Māc tiêu của môn hãc: - Về kiến thức: + Trình bày được quy trình cập nhật danh mục hàng hóa, kho hàng; + Trình bày được thiết lập bảng giá, nhóm khách hàng, nhà cung cấp; + Trình bày đư
KH ọ I T ắ O H ị TH ị NG
Thi ế t l ậ p h ệ th ố ng
1.2.1 Thi ế t l ập nhóm ngườ i dùng
Tạo tài khoản ngưòi dựng, tạo user
Làm thế nào để tạo tài khoản sử dụng cho nhân viên (user), phân quyền chức năng sử dụng chi tiết, xóa tài khoản, đổi mật khẩu (reset password) tài khoản, phòng ngừa gian dối thất tiền và hàng, cho hay khóa quyền dùng app trên điện thoại
Chú ý nguyên tắc: Khi phân quyền theo hướng dẫn á bên dưới xong, cần phải yêu cầu user phải thoát ra và tắt tất cảứng dụng như ứng dụng trên điện thoại, ứng dụng bán hàng trên máy tính, sau đó mới đăng nhập lại thì chức năng vừa phân quyền mới có hiệu lực
Menu Hệ thống để quản lý thụng tin ngưòi dựng (user)
Thêm tài khoản người dùng
- Vào Hệ thống >> Tài khoản ngưòi dựng
- Nhấn Thờm mới đểKhai bỏo thụng tin ngưòi sử dụng phần mềm, khi chọn nhúm ngưòi dựng cần chọn nhúm cú phõn quyền phự hợp vớ dụ nhúm order, nhúm thu ngân, nhóm kế toán, nhóm quản lý kho, nhóm quản lý và nhấn Lưu Tương tự như vậy ta có thể thêm mới thông tin nhân viên kinh doanh, kế toán, thủ kho
Vào menu Hệ thống >> click Tài khoản ngưòi dựng
Nhấn Thờm mới để khai bỏo Tài khoản ngưòi dựng
Phõn quyền theo Nhúm ngưòi dựng và mặc định phần mềm đó phõn cỏc nhúm ngưòi dựng như bờn dưới, ngoài ra tựy vào đặc thự mà ngưòi quản trị (admin) cú thể tạo ra các nhóm khác
- QuÁn lý chung: Sử dụng tất cả các tính năng của cửa hàng trừ chức năng "Hệ
Thống", thưòng quyền này được gỏn cho cửa hàng trưỏng, được quyền sử dụng xem báo cáo online bằng app trên điện thoại, được quyền order bằng điện thoại như một nhân viên order
+ Xem và tìm kiếm hóa đơn.
- K¿ toán: Được phép Xem và tìm kiếm hóa đơn và các báo cáo trong chức năng Doanh thu
- QuÁn lý kho: Quản lý nhà cung cấp, Danh sách kho, Xuất nhập tồn kho, Định lượng hàng hóa, Giá vốn, Báo cáo Xuất Nhập Tồn
- Nhõn viờn Order: cú chức năng order mún, thưòng được cấp cho nhõn viờn phục vụ chuyên order
L°u ý: Quyền quản trị hệ thống (thông thường là doanh chủ sử dụng, sẽ bàn giao tài khoản có quyền cao nhất này hoặc nếu tự doanh chủ đăng ký dùng thử thì tài khoản đăng ký chính là quyền quản trị hệ thống) có quyền thêm/sửa/xóa/ngưng tài khoản ngưòi dựng
1.2.2 Thi ế t l ậ p phân quy ền ngườ i dùng
Phân quyền cho tài khoản
[Chú ý rất quan trọng] Trước khi sử dụng chức năng phân quyền bạn cần hiểu rõ, hiểu sâu sắc các chức năng á phần mềm bán hàng miễn phí vì nếu phân quyền sai sẽ có nhiều thông báo không cho phép sử dụng phần mềm Nếu chưa nắm chắc các nghiệp vụ của phần mềm vui lòng đừng vọc phân quyền, vì càng vọc càng không hiểu gì cả Ví dụ ảnh dưới là một thông báo Truy cập bị từ chối với lý do là Phân quyền khụng cho sử dụng, nhưng nhiều ngưòi trỏch phần mềm bị lỗi Túm lại, khụng
12 dựng chức năng phõn quyền bừa bói và chức năng này khụng dành cho những ngưòi thiếu sâu sắc
- Đăng nhập vào phần mềm vào Hệ thống >> Phõn quyền ngưòi dựng
Vào Phõn quyền ngưòi dựng
- Click chuột chọn vào nhúm ngưòi dựng, sau đú click chọn Nhúm chức năng, sẽ nhìn thấy phía tay phải là các chức năng chi tiết để check chọn hay bỏ check chọn Để hoàn tất việc phân quyền nhấn Lưu sau khi check chọn hoặc bỏ check chọn Chú ý: tài khoản cần phải thoát khỏi ứng dụng thì chức năng mới của phân quyền mới được cập nhật
Check chọn hoặc bỏ check chọn để phân quyền chức năng chi tiết
Cỏch cho phộp tài khoÁn truy c¿p ứng dāng trờn điòn tho¿i
- Với ứng dụng bằng điện thoại thì được phân quyền ngay tại phần nhóm khách hàng: vào menu Hệ thống >> Nhúm ngưòi dựng >> nhấn vào Edit để chỉnh sửa là Cho phép sử dụng trên app mobile hay không >> nhấn Lưu và đóng để hoàn tất Vì vậy tài khoản nào (user) ỏ trong phõn nhúm ngưòi dựng nào thỡ sẽ cú quyền hay không có duyền dùng app mobile
Cho phộp nhúm ngưòi dựng cú được phộp sử dụng app trờn mobile hay khụng
- Nhân sự khi đăng nhập vào phần mềm sẽ hiện ra giao diện khai báo tiền đầu ca (nếu không hiện lên chỉ cần vào nút Má rộng >> Khai báo tiền đầu ca), nhân sự sẽ kiểm đếm số tiền để nhập liệu và phần mềm tự động tính toán ra tổng số tiền đầu ca
Vớ dụ ảnh bờn dưới là sau khi nhập liệu số tò tiền cho từng mệnh giỏ và phần mềm tính tổng là 6 triệu đồng
Lưu ý: Có đăng nhập để Vào ca thì bắt buộc phải có nhấn vào chức năng Báo cáo kết ca và nhấn Kết ca thì mới hoàn tất Bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca Nếu Vào ca nhưng không nhấn chức năng Báo cáo kết ca thì sẽ xảy ra báo cáo kết ca sai.
- Ví dụ: Nhân viên có user nhanvien01 vào ca từ 6h - 10h sáng, vào 10h kiểm đếm tiền thỡ thu được 1.000.000 đồng và cũn đang chò phục vụ là 100.000 đồng Làm chuẩn mực theo đúng nghiệp vụ thì bạn ấy sẽ vào chức năng Báo cáo kết ca, phần mềm sẽ load lờn đỳng thụng tin là thu được 1.000.000 đồng và đang chò phục vụ là 100.000 đồng Sau đó phải nhấn Kết ca và có thể in báo cáo kết ca thì phần mềm sẽ tự động đăng xuất user nhanvien01 Khi nhân viên mới vào ca tiếp theo cũng thực hiện tương tự tức có Vào ca thì phải có nhấn Báo cáo kết ca để thực hiện Kết ca.
- Và đây là tình huống sai nghiệp vụ: Cũng với ví dụ trên, khi vào đúng 10h bạn nhân viên có user nhanvien01 kiểm đếm tiền thì thấy đúng là thu được 1.000.000 đồng và cũn đang chò là 100.000 đồng, nhưng bạn quờn hoặc do cẩu thả đó khụng nhấn Kết ca, bạn tắt phần mềm rồi chuyển cho nhân viên ca sau Nhân viên ca sau có user nhanvien02 làm từ 10h - 18h khi đăng nhập, thì phần mềm ghi nhận là còn bàn chò phục vụ là 100.000 đồng Giả sử trong thòi gian từ 10h - 18h bỏn được là 1.900.000 đồng và thanh toỏn xong bàn đang chò của ca trước 100.000 đồng, tức tiền thu về là 2.000.000 đồng (=1.900.000 + 100.000), bạn nhấn vào Báo cáo kết ca và thực hiện kết ca đúng chuẩn mực nghiệp vụ Từ 18h - 22h bạn nhân viên có user nhanvien01 vào làm lại, bạn đăng nhập vào phần mềm thì ngay lập tức phần mềm đã ghi nhận bạn này đã thu 1.000.000 đồng á ca sáng mà chưa có Kết ca, bản chất của nghiệp vụ Kết ca là tổng kết tiền theo User đăng nhập từ lúc vào ca cho đến khi nhấn vào nghiệp vụ Kết ca Giả sử thòi gian từ 18h - 22h này bỏn được 500.000 đồng Vào cuối ca bạn nhanvien01 thực hiện chuẩn nghiệp vụ là nhấn vào Báo cáo kết ca thì hiện ra thông tin: Số tiền cuối ca là 1.500.000 đồng, bạn sẽ thấy hoảng lên vì thực tế thu có 500.000 đồng cơ mà Thực ra, ý nghĩa con số kết ca á đây là 1.500.000 đồng = 500.000 đồng của ca tối + 1.000.000 đồng của ca sáng từ 6h - 10h
15 mà chưa làm nghiệp vụ kết ca Khi đã hiểu được lỗi sai này thì cần tuân thủ chuẩn nghiệp vụ là phải có nhấn Báo cáo kết ca để nhấn Kết ca
- Tình huống khác khiến báo cáo kết ca sai với kiểm tiền: user này đang sử dụng thì có user khác đăng nhập vào bán hàng rồi Lưu hóa đơn nên phần mềm sẽ chia tách doanh thu cho tài khoản này vừa nhấn Lưu hóa đơn Vì vậy khi bán hàng tuyệt đối khụng để mỏy tớnh cho ngưòi khỏc sử dụng, khi phõn quyền khụng cấp quyền lưu hóa đơn mà thiếu sự kiểm soát chặt chẽ mà đổ lỗi cho nhau khi kết ca.
Vào ca: kiểm đếm tiền đầu ca khi bắt đầu vào ca
B°ác 2: Bán hàng vái phần mÁm
THI ắ T L ắ P DANH M Ā C
Hàng hóa
2.1.1 Thi ế t l ậ p nhóm hàng hóa ọ tab Thụng tin chung:
+ Mã hàng/barcode: là mã định danh duy nhất cho hàng hóa, tương tự số CMND, căn cước công dân vậy Có thể để phần mềm tự động tạo mã hàng, hoặc tự gõ với chú ý mã hàng không được trùng nhau Nếu hàng hóa có mã vạch (mã barcode) thì có thể quét barcode hay gõ barcode vào ô này
+ Nhóm hàng hóa: là phân loại nhóm hàng, ví dụ nhóm Bột giặt, Mì gói, Nhóm sữa, Nhóm bánh kẹo
+ Đơn vị tính: là các đơn vị tính được sử dụng, ví dụ cái, chai, lon, lốc, thùng, hộp
+ Giá bán lẻ là giá bán mặc định
+ Để hiển thị ảnh đại diện cho sản phẩm thì nhấn Chọn tệp để tải ảnh lên
+ Mặc định có nút check Sử dụng để thể hiện hàng hóa này đang dùng, nếu hàng hóa không sử dụng nữa thì nhấn bỏ chọn nút check này để phần mềm ẩn hàng hóa này đi.
+ Mô tả: những thông tin cần mô tả cho sản phẩm (nếu có). ọ tab Thụng tin tồn kho:
+ Tồn kho tối thiểu: là số lượng hàng hóa tối thiểu cần có trong kho, nếu tồn kho bé hơn số này sẽ có cảnh báo á trang chủ để xem xét nhập hàng
+ Tồn kho tối đa: là số lượng hàng hóa tối đa cần có trong kho, nếu tồn kho lớn hơn số này sẽ có cảnh báo á trang chủ để xem xét bán hàng nhanh
+ Cho xem báo cáo tồn kho: tức là hàng hóa này sẽ có trong số liệu báo cáo tồn kho, nếu bỏ chọn thì hàng hóa không có trong các báo cáo tồn kho, ví dụ hàng hóa dịch vụ sữa chữa thì bỏ chọn nút check này.
+ Cho xem cảnh báo tồn kho: tương tự trên.
+ Đây là khu vực để khai báo hàng hóa đa đơn vị tính, ví dụ vừa bán lon vừa bán lốc vừa bán thùng, hoặc vừa bán viên bán vỉ bán hộp thì dùng chức năng này Hãy xem kỹ hướng dẫn tạo hàng hóa đa đơn vị tính để nắm rõ logic.
Nh¿p liòu trăc ti¿p trờn phần mÁm
1 Khai báo Nhóm hàng hóa: vào menu Danh mục >> Nhóm hàng hóa >> Thêm mới.
- Để quản lý thông tin hàng hóa, tạo2 cấp quản lý, tức là cấp 1 là nhóm hàng hóa và cấp 2 là thụng tin hàng húa để ngưòi dựng dễ ỏp dụng Nếu cú nhu cầu quản lý đa cấp hàng hóa, ví dụ cấp 1 sinh ra cấp 2 rồi sinh ra cấp 3, cấp 4, cấp 5 thì nên mua phần mÁm bán hàng bÁn quyÁn
Khai báo đ¡n vá tính: vào Danh mục >> Đơn vị tính >> Thêm mới đơn vị tính hoặc xóa ĐVT không cần dùng
Khai báo hàng hóa đa đ¡n vá tính
Một hàng hóa bán ra có nhiều đơn vị tính như lon, lốc, thùng hay như cái, vỉ, hộp, thùng được gọi là quản lý và bán hàng đa theo đơn vị tính Đa đơn vị tính có bảng giá bán đặc thù, ví dụ một lon giá 5 ngàn, còn một lốc 6 lon có giá bán là 29.000 đồng chứ không phải = 6 lon * 5 ngàn = 30 ngàn như cách tính của các phần mềm không có tính năng này
2.1.3 Khai báo thông tin hàng hóa, mã v ạ ch
Thêm mái hàng hóa: vào Danh mục >> Hàng hóa >> Thêm mới >> Khai báo thông tin >> Nhấn Lưu và Thêm (nếu tiếp tục thêm mới hàng hóa) hoặc nhấn Lưu và đóng (nếu không thêm mới hàng hóa nữa).
Thêm mới Hàng hóa và giá bán lẻ
Chú ý: Có những hàng hóa/dịch vụ không cần quản lý tồn kho (sẽ không hiển thị trong các báo cáo tồn kho) ví dụ: Tiền công lắp đặt, Tiền công sửa chữa, Tiền công tư vấn thì khai báo như sau: khi thêm hàng hóa chọn tab Thông tin khác, bỏ check
23 chọn ụ xột tồn kho (tức khụng cần xột tồn kho) Hoặc cú hàng húa sau thòi gian không còn kinh doanh thì bỏ check chọn Sử dụng và nhấn Lưu và đóng
Check chọn hay bỏ chọn
Tạo mã vạch và in tem mã vạch
Với phần mềm bạn có thể dễ dàng in mã vạch (in barcode) trực tiếp từ trình duyệt web mà không cần thông qua phần mềm trung gian khác, điều này giúp dễ thao tác cho ngưòi dựng khụng quỏ rành về dữ liệu
Mẫu tem mã vạch mặc định của phần mềm miễn phí là tem đôi 35*22mm, là mẫu tem phổ biến nhất trờn thị trưòng hiện nay
Logic vÁ mã v¿ch, ti¿ng Anh gãi là barcode:
- Mỗi hàng hóa đều phải có mã hàng và mã hàng là định danh duy nhất (tương tự số CMND/CCCD vậy)
- Phần mềm mã hóa mã hàng để chuyển sang định dạng mã vạch theo chuẩn Code
128 (chuẩn mã vạch phổ biến nhất) và khi in mã vạch thì phần mềm sẽ xuất trang in mã vạch như ảnh dưới
- Máy in mã vạch chuyên dụng sẽ nhận trang in từ phần mềm và in ra tem mã vạch, tem mã vạch sẽ được dán lên bao bì sản phẩm
- Máy quét mã vạch/máy đọc mã vạch khi quét qua tem mã vạch sẽ dịch ngược lại thành chuỗi ký tự mã hàng
- Nhò mỏy quột mó vạch dịch ra được mó hàng mà phần mềm sẽ đọc được thụng tin hàng húa, giỏ bỏn để load ra thụng tin đơn hàng Trưòng hợp mó vạch bị mò hoặc mỏy quột khụng đọc được mó vạch thỡ ngưòi dựng cú thể gừ mó hàng húa vào phần mềm thì cũng lên được đơn hàng dễ dàng
+ Máy in mã vạch (in barcode) chuyên nghiệp được cung cấp và giao hàng toàn quốc
+ Với nhu cầu cần thiết kế mẫu in barcode khác với mặc định mà theo yêu cầu riêng thì hãy đểđược tùy biến mẫu in theo nhu cầu
+ Logic là phần mềm sẽ tạo ra mẫu in cho tem đôi 35*22mm với 1 file in mã vạch, còn việc in ra được hay không là do máy in mã vạch Đểsetup được khổ in team mã vạch bạn hãy hỏi bên máy in mã vạch để họ hướng dẫn cách setup cho con tem là được Không setup khổin tem đúng thì không in được là điều hiển nhiên Nếu mua mỏy in của ngưòi bỏn hàng uy tớn họ sẽ hỗ trợ, cũn nếu bờn bỏn mỏy in đó chạy làng rồi thì bạn xem hướng dẫn này và mò mẫm nhé, hy vọng là được
Menu kho hàng là nơi xử lý tất cả các nghiệp vụ liên quan đến kho hàng như:
- Báo cáo nhập xuất tồn và Thẻ kho được tích hợp á báo cáo nhập xuất tồn này.
- Cảnh báo hàng tồn kho.
- Quản lý công nợ phải trả cho nhà cung cấp.
Nhà cung c ấ p
2.2.2 Khai báo thông tin nhà cung c ấ p
B°ác 4: Nh¿p thông tin khách hàng, nhà cung cấp
- Vào Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP >> nhấn Thêm mới để thêm thông tin khỏch hàng Lòi khuyờn: nờn dựng số di động để làm mó khỏch hàng, giỳp thuận tiện sau này khi cần tìm kiếm thông tin khách thì chỉ cần gõ sốdi động Tương tựđể thêm thông tin Nhà cung cấp
Thêm thông tin khách hàng vào phần mềm
Cách Import từ file excel: tương tự như cách import từ file excel với danh mục hàng hóa, hãy xem kỹ hướng dẫn á trên để nắm nguyên tắc thì cũng dễ dàng thực hiện cho việc import danh sách hàng hóa, nhà cung cấp.
Khách hàng
2.3.2 Khai báo thông tin khách hàng
Thêm thông tin khách hàng, NCC
- Thêm thông tin khách hàng:
+ Bước 1: tạo mới nhóm khách hàng bằng cách vào menu Danh mục >> Nhóm khách hàng, lưu ý mỗi nhóm khách hàng bắt buộc phải được gán với một bảng giá, nếu chỉ có duy nhất 1 bảng giá thì gán vào bảng giá mặc định
+ Bước 2: thêm thông tin chi tiết khách hàng (KH), vào menu Danh mục >> Khách hàng - thẻ VIP, gõ thông tin chi tiết và nhấn Lưu để hoàn tất
- Thêm thông tin nhà cung cấp: tương tự như thêm thông tin khách hàng, cũng gồm 2 bước là thêm mới nhóm nhà cung cấp và thêm chi tiết thông tin nhà cung cấp
Nhập từ file excel (import dữ liệu)
Nhập từ file excel danh sách hàng hóa - giá bán, danh sách khách hàng, NCC, nhân viờn, phiếu nhập kho Để import từ file excel thành cụng đũi hỏi ngưòi dựng phải thực hiện chính xác 100% theo hướng dẫn bên dưới
L°u ý: Đểđảm bảo hệ thống phần mềm hoạt động ổn định, chỉ cho phép import từ file excel tối đa là 200 dòng dữ liệu (tức 200 món hàng) Nếu danh mục nhiều hơn
200 dòng thì sẽ tách ra nhiều file để import lần lượt
- Khi import bằng excel cần tuân thủ nguyên tắc là mã hàng không được phép trùng nhau, xem thêm hướng dẫn:
2.3.3 Gán b ả ng giá theo nhóm khách hàng
Thiết lập nhiều bảng giá, giá bán sỉ
- Khi khái tạo phần mềm, mặc định sẽ có 1 bảng giá bán của hệ thống gọi là giá bán lẻ Nếu chỉ sử dụng một bảng giá bán hàng thì dùng bảng giá mặc định là được, nếu sử dụng nhiều bảng giá cho các nhóm khách hàng khác nhau thì vào menu Danh mục >> Thiết lập nhiều bảng giá và nhấn Thêm mới để tạo bảng giá mới
Thiết lập nhiều bảng giá: cách tạo nhiều bảng giá để sử dụng
- Khi tạo Nhóm khách hàng (Danh mục >> Nhóm khách hàng), phần mềm bắt buộc phải gán chọn Nhóm khách hàng đó với bảng giá nào, ví dụ nhóm khách lẻ/khách vóng lai được gỏn với bảng giỏ bỏn lẻ, nhúm khỏch sỉđược gỏn với bảng giỏ sỉ Nhò vậy khi bán hàng phần mềm sẽ tựđộng lấy bảng giá chính xác với từng nhóm khách hàng để lên hóa đơn, giúp quản lý giá bán chuẩn xác
T¿o bÁng giỏ dành riờng cho khỏch sò
Làm th¿ nào để quÁn lý đ°ÿc:
- Bảng giá bán dành riêng cho khách hàng: ví dụcó hàng trăm khách hàng khác nhau với bảng giá bán dành riêng cho từng nhóm đối tượng thì làm sao nhớđược chính xác tuyệt đối, nhớ tựđộng
- Mỗi lần thay đổi bảng giá dành riêng cho một nhóm khách hàng hoặc đối tượng khách hàng nào đó thì thật sự là nỗi ám ảnh và rất dễ sai xót
Tất cả vấn đề trên sẽ được máy tính lưu trữ và ghi nhớ tựđộng để chuẩn xác 100% Bài viết này sẽ hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ trên
B°ác 1: Tạo ra nhiều bảng giá bán khác nhau cho từng nhóm khách hàng khách hàng bán sỉ khác nhau và chỉnh sửa nhanh giá bán ngay á trình duyệt web
1.1 Thêm mới nhiều bảng giá bán sỉ khác nhau: nếu có nhiều bảng giá bán sỉ ta thêm mới như sau, vào Danh mục >> Thiết lập bảng giá >> nhấn nút Nhấn vào nút (+) để thêm mới bảng giá và đặt tên cho bảng giá >> Sau đó gõ thông tin giá bán cho bảng giá đó.
29 Điều chỉnh giá bán cho các bảng giá theo nhu cầu cụ thể
1.2 Điều chỉnh bảng giá bán theo đúng nhu cầu: mặc định khi tạo ra tên bảng giá mới phần mềm sẽ lấy giá bán của bảng giá mặc định để đưa sang, muốn thay đổi giá bán cho bảng giá bán sỉ ta làm như sau: Đầu tiên chọn bảng giá >> tiếp theo click vào ô hàng hóa cần sửa để thay đổi giá bán >> nhấn Lưu để hoàn tất việc thay đổi giá bán (lưu ý có thể sửa hàng loạt hàng hóa sau đó nhấn mới Lưu).
Có thể import bảng giá bán sỉ từ file excel có sẵn
Chú ý: có thể nhập bảng giá bằng cách import từ file excel có sẵn: cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:
1 Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download Template Import
2 Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về
3 Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data, rồi nhấn Lưu.
B°ác 2: Tạo ra nhóm khách hàng để gán với bảng giá dành riêng cho khách hàng.
- Vào Danh mục >> Nhóm khách hàng >> nhấn Thêm mới để đặt tên cho nhóm khỏch hàng và nhớ phảigỏn trưòng Bảng giỏ phự hợp cho nhúm khỏch hàng đú, vỡ
30 khách hàng thuộc nhóm nào thì phần mềm sẽ tự động hiểu giá bán cho khách hàng đó, sau đó nhấn Lưu
Tạo ra nhiều nhóm khách hàng khác nhau để gán bảng giá riêng
Ví dụ này là nhóm khách hàng 1 được gán Bảng giá 1, nhóm khách hàng 2 được giá Bảng giá 2, trong mỗi nhóm khách hàng thì có nhiều khách hàng khác nhau có trong nhóm
Sơ đồ nguyên tắc gán bảng giá dành riêng cho từng khách hàng
B°ác 3: Thêm mới thông tin khách hàng và chọn nhóm khách hàng cho phù hợp với khách hàng đó
- Vào Danh mục >> Khách hàng - Thẻ VIP, nhấn Thêm mới để điền thông tin khách hàng và lưu ý là phải chọn Nhóm khách hàng cho phù hợp Ý nghĩa á đây: mỗi nhóm khách hàng có bảng giá khác nhau, vì vậy nếu thông tin khách này thuộc nhóm khách hàng nào thì phần mềm sẽ tự động lấy bảng giá dành riêng nhóm khách đó khi bán hàng cho ngưòi khỏch hàng này.
B ả ng giá
Thêm mới thông tin khách hàng và gán nhóm khách hàng để có bảng giá phù hợp
Phần mềm dùng phương pháp tính giá vốn được áp dụng phổ biến nhất á Việt Nam là phương pháp bình quân gia quyền, đây là phương pháp theo chuẩn mực kế toán
Việt Nam Để phần mềm tính toán giá vốn thì phải vào chức năng này và nhấn Tính giá vốn để công thức tính toán hoạt động và cập nhật á tất cả báo cáo kinh doanh có liên quan đến giá vốn theo đơn vị hàng bán
33 Để giá vốn hoạt động cần vào Kho hàng >> Tính giá vốn để cho công thức tính toán
Giá v ố n (MAC)= (tiền hàng đầu kỳ+tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ+sốlượng hàng nhập trong kỳ) Để công thức tính giá vốn hàng bán tính đúng tính đủ thì bắt buộc phải nhập liệu chính xác đầu vào (input) bao gồm:
+ Phiếu nhập kho hàng hóa phải nhập giá vốn mua hàng; nếu để giá vốn là 0 thì phần mềm hiểu với đơn nhập mua đó giá vốn bằng 0
+ Giá vốn được tính theo phương pháp bình quân và khi nhấn nút Tính giá vốn thì công thức phần mềm sẽ tính toán, sau khi tính toán vào xem các báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả kinh doanh sẽ thấy giá vốn hàng bán thay đổi Lưu ý công thức giá vốn hàng bán = giá vốn bình quân trên đơn vị hàng hóa * sốlượng hàng hóa đã xuất bán
2.4.2 Khai báo thông tin giá bán
Nh¿p bÁng giá trăc ti¿p từ phần mÁm: vào menu Danh mục >> Thiết lập bảng giá
>> Nhấn vào nút (+) để thêm mới bảng giá và đặt tên cho bảng giá >> Sau đó gõ thông tin giá bán cho bảng giá đó
Thiết lập nhiều bảng giá khác nhau để gán cho từng nhóm khách hàng
Ví dụáđây là có 2 bảng giá riêng là bảng giá VIP1 và giá VIP2 (có thể tạo ra hàng chục thậm chí hàng trăm bảng giá riêng vẫn được) Lưu ý: phần mềm luôn luôn có bảng giá mặc định là bảng giá bán lẻ, cho nên nếu không có bán lẻ thì bạn không cần quan tâm đến bảng giá bán lẻ này
- Hoặc nh¿p bÁng giá b¿ng cách import từ file excel: Cơ bản để import từ file excel bạn cần thực hiện qua các bước:
1 Tải file mẫu: Nhấn vào nút Import tại mục Thiết lập bảng giá >> Download
2 Điền thông tin hàng hóa, giá bán sỉ vào file mẫu sau khi tải về
3 Nhấn chọn tệp và dẫn tới file giá sỉ, chọn bảng giá Import và nhấn Import Data
Lưu ý: Sau khi khai báo giá bán xong bạn phải nhấn Lưu để hoàn tất nghiệp vụ import
Có thể import bảng giá bán sỉ từ file excel có sẵn
QU À N LÝ BÁN HÀNG VÀ QU À N LÝ KHO HÀNG
Nh ¿ p kho
Nhập kho hàng cho đầu kỳ
Khi bắt đầu dùng phần mềm thì trong thực tếhàng hóa đã có sẵn trong kho, vậy làm thế nào để nhập kho và quản lý giá vốn trong phần mềm
Vào thực hiện nghiệp vụ Nhập kho, chọn phân loại Nhập kho nội bộ cho tất cả hàng hóa đang có trong kho về sốlượng và giá vốn (nếu muốn quản lý giá vốn chuẩn, vì phần mềm tính giá vốn theo phương pháp trung bình) và ghi chú là Nhập kho đầu kỳ, để sau này dễ dàng kiểm tra Hoặc có cách khác hơi phức tạp hơn là làm nghiệp vụ Nhập kho đầu kỳ
Dùng phương pháp tính giá vốn được áp dụng phổ biến nhất á Việt Nam là phương pháp bình quân gia quyền, đây là phương pháp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Để phần mềm tính toán giá vốn thì phải vào chức năng này và nhấn Tính giá vốn để công thức tính toán hoạt động và cập nhật á tất cả báo cáo kinh doanh có liên quan đến giá vốn theo đơn vị hàng bán
36 Để giá vốn hoạt động cần vào Kho hàng >> Tính giá vốn để cho công thức tính toán
Giá v ố n (MAC)= (tiền hàng đầu kỳ+tiền hàng nhập trong kỳ)/(số lượng hàng đầu kỳ+sốlượng nhập trong kỳ) Để công thức tính giá vốn hàng bán tính đúng tính đủ thì bắt buộc phải nhập liệu chính xác đầu vào (input) bao gồm:
+ Phiếu nhập kho hàng hóa phải nhập giá vốn mua hàng; nếu để giá vốn là 0 thì phần mềm hiểu với đơn nhập mua đó giá vốn bằng 0
+ Giá vốn được tính theo phương pháp bình quân và khi nhấn nút Tính giá vốn thì công thức phần mềm sẽ tính toán, sau khi tính toán vào xem các báo cáo tồn kho, báo cáo kết quả kinh doanh sẽ thấy giá vốn hàng bán thay đổi Lưu ý công thức giá vốn hàng bán = giá vốn bình quân trên đơn vị hàng hóa * số lượng hàng hóa đã xuất bán.
Quản lý Bán hàng
Có 3 cách tìm hàng hóa để chọn
Cách 1: Nhấn biểu tượng qua lại để tìm hàng hóa cần chọn (thuận tiện màn hình cảm ứng)
Cách 2: Tìm theo nhóm hàng hóa
Cách 3: Tìm kiếm theo tên hàng, mã hàng, máy quét mã vạch
Chú ý: Với bán hàng bằng máy quét mã vạch thì:
- Khi Thêm mới Hàng hóa phải gõ mã vạch sản phẩm vào dòng Mã hàng của phần mềm.
- Nếu bán hàng á số lượng lớn hơn 1 ta gõ số lượng trước vào dòng tìm kiếm hàng hóa sau đó mới quét mã vạch để phần mềm tự động lấy đúng số lượng, ví dụ ta cần bán 15 món Cao dán giảm đau Salonpas có mã vạch là 8935106211321 thì làm như sau: gõ số 15 vào dòng Tìm kiếm hàng hóa >> tiếp theo dùng máy quét mã vạch để quét mã hàng >> kết quả phần mềm sẽ tự động load xuống đơn bán hàng là 15 hộp Cao dán giảm đau Salonpas.
Tìm kiếm thông tin hàng hóa
3.2.2 Thiết l¿p và in hóa đơn
2 Thêm thông tin khách hàng hay các thông tin khác vào hóa đ¡n
Trên màn hình bán hàng nhấn vào chức năng Chi tiết hóa đơn, bạn có thể thêm thông tin khách hàng, giao hàng, ghi chú
Thêm thông tin khác vào hóa đơn
Sau khi thêm đầy đủcác thông tin hóa đơn bạn nhấn In hóa đơn.
- Hóa đơn in ra đểđưa cho khách hàng, phần mềm sẽ hiện cửa sổin hóa đơn lên để ra lệnh in
- Khách hàng thanh toán thì bạn sẽ nhấn lưu để khai báo thông tin thanh toán
Cỏch cấu hỡnh để in ấn trăc ti¿p b¿ng trỡnh duyòt web: đõy là cỏch cấu hỡnh chung cho tất cả ứng dụng muốn in ấn bằng trình duyệt website ví dụ in ấn lệnh chuyển khoản online, in ấn hóa đơn điện tử đều theo nguyên tác cấu hình này Đây là hướng dẫn cụ thể với phần mềm:
(1) Sau khi lờn đơn hàng nhấn vào nỳt In húa đơn, thụng thưòng trỡnh duyệt web sẽ tự động bật lên trang in, nếu trình duyệt không bật trang in thì 99,9% nguyên nhân là trình duyệt web chặn tính năng má cửa sổpopup để in ấn nên chỉ cần thay đổi để không chặn là sử dụng được
(2) Khi má cửa sổ in ấn, ta bắt đầu cấu hình in ấn cho máy in: mục Máy in đích (Destination) ta chọn Xem thêm (See more) để hệ thống sẽ tự động dò tất cả máy in và chọn máy in phù hợp
Chọn máy in và khổin A4 để in ấn
(3) Chọn máy in mặc định cho in ấn, chọn cấu hình khổ in, ảnh dưới là thể hiện máy in A4 như Canon, HP, Brother, Epson Mặc định phần mềm dùng khổ in là A4 Nếu muốn đổi khổ in thành thành A5, K80mm, K58mm thì xem và làm theo hướng dẫn này
Chọn máy in phù hợp và hệ thống tự động ghi nhớđể lần sau in ấn được tự động
6 Các hình thức thanh toán hóa đ¡n, in bill thanh toán và l°u hoàn tất đ¡n hàng
Phần mềm có 3 hình thức cho khách hàng của bạn Hình thức thanh toán được khai báo trong quá trình lưu hóa đơn.
Các hình thức thanh toán: tiền mặt, ngân hàng, ví điện tử
Hình thức 1: Thanh toán b¿ng tiÁn mặt là hình thức mặc đánh
- Khách hàng trả bằng tiền mặt đúng số tiền: nhân viên chỉ cần nhấn lưu là xong
- Khách hàng trả tiền hơn với số trên hóa đơn (phải thối lại tiền): Nhân viên điền số tiền khách đưa để phần mềm tự động tính ra số tiền thối lại
Hình thức 2: Thanh toán b¿ng máy cà thẻ (máy pos), chuyển khoÁn ngân hàng, vớ điòn tÿ
- Xóa đi dòng tiền mặt
- Chọn ngân quỹ ngân hàng mà khách hàng chuyển vào, điền số tiền khách hàng chuyển vào trưòng ngõn hàng, nhấn Lưu
Thanh toán bằng cà thẻ, chuyển khoản, ví điện tử
Hỡnh thức 3: khỏch mua nÿ và phỏt sinh nghiòp vā ghi nh¿n cụng nÿ
- Nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán
Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng
- Gõ số tiền khách thanh toán về số tiền khách đưa thực tế (thấp hơn số phải thanh toán) => Lưu
Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng
3 Ch¿y ch°¡ng trình khuy¿n mãi, Thẻ Vip khách hàng
Bạn cần thiết lập chương trình khuyến mãi và tích điểm thẻ Vip
Nhấn vào "Khuyến mãi" để chọn chương trình khuyến mãi.
Nhấn vào "Thẻ Vip" để tìm thẻ Vip để gán vào hóa đơn để tích lũy điểm
Nghiệp vụ hàng bán bị trả lại phát sinh khi khách hàng có nhu cầu trả/đổi lại hàng khác và cửa hàng có chính sách cho đổi trả.
B°ác 1: Đăng nhập vào phần mềm bằng trình duyệt web và màn hình bán hàng >>
Nhấn vào nút TrÁ hàng để thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
B°ác 2: Nhấn Tìm Hàng Hóa >> Tìm số hóa đơn hoặc Tên khách hàng hoặc Tên hàng hóa để tìm ra chính xác hàng cần trả
B°ác 3: Nhấn check chọn tên hóa đơn (nếu khách hàng còn giữ bill thanh toán) hoặc check chọn tên hàng hóa cần trả >> Nhấn chọn.
Nhấn chọn số hóa đơn (bill) hoặc chọn món hàng
B°ác 4: Điền thông tin khách trả >> Lưu >> In ấn. Đến bước này phần mềm sẽ tính toán như sau:
- Hàng hóa khách trả được tự động nhập lại vào kho hàng (kho hàng tăng lên)
- Sổ quỹ tiền (tiền mặt/ngân hàng):
+ Với khách lẻ (khách không mua nợ) trả hàng thì sổ quỹ tiền bị giảm, vì phần mềm tự động hạch toán nghiệp vụ Chi trả khách bằng đúng với số tiền trả lại cho khách khi thực hiện nghiệp vụ hàng bán bị trả lại.
+ Với khách hàng trả hàng có mua nợ (có công nợ phải thu khách hàng) thì phần mềm tự động cấn trừ công nợ phải thu, tức công nợ phải thu của khách trả hàng sẽ giảm.
- Phần mềm tự động hạch toán đây là một nghiệp vụ chi tiền (chi phí), theo mặc định là mã CKH (tức chi khách hàng trả hàng), nên khi xem Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh có phản ánh số tiền này Nếu hàng bán bị trả lại nhiều, chiếm tỉ trọng lớn thỡ ngưòi chủ/quản lý cần nhỡn nhận lại nguyờn nhõn để cú cỏch khắc phục tốt hơn.
B°ác 5: Để quản lý nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, xem tại: menu Doanh thu >> Danh sách phiếu trả hàng sẽ liệt kê chi tiết.
Qu ả n lý kho hàng
Nghiệp vụ xuất kho thưòng được sử dụng trong trưòng hợp xuất kho hủy hoặc xuất kho sử dụng nội bộ vì không bán Vì logic khi bán hàng phần mềm đã tự động xuất kho, với hàng hóa mua sao bán vậy thì tự động trừ kho, với thành phẩm định lượng thì công thức định lượng sẽ tính toán và cũng tự động trừ kho
- Vào menu Kho hàng >> Phiếu xuất kho để Thêm mới Phiếu xuất kho Tạo phiếu chuyển kho
Trưòng hợp quỏn cú nhiều kho hàng và luõn chuyển hàng húa trong nội bố thỡ dựng chức năng chuyển kho này Vào menu Kho hàng >> Phiếu chuyển kho để Thêm mới Phiếu chuyển kho
Theo định kỳ (theo quý, theo tháng hay theo tuần) sẽ có công tác kiểm tra hàng hóa để xem số liệu giữa phần mềm (lý thuyết tính toán) và thực tiễn (hàng có trong kho) có bị thất thoát hay không? Cách thức thực hiện trên phần mềm như sau
Cỏch 1: Kiểm kờ và cõn chònh kho trăc ti¿p ồ phần mÁm
Vào chức năng để tạo phiếu kiểm kê bằng cách: đăng nhập phần mềm vào menu Kho hàng >> Phiếu kiểm kê >> nhấn Thêm mới à form phiếu kiểm kê này ta lần lượt thực hiện:
Tạo phiếu kiểm kê để cân chỉnh hàng hóa
(1) Chọn kiểm kê kho của kho hàng nào
(2) Chọn thòi gian kiểm kờ đến khi nào (tức là phần mềm sẽ lấy số liệu tồn kho đến ngày đó theo đúng công thức)
(3) Nhấn nút Lấy tồn kho để phần mềm load tất cả số liệu tồn kho được ghi nhận á phần mềm
(4) Gõ số lượng kiểm kê thực tế của hàng hóa vào cột Kiểm kê: phần mềm sẽ tự động tính toán cho cột Chênh lệch và đưa ra hướng giải quyết á cột Xử lý (là nhập kho hay xuất kho điều chỉnh)
(5) Nhấn Lưuđểđộng tác gõ thông tin sốlượng kiểm kê được ghi nhận
(6) Sau cùng phải nhấn vào nút chức năng Xử lý khi số liệu đã chuẩn để phần mềm tự động điều chỉnh số lượng á phần mềm bằng đúng với số lượng kiểm đếm á khâu kiểm kê Hoặc có thể nhấn Lưuđể nhớ tạm và sau đó cũng phải nhấn vào nút Xử lý sau để hoàn thành nghiệp vụ kiểm kê
Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽ được đưa về đúng với thực tế, nếu số lượng hàng bị thất thoát thì phần mềm sẽ hạch toán là hàng hóa bị xuất hủy, được hạch toán là thất thoát, còn nếu hàng hóa bị nhầm lẫn nên số lượng thực tế nhiều hơn số lượng báo cáo trong phần mềm thì hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng sốlượng kho Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sựthay đổi cho đúng thực tế
Chú ý: dễ dàng xuất ra file excel danh sách hàng tồn kho, rồi dùng file này để in ấn và sau đó kiểm đếm để ghi vào, thực hiện bằng một trong 2 cách:
- Cách 1: Tại form Phiếu nhập kho á trên >> nhấn Lưu >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel
- Cách 2: vào menu Kho hàng >> Báo cáo tồn kho >> chọn điều kiện lọc cho đúng và nhấn tìm kiếm >> tiếp theo nhấn nút Export để xuất ra file excel
Cỏch 2: Kiểm kờ và cõn chònh b¿ng import file excel Quy trình cách làm này:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế á kho và gõ số lượng vào file excel
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tựđộng điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm
Lần l°ÿt thăc hiòn từng b°ỏc nh° sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho á trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel
Export ra file excel danh sách hàng hóa và sốlượng tồn kho theo phần mềm
(2) Dùng file excel đã export để kiểm đếm hàng hóa: sau kiểm đếm sẽ nhập số lượng vào file excel
Chỉ cần nhập vào cột SL kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho khi kiểm đếm
(3) Import file excel đã kiểm kê vào phần mềm: vào form Phiếu kiểm kê >> nhấn nút Import >> má form import, chọn file excel đã kiểm kê >> nhấn Import để phần mềm đưa số liệu vào hệ thống
Import file excel đã được kiểm đếm chuẩn xác vào lại phần mềm
(4) Nhấn Lưu và sau đó nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm
Nhấn chức năng Xử lý thì phần mềm sẽ tự động tính toán để cân chỉnh kho đúng số liệu thực tế
Khi nhấn Xử lý thì số liệu kho sẽđược đưa vềđúng với thực tế, hàng hóa bị xuất hủy được hạch toán là thất thoát, hàng hóa được nhập thêm được hạch toán tăng số lượng kho và giá vốn Hãy kiểm tra lại báo cáo kho hàng sẽ có sựthay đổi cho đúng thực tế
- Báo cáo tồn kho cho biết sốlượng hàng tồn và giá vốn của hàng tồn kho, tổng giá trị tồn kho
- Tiền tồn = giá vốn đơn vị hàng hóa * số lượng hàng hóa đang tồn kho
Báo cáo sốlượng hàng tồn và giá trị hàng tồn Báo cáo nhập xuất tồn
Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn là báo cáo tổng quan nhất á chức năng quản lý kho hàng Với báo cáo này giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan tất cả các nghiệp vụđã diễn ra như Đầu kỳ, Nhập trong kỳ, Xuất trong kỳ và Tồn cuối kỳnhư thế nào
Báo cáo nhập - xuất - tồn - tiền vốn tồn kho
GiÁi thớch cụng thức tớnh giỏ vòn theo ph°Ăng phỏp bỡnh quõn gia quyÁn à đây có chức năng Tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân gia quyền, vào menu Kho hàng >> Tớnh giỏ vốn để chọn thòi gian để phần mềm tớnh giỏ vốn, công thức tính giá vốn của phần mềm được tính như sau:
Giỏ vòn (MAC - giỏ vòn bỡnh quõn gia quyÁn) = (tiÁn hàng đầu kỳ + tiÁn hàng nh¿p trong kỳ)/(sòl°ÿng hàng đầu kỳ + sòl°ÿng hàng nh¿p trong kỳ)
Giá nh¿p (gọi đầy đủ: giá nhập bình quân trong tháng) = Tổng tiÁn nh¿p kho/Tổng hàng nh¿p kho: : ý nghĩa của giỏ nhập là để giỳp ngưòi quản lý biết được giỏ nhập trong tháng này là cao hơn, thấp hơn hay bằng giá nhập á tháng trước
Sò l°ÿng hàng đầu kỳ là sốlượng hàng cuối kỳtrước, cú thể là số dương hoặc số âm (vì có xuất bán mà không có nhập kho)
TiÁn hàng đầu kỳ= đ°ÿc chuyển từ tiÁn hàng cuòi kỳ tr°ỏc (phần mềm sẽ tự động tính toán theo công thức = giá vốn kỳ trước * số lượng tồn kho cuối kỳ trước)
Sò l°ÿng hàng nh¿p trong kỳ: là tổng số lượng hàng húa được nhập kho (mua hàng) có trong kỳ, sốlượng này luôn luôn là số lớn hơn hoặc bằng 0
XÁC Đà NH K ắ T QU À BÁN HÀNG VÀ QU À N TR à D Ā LI ị U
Qu ả n lý doanh thu
4.2.1 Doanh thu theo ngày, m ặ t hàng
Tổng quan menu Doanh thu
- Menu Doanh thu là nơi để chứa tất cả những thông tin báo cáo từ nghiệp vụ Bán hàng như Danh sách hóa đơn, Báo cáo tổng hợp bán hàng, Trả hàng, Doanh thu theo ngày, tháng, năm, Biểu đồ doanh thu, Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng, Doanh thu chi tiết theo hàng hóa và Báo cáo công nợ phải thu khách hàng Định nghĩa thuật ngữ á Doanh thu Đánh nghĩa chung vÁ từ ngā trong phần mÁm: phần mềm có 2 thuật ngữ liên quan đến giảm giá cụ thểnhư sau:
+ CK (chiết khấu) hàng: là chiết khấu theo món hàng, tức á hóa đơn bán hàng thực hiện nghiệp vụ CK cho từng dòng hàng hóa bán ra Ví dụ khách mua 3 món hàng, nhưng trong đó chỉ có 1 món có chương trình chiết khấu thì sẽ gõ số tiền hoặc % CK vào dòng CK cho món hàng đó.
+ Giảm bill: là giảm giá cho tổng bill thanh toán Ví dụ bill thanh toán 1.000.000 đồng, giảm bill 10% tức là giảm 10% * 1.000.000 = 100.000 đồng
Báo cáo bán hàng, lãi theo hàng hóa
Xem báo cáo doanh thu ngày, tuần, tháng, năm.Vào menu Doanh thu để xem chi tiết các báo cáo này
Menu Doanh thu phản ánh các báo cáo bán hàng
1 Danh sách hóa đơn bán hàng: liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng được Lưu vào phần mềm
2 Danh sách phiếu trả hàng: liệt kê các phiếu trả hàng (hàng bán bị trả lại) nếu có phát sinh
3 Doanh thu nhóm theo ngày: liệt kê doanh thu nhóm theo ngày
4 Lịch sử kết ca: tổng hợp lịch sử kết ca của nhân viên thu ngân nếu có dùng chức năng này
5 Doanh thu hàng hóa: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng hàng hóa
6 Doanh thu chi tiết theo nhóm hàng: báo cáo chi tiết doanh thu cho từng nhóm hàng
7 Chi tiết bán hàng % lãi lỗ: báo cáo lãi/lỗ theo hàng hóa, dựa trên công thức = tổng doanh thu hàng hóa trong kỳ xem báo cáo - tổng giá vốn hàng hóa trong kỳ xem báo cáo (trước khi xem báo cáo này cần Tính giá vốn bằng cách vào menu Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn và nhấn Tính giá vốn, có thể cần phải tính giỏ vốn cho nhiều thỏng thỡ bỏo cỏo theo chuỗi thòi gian mới chớnh xỏc)
Kho hàng >> Tính giá vốn: chọn tháng cần tính giá vốn và nhấn Tính giá vốn
8 Biểu đồ doanh thu: các biểu đồ so sánh doanh thu theo tháng, tuần, so sánh hiện tại và quá khứ
Doanh thu >> Biểu đồ doanh thu >> Biểu đồ doanh thu theo năm
9 Báo cáo tổng hợp: là báo cáo bóc tách cho từng hóa đơn bán hàng
10 Nhật ký bán hàng: liệt kê chi tiết từng hóa đơn bán hàng
11 Tổng hợp trả hàng: liệt kê chi tiết các hoạt động trả món trong lúc bán hàng
12 Báo cáo công nợ phải thu khách hàng: Báo cáo công nợ khách hàng: với quán có bán nợ và sử dụng tính năng quản lý công nợ khách hàng sẽ có báo cáo này
Báo cáo doanh thu theo khách hàng
Tuần qua, tháng qua, năm qua khách hàng A, B, C đã mua bao nhiêu doanh thu, mua chi tiết những hàng hóa nào thì Báo cáo Doanh thu theo khách hàng sẽ liệt kê chi tiết số liệu này Vào menu Doanh thu >> Doanh thu theo khách hàng để xem báo cáo
Vào menu Doanh thu >> Doanh thu theo khách hàng để xem báo cáo
Khi lên đơn hàng nhấn vào chi tiết hóa đơn để tìm kiếm thông tin khách hàng đã có sẵn hoặc nhấn tạo thông tin khách hàng mới nếu chưa có thông tin để ghi công nợ và gán thông tin khách hàng vào cửa sổ thanh toán
Nghiệp vụ khách hàng mua nợ, phát sinh công nợ phải thu khách hàng
- Gõ số tiền khách thanh toán về số tiền khách đưa thực tế (thấp hơn số phải thanh toán hoặc gõ bằng 0 nếu khách nợ cảđơn hàng) => nhấn Lưu
Cách thao tác để ghi nhận công nợ phải thu khách hàng
- Khách trÁ nÿ: lập phiếu thu tiền cho tiền khách trả nợ
+ Vào menu Thu chi tiền >> Phiếu thu tiền: nhấn Thêm mới để tạo phiếu thu tiền Mặc định phần mềm sẽ chọn Loại phiếu thu là Thu công nợ khách hàng, tại đây ta
Tìm kiếm thông tin khách hàng trả nợ và chọn khách hàng đó Tiếp theo nhấn vào nút Lấy tất cả hóa đơn để phần mềm lấy ra tất cả hóa đơn khách còn nợ được ghi nhận á phần mềm xuống dưới lưới thanh toán Khách hàng trả tiền công nợcho đơn hàng nào thì ta gõ vào dòng tiền nợđó và xóa dòng không thanh toán hoặc ta gõ vào ô tổng tiền bên cạnh nút Phân bổ tiền rồi nhấn Phân bổ tiền để phần mềm phân bổ theo thứ tự hóa đơn xa nhất đến gần nhất Cuối cùng nhấn Lưu để kết thúc nghiệp vụ Thu tiền công nợ khách hàng
+ Để kiểm tra lại công nợ khách hàng ta vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợkhách hàng để xem
Báo cáo công nợ phải thu khách hàng
- Khi thực hiện việc bán hàng cho công nợ, tức cho khách hàng nợ và cần quản lý chuẩn thì bắt buộc phải làm đúng theo quy trình bán hàng cho công nợ Để xem báo cáo công nợ phải thu tất cả khách hàng, từng khách hàng và báo cáo công nợ chi tiết thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo công nợ phải thu khách hàng
Xem Báo cáo công nợ phải thu khách hàng
K ế t qu ả bán hàng
- Để xem chi tiết công nợ của một khách hàng ta nhấn vào nút View để phần mềm liệt kê chi tiết những đơn hàng mua nợ, những lần thanh toán tiền nợ trong kỳ xem báo cáo Dễ dàng xuất (export) ra file excel đểđối soát công nợ với khách hàng, giúp công việc đối soát công nợ dễ dàng và nhanh chóng
Xem chi tiết công nợ của khách hàng ta nhấn vào nút View, nhấn Export nếu cần xuất file excel
Báo cáo sổ quỹ (cashflow)
Bỏo cỏo sổ quỹ hay cũn gọi là bỏo cỏo dũng tiền (cash flow) giỳp ngưòi chủ nắm bắt được tình hình dòng tiền thực tếđể có quyết định quản lý phù hợp Vào Thu chi tiền
>> Bỏo cỏo sổ quỹ: chọn khoảng thòi gian và nhấn Tỡm kiếm để xem Muốn xem chi tiết dòng tiền thu (tiền vào) và dòng tiền chi (tiền ra) thì nhấn vào nút View để xem chi tiết
Báo cáo sổ quỹ tiền (cash flow)
4.3.2 Báo cáo t ổ ng h ợ p chi phí
Báo cáo tổng hợp chi phí Để xem báo cáo tổng hợp chi phí vào: menu Thu chi tiền >> Báo cáo tổng hợp chi phí Báo cáo này được tổng hợp từ các nghiệp vụ Chi tiền khác, tức chưa gồm chi phí giá vốn hàng bán, giá vốn hàng bán được thể hiện á 2 báo cáo là Báo cáo về kho hàng và Báo cáo kết quả kinh doanh
- Check chọn nút Chi tiết (lấy chi tiết từng phiếu chi) hoặc check chọn Tổng hợp (tổng hợp các loại chi phí theo danh mục phân loại chi phí) sau đó nhấn Tìm kiếm để phần mềm lấy ra thông tin cụ thể
Báo cáo tổng hợp chi phí của một quán: check chọn Chi tiết hoặc Tổng hợp để xem
4.3.3 Báo cáo k ế t qu ả bán hàng
Báo cáo kết quả kinh doanh Để xem báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh vào menu Thu chi tiền >> Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, nhỡn phớa tay trỏi để chọn khoảng thòi gian sau đú nhấn tìm kiếm
Xem báo cáo kết quả kinh doanh với vài click chuột
GiÁi thích các thu¿t ngā của báo cáo k¿t quÁ kinh doanh
- Doanh thu bán hàng (01): tổng doanh thu hàng hóa chưa giảm giá theo bill hoặc chiết khấu theo món (gọi là doanh thu gộp) và doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT tức không có cộng VAT vào mà VAT được tách riêng (bản chất VAT là thuế mà doanh nghiệp thu hộcho nhà nước nên sẽkhông đưa vào doanh thu, để xem báo cáo bao gồm cả VAT thì vào menu Doanh thu >> Báo cáo tổng hợp thì phần mềm sẽ liệt kê chi tiết).
Qu ả n tr ị d ữ li ệ u
Xem Danh sách hóa đơn để thấy rõ dòng Tiền hàng và dòng Tiền thuế
- Giảm giá hàng hóa (2a): khi bán hàng nếu có giảm giá theo từng món hàng hóa thì sẽđược nhóm tổng cộng áđây.
- Giảm giá hóa đơn (2b): khi bán hàng nếu có bán hàng giảm giá bill (giảm giá cả hóa đơn) sẽ được nhóm tổng cộng á đây
- Phí dịch vụ (3a) (nếu có): là khoản thu thêm khi thanh toán á dòng Phí phục vụ, thưòng lĩnh vực bỏn lẻ ớt cú phớ này mà phớ này hay dựng nhiều ỏlĩnh vực phục vụ
- Thu tiền khác (3b) (nếu có): là những khoản thu tiền ngoài tiền bán hàng, việc này được thực hiện á nghiệp vụ Thu tiền với phân loại là Thu tiền khác
- Doanh thu sau khi trừ đi các khoản giảm trừ (04) = 01 - 02 + 03
- Giá vốn hàng bán (05) = giá vốn * sốlượng hàng đã bán ra
4.4.1 Ch ọn và lưu dữ li ệ u
4.4.2 Ph ụ c h ồ i và hi ệ u ch ỉ nh d ữ li ệ u
1.1 Đăng nhập vào phần mềm tại gồm thông tin đăng ký Mã gian hàng, Tên đăng nhập, Mật khẩu
1.2 Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu của để nhập dữ liệu thực tế (dữ liệu mới) của bạn: vào Hệ thống >> Cấu hình hệ thống >> Chọn Tab Thanh lý dữ liệu >> click chọn ô
Thanh lý danh mục tất cả chi nhánh và Thanh lý danh mục chi nhánh hiện tại >> Nhấn thanh lý
Nếu dữ liệu riêng của bạn đã được nhập liệu thì cần cân nhắc tính năng thanh lý này, vì sau khi thanh lý mọi thứ đều bị xóa sạch mà không phục hồi được
Thanh lý (xóa) dữ liệu mẫu để nhập dữ liệu mới
Quy trình cách làm này:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho
(2) Dùng file excel được export để kiểm đếm hàng hóa thực tế á kho và gõ số lượng vào file excel
(3) Import file excel đã kiểm đếm vào phần mềm để phần mềm tự động tính toán việc cân chỉnh.
(4) Nhấn Xử lý để phần mềm tự động điều chỉnh số liệu cho đúng thực tế kiểm đếm
Lần l°ÿt thăc hiòn từng b°ỏc nh° sau:
(1) Export ra file excel hàng hóa tồn kho: tại form Phiếu nhập kho á trên >> phải nhấn Lưu trước >> sau đó nhấn nút Export để xuất ra file excel
Export ra file excel danh sách hàng hóa và số lượng tồn kho theo phần mềm
(2) Dùng file excel đã export để kiểm đếm hàng hóa: sau kiểm đếm sẽ nhập số lượng vào file excel
Chỉ cần nhập vào cột SL kiểm kê số lượng hàng hóa tồn kho khi kiểm đếm
(3) Import file excel đã kiểm kê vào phần mềm: vào form Phiếu kiểm kê >> nhấn nút Import >> má form import, chọn file excel đã kiểm kê >> nhấn Import để phần mềm đưa số liệu vào hệ thống.