tổ chức công tác kế toán trong môi trường cntt chủ đề đánh giá phần mềm kế toán ttsoft 1a

Đánh giá kiểm soát quá trình nhập liệu của phần mềmKi-m so/t qu/ trình nhập liệu: là th2c hiện c/c thủ tục x/c th2ctrước khi dữ liệu nguồn được nhập vào phần m7m nhằm đảm bảo dữ liệunhập

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN TTSOFT 1A

Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Hữu BìnhNhóm:

Họ và tên sinh viên:

Tp.Hồ Chí Minh, tháng 4 năm 2024

1 Đánh giá chức năng kiểm soát xác thực và phân quyền trên phần mềm 1

1.1 Ki-m so/t x/c th2c 1

1.2 Ki-m so/t phân quy7n 3

2 Đánh giá kiểm soát quá trình nhập liệu của phần mềm 9

2.1 Ki-m tra tính đầy đủ 9

2.2 Ki-m tra dấu 11

2.3 Ki-m tra giới hạn 11

2.4 Ki-m tra tính hợp lệ 12

2.5 Ki-m tra tính hợp lý 13

2.6 Ki-m tra ki-u dữ liệu 14

2.7 Ki-m tra độ dài dữ liệu 18

3 Khả năng theo dõi về hành vi truy cập và chỉnh sửa dữ liệu trên phần mềm 21

KẾT LUẬN 26

1 Đánh giá chức năng kiểm soát xác thực và phân quyền trên phần mềm

1.1 Ki-m so/t x/c th2c

Là một quy trình bảo mật của phần m7n, trong đó yêu cầu chọn dữ liệubao gồm tên người dùng cần đăng nhập, mật khẩu đ- x/c th2c bạn có quy7nđược đăng nhạp vào phần m7n đó không, nếu bạn không cung cấp chính x/cđược c/c thông tin cần thiết thì qu/ trình x/c th2c của bạn sẽ thất bại Ở phầnm7m kế to/n TTSoft1A, bước đầu tiên là chọn dữ liệu kế to/n cần đăng nhập,tiếp theo là tên người dùng và sau cùng là mật mã (nếu có tạo), khi vào được dữliệu kế to/n tức là đã x/c th2c thành công

Trong phần m7m kế to/n TTSoft 1A đầu tiên chính là chọn dữ liệu kếto/n cần đăng nhập, tiếp theo là tên người dùng và bước cuối cùng là mật

mã (nếu có tạo), khi bạn đã vào được dữ liệu kế to/n tức là bạn đã x/cth2c thành công

Nhược đi-m là dễ xảy ra nguy cơ hệ thống phần m7m bị rò rỉ, tấn công dữ liệudo:

- Phần m7m cho phép người dùng đăng nhập khi không cần tạo mật khẩu đăng

Ví dụ: Thao t/c thay đổi mật mã là 000000 nhưng phần m7m vẫn chấp nhận.

Hình: Minh họa khi không đăng nhâ lp mâ lt khẩu cm cmng có th- nhâ lp mâ lt mã mới

và thao t/c cho ra kết quả thành công

1.2 Ki-m so/t phân quy7n

S2 “phân chia tr/ch nhiệm và quy7n l2c” đến từng người sử dụng theo chức năng Mỗi vị trí được phân công sẽ có “nhiệm vụ, quy7n hạn” rõ ràng, đảm bảo người không có tr/ch nhiệm không th- truy cập vào công việc của người kh/c trong phần m7m kế to/n của đơn vị, nếu không nhận được s2 đồng ý của người

có tr/ch nhiệm

Phân quy7n truy cập khi sử dụng phần m7m: Phần m7m hỗ trợ cài đặt mật mã cho người dùng đ- tăng tính bảo mật cho dữ liệu Chỉ những ai được cấp mã và đăng nhập đúng sẽ tiếp cận được dữ liệu ở bên trong Với một vài thao t/c đơn giản người dùng có th- thay đổi mâ lt mã theo ý muốn.

* Phân quy7n truy câ lp theo từng mức đô l: Mỗi người dùng được cấp quy7n truycập vào phần m7m thông qua c/c bước đăng nhập cùng mật mã tương ứng mỗitập tin Tuy người dùng sẽ được phân quy7n theo chức năng, nhiệm vụ trongcông việc, nhưng không phải tất cả đ7u được toàn quy7n truy cập mà sẽ được

liệu và tr/ch nhiệm của người dùng C/c mức độ tiếp cận dữ liệu được sắp xếptheo thứ t2 như sau: Không có quy7n (NONE) tiếp cận dữ liệu; Xem và đọc dữliệu (READ) tức có quy7n truy xuất thông tin đ- xem và đọc dữ liệu; Thêm dữ

liệu (ADD) là có th- thêm mới dữ liệu cần thiết; Chỉnh sửa (EDIT) nội dung của

c/c dữ liệu được truy xuất; Xóa (DELETE) c/c dữ liệu muốn loại bỏ khỏi phầnm7m

Ưu đi-m:

- Phần m7m có trang bị hệ thống quản lý người dùng và phân quy7n cho mỗi vịtrí kế to/n

- Người quản lý sẽ phân quy7n cho mỗi vị trí kế to/n viên, chỉ định một nhiệm

vụ và quy7n hạn được phân định rõ ràng phù hợp lĩnh v2c, phạm vị của mình

- Ki-m so/t c/c tính năng phù hợp cho từng cấp bậc

Mục Quản trị người dùng của phần m7m cung cấp một công cụ đ- phân quy7ntr2c tiếp lên c/c nhân viên đ- dễ theo dõi và ki-m so/t một c/ch hiệu quả theotừng vị trí, quy7n hạn Tại đây, mỗi kế to/n viên sẽ được chỉ định một nhiệm vụ.(1) Thẻ Chức năng: cho phép Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Tất cả c/cquy7n bằng c/ch tích vào c/c ô tương ứng

(2) Thẻ Chứng từ: cho phép Xem, Thêm, Sửa, Xóa, Ghi sổ, Mở khóa, Tất cảc/c quy7n bằng c/ch tích vào c/c ô tương ứng.

(3) Thẻ B/o c/o: cho phép xem B/o c/o tương ứng với c/c ô đã tích chọn.

Nhược đi-m: Phân quy7n dẫn đến thông tin cập nhật dữ liệu chậm hơn giữa c/c

bộ phận, khi cần thiết phải chờ phản hồi từ c/c bộ phận liên quan

Ví dụ: Kế to/n ti7n lương khi lập bảng tính lương muốn biết c/c chứng từ chiti7n đ- nộp BHYT, BHXH… của công ty cần đợi phản hồi từ kế to/n thanhto/n.

2 Đánh giá kiểm soát quá trình nhập liệu của phần mềm

Ki-m so/t qu/ trình nhập liệu: là th2c hiện c/c thủ tục x/c th2ctrước khi dữ liệu nguồn được nhập vào phần m7m nhằm đảm bảo dữ liệunhập vào hệ thống phải chính x/c, đầy đủ, hợp lệ, kịp thời, tr/nh nhữnglỗi đầu vào do sai sót khi nhập liệu

Ki-m so/t qu/ trình nhập liệu bao gồm ki-m so/t nhập liệu thủ công, ki-m so/tnhập liệu hàng loạt và ki-m so/t nhập liệu tr2c tuyến

Việc ki-m tra sẽ tập trung ki-m tra ki-m so/t qu/ trình nhập liệu của phần m7mTTSoft 1A, gồm c/c thủ tục sau:

 Ki-m tra tính đầy đủ

 Ki-m tra cú ph/p (ký hiệu)

 Ki-m tra phạm vi giới hạn

 Ki-m tra tính hợp lệ

 Ki-m tra tính hợp lý

 Ki-m tra ki-u dữ liệu

 Ki-m tra độ dài dữ liệu

2.1 Ki-m tra tính đầy đủ

Phần m7m TTSoft 1A đảm bảo tất cả c/c trường dữ liệu bắt buộc phải được đi7nđầy đủ trước khi cho phép người dùng th2c hiện hành động tiếp theo sau đó

- Ưu đi-m:

+ Phần m7m TTSoft 1A có khả năng ki-m tra tính đầy đủ c/c trường dữ liệuquan trọng, đảm bảo thông tin được nhập đầy đủ trước khi lưu

+ Giúp giảm thi-u sai sót đảm bảo tính chính x/c của dữ liệu

+ Có th- tùy chỉnh c/c trường dữ liệu bắt buộc tùy theo nhu cầu sử dụng

- Nhược đi-m:

+ Tính năng ki-m tra tính đầy đủ chưa bao gồm cho tất cả c/c trường dữ liệu,

có th- dẫn đến bỏ sót một số thông tin quan trọng

+ Người dùng cần t2 ki-m tra kỹ dữ liệu trước khi lưu đ- đảm bảo tính chính

Phần m7m TTSoft 1A có th- ki-m tra tính hợp lệ cảu c/c ký t2 đặc biệt hoặcdấu trong dữ liệu nhập và cần hi-n thị thông b/o lỗi nếu dữ liệu chứa c/c ký t2không hợp lệ.

- Ưu đi-m:

+ Phần m7m TTSoft 1A hỗ trợ ki-m tra dấu cho c/c trường dữ liệu chữ, đảmbảo dữ liệu được nhập chính x/c theo đúng quy định

+ Giúp loại bỏ lỗi chính tả và định dạng sai

+ Tăng tính chuyên nghiệp cho dữ liệu

2.3 Ki-m tra giới hạn

Phần m7m TTSoft 1A có khả năng ki-m tra và hạn chế dữ liệu nhập nếu cóvượt qu/ giới hạn cho phép

Ví dụ: số lượng ký t2, gi/ trị tối đa/ tối thi-u cho một trường dữ liệu

- Ưu đi-m:

+ Phần m7m TTSoft 1A có khả năng ki-m tra giới hạn cho c/c trường dữ liệu

số, đảm bảo dữ liệu nằm trong phạm vi được cho phép

+ Ngăn việc nhập dữ liệu sai hoặc vô lý

+ Bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu

- Nhược đi-m:

+ Việc thiết lập giới hạn cho dữ liệu có th- gây phức tạp cho người dùng mới.+ Một số trường dữ liệu không có sẵn tính năng ki-m tra giới hạn

2.4 Ki-m tra tính hợp lệ

Tính hợp lệ dữ liệu là một khía cạnh quan trọng trong c/c hệ thống

xử lý khối lượng lớn dữ liệu, đặc biệt là những hệ thống liên quan đến tàichính Do vậy, việc đảm bảo tính hợp lệ của dữ liệu đầu vào là yếu tố tiênquyết đ- duy trì một hệ thống dữ liệu chính x/c và đ/ng tin cậy

Ki-m tra tính hợp lệ là qu/ trình đối chiếu dữ liệu đầu vào với một danh s/chc/c gi/ trị dữ liệu hợp lệ đã được x/c định trước và được hệ thống phần m7mlưu trữ Nếu dữ liệu đầu vào không khớp với bất kỳ gi/ trị nào trong danh s/ch,

nó sẽ bị coi là không hợp lệ và hệ thống sẽ b/o lỗi hoặc th2c hiện hành động phùhợp

Hình: Ki-m tra tính hợp lệ của mã hàng hóa

Đây là ví dụ minh họa v7 Ki-m tra tính hợp lệ của phần m7m Kế to/n 1A Khi nhập mã hàng bất kỳ vào ô tìm kiếm, phần m7m sẽ t2 động hi-n thị tên mặthàng cùng c/c thông tin có liên quan như: đơn vị tính, chủng loại

Tính năng này giúp đ/nh gi/ s2 chính x/c của phần m7m TTSoft 1A, giúp ngườidùng dễ dàng truy xuất dữ liệu Ngoài ra, tính năng này còn giúp người dùngtr/nh nhầm lẫn giữa c/c loại mặt hàng kh/c nhau, chẳng hạn như c/c mặt hàng

có chủng loại hay có tên gọi tương t2 Bằng c/ch th2c hiện Ki-m tra tính hợp lệ,phần m7m Kế to/n 1A đảm bảo độ chính x/c cao, thuận tiện cho người dùng,góp phần nâng cao hiệu quả cảu công việc kế to/n

2.5 Ki-m tra tính hợp lý

Ki-m tra tính hợp lý là việc đ/nh gi/ c/c gi/ trị dữ liệu có thỏa mãnc/c đi7u kiện cần thiết hoặc có phù hợp với một logic nào đó không Phầnm7mTTSoft 1A cung cấp tính năng cho phép người dùng thêm thông tinphiếu định gi/ tại mục "Quản lý b/o gi/"

Ví dụ: Trong phiếu định gi/, khi người dùng nhập dữ liệu ở mục "Gi/" và "Sốlượng đặt hàng", hệ thống sẽ t2 động tính ra "Gi/ chưa VAT" của mặt hàng đód2a trên công thức:

Gi/ chưa VAT = Đơn gi/ x Số lượng đặt hàng

Như vậy, phần m7m đã /p dụng ki-m tra tính hợp lý bằng c/ch t2 động tính c/c

Hình: Ki-m tra tính hợp lý trong việc tính gi/ thành sản phẩmĐây là một phần quan trọng trong qu/ trình ki-m to/n vì nó giúp x/c minh tínhchính x/c, đ/ng tin cậy của c/c b/o c/o tài chính Phần m7m TTSoft 1A đã th2chiện một công việc tương đối tốt trong việc ki-m tra tính hợp lý của thông tin tàichính

Phần m7m sẽ ki-m tra mối quan hệ giữa hai hay nhi7u thành phần cấu tạo nênmột khoản mục đ- đảm bảo chúng hợp lý và chính x/c Việc ki-m tra tính hợp

lý giúp phần m7m Kế to/n 1A nhanh chóng ph/t hiện ra c/c lỗi và gian lậntrong qu/ trình ghi sổ kế to/n, như vậy sẽ giúp cho c/c b/o c/o tài chính củadoanh nghiệp luôn được chính x/c và đ/ng tin cậy

2.6 Ki-m tra ki-u dữ liệu

Phần m7m TTSoft 1A có khả năng ki-m tra ki-u dữ liệu của mỗi trường

dữ liệu và đảm bảo rằng người dùng chỉ có th- nhập dữ liệu có ki-u dữ liệu phùhợp

Ki-m tra ki-u dữ liệu trong phần m7m kế to/n là một quy trình quan trọng đảm bảo tính chính x/c, toàn vẹn của dữ liệu tài chính

đ-Khi nhập dữ liệu vào c/c ô trong phần m7m kế to/n, mỗi ô sẽ có một ki-u dữ liệu cụ th- Ki-u dữ liệu x/c định c/ch dữ liệu được lưu trữ và sử dụng trong phần m7m

Ki-m tra ki-u dữ liệu là qu/ trình x/c minh xem định dạng c/c ký t2 trong gi/ trịnhập vào ô dữ liệu có phù hợp với ki-u dữ liệu của ô đó hay không.

Việc ki-m tra ki-u dữ liệu trên phần m7m TTSoft 1A được th2c hiện theo c/c quy tắc cụ th- Phần m7m sẽ ki-m tra định dạng c/c ký t2 trong gi/ trị nhập vào đ- đảm bảo rằng chúng phù hợp với ki-u dữ liệu của ô Nếu dữ liệu không đúng định dạng, phần m7m sẽ hi-n thị lỗi hoặc cảnh b/o và yêu cầu bạn nhập lại gi/ trị

Việc th2c hiện ki-m tra ki-u dữ liệu rất quan trọng vì nó giúp đảm bảo:

- Dữ liệu được nhập vào phần m7m là chính x/c, nhất qu/n

- Phần m7m có th- sử dụng dữ liệu một c/ch chính x/c đ- tạo c/c b/o c/o và tính to/n tài chính

- Có th- tr/nh c/c lỗi và bất thường trong qu/ trình nhập liệu dữ liệu

Ví dụ:

Khi nhập dữ liệu vào ô "Mã hàng", người dùng cần lưu ý rằng thông tin này phảituân theo c/c quy tắc sau:

- Không sử dụng tiếng Việt có dấu

- Không sử dụng c/c ký t2 đặc biệt như dấu chấm, dấu phẩy, dấu c/ch,…

- Không đ- khoảng trắng

Việc tuân thủ quy tắc này giúp đảm bảo tính chính x/c và thống nhất của dữ liệutrong hệ thống C/c ký t2 đặc biệt và tiếng Việt có dấu có th- gây nhầm lẫn hoặcxung đột với c/c hệ thống kh/c khi xử lý dữ liệu

Hệ thống sẽ ki-m tra lỗi nếu nhập sai: Sau khi nhập dữ liệu vào ô "Mã hàng" vànhấn nút "Lưu", hệ thống sẽ tiến hành ki-m tra xem phần nhập liệu có đ/p ứngc/c đi7u kiện nêu trên không Nếu ph/t hiện lỗi, hệ thống sẽ hi-n thị thông b/olỗi và không cho phép người dùng tạo mới mặt hàng

Việc tuân thủ c/c quy tắc khi nhập dữ liệu mã hàng giúp:

- Tr/nh c/c lỗi v7 định dạng dữ liệu

- Đảm bảo thông tin được đưa vào hệ thống là chính x/c và thống nhất

- Dễ dàng tìm kiếm và quản lý dữ liệu

- Tăng cường bảo mật, tính toàn vẹn của dữ liệu

Hình: Ki-m tra ki-u dữ liệu trong danh mục hàng hóa dịch vụ

Dữ liệu "Mã số thuế" và "Số điện thoại" cần phải được định dạng ki-u số: Đây

là yêu cầu bắt buộc của trường dữ liệu, nhằm đảm bảo tính chính x/c và thốngnhất của dữ liệu nhập khi vào hệ thống Việc định dạng ki-u số giúp hệ thống dễdàng xử lý, phân tích và trích xuất thông tin cần thiết

Phần m7m vẫn chấp nhận lưu thông tin sai định dạng: Theo thiết kế thôngthường, phần m7m sẽ ki-m tra định dạng dữ liệu của c/c trường nhập liệu vàb/o lỗi nếu ph/t hiện dữ liệu nhập vào không đúng định dạng Tuy nhiên, ởtrường hợp này, phần m7m vẫn cho phép lưu thông tin mặc dù dữ liệu "Mã số

dữ liệu không chính x/c, ảnh hưởng tính nhất qu/n và tính toàn vẹn của cơ sở dữliệu

Phần m7m không hi-n thị thông b/o lỗi định dạng dữ liệu: Ngoài việc chấp nhậnlưu thông tin sai định dạng, phần m7m còn không hi-n thị thông b/o lỗi hoặccảnh b/o cho người dùng v7 việc nhập dữ liệu sai định dạng Đi7u này gây khókhăn cho người dùng trong việc sửa chữa lỗi và đảm bảo tính chính x/c của dữliệu nhập vào hệ thống

Hình: Ki-m tra ki-u dữ liệu trong danh mục Kh/ch hàng và đối t/cThông qua 2 ví vụ trên thấy rằng phần m7m ki-m tra ki-u dữ liệu tương đối tốt,nhưng không hoàn toàn triệt đ-: Phần m7m đã /p dụng tương đối tốt c/c phươngph/p ki-m tra ki-u dữ liệu đ- đảm bảo tính thống nhất và chính x/c của dữ liệu.Tuy nhiên, hệ thống vẫn tồn tại một số hạn chế trong ki-m tra chặt chẽ c/c ki-u

dữ liệu, dẫn đến một số thông tin của kh/ch hàng vẫn được ghi nhận mặc dù bịlỗi không đúng định dạng

Nhược đi-m này gây ảnh hưởng lớn đến:

- Truy xuất dữ liệu: C/c dữ liệu bị lỗi không đúng định dạng có th- ảnh hưởng đến tính chính x/c và hiệu quả của qu/ trình truy xuất dữ liệu, khiến c/c truy vấn và b/o c/o sẽ không đ/ng tin cậy.

- Tìm kiếm thông tin: Khi người dùng tìm kiếm thông tin d2a trên c/c dữ liệu không đúng định dạng, họ có th- không nhận được kết quả chính x/c hoặc đầy

đủ, ảnh hưởng đến qu/ trình đưa ra quyết định cmng như giải quyết vấn đ7.2.7 Ki-m tra độ dài dữ liệu

Trong phần m7m kế to/n 1A, khi tạo hóa đơn, bạn cần ki-m tra độdài dữ liệu của mã lô và số hóa đơn đ- đảm bảo chúng phù hợp với ôđược chỉ định

* Ki-m tra độ dài mã lô:

Mã lô là mã dùng đ- phân nhóm c/c hóa đơn có liên quan Đ- ki-m tra độ dài

mã lô, cần truy cập mục Quản lý hóa đơn và chọn tab Lô hóa đơn

Sau đó, nhập độ dài mã lô mong muốn vào ô Chi7u dài mã lô

Ví dụ, nếu bạn muốn mã lô có 7 ký t2, bạn hãy nhập số 7 Hệ thống sẽ t2 độnghi-n thị số ký t2 tương ứng khi bạn nhập

* Ki-m tra độ dài số hóa đơn:

Tương t2 ki-m tra độ dài mã lô, bạn cmng cần ki-m tra độ dài số hóa đơn Ở mụcQuản lý hóa đơn, bạn chọn tab Nhập mới hóa đơn và nhập độ dài số hóa đơnvào ô Chi7u dài số hóa đơn

Ví dụ, nếu bạn muốn số hóa đơn có 8 ký t2, bạn hãy nhập số 8 Hệ thống sẽ t2động hi-n thị số ký t2 tương ứng khi bạn nhập

Việc ki-m tra độ dài dữ liệu là rất quan trọng đ- đảm bảo dữ liệu được nhập vào

hệ thống chính x/c và phù hợp với yêu cầu Bằng c/ch th2c hiện thao t/c này,bạn có th- tr/nh được c/c lỗi nhập liệu và tiết kiệm thời gian hơn

Hình: Ki-m tra độ dài số Hóa đơn

Hình: Lỗi nhập số hóa đơnTheo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, số hóa đơn là số thứ t2 được th-hiện trên hóa đơn khi người lập hóa đơn lập hóa đơn Số hóa đơn được ghi bằngchữ số Ảrập, có tối đa 8 chữ số Chuỗi số này bắt đầu từ số 1 vào ngày đầu tiêncủa năm (01/01) hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày cuốicùng của năm (31/12) Số hóa đơn có th- có gi/ trị tối đa 99.999.999

Trong ví dụ dưới đây, khi nhập độ dài của số hóa đơn là -4 hoặc lớn hơn 8 (tạiđây là 12), hệ thống vẫn chấp nhận lưu mà không b/o lỗi hay yêu cầu nhập lại