tiểu luận môn học phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin 2

Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại cho siêu thị mini sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm mua sắm.Đồng thời việc áp dụng công nghệ sẽ g

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ CÁC HỆ THỐNG

THÔNG TIN NHÓM 9 – TIN3093 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THANH TUẤN

HUẾ, THÁNG 12 NĂM 2023

SỐ PHÁCH: ………

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

TIỂU LUẬN MÔN HỌC

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG SIÊU

MỤC LỤC

Lời Cảm Ơn

PHẦN I MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Hiện nay, các siêu thị mini ngày càng trở thành một hình thức mua sắmphổ biến, đặc biệt là tại các khu vực đô thị Tuy nhiên, nhiều siêu thị minivẫn đang sử dụng phương pháp quản lý truyền thống, gây khó khăn trongviệc tổ chức, theo dõi hàng hóa, và cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng.Chính vì vậy, việc xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại cho siêu thịmini sẽ giúp tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cải thiện trải nghiệm muasắm.Đồng thời việc áp dụng công nghệ sẽ giúp siêu thị mini theo dõi xuhướng mua sắm của khách hàng, từ đó tối ưu hóa việc đặt hàng và cungcấp các sản phẩm phù hợp với nhu cầu ngày càng đa dạng Điều nàykhông chỉ tăng cường hiệu suất kinh doanh mà còn tạo ra trải nghiệm muasắm tối ưu cho khách hànghàng

2 Đối tượng nghiên cứu:

 Siêu thị mini hoặc cửa hàng tiện lợi

 Hệ thống phần mềm quản lý siêu thị mini

3 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu:

 Các siêu thị mini tại khu vực đô thị

 Phạm vi nghiên cứu tập trung vào quản lý hàng hóa, doanh số bán hàng vàdịch vụ khách hàng

4 Mục đích nghiên cứu:

 Phát triển một hệ thống phần mềm quản lý siêu thị mini để tối ưu hóa quytrình kinh doanh và cải thiện hiệu suất hoạt động

5 Nhiệm vụ nghiên cứu:

 Nắm vững nghiệp vụ quản lý siêu thị mini (quản lý hàng hóa, doanh sốbán hàng, dịch vụ khách hàng)

 Tìm hiểu và áp dụng các công nghệ hiện đại trong phát triển phần mềmquản lý

6 Phương pháp nghiên cứu:

 Phỏng vấn chủ cửa hàng và nhân viên

 Quan sát quy trình làm việc tại siêu thị mini

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài:

 Nâng cao hiểu biết về quản lý kinh doanh trong lĩnh vực bán lẻ

 Ứng dụng hệ thống phần mềm để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và cungcấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

 Góp phần vào sự hiện đại hóa trong quản lý và vận hành của các siêu thịmini

PHẦN II NỘI DUNG

CHƯƠNG I QUY TRÌNH KHẢO SÁT THỰC TRẠNG

1 Quá trình khảo sát:

a Địa điểm khảo sát:

Tất cả các quy trình nghiệp vụ, số liệu và quy định được khảo sát tại: Siêu thị mini Vico mart , Vinh Thanh, Phú Vang , Thừa Thiên Huế

b Lịch trình khảo sát:

 Tìm hiểu về cơ sở vật chất và quy trình nghiệp vụ của Siêu thị mini Vico mart

 Thu thập thông tin về danh mục sản phẩm, doanh số bán hàng, và quy trình thanh toán tại cửa hàng

2 Quy trình khảo sát

a Khảo sát bằng phương pháp phỏng vấn

Yêu cầu : Đối tượng phỏng vấn ( ≥ 2 đối tượng )

 Một nhân viên mini-mart

 Một khách hàngCâu hỏi phỏng vấn (≥ 5 câu cho 1 đối tượng )

Đối tượng 1: Nhân viên – Lê Thị A

Câu hỏi 1: Với sự tăng trưởng nhanh chóng của ngành công nghiệp siêu thị minimart, bạn nghĩ rằng yếu tố nào đó đã giúp siêu thị của bạn nổi bật và phát triển?

Câu hỏi 2: Khách hàng cần phải cung cấp những thông tin gì khi mua hàng tại cửa hàng ?

Câu hỏi 3: Các khó khăn bạn gặp phải trong quá trình thanh toán tại cửa hàng?

Câu hỏi 4: Các khó khăn bạn gặp phải trong quá trình xuất và nhật kho ?

Câu hỏi 5: Các khó khăn bạn gặp phải khi phải quản lý hàng tồn kho ?

Đối tượng 2: Khách hàng- La Hồng Lộc

Câu hỏi 1: Bạn thường gặp khó khăn gì khi mua hàng tại siêu thị mini?Câu hỏi 2: Bạn có mong muốn gì từ hệ thống trong quá trình sử dụng siêu thị mini?

Câu hỏi 3: Bạn thường gặp những khó khăn nào khi tìm kiếm sản phẩm tại siêu thị mini ?

Câu hỏi 4: Số lần bạn đi siêu thị mini trong tháng ?

Câu hỏi 5: Bạn hãy so sánh mini-mart và super market?

Đối tượng 3 : Chủ cửa hàng-Trần Văn C

Câu hỏi 1: Với sự tăng trưởng nhanh chóng của ngành công nghiệp siêu thị minimart, bạn nghĩ rằng yếu tố nào đó đã giúp siêu thị của bạn nổi bật và phát triển?

Câu hỏi 2: Làm thế nào bạn quản lý kho hàng và cung cấp để đảm bảo rằng sản phẩm luôn sẵn sàng cho khách hàng?

Câu hỏi 3: Bạn đã áp dụng các công nghệ mới như thanh toán không dây hoặc ứng dụng di động để cải thiện trải nghiệm mua sắm của khách hàng? Nếu có, hiệu suất của chúng như thế nào?

Câu hỏi 4: Làm thế nào bạn quản lý và giám sát nhân viên của mình đểđảm bảo chất lượng dịch vụ và hiệu suất tốt?

Câu hỏi 5: Trong tương lai, bạn có kế hoạch nâng cấp hệ thống quản lýcủa mình? Nếu có, bạn đã xác định những khía cạnh cụ thể mà bạn muốn cải thiện?

b Khảo sát bằng phương pháp câu hỏi khảo sát

 Yêu cầu : Đối tượng phỏng vấn ( ≥ 1 đối tượng ): khách hàng và chủ cửa hàng

 Câu hỏi phỏng vấn (≥ 10 câu cho 1 đối tượng )

1 Bạn đánh giá hiệu suất của việc sử dụng công nghệ mới (ví dụ: ứng dụng di động) trong việc thúc đẩy doanh số bán hàng:

a) Rất hiệu quả b) Hiệu quả

c) Không chắc chắn d) Không hiệu quả

2 Trong việc quản lý kho hàng, bạn ưa chuộng phương pháp nào sau đây: a) Just-In-Time (đúng lúc, đúng lượng) b) Tăng tồn kho để đảm bảo sẵn có c) Theo dõi và đánh giá tồn kho định kỳ d) Không chắc chắn

3 Bạn đánh giá mức độ hiệu quả của việc xây dựng chương trình khách hàng thân thiết:

a) Rất hiệu quả b) Hiệu quả

c) Không chắc chắn d) Không hiệu quả

4 Bạn nhìn nhận như thế nào về việc cải thiện hệ thống quản lý để tăng cường hiệu suất kinh doanh?

a) Rất quan trọng b) Khá quan trọng

c) Trung bình d) Không quan trọng

5 Trong việc quản lý doanh số bán hàng, bạn sử dụng hệ thống phân tích dữ liệu (analytics) để hiểu hành vi mua sắm của khách hàng và dự đoán xu hướng?

a) Có b) Không

c) Đang xem xét d) Không chắc chắn

6 Bạn đã phân loại sản phẩm của mình dựa trên nhu cầu và sự ưa thích của khách hàng?

a) Có b) Không

c) Đang xem xét d) Không quan tâm

3 Kết quả khảo sát thực trạng:

a Cơ cấu tổ chức tại cơ sở khảo sát:

 Siêu thị mini Vico mart : Có chủ cửa hàng và một số nhân viên phụ trách bán hàng và dịch vụ khách hàng

c Thực Trạng Quản Lý Siêu Thị Mini Hiện Tại:

 Quy trình Thủ công: Hiện nay, quản lý Siêu thị mini chủ yếu dựa vào

quy trình thủ công, từ ghi chú sản phẩm, xử lý thanh toán đến theo dõi tồnkho Điều này làm tăng nguy cơ nhập sai thông tin và tăng thời gian xử lý công việc

 Khả năng Quản lý Tồn kho Hạn chế: Do không có phần mềm quản lý,

việc theo dõi và kiểm soát tồn kho trở nên khó khăn Có thể xảy ra tình trạng thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng hóa mà không được thông báo trước

 Thiếu Máy Đọc Mã Vạch: Hệ thống hiện tại chưa sử dụng máy đọc mã

vạch, điều này làm giảm sự chính xác và tốc độ khi ghi chú sản phẩm, đồng thời làm tăng gánh nặng cho nhân viên

 Khả năng Tìm kiếm và Lọc thông tin Kém:Việc tìm kiếm sản phẩm và

thông tin khách hàng cần sự thủ công và tốn thời gian, không linh hoạt theo nhiều tiêu chí khác nhau

 Thiếu Báo cáo và Thống kê Chính xác: Thiếu một hệ thống chuyên biệt,

quá trình tạo báo cáo và thống kê về doanh số bán hàng, tồn kho, và doanhthu không chính xác và khó khăn

 Khả năng Phục hồi và Sao lưu Dữ liệu Yếu:Với việc không có phần

mềm quản lý, quá trình phục hồi và sao lưu dữ liệu trở nên khó khăn và không đảm bảo tính an toàn

 Khả năng Phục vụ Khách hàng Giảm sút: Do quy trình làm việc thủ

công, khả năng phục vụ khách hàng không linh hoạt, có thể dẫn đến không hài lòng từ phía khách hàng và mất mát doanh số bán hàng

 Thách thức với Môi trường Kinh doanh Thay đổi Nhanh: Với sự phát

triển nhanh chóng của thị trường bán lẻ, hệ thống quản lý thủ công khó khăn trong việc thích ứng với sự biến động và đòi hỏi của khách hàng

 Khả năng Quản lý Nhà cung cấp Thiếu: Quá trình quản lý nhà cung cấp

và đặt hàng còn thiếu chuyên nghiệp, có thể dẫn đến sự cạn kiệt hoặc thừasản phẩm một cách không đều

=> Tổng Kết Thực Trạng :Hiện tại, Siêu thị mini đang gặp phải nhiều thách

thức về quản lý do quy trình thủ công và thiếu hệ thống chuyên biệt Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn làm giảm trải nghiệm mua sắm của khách hàng và khả năng cạnh tranh của Siêu thị mini trong thị trường ngày càng cạnh tranh

d Ưu và nhược điểm của hệ thống hiện tại:

 Ưu điểm

- Khả năng quản lý cơ bản: Hệ thống hiện tại vẫn có thể quản lý cơ bản

về tồn kho, bán hàng, và ghi chú sản phẩm mà không cần sự hỗ trợ của phần mềm chuyên biệt

- Chi phí thấp: Với hệ thống hiện tại, chi phí đầu tư ban đầu thấp hơn

do không cần triển khai phần mềm quản lý và máy đọc mã vạch

- Dễ đào tạo nhân viên: Nhân viên có thể nhanh chóng làm quen và thao tác với hệ thống hiện tại, giảm thời gian đào tạo mới và tăng tính linh hoạt trong quản lý hàng hóa

 Nhược điểm:

- Thủ công và mất thời gian: Việc quản lý bằng tay làm tăng nguy cơ

nhập sai thông tin, đồng thời tăng thời gian xử lý và kiểm tra hàng hóa

- Sự thiếu hiện đại: Hệ thống hiện tại không áp dụng công nghệ mới

như máy đọc mã vạch, gây mất cơ hội tối ưu hóa quy trình và giảm khả năng cạnh tranh

- Khó khăn trong quản lý tồn kho:Việc không có phần mềm quản lý có

thể gây khó khăn trong việc theo dõi và kiểm soát tồn kho, dẫn đến rủi ro thiếu hụt hoặc thừa số lượng hàng hóa

- Khả năng phục vụ khách hàng giảm sút: Do không có hệ thống hiện

đại, khả năng phục vụ khách hàng không linh hoạt, có thể gây không hài lòng và mất mát doanh số bán hàng

e Yêu cầu của người dùng về hệ thống mới cho Siêu thị mini:

Từ những thách thức và hạn chế của hệ thống quản lý hiện tại trong Siêu thị mini, người dùng mong muốn hệ thống mới cần đạt được các yêu cầu sau:

- Giao diện Dễ sử dụng: Phần mềm cần có giao diện người dùng thân thiện,

dễ sử dụng để giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng tính thân thiện với nhân viên

- Lưu trữ Thông tin Đa dạng: Cho phép lưu trữ thông tin về sản phẩm đa

dạng như thực phẩm, đồ điện tử, và đồ gia dụng.Mở rộng khả năng lưu trữ

để có thể quản lý một lượng lớn sản phẩm trong tương lai

- Quản lý Bán hàng và Tồn kho: Quản lý hiệu quả quá trình bán hàng, từ

việc ghi chú sản phẩm, xử lý thanh toán đến theo dõi tồn kho.Hỗ trợ đặt hàng và thông báo khi tồn kho đạt mức tối thiểu

- Tìm kiếm Nhanh chóng và Dễ dàng: Cung cấp khả năng tìm kiếm sản

phẩm và thông tin khách hàng nhanh chóng, theo nhiều tiêu chí khác nhau

- Thống kê và In ấn Linh hoạt: Tạo ra các báo cáo thống kê theo doanh số

bán hàng, tồn kho, và doanh thu.Cho phép in ấn các thông báo và hóa đơn một cách linh hoạt và dễ dàng

- Không Gây Khó Khăn Cho Quản lý:Hệ thống mới cần tối ưu hóa quy

trình làm việc, giảm thiểu thủ công và giúp quản lý dễ dàng theo dõi và kiểm soát các hoạt động

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA

HỆ THỐNG

1 Mô tả bài toán

QUẢN LÝ HỆ THÔNG CỦA HÀNG TIỆN LỢI Vico

Mart VINH THANH , PHÚ VANG, THỪA THIÊN HUẾ

Đề xuất dự án xây dựng phần mềm xây dựng 1 chương trình hợp thức hóa quytrình từ việc tiếp nhận hàng hoá từ nhà cung cấp đến của hàng và từ của hàng bắtđầu bán hàng cho khách hàng Khi tiếp nhận hàng hoá sẽ có biển bản nhập hàngvào kho sau đó sẽ có nhân viên đến lấy hàng và sẽ có biển bản xuất kho

Hiện tại của hàng… chưa có hệ thống quản lý kho hàng và quản lý bán hàngHầu hết các nghiệp vụ đều làm thủ công

Dự kiến, phần mềm bao gồm những chức năng:

* Quản lý hệ thống

Do nhu cầu về quản trị, và bảo mật thông tin khách hàng nên chúng ta cần phải phân quyền tài khoản để chỉ định những quyền nhất định của mỗi người dùng trong hệ thống Thông qua quản lý hệ thống, chủ cửa hàng sẽ dễ dàng biết được lỗi của ai Vì mỗi người có một tài khoản, nên mỗi thao tác của người dùng

sẽ được hệ thống ghi lại với đích danh của người đó Tài khoản sẽ được cấp cho mỗi nhân viên của cửa hàng và được khởi tạo với mã tài khoản là: Hai số của của năm hiện tại+đơn vị công tác ( nhân viên kho hàng là K, nhân viên bán hàng

là S , quản lý là M, chủ cửa hàng là B)+số random ngẫy nhiên từ 00001 đế 99999.Vd nhân viên kho hàng Nguyễn Văn A có mã nhân viên là 23K12345 Ngoài ra, vì lý do bảo mật nên mỗi người dùng cũng có thể đổi mật khẩu của bản thân Việc đổi mật khẩu phải được thao tác khi đã đăng nhập thành công, nếu quên mật khẩu thì phải liên lạc với người có trách nhiệm để lấy lại mật khẩu Việc đăng nhập phải chính xác thông tin:

 Tên tài khoản phải là mã tài khoản

 Mật khẩu đầu tiên phải chính xác theo quy tắc có ít nhất là 8 ký tựtrong đó: ít nhất 1 ký tự in hoa, 1 ký tự là số tự nhiên từ (0-9) Chỉkhi mật khẩu là đúng với các quy tắc ở trên, thì hệ thống mới chophép truy cập vào tầng cơ sở dữ liệu

 Giám Sát Hoạt Động Người Dùng: Hệ thống ghi lại mọi hoạt động

của người dùng, bao gồm đăng nhập, thay đổi dữ liệu, và các tác vụ khác

 Đăng Nhập và Đăng Xuất:

-Kiểm Tra Thông Tin Đăng Nhập:

- Người dùng phải nhập chính xác thông tin mã tài khoản và mật khẩu

để truy cập vào hệ thống

- Quá trình đăng nhập chỉ được đăng nhập sai không quá 6 lần, nếu sai quá số lần quy định hệ thống sẽ tạm khóa tài khoản

 Đăng Xuất: Người dùng chọn đăng xuất để kết thúc phiên làm việc

và đảm bảo an toàn thông tin

 Phân quyền cho Nhân viên:

 Đề xuất hệ thống phân quyền nhân viên để họ có thể thực hiện các công việc cụ thể mà không ảnh hưởng đến thông tin nhạy cảm khác

 Quyền truy cập vào các chức năng như bán hàng, thanh toán, và xem thôngtin sản phẩm

 Phân quyền cho Quản lý:

 Đặt các cấp độ phân quyền cao hơn cho quản lý, cho phép họ có thể thực hiện các nhiệm vụ quản lý như quản lý tồn kho, xem báo cáo, và quản lý nhân viên

 Quyền truy cập và quản lý các thông tin quan trọng về doanh số bán hàng

và lợi nhuận

Phân quyền cho Chủ Siêu thị mini:

 Cấp quyền cao nhất cho chủ Siêu thị mini để có thể xem toàn bộ hệ thống, thống kê chi tiết, và quản lý tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp

 Quản lý các thiết lập chung của hệ thống và cấp quyền cho các nhóm người dùng khác

* Quản lý danh mục

 Quản lý Danh mục bao gồm các chức năng cập nhật các danh mục như: Cập nhật thông tin nhân viên , cập nhật thông tin khách hàng , cập nhật thông tin hàng hoá, giá cả, cập nhật thông tin nhà cung cấp,

Quy Trình Quản Lý Danh Mục:

 Thời Gian: Quy trình thực hiện khi có sự thay đổi về danh mục hàng hóa

hoặc dịch vụ, thay đổi thông tin nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp

 Tác Nhân Tham Gia:

- Quản lý

- Chủ cửa hàng

 Vai Trò của Quá Trình Quản Lý Danh Mục:

- Duy trì và cập nhật thông tin về danh mục hàng hóa và dịch vụ

- Đảm bảo danh mục phản ánh đầy đủ và chính xác về các mặt hàng và dịch

vụ có sẵn

 Thêm Mới Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Thêm Mới: Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu thêm mới

danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ dựa trên phản hồi từ thị trường hoặc đánh giánhu cầu từ khách hàng

+ Xác Định Thuộc Tính Danh Mục:Quản lý xác định các thuộc tính cần

thiết cho danh mục mới, bao gồm tên, đơn vị tính, giá cả, và mô tả

+ Thêm Danh Mục vào Hệ Thống:Quản lý thêm thông tin về danh mục mớivào cơ sở dữ liệu

 Sửa Đổi Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Sửa Đổi:Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu sửa đổi danh mục dựa trên các yếu tố như thay đổi giá cả, đơn vị tính, hoặc mô tả sảnphẩm

+Xác Định Thông Tin Sửa Đổi: Quản lý xác định thông tin cần sửa đổi và

thực hiện các thay đổi trên hệ thống

+ Cập Nhật Danh Mục: Hệ thống cập nhật thông tin mới và thay đổi trong

danh mục hàng hóa hoặc dịch vụ

 Xóa Danh Mục:

+ Xác Nhận Nhu Cầu Xóa:Chủ cửa hàng xác nhận nhu cầu xóa danh mục dựatrên việc ngừng cung cấp mặt hàng hoặc dịch vụ

+Xác Định Lý Do Xóa:Quản lý xác định lý do cụ thể cho việc xóa danh mục.

 Tìm kiếm và lọc thông tin: Tìm kiếm và Lọc thông tin: Tìm kiếm sản phẩm, khách hàng và thông tin khác nhanh chóng và hiệu quả

Lọc thông tin theo các tiêu chí như danh mục sản phẩm, giá, và doanh số bán hàng

*Quản lý nhập, xuất kho hàng

a Quy trình nhập hàng cho Siêu Thị Mini.

- Quản lý cửa hàng sẽ làm việc với nhà cũng cấp và thống nhất ngày giờ nhậphàng , số tiền thanh toán, số lượng hàng hoá Mỗi nhà cung cấp điều có một mãnhà cung cấp , mỗi lần đến nhập hàng điều có hoá đơn