Chương 8 cau truc he thong qlbt

CAU TRUC HE THONG QLBT, ql bao tri cong nghiep, quan li bao tri, bao duong cong nghiệp hGVKHSDgfcEWKDCVWesmdVC BVC YDgsyWEGVBFQAWVFCSESGVDCM HYZSDMYCVSJZDVC UZSGYDVCSEDCH ZSDCV USJV HSBJ

Chương 8: CẤU TRÚC HỆ THỐNG QUẢN LÝ BẢO TRÌ

8.1 KHÁI NIỆM

8.1.1 Phân biệt giữa quản lý và lãnh đạo

Để phân biệt một người lãnh đạo với một nhà quản lý, bà Cummings đưa ra một tình huống

cụ thể như sau: Có một nhóm nhân viên 5 người gồm 4 nhân viên bị bịt mắt và người trưởng nhóm không bị bịt mắt Nhiệm vụ của nhóm là lắp ráp mô hình đồ chơi Người trưởng nhóm

sẽ dùng khẩu lệnh để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc Nếu người đó kiên nhẫn hướng dẫn tận tình, điều khiển mọi người làm việc một cách tuần tự, nhịp nhàng thì đó là một nhà quản lý Trong khi nếu là một nhà lãnh đạo, người trưởng nhóm sẽ phác họa một hướng

đi để mọi người cùng hình dung và bắt tay thực hiện công việc của mình Như vậy, bằng cách quan sát hành động của người trưởng nhóm, có thể đánh giá người này có tố chất lãnh đạo hay không Trong tiếng Anh, người ta phân biệt rất rõ từ nhà lãnh đạo (leader) và nhà quản lý (manager): “Leader make right thing, Manager make thing right” Nghĩa là người lãnh đạo phải vạch ra hướng đi đúng cho tập thể đi theo còn người quản lý làm sao tập họp mọi người làm đúng những gì mà người lãnh đạo vạch ra Do đó để quản lý tốt quá trình bảo trì, người quản lý cần có những hệ thống quản lý bảo trì mẫu để ứng dụng phù hợp cho công ty mình… 8.1.2 Cấu trúc hệ thống bảo trì trong công ty

Cần có một hệ thống tổ chức bảo trì tốt nhằm đảm bảo quản lý một cách hiệu quả công tác bảo trì và các thiết bị phục vụ cho sản xuất

 Về kinh tế: hạ thấp chi phí khi bị hư hỏng, chi phí bảo trì trực tiếp và gián tiếp

 Về con người: cải thiện điều kiện làm việc, an toàn lao động

 Về kỹ thuật: tăng khả năng sẵn sàng và thời gian hoạt động của thiết bị

 Về công việc: công việc của tổ bảo trì có thể chia làm hai phần:

Công việc ngắn hạn bao gồm:

· Điều hành quản lý nhân lực hàng ngày

· Quản lý công việc bảo trì hàng ngày

· Quản lý, tổ chức các nhóm bảo trì

· Cung cấp vật tư, dụng cụ

· Kiểm tra an toàn lao động

· Làm hợp đồng thầu, gọi thầu

· Theo dõi, tập hợp các báo cáo và liên hệ với bộ phận sản xuất

Công việc dài hạn bao gồm:

· Xác định chính sách bảo trì

· Quản lý hồ sơ máy, nhật ký bảo trì

· Lên kế hoạch bảo trì phục hồi

· Phân tích giá cả thầu, gọi thầu, giá cả khi bảo trì

· Quản lý, cải tiến hoặc thay máy mới

· Quản lý chế độ bôi trơn

8.1.3 Cơ cấu tổ chức cơ bản trong quản lý bảo trì

Dựa vào khung quy chế, cơ cấu trật tự hoặc cơ cấu quan hệ ngưới ta phân cơ cấu tổ chứ thành

2 dạng : cơ cấu tổ chức theo cấu trúc và cơ cấu tổ chức theo quá trình, minh họa qua hình 8.1

Hình 8.1: Phân loại cơ cấu tổ chức Như vậy, khi nhìn từ ngoài vào một cơ quan, tổ chức,… chúng ta dễ dàng thấy được cơ cấu tổ chức theo cấu trúc, ví dụ trong trường sẽ có hiệu trưởng, các hiệu phó, các trưởng phó khao chuyên môn,… Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không nói lên mối liên hệ giữa các đầu việc mà từng cá nhân trong hệ thống đảm nhiệm, để biết điều này chúng ta cần có cơ cấu tổ chức theo quá trình

8.2 CƠ SỞ LỰA CHỌN CẤU TRÚC QUẢN LÝ BẢO TRÌ

8.2.1 Triết lý lựa chọn

Không có một cơ cấu tổ chức tốt nhất mà chỉ có cơ cấu tổ chức phù hợp nhất cho từng cơ quan, tổ chức cụ thể Thậm chỉ cơ cấu tổ chức lúc này là rất hợp lý nhưng 10 năm, 20 năm sau

có thể không còn hợp lý nữa Một cơ cấu tổ chứ phù hợp cần đạt được các mục tiêu:

Giúp cho người lãnh đạo dễ quản lý và phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận

Mỗi bộ phận phải chịu trách nhiệm về phần việc của mình

Tránh sự dẫm chân lên nhau của các bộ phận riêng biệt

Phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân trong tổ chức

8.2.2 Các bước lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý bảo trì

Có thể thực hiện quá trình lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý bảo trì theo 4 bước sau:

- Bước 1: phải xác định thật sự doanh nghiệp đó thật sự mong muốn thành lập hệ thống quản lý bảo trì Nếu không các bước sau trở nên vô nghĩa

- Bước 2: xác định mục tiêu cơ quan, tổ chức cần đạt đến sau khi thành lập hệ thống quản lý bảo trì Có thể xem đây chính là triết lý bảo trì của doanh nghiệp

- Bước 3: xác định cấu trúc của doanh nghiệp phù hợp với dạng nào trong các dạng cơ cấu tổ chức doanh nghiệp chuẩn

- Bước 4: xác định các điều kiện khách quan tác động lên hệ thống quản lý bảo trì của doanh nghiệp Từ đó có thể lượng trước được mức độ công việc bảo trì mà hệ thống sắp thành lập sẽ đảm nhận

Sau khi hoàn thành 4 bước trên, có thể thự hiện thành lập cấu tổ chức quản lý bảo trì theo hình 8.2

Hình 8.2: Các đầu việc khi thành lập hệ thống quản lý bảo trì

8.3 PHƯƠNG THỨC TỔ CHỨC TẬP TRUNG VÀ PHÂN TÁN

Ngoài các dạng cơ cấu tổ chức hệ thống quản lý bảo trì chuẩn, quá trình quản lý bảo trì có thể được tổ chức theo phương thức tập trung hay phân tán Đây là 2 phương thức tổ chức bảo trì theo hai nhóm hình thức tổ chức khác nhau Bộ phận bảo trì có thể được tập trung lại ở một phòng hay ban bảo trì duy nhất của toàn bộ công ty nhà máy hoặc phân tán, nghĩa là mỗi phân xưởng nhà máy đều có bộ phận bảo trì riêng Quan hệ giữa bộ phận bảo trì và bộ phận sản xuất là riêng biệt, nghĩa là độc lập với nhau hoặc là kết hợp giữa hai bộ phận để cùng tiến hành hoạt động sản xuất và bảo trì trong một phân xưởng hoặc một nhà máy Sự phối hợp giữa các hình thức tổ chức trên sẽ hình thành bốn loại tổ chức bộ phận bảo trì như hình 8.3

Hình 8.3: Các phương thức quản lý bảo trì khi phối hợp 2 phương thức tập trung và

phân tán

8.3.1 Phương thức quản lý bảo trì loại bảo trì tập trung và riêng biệt

Ưu điểm

- Tập trung các chuyên gia giỏi về bảo trì

- Mang lại các lợi ích trên qui mô lớn

- Tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực khác nhau

- Xác định được tổng chi phí bảo trì

Nhược điểm

- Khó phát huy tinh thần trách nhiệm

- Khó phân phối chi phí bảo trì

8.3.2 Phương thức quản lý bảo trì loại tổ chức bảo trì tập trung và kết hợp

Ưu điểm

- Tập trung các chuyên gia giỏi về bảo trì

- Mang lại lợi ích trên quy mô lớn

- Tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực khác nhau

- Giảm các xung đột có thể phát sinh giữa các bộ phận bảo trì và bộ phận sản xuất

- Hành động nhanh hơn

- Dễ phát huy tinh thần trách nhiệm hơn

Nhược điểm

- Khó xác định được tổng chi phí bảo trì

- Khó bố trí nguồn lực

8.3.3 Phương thức quản lý bảo trì loại tổ chức bảo trì phân tán và riêng biệt

Ưu điểm

- Hành động nhanh hơn

- Có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm về công nghệ và thiết bị sản xuất tốt hơn

- Dễ phân phối chi phí bảo trì hơn

Nhược điểm

- Khó phát huy tinh thần trách nhiệm

- Khó tính toán tổng chi phí bảo trì

- Khó phân phối các nguồn lực

8.3.4 Phương thức quản lý bảo trì loại tổ chức bảo trì phân tán và kết hợp

Ưu điểm

- Có trách nhiệm chung về sản xuất lẫn bảo trì tại phân xưởng

- Hành động nhanh hơn

- Có kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm về công nghệ và thiết bị sản xuất tốt hơn

- Sử dụng nhân lực có hiệu quả hơn

- Dễ phát huy tinh thần trách nhiệm hơn

Có nhận thức về các chi phí bảo trì gián tiếp tốt hơn

- Dễ phân phối chi phí bảo trì hơn

Nhược điểm

- Khó xác định được tổng chi phí bảo trì

- Khó bố trí nguồn lực

8.4 CÁC HÌNH THỨC TỔ CHỨC BẢO TRÌ

Như đã nêu bên trên không có một dạng tổ chức bảo trì nào tỏ ra vạn năng - ứng dụng tốt nhất cho tất cả các trường hợp mà chỉ có một dạng tổ chức phù hợp nhất cho từng cơ quan/ xí nghiệp cụ thể mà thôi Theo người Đức có thể ứng dụng các mẫu hệ thống tổ chức quản lý bảo trì trong quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức như sau:

 Tổ chức theo tuyến

 Tổ chức theo tuyến có tham mưu

 Tổ chức theo nhóm nghệ

 Tổ chức theo ma trận

 Tổ chức theo tuyến

 Tổ chức theo nhóm dự án

Riêng tổ chức theo dự án thường được xây dựng trong quá trình thành lập dự án, tự thành lập

và tự giải thể sau khi dự án kết thúc, mặc dầu khá phức tạp nhưng sẽ phù hợp hơn trong môn Quản lý dự án ở đây giáo trình chỉ nêu những điểm cơ bản

8.4.1 Tổ chức theo tuyến

Các thông tin phải đi theo hướng dọc qua các vị trí Minh họa qua hình 8.4

* Ưu điểm

- Cấu trúc tổ chức đơn giản

- Phân định rõ trách nhiệm

* Nhược điểm

- Đường truyền dẫn thông tin vòng vèo phức tạp

- Mức độ căng thẳng cao ở các vị trí cấp trên

Hình 8.4: Tổ chức theo tuyến

8.4.2 Tổ chức theo tuyến tham mưu

Các tuyến được mở rộng ra tới bộ phận tham mưu theo kế hoạch Minh họa qua hình 8.5 Phạm vi hoạt động gồm những nhiệm vụ thiết lập kế hoạch dài hạn:

- Thiết lập chiến lược bảo trì

- Kế hoạch tác nghiệp

- Kế hoạch tài chính

- Kế hoạch nhân sự

* Ưu điểm

- Giảm tải cho các vị trí cấp trên bởi bộ phận tham mưu

- Có thể chuyên môn hóa công việc của bộ phận tham mưu

- Truyền tải tốt các yêu cầu bảo trì

- Dễ thống nhất các phương án bảo trì

* Nhược điểm

- Ranh giới trách nhiệm không rõ rang giữa tham mưu và lãnh đạo tuyến

- Khó điều phối giữa tham mưu và tuyến

- Bộ phận tham mưu làm việc căng thẳng

Hình 8.5: Tổ chức theo tuyến 8.4.3 Tổ chức theo nhóm nghề

Minh họa qua hình 8.6

- Tập hợp nhân viên bảo trì theo nhóm nghề hoặc nhóm công tác

- Nhóm có thể tự lập kế hoạch và thực hiện công tác của mình

* Ưu điểm

- Thông tin tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

- Hỗ trợ và kết hợp tốt hơn về kỹ thuật

- Giảm tải cho lãnh đạo

- Dễ thống nhất phương án bảo trì

- Có sự chuyên môn hóa cao

* Nhược điểm

- Có thể có mâu thuẫn trong nội bộ nhóm

- Khó khăn trong đánh giá thành tích và lương bổng

- Khó hợp tác giữa các chuyên ngành khi phải cùng nhau giải quyết các vấn đề lớn

Hình 8.6: Tổ chức theo nhóm nghề 8.4.4 Tổ chức theo nhóm dự án

Minh họa qua hình 8.7

- Việc làm quen giữa các nhân viên bị giới hạn bởi thời gian phần lớn là khác nghề

* Ưu điểm

- Việc làm quen và sắp đặt các vị trí cùng trong một dự án

- Mức độ linh hoạt cao

- Có thể thu hút chuyên gia

* Nhược điểm

- Chồng chéo về năng lực

- Mâu thuẫn bởi việc giải thể và tập hợp lại các thành viên dự án theo chức năng của họ

Hình 8.7: Tổ chức theo nhóm dự án 8.4.5 Tổ chức theo ma trận

Minh họa qua hình 8.8

- Vị trí bảo trì vừa thuộc bộ phận trung tâm theo hàng ngang (làm như thế nào ?) đồng thời cũng thuộc bộ phận sản phẩm theo hàng dọc (làm cái gì ?)

* Ưu điểm

- Đồng khối lượng công tác cho nhân sự

- Giảm áp lực cho các bộ phận cấp trên

- Đơn giản hóa việc trao đổi kinh nghiệm cũng như sự hiểu biết giữa các bộ phận theo hàng ngang

* Nhược điểm

- Nảy sinh mâu thuẫn bởi vị trí trùng lặp bên dưới

- Chi phí tổ chức cao

Hình 8.8: Tổ chức theo ma trận 8.5 TÓM Ý

Hiện nay trên thực tế có nhiều đơn vị ứng dụng rất linh hoạt các dạng tổ chức quản lý bảo trì, nhưng bên cạnh đó cũng còn một số không nhỏ các đơn vị sử dụng tùy tiện các dạng tổ chức quản lý bảo trì gây lãng phí rất lớn trong quản lý bảo trì Để có thể lựa chọn cho đơn vị mình một dạng tổ chức quản lý bảo trì hợp lý cần thiết phải xem xét NHIỀU YẾU TỐ để đi đến cơ cấu quản lý bảo trì hợp lý

Không có một dạng tổ chức nào tỏ ra vạn năng - ứng dụng tốt cho tất cả các trường hợp mà chỉ có một dạng tổ chức phù hợp nhất cho từng cơ quan hoặc xí nghiệp cụ thể mà thôi Chỉ có

sự linh hoạt trong việc lựa chọn giữa các phương thức, dạng tổ chức mới có thể phát huy hiệu quả của quản lý bảo trì