giáo trình excel cơ bản ngành công nghệ thông tin trung cấp

- Vß kỹ năng: Xÿ lý dā liáu mát cách phong phú trên các táp bÁng tính trong Microsoft Excel; t¿o đ°āc các táp trình chiếu đẹp, sinh đáng có hiáu ứng tßt cho nái dung cần trình chiếu.. 8

Bà XÂY DĂNG

TR¯âNG CAO ĐẲNG XÂY DĀNG Sà 1

GIÁO TRÌNH

TRÌNH Đà: TRUNG CÂP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 368ĐT/QĐ-CĐXD1 ngày 10 tháng 08 năm

2021 của Hiệu trưởng trường CĐXD số 1

TUYÊN Bà BÀN QUYÀN

Tài liáu này thuác lo¿i sách giáo trình nên các nguán thông tin có thá đ°āc phép dùng nguyên bÁn hoặc trích dùng cho các măc đích vß đào t¿o và tham khÁo

Mãi măc đích khác mang tính lách l¿c hoặc sÿ dăng vãi măc đích kinh doanh thiếu lành m¿nh sẽ bá nghiêm cÃm

3

Giáo trình EXCEL CƠ BÀN được biên soạn nhằm phục vụ cho giảng dạy và

học tập cho trình độ Trung cấp ngành Công nghệ thông tin ở trường Cao đẳng Xây

dựng số 1 Excel cơ bản là môn học bổ sung kiến thức nhằm cung cấp các kiến thức cơ bản về tính toán bảng tính điện tử với phần mềm Microsoft Excel cho học sinh ngành Công nghệ thông tin

Giáo trình này được viết theo đề cương môn học Excel cơ bản Nội dung gồm 05 chương như sau:

- Chương 1: Các thao tác cơ bản với Excel - Chương 2: Định dạng bảng tính

- Chương 3: Chèn hình ảnh và tạo biểu đồ - Chương 4: Các hàm cơ bản trong Excel - Chương 5: Cơ sở dữ liệu trên bảng tính Mặc dù có nhiều cố gắng, nhưng trong quá trình biên soạn, biên tập và in ấn khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ phía các thầy cô và bạn đọc để hoàn thiện giáo trình hơn!

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày……tháng……năm………

Tham gia biên so¿n Trần Thá M¢ - Chủ biên

4

CH¯¡NG 1: CÁC THAO TÁC C¡ BÀN VâI EXCEL 8

1.1 Khái đáng/Thoát khỏi Excel 8

1.1.1 Khái đáng Excel 8

1.1.2 Khái đáng Excel 8

1.2 Các thao tác trên táp Excel 8

1.2.1 Má táp mãi trên Excel 8

1.2.2 L°u táp Excel 9

1.2.3 Má táp Excel 9

1.2.3 Thao tác vãi Worksheet trên Excel 10

1.3 Các kiáu dā liáu trong Excel 11

1.3.1 Kiáu văn bÁn (Text) 11

1.3.2 Dā liáu sß (Number) 11

1.3.3 Dā liáu kiáu ngày (date) 11

1.3.4 Dā liáu công thức (Formula) 11

4.3.2 Tính tổng có đißu kián: Sumif() 35

4.3.3 Hàm đếm có đißu kián: Countif() 36

6 CH¯¡NG TRÌNH MÔN HâC

Tên môn hãc: EXCEL C¡ BÀN Mã môn hãc: MH19

Thãi gian thāc hißn môn hãc: 45 giß; (Lý thuyết: 15 giß; Thăc hành, thÁo lu¿n, bài

t¿p: 28 giß; Kiám tra: 2 giß)

II Māc tiêu môn hãc:

- Vß kiến thức: Nắm đ°āc các quy trình vß xÿ lý dā liáu t¿i các bÁng dā liáu của Microsoft Excel; t¿o và quÁn lý các táp trình chiếu của Microsoft PowerPoint.

- Vß kỹ năng: Xÿ lý dā liáu mát cách phong phú trên các táp bÁng tính trong Microsoft Excel; t¿o đ°āc các táp trình chiếu đẹp, sinh đáng có hiáu ứng tßt cho nái dung cần trình chiếu

- Vß năng lăc tă chủ và trách nhiám: Rèn luyán lòng yêu nghß, t° thế tác phong công nghiáp, tính kiên trì, sáng t¿o trong công viác, có khÁ năng làm viác đác l¿p và biết kết hāp nhóm

8

CH¯¡NG 1: CÁC THAO TÁC C¡ BÀN VàI EXCEL

Microsoft Excel là mát phần mßm hay là mát ch°¢ng trình ứng dăng, khi ch¿y ch°¢ng trình ứng dăng này sẽ t¿o ra mát bÁng tính giúp ta dß dàng h¢n trong vi Tính toán đ¿i sß, phân tích dā liáu

- L¿p bÁng biáu báo cáo, tổ chức danh sách - Truy c¿p các nguán dā liáu khác nhau - Vẽ đá thá và các s¢ đá

- Tă đáng hóa các công viác bằng các macro - Và nhißu ứng dăng khác đá giúp chúng ta có thá phân tích nhißu lo¿i hình bài toán khác nhau

1.1 Khåi đßng/Thoát khßi Excel

1.1.1 Khởi động Excel

Từ màn hình (cÿa sổ) chính của Windows bÃm chuát vào nút Start á góc d°ãi

bên trái → chãn All Programs → rái di chuyán chuát sang phÁi chãn Microsoft

Office, sau đó chãn Microsoft Office Excel 2010 → BÃm chuát vào biáu t°āng

đá khái đáng Excel

1.1.2 Thoát khỏi Excel

- BÃm vào nút File  Exit, hoặc Ãn tổ hāp phím Alt + F4

1.2 Các thao tác trên tßp Excel

1.2.1 Mở tệp mới trên Excel

Đá má mát file mãi, ta thăc hián thao tác: Chãn File → New → Blank Workbook  Create (hoặc Ãn CTRL + N) →

Màn hình cho ta mát văn bÁn trßng vãi mát tên ngầm đánh là Document i (i là sß

nguyên că thá, tuỳ theo ta đã má cÿa sổ làm viác thứ mÃy)

9

1.2.2 Lưu tệp Excel

Chãn File → Save (hoặc kích chuát vào nút trên thanh công că hay Ãn đáng

thßi CTRL +S) → Nếu bÁng tính ch°a đ°āc đặt tên thì sẽ có yêu cầu chãn đ°ßng d¿n

l°u file → t¿i file name gõ tên táp, xong kích chuát vào nút Save (hoặc OK)

Ngoài ra, ta có thá l°u cÃt vãi tên khác bằng cách: Chãn File → Save As → chãn đ°ßng d¿n l°u file → t¿i file name gõ tên táp vào, xong kích chuát vào nút Save

(hoặc OK)

1.2.3 Mở tệp Excel

Đá má 1 tài liáu đã có trên đĩa, ta thăc hián thao tác:

Chãn File → Open (hoặc CTRL + O) → Màn hình đ°a ra háp tho¿i đá ta gõ

tên táp cần má vào ô File name (hoặc tìm chãn trong danh sách các táp có trên đĩa), chãn tên táp → Kích chuát vào nút Open (hoặc Ãn enter)

10

1.2.3 Thao tác với Worksheet trên Excel

Worksheet: Còn gãi tắt là sheet (trang tính), là n¢i l°u trā và làm viác vãi dā liáu, nó còn đ°āc gãi là bÁng tính Mát trang tính chứa nhißu ô (cell), các ô đ°āc tổ chức thành các cát và các dòng Trang tính đ°āc chứa trong sổ làm viêc ̣

1.2.3.1 Tạo Worksheet

T¿o thêm worksheet ta bÃm phÁi chuát chãn insert → chãn worksheet → chãn OK

1.2.3.2 Sao chép/di chuyển/xóa Worksheet

- Sao chép/di chuyán: Kích phÁi vào tên sheet cần sao chép/Move or Copy

+ To book: chãn Workbook – Sheet đ°āc chãn sẽ di chuyán/copy đến workbook này

11 + Before sheet: chãn sheet sẽ copy hoặc di chuyán + Nếu sao chép (copy) sheet thì tích chãn ô Create a copy

1.2.3.3 Đổi tên worksheet

Kích phÁi vào tên sheet cần đổi tên/Rename (hoặc nháy đúp chuát vào tên sheet cần đổi)  Viết l¿i tên sheet  Ãn Enter

1.3 Các kiÃu dÿ lißu trong Excel

1.3.1 Kiểu văn bÁn (Text)

- Đ°āc gõ các kí tă có trên bàn phím - Tßi đa đ°āc 255 kí tă, ngầm đánh thÃy 9 kí tă, nếu ô bên c¿nh không có dā liáu thì các kí tă <tràn= sang và v¿n nhìn thÃy

- Dā liáu sau khi nh¿p vào ô sẽ sát trái (ngầm đánh)

1.3.2 Dữ liệu số (Number)

- Chß gõ các sß từ 0 - 9, +, -, - Dā liáu sau khi nh¿p vào ô sẽ sát phÁi

1.3.3 Dữ liệu kiểu ngày (date)

- Gõ ngày tháng hāp lá, theo qui đánh: mm/dd/yyyy hoặc dd/mm/yyyy - Dā liáu sau khi nh¿p vào ô sẽ sát phÁi

1.3.4 Dữ liệu công thức (Formula)

- Bắt đầu là dÃu =, sau đến biáu thức tính toán viết theo qui đánh của excel - Dā liáu nh¿p vào ô sẽ sát phÁi nếu kết quÁ tính là sß, sát trái nếu kết quÁ là văn bÁn

- Nái dung ô công thức chứa biáu thức tính toán mà ta gõ vào, nh°ng hình thức hián ra là kết quÁ tính toán của biáu thức đó

12 - Khi các ô dā liáu trong công thức thay đổi, thì giá trá tính toán trong ô công thức cũng thay đổi theo

1.4 Chèn và xoá các cßt, các dòng và các ô

- Thêm dòng/cột: Mußn chèn thêm mát hàng, cát hay mát ô trong bÁng tính ta

chß cần kích chuát phÁi lên hàng, cát hay ô đó  chãn Insert

- Xóa dòng/cột: Mußn xóa mát hàng, cát hay mát ô trong bÁng tính ta chß cần

kích chuát phÁi lên hàng, cát hay ô đó  chãn Delete

1.5 In ¿n

1.5.1 Định d¿ng cỡ giấy, hướng giấy in

Đá đánh d¿ng trang giÃy, các b¿n vào Page layout, má cÿa sổ của page Setup

à măc Page, ta sẽ có các đánh d¿ng liên quan đến trang giÃy:

- Măc Fit to cho phép đißu chßnh sß l°āng của dā liáu trong trang giÃy dăa vào chißu dài hay chißu ráng của trang giÃy

- Măc Page Size là kích cÿ của trang giÃy, thông th°ßng Excel hay mặc đánh size là Letter, nh°ng chúng ta luôn dùng khổ A4 đá in ra Vì v¿y, hãy chãn size là A4

- Print Quality: ChÃt l°āng in - First Page Number: Sß thứ tă trang đầu tiên đ°āc đánh sß

1.5.2 Đặt lề cho trang in

Thẻ Margin sẽ hß trā ng°ßi dùng trong viác căn lß Đißn các thông sß căn chßnh lß: Chãn Page Layout  Page Setup  Margins  Danh sách thÁ xußng lß, b¿n có thá chãn Normal (Bình th°ßng), Wide (Ráng), Narrow (Hẹp) hoặc Custom (chế đá tùy chßnh)

14 - Top: khoÁng cách của lß trên so vãi giÃy in

- Bottom: khoÁng cách của lß d°ãi so vãi giÃy in - Left: khoÁng cách của lß trái so vãi giÃy in - Right: khoÁng cách của lß phÁi so vãi giÃy in

- Trong măc Center on page:

+ Nếu tích chãn Horizontally: Căn lß đßu cho bÁng tính so vãi giÃy in

theo chißu ngang

- Các tùy chãn:

+ Print: Thăc hián in bÁng tính + printPreview: Xem tr°ãc khi in + Options: Các tùy chãn khác

- Settings: Chãn vùng cần in + Print Active Sheets: In tÃt cÁ các trang trong cùng bÁng tính, + Print Entire Workbook: In tÃt cÁ các trang trong tÃt cÁ các Sheet của File bÁng tính

+ Print Selection: In vùng bôi đen + Page: In từ trang – tãi trang (VD: 2-5 In từ trang 2 đến trang 5)

+ Print One Sided: in 1 mặt

+ Print on Both Sides: in 2 mặt giÃy, tích hāp tùy máy in có tính năng in 2 mặt

hay không

16 - Collated: in theo t¿p, chức năng này dùng đá đóng sổ luôn 1 t¿p văn bÁn khi mußn in vãi sß l°āng lãn hoặc in theo từng trang

+ Portrait Orientation: Lăa chãn bÁn in dãc + Lanscape Orientation: Lăa chãn bÁng in ngang

+ A4/Letter:Chãn lo¿i kích th°ãc phù hāp cho giÃy in A4 hoặc A3,

- Magins: Lăa chãn căn lß cho bÁn in

- No Scaling: Đißu chßnh kích cÿ Sheet cho phù hāp vãi trang in

+ Fit sheet on One Page: Nhét toàn bá Sheet vào trong 1 trang giÃy

18

Hß tháng ki¿n thāc ch°¢ng 1

1 Yêu cÁu vÁ lý thuy¿t

- Kiến thức vß t¿o bÁng, các kiáu dā liáu trong Microsoft Excel

2 Yêu cÁu vÁ bài t¿p: Làm bài t¿p của ch°¢ng 1 3 Hß tháng các ki¿n thāc đã hãc:

- Mát sß thao tác vãi Microsoft Excel nh°: + Khái đáng và thoát khỏi Excel + Các thao tác trên táp Excel nh°: má táp mãi trên Excel, l°u táp, má táp Excel đã l°u trên máy tính, các thao tác vãi Worksheet

+ Các kiáu dā liáu trong Excel nh°: kiáu văn bÁn, kiáu ngày tháng, kiáu sß, kiáu công thức

+ Chèn và xoá các cát, các dòng và các ô + In Ãn bÁng tính trên Excel

4 Các bài t¿p ch°¢ng 1: Bài t¿p 1: Nh¿p bÁng tính sau và thăc hián l°u bÁng tính vãi tên Bài 1.xlsx

Bài t¿p 2: Nh¿p bÁng dā liáu và thăc hián tính toán thành tißn = sß l°āng *đ¢n giá và

thành tißn (USD) = thành tißn (VND)/tß giá

BÀNG DĂ TR唃V¿t t° Đ¢n vá Sß l°āng Đ¢n giá Thành tißn (VND) Thành tißn (USD)

19 Cassette Cái 918000 1120000 8 Ti vi Cái 4500000 5800000 5 Máy sÃy tóc Cái 87000 98000 27 L¿p x°áng Kg 18000 25000 50 Yêu cầu:

1 Tính lãi đ¢n vá = Giá bán – Giá nh¿p 2 Tính lãi tổng cáng = Lãi đ¢n vá * sß l°āng 3 Tính lãi tß lá =Lãi đ¢n vá/ tổng lãi đ¢n vá và thăc hián quy đổi sang % 4 Đánh d¿ng dÃu phân cách phần nghìn á các ô có dā liáu sß

5 Cát Lãi tổng cáng chèn thêm ký tă VND á tr°ãc dā liáu sß

Bài t¿p 4: Nh¿p bÁng dā liáu á d°ãi đây và thăc hián tính toán theo yêu cầu bên d°ãi:

BÀNG KÊ HÀNG NH¾P KHO Ngày HÀNG TÊN Sà

5 Thuế = Trá giá * 5% 6 C°ãc chuyên chá = Sß l°āng * 150000 7 Cáng = Trá giá + Thuế + C°ãc chuyên chá

21

CH¯¡NG 2: ĐàNH D¾NG BÀNG TÍNH 2.1 Thay đổi đß rßng cßt và chiÁu cao dòng

- Cách 1: Đá thay đổi đá ráng cát, đá cao dòng, ta di trỏ chuát á đ°ßng biên bên phÁi tên cát, hoặc phía d°ãi tên dòng, khi chuát thành  thì kích rê

- Cách 2: Kích phÁi chuát lên tên cát  Column Width (đá thay đổi đá ráng cát) hoặc Kích phÁi chuát lên tên dòng  Row height (đá thay đổi đá cao dòng)

2.2 Đánh d¿ng dÿ lißu

Trong Excel tr°ãc khi thăc hián các phép tính, các công thức trên bÁng tính ta nên thăc hián đánh d¿ng kiáu dā liáu tr°ãc Đá đánh d¿ng kiáu dā liáu ta thăc hián nh° sau:

- Đánh dÃu các ô cần t¿o bÁng - Chãn Home  Format  Format Cell xuÃt hián háp tho¿i Format Cells hoặc (sÿ dăng tổ hāp phím Ctrl + 1)

- Chãn măc Number, háp tho¿i Format Cell sẽ xuÃt hián:

+ T¿i măc Cataloge chãn mát trong sß các kiáu dā liáu:

General Excel mặc đánh dùng kiáu này đá đánh d¿ng giá trá, khi sß dài h¢n 12 sß

thì đánh d¿ng

22

Number Dùng đá đánh d¿ng các con sß, b¿n có thá chãn dÃu phân cách th¿p phân

và qui đánh sß con sß sau dÃu th¿p phân, đáng thßi có thá chãn kiáu hián thá sß âm

Currency

Dùng đá đánh d¿ng các đ¢n vá tißn tá cho các giá trá, ta có thá chãn dÃu phân cách th¿p phân và đánh sß con sß sau dÃu th¿p phân, đáng thßi có thá chãn kiáu hián thá sß âm

Accounting Dùng đá đánh d¿ng các đ¢n vá tißn tá trong kế toán, nó đặt ký hiáu tißn tá

và giá trá á hai cát khác nhau

Date

Dùng đá đánh d¿ng các giá trá ngày và thßi gian tùy theo chãn lăa t¿i phần Type và Locale (location) Các Type có dÃu (*) là đánh d¿ng lÃy từ há thßng (Control Panel)

Time

Dùng đá đánh d¿ng các giá trá ngày và thßi gian tùy theo chãn lăa t¿i phần Type và Locale (location) Các Type có dÃu (*) là đánh d¿ng lÃy từ há thßng (Control Panel)

Percentage

Đánh d¿ng này lÃy giá trá trong ô nhân vãi 100 và thêm dÃu % vào sau kết quÁ, b¿n có thá chãn dÃu phân cách th¿p phân và qui đánh sß con sß sau dÃu th¿p phân

Text Đánh d¿ng nái dung ô gißng nh° nhāng gì nh¿p vào ká cÁ các con sß

Custom

Dùng đá hiáu chßnh các mã đánh d¿ng đang áp dăng hay t¿o mãi các đánh d¿ng do b¿n áp dăng Ta có thá thêm vào từ 200 đến 250 đánh d¿ng tă t¿o tùy theo ngôn ngā và phiên bÁn Excel (xem phần sau)

+ Decimal places: đánh d¿ng sß th¿p phân - Chãn Ok

2.3 T¿o bÁng

- Đánh dÃu các ô cần t¿o bÁng chãn Home  Format  Format Cell xuÃt

hián háp tho¿i Format Cells - Chãn nút Border, có háp tho¿i tiếp:

23 + T¿i măc Preset: Chãn đ°ßng vißn xung quang hoặc á giāa các ô + T¿i măc Border Chãn đ°ßng vißn từng phía trong

+ Chãn kiáu đ°ßng vißn trong măc Line - Style - Chãn OK

Chú ý: Có thể dùng thanh công cụ để tạo bảng nhanh hơn dùng nút lệnh Bottom Border trên tab Home

2.4 Định d¿ng nền

- Đánh dÃu các ô cần t¿o bÁng - Chãn Home  Format  Format Cell xuÃt hián háp tho¿i Format Cells - Chãn nút Fill, có háp tho¿i tiếp: Chãn màu cho các ô cần đánh d¿ng nßn - Chãn OK

24

Hß tháng ki¿n thāc ch°¢ng 2

1 Yêu cÁu vÁ lý thuy¿t

- Kiến thức vß hiáu chßnh bÁng tính, đánh d¿ng dā liáu, kẻ bÁng, đổ màu cho bÁng tính trong Microsoft Excel

2 Yêu cÁu vÁ bài t¿p: Làm bài t¿p của ch°¢ng 2 3 Hß tháng các ki¿n thāc đã hãc:

- Mát sß thao tác vãi Microsoft Excel nh°: + Thay đổi đá ráng cát và chißu cao dòng + Đánh d¿ng dā liáu

+ T¿o bÁng + Đánh d¿ng nßn

4 Các bài t¿p ch°¢ng 2: Bài t¿p 1: Nh¿p bÁng á d°ãi đây và tính toán theo yêu cầu:

STT khách Ngày đ¿n Ngày đi Sá ngày å Thành tiÁn TiÁn thu¿ TiÁn phÁi trÁ

Nhung 3/8/2017 15/8/2017

Trang 4/7/2017 16/7/2017 Khánh 5/6/2017 5/7/2017 Sß tißn phÁi trÁ cao nhÃt

Bài t¿p 2: L¿p bÁng tính d°ãi đây và thăc hián các yêu cầu bên d°ãi:

BÀNG TÍNH TIÀN NH¾P HÀNG Tên

25 Yêu cầu:

1 Đánh d¿ng cát giá có dÃu phân cách phần nghìn 2 Chèn vào đằng tr°ãc cát sß l°āng 1 cát và đặt tên là cát <Lo¿i hàng= 3 Chèn đằng tr°ãc cát tên hàng 1 cát và đặt tên là cát <STT=, sau đó nh¿p sß thứ tă cho cát này

4 Chèn thêm 1 hàng bên d°ãi hàng tiêu đß và tă đißn dā liáu t°¢ng đ°¢ng vào bÁng tính

5 Thăc hián kẻ bÁng theo m¿u và đổ nßn hàng tiêu đß sang màu vàng

27

CH¯¡NG 3: CHÈN HÌNH ÀNH VÀ T¾O BIÂU Đâ 3.1 Chèn hình Ánh vào bÁng tính

B°ác 1: Má Excel trên máy tính của b¿n > Chãn tab Insert >

Chãn Pictures trong danh sách các công că đá chèn hình

- B°ác 2: Chãn hình mà b¿n mußn chèn > NhÃn Insert đá chèn hình

- B°ãc 3: KiÃm tra k¿t quÁ Ánh đ°ÿc chèn vào bÁng tính

- B°ãc 1: Chãn vùng dā liáu cần vẽ biáu đá, Vào Insert → Chart XuÃt hián háp tho¿i Insert Chart:

- B°ãc 2: Chãn kiáu biáu đá trong Templates (column – biáu đá d¿ng cát, Line –biáu đá đ°ßng thẳng, pie – biáu đá đ°ßng tròn&)  OK  Biáu đá sẽ đ°āc vẽ ra vùng làm viác của Excel

3.3 Hißu chßnh biÃu đã

Sau khi vẽ biáu đá chúng ta v¿n có thá hiáu chßnh l¿i các biáu đá bằng cách nháy đúp lên biáu đá hoặc từng thành phần của biáu đá đá hiáu chßnh l¿i các thông sß Ta cũng cho thêm vào các thành phần khác của biáu đá nh° háp chú thích, bÁng dā liáu

Vào Chart Tools: - Menu Design: Chãn l¿i kiáu biáu đá, thay đổi màu sắc& - Menu Layout: Viết tên biáu đá, hián thá dā liáu biáu đá,& - Menu Format: Đißu chßnh đ°ßng vißn, màu sắc, kiáu chā&