Tuy nhiên, qua khảo sát tình hình về hệ thống quản lý của trường Đại học Mở Hà Nội, việc quản lý công tác sinh viên trên hệ thống còn nhiều hạn chế, nhiều công việc vẫnphải thực hiện thủ
Khảo sát, đánh giá thực trạng
Khảo sát hoạt động quản lý sinh viên
1.1 Đặt vấn đề - ý nghĩa của hệ thống
Trong thời đại bùng nổ công nghệ như hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã đem lại vô số lợi ích, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý hệ thống Nổi bật trong số đó là hệ thống quản lý sinh viên, trở thành công cụ không thể thiếu tại các trường đại học với số lượng sinh viên lớn Đây là hệ thống đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý học viên, đòi hỏi trình độ quản lý cao và hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao.
Tuy nhiên, qua khảo sát tình hình về hệ thống quản lý của trường Đại học Mở Hà Nội, việc quản lý công tác sinh viên trên hệ thống còn nhiều hạn chế, nhiều công việc vẫn phải thực hiện thủ công Vì vậy, cần phải cải tiến tích cực các quy trình nghiệp vụ với sự áp dụng công nghệ thông tin hiện đại và cần xây dựng mô hình quản lý mới phù hợp, tiện lợi cho nhằm đem lại hiệu quả cao hơn Với sự nghiên cứu và tìm hiểu, chúng em đã tiến hành xây dựng mô hình quản lý sinh viên phẩm bằng cơ sở dữ liệu thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server.
1.2 Mô tả hệ thống cũ và các nhược điểm
Khái quát công tác quản lý sinh viên của Phòng Công tác sinh viên:
Quản lý hồ sơ và các thông tin liên quan đến sinh viên
Quản lý và thực hiện các chế độ cho sinh viên (trợ cấp xã hội, trợ cấp ưu đãi, miễn giảm học phí, chế độ học bổng, …)
Quản lý sinh viên nội trú và các hoạt động phục vụ, dich vụ tại Ký túc xá, phối hợp theo dõi sinh viên ngoại trú.
Quản lý, cấp giấy xác nhận, chứng nhận và văn bằng tốt nghiệp.
Theo dõi, quản lý kết quả đánh giá điểm rèn luyện của sinh viên
Theo dõi và quản lý nề nếp dạy – học, văn hóa công sở trong trường
Tổ chức và quản lý các hoạt động giáo dục chính trị, tư tưởng và các phong trào thể thao, văn hóa xã hội… liên quan đến sinh viên.
Các đối tượng chính trong quản lý:
Hạn chế của hệ thống cũ
Hệ thống cũ có những nhược điểm sau:
Hệ thống cũ là sử Người dùng phải tự nhập bằng tay, khó tránh khỏi sai sót. Bên cạnh đó, khi lượng lớn thông tin lớn, người dùng sẽ phải mất nhiều thời gian để tra cứu khi làm các loại báo cáo, thống kê. Để dùng hiệu quả thì nhân viên quản lý cần phải nắm chắc thông thạo Tin học văn phòng.
Các dữ liệu lưu trữ còn rời rạc, dễ bị mất.
Khi hầu hết thông tin được lưu trên máy tính, chỉ có một sự cố lỗi do virus tấn công thì nguy cơ mất dữ liệu sẽ rất cao.
1.1.2 Các biểu mẫu, báo cáo
1 Đơn đăng ký xét cấp học bổng
2 Phiếu quản lý học sinh, sinh viên
3 Giấy chứng nhận học bổng
4 Giấy chứng nhận sinh viên
5 Giấy chứng nhận điểm rèn luyện sinh viên
1.1.3 Các quy trình nghiệp vụ chính. a) Quản lý hồ sơ và các thông tin liên quan đến sinh viên
Cập nhật dữ liệu tuyển sinh
Cập nhật, bổ sung thông tin đầy đủ từ sinh viên nhập học
Lập mã sinh viên, xếp lớp, in thẻ sinh viên
Kiểm tra, thẩm định hồ sơ
Lập trang phân loại đối tượng sinh viên
Tra cứu thông tin (sơ yếu lý lịch) về sinh viên
Thống kê số lượng sinh viên toàn trường b) Quản lý học bổng doanh nghiệp
Cập nhật danh sách học bổng từ các doanh nghiệp Đăng ký xép cấp học bổng
Quản lý đơn đăng ký
Xét duyệt đơn đăng ký
Lập danh sách sinh viên được xét cấp học bổng. c) Quản lý kết quả học tập rèn luyện của sinh viên
Cập nhật các thông tin về hoạt động đoàn thể, xã hội của sinh viên
Cập nhật khen thưởng, kỷ luật của sinh viên
Cập nhật kết quả học tập của sinh viên
Cập nhật điểm rèn luyện từng học kỳ
Tổng học điểm rèn luyện theo từng học kỳ, năm học, khóa học
Lưu trữ các Quyết định khen thưởng, kỷ luật của sinh viên.
1.3 Đề xuất hệ thống mới và các yêu cầu
1.3.1 Ưu điểm của hệ thống mới
Hệ thống mới quản lý công tác sinh viên thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Dữ liệu về sinh viên được lưu trong cơ sở dữ liệu, khi đó các hoạt động quản lý được thực hiện thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu.
Hệ thống này có những ưu điểm sau:
Tra cứu được ngay thông tin sinh viên, danh sách sinh viên được học bổng, được hỗ trợ chính sách…
Cung cấp số liệu thống kê trực quan, chính xác về mọi hoạt động liên quan đến sinh viên, đơn giản hóa quy trình quản lý, giảm tải áp lực cho cán bộ phụ trách công tác sinh viên, loại bỏ số liệu, giấy tờ không cần thiết để tập trung làm việc hữu ích và hiệu quả hơn.
Hỗ trợ quản lý công tác sinh viên hiệu quả: Không mất thời gian, nhân sự để tìm kiếm các giấy tờ liên quan, giúp sinh viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về các học bổng, chính sách…
Users chỉ cần nhấn nút là biết ngay thông tin số liệu cần tìm (tùy theo phân quyền trên hệ thống)
Dung lượng lưu dữ liệu lớn, không lo mất thông tin sinh viên.
Có thể dễ dàng truy cập ở nhiều nơi như điện thoại, máy tính thông qua internet.
1.3.2 Các chức năng của hệ thống mới
Quản trị hệ thống Đăng nhập
Phân quyền Đổi mật khẩu
Quản trị thông tin danh mục
Quản lý kết quả rèn luyện của sinh viên
Quản lý hồ sơ và các thông tin liên quan đến sinh viên
Cập nhật dữ liệu tuyển sinh
Cập nhật, bổ sung thông tin đầy đủ từ sinh viên nhập học
Lập mã sinh viên, xếp lớp, in thẻ sinh viên
Kiểm tra, thẩm định hồ sơ
Lập trang phân loại đối tượng sinh viên
Tra cứu thông tin (sơ yếu lý lịch) về sinh viên
Thống kê số lượng sinh viên toàn trường
Quản lý và thực hiện chế độ chính sách cho sinh viên
Cập nhật, quản lý, cung ứng thông tin về học bổng (Các loại học bổng: Học bổng khuyến khích học tập, Học bổng trợ cấp trong nước, Học bổng trợ cấp nước ngoài)
Cập nhật, quản lý và cung ứng thông tin về chế độ trợ cấp xã hội. Cập nhật, quản lý và cung ứng thông tin về chế độ trợ cấp ưu đãi. Cập nhật, quản lý và cung ứng thông tin về chế độ miễn giảm học phí Quản lý kết quả học tập rèn luyện của sinh viên
Cập nhật các thông tin về hoạt động đoàn thể, xã hội của sih viên Cập nhật khen thưởng, kỷ luật của sinh viên
Cập nhật kết quả học tập của sinh viên
Cập nhật điểm rèn luyện từng học kỳ
Tổng học điểm rèn luyện theo từng học kỳ, năm học, khóa học
Lưu trữ các Quyết định khen thưởng, kỷ luật của sinh viên.
Nhóm báo cáo hồ sơ sinh viên
Nhóm báo cáo kết quả rèn luyện
1.3.3 Các yêu cầu của người dùng
1 Yêu cầu hệ thống: Hệ thống quản lý sinh viên là hệ thống lưu trữ, cập nhật, chỉnh sửa thông tin cá nhân và các thông tin liên quan đến sinh viên môt cách nhanh chóng để tạo sự thuận lợi cho người sử dụng hệ thống (Sinh viên và nhân viên quản lý).
Thông tin về sinh viên bao gồm
Thông tin về giáo viên chủ nhiệm bao gồm
Thông tin về học bổng
Thông tin về chính sách bao gồm:
2 Yêu cầu phi chức năng
Hệ thống có chức năng bảo mật và phân quyền
Password của người sử dụng được mã hóa trước khi ghi vào dữ liệu và người sử dụng có thể đổi password của mình
Hệ thống có chức năng sao lưu và phục hồi thông tin
3 Yêu cầu về phía người sử dụng
Giao diện đẹp, thân thiện phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ
Dễ sử dụng đối với các đối tượng người dùng, thuận tiện trong quản trị, dễ bảo trì.
Thông tin hiển thị chi tiết
Chạy ổn định trên các trình duyệt
Quản lý được sinh viên
Giúp phòng CTSV quản lý được sinh viên
Giúp phòng CTSV hỗ trợ giải quyết được các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính… của sinh viên.
Có thể tạo báo cáo từ các bảng.
Có thể in ấn các biểu mẫu, báo cáo
Font chữ hiển thị nhất quán.
Theo dõi được quá trình quản lý sinh viên: Tiếp nhận, quản lý và lưu trữ thông tin.
Thống kê được danh sách…
Máy có cấu hình vừa phải cũng phải chạy được.
1.3.4 Phạm vi của hệ thống mới
Hệ thống quản lý phục vụ cho việc quản lý công tác sinh viên tại trường Đại học Mở
Hà Nội có quy mô hơn 10 khoa với hơn 20000 sinh viên hệ chính quy.
Công việc liên quan đến các quy trình hành chính, hồ sơ sinh viên, kết quả học tập, hình thức khen thưởng-kỷ luật, góp phần quản lý chặt chẽ các hoạt động liên quan đến sinh viên, đảm bảo sự công bằng và minh bạch trong quá trình đào tạo.
12 bảng trong cơ sở dữ liệu
Phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu
Phân tích, thiết kế cơ sở dữ liệu
1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng.
1.1.1 Sơ đồ phân cấp chức năng
Sơ đồ phân cấp chức năng (BFD – Business Function Diagram) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống Đặc điểm:
Cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng
Gần gũi với sơ đồ tổ chức
Không đưa ra được các mối liên quan về thông tin giữa các chức năng
1.1.2 Đặc tả các chức năng của hệ thống
Quản trị hệ thống Đăng ký Tạo tài khoản truy cập vào hệ thống để sử dụng các dịch vụ Đăng nhập Truy cập vào tải khoản để sử dụng hệ thống
Phân quyền Chia ra người sử dụng là sinh viên, người quản lý (nhân viên phòng
CTSV và Giáo viên chủ nhiệm lớp)
Chỉnh sửa thông tin cá nhân Sinh viên có thể chỉnh sửa các thông tin như họ và tên, địa chỉ, ngày sinh, số điện thoại, số CMND và đổi mật khẩu tài khoản
Sao lưu, phục hồi thông tin
Hỗ trợ trong các tình huống hệ thống gặp sự cố
Quản lý thông tin danh mục
QL kết quả rèn luyện của SV
Cung cấp thông tin về điểm học tập, điểm rèn luyện của sinh viên qua từng học kỳ, thông tin về khen thưởng kỷ luật…
Quản lý sinh viên Cung cấp các thông tin về Mã SV, tên SV, địa chỉ, Email….
Quản lý khoa Cung cấp thông tin về mã khoa, tên khoa…
Quản lý lớp học Cung cấp thông tin về mã lớp, tên lớp, GVCN lớp…
Quản lý học bổng Cung cấp các thông tin về danh sách học bổng dự kiến, danh sách sinh viên đăng ký xét cấp học bổng; Danh sách sinh viên được xét cấp học bổng
Quản lý kết quả rèn luyện của sinh viên Quản lý kết quả rèn luyện của sv Tuân theo quy trình quản lý kết quả rèn luyện của sinh viên, được trình bày ở mục quy trình, phần khảo sát
Quản lý hồ sơ sinh viên Quản lý hồ sơ sinh viên
Tuân theo quy trình quản lý hồ sơ sinh viên, được trình bày ở mục quy trình, phần khảo sát
Quản lý học bổng doanh nghiệp Quản lý học bổng DN
Tuân theo quy trình quản lý học bổng, được trình bày ở mục quy trình, phần khảo sát
Báo cáo thông kê Báo cáo tình hình hoạt động của sinh viên
Trả về các hoạt động rèn luyện hợp lệ của sinh viên tại thời điểm bất kỳ.
Thống kê số lượng sv theo lớp, khoa
Liệt kê số lượng tất cả các lớp, các khoa trong trường tại thời điểm bất kỳ.
Thống kê kết quả rèn luyện
Liệt kê tất cả sinh viên cùng kết quả học tập, điểm rèn luyện và các danh hiệu thi đua khen thưởng hoặc bị kỷ luật của sinh viên đó. của sv
Thống kê sinh viên được khen thưởng
Liệt kê tất cả sinh viên được khen thưởng và lý do được khen thưởng.
Thống kê sinh viên bị kỷ luật Liệt kê tất cả sinh viên bị kỷ luật và lý do bị kỷ luật
Thống kê danh sách sv đạt HB
Liệt kê tất cả các sinh viên nhận được học bổng
1.2 Sơ đồ thực thể liên kết
1.2.1 Sơ đồ thực thể liên kết rút gọn
Thực thể là khái niệm để chỉ một lớp các đối tượng có cùng các đặc tính chung mà người ta muốn quản lý thông tin về nó. Để mô tả thông tin về một thực thể người ta thường dựa vào các đặc trưng riêng của thực thể đó Các đặc trưng đó được gọi là thuộc tính của thực thể.
Thuộc tính của thực thể bao gồm các loại sau
Liên kết (còn gọi là quan hệ) là sự kết hợp giữa hai hay nhiều thực thể phản ánh sự ràng buộc trong quản lý.
Có ba kiểu liên kết
Các bước xây dựng sơ đồ thực thể liên kết
Xác định liên kết giữa các thưc thể
Xác định các thuộc tính mô tả cho các thực thể
Xác định liên kết giữa các thực thể
1.2.2 Mô tả các thực thể liên kết
1 Thực thể giáo viên chủ nhiệm
7 Thực thể Đơn đăng kí xét học bổng
9 Thực thể Khen thưởng - kỷ luật
Thiết kế cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên
2.1 Sơ đồ dữ liệu quan hệ
2.2 Chi tiết các bảng trong cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên
2 Bảng Giáo viên chủ nhiệm
9 Bảng Đơn đề nghị xét cấp học bổng
10 Bảng Khen thưởng kỷ luật
11 Bảng Chi tiết Khen thưởng
12 Bảng Chi tiết Kỷ luật
Các thao tác dữ liệu
Các thao tác dữ liệu với cơ sở dữ liệu quản lý sinh viên
1.1 Các yêu cầu thao các dữ liệu
1 Kiểm tra thông tin đăng nhập vào hệ thống
2 Tìm kiếm thông tin sinh viên
3 Danh sách kết quả rèn luyện trong 1 kỳ của 1 lớp.
4 Thông tin về sinh viên trong một lớp
5 Thông tin về GVCN của 1 lớp
6 Kiểm tra xem 1 sinh viên có tên trong danh sách đăng nhập hay không, với mã sinh viên cho trước
7 Danh sách sinh viên trong 1 khoa
8 In ra kết quả rèn luyện của sinh viên
9 Danh sách sinh viên đủ điều kiện xét cấp học bổng trong 1 kỳ
10 Kiểm tra xem sinh viên có đủ điều kiện xét học bổng hay không?
11 Tìm kiếm thông tin học bổng
12 Danh sách sinh viên được khen thưởng trong 1 lớp
13 Danh sách sinh viên bị kỉ luât trong lớp
14 Thống kê danh sách sinh viên có cpa thuộc top 5 trong lớp tại 1 ki nào đó
15 In ra danh sách sinh viên có cpa dưới 2.5 trong 1 lớp
16 Thống kê số lượng đơn đăng kí xét cấp học bổng
17 Thống kê số lượng nam nữ trong một lớp
18 Thống kê danh sách sinh viên thôi học trong 1 lớp
19 Danh sách sinh viên trong 1 khoa có cùng địa chỉ nhất định
20 Danh sách các lớp có trong 1 khoa
This stored procedure, named 'login_sys', verifies user credentials within the 'He_thong' table It takes two parameters, '@tendangnhap' and '@matkhau', representing the username and password, respectively The procedure checks if a row exists in the table where both the username and password match the input If a match is found, it outputs, "Login information is correct!" Otherwise, it outputs, "Login information is incorrect!".
2p Tìm ki m thông tin sinh viên ế create proc thongtin_sv @masv char ( )15 as begin if (exists (select *from Sinh_vien where MaSV=@masv)) select from * Sinh_vien where MaSV=@masv else printồ N'Không t n t i sinh viên v i mã v a nh p'ạ ớ ừ ậ end go
3p Danh sách k t qu rèn luy n trong 1 kỳ c a 1 l p.ế ả ệ ủ ớ create proc DS_SV @malop char( ),10 @hocky char( )10 as begin if (exists (select k *from Sinh_vien s Ket_qua k , where
Ma_lop=@malop and Hoc_ky=@hocky and s.MaSV k MaSV= )) k Sinh_vien s Ket_qua k select *from ,
Ma_lop @malop Hoc_ky @hocky s where = and = and MaSV k MaSV= else printữ N'D liêu nh p không đúng!'ậ end go
4p Thông tin v sinh viên trong m t l p ề ộ ớ create proc ho_so_sv @malop char( )20 as begin if (exists (select *from Sinh_vien where Ma_lop=@malop)) select from * Sinh_vien where Ma_lop=@malop else print N'Mã l p v a nh p không đúng.'ớ ừ ậ end go
5p Thông tin v GVCN c a 1 l p ề ủ ớ create proc GVCN @malop char( )20 as begin if (exists (select *from lop where Ma_lop=@malop)) select g.* from Lop l, Giao_vien_chu_nhiem g where l.Ma_GVCN g Ma_GVCN = and l Ma_lop @malop else print N' Mã l p v a nh p không đúng'ớ ừ ậ end go
6p Ki m tra xem 1 sinh viên có tên trong danh sách đăng nh p hay ể ậ không, v i mã sinh viên cho tr c ớ ướ create proc check_sv @masv nvarchar ( )10 as begin if (exists (select *from He_thong where MaSV=@masv)) printN'Có sinh viên v i mã v a nh p'ớ ừ ậ else print N' Không t n t i sinh viên 'ồ ạ end go
7p Danh sách sinh viên trong 1 khoa create proc DS_SV_Khoa @makhoa char( 20) as begin if (exists (select *from Khoa where Ma_khoa=@makhoa)) masv ho_ten s ma_lop select , ,
Sinh_vien s lop l from , l Ma_lop l where.Ma_lop s= and ma_khoa @makhoa else print N'Mã khoa v a nh p không đúng.'ừ ậ end go
The procedure Kqua_rl is created to verify the existence of a student's record in the Ket_qua table If the student exists, their name and result are displayed If not, an error message is returned indicating that the entered student ID is incorrect.
9p Danh sách sinh viên đ đi u ki n xét c p h c b ng trong 1 kỳ ủ ề ệ ấ ọ ổ create proc DS_xetHB @hocky char ( )10 as begin if (exists (select *from Ket_qua where Hoc_ky=@hocky)) select k.masv ho_ten Hoc_ky GPA Diem_ren_luyen, , , , from Sinh_vien s, Ket_qua k where s.MaSV = k MaSV and Hoc_ky @hocky and GPA>=2.5 and Diem_ren_luyen>e else printọ N'H c kỳ v a nh p không đúng.'ừ ậ end go
10p Ki m tra xem sinh viên có đ đi u ki n xét h c b ng hay không? ể ủ ề ệ ọ ổ create proc check_HB @masv char (100 @hocky char ), ( )10 as begin if (exists (select *from Ket_qua where MaSV @masv and Hoc_ky=@hocky and GPA>=2.5 and Diem_ren_luyen>= ))65 print N' Sinh viên đ đi u ki n đ xét c p h c b ng !'ủ ề ệ ể ấ ọ ổ else print N'Sinh viên không đ đi u ki n xét c p h c b ng!'ủ ề ệ ấ ọ ổ end go
11f Tìm ki m thông tin h c b ng ế ọ ổ create function TT_Hocbong (@maHB nvarchar ( ))20 returns table as return
( select from * Hoc_bong where Ma_hoc_bong=@maHB
12f Danh sách sinh viên đượ c khen thưở ng trong 1 l pớ create function khen_thuong
(@malop char ( ))10 returns table as return
( select s.masv ho_ten hinh_thuc_khen_thuong ly_do, , , from Sinh_vien s, Chi_tiet_khen_thuong c where s.MaSV c MaSV = and Ma_lop @malop) go
13f Danh sách sinh viên b k luât trong l pị ỉ ớ create function Ki_luat
(@malop char ( ))10 returns table as return
( select s.masv ho_ten hinh_thuc_ky_luat ly_do, , , from Sinh_vien s, Chi_tiet_ky_luat c where s.MaSV c MaSV = and Ma_lop @malop) go dbo print Ki_luat('K25DLK16')
14f Th ng kê danh sách sinh viên có cpa thu c top 5 trong l p ố ộ ớ t i 1 ki nào đó ạ create function top5_cpa
(@malop nvarchar ( ),10 @hocky nvarchar ( ))10 returns table return
( select top 5 s.masv ho_ten CPA, , from Sinh_vien s, Ket_qua k where s.Ma_lop @malop and s MaSV k MaSV= and Hoc_ky @hocky order by CPA desc
15f In ra danh sách sinh viên có cpa dướ i 2.5 trong 1 l pớ create function CPA_25
(@malop nvarchar ( ),20 @hocky varchar ( ))20 returns table as return
( select s.masv ho_ten hoc_ky CPA , , , from Sinh_vien s, ket_qua k where s.masv k MaSV= and ma_lop @malop and Hoc_ky @hocky and CPA 2.5
