báo cáo thuyết trình văn hóa tổ chức nhóm và làm việc nhóm

Khái niệm nhóm/nhóm ảo Nhóm: Hai hoặc nhiều người trở lên, tương tác phụ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.Tất cả các nhóm phải thiết lập xây dựng mục tiêu hợp lý để các thành viên trongnhó

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA LAO ĐỘNG VÀ CÔNG ĐOÀN

BÁO CÁO THUYẾT TRÌNH MÔN: VĂN HÓA TỔ CHỨC

CHƯƠNG 7:

NHÓM VÀ LÀM VIỆC NHÓM

Giảng viên hướng dẫn: Ths Hoàng Thị Tường Vinh Sinh viên thực hiện (Nhóm 05):

2 Hồng Phương Nghi MSSV: A2100239

3 Nguyễn Hà Thảo Duy MSSV: A2000022

4 Nguyễn Ngọc Bảo Trân MSSV: A2100256

5 Phan Kim Ngọc MSSV: A2100241

6 Lê Thị Huỳnh Như MSSV: A2100061

Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 10 năm 2023

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA CÁC THÀNH

VIÊN NHÓM

Họ và tên MSSV Nội dung Hoàn thành

PHIẾU ĐÁNH GIÁ

Nội dung đánh giá Điểm

Nội dung:

- Dịch đề tài

- Trả lời câu hỏi đề tài

Trình bày:

- Word

- Powerpoint

- Thuyết trình

Điểm trung bình:

Nhận xét:

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Giảng viên hướng dẫn ………

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Giảng viên hướng dẫn ………

MỤC LỤC

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ ĐÓNG GÓP CỦA CÁC THÀNH VIÊN NHÓM 2

PHIẾU ĐÁNH GIÁ 3

PHIẾU NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 4

MỤC LỤC 5

NỘI DUNG BÁO CÁO 5

1 Lý thuyết 5

1.1 Khái niệm nhóm/nhóm ảo 6

1.2 Lợi ích và thách thức của nhóm ảo 7

1.3 Giải pháp 8

2 Case study 9

3 Trả lời câu hỏi 10

NỘI DUNG BÁO CÁO

1 Lý thuyết

1.1 Khái niệm nhóm/nhóm ảo

Nhóm: Hai hoặc nhiều người trở lên, tương tác phụ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung Tất cả các nhóm phải thiết lập xây dựng mục tiêu hợp lý để các thành viên trong nhóm nắm rõ công việc mình cần thực hiện và hoàn thành đúng mục tiêu

=> Vai trò của nhóm: Nhóm được thành lập để gắn kết các nhân lại để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành và nâng cao hiệu quả công việc

Tăng tính hiệu quả và cho ra những ý tưởng đột phá, sáng tạo

Cùng nhau phát triển, trau dồi bản thân và gặt hái thành công cuối cùng

Mở rộng kiến thức, bổ sung và nâng cao kỹ năng mềm cần thiết trong công việc

Nhóm được phân thành 2 loại: Nhóm truyền thống (nhóm chính thức) và nhóm ảo (nhóm không chính thức)

Thế nào là nhóm ảo:

Định nghĩa: Ngoài các nhóm chính thức được quản lý phê duyệt để đạt mục tiêu của tổ chức, thì nhóm ảo cũng xảy ra trong tất cả các tổ chức Nhóm ảo được hiểu là các nhóm xuất hiện một cách tự nhiên nhằm đáp ứng lợi ích chung của các thành viên trong tổ chức Nhưng thay vì làm việc trong cùng một văn phòng, các thành viên trong nhóm ảo làm việc ở những nơi khác nhau, và thuộc các khu vực có múi giờ khác nhau Và họ không bao giờ cần hay phải mặt đối mặt mà chủ yếu tương tác qua email, tin nhắn, skype hay điê •n thoại Các thành viên có chung một định hướng để tiếp cận các công việc và chia sẻ các trách nhiệm với nhau Xây dựng nhóm ảo kết hợp với phần mềm giao việc online để tăng năng suất làm việc của các thành viên Kênh thông tin liên lạc: Tương tác thông qua các thiết bị công nghệ thông tin Các cá nhân làm việc cùng nhau thông qua các phương tiện chia sẻ, quản

lý dữ liệu

Tuyển dụng: Tuyển dụng thông qua các diễn đàn trao đổi trực tuyến, tuyển những người có kỹ năng phù hợp, không phân biê •t vị trí địa lý

Thành viên của nhóm: Đến từ nhiều nền quốc gia khác nhau, công việc đa văn hoá ở các múi giờ khác nhau

Cấu trúc nhóm: Quy mô lớn đa dạng thành viên, sử dụng công nghệ thông tin làm công cụ giao tiếp và điều phối công việc chính

Khả năng lãnh đạo: Không nổi bật, chỉ giám sát qua các phần mềm Internet Xây dựng mối quan hệ: Ít tương tác giữa các thành viên

Ví dụ nhóm ảo:

a Công ty A, một nhà sản xuất máy bay, phải đối mặt với áp lực mạnh mẽ từ

các đối thủ cạnh tranh Để giải quyết vấn đề, Công ty A kết nối các chuyên gia từ Hoa Kỳ, Canada, Châu Á và Châu Âu để hợp tác và tạo ra một thiết kế máy bay mới đầy sáng tạo

b Cộng đồng thiết kế Canva Việt Nam

Thành viên đến từ nhiều vùng miền khác nhau trên đất nước

Nhóm được thành lập trên Facebook để chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi thông tin lẫn nhau

Mọi người tương tác với nhau thông qua group chat, gg meet, zoom Lợi ích và thách thức của nhóm ảo

*Lợi ích:

Tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại: Nhóm ảo được đánh giá cao vì kỹ năng làm việc không phụ thuộc vào vị trí địa lý (có thể tương tác bằng video call, tiết kiệm tiền xăng di chuyển đến văn phòng, tiền bảo trì các thiết bị máy móc) Mọi người không phải đối mặt trực tiếp và làm việc ở bất cứ nơi nào

họ muốn Làm việc online nên khiếm khuyết về thể chất không phải là trở ngại

Nguồn nhân tài lớn: Đa dạng thành viên và không phân biệt tuổi tác, giới tính, tôn giáo Tuyển dụng được những ứng viên tài năng, thu hút nhân tài toàn cầu Các thành viên thoải mái trong việc chia sẻ ý kiến, tăng khả năng sáng tạo

Nhân viên làm việc năng suất hơn: Giờ làm việc linh hoạt, cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên khi được làm việc trong môi trường đa dạng văn hoá, học hỏi những kiến thức mới phục vụ cho công việc

* Thách thức:

Niềm tin giảm xuống: Mối quan hệ giữa các thành viên không gắn kết do làm việc trong mạng lưới toàn cầu, các thành viên ít tương tác qua lại nên khó thấu hiểu những vấn đề của nhau dẫn đến khó khăn trong việc thiết lập

sự tin tưởng

Khác biệt về ngôn ngữ: Các thành viên khó giao tiếp hiệu quả vì không tiếp xúc trực tiếp do sự phân tán về mặt địa lý, khó thích nghi với nhiều nền văn hoá khác

Giải quyết xung đột: Giao tiếp qua các thiết bị công nghệ nên không có tín hiệu thị giác (như ngôn ngữ cơ thể hoặc biểu hiện khuôn mặt), các thành viên khó nói lên ý kiến của mình trong một nhóm ảo nên có thể làm tăng sự hiểu lầm và căng thẳng

1.3 Giải pháp

Tổ chức cuộc họp online thường xuyên: tạo cơ hội cho các thành viên gặp mặt trực tuyến và chia sẻ kiến thức cho nhau

Tạo mục tiêu cụ thể và nguyên tắc cơ bản: có kế hoạch, mục tiêu cụ thể, dựa vào đó để hoàn thành tốt công việc đề ra Đảm bảo mọi người làm việc dựa trên nguyên tắc bình đẳng, công bằng

Phần mềm hỗ trợ trao đổi làm việc:

- Base Wework: đã phát triển nhiều tính năng đặc thù khác như “Nhân viên của tôi” hoặc tích hợp cùng các ứng dụng của mô hình Văn phòng điện tử Ngoài ra Base Wework có thể quản lý công việc của phòng ban theo từng nhóm nghiệp vụ

- Microsoft Teams: là một công cụ làm việc nhóm với nhiều tính năng như chat, video call, họp trực tuyến Từ một góc nhìn khác, Microsoft Teams có thể coi là ứng dụng all-in-one với khả năng tập trung dữ liệu của nhóm làm

việc về một nơi duy nhất và ưu tiên cập nhật những gì được tương tác gần nhất tới người dùng

Cải thiện mối quan hệ, nâng cao lòng tin giữa các các thành viên trong nhóm ảo

2 Case study

Dịch case: Tạo niềm tin trong các nhóm ảo tại Orange

Các công ty đa quốc gia phải đối mặt với thách thức kép là toàn cầu hóa hoạt động

vì mục đích nâng cao hiệu quả và nội địa hóa việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ để

hỗ trợ sự khác biệt giữa các quốc gia Tại Orange, thách thức này càng trở nên rõ ràng hơn khi công ty mở rộng hoạt động vào cuối những năm 1990 để trở thành một công ty lớn xuyên châu Âu Orange là nhà khai thác di động của France Telecom, cung cấp dịch vụ cho 57 triệu khách hàng trên 17 quốc gia Với sự hiện diện ở Châu

Âu, Trung Đông và Châu Phi, Orange nhận ra rằng để bảo vệ và củng cố thương hiệu Orange, việc phát triển sản phẩm trước đây được thực hiện ở các nước sở tại cần phải trở thành một sáng kiến toàn cầu Mặc dù việc tập trung hóa một nhóm có nhiệm vụ toàn cầu là rất hấp dẫn, Orange vẫn theo đuổi sự hợp tác nhóm ảo, cho phép các công ty tăng cường sự đa dạng trong nhóm của họ và có khả năng đạt được năng suất và tính sáng tạo cao hơn Tại Orange, các nhóm ảo đang trở thành một phong cách sống, giống như nhiều tập đoàn toàn cầu, công nghệ cao, nhưng rõ ràng có những thách thức, bắt nguồn từ thực tế là có ít điểm tương đồng giữa các cá nhân hơn (ví dụ: nền tảng và kinh nghiệm chung) giữa các thành viên trong nhóm

Trong tổ chức phát triển sản phẩm tại Orange, các nhóm ảo thường do người quản

lý sản phẩm lãnh đạo Các thành viên của nhóm không chỉ chịu trách nhiệm chính đối với nhóm ảo mà còn làm việc cho các nhóm địa phương và các chức năng khác nhau Cũng như các nhóm ảo khác, những người ở Orange được yêu cầu làm việc ở nhiều múi giờ, văn hóa và dòng báo cáo Tính ảo có nghĩa là các thành viên trong nhóm không thể tương tác một cách thân mật trong các cuộc gặp mặt trực tiếp Giao tiếp qua phương tiện điện tử (ví dụ: email, điện thoại và hội nghị truyền hình) làm

giảm đáng kể khả năng tương tác thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ Việc thiếu giao tiếp không chính thức được coi là rào cản lớn đối với năng suất của nhóm Như một trưởng nhóm đã bày tỏ: “Công việc thực sự chỉ bắt đầu sau cuộc gặp mặt trực tiếp đầu tiên đó”

Khoảng cách văn hóa cũng ảnh hưởng đến các đội ảo tại Orange Trong một nhóm

ảo, các cuộc gọi hội nghị giữa văn phòng ở Vương quốc Anh và Paris trở nên đặc biệt căng thẳng Các nhân viên người Anh, trong nỗ lực nâng cao năng suất cuộc họp, đã sử dụng sự hài hước để khuyến khích sự tham gia, nhưng cách tiếp cận này lại phản tác dụng Không có lợi ích khi nhìn thấy nét mặt, đi kèm với khó khăn liên quan đến những trò đùa, các nhân viên ở Paris ngày càng cảm thấy bị cô lập khỏi các đồng nghiệp người Anh của họ và cũng như các nhóm ảo khác tại Orange, họ không mấy tin tưởng vào khả năng thực hiện của đồng nghiệp Bởi vì các nhóm ảo tại Orange rất quan trọng đối với chiến lược toàn cầu tổng thể của công ty nên ban quản lý rất muốn tìm cách nâng cao hiệu suất, năng suất và sự đổi mới của nhóm

Rõ ràng là công việc phải được thực hiện để vượt qua rào cản tin cậy tồn tại giữa nhiều thành viên trong nhóm

3 Trả lời câu hỏi

Câu 1: Tại sao niềm tin lại quan trọng trong các nhóm ảo & Điều gì ảnh hưởng đến mức độ tin cậy giữa các thành viên trong nhóm?

Tại sao niềm tin lại quan trọng trong các nhóm ảo: Các nhóm ảo giúp làm giảm

khả năng làm việc thường xuyên và tăng khả năng làm việc nhóm thông qua các thử thách cá nhân, các nhóm sẽ gắn kết với nhau và đẩy nhanh tiến độ hoành thành và năng cao khả năng hiệu quả công việc và giúp giảm mức độ kiểm soát tiến độ làm việc của các thành viên giúp cho các thành viên trong nhóm luôn cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc với nhau Đặc biệt niềm tin trong các nhóm ảo để tăng năng suất làm việc và giảm thiểu chi phí kiểm tra, kiểm soát

Điều ảnh hưởng đến mức độ tin cậy giữa các thành viên trong nhóm: Do

khoảng cách địa lý và khác biệt văn hóa giữa các thành viên trong nhóm, ít có sự tương tác giữa các thành viên, họ thường làm việc qua các thiết bị công nghệ nên ngôn ngữ cơ thể, biểu hiện trên khuôn mặt Thêm vào đó học ít tương tác qua lại nên khó thấu hiểu những vấn đề của nhau nên việc đó có thể ảnh hưởng đến mức độ tin cậy giữa các thành viên

Câu 2: Làm thế nào để có thể phát triển và duy trì niềm tin trong các nhóm ảo?

Xác định những giới hạn rõ ràng: Đặt ra các giới hạn và quy tắc cơ bản về cách

làm việc bước đầu tiên để xác định với các thành viên với nhau Điều này thúc đẩy mọi người hợp tác để đạt được kết quả tốt hơn Ngoài ra, thường xuyên thiết lập các mục tiêu được xác định rõ ràng và có thể đạt được để mọi người có thể theo dõi sự tiến triển của công việc

Duy trì liên lạc với các thành viên trong nhóm: Thiết lập các lịch làm việc, giờ

làm việc để các thành viên trong nhóm có thể liên lạc nhắn tin và trao đổi các công việc lẫn nhau Điều này có thể làm tăng thêm tương tác giữa các thành viên với nhau

Chọn lựa nhà lãnh đạo phù hợp: Cần phải lựa chọn nhà lãnh đạo am hiểu về

những phong cách lãnh đạo và áp dụng được trong lúc làm việc nhóm, không đặt ra các yêu cầu quá cao nhưng vẫn giữ được tinh thần chủ động và sáng tạo của các thành viên trong nhóm Khiến cho các thành viên cảm thấy thoải mái để phát huy hết năng lực của mình