Số lượng tài liệu hay sách trong các thư viện ngày càng tăng, từ đó đòi hỏi những người quản lý thư viện phải có một hệ thông quản lý chặt chẽ để đảm bảo được an toàn, tiện loi va dé quả
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHENIKAA KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
~~
UNIVERSITY
BAO CAO CUOI KY
Đêê tài: quản lý thư viện
Trang 2BAO CAO CUOI KY
Déé tai: quan lý thư viện Giáo viênh ướp dâân: La Văn Quân
Thành viên nhóm 1:
Nguyêân Ngọc Vũ - 21012103 : Đặc tả chức năng
Trang 3Trâên Văn Tuấn Anh - 21012859 : Code
Bùi Văn Quốc - 21012515 : Phân tích chức năng
Nguyêân Đức Quang - 2102890:
LOI NOI ĐẦU
Trong thời đại công nghệ số hóa, việc quan ly va str dung tài liệu của một thư viện trở nên phức tạp hơn bao giờ hết Số lượng tài liệu hay sách trong các thư viện ngày càng tăng, từ đó đòi hỏi những người quản lý thư viện phải có một hệ thông quản lý chặt chẽ
để đảm bảo được an toàn, tiện loi va dé quản lý hơn Hiện nay, với sự phát triển của các
ứng dụng quản lý thư viện, công tác này đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về ứng dụng quản lý thư viện, từ tính năng cho đến lợi ích mà chúng mang lại cho người quản lý và người sử dụng thư viện Đồng thời, chúng ta cũng sẽ xem xét những khó khăn liên quan đến việc áp dụng ứng dụng quản lý thư viện và các giải pháp cho vấn đề đó
Chương đầu tiên sẽ giới thiệu về các tính năng cơ bản của ứng dụng quản lý thư viện Tính năng đầu tiên và quan trọng nhất của ứng dụng quản lý thư viện là khả năng quản lý sách Với tính năng này, người quản lý có thê nhập thông tin về các cuốn sách bao gồm tên sách, tác giả, nhà xuất bản, số lượng và vị trí lưu trữ Điều này giúp cho việc
kiểm tra hàng tồn kho của thư viện trở nên dễ đàng hơn rất nhiều
Ngoài ra, ứng dụng quản ly thư viện còn cung cấp tính năng quản ly thẻ đọc giả Thông qua việc này, người quản lý có thê quản lý thông tin về người sử dụng thư viện,
như thông tin cá nhân, lịch sử mượn trả, số thẻ đọc giả Với việc quản lý thẻ đọc giả, thủ
tục phục vụ và quán lý người đọc sẽ dễ dàng hơn rất nhiêu
Tính năng thứ ba của ứng dụng quản lý thư viện là báo cáo thống kê Việc cung cấp báo cáo thống kê sẽ giúp cho người quản lý thư viện hiểu rõ hơn về quá trình hoạt
động của thư viện, từ đó có kế hoạch cho phủ hợp Báo cáo thông tin mượn - trả sách, 36
lượng sách còn trong kho, độ tuổi đọc giả, thời gian sử dụng thư viện là những thông
Trang 4tin quan trọng, giúp người quản lý biết được tình hình và đưa ra các quyết định quản lý
tài chính hiệu quả
Ngoài những tính năng trên, ứng dụng quản lý thư viện còn có nhiều ưu điểm khác Với tính năng thông báo về những sách đã mượn và những sách đã quá hạn trả, người quản lý có thê đễ dàng quản
CHƯƠNG I XÁC ĐỊNH YÊU CÂU
Đề xác định yêu cầu của ứng dụng quản lý thư viện, ta cần phân tích và đánh giá các yêu
cầu về hệ thống, chức năng, giao diện, hiệu suat
1 Yéu cau vé hé théng:
° Sử dụng các công nghệ mới nhất để đám bảo tính bảo mật đối với thông tin sách
và người dùng của thư viện
° Dùng các công nghệ đám mây để tăng khả năng linh hoạt và sự tiện lợi cho người dùng
° Hỗễ trợ cho việc kết nối với các hệ thống khác trong thư viện
2 Yêu cầu về chức năng:
Quan lý thông tin sách và tài liệu
° Quản lý người sử dụng của thư viện
Bao cao va théng kê hoạt động cua thư viện
Tính năng tìm kiếm tiên tiền để người sử dụng đễ dàng tìm kiếm sách và tài liệu
trên mọi nên tảng
° Hỗ trợ cho mượn sách và tài liệu
° Đưa ra cảnh báo khi cuốn sách được mượn quá hạn hoặc gần hét hạn sử dụng
3 Yéu cau vé tinh dé ding:
° Tính năng tìm kiếm cần được thiết kế để dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh
Trang 5° Các tính năng cần đều được hiển thị rõ ràng và đơn giản để giúp người sử dụng dễ dàng tìm kiếm, tương tác và sử dụng các tính năng
° Đảm bảo trải nghiệm người dùng tốt trên các thiết bị đi động và máy tính
4 Yêu cầu về hiệu suất:
° Ứng dụng quản lý thư viện cần thiết kế dé đáp ứng được số liệu lớn mà thư viện
quản lý
° Tính năng tìm kiếm sách và tài liệu phái đảm bảo tốc độ truy xuất nhanh chóng
° Thời gian phản hồi của ứng dụng cần đạt mức chấp nhận được với người dùng
Tóm lại, một ứng dụng quản lý thư viện cần có các yêu câầu liên quan đến hệ thống, chức
năng, giao diện và hiệu suất dé đáp ứng các nhu cầu của người dùng và quán lý thư viện Điều này bao gồm sử dụng các công nghệ mới nhất và đám báo tính bảo mật cho thông tin sách và người dùng, hỗ trợ cho việc kết nối với các hệ thống khác trong thư viện, cung cấp các chức năng quản lý sách và tài liệu, quản lý người sử dụng, báo cáo và thống kê hoạt động của thư
viện, tính năng tìm kiếm tiên tiến, hỗ trợ cho mượn sách và tài liệu và đưa ra cảnh báo khi cuốn
sách được mượn quá hạn hoặc gần hết hạn sử dụng Ngoài ra, ứng dụng cũng cần có giao diện đơn gián, đễ sử dụng và trực quan để người dùng có thê sử dụng và tương tác với các tính năng một cách đễ dàng, đồng thời đảm bảo trải nghiệm người đùng tốt trên các thiết bị di dong va may tính Hiệu suất của ứng dụng cũng là yêu tố quan trọng, phải đáp ứng được số liệu lớn mà thư viện quán lý, đảm bảo tính năng tìm kiếm sách và tài liệu được truy xuất một cách nhanh chóng
và hoạt động ổn định trên các nền tảng khác nhau
II.Phân tích quy trình hoạt động của hệ thống quản lý thư viện
1 Quy trình nhập dữ liệu
° Tiếp nhận tài liệu: Tài liệu mới được thêm vào hệ thống thông qua việc
tiếp nhận từ các nguồn khác nhau như mua mới, tặng, quyên góp
° Đăng ký tài liệu: Tài liệu cần được đăng ký vào hệ thống quản lý thư viện
dé dé dang quan ly va tim kiếm sau này Việc đăng ký này bao gồm việc nhập thông tin
tài liệu vào hệ thống như tiêu đề, tác gia, nam xuất bản, số trang, v.v
° Kiểm tra thông tin tài liệu: Sau khi đăng ký tài liệu, cần phải kiểm tra lại
thông tin để đảm bảo răng các thông tin đã được nhập đúng va day du
° Phân loại tài liệu: Tài liệu được phân loại vào các danh mục khác nhau dé
dé dang quan ly va tim kiém sau nay Các danh mục này có thé bao gồm thể loại, chủ đề, tac 214, v.V
Trang 6° Lưu trữ tài liệu: Sau khi hoàn tat qua trình kiểm tra và đăng ký tài liệu, tài
liệu sẽ được lưu trữ trong kho tài liệu của thu vién dé dé dang quan ly và tìm kiếm sau
nay
° Gián mã tài liệu: Mã tài liệu là một định danh độc nhất cho từng tài liệu
trong hệ thống quản lý thư viện Việc gán mã tài liệu sẽ giúp cho việc quản lý và tìm
kiếm tài liệu trở nên dễ dàng hơn
° Lưu trữ và bảo quản tài liệu: Sau khi các bước trên đã hoàn tắt, tài liệu sẽ được lưu trữ và bảo quản trong kho tài liệu của thư viện Việc bảo quản tài liệu là rất
quan trong dé dam bao tính toàn vẹn và chất lượng của tài liệu trong thời gian dài
° Cập nhật thông tin tài liệu: Trong quá trình sử dụng, thông tin của một tải
liệu có thê bị thay đổi hoặc cần được bổ sung Hệ thống quản lý thư viện cần phải cập nhật thông tin của tài liệu đó để đảm bảo tính toàn vẹn và chính xác của đữ liệu
° Thống kê và báo cáo: Việc thống kê và báo cáo các thông tin về tài liệu nhập vào sẽ giúp cho việc quản lý tài liệu trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn
2 Quy trình mượn tài liệu
° Đăng nhập vào hệ thống: Độc giá cần đăng nhập vào hệ thống bằng tên
đăng nhập và mật khẩu được cung cấp bởi thư viện
° Tìm kiếm tài liệu: Độc giá tìm kiếm tài liệu mà mình muốn mượn bằng cách nhập thông tin tài liệu vào hệ thống Thông trn tài liệu có thé bao gồm tên tài liệu,
mã tài liệu
° Xác nhận tài liệu: Sau khi tìm kiếm được tải liệu, độc giả cần xác nhận
thông tin tài liệu để đám báo tính chính xác của thông tin và tránh nhằm lẫn trong quá trình mượn Và xem trong thư viện còn sách đó không néu không còn thì thông báo cho người mượn là đã hết và không thể mượn sách đó
° Đăng ký mượn tài liệu: Độc giả cần đăng ký mượn tài liệu bằng cách cung
cấp thông tin vé ban than , mã tài liệu và thời gian mượn
° Kiểm tra thông tin mượn: Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin mượn của độc
gia dé dam bao rằng độc giả đã đủ điều kiện để mượn tài liệu Nếu thông tin mượn hợp
lệ, hệ thống sẽ cho phép độc giả tiếp tục quá trình mượn và tạo cho người mượn 1 mã id
dành cho người mượn
° Xuất kho tài liệu: Sau khi thông tin mượn được xác nhận, hệ thống sẽ cho phép xuất kho tài liệu và đánh đấu tài liệu đó đã được mượn
Trang 7° Thống kê và báo cáo: Hệ thống sẽ thống kê và báo cáo các thông tin liên quan đến quá trình mượn tài liệu dé giúp cho việc quản lý và điều hành thư viện trở nên hiệu quả hơn
3, Quy trình trả tài liệu
° Kiếm tra thông tin tài liệu: Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra thông tin tài liệu như tên sách, tác giả, mã định danh, ngày mượn, ngày hen tra, trang thai tài liệu, v.v
để xác nhận thông tin và đối chiếu với dữ liệu trong hệ thống
° Cảnh cáo trễ hạn: Nếu độc giả trả tài liệu quá hạn, hệ thống sẽ cảnh cáo ngwoi muon
° Xác nhận tài liệu: Nhân viên thư viện sẽ kiểm tra tình trạng tài liệu trả về
dé xác nhận rằng tài liệu đang trong trạng thái tốt và chưa bị hư hỏng
° Cập nhật thông tin tài liệu: Sau khi tài liệu được xác nhận, nhân viên thư
viện sẽ cập nhật thông tin tài liệu trên hệ thống quản ly thư viện Thông tin được cập nhật bao gồm ngày trả, trạng thái tài liệu và số tiền phí trễ hạn (nếu có)
° Hoàn tắt quá trình trả tài liệu: Sau khi cập nhật thông trn tài liệu và thanh toán các khoản phí (nếu có), quá trình trả tài liệu được coi là hoàn tat Tai liệu sẽ được đưa trở lại đúng vị trí của nó trong thư viện và sẵn sảng cho độc giả khác muốn mượn
4 Quy trình xử lý tài liệu
° Tiếp nhận tài liệu: Tiếp nhận tài liệu mới từ các nguồn khác nhau, bao
gồm cả quyên góp từ cộng đồng và mua sắm từ các nhà xuất bản
° Nhập thông tin tài liệu: Sử đụng giao diện người dùng để nhập thông tin
về tài liệu mới vào hệ thống Thông trn này bao gồm tiêu đề, tác giả, nhà xuất bản, số lượng bản sao, vị trí lưu trữ, vv
° Tạo đối tượng tài liệu: Dựa trên thông tin được nhập vào, tạo đối tượng tải
liệu tương ứng băng cách khởi tạo các đối tượng trong lớp đối tượng tương ứng
° Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ đối tượng tài liệu vào cơ sở dữ liệu dé quan lý Sử
dụng le để lưu thêm thông tin về tài liệu mới
° Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra dữ liệu nhập vào dé dam bao tinh toàn vẹn và
đúng đắn Sử dụng các phương thức trong lớp đối tượng đề kiểm tra tinh hợp lệ của thông
tỉn về tải liệu
° Cập nhật bộ sưu tập: Cập nhật bộ sưu tập tài liệu sau khi tài liệu mới được
thêm vào hệ thống Sử dụng các phương thức trong lớp đối tượng đề cập nhật thông tin
về bộ sưu tập, bao gồm số lượng tài liệu, số lượng bản sao, vv
Trang 85 Quy trinh tim kiém théng tin
° Tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm: Hệ thống tiếp nhận yêu cầu tìm kiếm từ người dùng thông qua giao diện người dùng hoặc API,
° Xử lý yêu câu tìm kiếm: Hệ thống sẽ phân tích yêu cầu tìm kiếm và tạo ra
câu truy van tương ứng dé truy vấn dữ liệu trong cơ sở dữ liệu Câu truy vấn có thể dựa trên nhiều tiêu chí như tên tài liệu, tên tác giá, số ISBN, chủ đề, vị trí lưu trữ, vv
° Xử lý đữ liệu: Hệ thống sẽ xử lý dữ liệu tìm kiếm và tạo ra danh sách kết quả tìm kiếm Danh sách nay có thể được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, ví dụ như theo tên tai liệu hoặc theo thứ tự tác giả
° Hiển thị kết quả tìm kiếm: Hệ thống hiển thị danh sách kết quả tìm kiếm
cho người dùng thông qua giao diện người dùng hoặc API Kết quả có thể được hiển thị dưới dạng danh sách các tài liệu phù hợp với yêu cầu tìm kiếm
° Xử lý ngoại lệ: Hệ thống xử lý các ngoại lệ có thể xảy ra trong quá trình
tìm kiểm, bao gồm các lỗi nhập dữ liệu, lỗi kết nói file, vv
° Cập nhật thông tin: Nếu người dùng muốn cập nhật thông tin tài liệu sau
khi tìm kiếm, hệ thống sẽ tiếp nhận yêu cầu và cập nhật dữ liệu tương ứng trong cơ sở dữ liệu
Chương III: phân tích thiết kế theo hệ thông UML
1 Chức năng của hệ thông
1.1 Quản lý tài khoản
- Đăng nhập
- Dang ky
- Quén mat khẩu
1.2 Quản lý tài liệu
-_ Danh sách tải liệu có trong thư viện
-_ Danh sách tài liệu còn lại trong thư viện
- Thêm sách
- - Xóa sách
- _ Chỉnh sửa thông tm sách
1.3 Quản lý độc giả
Trang 9- Muon sach
- Tra sach
1.4 Quản lý mượn trả tài liệu
- _ Xử ly yêu cầu mượn
- _ Xử lý yêu cau tra
©_ Cảnh cáo với hành vi trả sách quá hạn 1.5 Tìm kiếm thông tin
- Tim kiém tài liệu
© Theo ma hoac tén
- Tim kiém déc gia
© Theo ma hoac tén sach 1.6 Thống kê tài liệu
- _ Tài liệu trong thư viện
- _ Tài liệu đã cho mượn
- Tài liệu còn lại trong thư viện
2 Biéu do Usecase
2.1 Danh sach
thông, kiểm soát các dữ liệu trong hệ thống
Quản lý sách trong thư viện,
sách đã cho mượn, sách còn lại trong thư viện, thêm sách,
xóa sách, sửa thông tin sách
Bảng 3.1 danh sách actor của hệ thông
2.2 Danh sách Usecase hệ thông
Trang 10
nhập vào hệ thông
vào hệ thong
số điện thoại dùng đề đăng ký tài khoản rồi đổi lại mật khâu
4 Thêm tài liệu Admmn sẽ thêm tài liệu vào
trong hệ thống thư viện
5 Xóa tài liệu Admm sẽ xóa tài liệu trong hệ
thống thư viện
6 Sửa tài liệu Admm sẽ chỉnh sửa thông tin
của tài liệu trong hệ thông
7 Tìm kiểm tài liệu Người dùng tìm kiểm tài liệu,
và xem được thông tn người
mượn, ngày mượn
8 Xử lý yêu câu mượn tải Admmn sẽ xác nhận thông tin
tài liệu ngày mượn, hạn trả sẽ được
cập nhật lên dữ liệu hệ thông
10 Xử lý yêu cau tra tai liệu Thông tin của người mượn sẽ
xác nhận đã trả tài liệu
ll Thông báo quá hạn trả tài | Cảnh cáo độc gia
liệu
12 Thông kê, báo cáo Admm lựa chọn hình thức
(TKBC) thống kê, báo cáo: TKBC tải
liệu nhập, TL đang được mượn, TK độc giả đang mượn tài liệu,
13 In an Admin lia chon in cac thong ké bao cao: in TKBC TL
nhập, TKBC tài liệu còn trong thư viện
Bảng 3.2 danh sách Usecase của hệ thông
2.3 Biểu đồ Usecase tổng quát
Trang 11
Hình 3.1 sơ đồ Usecase tông quát
2.4 Biểu đồ Usecase tài khoản
Hình 3.2: biểu đồ Use case tài khoản
2.5 Biểu đồ quản lý tài liệu