Kĩ năng hoạch

TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG – THÀNH PHỐ HÀ NỘI

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

TÌM HIỂU, ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG – THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Học phần: Kỹ năng hoạch định

Mã phách:………

HÀ NỘI – 2023

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đề tài : “ Tìm hiểu, đánh giá về công tác hoạch định theo năm tại Ủy ban Nhân dân quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội” do

cá nhân em nghiên cứu và thực hiện

Kết quả bài làm của đề tài này là trung thực và không sao chép bất kỳ bài tập của cá nhân khác

MỤC LỤC

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

4 Cấu trúc của đề tài

NỘI DUNG

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH

1.1 Khái niệm hoạch định

2.2 Công tác hoạch định năm tại Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng

CHƯƠNG III: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NĂM TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ

DANH MỤC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Tên đầy đủ

VSATTP Vệ sinh an toàn thực phẩm

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Sau bao nhiêu năm thực hiện công cuộc đổi mới đất nước, các cơ quan,

tổ chức ngày nay đang ngày càng được nâng cao và phát triển mạnh mẽ vềkinh tế - xã hội, cải thiện đời sống của nhân dân Bên cạnh những cơ hội pháttriển nhanh chóng đó là tiềm ẩn những khó khăn, thách thức Bắt buộc các cơquan, tổ chức biết nắm bắt những cơ hội và loại bỏ các rủi ro Để nắm bắtđược những vấn đề trên thì các cơ quan, tổ chức không thể thiếu là việc hoạchđịnh

Công tác hoạch định có một ví trị quan trọng trong sự phát triển của cơquan, tổ chức không chỉ trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn Vì vậy các

cơ quan, tổ chức đều cần chú trọng đến công tác hoạch định bởi nó hỗ trợ cácnhà quản trị một cách hữu hiệu trong việc đề ra những kế hoạch sử dụng hiểuquả các nguồn tài nguyên hạn chế và đối phó với tính không chắc chắn củacác môi trường Ngoài ra, hoạch định còn trợ giúp các cơ quan, tổ chức hìnhthành một bộ máy làm việc hợp lý, đảm bảo được tính thống nhất và thựchiện thông suốt các mục tiêu đã được đề ra của cơ quan Cùng với đó, côngtác hoạch định năm được xây dựng và hình thành hoàn thiện nhất để cán bộtrong cơ quan, tổ chức theo đó thực hiện đúng các công việc, mục tiêu được

đề ra trong một năm một cách hiểu quả

Nhận ra được ý nghĩa của đề tài này, em đã lựa chọn chủ đề “Tìm hiểu,đánh giá về công tác hoạch định theo năm tại Ủy ban nhân dân quận Hai BàTrưng - Thành phố Hà Nội” để làm bài tiểu luận

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định theo năm của cơ quan Ủyban nhân dân

- Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng – Hà Nội

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích:

- Tìm hiểu và đánh giá công tác hoạch định công việc theo năm tạiUBND Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội.

Nhiệm vụ:

- Khái quát về cơ sở lý luận chung của đề tài

- Đánh giá công tác hoạch định theo năm tại UBND quận Hai Bà Trưng

- Đưa ra những ưu điểm và nhược điểm trong công tác hoạch định theonăm của UBND quận Hai Bà Trưng

- Đưa ra một số giải pháp về công tác hoạch định cho cơ quan

4 Cấu trúc đề tài

Đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu còn có nội dungcác chương cụ thể như sau:

Chương I: Cơ sở lý luận về hoạch định

Chương II: Công tác hoạch định theo năm tại Ủy ban nhân dân quận Hai BàTrưng

Chương III: Một số đánh giá và giải pháp cho công tác hoạch định theo nămtại Ủy ban nhân dân quận Hai Bà Trưng

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH

1.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu, xây dựng và chọnlựa những biện pháp tốt nhất để thực hiện có hiệu quả những mục tiêu đó Cóthể hiểu, hoạch định là “quyết định xem phải làm cái gì, làm như thế nào, khinào làm và ai làm cái đó”

Hoạch định có liên quan tới việc xác định mục tiêu, hình thành chiếnlược tổng thể nhằm đạt được mục tiêu và xây dựng các kế hoạch hành động

để phối hợp các hoạt động trong tổ chức

Muốn cho công tác hoạch định đạt được kết quả mong muốn thì nó phảiđáp ứng được các yêu cầu: khoa học, khách quan, hệ thống, nhất quán, khảthi, cụ thể, linh hoạt, phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn

1.2 Ý nghĩa của hoạch định

Hoạch định là chức năng đầu tiên trong quản trị, nó có ý nghĩa vô cùngquan trọng với tổ chức, cơ quan, đơn vị trong quá trình xác định mục tiêu hoạtđộng, tập hợp các nguồn lực và thống nhất trong quá trình thực hiện công việc

- Xác định mục tiêu và thống nhất hành động: việc xác định rõ mục tiêugiúp cho toàn bộ nhân sự trong cơ quan, tổ chức, bộ phận đều nắm và hiểuđược mục đích hướng tới của công việc từ đó thấy rõ được vai trò và tráchnhiệm của bản thân trong tiến trình công việc, tránh được những hành độngngẫu nhiên, tuỳ tiện

- Tăng hiệu quả làm việc: hoạch định giúp xác định biên chế, phân côngcông việc và giao quyền, xác định thời gian và phương pháp thực hiện Điềunày khiến cho việc thực hiện mục tiêu công công việc được khả thi và tăngkhả năng thành công

- Tiết kiệm (chi phí, các nguồn lực, thời gian): nhờ có hoạch định cáchoạt động của tổ chức trở lên rõ ràng, không chồng chéo, nhà quản lý có thể

có những dự đoán hoặc dự phòng về nguồn lực khi cần thiết, điều này tránhlãng phí nguồn lực

- Tăng tính chủ động và hạn chế rủi ro khi thực hiện công việc: hoạchđịnh mang tính chủ động của nhà quản lý, việc làm này có sự tính toán kỹlượng từ xác định mục tiêu và phương thức, cách thức thực hiện Hoạch địnhmang tính tổng thể và toàn diện, trình tự thực hiện mang tính đều đặn thay thếcho nhưng hoạt động vội vàng thiếu tính toán điều này hạn chế rủi ro trongquản lý

- Tiền đề để thực hiện các chức năng quản trị khác: Căn cứ vào hoạchđịnh mới xác định được cơ cấu tổ chức, phối hợp các nguồn lực, phươnghướng thực hiện cũng như kim chỉ nam cho các quyết định quản lý Đặc biệt,hoạch định là cơ sở để thực hiện kiểm tra, đánh giá Hoạch định xác lập được

hệ thống mục tiêu cũng như các phương án hành động mà dựa vào đó nhàquản trị có thể đánh giá được các hoạt động của tổ chức có đi đúng hướngkhông, có đạt được mục tiêu không

1.3 Phân loại hoạch định

a, Hoạch định theo thời gian

* Hoạch định dài hạn

- Hoạch định có thời gian thực hiện dài hơn 5 năm

- Hoạch định dài hạn là sự cụ thể hoá tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược,phương hướng phát triển của tổ chức

- Hoạch định có thời gian thực hiện dưới 1 năm, là những kế hoạch từngngày, tuần, tháng, quý và năm.

- Kế hoạch loại này là các công cụ thực tiễn, là các bước đi cụ thể đểhoàn thành các kế hoạch trung hạn và dài hạn

b, Hoạch định theo mục tiêu

* Hoạch định chiến lược

- Là quá trình xây dựng những mục tiêu và hình thành kế hoạch tổng thểcho tổ chức trong dài hạn được tiến hành bởi những nhà quản trị cấp caotrong tổ chức

- Hoạch định chiến lược giữ vai trò chủ đạo và định hướng trong tiếntrình hoạch định, là chiếc cầu nối giữa hiện tại và tương lai, liên kết mọinguồn lực để thực hiện nhiều hoạt động hết sức quan trọng ở mỗi doanhnghiệp

* Hoạch định tác nghiệp

- Hoạch định tác nghiệp là những hoạch định liên quan đến việc triểnkhai các chiến lược trong những tình huống cụ thể đề cập rõ các giải pháp,hình thức tiến hành, phân bổ nguồn lực,… và trong thời gian ngắn hạn

c, Hoạch định theo hoạt động

* Hoạch định nhân sự

- Hoạch định là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và cácchương trình nhằm bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng số ngườiđược bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ

* Hoạch định tài chính

- Hoạch định là quá trình phát triển các kế hoạch tài chính ngắn hạn cũngnhư dài hạn nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Các kế hoạch tàichính có đặc trưng cơ bản là được trình bày bằng đơn vị đo lường chung làtiền tệ

- hệ thống kế hoạch tài chính đóng vai trò quan trọng, then chốt trongviệc lập kế hoạch và kiểm soát của các doanh nghiệp.

* Hoạch định công việc

- Lập kế hoạch công việc hay hoạch định công việc là một quá trình ấnđịnh những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mụctiêu đó Tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà quản lý cấp trung và cấpcao Rất cần thiết trong việc định hướng công việc và kinh doanh của công ty

* Hoạch định thông tin

- Thông tin từ lâu được xem là một trong các nguồn lực quan trọng bậcnhất đối với hoạt động nói chung và hoạt động quản trị nói riêng Thông tinđược xem như huyết mạch của một tổ chức, thiếu thông tin hoặc không cóthông tin thì mọi hoạt động của tổ chức, cơ quan đi vào nhưng trệ và thiếuchính xác dẫn tới tổn thất

* Hoạch định các mối quan hệ

- Mỗi cơ quan, tổ chức đều có các mối quan hệ liên quan tới hoạt độngcủa mình, cơ quan, tổ chức càng lớn thì các mỗi quan hệ càng nhiều và phứctạp

- Mối quan hệ vớicác đối tượng tốt thì hoạt động của cơ quan, tổ chứchanh thông, thuận lợi và ngược lại

1.4 Căn cứ hoạch định

* Căn cứ vào chủ trương, đường lối chính sách của Đảng, Nhà nước và

cơ quan

- Căn cứ vào chủ trương về chính trị

- Căn cứ vào chủ trương, đường lối về kinh tế

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về pháp luật

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về tài chính

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách về chỉ tiêu nhân sự

- Căn cứ vào chủ trương, chính sách khác…

* Căn cứ vào chương trình, kế hoạch dài hạn của cơ quan

- Căn cứ vào các mục tiêu mà chương trình, kế hoạch dài hạn của cơquan đã được đề ra;

- Căn cứ vào các công việc cụ thể của từng giai đoạn mà chương trình,

kế hoạch dài hạn đưa ra;

* Căn cứ vào các nguồn lực thực tế của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn nhân sự của cơ quan

- Căn cứ vào nguồn tài chính của cơ quan

- Căn cứ vào cơ sở vật chất của cơ quan

- Căn cứ vào kinh nghiệm làm việc, lao động sản xuất của cơ quan

- Căn cứ vào các mối quan hệ, nguồn thông tin của cơ quan…

* Căn cứ các yếu tố bên ngoài: tình hình kinh tế, chính trị, xã hội, chính sách, khách hàng, đối tác, đối thủ cạnh tranh.

1.5 Phương pháp hoạch định

* Xác định mục tiêu

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm cáccông việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

* Xác định nội dung công việc

- 1W = what? Nội dung công việc đó là gi?

- Chỉ ra các bước thực hiện công việc được giao

- Bước sau là “kết quả” của bước trước theo một trật tự logic, khoa học

* Xác định cách thức thực hiện các công việc

- Xác định quy trình thực hiện công việc như thế nào

- Phương pháp, thủ tục thực hiện công việc

- Tài liệu, văn bản hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từngcông việc)?

- Tiêu chuẩn thực hiện?

- Nếu có máy móc, thiết bị, công nghệ thì cách thức vận hành như thếnào?

* Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu

- Địa điểm thực hiện ở đâu

- Thời gian nào, bao lâu

* Xác định phương pháp kiểm tra, đánh giá

- Công việc đó có đặc tính gì?

- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?

- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc, công nghệ như thế nào

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?

Phương pháp kiểm tra (check) liên quan đến các nội dung sau:

- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra Thông thường thì cóbao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra

- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần haythường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?)

- Ai tiến hành kiểm tra?

CHƯƠNG II: CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH THEO NĂM TẠI ỦY BAN

NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG – HÀ NỘI 2.1 Giới thiệu chung về Ủy ban nhân dân Quận Hai Bà Trưng

2.1.1 Lịch sử hình thành

Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc các tổng Hậu Nghiêm (sau đổi

là Thanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi là Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi làVĩnh Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; một số xã của huyện Thanh Trì,thuộc trấn Sơn Nam Thượng

Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm các khu phố mang tênBạch Mai, Hai Bà, Hàng Cỏ và một phần đất thuộc quận VI ngoại thành HàNội

Từ năm 1961-1981, gọi là khu Hai Bà (sau gọi là khu Hai Bà Trưng).Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng chính thức gọi là quận Hai Bà Trưnggồm 22 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngô ThìNhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương,Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, VĩnhTuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai

Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số HĐBT, thành lập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng trên cơ sở điềuchỉnh diện tích và nhân khẩu của thôn Mai Động và xóm Mơ Táo của xãHoàng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì Sau khi điều chỉnh, quận Hai BàTrưng có 23 phường

173-Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số HĐBT, thành lập thêm phường Tân Mai trên cơ sở tách từ phường Giáp Bát.Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 24 phường

42-Tháng 10/1990, xã Hoàng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì được sápnhập vào quận Hai Bà Trưng và đổi thành phường Hoàng Văn Thụ Sau khiđiều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 25 phường.

Ngày 6/11/2003, Chính phủ ra Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điềuchỉnh toàn bộ diện tích tự nhiên và dân số của các phường Mai Động, TươngMai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) về thuộc QuậnHoàng Mai quản lý Sau khi điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng còn 20 phường

2.1.2 Vị trí, chức năng

- UBND quận là cơ quan chấp hành của HĐND và là cơ quan hành chínhNhà nước ở Quận, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các vănbản của Chính phủ, văn bản của UBND Thành phố và các Nghị quyết củaHĐND Quận

- UBND quận Hai Bà Trưng do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấphành pháp luật của HĐND, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND cùng cấp và cơ quan quản

lý nhà nước cấp trên ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việcthi hành các văn bản đó

- UBND quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, gópphần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất của bộ máy hành chính nhànước từ trung ương đến địa phương

- Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp, chỉ đạo hoạtđộng của UBND cấp dưới trực tiếp

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế,khoa học công nghệ và môi trường, thể dục thể thao,báo chí, phát thanhtruyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và cácnguồn tài nguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chấtlượng sản phẩm hàng hóa.

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũcán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính phủ

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết củaHĐND cùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội,đơn vị vũ trang nhân dân và công dân địa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độnghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sáchhậu phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lạicủa người nước ngoài tại địa phương

- Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của côngdân, chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác

- Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu

đủ, thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở địa phương

- Tổ chức thực hiện các biện pháp bảo đảm thực hiện thống nhất kếhoạch phát triển kinh tế-xã hội và quy hoạch đô thị của thành phố