TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG VNPT I-OFFICE (CHUYÊN VIÊN VÀ TRƯỞNG PHÒNG)

Kinh Doanh - Tiếp Thị - Kinh tế - Thương mại - Công nghệ thông tin TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG VNPT I-OFFICE (CHUYÊN VIÊN VÀ TRƯỞNG PHÒNG) 1. XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN 1.1. Trưởng phòng(TP) - Văn bản đếnXem văn bản đến để xem các văn bản được phân công cho phòng mình xử lý, mặc định là các văn bản có trạng thái “Chưa xử lý” để ưu tiên cho việc xử lý văn bản đến, danh sách văn bản đến được sắp xếp theo thời gian mới nhất. Tại danh sách văn bản đến, TP có thể: - Click vào trích yếu để xem chi tiết văn bản, nội dung chỉ đạo xử lý của lãnh đạo và xử lý văn bản - Click Xem để xem các file đính kèm của văn bản. - Click nút Xử lý để chuyển luôn đến chức năng phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên (cụ thể ở trang sau). - Click nút Hoàn tất để hoàn tất nhanh văn bản với trạng thái Hoàn tất - Lưu để biết. Lưu ý: - Nếu văn bản mà TP chưa xem file đính kèm sẽ có trích yếu màu đỏ, ngược lại có trích yếu màu xanh. - Người dùng có thể tìm kiếm (cơ bản) các văn bản trong danh sách bằng cách click vào chữ Tìm kiếm phía trên bên trái (ảnh minh hoạ). Khi click vào Trích yếu văn bản thì truy cập vào form chi tiết văn bản đến. Tại đây có những nút chức năng tương ứng với từng nghiệp vụ xử lý văn bản đến: Lưu để biết: Văn bản có nội dung thông báo để biết, TP click vào sẽ kết thúc luồng xử lý văn bản. Lưu để báo cáo: Văn bản có nội dung thông báo để biết nhưng cần theo dõi để báo cáo LĐ, TP click vào sẽ kết thúc luồng xử lý văn bản. Xử lý: Phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên trong phòng. Phúc đáp văn bản: kết thúc xử lý và dự thảo văn bản đi để trả lờiphúc đáp nội dung của văn bản đến. Chuyển lại LĐ: Khi kiểm tra văn bản đến nhưng thấy nội dung văn bản không liên quan đến phòng của mình hoặc có thể nguyên nhân nào đó dẫn đến chuyển nhầm văn bản thì sẽ được trả lại cho Lãnh đạo (người được ủy quyền phân công xử lý văn bản, tùy từng đơn vị lãnh đạo phân xử lý văn bản có thể là: Giám đốcphó giám đốc, chủ tịchphó chủ tịch hoặc Chánh văn phòng) để phân công lại. Khi này sẽ có 2 trường hợp: 1. Nếu phòng ban của mình là xử lý chính thì văn bản đến sẽ được thu hồi ở tất cả các phòng ban (xử lý chính và phòng ban phối hợp) để LÃNH ĐẠO phân công lại. 2. Nếu phòng ban mình là phối hợp thì văn bản đến sẽ chỉ thu hồi ở phòng ban mình và trả lại cho Lãnh đạo. Khi chọn nút Chuyển lại LĐ, cửa sổ nhập nội dung để chuyển LÃNH ĐẠO hiện lên. TP nhập lý do trả lại văn bản sau đó ấn nút Chuyển lại LÃNH ĐẠO để kết thúc xử lý văn bản. Khi click vào nút Xử lý, hệ thống chuyển sang giao diện phân công xử lý văn bản. Tại đây trưởng phòng có thể phân công, giao xử lý văn bản cho các chuyên viên trong phòng hoặc có thể trực tiếp đăng ký văn bản đi dựa trên nội dung văn bản đến. Ở giao diện phân công xử lý văn bản, TP có thể thực hiện các tháo tác: Xác nhận: Sau khi phân công xử lý văn bản cho chuyên viên (bao gồm xử lý chính và phối hợp) và điền Ý kiến xử lý, Nội dung yêu cầu, File bổ sung thì chuyên viên ấn nút Xác nhận để thực hiện giao việc tới chuyên viên. Phúc đáp văn bản: Dự thảoTạo văn bản đi để phản hồi phúc đáp cho văn bản đến đang xử lý. Việc thực hiện theo quy trình này sẽ gắn kết được văn bản đến và văn bản phúc đáp tương ứng → thuận tiện cho việc theo dõi xử lý sau này. Lưu hồ sơ công việc: Lưu văn bản đến vào hồ sơ công việc của chính mình. Văn bản sau khi được TP phân công sẽ có trạng thái xử lý (đối với TP đó) là Hoàn tất – Lưu để xử lý. - Văn bản trả lại: để xem và xử lý các văn bản bị trả lại do phân công nhầm - Sổ văn bản đến: xem các văn bản đến trong toàn đơn vị theo phòng ban 1.2. Chuyên viên Với chức năng xử lý văn bản đến giao diện, chức năng, thao tác Chuyên viên thực hiện tương tự như Trưởng phòng 2. XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI (VĂN BẢN PHÁT HÀNH) 2.1. Trưởng phòngChuyên viên Để đăng ký văn bản đi NSD có thể làm bằng 2 cách: - Từ menu Văn bản đi\Đăng ký văn bản đi hoặc từ form xemxử lý văn bản đến, chọn Phúc đáp văn bản để chuyển sang trang Đăng ký văn bản đi để tạo dự thảo văn bản đi ▪ Chọn văn bản liên quan nếu có (văn bản đến cần phản hồi hoặc giải đáp) ▪ Upload file văn bản đi ▪ Có 3 loại file văn bản: ▪ Văn bản liên quan: bổ sung văn bản chính không phát hành (có thể ký số hoặc không ký số), thường là văn bản đến đính kèm để làm cơ sở khi tham chiếu ▪ File phiếu trình: là các bản Phiếu trình (nếu có) trình xin ý kiến lãnh đạo cũng như người có liên quan đến văn bản chính ký và phê duyệt (làm rõ các nội dung xin trình ký ban hành văn bản) ▪ Có phát hành: đánh dấu xác định những file sẽ được phát hành (gửi đi) khi văn thư phát hành văn bản thông thường là văn bản chỉnh và các văn bản liên quan, mặc định văn bản phát hành cần ký số ▪ VB cần ký số: để đánh dấu file văn bản đính kèm có yêu cầu bắt buộc phải ký số trước khi phát hành hay không (thông thường những văn bản chính hoặc phiếu trình) ▪ Cần chọn đúng loại văn bản để lãnh đạo biết để ký số và theo dõi ▪ Sau kh...

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG VNPT I-OFFICE (CHUYÊN VIÊN VÀ TRƯỞNG PHÒNG)

1 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1.1 Trưởng phòng(TP)

- Văn bản đến/Xem văn bản đến để xem các văn bản được phân công cho phòng mình xử lý, mặc định là các văn bản có trạng thái “Chưa

xử lý” để ưu tiên cho việc xử lý văn bản đến, danh sách văn bản đến được sắp xếp theo thời gian mới nhất

Tại danh sách văn bản đến, TP có thể:

- Click vào trích yếu để xem chi tiết văn bản, nội dung chỉ đạo xử lý của lãnh đạo và xử lý văn bản - Click Xem để xem các file đính kèm của văn bản

- Click nút Xử lý để chuyển luôn đến chức năng phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên (cụ thể ở trang sau)

- Click nút Hoàn tất để hoàn tất nhanh văn bản với trạng thái Hoàn tất - Lưu để biết

Lưu ý:

- Nếu văn bản mà TP chưa xem file đính kèm sẽ có trích yếu màu đỏ, ngược lại có trích yếu màu xanh

- Người dùng có thể tìm kiếm (cơ bản) các văn bản trong danh sách bằng cách click vào chữ Tìm kiếm phía trên bên trái (ảnh minh hoạ)

Khi click vào Trích yếu văn bản thì truy cập vào form chi tiết văn bản đến Tại đây có những nút chức năng tương ứng với từng nghiệp vụ xử lý văn bản đến:

Lưu để biết: Văn bản có nội dung thông báo để biết, TP click vào sẽ kết thúc luồng xử lý văn bản

Lưu để báo cáo: Văn bản có nội dung thông báo để biết nhưng cần theo dõi để báo cáo LĐ, TP click vào sẽ kết thúc luồng xử lý văn bản Xử lý: Phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên trong phòng

Phúc đáp văn bản: kết thúc xử lý và dự thảo văn bản đi để trả lời/phúc đáp nội dung của văn bản đến

Chuyển lại LĐ: Khi kiểm tra văn bản đến nhưng thấy nội dung văn bản không liên quan đến phòng của mình hoặc có thể nguyên nhân nào đó dẫn

đến chuyển nhầm văn bản thì sẽ được trả lại cho Lãnh đạo (người được ủy quyền phân công xử lý văn bản, tùy từng đơn vị lãnh đạo phân xử lý

văn bản có thể là: Giám đốc/phó giám đốc, chủ tịch/phó chủ tịch hoặc Chánh văn phòng) để phân công lại Khi này sẽ có 2 trường hợp:

1 Nếu phòng ban của mình là xử lý chính thì văn bản đến sẽ được thu hồi ở tất cả các phòng ban (xử lý chính và phòng ban phối hợp) để LÃNH ĐẠO phân công lại

2 Nếu phòng ban mình là phối hợp thì văn bản đến sẽ chỉ thu hồi ở phòng ban mình và trả lại cho Lãnh đạo

Khi chọn nút Chuyển lại LĐ, cửa sổ nhập nội dung để chuyển LÃNH ĐẠO hiện lên TP nhập lý do trả lại văn bản sau đó ấn nút Chuyển lại LÃNH ĐẠO để kết thúc xử lý văn bản.

Khi click vào nút Xử lý, hệ thống chuyển sang giao diện phân công xử lý văn bản Tại đây trưởng phòng có thể phân công, giao xử lý văn bản cho các chuyên viên trong phòng hoặc có thể trực tiếp đăng ký văn bản đi dựa trên nội dung văn bản đến

Ở giao diện phân công xử lý văn bản, TP có thể thực hiện các tháo tác:

Xác nhận: Sau khi phân công xử lý văn bản cho chuyên viên (bao gồm xử lý chính và phối hợp) và điền Ý kiến xử lý, Nội dung yêu cầu, File bổ

sung thì chuyên viên ấn nút Xác nhận để thực hiện giao việc tới chuyên viên

Phúc đáp văn bản: Dự thảo/Tạo văn bản đi để phản hồi phúc đáp cho văn bản đến đang xử lý Việc thực hiện theo quy trình này sẽ gắn kết được

văn bản đến và văn bản phúc đáp tương ứng → thuận tiện cho việc theo dõi xử lý sau này

Lưu hồ sơ công việc: Lưu văn bản đến vào hồ sơ công việc của chính mình

Văn bản sau khi được TP phân công sẽ có trạng thái xử lý (đối với TP đó) là Hoàn tất – Lưu để xử lý

- Văn bản trả lại: để xem và xử lý các văn bản bị trả lại do phân công nhầm

- Sổ văn bản đến: xem các văn bản đến trong toàn đơn vị theo phòng ban

1.2 Chuyên viên

Với chức năng xử lý văn bản đến giao diện, chức năng, thao tác Chuyên viên thực hiện tương tự như Trưởng phòng

2 XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI (VĂN BẢN PHÁT HÀNH) 2.1 Trưởng phòng/Chuyên viên

• Để đăng ký văn bản đi NSD có thể làm bằng 2 cách:

- Từ menu Văn bản đi\Đăng ký văn bản đi hoặc từ form xem/xử lý văn bản đến, chọn Phúc đáp văn bản để chuyển sang trang Đăng ký văn bản đi để tạo dự thảo văn bản đi

▪ Chọn văn bản liên quan nếu có (văn bản đến cần phản hồi hoặc giải đáp)

▪ Upload file văn bản đi ▪ Có 3 loại file văn bản:

▪ Văn bản liên quan: bổ sung văn bản chính không phát hành (có thể ký số hoặc không ký số), thường là văn bản đến đính

kèm để làm cơ sở khi tham chiếu

▪ File phiếu trình: là các bản Phiếu trình (nếu có) trình xin ý kiến lãnh đạo cũng như người có liên quan đến văn bản chính ký và phê duyệt (làm rõ các nội dung xin trình ký ban hành văn bản)

▪ Có phát hành: đánh dấu xác định những file sẽ được phát hành (gửi đi) khi văn thư phát hành văn bản thông thường là

văn bản chỉnh và các văn bản liên quan, mặc định văn bản phát hành cần ký số

▪ VB cần ký số: để đánh dấu file văn bản đính kèm có yêu cầu bắt buộc phải ký số trước khi phát hành hay không (thông thường những văn bản chính hoặc phiếu trình)

▪ Cần chọn đúng loại văn bản để lãnh đạo biết để ký số và theo dõi

▪ Sau khi upload xong tất cả các văn bản của văn bản đi thì nút ký số Token hiện lên Với 3 văn bản đi cũng có cách ký số cho từng loại văn bản như sau:

▪ Với file trình duyệt thì cần chọn mẫu chữ ký chính và ký vào đúng vị trí của mình

▪ Với file văn bản cần ký số và văn bản phát hành thì ký số nháy vào cuối văn bản nếu cần ký nháy

▪ Điền trích yếu văn bản đi

▪ Chọn loại lĩnh vực, Loại văn bản, Cấp độ văn bản ▪ Sau khi điền đầy đủ thông tin của văn bản đi thì:

- Chọn Chuyển lãnh đạo phê duyệt: chuyển trực tiếp cho Lãnh đạo phê duyệt (với vai Trưởng phòng hoặc khi chuyên viên trình trực tiếp lãnh đạo)

- Chọn Chuyển cán bộ khác: chuyển cho Trưởng phòng/hoặc cán bộ cùng phòng để xin ý kiến chỉnh sửa, thông thường Chuyên viên sau khi dự thảo xong sẽ chuyển cho Trưởng phòng

▪ Chọn lãnh đạo/cán bộ muốn chuyển sau đó nhấn nút Chuyển (như hình dưới)

• Sau khi nhấn nút chuyển lãnh đạo phê duyệt thì văn bản đi sẽ chuyển sang trạng thái chờ Lãnh đạo phê duyệt Trưởng phòng/Chuyên viên có thể vào form Xử lý văn bản đi để xem tất cả các văn bản liên quan đến mình và phòng ban quản lý

• Tại form Xử lý văn bản đi, trưởng phòng/chuyên viên có thể tìm kiếm các văn bản liên quan đến mình Có thể lựa chọn tìm kiếm theo trạng thái văn bản, trạng thái xem, cán bộ soạn thảo văn bản của phòng mình, năm, lĩnh lực, loại văn bản, số ký hiệu, trích yếu…

• Chọn trạng thái chờ xử lý Sau đó ấn tìm kiếm Sẽ hiển thị tất cả các văn bản mà trưởng phòng cần xử lý được sắp xếp theo thời gian mới nhất Sau đó chọn văn bản cần xử lý

• Sau khi chọn được văn bản cần xử lý, Trưởng phòng/Chuyên viên click vào trích yếu văn bản để truy cập form chi tiết xử lý văn bản; tại đây có các chức năng chính sau:

▪ Xem/Sửa trực tiếp văn bản: Yêu cầu với file văn bản chưa được ký số mới thực hiện chỉnh sửa văn bản được Thực hiện chỉnh sửa nội

dung văn bản cho chính xác

▪ Cập nhật file: cho phép cập nhật (thêm, xóa) file văn bản đính kèm trước khi trình lãnh đạo ký duyệt Chú ý là chọn đúng 1 trong 3 loại

văn bản upload

▪ Chi tiết ký số: Xem chi tiết luồng ký số của văn bản

▪ Ký số văn bản: Ở đây có 3 loại văn bản cần ký số Cần lựa chọn đúng loại ký số để thực hiện ký số cho 3 loại văn bản liên quan

▪ Sau khi thực hiện ký số ấn nút Chuyển lãnh đạo phê duyệt Form chọn lãnh đạo phê duyệt hiện lên Cần chọn đúng lãnh đạo ký duyệt Nhập nội dung xin ý kiến rồi ấn nút Chuyển

• Sau khi chuyển văn bản tới lãnh đạo ký duyệt, trạng thái văn bản chuyển thành: Chờ LĐ ký, duyệt

• Để kiểm tra xem Lãnh đạo đã duyệt phát hành văn bản cho các văn bản đi liên quan đến phòng ban mình chưa, NSD có thể vào menu Xử lý văn bản đi để theo dõi (chọn lọc theo các trạng thái)

2.1.2.Thu hồi văn bản đi đã trình ký

- Với các văn bản đi mà NSD (Trưởng phòng/Chuyên viên) đã trình lãnh đạo ký nhưng lãnh đạo chưa ký duyệt thì NSD hoàn toàn có thể lấy lại/thu hồi về để xử lý lại

- NSD truy cập Menu Xử lý văn bản đi chọn lọc theo trạng thái “Chờ LĐ ký, duyệt” → chọn văn bản muốn Thu hồi → Thu hồi

2.1.3 Xem các văn bản đã phát hành

- NSD truy cập menu Văn bản đi\Văn bản đã phát hành để xem các văn bản được phát hành của đơn vị có liên quan đến mình, bao gồm

các văn bản đi do chính NSD soạn thảo hoặc NSD có tham gia vào quá trình xử lý văn bản hoặc NSD được văn thư chuyển cho khi phát hành văn bản Mặc định số đếm trên Menu hiển thị số văn bản đã phát hành có liên quan đến NSD mà NSD chưa xem Khi kích vào menu thì hiển thị danh sách văn bản đã phát hành chưa xem Nếu muốn xem các văn bản đi có liên quan NSD có thể sử dụng bộ lọc để tìm và hiển thị theo mong muốn

2.1.4 Tìm kiếm văn bản đi

Chức năng cho phép NSD tra cứu, tìm kiếm các văn bản đi phát hành từ đơn vị Người sử dụng có thể tìm kiếm tương đối hoặc chính

xác theo từ khóa cần tìm, có thể tìm theo Trích yếu, số ký hiệu hoặc đồng thời

-Tìm gần đúng: cho phép NSD tìm các văn bản theo trích yếu mà nội dung tìm kiếm không cần chính xác; ví dụ: NSD gõ nội dung trích

yếu là “Ninh Bình” thì kết quả tìm được sẽ bao gồm các văn bản cho trích yếu chứa 1 trong 2 từ “Ninh”, “Bình” hoặc cả cụm từ “Ninh Bình”, không nhất thiết phải theo thứ tự “Ninh” đứng trước “Bình” đứng sau; phù hợp với trường hợp NSD không nhớ chính xác Trích yếu văn bản mà chỉ nhớ mang máng 1 vài cụm từ

-Tìm chính xác: cho phép NSD tìm các văn bản theo trích yếu mà nội dung tìm kiếm phải chính xác; ví dụ: NSD gõ nội dung trích yếu

là “Ninh Bình” thì kết quả tìm được sẽ bao gồm các văn bản cho trích yếu chứa cả cụm từ “Ninh Bình”; kết quả tìm được sẽ có ít kết

quả phù hợp hơn, chính xác hơn

2.1.5 Tìm kiếm văn bản đến

Chức năng cho phép NSD tra cứu, tìm kiếm các văn bản đến đơn vị Người sử dụng có thể tìm kiếm tương đối hoặc chính xác theo từ

khóa cần tìm, có thể tìm theo Trích yếu, số ký hiệu hoặc đồng thời (tương tự như Tìm kiếm văn bản đi)

KẾT THÚC./