văn bản điện tử quản lý dử dụng Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 1 năm 2019 Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ, quy định về công tác văn thư và quản lý văn bản điện tử. Nghị định 64/2007/NĐ-CP về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước.
Trang 1nghiên cứu trao đổi
I Khái quát về văn bản điện tử
Văn bản điện tử là gì?
Khái niệm văn bản điện tử được đề cập đến khá nhiều trong các văn bản của Chính phủ:
Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
quản lý nhà nước đưa ra khái niệm: “Văn
bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.[1]
Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
thì đưa ra định nghĩa: “Văn bản điện tử là
văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy”.[2]
Một định nghĩa mang tính bao quát và đầy đủ nhất được đưa ra trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác
văn thư: “Văn bản điện tử là văn bản dưới
dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.” [3]
Như vậy có thể hiểu một cách đơn giản: Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu (tức là văn bản có thể được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử)
Văn bản điện tử được hình thành từ hai nguồn: Thứ nhất là những văn bản sinh ra đã là văn bản điện tử và thứ hai là những văn bản giấy được số hóa thành văn bản điện tử.
VấN ĐỀ sử DỤNG VĂN bảN ĐIỆN Tử
TrONG CáC CƠ quAN HàNH CHíNH NHà NƯỚC ở VIỆT NAM - THỰC TrẠNG Và GIảI pHáp
@ ThS Phạm Hồng Đạc
Giảng viên, phân hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại TP Hồ Chí Minh
Việc sử dụng văn bản điện tử thay cho văn bản giấy là một trong những nội dung quan trọng của cải cách hành chính trong bối cảnh xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số và chuyển đổi số quốc gia Văn bản điện tử đi cùng với nó là công nghệ quản lý, lưu trữ, khai thác hiện đại sẽ làm cho thời gian xử lý công việc trong các cơ quan hành chính nhà nước được rút ngắn đồng thời làm tăng tính minh bạch góp phần quan trọng vào việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam Mặc dù trong thời gian qua việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước đã được tiến hành rất tốt song bên cạnh đó cũng còn những tồn tại cần giải quyết Bài viết sau đây đề cập đến thực trạng đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế trong quá trình sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam
Trang 2tạp chí việt nam hội nhập
Ưu điểm của văn bản điện tử
Văn bản điện tử với bản chất là các thông điệp dữ liệu nên có những đặc tính, đặc điểm rất khác với văn bản giấy, rất phù hợp cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và điều hành Có thể nêu ra một số ưu điểm chính của văn bản điện tử như sau:
Lưu trữ thuận tiện trong môi trường điện tử: Vì môi trường lưu trữ văn bản điện
tử là các thiết bị lưu trữ điện tử trong văn phòng hoặc trên các nền tảng điện toán đám mây nên các cơ quan sở hữu văn bản điện tử không tốn nhiều không gian lưu trữ, không sợ bị hư hỏng theo thời gian hoặc do các tác động từ môi trường xung quanh Điều này làm cho văn bản điện rất thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý và khai thác.
Dễ dàng xử lý: Việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào xử lý văn bản điện tử rất thuận lợi thông qua việc xây dựng các hệ thống quản lý văn bản và điều hành Các hệ thống này có thể được kết nối với nhau thông qua trục liên thông văn bản quốc gia để trao đổi, chia sẻ văn bản điện tử trên phạm vi toàn quốc
Dễ dàng trong việc gửi và nhận: Với
văn bản điện tử, việc gửi và nhận không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý nên hoàn toàn đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin nhanh trong thời đại công nghiệp 4.0
II Thực trạng việc sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước ở Việt Nam
* Kết quả đạt được
Việc sử dụng văn bản điện tử thay thế dần và tiến tới là thay thế hoàn toàn văn bản giấy là một trong những nội dung trọng tâm để tiến hành xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số ở Việt Nam Lộ trình sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước được đề cập trong nhiều văn bản điều hành quan trọng của
chính phủ, điển hình nhất là “Chương trình
Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, tầm
nhìn đến năm 2030” được phê duyệt bằng
quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 3/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ Trong đó đưa ra các mục tiêu cụ thể:
- Đến năm 2025: “90% hồ sơ công việc tại cấp bộ, tỉnh; 80% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 60% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước)” [4]
- Đến năm 2030: “100% hồ sơ công việc tại cấp bộ, tỉnh; 90% hồ sơ công việc tại cấp huyện và 70% hồ sơ công việc tại cấp xã được xử lý trên môi trường mạng (trừ hồ sơ công việc thuộc phạm vi bí mật nhà nước)” [4]
Bên cạnh chương trình chuyển đổi số quốc gia thì Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030 được phê duyệt bằng quyết định số 942/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ ký ngày 15 tháng 6 năm 2021 cũng đặt ra mục tiêu
là đến năm 2025 thì: “Tối thiểu 80% hồ sơ
thủ tục hành chính được xử lý hoàn toàn trực tuyến, người dân chỉ nhập dữ liệu một lần” [5]
Qua đó có thể thấy rằng, Chính phủ có quyết tâm rất cao trong việc xử lý văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng góp phần thúc đẩy việc xây dựng chính phủ điện tử, chính phủ số nhằm thực hiện chương trình chuyển đổi số quốc gia và đưa Việt Nam trở thành một quốc gia có chỉ số chính phủ điện tử (EGDI) vào loại cao trên thế giới
Bên cạnh việc ban hành các chính sách, ngày 12/3/2019 chính phủ đã đưa vào vận hành Trục liên thông văn bản quốc gia nhằm đảm bảo nhu cầu trao đổi, chia sẻ văn bản điện tử trên phạm vi toàn quốc Đến nay trục liên thông văn bản quốc gia đã kết nối với tất cả các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương góp phần rút ngắn thời gian gửi nhận văn bản điện tử trong phạm vi toàn quốc từ vài ngày xuống còn vài giây.
Nhờ những nỗ lực trên, việc sử dụng
Trang 3nghiên cứu trao đổi
văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước đạt được nhiều kết quả quan trọng: Theo số liệu công bố của Bộ Thông tin Truyền thông thì đến hết năm 2020, tỷ lệ văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan nhà nước đạt trên 90,81%; 9 tháng đầu năm 2022 có 4,7 triệu văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia (tăng 3,8 lần so với cùng kỳ năm 2021); Tính đến tháng 9/2022, 90% các cơ quan đã xử lý công việc trên môi trường điện tử và 70% lãnh đạo các cấp sử dụng chữ ký số cá nhân
Hệ thống thông tin báo cáo Quốc gia đã được xây dựng và kết nối với hệ thống của các bộ, tỉnh Đến nay, hệ thống đã có nhiều chuyên mục và nhiều chỉ tiêu thông tin, dữ liệu về chỉ tiêu kinh tế - xã hội phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo Bộ chỉ tiêu tổng hợp báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê về kinh tế - xã hội phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ được ban hành trong Quyết định số 293/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.
* Tồn tại
Bên cạnh những kết quả đáng khích lệ như trên thì việc sử dụng văn bản điện tử vẫn tồn tại những hạn chế, những hạn chế này đến từ các nguyên nhân chủ quan và khách quan Có thể nêu ra một số tồn tại chính như sau:
1 Rất nhiều cơ quan nhà nước sử dụng song song văn bản điện tử và văn bản giấy:
Mặc dù Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
đã nêu rõ: “Các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước không phát hành văn bản giấy đến Bên nhận khi đã gửi văn bản điện tử, trừ Văn bản gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ theo quy định tại Quy chế làm việc của Chính phủ và Văn bản theo Danh mục do người đứng đầu bộ, ngành, địa phương quyết định”[2] Mặc dù quy
định rõ như vậy nhưng hiện nay nhiều cơ quan nhà nước vẫn đang dùng song song văn bản điện tử và văn bản giấy Nguyên nhân là do các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật,
công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử của nhiều cơ quan chưa đáp ứng yêu cầu và hành lang pháp lý của văn bản điện tử vẫn chưa rõ ràng.
2 Nhiều văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy trong các cơ quan nhà nước vẫn bị bỏ ngỏ về vấn đề pháp lý: Mặc dù
điều 5, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư đã quy định rất rõ về tính
pháp lý của văn bản điện tử: “1 Văn bản
điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy 2 Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.” [3] nhưng hiện nay đa số văn bản được số hóa từ văn bản giấy trong các cơ quan nhà nước chưa được người có thẩm quyền ký số theo quy định.
3 Việc kết nối, chia sẻ văn bản hai chiều từ hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các bộ, ngành, địa phương với các trục liên thông văn bản quốc gia còn nhiều vướng mắc do mức độ sẵn sàng từ các hệ thống quản lý văn bản và điều hành khác nhau.
4 Nhiều hệ thống quản lý văn bản và điều hành đôi khi còn bị lỗi gây khó khăn cho việc xử lý, chia sẻ văn bản điện tử
5 Đường truyền mạng internet chưa thực sự ổn định làm cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành nhiều khi bị treo không hoạt động được
6 Khung pháp lý dành cho việc xử lý văn bản điện tử chưa hoàn chỉnh.
* Một số giải pháp
Qua thực trạng trên, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm tạo thuận lợi hơn cho vấn đề sử dụng văn bản điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nước:
Một là, cần hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật,
công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để các cơ quan hành chính có đủ điều kiện để gửi và nhận văn bản điện tử hoàn toàn trên môi trường mạng như quy
Trang 4tạp chí việt nam hội nhập
định tại Quyết định 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
Hai là, có những quy định cụ thể hơn
về vấn đề ký số trên những văn bản điện tử được số hóa từ văn bản giấy: Quy định rõ ai có trách nhiệm ký, thời gian ký là bao lâu sau khi số hóa, việc ký số được thực hiện trước hay sau khi đưa văn bản lên hệ thống quản lý văn bản và điều hành… để chấm dứt tình trạng văn bản số hóa xong không có giá trị pháp lý như hiện nay
Ba là, đẩy mạnh việc kết nối, liên thông
giữa hệ thống quản lý văn bản và điều hành của các Bộ, ngành, địa phương với trục liên thông văn bản quốc gia để tạo sự thuận lợi trong việc trao đổi văn bản điện tử góp phần
phát huy tối đa giá trị của tài liệu điện tử
Bốn là, tiếp tục đầu tư nâng cao chất
lượng hạ tầng số như hạ tầng internet tốc độ cao, mạng di động thế hệ mới, trung tâm xử lý dữ liệu cùng với các công nghệ tiên tiến như công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI), công nghệ dữ liệu lớn (BigData), công nghệ điện toán đám mây… để tạo ra các hệ thống quản lý văn bản điện tử và điều hành đủ mạnh, đủ độ tin cậy để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Năm là, hoàn thiện khung pháp lý về
văn bản điện tử để các cơ quan chủ động trong việc đầu tư hạ tầng công nghệ, xây dựng hệ thống thông tin nhằm thực hiện các mục tiêu như chương trình chuyển đổi số quốc gia đặt ra./.
TÀI LIệU THAM KHảO
[1] Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước
[2] Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước
[3] Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư
[4] Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, tầm nhìn đến năm 2030
[5] Chiến lược phát triển Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số giai đoạn 2021-2025, định hướng đến năm 2030