áp dụng thí điểm mô hình quản lý theo hệ thống quản lý môi trường iso 14001 tại công ty sản xuất chế biến xuất khẩu chè thuộc sở thương mại và du lịch thái nguyên

Nội dung đánh giá theo các yêu cầu của tiếu chuẩn ISO 14001, bao gồm chính sách môi trường, khía cạnh môi trường, yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác, mục tiêu và chỉ tiêu, chương trình quản

THƯƠNG MẠI VÀ ĐU LỊCH THÁINGUYSN.

Mà số: 2002 - 78 - 069

Hà nộitháng7 - 2003

THƯƠNG MẠI VÀou LỊCH THẢINGUYỀN,

Mã số: 2002 - 78 - 069.

Cơ quanchủquàn: Bộ Thương MạiCơquanchủ trì thục hiện: Trường Đạỉ Học ThươngMạiChủnhiệmdề tài: TS.Nguyễn Thị Mão

Các thành viên tham gia: TS Đào Bích Hoà

CN Nguyễn Đức Khiên Ths Nguyễn Thuý Công Ths Phạm Quỳnh Vân Ths Truơng Tân Lập Ths Nguyễn Hổng Giang CN Đoàn Minh NamCN Nguyễn Minh Phuơng

Hà nội tháng 7 - 2003

3 Tập huấn nâng cao nhận thức cho loàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty 7 về quản lý môi trường

4 Đào tạo kiến thức và kỹ năng xây dựng EMS theo ISO 14001 cho nhóm công 8 tác môi trường

5 Đánh giá hiện trạng môi trường của doanh nghiệp6 Xây dựng tài liệu hướng dẫn áp dụng EMS theo ISO 14001

0

III Kiểm tra và hành động khác phục, phòng ngừa 12

13

IV Đánh giá chứng nhận

NGHIÊN CỨU ÁP DỤNGMÔ IIÌNH EMSTIIEOISO 14001 CHO CÔNG TY SẢN

DU LỊCH TIIÁI NGUYÊN

I Triển khai áp dụng thí điểm và xác lập trách nhiệm các bên 12

Kệ' hoạch thực hiện mô hình EMS theo ISO 14001 tại Công ty sản xuất chế biến, xuất khẩu che Tân Cương thuộc sờ Thương mại và Du lịch Thái Nguyên

1.2.3

Quy trình áp dụng theo mô hình đã được xác lập

Hướng dẫn thực hiện chính sách môi trườngLập kế hoạch thực hiện

Thực hiện và điổu hành

III.Kiểm tra, khắc phục, hoàn tiện EMS theo mô hình đã xác lậpIV Đánh giá chứng nhận nội bộ

1 Hồ sư đánh giá2 Đánh giá và xem xél cùa lãnh đạo

PHẨN THỨ3

TỔNG Kfýr MÔ HÌNII ÁPDỤNG EMS THEO ISO 14001CHO CÔNGTYSẢNXUẤT,CHẾ BIẾN, XUẤT KIlẨU CIIÈ TÂN CƯONG, THÁI NGUYÊN VÀBÀIIIỌC

KINH NGHIỆMDỂ phổbiếnnhânrộng

I Những thuận lợi, khó khăn khi triển khai áp dụng thí điểm mô hình theo ISO14001 tại doanh nghiệp.

II Kết quả áp dụng thí điểm tại Công ty.III Một số bài học kinh nghiệm

IV Những giải pháp, kiến nghị

KẾT LUẬN

MBP:ISO:HACCP:

GMP:EAPS:

EA:EPE:EL:

BẢNG CÁC KÝ HIỆU VIÊT TẮT

TRONG BÁO CÁO.

Environmental Management System- Hệ thống quản lý môi trường - HTQLMT Technical Barriers to International Trade

Rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc tế.Total quality Management

Quản lý chất lượng đồng bộ.Management By ProcessQuản lý theo quá trình.International Standar Organization

Tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế.Hazand Analysis and Critical Control Point

Điểm kiểm soát tói hạn và phân tích mối nguy hại về vệ sinh thực phẩm

Good Manufacturing PractiesChứng nhận thực hành sản xuất tốt.Envừon Mental Aspeet in Product Standars

Các khía cạnh môi trường trong tiêu chuẩn sản phẩm.

Envừonmental AuditingKiểm tra, đánh giá môi trường.Envữonmental Performance Evalution

Đánh giá kết quả hoạt động môi trường.Environmental Labelling

Ghi nhãn môi trường.

MỞ ĐẦU

Toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế đang đặt ra những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp Việt Nam Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường nội địa cũng như vươn ra các thị trường tiềm năng trên thế giới, các chủ đầu tư cần có chiến lược đáp ứng nhiều yêu cầu ngày càng khắt khc của pháp chế quốc gia, các bạn hàng trong và ngoài nước, ngưội tiêu dùng và cộng đồng, trong đó nổi lên như một thách thức mang tính thời đại là yêu cầu ngày càng cao về môi trường

Tổ chức Tiêu chuẩn quốc tế (ISO) đã soạn thảo và công bô' Bộ tiêu chuẩn ISO 14000, trong đó có tiêu chuẩn ISO 14001 về hệ thống quản lý môi trường (EMS) nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý môi trường bài bản, đạt hiệu quả cao và liên tục hoàn thiện theo mô hình xoắn ốc Sau khi ra đời, Bộ tiêu chuẩn này đã được đón nhận nồng nhiệt trên quy mô toàn cầu, đặc biệt là ở các nước công nghiệp phát triển vì đã giúp các doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu ngày càng cao về môi trường Vì vậy, chứng nhận về ISO 14001 đã trở thành tiêu chí quan trọng trong giao dịch thương mại quốc tế Nhiều bạn hàng, thị trường trên thế giới dạ đặt điều kiện chứng nhận ISO

14001 trong quan hẹ đối tác và hợp đồng kinh tế

Tiếp nối nhiệm vụ nhà nước về bảo vê môi trường mã số: 2001- 78- 069 đã được nghiệm thu , với mục tiêu áp dụng kết quả nghiên cứu của nhiệm vụ này để triển khai vào thực tiễn, Ban đề tài đã thực hiện nhiệm vụ “ áp dụng thí điểm mô hình quản lý theo hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 tại công ty sản xuất, chế biến, xuất khẩu chè thuộc Sở thương mại và du lịch Thái Nguyên

Nhiêm vụ nghiên cứu đạt các mục tiêu chủ yếu là :

- Mục tiêu chung:

o HỖ trợ các doanh nghiệp sản xuất, chế biến, xuất khẩu chè bảo vệ môi trường (BVMT) và hội nhập thương mại quớc tế

Mục tiêu cụ thể:

o Xác lập và lựa chọn mồ hình áp dụng hệ thống QLMT theo ISO 14001 cho ngành chè Việt Nam.

o Qui trình áp dụng mô hình QLMT theo ISO 14001 đối với công ty sản xuất chế biến xuất khẩu chè Tân Cương Thái Nguyên và tổng kết rút ra bài học kinh nghiêm để áp dụng nhân lộng trong ngành chè Việt nam

Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài kết cấu làm 3 phần:

■ Phần thứ I: Xác lập và lựa chọn mô hình áp dụng hệ thống QLMT

EMS theo ISO 14001 cho ngành chè Việt Nam

■ Phần thứ II: Nghiên cứu áp dụng mô hình QLMT (ÈMS) theo ISO

14001 cho công ty sản xuất chế biến, xuất khẩu chè Tân Cương thuộc

Sở Thương mại và du lịch Thái Nguyên

■ Phần thứ III: Tổng kết mô hình áp dụng EMS theo ISO 14001 cho

công ty sản xuất, chế biến, xuất khẩu chè Tân Cương Thái Nguyên và

bài học kinh nghiệm để phổ biến nhân rộng

2

PHẦN THỨ NHẤTXÁC LẬP VÀ LựA CHỌN MÔ HÌNH ÁP DỤNG EMS THEO ISO

14001 CHO NGÀNH CHÈ VIỆT NAMI Thực trạng áp dụng EMS của ngành chè nói chung và của Công ty chè xuất khẩu Tân Cương, Thái Nguyên nói riêng.

Việt Nam là vùng sản xuất chè có quy mô lớn và lâu đời trên thế giới Trong nhiều thập kỷ qua, diện tích chè của Việt Nam tăng nhanh, tạo ra nhiều vùng chuyên canh tập trung trong đó phân định giống chè ở vùng cao và vùng thấp So với khi hoà bình lập lại diện tích chè cả nước dẩ tăng hơn 46 nghìn ha, tính riêng trong vòng 10 nấm gần đây diện tích chè chè Việt Nam đẵ tăng hơn 26 nghìn ha Năm 1999 diện tích trồng chè của Việt Nam lôn lới 86,4 nghìn ha và đến nay hơn 90 ngàn ha tập trung phần lớn ở vùng Lâm Đổng, Thái Nguyên, Mộc Châu

Sản lượng chè của Việt Nam tăng khá nhanh Giai đoạn 1989 - 1999 tốc độ tăng trưởng sản lượng trung bình năm đạt trên 8% Sản lượng chè búp tươi năm 1999 đạt 291 nghìn tấn, năm 2002 dạt hơn 300 ngàn tấn

Trưóc đây công nghệ chê' biến chè ở Việt Nam chủ yếu là công nghệ nhập từ Liên Xô cũ đến nay đã lạc hậu và ảnh hưởng xấu tới chất lượng chè Gần đày, Việt Nam đã nhập khẩu trang thiết bị chế biến chè hiện đại của Ân Độ cho năng suất và chất lượng sản phẩm khá cao Ngoài ra, các sản phẩm chè của các nhà máy liên doanh với Nhật Bản và Đài Loan đạt chất lượng khá tốt, giá bán cao, vừa đáp ứng nhu cầu nội địa và phục vụ xuất khẩu

Nhân dân ta có tập tục uống chè từ lâu đời kể cả chè tươi và chè chế biến Hiên nay có nhiều loại đồ uống đa dạng, tăng nhanh với số lượng lớn nhưng sản phẩm chè vẫn là nhu cầu thiết yếu của nhân dân Bình quân hàng năm chè dành cho tiêu thụ nội địa chiếm trên 50% sản lượng chè hiện có Năm 2002 cả nước tiêu thụ hơn 28 nghìn tấn chè khô trong đó chè cao cấp khoảng

3

10 nghìn tấri Đến nay chè đặc sản như Tân Cương, San Tuyết đã và đang được thị trường trong và ngoài nước mến mộ.

Trước đây, thị trường chè truyền thống của chúng ta là Liên Xô cũ và các nước Đông Âu Sau khi Liên Xô cũ tan rã, sản phẩm chè Việt Nam mất thị trường khối lượng lớn Trong những năm gần đây, Việt Nam đã mở rộng thị trường chè xuất khẩu sang 31 nước trên thế giới Các nước nhập khẩu chè chù yếu của Việt Nam là 1 rắc, Nga, Anh, Angiêri, ngoài ra còn phải kể đến một sô' thị trường đang tiếp tục mở rộng như Nhật Bản, Hồng Kông, Đài Loan, Srilanca, Singapore, Ai Câp, Pháp, Mỹ, Đức với lượng nhập khẩu hàng năm từ 17.000 đến 20.000 tấn

Với mục tiêu đẩy mạnh xuất khẩu chè, giành 80% sản phẩm cho xuất khẩu, Việt Nam đang cố gắng tăng thị phần tại các thị trường hiện tại đồng thời xâm nhập thị trường mới Trong thời gian này chúng ta tập trung vào các thị trường Trung cận đông, đảm bảo tiêu thụ 20 — 30 nghìn tấn/năm, Châu Âu 10 - 15 nghìn tâh/nãm, Châu Á 10 - 15 nghìn tấn/năm, Châu Mỹ và Châu Phi khoảng 5 nghìn tấn/năm

Công ty chè Sông Cầu là đơn vị hợp tác với Nhật Bản sản xuất chè xuất khẩu với công suất 16 nghìn tấn chè tươi/ngày Vùng nguyên liệu bao gồm 520 ha lại 5 xã của huyện Đồng Hỷ Thái Nguyên Công ly đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng chè Từ năm 1994 Cồng ty tuyệt đối không cho dùng chất kích thích sinh trưởng trong vùng nguyên liệu, đảm bảo thời gian cách ly Trong 2 năm gần đây Công ty thực hiện che phủ lưới đen 4-5 ngày trước khi thu hoạch tăng màu sắc của cánh và nước chè Từ đầu năm, Công ty tổ chức tập huấn cho hơn 2000 lượt người trong xóm, đội để hướng dẫn quy trình làm chè xuất khẩu Khi thu mua nguyên liệu, lô chè nào có mùi thuốc sâu lập tức trả lại và người cung cấp lô nguyên liệu đó phải chịu chi phí chế biến Làm như vậy nên tuy giá thành chè Sông Cầu cao hơn các loại chè khác từ 30 - 40% song đảm bảo là chè sạch đạt giá trị xuất khẩu cao, nhưng đến nay chưa áp dụng HTQLMT theo ISO 14001 và nhãn sinh thái Một thực tế cho they tháng 3/2001, hai lô chè xuất khẩu của Việt Nam

4

đã bị khách hàng nước ngoài hoàn trả lại vl không đạt tiêu chuẩn Từ đầu năm đến nay, ta đã xuất khẩu 14.000 tấn chè với giá 1000 — 12000 USD/tấn (giảm 24% số lượng và 3% về giá so với cùng kỳ năm ngoái).

Hiện nay vấn đề nâng cao chất lượng chè đồng thời bảo vệ tốt môi trường sinh thái đang được Tổng công ty chè Việt Nam và các cơ quan chức năng hết sức quan tâm (vì cây chè và quá trình trồng chè phụ thuộc rất nhiều vào môi trường tự nhiên) Việc triển khai áp dụng hê thống quản lý môi trường theo ISO 14001 đối với các doanh nghiệp sản xuất và chế biến chè và dán nhãn sinh thái cho các sàn phẩm chè xuất khẩu là những vấn đề hết sức cấp bách hiện nay Theo ước tính trong năm nay, chè của chúng ta cung vượt cầu và việc xuất khẩu gặp nhiều khó khăn Khách hàng nước ngoài nhiều đơn vị đã không hài lòng về chất lượng chè Việt Nam mà một trong những yếu tố đó là việc sử dụng chất kích thích sinh trưởng và phun thuốc BVTV quá liều lượng cho phép Muốn đẩy mạnh xuất khẩu thì cần phải thực hiện đổng bô các khâu từ sản xuất nông nghiệp - chế biến - thị trường Trong đó sản xuất nông nghiệp là khâu quan trọng nhất Từ thực trạng của ngành sản xuất, chế biến xuất khẩu chè cùa Việt Nam, nhiều loại chè đặc sản cao cấp mang thương hiệu Tân Cương - Thái Nguyên, San Tuyết - Mộc Châu các loại sản phẩm chè chế biến đã đoạt hai huy chương vàng do cục QLCL - vệ sinh an toàn thực phẩm - Bộ y tế cấp nhưng nhịều sản phẩm còn khó thâm nhập vào thị trường lơn do yêu cầu về kỹ thuật, vê sinh môi trường chưa đảm bảo Qua khảo sát thực tế thì chưa có doanh nghiệp sản xuất, chê' biến, xuất khẩu chè nào của Việt Nam đã và đang áp dung hệ thống QLCL - ISO 9000, QLMT ISO 14001, TQM DO sức ép của các doanh nghiệp Việt Nam phải đối mặt là chi phí quá cao cho việc áp dụng và duy trì cho một hệ thống: QLCL, QLMT Ngoài các chi phí về tài chính, các doanh nghiệp còn thiếu kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm để xây dựng duy trì hệ thống quản lý chất lượng, quản lý môi trường Mặt khác về cơ chế quản lý chất lượng cũng như các hoạt động dịch vụ tư vấn, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn đang 'có tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong một số tổ chức dẫn đến tình trạng chất lượng hoạt động tư vấn thấp kém Chính từ thực tế đó đã gây cho một số

doanh nghiệp hoang mang và ngần ngại trong việc áp dụng các hệ thống quản lý này.

IL Xác lập và lựa chọn mô hình EMS theo ISO 14001 phù hợp với điều kiện Việt Nam

1 Tiếp cận EMS theo ISO 14001

Điều quan trọng tiên quyết là doanh nghiệp phải tiếp cận Bộ tiêu chuẩn ISO 14001 và tiêu chuẩn ISO 14000 về EMS để xác định rõ sự cần thiết, mục đích và ý nghĩa của việc áp dụng EMS theo ISO 14001 đối với hoạt dộng sản xuất, kinh doanh của mình Điều này có thể thực hiện được thông qua các lớp đào tạo, tập huấn do cơ quan quản lý nhà nước về môi trường hoặc các cơ quan, tổ chức liên quan tổ chức cũng như thông qua việc lìm hiểu các tài liệu liên quan

Bước tiếp theo, doanh nghiệp có thể tự chủ động hoặc thông qua các cơ quan tư vấn đánh giá khả năng cũng như các điều kiên cần và đủ khác cho

việc Xây dựng và áp dụng EMS theo ISO 14001 và đi đến kết luận về phạm

vi sẽ áp dụng EMS theo ISO 14001 cũng như công bố chủ trương với toàn thể cán bộ công nhân viên và các bạn hàng>

Trong trường hợp đủ khả năng về nhân lực và kiến thức, kỹ năng áp dụng EMS, doanh nghiệp thực hiện các bước tiếp theo của việc xây dựng EMS Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, doanh nghiệp cần tìm hiểu về các cơ quan tư vấn và lựa chọn cho mình một đối tác phù hợp để được hướng dẫn trong trường hợp cần thiết

2 Xây dựng kế hoạch tổng thể

Kế hoạch tổng thể xây dựng EMS theo ISO 14001 phù hợp với điều kiện Việt Nam cần nêu rõ lộ trình về thời gian cho toàn bộ công việc liên quan từ khâu cam kết đến đánh giá chứng nhận, thời gian cụ thể cho từng nội dung công việc, trách nhiệm cụ thể của các bên liên quan, sản phẩm cần đạt được v.v Đây là bước có ý nghĩa hết sức quan trọng, cần phải cân nhắc đầy đủ các yêu tố khách quan, chủ quan và các yếu tố liên quan khác trực tiếp

6

chi phối việc tổ chức thực hiện kế hoạch Các nội dung công việc cần phải được bô' trí phù hợp với kê' hoạch sản xuất - kinh doanh, không dồn dập quá, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp, cũng không cách nhau quá xa, ảnh hưởng đến thời gian chung Thời gian cho toàn bộ kế hoạch thường từ 10-12 tháng, luỳ thuộc vào dặc thù và quy mô của doanh nghiệp.

Nội dung Kê' hoạch tổng thể gồm nội dung, thời gian, người chủ trì vạ các điều kiện đảm bảo thực hiện thành công các nội dung: đào tập huấn nâng cao nhận thức; đào tạo kiến thức và kỹ năng xây dựng EMS; đánh giá hiên trạng EMS; xây dựng bô tài liêu hướng dãn; áp dụng EMS theo ISO 14001; đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ và tổ chức đánh giá nội bộ; hành động khắc phục và hoàn thiện; đánh giá chứng nhận của bên thức 3

Kế hoạch tổng thể do đại diện doanh nghiệp xây dựng với sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn và được lãnh đạo cao nhất của Công ty phê duyệt là cơ sở để triển khai thực hiện xây dựng EMS theo ISO 14001

3 Tập huấn nâng cao nhận thức cho toàn thể cán bộ công nhân viên của Còng ty về quản lý môi trường

Đây là bước chuẩn bị quan trọng về kiến thức và tinh thần cho toàn thể cán bộ công nhân viên từ lãnh đạo cao nhất đến cán bộ bảo vệ, nhân viên nhà

ăn, nhân viên vệ sinh v.v

Nội dung của khoá đào tạo tập trung vào việc giới thiệu sự cần thiết phải áp dụng EMS theo ISO 14001; Các kiến thức cơ bản về ISO 14000; Nâng cao nhận thức về môi trường và trách nhiệm bảo vệ môi trường và trách nhiệm trong việc xây dựng và duy trì EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001 của các thành viên trong công ty

Mục tiêu đặt ra là, sau khoá đào tạo, tất cả các cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp ý thức được trách nhiệm bảo vệ môi trường của bản thân, vị trí và vai trò của mình và sẵng sàng tham gia xây dựng và duy 111 EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001

Giúp doanh nghiệp giảng bài cho cán bộ công nhân viên là các chuyên gia có kiến ihức và hiổu biết rông vồ quản lý inôi trường, chính sách, luạt pháp về môi trường cũng như có kiến thức tổng hợp về ISO 14001.

4 Đào tạo kiến thức và kỹ năng xây dựng EMS theo ISO 14001 cho nhóm công tác môi trường

EMS của doanh nghiệp phải do doanh nghiệp xây dựng và duy trì hoạt động Điều phối các hoạt động liên quan đến xây dựng và duy trì EMS do nhóm công tác môi trường, đứng đầu là đại diện môi trường (EMR) của doanh nghiệp đảm nhân Nhóm này cần phải được đào tạo chuyên sâu về kiến thức và kỹ năng xây dựng và duy trì EMS và trở thành các chuyên gia nội bộ của doanh nghiệp điều hành tổng thể hoạt động xây dựng và duy trì EMS của doanh nghiệp

Nội dung đào tạo bao gổm kiến thức chung về ISO 14000, ISO 14001, quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14001; Xây dựng tài liệu hướng dẫn áp dụng EMS theo ISO 14001; Các bước và cách thức tiến hành xây dựng EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001; Kỹ năng xây dựng và duy trì EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001; Các bài tập thực hành V.V

Mục tiêu đặt ra là, sau lớp đào tạo, doanh nghiệp có một nhóm chuyên gia đủ kiến thức và kỹ năng điều phối toàn bộ doanh nghiệp xây dựng và duy trì EMS theo ISO 14001

Giảng viôn là các chuyên gia có hiểu biết sâu và có nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng và duy trì EMS theo ISO 14001 Sau khoá học, nhóm công tác môi trường được cung cấp tài liệu để có thể chủ động tổ chức xây dựng và duy trì hê thống quản lý môi trường

5 Đánh giá hiện trạng môi trường của doanh nghiệp

Hiện trạng EMS của doanh nghiệp là cơ sở để triển khai xây dựng và duy trì EMS theo tiêu chuẩn ISO 14001 Đánh giá đúng và đầy đủ sẽ cho phép lập kế hoạch và triển khai xây dựng thuận lợi, giảm được các nội dung không cần thiết và tiết kiệm được một số nguồn lực nhất định

8

Đánh giá hiện trạng EMS của doanh nghiệp thường do các chuyên gia bên ngoài phối hợp với các chuyên gia nội bộ đã được đào tạo thực hiện Nội dung đánh giá theo các yêu cầu của tiếu chuẩn ISO 14001, bao gồm chính sách môi trường, khía cạnh môi trường, yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác, mục tiêu và chỉ tiêu, chương trình quản lý môi trường, cơ cấu và trách nhiệm, đào tạo nhận thức và năng lực, thông tin liên lạc, tài liệu của EMS, kiểm soát tài liệu, kiểm soát điều hành, sự chuẩn bị sẵn sàng và ứng phó đối với tình trạng khẩn cấp, giám sát và đo, sự không phù hợp và các hành động khắc phục phòng ngừa, hồ sơ EMS, đánh giá EMS và xem xét của lãnh đạo doanh nghiệp.

Đánh giá hiện trạng EMS được thực hiện thông qua xem xét hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, kiểm tra tại chỗ và phỏng vấn cán bộ công nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp

Kết quả đánh giá là Báo cáo đánh giá hiên trạng EMS của doanh nghiệp với 3 nội dung: Yêu cầu của tiều chuẩn ISO 14001, thực trạng và khuyến nghị

6 Xây dựng tài liệu hướng dãn áp dụng EMS theo ISO 14001

Cùng với các kiến thức và kỹ năng xây dựng và duy trì EMS đã được đào tạo, nhóm công tác môi trường dưới sự hướng dẫn của các chuyên gia tư vấn xây dựng bộ tài liệu của EMS theo ISO 14Ó01, gồm: sổ tay môi trường; các quy trình, thủ tục; các biểu đồ; các bản hướng dẫn công việc và các mẫu biểu

Bộ tài liệu sẽ giúp các bộ phận chức năng cũng như các thành viên liên quan của công ty dưới sự hướng dẫn của các cán bộ trong nhóm môi trường thực hiện việc xây dựng và duy trì EMS theo ISO 14001 Trong trường hợp cần thiết, các cán bộ trong nhóm môi trường có thể tổ chức các khoá đào tạo chuyên sâu cho các bộ phận chuyên môn về kiến thức và kỹ năng xây dựng và duy trì EMS ở các bộ phận họ phụ trách

6.1 Sổ tay môi trường (environmental manual)

sổ tay môi trường là tài liệu gốc, giới thiệu chính sách môi trường của doanh nghiộp, các quy trình thủ tục chúng và hướng dẫn truy cứu tài liệu, sổ tay môi trường cũng nêu tổng quan về mục tiêu, chỉ tiêu, chương trình hành động và cơ cấu ưách nhiêm của các phòng/ban trong viộc tổ chức xây dựng và duy trì EMS.

Sổ tay môi trường là tài liệu dùng cho các cán bộ cấp quản lý của doanh nghiệp, là tài liệu tham chiếu đối với việc xây dựng và duy trì EMS Hướng dẫn chi tiết sổ tay môi trường là các quy trình thủ tục

6.2 Quy trình thủ tục (procedure)

Quy trình thủ tục là tài liệu chỉ dẫn quy trình thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001 đối với EMS Quy trình thủ tục nói rõ cồng việc được bắt đầu từ đâu, gồm những công đoạn và qua các bước nào Tuỳ thuộc vào loại hình và quy mô của doanh nghiệp, EMS được xây dựng và duy trì theo số lượng các quy trình khác nhau Tuy nhiên, các quy trình thủ tục cơ bản (gốc) bao giờ cũng phải được thiết lập Đây là điểm chung của EMS trong tất cả các doanh nghiệp Một số quy trình thủ tục cơ bản bao gồm: Quy trình xác định và đánh giá khía cạnh mội trường; Quy trình nhân biết và đánh giá mức độ tuần thủ các yêu cầu pháp lỹ và yêu cầu khác; Quy trình trao đổi thông tin; Quy trình kiếm soát ô nhiễm và sử dụng nguồn lực tự nhiên; Quy trình kế hoạch chuẩn bị và ứng phó với tình huống khẩn cấp; Quy trình giám sát và đo; Quy trình xem xét của lãnh đạo v.v Các quỳ trình thủ tục là tài liệu dùng cho nhóm công tác môi trường, các cán bộ quản lý và điều hành trực tiếp để chỉ dẫn công việc xây dựng và duy trì EMS

6.3 Biểu đồ (Flowchart)

Biểu đồ là hình thức chỉ dẫn rõ hơn việc thực hiện nội dung công việc theo một quy trình thủ tục nhất định Biểu đồ cho phép các chuyên gia nội bộ và những người liên quan xác định rõ và nhanh hơn cách thức và nội dung công việc cần thực hiện

6.4 Bản hướng dẫn công việc (Working instruction)

10

Tiếp theo quy trình, biểu đồ, tài liệu phục vụ xây dựng và duy trì EMS nêu rõ cách thức thực hiện (làm như thế nào?), ai làm và cần những điều kiện gì? là các hướng dẫn công việc Hướng dẫn công việc luôn đi cùng với quy trình thù tục Tức là đi cùng với thủ tục và hướng dẫn cụ thể tại từng công đoạn cần làm như thế nào v.v.

Hướng dẫn công việc là tài liệu dùng cho các cán bộ trực liếp thực hiên công việc và thường được treo ở nơi triển khai công việc Các nhân viên thực hiện có nhiệm vụ làm theo hướng dẫn chi tiết đẵ được chuẩn bị sẵn

6.5 Mâu biểu (Forms)

Mẫu biểu là các tài liệu dùng cho các thành viên của nhóm công tác môi trường, các cán bộ liên quan ghi chép, tổng hợp kết quả v.v thẹo một mẫu thống nhất Mẫu biểu sau khi đã được điền số liệu, kết quả là hồ sơ của EMS

7 Xây dựng và điều hành EMS

Trên cơ sở tài liệu hướng dẫn, kiến thức và kỹ năng đã được đào tạo, trong trường hợp cần thiết tham khảo tư vãh của các chuyên gia bên ngoài, tổ công tác môi trường tổ chức triển khai xâý dựng EMS Việc đầu tiên cần triển khai là xác định và đánh giá các khía cạnh môi trường, các yêu cầu pháp lý và yêu cầu khác Trên cơ sở đó đặt ra các mục tiêu dài hạn và chỉ tiêu hàng năm để khắc phục và cải tiến các vấn đề môi trường theo hướng chỉ tiêu năm sau cao hơn năm trước Mục tiêu và các chỉ tiêu đã đề ra sẽ được thực hiện thông qua các chương trình môi trường Thông thường mỗi mục tiêu thực hiện thông qua 01 chương trình Các chương trình sẽ bao gồm nội dung công việc, thời gian thực hiện và các điều kiện khác để bảo đảm thực hiện thành công các mục tiêu đã đề ra Để định lượng được kết quả thực hiện, doanh nghiệp tổ chức giám sát và đo các chỉ tiêu môi trường, tổ chức đánh giá nội bô và thực hiện các hành đông khác phục và hoàn thiên

Quy trình này được lặp đi lặp lại theo chu kỳ hàng năm Kết quả thực hiện EMS năm trước là cơ sở dể đặt ra các mục tiêu chỉ tiêu cho năm sau

Như vây, theo cách này, EMS sẽ giúp các doanh nghiệp liên tục cải tiên các vấn đồ môi trường.

IU Kiểm tra và hành động khắc phục, phòng ngừa

Thủ tục yêu cầu trong điều này xác định trách nhiêm và quyền hạn trong việc sử lý và điều tra sự không phù hợp, tiến hành các hoạt động nhằm giảm nhẹ các tác động, đề xuất và hoàn tất hành động khắc phục và phòng ngừa

• Hành động khắc phục là hành động được tiến hành nhằm loại bỏ nguyên nhân tồn tại sự không phù hợp đang tồn tại, những sai sót, tình trạng không mong muốn nhằm tránh sự tái diễn và tác động trở lại

• Hành động phòng ngừa là hành động được đưa ra nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn, những sai lỗi hay các tình trạng không mong muốn khác tránh khỏi xảy ra

• Phương thức giảm thiểu là các hành động được thực hiện ngay làm giảm hay hạn chế các tác đông môi trường gây nên bởi sự không phíi hợp đang tồn tại

• Sự không phù hợp phải được xem xét cùng với sai lỗi hê thống của hệ thống quản lý môi trường tại bất cứ nơi nào có thể Ví dụ sự không phù hợp có thể là việc duy trì hay kiểm tra hàng ngày không đầy đủ, như thiết bị đo lường không được hiệu chuẩn, rò gỉ thùng chất hoá học, Tổ chức cần hiểu những gì có thể là nguyên nhân của sự không phù hợp về môi trường (trong cuộc đánh giá và trong hoạt động bình thường)

Ví dụ:Các yếu lố được xem xét khi thiết lập và duy trì thủ tục hành động khắc phục bao gồm:

a) Nhận biết nguyên nhân của sự không phù hợp

b) Nhận biết và thực hiện phương án khắc phục và giảm nhẹ cần thiết

12

c) Áp dụng và chỉnh sửa kiểm soát cần thiết để tránh tái diễn sự không phù hợp

d) Lưu hồ sơ tất cả các thay đổi trong thủ tục bắt nguồn từ hành động khắc phục

Các yếu tố được xem xét khi thiết lập và duy trì thù tục hành động khắc phục bao gồm:

a) Sừ dụng nguồn thông tin cần thiết (báo cáo đánh giá, hồ sơ, khiếu nại)

Thủ tục đãng ký đánh giá chứng nhân sẽ được bên thứ 3 hướng dẫn chi tiết, vì mỗi một tổ chức đánh giá chứng nhận có các quy định riêng Thông thường đánh giá chứng nhận được tiến hành theò 2 bước:

- Đánh giá sơ bộ

- Đánh giá chính thức

Nếu hệ thống quản lý môi trường được xây dựng đáp ứng các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn ISO 14001, Bên thứ 3 tiến hành các thủ tục cap Chứng chỉ phù hợp ISO 14001 cho phía công ty Trường hợp còn những vắn đề cần hoàn thiện, Công ty tiếp tục thực hiện các hành động khắc phục và sẽ được đánh giá lại theo lịch đã được thống nhất với bên thứ 3

PHẦN THỨ 2NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG MÔ HÌNH EMS THEO ISO 14001 CHO CÔNG TY SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN, XUẤT KHAU chè tân cương

THUỘC SỞ THƯƠNG MẠI VÀ DU LỊCH THÁI NGUYÊNI Triển khai áp dụng thí điểm EMS theo ISO 14001 tại công ty và

xác lập trách nhiệm các bên.Kế hoạch thực hiện inô hình EMS theo ISO 14001 tại Công ty sản xuất chế biến, xuất khẩu chè Tân Cương thuộc sở Thương mại và Du

lịch Thái Nguyên.

TT Nội dung công

việc

Thành phần tham

gia

Trách nhiệm của

DN

Trách nhiệm của

nhóm chuyên gia

Ghi chú & Thời gian

1 Thành lập ban chỉ đạo và tổ

chức

Lãnh đạo Công ty

Lựa chọn nhân sự

Hướng dẫn Có quyết

định kèm theo TH ltuẩn:

7/20022 Đào Lạo nâng

cao nhận thức về môi trường

cho CBNV

Chuyên gia và cán bộ

Công ty

Tổ chức lớp học, địa

điểm, các thiết bị cần

Tổ chuyên gia và lãnh đạo Sở, DN

Tổ chức lớp học, các thiết bị

cần thiết

8/2002

4 Đấnh giá hiên trạng hệ thống quản lý môi trường của DN

Chuyôn gia và tổ công

tác môi trường

Phối hợp với chuyên

gia tư vấn

Đánh giá hiện trạng và viết báo

cáo

3 ngày8/2002

5 Xây dựng sổ tay môi trường

tay môi trường

1 tuần

14

6 Xây dựng quy trình thủ tục mẫu biểu có

liên quan

Nt Nt Dự thảo các

quy trình thủ tục hướng dẫn

mẫu biểu

15/tháng

10-9/2002

T8-7 Khảo sát hiện

tạng về môi trường

Chuyên gia,tổ công tác và

các bộ phân của

DN

Thực hiện Tư vấn,

hướng dẫn

1 tuần9/2002

8 Xác định các yêu cầu về hệ thống quản lý

môi trường

Chuyên gia,tổ công tấc môi trường

Thực hiện Nt 3 ngày

-10/2002

9 Xây dựng mục tiêu, chỉ tiêu và

chương trình môi trường cho

2002

Chuyên gia,tổ công tác và

11-12/2002 •

11 Tập hợp hồ sơ

về hệ thống quản lý môi trường và kiểm

soát hồ sơ

ngày/ tháng từ 2-

5/2003

II Quy trình áp dụng theo mô hình đã được xác lập1 Hướng dẫn thực hiện chính sách môi trường

1.1 Khái niệm chính sách môi trường

Một hệ thống quản lí môi trường được kết cấu tốt phải được dựa trên một chính sách môi trường mạnh, được lãnh đạo cao nhất vạch ra Ai hoạt động trong thế giới kinh doanh cũng hiểu những cam kết từ phía cấp lãnh đạo cao nhất quan trọng đến như thế nào? Nếu không có nó, những kế hoạch hoàn hảo nhất cũng thất bại Những người soạn thảo ISO 14001 hiểu điều này và đã trao cho lãnh đạo cấp cao nhất trách nhiệm đề ra chính sách môi trường của tổ chức Trên thực tế, nhiều chuyên gia về ISO 14001 cho rằng đây là

phần được mô tả trước rõ nhất của bộ tiêu chuẩn Có những yêu cầu nhất định mà một chính sách môi trường phải thỏa mãn, bao gồm:

■ Phải phù hợp với bản chất, qui mô và những tác động môi trường của các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ do tổ chức tạo ra

■ Phải bao gồm cam kết cải thiện liên tục và ngăn ngừa ô nhiễm

■ Phải bao gồm cam kết thỏa mãn các yêu cầu pháp luật và qui định khác về môi trường mà tổ chức có tham gia

■ Phải tạo được một khuôn khổ để có thể thiết lập và xem xét những mục tiêu, chỉ tiêu môi trường

■ Phải được lập thành văn bản, Xây dựng và áp dụng

■ Phải được thông tin tới tất cả các nhân viên trong tổ chức

■ Phải sẩn sàng để công chúng có thể tiếp cận được

1.2 Các thành phần của chính sách môi trường:

Cam kết của lãnh đạo cấp cao nhất:MẬc dù ISO 14001 yêu cầu lãnh đạo cấp

cao nhất xác định chính sách môi trường cho tổ chức, nó lại không định nghĩa cụ thể thế nào là "lãnh đạo cấp cao nhất" Bộ tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho rất nhiều loại tổ chức khác nhau và lãnh đạo cấp cao nhất phải tùy thuộc vào tổ chức đang áp dụng ISO 14001 Ví dụ như nếu tổ chức là một công ty có nhiều chi nhánh thì lãnh dạo cao nhất có lẽ là chủ tịch hay phó chủ tịch phụ trách môi trường Nếu tổ chức là một cơ sở duy nhất thì lãnh đạo có thể là giám đốc nhà máy Nếu tổ chức là một đơn vị kinh doanh trong một cơ sở có nhiẻu đơn vị kinh doanh khác nhau thì lãnh đạo cao nhất có thể là trưởng đơn vị kinh doanh đó Lãnh đạo cao nhất có thể được xác định là một nhóm các nhà quản lí như chủ tịch, giám đốc tài chính và/hoặc phó chủ tịch phụ trách môi trường Bất kể lãnh đạo cấp cao nhất được xác định như thế nào thì người hay nhóm người đó phải có đủ thẩm quyền cam kết tiền bạc và các nguồn lực để đạt dược những mục tiêu môi trường

16

Phù hợp với bàn chất, qui mô của các hoạt động, sản phẩm và dịch vụ: Bộ

tiêu chuẩn ISO 14001 cho phép tổ chức được linh hoạt trong việc tự thiết kế chính sách môi trường sao cho phù hợp với nhu cầu của bản thân tổ chức Mặc dù một sô' luyôn bố trong chính sách môi trường sẽ trở thành điổm chung trong tất cả các tổ chức - ví dụ như tuyên bồ' về thỏa mãn yêu cầu pháp luật, cam kết cải tiến liên tục và ngăn ngừa ô nhiễm - các tổ chức có hoạt động, sản phẩm và dịch vụ khác nhau phải có chính sách môi trường với mục tiêu khác nhau

Cam kết cải tiến liên tục và ngăn ngừa ô nhiễm: Cam kết cải tiến liên tục

liên quan đến việc liên tục cải tiến hệ thống quản lí môi trường chứ không phải là về kết quả hoạt động môi trường Thêm vào đó, quá trình cải tiến liên tục không nhất thiết phải diễn ra đồng thời trong tất cả các lĩnh vực hoạt động Điều này cho phép tổ chức có thể xác định ưu tiên cho những lĩnh vực nhất định, chi tiền cũng như cung cấp nguồn lực để cải tiến nó

Thuật ngữ "ngăn ngừa ô nhiễm" được định nghĩa là "việc sử dụng những quá trình, thông lê, vật liệu hay sản phẩm nhầm tránh, giảm hay kiểm soát ố nhỉẽm, có thể bao gồm cả việc xử lí quay vòng, thay đổi quá trình, cở chế kiổm soát, sử dụng nguồn lực một cách hiộu quả và thay thế nguyên vật liệu" (ISO 14001, phần 3.6) Có thể nói rằng cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lí môi trường liên quan tới cam kết về ngăn ngừa ô nhiễm bởi khi cải tiến các quá trình, thông lê, và cơ chê' kiểm soát sẽ giúp ngăn ngừa ô nhiễm Khái niệm cải tiến liên tục hệ thống quản lí môi trường không chỉ dừng ở viộc chỉ cải tiến cơ sở hạ tẩng của tổ chức Nó còn bao gồm việc cải tiến hệ thống quản lí chung của tổ chức, trong đó có cả vấn đề trao đổi thông tin, đào tạo, chính sách môi trường, hệ thống tài liêu và các thành phần khác trong hộ thớng quản lí môi trường

Cam kết tuân thủ các yêu cầu luật pháp và các yêu cầu khác về môi trường có liên quan: Chính sách môi trường của tổ chức phải bao gồm cam kết tuân thủ các yêu cầu luật pháp và các yêu cầu khác về môi trường có liên quan đến tổ chức Những yêu cầu khác này có thể bao gồm những chương trình lự

nguyên như Hiến chương của Phòng thương mại quốc tế, chương trình "Energy Star" của Cục Bảo vê môi trường Hoa Kỳ, chương trình "Thiôn thần xanh" của Đức, các tiêu chuẩn công nghiệp và các yêu cầu nôi bộ của bản thân tổ chức Quan trọng là, đối với bộ tiêu chuẩn ISO 14001, nếu một tổ chức liên quan đến các yêu cầu khác, những yêu cầu này cũng phải được coi trọng như chính những yêu cầu pháp luật.

Khuôn khổ để thiết lập và xem xét các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường: Chính

sách môi trường cần phải cụ thể đủ để có thể tạo ra một khuôn khổ cho việc thiết lập và xem xét cac mục tiêu, chỉ tiêu môi trường Nói cách khác, chính sách tạo ra một cơ sở để xây dựng nên các thành phần khác của hệ thống quản lí môi trường, một trong cac thành phần đó là việc thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường Ví dụ như nếu tổ chức tạo ra nhiều chất thải hóa chất thì chính sách phải có một tuyên bố đề cập tới việc giảm thiểu chất thải sao cho phù hợp với tính chất và qui mô hoạt động của tổ chức Dựa trên chính sách này, tổ chức có thể nghĩ đến việc thiết lập các mục tiêu, chỉ tiêu về chất thải và từ đó có thể xem xét, kiểm tra việc thực hiện các mục tiêu và chỉ tiêu

Được lập thành văn bản, được áp dụng, duy trì và thông tin tới những đối tượng liên quan: Một khi chính sách môi trường được lập thành văn bản,

lãnh đạo cao nhất cần đảm bảo rằng nó được áp dụng trong toàn bộ tổ chức, duy trì và thông tin tới tất cả nhân viên Tổ chức càng lớn thì khó khăn càng nhiều, đặc biệt là về vấn đề thông tin

sẵn sàng để công chúng có thể tiếp cận: Cuối cùng những không kém phần

quan trọng là việc phải làm cho chính sách môi trường của tổ chức phải sẵn sàng để cồng chúng có thể tiếp cận dễ dàng Trong vòng vài thập kỉ qua, công chúng ngày càng quan tâm hơn tới các vấn đề môi trường và chia xẻ chính sách với công chúng là một cách để lãnh đạo cao nhất có thể tuyên bố một cách cởi mở rang vấn đề bảo vệ môi trường là quan trọng Chính sách môi trường có thể được thông tin tới công chúng bằng nhiều cách như đưa vào: báõ cáo cổ đông hàng năm, các tài liệu trong chương trình khuyến mại

18

của tổ chức, trong bản tin của cộng đồng địa phương hay đưa lên trang web của tổ chức.

Trong thực tế, việc hiểu thế nào cho đúng yêu cầu này lại là một vấn đề đối với các doanh nghiệp Nhiều tổ chức cho rằng, cần phải đưa ra một chính sách môi trường cho thật hoành tráng, không cần quan tâm đến bản chất và qui mô hoạt động của mình Điều này dỗ dẫn đến việc đưa ra những chính sách môi trường quá chung, phạm vi quá rộng và thiếu tính thực tế Ví dụ như một doanh nghiệp, hoạt động trong một khu vực có hoạt động sản xuất công nghiệp rất phát triển, nêu trong chính sách môi trường phương hướng là cải tạo hiện trạng môi trường ở địa phương Điều này là thiếu thực tế vì một doanh nghiệp không thể cải tạo được hiện trạng môi trường trong cả một khu vực công nghiệp phát triển Việc đó đòi hỏi sự hợp lực của lất cả các cơ sở sản xuất trên địa bàn và của cả chính quyền cũng như dân cư địa phương Cần thực tế hơn với những phương hướng phù hợp với tầm vóc của doanh nghiệp, như việc giảm thiểu ô nhiễm, tiết kiệm sử dụng năng lượng hay thay thế nguyên vật liệu Một chiều hướng ngược lại cũng thường gặp, dó là việc một tổ chức e ngại rằng viộc đưa ra một chính sách môi trường có tầm nhìn xa thì chưa thể thực hiên ngay trong ngắn hạn Do vây, hãy cứ đợi để đến khi nào làm được thì tổ chức mới thể hiện điều đó trong chính sách môi trường của mình Ví dụ như một doanh nghiệp đang sử dụng một lượng lớn nguyên liệu là hóa chất độc hại, nhưng do điều kiện công nghệ đặc thù chưa thể thực hiện mục tiêu thải loại hay giảm lượng sử dụng hóa chất đó Từ suy nghĩ như vậy, doanh nghiệp bỏ qua vấn đề tiết kiệm và thay thế nguyên liệu, không thể hiện điều ấy trong chính sách môi trường Cần nhận thức rõ rằng giảm lượng sử dụng và thay thế hóa chất độc hại và các tác nhân gây ô nhiễm khác là nhiệm vụ chiến lược lâu dài, mà doanh nghiệp có thể qua đó thay đổi bản chất hoạt động của mình, chuyển từ thái độ đối nghịch sang trạng thái thân thiện với môi trường Do vậy, cần thể hiện điều đó trong chính sách môi trường, để từ đó lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp luôn có suy nghĩ, tìm tòi giải pháp giảm lượng sử dụng và thay thế dần loại hóa chất độc hại đó Công việc này có thể tiến hành trong 5 năm, 10 năm hay

hơn thế nhưng nó phải được bắt đầu ngay từ hiện tại, trước hết là từ suy nghĩ, từ chiến lược do lãnh đạo cao nhất vạch ra, thể hiện trong chính sách môi trường.

2.1: Khía cạnh mồi trường

Sau khi đã xác định được chính sách môi trường, bước tiếp theo trong ISO 14001 là lập kế hoạch Quá trình lập kế hoạch bắt đầu với việc nhân biết các khía cạnh môi trường và sau đó là các khía cạnh môi trường có ý nghĩa Khái niệm về nhận biết các khía cạnh môi trường là một đặc điểm độc đáo của ISO 14001, và mặc dù nhiều tổ chức đã từng cân nhắc đến các hậu quả về môi trường nhưng có lẽ ít có tổ chức nào lại xây dựng những qui trình chính thức như trong tiêu chuẩn yêu cẩu

Khái niệm "khía cạnh môi trường" được định nghĩa là một "thành phần trong hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức có thể tác động qua lại với môi trường" Có một lưu ý nhỏ liên quan tới định nghĩa về "khía cạnh môi trường có ý nghĩa", đó là khía cạnh môi trường "có hoặc có thể gây ra tác động môi trường đáng kể" (Mục 3.3 trong tiêu chuẩn ISO 14001) Một "tác động môi trường" được định nghĩa là "bất kì sự thay đổi nào đối với môi trường, có lợi hay có hại, do hoạt động, sản phẩm hay dịch vụ của tổ chức gây ra, một phần hay toàn bộ" (Mục 3.4 ưong tiêu chuẩn ISO 14001) Với những định nghĩa như vậy, bộ tiêu chuẩn chỉ ra rằng "tổ chức cần thiết lập và duy trì một qui trình để nhận biết các khía cạnh môi trường của các hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức có thể kiểm soát hoặc có tác động nhằm xác định được những gì có hoặc có thể gây ra tác động môi trường có ý nghĩa đối với môi trường" Yêu cầu này có thể được lật lại ở đoạn trên để thấy rằng những khía cạnh môi trường có tác động môi trường đáng kể được gọi là các "khía cạnh môi trường có ý nghĩa" Cần lưu ý rằng bộ tiêu chuẩn không định nghĩa thế nào là "đáng kể", vì vậy, tổ chức có thể sử dụng các tiêu chí đa dạng để xác định như thế nào là đáng kể

20

Các định nghĩa và yêu cầu liên quan đến khía cạnh môi trường môi trường dễ gây nhầm lẫn và không có gì lạ khi thành phần này gây ra những hoang mang và khó hiểu khi tổ chức bắt đầu áp dụng ISO 14001 Những rắc rối này bao gồm những cuộc tranh cãi dài vô tận về định nghĩa của một khía cạnh nào đó, định nghĩa như thế nào là có ý nghĩa và như thế nào là không, liệu có cần một thang chấm điểm hay không, số người cần tham gia quá trình xác định và vô số các chủ đề khác cần phải đem ra bàn luân, những chủ đề này rất dễ gây ra bất đồng, hiểu lầm và hỗn loạn Do đó, chúng tôi xin nêu một số gợi ý sau đây về việc làm thế nào để xây dựng qui trình xác định khía cạnh môi trường và khía cạnh môi trường có ý nghĩa cho hiệu quả.

- Xác định khía cạnh môi trường

Trong phụ lục A của bộ tiêu chuẩn có đề xuất "tổ chức cần xác định những tác động môi trường của mình, cân nhắc đến các yếu tố đầu vào và đầu ra liên quan tới những hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức ỡ hiện tại hay trong quá khứ" Đây có thể là điểm khởi đầu tốt cho quá trình xác định khía cạnh môi trường, nhưng dồng thời thì những rắc rối cũng có thể xuất hiện nếu người chịu trách nhiệm nhận biết các khía cạnh môi trường và khía cạnh môi trường có ý nghĩa không thể đồng ý về chi tiết đâu là đầu vào và đầu ra cần cân nhắc Phụ lục A cũng đưa ra hướng dẫn với câu "Quá trình nhằm nhận biết những khía cạnh môi trường có ý nghĩa liên quan đến hoạt động, sản phẩm, dịch vụ mà không nhằm yêu cầu thực hiện một quá trình phân tích vòng đời chi tiết Tổ chức không nhất thiết phải tiến hành đánh giá từng sản phẩm, bộ phận hay vật liệu thô đầu vào Họ có thể lựa chọn những nhóm hoạt động, sản phẩm, dịch vụ để nhận biết những khía cạnh nào có tác động đáng kể" Như vậy, bắt đầu bằng các khía cạnh liên quan tới những nhóm hoạt động, sản phẩm, dịch vụ, quá trình được đơn giản hóa mà vẫn hiệu quả Những dạng đầu vào/đầu ra mà một tổ chức có thể cẩn càn nhắc bao gồm những đầu vào/đầu ra trong điều kiện hoạt động bình thường, trong điều kiện khởi động hay kết thúc, và cả những trường hợp khẩn cấp có thể tiên liệu được

Một mối quan tâm khác thường xuất hiện ưong các cuộc tranh cãi về mức độ phân tích chi tiết để nhận biết khía cạnh môi trường có ỷ nghĩa là sự khác biệt giữa một hoạt động và một khía cạnh môi trường Những ví dụ về khía cạnh có thể nằm trong cả hai nhóm này bao gồm: sử dụng hóa chất, tái chế chất thải, vận chuyển Nói chung, những chuyên gia nghiên cứu về tiêu chuẩn rất khó để có thể thống nhất đâu là hoạt động và đâu là khía cạnh cho nên chúng tôi cho rằng không có "đúng" hay "sai" khi định nghĩa Nếu nó là quan trọng đối với hệ thống quản lí môi trường thì cần tập trung để giải quyết.

Để làm rõ hơn những khái niệm nêu trên, có thể đưa ra một ví dụ như sau Một tổ chức có thể coi việc sử dụng năng lượng như một khía cạnh môi trường trong hoạt động sản xuất, tổ chức có thể kiểm soát và tác động đến lượng năng lượng mà nó sử dụng Tổ chức mua năng lượng từ một ngùổn duy nhất có thể, đó là một nhà cung cấp năng lượng độc quyền và nhà cung cấp này sử dụng than đá có hàm lượng sulfur cao trong quá trình sản xuất ra năng lượng Rõ ràng là tổ chức không thổ tác động tới điều này, và như vậy việc sử dụng than đá có hàm lượng sulfur cao không phải là một khía cạnh môi trường của tổ chức Tuy nhiên, nếu tổ chức sử dụng một nhà thầu làm công việc sơn lại tường trụ sở thì tổ chức được coi là có thể kiểm soát hay tác động lên hoạt động này Tổ chức có thể kiểm soát loại sơn sử dụng (sơn gốc nước hay gốc dầu), biên pháp chông khả năng rò ri sơn, việc xả rác và xử lí rác thải Đối với hoạt động này, tổ chức có thể xác định việc sử dụng sơn, những khả năng rò ri tiềm ẩn hay việc xả rác như các khía cạnh môi trường của mình

Nhận biết khía cạnh môi trường có ý nghĩa

Như đã đề cập ở trên, thuật ngữ "có ý nghĩa" và "đáng kể" không được định nghĩa trong bộ tiêu chuẩn và vì vậy, tổ chức có thể linh hoạt xây dựng các tiêu chí để xác định những khía cạnh môi trường nào là có ý nghĩa Mặc dù tiêu chuẩn không yêu cầu nhưng tổ chức hoàn toàn có thể đặt trọng số cho các tỉôu chí đánh giá và tiến hành xếp hạng các khía cạnh môi trường để

22

xác định xem đâu là khía cạnh môi trường có ý nghĩa Một cách khác để xác định khía cạnh môi trường có ý nghĩa là phương pháp sử dụng ý kiến đánh giá của chuyên gia Dù được xác định như thế nào thì các khía cạnh môi trường có ý nghĩa đều phải được tổ chức cân nhắc khi xây dựng các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường.

Những tiêu chí tổ chức có thể dùng khi xác định khía cạnh môi trường có ý nghĩa gồm:

■ Có tác động môi trường đáng kể dựa trên mức độ nghiêm trọng và tần suất xảy ra

■ Được điều tiết bởi luật pháp hay hiến pháp

í

■ Thuộc phạm vi yêu cầu trong nội bộ tổ chức

■ Có nguy hại tiềm ẩn đối với sức khỏe con người hay hiện trạng môi trường

■ Được khách hàng hay cộng đồng quan tâm

■ Có ảnh hưởng phá hoại hay làm lợi cho vẻ đẹp của cảnh quan tự nhiên

■ Có ảnh hưởng tiềm tàng đối với khí hậu

■ Gây cạn kiệt tài nguyên thiên nhiên

■ Nằm trong chính sách môi trường của tổ chức

2,2: Yêu cầu luật pháp và các yêu cầu khác

Phần này trong bộ tiêu chuẩn ISO 14001 rất rõ ràng và cụ thể Nó yêu cầu một tổ chức phải thiết lập và duy trì một qui trình nhằm nhận biết và cung cấp khả năng truy cập tới các yêu cầu luật pháp áp dụng đối với hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức Hơn thế, nếu tổ chức có ràng buộc bởi các yêu cầu khác - các cam kết tự nguyên, các yêu cầu của ngành hay yêu cầu nội bộ của tổ chức - thì những yêu cầu này cũng phâi là một bộ phận trong qui trình

Mặc dù mỗi quốc gia có một hệ thống các yêu cầu luật pháp về môi trường với mức độ phong phú và chiều sâu khác nhau nhưng nói chung thì hệ thống này ở hầu hết các nước phát triển đều đã tương đối hoàn chỉnh Hệ thống luật pháp môi trường ở các nước đang phát triển kém hoàn chỉnh hơn, nhưng các nước này lại có một lợi thế là có thể học tập kinh nghiệm của các nước đi trước Tuy nhiên, có một tình trạng chung ở các nước đang phát triển là cơ quan có thẩm quyền đôi khi quá vội vàng áp dụng những luật lệ mà cát đối tượng bị điều tiết hầu như không thể đáp ứng vì bản thân cơ sở hạ tầng giúp cho việc tuân thủ luật lệ đó cũng không tồn tại Trường hợp của Việt Nam là một điển hình rõ rệt Các tiêu chuẩn môí trường Việt Nam hiện nay chủ yếu là tham khảo từ nguồn nước ngoài, khi đem áp dụng một số lại trở

thành quá cao mà các đối tượng bị điều tiết hầu như không thể thỏa mãn được Các cơ quan quản lí môi trường địa phương không có đủ thiết bị để giám sát nhiều yếu tố môi trường, công nghệ xử lí, nhà thầu chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ xử lí chất thải nguy hại rất thiếu, khuôn khổ để xử lí những vi phạm luật pháp về môi trường đã cỏ nhưng điều kiện thực thi chưa có Do vậy, bộ tiêu chuẩn nhấn mạnh vào việc cam kết tuân thủ các qui định hiện hành trong chính sách môi trường chứ không coi việc tuân thủ hiện thời đối với các yôu cầu luật pháp như là một điồu kiện phụ thuộc đổ thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn Tất nhiên, nếu tổ chức chưa thỏa mãn các yêu cầu pháp luật hiện hành thì cần có những kế hoạch để thỏa mãn những yêu cầu ấy càng sớm càng tốt Bằng nhiều cách, ISO 14001 sẽ khuyến khích bảo vệ môi trường thậm chí kể cả khi cơ quan quản lí môi trường không giúp đỡ tổ chức được nhiều Sở dĩ như vậy là vì các nước đang phát triển, trong đó có Việt Nam, sẽ sử dụng bộ tiêu chuẩn này như một công cụ thúc ép các doanh nghiệp xây dựng và tôn trọng những thông lệ môi trường phổ quát tại tất cả các nước mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh

Quy trình nhận biết và tiếp cận các yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác về môi trường cần được chi tiết hóa theo từng bước, phân chia trách nhiệm cụ the cho từng người, nhóm người trong việc tìm hiểu và tiếp cận các yêu cầu về môi trường Tổ chức cũng cần định ra một cơ chế phê duyệt, phân loại,

24

thông tin, theo dõi cập nhật các yêu cầu này, đảm bảo rằng những người có trách nhiệm trong tổ chức phải nắm được những yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác về môi trường liên quan đến công việc của mình.

2.3: Mục tiêu và chỉ tiêu

ISO 14001 yêu cầu một tổ chức thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường, đồng thời duy trì các mục tiêu, chỉ tiêu này bằng văn bản Những thành phần càn được cân nhắc khi thiết lập mục tiêu, chỉ tiêu này gồm:

■ Những yêu cầu liên quan và yêu cầu khác ràng buộc tổ chức

■ Các khía cạnh môi trường có ý nghĩa của hoạt động, sản phẩm, dịch vụ

■ Những lựa chọn về công nghệ mà tổ chức hiện có

■ Các yêu cầu về tài chính, điều hành và kinh doanh của tổ chức

■ Quan điểm của các bên liên quan

Danh sách ngắn gọn này trên thực tế bao gồm rất nhiều chủ đề và đồng thời cũng cân nhắc đến cả các yêu cầu luật pháp và yêu cầu khác, tình hình hoạt động cụ thể của tổ chức và quan điểm của các bên liên qủan

Cũng cán bàn thêm đôi chút về "quan điểm của các ben liên quan" Trong tiêu chuẩn, quan điểm của các bên liên quan được định nghĩa là "cá nhân hay tập thể quan tâm đến hay bị ảnh hưởng bởi kết quả hoạt động môi trường của tổ chức" (mục 3.11 trong tiêu chuẩn ISO 14001) Cụm từ "quan tâm đến" khiến cho định nghĩa này trở nên rất rộng Các bên liên quan có thể là:

■ Các nhóm người ở xung quanh

■ Các tổ chức bảo vê môi trường

■ Cộng đồng dân cư nói chung

• Cư quan chính quyền

■ Nhân viên trong tổ chức

■ Cổ đông trong công ty

■ Khách hàng

Mặc dù bộ tiêu chuẩn không trực tiếp yêu cầu tổ chức phải tìm kiếm cho được những quan điểm của các bên liên quan, nhưng nó vẫn ngụ ý ngầm yêu cầu ấy khi nói rằng "tổ chức phải cân nhắc quan điểm của các bên liên quan khi xây dựng mục tiêu và chỉ tiêu" Do vậy, tổ chức cũng nên cân nhắc việc thiết lập những công cụ để tìm hiểu quan điểm của các bên liên quan, phù hợp với tổ chức và có thể chấp nhận được, tổ chức có thể tiếp cận quan điểm của các bên liên quan bằng cách:

■ Cử đại diện tham gia các cuộc họp của cộng đồng dân cư, của chính quyền địa phương

■ Tham gia các hoạt động diỗn tập phòng cháy chữa cháy, cứu nạn, ứng phó trong các tình huống khẩn cấp của địa phương

■ Hỗ trợ và hưởng ứng các chượng trình môi trường của địa phương

■ Thiết lập đường dây nóng cho phép cộng đồng dân cư địa phương liên lạc với bộ phận quản lí môi trường hoặc lãnh đạo của tổ chức

■ Tổ chức những chuyến tham quan các cơ sở hoạt động của tổ chức, dành cho đại diện cơ quan quản lí nhà nước, lãnh đạo các tổ Chức bảo vệ môi trường và những đối tượng khác

■ Tham gia các hoạt động của cộng đồng, của ngành nghề kinh doanh như: trao đổi thông tin, kỉ niêm ngày Môi trường thế giới, các hoạt động quản lỉ rác thải tại hộ gia đình

■ Điều tra phỏng vấn khách hàng

Cuối cùng, tiêu chuẩn yêu cầu các mục tiêu chỉ tiêu môi trường phải phù hợp với chính sách môi trường và cam kết ngăn ngừa ô nhiễm của tổ chức Chính sách môi trường là tầng thứ nhất trong khuôn khổ của hê thống quản lí môi trường và do đó, mục tiêu, chỉ tiêu phải phù hợp vói chính sách Cam kết ngăn ngừa ô nhiễm, một thành phần quan trọng của hệ thống quản lí môi trường, được nhấn mạnh lại ở đây và ở các thành phần khác của tiêu chuẩn

26

Quá trình xây dựng mục tiêu chỉ tiêu môi trường trên thực tế không hề đơn giản Những khó khăn chủ yếu đến từ việc khảo sát và phân chia chỉ tiêu giữa các đơn vị thành viên trong tổ chức Muốn theo dõi sát việc thực hiện mục tiêu chỉ tiêu thì tổ chức cần phải xác định rõ dơn vị nào cần phải hoàn thành bao nhiêu phần trăm trong một chỉ tiêu cụ thể Do đó, cần phải phân chia các chỉ tiôu của toàn bộ tổ chức thành những chỉ liêu nhỏ cho các đơn vị bộ phân, để có thể theo dõi và có biên pháp hỗ trợ các đơn vị này hoàn thành chỉ tiêu chung Tuy nhiên, muốn phân chia hợp lí các chỉ tiêu này cho một đơn vị thì tổ chức cần dựa trên số liệu về tình trạng hoạt dộng môi trường của đơn vị đó Ví dụ như việc tiêu thụ điện năng là một khía cạnh môi trường có ý nghĩa của tổ chức Để xác định cần giảm lượng tiêu thụ điện trong toàn bộ tổ chức xuống bao nhiêu phần trăm trong năm tới, tổ chức cần nắm được là ở khâu hoạt động nào tiêu thụ hết bao nhiêu điện năng Đồng thời, tổ chức phải tiến hành xây dựng định mức tiêu hao cho mỗi côrig đoạn hoạt động rối chia chỉ tiêu về mức tiết kiệm điên năng cho từng công đoạn Định kì, tổ chức có thể tiến hành theo dõi cụ thể tại từng đơn vị để nắm được tình hình thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu, từ đó có biện pháp hỗ trợ hay điều chỉnh mục tiêu, chỉ tiêu cho sát với tình hình thực tế

2.4: Chương trình quản lý môi trường

Triển khai một chương trình quản lý môi trường hiệu quả

Sau khi đã xây dựng được các mục tiêu, chỉ tiêu môi trường, bộ tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu tổ chức thiết lập và duy trì một chương trình quản lí môi trường để đạt được những mục tiêu, chỉ tiêu đó Cần lưu ý rằng trong tiêu chuẩn, cụm từ "chương trình quản lí môi trường" chỉ liên quan đến một chương trình nhằm đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu chứ không giống như thông lệ khi chương trình môi trường được coi như một chương trình quản lý chất thải, chương trình theo dõi lượng khí thải Chương trình này cần bao gồm đầy đủ các yếu tố: ai, bao giờ, và thế nào Nói cách khác, cần xác định được những điểm sau:

■ Phân chia trách nhiệm nhằm đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu ở từng bộ phận chức năng và từng cấp của tổ chức.

■ Khuôn khổ thời giản để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu

■ Phương thức để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu

Chương trình quản lý môi trường cần được cập nhật khi hoạt động, sản phẩm, dịch vụ của tổ chức có những thay đổi hay phát triển mới Có hai điểm có thể gây nhầm lẫn và có lẽ còn gây tranh cãi trong phần này của tiêu chuẩn Thứ nhất, đoạn "tại từng bộ phận chức năng và từng cấp của tổ chức" không được giải thích rõ trong tiêu chuẩn, vì vậy, tổ chức được tự qui định những bô phân chức năng hay cấp bậc phù hợp để đạt được các mục tiêu, chỉ tiêu Điểm này cần được cân nhắc hết sức cẩn trọng bởi nếu trách nhiệm được phân công đến những cấp thấp nhất của tổ chức (cá nhân) thì dễ gây thiếu nhất quán giữa các cấp, ngược lại nếu trách nhiệm dừng lại ở cấp quá cao (cán bộ quản lí hoặc nhân viên chuyên trách về môi trường) thì sẽ gây ra tính thụ động của nhân viên

Điểm thứ hai có thể gây hiểu nhầm trong phần nặy là yêu cầu về "phương thức" để đạt được mục tiêu, chỉ tiêu Những định nghĩa truyền thống của thuật ngữ "phương thức" có hai loại: "những phương tiện, phương pháp, hay công cụ để đạt được một đích nào đó" và "tiền bạc, tài sản hay các nguồn lực khác" (Funk và Wagnall, 1968) Hai loại định nghĩa này, trên thực tế, khác nhau đáng kể về bản chất Nếu sử dụng định nghĩa thứ nhất, tiêu chuẩn sẽ ngụ ý rằng chương trình quản lí môi trường cần bao gồm một kế hoạch hành động cho từng bộ phận và cấp bậc tổ chức Trong khi đó, nếu sử dụng định nghĩa thứ hai thì chương trình quản lí môị trường chỉ cần lên kế hoạch cung cấp đủ ngân sách và các nguồn lực là đù Theo chúng tôi, cần kết hợp cả hai loại định nghĩa này theo hướng gần nhất với thực tế, như thê thì chương trình quản lí môi trường sẽ tùy thuộc vào bề rộng và chiều sâu của các mục tiêu, chỉ liêu môi trường cũng như các bộ phân và câ'p bậc liôn quan Thử xem xét một ví dụ sau: mục tiêu của tổ chức là giảm lượng tiêu thụ điện năng 3% trong vòng 12 tháng Mục tiêu và chỉ tiêu này có thể ảnh hưởng tới

28

toàn bộ tổ chức nếu những hành vi cá nhân như tắt đến, điều hòa nhiệt độ và máy vi tính có thể tạo ra những thay đổi đáng kể trong việc tiêu thụ điện năng ở cấp tác nghiệp Nếu vậy, trách nhiệm để đạt được mục tiêu và chỉ tiêu trên phải được giao đến tận cá nhân Do đó, các nhân viên đều phải biết VC mục tiêu và chỉ tiêu tiết kiệm điện năng và biết họ phải làm thế nào để tiết kiệm Tuy nhiên, sẽ là không thực tế nếu buộc mỗi nhân viên phải có một kế hoạch hành động cá nhân về việc làm thê' nào để tiết kiệm điện Thay vào đó, kế hoạch tiết kiệm điện có thể được triển khai ở cap phòng ban, phân xưởng sản xuất, do người điều phối thiết bị thiết kế hoặc những người phù hợp và thông tin tới mọi nhân viên Kế hoạch hành động có thể bao gồm các bước:

■ Thông tin về mục tiêu và chỉ tiêu điên năng tới tất cả nhân viên

■ Thông tin về những hành vi mà nhân viên cần thực hiện để tiết kiệm điện, có thể ban hành thành nội qui sử dụng điện tại phòng ban, phân xưởng sản xuất và đối với thiết bị

■ Tìm hiểu phương thức sử dụng các loại đèn tiết kiệm điện dùng ở những nơi không cần quá sáng như lối đi trong hành lang, bảng chỉ dẫn

■ Lắp đặt bộ phận tự động ngắt điện cho đèn chiếu sáng trong phòng vào giờ buổi tối hoặc những ngày cuối tuần

Để hoàn thiện chương trình quản lí môi trường, kê' hoạch hành động cần bao gồm cả nhân sự có trách nhiệm cho mỗi hành động và phân chia ngân sách (nếu cần), cũng như khuôn khổ thời gian Mặt khác, tổ chức có thể đặt ra những mục tiêu cho từng năm trong kê' hoạch giảm 3% lượng tiêu thụ điện năng trong vòng 3 năm như sau:

■ Năm thứ nhất: áp dụng các biện pháp giảm đối với vận hành thiết bị

■ Năm thứ hai: áp dụng các biện pháp giảm đối với quá trình sản xuất

■ Năm thứ ba: áp dụng các biện pháp giảm đối với khu vực vãn phòng

Trong trường hợp này, các bộ phân liên quan sẽ khác nhau theo từng năm như sau:-

■ Năm thứ nhất: Các bộ phận liên quan bao gồm các nhân viên quản trị thiết bị

■ Năm thứ hai: Các bộ phận liên quan bao gồm các nhân viên quản trị thiết bị và kĩ sư thuộc bộ phận sản xuất

■ Năm thứ ba: Các bộ phận liên quan bao gồm các nhân viên quản trị thiết bị, kĩ sư thuộc bộ phận sản xuất và nhân viên văn phòng

Điều quan trọng ở đây là phải xác định rõ ràng ai là người chịu trách nhiệm đối với mỗi công việc trong chương trình thực hiện mục tiêu giảm tiêu thụ điện năng Trong ví dụ này, nhân viên quản trị thiết bị sẽ áp dụng các biên pháp làm giảm tiêu thụ điện năng xuống 3% trong năm đầu tiên, sau đó sẽ duy trì các biện pháp giảm này trong năm thứ hai và ba Các kĩ sư thuộc bộ phận sản xuất sẽ áp dụng các biện pháp để làm giảm lượng tiêu thụ điện năng trong năm thứ hai xuống 3%, và duy trì các biện pháp này trong năm thứ ba Cuối cùng thì toàn bô nhân viên trong tổ chức sẽ cùng thực hiện các biện pháp giảm tiêu thụ điện năng trong năm thứ ba để đạt mức giảm 3% Cần nhắc lại rằng kế hoạch hành động cần phải bao gồm cả nhân sự cũng như ngân sách cụ thể, trong trường hợp này, khuôn khổ thời gian đã được xác định trước

Cuối cùng, tổ chức cần đảm bảo rằng các mục tiêu và chỉ tiêu là thực tế Nếu tổ chức không thể hoàn thành được các mục tiêu và chỉ tiêu này theo đúng thời gian đã định, cần có ngay kế hoạch thay thế đảm bảo sẽ hoàn thành được trong tương lai gần Nếu tổ chức xác định được rằng những mục tiêu và chỉ tiêu là quá tham vọng thì họ cần thiết lập những mục tiêu và chỉ tiêu mới

Một số khuyến nghị khi áp dụng chương trình quản lí môi trường:

■ Xác định một cách thận trọng và rõ ràng các bộ phận và cấp bậc liên quan đến việc thực hiện mục tiêu, chỉ tiêu

■ Cân nhắc thân trọng xem có cần thiết phải xây dựng một kế hoạch hành đông hay không và nếu có thì triển khai đến cấp nào

■ Giữ cho chương trình sát với thực tế

■ Thông tin cho tất cả những người liên quan về chương trình, kể cả những người ở bộ phận bên ngoài

■ Điều chỉnh lại chương trình theo những thay đổi trong hoạt động, sản phẩm và dịch vụ

■ Thờ ơ với chương trình - hãy luôn chú ý tới nó

■ Quên rằng điểm mấu chốt của tiêu chuẩn là cải thiện liên tục - mọi thứ không nhất thiết phải được hoàn thành cùng một lúc

3.1: Cơ cấu và trách nhiệm

Chúng ta đã thảo luận qua những yêu cầu chung, chính sách môi trường và phần lập kế hoạch của tiêu chuẩn ISO 14001 Như đã lưu ý trong phần 1, cam kết của lãnh đạo cao nhất đóng vai trò quan trọng nhất đối với sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lí môi trường Việc bổ nhiệm một đại diện của lãnh đạo cao nhất để lập kế hoạch, áp dụng, vân hành, theo dõi và chỉnh đốn hệ thống quản lí môi trường cũng rất quan trọng Người đại diện này cũng làm nhiệm vụ báo cáo để lãnh đạo cấp cao nhất xem xét những kết quả hoạt đông của hệ thống quản lí môi trường, từ đó tạo cơ sở để cải tiến hệ thống

- Xác định vai trò và trách nhiêm

Hướng tiếp cận của ISO 14001 cũng rất linh hoạt khi đề cập tới việc xác định những yêu cầu về cơ cấu và trách nhiệm Một cách chính xác, người lãnh đạo sẽ cân cứ vào những tình huống cụ thể của tổ chức để xác định ai là người có quyền và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ khác nhau nhằm thúc đẩy hoạt động của hệ thống quản lí môi trường Sẽ khồng có bất kì một phương pháp nào là duy nhất đúng để xác định cơ cấu, trách nhiệm và quyền hạn Tuy nhiên, thông tin về việc xác định những yếu tố này là cần thiết nhằm biến hệ thống quản lí môi trường trở nên chỉ phụ thuộc vào hệ thống tổ chức công việc chứ không phụ thuộc vào con người cụ thể Đây là một ưu điểm nổi bật của tiêu chuẩn ISO 14001 Những yêu cầu cụ thể đối với mục này của tiêu chuẩn được tóm tắt như sau:

■ Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn phải được xác định, lập thành văn bản và thông tin tới những người liên quan

■ Lãnh đạo cần cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để áp dụng và kiểm soát hệ thống quản lí môi trường

■ Các nguồn lực cần bao gồm nguồn nhân lực với những kĩ năng cụ thể phù hợp, công nghệ và tài lực

■ Lãnh đạo cấp cao nhất phải bổ nhiệm một hoặc nhiều đại diện để thiết lập, Xây dựng và áp dụng hệ thống quản lí môi trường

■ Lãnh đạo cấp cao nhất phải bổ nhiệm một hay nhiều đại diện để báo cáo về kết quả hoạt động của hệ thống quản lí môi trường, giúp lãnh đạo cấp cao nhất xem xét và tạo ra cơ sở để cải tiến hệ thống

Như trên, chúng ta có thể thấy, bước đầu tiên để thỏa mãn yêu cầu trong mục này của tiêu chuẩn là xác định, lập thành văn bản và thông tin về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn Yêu cầu về thông tin này rất điển hình trong tiêu chuẩn ISO 14001 bởi vì việc trao đổi thông tin giữa các cấp liên quan trong toàn bộ hệ thống là công cụ để dẫn dắt trách nhiệm xuống tới những bộ phận

32

cốt lõi của tổ chức Quá trình thông tin về vai trò, trách nhiệm, quyền hạn có thể được thực hiện theo những cách sau:

■ Dán sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lí môi trường lên bảng tin của từng bộ phận hoặc của toàn bộ tổ chức, trong đó chú thích đầy đủ tên và trách nhiệm của từng người

■ Tổ chức các cuộc họp tại từng bộ phận để trình bày về vai trò, trách nhiệm và quyền hạn tới từng nhân viên

■ Triển khai các chiến dịch nâng cao nhận thức về hệ thống quản lí môi trường và trình bày tới lãnh đạo cấp cao nhất, lãnh đạo các bộ phận, những nhân viên chuyên trách về môi trường và các nhân viên tác nghiệp

■ Tạo điều kiện để mọi nhân viên trong tổ chức có thể truy cập tới sơ đồ tổ chức của hệ thống quản lí môi trường thông qua mạng vi tính cục bộ

■ Phân phát bản tin định kì tới nhân viên trong tổ chức, cung cấp những thông tin về cơ cấu và trách nhiệm trong hệ thống quản lí môi trường

Yêu cầu thứ hai trong mục này của tiêu chuẩn là việc cung cấp những nguồn lực cần thiết để áp dụng và kiểm soát hệ thống quản lí môi trường, và trong đó cần phải bao gồm nhân lực, công nghệ và tài lực Cuối cùng, lãnh đạo cấp cao nhất phải bổ nhiệm một hoặc nhiều đại diện cụ thể, những người, bất kể công việc khác của họ trong tổ chức là gì, làm công việc nào theo dõi và báo cáo lên lãnh đạo cấp cao nhất về tình trạng cũng như tiến triển của hệ thống quản lí môi trường

Trên thực tế, việc mô tả một hệ thống quản lí môi trường thông qua sơ đồ thường được các tổ chức áp dụng Tuy nhiên, cũng có vô số những vướng mắc mà các tổ chức thường gặp phải trong việc sử dụng sơ đồ này, thường thì sơ đồ không thể hiện được thực sự chính xác phương thức tổ chức của hệ thống quản lí môi trường Các mới quan hê giữa các bộ phận hoặc con người cụ thổ trong hê thống quản lí môi trường thường khó có thể biổu diỗn bằng một loại quan hệ duy nhất Có mối quan hệ là chỉ đạo, hợp tác, nhưng cũng có những mối quan hệ chỉ là tham vấn, trao đổi Đặc biệt là khi hệ thống

quản lí môi trường được xây dựng trên cơ sở một hệ thống quản lí tổ chức đã có săn, tức là các mối quan hê trong các lĩnh vực khác đều đã định hình rõ ràng, việc tạo ra những mối quan hệ mới có thể sẽ gây ra chồng chéo, thậm chí là mâu thuẫn giữa các bộ phận Chúng tôi xin đưa ra một khuyến nghị cho vấn đề này, đó là sử dụng những dạng mũi tên khác nhau để biểu thị những loại quan hệ khác nhau trong hệ thống quản lí môi trường Từ đó, tổ chức có thể nhân rõ và chỉ ra được các mối quan hô trong hộ thống quản lí môi trường và điều chỉnh nếu thực tế có vướng mắc Khi có vướng mắc về mặt tổ chức, cần lập tức tiến hành điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, tuyệt đối tránh tình những mâu thuẫn trong tổ chức hoạt động Công việc quản lí môi trường là một công việc khó khăn và đa dạng, đòi hỏi sự nhất trí cao trong tổ chức điều hành và vì vậy, mọi mâu thuẫn về tổ chức cần được chấn chỉnh càng sớm càng tốt.

Một khó khăn thường gặp nữa xuất phát từ một thực tế điển hình tại các tổ chức mà người đại diện lãnh đạo về môi trường làm công việc kiêm nhiệm Người này, do làm công việc mồi trường kiêm nhiệm nên trên thực tế vẫn thuộc một bộ phận khác, thậm chí là nhân viên tác nghiệp chứ không phải làm công việc quản lí Chính vì vậy, đại diện lãnh đạo về môi trường, mặc dù có vai trò cao trên lí thuyết, lại thường có ít quyền lực trên thực tế do thường xuyên phải đối mặt với những quan hệ tế nhị trong tổ chức Khi cần thương lượng về nguồn lực hay ảnh hưởng của cóng việc quản lí môi trường thì người đại diện này thường không có đủ sức mạnh, và do đó chức năng quản lí môi trường trở nên yếu thế trước các chức năng tác nghiệp khác trong việc phân chia nguồn lực Nếu lãnh đạo cấp cao nhất không can thiệp thì chức năng quản lí môi trường rất dễ bị chìm nghỉm trong mớ công việc bộn bề của tổ chức Mặt khác, nếu đại diện lãnh đạo không phải ở vị trí quản lí mà làm tác nghiệp thì rất khó chỉ huy và điều hành một hệ thống phức tạp và đa dạng như hệ thống quản lí môi trường Do vậy, tổ chức cần cân nhắc hết sức thận trọng khi bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về quản lí môi trường Với vai trò to lớn của người đại diện này, một sự bổ nhiệm sai lầm có thể làm hỏng tất cả những nỗ lực xây dựng hệ thống quản lí môi trường, cần nhớ, người có

'34