Các tính năng chính của Workday HCM: ⁻ Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và địa lý ⁻ Cung cấp Cloud Connect để tích hợp bảng lương của bên thứ ba ⁻ Bao gồm chức năng lập kế hoạch lực lượng lao động
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG HCM
Giới thiệu hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây (Cloud-based HCM system)
1.1.1 Giới thiệu về hệ thống HCM
Vốn con người là một thành phần của vốn trí tuệ, là kiến thức then chốt, lâu dài của một công ty trong môi trường cạnh tranh Những kiến thức này được sử dụng trong quản lý chiến lược của một công ty đồng thời được tạo ra như một sự kết hợp giữa các thông tin và kiến thức từ môi trường xung quanh bên ngoài của công ty Tương tự như các đầu vào sản xuất khác, nhân lực cũng cần được quản lý và với mục đích tăng cường khả năng cạnh tranh, cần phải tìm kiếm những cách thức mới để nâng cao hiệu quả của nó Đây chính là điều mà quản lý nguồn nhân lực (Human Capital Management - HCM) tập trung vào
HCM đại diện cho một phương pháp quản lý nhân sự Việc đánh giá đúng tài năng, động lực và bố trí đúng người vào đúng vị trí có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn nhân lực Theo Lawler, mục đích của HCM nằm ở việc giữ chân những nhân viên có năng lực trong công ty, hoạt động của họ được phản ánh trong hoạt động chung của công ty Đối với các công ty, điều quan trọng là phải thực hiện chính sách động viên nhân viên vào đúng thời điểm, giúp đạt được lợi thế cạnh tranh Ghosh hiểu bản chất của HCM là một khái niệm bao quát, bao gồm một tập hợp các phương pháp thực hành, nhu cầu tổ chức, công nghệ và khả năng nhằm mục đích đạt được năng lực tổ chức để tiếp nhận, quản lý và tối ưu hóa lực lượng lao động HCM cũng có thể được định nghĩa là việc quản lý nhân viên trong một công ty nhằm đảm bảo rằng mỗi nhân viên đều đóng góp vào năng suất chung thông qua các kỹ năng và kiến thức của họ
Công ty Gartner định nghĩa HCM là một bộ quy trình cần thiết để thu hút, quản lý và tối ưu hóa lực lượng lao động trong phạm vi quản lý nguồn nhân lực Việc áp dụng các phương pháp và quy trình trong lĩnh vực HC có thể được thực hiện ở bất kỳ tổ chức nào, nhưng nó đặc biệt phù hợp với những tổ chức mà con người đóng vai trò quan trọng nhất
Công ty Personio xác định nguyên tắc chính để HCM thành công là bố trí đúng người trong công ty vào đúng vị trí vào đúng thời điểm Việc xem xét tài năng và tính cách của cá nhân, cùng với việc đào tạo và phát triển chuyên môn của họ, có thể giúp tạo ra một ứng viên hoàn hảo cho vị trí tuyển dụng
HCM là một khái niệm hiện đại về quản lý con người, được coi là sự bổ sung cho quản lý nguồn nhân lực HCM đại diện cho một quá trình bao gồm bảy giai đoạn, chắc chắn có liên quan đến chiến lược của công ty Các yếu tố cơ bản của HCM được thể hiện bằng các chỉ số hiệu suất chính, số liệu biểu thị giá trị HC, số liệu về hiệu quả sử dụng HC và số liệu về hiệu quả đầu tư vào HC Ngoài những yếu tố này, HCM còn là một tổ hợp các biện pháp khắc phục và báo cáo về HC Quá trình HCM bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên ngoài cũng như bên trong Các yếu tố bên ngoài bao gồm tình hình thị trường lao động, các biện pháp chính sách kinh tế, nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của công ty, cũng như những tiến bộ công nghệ và môi trường đổi mới ở một quốc gia Các yếu tố nội bộ được thể hiện, ví dụ như hệ thống lương thưởng, chương trình tạo động lực, văn hóa doanh nghiệp, tỷ lệ luân chuyển nhân viên, v.v
1.1.2 Cơ sở hình thành hệ thống
Hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây là hệ thống quản lý nhân sự được lưu trữ trên máy chủ từ xa và được truy cập qua internet Hệ thống này cung cấp một số lợi thế so với hệ thống HCM tại chỗ truyền thống, bao gồm chi phí thấp hơn, tính linh hoạt cao hơn và khả năng mở rộng dễ dàng hơn Hệ thống HCM dựa trên đám mây hoàn hảo cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô muốn quản lý chức năng nhân sự của mình hiệu quả hơn
Hệ thống HCM dựa trên nền tảng đám mây giúp cải thiện chức năng tuyển dụng Chức năng cốt lõi của bộ phận nhân sự là tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới Ví dụ: chức năng tuyển dụng của nhân sự yêu cầu lưu trữ nhiều dữ liệu vì nó liên quan đến việc quản lý sơ yếu lý lịch, lên lịch phỏng vấn và theo dõi phản hồi sau khi phỏng vấn Các ứng dụng phần mềm đã được sử dụng trong nhiều năm trong một số trường hợp, chẳng hạn như quy trình xử lý CV, trong khi xử lý thủ công vẫn chiếm ưu thế ở một số trường hợp khác Đôi khi,
8 nhà tuyển dụng phải giải quyết những sai sót, nhầm lẫn và mâu thuẫn trong quá trình tuyển dụng
Phần mềm dựa trên đám mây có thể giúp các tổ chức loại bỏ nhiều điểm thiếu hiệu quả này Ứng dụng dựa trên đám mây xử lý hầu hết dữ liệu trên đám mây và cho phép người dùng truy cập dữ liệu đó từ bất kỳ thiết bị nào Giải pháp phần mềm HCM trên nền tảng đám mây cho phép các công ty quản lý tập trung ứng viên từ khi họ nhận CV cho đến khi họ lên lịch phỏng vấn và đưa ra lời mời làm việc
Giải pháp phần mềm dựa trên đám mây cũng cung cấp khả năng phân tích dữ liệu có giá trị cao Ví dụ: dữ liệu tiền lương có thể được sử dụng để so sánh mức lương Mối quan hệ giữa lý lịch và thời gian lưu trú có thể được xác định bằng cách sử dụng dữ liệu về nhà tuyển dụng trước đây của ứng viên và trường đại học Tiềm năng của phân tích nhân sự là vô hạn
Tuân thủ quy định là mối quan tâm thiết yếu đối với nguồn nhân lực trong tổ chức Điều quan trọng là phải nhận ra rằng các giải pháp dựa trên đám mây mang lại lợi thế về cập nhật phần mềm tự động và kịp thời so với các ứng dụng được lưu trữ tại cơ sở
Các công ty phải tuân thủ các quy định mới hàng năm, như yêu cầu về quyền riêng tư đối với dữ liệu của nhân viên và các quy định về làm thêm giờ Các quy định này thường yêu cầu các công ty tạo ra các báo cáo toàn diện và chứng nhận rằng phần mềm họ sử dụng tuân thủ các quy định mới nhất Các giải pháp dựa trên đám mây giải quyết cả hai khía cạnh Các giải pháp dựa trên nền tảng đám mây thường được cập nhật dựa trên các quy định mới nhất của các nhà cung cấp phần mềm quản lý nguồn nhân lực do các chuyên gia duy trì các giải pháp đám mây Các ứng dụng này cũng bao gồm khả năng báo cáo nâng cao giúp đơn giản hóa việc tạo báo cáo tuân thủ
1.1.3 Mục tiêu phát triển hệ thống
Các giải pháp HCM dựa trên nền tảng đám mây có thể giúp nhà tuyển dụng cải thiện trải nghiệm của nhân viên Bằng cách hợp nhất dữ liệu từ nhiều nguồn và cung cấp dữ liệu
9 đó cho nhân viên thông qua một cổng thông tin an toàn, duy nhất, nhân viên có thể truy cập thông tin họ cần để đưa ra quyết định sáng suốt về công việc của mình
Nhân viên cũng có thể tương tác với các bộ phận nhân sự hiệu quả hơn Ví dụ: họ có thể truy cập vào cuống phiếu lương và các tài liệu khác nhanh hơn, gửi biểu mẫu đăng ký quyền lợi và hoàn thành đánh giá hiệu suất trực tuyến Điều này giúp nhân viên quản lý dữ liệu của họ dễ dàng hơn trong khi bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng hợp về tất cả thông tin của nhân viên
Giải pháp HCM dựa trên nền tảng đám mây giúp các tổ chức cải thiện độ chính xác của dữ liệu Bằng cách cung cấp một kho lưu trữ thống nhất, duy nhất cho tất cả thông tin nhân viên, phần mềm dựa trên đám mây đảm bảo rằng tất cả thông tin đều được cập nhật và chính xác Gần như mọi khía cạnh của việc điều hành một doanh nghiệp đều đòi hỏi sự chính xác Điều này đặc biệt đúng đối với Quản lý nguồn nhân lực, nơi chất lượng dữ liệu và độ chính xác của nó rất quan trọng Hệ thống dựa trên đám mây giúp đảm bảo rằng tất cả thông tin của nhân viên luôn chính xác và cập nhật
Lập danh sách 10 hệ thống tương tự hệ thống dự định xây dựng/phát triển, đang được triển khai trong thực tế (thế giới và Việt Nam)
Workday Human Capital Management là một hệ thống HCM được xây dựng trên một mô hình dữ liệu duy nhất Nó có mô hình bảo mật và trải nghiệm một người dùng được triển khai với một bộ khả năng toàn cầu duy nhất Đây là hệ thống lý tưởng cho các tổ chức có quy mô từ vừa đến lớn yêu cầu các tính năng dành cho doanh nghiệp trên đám mây
Các tính năng chính của Workday HCM:
⁻ Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và địa lý
⁻ Cung cấp Cloud Connect để tích hợp bảng lương của bên thứ ba
⁻ Bao gồm chức năng lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược
⁻ Bao gồm chức năng lập kế hoạch phát triển và nghề nghiệp
⁻ Giao diện người dùng đơn giản và trực quan cao
⁻ Bảo vệ chống lại các cuộc tấn công mạng với lưu trữ dữ liệu an toàn
⁻ Đưa dữ liệu tài chính, con người và hoạt động vào một nguồn sự thật thống nhất
⁻ Hỗ trợ sự tham gia của nhân viên theo thời gian thực để theo dõi tình cảm của nhân viên
Workday cung cấp một hệ thống duy nhất với một lần đăng nhập và một bộ tính năng bảo mật để nhân viên có thể sử dụng cùng một hệ thống cho mục đích trả lương, hiệu suất, học tập và phát triển cũng như đào tạo
Một số người dùng báo cáo rằng ứng dụng di động dễ sử dụng hơn phiên bản web Chức năng báo cáo cũng bị hạn chế đối với những người đang tìm kiếm báo cáo tùy chỉnh
Không có bản dùng thử miễn phí Workday không công khai thông tin về giá của họ, vì vậy bạn phải liên hệ trực tiếp với họ để được báo giá
Công ty ứng dụng : Adobe (phát triển phần mềm, Mỹ), General Electric (chế tạo máy công nghiệp, Mỹ)
ADP Vantage HCM là ứng dụng HCM và bảng lương nhân viên dựa trên đám mây ADP Vantage cung cấp các công cụ tích hợp bao gồm Bảng lương nhân sự, Quản lý lực lượng lao động, Phúc lợi, Tuyển dụng, Quản lý nhân tài và Đào tạo nhân viên Đây là giải pháp HCM rất phù hợp cho các tổ chức doanh nghiệp có trên 1000 nhân viên
Các tính năng chính của ADP Vantage HCM:
- Nhân viên tự phục vụ có sẵn trên web và thiết bị di động
- Khả năng quản lý tài năng và hiệu suất mở rộng
- Hỗ trợ đa kênh bao gồm hướng dẫn bằng video, câu hỏi thường gặp về sách trắng, hỗ trợ qua email và diễn đàn
- Phân tích mạnh mẽ và hiểu biết sâu sắc được cung cấp bởi ADP® DataCloud
- Hỗ trợ được cá nhân hóa thông qua người quản lý tài khoản chuyên dụng
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ bằng tiếng Đức, tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Ý, tiếng Hà Lan, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Trung (Giản thể)
- Hỗ trợ dữ liệu cần thiết cho Biểu mẫu 1094-C và Biểu mẫu-1095-C, đồng thời giúp hợp lý hóa các yêu cầu tuân thủ ACA
ADP Vantage HCM rất lý tưởng cho các tổ chức lớn có quy trình phức tạp cần tất cả các chức năng và tính năng do nền tảng cung cấp
Sự phức tạp này có thể có nghĩa là ADP Vantage không phù hợp với các tổ chức có quy mô vừa và nhỏ Người dùng cũng báo cáo thời gian phản hồi chậm từ nhóm hỗ trợ
Không có bản dùng thử miễn phí ADP Vantage không công khai thông tin về giá của mình, vì vậy bạn phải liên hệ trực tiếp với họ để được báo giá
Công ty ứng dụng : Zara USA, T-Mobile Retail USA, Rush Enterprises, Inc.,
Là một phần của bộ sản phẩm SAP rộng hơn, SAP SuccessFactors cung cấp giải pháp HCM dựa trên đám mây để quản lý các chức năng nhân sự khác nhau như liên kết kinh doanh, hiệu suất của con người, tuyển dụng và hoạt động học tập
Nó phù hợp với mọi quy mô tổ chức và được sử dụng trong hơn 60 ngành công nghiệp
Các tính năng chính của SAP SuccessFactors HCM:
- Mô-đun Hiệu suất và Mục tiêu giúp dễ dàng theo dõi hiệu suất và sự phát triển của nhân viên
- Tích hợp quy trình SAP giúp việc tích hợp giữa các ứng dụng SAP và không phải SAP trở nên dễ dàng
- Tích hợp với SAP ERP HCM và dễ dàng nhập dữ liệu vào SuccessFactors
- Tự động hóa và đơn giản hóa việc theo dõi thời gian của nhân viên trên toàn cầu đồng thời đáp ứng các quy định tuân thủ
- Thúc đẩy sự tuân thủ toàn cầu với các quy trình thực hành tốt nhất được bản địa hóa do các chuyên gia SAP ở các quốc gia được hỗ trợ xác định và thực thi Ưu điểm
Việc tích hợp SAP SuccessFactors với tất cả các ứng dụng SAP giúp dễ dàng trích xuất dữ liệu từ toàn bộ tổ chức và tạo ra một nguồn thông tin nhân sự duy nhất
Mặc dù đây là một lựa chọn tuyệt vời cho SMB nhưng chi phí triển khai SAP SuccessFactors có thể rất cao so với các giải pháp khác nhắm đến cùng một thị trường
Không có bản dùng thử miễn phí Giá theo từng cấp cho đăng ký hàng năm bắt đầu ở mức 85 USD mỗi người dùng/tháng đối với các công ty có tối đa 100 nhân viên, sau đó sẽ có thang đo trượt
Công ty ứng dụng : CVS Health Corporation (sức khỏe - y tế, Mỹ), Ayala
Corporation (tài chính - ngân hàng, Philippines), Costco Wholesale Corporation, (bán lẻ, Mỹ), Microsoft Corporation
PeopleStrategy eHCM là một giải pháp HCM lý tưởng cho các công ty có từ 50 đến
500 nhân viên nhưng được thiết kế với khả năng linh hoạt để tăng hoặc giảm quy mô Nó thường được sử dụng bởi các công ty doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa bộ tính năng mở rộng của nó
Nền tảng dựa trên đám mây cho phép các tổ chức kết hợp quản lý dữ liệu và quy trình làm việc nhất quán vào một hệ thống trung tâm giúp hợp lý hóa quy trình nhập dữ liệu của nhân viên và cải thiện hiệu quả
Các tính năng chính của PeopleStrategy HCM:
- Ngôn ngữ được hỗ trợ bao gồm tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha
- Nhân viên và người quản lý có quyền truy cập vào cổng thông tin riêng của họ để cập nhật và quản lý thông tin
- Giải pháp Quản lý lực lượng lao động của nền tảng bao gồm bộ lập lịch trực tuyến giúp bạn dễ dàng xem thông tin
- Trải nghiệm người dùng nhất quán trên tất cả các thiết bị
- Quy trình làm việc có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu tuân thủ và của công ty
- Hỗ trợ chia sẻ dữ liệu dễ dàng trong toàn tổ chức để hợp lý hóa việc báo cáo Ưu điểm
Lập danh sách các giải pháp (có phí hoặc miễn phí) có khả năng giải quyết được bài toán phát triển hệ thống đặt ra (15-20 giải pháp)
1.3.1 Xác định các yêu cầu và mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự
Bước đầu tiên trong việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả là xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu mà tổ chức của bạn muốn đạt được Điều này giúp tạo ra một kế hoạch chặt chẽ và định hướng cho việc triển khai hệ thống
1.3.2 Đảm bảo tính linh hoạt và mở rộng của hệ thống
Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nên được thiết kế để linh hoạt và có thể mở rộng Điều này đảm bảo rằng hệ thống có thể tuân thủ và phục vụ nhu cầu của tổ chức theo thời gian
1.3.3 Xác định các quy trình và luồng công việc Để hệ thống quản lý nhân sự hoạt động hiệu quả, cần xác định và tạo ra các quy trình và luồng công việc rõ ràng Điều này giúp đảm bảo sự nhất quán và khả năng thông tin giữa các bộ phận trong tổ chức
1.3.4 Tạo và quản lý hồ sơ nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự cần có tính năng để tạo và quản lý các hồ sơ nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, hồ sơ công việc, quá trình đào tạo và kỷ luật
1.3.5 Tích hợp các công cụ tuyển dụng và quản lý ứng viên
Hệ thống nên tích hợp các công cụ tuyển dụng và quản lý ứng viên để quản lý quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả và phù hợp
1.3.6 Quản lý và theo dõi thông tin cá nhân nhân viên
Giải pháp này cho phép quản lý và theo dõi thông tin cá nhân, kỹ năng, kinh nghiệm và thành tích của nhân viên trong một nền tảng tập trung
1.3.7 Xây dựng các chức năng quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nên cung cấp các công cụ để quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên, bao gồm đặt mục tiêu, đánh giá định kỳ và phản hồi
1.3.8 Tích hợp tính lương và quản lý tiền lương
Hệ thống nên tích hợp tính lương và quản lý tiền lương để tính toán và quản lý mức lương, trợ cấp và các khoản phụ cấp khác một cách chính xác
1.3.9 Quản lý chi tiết về chấm công và quản lý thời gian làm việc
Hệ thống nên có tính năng chấm công và quản lý thời gian làm việc để ghi nhận và theo dõi sự hiện diện và thời gian làm việc của nhân viên
1.3.10 Tích hợp hệ thống đào tạo và phát triển nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự nên tích hợp tính năng đào tạo và phát triển nhân viên để quản lý quá trình đào tạo, chia sẻ kiến thức và phát triển kỹ năng của nhân viên
1.3.11 Hỗ trợ việc quản lý đánh giá và thăng tiến nhân viên
Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả nên cung cấp công cụ để quản lý quá trình đánh giá và thăng tiến của nhân viên Nó có thể giúp xác định mục tiêu và tiến độ của nhân viên, đánh giá hiệu suất cá nhân và tổ chức, cung cấp phản hồi và đề xuất việc thăng tiến dựa trên kết quả đánh giá
Việc quản lý đánh giá và thăng tiến có thể bao gồm việc đánh giá kỹ năng, định hình mục tiêu cụ thể, xem xét hiệu suất cá nhân và đội nhóm, cung cấp phản hồi xây dựng, và thực hiện các hoạt động phục vụ việc thăng tiến và phát triển nhân viên Điều này giúp đảm bảo
23 rằng nhân viên được đánh giá theo các tiêu chuẩn rõ ràng và có cơ hội phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp của mình
1.3.12 Tối ưu hóa công nghệ thông tin và bảo mật dữ liệu
Giải pháp này nhằm đảm bảo rằng hệ thống quản lý nhân sự sử dụng công nghệ thông tin hiệu quả và bảo mật dữ liệu nhân sự Điều này bao gồm việc sử dụng các công nghệ mới nhất để tăng cường khả năng xử lý, lưu trữ và truy cập dữ liệu, như cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tiên tiến, hệ thống điện toán đám mây và các ứng dụng di động
1.3.13 Quản lý kỷ luật và hiệu quả
Hệ thống cần cung cấp cơ chế quản lý nhân viên không hiệu quả hoặc vi phạm quy tắc công ty, bao gồm việc quản lý kỷ luật, lưu trữ thông tin liên quan và từ chức nhân viên khi cần thiết
1.3.14 Quản lý lưu trữ và truy cập tài liệu
Hệ thống nên cung cấp khả năng lưu trữ và quản lý tài liệu nhân sự quan trọng như hợp đồng lao động, hồ sơ cá nhân và các tài liệu liên quan, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và truy cập dễ dàng vào tài liệu này
1.3.15 Quản lý tích hợp công tác nhóm
Hệ thống nên hỗ trợ công tác nhóm và cộng tác trong tổ chức, bao gồm quản lý các dự án, chia sẻ thông tin, và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc cùng nhau một cách hiệu quả
1.3.16 Quản lý đánh giá và phản hồi của nhân viên
Đánh giá tính khả thi của hệ thống
1.4.1 Tính khả thi về chức năng ( tính khả dụng )
- Quản lý nhân viên: Oracle Cloud HCM cung cấp một loạt các chức năng để quản lý nhân viên, bao gồm:
+ Quản lý hồ sơ nhân viên
+ Quản lý hợp đồng lao động
+ Quản lý đào tạo và phát triển
Chức năng quản lý nhân viên của Oracle Cloud HCM được đánh giá là toàn diện và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp Các chức năng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hiệu quả và dễ dàng
- Quản lý tiền lương: Oracle Cloud HCM cung cấp một loạt các chức năng để quản lý tiền lương, bao gồm:
+ Theo dõi thời gian làm việc
+ Tính thuế và khấu trừ
Chức năng quản lý tiền lương của Oracle Cloud HCM được đánh giá là chính xác và đáng tin cậy Các chức năng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp tính toán lương và các khoản thanh toán khác cho nhân viên một cách chính xác và kịp thời
- Quản lý phúc lợi: Oracle Cloud HCM cung cấp một loạt các chức năng để quản lý phúc lợi, bao gồm:
+ Quản lý kế hoạch phúc lợi
+ Theo dõi việc sử dụng phúc lợi
Chức năng quản lý phúc lợi của Oracle Cloud HCM được đánh giá là linh hoạt và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp Các chức năng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý các kế hoạch phúc lợi của mình một cách dễ dàng và hiệu quả
- Quản lý đào tạo và phát triển: Oracle Cloud HCM cung cấp một loạt các chức năng để quản lý đào tạo và phát triển, bao gồm:
+ Quản lý kế hoạch đào tạo
+ Theo dõi việc hoàn thành khóa học
+ Báo cáo đào tạo và phát triển
Chức năng quản lý đào tạo và phát triển của Oracle Cloud HCM được đánh giá là mạnh mẽ và hỗ trợ việc học tập và phát triển của nhân viên Các chức năng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý các chương trình đào tạo và phát triển của mình một cách hiệu quả
- Quản lý năng suất: Oracle Cloud HCM cung cấp một loạt các chức năng để quản lý năng suất, bao gồm:
+ Theo dõi thời gian làm việc
Chức năng quản lý năng suất của Oracle Cloud HCM được đánh giá là hiệu quả và giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất của nhân viên Các chức năng này được thiết kế để giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý hiệu suất của nhân viên một cách dễ dàng
1.4.2 Tính khả thi về mặt kĩ thuật
- Khả năng tương thích: Oracle Cloud HCM tương thích với nhiều loại thiết bị và trình duyệt Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai hệ thống cho nhân viên của mình
- Khả năng mở rộng: Oracle Cloud HCM có thể dễ dàng mở rộng quy mô để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động
- Tính bảo mật: Oracle Cloud HCM được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn bảo mật cao nhất Oracle có đội ngũ chuyên gia bảo mật hàng đầu thế giới, đảm bảo dữ liệu của doanh nghiệp được bảo vệ an toàn
1.4.3 Tính khả thi về mặt kinh tế
- Tiết kiệm chi phí vận hành: Sử dụng hệ thống quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây giúp giảm thiểu chi phí vận hành so với việc triển khai và duy trì một hệ thống truyền thống Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào phần cứng và phần mềm cục bộ, cũng như không cần phải chi trả cho việc bảo trì và nâng cấp hệ thống
- Linh hoạt và mở rộng: Hệ thống quản lý nhân sự dựa trên đám mây của Oracle cung cấp khả năng linh hoạt và mở rộng Doanh nghiệp có thể tăng hoặc giảm quy mô theo nhu cầu của tổ chức một cách dễ dàng Nếu doanh nghiệp mở rộng hoặc có nhiều văn phòng chi nhánh, hệ thống đám mây giúp dễ dàng triển khai và quản lý các cơ sở dữ liệu nhân sự mới
- Tăng năng suất và hiệu quả: Hệ thống quản lý nhân sự dựa trên đám mây của Oracle cung cấp nhiều tính năng và công cụ để tăng năng suất và hiệu quả của quá trình quản lý nhân sự Ví dụ, nó có thể cung cấp các tính năng tự động hóa, báo cáo và phân tích dữ liệu để hỗ trợ trong quy trình tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và quản lý thời gian làm việc
XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH CÁC YÊU CẦU ĐÃ XÁC ĐỊNH CỦA HỆ THỐNG HCM
Xác định các yêu cầu đối với hệ thống
2.1.1 Xác định các tác vụ của hệ thống
2.1.1.1 Tác vụ 1 Tuyển dụng & Quản lý nhân tài:
- Quảng cáo các sự kiện tuyển dụng trên trang tuyển dụng của bạn và xác định những tài năng xuất sắc bằng cách sử dụng các trang đăng ký và bảng câu hỏi sàng lọc trước
- Đẩy nhanh quá trình tuyển dụng bằng cách cho phép ứng viên bắt đầu chỉ bằng email hoặc số điện thoại—không cần tạo tài khoản
- Đẩy nhanh quá trình tuyển dụng bằng cách cho phép ứng viên bắt đầu chỉ bằng email hoặc số điện thoại—không cần tạo tài khoản
- Trò chuyện trực tiếp với ứng viên qua tin nhắn và email thông qua Oracle Recruiting và theo dõi mọi tương tác
- Trao quyền cho ứng viên khám phá và nộp đơn xin việc, hoàn thành sàng lọc và trả lời các cuộc khảo sát bằng cách sử dụng Trợ lý kỹ thuật số Oracle
- Trực quan hóa các cuộc phỏng vấn cho các nhóm ứng viên, yêu cầu hoặc sự kiện và sử dụng tính năng tự động hóa để xác định các khoảng thời gian phỏng vấn lý tưởng
- Hiểu rõ nhân tài trong doanh nghiệp của bạn và đề xuất những vai trò lý tưởng cho nhân viên, thúc đẩy sự phát triển và giữ chân sự nghiệp
- Dễ dàng xem xét và kết nối với các ứng viên tiềm năng bằng LinkedIn mà không cần rời khỏi Oracle HCM
2.1.1.2 Tác vụ 2 Tính năng bảng lương của Oracle:
- Giảm thiểu rủi ro tuân thủ bằng các cập nhật tự động về luật lương và quy định thuế toàn cầu, quốc gia và địa phương, đồng thời tuân thủ các yêu cầu của công đoàn và thỏa thuận hợp đồng—bất kể phức tạp đến đâu
- Cung cấp sự linh hoạt về mặt tài chính với tùy chọn thanh toán cho phép nhân viên tiếp cận mức lương kiếm được khi họ cần, thay vì chờ ngày trả lương
- Tự động tính toán những thay đổi nhân sự trước đó và xử lý chúng cho các cá nhân hoặc nhóm nhân viên
- Xử lý bảng lương số lượng lớn một cách nhanh chóng, chính xác và đáng tin cậy để đáp ứng nhu cầu thay đổi ngày càng tăng của doanh nghiệp, chẳng hạn như lực lượng lao động ngày càng phân tán, sáp nhập và mua lại cũng như biến động nhân sự theo mùa
2.1.1.3 Tác vụ 3 Quản lý lực lượng lao động:
- Lập kế hoạch lực lượng lao động:
+ Cung cấp cho người quản lý khả năng hiển thị theo thời gian thực về thông tin và sự khác biệt về nhu cầu lao động để giúp họ tạo ra lịch trình tối ưu
+ Để những người lao động đủ điều kiện xác định ca họ muốn làm việc, nhận việc, giải phóng hoặc đổi ca với đồng nghiệp đủ tiêu chuẩn
+ Cải thiện năng suất, khả năng giao tiếp và sự gắn kết bằng cách cung cấp cho nhân viên một nơi để truy cập mọi thứ họ cần để quản lý lịch trình của mình
- Tối ưu hóa lực lượng lao động
+ Tự động hóa tối ưu việc tạo ca và phân công những người sẵn có với kỹ năng phù hợp để đáp ứng nhu cầu dự kiến
+ Tạo lịch trình và quản lý nhu cầu lao động bằng cách sử dụng dữ liệu HCM, ERP, SCM, CX và dữ liệu cụ thể của ngành được kết nối
+ Cho phép hiển thị theo thời gian thực bằng giải pháp thống nhất về thời gian vắng mặt, nhân sự, bảng lương cũng như thời gian và lao động
- Thời gian và lao động:
+ Nhập dữ liệu qua lịch hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng với đầy đủ khả năng kéo và thả
+ Tính toán các bữa ăn, giờ giải lao, phí bảo hiểm (ví dụ: ca liên tiếp), tiền phạt, lịch trình và tiền nghỉ lễ
+ Lập kế hoạch cho lịch trình tĩnh, lịch nghỉ lễ và ca làm việc luân phiên, phân chia hoặc động
- Sức khỏe và an toàn lực lượng lao động
+ Dễ dàng báo cáo sự cố từ bất kỳ thiết bị nào với các mẫu dựng sẵn và các trường tự động hoàn thành dựa trên vai trò của nhân viên
2.1.1.4 Tác vụ 4 Giúp nhân viên học tập và quản lý kĩ năng
- Giúp nhân viên có đủ điều kiện tốt hơn cho nghề nghiệp họ quan tâm bằng cách đưa ra các khuyến nghị dựa trên những khoảng trống kỹ năng đã được xác định
- Khởi động các chiến dịch học tập phù hợp trong toàn tổ chức
- Gắn thẻ các mục trong danh mục học tập với các kỹ năng để có được sự liên kết kỹ năng sâu, rộng và phổ biến hơn với các khóa học
- Đưa việc học tập vào các quy trình nhân sự như Hành trình, Phát triển nghề nghiệp và Hiệu suất để có sự phát triển phù hợp
- Thiết lập các quy tắc kinh doanh để tự động hóa các nhiệm vụ học tập có liên quan khi xảy ra thay đổi nhân sự, chẳng hạn như thăng chức
- Phát triển lộ trình học tập, bao gồm video, học tập chính thức, tài liệu hoặc nội dung từ các nguồn bên ngoài để phát triển cá nhân và nhóm
2.1.2.1 Nhà quản trị (Từ chức trưởng phòng trở lên)
- Đăng nhập tài khoản có sẵn được công ty cung cấp
- Chỉnh sửa thông tin cá nhân:
+ Người liên hệ khẩn cấp
+ Kinh nghiệm - lịch sử quá trình làm việc
- Quản lý thông báo: Thêm mới - sửa - xóa thông báo tới các nhân viên
- Quản lý lịch họp: Thêm mới - sửa - xóa lịch họp
- Quản lý ý kiến nhân viên: xem, phản hồi
Phân tích các yêu cầu đối với hệ thống
Tác vụ? Đăng ký tài khoản admin
Ai? Người đảm nhận vai trò Admin hệ thống
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Nhấn nút “Đăng ký” Ở đâu và khi nào?
Tại trang chủ màn hình đăng ký/đăng nhập, khi người dùng chưa có tài khoản admin truy cập vào hệ thống
Vì sao? Khởi tạo tài khoản quản lý nhân sự cho doanh nghiệp
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp chuyển trạng thái hệ thống
+ Màn hình popup thông báo các nội dung điều hướng người dùng
+ Ô trống điền và kiểm tra định dạng dữ liệu
Bao nhiêu? Tác vụ này chỉ cần thực hiện 1 lần duy nhất
- Nội dung hướng dẫn người dùng cung cấp thông tin cần thiết và định dạng cần thiết
- Nội dung thông báo xác nhận đăng ký thành công/thất bại Trong trường hợp đăng ký thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai định dạng dữ liệu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…)
Tác vụ? Đăng nhập vào hệ thống quản lý kho hàng
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào tài khoản được cấp bởi admin trước đó Ở đâu và khi nào?
Tại trang chủ màn hình đăng ký/đăng nhập, khi người dùng muốn truy cập vào hệ thống quản lý kho
Vì sao? Để truy cập vào dữ liệu quản lý nhân sự và thực hiện các tác vụ khác được cung cấp bởi hệ thống
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp chuyển trạng thái hệ thống
+ Màn hình popup thông báo các nội dung điều hướng người dùng
Bao nhiêu? Tác vụ này được thực hiện nhiều lần, số lần tương ứng với mỗi lần người dùng muốn đăng nhập vào hệ thống
- Nội dung hướng dẫn người dùng cung cấp thông tin cần thiết và định dạng cần thiết
- Nội dung thông báo xác nhận đăng nhập thành công/thất bại Trong trường hợp đăng nhập thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai tên tài khoản/mật khẩu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…)
2.2.1.3 Quản lý tài khoản a Xem thông tin tài khoản
Tác vụ? Xem thông tin tài khoản
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
- Thực hiện chuỗi thao tác nhấn chuột theo nội dung điều hướng để truy cập được vào phần cho phép xem thông tin tài khoản Ở đâu và khi nào?
Tại bất kỳ trang con nào của hệ thống, khi người dùng muốn xem thông tin tài khoản và thực hiện chuỗi thao tác chuyển hướng (thường là click chuột) đến phần quản lý thông tin tài khoản
Vì sao? Người dùng có thể kiểm tra lại các thông tin tài khoản, trong trường hợp phát hiện thông tin sai/chưa đầy đủ có thể tiến tiến hành tác vụ chỉnh sửa sau đó
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp điều hướng người dùng đến trang xem thông tin tài khoản
+ Khung popup khi hover hoặc khung collapsible chứa các thông tin điều hướng
Bao nhiêu? Tác vụ này được thực hiện nhiều lần, số lần tương ứng với mỗi lần người dùng muốn xem thông tin tài khoản trên hệ thống
- Nội dung điều hướng người dùng đến trang thông tin tài khoản (VD: Nội dung dạng text có nội dung “Tài khoản”, “Tài khoản của bạn”,
“Thông tin tài khoản”, “Xem thông tin tài khoản”)
- Nội dung thông tin tài khoản ở trạng thái cuối cùng được hệ thống lưu lại dựa trên thao tác có liên quan đến thông tin tài khoản của người dùng b Sửa, cập nhật thông tin tài khoản
Tác vụ? Sửa thông tin tài khoản
Ban giám đốc Trưởng / phó phòng ban
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
- Thực hiện thao tác “Xem thông tin tài khoản”
- Nhấn vào phần cho phép sửa thông tin tài khoản
- Sửa và cập nhật các thông tin về tài khoản
Tại trang hiển thị “thông tin tài khoản”, khi người dùng muốn chỉnh sửa/cập nhật thông tin tài khoản
Vì sao? Chỉnh sửa/cập nhật thông tin tài khoản có sai lỗi, thiếu sót
Công cụ cần sử dụng:
+ Nút lưu thông tin, nút hủy chỉnh sửa
+ Màn hình popup thông báo các nội dung điều hướng người dùng
+ Ô trống điền và kiểm tra định dạng dữ liệu
Bao nhiêu? Tác vụ này có thể được thực hiện nhiều lần Tuy nhiên, thường thì số lần chỉnh sửa sẽ không nhiều - tương ứng với mỗi lần người dùng muốn sửa thông tin tài khoản trên hệ thống
- Nội dung điều hướng người dùng đến trang thông tin tài khoản
- Nội dung thông tin tài khoản ở trạng thái cuối cùng được hệ thống lưu lại dựa trên thao tác có liên quan đến thông tin tài khoản của người dùng
- Nội dung thông báo xác nhận chỉnh sửa thông tin thành công/thất bại Trong trường hợp chỉnh sửa thông tin thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai định dạng dữ liệu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…)
2.2.1.4 Quản lý nhân tài a Tuyển dụng
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
- Thực hiện chuỗi thao tác nhấn chuột theo nội dung điều hướng để truy cập được vào trang cho phép quản lý người dùng và ấn nút thêm người dùng Ở đâu và khi nào?
Tại trang quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, khi người dùng muốn thêm các thông tin liên quan tuyển dụng
Vì sao? Người dùng có thể thêm các thông tin về hoạt động tuyển dụng của công ty và theo dõi tình hình tuyển dụng nhân sự (bao gồm các thông tin như vị trí, phòng ban cần tuyển dụng, số lượng nhân sự, mô tả công việc, mức lương, yêu cầu cho công việc,
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp điều hướng người dùng đến trang quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự
+ Nút ấn xác nhận lưu lại những thông tin mới nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
+ Ô trống cho phép điền và kiểm tra định dạng dữ liệu
+ Công cụ upload hình ảnh
+ Khung popup thông báo lưu dữ liệu thành công/thất bại
Bao nhiêu? Tần suất thực hiện tác vụ tương ứng với số lần admin thêm một vị trí công việc cần tuyển dụng lên hệ thống
- Nội dung điều hướng người dùng đến trang quản lý hoạt động tuyển dụng
- Nội dung có sẵn gợi ý cho admin khi nhập thông tin (VD: số lượng, phòng ban, mô tả công việc, yêu cầu, …)
- Nội dung thông báo xác nhận khởi tạo thông tin tuyển dụng thành công/thất bại Trong trường hợp tạo thông tin thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai định dạng dữ liệu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…)
51 b Thêm / cập nhật hồ sơ ứng viên
Tác vụ? Thêm / cập nhật hồ sơ ứng viên
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
- Vào trang quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, thêm hoặc cập nhật thông tin về ứng viên hoặc upload từ file excel,
- Upload hồ sơ xin việc của ứng viên để lưu trữ Ở đâu và khi nào?
Tại trang quản lý hoạt động tuyển dụng nhân sự, khi người dùng muốn thêm một hoặc nhiều ứng viên có khả năng phù hợp với vị trí đang tuyển dụng
Vì sao? Người dùng có được thông tin cụ thể về ứng viên để đánh giá và sàng lọc ứng viên tại các bước tiếp theo của quy trình tuyển dụng
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp điều hướng người dùng đến trang quản lý người dùng
+ Nút ấn xác nhận lưu lại những thông tin mới nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
+ Ô trống cho phép điền và kiểm tra định dạng dữ liệu
+ Khung popup thông báo lưu dữ liệu thành công/thất bại
Bao nhiêu? Tần suất thực hiện tác vụ tương ứng với số lần admin thêm mới một hoặc nhiều ứng viên tuyển dụng vào hệ thống
- Nội dung điều hướng người dùng đến trang quản lý tuyển dụng
- Nội dung có sẵn gợi ý cho admin khi nhập thông tin (VD: Họ tên, Tuổi, Quê quán, Học vấn, Kinh nghiệm, Thông tin liên hệ )
- Nội dung thông báo xác nhận khởi tạo thông tin người dùng thành công/thất bại Trong trường hợp tạo thông tin thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai định dạng dữ liệu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…) c Lọc hồ sơ ứng viên
Tác vụ? Lọc hồ sơ ứng viên
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
- Thực hiện tác vụ Lọc hồ sơ
- Chọn các trường dữ liệu muốn lọc
- Đánh giá theo tỷ lệ phần trăm mức độ phù hợp của ứng viên Ở đâu và khi nào?
Tại trang quản lý người dùng của hệ thống, khi người dùng muốn lọc hồ sơ ứng viên để đánh giá và lựa chọn những ứng viên phù hợp
Vì sao? Người dùng dễ dàng đánh giá ứng viên có phù hợp với vị trí dựa theo các tiêu chí và lựa chọn được ứng viên phù hợp
Công cụ cần sử dụng:
+ Các nút ấn giúp điều hướng người dùng đến trang quản lý người dùng
+ Nút ấn xác nhận lưu lại những thông tin mới nhập vào cơ sở dữ liệu của hệ thống
+ Ô trống cho phép điền và kiểm tra định dạng dữ liệu
+ Công cụ Lọc dữ liệu
Bao nhiêu? Tần suất thực hiện tác vụ tương ứng với số lần người dùng muốn lọc hồ sơ trên hệ thống
- Nội dung điều hướng người dùng đến trang quản lý hoạt động tuyển dụng
- Công cụ Lọc và các trường dữ liệu để lọc như độ tuổi, học vấn, kinh nghiệm
- Nội dung thông báo xác nhận khởi tạo thông tin người dùng thành công/thất bại Trong trường hợp tạo thông tin thất bại, nội dung thông báo bao gồm cả nguyên nhân khiến tác vụ không thể hoàn thành (nhập sai định dạng dữ liệu, lỗi mạng, lỗi hệ thống…)
2.2.1.5 Quản lý lực lượng lao động a Phân quyền người dùng
Tác vụ? Phân quyền người dùng
Cái gì? - Truy cập vào trang đăng ký/đăng nhập của hệ thống
- Đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản đã có
VẼ VÀ MÔ TẢ QUY TRÌNH CỦA HỆ THỐNG HCM
Quy trình tổng thể của hệ thống
- Danh sách các quy trình chi tiết bao gồm:
+ Quy trình tuyển dụng nhân viên
+ Quy trình chấm công tính lương
+ Quy trình quản lý quá trình đào tạo
+ Quy trình quản lý thông tin nghỉ phép, nghỉ việc
Quy trình chi tiết của hệ thống
3.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân viên
Xác định yêu cầu tuyển dụng Đề xuất tuyển dụng đến Phòng Nhân
Phê duyệt yêu cầu tuyển dụng
Tiếp nhận, sàng lọc ứng viên Đánh giá thử việc
Ra quyết định tuyển dụng Đánh giá kết quả phỏng vấn Phỏng vấn nâng cao (Lần 2)
Bài test/Phỏng vấn sơ bộ (Lần 1) Đạt Lập bảng mô tả công việc (JD) Thông báo tuyển dụng
Bước 1: Trưởng/phó phòng xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên cho các vị trí cần bổ sung nhân sự của phòng/ ban mình
Bước 2: Sau khi xác định các vị trí cần tuyển, trưởng/phó phòng sẽ đề xuất tuyển dụng nhân sự đến phòng Nhân sự thông qua phiếu yêu cầu nhân sự
Bước 3: Phòng Nhân sự xem xét, phê duyệt yêu cầu tuyển dụng trong định biên nhân sự và thông tin cho phòng ban đã đề xuất để nắm được tiến độ thực hiện
Bước 4: Phòng Nhân sự xây dựng bản mô tả công việc cho vị trí cần tuyển, quyền lợi được hưởng, mức lương đề xuất, thiết lập các yêu cầu, kỹ năng mà ứng viên cần có
Bước 5: Sau nộp kế hoạch tuyển dụng và có sự phê duyệt của ban lãnh đạo, phòng
Nhân sự sẽ đăng thông báo tuyển dụng trên các kênh khác nhau: website việc làm, quảng cáo trên báo – đài, trung tâm giới thiệu việc làm nhờ vào tính năng ‘Đăng tin tuyển dụng trên nhiều nền tảng cùng một lúc’ của hệ thống HCM
Bước 6: Sau khi thông báo tuyển dụng, phòng Nhân sự sẽ nhận được nhiều hồ sơ ứng viên gửi về, cả bản cứng và bản mềm Phòng Nhân sự lấy danh sách những hồ sơ phù hợp với yêu cầu tuyển dụng trên hệ thống sau khi hệ thống đã lọc CV của ứng viên Nếu hồ sơ phù hợp thì tiến hành phỏng vấn sơ bộ hay bài test Nếu không phòng Nhân sự loại những ứng viên không đạt yêu cầu và đăng lại thông báo tuyển dụng
Ký hợp đồng lao động Đạt
Kết thúc tuyển dụng Cập nhật hồ sơ NV trên hệ thống
Bước 7: Ứng viên vượt qua phỏng vấn sơ bộ sẽ được đặt hẹn phỏng vấn nâng cao
Bước này ứng viên sẽ được xem xét và đánh giá chuyên sâu ở nhiều khía cạnh khác nhau, khai thác thêm các thông tin xem có phù hợp với môi trường làm việc, vị trí công việc đó hay không
Bước 8: Sau khi xem xét, đánh giá một cách có hệ thống đầy đủ thông tin về ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ ra quyết định chọn những ứng viên đạt yêu cầu và thông báo trúng tuyển cho ứng viên được biết về thời gian thử việc
Bước 9: Phòng nhân sự đánh giá giai đoạn thử việc của ứng viên nếu đạt thì sẽ ra quyết định ký hợp đồng lao động chính thức Nếu không ứng viên sẽ được điều chỉnh sang vị trí phù hợp hơn hoặc cho nghỉ
Bước 10: Sau khi đã ký hợp đồng, phòng Nhân sự cập nhật hồ sơ nhân viên mới trên hệ thống và kết thúc quy trình tuyển dụng
3.2.2 Quy trình chấm công tính lương
Bước 1: QTV tạo và lưu trữ hồ sơ NV theo quy định, thêm NV vào danh sách gồm thông tin cá nhân, liên hệ, phòng ban Cập nhật thông tin tính lương, hợp đồng, phân loại chi phí lương cho NV
Bước 2: Hoạt động chấm công sẽ được diễn ra hàng ngày NV cần chấm công để ghi nhận thời gian đến và ra về
Tạo và lưu trữ hồ sơ NV
Tập hợp, đối chiếu và xác nhận bảng công
Thanh toán lương Kiểm tra và xét duyệt bảng lương
Hoàn thiện và lưu hồ sơ
Bước 3: Ngoài chấm công hàng ngày, NV còn có các khoản thu nhập khác như các khoản phụ cấp theo quy định, hoa hồng bán hàng theo đơn hàng, thưởng KPIs cuối tháng hay ghi sổ các khoản tạm ứng, hoàn ứng, các khoản khác liên quan đến người lao động
Bước 4: Đến cuối tháng, QTV sẽ tổng hợp bảng công của NV Sau đó, sẽ gửi cho NV qua hình thức email để NV đối soát và sửa chữa nếu có sai sót Sau khi hoàn thành công việc đối soát, bảng tổng hợp công sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để tính lương cho
Bước 5: Sau khi nhân được bảng công, kế toán sẽ tiến hành lập bảng lương Bảng lương sẽ ghi chú chi tiết mức lương của từng NV, số tiền khấu trừ cho các khoản chi phí khác và tổng lương cụ thể mà NV được nhận
Bước 6: Sau khi thiết lập, bảng lương tính đúng và đủ sẽ được phê duyệt đồng ý, còn nếu phát hiện sai sót và không được phê duyệt, bảng lương sẽ được chỉnh sửa lại
Bước 7: Đến ngày nhận lương mỗi tháng, kế toán tiền lương sẽ tiến hành chuyển lương cho NV thông qua hình thức chuyển khoản Nếu nhân viên có bất kỳ thắc mắc gì về tiền lương thì sẽ báo cho kế toán ngay lập tức để được giải quyết
Bước 8: Sau khi đã hoàn thành thanh toán tiền lương cho NV, QTV sẽ ghi chép sổ sách và lưu trữ tất cả hồ sơ trên hệ thống
3.2.3 Quy trình quản lý quá trình đào tạo
Xác định nhu cầu đào tạo
Lập phiếu đề nghị đào tạo
Tổng hợp, lập kế hoạch đào tạo
Tổ chức đào tạo (nội bộ hoặc bên ngoài)
Lập chương trình đạo tạo
Tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn dịch vụ đào tạo
Phê duyệt Áp dụng kiến thức đã được đào tạo Đánh giá hiệu quả sau đào tạo
Bước 1: QTV sẽ xác định nhu cầu đào tạo của công ty, làm rõ kế hoạch mong muốn của công ty muốn đào tạo người nào, vị trí nào và đào tạo ra sao Từ đó có thể ra quyết định để thực hiện các chính sách cũng như kế hoạch đào tạo
ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG HCM
Đánh giá hệ thống
STT Tiêu chí Oracle SAP Workday
1 Giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng
Tối giản, tập trung vào các chức năng quản lý nhân sự chính, cho phép người dùng truy cập vào thông tin và chức năng quản lý nguồn nhân lực một cách nhanh chóng và thuận tiện
Cổ điển, tùy chọn menu phức tạp
Khó sử dụng cho người mới bắt đầu
Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng Đưa ra các chức năng quản lý quen thuộc và đơn giản, cung cấp cho người dùng trải nghiệm tương tự như các ứng dụng di động tiêu chuẩn
2 Tốc độ nhanh, ổn định
Oracle HCM Cloud được xây dựng trên cơ sở dữ liệu lớn và có thể xử lý lượng dữ liệu lớn một cách nhanh chóng và hiệu quả
Tính ổn định của Oracle HCM Cloud được đảm bảo bởi các chuyên gia kỹ thuật của Oracle tự động thực hiện các tác vụ sao lưu và khôi phục dữ liệu
Hệ thống SAP được thiết kế để hoạt động với lượng dữ liệu lớn và hỗ trợ nhiều phiên đồng thời, do đó, tốc độ xử lý của SAP khá nhanh và ổn định
Tuy nhiên, đôi khi SAP có thể gặp phải tình trạng treo hoặc chậm trong quá trình xử lý, điều này có thể là do cấu hình hệ thống hoặc quá trình
- Workday được thiết kế để xử lý các hoạt động phức tạp của quản lý nhân sự và đáp ứng các yêu cầu của các tổ chức vừa và nhỏ, vì vậy tốc độ xử lý của nó nhanh và ổn định
- Cơ sở hạ tầng AWS (Amazon Web Services) mà Workday sử dụng giúp tăng tốc độ xử
103 triển khai không đúng cách lý và tính ổn định của hệ thống
3 Tự xây dựng bộ CSDL nhân viên
Các module của Oracle HCM Cloud cung cấp các công cụ quản lý dữ liệu nhân viên mạnh mẽ
Tuy nhiên, việc tự xây dựng bộ CSDL nhân viên trên Oracle HCM Cloud có thể phức tạp và yêu cầu kiến thức kỹ thuật cao
SAP cung cấp các chức năng quản lý nguồn nhân lực và CSDL nhân viên mạnh mẽ
Khả năng tự xây dựng bộ CSDL nhân viên trên SAP cao và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng tổ chức
Workday là một hệ thống quản lý nguồn nhân lực dựa trên đám mây, được phát triển để đáp ứng các yêu cầu quản lý nguồn nhân lực cơ bản
Khả năng tự xây dựng bộ CSDL nhân viên trên Workday hạn chế và có thể yêu cầu một số tiết lộ kỹ thuật
4 Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn
- Oracle HCM Cloud được xây dựng trên cơ sở dữ liệu lớn và có thể lưu trữ lượng dữ liệu lớn một cách hiệu quả
- Oracle HCM Cloud cũng hỗ trợ tính toán điện toán đám mây để lưu trữ và quản lý dữ liệu, giúp tối ưu hóa
- SAP cũng có thể lưu trữ lượng dữ liệu lớn, nhưng sẽ phụ thuộc vào hệ thống lưu trữ và máy chủ của tổ chức
- Workday được thiết kế để hoạt động chủ yếu trên đám mây, do đó, hệ thống lưu trữ dữ liệu là nhiều hơn so với lưu trữ dữ liệu tại chỗ
- Mặc dù Workday cho phép lưu trữ dữ liệu lớn, nhưng lưu trữ lên đám mây có thể gây ra phí lưu
104 hiệu suất và tăng khả năng đồng bộ hóa dữ liệu trữ cao hơn so với các hệ thống lưu trữ tại chỗ
5 Khả năng tích hợp, đồng bộ
CSDL với các tính năng cơ bản (tìm kiếm/lọc/…)
Oracle HCM Cloud cung cấp các công cụ tích hợp chắc chắn và dễ sử dụng để đồng bộ dữ liệu với các hệ thống ERP và nguồn nhân lực
Hệ thống tìm kiếm, lọc của Oracle HCM Cloud khá độc đáo và cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng thông qua các filters tích hợp và các yêu cầu truy vấn phức tạp
SAP được thiết kế để tích hợp một cách linh hoạt với các giải pháp ERP, nguồn nhân lực và hệ thống khác của tổ chức
Công cụ tìm kiếm và lọc dữ liệu trong SAP khá mạnh mẽ, cho phép người dùng tìm kiếm và truy xuất dữ liệu bằng cách sử dụng các filter, thông tin taxonomy và query
Workday cũng cung cấp khả năng tích hợp tốt với các giải pháp ERP và nguồn nhân lực của tổ chức
Hệ thống tìm kiếm và lọc dữ liệu của Workday cũng khá mạnh mẽ và đầy đủ các tính năng thông qua các filter và query
6 Độ chính xác của kết quả tìm kiếm
Oracle HCM Cloud sử dụng công nghệ tìm kiếm Lucene để tìm kiếm và truy vấn dữ liệu Công nghệ này có khả năng dùng để quản lý và tìm kiếm các
SAP cũng sử dụng công nghệ tìm kiếm mạnh và đáng tin cậy Nó cung cấp các yếu tố tìm kiếm và bộ lọc để giúp tìm kiếm và truy xuất dữ liệu HR một cách dễ dàng
Workday cung cấp một hệ thống tìm kiếm mạnh mẽ với các tính năng lọc và tìm kiếm linh hoạt
Workday đảm bảo tính chính xác của kết quả tìm kiếm bằng cách sử dụng
105 thông tin phức tạp trong dữ liệu HR
Tính năng tìm kiếm trong Oracle HCM Cloud cung cấp kết quả đầy đủ và chính xác các thông tin
Tuy nhiên, đôi khi kết quả trả về có thể không đầy đủ hoặc không chính xác 100% các hệ thống phân loại và lại dữ liệu
7 Xuất báo cáo, thống kê
- Oracle HCM Cloud cho phép người dùng tạo ra các báo cáo tùy chỉnh với giao diện dễ sử dụng và tích hợp với Excel
SAP cũng cung cấp khả năng xuất báo cáo và thống kê với các công cụ mạnh mẽ và đa dạng
SAP cung cấp cho người dùng một
- Workday cung cấp công cụ báo cáo và thống kê mạnh mẽ, có khả năng tạo và tùy chỉnh báo cáo một cách dễ dàng
- Phần mềm cung cấp một loạt các báo cáo và thống kê kinh doanh để người dùng có thể sử dụng ngay loạt các báo cáo trước và bộ lọc để truy xuất dữ liệu chính xác
- Hệ thống thống kê của Workday cũng có khả năng hoạt động tốt với tính năng trực quan và hỗ trợ tự động
8 Định dạng dữ liệu nhập
Oracle HCM Cloud cho phép người dùng tải lên dữ liệu từ Excel hoặc các định dạng khác nhau như CSV hoặc XML
Hệ thống hỗ trợ việc nhập dữ liệu
SAP cho phép người dùng tải lên dữ liệu từ tệp Excel hoặc các định dạng khác như CSV, XML hoặc dữ liệu SAP
Hệ thống có khả năng phân tích và đánh giá dữ liệu đầu
Workday cho phép người dùng nhập dữ liệu từ tệp Excel hoặc các định dạng khác như CSV hoặc dữ liệu Workday
Workday có tính năng đánh giá và kiểm tra dữ liệu đầu
106 theo hàng loạt và di chuyển dữ liệu giữa các mô-đun và ứng dụng liên quan vào, giúp tránh các lỗi nhập liệu vào, giúp tránh các lỗi nhập liệu
9 Cho phép sử dụng đa ngôn ngữ
10 Các nền tảng tương thích
Chạy trên nền tảng đám mây và hỗ trợ tích hợp với các hệ thống ERP, CRM và các ứng dụng khác trên môi trường đám mây
Oracle HCM Cloud cung cấp nhiều dịch vụ nền tảng hơn
Chạy trên nền tảng đám mây và hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác trên môi trường đám mây
Chạy trên nền tảng đám mây và hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng khác trên môi trường đám mây
11 Công cụ phân tích dữ liệu
Oracle HCM Cloud cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu tích hợp như Oracle HCM Cloud
Reporting and Analytics, Oracle HCM Cloud OTBI, Oracle HCM Cloud SmartView
Oracle HCM Cloud cung cấp khả năng
Chấm điểm hệ thống
STT Tiêu chí Oracle SAP Workday
Giao diện người dùng trực quan, dễ sử dụng
2 Tốc độ nhanh, ổn định (2) 10 8 10
3 Tự xây dựng bộ CSDL nhân viên (2) 9 9 9
4 Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn (3) 10 9 9
Khả năng tích hợp, đồng bộ CSDL với các tính năng cơ bản (tìm kiếm/lọc/…) (3) 9 9.5 9.5
6 Độ chính xác của kết quả tìm kiếm (2) 10 8 10
7 Xuất báo cáo, thống kê (1) 9 9 9
8 Định dạng dữ liệu nhập (upload) (1) 8 9 9
9 Cho phép sử dụng đa ngôn ngữ (1) 10 10 10
10 Các nền tảng tương thích (1) 10 8 9
11 Công cụ phân tích dữ liệu (2) 9 9 9
12 Tính năng mở rộng (ứng dụng AI) (1) 10 9 8
14 Chi phí sử dụng hệ thống (1) 9 9 8
15 Tính bảo mật và an toàn (3) 9 8 8
Quản lý dữ liệu tập trung kết nối cùng nhiều bộ phận (2) 9 8 8
17 Khả năng đánh giá nhân lực (3) 10 10 9
18 Khả năng hoạch định nhân sự tương lai (3) 10 9 10
Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp (3) 10 9 8
20 Nền tảng chạy tốt nhất (1) 10 9 10
Tổng điểm 351,5 325,5 330,5 Điểm trung bình 9,3 8,5 8,7
Hệ thống quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây HCM (Human Capital Management) đã chứng minh được sự hiệu quả và tiềm năng trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực cho các tổ chức Các ưu điểm của hệ thống này đã mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho các doanh nghiệp
Một trong những lợi ích quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây HCM là khả năng tích hợp thông tin và quy trình quản lý nhân sự vào một nền tảng duy nhất Điều này giúp tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban, từ phòng nhân sự đến kế toán, quản lý hiệu suất và đào tạo, tạo ra một hệ thống thông tin nhân sự toàn diện Thông qua việc tự động hóa quy trình, hệ thống HCM giúp giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu suất làm việc
Hệ thống HCM cũng cung cấp các tính năng và công cụ quản lý nhân sự tiên tiến, bao gồm quản lý thông tin nhân viên, quản lý hiệu suất, quản lý đào tạo và phát triển, cũng như quản lý thời gian làm việc và chấm công Nhờ tích hợp dữ liệu và khả năng phân tích thông tin, hệ thống này cung cấp cái nhìn tổng quan về các chỉ số nhân sự quan trọng, giúp lãnh đạo và quản lý đưa ra quyết định đúng đắn và phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức
HCM trên nền tảng đám mây còn mang lại những lợi ích về tính linh hoạt và khả năng truy cập từ xa Điều này cho phép nhân viên và quản lý tiếp cận hệ thống mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị di động hoặc máy tính cá nhân Điều này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc linh hoạt và đa dạng nguồn nhân lực, nơi nhân viên có thể làm việc từ xa hoặc có nhu cầu truy cập vào thông tin nhân sự khi không có mặt tại văn phòng
Tổng quan, hệ thống quản lý nhân sự dựa trên nền tảng đám mây HCM đem lại nhiều lợi ích đáng kể cho các tổ chức Tính toàn diện, tích hợp và linh hoạt của hệ thống này giúp tối ưu hóa quản lý nguồn nhân lực, tăng cường hiệu suất làm việc và đảm bảo sự phát triển bền vững cho tổ chức trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.