Bài mẫu báo cáo thực tập đề tài "Tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu"

Bài mẫu báo cáo thực tập với đề tài "Tìm hiểu quy trình xuất nhập khẩu" giúp các bạn sinh viên tham khảo báo cáo về đề tài xuất nhập khẩu, giúp các bạn sinh viên hình dung rõ hơn khi viết về đề tài này.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC

KHOA -  -

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

Đề tài:

TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU

SV thực tập: Lớp:

MSSV: GVHD: Nơi thực tập:

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2024

TRƯỜNG KHOA

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU QUY TRÌNH XUẤT NHẬP KHẨU

SV thực tập: Lớp:

MSSV: GVHD: Nơi thực tập:

Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2024

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường vì đã tạo điều kiện choem có cơ hội được thực tập tại doanh nghiệp Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn sâusắc đến các quý Thầy/Cô Khoa và đặc biệt là ngành đã tận tình truyền đạt những kiếnthức cùng những kinh nghiệm quý báu cho em trong suốt bốn năm đại học Những thànhquả mà em đã đạt được cho đến ngày hôm nay đều là nhờ sự diều dắt của Thầy/Cô

Để em có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập một cách hoàn chỉnh nhất, em muốnbày tỏ lòng biết ơn đến sự giúp đỡ của cô , người phụ trách hướng dẫn em hoàn thành bàibáo cáo thực tập Bên cạnh đó, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến anh/chị , anh/chịlà người hướng dẫn và là người tạo điều kiện cho em có thể thực tập tại doanh nghiệp, cảmơn chị đã truyền đạt lại những kinh nghiệm quý báu, hướng dẫn nhiệt tình từ những điềunhỏ nhặt nhất giúp em nhanh chóng hòa nhập vào môi trường công ty mình Em cũng cảmơn các anh chị trong công ty đã bỏ thời gian công sức, tận tình hướng dẫn công việc choem, luôn quan tâm giúp đỡ em cho em từ những ngày đầu em bước vào công ty, nhữngkiến thức quý báu đó chắc chắn sẽ là một phần hành trang quan trọng giúp em có thể tự tinbước vào đời

Với hai tháng thực tập ngắn ngủi tại doanh nghiệp nhưng em đã tiếp thu được rấtnhiều kiến thức bổ ích cho tương lai Nhờ thực tập mà em có thể đúc kết lại những kiếnthức đã được học tại trường và kết hợp cùng với những kiến thức mới tại doanh nghiệp, từđó giúp em hiểu rõ hơn về ngành logistics xuất nhập khẩu, cọ xát với thực tế, vững hơn vềkiến thức đã học tại nhà trường

Dù đã rất cố gắng, tuy nhiên với thời gian thực tập ngắn ngủi cùng với kiến thức cóhạn, vì vậy bài báo cáo thực tập của em không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy/Cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.Lời cuối cùng em xin kính chúc tất cả các Thầy/Cô có thật nhiều sức khỏe để có thể diềudắt các thế hệ học trò trong tương lai

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM KẾT

Em xin cam kết với Nhà trường cùng Ban giám hiệu Khoa rằng bài báo cáo thực

tập với đề tài “Tìm Hiểu Quy Trình Xuất Nhập Khẩu” được em xây dựng và hoàn thành

trong quá trình thực tập tại doanh nghiệp Tất cả các thông tin và nội dung đều được khaithác trực tiếp tại bộ phận chứng từ của công ty Em xin cam đoan toàn bộ nội dung bàibáo cáo là trung thực, minh bạch Nếu có phát hiện bất kỳ nội dung nào sai sự thật, em sẵnsàng chịu mọi trách nhiệm

Em xin chân thành cảm ơn!

TP HCM, ngày 01 tháng 04 năm 2024

Người làm báo cáo

2

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU/ CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG/ BIỂU/ HÌNH/ SƠ ĐỒ

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM KẾT

DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU/ CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG/ BIỂU/ HÌNH/ SƠ ĐỒ

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP

1.1 Tổng quan về đơn vị thực tập

Tên công ty: Tên quốc tế: Ban giám đốc: Mã số thuế: Ngày thành lập: Email:

Website: Địa chỉ trụ sở chính:

6

1.2 Lĩnh vực hoạt động

Công ty cung cấp những dịch vụ với giá cả cạnh tranh như: Dịch vụ khai báo Hải quan, đại lý khai thuê Hải quan. Dịch vụ giao nhận hàng hóa

 Dịch vụ vận tải đường bộ. Dịch vụ vận tải đường biển. Dịch vụ vận tải đường hàng không. Các dịch vụ hỗ trợ khác cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa. Tư vấn về khai Hải quan, tính thuế, áp mã, áp giá Hải quan và chính sách thuế khách

có liên quan. Tư vấn các vấn đề liên quan về xuất nhập khẩu và thủ tục Hải quan của các nước

khác nơi có hàng Việt Nam xuất khẩu đến

1.3 Định hướng phát triển

Định hướng của Công ty :

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG THÀNH

VIÊNGIÁM ĐỐC

HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

TẠP VỤ

BẢO VỆ

PHÓ GIÁM ĐỐC NGHIỆP VỤPHÒNG

NGHIỆP VỤNGHIỆP VỤĐIỀU ĐỘ XE

TẢIPHÒNG SAU

THÔNG QUAN

PHÒNG VẬN TẢIKỸ THUẬT TÀI XẾ VÀ PHỤ XEĐIỀU ĐỘNG

XE CON

PHÓ GIÁM ĐỐC LOGISTICS

PHÒNG GIAO NHẬN

PHÒNG KINH DOANHPHÒNG KẾ TOÁN HML

HÌNH 1.1 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

1 Không ngừng hoàn thiện các dịch vụ theo hướng chuyên nghiệp, chú trọng hiệu quảcông việc, cam kết tuân thủ theo đúng các yêu cầu luật định;

2 Bảo đảm chất lượng dịch vụ nhằm thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, tạo lòng tin lâudài cho các đối tác và tương lai vững chắc cho sự phát triển của công ty;

3 Đảm bảo không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệpcho toàn thể nhân viên, phấn đấu tất cả các nhân viên làm việc với Hải Quan đều đượccấp chứng chỉ hành nghề nghiệp vụ hải quan, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ;4 Thiết lập, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu của

tiêu chuẩn ISO 9001:2015;5 Phấn đấu trở thành doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận, mở tờ khai và

vận chuyển hàng đầu Việt Nam

8

CHƯƠNG 2 MỤC ĐÍCH VÀ NỘI DUNG THỰC TẬP

2.1 Mục đích

Thực tập tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đàotạo Sau khi trải qua 3 năm ngồi trên ghế nhà trường, tích lũy cho mình vốn kiến thứcnhưng chỉ là mặt lý thuyết, lý luận nhất định mà chưa có kinh nghiệm thực tế, nhằm củngcố và nâng cao kiến thức đã học tại trường, vận dụng kiến thức thực tiễn thì thực tập chínhlà chìa khóa quan trọng Thực tập chính là thời điểm vàng để em có thể học hỏi kinhnghiệm về mọi mặt thông qua tiếp xúc với các Ban lãnh đạo, các cán bộ nhân viên trongmôi trường làm việc

Vì vậy thực tập không chỉ là điều kiện để sinh viên tốt nghiệp mà thực tập còn giúpsinh viên định hướng nghề nghiệp sau khi ra trường và phát huy tốt khả năng tư duy củamình, từ đó em có thể có cái nhìn mới hơn về nghề nghiệp sau của mình, nhận ra bản thânmình có phù hợp với ngành nghề mà em đã thực tập không

2.2 Nội dung thực tập

Trong quá trình hai tháng thực tập tại doanh nghiệp, em được học tập và trau dồikiến thức về lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa dưới hướng sự hướng dẫn của chị cùngvới sự giúp đỡ của các anh chị nhân viên khác trong công ty

Công việc trong hai tháng thực tập của em tại doanh nghiệp từ ngày 02/01 đến ngày02/03 chủ yếu bao gồm: Tìm hiểu các phòng ban của doanh nghiệp, đọc hiểu bộ chứng từ,các bước thực hiện kiểm tra lịch tàu và đặt lịch tàu, các bước làm vận đơn đường biển, tìmhiểu quy trình làm hàng xuất nhập khẩu

2.3 Nội dung công việc được phân công

Công việc chính của em trong hai tháng thực tập tại doanh nghiệp là tìm hiểu cácquy trình hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển Em được phân công vào bộ phận chứngtừ (Document Department), vì bộ phận chứng từ có nhiệm vụ chịu trách nhiệm hoàn toànvề tất cả các chứng từ, văn bảng liên quan trong việc xuất nhập khẩu hàng hóa, vì vậytrong ba tuần đầu em được chị và các anh chị nhân viên trong bộ phận chứng từ hướngdẫn đọc hiểu và giải thích cặn kẽ các loại chứng từ

Trong tuần đầu, em được chị định hướng kế hoạch thực tập tại doanh nghiệp cầnlàm những gì, sau đó giải thích khái quát quá trình để xuất nhập khẩu một lô hàng đến cácnước như thế nào Sau khi được nghe giải thích quá trình xuất nhập khẩu, em nhận ra khimột lô hàng hóa muốn xuất nhập khẩu ra nước ngoài cần phải trải qua rất nhiều bộ phậnnhư bộ phận chứng từ, khai hải quan, vận chuyển nội địa và vận chuyển quốc tế Sau khigiải thích khái quát về quy trình xong, vì em được phân công vào bộ phận chứng từ nên emđược giao một bộ chứng từ đầy đủ về xuất khẩu một lô hàng hóa mà các anh chị đã làm.Nhiệm vụ của tuần đầu là đọc hiểu bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm hợp đồng xuất nhậpkhẩu (Contract), hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu chi tiết hàng hóa (Packinglist) cùng các loại chứng từ khác, mặc dù trong ngành tiếng Trung thương mại em đã họcqua môn tiếng Trung xuất nhập khẩu nhưng khi cầm trong tay một bộ chứng từ em lạikhông biết mình cần đọc những thông tin gì, những thông tin nào mới là quan trọng Sauđó, mỗi ngày em đều được nhận và đọc hiểu một bộ chứng từ của khách hàng, em đã tìmhiểu cách đọc và chọn lọc thông tin thông qua sự hướng dẫn của chị , song song đó emlên các trang mạng của các doanh nghiệp logistics để tìm hiểu thêm và trau dồi kiến thứccó liên quan

Tuần thứ hai, chị vẫn cho em các bộ chứng từ về khách hàng để em đọc chonhuần nhuyễn Để nâng độ khó hơn, chị yêu cầu em vừa đọc các chứng từ khách hàng,chọn lọc thông tin trên bộ chứng từ, từ đó so sánh với các bộ chứng từ khách hàng khác.Bên cạnh đó, chị còn hướng dẫn em thêm cách kiểm tra lịch tàu, cách chọn lọc thông tincần thiết để đặt lịch tàu (booking confirmation) Ban đầu vì kiến thức liên quan về dịch vụtiếp vận (logistics service) có hạn nên em còn khó khăn trong việc đọc hiểu thông tin,nhưng sau một tuần ngồi mày mò tìm hiểu và được các anh chị trong công ty hướng dẫntận tình, em đã dần thích nghi với môi trường làm việc, tốc độ đọc hiểu các bộ chứng từkhách hàng nhanh hơn Sau hai tuần thực tập, em tích lũy thêm được nhiều kiến thức hơnvề mảng chứng từ logistics

Công việc ở tuần thực tập thứ ba và tuần thứ tư của em chính là vẫn đọc hiểu bộchứng từ khách hàng, song song đó chị giao cho em nhiệm vụ mới đó là cách nhận biếtcác loại vận đơn quan trong trong vận chuyển đường biển như vận đơn điện giao hàng(Surrendered Bill of Lading), giấy gửi hàng đường biển (Seaway Bill) và vận đơn gốc(Original Bill of Lading), cần chú ý những gì khi nhận biết các loại bill đó, các ưu điểm vànhược điểm của các loại bill và nên chọn các loại bill nào cho phù hợp nhất Sau đó đến

10

tuần thứ tư, em được giao nhiệm vụ mới hơn và khó hơn chính là tìm hiểu và phân biệt vậnđơn Master Bill và House Bill, vì đây là một trong những loại vận đơn cực kỳ quan trọngnên em dành cả ba ngày liền để tìm hiểu chúng Em phải tìm hiểu các thuật ngữ có trongvận đơn và các thông tin có trong vận đơn, phân biệt đâu là vận đơn do hãng tàu cung cấpvà đâu là vận đơn do công ty (Forwarder) cung cấp.

Vào tuần thực tập thứ năm và thứ sáu, em được thử sức trong một nhiệm vụ mớichính là tìm hiểu các bước và đi vào thực hành làm vận đơn đường biển House Bill ofLading, làm bảng chi tiết hàng hóa (Shipping Instruction) và bảng cân khối lượng hàng hóa(Verified Gross Mass) Trong hai tuần, ban đầu em tra cứu các cách làm bảng chi tiết hànghóa, bảng cân khối lượng hàng hóa và các bước làm vận đơn đường biển như thế nào thôngqua các trang chuyên về mảng xuất nhập khẩu, song song đó em được chị cùng phòngban giải thích và hướng dẫn cặn kẽ các bước làm như thế nào, phải dựa vào thông tin nàođể hoàn thiện và hướng dẫn em cách trình hai bảng đó lên trang web của hãng tàu đã đặt.Vì đã trải qua bốn tuần thực tập nên em đã có kinh nghiệm hơn trong công việc nên vàotuần thứ năm và tuần thứ sáu, em bắt đầu trực tiếp được áp dụng các lý thuyết đã học vừaqua tại doanh nghiệp Trong quá trình làm trực tiếp, em nhận ra rằng những kiến thức màem tích lũy trên nhà trường là chưa đủ, có rất nhiều những từ ngữ mới em chưa được họcqua, các hãng tàu khác nhau sẽ có một cách làm khác nhau, buộc em phải trau dồi thêmkiến thức chuyên môn

Vào tuần bảy và tuần tám, sau khi tìm hiểu và trực tiếp làm các chứng từ để vậnchuyển hàng hóa lên tàu, em được chị hướng dẫn các thao tác để kiểm tra container lêntàu chưa, khi tàu cập cảng đến thì mình kiểm tra như thế nào Sau đó, em được chị tổnghợp lại các kiến thức đã học, các cách thực hiện để làm các chứng từ và trình các chứng từlên các trang web như trang web của hãng tàu, trang web cổng thông tin một cửa quốc giacủa nhà nước Ở tuần cuối cùng của đợt thực tập, em được các anh chị nhân viên ở bộphận chứng từ hướng dẫn toàn bộ một quy trình đầy đủ về hàng xuất và hàng nhập từ lúcnhận thông tin của khách hàng gửi cho đến khách nhận được lô hàng hóa đó

Trải qua tám tuần thực tập tại doanh nghiệp, em đã tích lũy thêm được nhiều kiếnthức bổ ích về mảng logistics, nâng cao kỹ năng văn phòng, đồng thời có tiến bộ hơn trongkỹ năng đọc hiểu các thông tin chứng từ Trong công việc, em dần học được cách chủ độngtìm tòi và học hỏi hơn, học cách quan sát các anh chị nhân viên làm việc, rèn luyện chobản thân tính kiên nhẫn và dần hoàn thiện bản thân mình hơn

2.4 Phương pháp thực hiện

Về phương pháp thực hiện, chủ yếu em tự tìm tòi và học hỏi thông qua các trangweb chính thống của các doanh nghiệp, đồng thời thông qua cách chỉ dẫn và quan sát từcác anh chị nhân viên trong công ty

 Đọc hiểu bộ chứng từ khách hàng:

Bước 1: Đọc sơ lược bộ chứng từ khách hàng (Contract, Invoice, Packing list)Bước 2: Tìm hiểu những từ chuyên ngành trong hợp đồng, gạch dưới những thôngtin quan trọng trong bộ chứng từ như Shipper, Cnee, CBM

Bước 3: Kiểm tra những thông tin trong bộ chứng từ có trùng khớp với nhau không

 Các bước thực hiện kiểm tra lịch tàu, chọn lọc thông tin cần thiết và đặt lịchtàu:

Bước 1: Liên hệ khách hàng để xin thông tin cần thiết như thông tin của hàng hóa,ngày ra hàng, hàng đi tuyến gì, ETD – ETA, số container

Bước 2: Tìm kiếm những hãng tàu nào đi tuyến phù hợp với hàng hóa, ví dụ nhưhãng KMTC Line, CK Line, SINOKOR đi tuyến Hàn Quốc; YANGMING, SITC đituyến Trung Quốc

Bước 3: Gọi cho bộ phận chăm sóc khách hàng (Customer Service) của hãng tàuhoặc lên web của hãng tàu, vào mục lịch trình (Schedule) của hãng tàu để kiểm tratàu còn chỗ không

 Cách phân biệt các loại vận đơn (MBL – HBL):

Bước 1: Tìm hiểu vận hơn MBL và HBL là gì và chức năng của hai loại vận đơnđó

13

Bước 2: Phân biệt hai loại vận đơn MBL và HBL theo chủ thể cấp vận đơn.Bước 3: Phân biệt MBL dựa vào tên và logo của hãng tàu trên đầu trang vận đơn.

 Cách khai báo bảng chi tiết hàng hóa và bảng cân khối lượng hàng hóa:

Bước 1: Tìm hiểu bảng chi tiết hàng hóa và bảng cân khối lượng hàng hóa là gì vàlý do khai báo

Bước 2: Chọn lọc những thông tin quan trọng cần thể hiện rõ trên bảng chi tiết hànghóa và bảng cân khối lượng hàng hóa

Bước 3: Lựa chọn cách khai báo, có hai cách khai báo phổ biến là khai báo trựctuyến trên website của hãng tàu và khai báo qua email

 Các bước làm vận đơn đường biển HBL:

Bước 1: Chọn lọc những thông tin cần thiết để thể hiện trên HBL.Bước 2: Điền những thông tin đã chọn lọc vào mẫu có sẵn của công ty

 Tìm hiểu quy trình làm hàng xuất và hàng nhập:

 Quy trình làm hàng xuất:1 Nhận thông tin của khách hàng (tên hàng, số lượng, số lượng container, ).2 Gửi lịch tàu và báo giá

3 Đặt chỗ với hãng tàu.4 Nhận bộ chứng từ khách hàng.5 Làm SI và VGM và trình cho hãng tàu để lấy MBL.6 Làm HBL và gửi cho khách hàng

7 Thanh toán giấy báo nợ (Debit note) của hãng tàu.8 Gửi giấy báo nợ (Debit note) của công ty cho khách hàng 9 Cập nhật lịch trình vận chuyển

 Quy trình làm hàng nhập:1 Nhận bộ giấy tờ thông báo lô hàng (Pre-alert).2 Nhận mã hồ sơ phân quyền của hãng tàu.3 Khai báo thông tin lô hàng với hải quan (khai Manifest) còn gọi là trình hải quan

một cửa trên cổng thông tin một cửa quốc gia.4 Nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice), thanh toán tiền cho hãng tàu để nhận

lệnh giao hàng điện tử (EDO).5 Tách MBL thành HBL trên trang website Eport