7 Bộ máy kÁ toán cāa một doanh nghiệp là tÁp hợp nhÿng người làm kÁ toán t¿i doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiÁt bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý toàn bộ thông tin liê
N ị I DUNG C Ă A T ị CH Ą C CễNG TÁC K ắ TOÁN
Nội dung các công việc chā yÁu cāa việc tá chăc công tác kÁ toán ở các doanh nghiệp bao gòm nhÿng nội dung cụng việc sau:
- Tá chăc thu nhÁn thông tin kÁ toán và nội dung các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh ở doanh nghiệp và kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý cāa các nghiệp vÿ đó Để thāc hiện điÃu đó ph¿i tá chăc h¿ch toán ban đầu để ghi nhÁn thông tin vào chăng từ kÁ toán và tá chăc luân chuyển chăng từ kÁ toán để kiểm tra và ghi sá kÁ toán kịp thời
- Tá chăc hệ thông hoá và xử lý thông tin kÁ toán nhằm đáp ăng được nhÿng yêu cầu cāa thông tin kÁ toán Thāc hiện điểu đó cần ph¿i tá chăc thāc hiện các phướng pháp kÁ toán, các nguyên tắc kÁ toán, tá chăc hệ thông sá kÁ toán để có thể hệ thông hoá thông tin kÁ toán
- Tá chăc cung cÁp thông tin kê toán phÿc vÿ cho qu¿n lý kinh tÁ tài chính vĩ mô và vi mô Muốn thāc hiện điÃu đó ph¿i tá chăc việc lÁp các báo cáo kÁ toán định kỳ, cỏc bỏo cỏo kÁ toỏn nội bộ, bao gòm c¿ bỏo cỏo định kỳ và bỏo cỏo nhanh theo yờu cầu qu¿n lý cāa Nhà nước và cāa nội bộ doanh nghiệp
- Tá chăc bộ máy kÁ toán ở tá chăc để thāc hiện toàn bộ công việc kÁ toán'ở doanh nghiệp; tá chăc trang bị sử dÿng các phương tiện kỹ thuÁt tính toán nhằm nâng cao hiệu suÁt làm việc cāa nhõn viờn kÁ toỏn, tỏ chăc bòi dưỡng nõng cao trỡnh độ nghà nghiệp cho các nhân viên kÁ toán
Kiểm toán nội bộ có vai trò đảm bảo tính tuân thủ các chính sách và quy định chung về quản lý kinh tế, tài chính và cụ thể là Luật kế toán, chuẩn mực và chế độ kế toán.
Nắm chắc các công việc chā yÁu cāa tá chăc công tác kÁ toán là điÃu kiện cần thiÁt để có thể tá chăc khoa học và hợp lý công tác kÁ toán ở đơn vị mình.
T ị CH Ą C B ị MÁY K ắ TOÁN
Căn cą t ò ch ą c b ò mỏy k ¿ toỏn
Bộ máy kÁ toán cāa một doanh nghiệp là tÁp hợp nhÿng người làm kÁ toán t¿i doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiÁt bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý toàn bộ thông tin liên quan đÁn công tác kÁ toán t¿i doanh nghiệp từ khâu thu nhÁn, kiểm tra, xử lý đÁn khâu táng hợp, cung cÁp nhÿng thông tin kinh tÁ và các ho¿t động cāa đơn vị VÁn đà nhân sā để thāc hiện công tác kÁ toán có ý nghĩa quan trọng hàng đầu trong tá chăc kÁ toán cāa doanh nghiệp Tá chăc nhân sā như thÁ nào để từng người phỏt huy được cao nhÁt sở trường cāa mỡnh, đòng thời tỏc động tớch cāc đÁn nhÿng bộ phÁn hoặc người khác có liên quan là mÿc tiêu cāa tá chăc bộ máy kÁ toán a/ Nguyên tắc khi tổ chức bộ máy kế toán ở đơn vị:
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i đúng qui định trong luÁt kÁ toán và chuẩn māc kÁ toán.
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i phù hợp với các chÁ độ, chính sách, thể lệ văn b¿n pháp qui và kÁ toán do Nhà nước ban hành.
Việc ban hành chÁ độ, thể lệ kÁ toán cāa Nhà nước nhằm mÿc đích qu¿n lý thống nhÁt công tác kÁ toán trong toàn bộ nÃn kinh tÁ quốc dân Vì vÁy tôt chăc công tác kÁ toán ph¿i dāa trên cơ sở chÁ dộ chăng từ kÁ toán, hệ thống tài kho¿n kÁ toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vÁn dÿng một cách phù hợp với chính sách, chÁ độ qu¿n lý kinh tÁ cāa Nhà nước trong từng thời kỳ Có như vÁy việc tá chăc công tác kÁ toán mới không vi ph¿m nhÿng nguyên tắc, chÁ độ qui định chung cāa nhà nước, đ¿m b¿o việc thāc hiện chăc năng, nhiệm vÿ cāa kÁ toán góp phần tăng cường qu¿n lý kinh tÁ cāa các cÁp, các ngành, góp phần tăng cường qu¿n lý kinh tÁ - tài chính cāa các cÁp, các ngành, thāc hiện việc kiểm tra, kiểm soát cāa nhà nước đối với ho¿t động s¿n xuÁt kinh doanh trong doanh nghiệp
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i ph¿i phù hợp với đặc điểm ho¿t động s¿n xuÁt, kinh doanh, ho¿t động qu¿n lý và địa bàn ho¿t động cāa doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điÃu kiện ho¿t động kinh doanh khác nhau
Vì vÁy, không thể có một mô hình công tác kÁ toán tối ưu cho tÁt c¿ các doanh nghiệp nên để tôt chăc tốt công tác kÁ toán doanh nghiệp thì việc tá chăc công tác kÁ toán ph¿i căn că vào chăc năng, nhiệm vÿ, tính chÁt ho¿t động s¿n xuÁt kinh doanh, ho¿t động qu¿n lý, qui mô và địa bàn ho¿t động cāa doanh nghiệp.
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vÿ chuyên môn cāa đội ngũ cán bộ qu¿n lý, cán bộ kÁ toán
Người thāc hiện trāc tiÁp mọi công tác kÁ toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kÁ toán dưới sā chỉ đ¿o cāa cán bộ qu¿n lý doanh nghiệp Vì vÁy để tá chăc tốt công tác kÁ toán trong doanh nghiệp đ¿m b¿o phát huy đầy đā, vai trò tác dÿng cāa kÁ toán đới với công tác qu¿n lý doanh nghiệp thì việc tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vÿ chuyên môn cāa đội ngũ cán bộ qu¿n lý, cán bộ kÁ toán
- Tá chăc bộ máy kÁ toán tài chính ph¿i đ¿m b¿o nguyên tắc gọn, nhẹ, tiÁt kiệm và hiệu qu¿
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i phù hợp với các chÁ độ, chính sách, thể lệ văn b¿n pháp qui và kÁ toán do nhà nước ban hành
Việc ban hành chÁ độ, thể lệ kÁ toán cāa Nhà nước nhằm mÿc đích qu¿n lý thống nhÁt công tác kÁ toán trong toàn bộ nÃn kinh tÁ quốc dân Vì vÁy tôt chăc công tác kÁ toán ph¿i dāa trên cơ sở chÁ dộ chăng từ kÁ toán, hệ thống tài kho¿n kÁ toán doanh nghiệp, hệ thống báo cáo tài chính mà nhà nước qui định để vÁn dÿng một cách phù hợp với chính sách, chÁ độ qu¿n lý kinh tÁ cāa Nhà nước trong từng thời kỳ Có như vÁy việc tá chăc công tác kÁ toán mới không vi ph¿m nhÿng nguyên tắc, chÁ độ qui định chung cāa nhà nước, đ¿m b¿o việc thāc hiện chăc năng, nhiệm vÿ cāa kÁ toán góp phần tăng cường qu¿n lý kinh tÁ cāa các cÁp, các ngành, góp phần tăng cường qu¿n lý kinh tÁ - tài chính cāa các cÁp, các ngành, thāc hiện việc kiểm tra, kiểm soát cāa nhà nước đối với ho¿t động s¿n xuÁt kinh doanh trong doanh nghiệp
- Tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i ph¿i phù hợp với đặc điểm ho¿t động s¿n xuÁt, kinh doanh, ho¿t động qu¿n lý và địa bàn ho¿t động cāa doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp có đặc điểm và điÃu kiện ho¿t động kinh doanh khác nhau
Do sự đa dạng của các doanh nghiệp, không có một mô hình kế toán tối ưu chung cho tất cả Để đảm bảo hiệu quả hoạt động kế toán, doanh nghiệp cần căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của mình để xây dựng và thực hiện công tác kế toán phù hợp.
Để đảm bảo công tác kế toán tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán có trình độ nghiệp vụ chuyên môn phù hợp với yêu cầu thực tế.
Người thāc hiện trāc tiÁp mọi công tác kÁ toán tài chính trong doanh nghiệp là cán bộ kÁ toán dưới sā chỉ đ¿o cāa cán bộ qu¿n lý doanh nghiệp Vì vÁy để tá chăc tốt công tác kÁ toán trong doanh nghiệp đ¿m b¿o phát huy đầy đā, vai trò tác dÿng cāa kÁ toán đới với công tác qu¿n lý doanh nghiệp thì việc tá chăc công tác kÁ toán tài chính ph¿i phù hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vÿ chuyên môn cāa đội ngũ cán bộ qu¿n lý, cán bộ kÁ toán
- Tá chăc bộ máy kÁ toán tài chính ph¿i đ¿m b¿o nguyên tắc gọn, nhẹ, tiÁt kiệm và hiệu qu¿ b/ Căn cứ tổ chức bộ máy kế toán:
- Lĩnh vāc ho¿t động cāa đơn vị
- Quy mô và địa bàn ho¿t động
- Măc độ phân cÁp qu¿n lý kinh tÁ, tài chính nội bộ
- Trình độ trang bị sử dÿng các phương tiện kỹ thuÁt tính toán
- Biên chÁ bộ máy kÁ toán và trình độ nghà nghiệp cāa đội ngũ kÁ toán hiện có.
Cỏc mụ hỡnh t ò ch ą c b ò mỏy k ¿ toỏn
Cụng tỏc kÁ toỏn trong cỏc doanh nghiệp bao gòm kÁ toỏn tài chớnh và kÁ toỏn qu¿n trị
- KÁ toán tài chính là việc thu thÁp, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cÁp thông tin kinh tÁ tài chính cho đối tượng sử dÿng thông tin cāa đơn vị kÁ toán
- KÁ toán qu¿n trị là việc thu thÁp, xử lý phân tích và cung cÁp thông tin kinh tÁ, tài chính theo yêu cầu qu¿n trị và quyÁt định, tài chính trong nội bộ đơn vị kÁ toán
- Khi tá chăc thāc hiện công tác kÁ toán tài chính và kÁ toán qu¿n trị, doanh nghiệp đòng thời ph¿i thāc hiện kÁ toỏn tỏng hợp và kÁ toỏn chi tiÁt
- KÁ toán táng hợp ph¿i thu thÁp, xử lý, ghi chép và cung cÁp thông tin tài chính và ho¿t động kinh tÁ và tài chính cāa đơn vị KÁ toán táng hợp sử dÿng đơn vị tiÃn tệ để ph¿n ỏnh tỡnh hỡnh tài s¿n, nguòn hỡnh thành tài s¿n, tỡnh hỡnh và kÁt qu¿ ho¿t động kinh tÁ tài chính cāa đơn vị kÁ toán
KÁ toán chi tiÁt thu thÁp, xử lý, ghi chép và cung cÁp thông tin chi tiÁt bằng đơn vị tiÃn tệ, đơn vị hiện vÁt và đơn vị thời gian lao động theo từng đối tượng kÁ toán cÿ thể trong đơn vị kÁ toán Số liệu kÁ toán chi tiêt ph¿i khớp đúng với số liệu kÁ toán táng hợp trong một kỳ kÁ toán
Như vÁy tỏ chăc cụng tỏc kÁ toỏn trong cỏc doanh nghiệp bao gòm tỏ chăc cụng tác kÁ toán tài chính và tá chăc công tác kÁ toán qu¿n trị
Khi xác định công tác kế toán tài chính và kế toán quản trị, doanh nghiệp cần căn cứ vào quy mô, phạm vi hoạt động; tính chất và yêu cầu quản lý của mình để tái xác định thực hiện cả hai nội dung này cho phù hợp theo 1 trong 3 mô hình sau:
- Mô hình tá chăc công tác kÁ toán tài chính tách rời với kÁ toán qu¿n trị (mô hình tá chăc công tác kÁ toán riêng biệt)
- Mô hình tá chăc công tác kÁ toán tài chính kÁt hợp với kÁ toán qu¿n trị (mô hình tá chăc công tác kÁ toán kÁt hợp
- Mô hình tá chăc công tác kÁ toán hỗn hợp
1 2.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt
Theo mô hình này, toàn bộ nội dung tá chăc công tác kÁ toán tài chính và tá chăc kÁ toán qu¿n trị được tách rời, thāc hiện một cách riêng r¿, độc lÁp với nhau Khi tá chăc bộ máy kÁ toán cāa doanh nghiệp ph¿i tá chăc ra 2 bộ phÁn riêng biệt là bộ phÁn kÁ toán tài chính và bộ phÁn kÁ toán qu¿n trị, mỗi bộ phÁn này đ¿m nhiệm các chăc năng, nhiệm vÿ cÿ thể riêng biệt Tùy theo đặc điểm tình hình cÿ thể, tùy theo biên chÁ bộ máy kÁ toán mà doanh nghiệp tá chăc ra bộ phÁn kÁ toán cho phù hợp từng nội dung kÁ toán
Bộ phÁn kÁ toán tài chính thāc hiện thu thÁp, xử lý và cung cÁp các thông tin phÿc vÿ chā yÁu cho việc lÁp, trỡnh bày bỏo cỏo tài chớnh cāa doanh nghiệp Đòng thời doanh nghiệp ph¿i tá chăc thāc hiện đầy đā các nội dung như: chăng từ kÁ toán; tài kho¿n kÁ toán; sá kÁ toán đúng theo chÁ độ kÁ toán tài chính đã quy định
Bộ phÁn kÁ toán qu¿n trị có chăc năng thu thÁp, xử lý, phân tích các thông tin kinh tÁ tài chính phÿc vÿ nhu cầu sử dÿng thông tin cho các nhà qu¿n tị trong nội bộ
Để thích ứng với quy mô kinh doanh, các doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống sổ sách; tài khoản; sách kế toán và hệ thống báo cáo quản trị Ngoài việc cung cấp thông tin kinh tế, tài chính đã thực hiện, kế toán quản trị còn thu thập, phân tích các thông số dự đoán, dữ liệu phúc vụ cho việc lập kế hoạch, tính toán sản xuất kinh doanh và ra quyết định trong quản trị doanh nghiệp.
Tò chąc cụng tỏc k¿ toỏn theo mụ hỡnh riờng biỏt
Nòi dung K¿ toỏn tài chớnh K¿ toỏn quÁn trỏ
Bộ phÁn riêng: thu nhÁn, xử lý và cung cÁp thông tin qua hệ thống báo cáo tài chính
Bộ phÁn riêng: thu nhÁn, xử lý và cung cáo thông tin qua hệ thống báo cáo kÁ toán qu¿n trị.
Tá chăc thāc hiện theo quy định Xây dāng hệ thống chăng từ riêng biệt cho phù hợp: m¿u biểu, nội dung, lÁp và luân chuyển tùy theo yêu cầu qu¿n trị doanh nghiệp
Hệ thống tài kho¿n kÁ toán Áp dÿng hệ thống tài kho¿n kÁ toán thống nhÁt theo quy định; gòm tài kho¿n cÁp 1,2,3
Xây dāng hệ thống tài kho¿n riêng cho phù hợp với yêu cầu qu¿n trị cÿ thể cāa doanh nghiệp các tài kho¿n được mở chi tiÁt tùy theo yêu cầu
Hệ thống sá kÁ toán
Tá chăc hệ thống sá kÁ toán được quy đinh trong chÁ độ theo hình thăc kÁ toán doanh nghiệp đang áp dÿng cho phù hợp
Xây dāng hệ thống sá kÁ toán với nội dung, m¿u biểu riêng theo yêu cầu Bao gòm c¿ sỏ kÁ toỏn tỏng hợp và sá kÁ toán chi tiÁt
Tá chăc lÁp, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định Xây dāng hệ thống báp cáo kÁ toán qu¿n trị trên cơ sở thông tin cāa kÁ toán qu¿n trị (báo cáo thāc hiện và báo cáo dā đoán) Hệ thống báo cáo này tách biệt với hệ thống báo cáo tài chính
Thāc hiện mô hình tá chăc công tác kÁ toán riêng biệt này có rÁt nhiÃu h¿n chÁ:
Tá chăc nhiÃu nội dung có sā trùng lặp giÿa kÁ toán tài chính và kÁ toán qu¿n trị; tá chăc công tác kÁ toán riêng biệt khá phăc tâp; hiệu qu¿ không cao; bộ máy kÁ toán còng kÃnh; chưa phỏt huy được vai trũ cāa từng bộ phÁn kÁ toỏn cũng như hiệu qu¿ cāa việc trang bị các phương tiện kỹ thuÁt tính toán và thông tin hiện đ¿i trong công tác kÁ toán Do vÁy trong thāc tÁ hình thăc này hầu như khôngđược áp dÿng
1 2.2.2 Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp
Nhi ỏ m v ā cỏc b ò ph Á n k ¿ toỏn
Theo LuÁt kÁ toán Việt nam đơn vị kÁ toán ph¿i bố trí người làm kÁ toán trưởng Trường hợp đơn vị kÁ toán chưa bố trí được người làm kÁ toán trưởng thì ph¿i có người phÿ trách kÁ toán hoặc thuê làm kÁ toán trưởng
KÁ toán trưởng trong đơn vị có nhiệm vÿ tá chăc thāc hiện công tác kÁ toán trong doanh nghiệp theo quy định
Theo quy định hiện hành cāa LuÁt kÁ toán Việt nam, kÁ toán trưởng cāa doanh nghiệp nhà nước ngoài nhiệm vÿ trên còn có nhiệm vÿ giúp người d¿i diện theo pháp luÁt cāa đơn vị kÁ toán giám sát tài chính t¿i đơn vị kÁ toán
KÁ toán trưởng chịu sā lãnh đ¿o cāa người đ¿i diện theo pháp luÁt cāa đơn vị kÁ toỏn; trường hợp cú đơn vị kÁ toỏn cÁp trờn thỡ đòng thời chịu sā chỉ đ¿o và kiểm tra cāa kÁ toán trưởng cÁp trên và chuyên môn, nhiệm vÿ
Cũng theo quy định cāa LuÁt kÁ toán hiện hành, kÁ toán trưởng cāa doanh nghiệp ph¿i thỏa mãn các tiêu chuẩn và điÃu kiện sau:
* Tiêu chuẩn của Kế toán trưởng:
14 + Có đā các tiêu chuẩn cāa người làm kÁ toán
+ Có chuyên môn, nghiệp vÿ và kÁ toán từ bÁc trung cÁp trở lên
Thời gian công tác thực tế với vai trò kế toán tối thiểu là 2 năm dành cho những người có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán trình độ đại học trở lên Đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ kế toán bậc trung cấp, thời gian công tác thực tế tối thiểu là 3 năm.
- ĐiÃu kiện để làm kÁ toỏn trưởng ph¿i cú chăng chỉ qua lớp bòi dưỡng kÁ toỏn trưởng
- Thāc hiện các quy định cāa pháp luÁt và kÁ toán tài chính trong đơn vị
- Tá chăc điÃu hành bộ máy kÁ toán theo quy định cāa LuÁt kÁ toán
- LÁp báo cáo tài chính
Trên cơ sở các quy định cāa pháp luÁt như vÁy, doanh nghiệp ph¿i tá chăc, bố trí nhân sā cho bộ máy kÁ toán đ¿m b¿o cho bộ máy kÁ toán có thể thāc hiện tốt các nhiệm vÿ cāa mỡnh, bao gòm cỏc cụng việc cÿ thể sau:
- Lāa chọn để bá nhiệm hoặc thuê kÁ toán trưởng cho đơn vị
- Lāa chọn nhÿng người đā tiêu chuẩn và phù hợp với yêu cầu cāa doanh nghiệp hoặc thuê kÁ toán cho doanh nghiệp
- KÁ toán trưởng phân công nhiệm vÿ cho từng nhân viên kÁ toán cÿ thể đ¿m b¿o phù hợp với năng lāc trình độ từng người và đ¿m b¿o thuÁn tiện trong quá trình thāc hiện nhiệm vÿ
- Lāa chọn và bố trí đội ngũ nhân viên kÁ toán ở các phân xưởng, tá, đội s¿n xuÁt
- Thường xuyờn đào t¿o, bòi dưỡng nõng cao trỡnh độ và cÁp nhÁt kiÁn thăc, cỏc vÁn đà thay đái cho nhân viên kÁ toán
Theo quy định cāa luÁt kÁ toán, khi thành lÁp, đơn vị kÁ toán có trách nhiệm bố trí người làm kÁ toán theo đúng tiêu chuẩn, điÃu kiện quy định Trường hợp đơn vị chưa bố trí được người làm kÁ toán thì ph¿i thuê người làm kÁ toán
Doanh nghiệp muốn tá chăc bộ máy kÁ toán thì ph¿i tá chăc nhân sā cho bộ máy kÁ toán.
Ng°ãi làm k¿ toán phÁi có các tiêu chuẩn sau đây:
- Có phẩm chÁt đ¿o đăc nghà nghiệp, trung thāc, liêm khiÁt, có ý thăc chÁp hành pháp luÁt
- Có trình độ chuyên môn nghiệp vÿ kÁ toán
- Người làm kÁ toán có quyÃn độc lÁp và chuyên môn, nghiệp vÿ kÁ toán
15 Người làm kÁ toán có trách nhiám tuân thā các quy định cāa pháp luÁt và kÁ toán, thāc hiện các công việc được phân công và chịu trách nhiệm và chuyên môn nghiệp vÿ cāa mình
Nhiỏm vā, chąc năng căa tÿng bò phÁn k¿ toỏn:
- KÁ toán tiÃn mặt: H¿ch toán các bút toán liên quan đÁn thu, chi tiÃn mặt, tiÃn gửi ngân hàng Ph¿n ánh kịp thời các kho¿n thu, chi vốn bằng tiÃn Thāc hiện việc kiểm tra, đối chiÁu số liệu thường xuyên (cuối mỗi ngày và cuối tháng) với thā quỹ để b¿o đ¿m giám sát chặt ch¿ vốn bằng tiÃn LÁp báo cáo dā kiÁn thu chi hàng tuần, tháng, cân đối tài chính Ph¿n ánh số liệu vào sá kÁ toán và lÁp báo cáo tiÃn mặt
- KÁ toán vÁt tư: H¿ch toán chi tiÁt và táng hợp và nhÁp xuÁt vÁt tư, lÁp b¿ng kê nhÁp xuÁt tòn vÁt tư Định kỳ để kÁ toỏn kiểm tra, đối chiÁu nhÁp xuÁt tòn kho vÁt tư với thā kho và kÁ toán liên quan
- KÁ toán TSCĐ: theo dõi, ghi sá tình hình tăng, gi¿m, trích khÁu hao, sửa chÿa TSCĐ
+ Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách và chÁ độ các kho¿n tiÃn lương, tiÃn thưởng, các kho¿n trợ cÁp ph¿i tr¿ cho người lao động
+ H¿ch toán tiÃn lương, các kho¿n trích trên lương
+ LÁp báo cáo và lao động, tiÃn lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ thuộc ph¿m vi trách nhiệm cāa kÁ toán
+ Tá chăc phân tích tình hình lao động, quỹ tiÃn lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
- KÁ toán CPSX, giá thành:
+ Xác định đối tượng kÁ toán tÁp hợp chi phí s¿n xuÁt và đối tượng tính giá thành phù hợp với đặc thù cāa doanh nghiệp và yêu cầu cāa công tác qu¿n lý
+ Táng hợp chi phí s¿n xuÁt và tính giá thành s¿n phẩm
+ Đánh giá khối lượng s¿n phẩm dở dang, xác định giá thành và h¿ch toán chi phí s¿n xuÁt, giá thành s¿n xuÁt trong kỳ một cách đầy đā và chính xác
- KÁ toán bán hàng và xác định kÁt qu¿ kinh doanh:
+ Ghi chép ph¿n ánh kịp thời đầy đā và chính xác tình hình số lượng, giá trị (doanh thu, giá vốn) từng mặt hàng đã bán
Phản ánh thuế GTGT đầu ra của từng nhóm hàng, từng hóa đơn khách hàng, từng đơn vị trực thuộc, cân đối thuế GTGT đầu vào, đầu ra, lập tờ khai thuế GTGT.
+ Theo dừi từng hợp đòng, tớnh toỏn chiÁt khÁu cho khỏch hàng
16 + Kiểm tra, đụn đốc tỡnh hỡnh thu hòi và qu¿n lý tiÃn hàng, qu¿n lý khỏch nợ theo dõi chi tiÁt từng khách hàng, lô hàng số tiÃn khách nợ, thời h¿n và tình hình tr¿ nợ…
+ TÁp hợp đầy đā, chính xác, kịp thời các kho¿n chi phí bán hàng, thāc tÁ phát sinh và kÁt chuyển (hay phân bá, cho phép bán hàng cho hàng tiêu thÿ làm căn că để xác định kÁt qu¿ kinh doanh)
Theo quy định, doanh nghiệp cần lập báo cáo bán hàng ghi chép số liệu bán hàng theo nhân viên, mặt hàng, chi nhánh, địa điểm, bộ phận Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đối soát với kế toán kho, công nợ, ngân hàng và các báo cáo khác tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp.
- Thā quỹ: Chịu trách nhiệm qu¿n lý quỹ và nhÁp xuÁt quỹ tiÃn mặt
YấU C Ä U THU NH À N THễNG TIN K ắ TOÁN
2.1.1.Thông tin k¿ toán và yêu cÅu căa viác thu nhÁn thông tin k¿ toán
Thông tin kÁ toán là nhÿng thông tin và sā vÁn động cāa các đối tượng kÁ toán Đó là thông tin được hình thành từ các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính đã phát sinh và thāc sā hoàn thành trong quá trình ho¿t động cāa đơn vị
Vì vÁy, thu nhÁn thông tin kÁ toán là thu nhÁn thông tin và các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh ở đơn vị nhằm phÿc vÿ cho yêu cầu qu¿n lý kinh tÁ tài chính cāa đơn vị
Thu nhÁn thông tin kÁ toán là công việc khởi đầu cāa toàn bộ quy trình kÁ toán, có ý nghĩa quyÁt định đối với tính trung thāc, khách quan cāa số’ liệu kÁ toán và báo cỏo kÁ toỏn, đòng thời là căn că để kiểm tra, kiểm soỏt ho¿t động kinh tÁ, tài chớnh cāa đơn vị
Do đó, việc thu nhÁn thông tin kÁ toán cần đ¿m b¿o các yêu cầu sau:
- Ghi nhÁn, ph¿n ánh đúng nội dung các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh và thāc sā hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh cāa chúng, nhằm đ¿m b¿o tính thāc tÁ, khách quan cāa ho¿t động kinh tÁ, tài chính ở đơn vị
- Ghi nhÁn, ph¿n ánh rõ tên và địa chỉ cāa nhÿng người thāc hiện các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh để có thể kiểm tra trách nhiệm vÁt chÁt cāa họ trong việc thāc hiện các nghiệp vÿ này khi cần thiÁt
- Ghi nhÁn, ph¿n ánh rõ các chỉ tiêu số lượng hiện, vÁt và giá trị (bằng tiÃn) mà nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh tác động đÁn tài s¿n hoặc liên quan đÁn trách nhiệm vÁt chÁt cāa đơn vị, đòng thũi ph¿i trỡnh bày rừ căn că tớnh toỏn, xỏc định cỏc chỉ tiêu này Yêu cầu này nhằm đ¿m b¿o tính trung thāc và đáng tin cÁy cāa thông tin kÁ toán và giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát tính trung thāc cāa ho¿t động kinh tÁ, tài chính ở đơn vị vì thông tin kÁ toán là thông tin sô" lượng
Việc ghi nhận thông tin kế toán có vai trò quan trọng trong việc phản ánh đúng thực trạng tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, hỗ trợ hiệu quả cho công tác điều hành và quản lý kinh tế, tài chính của tổ chức Yếu tố thời gian là một trong những yếu tố then chốt trong quá trình ghi nhận thông tin kế toán Hiệu lực của thông tin kế toán chỉ được phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời, đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường.
2.1.2 Nòi dung tò chąc thu nhÁn thụng tin k¿ toỏn
Thu thập thông tin kế toán là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định tới tính trung thực, khách quan của thông tin kế toán cung cấp Để thực hiện được điều này thì công việc đầu tiên phải thiết lập hệ thống chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đóng vai trò như một phương tiện thông tin, cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính Đồng thời, chứng từ kế toán còn là một phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ đã phát sinh và thực hiện đến khi hoàn thành Nhờ vậy, các thông tin được ghi chép vào sổ kế toán có giá trị pháp lý, trở thành căn cứ để đối chiếu, kiểm tra, đánh giá hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Tá chăc thu nhÁn thông tin vào chăng từ kÁ toán là công việc việc chā yÁu cāa công tác xây dāng hệ thông thông tin kÁ toán Nội dung cāa công việc này là tá chăc h¿ch toỏn ban đầu ở cỏc bộ phÁn doanh nghiệp và gòm cỏc cụng việc sau đõy:
* Tá chăc xây dāng hệ thống danh mÿc chăng từ kÁ toán trong doanh nghiệp và các biểu m¿u chăng từ kÁ toán: Để tá chăc thu nhÁn thông tin kÁ toán các doanh nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chăng từ nhÁt định, xác định nhÿng chăng từ nào dùng cho kÁ toán qu¿n trị, nhÿng chăng từ nào dùng cho kÁ toán tài chính và các chăng từ sử dÿng cho một nghiệp vÿ cÿ thể Tuỳ theo quy định cāa từng quốc gia mà xây dāng biểu m¿u chăng từ cho phù hợp Tuy nhiên, nội dung và phương pháp ghi chép trên chăng từ ph¿i đ¿m b¿o sā thông nhÁt Việc xây dāng và quy định biểu m¿u chăng từ kÁ toán trong các doanh nghiệp là một công việc quan trọng nó đ¿m b¿o cho quá trình thu nhÁn các thông tin kÁ toán một cách đầy đā, trung thāc và kịp thời
* Tá chăc h¿ch toán ban đầu, lÁp chăng từ kÁ toán để ghi nhÁn các nghiệp vÿ kinh tÁ phát sinh:
Các nghiệp vÿ kinh tê, tài chính phát sinh ở tÁt c¿ các bộ phÁn và moi người lao động trong đơn vị có liên quan đÁn việc thāc hiện các nghiệp vÿ Vì vÁy, để thu nhÁn được thông tin và các nghiệp vÿ, kinh tÁ, tài chính phát sinh cần ph¿i tá chăc h¿ch toán ban đầu cāa quy trình kÁtoán nhưng không hoàn toàn do người làm kÁ toán thāc hiện, mà do mọi người lao động trong đơn vị thāc hiện
Nội dung cụng việc chā yÁu cāa tỏ chăc h¿ch toỏn ban đầu bao gòm:
- Quy định việc sử dÿng các m¿u chăng từ ban đầu thích hợp với từng lo¿i nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh để có ghi nhÁn được đầy đā nội dung thông tin và nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh phù hợp vối yêu cầu
- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhÁn thông tin vào chăng từ ban đầu ở từng bộ phÁn trong đơn vị khi các nghiệp vÿ kinh tÁ, tài chính phát sinh Hướng d¿n họ cách ghi nhÁn thông tin vào chăng từ, đ¿m b¿o ghi đầy đā các yÁu tô" cāa chăng từ để làm căn că ghi sá kê toán và có thể kiểm tra, kiểm soát được nghiệp vÿ kinh tÁ, tài
19 chính phát sinh trong chăng từ
Tuỳ theo điÃu kiện cÿ thể cāa mỗi doanh nghiệp chăng từ kÁ toán có thể lÁp thā công hoặc lÁp bằng máy Việc lÁp các chăng từ kÁ toán cũng có thể sử dÿng các chăng từ thā công (chăng từ trên giÁy) hoặc chăng từ điện tử
* Tá chăc kiểm tra, hoàn thiện chăng từ kÁ toán:
T ị CH Ą C THU NH À N THễNG TIN C Ă A M ị T S ị NGHI à P V Ā CH Ă
T ò ch ą c thu nh Á n thụng tin v ò n b ¿ ng ti Á n, t ¿ m ą ng
2 2.1.1 Chứng từ sử dụng để thu nhận thông tin
- Thu nhÁn thông tin vốn bằng tiÃn:
PhiÁu thu: Ph¿n ánh các nghiệp vÿ thu tiÃn tÁp trung vào quỹ
PhiÁu chi: Ph¿n ánh các nghiệp vÿ chi tiÃn từ quỹ
GiÁy báo Có ngân hàng: Ph¿n ánh nghiệp vÿ chuyển tiÃn vào tài kho¿n cāa doanh nghiệp Āy nhiệm chi: Ph¿n ánh nghiệp vÿ chi tiÃn từ tài kho¿n cāa doanh nghiệp
- Thu nhÁn thông tin các kho¿n t¿m ăng: GiÁy đà nghị t¿m ăng, GiÁy thanh toán t¿m ăng
2 2.1.2 Trình tự xử lý và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu a/ Chứng từ thu tiền mặt (phiếu thu)
22 1- Người nộp tiÃn đà nghị nộp tiÃn
2- KÁ toán viÁt phiÁu thu tiÃn (3 liên)
3- KÁ toán trưởng, thā trưởng ký phiÁu thu (3 liên)
4- PhiÁu thu chuyển l¿i cho kÁ toán tiÃn mặt (3 liên) - lưu liên 1
5- Chuyển liên 2, 3 cho thā quỹ
6- Thā quỹ thu tiÃn và ký vào phiÁu sau đó: liên 3 chuyển cho người nộp tiÃn giÿ, liên 2 thā quỹ sử dÿng để ghi sá qũy
7- Thā quỹ chuyển phiÁu thu liên 2 cho kÁ toán tiÃn mặt
8- KÁ toán tiÃn mặt ghi sá kÁ toán tiÃn mặt, sau đó chuyển phiÁu thu cho bộ phÁn liên quan ghi số
9- Bộ phÁn kÁ toán liên quan ghi sá xong sau đó chuyển tr¿ phiÁu thu cho kÁ toán tiÃn mặt
10- KÁ toán tiÃn mặt lưu phiÁu thu
1.1.1 M¿u Phi¿u thu: ĐÂn vỏ: M¿u sò 01 - TT Đỏa chò:&&&& (Ban hành theo Thụng tư số: 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 cāa BTC)
Ngày tháng năm Số: Nợ: Có:
Họ và tên người nộp tiÃn: Địa chỉ:
Số tiÃn: (ViÁt bằng chÿ): Kèm theo: Chăng từ gốc:
Giỏm đòc K¿ toỏn tr°ởng Ng°ói nòp tiÁn
Ng°ãi lÁp phi¿u Thă quỹ
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhÁn đā số tiÃn (viÁt bằng chÿ): + Tỷ giá ngo¿i tệ (vàng b¿c, đá quý): + Số tiÃn quy đái: (Liên gửi ra ngoài ph¿i đóng dÁu) b/ Chứng từ chi tiền mặt (phiếu chi)
24 1- Người nhÁn tiÃn đà nghị doanh nghiệp chi tiÃn
2- Thā trưởng đơn vị và kÁ toán trưởng duyệt chi
3- KÁ toán thanh toán lÁp phiÁu chi (3 liên)
4- KÁ toán trưởng và thā trưởng đơn vị ký phiÁu chi (3 liên).
5- KÁ toán tiÃn mặt nhÁn l¿i phiÁu chi đã ký, lưu liên 1
6- Chuyển phiÁu chi liên 2, 3 cho thā quỹ
7- Thā quỹ xuÁt tiÃn mặt và giao cho người nhÁn tiÃn và ký vào phiÁu chi sau đó chuyển cho người nhÁn tiÃn giÿ liên 3
8- Liên 2 thā quỹ ghi sá quỹ xong chuyển l¿i cho kÁ toán thanh toán
9- KÁ toán thanh toán ghi sá kÁ toán tiÃn mặt, sau đó chuyển cho các bộ phÁn kÁ toán có liên quan để ghi sá, ghi sá xong kÁ toán các bộ phÁn khác chuyển l¿i cho kÁ toán thanh toán để lưu
10- B¿o qu¿n chăng từ trong kỳ, chuyển vào lưu trÿ năm tài chính
M¿u Phi¿u chi: ĐÂn vỏ: M¿u sò 02 - TT Đỏa chò: (Ban hành theo Thụng tư số 200/2014/TT-
Họ và tên người nhÁn tiÃn: Địa chỉ:
Số tiÃn: (ViÁt bằng chÿ):
Kèm theo Chăng từ gốc:
Giỏm đòc K¿ toỏn tr°ởng Thă quỹ Ng°ãi lÁp phi¿u Ng°ãi nhÁn tiÁn
(Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Đã nhÁn đā số tiÃn (viÁt bằng chÿ) :
+ Tỷ giá ngo¿i tệ (vàng b¿c, đá quý):
(Liên gửi ra ngoài ph¿i đóng dÁu)
26 c/ Chứng từ thu tiền gửi ngân hàng
1- Ngân hàng phÿc vÿ đơn vị nhÁn āy nhiệm chi cāa khách hàng ( liên 2, 3) 2- Ngân hàng chuyển āy nhiệm chi đÁn cho kÁ toán TiÃn gửi ngân hàng 3- Cuối ngày ngân hàng phát giÁy báo số dư tài kho¿n cho đơn vị
4- KÁ toán ngân hàng ghi sá kÁ toán TiÃn gửi ngân hàng
5- KÁ toán ngân hàng chuyển uỷ nhiệm chi cho bộ phÁn kÁ toán có liên quan
6- KÁ toán liên quan ghi sá, sau đó chuyển tr¿ āy nhiệm chi cho kÁ toán ngân hàng
7- KÁ toán ngân hàng lưu trÿ chăng từ d/ Chứng từ chi tiền gửi ngân hàng (Séc, ủy nhiệm chi, lệnh chi)
UNC hay lệnh chi: là phương tiện thanh toán mà người tr¿ tiÃn lÁp lệnh theo m¿u do tá chăc cung ăng dịch vÿ thanh toán quy định ,gửi cho tá chăc cung ăng dịch vÿ thanh toán nơi mình mở tài kho¿n, yêu cầu tá chăc đó trích một số tiÃn nhÁt định tr¿ cho người thÿ hưởng
27 Đơn vị tr¿ tiÃn sau khi nhÁn được hàng hoá, dịch vÿ cung ăng, trong thời gian nhÁt định ph¿i lÁp các UNC gửi đÁn ngân hàng để trích tài kho¿n chuyển tr¿ cho đơn vị thÿ hưởng Tuỳ theo ph¿m vi và tá chăc thanh toán, đơn vị ph¿i lÁp từ 3-4 liên với đâỳ đā nội dung và các yÁu tố cần thiÁt Khi lÁp và nộp UNC vào ngân hàng, đơn vị tr¿ tiÃn ph¿i đ¿m b¿o đā số dư trên tài kho¿n để đ¿m b¿o chi tr¿ NÁu chăng từ hợp lệ, tài kho¿n đā tiÃn, trong ph¿m vi một ngày làm việc, ngân hàng ph¿i hoàn tÁt UNC đó NÁu chăng từ không hợp lệ, hợp pháp, tài kho¿n không đā số dư thì ngân hàng không thanh toán
Séc là một hình thăc thanh toán quan trọng không thể thiÁu được trong thanh toán không dùng tiÃn mặt hiện nay Séc là môt tờ lệnh tr¿ tiÃn cāa chā tài kho¿n được lÁp trên m¿u đã quy định sẵn, yêu cầu ngân hàng phÿc vÿ mình trích tiÃn từ tài kho¿n tiÃn gửi cāa mình để tr¿ cho người thÿ hưởng có tên trên tờ séc hay người cầm tờ séc đó
Séc chuyển kho¿n là tờ séc do chā tài kho¿n ký phát và trāc tiÁp giao cho người thÿ hưởng để thāc hiện nghĩa vÿ thanh toán cāa mình
Séc là hình thức thanh toán được sử dụng rộng rãi, từ thanh toán hàng hóa, dịch vụ đến nộp thuế, trả nợ Thậm chí, séc còn có thể dùng để rút tiền mặt tại ngân hàng Tất cả khách hàng mở tài khoản tại ngân hàng đều có quyền thanh toán bằng séc Thời hạn có hiệu lực của séc thường là 15 ngày, tính từ ngày phát hành đến ngày người sở hữu nộp séc vào ngân hàng.
28 Trường hợp nÁu ngày kÁt thúc thời h¿n hiệu lāc cāa tờ séc là ngày nghỉ, ngày lễ thì thời h¿n đó được lùi vào ngày làm việc kÁ tiÁp
Sau đây xem xét các lo¿i séc: Séc chuyển kho¿n, séc b¿o chi và séc tiÃn mặt
Séc chuyển khoản là một loại lệnh trả tiền do người phát hành séc ủy nhiệm ngân hàng phục vụ mình trích một khoản tiền nhất định từ tài khoản của mình để trả cho người thụ hưởng được ghi trên tờ séc.
Séc chuyển kho¿n chỉ được áp dÿng trong ph¿m vi thanh toán giÿa các khách hàng có tài kho¿n ở cùng một chi nhánh nhưng các chi nhánh này có tham gia giao nhÁn chăng từ trāc tiÁp cho nhau theo quy định từ trước, thời gian hiệu lāc cāa tờ séc tối đa là 10 ngày làm việc Khác với séc lĩnh tiÃn mặt, khi phát hành séc thanh toán chuyển kho¿n, chā tài kho¿n ph¿i g¿ch hai đường song song chéo góc hoặc viÁt chÿ
"chuyển kho¿n " ở góc phía trên bên trái mặt trước tờ séc trước khi giao người thÿ hưởng
Theo nguyên tắc chung, séc chuyển khoản được phát hành dựa trên số dư thực tế tại tài khoản tiền gửi của ngân hàng Trong trường hợp tài khoản tiền gửi không đủ để thanh toán, séc sẽ bị ngân hàng từ chối thanh toán Chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm thanh toán tờ séc đó cùng với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến khiếu nại và khởi kiện.
Séc b¿o chi là một lo¿i séc thanh toán được ngân hàng đ¿m b¿o kh¿ năng chi tr¿ bằng cách trích trước số tiÃn trên tờ séc từ tài kho¿n tiÃn gửi cāa người tr¿ tiÃn sang tài kho¿n " Đ¿m b¿o thanh toán séc " nhằm đ¿m b¿o kh¿ năng thanh toán cāa tờ séc đó
Ngoài phạm vi thanh toán trong cùng chi nhánh hoặc liên ngân hàng cùng địa bàn, séc bảo chi còn có phạm vi thanh toán rộng hơn séc chuyển khoản, cho phép thanh toán giữa hệ thống các chi nhánh trong cả nước.
Séc tiÃn mặt: Dùng để rút tiÃn mặt t¿i NH
1 KÁ toán TiÃn gửi ngân hàng viÁt séc
2 KÁ toán trưởng ký séc
3 KÁ toán TiÃn gửi ngân hàng nhÁn l¿i séc đã ký
4 Chuyển séc cho người lĩnh tiÃn
5 Nộp séc vào ngân hàng
6 Ngân hàng làm thā tÿc chi tiÃn và người nhÁn tiÃn ký nhÁn
7 Người lĩnh tiÃn và viÁt giÁy nộp tiÃn chuyển cho kÁ toán tiÃn mặt
8 KÁ toán tiÃn mặt viÁt phiÁu thu
10 Ngân hàng cuối ngày phát hành giÁy báo số dư cho đơn vị
11 KÁ toán TiÃn gửi ngân hàng ghi sá kÁ toán tiÃn gửi ngân hàng và lưu chăng từ
- M¿u giÁy Đà nghị t¿m ăng: Đ¢n vi:&&&
GIÂY ĐÀ NGHà TắM ĄNG
Tên tôi là: Địa chỉ: ĐÃ nghị cho t¿m ăng số tiÃn: ( ViÁt bằng chÿ)
Ng°ãi đÁ nghá thanh toán
1.1.4 - M¿u GiÁy thanh toán tiÃn t¿m ăng: ĐÂn vỏ: &&&& M¿u sò: 04-TT
Bò phÁn: &&&&&&&&&&& (Ban hành theo TT số 200/2014/TT-
BTC Ngày 22/12/2014 cāa Bộ trưởng BTC)
GIÀY THANH TOÁN TIÂN TắM ĂNG
Họ và tên người thanh toán: ………
Bộ phÁn (hoặc Địa chỉ):………
Số tiÃn t¿m ăng được thanh toán theo b¿ng dưới đây:
1 Số t¿m ăng các kỳ trước chưa chi hÁt
II Số tiÃn đã chi:
1 Số t¿m ăng không hÁt (I –II)
2 Chi quá số t¿m ăng (II – I)
Giỏm đòc K¿ toỏn tr°ởng K¿ toỏn thanh toỏn Ng°ói đÁ nghỏ thanh toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
T ò ch ą c thu nh Á n thụng tin v Át t°
- PhiÁu nhÁp kho: Ph¿n ánh các nghiệp vÿ nhÁp kho vÁt tư (hàng hóa) cāa doanh nghiệp, là căn că thā kho ghi thẻ kho, kÁ toán ghi sá chi tiÁt, sá táng hợp vÁt tư
-PhiÁu xuÁt kho: Ph¿n ánh các nghiệp vÿ xuÁt kho vÁt tư (hàng hóa) cāa doanh nghiệp, là căn că thā kho ghi thẻ kho, kÁ toán ghi sá chi tiÁt, sá táng hợp vÁt tư
2 2.2.2 Trình tự xử lý và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu a/ Chứng từ nhập kho vật tư (hàng hóa) do doanh nghiệp mua ngoài
1 -Bộ phÁn có nhu cầu vÁt tư lÁp phiÁu yêu cầu
2- PhiÁu yêu cầu được chuyển đÁn phòng cung ăng vÁt tư được phÿ trách phòng ký xác nhÁn
Khi thực hiện các thủ tục mua vật tư, nhân viên thực hiện cần điền các phiếu yêu cầu hoặc kế hoạch mua, bao gồm việc thu thập báo giá, lựa chọn báo giá hợp lý nhất trình trưởng phòng xác nhận, sau đó tiến hành quyết định mua hàng.
4 - Phũng cung ăng lÁp hợp đòng để giỏm đốc ký hợp đòng với người bỏn
5 - Thông báo số lượng và thời h¿n nhÁp hàng cho thā kho
6 - Hàng được người bán giao đÁn thā kho hoặc được nhân viên phòng mua hàng đưa và kho
7 - Phòng cung ăng lÁp phiÁu nhÁp kho làm 2 liên (Trường hợp mua ngoài)
8 - Phòng cung ăng cùng người giao hàng ký vào phiÁu nhÁp
9 - PhiÁu nhÁp kho được chuyển một liên cho thā kho
10 - Thā kho nhÁp hàng và ghi số thāc nhÁp vào phiÁu nhÁp kho ròi ký vào phiÁu nhÁp kho
11 - Thā kho căn că vào phiÁu nhÁp kho ghi vào thẻ kho
12 - Người bán giao hóa đơn bán hàng cho nhân viên mua hàng và ký vào hóa đơn
34 13- PhiÁu nhÁp kho chuyển cho kÁ toỏn hàng tòn kho, phũng cung ăng chuyển phiÁu yờu cầu, húa đơn, hợp đòng cho kÁ toỏn hàng tòn kho
14- KÁ toỏn hàng tòn kho hoàn chỉnh phiÁu nhÁp kho, ghi sỏ kÁ toỏn cú liờn quan
15- Bộ chăng từ: PhiÁu nhÁp kho, húa đơn, hợp đòng, phiÁu yờu cầu cho bộ phÁn kÁ toán thanh toán để ghi sá
M¿u Phi¿u nhÁp kho: Đ¢n vá: && Đỏa chò:&&&&&&&&
(Ban hành theo TT số 200/2014/TT- BTC Ngày 22/12/2014 cāa Bộ trưởng
PHIắU NHÀP KHO Ngày&.tháng&.năm&.
- Họ và tên người giao:……… …………
- Theo …số…….ngày……tháng………cāa:………
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chÁt vÁt tư, dÿng cÿ s¿n phẩm, hàng hóa
Mã số Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiÃn Theo chăng từ
- Táng số tiÃn (ViÁt bằng chÿ):………
- Số chăng từ gôc kèm theo:………
Ng°ãi lÁp phi¿u Ng°ãi giao hàng Thă kho K¿ toán tr°ởng Giỏm đòc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (ký, họ tên) b/ Chứng từ nhập kho vật tư hàng hóa do doanh nghiệp sản xuất gia công
1- Căn că vào yêu cầu nhÁp kho vÁt tư, bộ phÁn s¿n xuÁt hoặc gia công lÁp phiÁu nhÁp kho (3 liên) có chÿ ký cāa phÿ trách bộ phÁn s¿n xuÁt
2- PhiÁu nhÁp kho được chuyển liên 2, 3 xuống cho thā kho để làm thā tÿc nhÁp kho
3- S¿n phẩm hàng hóa nhÁp kho, người nhÁp và thā kho ký vào phiÁu nhÁp, người nhÁp giÿ liên 3
4- Liên 2, thā kho làm căn că ghi thẻ kho
5- Ghi thẻ kho xong thā kho chuyển phiÁu nhÁp kho cho kÁ toỏn hàng tòn kho
6- Bộ phÁn chi phí giá thành chuyển tài liệu giá thành cho bộ phÁn kÁ toán hàng tòn kho để hoàn chỉnh phiÁu nhÁp kho, ghi sỏ
7- KÁ toỏn tòn kho chuyển chăng từ nhÁp cho bộ phÁn kÁ toỏn cú liờn quan để ghi sỏ, ghi sỏ xong chuyển l¿i cho kÁ toỏn hàng tòn kho
8- Lưu chăng từ nhÁp kho ở bộ phÁn kÁ toỏn hàng tòn kho c/ Chứng từ xuất kho vật tư (hàng hóa)
36 1- Căn că vào nhu cầu xuÁt s¿n phẩm hàng hóa phòng cung tiêu hoặc phòng bán hàng lÁp phiÁu xuÁt kho ( 3 liên), một liên lưu
2- PhiÁu xuÁt kho được chuyển 2 liên xuống kho làm thā tÿc xuÁt kho hàng hóa, xuÁt xong thā kho ký vào 2 liên phiÁu xuÁt kho, giao cho người nhÁn hàng liên 3- Thā kho căn că vào phiÁu xuÁt kho ghi số lượng vào thẻ kho
3- PhiÁu xuÁt kho được chuyển đÁn kÁ toỏn hàng tòn kho, kÁ toỏn hàng tòn kho hoàn chỉnh chăng từ và ghi sá kÁ toán có liên quan
4- PhiÁu xuÁt kho được chuyển đÁn cho bộ phÁn kÁ toán có liên quan để ghi sá 5- PhiÁu xuÁt kho được chuyển và cho bộ phÁn kÁ toỏn hàng tòn kho để lưu trÿ
1.1.5 M¿u Phi¿u xuÃt kho: Đ¢n vá: && Đỏa chò:&&&&&&&&
(Ban hành theo TT số 200/2014/TT- BTC
Ngày 22/12/2014 cāa Bộ trưởng BTC)
PHIắU XUÂT KHO Ngày&.tháng&.năm&.
- Họ và tên người nhÁn hàng:………Địa chỉ (bộ phÁn)…
- XuÁt t¿i kho (ngăn lô):………địa điểm………
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chÁt vÁt tư, dÿng cÿ s¿n phẩm, hàng hóa
Mã số n vị Đơ tính
Số lượng Đơn giá Thành tiÃn Theo chăng từ
- Táng số tiÃn (ViÁ bằng chÿ):……….………
- Số chăng từ gôc kèm theo:………
Ng°ãi ghi sò Ng°ói giao hàng Thă kho K¿ toỏn tr°ởng Giỏm đòc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
2.2.3 Tò chąc thu nhÁn thụng tin k¿ toỏn bỏn hàng
- Chăng từ bán lẻ: Ph¿n ánh số lượng và doanh thu cāa số hàng bán lẻ cho khách hàng
Hóa đơn giá trị gia tăng (HĐGTGT) phản ánh doanh thu bán hàng và thuế giá trị gia tăng (GTGT) của số hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ chịu thuế GTGT Doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tức là khấu trừ thuế đầu vào từ thuế đầu ra để xác định số thuế GTGT phải nộp.
Hóa đơn bán hàng phản ánh doanh thu từ việc bán hàng hóa chịu thuế GTGT hoặc không chịu thuế GTGT Đây là loại hóa đơn được sử dụng khi doanh nghiệp tính giá trị thuế GTGT theo phương pháp trích lập.
2.2.3 2 Trình tự xử lý và luân chuyển một số chứng từ chủ yếu a/ Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng thông thường
38 1- Bộ phÁn bán hàng viÁt hóa đơn – 3 liên
2- KÁ toán trưởng, chā tài kho¿n ký duyệt hóa đơn
3- KÁ toán tiêu thÿ nhÁn hóa đơn đã ký duyệt, đưa người mua ký (người mua giÿ liên 2)
4- KÁ toán tiêu thÿ ghi sá (căn că vào liên 3)
5- Chuyển hóa đơn cho bộ phÁn kÁ toán thuÁ để ghi sá chi tiÁt thuÁ GTGT (liên 3)
6- Chuyển hóa đơn đÁn các bộ phÁn kÁ toán có liên quan để ghi sá kÁ toán có liên quan (Liên 3)
7- Lưu hóa đơn ở bộ phÁn kÁ toán bán hàng
- Bỏn hàng hoỏ, dịch vÿ cú tỏng giỏ thanh toỏn dưới 200.000 đòng mỗi lần thỡ không ph¿i lÁp hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lÁp và giao hóa đơn
- Khi bán hàng hóa, dịch vÿ dưới 200.000đ không ph¿i lÁp hóa đơn nhưng người bán ph¿i lÁp B¿ng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vÿ B¿ng kê ph¿i có tên, mã số thuÁ và địa chỉ cāa người bán, tên hàng hoá, dịch vÿ, giá trị hàng hoá, dịch vÿ bán ra, ngày lÁp, tên và chÿ ký người lÁp B¿ng kê Trường hợp người bán nộp thuÁ giá trị gia tăng theo phương pháp khÁu trừ thì B¿ng kê bán lẻ ph¿i có tiêu thăc