ĐẠI HỌC QUOC GIA HA NỘI _ an
TRƯỜNG ĐẠI HOC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
ĐINH THỊ THẮM
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Hà Nội - 2023
Trang 2ĐẠI HỌC QUOC GIA HA NỘI _ an
TRUONG DAI HOC KHOA HOC XA HOI VA NHAN VAN
DINH THI THAM
Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòngMã sô: 8340406.01
Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Phương Hoa
Hà Nội - 2023
Trang 3LỜI CẢM ƠN
Trước hết cá nhân tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn thê các thầy cô giáoTrường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn và các thầy cô giáo trong Khoa
Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng đã trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản
và có định hướng đúng dan trong quá trình học tập Luận văn được hoàn thành
không chỉ là công sức của bản thân tác giả mà còn có sự giúp đỡ, hỗ trợ tíchcực của nhiều cá nhân.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Trần Phương Hoa —Người hướng dẫn khoa học đã trực tiếp dành nhiều thời gian, công sức hướng
dẫn tôi trong quá trình thực hiện nghiên cứu và hoàn thành Luận văn.
Tôi cũng vô cùng cảm ơn sự quan tâm và ủng hộ của gia đình, bạn bẻ vàđồng nghiệp Do chính là nguồn động viên tinh than rất lớn dé tôi theo đuôi và
hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 12 năm 2023Tác giả luận văn
Đinh Thị Thắm
Trang 4MỤC LỤC
DANH MỤC CAC TU VIET TẮTT 2- 2s s£<s£©s££Ss£Es£SSs£SsEssEszezserssessersersse 6
DANH MỤC CAC BANG BIEU -.5- 2-2 s£©Ss£Ss£©s£ESs£EseESSEEseEssEsstxsersserssersersse 7
LOT MỞ ĐẦU -5Ÿ°e©.9EEA44EE.44E977434 972244 E77244 92244192441 90241E902281EtP 9
CHUONG 1 CO SO LY THUYET VA CO SO PHAP LY VE QUAN LY CO SO
VAT CHAT 5 5- < G5 9 4 4 90.99 00.000 0.0004 0096096908 000.9 0009 0996990 17
1.1 Khái niệm cơ sở vật chat và quản lý cơ sở vật chất 17
1.1.1 Khải niệm cơ sở vật ChẤT 5c 5ccccccccererterkrrrrrrrerrrred 17
1.1.2 Khái niệm Quản lý cơ sở vật chắt -5ccccccccrrsreereee 211.2 Vai trò, ý nghĩa, nguyên tắc của hoạt động quan ly cơ sở vat chat 23
1.2.1 Vai trò của quản lý cơ sở vật chất -cc5cccccccerrereered 23
1.2.2 Ý nghĩa của hoạt động quản lý cơ sở vật chất - 231.2.3 Nguyên tắc quản lý cơ sở vật chất cccccccccccceccee 24
1.3 Nội dung quản lý cơ sở vật chất -e s-scsesscscsseseesess 251.3.1 Ban hành quy định về quản lý cơ sở vật chất -ccccccccced 26
1.3.2 Lập kế hoạch quản lý và sử dụng cơ sở vật chất 281.3.3 Xáy dựng và trang bị cơ sở vật ChẤT, - 5 ccccecerterkerrerrree 291.3.4 Khai thác, sử dụng cơ sở vật chấtt ccccccccccccrcrrcee 311.3.5 Cải tạo và sửa chữa cơ sở vật ChGt ceccecceccccscsscsssessessessessessessseees 33
1.3.6 Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá về cơ sở vật chất - 34
1.3.7 Bảo quản và xử lý cơ sở vật chất 5c ccccercersrrerrerkee 3ó1.4 Các nhân tố anh hưởng đến hoạt động quản lý cơ sở vật chất 38
1.4.1 Các nhân 16 Vĩ HÔ 5t cccttitrtrtirrrrttiirrrttrrrrrrrirrrrrrred 381.4.2, COC NNGN chi na ố 4]
1.5 Vai trò va trách nhiệm của văn phòng đối với quản lý cơ sở vật
CIAL 0 G5 0 0 0.00000000000000 0090098090 43
1.5.1 Vai trò của văn phòng đối với quản lý cơ sở vật chất 43
1.5.2 Trách nhiệm quản lý cơ sở vật chất -s-cccccsccrcersee 45
1.6 Hệ thống các quy định về quản lý cơ sở vật chất .- 47
1.6.1 Các quy định về hoạt động xáy dựng, cải tạo các công trình xây
DUTY occ P1Ẻ5eeAe 47
1.6.2 Cac quy định về hoạt động mua sắm cơ sở vật chất 491.6.3 Các quy định về hoạt động quản lý tài sản trong các đơn vị sự
/14/1728s/1,1-0170,SPP08n88A8ee J]
08c 68m 53
Trang 5CHƯƠNG 2 THỰC TRANG QUAN LÝ CƠ SỞ VAT CHAT TẠI TRƯỜNG ĐẠI
HỌC NGOẠI THƯƠNG — CƠ SỞ QUANG NINH 2- 5° s2 ©ssecsecssessecsee 54
2.1 Giới thiệu chung về Trường Dai học Ngoại thương — Cơ sở QuảngÌNỈnH 0< < dc cọ n0 0000009000096 0980908890 54
2.1.1 VỊ tri, CHỨC HĂNH SH nghệ 54
2.1.2 Nhiệm vụ, quyền TL RE 55
PP s1 11 nan 56
2.2 Chú thé và trách nhiệm quản lý cơ sở vật chat tại Trường Dai học
Ngoại thương — Cơ sở Quảng Nỉnh co 55555 s5 5555955956 59
2.3 Các loại cơ sở vật chất tại Trường Dai học Ngoại thương — Cơ sở
Quảng Ninh - 05 5< 5 5 5 5 9 99 90.00.0000 0009 00406096808 06 60
2.4 Các biện pháp quản lý cơ sở vật chất tại Trường Đại học Ngoại
thương — Cơ sở Quang TNỈnhh os- 55 5 55 555 5 1 596.56 89568656 08956 64
2.4.1 Ban hành quy định về quản lý cơ sở vật chất 64
2.4.2 Xây dựng kế hoạch và trang bị cơ sở vật chất 682.4.3 Khai thác và sử dụng cơ sở vật CHIẤT 555cc 732.4.4 Cải tạo và sửa chữa cơ sở vật chất :-cccccccccccsccsced 782.4.5 Kiểm tra, đánh giá về cơ sở vật chấtt 5-csccsscssrsrxerxee 82
2.4.6 Bảo quản, kiểm kê, thanh lý cơ sở vật chắt . - 86
2.5 Nhận XEt csccscsscssescssssccssssscescsscssssscsscsscssssscessesseseesseseessessessessessesseses 89
PT, Tnhh ne.- 89
2.5.2 Hạn chế và nguyên nhiÂNH 5252 2Se SE EEEEEEerEerkrrrrrrred 92
Tid Ket ChUONG 11 97
CHUONG 3 GIAI PHAP NANG CAO HIEU QUA QUAN LY CO SO VAT CHAT
TẠI TRUONG DAI HỌC NGOẠI THƯƠNG — CƠ SO QUANG NINH 98
3.1 Định hướng phát triển của Trường Dai học Ngoại thương — Cơ sởQuảng Ninh o5 <5 5< G5 5 9 9 0 0.00000400009004 00096 00906 983.2 Giải pháp đối với cơ sở Quảng Ninh trong việc nâng cao hiệu quả
quản lý CO’ SỞ VAt ChAt d 55 << 5< 9 9 0 0.0 004008080088906 99
3.2.1 Nhóm giải pháp về Ngudn Ïựcc - 2 2-5scccccccctczxcrrcrreered 99
3.2.1.1 Nâng cao chất lượng nhân luc quan lý cơ sở vật chất 99
3.2.1.2 Huy động, tăng cường và phát triển nguồn lực tài chính 1003.2.2 Nhóm giải pháp VE QUGN 8(NNNEa 1013.2.2.1 Ban hành quy định về quản lý cơ sở vật chất -. - 101
3.2.2.2 Xây dung kế hoạch bảo quản, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tao cơ sở782,772 105
3.2.2.3 Tăng cường xây dựng và phát triển cơ sở vật chất - T074
Trang 63.2.2.4 Khai thác, sứ dụng hiệu quả cơ sở vật chất hiện có - 1083.2.2.5 Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá cơ sở vật chất 109
3.3 Một số khuyến nghị -.- 2 s-s- se se ssssvssessexsersersrssrsses 1113.3.1 Đối với Trường ĐHNT 5c 5S tre 111
3.3.2 Đối với Tinh QN, Thanh pho Uông Bí va các cơ quan chức năng/2.,8:/:0/./8//,7,008nn0n0n88 113
Tidu két ChUONG 3 cccsessssssescssssessesssesoesssssscscsssssnecssssnecnecsncsscssscsusssccssssscensssucescesecssssseess 115
$0 09/0777 116
DANH MỤC TÀI LIEU THAM KHẢO 2° 2+2 zz 118
PHU LUC 2177 -.4‹+Œ 122
Trang 7DANH MỤC CÁC TỪ VIET TATChữ viết tắt Nghĩa đầy đủ
CBVC Cán bộ viên chức
CNTT Công nghệ thông tin
CSHT Cơ sở hạ tầngCSVC Cơ sở vật chất
QTTB Quan tri thiét bi
UBND Uy ban nhân dân
Trang 8DANH MỤC CAC BANG BIEU
Bang 2.1 Số liệu phương tiện kỹ thuật được trang bị mới qua các giai đoạn
Bảng 2.2 Bảng nhận xét của CBVC về mức độ thực hiện việc xây dựng kế
hoạch và trang bị CSVC
Bảng 2.3 Bảng khảo sát số lượng và chất lượng các phòng, khu nhà chức năng
Bảng 2.4 Bảng kết quả khảo sát mức độ đáp ứng CSVC hiện tại của CSQN
Bảng 2.5 Bảng nhận xét của CBVC về mức độ thực hiện việc cải tạo, sửa chữaCSVC
Bảng 2.6 Bảng nhận xét của CBVC về mức độ thực hiện việc bảo quản, kiểm
kê, thanh lý CSVC
Bảng 2.7 Bảng nhận xét của CBVC về mức độ thực hiện việc kiểm tra, giám
sát, đánh giá hoạt động quản lý CSVC
Trang 9DANH MỤC CÁC SƠ ĐÒSơ đồ 1 Cơ cấu tô chức tại Trường ĐHNT-CSQN
Sơ đồ 2 Sơ đồ khuôn viên Trường ĐHNT-CSQN
Trang 10LỜI MỞ ĐẦU
1 Ly do chọn dé tài
Đối với bat kỳ cơ quan, tổ chức nao du là doanh nghiệp hay các don vịhành chính sự nghiệp, các cơ quan công quyên, lực lượng vũ trang nhân dan yếu tô con người luôn được đặt lên hàng đầu Tuy nhiên, để con người có thểthực hiện được các công việc chuyên môn nghiệp vụ một cách nhanh chóng,
chính xác, hiệu quả, đạt được các mục tiêu của cơ quan, tô chức đã đề ra cầncó hệ thống CSVC phù hợp với quy mô, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tô
chức đó.
Điều kiện CSVC là một trong những yếu tố quyết định đến hiệu quả thựchiện công việc của đội ngũ nhân sự trong cơ quan, tô chức CSVC được quan
tâm đầu tư, trang bị đầy đủ, hiện đại là điều kiện thúc đây, nâng cao hiệu quả
công việc của người lao động Đồng thời, CSVC cũng là yếu tố đánh giá nănglực của một tổ chức, góp phần quảng bá hình ảnh, nâng cao vị thế, uy tín cho
cơ quan, tổ chức Đối với cơ sở dao tạo, CSVC là yếu tố quan trọng giúp ngườihoc dam bảo điều kiện học tập và hướng tới sự hài lòng của người học Dé khaithác tối đa công năng và sử dụng hiệu quả hệ thống CSVC thì công tác quản lýCSVC là một yêu cầu vô cùng cần thiết mà các nhà quản lý cần chú trọng, quan
Tai Trường DHNT — CSQN là cơ sở thứ 3 của Truong DHNT được thành
lập năm 2009 trên cơ sở chuyên giao từ Trường Trung học Nông Lâm Ngư
nghiệp QN với nhiệm vụ trọng tâm là đào tạo và cung cấp nguồn nhân lực chất
lượng cao cho vùng kinh tế trọng điểm Đông Bắc Với rất nhiều những khó
khăn, hạn chế cả về nhân sự cũng như hệ thống CSVC từ những ngày đầu
chuyền giao, trải qua hơn 12 năm xây dựng và phát trién được sự quan tâm, đầutư từ Ban Giám hiệu Nhà trường, sự hỗ trợ của UBND tỉnh QN và sự giúp đỡcủa các cơ quan, doanh nghiệp trên địa bản tỉnh, thành phố, đến nay điều kiệnCSVC của CSQN đã cơ bản đáp ứng được yêu cầu công việc của đội ngũCBVC, yêu cầu giảng dạy của giảng viên và yêu cầu học tập của học viên, sinh
viên Trường DHNT nói chung và CSQN nói riêng đã có nhiều cố gắng trong
9
Trang 11việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý CSVC Những năm gần đây, việc quảnlý CSVC tại CSỌN tuy đã được quan tâm nhưng chưa đem lại hiệu quả cao.
Việc ban hành các quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật của CSVC còn chậm và thiếu
tính cập nhật; việc xây dựng quy trình quản lý và áp dụng quy trình quản lý
chưa đồng bộ, quyết liệt; công tác bồi dưỡng cán bộ, viên chức thực hiện công
tác quản lý CSVC còn hạn ché
Với vai trò là một nhân viên văn phòng phụ trách CSVC của CSỌN, tôinhận thấy mình cần hoàn thiện kiến thức và kỹ năng về quản lý CSVC, thông
qua đó tham mưu cho các cấp lãnh đạo về quản lý CSVC nhằm nâng cao chat
lượng dịch vụ dao tạo tai CSQN.
Từ thực tiễn này tôi đã lựa chọn vấn đề ‘‘Quan lý CSVC tại Trường DHNT
- CSON” làm luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng Đề tai này
đáp ứng day đủ tính lý luận và tính thực tiễn nhằm hoàn thiện công tác quản lýCSVC, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản công Đặc biệt, đề tài cóncó ý nghĩa to lớn đối với tác giả vì công tác quản lý tài sản là một phần công
việc mà chính tác giả đang đảm trách.
2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu2.1 Mục tiêu nghiên cứu
- Hệ thống hóa lý thuyết về quản lý CSVC tại văn phòng các cơ quan, tôchức.
- Đánh giá thực trạng quản lý CSVC tại Trường DHNT — CSQN.
- Đề xuất giải pháp nhăm nâng cao hiệu quả công tác quản lý CSVC tạiTrường ĐHNT - CSỌN.
2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề đạt được mục tiêu nói trên, luận văn thực hiện các nhiệm vụ cụ thê sau:- Tổng hợp và hệ thống hóa lý thuyết về công tác quản lý CSVC và quảnlý CSVC tại văn phòng cơ quan, tô chức.
- Mô tả tình trạng CSVC và tình hình quản lý CSVC tại CSỌN.
- Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý CSVC tại CSQN.
- Đánh giá mức độ hài lòng của người sử dụng đối với CSVC hiện có.
10
Trang 12- Phân tích ưu điểm, hạn chế và những nguyên nhân hạn chế trong quản
ly CSVC tại CSQN Xác định rõ những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách
thức của CSQN trong hoạt động quản lý CSVC.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý CSVC
- Câu hỏi 3: Muốn nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý CSVC cần phải
làm gì?
3.2 Giá thuyết nghiên cứu
- Giả thuyết 1: Thực hiện tốt công tác quản lý CSVC sẽ góp phần nâng
cao hiệu quả sử dụng nguồn tài sản, hệ thống CSVC trong tô chức; tránh việc
thất thoát, sử dụng lãng phí, sai mục đích; nâng cao tuổi thọ sử dụng của hệ
thống CSVC; tạo khuôn viên, môi trường làm việc khang trang; thúc day tinh
thần làm việc của đội ngũ nhân sự, nâng cao hiệu quả công tác.
- Giả thuyết 2: Trong những năm qua, việc quản lý CSVC tại CSQN tuyđã được quan tâm nhưng chưa đem lại hiệu quả cao Việc ban hành các quy
định, tiêu chuẩn kỹ thuật của CSVC còn chậm và thiếu tính cập nhật; việc xây
dựng quy trình quản lý và áp dụng quy trình quản lý chưa đồng bộ, quyết liệt;
công tác bồi dưỡng cán bộ, viên chức thực hiện công tác quản lý CSVC còn
Trang 134 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
a) Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về công tác quản lý
CSVC tại Trường DHNT - CSQN Do đó, công tác quản lý CSVC tại trụ sở
chính của Trường ĐHNT không thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài.
b) Phạm vi nghiên cứu
- Nội dung nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu lý luận và thực tiễn của các vấnđề trong hoạt động quản lý CSVC bao gồm ban hành quy định về quản lýCSVC; xây dựng kế hoạch trang bị CSVC; khai thác, sử dụng CSVC; Cải tạo,
sửa chữa CSVC; Bảo quản và thanh lý CSVC; Kiểm tra, đánh giá hoạt động
được phê duyệt và áp dụng cơ chế tự chủ tài chính.
5 Phương pháp nghiên cứu
Nhằm thực hiện các nhiệm vụ nghiên cứu đặt ra, tác giả đã sử dụng cácphương pháp sau:
những đánh giá chung đối với kết quả quản lý cơ sở vật chất tại đây.
- Phương pháp thống kê: Phương pháp này được sử đụng đề thống kê các
số liệu, thông tin nhằm chứng minh cho giả thuyết và lập luận.
12
Trang 14- Phương pháp so sánh: phương pháp này được sử dụng đề đối chiếu nhằm
tìm ra sự khác biệt giữa khung lý thuyết về quản lý cơ sở vật chất và thực trạng
triển khai thực hiện trong thực tế.
- Điều tra bằng bảng hỏi: Việc điều tra, khảo sát được tiễn hành bang phiếu
online hoặc phiếu giấy nhằm đánh giá các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động
quản lý CSVC và mức độ hài lòng của người sử dụng đối với có sở vật chất tại
CSQN hiện nay Tác giả đã tiến hành việc phát phiếu khảo sát đối với 120người, bao gồm: 22 CBVC, 18 giảng viên và 80 sinh viên.
- Quan sát: Quan sát hành vi sử dụng của người sử dụng CSVC tại CSQNvà quan sát tình trạng vật lý của các CSVC.
- Phỏng van trực tiếp: Việc thu thập kết quả điều tra thực tiễn được thực
hiện thông qua hình thức phỏng vấn trực tiếp Việc phỏng vấn được thực hiện
với ban lãnh đạo, cán bộ quản lý và sinh viên có liên quan đến công tác quảnlý, sử dụng CSVC Tác giả đã tiến hành việc phỏng vấn dối với 24 người, baogồm: 01 GD, 01 PGD, 01 viên chức phụ trách quản lý CSVC chung, 01 viên
chức phụ trách QTTB và 20 sinh viên là cán bộ các lớp và chủ tịch các câu lạc
bộ sinh viên và sinh viên ở nội trú trong KTX.
6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quan lý CSVC là một van đề đã được quan tâm nghiên cứu trong lĩnh vực
quản lý giáo dục và quản lý kinh tế Trong thực tế, quản lý CSVC là một nhiệmvụ của văn phòng các cơ quan, tô chức Tuy nhiên, tại Việt Nam đến nay chưa
có nhiều công trình nghiên cứu về công tác quản lý CSVC ở góc độ quản trịvăn phòng Mặc dù vậy, các công trình hiện có đã dé cập tới một số van đề
Trang 15đã đề cập đến những nội dung cơ bản về tài sản công và quản lý tài sản công,trong đó có nội dung về khu vực hành chính sự nghiệp
- Hai là, lý thuyết về Quản lý CSVC trong văn phòng Tiêu biểu là cácgiáo trình như: Giáo trình Lý luận về Quản trị văn phòng của các tác giả Vũ
Thị Phụng, Cam Anh Tuấn, Nguyễn Hồng Duy, Nguyễn Thị Kim Bình, PhạmThị Diệu Linh (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2021); Giáo trình Quảntrị văn phòng của tác giả Văn Tat Thu (NXB Bach Khoa năm 2020), Giáo trình
Quản trị văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri (NXB Khoa học và Kỹ thuật
năm 2005) Các giáo trình này đã dé cập đến van dé quản lý CSVC trong văn
phòng gồm: Khái niệm, mục đích, nguyên tắc, biện pháp quản lý CSVC
- Ba là, Quản lý CSVC dưới góc độ là phương tiện phục vụ giáo dục củamột cơ sở đào tạo Tiêu biểu là các luận văn, luận án như: Luận án Tiến sĩ“Quản lý CSVC phục vụ đào tạo của trường đại học theo quan điển quản ly
chất lượng tong thé (TOM)” của tác giả Lê Đình Sơn (2012) Luận án nay đã
nghiên cứu làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về CSVC phục vụ đào tạo
của trường Đại học, khái quát những van dé cốt lõi của quan điểm quan lý chat
lượng tông thé Tác giả cũng đã đưa ra một số giải pháp vận dụng quan điểmTQM vào quản lý CSVC phục vụ đào tạo của các trường đại học Việt Nam;Luận văn Thạc sĩ “7ực trạng quản lý CSVC ở trường Đại học Tiên Giang”
của tác giả Phan Văn Ngoạn (2013) đã tiến hành khảo sát và phân tích thựctrạng quản lý CSVC, từ đó đề ra những nhóm biện pháp nhằm nâng cao hiệu
quả quản lý CSVC ở Trường Đại học Tiền Giang, như: nhóm giải pháp về côngtác kế hoạch — tài chính, nhóm giải pháp về công tác xây dựng cơ bản, nhómgiải pháp về nâng cao nhận thức bảo quản và sử dụng CSVC cho cán bộ quản
lý, giảng viên, sinh viên ; Luận văn Thạc sĩ “Tăng cường quan ly CSVC của
các đơn vị trong Đại học Thái Nguyên” của tác giả Trần Thanh Vân (2019) đãhệ thong hoá những van dé lý luận và thực tiễn về quản lý CSVC trong đại họcvùng Tác giả đã đánh giá thực trạng về quản lý CSVC tại các đơn vị trong Đại
học Thái Nguyên trong giai đoạn 2015-2017 Từ đó đề xuất một số giải pháp
chủ yếu nhằm tăng cường quản lý CSVC tại các đơn vị trong Đại học Thái
14
Trang 16Nguyên, như: Tìm nguồn kinh phí hỗ trợ xây dựng mới, cải tạo các CSHT, thiếtbị day học thiết yếu; Phối hợp với đại học Thái Nguyên và các đơn vị chức
năng có thẩm quyền kêu gọi đầu tư, từng bước giải phóng mặt bằng, xây dung
CSVC theo quy hoạch đã được phê duyệt; Nâng cao nhận thức cho cán bộ quảnlý, giảng viên, nhân viên, sinh viên; Thực hiện tốt công tác kiểm tra, đánh giá,giám sát đối với hoạt động quản lý CSVC.
Sau khi tìm hiểu tổng quan tình hình nghiên cứu các đề tài có liên quanđến đề tài quản lý CSVC, tác giả nhận thấy rằng các công trình nghiên cứu trênđã tiếp cận vấn đề quản lý CSVC ở những góc độ khác nhau và chưa có công
trình nào nghiên cứu về “Quản lý CSVC tai Trường DHNT — CSQN” Vìvậy, đề tài luận văn thạc sĩ của tác giả nghiên cứu công tác quản lý CSVC ở
góc độ quản trị văn phòng có tham khảo, kế thừa kết quả nghiên cứu của các
tác giả đã nghiên cứu về quản lý CSVC nhưng không trùng lặp với các công
trình nghiên cứu hiện có.
7 Đóng góp của đề tài
7.1 Đóng góp về mặt lý luận
CSVC là một trong SỐ những nguồn lực quan trọng dé vận hành hoạt độngmột cơ quan, t6 chức Dưới góc độ quan trị văn phòng, luận văn có ý nghĩa
hoàn thiện thêm lý thuyết về vai trò của văn phòng trong quản lý CSVC tại các
cơ quan, công sở.
8 Bố cục của đề tài
Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và các Phụ lục,
luận văn gôm có 3 chương, trong đó:
15
Trang 17Chương 1 Cơ sở lý thuyết về quản lý CSVC và vai trò của văn phòng đối
với hoạt động quản lý CSVC.
Chương 2 Thực trạng quản lý CSVC tại Trường DHNT - CSQN.
Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý CSVC tại Trường ĐHNT- CSQN.
16
Trang 18CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYET VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VE QUAN LÝ
CƠ SỞ VẬT CHÁT
1.1 Khái niệm cơ sở vật chất và quản lý cơ sở vật chất
1.1.1 Khái niệm cơ sở vật chấta Định nghĩa Cơ sở vật chất
CSVC là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, xã hội và triết
học Khái nệm CSVC được phat triển bởi Karl Marx và Friedrich Engels trong
triết học chủ nghĩa Mác-Lê-nin, đóng vai trò quan trọng trong lý thuyết vềCSHT và kiến trúc xã hội Theo quan điểm của Marx, CSVC là cơ sở kinh tếcủa xã hội, ảnh hưởng mạnh mẽ đến cấu trúc và phát triển của xã hội CSVC
được coi là nhân tố quyết định, trong đó các yếu tố vat chất xác định cấu trúc
xã hội, hệ thống chính trị và ý thức xã hội [38, tr.60].
Theo từ dién tiếng Việt, khái niệm CSVC có nghĩa là tập hợp các yếu tố
vật chất, công cụ, thiết bị và hạ tầng cần thiết để duy trì hoạt động và phát triểncủa một tô chức, một cộng đồng hoặc một quốc gia CSVC bao gồm các yếu tốnhư đất đai, tài nguyên, nhà xưởng, máy móc, công nghệ, giao thông vận tải,
hệ thống điện, nước, viễn thông và các nguồn lực vật chất khác CSVC đượccoi là một yếu tố quan trọng để tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất, kinh doanh,đời sống và phát triển của xã hội [16, tr.182].
Theo Giáo trình “Quản trị văn phòng” của tác giả Văn Tất Thu, CSVC, kỹ
thuật, trang thiết bị văn phòng đó chính là nguồn lực tài chính, nguồn lực vật
chất, kỹ thuật đảm bảo cho các hoạt động của văn phòng Cụ thể đó là trụ sở cơ
quan, phòng ốc, phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng, điều kiện làm
việc phục vụ lãnh dao, nhà quản tri và các nhân viên, lao động khác trong vănphòng cơ quan [14; tr.27].
Theo giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng
chủ biên và các cộng sự, hiện nay có hai cách tiếp cận thường được sử dụng
khi định nghĩa CSVC đó là: cách tiếp cận phương tiện và cách tiếp cận sở hữu.Đối với cách tiếp cận phương tiện thì CSVC là hạ tầng cơ sở thiết yếu phục vụ
hoạt động của cơ quan, tô chức; là các trang thiết bị; là hệ thống các phương
17
Trang 19tiện và kỹ thuật cần thiết để duy trì hoạt động hiệu quả của tô chức Đối với
cách tiếp cận sở hữu thì CSVC là tài sản công; là tài sản, của cải của tô chứchoặc của Nhà nước giao cho các cơ quan, tổ chức Tiếp cận trong phạm vi hoạtđộng của văn phòng, trên cơ sở kế thừa các định nghĩa trên cả hai cách tiếp cậntrên: “CSVC được hiểu là những phương tiện vật chất, kỹ thuật, công nghệ,
thông tin của tổ chức được sử dụng làm công cụ dé thực hiện nhiệm vụ, tiếnhành các hoạt động theo quy định ” [11, tr.406].
Đối với các cơ sở giáo dục đại học, theo nghiên cứu của Trần Anh Trường
thì: CSVC, thiết bị của các cơ sở giáo dục đại học là những phương tiện, vật
chất, kỹ thuật, khoa học công nghệ của nhà trường được sử dụng trong quá
trình đào tạo, NCKH cũng như những hoạt động khác thuộc chức năng, nhiệmvụ của nhà trường; giúp cho việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ này đượcthuận lợi hơn và đạt hiệu qua cao hơn [33, tr.26].
Nghiên cứu của Lê Dinh Sơn cho răng: CSVC trường học được hiểu lànhững phương tiện vật chất, kỹ thuật và sản phẩm khoa học, công nghệ, thông
tin của nhà trường được sử dụng làm công cụ dé thực hiện nhiệm vụ, tiễn hành
các hoạt động theo quy định [3 1, tr.12].
Tóm lại, những khái niệm trên dù dựa vào những cách tiếp cận khác nhau,song đều có một số điểm chung nhất định Tựu chung lại, theo tác giả, có thé
hiểu CSVC là tat cả các phương tiện vật chất, kỹ thuật, khoa học công nghệ
của tô chức được sử dụng trong quá trình hoạt động, giúp cho đội ngũ nhân sựcủa tổ chức thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao nhằm đạt được mục tiêutheo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng tổ chức, cơ quan, don vị.
b Phân loại CSVC
Việc phân loại CSVC sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản lý mộtcách chặt chẽ, khoa học và hiệu quả CSVC có thể được phân chia thành CSVC
thông thường và CSVC đặc thù.
CSVC thông thường là hệ thống các phương tiện vật chất thông thường
phục vụ cho hoạt động cơ bản của các cơ quan, tô chức, gôm:
18
Trang 20+ Đất đai và các công trình xây dựng: Trụ sở, phòng làm việc, phòng họp,
hội trường, phòng truyền thống, nhà xe, canteen
+ Hệ thống CNTT phục vụ hoạt động của tổ chức như: máy tính, máy in,mạng viễn thông, camera
CSVC đặc thù là hệ thong phuong tién vat chat phục vu cho hoạt động đặc
thù, riêng biệt của từng cơ quan, đơn vi Trong các cơ sở đào tạo, CSVC đặcthù gồm:
+ Giảng đường, phòng thí nghiệm, phòng lab, phòng thực hành, các phòngchức năng, nhà thé chat
+ KTX, thư viện trường học.
+ Phương tiện day học bao gồm đồ dùng day học trực quan (mẫu vật, mô
hình, sơ đồ ) và các phương tiện nghe — nhìn, chuyền tai thông tin như máy
chiếu, máy ghi âm, ghi hình.
Theo giáo trình “Lý luận về Quản trị văn phòng” của tác giả Vũ Thị Phụng
chủ biên và các cộng sự, CSVC có thể được phân loại theo các tiếp cận sở hữuvà cách tiếp cận phương tiện:
- Đối với cách tiếp cận sở hữu, CSVC được chia ra:
+ CSVC là của cải của một cơ quan hay tổ chức; là tài sản của tổ chức
hoặc của Nha nước giao cho các cơ quan, tô chức;
+ CSVC là tải sản công Tài sản công là tài sản thuộc sở hữu toàn dân do
Nhà nước đại diện chủ sở hữu và thống nhất quản lý, bao gồm: Tài sản công
phục vụ hoạt động quản lý, cung cấp dịch vụ công, đảm bảo quốc phòng, anninh tại cơ quan, tổ chức, đơn vi; tài sản kết cau hạ tầng phục vụ lợi ích quốcgia, lợi ích công cộng: tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân; tài sản côngtại doanh nghiệp; tiền thuộc ngân sách Nhà nước, các quỹ tài chính Nhà nướcngoài ngân sách, dự trữ ngoại hồi Nhà nước; đất đai và các loại tai nguyên khác.
(Điều 3, Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017).
- Đối với góc độ tiếp cận CSVC là phương tiện đảm bảo tốt nhất việc thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tô chức hay doanh nghiệp Cách
19
Trang 21hiểu này phù hợp với hoạt động quản lý CSVC do văn phòng đảm nhận Theo
đó, CSVC được chia làm 04 loại, cụ thé:
+ Phương tiện vật chất: là CSHT thiết yêu của cơ quan như: đất đai, cáccông trình xây dựng (phòng họp, phòng làm việc, phòng truyền thống, nhà xe,
căng tin, giảng đường, KTX ).
+ Phương tiện kỹ thuật: là công cụ vật chất của cơ quan như các loại máy
móc, trang thiết bị (máy tính, máy chiếu, máy in, camera ), văn phòng
+ Phương tiện công nghệ: là tập hợp các phương pháp, quy trình kỹ thuật,
công cụ, dé thực hiện một công việc nhất định Ví dụ: Hệ thống hạ tầng côngnghệ (gồm: máy chủ, phần mềm, thiết bị khác ).
+ Phương tiện thông tin: là công cụ chứa đựng thông tin như văn bản,sách, giáo trình, cơ sở dữ liệu
c Sự cân thiết của CSVC trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
CSVC là một trong những yếu tố quan trọng nhất, là yêu tổ đầu tiên cần
có dé xây dựng, thành lập lên một tô chức, cơ quan hay doanh nghiệp Vai trò
quan trọng của CSVC được thể hiện ở rất nhiều mặt:
- Thứ nhất, là yêu tỗ quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất, hiệu qua
công việc Đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước, đơn vị hành chính nghiệp,
lực lượng vũ trang CSVC có vai trò đáp ứng, phục vụ tốt yêu cầu công việcnhất là đối với đội ngũ quản lý trong việc quản lý công việc và đội ngũ nhân
viên trong việc thực hiện công tác chuyên môn CSVC được đầu tư, trang bị sẽ
giúp nâng cao hiệu quả công việc; đối với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanhthì CSVC là yếu tô đặc biệt quan trọng tạo ra hiệu suất, hiệu quả sản xuất, tạoưu thé về giá sản phẩm đối với các đối thủ cạnh tranh.
- Thứ hai, là yêu tỗ giúp quảng bá thương hiệu, nâng cao vị thé cạnh tranh
của don vị này với cơ quan, đơn vị khác Một cơ quan, tô chức hay một doanh
nghiệp có hệ thống CSVC được trang bị hiện đại, khang trang, quy mô sẽ tạo
được ấn tượng tốt, tạo dựng niềm tin đối với khách và các cơ quan, don vi,
doanh nghiệp đối tác Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với khối doanh
20
Trang 22nghiệp kinh doanh, nó không chỉ thể hiện cho tiềm lực kinh tế của doanh nghiệp
mà còn là một trong những yếu tố quảng bá thương hiệu, nâng cao vị thé cạnh
tranh của đơn vị với những doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực kinh doanh.
- Thứ ba, là yêu t6 giúp giữ chân nhân viên Một môi trường làm việc hiện
đại, chuyên nghiệp, được trang bị CSVC hiện đại không chỉ giúp nâng cao năngsuất, hiệu qua công việc ma còn giúp cho tinh thần của đội ngũ nhân sự thoảimái, kích thích khả năng sáng tạo trong công việc Đồng thời, khiến cho độingũ nhân viên cảm thấy tự hào về đơn vị mình và muốn được gắn bó lâu dàivới tô chức.
1.1.2 Khái niệm Quản lý cơ sở vật chất
a Khải niệm Quản lý
Xã hội loài người đã trải qua nhiều thời kỳ phát triển với nhiều hình thái
xã hội khác nhau nên trong quản lý cũng đã trải qua nhiều hình thức quản lý
khác nhau Quan lý trở thành một hoạt động phổ biến, diễn ra trong mọi lĩnh
vực, liên quan đến mọi người Cho tới nay có khá nhiều cách hiểu khác nhauvề quản lý Cùng với sự phát triển của phương thức xã hội hoá sản xuất và sựmở rộng trong nhận thức của con người thì sự khác biệt về nhận thức của con
người thì sự khác biệt về nhận thức và lý giải khái niệm quản lý càng trở nên
rõ rệt Do vậy khái niệm về quản lý rất phong phú và đa dạng, sau đây là mộtsố khái niệm chủ yếu:
Các triết gia, các chính trị gia từ thời cô đại đến nay đều coi trọng vai trò
của quản lý trong sự ôn định và phát triển của xã hội, quản lý là một phạm trùtồn tại khách quan, là một sự tất yếu của lịch sử Cac Mác coi quản ly là một
đặc điểm vốn có, bất biến về mặt lịch sử của đời sống xã hội Các Mác viết:“Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung nào tiến hành trênquy mô tương doi lớn thì ít nhiều cũng đều cân đến một sự chỉ đạo dé điều hòa
những hoạt động ca nhân và thực hiện những chức năng chung phat sinh từ
vận động cua toàn bộ cơ thể khác với sự vận động của những khí quan độc lập
của nó Một người độc tấu vĩ cam tự điều khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thìcần phải có nhạc trưởng ” [1, tr 480].
21
Trang 23Theo các tác giả Nguyễn Quốc Chí và Nguyễn Thị Mỹ Lộc cho răng:“Hoạt động quản lý là tác động có định hướng, có chủ đích của chủ thể quảnlý (người quan lÿ) đến khách thé quan lý (người bị quản lý) trong một tổ chứcnhằm lam cho tổ chức vận hành và đạt được mục dich của tổ chức ” [5, tr.16].
Theo Hồ Văn Vĩnh: “Quản lý là sự tác động có tổ chức, hướng tới dich
của chủ thé quản lý nhằm dat được mục tiêu đã dé ra” [17, tr.11].
Theo tác giả Hanold Koontz: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảmbảo sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được các mục đích củanhóm Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà
trong đó con người có thé đạt được các mục dich của nhóm với thời gian, tiềnbạc vật chất và sự bắt mãn cá nhân ít nhất Với tư cách thực hành thì cách quản
lý là một nghệ thuật, còn kiến thức tổ chức về quan lý là một khoa hoc” [3, Tr
Với những cách tiếp cận khác nhau, có thể thấy rằng trong quản lý, bao
giờ cũng có chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, giữa chủ thể quản lý và đốitượng quản lý được quan hệ với nhau băng những tác động quản lý Những tác
động quản lý chính là những quyết định quản lý, là những nội dung mà chủ thê
quản lý yêu cầu đối với đối tượng quản lý Hoạt động “quản lý” bao giờ cũng
gan với hoạt động có ý thức của con người và toàn xã hội dưới tác động của
hoàn cảnh nhằm định hướng sự vận động và phát triển của đối tượng cần quảnlý theo một mục đích nhất định.
Tóm lại, có thé hiểu quản lý là sự tác động có định hướng, có hướng dichcủa chủ thé quản lý lên doi tượng quản lý trong tô chức nhằm đạt được mục
tiêu đã dé ra với hiệu qua cao nhất.
b Khái niệm Quản lý cơ sở vật chất
CSVC là nền tảng cho mọi hoạt động của cơ quan và của văn phòng Hoạt
động quản lý CSVC có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý mỗi tổ chức,don vi.
Trong giáo trình “Lý luận về Quan trị văn phòng”, tác giả Vũ Thi Phụng
và các cộng sự cho rằng “Quản lý CSVC là quá trình tác động của chủ thé quan
22
Trang 24lý trong việc xây dựng, trang bị, phát triển và sử dụng có hiệu quả CSVC nhằm
phục vụ các mục tiêu hoạt động cua tổ chức ” [11, tr.409].
Theo Tiêu chuẩn ISO 41011:2018, quản lý CSVC là chức năng của tổ
chức hợp nhất con người, địa điểm và quá trình trong môi trường làm việc nhằm
mục đích cải thiện chất lượng sống của con người và năng suất công việc.
Tác giả Hà Sĩ Hồ và Lê Tuan cho rang “Quản lý là một quá trình tác động
có định hướng, có tô chức, lựa chọn trong số các tac động có thể dựa trên các
thông tin về tinh trạng của đổi tượng nhằm giữ cho sự vận hành của đối tượngđược ồn định và làm cho nó phát triển tới mục dich đã định ” [8, tr.5§].
Từ những quan điểm trên có thé hiểu, quản ly CSVC là quá trình tác động
có mục đích của các chủ thể quản lý nhằm xây dựng, phát triển và sử dụng có
doanh nghiệp, việc đảm bảo CSVC được khai thác, sử dụng hết tính năng vàcông dụng từ khi được trang bị cho đến khi hết khấu hao với chỉ phí đầu tư, vận
hành thấp nhất là một trong những mục tiêu quan trọng nhất.
Đối với các trường học, quản lý CSVC có vai trò trực tiếp thúc đây hiệnthực hóa mục tiêu giáo dục đào tạo Hoạt động quản lý CSVC bảo đảm choviệc sử dụng có hiệu quả hệ thống phòng học, phòng thí nghiệm, các trang thiếtbị, máy tính nhằm phục vụ và đáp ứng tối đa nhu cầu của người học, từ đónâng cao chất lượng công tác đào tạo.
1.2.2 Ý nghĩa của hoạt động quản lý cơ sở vật chất
- Đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân sự trong tô chức Đội ngũ nhân sựchỉ có thể phát huy tối đa năng lực, chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong thực
hiện nhiệm vụ khi điêu kiện môi trường làm việc tôt nhât.
23
Trang 25- Hoạt động quản lý CSVC nhằm sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức
dé nâng cao năng suất và chat lượng công tác.
- Góp phần xây dựng hình anh của tô chức, thé hiện trách nhiệm xã hộicủa tổ chức Hình ảnh của tổ chức được thể hiện qua trụ sở cơ quan, cảnh quankhuôn viên, kiến trúc nội thất, ngoại thất Còn trách nhiệm xã hội là những
cam kết của cơ quan, đơn vi trong việc thực hiện các nghĩa vụ cua tô chức mình
đối với xã hội.
Ngoài ra, đối với trường học hoạt động quản lý CSVC còn mang lại mộtsố ý nghĩa quan trọng, đó là:
- Huy động tối đa hệ thống CSVC của nhà trường, phục vụ cho công tácgiảng dạy, học tập ở trường, nhăm đạt được mục tiêu giáo dục đề ra.
- Bảo đảm việc thực hiện đúng các quy định về xây dựng, mua sắm, trang
bị, sử dụng, bảo quản hệ thống CSVC theo quy định của pháp luật.
- Huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính phục vụ cho công tácmua sắm, sửa chữa CSVC theo hướng chuẩn hóa, hiện đại hóa nhà trường, hiện
đại hóa giáo dục.
1.2.3 Nguyên tắc quản lý cơ sở vật chất
- Nguyên tắc bảo đảm tính hợp pháp: Việc quản lý CSVC luôn phải tuân
thủ hành lang pháp lý do Nhà nước lập ra nhằm đảm bảo tài sản công đượcquản lý chặt chẽ, sử dụng có hiệu quả, hạn chế việc lạm dụng tải sản công vào
mục đích cá nhân Việc quản lý CSVC cần tuân thủ các văn bản luật như: Luật
Quản lý tài sản công, Luật Đầu tư công, Luật đấu thầu
- Nguyên tắc bảo đảm tính mục đích: Quản lý CSVC phải hướng tới việc
góp phan nâng cao hiệu quả hoạt động của tô chức Ví dụ đối với việc quản lyCSVC trong trường học cần hướng tới việc thực hiện tốt nhiệm vụ quản lý nhà
trường, nhằm mục đích nâng cao chất lượng giáo dục và đảo tạo.
- Đảm bảo tính khoa học và hiệu quả: Việc quản lý giúp phân b6 CSVC
một cách đồng đều, tránh tính trạng thừa thiếu, lãng phí tài nguyên và chi phi.
Đối với các doanh nghiệp, quản lý tốt CSVC sẽ góp phan tiết kiệm chi phí,nâng cao năng lực sản xuât, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Đôi với các
24
Trang 26cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhà nước, tài sản công phải được sử dụng tiết
kiệm, hiệu quả, đúng mục đích, công năng, đối tượng, tiêu chuẩn và định mức
theo quy định của pháp luật Đối với các trường học, nếu hoạt động quản lýCSVC được thực hiện khoa học và hiệu quả sẽ bảo đảm cho việc thực hiện tốt
nội dung chương trình và phương pháp dạy học, sử dụng đúng tính năng, mục
đích của các trang thiết bị dạy học
- Đảm bảo tính kinh tế: Tính kinh tế trong quản lý CSVC được thê hiệnqua chỉ phí trong suốt quá trình vận hành, sử dụng CSVC đến hết vòng đời của
CSVC là tối thiểu.
- Đảm bảo tinh phát triển: Tinh phát triển của quản lý CSVC có thé được
thê hiện ở rất nhiều mặt nhưng mục đích quan trọng nhất của quản lý CSVC là
đảm bảo CSVC phục vụ, hỗ trợ tối đa cho con người Ngày nay, dưới sự phát
triển của khoa học — công nghệ, việc cập nhật, trang bị hệ thống CSVC thông
minh (các tòa nhà, mô hình văn phòng thông minh, máy móc, trang thiết bị hiệnđại hay áp dụng các phần mềm trong quản lý ) góp phan cải thiện đáng ké và
nâng cao hiệu quả của hoạt động quản lý CSVC trong các cơ quan, doanh
- Nguyên tắc về việc bảo đảm tính hai mặt giữa hành chính và chuyên
môn: Các cơ quan cần kết hợp chặt chẽ giữa hoạt động quản lý hành chính và
quản lý chuyên môn nhằm bảo đảm sự tồn tại và phát triển của CSVC, đồngthời khai thác và phát huy một cách có khoa học tiềm năng của CSVC.
- Nguyên tắc về tính đầy đủ và đồng bộ CSVC: Cần có sự phù hợp, sửdụng đồng bộ giữa hệ thống các CSVC, nhằm sử dụng tối đa công dụng của
các vật dụng Ví dụ như trong trường học cần có sự đồng bộ, sắp xếp hợp lýgiữa phương pháp dạy học với chương trình sách giáo khoa, các thiết bị, mẫu
vật, phòng thí nghiệm và hệ thong CSVC khac.
1.3 Nội dung quản ly co sở vat chất
Nội dung của quản lý CSVC bao gồm: Ban hành quy định về quản lý
CSVC; Lập kế hoạch quản lý, sử dụng CSVC; Xây dựng và trang bi CSVC;
25
Trang 27Khai thác, sử dụng CSVC; Cai tạo, sửa chữa CSVC; Kiểm kê, kiểm tra, đánh
giá quản lý CSVC và Xử lý CSVC.
1.3.1 Ban hành quy định về quản lý cơ sở vật chất
Việc ban hành quy định về quản lý CSVC trong các cơ quan, tô chức,doanh nghiệp là rất cần thiết bởi hệ thống các quy định về quản lý CSVC giúp
CSVC được quản lý chặt chẽ, khai thác, sử dụng hiệu quả, đúng mục đích, đúngquy trình, quy định của pháp luật và quy định rõ trách nhiệm của mọi thànhviên trong tổ chức, các cơ quan, đơn vi.
Viéc ban hanh van ban quy dinh vé quan ly CSVC trong cac don vi cantuân thủ theo đúng quy định tại Luật Quản lý tài san công, Luật Dau tư công,
Luật đấu thầu Để quản lý CSVC, các cơ quan đơn vị căn cứ vào cơ cấu tôchức và hoạt động của mình có thể ban hành các văn bản như: Quyết định, quy
chế, quy định, nội quy về việc quản lý CSVC.
Đối với các trường Đại học, ngoài việc cần phải tuân thủ các quy định nêu
trên thì việc ban hành quy chế quản lý CSVC còn cần căn cứ theo Luật giáo
dục đại học và Quy chế tô chức và hoạt động của trường đại học Trong phạmvi trường đại học, dé công tác quản lý CSVC - kỹ thuật đạt hiệu quả, ngoài các
văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước như luật, van bản dưới luật và các
văn bản pháp quy của ngành kể cả các văn bản pháp quy của các ngành có liên
quan khác, hiệu trưởng cần phải xây dựng va ban hành các quy định, quy chế,
nội quy về quản lý và sử dụng CSVC - kỹ thuật mang tính đặc thù riêng của
nhà trường Mục dich và nội dung của những văn ban này là sự thé chế hóa, cụthé hóa các văn bản pháp luật của Nhà nước và các cơ quan quản lý cấp trên về
công tác quản lý CSVC cho sát hợp với điều kiện thực tế của nhà trường, gắn
trách nhiệm của mọi thành viên trong nhà trường đối với công tác quản lý vàsử dụng CSVC.
Nội dung của quy định quản lý CSVC cần làm rõ các nội dung:
- Xác định và đưa ra khái niệm các thuật ngữ liên quan;
- Xác định các nguyên tắc chung trong quản lý và sử dụng:- Xác định rõ trách nhiệm trong quản lý và sử dụng;
26
Trang 28- Xác định, xây dựng các quy định, quy chế, quy trình quản lý và sử dụng
(quy trình mua sắm, sửa chữa, bao dưỡng, thanh lý/hủy, điều chuyén );- Đưa ra các điều khoản thi hành và các chế tài (nếu có)
Việc ban hành các văn bản quy định quản lý cơ sở cần bảo đảm yếu tổ hop
pháp, mang tính thực tiễn, tính hiệu quả và phải đồng bộ.
Về yếu tố hợp pháp: Những nội quy, quy chế các cơ quan, đơn vị đề raphải hợp với các quy định của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước Nếutrái quy định, các cá nhân có quyền không thực hiện.
Về tính thực tiễn: Quy chế phải mang tính thực tiễn Theo đó, các hoạt
động của công ty, tô chức phải có sự phù hợp với các quy chế Nếu không phùhợp, rat dé mang đến những tác động xấu.
Về tính hiệu quả: Nội quy, Quy chế phải góp phần tạo nên hành lang pháp
lý, bảo vệ quyền lợi của các cá nhân và tổ chức Do vậy, khi nó được áp dụng
phải được sự ủng hộ, tôn trọng và thực thi bởi những người trong tổ chức.
Về tính đồng bộ: Nội quy, quy chế cần phải bảo đảm tính đồng bộ, thốngnhất, phù hợp với quy chế tổ chức và hoạt động của cơ quan tô chức Ngoài ra
việc xây dựng và ban hành quy chế, quy định cần bảo đảm tính dân chủ, công
khai, minh bạch, tiết kiệm, hiệu quả.
Đề bảo đảm văn bản quy định về quản lý CSVC được hành có hiệu lực,
hiệu quả thì việc ban hành ban hành các quy định cần được thực hiện theo trìnhtự nhất định, đó là:
Xác định thầm quyên ban hành văn bản quy định quản lý CSVC (quy chế,quy định, nội quy )
Soạn thảo văn bản;
Báo cáo lãnh đạo đơn vi duyệt nội dung dự thao lần 1;
Lay ý kiến góp ý, tiếp thu, giải trình, chỉnh lý dự thao;
Báo cáo lãnh đạo đơn vi duyệt nội dung dự thảo lần 2;Ký ban hành văn bản quy định về quản lý CSVC.
Về trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong việc xây dựng và ban hànhquy định quản lý CSVC: Tổ soạn thảo quy định chịu trách nhiệm trước lãnh
27
Trang 29đạo cơ quan, tô chức về thời hạn, tiễn độ soạn thảo, chất lượng soạn thảo Cácđơn vị thuộc, trực thuộc, các tổ chức, cá nhân có liên quan được đề nghị đónggóp ý kiến đối với dự thảo quy định, chịu trách nhiệm về nội dung và thời hạntham gia đóng góp ý kiến Các đơn vị thâm định chịu trách nhiệm trước lãnhđạo cơ quan về thời hạn, kết quả thấm định.
Đối với các trường Đại học, Hiệu trưởng cần xây dựng và hoàn chỉnh
những văn bản sau đây có liên quan đến công tác quản lý và sử dụng CSVC:
Quyết định phân công bồ nhiệm các thành viên thuộc bộ máy quản lý
CSVC của nhà trường.
Quy định về quy trình mua sam thiết bị giáo dục và các trang thiết bị khác.Quy định về việc phân công trách nhiệm trong công tác quản lý CSVC.
Quy định về quy trình giao nhận, sử dụng, bảo quản, bảo dưỡng CSVC.
Nội quy sử dụng CSVC - kỹ thuật ở các loại phòng chức năng trong nhàtrường.
Quyết định về chế độ trách nhiệm của cán bộ, giáo viên và nhân viên trực
tiếp quản lý các loại phòng chức năng.
1.3.2 Lập kế hoạch quản lý và sử dụng cơ sở vật chất
a Sự can thiết của việc lập kế hoạch quản lý và sử dụng cơ sở vật chất
Việc lập kế hoạch quản lý và sử dụng CSVC cho phép các nhà quản lý có
cái nhìn tổng thể, toàn diện, góp phần nâng cao chất lượng công tác quản lý,khai thác, sử dụng hiệu quả, đúng mục đích các CSVC Hay nói cách khác, lậpkế hoạch giúp nhà quản lý xác định mục tiêu quản lý CSVC và lựa chọn phươngthức dé đạt được mục tiêu này.
Đề lập kế hoạch quản lý và sử dụng CSVC người quản lý cần nhận thứcđầy đủ về yêu cầu của cấp trên thông qua các chỉ thị, nghị quyết, chủ trương,
chỉ thị ; thực hiện điều tra, khảo sát hiện trạng CSVC để có những thông sé
co ban vé sé luong, chat lượng, tình hình sử dụng CSVC; xác định rõ mục tiêu
kế hoạch như xây dựng, trang bị mới, cải tạo nâng cấp theo từng năm, từng giaiđoạn Từ đó xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch Phâncông cho các đơn vị, cá nhân và quy định cơ chế phối hợp thực hiện Xây dựng
28
Trang 30các phương án tối ưu thực hiện kế hoạch nham bảo đảm thực hiện các mục tiêu
đã đặt ra và tạo điều kiện dé dàng cho việc kiểm tra đánh giá.b Các loại kế hoạch quản lý và sử dụng cơ sở vật chất
Kế hoạch quản lý và sử dụng CSVC có thể phân chia thành nhiều loại, tùythuộc vào đặc trưng, tình hình thực tiễn của mỗi đơn vị.
Nếu căn cứ theo cấp kế hoạch thì có thé phân chia thành kế hoạch chiếnlược quản lý và sử dụng CSVC (xác định mục tiêu tông thể); kế hoạch tác
nghiệp quản lý và sử dụng CSVC (xác định nhiệm vụ, mục tiêu chỉ tiết).
Nếu căn cứ theo thời gian thực hiện thì có thể phân chia thành kế hoạch
quan lý và sử dụng CSVC ngắn hạn (kế hoạch cho thời đưới 1 năm), trung hạn(kế hoạch cho thời kỳ từ 1-5 năm) và dai hạn (kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm
trở lên).
Nếu căn cứ theo nội dung quản lý thì có thể phân chia thành kế hoạch hiện
trạng và phát triển hệ thống CSVC của đơn vị; Kế hoạch xây dựng các côngtrình mới; Kế hoạch nâng cấp, cải tạo; Kế hoạch bảo quản, bảo vệ CSVC.
c Quy trình và trách nhiệm lập kế hoạch quản bp và sử dụng cơ sở vậtchất bao gôm các bước:
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo;
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu quản lý và sử dụng CSVC;
Bước 3: Phát triển các tiền đề quản lý và sử dụng CSVC;
Bước 4: Xây dựng các phương án quản ly và sử dụng CSVC;Bước 5: Đánh giá các phương án quản lý và sử dụng CSVC;
Bước 6: Lựa chọn phương án và ra quyết định quản lý và sử dụng CSVC.Bộ phận quản lý CSVC, trang thiết bị chủ trì và phối hợp với các bộ phậnchuyên môn dé tham mưu với lãnh dao đơn vị về việc khai thác sử dụng, bảo
quản, tu sửa, mua sắm mới, tăng cường CSVC, trang thiết bị phục vụ hoạt động
của cơ quan.
1.3.3 Xây dựng và trang bị cơ sở vật chất
CSVC tại các cơ quan, đơn vị có thể được hình thành từ việc xây dựng,mua sắm hoặc thuê CSVC từ bên ngoài.
29
Trang 31a Đối với việc xây dựng cơ sở vật chất
Việc xây dựng CSVC được áp dụng đối với các tài sản thường gắn liềnvới đất, ví dụ các công trình nhà cửa, trường học, phòng làm việc, hội trường,
thư viện, sân bóng, công viên Việc xây dựng được thực hiện dưới hình thức
các dự án đầu tư Quy trình của công tác xây dựng CSVC bao gồm các bước
cơ bản sau:
Bước 1: Chuan bị thực hiện;
Bước 2: Khảo sát xây dựng;
Bước 3: Thiết kế xây dựng:
Bước 4: Thi công công trình;
Bước 5: Kết thúc thi công, nghiệm thu và đưa vào vận hành.
b Đối với việc mua sắm cơ sở vật chất
Đối với các loại tài sản như trang thiết bị văn phòng, trường học, dụng cụ
lao động, làm việc, học tập sẽ được trang bị thông qua công tác mua sắm Căn
cứ chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản được giao, đơn vị lập kế hoạchmua sắm, trang bị CSVC cần thiết Việc mua sắm cần phải đáp ứng kip thời vàsử dụng có hiệu quả vật tư và trang thiết bị, bảo đảm các vật tư có chất lượngtốt, giá cả hợp lý, thời gian giao hàng đáp ứng nhu cầu cần sử dụng Quy trình
mua sắm CSVC, trang thiết bị bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Thông báo về việc mua sam, yêu cầu các đơn vi, cá nhân báo cáonhu cầu;
Bước 2: Tổng hợp nhu cầu mua sam cua đơn vị, lập dự thảo kế hoạch mua
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch mua sắm;Bước 4: Triển khai thực hiện;
Bước 5: Nghiệm thu tai sản và bàn giao đơn vi sử dụng.
Ở cơ sở đào tạo, các CSVC được mua sắm bao gồm:
- Các máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ đội ngũ nhân sự văn
phòng như: máy tính, máy in, máy photo, tủ kệ, bàn ghế, hệ thống âm thanh
phục vụ hội họp, sự kiện; văn phòng phẩm `
30
Trang 32- Các máy móc, trang thiết bị phục vụ người học như: máy tính, máy chiếu,
bàn ghé, tủ thiết bị, điều hòa, hệ thống âm thanh, sách học liệu
- Hệ thống phương tiện công nghệ như: Hệ thống mạng lan, mang wifi, hệthống điện thoại nội bộ; máy chủ, máy trạm phòng máy tính, các phần mềm
quản lý
c Đối với việc thuê cơ sở vật chất
Ngoài việc xây dựng hoặc mua sắm tài sản, các đơn vị có thể thuê trangthiết bị, tài sản từ bên ngoài Việc thuê CSVC thường được áp dụng đối với cáctài sản có trị giá lớn vượt quá khả năng mua sắm, các tài sản sử dụng theo thờikỳ, mùa vụ hoặc chỉ phục vụ cho hoạt động của don vi trong một thời điểm
nhất định Quy trình thuê tài sản thường bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Xác định nhu cầu, loại tài sản, trang thiết bị cần thuê;
- Bước 2: Tìm hiểu thông tin về các nhà cung ứng (sản phẩm, mức giá );- Bước 3: Lập kế hoạch thuê CSVC;
- Bước 4: Phê duyệt kế hoạch thuê CSVC;
- Bước 5: Quản lý và sử dụng thiết bị thuê;
- Bước 6: Kết thúc thời gian sử dụng, hoàn trả trang thiết bị theo thỏa
Ở cơ sở đảo tạo, CSVC được thuê bao gồm: Các địa điểm, hội trường dé
tổ chức sự kiện quan trong có quy mô lớn như: Hội nghị, lễ tốt nghiệp, lễ tổngkết, các hội thảo quốc tế ; Các thiết bị tổ chức sự kiện, hội nghị như hệ thống
âm thanh, ánh sáng ; Các kho lưu trữ; Các máy móc như máy pho to, máy inđa năng, máy scan ; Các phần mềm quản lý, phần mềm máy tinh
1.3.4 Khai thác, sử dụng cơ sở vật chất
Các hình thức khai thác, sử dụng CSVC hiện nay bao gồm 04 hình thức:- Thứ nhất, trực tiếp khai thác và sử dụng: Đây là hình thức phổ biến nhấtđang được ap dụng tại các cơ quan, don vi, tô chức hay doanh nghiệp hiện nay.Đề phát huy hiệu quả, hiệu suất sử dụng đối với CSVC là CSHT cần xác định
rõ công năng của các tòa nhà chức năng và các công trình phụ trợ; sắp xếp, bốtrí mặt băng làm việc và chăm sóc cảnh quan môi trường làm việc Đôi với
31
Trang 33CSVC là các phương tiện, kỹ thuật, công nghệ, thông tin cần xác định rõ vị trílắp đặt và có kế hoạch đảo tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân sự trong việc sử dụngcác máy móc, trang thiết bị, nhằm sử dụng hiệu qua và kéo dai tuổi thọ, giảmchi phi quan lý, sử dụng trang thiết bị.
- Thứ hai, kinh doanh: Hình thức này được áp dụng đối với các cơ quan,đơn vi có lượng CSVC cao hơn so với nhu cầu sử dụng của cơ quan, đơn vi đó.
Khi đó, hình thức này được áp dụng nhằm bổ sung nguồn ngân sách cho quảnlý CSVC nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả công tác.
- Thứ ba, cho thuê: Hình thức này được áp dụng tương tự như hình thứckinh doanh Tuy nhiên, sự khác biệt so với hình thức kinh doanh là chủ sở hữu
vật chất không thay đôi (Ví dụ: cho thuê hội trường, cho thuê sân bóng, cho
vận hành nhằm đảm bảo các nguyên tắc trong quản lý CSVC.
Ở cơ sở đào tạo, CSVC thường được sử dụng dưới hình thức sử dụng trực
tiếp Ngoài ra, nếu có nguồn lực CSVC déi dao thì cơ sở đào tạo có thé chothuê trong giới hạn cho phép.
Dé việc khai thác, sử dụng CSVC có hiệu quả, các đơn vi cần tô chức thực
- Xây dựng kế hoạch, tô chức bảo quản và triển khai sử dụng có hiệu quảCSVC đã được trang bị, tránh việc sử dụng lãng phí Sắp xếp, bố trí sử dụngđúng mục đích thiết kế, đúng công năng của các trang thiết bị.
32
Trang 34- Hướng dẫn người lao động cách thức vận hành, sử dụng các tài sản, bảo
đảm các tải sản đã được trang bị cần phải được đưa vào sử dụng với hiệu quảcao nhất, phục vụ hoạt động của cơ quan.
- Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên chức,
người lao động tại cơ quan đơn vị trong việc sử dụng và bảo quản hệ thống
Các đơn vị có thé ban hành quy định về quy trình giao nhận, sử dung, bảo
quản, bảo dưỡng CSVC; nội quy sử dụng CSVC - kỹ thuật.
1.3.5 Cải tạo và sửa chữa cơ sở vật chất
Việc cải tạo và sửa chữa CSVC là hoạt động diễn ra thường xuyên nhằm
mục đích giúp kéo dài thời gian sử dụng, đảm bảo công năng, công suất của
CSVC, đáp ứng liên tục yêu cầu công việc của đội ngũ nhân sự, đảm bảo an
toàn trong quá trình sử dụng CSVC.
- Đối với CSVC là CSHT: Việc cải tạo sửa chữa thường tiến hành với chi
phí lớn và thủ tục tiễn hành theo trình tự sau:
+ Xác định nhu cầu cải tạo, sửa chữa: Căn cứ vào thực trạng, nhu cầu sửdụng của CSHT và kế hoạch hoạt động, định hướng phát triển của tô chức dé
xác định nhu cầu cải tạo, sửa chữa.
+ Lập dự toán và thiết kế kỹ thuật (nếu có): Dù quy mô và kinh phí sửachữa lớn hay nhỏ cũng cần lập kế hoạch cải tạo, sửa chữa Tuy nhiên, nếu cải
tạo sửa chữa lớn thì cách thức tiến hành tương tự như việc xây dựng CSVC.
+ Tổ chức cải tạo, sửa chữa: Sau khi dự toán được phê duyệt, don vi sẽ tổchức cải tạo, sửa chữa.
+ Nghiệm thu và quyết toán hoàn thành: Dé đảm bảo chất lượng công trình
được đảm bảo cần phải thực hiện việc nghiệm thu công trình và đây cũng làbước quan trọng trước khi tiễn hành việc quyết toán hoàn thành Thủ tục, trình
tự nghiệm thu, quyết toán phải được thực hiện theo đúng quy định của pháp
luật hiện hành.
- Đối với CSVC là phương tiện kỹ thuật, công nghệ và thông tin: Việc sửachữa là các hoạt động bảo hành, bảo dưỡng thường xuyên, định kỳ hoặc khi
33
Trang 35gặp sự cố, hỏng hóc trong quá trình sử dụng Hoạt động này được thực hiện
trực tiếp bởi đơn vị cung ứng hoặc thuê khoán bên thứ 3 thực hiện Văn phòngđóng vai trò là bộ phận chủ trì và phối hợp với đơn vị cung ứng hoặc bên thứ
ba thực hiện việc sửa chữa CSVC.
Ở cơ sở đảo tạo, hoạt động cải tạo, sửa chữa CSVC thường được thực hiện
với các công trình như: Các khu nhà chức năng (nhà hiệu bộ, giảng đường, thưviện, nhà giáo dục thê chất, ký túc xá ), hệ thống sân dường, tưởng rao, toànbộ cảnh quan khuôn viên, hệ thống điện Đối với các phương tiện kỹ thuật,công nghệ, thông tin hoạt động cải tạo, sửa chữa được thực hiện với hệ thống
máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ cho nhu cầu làm việc của CBVC,phục vụ hoạt động giảng dạy của giảng viên và phục vụ nhu cầu học tập của
người học như: Hệ thống mạng lan, mạng wifi; hệ thống máy chủ phòng máy,
thư viện; hệ thống âm thanh, máy tính, máy chiếu
1.3.6 Kiểm kê, kiểm tra, đánh giá về cơ sở vật chất
Việc kiểm kê CSVC là hoạt động kiểm kê về hiện vật (số lượng, trìnhtrạng vận hanh ), kiểm kê về giá trị (tính giá trị khâu hao tài sản) là việc xácđịnh giá trị còn lại của tài sản sau một thời gian sử dụng Thời điểm tiến hành
việc kiêm kê CSVC là cuối kỳ kế toán đối với kiêm kê thường xuyên hoặc kiểmkê đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo đơn vị, của cơ quan cấp trên Kết quả của
hoạt động kiểm kê là căn cứ dé đưa ra hướng xử lý CSVC theo các hình thức
như: cải tạo, sửa chữa, nâng cấp; thanh lý; tiêu hủy; thu hồi; điều chuyên sẻ
Kiểm tra việc quản lý CSVC là quá trình xem xét, đánh giá thực trạng, từđó rút ra những điểm mạnh đã đạt được nhằm khuyến khích, tiếp tục phát huy.Đồng thời, kip thời phát hiện những sai phạm, những điều chưa phủ hợp với
điều kiện thực tiễn tai đơn vị dé đưa ra những biện pháp, giải pháp điều chỉnh,
hoàn thiện trong quản ly sử dụng Dé việc kiểm tra, giám sát, đánh giá CSVC,đạt hiệu quả cần tập trung vào các yếu tố cơ bản:
- Xây dựng khung các tiêu chí đánh giá, xây dựng chuẩn kiểm tra dé thựchiện và phương pháp đo lường, đánh giá hiệu quả;
- Tổ chức việc đo lường kết quả đạt được;
34
Trang 36- So sánh kết quả đã đạt được với khung tiêu chí đánh giá đã xây dựng:
- Điều chỉnh hoạt động quản lý, sử dụng CSVC khi có những sai lệch
nghiêm trọng, những điểm chưa phù hợp hoặc điều chỉnh mục tiêu đặt ra đảmbảo tính khả thi nhằm đạt được hiệu quả quản lý.
Ở góc độ tiếp cận khác, hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá CSVC xem
quá trình quản lý CSVC theo giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Dau tư và trang bị CSVC;
- Giai đoạn 2: Khai thác, sử dung, bảo quan, sửa chữa CSVC.
Ngoài ra, hoạt động kiêm tra, đánh giá còn được thực hiện trong từng giaiđoạn của quá trình quản lý CSVC như:
- Kiểm tra việc mua sắm CSVC đã đề ra trong kế hoạch, lắp đặt và cho
vận hành thử dé xác định chat lượng của CSVC có đạt yêu cầu không.
- Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn, giao cho các bộ phận chức năng tự tiễn
hành việc mua sắm của bộ phận mình theo như kế hoạch đã đăng ký.
- Kiểm tra, đánh giá, giám sát việc khai thác sử dụng va bảo quản CSVCdựa vào: Kế hoạch cá nhân; số mượn thiết bị; nhật ký sửa chữa, bảo dưỡng; số
theo déi điều chuyền tập trung vào những khía cạnh sau:
+ Về công tác chuẩn bị: Việc xây dựng kế hoạch sử dụng, thời gian sử
dụng, xây dựng các phương án dự phòng hoặc thay thế, các biện pháp xử lý khi
có sự cô xảy ra, đảm bảo quá trình vận hành được diễn ra liên tục, đáp ứng tốtyêu cầu công việc của đội ngũ nhân sự.
+ Về việc sử dụng: Kiểm tra, giám sát việc sử dụng có đúng mục đích,đúng quy trình kỹ thuật, đúng phương pháp không Các biện pháp bảo đảm an
toàn khi sử dụng và các biện pháp xử lý khi có tình huống xảy ra có kịp thời,phù hợp; việc sử dụng CSVC có sát với kế hoạch đã xây dựng.
+ Về việc bảo quản: CSHT có được cải tạo, chống xuống cấp, đảm bảo
chất lượng công trình; kho bãi, phòng bảo quản có đảm bảo các yêu cầu về kích
thước, độ âm, ánh sáng, an toàn cháy no ; phương tiện kỹ thuật có được baodưỡng, sửa chữa định kỳ, đảm bảo an toàn, hoạt động tốt trong quá trình sửdụng và kéo dài tuổi thọ của CSVC.
35
Trang 37- Hàng năm phải tiến hành kiểm kê CSVC theo đúng quy định của Nhà
nước, hoặc có thé tiền hành kiểm kê bat thường trong những trường hợp sau:
+ Khi thay đổi trưởng đơn vị hoặc cán bộ phụ trách công tác CSVC;
+ Khi thay déi địa điểm kho bãi, phòng bao quản, sát nhập, chia tách hoặc
giải thể cơ quan, đơn vi.
+ Khi xảy ra thiệt hại do thiên tai, hỏa hoạn, mat mat, bão lũ,
+ Khi có yêu cầu của cơ quan cấp trên có thâm quyền.1.3.7 Bảo quản và xử lý cơ sở vật chất
- Bảo quản CSVC: Việc bảo quản CSVC là hoạt động nhằm duy trì việc
sử dụng CSVC được diễn ra bình thường, liên tục và đảm bảo an toàn, an ninh,
đảm bảo vệ sinh môi trường trong quá trình vận hành Hay nói cách khác,
đây chính là việc bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ đối với CSHT và CSVC,
chăm sóc cảnh quan, khuôn viên.
+ Đối với CSVC là CSHT: Các khu nhà chức năng, phòng học, giảng
dường cần được kiểm tra thường xuyên dé kịp thời phát hiện các sự cô như
nứt gãy, bong sơn, ngắm đột dé kịp thời có kế hoạch, biện pháp xử lý; tránh
dé công trình xuống cấp nhanh chóng và nghiêm trọng dẫn đến việc gián đoạn
nhu cầu sử dụng và tăng chỉ phí sửa chữa, khắc phục.
+ Đối với CSVC là các phương tiện kỹ thuật, công nghệ: Cần định kỳ
kiểm tra, bảo dưỡng nhằm hạn chế tối những hư hỏng, kéo dai tuổi thọ của
trang thiết bị, đảm bảo cho nhu cầu sử dụng liên tục Bộ phận văn phòng cần
có kế hoạch và lập dự toán chi phi bảo đưỡng chỉ tiết đối với từng loại CSVC.Ví dụ: Xe ô tô cần định kỳ sửa chữa, bảo đưỡng theo các chế độ: bảo dưỡng
theo chế độ 5K (5000km), chế độ 10K (10.000km), bảo đưỡng cấp trung, bảodưỡng cấp lớn theo yêu cầu kỹ thuật vận hành; Máy điều hòa cần định kỳ vệsinh và bơm gas; Trạm điện, máy phát điện, hệ thong điện cần định ky kiémtra, bảo dưỡng nhằm đảm bảo an toàn van hành
+ Đối với cảnh quan, khuôn viên: Toàn bộ các khu vực trong cơ quan cần
được vệ sinh sạch sẽ hang ngày; cây xanh cần được định ky cắt tia, chăm bón,đảm bảo về mặt mỹ quan; định kỳ hàng năm cắt tỉa cây xanh to nhằm đảm bảo
36
Trang 38an toàn về người và tài sản trong mùa mưa bão; định kỳ phun thuốc diệt côn
trùng có hại và phòng chống dịch bệnh
Thêm vào đó, công tác đảm bảo an toàn, an ninh trật tự, phòng cháy chữa
cháy và cứu nạn, cứu hộ cũng cần được chú trọng quan tâm thông qua các hoạtđộng như: Tăng cường bảo vệ vào các dịp lễ, tết; Tổ chức các lớp bồi dưỡng,tổ chức diễn tập phòng cháy, chữa cháy cho CBVC và người học nhằm nâng
cao ý thức và kỹ năng xử lý tình huống khi có hỏa hoạn xảy ra; Các cơ quan,đơn vị cần trang bị bình chữa cháy, các trụ nước cứu hỏa theo đúng quy địnhphòng cháy, chữa cháy
- Xử lý CSVC: Sau quá trình kiểm kê, đánh giá CSVC về hiện trạng sửdung, giá tri khấu hao còn lai, nhu cầu sử dụng đối với từng loại CSVC sẽ là
căn cứ xác định, là cơ sở dé đề xuất các biện pháp, hình thức xử lý đối với
CSVC Có một số hình thức xử lý CSVC như:
+ Cải tạo, sửa chữa, nâng cấp: Hình thức này thường áp dụng đối vớiCSHT và CSVC vẫn còn khẩu hao Ví dụ: Đối với CSHT là các công trình xâydựng đã xuống cấp hoặc muốn chuyên đôi mục đích sử dụng sẽ được cải tạo,
nâng cấp nhằm khắc phục những hư hỏng hoặc sửa chữa, nâng cấp đưa vào sử
dụng sử dụng với công năng khác; Đối với CSVC là các phương tiện kỹ thuật,
máy móc, trang thiết bị có thé vẫn còn hoặc đã hết khấu hao nhưng vẫn còn nhu
cầu sử dụng và vẫn có thể sửa chữa, nâng cấp thì vẫn tiếp tục tiến hành việcsửa chữa để tiếp tục sử dụng cho đến khi được đầu tư, trang bị mới.
+ Thu hôi, điều chuyển: Hình thức này được áp dụng đối với CSVC làphương tiện kỹ thuật vẫn còn giá trị khấu hao nhưng không còn nhu cầu sử
dụng thì sẽ được điều chuyền từ đơn vị này sang đơn vị khác Căn cứ vào nhucầu sử dụng trong cơ quan, tô chức, những đơn vị có nhu cầu sử dụng có thé
làm tờ trình hoặc giấy đề nghị xin điều chuyên tài sản để các cấp quản lý điều
chuyền tài sản cho phủ hợp với nhu cầu sử dụng, tránh lãng phi.
+ Thanh lý: Việc thanh lý CSVC được diễn ra trong các trường hợp: tài
sản đã hết hạn sử dung; tai sản chưa hết hạn sử dụng nhưng bị hư hỏng màkhông thể sửa chữa được hoặc việc sửa chữa không hiệu quả; nhà làm việc hoặc
37
Trang 39tài sản khác gan liền với đất phải phá đỡ theo quyết định của cơ quan nhà nước
có thâm quyền Tài sản được thanh lý theo các hình thức: Phá đỡ, hủy bỏ: Vậtliệu, vật tư thu hồi từ phá đỡ, hủy bỏ tài sản được xử lý bán; Bán (bán thanh lýtài sản công theo hình thức niêm yết giá, bán thanh lý tài sản công theo hình
thức chỉ định) Việc thanh lý được thanh lý theo hình thức bán được thực hiệntheo quy định tại Điều 43 của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công năm 2017.
+ Tiêu hủy: Tài sản có thê được tiêu hủy theo các hình thức: sử dụng hóachất; sử dụng các biện pháp cơ học; hủy đốt, hủy chôn và các hình thức khác
theo quy định của pháp luật.
Trách nhiệm của văn phòng trong việc bảo quản, kiểm kê, xử lý CSVC là
phối hợp với bộ phận Tài chính — Kế toán nhằm thực hiện các thủ tục, trình tự
theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước.
1.4 Các nhân tổ ảnh hưởng đến hoạt động quan lý cơ sở vật chat1.4.1 Các nhân tô vĩ mô
- Nhân tổ thứ nhất, diéu kiện tự nhiên: Điều kiện tự nhiên có thé có ảnh
hưởng đáng ké đến quản ly CSVC Điều kiện thời tiết và khí hậu, thiên tai cóthé ảnh hưởng đến các công trình, kết cấu và vật liệu xây dựng của CSVC Ví
dụ, những vùng có khí hậu cực đoan như nhiệt doi, ôn đới lạnh hay khắc nghiệt
có thé gây ra hao mòn, độc hại hoặc hư hỏng cho CSVC Môi trường xungquanh trường đại học có thể ảnh hưởng đến CSVC Ví dụ, môi trường có chất
lượng không tốt như ô nhiễm không khí, nước hay môi trường đất có thể gâyhại và làm giảm tuổi thọ của CSVC.
- Nhân tô thứ hai, sự phát triển nhanh chóng của khoa hoc kỹ thuật vàCNTT: Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật đã tạo ra những loại máy
móc, trang thiết bị với những tính năng vượt trội và việc áp dụng công nghệ,các phần mềm quản lý trong công tác quản lý đã hỗ trợ đắc lực cho đội ngũ
nhân sự trong việc thực hiện công việc, giúp tăng năng suất, hiệu quả công việc.
Dé bắt kịp xu thế phát triển của xã hội và của thế giới các cơ quan, đơn vị cần
trang bị các máy móc, trang thiết bị hiện đại, cập nhật các phần mềm quản lý.Tuy nhiên, bên cạnh đó cũng có một số bất cập như chưa biết cách vận hành,
38
Trang 40sử dụng, chưa tận dụng hết công suất, tính năng của những thiết bị, phần mềm
hiện đại.
- Nhân tô thứ ba, chính sách pháp luật: Nhà nước đã xây dựng hệ thốngpháp luật tương đối đầy đủ và đồng bộ đề thực hiện công tác quản lý, sử dụngtài sản công; xác lập rõ đối tượng được giao quản lý, sử dụng đối với mỗi loại
tài sản công gắn với quyền và nghĩa vụ của tập thê và cá nhân, người đứng đầu
cơ quan, tô chức, đơn vị trong quản lý, sử dụng tài sản công: xây dựng hệ thốngtiêu chuẩn, định mức sử dung tài sản công đồng bộ gan với trách nhiệm kiểm
tra việc tuân thủ tiêu chuẩn định mức trong toàn bộ quá trình quản lý tài sản
công; thiết lập cơ chế thanh tra, giám sát, kiểm tra, kiểm toán đối với tài sản
công Công tác quản lý, sử dụng tài sản công từ khi có Luật Quản lý, sử dụngtài sản công đã được quan tâm triển khai thực hiện, góp phần thực hiện mục
tiêu phòng, chống tham nhũng, lãng phí, nâng cao hiệu quả trong quản lý, sử
dụng tai sản công Tuy nhiên, trong quá trình áp dụng các cơ quan đơn vi cũngbị ảnh hưởng, gặp phải một số khó khăn như: Cơ chế phân cấp quản lý tài sản
công còn có điểm chưa hợp lý như đồn nhiều thẩm quyền cho cơ quan quản lýcấp trên (như: việc bán nhà, chuyển nhượng quyền sử dụng đất, thu hồi nhà,đất của các cơ quan trung ương chưa thực sự đảm bảo nguyên tắc tự quyết định,
tự chịu trách nhiệm do có một số nội dung còn phải xIn ý kiến thỏa thuận hoặcthâm định của các cơ quan (như: việc sử dụng tài sản công để cho thuê, liên
doanh, liên kết; việc mua săm tải sản công ), dẫn tới thủ tục hành chính phức
tạp, kéo dài.
Đối với các cơ sở giáo dục đại học thì công tác quán lý CSVC còn chịu
tác động của chủ trương, chính sách của Chính phủ về giáo dục và đào tạo,cũng như quy định về kiểm định chất lượng giáo dục: Mỗi cơ sở giáo dục muốnhay không đều phải thực hiện theo đúng đường lỗi, chủ trương, chính sách đầutư và phát triển CSVC giáo dục của Đảng, Nhà nước và Chính phủ, Bộ Giáo
dục và Đào tạo Chỉ có làm theo cách này thì phương hướng tổ chức quản lýCSVC tại đơn vị mới đúng đắn Tổ chức quản lý CSVC trong đơn vị được duy
39