tiểu luận báo cáo đề tài hệ thống quản lý bán hàng

Khái niệm tổng quan:- Hệ thống thông tin quản lý HTTTQL là hệ thống có chức năng thu thập, xửlý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý đ

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BÁO CÁO ĐỀ TÀI HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Học phần: Hệ thống thông tin quản lý (Mã ngành: 7340405)

Tên sinh viên : Trần Phan Hà Mi

Dương Bảo Hân Trần Thị Trang Nhung Dương Ngọc Dũng Trần Khánh Linh

Đà Nẵng, 2023

Ngành HTTT QL

I Tổng quan về Hệ thống quản lý bán hàng

1 Khái niệm tổng quan:

- Hệ thống thông tin quản lý (HTTTQL) là hệ thống có chức năng thu thập, xử

lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong

bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức

- Hệ thống thông tin quản lý bán hàng: là một phần mềm hoặc ứng dụng được

sử dụng để quản lý quy trình bán hàng của các công ty Hệ thống này cung cấp các công cụ và chức năng giúp cho việc quản lý đơn đặt hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, và phân tích dữ liệu bán hàng

2 Các nghiệp vụ chính của hệ thống thông tin quản lý bán hàng:

Siêu thị điện thoại thế giới di động thuộc công ty cổ phần thế giới di động thegioididong đã có mặt trên khắp 63 tỉnh thành của nước Hoạt động chính liên quan tới sửa chữa, mua bán điện thoại di động, thiết bị kỹ thuật số với số lượng lớn Nên hệ thống thông tin quản lý bán hàng của thegioididong phải thật chặt chẽ để quản lý quy trình bán hàng 1 cách hiệu quả Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểmsoát trong tất cả các khâu: quản lý kho (hàng nhập, hàng xuất, tồn kho), quản lý danh mục (nhà cung cấp, nhân viên, ), quản lý quầy, quản lý bán lẻ, phân tích dữ liệu bán hàng

2.1 Quản lý kho:

2.1.1 Quản lý hàng nhập

- Nhập hàng theo đúng danh mục trong hóa đơn mua hàng của công ty

- Hàng nhập được theo dõi dựa trên mã hàng, nhóm hàng, chủng loại hàng,

số lượng, đơn vị tính, đơn giá Số hàng nhận này có sự xác nhận của thủ kho và kế toán khi kiểm tra hàng thực nhập cho kho

- In báo cáo nhập hàng trong kỳ

Ngành HTTT QL

- Cập nhật danh mục nhà cung cấp: uy tín, chất lượng

- Cập nhật danh mục quản lý khách hàng: Hệ thống này cho phép lưu trữ thông tin khách hàng, bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc và lịch sử mua hàng Nó giúp theo dõi và quản lý quan hệ với khách hàng, cung cấpthông tin để tạo ra các chiến dịch tiếp thị và bán hàng

3 Quản lý quầy:

- Lập hóa đơn hàng hóa

- Báo cáo doanh thu theo từng ca, ngày, tháng

- Phiếu giao ca: Dựa trên số lượng tồn đầu ca và số lượng hàng bán trong

ca, cuối mỗi ca máy tính sẽ tự động xử lý và in ra phiếu giao ca cho mỗi người nhận ca mới

- Điều chỉnh hàng tồn quầy: Điều chỉnh lại số lượng tồn quầy nếu phát hiện số lượng tồn quầy thực tế khác với số lượng tồn trong phiếu giao

ca và in lại phiếu giao ca mới

4 Quản lý bản lẻ:

- Xây dựng chiến lược: Định hướng và xác định mục tiêu kinh doanh của cửa hàng bán lẻ, phân tích thị trường và khách hàng mục tiêu, cũng như xác định chiến lược sản phẩm và giá cả phù hợp

5.Quản trị hệ thống dữ liệu

Hệ thống này tổng hợp dữ liệu từ các giao dịch bán hàng và tạo ra báo cáo

và số liệu thống kê Nó giúp phân tích hiệu quả bán hàng, định rõ các xu hướng và

mô hình mua hàng của khách hàng, từ đó giúp cải thiện chiến lược bán hàng và tăngdoanh số bán hàng Nhờ vào các chức năng trên, hệ thống thông tin quản lý bán hàng giúp thế giới di động tổng hợp từ các chi nhánh cửa hàng trên toàn quốc, để tổ chức và quản lý việc bán hàng một cách hiệu quả, từ đó tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường sự cạnh tranh trên thị trường

II Nghiệp vụ quản lí kho:

1 Sự cần thiết của nghiệp vụ quản lí kho:

Vì sao doanh nghiệp nên lập quy trình quản lý kho hàng? Bởi nếu không có quy trình cụ thể, hệ thống lưu trữ hàng hóa sẽ không được chặt chẽ, dễ dàng phát sinh nhiều lỗ hổng làm thất thoát hàng, gây ảnh hậu quả khó lường Trong khi đó, với quy trình quản lý kho theo ISO, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều lợi ích thấy rõ:

- Lợi ích hàng đầu của quy trình quản lý kho bãi chính là giúp các hoạt động trong kho vận hành trơn tru, xuyên suốt Khi đã có quy trình mẫu chuẩn, các bộ phận chỉ việc dựa vào đó và tuân thủ theo

- Quy trình quản lý kho khoa học giúp người làm chủ bám sát được tình hình xuất nhập kho, số lượng và chất lượng hàng hóa đang lưu trữ để có những chiến lược phát triển phù hợp

ii

Ngành HTTT QL

- Với góc độ của người làm chủ, nếu quy trình quản lý kho hàng hóa được áp dụng thống nhất, nhân viên tuân thủ nghiêm túc sẽ giúp họ

có thể yên tâm hơn để tập trung cho các vấn đề quan trọng khác

- Mọi hình thức hoạt động trong kho (nhập, xuất, chuyển, tạo nhãn,…) đều được chia ra từng khâu với từng người/bộ phận đảm trách cụ thể Điều này giúp tăng tính trách nhiệm cho nhân viên của bạn

- Quy trình nhập xuất kho hàng hóa chuyên nghiệp sẽ giúp thời gian cho các quá trình được rút ngắn, tiết kiệm thời gian, nhân lực và cả chi phí cho doanh nghiệp

- Quy trình quản lý kho tạo phong cách làm việc nhanh gọn, chuyên nghiệp, tăng sự hài lòng của khách hàng mà bạn đang phục vụ, tăng thêm các đơn hàng

2 Quy trình quản lí kho:

Có thể chia hoạt động của kho hàng thành 3 hình thức cơ bản: Quản lý mã hàng (tạo mới, thay đổi hoặc hủy bỏ), quản lý nhập kho (nhập kho mua hàng hoặc trực tiếp) và quản lý xuất kho (xuất kho bán hàng, sản xuất, lắp ráp hoặc chuyển kho trong cùng hệ thống)

iii

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

Ngành HTTT QL

2.1 Quy trình quản lý mã hàng:

iv

Ngành HTTT QL

Bước 1: Khi phòng kế hoạch hoặc cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi hoặc xóa bỏ mã hàng, đầu tiên sẽ gửi yêu cầu cụ thể tới bộ phận hoặc người phụtrách mã hàng

Bước 2: Bộ phận mã hàng sẽ căn cứ vào thông tin yêu cầu, kiểm tra sự tồn tại của mặt hàng và đối chiếu

Bước 3: Thực hiện cập nhật:

Với yêu cầu cấp mã mới: Áp dụng cho những sản phẩm mới vừa nhập, chưa tồn tại mã hàng trong kho trước đó Cán bộ phụ trách sẽ dựa vào tínhchất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng theo quy tắc chung, và cập nhật thông tin sản phẩm vào hệ thống

Với yêu cầu thay đổi hoặc xóa mã hàng: Xem xét yêu cầu, đánh giá sự cầnthiết Nếu hợp lý sẽ tiến hành xóa hoặc cập nhật mã mới theo tiêu chuẩn, còn không sẽ thông báo từ chối yêu cầu của phòng kế hoạch

Bước 4: Thông báo về sự thay đổi mã hàng cho các bộ phận liên quan, sự thống nhất mã hàng sẽ tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa về sau

v

Ngành HTTT QL

2.2 Quy trình quản lý nhập kho:

2.2.1 Các bước nhập kho hàng hóa nguyên vật liệu – Quy trình mua hàng:

Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu

Bộ phận đề xuất (có thể là phòng kinh doanh, thủ kho,…) khi có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp sẽ thông báo kế hoạch cho các bộ phận liên quan như Bảo vệ, kế toán, kho, Phòng kế hoạch vật tư, Phòng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân sự và cập nhật thông tin

Bước 2: Kiểm tra hàng và đối chiếu

Thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra về chất lượng của chúng Sau đó nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) của mặt hàng.Nếu doanh nghiệp của bạn có thêm bộ phận quản lý chất lượng thì cán bộ chịu tráchnhiệm sẽ kiểm tra lại nguyên vật liệu một lần nữa nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào Sau đó theo đúng quy trình, hàng được phát hành phiếu kiểm tra và thử nghiệm

có xác nhận đóng dấu của bộ phận quản lý chất lượng và nhà cung cấp

Theo đúng thủ tục nhập kho hàng hóa, nếu có bất kỳ hư hỏng hoặc sai lệch nào cần lập biên bản và thông báo lại ngay với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục hoặc nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn

Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Khi việc kiểm kê hoàn tất và không có sai lệch, toàn bộ thông tin giấy tờ sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán để đối chiếu lại một lần nữa trước khi lập giao dịch mua và in phiếu nhập kho

vi

Ngành HTTT QL

Phiếu nhập kho gồm 3 liên, có chữ ký xác nhận của thủ kho và bên giao hàng (hoặc

có thêm kế toán) Một liên thủ kho lưu lại, một liên do kế toán giữ và liên cuối cùngđưa lại cho người giao hàng

Ở một số công ty thì việc lập phiếu nhập kho sẽ do thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định của từng đơn vị

Bước 4: Hoàn thành nhập kho

Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, sắp xếp vào các khu vực phù hợp, sau

đó ghi nhận thông tin vào thẻ kho

Tất cả thông tin của hàng hóa sau đó cần cập nhật ngay vào hệ thống quản lý kho hàng (excel hoặc phần mềm quản lý)

2.2.2 Các bước nhập kho hàng hóa thành phẩm

Các bước cũng khá giống với quy trình nhập kho nguyên vật liệu, tóm tắt ngắn gọn như sau:

Bước 1: Các bộ phận có nhu cầu nhập hàng gửi yêu cầu nhập kho

Bước 2: Thủ kho thực hiện kiểm tra hàng hóa, ký vào phiếu giao nhận sản phẩm.Bước 3: Kế toán (hoặc thủ kho) lập phiếu nhập kho và ký nhận

Bước 4: Nhập kho hàng hóa và cập nhật thông tin vào thẻ kho, phần mềm quản lý kho

2 3 Quy trình quản lý hoạt động xuất kho:

2.3.1 Quy trình xuất kho hàng hóa để bán hàng:

Bước 1: Gửi yêu cầu xuất hàng

Bộ phận kinh doanh hoặc đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kèm theo đơn hàng

Bước 2: Kiểm tra tồn kho

vii

Ngành HTTT QL

Kế toán kho tiến hành kiểm tra tồn kho Nếu hàng thiếu cần thông báo ngay lại với đơn vị đề xuất

Trường hợp hàng hóa đầy đủ sẽ tiến hành xuất kho

Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng

Theo nghiệp vụ xuất kho hàng hóa, kế toán sẽ căn cứ thông tin trên đơn hàng để lập phiếu xuất xuất kho (hóa đơn bán hàng) và chuyển cho thủ kho để thực hiện xuất kho theo yêu cầu Phiếu xuất kho này tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mà

có thể in thành nhiều liên Trong đó một liên lưu kế toán giữ, một liên chuyển cho thủ kho thực hiện xuất kho và một liên giao cho bộ phận vận chuyển tiếp nhận hàng

Bước 4: Xuất kho

Thủ kho dựa vào thông tin trên phiếu xuất kho sẽ thực hiện soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu Phiếu này phải có chữ ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng)

Bước 5: Cập nhật thông tin

Trong khi thủ kho ghi lại thẻ kho thì kế toán cập nhật lại nhật ký xuất kho và số lượng tồn kho còn lại Hai bên phối hợp để số liệu được chính xác và thống nhất

2.3.2 Quy trình xuất kho sản xuất:

Bước 1: Các bộ phận trong công ty khi có nhu cầu xuất kho để sản xuất sẽ gửi Phiếu

đề nghị xuất Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trực tiếp đến ban Giám đốc Nếu công ty có phòng Kế hoạch sản xuất thì sẽ gửi đến bộ phận này

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền sẽ phê duyệt đề nghị

Bước 3: Kế toán nhận phiếu đề nghị và tiến hành kiểm tra hàng tồn kho Trường hợp số lượng nguyên vật liệu thiếu so với đề xuất sẽ thông báo lại cho Bộ phận yêu cầu để có kế hoạch điều chỉnh

Nếu số lượng đảm bảo thì in phiếu xuất kho

viii

Ngành HTTT QL

Bước 4: Thủ kho nhận thực hiện lệnh xuất nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo thông tin trong phiếu xuất kho mà kế toán chuyển tới, ký nhận theo quy địnhBước 5: Thủ kho và kế toán cập nhật thẻ kho, số liệu tồn kho mới vào hệ thống

2.3.3 Các bước xuất kho hàng hóa để lắp ráp

Quy trình quản lý kho hàng này áp dụng đối với các doanh nghiệp có mô hình khép kín

Bước 1: Bộ phận có nhu cầu lắp ráp trình giấy đề nghị xuất kho lắp ráp tới Ban giám đốc hoặc bộ phận phụ trách

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền xem xét đề nghị và phê duyệtBước 3: Phòng kế toán nhận thông báo xuất lắp ráp sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho chuyển cho thủ kho

Bước 4: Thủ kho tiến hành xuất kho các nguyên vật liệu theo như yêu cầu.Bước 5: Bộ phận kỹ thuật nhận các mặt hàng từ thủ kho và thực hiện công đoạn lắp ráp, dán mã

Bước 6: Kế toán và thủ kho cập nhật lại thông tin

ix

2.3.4 Quy trình xuất để chuyển kho:

Quy trình xuất kho hàng hóa chuyển kho áp dụng đối với các doanh nghiệp có đồngthời nhiều kho cùng hoạt động hoặc mong muốn chuyển sang kho khác ngoài hệ thống nhằm mục đích thuận tiện hơn cho việc vận chuyển hoặc kinh doanh, tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình lưu trữ và bán hàng

Bước 1: Đơn vị có nhu cầu xuất chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc, trong đó nêu rõ địa điểm chuyển đi/đến, mức độ cần thiết cùng với mục đích của việc chuyểnkho

x

Ngành HTTT QL

Bước 2: Ban giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ xem xét tính cần thiết của đề xuất mà chấp thuận hay từ chối Nếu từ chối thì thông báo lại và kết thúc quy trình Nếu đồng ý sẽ chuyển yêu cầu cho kế toán

Bước 3: Kế toán thực hiện in phiếu xuất kho Trước đó kế toán hoặc bộ phận chịu trách nhiệm sẽ liên hệ và thống nhất với kho mới về các chính sách cũng như số lượng và thời gian chuyển kho

Bước 4: Thực hiện chuyển kho Hàng hóa cần được kiểm tra kỹ lưỡng và những người có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào các biên nhận cần thiết trước khi xuất hoặc nhập kho

Bước 5: Kế toán cập nhật lại thông tin trong hệ thống

Lưu ý, các quy trình quản lý kho hàng nêu trên là mẫu tiêu chuẩn để bạn tham khảo.Bởi cấu trúc của mỗi doanh nghiệp sẽ khác nhau nên quá trình vận hành, tổ chức cũng như phân quyền sẽ có nhiều khác biệt

3 Cơ cấu tổ chức trong bộ phận quản lí kho:

Các mảnh ghép cần có để bộ phận kho có thể hoạt động một cách trơn chu và hiệu quả đó là: Trưởng kho, phó kho, kế toán kho, thủ kho, nhân viên kho, nhân viên giao hàng, nhân viên bảo hành

3.1 Trưởng kho:

Tổ chức quản lý, điều hành chung toàn bộ hoạt động của phòng, bao gồm việc xây dựng, triển khai, kiểm soát và cải tiến các hoạt động, quá trình và nguồn lực,… của bộ phận kho

Tổ chức thực hiện công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng

Kết hợp với phòng nhân sự tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên thuộc bộ phận mình phụ trách

Quản lý, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong bộ phận, hướng dẫn và đáp ứng môi trường làm việc hiểu quả cho cả hệ thống kho

Lên kế hoạch và triển khai các nhiệm vụ như sửa chữa, cơi nới, làm mới, lắp đặt các trang thiết bị cho kho và hệ thống kho đạt chuẩn của công ty đã đề ra Tổ chức thực hiện công tác 5S tại Kho

Tổ chức và chịu trách nhiệm lập kế hoạch đặt hàng sản xuất, hàng thương mại Tham mưu về việc dự trữ tồn kho thành phẩm-hàng hóa tối thiểu trong từng giai đoạn

Tổ chức quản lý kho hàng hóa: quản lý số lượng (nhập, xuất, tồn) kho, thực hiện các thủ tục nhập, xuất kho, sắp xếp, lưu kho, bảo quản hàng hóa Thực hiện công tác đóng gói hàng hóa giao theo yêu cầu

Tổ chức giao nhận, vận chuyển, giao hàng giữa các kho và khách hàng theo yêu cầu Kiểm soát và kiểm tra tiến độ giao hàng

Quản lý đội xe giao hàng của công ty

Chủ động giải quyết các công việc phát sinh liên quan Trực tiếp hỗ trợ nhân viên của phòng kho vận giải quyết các trường hợp khó khăn hoặc vướng mắc trong công việc vượt quá khả năng xử lý của bản thân họ (nếu có)

xi

Ngành HTTT QL

Thực hiện các công việc phát sinh khác theo chỉ đạo của cấp trên và ban giám đốc

3.2 Phó kho:

Hỗ trợ các công việc của Trưởng kho

Thực hiện các nhiệm vụ do Trưởng kho giao

3.3 Kế toán kho:

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra các hóa đơn

Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống

Hạch toán việc xuất nhập hàng hóa, nguyên vật liệu

Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn

Kiểm soát các khoản thu chi dưới kho

Thu tiền và gửi về cho trưởng bộ phận kế toán hoặc người được chỉ định

Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

3.4 Thủ kho:

Đảm bảo an toàn hàng hóa tại kho

Sắp xếp hàng hóa một cách tối ưu nhất

Đóng và xuất đơn hàng

Kiểm hàng trong kho

Vệ sinh, dọn dẹp kho

Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

3.5 Nhân viên kho:

Đóng và xuất hàng

Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ nếu cần

Vệ sinh và dọn dẹp kho

Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

3.6 Nhân viên giao hàng:

Lấy hàng từ địa chỉ được giao và giao hàng trong khu vực được phân công

Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng đúng quy cách

Bảo quản tốt hàng hóa khi giao

Bảo quản tốt tài sản, công cụ, dụng cụ trong công tác giao hàng.Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời về thời gian đúng địa điểm

Các công việc khác từ Trưởng kho/ Phó kho

xii