đồ án cơ sở dữ liệu đề tài quản lý bán nhập hàng

Thông tin khách hàng: Thương mại điện tử hỗ trợ cung cấp các thông tin về hành ví mua hàng của khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và nghiên cứu về thị trường dé cai thiện sản phẩm

DE TAI: QUAN LY BAN - NHAP HANG

Phan Hoàng Minh Tuấn

Lê Dương Thảo Ngô Thị Châm Anh Phạm Thế Sang

(K214060394) (K214060420) (K214061745) (K214061733) (K214060410)

MỤC LỤC

PHAN I: THUONG MAI DIEN TU TAI VIET NAM HIỆN NAY

1 Thực trạng thương mại điện tử tại Việt Nam hiện nay

2 Nhận định của nhóm

Phần II: GIỚI THIỆU MÔ HÌNH KINH DOANH

1 Ý tưởng kinh doanh

1.1 Ý tưởng

1.1.1 Ý tưởng kinh doanh

1.1.2 Giới thiệu Fashion Frenzy

2 Các chức năng kinh doanh chính

2.1 Ma trận các chức năng kinh doanh chính và thực thể chính

2.2 Quy trình mua - nhập hàng từ nhà cung cấp

2.3 Quy trình bán hàng cho khách hàng

2.4 Quy tắc kinh doanh

PHAN II THIET KE CSDL LOGIC

PHAN IV THIET KE CSDL VAT LY

4 Vấn tin tạo table trong SSMS

PHAN V DANH GIA MO HINH HOAT DONG

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hinh 4; So d6 quy trinh nhap hang cecccccccecescesseeeessesesesesesseseeseeseesseteesesees 15 Hình 5: So d6 quy trinh ban hang cceccccccccecsessesessesecsessceeseseseseveessevsesesevecsess 19

PHAN I: THUONG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY

1 Thực trạng thương mại điện tử tại Việt Nam hiện nay

Ngày nay, với sự phô biến trên toàn cầu của Internet thì những hình thức mua bán mới như thương mại điện tử đã và đang dần khang dinh vi tri cha minh.O Viét Nam thì thương mại điện tử cũng đang là một xu thế với nhiều hình thức như mua hàng trên web, qua app điện thoại,

Thị trường thương mại điện tử tại Việt Nam được đánh giá là một thị trường phát triển nhanh và là một trong những thị trường thương mại điện tử phát triển nhanh nhất ở Đông Nam A

Hiện nay, Thương mại điện tử đã có nhiều sự đầu tư về hạ tầng công nghệ, hành lang pháp lý cũng như nhận thức của các doanh nghiệp về ứng dụng thương mại điện tử cũng đã tăng lên Tuy nhiên sự phát triển, doanh số tạo ra từ thương mại điện

tử còn chưa tương xứng vì tâm lý e ngại, thói quen mua hàng truyền thống của người

sử dụng

Quy mô thị trường thương mại điện tử Việt Nam hiện đạt 5 tỷ USD, tốc độ tăng trưởng lên tới 81%.(Theo báo cáo e-Conomy SEA 2019 do Google và Temasek công bố), đứng thứ 2 đông nam á sau Indonesia

Theo kết quả khảo sát của Cục Thương mại điện tử - Bộ Công Thương năm

2020 cho thấy mạng xã hội tiếp tục là kênh marketing phố biến nhất của các doanh nghiệp Tỷ lệ mua bán qua mạng xã hội đạt hiệu quả cao là 45%, qua website la 32%

và qua ứng dụng di động là 22% (Sapo, 2017) Hiện nay, các sàn thương mại điện tử đang nỗi lên như những kênh mua hàng trực tuyến được nhiều người nhất là bộ phận giới trẻ ưa thích như Shopee, Lazada

Thương mại điện tử những năm gần đây đã có những bước chuyển mình mạnh

mẽ đề vươn lên thành 1 phần của nên kinh tế thương mại Việc người dùng dang dan quen thuộc và sử dụng thương mại điện tử đa kênh thì thương mại điện tử đã, đang và

sẽ là một xu hướng mua săm phô biên tại nước ta

2 Nhận định của nhóm

Từ thực trạng của ngành thương mại điện tử đã nêu ở trên, có thể khắng định được thương mại điện tử (đặc biệt là thương mại điện tử ở Việt Nam) đã và đang trở thành đầu tàu trong sự phát triển của ngành kinh tế số Đồng thời thấy được tiềm năng phát triển của thương mại điện tử ở Việt Nam là vô cùng lớn, đây là cơ hội tốt để các doanh nghiệp Việt Nam “khai phá”, mở rộng sự phát triển và góp phần tạo nên điện mạo mới cho nền kinh tế nước nhà trong tương lai

Những đầu tư về hạ tầng công nghệ, hành lang pháp lý, nhận thức doanh nghiệp là những hành động cũng như giải pháp nhằm cải thiện sự phát triển thương mại điện tử ở Việt Nam và khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong lĩnh vực này Các doanh nghiệp cần phải tập trung đến chất lượng thông tin đữ liệu trong nội bộ tô chức, chất lượng giao dịch, sản pham/dich vu va chat lượng trong hoạt động ban hang Việc hoàn thiện hơn về công nghệ thông tin trong tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp phát triển hoạt động thương mại điện tử của mình, nhằm nâng cao tính tiện lợi, dễ sử dụng của dịch vụ dé quy trinh mua sam trở nên don gian hon, từ đó thu hút thêm nhiều người tiêu dùng sử dụng hình thức mua sắm này

Mặc dù quy mô thị trường thương mại điện tử Việt Nam rộng lớn với những bước tiến đáng kê, việc phát triển bền vững của doanh nghiệp vẫn còn đối mặt với nhiều những khó khăn và thách thức Điền hình như thiếu các công cụ vận hành, quản

lý và quản lý thông tin, đữ liệu, khó khăn khi tích hợp các phần mềm thương mại điện

tử với cơ sở dữ liệu trong tô chức, và các vẫn đề về khai thác, lưu trữ thông tin, bảo mật đữ liệu tô chức cũng như của khách hàng Những giải pháp từ công nghệ, con người và giải pháp từ cơ sở hạ tầng là cần thiết cho các doanh nghiệp để tháo gỡ những khó khăn đó

Nhưng cho đù là kinh doanh thương mại điện tử hay thương mại truyền thống, thì doanh nghiệp đều cần có một cơ sở dữ liệu vững chắc đề doanh nghiệp hoạt động tốt hơn trong công tác quản lý cũng như trong hoạt động kinh doanh Đi cùng với sự phát triển của công nghệ, cơ sở đữ liệu là nguồn tài nguyên quý giá mà không thê thay thế được đối với mỗi một doanh nghiệp Cơ sở dữ liệu khang dinh tam quan trong cua minh qua kha nang khai thac, truy xuất đữ liệu đồng thời, lưu trữ và tổ chức các thông tin/dữ liệu một cách có hệ thống, bảo mật thông tin an toàn cho cả doanh nghiệp và

4

khách hàng nhờ đó nâng cao hiệu quả công tác quản lý cũng như cải thiện hoạt động marketing và bán hàng (nhờ cơ sở dữ liệu khách hàng), đảm bảo hoạt động vận hành của doanh nghiệp diễn ra trơn tru, linh hoạt

sử dụng smartphone của người dùng ngày càng cao

Dễ dàng tiếp cận với khách hàng trên cả nước: Thương mại điện tử cho

phép doanh nghiệp tiếp cận đến khách hàng ở khắp mọi nơi, đặc biệt là những khách

hàng khó tiếp cận hoặc ở những vùng xa, từ đó mở rộng thị trường tiêu thụ

Cơ hội mở rộng doanh số: Thương mại điện tử cho phép các doanh nghiệp

mở rộng khách hàng tiềm năng và doanh số bằng cách tạo ra các trang web bán hàng trực tuyến, các ứng dụng đi động và các kênh bán hàng trực tuyến trên nhiều nền tảng

khác

Tiết kiệm chỉ phí: Bán hàng trực tuyến giúp tiết kiệm chỉ phí thuê mặt bằng, trang trí cửa hàng, chí phí nhân viên, và các chi phí khác liên quan đến việc quản ly một cửa hàng bán lẻ truyền thống Từ đó, giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả kinh doanh so với các đối thủ khác sử dụng các hình thức kinh doanh truyền thống

Tăng khả năng tương tác và tạo ấn tượng với khách hàng: Thương mại điện tử giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng với khách hàng thông qua các kênh truyền thông trực tuyến, như website, email marketing, social media marketing, video marketing, Do đó, doanh nghiệp có thế tăng khả năng tương tác với khách hàng và nâng cao hiệu quả quảng cáo

Tăng cường trải nghiệm khách hàng: Thương mại điện tử cho phép khách hàng trải nghiệm mua sắm trực tuyến một cách để dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết,

từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng, tạo sự hài lòng và thúc đây hành vi mua sắm tiếp theo

Thông tin khách hàng: Thương mại điện tử hỗ trợ cung cấp các thông tin về hành ví mua hàng của khách hàng, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và nghiên cứu về thị trường dé cai thiện sản phẩm, dịch vụ và chiến lược bán hàng

Bên cạnh những cơ hội trên, với việc áp dụng thêm hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý doanh nghiệp cũng đã mở ra một số cơ hội lớn cho doanh nghiệp như:

Tối ưu hóa quản lý dữ liệu: Doanh nghiệp có thê quản lý các thông tin về sản phẩm, dich vụ, khách hàng, nhân viên và các giao dịch kinh doanh trong một hệ thống duy nhất Điều này giúp giảm thiểu sự trùng lặp dữ liệu, tối ưu hóa quá trình xử lý dữ liệu và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu

Nâng cao khả năng phân tích và dự đoán: Hệ cơ sở dữ liệu cung cấp cho doanh nghiệp một lượng lớn đữ liệu đề phân tích và đự đoán xu hướng thị trường, nhu cầu của khách hàng và các yếu tổ ảnh hưởng đến kinh doanh Nhờ đó, doanh nghiệp

có thể tôi ưu hóa chiến lược kinh doanh và đưa ra các quyết định thông minh

Tăng tính linh hoạt và hiệu quả của hoạt dộng kinh doanh: Hệ cơ sở dữ liệu cho phép đoanh nghiệp quản lý và truy cập đữ liệu từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nao, giup nang cao tính linh hoạt và hiệu quả của hoạt động kinh doanh Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tăng tốc độ xử lý thông tin, giảm thời gian phản hồi cho khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ

Tăng cường quản lý rủi ro: Hệ cơ sở dữ liệu giúp doanh nghiệp quản lý các rủi ro trong quá trinh kinh doanh như phát hiện g1an lận, quản lý du nợ, quản lý rủi ro tín dụng Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiêu các tôn thất do các rủi ro kinh đoanh gây ra

Phần II: GIỚI THIỆU MÔ HÌNH KINH DOANH 1.Y tưởng kinh doanh

1.1 Ý tưởng

1.1.1 Y tưởng kinh doanh

Trong thời đại 4.0 - thời đại của công nghệ, xã hội ngày cảng phát triển, mức sống ngày cảng cao, nhu cầu của con người hiện nay không còn là “ăn no mặc âm” nữa mà chuyền thành “ăn ngon mặc đẹp” Vì thế, thời trang luôn là lĩnh vực chưa bao

210 hết “hot”, đặc biệt là quân áo Bên cạnh đó, kinh doanh online tại thời điểm công nghệ phát triển như ngày nay là một lợi thế rất lớn nhằm tạo điều kiện thuận lợi để tiếp cận nhiều khách hàng hơn, khách hàng cũng sẽ dễ dàng tìm kiếm sản phẩm hơn Hiệu quả, doanh thu của việc mở shop thời trang online cao hơn so với cửa hàng truyền thống rất nhiêu

Diện mạo bên ngoài cũng là một cach biểu hiện tính cách hoặc sở thích của bạn, ngoài ra còn giúp bạn thêm tự tin hơn khi ra ngoài đường, tiếp xúc với mọi người xung quanh Trang phục phái nữ thường rất cầu kỳ, nhiều kiêu, mẫu mã và thêm vào

đó là rất nhiều phụ kiện kèm theo Trang phục nam hiện nay đa đạng và phong phú hơn so với những năm trước rất nhiều, thường đơn giản, không cầu kỳ như phái nữ Tuy nhiên, họ muốn ra ngoài thì đều phải xét xem đi vì mục đích gì, đi với ai và ở đâu Khoác trên người một bộ trang phục trẻ trung, năng động cho thấy được bạn là một người có năng lượng thích sáng tạo, vui vẻ, dễ thích nghi với cuộc sống bên ngoài; còn với trang phục sang trọng quý phái cho thấy bạn là một người thành đạt Vì vậy, trang phục bên ngoàải cho thay được bạn là ai, la nguoi nhu thé nao, ban linh va địa vị xã hội ra sao Do đó, kinh doanh thời trang là một lĩnh vực buôn bán không bao giờ hết hot trên thị trường, với những bộ quân áo, phụ kiện hợp thời, chất lượng sẽ giúp bạn kiếm được một khoảng doanh thu không hề nhỏ so với nguồn vốn đầu tư mà minh da bo ra

Trước đây, người đân chỉ có thê mua quân áo hoặc phụ kiện ở các chợ tap thé với thời trang bình thường còn nêu muôn có được những bộ quân áo sành điệu, hợp

thời thì họ phải đến các shop thời trang lớn Nhưng với mức độ công việc hiện nay của một người có việc làm ôn định thì rất nhiều, họ phải lam tir sang dén chiéu va tham chí là cả buổi tối Do vậy, có rất ít thời gian để họ trực tiếp mua sắm các mặt hàng cần thiết nói chung và thời trang nói riêng tại các cửa hàng Vì thế, để bắt cập được các bất lợi về thời gian của khách hàng thì nhóm mình đã thành lập Fashion Frenzy Khách hàng chỉ cần mở điện thoại lên nhắn vào nút đặt hàng là có ngay những bộ quân áo thời thượng và phù hợp nhất

1.1.2 Giới thiệu Fashion Frenzy

Frenzy được hiểu là một trạng thái thái của sự phan khích hoặc náo nhiệt, sự cuỗng nhiệt, nhiệt huyết, đam mê trong lĩnh vực thời trang Frenzy được sử dụng để miêu tả trạng thái thái cảm xúc mạnh mẽ, đặc biệt là trong các hoạt động thương mại

Ở đây, Frenzy ám chỉ đến sự háo hức, cuồng nhiệt trong ngành hàng thời trang, nơi

mà sự cạnh tranh giữa các thương hiệu vẫn luôn khốc liệt và đòi hỏi phải có sự sáng tạo cũng như luôn luôn đổi mới đề có thể thu hút được sự chú ý của khách hàng Fashion Frenzy là một thương hiệu thời trang mới thành lập vào đầu năm 2023 nhăm mang đến cho khách hàng những sản phẩm thời trang đa dạng, độc đáo, phù hợp với nhiều phong cách khác nhau, với mọi lứa tuổi Với mong muốn tạo ra những trang phục giúp mọi người có thê tự tin và nỗi bật mọi lúc mọi nơi, Fashion Frenzy tập trung vào việc sử dụng những chất liệu có nguồn gốc thiên nhiên với kiểu đáng tinh tế

và đường may ti mi dé tạo ra những sản phẩm thời trang chất lượng và đăng cấp Bên cạnh đó, Fashion Frenzy cũng cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm tốt nhất với dịch vụ chuyên nghiệp và nhân viên tư vấn thời trang nhiệt tình,

có thê giải đáp mọi thắc mắc của quý khách hàng

1.1.3 Mục tiêu

Xây dựng thương hiệu: Một trong những mục tiêu hàng đầu của Fashion Frenzy là xây dựng thương hiệu và tạo nên danh tiếng tốt trong lòng khách hàng Để đạt được mục tiêu này, chúng tôi sẽ cô gắng cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm mua săm thú vị, đa dạng mặt hàng cùng với chất lượng dịch vụ tốt Cửa hàng

cũng sẽ sử đụng các kênh truyền thông và mạng xã hội để tạo ra những câu chuyện nhăm chia sẻ kinh nghiệm cũng như nói về câu chuyện của thương hiệu chúng tôi Mang lại giá trị cho cộng đồng: Bằng việc chọn lựa cung cấp những sản phẩm thời trang thân thiện với môi trường, củng với việc trích một phần doanh thu nhằm hỗ trợ các hoạt động từ thiện hay các hoạt động xã hội nhằm hỗ trợ phần nảo cuộc sống của những con người khó khăn, với hy vọng củng nhau trở nên tốt đẹp

Trong một năm thực hiện kế hoạch từ tháng 5/2023 đến tháng 5/2024, đạt doanh thu ít nhất khoảng 5 tỷ VNĐ

1.1.4 Tầm nhìn

Tầm nhìn của Fashion Frenzy là trở thành một thương hiệu thời trang hàng đầu, mang đến cho khách hàng sự lựa chọn hoàn hảo cho phong cách cá nhân của họ Chúng tôi cam kết mang đến những sản phẩm chất lượng cao với kiêu dáng, màu sắc, chất liệu đa dạng, phù hợp với xu hướng thời trang mới nhất

Ngoài ra, chúng tôi cũng hướng tới việc xây đựng một cộng đồng khách hàng trung thành và gắn bó với Fashion Frenzy Chúng tôi mong muốn tạo ra một trải nghiệm mua sắm trực tuyến tuyệt vời, đảm bảo đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng,

từ chất lượng sản phẩm đến dịch vụ hậu mãi tuyệt vời Chúng tôi sẽ không ngừng nâng cao và phát triển để trở thành một thương hiệu thời trang uy tín và được yêu thích nhất

1.1.5 Sứ mệnh

Sứ mệnh của thương hiệu thời trang Fashion Frenzy là mang đến cho khách hàng những sản phẩm thời trang đa đạng, chất lượng cao và đầy phong cách, giúp tôn lên vẻ đẹp và phong cách riêng của mỗi người Chúng tôi cam kết luôn đôi mới và sang tao dé mang đến cho khách hàng những sản phẩm thời trang đa dạng, phù hợp với mọi phong cách, từ phong cách thời trang công sở cho đến phong cách thời trang

cá nhân, phù hợp với mọi lứa tuôi, từ trẻ nhỏ cho đến những người lớn tuôi Chúng tôi hiểu răng mỗi khách hàng đều có nhu cầu và gu thâm mỹ riêng, do đó, chúng tôi sẽ luôn cỗ gắng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng và giúp họ cảm thấy tự tin và tươi mới mỗi ngày, đồng thời đem đến cho khách hàng địch vụ tư vấn chuyên nghiệp và

thân thiện Đặc biệt, chúng tôi luôn tìm cách thúc đây việc bảo vệ môi trường vả xã hội, từ việc cung cấp các sản phẩm có nguyên liệu thân thiện với môi trường cho đến việc hỗ trợ các hoạt động từ thiện và xã hội Sứ mệnh của Fashion Frenzy là đem đến sự khác biệt và mang lại giá trị cho cộng đồng Với sứ mệnh này, chúng tôi hy vọng sẽ trở thành một trong những thương hiệu thời trang hàng đầu trên thị trường, được khách hàng tin tưởng sử dụng va yêu thích

Cửa hàng Fashion Frenzy cũng cung cấp dịch vụ tư vấn thời trang chuyên nghiệp cho khách hàng, giúp họ lựa chọn các sản pham phù hợp với phong cách và nhu cầu của mình Các nhân viên của cửa hàng được đào tạo để trở thành chuyên gia thời trang, sẵn sàng giúp đỡ khách hàng trong quá trình mua sắm

Khi mua sắm thì khách hàng còn tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức với dich vu giao hang tan noi cua FF Cura hang hop tac với các dịch vu giao hang uy tín nhất, đảm bảo hàng hóa của khách hàng được giao đến tận tay trong thời gian ngắn nhất

Ngoài ra, Fashion Frenzy còn có các chương trình khuyến mãi thường xuyên, giảm giá và ưu đãi hấp dẫn đề khách hàng có thể tự do mua sắm với giá cả tốt nhất

1.3 Sơ đồ bộ dữ liệu doanh nghiệp

Hình I1: Sơ đồ bộ dữ liệu doanh nghiệp

1.4 Sơ đồ tổ chức

Hình 2: Sơ đỗ tô chức công ty

2 Các chức năng kinh doanh chính

2.1 Ma trận các chức năng kinh doanh chính và thực thể chính

Hình 3: Ma trận thực thể chức năng

Hình 4: Sơ đồ quy trình nhập hàng 2.2 Quy trình mua - nhập hàng từ nhà cung cấp

Bước l: Tạo đơn hàng yêu cầu nhập hàng

Bộ phận mua hàng xem xét nhu câu, lập đơn hàng và gửi yêu cầu mua hàng đến nhà

Nhà cung cấp báo giá đơn hàng đến bộ phận mua hàng:

- Nha cung cấp tiếp nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận mua hàng và tiến hành lập báo giá dựa trên thông tin về số lượng và giá cả của sản phẩm

- _ Sau khi hoàn thành, nhà cung cấp gửi báo giá đơn hàng đến bộ phận mua hàng Hai bên cùng xác nhận đơn hang:

- _ Bộ phận mua hàng tiếp nhận báo giá đơn hàng từ nhà cung cấp và xem xét để đánh giá tính khả thị của việc mua hàng

- _ Sau khi xem xét và đánh giá, bộ phận mua hàng và nhà cung cấp cùng xác nhận đơn hàng để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo của quy trình

Quy trình này giúp bộ phận mua hàng tiếp nhận yêu cầu mua hàng và lập đơn hàng một cách chính xác, đồng thời giúp nhà cung cấp biết được nhu cầu của khách hàng và tiến hành lập báo giá cho đơn hàng Việc hai bên cùng xác nhận đơn hàng giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của quy trình mua hàng này

Bộ phận mua hàng và nhà cung cấp xem xét lại hợp đồng đã tạo lập và đảm bảo đầy đủ thông tin và các điều khoản đã được thỏa thuận trước đó

Sau khi xác nhận hợp đồng, bộ phận mua hàng và nhà cung cấp ký kết hợp đồng và bắt đầu thực hiện các điều khoản đã thỏa thuận

Quy trình này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hợp đồng mua bán giữa

bộ phận mua hàng và nhà cung cấp Việc đàm phán và tạo lập hợp đồng giúp định rõ các điều khoản và cam kết giữa hai bên, đồng thời giúp tránh những tranh chấp trong quá trình mua bán Việc xác nhận hợp đồng trước khi ký kết giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của hợp đồng, tránh những sai sót có thể xảy ra trong quá trình đàm phán và tạo lập hợp đồng

Bước 3: Vận chuyền hàng hóa

Bộ phận nhà cung cấp đóng gói và vận chuyên hàng hóa:

Nhà cung cấp đóng gói hàng hóa theo đơn đặt hàng từ cửa hàng bán quân áo Nhà cung cấp sử dụng phương tiện vận chuyên đề giao hàng đến cửa hàng bán quân áo

Nhà cung cấp cung cấp thông tin vận chuyền (thời gian vận chuyển, phương tiện vận chuyên, địa điểm nhận hàng) cho bộ phận nhà kho của cửa hàng bán quân áo

Bộ phận nhà kho của cửa hàng bán quân áo:

Bộ phận nhà kho lập chứng từ nhập kho, bao gồm việc nhập thông tin về hàng hóa nhận được từ nhà cung cấp vào hệ thông quản lý kho của cửa hàng

Bộ phận nhà kho kiêm tra hàng hóa đến và so sánh với thông tin đơn đặt hàng

từ cửa hàng bán quân áo

Nếu hàng hóa bị lỗi, bộ phận nhà kho sẽ gửi trả hàng lỗi cho nhà cung cấp và lập phiêu tra hàng

Trong trường hợp nhận được hàng đổi mới từ nhà cung cấp, bộ phận nhà kho

sẽ tiếp nhận và kiếm tra hàng hóa mới, sau đó lập chứng từ nhập kho hàng đôi moi

Đây là bước quan trong dé dam bao hàng hóa được vận chuyên đúng thời gian, đúng địa điểm và đảm bảo chất lượng hàng hóa Các thông tin vận chuyên và chứng từ nhập

kho cần được lưu trữ và quản lý trong cơ sở dữ liệu của cửa hàng đề đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình nhập hàng

Bước 4: Thanh toán dịch vụ

Bộ phận nhà kho cùng bộ phận kế toán cùng ghi nhận tài sản gia tăng:

- Sau khi hàng hóa được kiểm tra và nhập kho, bộ phận nhà kho cùng bộ phận kế toán ghi nhận tài sản gia tăng vào hệ thống quản lý tài sản của cửa hàng Nhà cung cấp gửi hóa đơn thanh toán đến bộ phận kế toán:

- _ Nhà cung cấp gửi hóa đơn thanh toán đến bộ phận kế toán của cửa hàng bán quân áo

-_ Hóa đơn thanh toán bao gồm thông tin chi tiết về các mặt hàng đã được giao và gia tri cua chúng

Bộ phận kế toán kiếm tra hóa đơn:

- _ Bộ phận kế toán kiêm tra hóa đơn thanh toán từ nhà cung cấp để đảm bảo tính chính xác của thông tin trên hóa đơn

- _ Nếu có sai sót hoặc không phù hợp, bộ phận kế toán sẽ thông báo cho nhà cung cấp đề chỉnh sửa hóa đơn

Bộ phận kế toán xác nhận thanh toán:

- - Sau khi kiểm tra và xác nhận hóa đơn thanh toán, bộ phận kế toán sẽ xác nhận thanh toán cho nhà cung cấp

Bộ phận kế toán gửi yêu cầu thanh toán đến bộ phận tài chính:

- _ Bộ phận kế toán sẽ gửi yêu cầu thanh toán đến bộ phận tài chính của cửa hàng ban quan ao

- Yéu cau thanh toan bao gém théng tin vé hoa don thanh toan tir nha cung cap

và các thông tin liên quan đến ngân sách của cửa hàng

Bộ phận tài chính thanh toán:

- _ Bộ phận tài chính sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo yêu cầu của

- Nhà cung cấp sẽ nhận được thanh toán từ cửa hàng bán quân áo và hoàn tất giao dịch

- _ Các bộ phận của cửa hàng sẽ cập nhật lại thông tin trong hệ thống quản lý của mình để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán Bước 4: Thanh toán dịch vụ là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác va minh bạch trong quá trình thanh toán cho nhà cung cấp

2.3 Quy trình bán hàng cho khách hàng

Hình 5: Sơ đỗ quy trình bán hàng

Bước 1: Tạo đơn hàng

Phía khách hàng yêu cầu mua hàng:

Khách hàng truy cập vào website của cửa hàng hoặc đến trực tiếp tại cửa hàng

để xem sản pham va lwa chon san pham muốn mua

Khách hàng chọn sản phẩm và thêm vào giỏ hàng

Nếu khách hàng muốn mua nhiều sản phẩm khác nhau, khách hàng sẽ tiếp tục lựa chọn sản phâm và thêm vào giỏ hàng

Khách hàng điền đầy đủ thông tin đặt hàng bao gồm thông tin cá nhân, địa chỉ giao hàng, số điện thoại và email

Khách hàng chọn phương thức thanh toán và xác nhận đơn hàng

Bộ phận bán hàng xác nhận đơn hàng

Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn hàng và kiểm tra thông tin đơn hàng của khách hàng bao gồm sản phẩm, số lượng, giá cả, phí vận chuyền, thời gian giao hàng, và phương thức thanh toán

Nếu thông tin đơn hàng chưa chính xác, bộ phận bán hàng sẽ liên hệ với khách hàng đề xác nhận lại thông tin đơn hàng

Bộ phận bán hàng xác nhận đơn hàng cho khách hàng và tạo hóa đơn bán hàng

Bộ phận bán hàng gửi thông tin đơn hàng cho bộ phận vận chuyên hoặc chuẩn

bị sản phẩm và đóng gói cho khách hàng lấy hàng tại cửa hàng

Bước l trong quy trình mua hàng của khách hàng gồm các hoạt động từ việc lựa chọn sản phâm, điền thông tin đặt hàng, chọn phương thức thanh toán và xác nhận đơn hàng Sau đó, bộ phận bán hàng tiếp nhận và xác nhận đơn hàng của khách hàng, thông qua việc kiểm tra thông tin đơn hàng và tạo hóa đơn bán hàng Việc xác nhận don hang nay la rat quan trong dé dam bảo tính chính xác và minh bạch trong qua trình mua bán Sau khi xác nhận đơn hàng, cửa hàng sẽ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo đề hoàn tất quá trình mua hàng và giao hàng cho khách hàng

Bước 2: Tạo hợp đồng dựa trên yêu cầu khách hàng

Khách hàng xác nhận điều khoản:

- _ Khách hàng nhận được thông tin về điều khoản của hợp đồng từ cửa hàng

- _ Khách hàng đọc và hiểu rõ các điều khoản của hợp đồng

- _ Khách hàng xác nhận chấp nhận các điều khoản của hợp đồng

Bộ phận bán hàng xác nhận điều khoản:

-_ Bộ phận bán hàng tiếp nhận thông tin xác nhận điều khoản từ khách hàng

- _ Bộ phận bán hàng kiểm tra lại các điều khoản của hợp đồng để đảm bao rang khách hàng đã hiểu rõ và chấp nhận các điều khoản đó

- Nếu có bất kỳ sự khác biệt hoặc tranh chấp nào về các điều khoản của hợp đồng, bộ phận bán hàng sẽ liên hệ với khách hàng đề giải quyết

- _ Sau khi kiếm tra và xác nhận các điều khoản của hợp đồng, bộ phận bán hàng

sẽ xác nhận và ký kết hợp đồng với khách hàng

Bước 2 trong quy trình mua-bán của cửa hàng bán quần áo yêu cầu khách hàng

và bộ phận bán hàng cùng xác nhận điều khoản của hợp đồng Điều này đảm bảo răng

cả hai bên hiệu rõ các điệu khoản của hợp đồng và đông ý với nhau trước khi tiên hành các bước tiếp theo trong quy trình mua-bán

Bước 3: Xuất kho giao hàng

Bộ phận bán hàng gửi yêu cầu kiểm tra tồn kho, xuất hàng đến bộ phận nhà kho: -_ Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn hàng và kiêm tra sản phâm trong kho

- Nếu sản phẩm có sẵn trong kho, bộ phận bán hàng gửi yêu cầu kiếm tra tồn kho, xuất hàng đến bộ phận nhà kho

- _ Yêu câu nảy bao gôm thông tin vê sản phẩm, số lượng, giá cả, và địa chỉ giao hàng của khách hàng

Bộ phận nhà kho lập chứng từ xuất kho và xuất hàng cho bộ phận vận chuyên: -._ Bộ phận nhà kho tiếp nhận yêu cầu xuất hàng từ bộ phận bán hàng và tiễn hành kiểm tra tồn kho

- Sau khi xác nhận sản phẩm có sẵn trong kho, bộ phận nhà kho lập chứng từ xuất kho

- _ Chứng từ này bao gôm thông tin về sản phẩm, số lượng, giá cả, và địa chỉ g1ao hàng của khách hàng

- _ Bộ phận nhà kho xuất hàng cho bộ phận vận chuyên để tiếp tục quá trình vận chuyên đến khách hàng

Bộ phận vận chuyên vận chuyến hàng hóa đến khách hàng:

Bộ phận vận chuyên tiếp nhận hàng từ bộ phận nhà kho và tiến hành vận chuyên đến địa chỉ giao hàng của khách hàng

Bộ phận vận chuyên đảm bảo rằng hàng hóa được vận chuyên đến địa chỉ giao hàng của khách hàng đúng thời gian và đúng số lượng, đồng thời đảm bảo an toàn và bảo vệ sản phẩm khỏi bị hư hỏng

Bước 4: Thanh toán

Bộ phận nhà kho xác nhận xuất kho và gửi thông tin đến bộ phận kế toán:

Sau khi sản pham được xuất kho, bộ phận nhà kho tiến hành xác nhận xuất kho

va gửi thông tin về sô lượng và giá trị sản phâm đên bộ phận kê toán

Bộ phận kế toán lập chứng từ giảm tồn kho và gửi đến bộ phận nhà kho:

Bộ phận kế toán tiếp nhận thông tin từ bộ phận nhà kho và tiến hành lập chứng

Bộ phận kế toán lập và gửi hóa đơn đến khách hàng:

Bộ phận kế toán tiến hành lập hóa đơn thanh toán dựa trên thông tin về số lượng và giá trị sản phẩm đã được bán cho khách hàng

- Hoa don nay bao gồm thông tin về sản phâm, số lượng, giá cả và tông giá trị

- _ Bộ phận kế toán gửi hóa đơn này đến khách hàng đề yêu cầu thanh toán Khách hàng thanh toán hóa đơn và gửi thông tin đến bộ phận tài chính:

- _ Khách hàng tiến hành thanh toán hóa đơn dựa trên thông tin được cung cấp

- Sau khi thanh toán, khách hàng gửi thông tin về thanh toán đến bộ phận tài chính

Bộ phận tài chính xác nhận thanh toán và thông báo cho bộ phận kế toán:

- Bộ phận tài chính tiếp nhận thông tin về thanh toán từ khách hàng và tiến hành xác nhận

- Sau khi xác nhận, bộ phận tải chính thông báo cho bộ phận kế toán để tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo

Bộ phận kế toán lập chứng từ tăng tài sản và gửi đến bộ phận tài chính:

- B6 phan ké toán tiếp tục tiến hành lập chứng từ tăng tài sản đựa trên thông tin

về số lượng và giá trị sản phẩm đã được bán

- _ Chứng từ này bao gồm thông tin về số lượng sản phâm đã bán và giá trị tương ứng

- _ Sau khi hoàn thành, bộ phận kế toán gửi chứng từ này đến bộ phận tài chính dé cập nhật tài sản của cửa hàng

Bước 4 trong quy trình mua hàng và thanh toán của cửa hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến việc xác nhận xuất kho sản phẩm, lập chứng từ giảm tồn kho, lập hóa đơn thanh toán, thanh toán hóa đơn, xác nhận thanh toán và cập nhật tài sản của cửa hàng Việc thực hiện đầy đủ các bước này sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình thanh toán Sau khi hoàn thành bước này, cửa hàng đã hoàn tất quá trình bán hàng và thanh toán với khách hàng và sẵn sàng tiếp tục thực hiện các hoạt động tiếp theo đề phục vụ khách hàng

2.4 Quy tắc kinh doanh

Quản lý nhà cung cấp: Cần quản lý thông tin về các nhà cung cấp, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và thông tin liên lạc khác để có thể đặt hàng và cập nhật thông tin về các đơn đặt hàng

Quản lý đơn đặt hàng: Cần quản lý thông tin về các đơn đặt hàng, bao gồm tên khách hàng, thông tin liên lạc, sản phẩm được đặt hàng và thông tin về số lượng và giá của mỗi sản phẩm

Quản lý kho: Cần quản lý thông tin về sản phẩm, số lượng hiện có trong kho

và vị trí của sản phâm trong kho

Quản lý nhân viên: Cần quản lý thông tin về các nhân viên, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại, chức vụ và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự Quan ly vận chuyển: Cần quản lý thông tin về các đơn vận chuyển, bao gồm thông tin về sản phẩm được giao, địa chỉ giao hàng và thông tin liên lạc của khách hàng

Quản lý thanh toán: Cần quản lý thông tin về các hóa đơn và phương thức thanh toán, bao gồm thông tin về số tiền, thời gian thanh toán và phương thức thanh toán được sử dụng

Mỗi khách hàng phải có ít nhất một thông tin liên hệ (số điện thoại, email, địa chỉ) đề đảm bảo răng cửa hàng có thê liên lạc khi cần thiết

Mỗi đơn hàng phải có ít nhất một sản phẩm và mỗi sản phẩm trong đơn hàng phải có số lượng tối thiểu 1a 1

Mỗi hóa đơn phải có giá trị tối thiếu là 0 và phải xuất ra tông giá trị của tất cả các sản phâm trong đơn hàng

Hệ thống phải hỗ trợ ít nhất một phương thức thanh toán (Ví dụ: tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyên khoản ngân hàng)

Mỗi đơn hàng phải được giao cho một nhân viên đề theo đõi và xử lý Mỗi nhân viên phải thuộc về duy nhất một phòng ban và có một vị trí công việc

Mỗi đơn mua hàng phải có ít nhất một sản phẩm và mỗi sản phẩm phải có số lượng tối thiểu là I

Mỗi đơn vận chuyên phải có ít nhất một sản phẩm và mỗi sản phẩm trong đơn vận chuyên phải có số lượng tối thiểu là l

Mỗi sản phẩm phải có giá nhập và giá bán Giá bán phải lớn hơn hoặc bằng giá nhập dé dam bảo lợi nhuận

20