giáo trình tin học văn phòng nâng cao ngành công nghệ thông tin trung cấp

Đếm số ký tự, chữ Để đếm số chÿ trong vn b¿n trên ph¿n mềm Microsoft Word: - Cách 1: Click vào chÿ Words bên tay trái nằm á dòng ngang phía d°ới giao diện Word: - Cách 2: Vào ribbon Rev

Bà XÂY DĀNG

TR¯àNG CAO ĐẲNG XÂY DĀNG SÞ 1

GIÁO TRÌNH

TRÌNH Đà: TRUNG CÀP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm

2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

Hà Nội, nm 2021

TUYÊN BÞ BÀN QUYÀN

Tài liệu này thuác loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đ°ợc phép dùng nguyên b¿n hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham kh¿o

Mái mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bß nghiêm cÁm

3

LàI NÓI ĐÄU

Giáo trình TIN HàC VN PHÒNG NÂNG CAO được biên soạn nhằm phục vụ

cho giảng dạy và học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin ở

trường Cao đẳng Xây dựng số 1 Tin học văn phòng nâng cao là môn học ngành nhằm cung cấp các kiến thức nâng cao về soạn thảo văn bản trên phần mềm Micorsoft Word, tính toán bảng tính điện tử với phần mềm Microsoft Exce và tạo bài thuyết trình với phần mềm Microsoft PowerPoint Từ đó, hỗ trợ củng cố kiến thức nghề cho học sinh ngành Công nghệ thông tin

Nội dung gồm 03 chương như sau: Chương 1: Microsoft Word

Chương 2: Microsoft Excel Chương 3: Microsoft PowerPoint

Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn!

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên soạn Tr¿n Thß M¢ - Chủ biên

1.2.1 Tìm kiếm trong Word 11

1.2.2 Thay thế trong Word 12

1.3 Đánh dÁu vß trí (Bookmark) 12

1.4 Ghi chú cho dòng, đoạn vn b¿n (New Comment) 14

1.5 Ghi chú cuối trang vn b¿n (Insert Footnote) 15

1.6 Chèn s¢ đồ cÁu trúc tổ chức (Smart Art) 16

1.7 Chèn biểu đồ (Chart) 17

1.8 Chèn công thức toán hác (Equation) 19

1.9 Trán th° (Mailings) 20

1.9.1 Tạo dÿ liệu nguồn 20

1.9.2 Tạo dÿ liệu mẫu 21

5

2.2.1 Cách tìm kiếm trong Excel 42

2.2.2 Thay thế trong Excel 43

2.3 Đßnh dạng dÿ liệu có điều kiện (Conditional Formatting) 44

2.3.1 Khái niệm Condicational Formatting 44

2.3.2 Đßnh dạng theo điều kiện có sẵn 45

2.3.3 Đßnh dạng theo kiểu riêng 53

3.1 Mát số thao tác với tệp trình chiếu 73

3.1.1 Thay đổi kiểu nền của tệp trình chiếu (Themes) 73

3.1.1.1 Thay đổi, thiết lập Layout cho Slide 73

3.1.1.2 Thiết lập kiểu mẫu cho Slide 74

3.1.1.3 Thiết lập nền 75

3.1.2 Thiết lập hiệu ứng chuyển tiếp (Transitions) 76

3.1.3 Thiết lập thßi gian trình diễn (Timing) 77

3.1.3.1 Thiết lập thßi gian trình diễn cho slide 77

3.1.3.2 Thiết lập thßi gian trình diễn cho các đối t°ợng 78

3.1.4 Hiển thß trình diễn (Slide Show) 80

3.1.4.1 Trình diễn thành ph¿n slide show 80

6

3.1.4.2 Trình diễn tā đáng 82

3.1.4.3 Các công cụ hß trợ trong khi trình diễn 83

3.1.5 Chán mẫu cho tệp trình diễn (Design) 85

3.1.6 Liên kết các đối t°ợng trong tệp trình diễn (Hyperlink) 85

3.1.6.1 Tạo liên kết trong Slide 85

3.1.6.2 Tạo liên kết tới tài liệu khác 86

3.1.6.3 Tạo liên kết tới Slide khác 87

3.2 Mát số thao tác chèn cho Slide 88

3.2.1 Chèn hình ¿nh (Images) 88

3.2.2 Chèn âm thanh (Audio) 90

3.2.3 Chèn Video 91

3.2.4 Chèn thßi gian (Date & Time) 92

3.2.5 Thiết lập hiệu ứng cho các đối t°ợng (Animation) 93

7

CH¯¡NG TRÌNH MÔN HàC Tên môn hác: TIN HàC VN PHÒNG NÂNG CAO

Mã môn hác: MH11 Thái gian thāc hißn môn hác: 75 giß; (Lý thuyết: 15 giß; Thāc hành, th¿o luận, bài

tập: 56 giß; Kiểm tra: 4 giß)

II Māc tiêu môn hác:

- Về kiến thức: Nắm đ°ợc các quy trình nâng cao h¢n khi tạo, qu¿n lý và xử lý các tệp vn b¿n của Microsoft Word; tạo, xử lý dÿ liệu tại các b¿ng dÿ liệu của

Microsoft Excel; qu¿n lý và xử lý các tệp trình chiếu của Microsoft PowerPoint

- Về kỹ nng: Sử dụng thành thạo các chức nng đặc biệt của Microsoft Word; Microsoft Excel và Microsoft PowerPoint để tạo ra các tệp vn b¿n đẹp; xử lý dÿ liệu phong phú trên các tệp b¿ng tính; tạo đ°ợc các tệp trình chiếu đẹp, sinh đáng có hiệu ứng tốt cho các nái dung c¿n trình bày

- Về nng lāc tā chủ và trách nhiệm: Rèn luyện lòng yêu nghề, t° thế tác phong công nghiệp, tính kiên trì, sáng tạo trong công việc, có kh¿ nng làm việc đác lập và biết kết hợp nhóm

9

CH¯¡NG 1: MICROSOFT WORD 1.1 Đ¿m sß ký tā, chÿ, sß dòng, sß trang trong vn bÁn (Word Count)

1.1.1 Đếm số ký tự, chữ

Để đếm số chÿ trong vn b¿n trên ph¿n mềm Microsoft Word: - Cách 1: Click vào chÿ Words bên tay trái nằm á dòng ngang phía d°ới giao diện Word:

- Cách 2: Vào ribbon Review, chán biểu t°ợng Word Count trong Proofing:

XuÁt hiện háp thoại Word Count, trong đó:

+ Words: số chÿ có trong vn b¿n + Character (no spaces): số kí tā có trong vn b¿n không đếm dÁu cách

XuÁt hiện háp thoại Word Count, trong đó: Lines - số dòng có trong vn b¿n:

1.1.3 Đếm số trang trong vn bản (Word Count)

Để đếm số kí tā trong vn b¿n trên ph¿n mềm Microsoft Word:

- Cách 1: Quan sát Page nằm á dòng ngang phía d°ới giao diện Word:

11

- Cách 2: Vào ribbon Review, chán biểu t°ợng Word Count trong Proofing:

XuÁt hiện háp thoại Word Count, trong đó: Page - chỉ số trang có trong vn b¿n

1.2 Tìm ki¿m/thay th¿ (Find/Replace)

1.2.1 Tìm kiếm trong Word

Word 2010 đã phát triển chức nng tìm kiếm rÁt linh hoạt và tốc đá tìm kiếm đ°ợc c¿i thiện đáng kể

Để thāc hiện tìm kiếm nhÁn tổ hợp phím CTRL + F, cửa sổ soạn th¿o sẽ thu hẹp lại và nh°ßng chß bên trái cho háp thoại tìm kiếm Navigation:

12

Ng°ßi dùng nhập nái dung tìm kiếm trong ô Search Document thì các từ giống từ khóa tìm kiếm sẽ đ°ợc đánh dÁu ngay trong vn b¿n, đồng thßi háp thoại cũng hiện thß ra mát ph¿n đoạn vn b¿n g¿n với từ đang tìm kiếm để ng°ßi dùng có thể dễ dàng di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm

1.2.2 Thay thế trong Word

Để thāc hiện thay thể kí tā, từ, đoạn vn b¿n trong Word, ta thāc hiện thao tác:

ú Đ¿u tiên ng°ßi dùng c¿n ph¿i xác đßnh đ°ợc đâu sẽ là từ/cụm từ c¿n sửa

û Từ Menu Home  Editing  Replace hoặc nhÁn tổ hợp phím (Ctrl + H): XuÁt

hiện háp thoại Find and Replace

+ Find what: Nhập từ ng°ßi dùng muốn sửa + Replace with: Nhập từ ng°ßi dùng muốn thay thế + Find next: Màn hình bôi đen l¿n l°ợt từng từ/cụm tā ng°ßi dùng muốn sửa + Replace: Hệ thống sẽ thay thế từ/cụm từ mát cách l¿n l°ợt Mát l¿n bÁm Replace là mát l¿n thay thế

+ Replace all: TÁt c¿ kết qu¿ sẽ đ°ợc thay thế

1.3 Đánh dÃu vß trí (Bookmark)

Để đánh dÁu vß trí bookmark tại đoạn vn b¿n cố đßnh trong Word 2010, đặt con

13

trỏ tại n¢i muốn tạo bookmark:

Tiếp đó các bạn chán Insert  Links  Bookmark:

B¿ng háp thoại tiếp theo hiển thß, tại đây ng°ßi dùng có thể đặt tên cho bookmark này, l°u ý rằng không đ°ợc có kho¿ng trống hoặc các ký tā đặc biệt Sau khi đặt tên các bạn nhÁn Add:

Để tiếp tục tạo bookmark cho nhÿng đoạn vn b¿n khác, thāc hiện t°¢ng tā

14

1.4 Ghi chú cho dòng, đo¿n vn bÁn (New Comment)

- Chán đoạn text hoặc đối t°ợng bÁt kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú - Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhÁn nút New Comment

- Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thß á khung bên cạnh tài liệu ➢ Xóa ghi chú:

- Để xóa mát ghi chú, nhÁn chuát ph¿i vào ghi chú đó, chán Delete Comment - Để xóa nhanh tÁt c¿ ghi chú trong tài liệu, nhÁn chuát vào mát ghi chú bÁt kỳ Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhÁn vào mũi tên bên d°ới nút Delete và chán Delete All Comments in Document

➢ Thay đổi ghi chú:

- Nếu các ghi chú không hiển thß trong tài liệu, bạn nhÁn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau đó đánh dÁu chán Comments

- NhÁn chuát vào bên trong mát bong bóng có ghi chú c¿n sửa Sau đó sửa lại nái dung theo ý bạn

➢ Thay đổi tên ng°ßi ghi chú:

Bên cạnh mßi ghi chú luôn có tên của ng°ßi sử dụng Nếu bạn muốn thay đổi tên này, hãy thāc hiện nh° sau:

Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhÁn chuát vào mũi tên bên d°ới nút Track Changes, sau đó chán mục Change User Name

Trong háp thoại xuÁt hiện, bên d°ới mục Personalize , bạn nhập vào tên của mình, sau đó nhÁn OK

L°u ý: là nhÿng ghi chú kể từ bây giß trá đi mới có tác dụng với tên mới

15

➢ In tài liệu kèm theo ghi chú và nhÿng đánh dÁu thay đổi:

- NhÁn nút Microsoft Office Button (hoặc Tab File) , sau đó chán Print Trong háp thoại Print, tại mục Print what, chán Settings, Print và nhÁn OK

1.5 Ghi chú cußi trang vn bÁn (Insert Footnote)

Điền ghi chú cuối trang - chú thích Footnote trong Word, đây là tính nng giúp ng°ßi đác hiểu h¢n về các từ viết tắt trong vn b¿n Ng°ßi dùng có thể tạo Footnote Word để gi¿i thích ý nghĩa nái dung các từ mà minh muốn nói á phía cuối trang sách hay vn b¿n của mình

Thao tác: ú Bôi đen cụm từ muốn tạo chú thích û Menu References  Insert Footnote ü Con trỏ chuát sẽ tā đáng đ°ợc đ°a xuống vß trí d°ới cùng của vn b¿n ( của trang đó) và tại đây điền chú thích gi¿i nghĩa cho từ ng°ßi dùng vừa tạo

Ví dụ:

16

Sau khi tạo chú thích, trên cụ từ tạo chú thích sẽ xuÁt hiện mát dÁu mũ á trên đ¿u, chỉ vào nó sẽ thÁy chú thích mà ta vừa ghi á d°ới

Để xóa chú thích, ta xóa dÁu mũ trên đ¿u cụm từ t°¢ng ứng

1.6 Chèn s¢ đồ cÃu trúc tổ chāc (Smart Art)

Smart Art là tập hợp các loại đồ háa ng°ßi dùng có thể sử dụng để tổ chức thông tin trong tài liệu Để chèn SmartArt:

ñ Đặt con trỏ vào n¢i ng°ßi dùng muốn chèn minh háa hay hình ¿nh ò Insert  SmartArt

ó Chán kiểu SmartArt ng°ßi dùng muốn ô Chán mũi tên phía bên trái để chèn vn b¿n hoặc gõ vn b¿n trong đồ háa

Để hiệu chỉnh SmartArt, chán Tab Design và các nhóm liên quan:

17

1.7 Chèn biÃu đồ (Chart)

Biểu đồ là mát dạng thể hiện bằng hình ¿nh các số liệu của mát b¿ng tính Biểu đồ đ°ợc hình thành bái trục tung và trục hoành Trục hoành thể hiện loại dÿ liệu dùng để so sánh Trục tung thể hiện số l°ợng hay đ¢n vß đo l°ßng dÿ liêu dùng để so sánh

Tại thẻ Insert, nhóm Illustrator, ng°ßi dùng nhÁn vào Chart

XuÁt hiện cửa sổ chán kiểu biêu đồ

Chán mát kiểu biểu đồ và nhập hoặc sửa nái dung b¿ng dÿ liệu trāc tiếp trên b¿ng dÿ liệu Data Sheet của màn hình Excel

Đóng ch°¢ng trình Excel, biểu đồ l°u lại trên màn hình Word

- Chán biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout

Có thể chỉnh sửa nội dung trong nhóm Labels và nhóm Axes

Labels: - Chart title: Tên biểu đồ - Axis title: Tiêu đề trục - Legend: Chú gi¿i - Data Labels: Hiển thß dÿ liệu và các nhãn giá trß - Data Labels: Hiển thß dÿ liệu và các nhãn giá trß Axes:

- Axes: chỉnh sửa, hiển thß dÿ liệu trên trục táa đá - Gridlines: Thay đổi đ°ßng kẻ mặt đáy biểu đồ ➢ Quay & hiển thß biểu đồ theo hình ¿nh 3-D

19

Chán biểu đồ chỉnh sửa biểu đồ, Tab Layout, nhóm Background chán 3-D Rotation

XuÁt hiện háp thoại Format Chart Area:

1.8 Chèn công thāc toán hác (Equation)

Word 2010 cho phép ng°ßi dùng chèn các công thức toán hác Để xem công cụ toán hác:

➢ Cách 1:

Đặt con trỏ vào n¢i ng°ßi dùng muốn chèn công thức toán hác ñ Insert  Equation

ò Chán công thức toán hác phù hợp hoặc Chán Insert New Equation:

Để chỉnh sửa công thức toán hác: Kích chán công thức và tab Design sẽ xuÁt hiện trên vùng Ribbon

20

➢ Cách 2:

ñ Insert  Object ò Khi háp thoại Object xuÁt hiện  Chán Microsoft Equation 3.0  Màn hình soạn th¿o sẽ xuÁt hiện thanh công cụ Equation để thāc hiện soạn th¿o công thức toán hác

1.9.1 Tạo dữ liệu nguồn

Mát file chứa dÿ liệu nguồn có thể đ°ợc trình bày d°ới dạng b¿ng biểu nh° table, sheet của Word, Excel, Access, b¿o đ¿m đủ số cát, hàng và nái dung trong các ô Trong đó, phổ biến nhÁt là Excel giúp chúng ta dễ dàng soạn th¿o, chỉnh sửa và hß trợ nhiều phép tính, nhiều hàm trong quá trình trán

Tập tin dÿ liệu nguồn trên Excel với các cát có tên t°¢ng ứng (tên cát không nên viết dÁu tiếng việt, và ph¿i bắt đ¿u dÿ liệu ngay tại Cell A1)

Ví dụ:

21

1.9.2 Tạo dữ liệu mẫu

Tạo mát mẫu vn b¿n trên Word 2010, ví dụ nh° sau:

1.9.3 Trộn vn bản

1.9.3.1 Các bước tiến hành trộn văn bản

- Má file vn b¿n mẫu → Vào tab Mailings → Start Mail Merge → Step Mail Merge Wizard → XuÁt hiện háp thoại Mail Merge (bên ph¿i tài liệu Cửa sổ này có thể di chuyển bằng chuát đến mát vß trí mới trên màn hình và có thể thay đổi kích cỡ của nó) Trên cửa sổ này, có hiển thß dòng Step 1 of 6 (tức là có 6 b°ớc để hoàn thành việc trán vn b¿n)

22

ñ B°ớc 1 (Step 1 of 6): Tại mục Select document type:

- Letters: Bức th° - E-mail messages: Tin nhắn Email - Envelopes: Phong bì

- Labels: Nhãn - Directory: Danh mục - Chán xong thāc hiện Án Next để chuyển sang b°ớc 2

ò B°ớc 2 (Step 2 of 6): Tại mục Select starting document có các tùy chán: - Use the current document: Sử dụng tài liệu hiện tại - Start from a template: Bắt đ¿u từ mát mẫu

- Start from existing document: Bắt đ¿u từ tài liệu hiện có Chán xong thāc hiện Án Next để chuyển sang b°ớc 3

ó B°ớc 3 (Step 3 of 6): Trong mục Select recipients nhÁn nút Browse Chán và má file danh sách excel đã l°u trÿ

23

Sẽ hiển thß háp thoại chán b¿ng dÿ liệu khách hàng (Excel thông th°ßng má mặc đßnh 03 sheet → ng°ßi dùng tạo b¿ng khách hàng tại sheet 1 thì chán sheet 1 L°u ý nên đặt tên sheet cho dễ chán)

NhÁn OK → à háp thoại Mail Merge Recipents, ta có thể loại bỏ hoặc trích lác nhÿng tr°ßng không muốn tạo

ô B°ớc 4 (Step 4 of 6):

25

ö B°ớc 6 (Step 6 of 6): Hoàn thành việc trán th°

Trong háp thoại Merge to New Document có thể chán tạo ra toàn bá các th° mßi có trong danh sách hoặc chỉ chán tạo th° mßi cho mát số ng°ßi

➢ Mát số lāa chán trong Start Mail Merge: - Envelopes: Tạo nhÿng bì th° bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¢ng tā ph¿n

26

From letter nh°ng chán Envelops thay vì chán From letter á b°ớc1 - Labels: Tạo nhãn bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¢ng tā ph¿n From letter nh°ng chán Labels thay vì chán From letter á b°ớc1

- Catologes: Tạo vn b¿n kiểu danh sách bằng cách Mail Merge Thāc hiện t°¢ng tā ph¿n From letter nh°ng chán Catologes thay vì chán From letter á b°ớc1

➢ Ribbon cũng là mát cách hÿu ích để tạo mát Mail Merge và quá trình xử lý rÁt giống với các b°ớc trong trình Wizard Bằng cách sử dụng thanh Ribbon, ng°ßi dùng có thể truy cập vào nhiều tính nng h¢n, chẳng hạn nh° tā đáng kiểm tra tìm lßi tr°ớc khi hoàn tÁt việc hòa trán Ngoài ra còn có nhÿng yếu tố nâng cao, chẳng hạn nh° sử dụng các tr°ßng để thể hiện các thao tác hoặc tính toán trong tài liệu

➢ Nhÿng lệnh ng°ßi dùng có thể chán trên Tab Mailings gồm bốn nhóm sau:

- Start Mail Merge: Đây là điểm bắt đ¿u từ n¢i ng°ßi dùng chán mát loại tài liệu và sau đó chán, tạo, hoặc chỉnh sửa danh sách ng°ßi nhận

- Write & Insert Fields: Đây là n¢i ng°ßi dùng có thể chèn các Merge Field và sử dụng Rules để thể hiện các thao tác tính toán cho tài liệu

- Preview Results: Bên cạnh việc xem lại tài liệu đã hòa trán, ng°ßi dùng có thể sử dụng tính nng kiểm tra lßi mát cách tā đáng

- Finish: Hoàn thành merge và kết hợp các tài liệu cá nhân của ng°ßi dùng vào mát tài liệu toàn diện, hay in chúng ra hoặc gửi th° điện tử

1.9.3.2 In các văn bản sau khi trộn

Để xem thử các vn b¿n sau khi trán: Vào Mailings trong vùng Preview Results → có thể nhập số trang hoặc nhÁn các nút mũi tên để xem thử Hoặc vào Mailings → Finish & Merge → Edit indidual letters và nhập chỉ số đ¿u và chỉ số cuối trong háp thoại để xem tr°ớc file kết xuÁt trán vn b¿n:

Khi thāc hiện in các trang đã đ°ợc trán: Vào Mailings → Finish & Merge → Print Documents:

1.10 T¿o māc lāc tā động (Table of Contents)

1.10.1 Các bước tạo mục lục tự động

Tạo mục lục tā đáng (tạo b¿ng chỉ mục) rÁt quan tráng trong việc soạn th¿o các vn b¿n dài nh°: báo cáo, tiểu luận, giáo trình, đồ án… Việc tạo mục lục tā đáng giúp ng°ßi dùng dễ theo dõi, dễ tìm kiếm, dễ khái quát tổng hợp đ°ợc nái dung

❖ Các b°ớc tạo mục lục trong Word:

- B°ớc 1: Đánh dÁu nái dung c¿n tạo mục lục (gán cÁp cho các đề mục c¿n tạo mục lục)

- B°ớc 2: Chán Tab References → Table of Contents → Chán các mẫu chỉ mục có sẵn hoặc vào Insert Table of Contents và tā đßnh dạng mục lục phù hợp với mục đích

28

Tuy nhiên việc đánh dÃu nội dung t¿o māc lāc (b°ớc 1) có nhiều cách thāc

hiện: ñ Cách 1: Gán cÁp (level) cho các đề mục: Ví dụ:

Ch°¢ng 1, 2, 3 → cÁp 1 = level 1 1.1, 2.1, 3.1 → cÁp 2 = level 2 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → cÁp 3 = level 3

▪ Để gán cÁp cho các đề mục thāc hiện: Đặt con trỏ chuát vào các đề mục → Vào Tab References → Add Text → Chán Level t°¢ng ứng

▪ Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chán các mẫu để tạo mục lục tā đáng

ò Cách 2: Gán Heading cho các đề mục:

Tạo mục lục tā đáng trong Word dāa trên việc tìm kiếm các đề mục đ°ợc đặt

29

style dạng Heading:

Ví dụ: Ch°¢ng 1, 2, 3 → Heading 1

1.1, 2.1, 3.1 → Heading 2 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → Heading 3

Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chán các mẫu để tạo mục lục tā đáng

ó Cách 3: Tạo Style theo các cÁp và gán cho đề mục t°¢ng ứng: - Thāc hiện tạo Style:

Ví dụ: Ch°¢ng 1, 2, 3 → Style <cÁp 1=

1.1, 2.1, 3.1 → Style <cÁp 2= 1.1.1, 2.1.1, 3.1.1 → Style <cÁp 3= L°u ý: Style đ°ợc tạo ph¿i có cÁp t°¢ng đ°¢ng với các heading

Style <cÁp 1= = heading 1 Style <cÁp 2= = heading 2 Style <cÁp 3= = heading 3 (vì tạo mục lục tā đáng trong Word dāa trên việc tìm kiếm các đề mục đ°ợc đặt style dạng

Heading)

30

- Gán style cho đề mục: ▪ Chán đề mục (bôi đen hoặc để chuát tại đề mục), má b¿ng Style và chán style t°¢ng ứng ▪ Sau khi thāc hiện xong tiến hành vào Tab References → Table of Contents → Chán các mẫu để tạo mục lục tā đáng

❖ Theo mặc đßnh, b¿ng chán các mẫu trong Table of Contents đ°ợc giới hạn á cÁp 3 (level 3 - heading 3) Nếu ng°ßi dùng muốn điều chỉnh thêm cÁp đề mục hiển thß trong b¿ng mục lục, thāc hiện nh° sau:

- Vào References → Table of Contents → Insert Table of Contents: Khi háp hái thoại Table of Contents xuÁt hiện, ng°ßi dùng có thể điều chỉnh theo mong muốn của mình ❖ Mát số điều chỉnh nh°:

- Show page numbers: Hiển thß số trang

- Right align page numbers: số trang đ°ợc cn bên ph¿i

- Tab leader: chán kiểu tab - Show levels: hiển thß số cÁp đề mục (mặc đßnh = 3, có thể thay đổi 4, 5…

❖ Chú ý: Để di chuyển tới nái dung theo ý muốn thì các ng°ßi dùng chỉ c¿n nhÁn phím Ctrl + nhÁn chuát vào mục lục muốn xem, Word sẽ tā đáng di chuyển đến trang chứa ph¿n đ°ợc chán

Tuy nhiên, nếu không dßch chuyển nhanh đến mục mình mong muốn bằng cách nhÁn Ctrl + nhÁn chuát vào mục lục → c¿n điều chỉnh lại trong Word Options nh° sau: Vào File → Options:

Khi háp hái thoại Word Option xuÁt hiện → Chán điều chỉnh Advanced: Tích chán vào ô Use CTRL + Click to follow hyperlink → OK

- Cách 2: Trong b¿ng mục lục → Chán nút Update Table

Khi đó màn hình sẽ xuÁt hiện háp thoại Update Table of Contents nh° ¿nh d°ới:

32

Có 2 sā lāa chán: + Update page numbers only: Chỉ thay đổi số trang đã đ°ợc chỉnh sửa + Update entire table: Thay đổi toàn bá nái dung tiêu đề và số trang đã đ°ợc chỉnh sửa

Tùy thuác vào sā thay đổi vn b¿n, ng°ßi dùng có thể tích chán cho phù hợp

1.10.3 Xóa mục lục tự động

Để xóa mục lục tā đáng, ta có các cách sau: - Cách 1: Vào tab Referencs → Chán Table of Contents → Chán Remove Table of contents

- Cách 2: Trong b¿ng mục lục → Chán nút Table of Contents → Chán Remove Table of contents

- Cách 3: Quét chán toàn b¿ng mục lục đã tạo ra → NhÁn phím Delete trên bàn phím

33

Hß thßng ki¿n thāc ch°¢ng 1

1 Yêu cÅu vÁ lý thuy¿t

- Kiến thức về mát số kỹ nng nâng cao trong soạn th¿o vn b¿n với ph¿n mềm MS Word nh°: Đếm số ký tā, chÿ, số dòng, số trang trong vn b¿n, tìm kiếm và thay thế, Đánh dÁu vß trí, Ghi chú cho dòng, đoạn vn b¿n, Ghi chú cuối trang vn b¿n, Chèn s¢ đồ cÁu trúc tổ chức, Chèn biểu đồ, Chèn công thức toán hác, Trán th°, tạo mục lục tā đáng để tạo các tệp vn b¿n đẹp và sinh đáng h¢n

2 Yêu cÅu vÁ bài t¿p: Làm bài tập của ch°¢ng 1 3 Hß thßng các ki¿n thāc đã hác:

- Đếm số ký tā, số dòng, số trang trong vn b¿n (Word Count) - Tìm kiếm/thay thế (Find/Replace)

- Đánh dÁu vß trí (Bookmark) - Ghi chú cho dòng, đoạn vn b¿n (New Comment) - Ghi chú cuối trang vn b¿n (Insert Footnote) - Chèn s¢ đồ cÁu trúc tổ chức (Smart Art) - Chèn biểu đồ (Chart)

- Chèn công thức toán hác (Equation) - Trán th° (Mailings)

- Tạo mục lục tā đáng (Table of Contents)

4 Các bài t¿p ch°¢ng 1: Bài t¿p 1: Thāc hiện gõ đoạn vn b¿n sau và đếm xem có bao nhiêu kí tā, dòng và

trang vn b¿n:

34

Bài t¿p 2: Thāc hiện soạn th¿o vn b¿n sau và quan sát kết qu¿ sau khi tìm kiếm cụm

từ <công nghệ thông tin= và thay thế cụm từ <Công nghệ thông tin= thành <CNTT=:

Bài t¿p 3: Thāc hiện soạn th¿o và đßnh dạng mẫu vn b¿n sau, tạo chú thích cho từ

<UNESCO= với nái dung: <Tổ chức Giáo dục, khoa hác và vn hóa Liên hợp quốc=, sau đó l°u và tạo b¿o mật cho file vn b¿n vừa tạo với mật khÁu má file là 123456:

Bài t¿p 4: Sử dụng công cụ Smart Art và vẽ s¢ đồ tổ chức d°ới đây:

35

Bài t¿p 5: Thāc hiện soạn th¿o và đßnh dạng mẫu vn b¿n sau, tạo ghi chú cho từ

<C¿u Thê Húc= với nái dung: <Thê Húc (nghĩa là giát ánh sáng đậu lại), c¿u đ°ợc Nguyễn Siêu cho xây dāng nm 1865 nối Hồ Hoàn Kiếm ra hòn đ¿o nhỏ có đền Ngác S¢n= Sau đó l°u và tạo b¿o mật cho file vn b¿n vừa tạo với mật khÁu má file là hohoankiem:

Bài t¿p 6: Vẽ biểu đồ thể hiện s¿n l°ợng mặt hàng bán đ°ợc của các quý trong nm theo b¿ng d°ới đây (chán biểu đồ dạng cát):

Bài t¿p 7: Soạn th¿o các công thức toán hác theo mẫu sau:

Bài t¿p 8: Cho b¿ng nguồn dÿ liệu và mẫu phiếu báo điểm, hãy thāc hiện các yên c¿u

bên d°ới:

36

 B¿ng nguồn dÿ liệu: STT Há và tên Chức vụ Ngày

công Hệ số l°¢ng Phụ cÁp Tổng l°¢ng 1 Nguyễn Xuân Lan Phó TP 22 3.00 1.000.000 8.900.000 2 Hoàng Vn An NV 22 2.67 300.000 5.200.000 3 Lê Vũ Quân NV 23 3.33 300.000 6.100.000 4 Nguyễn Vn Ban PGĐ 24 3.66 2.000.000 12.000.000 5 Vũ Gia B¿o TP 19 3.99 1.500.000 10.000.000

 Mẫu phiếu báo dā thi: CÔNG TY A

PHÒNG TÀI CHÍNH - K¾ TOÁN

PHI¾U L¯¡NG THÁNG 6/2020

Há và tên: ……… Chức vụ công tác: ………Ngày công: ……… Hệ số l°¢ng: ……… ……… Phụ cÁp: ……… Tổng l°¢ng tháng 6/ 2020: ………

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2020

Tr°ởng phòng TCKT

Yêu c¿u: 1 Tạo b¿ng nguồn dÿ liệu 2 Tạo mẫu phiếu báo dā thi 3 Thāc hiện chức nng trán th° với dÿ liệu từ b¿ng nguồn để đ°a vào mẫu phiếu

báo dā thi

Bài t¿p 9: Cho b¿ng nguồn dÿ liệu và mẫu phiếu báo điểm, anh (chß) hãy thāc hiện

các yên c¿u bên d°ới:  B¿ng nguồn dÿ liệu: STT Há và tên Ngày sinh Đßa chỉ

1 Nguyễn H¿i An 12/01/1997 Số nhà 10 - Đ°ßng Nguyễn Vn Trßi 2 Hoàng Xuân Thu 02/05/1998 Số nhà A12 - Đ°ßng Nguyễn Viết Xuân 3 Lê Lâm Anh 04/02/1996 Số nhà 3 - Đ°ßng Vn Cao 4 Nguyễn B¿o Quân 23/11/1997 Số nhà 2 - Đ°ßng Lê Lợi 5 Vũ Đình Tài 17/02/1998 Số nhà 11 - Ngõ 3 - Tập thể Thành Công

 Mẫu phiếu th° mßi phỏng vÁn tuyển dụng:

37

CÔNG TY A

TH¯ MàI PHâNG VÂN TUYÂN DĀNG

Kính mßi anh (chß): ……… Ngày sinh: ……… Đßa chỉ: ……… Công ty A xin trân tráng kính mßi anh (chß) đến tham gia phỏng vÁn vào hồi 8h30’ ngày 20/08/2020 tại phòng 12 - Nhà A

RÁt mong anh (chß) đến tham dā buổi phỏng vÁn đúng giß!

Hà Nội, ngày … tháng … năm 2020

Giám đßc

Yêu c¿u: 1 Tạo b¿ng nguồn dÿ liệu 2 Tạo mẫu phiếu th° mßi phỏng vÁn tuyển dụng 3 Thāc hiện chức nng trán th° với dÿ liệu từ b¿ng nguồn để đ°a vào mẫu th°

mßi phỏng vÁn tuyển dụng

Bài t¿p 10: Soạn th¿o mẫu vn b¿n sau và thāc hiện theo yêu c¿u bên d°ới:BÀI 1: CÂU TRÚC MÁY TÍNH

I S¢ đồ tổ chāc máy tính II Các thành phÅn chính trong máy tính

1 CPU - Main - Ram 2 Bộ nhớ

3 Thiết bị ngoại vi

III Phân lo¿i máy tính CH¯¡NG II: LÀP RÁP MÁY TÍNH I Chuẩn bß linh kißn, thi¿t bß

II Các b°ßc ti¿n hành lÁp ráp máy tính

Yêu c¿u: 1 Soạn th¿o nái dung mẫu vn b¿n trên 2 Tạo các style và thāc hiện gán style t°¢ng ứng cho tên bài, các mục trong vn b¿n trên

3 Thāc hiện tạo mục lục tā đáng cho các tên bài, mục trong mẫu vn b¿n trên

Bài t¿p 11: Soạn th¿o mẫu vn b¿n sau và thāc hiện theo yêu c¿u bên d°ới:BÀI 1: CÁC HÀM C¡ BÀN

1.1 Các hàm ngày tháng 1.2 Hàm logic

1.3 Hàm tìm ki¿m

1.3.1 Hàm Vlookup 1.3.2 Hàm Hlookup

BÀI 2: CÁC HÀM NÂNG CAO 2.1 Hàm thßng kê nâng cao

2.1.1 Hàm Dmax, Dmin

38

2.1.2 Hàm Dsum, Daverage

2.2 Hàm Index

Yêu c¿u: 1 Soạn th¿o nái dung mẫu vn b¿n trên 2 Tạo các style và thāc hiện gán style t°¢ng ứng cho tên bài, các mục trong vn b¿n trên

3 Thāc hiện tạo mục lục tā đáng cho các tên bài, mục trong mẫu vn b¿n trên

40

CH¯¡NG 2: MICROSOFT EXCEL 2.1 Tách dÿ lißu trong cột (Text to columns)

Tính nng Text to Columns dùng để tách các dÿ liệu thành cát riêng đ°ợc chỉ đßnh cụ thể Để thāc hiện tách dÿ liệu trong cát (Text to columns), chán vùng dÿ liệu:

- Vào Data  Text to Columns:

- XuÁt hiện háp thoại Convert Text to Columns Wizard  Có 3 b°ớc (step 3): ñ Step 1 of 3:

- Delimited: Tách cát với nhÿng ký tā ngn cách ví dụ nh° tab, dÁu gạch ngang, dÁu phÁy, kho¿ng trắng…

- Fixed with: Tức là tách cát theo chiều ráng của dÿ liệu, ví dụ dÿ liệu gồm 2 cát dù từng dòng có chiều dài khác nhau nh°ng chia đều chiều ráng thành 2 kho¿ng giống nhau