đề tài dùng 7 bước về quản lý sự thay đổi để ứng dụng cho một tình huống cá nhân đã gặp

Dưới đây, em sẽ hệ thống hóa lại thực tế tình huống này theo lý thuyết đã học để đánh giá việc quản lý sự thay đổi của Nhà trường: Triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa trong Phòng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI

BÀI TẬP CUỐI KỲ Môn: QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Đề tài:

DÙNG 7 BƯỚC VỀ QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI ĐỂ ỨNG DỤNG

CHO MỘT TÌNH HUỐNG CÁ NHÂN ĐÃ GẶP

GVHD: TS Trần Nhật Phương

HVTH: Nguyễn Thị Thanh Lớp : 23MQLKT2

MHV : 0923890023

Đồng Nai, Tháng 07 năm 2024

Lý thuyết và đề bài:

1

Giới thiệu tổng quan về Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai:

Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai là một cơ sở giáo dục đại học Dân lập tại tỉnh Đồng Nai, Việt Nam Là một ngôi trường có vị trí địa lý rất đặc biệt, nằm kế cận

30 khu công nghiệp lớn khu vực phía Nam.Trường được thành lập ngày 16/6/2011 trên cơ sở nâng cấp Trường Cao đẳng Kỹ thuật – Công nghệ Đồng Nai

Vị trí: Trường đặt tại KP5, P Trảng Dài, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai có cơ sở vật chất xanh - sang - xịn, không gian xanh mát (1/3 diện tích của trường được bao phủ bởi cây xanh) và áp dụng công

2

nghệ tiên tiến vào đào tạo giảng dạy như phần mềm hỗ trợ người học canvas, phòng học thực tế ảo VR, 100% lớp học dùng màn hình tương tác, 80% các môn thi trên máy tính…

Mục tiêu: Đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Đồng Nai và khu vực

3

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1 Định nghĩa 4

2 Tầm quan trọng 4

3 bảy bước cơ bản trong quản lý sự thay đổi thành công 4

CHƯƠNG 2: VẤN ĐỀ THAY ĐỔI 6

1 MỤC ĐÍCH 6

2 PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG 7

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO 7

4 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT 7

5 NỘI DUNG 7

5.1 PHÂN NHÓM SỰ THAY ĐỔI 7

5.2 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI 9

5.3 QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI 10

5.3.1 Nhận dạng nhu cầu, mục đích của sự thay đổi 11

5.3.2 Phân tích ảnh hưởng/ tác động của sự thay đổi 11

5.3.3 Xác định khả năng thực hiện 11

5.3.4 Xem xét/ Đánh giá 11

5.3.5 Thực hiện thay đổi 11

5.3.6 Theo dõi phản hồi và đánh giá hiệu lực 12

5.3.7 Báo cáo kết quả và lưu hồ sơ 12

6 BIỂU MẪU ĐÍNH KÈM 12

8 BẢY BƯỚC ĐÁNH GIÁ 15

CHƯƠNG 3 KẾT LUẬN 19

4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

Quản lý sự thay đổi (change management) là một khía cạnh quan trọng trong quản trị doanh nghiệp và tổ chức Việc này bao gồm các phương pháp, quy trình, và công cụ nhằm chuẩn bị, hỗ trợ và giúp các cá nhân, nhóm và tổ chức thích nghi và triển khai các thay đổi một cách hiệu quả

1 Định nghĩa

Quản lý sự thay đổi là quá trình tổ chức, lập kế hoạch và thực hiện các biện pháp cần thiết để chuyển đổi từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn, đồng thời đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu và chấp nhận những thay đổi này

2 Tầm quan trọng

Tăng cường hiệu quả hoạt động: Giúp tổ chức tận dụng tối đa các nguồn lực hiện

có

Cải thiện khả năng thích ứng: Tăng cường sự linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh với thay đổi từ thị trường và môi trường kinh doanh

Nâng cao sự hài lòng của nhân viên: Giảm thiểu sự kháng cự và lo lắng của nhân viên, từ đó nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc

3 bảy bước cơ bản trong quản lý sự thay đổi thành công

Creating and communicating the Vision

Tạo dựng tầm nhìn: Xác định rõ ràng mục tiêu cuối cùng của sự thay đổi và những lợi ích mà nó mang lại Tầm nhìn cần phải cụ thể, dễ hiểu và truyền cảm hứng Truyền đạt tầm nhìn: Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan hiểu rõ và đồng tình với tầm nhìn Sử dụng nhiều kênh truyền thông khác nhau để truyền đạt thông điệp một cách nhất quán và rõ ràng

Understanding the Culture

Phân tích văn hóa tổ chức: Hiểu rõ các giá trị, niềm tin, và hành vi hiện có trong

tổ chức Văn hóa hiện tại có thể hỗ trợ hoặc cản trở sự thay đổi

Điều chỉnh cách tiếp cận: Đảm bảo rằng các phương pháp và chiến lược thay đổi phù hợp với văn hóa tổ chức để tăng khả năng thành công

Understanding the wider Environment

Phân tích môi trường bên ngoài: Xem xét các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội và công nghệ có thể ảnh hưởng đến tổ chức

Đánh giá cạnh tranh: Hiểu rõ về đối thủ cạnh tranh và những thay đổi trong ngành để có chiến lược phù hợp

Understanding People and the Psychology of Change

Phân tích tâm lý nhân viên: Nhận biết các phản ứng và cảm xúc của nhân viên đối với sự thay đổi, bao gồm sợ hãi, lo lắng, hứng thú, và cam kết

Đưa ra hỗ trợ cần thiết: Cung cấp đào tạo, tư vấn, và hỗ trợ để giúp nhân viên thích nghi với sự thay đổi

Effective Implementation

Lập kế hoạch chi tiết: Xây dựng một kế hoạch thực hiện cụ thể với các bước rõ ràng, phân công trách nhiệm và thời gian hoàn thành

Giám sát tiến độ: Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết để đảm bảo tiến

độ và hiệu quả của sự thay đổi

5

Positive two way Communication

Tạo kênh giao tiếp mở: Khuyến khích sự giao tiếp hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên Lắng nghe ý kiến, phản hồi từ nhân viên và giải đáp các thắc mắc kịp thời

Sử dụng nhiều hình thức giao tiếp: Kết hợp nhiều phương tiện như họp mặt trực tiếp, email, bản tin nội bộ, và các công cụ truyền thông xã hội để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách toàn diện

Effective Measurement, Monitoring and Flexibility

Thiết lập các chỉ số đánh giá: Xác định các tiêu chí và chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu quả của sự thay đổi

Giám sát và báo cáo: Liên tục theo dõi tiến độ và kết quả, báo cáo định kỳ để điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết

Linh hoạt và thích ứng: Sẵn sàng thay đổi chiến lược và phương pháp nếu các kết quả không đạt được như mong đợi, và học hỏi từ các sai lầm để cải thiện trong tương lai

Những bước này không chỉ giúp quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả mà còn đảm bảo sự thành công và bền vững của tổ chức trong việc thích nghi và phát triển trong môi trường biến đổi

6

CHƯƠNG 2: VẤN ĐỀ THAY ĐỔI

Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai là trường đại học Dân lập, từ những năm trước Covid-19 Nhà trường đã triển khai tập huấn và thực hiện chuyển đổi số Những năm gần đây sau Covid-19 là một khung quản trị chặt chẽ và có tính linh hoạt xoay quanh các năng lực trên nền tảng số với mục tiêu lấy dữ liệu làm trọng tâm, đây được coi là một trong những hướng đi chiến lược giúp Nhà trường nâng tầm về mức độ trưởng thành số, thúc đẩy chuyển đổi số và hỗ trợ cho sự đổi mới

- Hiện tại Nhà trường đã áp dụng việc quản trị số như:

+ Phần mềm quản lý nhân sự

+ Phần mềm kế toán

+ Phần mền quản lý thư viện

+ Phần mềm quản lý đào tạo

+ Phần mềm quản lý tài sản, văn thư, lưu trữ

+ Phần mềm quản lý công việc AMIS để giảm thiểu: in ấn, giao việc, trình ký trực tiếp…

+ Hệ thống giữ xe tự động

- Chuyển đổi số giúp cho công tác điều hành, lãnh đạo, quản lý, xây dựng quy trình làm việc không giấy tờ, tự động phân tích dữ liệu và chuyển hóa để tạo ra các giá trị mới

- Chuyển đổi số là quá trình thay đổi từ mô hình quản lý truyền thống sang mô hình quản lý theo hệ thống số Nó không đơn thuần chỉ là thay đổi trong cách làm việc như in ấn, trình ký trực tiếp, giao việc trực tiếp sang việc sử dụng các công nghệ kỹ thuật mà đây chính là việc vận dụng chuyển đổi số trong cả tư duy làm việc, cách thức điều hành và văn hóa tổ chức,…

- Chuyển đổi số đã mang lại những lợi ích không nhỏ trong việc vận hành của Nhà trường như:

+ Tự động hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban, trung tâm Mọi thông tin cập nhật lên một hệ thống giúp dễ dàng theo dõi, tăng tính minh bạch trong việc giải quyết và báo cáo công việc, tăng hiệu quả công việc, xử lý nhanh các vấn đề

+ Tăng cường sự minh bạch và hiệu quả trong quản trị trong Nhà trường: Cán bộ quản lý có thể nhìn thấy rõ hiệu quả làm việc, kết quả theo từng ngày/tuần/tháng/năm ngay trên hệ thống công nghệ số

+ Tối ưu hóa năng suất làm việc của cán bộ, giảng viên, nhân viên, giảm tải những công việc thủ công, rút ngắn quá trình công việc, dành thời gian tập trung vào chuyên môn và những công việc nâng cao, có giá trị cao hơn

+ Gia tăng độ bền vững và sức cạnh tranh

+ Xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong Nhà trường

Thay đổi đã và đang diễn ra trong Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai được quản lý theo 7 bước em đã học Dưới đây, em sẽ hệ thống hóa lại thực tế tình huống này theo lý thuyết đã học để đánh giá việc quản lý sự thay đổi của Nhà trường:

Triển khai hệ thống quản lý tài liệu số hóa trong Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai

1 MỤC ĐÍCH

Thủ tục này phân định các trách nhiệm về việc soạn thảo, kiểm soát các cơ chế quản lý và trách nhiệm thực hiện quản lý sự thay đổi trong hệ thống quản lý tài liệu số

7

hóa của Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai nhằm đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng cũng như các luật định liên quan

a Xác định mục đích thay đổi và các ảnh hưởng có thể

b Duy trì tính toàn vẹn của quy trình làm việc và lưu trữ hồ sơ theo HTQL

c Đảm bảo các nguồn lực cần thiết

d Phân công trách nhiệm và quyền hạn những người có liên quan

e Những người liên quan phải được thông tin và đào tạo

d Được kiểm soát và đánh giá kết quả thực hiện

- Khi cần thiết và/ hoặc có yêu cầu, các quy trình/ hướng dẫn công việc khác liên quan đến kiểm soát sự thay đổi sẽ được hoạch định, soạn thảo nhưng phải đảm bảo thỏa mãn các nguyên tắc trên

2 PHẠM VI VÀ TRÁCH NHIỆM ÁP DỤNG

2.1 Phạm vi áp dụng

Các sự thay đổi trong hệ thống quản lý tài liệu số hóa của Phòng Quản trị Thiết

bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai

2.2 Trách nhiệm áp dụng

Ban Giám hiệu, Phòng Quản trị Thiết bị và các đơn vị liên quan

3 TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường;

- Các quy định về quản lý tài liệu, lưu trữ;

- Tiêu chuẩn ISO 30301:2019 - Hệ thống quản lý tài liệu

4 ĐỊNH NGHĨA VÀ TỪ VIẾT TẮT

- Sự thay đổi:

- Quản lý: Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức

- HTQL: Hệ thống quản lý- Hệ thống quản lý để định hướng và kiểm soát một tổ

chức

- BGH: Ban giám hiệu

- P.QTTB: Phòng Quản trị Thiết bị

- P.TC-HC: Phòng Tổ chức – Hành chính

- ĐVLQ: Đơn vị liên quan

- STĐ: Sự thay đổi

5 NỘI DUNG

5.1 PHÂN NHÓM SỰ THAY ĐỔI

Sự thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý tài liệu số hóa có thể xuất phát từ các nguồn bên trong hoặc bên ngoài Phòng Quản trị Thiết bị Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai như:

- Các yêu cầu (Luật định, quy định của Trường, yêu cầu của các đơn vị và cá nhân sử dụng )

- Trong thực tế phát sinh (Các rủi ro phát sinh, tài liệu không phù hợp, sự cố hệ thống, các kết quả họp xem xét của BGH, phản hồi của người sử dụng )

- Các điều kiện thay đổi (Công nghệ, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật, quy trình làm việc )

- Bảng 5.1: Phân nhóm sự thay đổi

STT | Nhóm | Nội dung thay đổi

1 Thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý tài liệu số hóa

- Phạm vi của hệ thống, chính sách quản lý tài liệu, các quy trình quản lý, cơ cấu tổ chức

8

- Các tác động có thể có từ:

+ Các yêu cầu (Luật định, quy định của Trường, yêu cầu của các đơn vị và cá nhân sử dụng )

+ Các rủi ro phát sinh

+ Các điều kiện thay đổi (Công nghệ, phần mềm, hạ tầng kỹ thuật )

2 Thay đổi liên quan đến các yếu tố của quá trình

- Thay đổi các thông tin, kiến thức về quản lý tài liệu số

- Thay đổi quy trình số hóa, phương pháp thực hiện và các điều kiện giám sát, đo lường

- Các điều kiện công nghệ, thiết bị, thay đổi về bố trí không gian làm việc, hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, con người

- Thay đổi do trong thực tế phát sinh (các rủi ro phát sinh, tài liệu không phù hợp,

sự cố hệ thống )

3 Thay đổi liên quan đến các dịch vụ và hoạt động

- Các yêu cầu cải tiến, điều chỉnh đối với dịch vụ quản lý tài liệu số hóa

- Các điều kiện làm việc, quy trình nghiệp vụ

- Sự cố hệ thống

- Các kết quả họp xem xét của lãnh đạo, phản hồi của người sử dụng

- Trong thực tế phát sinh (Các rủi ro phát sinh, sản phẩm không phù hợp, tai nạn,

sự cố, các kết quả họp xem xét của Ban giám hiệu, phản hồi của người lao động )

- Các điều kiện thay đổi (Kinh tế xã hội, chính sách, công nghệ, điều kiện hạ tầng, môi trường )

Sự thay đổi được phân nhóm như sau:

Bảng 5.1: Phân nhóm sự thay đổi

1 Thay đổi về chính sách và quy định Thay đổi trong luật

pháp, quy định của nhà nước, của BGD&ĐT về quản

lý tài liệu điện tử

Thay đổi trong quy chế, quy định nội bộ của

trường về quản lý tài liệu- Thay đổi về chính sách

bảo mật, lưu trữ thông tin

Thay đổi trong quy chế, quy định nội bộ của

trường về quản lý tài liệu- Thay đổi về chính sách

bảo mật, lưu trữ thông tin

2 Thay đổi về quy trình và phương pháp Thay đổi quy trình

số hóa tài liệu

- Thay đổi phương pháp lưu trữ, tìm kiếm tài liệu

số- Thay đổi quy trình phân loại, sắp xếp tài liệu số

- Thay đổi phương pháp lưu trữ, tìm kiếm tài liệu

số- Thay đổi quy trình phân loại, sắp xếp tài liệu số

3 Thay đổi về công nghệ và hạ tầng Nâng cấp phần

mềm quản lý tài liệu số

Thay đổi hệ thống máy chủ, lưu trữ

Thay đổi thiết bị số hóa (máy scan, máy ảnh, )

4 Thay đổi về nhân sự Thay đổi nhân sự

phụ trách quản lý tài liệu số

Thay đổi phân công nhiệm vụ trong nhóm quản lý

tài liệu

9

5 Thay đổi do yêu cầu từ người dùng Yêu cầu mới về

tính năng tìm kiếm, truy xuất tài liệu

Yêu cầu thay đổi giao diện người dùng

Yêu cầu về tích hợp với các hệ thống khác

5.2 PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

Bảng 5.2 Phân công trách nhiệm quản lý sự thay đổi

1 Thay đổi về chính sách và quy định

1.1 Những thay đổi do các điều

kiện thay đổi (kinh tế xã hội,

chính sách, công nghệ )

BGH, Trưởng P.QTTB

- Báo cáo phân tích tác động

-Quy chế quản lý tài liệu số

- Chính sách bảo mật thông tin

-Họp xem xét của BGH 1.2 Phạm vi của HTQL, cải tiến

các quá trình quản lý

BGH Thủ tục kiểm soát sự

thay đổi Họp xem xét của BGH 1.2 Các rủi ro phát sinh Trưởng P.QTTB,

Các đơn vị liên quan

Thủ tục phân tích mối nguy

1.5 Cơ cấu tổ chức BGH

P.TC-HC

Bảng phân công trách nhiệm quyền hạn

2 Thay đổi về quy trình và phương pháp

2.1 Nhân lực P.TC-HC Thủ tục tuyển dụng

Thủ tục đào tạo 2.2 Vật tư, thiết bị BP Bảo trì/ Sản

xuất Thủ tục quản lý máy móc, thiết bị 2.3 Thông tin liên lạc, cập nhật

tri thức mới

BP Truyền thông Thủ tục trao đổi thông

tin

2.4 Tài liệu và phương pháp

thực hiện và các điều kiện giám

sát, đo lường

BP sản xuất/

P.QTTB

Các hướng dẫn công việc

2.5 Điều kiện cơ sở hạ tầng,

môi trường và điều kiện làm

việc

P.QTTB,

P.TC-HC Các BPLQ

Thủ tục quản lý sự thay đổi

2.6 Các thông số/ yêu cầu công

nghệ liên quan đến quá trình

vận hành chuyển đổi số

P.QTTB, bộ phận

IT

Hướng dẫn công việc

3 Thay đổi về công nghệ và hạ tầng

3.1 Thay đổi, điều chỉnh phần

mềm, các điều kiện hợp đồng P.QTTB, bộ phận IT, các BPLQ

-Kế hoạch nâng cấp hệ

thống -Báo cáo đánh giá hạ