hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền của công ty cổ phần cấp thoát nước bình định

- Giám đốc Công ty là người điều hành hoạt động SX-KD hằng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc t

Giảng viên: ThS Hoang Thi Mai Khanh `

Nhóm thực hiện: Nhóm 2 Tl E N

Thông tin chung của công ty:

a Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần Cấp thoát nước Bình Định

b Địa chỉ: 146 Lý Thái Tổ - TP Quy Nhơn - Bình Định

c Điện thoại: (0256) 3747306 Fax: (0256) 3847843

d Website: http://www.binhdinhwaco.com.vn

Giới thiệu khái quát công ty: Công ty cổ phần Cấp thoát nước Bình Định là doanh nghiệp được chuyển đổi từ Công ty TNHH một thành viên cấp thoát nước Bình Định theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thành lập Công ty cổ phần Cấp thoát nước Bình Định ngày

26/3/2015

Lĩnh vực hoạt động:

Quản lý sản xuất và kinh doanh nước sạch, quản lý, duy tu, nạo vét

và xử lý chất thải hệ thống thoát nước

- Hút và xử lý chất thải bể phốt hầm cầu

- Tư vấn lập dự án và thiết kế công trình cấp thoát nước

- Thi công xây lắp, sửa chữa công trình cấp thoát nước

- Kinh doanh vật tư, thiết bị chuyên ngành cấp thoát nước

- Kiểm định đồng hồ đo nước lạnh tự động

Cơ cấu tổ chức:

SƠ ĐỎ TỔ CHỨC CONG Ty CO PHAN CẮP THOÁT NƯỚC BÌNH ĐỊNH

ĐẠI HỌI ĐÓNG

CO DONG BAN KIEM SOAT

2 HƠI ĐÓNG THƯKÝHĐQT — _— QUAN TRI

CHU TICH HDQT KIEM GIAM

PHÓ GIÁM ĐÓC KE TOAN TRUONG [ T Ỉ ] [ T T I I Ì

PHÒNG PHONG DOI ae DOI KT TOKY TO PHONG PHONG eae

Sai boeicil [nesl became tem | Sy | mann LYMAY HỆ | ‘paw | Sra TOAN- | | DOAN

LƯỢNG THEE’

er hee NƯỢC BI NOC —

GHI CHU: a W

——_—— CHỈ ĐẠO TRỰC TIẾP

se QUAN HỆ TRẠO ĐỎI

————— _ KIEMSOAT

Mô tả sơ đồ:

- Hội đồng quản trị có trách nhiệm là giám sát các hoạt động của giám đốc trong việc thực hiện các công việc dựa trên tinh thần của hội đồng quản trị Người đứng đầu hội đồng quản trị là chủ tịch hội đồng quản trị

- Ban kiểm soát thực hiện kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản

lý và điều hành của Công ty một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của cho các cổ đông

- Giám đốc Công ty là người điều hành hoạt động SX-KD hằng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị; chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Giám đốc Công ty thường xuyên trao đổi công việc với Phó Giám đốc Công ty trong hoạt động của mình, giữ mối quan hệ chặt chẽ giữa Ban điều hành Công ty với Đảng uỷ, BCH Công đoàn Công ty

- Phó Giám đốc Công ty điều hành hoạt động SX-KD của Công ty theo phân công và uỷ quyền của Giám đốc Công ty; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Đối với những vấn đề mới phát sinh vượt thẩm quyền thì Phó Giám đốc Công ty xin ý kiến Giám đốc Công

ty trước khi ra quyết định

- Kế toán trưởng Công ty là người phụ trách công tác tài chính-kế toán của toàn Công ty; giúp Giám đốc Công ty giám sát tài chính tại Công ty theo Luật Kế toán; chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty

và pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao

- Các phòng ban chức năng (cùng cấp): thực hiện các chức năng đã được phân công và chịu trách nhiệm giải trình cho cấp trên quản lý 2) Hệ thống kiểm soát nội bộ của chu trình tiền của doanh

nghiệp:

2.1) Mục tiêu kiểm soát tiền chung:

+ Hoạt động: - Các hoạt động chỉ, thu tiền và tồn quỹ được kiểm soát chặt chẽ nâng cao tính hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động kinh doanh

- Việc thu chỉ cho các nghiệp vụ bán hàng, mua hàng, chi trả tiền lương kịp thời nhằm làm tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

+ Báo cáo: Các nghiệp vụ thu chi cần được ghi chép đầy đủ, kịp thời nhằm phản ánh tình hình tạo ra dòng tiền, sử dụng tiền mục đích quản trị dòng tiền và số dư tiền cần phải được ghi chép một cách trung thực và hơp lý trên báo cáo tài chí

3

+ Tuân thủ: Việc thu chỉ tiền phải phù hợp các quy định pháp luật.b) Các thành phần kiểm soát nội bộ của kiểm soát tiền theo COSO

(2013):

2.2) Thanh phan kiém soat:

2.2.1) Môi trường kiểm soát:

Có | Khôn | lời

g

Môi trường kiểm soát

1.Công ty có ban hành quy tac dao duc, | x

trong đó nghiêm cấm hành vi gian lận, biển

thủ tiền của nhân viên và xác lập các biện

pháp kỷ luật cho hành vi sai phạm hay

không?

2.Người quản lý có làm gương cho thuộc | x

cấp qua các hành động liên quan đến việc

sử dụng tiền của Công ty đúng mục đích và

hợp lý không?

3.Nhà quản lý có kiến thức và kinh nghiệm | x

trong quản lý tài chính không?

4.Khi tuyển dụng thủ quỹ và kế toán quỹ, X

Công ty có chú trọng về dao duc hay

không?

5, Công ty có bản mô tả công việc cụ thể | x

của thủ quỹ, nhân viên thu tiền để giúp

cho việc kiểm soát tiền không?

6.Ban quản lý có tham gia xây dựng và |x

giám sát việc thực hiện các chính sách về

hạn mức chỉ tiêu đối với từng cấp bậc quản

lý không?

7.Ban quản lý có tham gia vào việc xét | x

duyệt các khoản chỉ có giá trị lớn của Công

ty không? Nhà quản trị có kênh tiếp nhận

thông tin về các khoản chỉ tiêu bất thường

Bảng khảo sát môi trường kiểm soát nội bộ của công ty Nhận xét: Dựa trên COSO 2013 các nguyên tắc mà môi trường kiểm soát đạt được:

+Don vi thể hiện sự cam kết về tính |+ Hội đồng quản trị không trung thực và các giá trị đạo đức | thể hiện sự độc lập với người thông qua việc ban hành quy tắc | quản lý Thể hiện ở cấu trúc đạo đức, nhà quản lý có làm gương | doanh nghiệp đó là Giám đốc cho cấp dưới và đảm bảo năng lực | sẽ kiêm luôn vị trí Chủ tịch

chuyên môn nhà quản trị

+ Xây dựng cơ cấu tổ chức, xác

định cấp bậc báo cáo, cũng như

phân định trách nhiệm và quyền

hạn phù hợp thông qua các nội

dung sau có mô tả công việc cụ thể

ngoài ra có mô tả trách nhiệm và

quyền hạn của ban quản lý

Hội đồng quản trị

+ Đơn vị không thể hiện sự cam kết nhân lực có chất lượng thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân Thể hiện việc không cam kết chú trọng đạo đức nhân viên

+Don vi chỉ rõ trách nhiệm giải

trình của từng cá nhân liên quan

đến trách nhiệm kiểm soát của họ

Thể hiện thông qua việc có sơ đồ

cấu trúc công ty rõ ràng (phân tầng

từ trên xuống), có quy định về xử

phạt gian lận

Có | Khôn | lời

g

Đánh giá rủi ro

1 Công ty có xây dựng cơ chế thích hợp để | x

nhận diện rủi ro phát sinh từ các nhân tố

bên trong và bên

ngoài không?

2 Công ty có xây dựng cơ chế thích hợp để

nhân diện rủi ro phát sinh liên quan đến:

-Việc thay đổi về nguồn nhân lực, chẳng

hạn sự biến động nhân sự chủ chốt trong

bộ phận ngân quỹ

-Hệ thống thông tin, chẳng hạn cách thức

xử lý thông tin khi gặp sự cố

3.Công ty có thường xuyên đánh giá ảnh

hưởng của các rủi ro đã nhận diện được đối

với tiền, bao gồm cả việc ước lượng xác

suất rủi ro phát sinh và ảnh hưởng của

chúng, để đề xuất các biện pháp quản trị

rủi ro thích hợp hay không và tính khả thi

Bảng khảo sát thành phần đánh giá rủi ro của công ty Nhận xét: Dựa trên COSO 2013 thì thành phần đánh giá rủi ro của công ty đạt được và không đạt được những nguyên tặc sau:

ĐẠT ĐƯỢC:

+ Xác lập mục tiêu một cách cụ

thể để nhận diện rủi ro (Nội

dung số 1 bảng khảo sát)

+ Nhận dạng được các rủi ro đe dọa và phân tích được các rủi

ro để quản trị rủi ro này (Nội dung số 1 bảng khảo sát)

+ Đơn vị không nhận dạng và đánh giá các thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống kiểm soát nội bộ ( Nội dung số 2 bảng khảo sát)

KHÔNG ĐẠT ĐƯỢC

+ Đơn vị không cân nhắc được

gian lận xảy ra đe dọa tới mục

tiêu của đơn vị (Nội dung số 3

bảng khảo sát)

Vì doanh nghiệp chỉ đạt được hai nguyên tắc của COSO (2013) đề ra nên ta chỉ xem xét hai nguyên tặc sau đó là xác định mục tiêu và nhận diện rủi ro của công ty

Trong quy trình tiền có ba quy trình nhỏ: thu tiền, chi tiền, và tồn quỹ Thì mỗi quy trình nhỏ sẽ có những mục tiêu riêng và đồng thời

sẽ có những rủi ro riêng gặp phải Thì tại doanh nghiệp họ xác định mục tiêu và rủi ro cụ thể đối với từng quy trình nhỏ được thể hiện ở bảng sau

Mục | + Hoạt động: Đảm | + Hoạt động: Đảm |+ Hoạt động: tiêu |bảo việc thu tiền | bảo việc chi tiền là |ĐÐĐảm bảo tiền đúng thời gian, đủ |đúng, đủ không |tồổn quỹ không

số tiền, nhằm đảm |llãng phí, nhằm |bị tham Ô,

bảo hoạt động kinh

doanh của doanh

nghiệp

+ Báo cáo: Nghiệp

vụ thu tiền phải

được ghi chép kịp

thời, đầy đủ chính

xác để phản ánh

tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh

+ Báo cáo: Nghiệp

vụ chi tiền phải được ghi chép kịp thời, đầy đủ chính xác để phản ánh đúng tông tin sử

chiếm dụng bởi một cá nhân + Báo cáo: Số

dư tiền phải được phản ánh trên báo cáo tài chính một cách trung thực và thông tin về quy | dụng tiền hợp lý

trình tạo ra tiền + Tuân thủ: Việc chỉ |+ Tuân thủ: + Tuân thủ: Việc |tiền phải đảm bảo | không có

thu tiền phải đảm tuân thủ pháp luật

bảo tuân thủ pháp

luật

Rui ro

có

thể

gặp

phải

- Tiền thu không

đúng với giá trị dịch

vụ cung cấp

- Nhân viên thu nợ

biển thủ tiền khách

hàng

- Xóa sổ nợ để

chiếm dụng tiền nợ

- Ghi chép khoản

tiền sai niên độ, sai

đối tượng, sai số

tiền

- Ghi chép các khoản tiền sai đối tượng, sai số tiền

- Chi sai số tiền

- Chỉ trả sai nhà cung cấp, lô hàng

- Chi trả các khoản không có thực

- Chi không đúng mục đích hay nhu cầu

- Chỉ không kịp thời

hưởng chiết khấu

- Số tiền tồn quỹ

bị sai lệch so với báo cáo

- Tiền tồn quỹ bị mất cắp, chiếm dụng

- Số dư trên báo cáo tài chính không chính xác (tính hiện hữu)

2.2.3) Hoạt động kiểm soát:

Dựa trên các rủi ro mà doanh nghiệp đã xác định cho từng quy trình thì sẽ có những hoạt động kiểm soát tương ứng

2.2.3.1) Quy trình thu tiền:

Đặc điểm của doanh nghiệp: nghiệp vụ thu tiền mặt thực tế xảy ra thường xuyên, thường là thu tiền hàng bán trong tỉnh Có ít nghiệp

vụ thanh toán thu tiền bằng tiền gửi ngân hàng

a) Quy trình thu tiền mặt:

KE TOAN THU TIEN MAT

Người nộp Ké toan thanh toán té toán trường Thủ quỹ

7

Mô tả quy trình: có 3 chức năng ghi sổ, xét duyệt, thu tiền được chia cho 3 đối tượng lần lượt kế toán thu, kế toán trưởng, thủ quỹ Khi khách hàng đề nghị trả tiền thì kế toán thu lập 3 liên phiếu thu và đưa cho kế toán trưởng xét duyệt 3 liên phiếu thu sau khi ký nhận thì liên 1 đưa cho thủ quỹ để thu đúng số tiền khách trên phiếu thu Liên 2 sẽ đưa cho khách hàng và liên 3 sẽ đưa cho kế toán thu để lưu trữ và ghi nhận trên sổ kế toán Ngoài ra cuối tháng, sẽ có SỰ: đối chiếu chéo giữa sổ kế toán và sổ quỹ đồng thời có sự rà soát sổ kế toán từ kế toán trưởng

- Xóa số nợ trên số để chiếm

dụng tiền trả nợ

-Tiền thu không đúng với giá trị

dịch vụ cung cấp

- Nhân viên thu nợ biển thủ tiền

khách hàng

- Ghi chép khoản tiền sai niên

độ, sai đối tượng, sai số tiền

- lách chức năng ghi số (kể toán thu) với thu tiền (thủ quỹ)

- Có hoạt động xét duyệt phiếu thu từ kế toán trưởng

- Có hoạt động kiểm tra chéo giữa sổ kế toán và sổ quỹ

- Có hoạt động rà soát lại sổ kế toán từ kế toán trưởng

Mô tả quy trình: Ngân hàng nhận tiền lập giấy báo có, kế toán thu lập chứng từ thu đưa cho kế toán trưởng xét duyệt và ký Kế toán thu nhận chứng từ đã ký lưu trữ và ghi sổ tiền gửi

Nhận xét: Nhìn chung kế toán thu tiền gửi ngân hàng có tính kiểm soát cao hơn vì việc thu nhận tiền đã do bên thứ 3 (ngân hàng) làm

hộ Cho nên rủi ro ở đây là việc ghi nhận sai đối tượng trả tiền cho doanh nghiệp

sai đôi tượng + Ghi nhận khoản phải thu cho + Tách biệt 2 chức năng xét duyệt và ghi sổ

2.2.3.2 Kể toán chỉ tiền:

KE TOAN THU TIEN GU!

(tai Doanh nghiép)

Ké toan Ngan hang

(tai Doanh nghiép) Ngan hang

(hạn tiền )

L

(Lap Gidy bao C 6 }>———<< Nhận Giáy báo Có )

„ (Lập chứng từ thui } >x{ Ký và duyệt thứ

(Ghi số tiền qửi }<

cy

8 a) Chi tiền bằng tiền gửi ngân hàng:

KE TOAN CHI TIEN GU’!

iam déc K& toán trưởng | Kế toán ngân hàng

(tại doanh nghiệp)

+

Lập Ly nhiệm chỉ }

T

Ngan hang

{

Nhận Ủy nhiệm chi ) Thực hiện lệnh chỉ )

(Nhận Giáy báo Nơ }=+—{ Lap Gidy bao No

—— —

(Gr ké toan ( tiền qửi

F5

Đặc điểm doanh nghiệp: các nghiệp vụ chỉ bằng tiền gửi ngân hàng chủ yếu là chỉ trả tiền cho nhà cung cấp cho việc mua tài sản

Mô tả quy trình: Sau khi kiểm tra chính xác của các hóa đơn từ quy trình mua hàng, kế toán công nợ sẽ lưu hóa đơn theo thứ tự định kỳ thanh toán cho riêng từng nhà cung cấp Căn cứ vào hồ sơ thanh toán, kế toán sẽ lập danh sách các khoản nợ phải trả đến hạn để lập chứng từ thanh toán Kế toán chi sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chỉ kèm với chưng từ thanh toán đưa qua kế toán trưởng ký và duyệt chỉ sau

đó phiếu ủy nhiệm chi này sẽ đưa cho giám đốc ký vào để ủy nhiệm chi Ủy nhiệm chỉ sau khi được kí bởi giám đốc sẽ tiến hành đưa cho ngân hàng để thực hiện lệnh chi và lập giấy báo nợ Sau khi nhận giấy báo nợ kế toán chỉ sẽ tiến hành ghi sổ kế toán tiền gửi

- Ghi chép các khoản tiền sai đổi

tượng, sai số tiền

- Chi sai số tiền

- Chi trả sai nhà cung cấp, lô

hàng

- Chỉ trả các khoản không có

thực

- Chi không đúng mục đích hay

nhu cầu

- Chi không kịp thời dẫn đến

không hưởng chiết khấu thanh

toán

- Có sự phân chia nhiệm vụ giữa ghi sổ và xét duyệt chỉ tiền

- Có sự rà soát công nợ của từng nhà cung cấp trước khi tiến hành chỉ tiền để tránh trường hợp trả sai số tiền, sai nhà cung cấp, hoặc trả hóa đơn 2 lần

b) Chi tiền mặt:

9

Đối với doanh nghiệp thì chi tiền mặt cho các nghiệp vụ như trả tiền lương, chỉ công tác phí, chi văn phòng phầm

Mô tả quy trình: Bộ phận có nhu cầu sử dụng quỹ tiền mặt sẽ lập giấy đề nghị chỉ tiền Giấy để nghị chi tiền sẽ đưa cho kế toán lập phiếu chỉ gồm 3 liên Phiếu chi sẽ được đưa cho kế toán trưởng xét duyệt và kí Phiếu chi được kí đưa cho thủ quỹ và thủ quỹ xuất tiền cho bộ phận đã lập đề nghị chỉ cùng với 1 liên Ngoài ra thủ quỹ giữ

1 liên để ghi vào sổ quỹ và liên còn lại đưa cho kế toán để ghi vào sổ

kế toán Cuối tháng sổ quỹ và sổ kế toán được đối chiếu lại với nhau xem có khớp hay không

- Ghi chép các khoản tiền sai đối

tượng, sai số tiền

- Chi sai số tiền

- Chi trả sai nhà cung cấp, lô

hàng

- Chỉ trả các khoản không có

thực

- Chi không đúng mục đích hay

nhu cầu

- Có sự phân chia giữa các chức năng xét duyệt, ghi sổ, và chỉ tiền

- Có sự đối chiếu giữa sổ kế toán

và sổ quỹ

- Có giấy dé nghị chi tiền của các bộ phận đã được xoát xét

- Phiếu chi được đánh số liên tục

2.2.3.3) Quy trình kiểm soát số dư tiền:

a) Số dư tiền mặt tại quỹ:

- Số tiền tồn quỹ bị sai lệch so

với báo cáo

- Tiền tồn quỹ bị mất cắp, chiếm

dụng

- Đối chiếu số dư trên số quỹ với

số dư trên sổ kế toán

- Cuối tháng doanh nghiệp đều đem số tiền mặt thu được chuyển vào ngân hàng

- Khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng

- Thủ quỹ kiểm kê tiền mặt cuối