Đề Tài Hệ Thống Thông Tin Văn Phòng.pdf

Để xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin, cần xác định đủ 4 giai đoạn: Khảo sát và xác lập dự án – Phân tích hệ thống – Thiết kế hệ thống – Cài đặt và bảo trì hệ thống 1.2 Tìm hi

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA

~~~~~~*~~~~~~

MÔN XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

ĐỀ TÀI:HỆ THỐNG THÔNG TIN VĂN PHÒNG

HÀ NỘI – 2022

Sinh viên thực hiện : Lê Hồng Quân

Nguyễn Trọng Phong Hoàng Hoài Nam

Đỗ Minh Quang Đồng Duy Quang

Lê Thanh Sơn Nguyễn Anh Tú

MỤC LỤC…

I Khảo sát và đánh giá hiện trạng 3

1.1 Khái niệm chung 3

1.2 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng 3

Các chức năng cơ bản 8

1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức 8

2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử 9

3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu 9

4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu 10

5 Theo dõi kết quả xử lý công việc 10

6 Lưu trữ thông tin, tài liệu 10

Công nghệ văn phòng 10

1 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa 11

2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh 11

3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử 12

4 Các hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử 13

Các phần mềm quản lý văn phòng 13

1 Các phần mềm chung 13

2 Các phần mềm chuyên dụng 14

I Khảo sát và đánh giá hiện trạng.

1.1 Khái niệm chung

Hệ thống thông tin là một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu nhập, xử

lý, lưu trữ, truyền và phát thông tin trong tổ chức Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ thông tin Hệ thống thông tin quản lý là tập hợp các phương tiện, nhân lực, thông tin và phương pháp xử lý tin nhằm cung cấp các thông tin cho quá trình ra quyết định đúng thời hạn và đủ độ tin cậy

Xây dựng Hệ thống Thông tin thực chất là quá trình tin học hóa các hoạt động của

tổ chức Khi xây dựng HTTT quản lý cần lựa chọn các phương pháp thích hợp mà vẫn đảm bảo được hiệu quả kinh tế và phú hợp với khả năng của tổ chức Để xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin, cần xác định đủ 4 giai đoạn: Khảo sát và xác lập dự án – Phân tích hệ thống – Thiết kế hệ thống – Cài đặt và bảo trì hệ thống

1.2 Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng

Tìm hiểu

HTTT văn phòng (Management Office System) là một hệ thống quản lý cơ

sở hạ tầng thông tin của tổ chức; nó có mục đích chính là giúp các công việc của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu lực, có hiệu quả và được kiểm soát

Tính hiệu lực thể hiện ở mức độ tuân thủ và chấp hành tất cả các yêu cầu đặt ra

cho công việc Điều này có liên quan đến phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của người thừa hành cũng như động lực thực hiện công việc dựa trên nhận thức của người thừa hành

Tính hiệu quả của công việc thể hiện ở sự cân đối giữa lợi ích từ công việc và chi

phí cho chính công việc đó Lợi ích thu được từ công việc là giá trị góp phần làm thỏa mãn các mục tiêu đã hoạch định của tổ chức Tính hiệu quả của công việc liên quan đến cách định nghĩa công việc (ví dụ: xác định mức ưu tiên của công việc, yêu cầu của công việc, kết quả cần phải đạt, thông tin trợ giúp), trách nhiệm và

quyền hạn của người thừa hành cũng như cách tổ chức và sự phối hợp các nguồn lực để tạo ra kết quả tối ưu

Tính kiểm soát thể hiện ở khả năng có thể giám sát, đo lường, điều khiển mọi

trạng thái diễn biến của công việc Điều này phụ thuộc vào cách thiết lập các báo cáo công việc và cách xử lý các báo cáo của người quản lý

Trong xu thế phát triển và giao lưu kinh tế, mối liên hệ giữa các tổ chức kinh tế diễn ra trên phạm vi ngày càng rộng Nhu cầu quản lý, trao đổi thông tin, tài liệu giữa các văn phòng của các tổ chức là một tất yếu khách quan HTTT văn phòng đóng vai trò quan trọng trong lĩnh vực này Nó có khả năng làm tăng năng suất của

bộ máy quản lý và cho phép bộ máy này tiếp nhận một cách đáng kể các thông tin

về kinh tế, thương mại…

Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra

Các nguồn dữ liệu đầu vào của HTTT văn phòng bao gồm tất cả các tài liệu, thư

từ, văn bản, các yêu cầu… đến tổ chức (qua bộ phận văn phòng / văn thư của tổ chức) Nơi xuất phát các nguồn dữ liệu này có thể là các đơn vị, cá nhân bên ngoài

tổ chức, cũng có thể từ các bộ phận, cá nhân bên trong tổ chức Các nguồn dữ liệu đầu ra từ HTTT văn phòng bao gồm các văn bản đi, các báo cáo tổng hợp, thống

kê, trả lời các yêu cầu…

Hình 6.2 Sơ đồ luồng dữ liệu vào ra của HTTT quản lý văn phòng

Ví dụ như đối với chức năng quản lý công việc (theo dõi tình hình thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân) của hệ thống này, các dữ liệu đầu vào là các thông tin giao việc của lãnh đạo (nội dung công việc, thời điểm hoàn thành, đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp…); các dữ liệu đầu ra là các báo cáo kết quả công việc, báo cáo thống kê tình hình xử lý công việc của các đơn vị (theo tuần, tháng, quí, năm…)

Giai đoạn 1: Khảo sát

Đây là bước đầu tiên nhằm xác định các thông tin cần thiết để có thể hiểu rõ được

ý muốn của chủ đầu tư đối với hệ thống thông tin cần xây dựng Mục đích của giai đoạn này cần làm rõ những vấn đề như: xây dựng mới hay nâng cấp hệ thống cũ, thời gian, chi phí, nguồn nhân lực và cơ sở vật chất, những khó khăng, nhiệm vụ của hệ thống, nghĩa vụ của mỗi bên…

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Đây là giai đoạn trung tâm khi tiến hành xây dựng một hệ thống thông này Trước tiên cần tìm hiểu rõ về hoạt động của tổ chức như: thành phần tham gia tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức thành viên, mỗi liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức

Tiếp theo, người phân tích cần phân tích các giải pháp kỹ thuật có thể áp dụng cho

hệ thống và khả năng vận hành của hệ thống Tức là ở giai đoạn này, người phân tích phải tìm ra được một vài phương hướng xây dựng hệ thống và đưa ra những điểm tốt và không tốt của từng giải pháp

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Dựa trên các kết quả phân tích ở phía trên, chúng ta bắt đầu tiến hành xây dựng các

mô hình nghiệp vụ của hệ thống, từ đó là rõ mô hình thông tin và mô hình hoạt động của hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các công việc như sau: Thiết kế dữ liễu, thiết kế chức năng, thiết kế giao diện, thiết độ an toàn hệ thống, thiết kế phần cứng và dự kiến nhân sự

Giai đoạn 4: Cài đặt và bảo trì hệ thống

Dựa trên những phân tích và thiết kế đã lựa chọn, các chuyên gia xây dựng hệ thống sẽ tiến hành các công việc như sau:

Cài đặt cơ sở dữ liệu cho hệ thống

Xây dựng các modules của chương trình hệ thống

Xây dựng giao diện hệ thống

Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng và tài liệu kỹ thuật

Sau khi xây dựng xong một hê thống thông tin hoàn trình, người làm cần thực hiện các bước kiểm tra và khác phục các lỗi (nếu có) trước khi bàn giao cho khách hành

Bảo trì là quá trình sửa đổi, khắc phục những thiếu sót của hệ thống thông tin để làm cho hệ thống thích nghi hơn, thuận tiện hơn trong sử dụng

Các chức năng cơ bản

HTTT quản lý văn phòng có chức năng thu thập, xử lý, bảo quản các văn bản, tài liệu, thư điện tử cũng như các loại hình thông tin khác (hình ảnh, tiếng nói…) trong hệ thống quản lý Hệ thống này còn có chức năng quản lý công việc, hồ sơ lưu trữ, danh bạ… Cụ thể, các chức năng của HTTT quản lý Văn phòng là:

Quản lý công văn (đến, đi, trình ký)

Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói, tin tức nội bộ…

Quản lý tình hình thực hiện công việc

Quản lý hồ sơ công việc

Quản lý quy trình làm việc

Xây dựng lịch làm việc cá nhân (tuần, tháng, quí, năm)

Xây dựng lịch công tác của đơn vị, lãnh đạo đơn vị (tuần, tháng, quí, năm) Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân

Quản lý văn phòng phẩm

Quản lý phương tiện đi lại…

Các chức năng này được tập hợp thành những nhóm chức năng chính sau đây:

1 Quản lý các kênh thông tin trong tổ chức

Kênh thông tin trong tổ chức bao gồm kênh thông tin hình thức và kênh thông tin phi hình thức liên lạc bên trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài

a Các kênh thông tin hình thức trong tổ chức được tạo ra để giúp cho các nhà

quản lý có thông tin đáng tin cậy để ra quyết định, đồng thời truyền đạt các quyết định đến các bộ phận thừa hành Kênh thông tin hình thức mang nội dung công việc (ban hành quyết định, phân công hoặc báo cáo) cần phải được quy định trước trên các thành tố sau:

Phương tiện truyền tin, thường là hệ thống lưu chuyển văn thư (bằng giấy)

để truyền đạt nội dung thông tin mang tính pháp lý cao; hoặc có thể là

mạng máy tính, thư điện tử, điện thoại, hoặc cuộc họp có biên bản Tùy theo tính chất yêu cầu của công việc (“bình thường”, “khẩn”, “mật”,…), phương tiện truyền tin tương ứng phải thoả mãn được các yêu cầu này Khuôn mẫu cho thông tin Mỗi công việc thường đòi hỏi các khuôn mẫu trình bày thích hợp và áp dụng thống nhất trong tổ chức Ví dụ, các báo cáo thống kê cho các công việc lặp đi lặp lại thường có dạng bảng; các báo cáo tổng hợp cho nhà lãnh đạo cấp cao thường thể hiện dạng biểu đồ; hoặc các loại công văn thường có tựa đề, số công văn, nội dung tóm tắt, nơi phát hành và người ký.

Trách nhiệm xử lý thông tin Mục đích của việc quy định trách nhiệm xử lý thông tin là để tăng cường tính chất hiệu lực của các yêu cầu công việc thể hiện trên các kênh thông tin hình thức Trách nhiệm xử lý thông tin thường được ban hành cùng với các tiêu chuẩn xử lý thông tin, người gửi và người nhận, ví dụ: thời hạn xử lý, chế độ báo cáo kết quả theo định kỳ hoặc báo cáo đột xuất khi có rủi

Quy trình xử lý Quy trình xử lý được ban hành để chỉ rõ trình tự xử lý từng phần của công việc qua đó tổ chức quy định cho các bộ phận cùng phối hợp thực hiện công việc một cách tự động mà không cần phải xin ý kiến chỉ thị Quy trình được áp dụng thống nhất cho các công việc thường lặp lại, qua

đó tổ chức có thể kiểm soát trạng thái diễn biến của công việc và cải tiến quy trình.

b Các kênh thông tin phi hình thức thường được thiết lập qua các cuộc hội thảo,

hội nghị hoặc các buổi họp không có biên bản Mục đích của các kênh thông tin này là để giúp người tham dự có thêm thông tin cần thiết cho công việc Để cuộc họp diễn ra tốt đẹp, hệ thống thông tin văn phòng cần trợ giúp xếp lịch họp, gửi thư mời họp và gửi các tài liệu tham khảo trước

2 Chức năng soạn thảo văn bản và chế bản điện tử

Soạn thảo văn bản (Word processing) là ứng dụng đầu tiên của HTTT quản lý văn phòng, nó cũng là lĩnh vực ứng dụng rộng rãi nhất Soạn thảo văn bản là quá trình

sử dụng máy vi tính và các phần mềm tương ứng để soạn thảo ra các văn bản thường dùng trong hệ thống quản lý, lưu trữ và in ấn các văn bản này

Chế bản điện tử cũng là một ứng dụng rộng rãi của hệ thống này Người ta có thể

sử dụng phương tiện này để in ấn các tài liệu, các ấn phẩm, báo cáo của các công

trình nghiên cứu… Quy trình chế bản điện tử yêu cầu các phần cứng và phần mềm tối thiểu sau đây: máy vi tính, máy in, máy photocopy…

3 Xác thực thông tin, phát hành và phân phối tài liệu

Hầu hết các kênh thông tin cần quản lý trong tổ chức là kênh thông tin hình thức – các tài liệu cần phải được xác nhận nguồn gốc phát hành (ví dụ: ký tên, đóng dấu) Một tài liệu thường được phổ biến đến nhiều nơi trong tổ chức bằng hình thức phát hành bằng nhiều bản có nội dung giống nhau hoàn toàn (photocopy) Thông tin, tài liệu là tài sản của tổ chức, do đó việc phân phối thông tin gắn liền với trách nhiệm của người nhận thông tin, nên các tài liệu phải được phân phối có kiểm soát – chỉ những người có trách nhiệm mới được phép đọc Tài liệu đôi khi cần phải được chuyển giao gấp để giải quyết công việc cấp bách, do đó việc phân phối tài liệu thường gắn kèm với các quy định chuyển giao như khẩn, mật

4 Kiểm soát hiệu lực của tài liệu

Thông tin có thời gian sống của nó (thời gian có giá trị sử dụng, không chỉ để tham khảo), do đó đối với các loại tài liệu mang tính “bị kiểm soát” (như quy trình, văn bản đang trong thời hạn có hiệu lực), HTTT văn phòng cần phải quản lý được sự thay đổi nội dung của các loại tài liệu này qua các phiên bản được phát hành Nếu một tài liệu hết hiệu lực, nó cần phải được thu hồi, đồng thời thông báo trong tổ chức để tránh hiểu lầm cho những người đang hoặc sẽ sử dụng

5 Theo dõi kết quả xử lý công việc

Các kênh thông tin hình thức thường mang yêu cầu đến người xử lý Kết quả xử lý một yêu cầu đôi khi sẽ phát sinh một yêu cầu khác, như cải tiến công việc hoặc sửa sai, tạo thành một chuỗi công việc cần thực hiện để hoàn thiện yêu cầu ban đầu Do

đó, việc theo dõi kết quả thực hiện công việc là để giúp người quản lý nhận thức được tốc độ xử lý công việc trong tổ chức để đưa ra các biện pháp phù hợp

6 Lưu trữ thông tin, tài liệu

Hầu hết các loại thông tin (hình thức lẫn phi hình thức) có giá trị sử dụng lâu dài trong tổ chức đều cần phải lưu trữ trên các vật lưu tin như hồ sơ giấy, tập tin, CSDL trên máy và đựợc quản lý theo thời gian sử dụng của các nội dung thông tin được lưu trữ Các phương pháp lưu trữ có cùng nguyên tắc chung là phải tìm được nội dung thông tin đang được lưu trữ một cách nhanh chóng khi cần, và mỗi phương pháp lưu trữ thông tin phải có phương pháp phục hồi thông tin tương ứng

Công nghệ văn phòng

Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, các HTTT quản lý văn phòng được tích hợp các công nghệ văn phòng hiện đại nhằm tối ưu hóa mọi hoạt động quản lý văn phòng Hệ thống được liên kết với các máy in, máy photo thông minh, thiết bị quét quang học, máy fax, các hệ thống điện thoại, hội họp qua cầu truyền hình…

1 Các hệ thống in ấn, sao chụp, vi đồ họa

In ấn, sao chụp là một nhu cầu không thể thiếu được trong công tác văn phòng Đó

là quá trình tạo ra nhiều bản sao của một tài liệu, kể cả những tài liệu đầu ra của quá trình soạn thảo văn bản hay quá trình xử lý số liệu

Có thể dùng máy in để in tài liệu trực tiếp, trong trường hợp số bản cần in không nhiều hoặc trong trường hợp cần tạo hàng loạt những văn bản có nội dung gần giống nhau, chỉ khác nhau ở một số thông tin liên quan đến số liệu

cá nhân (khi này, người ta sẽ sử dụng tính năng trộn văn bản của hệ soạn thảo văn bản).

Trong trường hợp số lượng bản in nhiều và tốc độ là vấn đề cần quan tâm thì có thể chọn phương pháp sao chụp như máy Thiết bị sao chụp tỏ ra ưu việt hơn cả là máy sao chụp thông minh Các máy sao chụp này là những thiết bị điều khiển bằng máy tính có khả năng truyền thông với các máy tính khác hay các máy sao chụp thông minh khác.

Vi đồ họa là quá trình thu nhỏ văn bản giấy tờ trên giấy và lưu chúng trên film Kỹ

thuật vi đồ hoạ thường được sử dụng để giảm không gian lưu trữ một lượng lớn giấy tờ sổ sách có tỷ lệ tìm kiếm thấp

2 Các hệ thống số hóa và nhận dạng quang học văn bản và hình ảnh

Các hệ thống số hoá chuyển đổi các văn bản, sơ đồ và hình ảnh thành một chuỗi

các điểm và chuyển các điểm này lên đĩa hay bộ nhớ nhưng không hiểu nó quét nội dung gì

Fax là một dạng thiết bị số hoá đã được sử dụng từ lâu Đó là một thiết bị quét quang học, có tác dụng “thu nhỏ” văn bản và hình ảnh đồ hoạ trên giấy thành các xung điện, có thể truyền tải tới các thiết bị fax tương thích thông qua đường điện thoại hoặc nối mạng khác Các máy fax tốc độ cao có thể được trang bị bộ chọn tự động và nạp giấy tự động, vậy nên có thể thực hiện được việc nhận và gửi fax một

cách tự động Chúng có thể được sử dụng hỗn hợp với các hệ thống hội nghị viễn thông để thực hiện việc chia sẻ các tài liệu và gửi nhanh tới các địa điểm tham gia hội nghị

Các hệ thống nhận dạng quang học gồm các thiết bị và phần mềm nhận dạng ký tự

quang học (OCR – Optical Character Recognition) hay thiết bị và phần mềm nhận dạng ký hiệu Thiết bị OCR không chỉ quét dữ liệu và văn bản mà còn

“hiểu” những gì nó quét Nó có thể quét văn bản trên giấy, chuyển đổi văn bản

thành thông tin số và thực hiện lưu trữ chúng trên đĩa ở dạng các số và ký tự Và một khi thông tin đã được lưu trên đĩa thì có thể dùng các bộ xử lý dữ liệu và văn bản để hiệu chỉnh và tiến hành những thao tác xử lý khác

Thiết bị OCR có thể được sử dụng để chuyển đổi từ hệ thống xử lý văn bản thủ công sang hệ thống điện tử và từ hệ thống điện tử sang hệ thống khác Đối với các

tổ chức phải xử lý một lượng lớn giấy tờ sổ sách được đánh máy hoặc in ra bằng máy tính thì các máy quét quang học tỏ ra rất kinh tế

3 Các hệ thống thư điện tử và điện thoại điện tử

Với các hệ thống thư điện tử dựa trên máy tính, người dùng có thể truyền thư tín tới một hay tất cả mọi người sử dụng trên mạng mà không cần đến thư giấy Người

sử dụng có thể thực hiện truyền thư, xem, lưu hay chia sẻ, hiệu chỉnh hoặc xoá thư

và các bản thông báo mà không cần đến máy in

Một hệ thống thư điện tử cần phải có một mạng máy tính, một dung lượng đĩa nhất định và phần mềm quản trị và kiểm soát hệ thống thư Mỗi người sử dụng phải có một thiết bị đầu cuối (như một máy tính cá nhân) có hoà vào một mạng cục bộ Mỗi người sử dụng được phân một phần dung lượng đĩa và được gán một mã số E – Mail, giúp người sử dụng và các cá nhân khác định danh địa chỉ hộp thư của người đó

Nhiều hệ thống thư điện tử còn cho phép người dùng gắn kèm các tệp tin nên người dùng có thể truyền tài liệu cùng các tệp tin kèm theo nội dung thư Với những hệ thống thư điện tử tân tiến hơn, người ta còn có thể gắn kèm những nội dung âm thanh điện tử vào thư điện tử để gửi đi, như vậy khi nhận thư điện tử, người nhận còn được nghe một yêu cầu hay lời nhắc của người gửi thư như “Yêu cầu gửi ngay báo cáo bán hàng tháng 1!” và để trả lời thư điện tử, người nhận có thể chỉ cần nói một câu ngắn gọn “Tôi sẽ gửi ngay báo cáo trong ngày hôm nay”

mà không cần soạn nội dung thư