Đây là tài liệu được biên soạn với các kỹ năng nâng cao trong khi sử dụng các phần mềm văn phòng như Word, Excel, Power Point. Quý đọc giả và khách hàng có nhu cầu đào tạo kỹ năng tin học văn phòng, ứng dụng các phần mềm một cách hiệu quả trong công việc, tư vấn các giải pháp đào tạo cũng như công nghệ trong doanh nghiệp vừa và nhỏ, giá cả phù hợp, xin vui lòng liên hệ ĐÀO QUỐC PHƯƠNG CÔNG TY TNHH TRÍ TUỆ SỐ 139 Duy Tân, phường 15, Quận Phú Nhuận, TP.HCM 09.68.68.29.00 096.571.2844 Website: www.zinmua.com
Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng PHẦN WORD NÂNG CAO Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng VẤN ĐỀ TIẾNG VIỆT TRÊN WINWORD Làm chủ gõ tiếng Việt a) Bộ gõ UniKey b) Bộ gõ VietKey Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng Chuyển đổi mã tiếng Việt Sử dụng công cụ kèm theo gõ (vd: sử dụng UniKey) Thao tác sau • • • Quét khối văn cần chuyển mã, nhấn Ctrl + C Nhấn chuột phải biểu tượng gõ task bar chọn mục Cơng cụ hình vẽ Chọn bảng mã nguồn bảng mã đích, sau nhấn nút Chuyển mã, trở lại văn soạn thảo nhấn Ctrl + V Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Kiểm tra tả, văn phạm Để kiểm tra tả tiếng Anh (English), bạn nhấn Tools chọn Options chọn thẻ Spelling & Grammar Để kiểm tra tả tiếng Việt, bạn cài chương trình VietSpell vào máy khởi động Winword bạn thấy sau Để kiểm tra tả bạn nhấn VietSpell menu chọn mục Spelling Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Khi kiểm tra tả, chỗ sai tả chương trình báo lên đề nghị chỉnh sửa hình sau: TEMPLATES Templates mẫu tài liệu chứa sẵn thư viện Winword dùng để chia sẻ với tất người dùng Sử dụng Templates Để tạo tài liệu từ Templates nhấn File chọn New chọn mục Templates chọn On my computer Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng Xác định thư mục cho Templates Đây nơi chứa mẫu tài liệu, để chỉnh sửa lại nơi chứa Templates, làm sau: nhấn Tools chọn Options chọn thẻ File Locations chọn mục User templates nhấn nút Modify… cho Word biết nơi chứa Templates Ứng dụng Templates soạn thảo văn qui phạm pháp luật Download mẫu văn vi phạm pháp luật chứa thư mục cài đặt, lưu trữ với định dạng sau : Các định dạng ký tự đặc biệt : Subscript, SuperScript, Strikethrought Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng Đánh dấu khối văn cần định dạng nhấn Format chọn Font COMMENT TRACK CHANGES Tạo ghi (comment) Chú giải hình thức đính kèm lời bình phẩm vào tài liệu luân chuyển từ người sang người khác để xin ý kiến hay tiếp nhận phê bình Những ý kiến đóng góp người ta ghi vào cạnh tài liệu, khu vực dành riêng gọi Comment Pane, khơng gây ảnh hưởng đến phần nội dung ban đầu tài liệu Chức giúp tránh tình trạng góp ý người khác làm cho thay đổi nội dung xin ý kiến + Để tạo Comment: • Quét chọn khối đặt điểm chèn nơi muốn ghi giải • Nhấn Insert chọn Comment • Trong Comment Pane, điểm chèn chớp sau Comment Mark, bạn gõ nội dung tuỳ ý Phần Word nâng cao Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng + Xố Comment: chọn Comment nhấn chuột phải chọn Delete Comment + Ẩn comment in ấn • Làm xuất công cụ Reviewing : nhấn View chọn Toolbars chọn Reviewing • Chọn mục Show chọn Comments Theo vết chỉnh sửa liệu (Track Changes) Giả sử bạn vừa nhập nội dung sau : Năm 1991, Bộ Văn hố – Thơng tin đồng ý, dự án bảo tồn, tu bổ, tôn tạo khai thác du lịch Văn Miếu – Quốc Tử Giám tiến hành Nhà bảo quản 82 bia tiến sĩ xây dựng số tiền 70.000USD, Bái Đường trang nghiêm, cổ kính, thường xuyên có hoạt động truyền thống; kỷ niệm ngày sinh danh nhân, lễ dâng hương, rước kiệu vào dịp Tết Nguyên đán, Văn Miếu – Quốc Tử Giám đón 920 nghìn lượt khách du lịch có 550 nghìn lượt khách quốc tế … Nay bạn muốn bỏ hẳn cụm từ “Bộ Văn hoá – Thơng tin đồng ý” để thay vào cụm từ “sau Bộ Văn hố – Thơng tin phê duyệt” bạn chưa định dứt khoát Do : • Đặt điểm chèn chữ “B” từ Bộ, nhấn Tools chọn Track Changes Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng • Qt chọn cụm từ muốn bỏ nhấn phím Delete để xố, thay biến khỏi tài liệu chúng bị gạch ngang qua thân chữ mà thơi • Gõ cụm từ vào • Tất xem bạn làm thử chưa làm thiệt Bên trái dòng xuất nét gạch sổ đứng Sau định làm thiệt (tức chấp nhận thay đổi) nhấn chuột phải vào phần đánh dấu thay đổi chọn mục Accept… (nếu đồng ý thay đổi) Reject…(nếu muốn huỷ bỏ thay đổi) Phần Word nâng cao Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phòng FIELD CODES Field Codes mã tạo văn bản, lưu trữ thị để Word thi hành tạo kết định văn bản, vị trí đặt Field Codes Bình thường Field Codes tạo văn hiển thị kết tính tốn Cặp phím Alt + F9 dùng chuyển đổi chế độ thể Field Codes kết Field Codes Khi di chuyển trỏ đặt Field Codes nội dung Field Codes tô màu xám, cách để nhận biết Field Codes có văn Sử dụng chức Insert Field (chèn Field Codes) • Đặt trỏ vị trí cần tạo Field Codes, nhấn Insert chọn Field xuất hộp thoại sau : • • Trong khung Categories chọn nhóm Field Codes cần sử dụng Trong khung Field names chọn tên Field Codes Một số Field Codes thông dụng a) Các Field Codes nhóm ngày {DATE} : chèn ngày hệ thống máy vào văn {TIME} : chèn hệ thống máy vào văn b) Các Field Codes nhóm Document Information {FILENAME} : cho biết tên tập tin soạn thảo {FILESIZE} : cho biết độ lớn tập tin (Bytes) {NUMPAGES}: cho biết tổng số trang văn soạn thảo {NUMWORDS} : cho biết tổng số từ có văn Phần Word nâng cao 10 Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Khi nhập liệu khơng hợp lệ Excel la lên thơng báo, muốn thơng báo bạn chọn thẻ Error Alert Chức Subtotal Chức cho phép tạo dòng tổng kết CSDL Subtotal chèn vị trí cần thiết tính tốn thống kê theo u cầu người sử dụng Các bước thực sau Phần Excel nâng cao 70 Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Ví dụ : tính tổng lương nhóm phái nam, tổng lương nhóm phái nữ công ty Đầu tiên phải xếp bảng tính theo cột liệu PHÁI Nhấn Data chọn Subtotals Vùng : tiêu cần nhóm Vùng : hàm để tổng kết liệu theo nhóm Vùng : cột liệu cần tính tốn Ví dụ : tính điểm trung bình riêng nhóm nam, nhóm nữ lớp học để theo dõi tình hình sức học nhóm có chênh lệch hay không ? Phần Excel nâng cao 71 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Chức Consolidate Lệnh dùng để cô đọng số liệu từ nhiều khối Cell nhiều Worksheet hay nhiều Workbook thành khối Ví dụ để tính tổng số từ báo cáo cuối tháng (khối nguồn) thành số liệu cho q (khối đích) Việc tiến hành đọng vào nhãn (labels) vào vị trí (position) khối Cell nguồn Ví dụ ta có báo cáo tháng cho Q sau: Phần Excel nâng cao 72 Công ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Bây làm báo cáo Quý 2/2006 mẫu sau: Quy trình tiến hành sau: Phần Excel nâng cao 73 Cơng ty Trí Tuệ Số Tin Học Văn Phịng Mã định dạng có điều kiện Ví dụ có giá trị màu sắc kèm theo sau • Giá trị < : có màu đỏ •