KHẢO SÁT HỆ THỐNG THIẾT CHẾ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

PHẦN I. KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG PHẦN II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG THIẾT CHẾ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

Trung tâm Thông tin - Thư viện có vai trò quan trọng trong việc đào tạotrrong quá trình dạy và  học, vai trò của Thư viện ngày càng tăng lên với hai hướnggiáo dục:

Giáo dục cá nhân và tự học của sinh viên cùng với việc cung cấp thông tinđầy đủ và gần nhất tới sinh viên Mặc khác, các giáo viên cũng là những người sửdụng thư viện Vì  vậy, để đáp ứng ngày càng tốt hơn trong việc phục vụ giảng dạy,học tập của giáo viên và sinh viên trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội cần đổi mới tổchức và quản lý công tác thông tin - thư viện theo hướng tăng cường hợp tác, chia sẻcác nguồn lực thông tin; đa dạng hoá các phương thức phục vụ, tăng thời lượngphục vụ (bao gồm cả thư viện ảo)…

      Trong báo cáo này ngoài lời mở đầu tôi xin được trình bày 3 phần như sau:

 PHẦN  I KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

VÀ THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG

PHẦN II KHẢO SÁT HỆ THỐNG THIẾT CHẾ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

     

NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

VÀ THƯ VIỆN CỦA TRƯỜNG

1 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà  Nội

1.1 Lịch sử hình thành và  phát triển

Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số:109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng; theo Quyết định số:72/TCCB-TC ngày 25/04/1996 của Bộ trưởng, Trưởng ban Ban Tổ chức - Cán bộChính phủ được đổi tên là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I;theo Quyết định số: 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCT ngày 15 tháng 6 năm 2005 của Bộtrưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo được đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữTrung ương I

Được sự đồng ý của Thủ tướng Chính phủ, ngày 21/4/2008 Thứ trưởngThường trực Bộ Giáo dục và Đào tạo đã ký Quyết định số: 2275/QĐ-BGDĐT đổitên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I thành Trường Cao đẳng Nội vụ

Hà Nội. 

Chính quy tập trung; Đào tạo vừa học vừa làm (tại chức); Bồi dưỡng nghiệp vụngắn hạn

Thành tích công tác và qui mô phát triển

Đã  đào tạo được hàng ngàn cán bộ Văn thư, Lưu trữ, Thư viện, Hành chính vănphòng, Thư ký văn phòng đang làm việc trên khắp cả nước đáp ứng được nhu cầuphát triển của xã hội

Đã  đào tạo được hàng trăm cán bộ văn thư, lưu trữ Bậc trung học và trên trunghọc cho nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào

Đã  được Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam tặng thưởng Huânchương Lao động hạng 3 (năm 1996); Huân chương Lao động hạng nhì (năm 2001)

và được Nhà nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào tặng Huân chương Tự do hạngNhất (năm 1982), chính phủ Lào đã trao tặng Huy chương Hữu nghị (năm 2007).

 Thành tích công tác

Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ  Trung ương I đã được tặng thưởng các Huânchương:

 Huân chương Lao động hạng Nhì (năm 2001)

 Huân chương Lao động hạng  Ba (năm 1996)

 Huân chương Tự do hạng Nhất của nhà nước CHDCND Lào (1982)

 Huy chương Hữu nghị của Chính phủ nước CHDCND Lào (2007)

  1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là tổ  chức sự nghiệp thuộc Bộ Nội vụ,

có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng

và thấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học phục vụ phát triển kinh

tế - xã hội

Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, được thực hiệnquyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm về  thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biênchế và tài chính theo quy định của pháp luật Trường có tư cách pháp nhân, có condấu và được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và các kho bạc nhà nước

Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội đặt trụ  sở chính tại thành phố Hà Nội

2 Thư viện trường Cao đẳng Nội vụ  Hà Nội

  2.1.  Chức năng, nhiệm vụ 

Trong pháp lệnh thư viện có ghi: “Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn

di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụngchung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụnhu cầu học tập, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp

phần nâng cao dân trí, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học,công nghệ, kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đấtnước.”

2.1.1 Chức năng:

Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Cao đẳng Nội vụ  Hà Nội có chứcnăng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiên cứu, đào tạo và quản lý của Nhàtrường thông qua việc khai thác sử dụng các loại hình tài liệu có trong thư viện

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong và  ngoài nước đáp ứng nhu cầugiảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhà  trường;thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đãđược nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khoá luận, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ củacán bộ giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, tập bài giảng và cácdạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng, tài liệu trao đổigiữa các thư viện;

Tổ chức các hoạt  động thông tin thư mục, giới thiệu kho tài liệu thư  viện

và các hoạt động thông tin tư liệu khác tạo điều kiện cho bạn đọc khai thác và 

sử dụng hiệu quả các nguồn tin;

Tổ chức các khoá học đầu năm hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện;  thựchiện công tác hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngành thư viện;phục vụ cán bộ, giáo viên, sinh viên; hướng dẫn bạn đọc mượn giáo trình, sách báo

và tài liệu tham khảo khác;

Quản lý, sử dụng hiệu quả các tài sản được giao bao gồm toàn bộ các trangthiết bị, hệ thống giáo trình, sách báo và các tài liệu tham khảo khác; kiểm kê định

kỳ vốn tài liệu, tài sản khác của thư viện theo quy định hiện hành;

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài liệu, làm thưmục… theo đúng các quy định về công tác thông tin, thư viện Xây dựng hệ thốngtra cứu, tìm và truy cập thông tin;

Tổ chức các hoạt  động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ được giao và phù hợp với quy định của pháp luật;

Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất

về tình hình hoạt động của thư viện với Hiệu trưởng; 

Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thông tinvào công tác thư viện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ thưviện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quả công tác;thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao. 

Tiếp nhận tài trợ giúp đỡ của các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài Tham gia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện 

Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của cấp trênlưu trữ các tài liệu theo quy định của Chính phủ 

2.2 Cơ cấu tổ chức của thư viện hiện nay

Nhân sự của thư viện

      Giám  đốc Trung tâm Thư viện : Ths Lê  Thanh Huyền

o Luyện Thị Trang – Cán bộ Thư viện

o Nguyễn Thị Phái - Phụ trách hoạt động Thư viện

o Nguyễn Thị Hồng Nhung – Cán bộ Thư viện

o Nguyễn Bích Hạnh – Cán bộ Thư viện

      Các cán bộ ở Thư viện đều có bằng Cử nhân, trình độ Thạc sĩ vể chuyên ngànhThư viện Vì vậy, rất thuận lợi về các khâu nghiệp vụ xử lý kỹ thuật cũng như côngtác phục vụ bạn đọc

CHƯƠNG II: KHẢO SÁT THIẾT CHẾ THƯ VIỆN TRƯỜNG CAO ĐẲNG NỘI VỤ HÀ NỘI

2 Tình hình hoạt động của thư viện 

2.1 Chính sách bổ sung và  vốn tài liệu

      Chính sách phát triển nguồn tin là công cụ hỗ trợ cho việc lập kế hoạch và làmviệc hàng ngày của cán bộ bổ sung, nó là kim chỉ nam để xây dựng nguồn thông tintrong hoạt động tư liệu thư viện Từ việc xác định mục tiêu trước mắt và mục tiêulâu dài để xây dựng chính sách phát triển nguồn tin cho người dùng tin và đặt ranhững ưu tiên trong sự phân bổ kinh phí để đáp ứng được nhu cầu của của ngườidùng tin Chính sách phát triển nguồn tin của thư viện được xây dựng nhằm mụcđích đảm bảo tính liên tục, nhất quán của bộ sưu tập khi có sự luân chuyển ban quản

lý và cán bộ bổ sung của thư viện

2.1.1 Cơ cấu vốn tài liệu tại thư  viện

Số  lượng ấn phẩm:

      Hiện có hơn 5000 cuốn sách trong đó:

- Số đầu giáo trình: 80 loại giáo trình với 342 cuốn 

       - Số đầu tập bài giảng: 12 loại tập bài giảng với 38 cuốn

       - Số đầu tập tài liệu tham khảo: 4063 tên tài liệu tham khảo

       - Số đầu tạp chí: 96 loại báo, tạp chí

       Thư  viện điện tử: 0

       - Tài nguyên số (bộ sưu tập số)

       - Tổ chức công tác sưu tập, thực hiện quyền sở  hữu, truyền thông

       - Tổ chức việc phân phối thông tin, kết nối, liên kết

       - Tổ chức cơ sở dữ liệu và lưu trữ

2.1.2 mức độ bổ sung, chính sách và  kinh phí bổ sung.

      a Xác định diện bổ  sung tài liệu

Diện bổ sung là những văn bản quy định những chủ đề hay chuyên ngànhkhoa học mà thư viện mong muốn thu thập cùng các quy định về ngôn ngữ, sốlượng…Diện bổ sung chính là cơ sở để cho thư viện bổ sung

Các ngành, lĩnh vực đào tạo của trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội

Các ngành học chung: Là các môn học cơ bản

Các ngành học thuộc chuyên ngành: Văn thư, Lưu trữ, Hành chính vănphòng, Thông tin thư viện…

Các hệ đào tạo: Cao đẳng trung cấp, nghề

Xác  định tài liệu sẽ thu thập theo ngành đào tạo về  mặt: Các tài liệu về khoahọc xã hội, sách tra cứu, triết học, tâm lý học, logic học, chính trị, ngôn ngữ, vănhọc…

Số  lượng tài liệu: Mỗi loại tài liệu bổ sung 02 bản

      Năm 2008

 Tổng số: 4422 bản, khoảng 2000 tên tài liệu

 Tổng kinh phí bổ sung: năm 2008 là 200 triệu

 Ngôn ngữ tài liệu: Ngôn ngữ chủ yếu là tiếng Việt và một số sách học tiếngAnh

     b Xác định lĩnh vực  ưu tiên bổ sung

     Lĩnh vực trọng điểm: Theo các ngành đào tạo của Trường

     +  Tài liệu tham khảo khác 5 %

      Ưu tiên bổ sung các tài liệu: Để xây dựng một kho mở trong thư viện mới: tàiliệu tra cứu, giáo trình các ngành đào tạo của trường, Pháp luật, chính trị, văn học,Ngôn ngữ (tiếng Việt và tiếng Anh)

Đặc điểm của trường Cao đẳng là đào tạo hệ cao đẳng, trung cấp, nghề Tậptrung bổ sung các tài liệu mang tính ứng dụng, nghiệp vụ, thao tác

Mức  độ bổ sung: quý, kỳ, năm (tuỳ theo mức độ kinh phí và nhu cầu củathư viện) Thường các thư viện bổ sung theo kỳ

Các loại hình tài liệu dự định bổ sung: Sách giáo trình, sách tra cứu,  tài liệutham khảo, báo, tạp chí, tài liệu chuyên ngành…

Ngành đào tạo chung: Chỉ thu thập những tài liệu căn bản phục vụ cho mụcđích đào tạo của nhà Trường

Các ngành chuyên môn: Văn thư, Thư ký văn phòng, Thông tin thư viện,Quản lý văn hoá, Quản trị nhân lực…

Dựa trên các ngành đào tạo, cũng như đặc thù của Trường nên các tàiliệu được bổ sung chủ  yếu là các sách về: Chính trị, Triết học, các Khoa học xã hội,

Văn hoá, Văn học, tài liệu tham khảo, Và các sách giáo trình chuyên ngành phùhợp với các ngành nghề đào tạo của trường.

Dựa trên số lượng phiếu yêu cầu của học sinh, sinh viên bị từ chối và lĩnh vựctài liệu mà  bạn đọc yêu cầu nhiều để thư viện xây dựng chính sách bổ sung nhằmđáp ứng được yêu cầu của bạn đọc trong thời gian nhanh nhất

Xác  định từng chủ đề cụ thể sách bổ  sung về thư viện:

      - Sách tra cứu (từ điển, bách khoa thư…);

      - Sách (Triết học, tâm lý học, Lôgíc học, chủ  nghĩa Mác Lênin, pháp luật…);

      - Sách ngôn ngữ (tiếng Việt, tiếng Anh…)

  Dựa trên các danh mục sách của các nhà sách gửi về  cho thư viện, thư viện

sẽ lựa chọn ra những tài liệu phù hợp với các ngành nghề đào tạo của trường Mụctiêu của thư viện là sẽ  đáp ứng được đầy đủ nhu cầu thông tin cần thiết của các đốitượng người dùng tin, mà không có phiếu yêu cầu nào bị từ chối

Xác  định những tài liệu nào chọn lọc đầy đủ, những tài liệu nào chọn lọc vừaphải là vấn đề  đặt ra với thư viện Từ các ngành đào tạo của Trường những tài liệugiáo trình và tài liệu tham khảo hoặc các tài liệu có liên quan đến ngành đào tạo củaTrường thư viện sẽ thu thập để bổ sung đầy đủ

Tất cả các sách giáo trình và tài liệu tham khảo thư  viện bổ sung mỗi loại ítnhất 02 bản

Nguồn bổ sung: Mua tài liệu

Ngoài ra Trường có nguồn tài liệu nội sinh, tài liệu lưu hành nội bộ và báncho các đơn vị khác có nhu cầu

Các tài liệu không thu thập: Là những tài liệu không thuộc các chuyên ngànhđào tạo của Trường, hay các tài liệu không mang lại hiệu quả tính hữu ích cho người

sử dụng hoặc bạn đọc không có nhu cầu như các tài liệu về khoa học tự nhiên, kỹthuật, xây dựng, vận tải, nông nghiệp…

Do vốn tài liệu của Trung tâm Thông tin - Thư viện còn nghèo nàn nên việc

bổ sung làm phong phú kho tài liệu là rất cần thiết Trung tâm Thông tin - Thư việnđang bổ sung theo hình thức là tăng số lượng tên sách, mỗi đầu sách thư viện bổsung 02 bản/ 1 tên sách

Ngôn ngữ tài liệu ưu tiên bổ sung: Tiếng Việt là chính

Kinh phí: Dựa trên nguồn tài liệu xác định kinh phí bổ sung là: 50 triệu.Riêng năm 2008 kinh phí của Thư viện lên tới 200 triệu xuất phát từ việc chuẩn bịcho đưa vào hoạt động Thư viện mới của trường

Ngoài ra còn có một số hoạt động bổ sung khác :

Phối hợp là cùng hoạt động hoặc là hoạt động để hỗ trợ lẫn nhau Phối hợp bổsung là phân chia gianh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mụcđích tránh trùng lặp và làm tăng số lượng tài liệu

Các hình thức phối hợp: Liên kết, phối hợp, hợp tác, tập trung hoá

Nhìn chung công tác phối hợp bổ sung là rất cần thiết, nhưng thư viện vẫnchưa làm được công tác này Hy vọng trong thời gian tới thư viện sẽ áp dụng côngtác này để làm phong phú thêm loại hình tài liệu cho thư viện

Thanh lọc tài liệu: Là loại bỏ chính thức 1 tài liệu ra khỏi kho tài liệu của thưviện Bởi vì nó không còn phù hợp để sử dụng tiếp hoặc là không còn cần thiết nữa

Trước khi chương trình thanh lý được thực hiện phải có  việc đánh giá chínhsách và mục tiêu của thư viện

Thanh lý tài liệu: Là việc loại bỏ hoặc chuyển lưu kho những bản thừa nhữngtài liệu ít được sử dụng và không còn sử dụng được nữa Là một phần của chínhsách phát triển vốn tài liệu, cũng như hoạt động chọn lựa bổ sung vốn tài liệu vàothư viện và thanh lý tài liệu không còn giá trị sử dụng ra khỏi thư viện là những hoạtđộng như nhau

Mục  đích: Để giành không gian cho tài liệu mới nhập về; giảm chi phí bảoquản tài liệu; tiết kiệm kinh phí; cải tiến việc truy cập

Nguồn bổ sung: Có hai phương thức là bổ sung phải trả tiền và bổ sung khôngphải trả tiền

Bổ  sung phải trả tiền (mua) là phương thức chủ yếu đảm bảo bổ sung đượcnhững tài liệu như mong muốn Mua có hai cách là mua trực tiếp và mua gián tiếp:

Mua trực tiếp: Mua ở các nhà sách, nhà in, nhà xuất bản, bản thân tácgiả có sách để xuất bản hay mua gián tiếp thông qua các cơ quan phát hành

Bổ  sung không phải trả tiền: Là trao đổi, tặng biếu, nhận lưu chiểu (hìnhthức này thư viện chưa có). 

2.2 Công tác xử lý nghiệp vụ thư viện

       2.2.1 Mô tả, phân loại, định chủ  đề, định từ khóa, tóm tắt.

       a Mô tả 

Trong Thư viện trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội thì các tài liệu được mô tảtheo tiêu chuẩn quốc tế ISBD tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu của

độc giả, giúp độc giả tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

b Phân loại tài liệu 

Thư  viện trường CĐ Nội Vụ Hà Nội đã sử dụng bảng phân loại thập phânDewey (DDC) để phù hợp với sự phát triển của hệ thống thư viện trên thế giới vànhằm phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất

c Định chủ đề 

Định chủ đề là khâu quan trọng trong việc xác định nội dung chính của tàiliệu

       Có  cấu trúc như sau :

       Chủ  đề - Phụ đề nội dung - Phụ đề địa lý  - Phụ đề thời gian - Phụ đề hìnhthức 

       d Định từ khóa 

  Định từ khóa bao gồm 3 bước :

       - Phân tích nội dung tài liệu 

       - Xác định khái niệm đặc trưng cho nội dung tài liệu

       - Mô tả khái niệm bằng ngôn ngữ từ khóa

e Tóm tắt nội dung tài liệu

Tóm tắt là một bản tin ngắn gọn, đầy đủ nội dung của tài liệu phương pháptiếp cận, kết quả nghiên cứu và kết luận cơ bản mà tài liệu bao hàm và phạm vi

sử dụng của tài liệu đó

Giúp người dùng tin xác định có cần lựa chọn tài liệu này hay không? Trongtrường hợp nhất định thì những kết luận cụ thể được phản ánh trong bản tóm tắt cóthể giúp người dùng tin sử dụng luôn các kết luận đó, nghĩa là giúp người dùng tintiết kiệm thời gian đọc tài liệu

2.2.2 Tổ chức bộ máy tra cứu 

Hiện nay Thư viện trường CĐ Nội Vụ Hà Nội sử dụng bộ máy tra cứu truyềnthống, bộ  máy tra cứu hiện đại chưa được sử dụng vì chưa có trang thiết bị như máytính, phần mềm…

Bộ máy tra cứu truyền thống :