nội dung các tài liệu với nhau Việc này nhằm bao dam tinh chính xác và thống nhất về mặt đữ liệu Nếu thông tin ghi trên các tài liệu của HSCC không thống nhất, hợp lý thì có thê đo: (¡) các giấy tờ, tài liệu có sai sót về kỹ thuật hoặc (ii) thông tin chưa được cập nhật, đăng ký biến động đây đủ hoặc (ii) có sự giả mạo hồ sơ, tài liệu Sự sai lệch, thiếu nhất quán về thông tin giữa các giấy tờ trong HSCC đôi khi có thể chấp nhận được nếu như các thông tin cơ bản đề tạo nên tính nhất quán của hồ sơ vẫn được bảo đảm và CCV có đủ co sé dé khang định tính hợp pháp của giao dịch

Vi dụ: trên GCNQSDĐ ghỉ số CMIND trùng khớp với CMAND của chủ sử dụng đất nhưng thông tin về hộ khẩu thường trú trên GCNOQSDĐ lại không khớp với thông tin trên số hộ khẩu của chủ sử dụng đất tại thời điểm giao dịch thì thông thường vẫn có thể khẳng định được tính xác thực của thông tin chủ sử dụng đất mà không cần phải sửa đổi các thông tin trên GCNQSDĐ Tuy nhiên cũng là sự sai lệch thông tin, nếu như thông tin về hộ khẩu thường trú là trùng khớp nhưng thông tìn về số CMND lại không khớp giữa GCNQSDĐ với CMND của người sử dụng đất thì lúc này CCV buộc phải trả hỗ sơ để yêu câu NYCCC tiễn hành đăng ký biến động hoặc cung cấp thêm

thông tin để làm rõ 3.2.2.c Đôi chiếu nội dung tài liệu với các quy định của pháp luật có liên quan

Đề bảo đảm rằng nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu là hợp pháp, phù hợp dé sử đụng cho việc công chứng theo YCCC

Ví dụ 1: Trong hỗ sơ có hợp đồng tu quyền, theo đó Ông B nhận ủy quyền của ông A để ký kết hợp đồng chuyển nhượng quyên sử dụng đất Tuy nhiên tài sản này là sở hữu chưng của ông A và vợ ông A Hợp đồng ủy quyền chỉ do một mình ông A ký, như vậy

3Hơn 1.000 phôi số đỏ ở Phú Quốc bỗng nhiên “biến mất”, Công Tuấn, Báo Người lao động ngày 19/07/2018 https://nld.com.vn/thoi-sw/bi-dieu-tra-hang-loat-tai-lieu-o-van-phong-dang-ky-dat-dai-phu-quoc-bien-mat- 20180719181247199 htm

thì không thể sử dụng làm căn cứ đề CCV công chứng giao dịch bản nhà cho ông C theo đề nghị của ông B và ông C

Ví dụ 2: Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 của Cục Hộ tịch, Quốc tịch,

Chứng thực về việc quan triệt thực hiện một số quy định về Chứng thực, việc chứng

thực chữ ký trong giấy tò, văn bản có nội dụng như: “cam đoạn chưa kết hôn với di; giấy xác nhận có nội dung như giấy khai sinh Mặc dù những giấy tờ này không

thuộc quy định tại Điểu 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó là

giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”, “Giấy khai sinh” ` thì cơ quan thực hiện chúng thực không chứng thực chữ ký trên các giấy tò có nội dụng như vậy mà thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch Như vậy, khi HSCC cẩn có các giấy tờ này, CCV cân đảm bảo hình thức của giấy tò, tài liệu phù hợp với quy định của pháp luật

3.2.2.d Đối chiếu nội dung tài liệu với CSDL công chứng Tài sản được tham gia giao dịch phải đảm bảo các điều kiện theo quy định của pháp luật, ví dụ như không thuộc diện đang có tranh chấp, khiếu nại, khiếu kiện về quyền sở hữu; không bị kê biên để thi hành án hoặc không bị kê biên để chấp hành quyết định hành chính đã có hiệu lực pháp luật của cơ quan nhà nước có thâm quyên; Việc tra cứu trên CSDL công chứng để bảo đảm tài sản không bị ngăn chặn giao dịch, việc công chứng không dẫn đến nguy cơ mất an toàn pháp lý cho các bên tham gia giao dịch, cho CCV hoặc ảnh hưởng đến quyền lợi của bên thứ ba

Ví dụ: Ông A đến VPCC B để YCCC hợp đồng bản xe ô tô CCV tra cứu CSDL công chứng thì phút hiện ra xe ô tô có số Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô đã có trong danh

sách dữ liệu ngăn chan do đang bị kê biên đề đảm bảo nghĩa vụ thì hành án Như vậy,

tài sản này nếu giao dịch thành công có thể gây thiệt hại cho bên mua nhà và CCV Do vay, CCV can yêu cầu NYCCC làm rõ thông tin hoặc từ chối công chứng 3.2.2.e Đôi chiếu nội dung tài liệu với các nguồn thông tin khác

Trong suốt quá trình hành nghề, CCV và TCHNCC lưu giữ các mẫu con dấu, chữ

ký, từ các lần giao dịch trước đó của NYCCC (nếu có) nhằm củng có thêm căn cứ

khăng định mức độ an toàn, hợp pháp của giao dịch công chứng Đặc biệt là các địa phương chưa xây dựng CSDL công chứng, hoặc mới xây dựng thì các TCHNCC phải xây dựng riêng cho mình kho dữ liệu riêng về mẫu con dấu, chữ ký hoặc theo dõi các giao dịch của khách hàng Nguồn thông tin này hỗ trợ hiệu quá để phát hiện ra các

hành vi giả mạo, lừa đảo

Vi dụ: Ông A và vợ là bà B đến YCCC hợp đồng giao dịch chuyển nhượng quyên sử dụng đất và quyền sở hữu nhà ở Mặc dù tra cứu trên CSDL công chứng thì mã số GCNQSDĐ, quyên sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất không có thông tin bị ngăn chặn nhưng khi tra cứu về lịch sử giao dịch của khách và hệ thông hỗ sơ lưu trữ thi CCV phat hién ra ông A đã từng công chứng một giao dịch bán tài sản khác tại

TCHNCC của mình với thông tin người vợ là bà C Điều này đặt ra câu hỏi hoặc là ông A đã ly hôn với bà C và kết hôn với bà B hoặc là ông A giả mạo HSCC CCV sẽ cần phải yêu cầu bồ sung hỗ sơ, làm rõ thông tin này để tránh nguy cơ giả mạo hỗ sơ 3.2.2.f Phân tích, đối chiếu nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch

Đối với hợp đồng, giao dịch mà các bên có dự thảo hợp đồng, CCV cần kiểm tra, đối chiếu thật kỹ để bảo đảm rằng nội đung của hợp đồng, giao dịch là phù hợp với HSCC, phù hợp với quy định của pháp luật và phù hợp với nội dung YCCC

-_ Đối chiếu nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch với các thông tin từ tài liệu được cung cấp trong HSCC để bảo đảm tính thống nhất, chính xác về thông tin và các căn cứ chứng minh cho nội dung được nêu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch

-_ Đối chiếu nội dung dự thảo hợp đồng, giao dịch với các quy định của pháp luật và các chuân mực về đạo đức để bảo đảm tính hợp pháp và không vi phạm về mặt đạo đức Có thể YCCC là hợp lệ, nhưng trong nội dung các hợp đồng, giao

dịch thể hiện chỉ tiết đôi khi lại vượt ra ngoài khuôn khé pháp luật hoặc vượt

khỏi các chuẩn mực đạo đức, và điều đó cần được điều chỉnh hoặc loại bỏ Vi dụ: Ông A ký hợp đồng tặng cho con trai căn hộ chung cư, tuy nhiên trong hợp

đẳng tặng cho có ghỉ điều kiện là vợ anh chỉ được dọn về đây sinh sống khi sinh được

con trai Rõ ràng, nội dụng này không vì phạm các quy định của pháp luật nhưng nó

vỉ phạm về mặt đạo đức xã hội

- _ Đối chiếu nội dung dự thảo hợp đồng, giao địch với ý chí của các bên tham gia giao dich, giải thích cho NYCCC hiểu rõ quyên, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch để bao đảm rằng các bên hoàn toàn hiệu rõ và đồng ý với nội dung YCCC cũng như nội đung các điều khoản, thỏa thuận được nêu trong hợp đồng, giao dịch Việc này được thực hiện ngay trước thời điểm CCV chứng kiến NYCCC ký kết vào hợp đồng, giao dịch Mặc đù có thể NYCCC ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt CCV, nhưng điều đó không đảm bảo rằng họ hiểu hoàn toàn mọi khía cạnh, hậu quả và đồng ý với nội dung giao dịch Có rất nhiều trường hợp NYCCC ký vào hợp đồng, giao dịch bởi tin rằng việc thỏa thuận tại TUHNCC thì độ tin cậy rất lớn, không thê bị lừa Nhưng thực tế thì các tranh chấp xảy ra rất phô biến vì lý do “hiệu nhằm”, “tưởng thế", hoặc khi có tranh chấp phát sinh thì NYCCC dựa vào lý do này để đô lỗi cho CCV vì không thực hiện đúng quy trình theo Khoản 4, Khoản 6 Điều 40 của LCC 2014

II Một số vẫn đề thường gặp trong nghiên cứu và xử lý HSCC 1 Một số điểm bất cập về luật pháp liên quan đến công chứng

Khi nghiên cứu, xử lý hồ sơ, CCV phải tiễn hành tra cứu, đối chiếu với các quy định của pháp luật liên quan Hệ thống pháp luật Việt Nam trong những năm gần đây

đã có nhiều thay đổi theo hướng từng bước được hoàn thiện, góp phần ôn định và thiết lập trật tự xã hội, tạo điều kiện cho sự phát triên kinh tế của đất nước Tuy nhiên, bên

cạnh những mặt tích cực, hệ thống pháp luật nước ta vẫn còn một số hạn chế, như:

công kẻnh, mất cân đối, không nhất quán, khó kiêm soát, khó áp dụng Một trong những nguyên nhân là do tính thống nhất giữa các quy phạm pháp luật chưa được bảo đảm

Các văn bản pháp luật trong cùng một lĩnh vực, hoặc trong nhiều lĩnh vực khác

nhau, phải thống nhất và day đủ Ví đụ như việc chứng thực bản sao bằng đại học của UBND trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ số gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp động, giao dịch và việc cấp bản sao y của chính trường đại học đó Giá trị của bản sao y do chính cơ quan tô chức ban hành văn bản thực hiện đang còn bị bỏ ngỏ về giá trị pháp lý, giá trị sử dụng

Pháp luật hiện nay chưa có quy định hướng dẫn cụ thê, thống nhất trong việc xác định thành viên hộ gia đình như thế nào và cơ quan nào có chức năng xác nhận thành viên hộ gia đình Điều 212 BLDS năm 2015 quy định về sở hữu chung của các thành viên gia đình: “Jai sản của các thành viên gia đình cùng sống chung gồm tài sản do các thành viên đóng góp, cùng nhau tạo lập nên và những tài sản khác được xác lập quyên sở hữu theo quy định của Bộ luật này và luật khác có liên quan Việc chiếm

hữu, sử dụng, định đoạt tài sản chung của các thành viên gia đình được thực hiện theo

phương thức thỏa thuận Trường hợp không có thỏa thuận thì áp dụng quy định về sở hữu chung theo phần ”.Điều này đã xác định QSDĐ của hộ gia đình thuộc hình thức sở hữu chung theo phân và việc xác định phần giá trị sử dụng của từng thành viên đối với đất chung sẽ dựa theo nguồn gốc tài sản, công sức đóng góp, tạo lập tài sản của mỗi thành viên trong hộ gia đình đó Nhưng thực tế, việc xác định công sức đóng góp của các thành viên trong hộ gia đình là rất khó khăn, nhất là với những trường hợp vợ

chồng nhận QSDĐ khi được bố mẹ bên chồng hoặc bên vợ tặng cho chung hoặc được

Nhà nước công nhận QSDĐ khi đã có con chung và con đưới 18 tuôi, còn sống phụ thuộc vào bố mẹ thì xác định sự đóng góp của người con đối với QSDĐ của hộ gia đình lại càng phức tạp hơn Bởi pháp luật về đất đai hiện hành quy định, người con

cũng là một thành viên của hộ gia đỉnh, có QSDĐ của hộ gia đỉnh tại thời điểm được

Nhà nước giao đất, công nhận QSDĐ Nhưng theo quy định của BLDS hiện hành, trường hợp không xác định được công sức tạo lập, đóng góp hình thành khối tài sản chung thi coi như không có quyên gì đối với tài sản chung đó

Khoản 29 Điều 3 Luật Đất đai năm 2013: “Hộ gia đình sử dụng đất là những người có quan hệ hôn nhân, huyết thống, nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình, đang sống chưng và có quyền ste dung dat chung tại thời điểm được Nhà nước giao đất, cho thuê đất, công nhận quyền sử dụng đất, nhận chuyến quyên sử dụng đát”.BLDS năm 2015 xác định QSDĐ của hộ gia đình là tài sản thuộc sở hữu chung theo phần chứ không phải sở hữu chung hợp nhất đề tất cả các thành viên có phần bằng nhau và quyền quyết định ngang nhau đối với tài sản chung đó,