Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, thì để không bị tụt hậu và đảo thải khỏi thị trường, cần phải xem quản lý tri thức như một vấn đề cấp bách hiện nay và chia sẻ tri thức chính là một bước
TỔNG QUAN
Lý do hình thành đề tài
Hiện nay, tri thức/ thông tin ngày càng trở thành nguồn lực sức mạnh quan trọng trong xã hội và nền kinh tế, theo như Nonaka: “ Tri thức được coi là nguồn lực duy nhất tạo ra lợi thế cạnh tranh ” Bất cứ tổ chức nào, dù là tổ chức chính phủ, tổ chức phi chính phủ hay các doanh nghiệp cũng đều được hình thành bởi những cá nhân khác nhau Mỗi cá nhân có một kiến thức nền, trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm… khác nhau Cao hơn, chúng ta có các nhóm, các bộ phận, các phòng, ban khác nhau với những tri thức khác nhau Quản trị tri thức sẽ giúp cho những cá nhân, bộ phận… này giao tiếp, trao đổi, chia sẻ tri thức tốt hơn Đặc biệt, Quản trị tri thức sẽ giúp các cấp lãnh đạo, các nhà hoạch định chính sách đưa ra được các quyết định, chính sách hiệu quả hơn cho tổ chức của mình (Arnaldo Pellini, 2010)
Chia sẻ tri thức chính là một bước quan trọng trong quy trình quản trị tri thức đó Chia sẻ tri thức xảy ra ở mỗi cấp cá nhân và doanh nghiệp Ở cấp cá nhân, chia sẻ tri thức giúp cho mỗi cá nhân ngày càng phát triển, hoàn thiện bản thân mình hơn Còn đối với các doanh nghiệp, việc chia sẻ tri thức sẽ giúp họ nắm bắt, tổ chức, tái sử dụng và chuyển giao tri thức cho những người cần sử dụng bên trong để từ đó cho phép tổ chức nâng cao sự đổi mới và các hoạt động của mình Đối với các cty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu – một ngành đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân - tại Việt Nam nói chung và tại tp.Hồ Chí Minh nói riêng Việc phải hoạt động kinh doanh với các cá nhân, tổ chức thuộc những nền kinh tế trên thế giới với những khác biệt về địa lý, văn hóa, thuế quan, luật pháp… cùng với sự thay đổi nhanh chóng về CNTT, phương pháp giao dịch, thanh toán, nhu cầu khách hàng, các hiệp định thương mại, giá cả… Thì để không tụt hậu và bị đào thải ra khỏi nền kinh tế, họ luôn phải đổi mới chính mình bằng việc học tập, tiếp thu, chọn lọc những tri thức mới Từ đó, phải chia sẻ các kiến thức đó ra cho mọi người trong tổ chức để cùng nhau hoàn thiện, phát triển vì mục tiêu chung của doanh nghiệp
Nhưng qua quá trình quan sát trong một công ty thuộc lĩnh vực này, cá nhân tác giả nhận thấy việc chia sẻ tri thức tuy có diễn ra nhưng vẫn chưa được quan tâm đúng mức với tầm quan trọng của nó Đơn cử như khi một cá nhân nghỉ việc thì tri thức của họ gần như ra đi, cty gặp nhiều khoảng trống và cần thời gian để khắc phục, hoặc như khi một nhân viên bán hàng và một nhân viên thu mua không có sự liên lạc, chia sẻ tri thức với nhau về yêu cầu của khách hàng thì có thể khiến cho đơn hàng sai lệch, đổ bể và cty phải bồi thường hợp đồng cho đối tác nước ngoài… Vì thế, mong muốn tìm hiểu về các yếu tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức trong cùng một ngành mình công tác và từ đó kiến nghị vào công ty để nâng cao việc chia sẻ tri thức cũng như phát triển doanh nghiệp.
M ục tiêu của đề tài
Xác định và đo lường các yếu tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức của nhân viên trong các Cty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Tp.Hồ Chí Minh Đề xuất các giải pháp để thúc đẩy việc chia sẻ tri thức trong các Cty này tốt hơn
Thử nghiệm giải pháp tại Cty CP Sinh Lộc Phát nhằm làm tăng sự chia sẻ tri thức của các nhân viên.
Ý nghĩa thực tiễn
Trên cơ sở kết quả nghiên cứu đạt được của đề tài, sẽ xác định và đo lường những yếu tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức, có cơ sở thúc đẩy các nhân viên cũng như doanh nghiệp nâng cao việc chia sẻ tri thức để từ đó thực hiện bước tiếp theo của quá trình quản lý tri thức : tìm kiếm và ứng dụng tri thức
Kết quả này còn giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn trực quan về các yếu tố tác động đến việc chia sẻ tri thức để từ đó thiết kế, xây dựng lại cấu trúc cho phù hợp với việc hỗ trợ cho các yếu tố đó, dẫn đến việc chia sẻ tri thức tốt hơn
Ví dụ thực tiễn trong việc phân tích và đề ra các giải pháp làm tăng chia sẻ tri thức trong một nhóm ngành cụ thể, các Cty khác trong lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể tham khảo đề tài để hiểu rõ hơn cũng như thực hiện chia sẻ tri thức – một phạm trù khá mới đối với các doanh nghiệp tại Việt Nam.
Ph ạm vi và đối tượng thực hiện
1.4.1 Ph ạm vi thực hiện Đề tài này giới hạn phạm vi thực hiện trong khu vực địa lý tại địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Thời gian thực hiện từ 15/01/2015 đến 09/10/2015
1.4 2 Đối tượng thực hiện Đối tượng thực hiện là các nhân viên đã hoặc đang làm việc tại những Cty thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu
Những nhân viên tùy từng trình độ và quy mô công ty mà có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều nhiệm vụ khác nhau nhưng có thể phân ra gồm những công việc sau: nhân viên mua hàng, nhân viên Nhập khẩu , nhân viên Sales – Xuất nhập khẩu, nhân viên Xuất khẩu, nhân viên chứng từ, nhân viên hiện trường, nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế, nhân viên tại Văn phòng Đại diện của các công ty đa quốc gia
1.4.3 Tri th ức trong các cty xuất nhập khẩu
Các loại tri thức (tri thức ẩn và tri thức hiện) được chia sẻ trong loại hình công ty này thì rất nhiều như : hiểu biết về quy trình xuất - nhập khẩu; làm chứng từ cũng như soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch; hiểu biết về hàng hóa và thị trường… Ngoài ra, cần phải có khả năng ngoại ngữ và sử dụng thành thạo các ứng dụng tin học Một số kỹ năng cần thiết như kỹ năng đàm phán/ thuyết phục, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức và kiểm soát công việc hiệu quả, kỹ năng giải quyết vấn đề…
Theo (Quân, 2014) phân theo vị trí công việc có thể sơ lược các tri thức như sau :
Nhân viên mua hàng (Purchasing Official): Biết nhà cung cấp để hỏi hàng, xin báo giá - phân tích báo giá, dự toán các chi phí nhập khẩu (phí vận tải, thuế nhập khẩu…); soạn thảo Hợp đồng ngoại thương và đàm phán về các điều khoản hợp đồng; chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền ); thực hiện các công việc cần thiết về vận tải quốc tế để đưa hàng về kho; tiến hành khai báo Hải quan
Nhân viên Nhập khẩu (Import Executive): Công việc tương tự một nhân viên mua hàng nhưng đa số nhân viên nhập khẩu đơn thuần không phải tìm kiếm nhà cung cấp
Nhân viên Sales – Xuất nhập khẩu (Kinh doanh Xuất nhập khẩu) : Công việc của một nhân viên Sales tương tự như Sales nội địa nhưng phải tìm kiếm và giao dịch với khách hàng nước ngoài Phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng như (thuê vận tải, mở TK xuất khẩu, xin C/O….)
Nhân viên Xuất khẩu (Export Executive): Công việc tương tự như nhân viên Sales XNK nhưng không phải tìm kiếm khách hàng do công ty đã có đầu ra ổn định Nhân viên này chỉ thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu đơn thuần
Nhân viên chứng từ: Các nhân viên chứng từ có thể làm việc trong bộ phận chứng từ thuộc Phòng XNK của 1 công ty lớn (chỉ chịu trách nhiệm soạn thảo chứng từ XNK); chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan
Nhân viên hiện trường: Đây là những người trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển (các Chi cục Hải quan) để làm các thủ tục thông quan và xuất/ nhập hàng cho các đối tác
Nhân viên Phòng Thanh toán Quốc tế: Những nhân viên này làm việc trong các Ngân hàng có Dịch vụ Thanh toán quốc tế, họ phải có kiến thức chủ yếu về Thanh toán quốc tế, hiểu các quy định, các chuẩn mực trong Thanh toán quốc tế giữa các ngân hàng, giữa ngân hàng và khách hàng
Nhân viên tại văn phòng đại diện của các công ty đa quốc gia: Làm các công việc giao dịch, chuyển tiếp thông tin giữa bên mua và bên bán (thường không tham gia vào quá trình vận tải hàng hóa, chỉ tham gia giao dịch và chuyển giao chứng từ).
B ố cục đề tài
Cấu trúc khóa luận bao gồm 06 chương:
Chương 1: Tổng quan: trình bày lý do hình thành đề tài, mục tiêu đề tài, ý nghĩa thực tiễn, phạm vi và đối tượng thực hiện
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình thực hiện: trình bày khái niệm về tri thức, quản lý tri thức và chia sẻ tri thức Giới thiệu tổng quan về công ty thực hiện trong đề tài và đề xuất mô hình thực hiện
Chương 3: Quy trình và phương pháp thực hiện: trình bày quy trình thực hiện, thiết kế bảng câu hỏi, thu thập mẫu, kế hoạch phân tích dữ liệu và các bước giải quyết vấn đề trong thực tế
Chương 4: Kết quả: trình bày tổng hợp kết quả thống kê mô tả mẫu, đánh giá độ tin cậy thang đo bằng hệ số Cronbach Alpha, phân tích tương quan và hồi quy Vẽ ma trận IP và đề xuất giải pháp trong toàn ngành
Chương 5: Áp dụng giải quyết vấn đề quản lý: trình bày nhận diện về các tri thức trong công ty Sinh Lộc Phát, nêu vấn đề quản lý đang gặp phải trong công ty, sử dụng các kết quả trong ngành và kết hợp phỏng vấn tay đôi với nhân viên từ đó áp dụng một số biện pháp nhằm giải quyết vấn đề
Chương 6: Kết luận và kiến nghị: tóm tắt kết quả đạt được, nêu hạn chế và kiến nghị.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH THỰC HIỆN
Cơ sở lý thuyết
Từ lâu, tri thức đã được được nhận thức và phát hiện ra là một tài sản không thể thiếu trong các tổ chức Rất nhiều các nhà nghiên cứu về khái niệm này thì đã đưa ra các định nghĩa khác nhau về tri thức, Davenport và Prusak (1998) đã sinh ra các định nghĩa cho thuật ngữ “tri thức”, họ định nghĩa “tri thức là một hỗn hợp những kinh nghiệm, giá trị, các thông tin theo ngữ cảnh và kinh nghiệm chuyên gia bên trong cung cấp một khung cho việc đánh giá và kết hợp các kinh nghiệm và thông tin mới” Hay như định nghĩa của Award và Ghaziri (2004): “Tri thức là sự hiểu biết của con người về một lĩnh vực chuyên ngành quan tâm, cái mà được thu thập thông qua học tập và kinh nghiệm”
Trong đề tài này, tri thức có thể được phân thành 2 loại, đó là tri thức hiện (explicit knowledge) và tri thức ẩn (tacit knowledge) (Nonaka, Toyama và Konno,
2000) Hai khái niệm này được định nghĩa như dưới đây (Beccerra–Fernandez, 2010)
Tri thức hiện : “Tri thức hiện thường đề cập đến tri thức cái mà được diễn tả thành các từ ngữ và các con số Tri thức hiện này thì có thể được chia sẻ chính thức và một cách hệ thống hóa thành các dạng như dữ liệu, thông số kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng, các bản vẽ, âm thanh và các hình ảnh video, chương trình máy tính, bằng sáng chế và các dạng tương tự khác”
Tri thức ẩn : “Tri thức ẩn bao gồm những hiểu biết, trực giác và linh cảm
Tri thức này thì khó để diễn tả và chính thức hóa và vì thế rất khó để chia sẻ
Tri thức ẩn này thì giống như thuộc về cá nhân và dựa vào các hoạt động và kinh nghiệm của mỗi cá nhân”
2.1.2 Qu ản lý trí thức và chu trình quản lý tri thức tích hợp
Theo (Alan Frost, 2012), quản lý tri thức có thể được định nghĩa như sau: “Quản lý tri thức là quản lý hệ thống các tài sản tri thức của một tổ chức với mục đích tạo ra giá trị và đáp ứng yêu cầu chiến thuật, chiến lược; nó bao gồm các sáng kiến, quy trình, chiến lược và các hệ thống, cái mà duy trì và tăng cường lưu trữ, đánh giá, chia sẻ, tinh luyện và sáng tạo tri thức”
Một chu trình quản lý tri thức có thể được xem như lộ trình mà thông tin đi bên trong tổ chức, để được chuyển đổi thành các tài sản có giá trị đối với tổ chức thông qua một chu trình quản lý tri thức (Kimiz Dalkir, 2005) Trên cơ sở các nghiên cứu trước, Kimiz Dalkir đề xuất ra chu trình quản lý tri thức tích hợp:
Hình 2.1 – Chu trình quản lý tri thức tích hợp Gồm 3 bước chính: o Nắm bắt/ sáng tạo tri thức (Knowledge Capture/ creation) o Chia sẻ và phân phối tri thức (Knowledge Sharing and Dissemination) o Tìm kiếm/ ứng dụng tri thức (Knowledge acquisition and application) Đề tài này chọn bước chia sẻ tri thức để thực hiện vì đánh giá bước này có những đặc điểm quan trọng sau:
Chia sẻ tri thức thì quan trọng cho việc tạo ra các tri thức mới để đạt được các lợi thế cạnh tranh
Knowledge Capture and/or Creation
Chia sẻ tri thức thì quan trọng vì không làm mất và làm tri thức tăng, mọi người thì ít làm việc trong cùng một công việc suất đời nữa Khi một người nào đó rời khỏi tổ chức, các tri thức của người đó cũng sẽ ra đi cùng với họ Nếu việc chia sẻ tri thức tốt sẽ làm cho các tri thức đó được tiếp tục và duy trì trong tổ chức
Rất nhiều tổ chức gặp phải vấn đề về “chúng ta không biết cái mà chúng ta biết” Các tri thức được áp dụng trong một bộ phận nào đó của tổ chức nhưng không được sử dụng trong các bộ phận khác
Sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, lĩnh vực kinh doanh và xã hội Ví dụ : 50% cái mà chúng ta biết 5 năm trước thì ngày hôm nay có thể đã lỗi thời
Chia sẻ tri thức là một bước trong chu trình quản lý tri thức Nó có thể được hiểu đơn giản theo định nghĩa sau: “Là quá trình chuyển giao tri thức từ một người đến những người khác trong một tổ chức” (Park và Im, 2003) Sự chuyển giao này có thể từ các cá nhân với nhau, hoặc từ các cá nhân với một nhóm, trong một nhóm hoặc giữa các nhóm, khu vực hay phòng ban để giúp mỗi thành viên hoàn thành các nhiệm vụ và chức năng khác nhau trong tổ chức Việc chia sẻ tri thức sẽ giúp tạo ra các ý tưởng mới và phát triển những cơ hội kinh doanh mới thông qua xã hội hóa và quá trình học tập của các công nhân tri thức Kết quả là chia sẻ tri thức sẽ ảnh hưởng đến sự cạnh tranh và hoạt động lâu dài (Du và các cộng sự, 2007)
Tri thức được chia sẻ có thể là tri thức ẩn hoặc hiện Do các hành vi của mỗi cá nhân là đa dạng nên việc chia sẻ tri thức thường không dễ dàng trong việc thực hiện, nhất là chia sẻ tri thức ẩn (theo Polanyi, tri thức ẩn chiếm 80% tri thức, còn tri thức hiện chỉ chiếm 20% còn lại).
Gi ới thiệu tổng quan về công ty Sinh Lộc Phát
(Theo Website Cty), Công ty Cổ phần Sinh Lộc Phát (tên giao dịch quốc tế là Silopcorp) được thành lập theo giấy phép số 0309708870 ngày 21/01/2010 do Sở Kế Hoạch Đầu Tư TP Hồ Chí Minh cấp
Trụ sở chính tại: số 11B3 Hà Huy Giáp, khu biệt thự Thạnh Xuân, Phường Thạnh Xuân, Quận 12, TP Hồ Chí Minh
Silopcorp là công ty cổ phần do các cán bộ đã từng công tác lâu năm ở các công ty, các đơn vị sản xuất, xuất khẩu và thương mại chung tay thành lập, được điều hành bởi đội ngũ cán bộ dầy dặn kinh nghiệm hoạt động lâu năm trong các lĩnh vực kinh doanh, sản xuất, xuất khẩu và lực lượng nhân viên mới trẻ trung, năng động Phương châm của Cty: “Hợp tác, trung thực, đoàn kết và phát triển”, luôn luôn đề cao ý thức trách nhiệm đối với xã hội và môi trường
Xuất khẩu: là lĩnh vực trọng tâm, bao gồm: Sản xuất và xuất khẩu gỗ dăm mảnh (nguyên liệu giấy) với 3 nhà máy chế biến gỗ dăm phục vụ xuất khẩu; hàng nông sản; hàng thủ công mỹ nghệ và dự án sản xuất – xuất khẩu viên nén, mùn cưa… Sản phẩm do Silopcorp cung cấp phong phú và đa dạng, liên kết với nhiều công ty sản xuất, luôn đảm bảo nguồn hàng cho nhu cầu của khách hàng Để bảo đảm nguồn hàng nông lâm sản, thủ công mỹ nghệ luôn dồi dào, phong phú và chất lượng cao, Silopcorp đẩy mạnh phát triển mạnh hệ thống thu mua ở các tỉnh Đồng Nai, Bình Dương, Bình Phước, Bà Rịa Vũng Tàu, Bình Thuận, Long An, Tiền Giang, An Giang, Đồng Tháp
Hiện xuất khẩu các mặt hàng nông sản, lâm sản, thủ công mỹ nghệ đang tăng nhanh chủ yếu ở các nước Châu Á (các nước Trung Đông, Trung Quốc, Philippines, Nhật, Hàn Quốc, Indonesia,…) và Châu Âu (Anh, Đức, Pháp, Đông Âu, Nga,…)
Trong đó, các mặt hàng thế mạnh và tiềm năng của Silopcorp có thể kể là hàng nông sản như hạt tiêu, gạo, cơm dừa, hạt điều,… và hàng lâm sản gồm gỗ dăm, viên nén năng lượng
Chăn nuôi: hệ thống trại chăn nuôi heo trên diện tích hơn 16ha với qui mô 10.000 con heo thịt, hằng năm cung cấp cho thị trường từ 20.000 – 25.000 ngàn heo thịt tương đương khoảng 2.500 tấn thịt Trại chăn nuôi của Silopcorp đã thiết lập được quan hệ đối tác chiến lược với Công ty CP-CPVN để đảm bảo đầu ra ổn định cho sản lượng đang không ngừng tăng lên của trại
Trồng rừng: chủ trương đầu tư trồng rừng của công ty là phát triển nguồn nguyên liệu cho các nhà máy của công ty chuyên chế biến dăm gỗ xuất khẩu, kết hợp phát triển kinh tế nông lâm nghiệp theo chủ trương của Nhà nước Đến hết năm 2012 công ty đã trồng trên 1.000 ha cây keo lai tại các tỉnh Lâm Đồng, Bình Thuận, Cà Mau
Kế hoạch từ 2013 đến 2017 trồng mới 2.000 ha rừng tại các tỉnh Bình Thuận, Cà Mau và đặc biệt một số tỉnh ở Bắc Trung Bộ có điều kiện như Thanh Hóa, Nghệ An… với chu kỳ 5 năm, dự kiến với mức độ phát triển bình thường, sản lượng gỗ đạt trung bình 120 – 125 tấn/ha
Kinh doanh dịch vụ vận tải xếp dỡ: hệ thống xe tải và băng chuyền hiện đại hoạt động ổn định, doanh thu hàng năm đạt trên 10 tỷ VND Loại hình dịch vụ xếp dỡ, vận tải sẽ được Silopcorp tiếp tục phát triển để đáp ứng yêu cầu xuất khẩu dăm gỗ và phục vụ các yêu cầu phát triển khác của Silopcorp
Silopcorp hiện vận hành Trung tâm Thương mại, đảm nhiệm công tác xuất nhập khẩu và dịch vụ thương mại, đầu tư, giao nhận vận tải Trung tâm Thương mại dù mới thành lập, nhưng đã có các đối tác tốt từ khu vực Châu Á và Châu Âu Silopcorp được các đối tác đánh giá cao sự chuyên nghiệp, uy tín, trung thực và chất lượng sản phẩm.
Đề xuất mô hình thực hiện
Mô hình được đề xuất dùng để đánh giá việc chia sẻ tri thức giữa các nhân viên là mô hình nghiên cứu đã hiệu chỉnh của (N.H.Lập và P.Q.Trung, 2014) đăng trên tạp
H4+ chí phát triển kinh tế số 287 (T9/2014), lý do chọn vì đây là mô hình đã được áp dụng trong một ngành công nghiệp tại tp.Hồ Chí Minh, có nhiều nét tương đồng với đề tài này, đã được hiệu chỉnh cho phù hợp với điều kiện tại Việt Nam và kết quả nghiên cứu thì đã đưa ra một số giải pháp cho việc chia sẻ tri thức
Hình 2.2 – Mô hình đề xuất (nguồn: N.H.Lập và P.Q.Trung, 2014)
Trong mô hình này, các yếu tố: sự tin tưởng, hệ thống thông tin, khen thưởng ngắn hạn, khen thưởng dài hạn, cơ cấu tổ chức là các biến độc lập Biến phụ thuộc là biến chia sẻ tri thức
Mô hình có những giả thuyết như sau:
H1: Có mối quan hệ tích cực giữa sự tin tưởng của NV và CSTT trong tổ chức
H2: Có mối quan hệ tích cực giữa sự hỗ trợ của HTTT và CSTT trong tổ chức
H3a: Có mối quan hệ nghịch biến giữa việc khen thưởng ngắn hạn và việc CSTT trong tổ chức
H3b: Có mối quan hệ tích cực giữa việc khen thưởng dài hạn và việc CSTT trong tổ chức
H4: Có mối quan hệ tích cực giữa cơ cấu tổ chức và CSTT trong tổ chức.
QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN
Quy trình th ực hiện
Quy trình thực hiện gồm 2 phần chính: (1) nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng đến việc chia sẻ tri thức trong các công ty xuất nhập khẩu tại Tp.HCM bằng phương pháp định lượng nhằm thu nhập, phân tích dữ liệu (2) từ kết quả nghiên cứu trong ngành kết hợp với thực trạng tại công ty Sinh Lộc Phát để áp dụng giải pháp và lập kế hoạch triển khai nhằm nâng cao việc chia sẻ tri thức
Hình 3.3 – Quy trình thực hiện
Xây d ựng thang đo
Sử dụng các thang đo đã có từ nghiên cứu của (N.H.Lập và P.Q.Trung, 2014) Thang đo gồm tổng cộng 30 câu hỏi :
Chia sẻ tri thức: 6 biến quan sát
Sự tin tưởng: 5 biến quan sát
Hệ thống thông tin: 6 biến quan sát
Khen thưởng ngắn hạn: 4 biến quan sát
Các nghiên cứu trước đây
Phân tích Kết luận và kiến nghị
Thử nghiệm giải pháp tại Cty Sinh Lộc Phát Đề xuất giải pháp
Khen thưởng dài hạn: 4 biến quan sát
Cơ cấu tổ chức: 5 biến quan sát
Bảng câu hỏi được đo bằng thang đo Liker 5 mức độ, quy ước “1: hoàn toàn không đồng ý, 2: không đồng ý, 3: không có ý kiến, 4: đồng ý, 5: hoàn toàn đồng ý”
Các thang đo được mã hóa và trình bày trong các bảng dưới đây
Bảng 3.1 – Thang đo về chia sẻ tri thức (KS)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Tôi thường trao đổi kiến thức và kinh nghiệm với các đồng nghiệp trong khi làm việc KS1
Tôi muốn làm việc trong một nhóm và nghĩ rằng làm việc nhóm sẽ tốt hơn làm việc một mình KS2
Việc chia sẻ tri thức của tôi sẽ giúp đỡ những người khác trong việc giải quyết các vấn đề của công ty KS3 Tôi sẽ sẵn sàng chia sẻ với đồng nghiệp những kiến thức và kinh nghiệm đã được học và đào tạo KS4
Công ty có chính sách thúc đẩy nhân viên chia sẻ kiến thức và ý tưởng với nhau KS5
Tôi tin rằng tôi đã nhận được nhiều kiến thức từ các đồng nghiệp trong công ty KS6
Bảng 3.2 – Thang đo về sự tin tưởng (Tr)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Tôi không ngần ngại chia sẻ cảm xúc và nhận thức của tôi với các đồng nghiệp trong công ty Tr1
Hầu hết các đồng nghiệp của tôi là những người mà tôi biết rõ và do đó được coi là đáng tin cậy Tr2
Tôi tin rằng việc chia sẻ tri thức sẽ giúp tôi trong sự nghiệp của mình Tr3
Tin tưởng lẫn nhau giữa các đồng nghiệp là cần thiết để tri thức được trao đổi tự do trong công ty Tr4 Cấp trên của tôi tin tưởng vào khả năng làm việc của nhân viên mình Tr5
Bảng 3.3 – Thang đo về hệ thống thông tin (IS)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Công ty cung cấp các công cụ và kỹ thuật khác nhau để hỗ trợ việc chia sẻ và trao đổi tri thức (ví dụ như email, mạng nội bộ, )
Các thiết bị kỹ thuật công nghệ của công ty giúp việc chia sẻ tri thức có hiệu quả IS2
Tôi cảm thấy thoải mái khi sử dụng các thiết bị kỹ thuật của công ty để chia sẻ tri thức IS3
Công ty đã rất thành công trong việc thực hiện quản lý thông tin IS4
Công nghệ thông tin trong công ty sẽ thúc đẩy nhân viên chia sẻ tri thức của họ nhiều hơn IS5
Công nghệ thông tin trong công ty đã cải thiện những kỹ năng làm việc nhóm của nhân viên IS6
Bảng 3.4 – Thang đo khen thưởng ngắn hạn (SR)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Tôi sẽ được khen thưởng khi chia sẻ tri thức và kinh nghiệm của tôi với các đồng nghiệp SR1 ngắn hạn Các phần thưởng cho việc chia sẻ tri thức có hiệu quả trong việc thúc đẩy tôi phổ biến kiến thức của tôi với các đồng nghiệp
Tôi có nhiều khả năng được thưởng khi làm việc theo nhóm hơn là chỉ dựa trên hiệu suất của cá nhân SR3 Công ty thường tổ chức các sự kiện để nhân viên chia sẻ tri thức nhiều hơn (như là các cuộc team building, training,
Bảng 3.5 – Thang đo khen thưởng dài hạn (LR)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Tôi muốn được công ty khen thưởng bằng cách đánh giá cao và ghi nhận những đóng góp của tôi trong việc chuyển giao tri thức
Tôi muốn được công ty đánh giá cao trong việc xếp loại khen thưởng cuối năm vì đã chia sẻ tri thức LR2 Tôi muốn được nhận một mức lương cao hơn vì đã chia sẻ tri thức tốt trong công ty LR3
Việc gia tăng giá trị, uy tín của tôi là lý do thúc đẩy tôi chia sẻ tri thức với các đồng nghiệp LR4
Bảng 3.6 – Thang đo về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (OS)
Nhân tố Thang đo Mã hóa
Cơ cấu tổ chức của công ty có ít cấp bậc OS1 Cơ cấu tổ chức của công ty tạo điều kiện cho việc chia sẻ tri thức có hiệu quả OS2
Người lao động trong công ty tham gia tích cực trong quá OS3 trình ra quyết định
Thông tin lưu thông một cách dễ dàng trong toàn công ty bất kể vai trò của nhân viên hoặc các ranh giới khác OS4
Có sự tương tác mặt-đối-mặt cao (face-to-face) giữa các đồng nghiệp trong công ty OS5
Nghiên c ứu định lượng
Sử dụng chọn mẫu phi xác suất, phương pháp thuận tiện, dữ liệu được thu thập thông qua việc điền vào bảng câu hỏi có cấu trúc Có 2 phương thức lấy mẫu :
Thu thập trực tiếp: các bảng khảo sát được phát và thu lại tại chỗ tại một số công ty xuất nhập khẩu tại Tp.HCM và một số địa điểm như : Phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam – chi nhánh Hồ Chí
Minh (VCCI), cảng Cát Lái quận 2
Gửi bảng khảo sát qua email cá nhân
Kết quả thu được 151 bảng khảo sát hợp lệ và 35 bảng khảo sát không hợp lệ, đạt tỉ lệ 81.2%.
Phân tích k ết quả
Xử lý dữ liệu bằng phần mềm SPSS ver 21.0 để tiến hành phân tích: o Kiểm định độ tin cậy Cronbach Alpha o Phân tích hồi quy đa biến
Do phạm vi của đề tài không tập trung quá nhiều vào phần nghiên cứu mà chỉ chú trọng hơn vào phần kết quả đạt được để tiếp tục xử lý, giải quyết vấn đề và mô hình này đã được nghiên cứu trước đây nên để rút gọn, chỉ thực hiện hai phân tích như trên
3.4.2 Kích thước mẫu Đối với phân tích hồi quy đa biến, cỡ mẫu tối thiểu cần đạt được tính theo công thức N ≥ 50 + 8p (p: là biến độc lập) Theo Green (1991) cho rằng công thức trên tương đối phù hợp nếu p 7 công thức trên hơi quá khắt khe (Trích từ N.Đ.Thọ, 2011)
Trong mô hình thực hiện, có 5 biến độc lập Vậy kích thước mẫu tối thiểu là:
Số lượng khảo sát hợp lệ là 151 mẫu, thỏa điều kiện chọn mẫu như trên để tiến hành phân tích
3.4.3 Ki ểm định độ tin cậy Cronbach Alpha
Hệ số Cronbach alpha chỉ đo lường độ tin cậy của thang đo chứ không tính được độ tin cậy cho từng biến quan sát Với các khái niệm đa hướng, khi tính hệ số Cronbach alpha, ta phải tính cho từng thành phần chứ không tính cho tất cả các thành phần của khái niệm đa hướng hay cho nhiều khái niệm đơn hướng (N.Đ.Thọ, 2011)
Các tiêu chí để kiểm định độ tin cậy của thang đo:
Nếu Hệ số tương quan giữa biến quan sát và biến tổng (Corrected Item to Total Correlation) ≥ 0.3 thì biến đó đạt yêu cầu Trường hợp các biến đo lường có Hệ số tương quan biến – tổng < 0.3 thì loại bỏ các biến này đi
Nếu giá trị Cronbach Alpha if Item Deleted < hệ số Cronbach Alpha thì ta loại biến đó Trong trường hợp chênh lệch không đáng kể, ta có thể giữ biến đó lại để tiến hành phân tích sau này
Một thang đo có độ tin cậy tốt khi hệ số Cronbach Alpha biến thiên [0.7-
0.8], nếu Cronbach Alpha ≥ 0.6 là thang đo có thể chấp nhận được về mặt độ tin cậy Trường hợp các biến nhóm đo lường có α < 0.6 thì được xem là thang đo không phù hợp, khi đó ta loại bỏ các biến có liên quan đến nhóm đo lường này đi
3.4.4 Phân tích h ồi quy đa biến
Phân tích tương quan là để kiểm tra mối tương quan tuyến tính chặt chẽ giữa biến phụ thuộc với các biến độc lập Vì điều kiện để hồi quy là trước nhất phải tương quan Đánh giá mức độ tương quan bằng kiểm định Pearson
– r 0.1 → không xảy ra hiện tượng đa cộng tuyến Ở cột Beta chuẩn hóa, Khen thưởng ngắn hạn có giá trị âm như vậy là tác động ngược chiều lên biến phụ thuộc Chia sẻ tri thức, nghĩa là biến này sẽ hạn chế đến việc chia sẻ kiến thức trong tổ chức Còn các biến còn lại có tác động cùng chiều, với độ lớn chính là tác động của các biến này lên biến phụ thuộc Nếu so sánh tác động của các nhân tố này lên Chia sẻ tri thức, thì nhân tố Hệ thống thông tin có vai trò quan trọng nhất (với Beta = 0.403), tiếp đến là Sự tin tưởng và Khen thưởng dài hạn Nhân tố Cơ cấu tổ chức có sự tác động thấp nhất (Beta = 0.130)
Bảng 4.13 – Các thông số thống kê của từng biến trong mô hình
Hệ số chưa chuẩn hóa
Hệ số chuẩn hóa t Sig Đo lường đa cộng tuyến
B Độ lệch chuẩn Beta Toler ance VIF
Hệ thống thông tin 0.411 0.083 0.403 4.936 0.000 0.649 1.540 Khen thưởng ngắn hạn
0.132 0.065 0.154 2.034 0.044 0.756 1.322 Cơ cấu tổ chức 0.115 0.065 0.130 1.778 0.077 0.809 1.236 a Dependent Variable: Chia sẻ tri thức
Ta có phương trình thể hiện sự chia sẻ tri thức theo các biến độc lập là : Chia sẻ tri thức = 0.185*(Sự tin tưởng) + 0.403*(Hệ thống thông tin) – 0.183*(Khen thưởng ngắn hạn) + 0.154*(Khen thưởng dài hạn) + 0.130*(Cơ cấu tổ chức)
Dựa vào kết quả phân tích hồi quy, ta tiến hành kiểm định các giả thuyết:
Chấp nhận các giả thuyết : H1, H2, H3a, H3b, H4
Đề xuất giải pháp
Sử dụng ma trận IP để xét các biến độc lập nằm trong khúc phần tư nào của ma trận để từ đó biết được các nhân tố nào được đánh giá giữ vai trò quan trọng trong việc chia sẻ tri thức tại các công ty xuất nhập khẩu Các biến độc lập qua phân tích dữ liệu ở các bước trên đều cho thấy mức ý nghĩa, không phải loại nhân tố nào Đó gồm những biến: Sự tin tưởng, Hệ thống thông tin, Khen thưởng ngắn hạn, Khen thưởng dài hạn, Cơ cấu tổ chức
Các biến độc lập này được tính trung bình cho từng nhân tố bằng thống kê và thể hiện cho trục Performance Còn các hệ số hồi quy đã chuẩn hóa thì là trục Importance (Tham khảo phục lục 7) Các số liệu này được thể hiện ở bảng 4.8 dưới đây Sau đó dùng chương trình Microsoft Excel để vẽ ra ma trận IP (Hình 4.1)
Bảng 4.14 – Tầm quan trọng – mức hoạt động của các thuộc tính chia sẻ tri thức
Khen thưởng ngắn hạn Khen thưởng dài hạn
Nhìn vào hình 4.1, ta thấy các nhân tố nằm vào 3 góc phần tư của ma trận IP, còn góc phần tư thứ IV không có nhân tố nào nằm trong, ta có thể không xem xét góc phần tư này Dựa vào lý thuyết của ma trận IP, ta có các ý nghĩa được nhân viên tham gia khảo sát đánh giá như sau:
• Nhân tố Hệ thống thông tin được đánh giá có mức quan trọng nhất đến việc chia sẻ tri thức và mức độ thực tế của yếu tố này trong các công ty cũng là rất lớn để các nhân viên chia sẻ tri thức với nhau Đối với nhân tố nằm trong góc phần tư thứ II này, các công ty xuất nhập khẩu được kiến nghị giữ và tiếp tục phát triển thêm các hoạt động hệ thống thông tin nhằm nâng cao hơn nữa việc chuyển giao tri thức Nhân tố này được đánh giá cao nhất cũng có lẽ vì trong thời đại ngày này, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã thay đổi hoàn toàn công việc, các công việc được hoàn thành dựa vào công nghệ, đặc biệt là máy tính nhiều hơn Công nghệ thông tin với hai lợi ích chính là lưu trữ và truyền tải thông tin cho phép mọi người phân phối và trao đổi tri thức hiệu quả Các hoạt động kinh doanh của lĩnh vực xuất nhập khẩu ngày nay cũng không nằm ngoài điều đó, đều diễn ra thông qua công nghệ thông tin như : làm các thủ tục hải quan qua mạng, thương mại điện tử, email với khách hàng nên yếu tố này được đánh giá cao nhất cũng là hợp lý với thực tiễn trong ngành
• Ở góc phần tư thứ I của ma trận IP, yếu tố Sự tin tưởng đối với các công ty ở lĩnh vực này cũng được coi có tầm quan trọng khá cao, chỉ thua mức quan trọng của yếu tố Hệ thống thông tin nhưng mức độ tin tưởng lẫn nhau của các nhân viên trong thực tế lại thấp Như vậy theo đánh giá của các nhân viên sự tin tưởng là chưa đảm bảo để họ có thể chia sẻ tri thức
Còn yếu tố Khen thưởng dài hạn nằm ngay trên đường trung bình của Importance, ta xem lại nghiên cứu trước đó của (N.H.Lập và P.Q.Trung,
2014) thấy yếu tố này được đánh giá là có ý nghĩa và ảnh hưởng mạnh đến chia sẻ tri thức trong lĩnh vực xây dựng, nên vẫn đưa vào góc phần tư thứ I Yếu tố này có mức độ hoạt động thực tế tại các công ty là chưa cao thậm chí là còn thấp hơn hoạt động thực tế của yếu tố Sự tin tưởng, chưa khuyến khích việc chia sẻ tri thức với nhau Đối với hai nhân tố này, các công ty phải dò xét lại và tìm cách nâng cao hoạt động trong thực tiễn công ty để từ đó sẽ tạo thêm động lực cho nhân viên trong việc chia sẻ tri thức
• Hai nhân tố còn lại là Cơ cấu tổ chức và Khen thưởng ngắn hạn nằm ở góc phần tư thứ III Đây là góc phần tư đánh giá các nhân tố này được xem là không quá quan trọng trong việc chia sẻ tri thức nên mức độ hoạt động trong thực tế là thấp cũng không khiến các công ty phải quá chú trọng trong việc nâng cao hơn nữa các hoạt động thực tế Có lẽ trong lĩnh vực kinh doanh ngày nay, để đảm bảo sự tồn tại và phát triển, các công ty xuất nhập khẩu đã phải tìm ra cách để có cơ cấu tổ chức linh hoạt, phù hợp để thích nghi với môi trường kinh doanh đầy biến động nên các nhân viên đều đã đánh giá cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại thì không khiến việc chia sẻ tri thức gặp nhiều khó khăn Còn với Khen thưởng ngắn hạn, đây là yếu tố mà trong nghiên cứu trước cũng chỉ ra rằng có mối quan hệ nghịch biến với chia sẻ tri thức, và hướng tới tính cá nhân hơn so với lợi ích tập thể Nên đối với công việc với nhiều khâu phải thực hiện như xuất nhập khẩu với khả năng làm việc nhóm gắn kết thì yếu tố
Khen thưởng ngắn hạn này cũng không cần thiết
Dựa vào kết quả của ma trận IP, có thể thấy để nâng cao việc chia sẻ tri thức trong các công ty xuất nhập khẩu thì các nhân tố Hệ thống thông tin, Sự tin tưởng, Khen thưởng dài hạn cần được triển khai trong các hoạt động hàng ngày hơn nữa để từ đó nhân viên có thể tiếp cận cũng như có thêm động lực cho việc chia sẻ kiến thức với nhau Sau đây là một số giải pháp kiến nghị nhằm thúc đẩy việc thực hiện các yếu tố này:
- Hệ thống thông tin: cung cấp các công cụ và kỹ thuật hiện đại để tiện lợi cho việc chia sẻ tri thức Đó có thể là các phần mềm dùng để trao đổi trực tiếp phổ biến hiện nay như: Skype, Viber, Zalo, email để mọi người có thể tương tác với nhau thời gian thực Hoặc xây dựng kho tri thức/ cổng tri thức với sự hỗ trợ của CNTT để lưu trữ các dữ liệu về tri thức cho mọi người có thể truy cập khi cần đến như: mạng intranet, các mạng xã hội, blog nội bộ, trang vàng tổ chức, website công ty Luôn đảm bảo hệ thống thông tin ổn định, tiện lợi, dễ sử dụng mọi lúc mọi nơi (khách hàng ở trên khắp toàn cầu và các nhân viên tại văn phòng đại diện các nước) Khuyến khích, hỗ trợ nhân viên trong việc sử dụng các gói cước điện thoại, internet để giúp việc liên lạc luôn thông suốt Đào tạo, hướng dẫn nhân viên sử dụng thành thạo các hệ thống thông tin trong công ty Các nhà quản lý cấp cao phải được truyền đạt về tầm quan trọng của những công cụ đó
- Tăng sự tin tưởng giữa nhân viên với nhau giúp cho tập thể công ty ngày càng đoàn kết để cùng nhau hướng về một mục tiêu chung Sự tin tưởng có thể được nâng cao qua việc thường xuyên giao lưu giữa các phòng ban trong công ty như: tổ chức các chuyến du lịch, hoạt động bên ngoài vì cộng đồng, tổ chức các sự kiện, ngày lễ nhằm khuyến khích mọi người tương tác với nhau nhiều hơn và chia sẻ những ý tưởng với mọi người Ngoài ra, trong các công việc: tham gia hội chợ trong và ngoài nước, các cuộc hội thảo trong ngành, giải quyết các đơn hàng phải có sự giúp đỡ lẫn nhau và đề cao tinh thần làm việc nhóm trong công ty để thắt chặt thêm mối quan hệ trong công việc hàng ngày
- Thiết lập hệ thống phần thưởng rõ ràng và chi tiết cho các nhân viên khi họ chia sẻ tri thức trong cty Các phần thưởng này nên được thảo luận với nhân viên để tìm ra hình thức khen thưởng phù hợp nhằm thúc đẩy tốt hơn việc tự nguyện trao đổi tri thức, biến chia sẻ kiến thức thành một công việc hàng ngày
Hệ thống khen thưởng phải mang tính dài hạn và phát huy tinh thần tập thể sẽ góp phần động viên khi nhân viên chia sẻ tri thức thành công: khen thưởng cá nhân, tập thể cuối năm; tăng lương; cơ hội thăng tiến và trao quyền nhiều hơn.
ÁP DỤNG GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ QUẢN LÝ
Nh ận diện sơ bộ về các tri thức tại trung tâm xuất khẩu – Cty Sinh Lộc Phát
Trung tâm xuất khẩu của Sinh Lộc Phát cũng có những tri thức về các hoạt động xuất nhập khẩu như những Cty cùng ngành, nhưng do là một Cty xuất khẩu nhiều mặt hàng và đặc thù là một công ty mới với số lượng nhân viên chưa nhiều nên trung tâm xuất khẩu của công ty có thêm một số tri thức cụ thể mà sau đây có thể phân theo 3 phòng của trung tâm: a Phòng tiểu thủ công nghiệp Với nhiệm vụ phụ trách về các mặt hàng thủ công mỹ nghệ, hàng tiêu dùng phòng có các tri thức về mặt hàng này:
+ Biết các nhà sản xuất cung cấp các mặt hàng phụ trách để liên lạc hỏi báo giá và phân tích giá so với thị trường
+ Luôn phải tìm thêm các nhà sản xuất cùng mặt hàng để có nhiều nơi mua hàng hơn
+ Tính toán quy cách đóng gói, xếp container, thời gian sản xuất và các chi phí để ra được giá nội báo cho phòng NC-PT
+ Am hiểu rõ về mặt hàng để có thể kiểm tra, đặt hàng từ nhà sản xuất
+ Giám sát hàng, đảm bảo chất lượng, tiến độ
+ Soạn thảo các loại văn bản, hợp đồng giao dịch với nhà sản xuất
+ Biết về ngoại ngữ để hỗ trợ, hiểu hơn yêu cầu của khách nước ngoài hoặc trợ giúp cho phòng NC-PT khi tham gia các hội chợ trong nước cũng như quốc tế
+ Biết về các phần mềm máy tính để liên lạc gửi mail; cắt, chỉnh sửa hình ảnh sản phẩm đăng lên website, các trang thương mại điện tử …
+ Biết sử dụng máy ảnh để chụp các hình sản phẩm
+ Biết các thủ tục về quy trình xuất khẩu mặt hàng của phòng và trực tiếp đi đến các kho bãi, cảng hàng không, cảng biển (các Chi cục Hải quan) để làm các thủ tục thông quan và xuất/ nhập hàng
+ Cần thêm các kỹ năng như: giải quyết vấn đề, quan hệ với cơ sở sản xuất, đàm phán/ thuyết phục b Phòng nông sản Phụ trách về các mặt hàng nông sản, cũng cần các kiến thức như phòng tiểu thủ công nghiệp, thêm một số tri thức về:
+ Biết và phân tích giá biến động của mặt hàng nông sản trên thế giới
Ngoài ra phòng này thì không cần thiết phải có tri thức về các phần mềm để cắt, chỉnh sửa ảnh hoặc chụp hình sản phẩm vì nông sản không có sự đa dạng về mẫu mã c Phòng Nghiên cứu – phát triển (NC-PT) Đây là phòng phụ trách chính về các hoạt động xuất khẩu của trung tâm, tìm kiếm khách hàng cũng như làm các thủ tục để hàng hóa đến được tay khách hàng
+ Hiểu biết và nắm bắt về xu hướng hàng hóa và thị trường + Sử dụng thành thạo tiếng Anh, tiếng nước ngoài
+ Tìm kiếm khách hàng trên internet, các trang web thương mại điện tử, các đại diện khách hàng tại Việt Nam …
+ Phụ trách chính về hoạt động quảng bá, tham dự hội chợ
+ Dự toán các chi phí xuất khẩu (phí vận tải, thuế xuất nhập khẩu…)
+ Tính và báo giá ngoại (FOB,CIF…) cho khách hàng + Soạn thảo hợp đồng ngoại thương và đàm phán các điều khoản hợp đồng
+ Chuẩn bị các chứng từ thanh toán (mở L/C, chuyển tiền )
+ Phải thực hiện các công việc để xuất khẩu hàng (thuê vận tải, mở tài khoản xuất khẩu, xin C/O…)
+ Chuẩn bị mọi chứng từ liên quan đến việc thông quan để nhân viên khác đi làm việc với Hải quan
+ Hiểu biết về quy trình xuất khẩu từng mặt hàng
+ Theo dõi, chăm sóc khách hàng.
Áp d ụng kết quả giải quyết vấn đề quản lý
Có thể thấy tuy trung tâm xuất khẩu mới được thành lập nhưng lượng tri thức phụ trách là rất lớn với nhiều mặt hàng xuất khẩu Bên cạnh vấn đề nhân sự còn ít chỉ với 15 người phụ trách, còn có một số vấn đề - nguyên nhân khác đang gặp phải như:
• Số lượng nhân viên nghỉ việc nhiều (9 người từ khi thành lập) khiến cho các tri thức của họ về một số mặt hàng phụ trách cũng đi theo luôn, khi một nhân viên mới vào chưa có kinh nghiệm sẽ phải tốn thời gian đào tạo Có nhiều nguyên nhân dẫn đến việc nghỉ việc thường xuyên này nhưng một nguyên nhân chính là việc họ phải phụ trách thêm nhiều công việc mà họ lần đầu làm mà không được sự giúp đỡ, chia sẻ các kiến thức từ những người đi trước nên dẫn đến việc hiệu quả công việc đạt được thấp, áp lực công việc dẫn đến chán nản xin nghỉ việc (đa phần nhân viên xin nghỉ đều là những người mới phụ trách công việc xuất nhập khẩu lần đầu)
• Cty phải bồi thường chi phí hợp đồng xuất khẩu cho các đối tác nước ngoài, thiệt hại hàng tỉ đồng hoặc nhẹ hơn thì mất uy tín, tốn thời gian sửa chữa, chậm giao hàng vì giao các hàng hóa sai quy cách khách hàng yêu cầu Nguyên nhân là việc chia sẻ tri thức giữa các phòng ban với nhau không tốt, khi một nhân viên phòng NC-PT nhận các đơn đặt hàng của khách khi thông tin lại cho hai phòng còn lại đi đặt hàng sẽ có những thiếu xót do phương thức truyền thông tin như việc sử dụng cách truyền thông cũ như gửi mail hoặc dùng sổ viết tay ghi lại nội dung đơn hàng, cứng nhắc và không linh hoạt trong việc chia sẻ thông tin
• Các nghị định thương mại, thuế xuất khẩu các mặt hàng thay đổi liên tục, nếu các nhân viên không được cập nhật, chia sẻ tri thức với nhau thì vì không biết khi làm hợp đồng tính toán sai sẽ ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận cho cty
Từ những vấn đề nêu trên, ta thấy được đa phần các nguyên nhân đang gặp phải đều liên quan đến việc thông tin, chia sẻ tri thức, một vấn đề tưởng đơn giản trong công việc hàng ngày nhưng nếu không để ý sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng Giải pháp cần thiết cho việc giải quyết các vấn đề trên chính là việc nâng cao thúc đẩy chia sẻ tri thức trong khối xuất khẩu nói riêng và cty Sinh Lộc Phát nói chung
Dựa vào kết quả của chương 4 và kết hợp với việc thảo luận tay đôi với các nhân viên cty Sinh Lộc Phát thì hiện các nhân viên đang đánh giá các nhân tố: Sự tin tưởng, Khen thưởng dài hạn cao hơn so với nhân tố Hệ thống thông tin trong việc chia sẻ tri thức ở nội bộ cty Một số lý do được nêu ra như: nhân viên trong cty đã làm việc với nhau thời gian dài nên sự tin tưởng cao; số lượng nhân viên phụ trách xuất khẩu ít nên dễ thân thiết; vì sự phát triển của cty thì đoàn kết và tin tưởng luôn có trong mỗi người; cty đã có chính sách khen thưởng, thi đua và cty ngày càng vững mạnh, quan tâm đến đời sống nhân viên, có khen thưởng cán bộ công nhân viên để phát huy hơn năng lực của mình Rồi hay như Hệ thống thông tin chưa có mạng nội bộ, khi cần các giấy tờ, thủ tục phải mất thời gian tìm kiếm, xin mọi người Từ những đóng góp trên, sẽ thử nghiệm một số biện pháp nhằm nâng cao Hệ thống thông tin hơn nữa trong cty
Sau đây, xin đề xuất hướng dẫn việc áp dụng hai công cụ vào thực tế để giúp việc chia sẻ tri thức giữa các nhân viên trong công ty SLP dễ dàng hơn vì những lý do sau: hai công cụ này hoàn toàn miễn phí (nếu muốn sử dụng những dịch vụ cao cấp thì phải trả phí nhưng cũng không quá cao), dễ sử dụng, giải quyết được những vấn đề đang gặp trong việc giúp mọi người dễ dàng tương tác với nhau, lưu trữ các tri thức mới để cập nhật
5.2.1 S ử dụng phần mềm Skype 5.2.1.1 Giới thiệu về Skype Đây là một phần mềm gọi điện thoại cho phép mọi người lên mạng Internet nói chuyện với nhau với chất lượng âm thanh không hề kém điện thoại thông thường Sự khác biệt giữa Skype và điện thoại thông thường là người sử dụng có thể thực hiện những cuộc gọi miễn phí đến một người sử dụng Skype khác ở trên khắp thế giới (Để hiểu rõ hơn về phần mềm và cách sử dụng skype, tham khảo phụ lục 10)
Với những chức năng hiện đại, hữu ích, tiết kiệm, Skype càng ngày càng trở nên phổ biến với số lượng người sử dụng không ngừng tăng và mở rộng trên toàn thế giới
5.2.1.2 Các tính năng giúp chia sẻ tri thức của Skype
Các tác dụng của phần mềm:
• Gọi video, gọi voice: đây là hình thức đàm thoại thời gian thực giữa hai người với nhau Gọi voice có chức năng tương tự như gọi điện thoại, giúp mọi người có thể hỏi thăm, chia sẻ và giải quyết các tin tức về công việc
Còn chức năng gọi video thì cũng có các tính năng như gọi voice nhưng thêm vào việc cho thấy được hình ảnh trực tiếp khi thực hiện cuộc gọi, thông qua hình ảnh trực tiếp này sẽ khiến cho người đối diện dễ dàng hiểu hơn trong từng ngữ cảnh, từ đó việc giải quyết các vấn đề gặp phải tốt hơn Để thực hiện các tính năng này trên máy vi tính và một số thiết bị trong cty thì cần phải có thêm các phụ kiện như: webcam cho việc truyền tải hình ảnh và tai phone cho việc nói chuyện Còn với các điện thoại thông minh ngày nay mà hầu hết nhân viên đều dùng thì không cần phải trang bị thêm những phụ kiện này
• Tạo nhóm và gọi video nhóm (chức năng rất hay sử dụng khi học trực tuyến, họp bàn công việc trực tuyến): tính năng rất hữu ích khi dùng cho nhiều người, thường là các cuộc hội họp, sự kiện trong quy mô các phòng ban hoặc cty Tiện lợi cho các cuộc họp trực tuyến với các chi nhánh khác mà không cần phải đến tham dự, giúp tiết kiệm rất nhiều về thời gian và chi phí, nâng cao hiệu quả công việc Giải quyết được việc thông tin về những xu hướng, tình hình xuất nhập khẩu chung các mặt hàng trong từng quý, từng năm từ phòng NC-PT đến các phòng và xuống một số đơn vị sản xuất của cty Nhưng để sử dụng tính năng này một cách tốt nhất như đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh khi hội nghị trực tiếp, cần phải trang bị thêm những thiết bị như trong bảng 5.1 Tùy vào nhu cầu và khả năng đầu tư mà cty có thể lựa chọn cho mình các thiết bị cao cấp, trung bình hay giá rẻ phù hợp
Bảng 5.15 – Các thiết bị truyền hình hội nghị (nguồn: cypresscom, 2013)
5 Thiết bị xử lý âm thanh, hình ảnh (codec)
MCU: thiết bị xử lý đa điểm khi có 2 điểm cầu cùng họp một lúc
• Chia sẻ màn hình của những người gọi : là chức năng rất thú vị giúp chia sẻ màn hình của mình với người gọi đến và ngược lại sẽ nhận được hình ảnh của người đó nếu họ gửi lại Khiến cho việc chia sẻ các tri thức trên nền màn hình máy tính ví dụ như hướng dẫn cách cắt hình ảnh bằng photoshop, sử dụng chương trình nào đó hay đăng các sản phẩm lên các trang web thương mai điện tử dễ dàng, thuận tiện hơn khi chỉ việc ngồi trên máy tính thực hiện cho một nhân viên nào đó xem
• Gửi tin nhắn, gửi file hình ảnh, gửi video : mọi người trong cty có thể chat các nội dung công việc với nhau, nhắn tin hay chia sẻ file dữ liệu dễ dàng với vài thao tác đơn giản, đặc biệt tính năng chuyển file với tốc độ cực nhanh và không giới hạn dung lượng khiến cho skype thành một công cụ hết sức tuyệt vời trong việc chia sẻ tri thức như: gửi file báo giá sản phẩm, các văn bản, hình ảnh chi tiết mặt hàng, chứng từ thanh toán , chăm sóc khách hàng Từ đó, giúp giảm thiểu thời gian công việc và tăng tính hiệu quả, nhanh chóng cho toàn cty
Trên đây là những công dụng chính của phần mềm, còn những tiện ích nhỏ hơn khác mọi người có thể dễ dàng tự mình khám phá được vì phần mềm đã được Việt hóa hoàn toàn Hiện Skype ngày càng phổ biến và được nhiều người sử dụng Với công cụ này việc chia sẻ các tri thức ẩn hay hiện cũng dễ dàng hơn đối với các nhân viên khi mà thay vì phải dùng nhiều phần mềm với các chức năng tương tự thì Skype đã tích hợp hết trong nó
5.2.1.3 Hạn chế trong việc sử dụng Skype
