Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các công việc quảnlý của doanh nghiệp là rất cần thiết, đặc biệt là hệ thống hóa các dữ liệu và thông tin vềdoanh nghiệp trên những phần mềm
KHẢO SÁT HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
Tổng quan về hệ thống quản lý bán hàng
[8]Quản lý bán hàng là một hoạt động quản trị của một cá nhân hoặc một tập thể được tiến hành trong lĩnh vực kinh doanh, buôn bán Đồng thời, việc quản lý này còn liên quan đến việc phân phối hàng hóa, dịch vụ trong hệ thống các kênh kết nối Qua đó, tối ưu mức độ hiệu quả của các hoạt động kinh doanh và đạt được các mục tiêu kỳ vọng.
Hệ thống quản lý bán hàng chính là những quy trình, công cụ,… được tiến hành đồng loạt Công việc này sẽ được người phụ trách – nhà quản trị, quản lý tiến hành trong suốt một thời gian, trở thành một quy chuẩn chung Đó có thể là một hệ thống quản lý “chạy bằng cơm” hoặc một hệ thống được xây dựng với những công nghệ tiên tiến Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ số bùng nổ hiện nay, khi nhắc đến hệ thống quản lý bán hàng số đông để hiểu đó là những phần mềm được thiết kế chuyên dụng.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý bán hàng ngày càng được các doanh nghiệp, công ty áp dụng rộng rãi Điều này thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống ngày càng trở nên lạc hậu, ảnh hưởng không nhỏ đến các yêu cầu công việc Hơn thế, điều này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể quản lý, kiểm soát mọi điều trong hệ thống của mình một cách chặt chẽ Việc triển khai hệ thống quản lý bán hàng sẽ được triển khai thông qua nhiều khâu cụ thể như quản lý đơn hàng, quản lý nhân viên, quản lý kho hàng, quản lý vận đơn,…
Mô tả hệ thống quản lý bán hàng
[5]Để giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm trên, sau đây chúng tôi sẽ cụ thể hóa thông qua việc mô tả hệ thống quản lý bán hàng trong cửa hàng một cách chi tiết Hệ thống quản lý bán hàng được biết đến như một phương thức giúp cửa hàng vận hành, kiểm soát và đánh giá hoạt động bán hàng của mình chuyên nghiệp hơn, chặt chẽ hơn Bên cạnh đó, với một hệ thống chuyên sâu các nhà quản trị còn đánh giá được hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên, giảm thất thoát hàng hóa và chống được sự gian lận của những kẻ gian lận trên thương trường.
Sau khi tiến hành các công việc liên quan đến đơn hàng, người bán hàng cũng như người phụ trách sẽ tổng hợp đầy đủ các thông tin để gửi lên hệ thống quản lý Trong đó, hệ thống quản lý bán hàng sẽ đảm bảo đầy đủ những đầu mục công việc như sau:
Tiếp cận đơn hàng, xử lý tất cả các đơn hàng này.
Tiếp nhận và lưu trữ lại các thông tin của đơn hàng.
Lưu trữ và hoàn thiện phiếu bảo hành cho đơn hàng.
Thống kê, tính toán doanh thu, chi phí, tiền hàng.
Theo dõi tình trạng hàng hóa xuất – nhập – tồn trong kho.
Lập báo cáo theo dõi, đánh giá để trình lên Ban Giám Đốc.
Chức năng của hệ thống quản lý bán hàng
[5]Thực tế, tùy theo yêu cầu và mô hình kinh doanh của mỗi đơn vị thì chức năng của hệ thống quản lý bán hàng sẽ có sự khác nhau nhất định Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng được xem là việc xác định các nguyên tắc để doanh nghiệp tồn tại Vì vậy, mỗi một chức năng sẽ được thiết kế một cách kỹ lưỡng, trong đó đòi hỏi tối thiểu 5 chức năng căn bản nhất.
Chức năng quản lý đơn hàng
Chức năng quản lý kho hàng hóa
Chức năng quản lý tài chính
Chức năng quản lý khách hàng
Cách xây dựng hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn
Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ, phần mềm thì việc xây dựng hệ thống quản lý bán hàng vẫn được các doanh nghiệp trực tiếp tiến hành Bởi các phần mềm đơn thuần chỉ là một bộ công cụ để nâng cao hiệu quả công việc Còn về bản chất điều này vẫn cần phải có sự quản lý, giám sát từ đội ngũ ban lãnh đạo cho đến nhân viên cấp dưới Một hệ thống quản lý bán hàng đạt chuẩn sẽ được xây dựng từ những mảnh ghép như sau:
Quản lý sản phẩm: Các sản phẩm cần được quản lý một cách khoa học, rõ ràng thông qua việc phân chia về mã vạch Tốn giản thông tin qua mã vạch sẽ giúp việc quản lý,tìm kiếm và thông kế một cách nhanh chóng.
Quản lý nhân viên: Đây là đội ngũ nhân viên làm việc, tiếp xúc trực tiếp với khách hàng Quản lý bộ phận này sẽ đánh giá dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau chứ không chỉ riêng là doanh số mà họ mang về
Quản lý khách hàng: Là những người mang lại doanh thu, lợi nhuận cho doanh nghiệp nên mọi thông tin liên quan đề cần phải quản lý hiệu quả, chặt chẽ Bên cạnh đó, đưa ra các chính sách, ưu đãi hợp lý cho từng tệp khách hàng.
Mô hình phân cấp: Doanh nghiệp cần phải định hình rõ phạm vi áp dụng của hệ thống.
Đào tạo đội ngũ nhân viên: Mỗi một người ngay cả lãnh đạo cũng cần phải am hiểu rõ về hệ thống quản lý bán hàng của mình được vận hành và sử dụng như thế nào.
XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CỬA HÀNG KINH DOANH ONLINE CUTIES.GOODIES410
Xác định bài toán đầu ra – đầu vào
[1]Quản lý bán hàng có thể được định nghĩa là hoạt động quản trị của cá nhân hoặc một nhóm người thuộc lĩnh vực bán hàng hoặc những người hỗ trợ trực tiếp cho lực lượng bán hàng nhằm triển khai việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp trên cơ sở chiến lược kinh doanh có liên quan.
Hơn nữa, việc quản lý này cũng có nhiệm vụ phân phối hàng hóa đến những kênh phân phối theo mục tiêu đã đề ra nhằm tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn.
Trong thời đại bùng nổ công nghệ 4.0 như hiện nay, một hệ thống giúp quản lý việc bán hàng là không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay từng cửa hàng kinh doanh nhỏ lẻ Hệ thống này chính là những phần mềm quản lý bán hàng, giúp cho người dùng đặc biệt là cửa hàng kinh doanh online kiểm soát được hàng hóa một cách chặt chẽ hơn Việc quản lý của hệ thống sẽ được kiểm soát trong tất cả các khâu: Nhập hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, … Vì thế, việc có một hệ thống quản lý bán hàng sẽ giúp các cửa hàng kinh doanh online tối ưu được hoạt động kinh doanh của mình.
Do đó, vấn đề được đặt ra là: Hãy xây dựng cơ sở dữ liệu cho cửa hàng kinh doanh online để quản lý việc bán hàng.
Cửa hàng Cuties.Goodies410 do Founder Vy Hà Nguyễn mở ra chuyên kinh doanh online các mặt hàng thời trang nữ Cửa hàng nhận order đa dạng các mẫu mã sản phẩm thông qua các phiếu nhập và các nhân viên của cửa hàng có trách nhiệm tư vấn trực tuyến trên các nền tảng mạng xã hội để khách hàng có thể nắm bắt kĩ càng về thông tin sản phẩm cũng như các quy định mua bán của cửa hàng Thông tin quản lý gồm:
Chi tiết các mặt hàng gồm: mã sản phầm, tên sản phẩm, giá sản phẩm, mô tả sản phẩm.
Chi tiết khách hàng gồm: mã khách hàng (duy nhất), tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại.
Chi tiết nhân viên gồm: mã nhân viên (duy nhất), tên nhân viên, giới tính, địa chỉ, số điện thoại.
Chi tiết chức vụ của nhân viên gồm: mã chức vụ, tên chức vụ.
Chi tiết lương của nhân viên gồm: mã lương, lương cơ bản, hệ số lương, lương thưởng.
Hóa đơn nhập gồm mã hóa đơn nhập, tên sản phẩm, số lượng.
Hóa đơn thanh toán gồm mã hóa đơn thanh toán, mã nhân viên, mã khách hàng, tên sản phẩm, giá sản phẩm.
2.1.3 Mục tiêu xây dựng cơ sở dữ liệu
[1]Qua quá trình làm việc và nghiên cứu, nhóm chúng tôi đã xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng đáp ứng được những yêu cầu của cửa hàng và chủ shop với các chức năng như sau: ua quá trình làm việc và nghiên cứu, nhóm chúng tôi đã xây dựng một hệ cơ sở
Qua quá trình làm việc và nghiên cứu, nhóm chúng tôi đã xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu quản lý bán hàng đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp với các chức năng như
Quản lý thông tin bán hàng bao gồm đầy đủ, chi tiết về khách hàng, đơn hàng nhập và đơn hàng bán.
Theo dõi, tự động cập nhật thông tin từ những nhà cung cấp về các mặt hàng mới.
Lấy dữ liệu từ các hóa đơn để tính toán doanh thu và lợi nhuận của cửa hàng, từ đó giúp người quản lý có thể xác định chiến lược kinh doanh trong thời gian tới.
Mô hình thực thể- liên kết (Mô hình ER)
2.2.1 Xác định tập các thực thể sau:
Từ đề bài ta có các thực thể sau:
2.2.2 Xác định thuộc tính của thực thể:
Về nhân viên: Mã NV,tên NV, Giới tính, Ngày sinh, SĐT
Về Sản phẩm: Mã SP, Tên SP, Mô tả SP, Giá SP
Về chức vụ: Mã CV, Tên CV
Về tiền lương: Mã L, LCB, LT, HSL
Về hóa đơn nhập: Mã HĐN, Tên SP, SL
Về hóa đơn thanh toán: Mã HĐTT, Mã NV, Mã KH, Mã SP, Giá SP, Thời gian, SL
Về khách hàng: Mã KH, Tên KH, Địa chỉ, SĐT
2.2.3 Các mối liên kết (phụ thuộc hàm) giữa các thực thể
MaNV TENNV, GT, NS, SĐT,
MaLuong LuongCB, Luongthuong, HSL, MaNV
MaHĐTT MaNV, MaKH, MaSP, GiaSP, ThoiGian, SL
Mối quan hệ như sau: n n n 1 n n n n
Nhân viên Đảm nhận nhậnhận nhận
Lập Hóa đơn thanh toán
Hóa đơn nhập Chi tiết hóa Sản phẩm
Hóa đơn thanh toán Chi tiết hóa Sản phẩm
2.2.4 Mô hình thực thể - liên kết ER
Mã HDN Đóng gói Nhân viên
Chăm sóc Khách hàng Đảm nhận
Thực hiện chuẩn hóa Cơ sở dữ liệu
Bước 1: liệt kê các thuộc tính
NHANVIEN (MaNV, TenNV, Gioitinh, Ngaysinh, SĐT)
SANPHAM (MaSP, TenSP, MotaSP, GiaSP)
LUONG (MaLuong, LuongCB, LuongThuong, HSL, MaNV)
HDTT (MaHĐTT, MaNV, MaKH, MaSP, GiaSP, Thoigian, SL)
KHACHHANG (MaKH, TenKH, Điachi, SĐT)
Bước 2: Loại bỏ các thuộc tính đa trị và thuộc tính lặp
Vì trong cơ sở dữ liệu đang thực hiện chuẩn hóa không có tính đa trị và thuộc tính lặp nên bỏ qua bước này, tiếp tục bước 3
Bước 3: xây dựng các phụ thuộc hàm
1 MaNV TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, MaLuong, LuongCB ,
4 MaLuong LuongCB, Luongthuong, HSL, MaNV
7 MaHĐTT MaNV, MaKH, MaSP, GiaSP, ThoiGian, SL
Coi tất cả các thuộc tính thuộc quan hệ R
Ta thấy 2 vi phạm chuẩn 3 Vậy tách r thành:
R2 (R\R1)=(MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, MaLuong, LuongCB, LuongThuong, HSL, TenKH, DiaChi, SĐT, TenSP, SL, MaKH, MaSP, GiaSP, ThoiGian, SL,ThanhToan, MaHDN, MaHDTT)
Ta thấy 4 vi phạm chuẩn 3 Vậy tách R2 thành:
R4 (MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, TenKH, DiaChi, SĐT, TenSP,
SL, MaKH, MaSP, GiaSP, ThoiGian, SLThanhToan,MaHDN, MaHDTT)
Ta thấy 5 vi phạm chuẩn 3 Vậy tách R4 thành:
R6 (MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, TenSP, SL, MaSP, GiaSP, ThoiGian, SLThanhToan, MaHDN , MaHDTT)
Ta thấy 6 vi phạm chuẩn 3 Vậy tách R6 thành:
R8 (MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV , MaSP, GiaSP, ThoiGian, SL ThanhToan, MaHDTT)
Ta thấy 7 vi phạm chuẩn 3 Vậy tách R7 thành:
R9 (MaHĐTT, MaNV, MaKH, MaSP, ThoiGian, SL)
R10 (MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, MaSP, ThoiGian,
Kết luận: Các dạng chuẩn 3 sau
R9 (MaHĐTT, MaNV, MaKH, MaSP, ThoiGian, SL)
R10 (MaNV, TenNV, GT, NS, SĐT, MaCV, TenCV, MaSP, ThoiGian,
Chuyển đổi mô hình ER sang mô hình quan hệ [2][3]
Quan hệ giữa HÓA ĐƠN NHẬP – SẢN PHẨM: Thêm khóa MaHDN vào thực thể
SANPHAM(MaSP, TenSP, GiaSP, MotaSP, MaHDN)
Quan hệ giữa LƯƠNG- NHÂN VIÊN
NHANVIEN(MaNV, TenNV,Ngaysinh,Gioitinh,SDT,MaL)
Quan hệ giữa KHÁCH HÀNG- HÓA ĐƠN THANH TOÁN
HOADONTHANHTOAN(MaHDTT,MaNV,GiaSP,MaSP,Thoigian,SL,MaKH)
Quan hệ giữa NHÂN VIÊN- CHỨC VỤ n n
Quan hệ giữa NHÂN VIÊN – SẢN PHẨM n n
Quan hệ giữa NHÂN VIÊN- KHÁCH HÀNG n n
Quan hệ giữa NHÂN VIÊN- HÓA ĐƠN THANH TOÁN n n n
LAP(MaHDTT,MaNV, MaSP,MaKH)
Quan hệ giữa HÓA ĐƠN THANH TOÁN – SẢN PHẨM n n
CHITIETHOA(MaSP,MaHDTT, MaNV,MaKH)
Bảng giá trị thuộc tính của các quan hệ
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaNV Nvarchar 5 Mã nhân viên
TenNV Nvarchar 50 Tên nhân viên
SDT Nvarchar 10 Số điện thoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaSP Nvarchar 5 Mã sản phẩm
TenSP Nvarchar 50 Tên sản phẩm
GiaSP Money Giá sản phẩm
MotaSP Nvarchar 100 Mô tả sản phẩm
MaHDN Nvarchar 5 Mã hóa đơn nhập
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaKH Nvarchar 5 Mã khách hàng
TenKH Nvarchar 50 Tên khách hàng
SDT Nvarchar 10 Số điện thoại
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaHDN Nvarchar 5 Mã hóa đơn nhập
TenSP Nvarchar 50 Tên sản phẩm
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaHDTT Nvarchar 5 Mã hóa đơn thanh toán
MaSP Nvarchar 5 Mã sản phẩm
MaNV Nvarchar 5 Mã nhân viên
MaKH Nvarchar 5 Mã khách hàng
GiaSP Money Giá sản phẩm
Thoigian Datetime Thời gian thanh toán
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
MaCV Nvarchar 5 Mã chức vụ
TenCV Nvarchar 50 Tên chức vụ
MaNV Nvarchar 5 Mã nhân viên
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Độ rộng Chi tiết
LCB Money Lương cơ bản
HSL Int Hệ số lương
CÀI ĐẶT CSDL TRÊN HỆ THỐNG CSDL
2 Tạo bảng a Bảng Nhân viên b Bảng Chức vụ c Bảng Lương d Bảng Khách hàng e Bảng Sản phẩm f Bảng Hóa đơn nhập g Bảng Hóa đơn thanh toán
Một số truy vấn
(π): phép chiếu: dùng để lấy ra 1 vài cột của quan hệ R
(σ): phép chọn: dùng để lọc ra 1 tập con các bộ của quan hệ R thỏa mãn điều kiện chọn F
(←): phép gán: sử dụng để nhận lấy kết quả trả về của một phép toán (kết quả trtung gian)
(×): phép tích Cartesian: dùng để kết hợp các bộ của các quan hệ lại với nhau
(⋈): phép kết: dùng để tổ hợp 2 bộ có liên quan từ 2 quan hệ thành 1 bộ
(÷): phép chia: lấy ra 1 số bộ trong quan hệ R sao cho thỏa với tất cả các bộ trong quan hệ S)
SELECT: chọn
FROM: từ vị trí
HAVING
ORDER BY , ASC/DESC: tăng/giảm dần
1 Đưa ra danh sách nhân viên gồm mã nhân viên, tên nhân viên với giới tính nữ và tên chức vụ là “Nhân viên Marketing”
KQ ← σ (KQ1) (Gioitinh = “Nữ TenCV = “Nhân viên Marketing”)
SELECT NHANVIEN.TenNV, NHANVIEN.MaNV, NHANVIEN.Gioitinh
JOIN CHUCVU ON CHUCVU.TenCV
WHERE NHANVIEN.Gioitinh = “Nữ” AND CHUCVU.TenCV = “Nhân viên Marketing”
2 Hiển thị thông tin của các sản phẩm có giá lớn hơn 100.000 đ và sắp xếp theo thứ tự tăng dần
SELECT MaSP,TenSP,GiaSP,MotaSP,MaHDN
KQ1 ← π (SANPHAM) (MaSP, TenSP, GiaSP, MotaSP, MaHDN)
KQ ← σ (KQ1) (GiaSP > 100000) ORDER BY GiaSP
3 Cho biết danh sách các khách hàng gồm mã khách hàng, họ tên khách hàng, số lượng hóa đơn đã mua.
SELECT KHACHHANG.MaKH, TenKH, HOADONTHANHTOAN.Thoigian
ON KHACHHANG.MaKH = HOADONTHANHTOAN.MaKH
GROUP BY KHACHHANG.MaKH, TenKH, HOADONTHANHTOAN.Thoigian
HAVING (COUNT(distinct HOADONTHANHTOAN.MaNV) > 1)
Đại số quan hệ: Π(KHACHHANG÷HOADONTHANHTOAN)
(KHACHHANG.MaKH, TenKH, HOADONTHANHTOAN.Thoigian) GROUP BY (KHACHHANG.MaKH, TenKH, HOADONTHANHTOAN.Thoigian) HAVING (COUNT(distinct HOADONTHANHTOAN.MaNV) > 1)
4 Đưa ra mã khách hàng, tên khách hàng với mã sản phẩm, tên sản phẩm tương ứng và sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Đại số quan hệ: Π(KHACHHANG÷SANPHAM)
(MaKH,TenKH,MaSP,TenSP) ORDER BY GiaSP DESC
SELECT KHACHHANG.MaKH, KHACHHANG.TenKH, SANPHAM.TenSP,
ON SANPHAM.MaSP = KHACHHANG.MaKH
ORDER BY SANPHAM.GiaSP DESC
5 Cập nhật duy nhất lương cơ bản của các nhân viên có giới tính nam sau khi tăng 10%
ON LUONG.MaL = NHANVIEN.MaNV
(MaL, Gioitinh, LCB*1.1, LT, HSL)
Truy vấn Đại số quan hệ:
1 In ra số hoá đơn thanh toán do nhân viên “Trần Quốc Dũng” lập ra trong ngày 12/4/2023
Thoigian=’12/4/2023’ (HOADONTHANHTOAN) * TenNV=‘Trần Quốc Dũng’ (NHANVIEN)
2 Tìm những hoá đơn đã mua cùng lúc 2 sản phẩm có mã là “SP11” và “SP12”
MaHDTT ( MaSP= ‘SP11’ ‘SP12’ (HOADONTHANHTOAN))
3 In ra danh sách các sản phẩm tồn kho trong năm 2022
MaSP (SANPHAM) – MaSP ( Thoigian=‘2022’ (HOADONTHANHTOAN))
4 Đưa ra thông tin khách hàng có địa chỉ ở Hải Phòng
5 Đưa ra các mã khách chưa từng mua hàng từ ngày 1/1/2023
MaKH (KHACHHANG) – MaKH ( Thoigian = ‘1/1/2023’ (HOADONTHANHTOAN)) ]
Truy vấn ngôn ngữ SQL:
1 Đưa ra danh sách khách hàng có họ “Nguyễn”
2 Danh sách các nhân viên có HSL > 2 có tên bắt đầu bằng chữ M, sắp xếp danh sách đó giảm dần theo HSL
3 Đếm tổng số nhân viên và tính tổng lương cơ bản của các nhân viên Tên cột tương ứng được đặt là Tong_so_nhan_vien và Tong_LCB
SELECT COUNT (MaNV) AS Tong_so_nhan_vien, SUM (LCB) AS Tong_LCB FROM NHANVIEN
4 Tính tổng số lượng mặt hàng của khách hàng có tên ‘Trần Quốc Dũng’ đã mua
SELECT TenKH, Diachi, COUNT (SL) AS Tongsoluong
FROM KHACHHANG NATURAL JOIN HDTT NATURAL JOIN SP
WHERE TenKH = ‘Trần Quốc Dũng’
5 Danh sách về thông tin khách hàng với tên sản phẩm và số lượng sản phẩm họ mua SELECT TenKH, Diachi, TenSP, SL
WHERE KHACHHANG.MaKH = HDTT.MaKH AND HDTT.MaSP SANPHAM.MaSP
