Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu

Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu Tài liệu Quy trình quản lý chất lượng và Thanh quyết toán mẫu

LỜI GIỚI THIỆU

Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 113 của Luật Xây dựng hiện hành Nhà thầu phải có hệ thống quản lý chất lượng phù hợp và thiết lập hồ sơ quản lý chất lượng công trình.

Tại Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 46/2015/NĐ-CP quy định như sau: Nhà thầu

khi tham gia hoạt động xây dựng phải có đủ điều kiện năng lực theo quy định, phảicó biện pháp tự quản lý chất lượng các công việc xây dựng do mình thực hiện,

Nhà thầu chính hoặc tổng thầu có trách nhiệm quản lý chất lượng công việc do nhàthầu phụ thực hiện Tài liệu này nhằm góp phần vào biện pháp tự quản lý chất lượng

của bạn và công ty bạn.

Quy định tại Khoản 2 Điều 13 Yêu cầu về chất lượng sản phẩm và nghiệm thu, bàn giao sản phẩm hợp đồng xây dựng của Nghị định số 37/2015/NĐ-CP:

"2 Nghiệm thu, bàn giao sản phẩm các công việc hoàn thành:

a) Các thỏa thuận về quy trình nghiệm thu, bàn giao của các bên tham gia hợp đồng phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về quản lý chất lượng công trình xây dựng.

b) Các công việc cần nghiệm thu, bàn giao; căn cứ nghiệm thu, bàn giao; quytrình, thời điểm nghiệm thu, bàn giao sản phẩm các công việc hoàn thành; thànhphần nhân sự tham gia nghiệm thu, bàn giao; biểu mẫu nghiệm thu, bàn giao; cácquy định về người ký, các biên bản, tài liệu nghiệm thu, bàn giao phải đúng vớiquy định của pháp luật và được các bên thỏa thuận trong hợp đồng."

Thực tế cho thấy các Công ty Nhà thầu có hiểu biết, thực hiện chủ động thỏa thuận trước với Chủ đầu tư về biểu mẫu nghiệm thu, bàn giao… để có thể ứng dụng phần mềm QLCL GXD trong công tác nghiệm thu, bàn giao…, tự động hóa công việc hồ sơ chất lượng – nghiệm thu – hoàn công, nhật ký… thì có thể tiết kiệm được nhiều chi phí nhân lực cho công việc này Vì thế tác giả và Công ty CP Giá Xây Dựng dày công sưu tầm, biên soạn tài liệu này nhằm giúp các Công ty Nhà thầu, các bạn làm công việc chuẩn bị và đi thỏa thuận hợp đồng xây dựng, làm công việc nghiệm thu, hoàn công có tư liệu để thuận lợi hơn trong công việc.

Tài liệu này là 1 thành phần thuộc bộ giải pháp phần mềm QLCL GXD được biên soạn với Styles GXD và để mở dạng file Word để tiện cho người dùng cuối sử dụng vào công việc Không sử dụng ở các phần mềm khác và các hoạt động kinh doanh, thương mại khi chưa được sự đồng ý của tác giả và Công ty CP Giá Xây Dựng.

Tác giả: Nguyễn Thế Anh

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QLCL) VÀ NGHIỆM THU THANHQUYẾT TOÁN (TQT) MẪU

CÔNG TY CỔ PHẦN GIÁ XÂY DỰNG (GXD JSC)CONSTRUCTION COST SERVICES JOINT STOCK COMPANYQUY TRÌNH QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG (QLCL),

NGHIỆM THU THANH QUYẾT TOÁN (TQT)Mã số: CLQT-09Lần ban hành: 03Ngày ban hành: 02/11/2019Số trang: 110

1 Những người có liên quan phải đọc, hiểu và thực hiện theo đúng nội dung của quy trình này.2 Nội dung trong quy định này có hiệu lực kể từ ngày ban hành.

3 Mỗi bộ phận chỉ được phân phối duy nhất 01 bản gốc của quy trình này, các bản sao có mã số khác với bản gốc phải được loại bỏ, tuyệt đối không được sử dụng.

I MỤC ĐÍCH 2

II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG 2

III TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ 2

IV CHỮ VIẾT TẮT, PHÂN LOẠI 3

V NỘI DUNG 4

VI LƯU HỒ SƠ 26

VII BIỂU MẪU - PHỤ LỤC 26

CÁC ĐƠN VỊ LIÊN QUAN ÁP DỤNG QUY TRÌNH

3. Phòng Hành chính nhân sự 9. Phòng thiết bị - bảo vệ

4. Phòng Tài chính kế toán 10. Khối xí nghiệp trực thuộc

5. Phòng Kỹ thuật thi công 11. Khối đội thi công

Chức vụ:Chức vụ: Phó Tổng giám đốcChức vụ: Tổng giám đốc

I MỤC ĐÍCH

Theo quy định tại Nghị định số 46/2015/NĐ-CP, Nghị định số 37/2015/NĐ-CP và Thông tư số 26/2016/TT-BXD (điều 8, điều 9, điều 10)

Đảm bảo việc triển khai thực hiện công tác lập hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng, hồ sơ thanh quyết toán công trình thi công xây lắp do công ty Cổ phần Giá Xây Dựng trực tiếp thi công được thực hiện có hệ thống, hợp lý, đạt hiệu quả cao, nhanh chóng phù hợp với quy định của Pháp luật và các quy định của Chủ đầu tư.

Tăng cường sự chủ động, phân rõ trách nhiệm, mối liên hệ giữa các phòng ban chức năng có liên quan trong công tác lập hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng, hồ sơ thanh quyết toán

II ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Quy trình này được áp dụng đối với các gói thầu xây lắp các công trình do Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng trực tiếp thi công, quy trình được thực hiện trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng thi công: ký kết xong hợp đồng, thi công, hoàn thành bàn giao công trình đưa vào sử dụng, bảo hành và thanh lý hợp đồng.

Quy trình được soạn thảo trên cơ sở tuân thủ Luật Xây dựng, Nghị định, Thông tư và các văn bản pháp lý hiện hành về: Quản lý dự án xây dựng, Quản lý chất lượng công trình xây dựng, Quản lý chi phi đầu tư xây dựng, Quản lý đấu thầu và Quản lý hợp đồng xây dựng Quá trình thực hiện các đơn vị, cá nhân liên quan cần nghiên cứu các văn bản pháp luật để áp dụng đúng với từng trường hợp cụ thể.

Ban Giám đốc, phòng Kế hoạch và Quản lý Xây lắp, phòng Kĩ thuật thi công, phòng Tài chính kế toán, ban chỉ huy công trường và các đơn vị có liên quan trong Công ty Cổ phần Giá Xây Dựng thực hiện theo đúng Quy trình.

III TÀI LIỆU THAM KHẢO VÀ CÁC CĂN CỨ PHÁP LÝ

- Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014 (Điều 138 đến Điều 147, Mục 2, Chương VII)

- Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013

- Nghị định số 32/2015/NĐ-CP ngày 25/3/2015 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật đấu thầu

- Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015 của Chính phủ quy định chi tiết về hợp đồng xây dựng

- Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng

- Thông tư số 08/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng Hướng dẫn một số nội dung về hợp đồng tư vấn xây dựng

- Thông tư số 09/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng hướng dẫn hợp đồng thi công xây dựng công trình

- Thông tư 30/2016/TT-BXD về hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng

- Thông tư số 26/2016/TT-BXD ngày 26/10/2016 của Bộ Xây dựng về quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng

- Thông tư số 08/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng Hướng dẫn một số nội dung về hợp đồng tư vấn xây dựng

- Thông tư số 07/2016/TT-BXD ngày 10/03/2016 của Bộ Xây dựng hướng dẫn điều chỉnh giá hợp đồng xây dựng

- Các quy trình, hướng dẫn, quy định, quy chế của Công ty ban hành

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý chất lượng GXD (QLCL GXD) do Công ty CP Giá Xây Dựng sản xuất

- Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quyết toán GXD do Công ty CP Giá Xây Dựng sản xuất

- Tham khảo một số tài liệu khác có liên quan.

IV CHỮ VIẾT TẮT, PHÂN LOẠI1 Viết tắt

- P KH&QLXL: Phòng Kế hoạch và Quản lý xây lắp - BCHCT: Ban chỉ huy công trường

- P KTTC: Phòng Kĩ thuật thi công

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thi công xây dựng, công tác quản lý thi công ngoài hiện trường sẽ thực hiện thông qua các tài liệu, hồ sơ Tài liệu, hồ sơ

đó gọi là “Hồ sơ, tài liệu quản lý chất lượng thi công xây dựng công trình”.

Để việc lập, quản lý thuận lợi và dễ dàng Công ty chia thành 3 công việc chính:

Từ khâu chào thầu đã phải chú gì để đặt nền tảng cho quản lý chất lượng, quản lý công trình khi trúng thầu, đi vào thi công: Dự thảo hợp đồng, các điều khoản về biểu mẫu, tiêu chuẩn, chỉ dẫn kỹ thuật, nhật ký thi công, phân định trách nhiệm người ký hồ sơ…

Từ lúc thương thảo hợp đồng, chốt hợp đồng để ký thì trong nội dung nêu những gì để thuận lợi cho khâu quản lý xây dựng, quản lý chất lượng công trình ?

Vào thi công, công tác chuẩn bị của cán bộ kỹ thuật: Chỉnh sửa biểu mẫu hồ sơ, tạo file, tạo thư mục Cloud, tài khoản chia sẻ, quy trình thống nhất làm việc khỏi xung đột,

Thỏa thuận về biểu mẫu, nội dung trong biểu mẫu (tuân thủ đúng nội dung yêu cầu của Thông tư số 26), nội dung hình thức trình bày

Đối với biên bản nghiệm thu chất lượng không đưa khối lượng, không đưa tiêu chuẩn vào nội dung biên bản.

Bảng phụ lục nghiệm thu khối lượng.

Quy trình, trình tự, hồ sơ, thủ tục làm điều chỉnh giá, phát sinh -> phân công (Nếu vốn Nhà nước thì…, vốn tư nhân bám đó nhưng làm đơn giản hơn).

Chỉ dẫn kỹ thuật…

Mẫu nhật ký : hình thức và nội dung Tất cả chuẩn bị trước sao cho có thể tự động hóa được.

Thay vì thụ động làm theo Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát -> khó tự động hóa vì mẫu biểu mỗi nơi mỗi khác -> tăng chi phí, hiệu quả công việc thấp.

2 Lập hồ sơ pháp lý

1.1 Định nghĩa

Hồ sơ pháp lý: là lý lịch khẳng định chất lượng của sản phẩm được Chủ đầu tư lập từ khi có chủ trương đầu tư dự án đến khi kết thúc dự án Nhà thầu chỉ lập một phần hồ sơ pháp lý trong quá trình thi công xây dựng liên quan đến phần việc của Nhà thầu.

1.2 Nội dung1.2.1 Lưu đồ

Chỉ huy trưởng công

1.2.2 Diễn giải

 Phân công trách nhiệm

- BCHCT: chịu trách nhiệm về việc thu thập, lập hồ sơ.- P.KTTC: chịu trách nhiệm việc giám sát lập hồ sơ.

- P.KH&QLXL: chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban Giám đốc về thời gian,

tính hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ  Sơ đồ dòng chảy

Bước 1: Phân công trách nhiệm

Ngay sau khi thành lập xong BCHCT, Chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân công ngay một cán bộ làm hồ sơ pháp lý Thời gian để Chỉ huy trưởng phân công chậm nhất là 2 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT Chỉ huy trưởng nói rõ quy trình thực hiện việc lập hồ sơ Giới thiệu cán bộ làm hồ sơ làm việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát quản lý cho Chủ đầu tư để thống nhất danh mục hồ sơ, các biểu mẫu.

Bước 2: Thu thập lập hồ sơ

Cán bộ được phân công nhiệm vụ cần đọc và đảm bảo là hiểu rõ quy trình này Cần nghiên cứu và trả lời câu hỏi hồ sơ pháp lý gồm những căn cứ, tài liệu, hồ sơ gì? Liệt kê các biểu mẫu có thể sử dụng làm thành hệ thống đối với công trình thi công

Cán bộ được phân công sau khi nhận được danh mục, biểu mẫu hồ sơ pháp lý Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát tiến hành rà soát lại Đối với những tài liệu còn thiếu, chưa hợp lý thì đề xuất với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát Khi nhận các danh mục tài liệu hay biểu mẫu từ Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát cần có chữ ký xác nhận

Sau 10 ngày kể từ ngày chỉ huy trưởng giới thiệu cán bộ làm hồ sơ pháp lý với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát, cán bộ phải thống nhất được các danh mục, biểu mẫu quy cách để làm hồ sơ pháp lý và hoàn thành việc thu thập các hồ sơ, tài liệu có từ trước như: Kết quả phê duyệt trúng thầu, biểu giá hợp đồng, quyết định thành lập BCHCT

Khi hồ sơ pháp lý có sự thay đổi, bổ sung thì thời gian để cán bộ hồ sơ hoàn thiện là 2 ngày kể từ ngày có thay đổi, bổ sung.

Bước 3: Giám sát lập hồ sơ

Sau khi thành lập xong BCHCT, lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ P.KTTC có trách nhiệm theo dõi, giám sát việc lập hồ sơ pháp lý đối với công trình đó

Cán bộ P.KTTC phụ trách công trình cùng với cán bộ làm hồ sơ pháp lý kiểm soát các hồ sơ, danh mục còn thiếu, chưa hợp lý để hoàn thiện hồ sơ.

Khi có sự thay đổi, bổ sung hồ sơ pháp lý, chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc trong báo cáo tuần.

Bước 4: Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ

Trước các đợt thanh quyết toán 10 ngày Cán bộ hồ sơ pháp lý phải rà soát lại, sau đó tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ.

Trước các đợt thanh quyết toán 7 ngày cán bộ hồ sơ pháp lý mang lên P.KH&QLXL kiểm tra.

Bước 5: Kiểm tra

Sau khi nhận hồ sơ pháp lý từ công trường Cán bộ P.KH&QLXL được giao theo dõi công trình có trách nhiệm kiểm tra về tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ Thời gian để cán bộ P.KH&QLXL xem xét là 2 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ Có biên bản giao nhận.

Cán bộ P.KH&QLXL hiểu rõ từng nhà thầu phụ, để làm sao việc lắp giá đảm bảo là khả thi nhất.

Bước 6: Phê duyệt

Cán bộ P.KH&QLXL báo cáo lãnh đạo phòng về tình hình thực hiện hồ sơ Sau khi xem xét đánh giá hồ sơ bằng biên bản làm việc Lãnh đạo P.KH&QLXL có trách nhiệm báo cáo Ban Giám đốc trong báo cáo tuần.

Bước 7: Quản lý và lưu hồ sơ

Sau 2 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ pháp lý P.KH&QLXL có phản hồi và giao lại cho BCHCT tiến hành làm thanh quyết toán Khi có vướng mắc liên quan đến phòng ban liên quan trên công ty cần giúp công trường hoàn thành các tài liệu còn thiếu.

1.3 Danh mục hồ sơ, tài liệu và liên hệST

Biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu giaiđoạn xây dựng hoàn thành, hoàn thànhhạng mục công trình hoặc công trìnhđưa vào sử dụng

3Biên bản kiểm tra công tác quản lý chấtlượng thi công xây dựng trên công

Báo cáo của Nhà thầu về quá trình vàchất lượng thi công theo giai đoạn hoàn

11Hồ sơ năng lực của ĐV thí nghiệm.P.KH&QLXL

13 Giấy giao nhiệm vụ của Công ty cho Xí

Quyết định thành lập ban chỉ huy côngtrường, Ban an toàn lao động, Hội đồnghuy công trường, Ban an toàn lao động,Hội đồng kĩ thuật nội bộ)

17 Biên bản bàn giao mặt bằng, mốc giới

18Biên bản nghiệm thu mốc và cao độ tạmcủa đơn vị thi công, định vị công trình(đối với công trình nhà ở), có sơ họa thể

CĐT& TVGS

hiện tuyến đường chuyền và góc mởkèm theo

Các QĐ, công văn của chủ đầu tư mangtính pháp lý trong quá trình thi công

(nếu có).

CĐT& TVGS

Các công văn của ĐVTC gửi chủ đầu tưmang tính pháp lý trong quá trình thi

công (nếu có).

21 Các công văn trả lời của TVTK trong quá trình thi công (nếu có)

22 Bảng kê các thay đổi so với thiết kế thi

23 Hồ sơ năng lực của các Nhà thầu phụ

Ghi chú:

- Cán bộ hồ sơ pháp lý khi gặp khó khăn trong các danh mục nêu trên liên hệ với các phòng, ban được quy định ở trên để hoàn tất hồ sơ.

- Khi không có yêu cầu khác của Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát phải tuân theo các biểu mẫu của công ty.

3 Lập hồ sơ chất lượnga Định nghĩa

Quản lý chất lượng công trình xây dựng: Là hoạt động quản lý của các chủ thể tham gia các hoạt động xây dựng theo quy định của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP và pháp luật khác có liên quan trong quá trình chuẩn bị, thực hiện đầu tư xây dựng công trình và khai thác, sử dụng công trình nhằm đảm bảo các yêu cầu về chất lượng và an toàn của công trình.

Hồ sơ chất lượng: Là lý lịch khẳng định chất lượng của sản phẩm trong quá trình thi công xây dựng thông qua các biên bản nghiệm thu.

1.4 Nội dung1.4.1 Lưu đồ

TRÁCH NHIỆMNỘI DUNGTRÌNH TỰ

Chỉ huy trưởng công

 Phân công trách nhiệm

- P.KH&QLXL: Chịu trách nhiệm báo cáo trước Ban Giám đốc về thời gian,

hợp lệ, đầy đủ của hồ sơ Nhà thầu và với Chủ đầu tư thỏa thuận trước về quy trình quản lý chất lượng, các biểu mẫu biên bản nghiệm thu và nhật ký thi công sử dụng theo biểu mẫu có sẵn của phần mềm Quản lý chất lượng công trình GXD (QLCL GXD) để thuận tiện cho công việc lập và quản lý hồ sơ khâu thi

- BCHCT: Chịu trách nhiệm về việc lập hồ sơ.

 Sơ đồ dòng chảy

Bước 1: Phân công trách nhiệm

Ngay sau khi thành lập xong BCHCT, chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân công ngay một cán bộ làm hồ sơ pháp lý Thời gian để Chỉ huy trưởng phân công chậm nhất là 2 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT Chỉ huy trưởng nói rõ quy trình thực hiện việc lập hồ sơ Giới thiệu cán bộ làm hồ sơ làm việc với Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát quản lý cho Chủ đầu tư để thống nhất danh mục các căn cứ pháp lý, hồ sơ, biểu mẫu.

Bước 2: Thu thập lập hồ sơ

Sau 5 ngày kể từ ngày chỉ huy trưởng giới thiệu cán bộ làm hồ sơ chất lượng với Chủ đầu tư và tư vấn giám sát, cán bộ phải thống nhất được các danh mục, biểu mẫu quy cách để làm hồ sơ chất lượng Trình CĐT&TVGS các biểu mẫu Công ty áp dụng, Nhà thầu chủ động sử dụng các biểu mẫu sẵn có theo phần mềm QLCL GXD để phát huy tối đa phần mềm sẵn có.

Nếu khi thương thảo và ký hợp đồng chưa có quy định, quá trình tạo lập các biểu mẫu quy cách trong hồ sơ chất lượng, lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ cùng cán bộ hồ sơ pháp lý làm việc với CĐT&TVGS thống nhất các danh mục hồ sơ, các biểu mẫu theo phần mềm QLCL GXD.

Đối với mỗi công việc trong quá trình thi công: Ngay sau khi công việc được nghiệm thu 1 ngày cán bộ hồ sơ chất lượng phải hoàn chỉnh ngay công việc đó Nhập ngay số liệu vào phần mềm QLCL GXD và lưu trữ cẩn thận.

Trong quá trình thi công có phát sinh nằm ngoài hợp đồng Phải làm các biên bản có xác nhận của Chủ đầu tư, Tư vấn giám sát Phần phát sinh này sau 2 ngày cán bộ hồ sơ chất lượng phải giao cho P.KTTC và P.KH&QLXL mỗi phòng 1 bản chính hoặc phô tô.

Bước 3: Kiểm tra hồ sơ

Các cuộc họp giao ban tuần ở các công trường Công ty trực tiếp thi công, lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ phòng đi họp để nắm bắt được tình hình.

Cán bộ phòng kĩ thuật thi công có trách nhiệm bám sát việc lập hồ sơ Phải kiểm tra cho từng công việc cụ thể, thời gian hoàn thành như đã quy định trong quy trình Trong báo cáo tuần ở cuộc họp giao ban, P.KTTC có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện hồ sơ các công trường công ty trực tiếp thi công Đối với Bản vẽ hoàn công cần hướng dẫn bổ sung các phát sinh khi thay đổi thiết kế cho

cán bộ phụ trách hồ sơ chất lượng

Bước 4: Tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ

Trước các đợt thanh quyết toán 10 ngày Cán bộ hồ sơ chất lượng phải rà soát lại, sau đó tổng hợp, hoàn chỉnh hồ sơ.

Trước các đợt thanh quyết toán 7 ngày cán bộ hồ sơ pháp lý mang lên P.KH&QLXL kiểm tra.

Bước 5: Phê duyệt

Cán bộ P.KH&QLXL báo cáo lãnh đạo phòng về tình hình thực hiện hồ sơ Sau khi xem xét đánh giá hồ sơ bằng biên bản làm việc Lãnh đạo P.KH&QLXL có trách nhiệm báo cáo Ban Giám đốc

Bước 6: Quản lý và lưu hồ sơ

Sau 2 ngày kể từ khi nhận được P.KH&QLXL có phản hồi và giao lại cho BCHCT tiến hành làm thanh quyết toán Khi có vướng mắc các phòng ban liên quan trên công ty cần giúp công trường hoàn thành các tài liệu còn thiếu.

1.4.3 Danh mục hồ sơ, tài liệu

Theo bảng dưới đây và theo Phụ lục 3 của Thông tư số 26/2016/TT-BXD của Bộ Xây dựng.

1Danh mục hồ sơ chất lượng

A Chứng chỉ, thí nghiệm vật liệu, cấu kiệnthành phẩm và thiết bị đầu vào

Chứng chỉ chất lượng nguồn gốc xuất xứ: thiếtbị, vật liệu, cấu kiện thành phẩm sử dụng vàocông trình.

Thông báo kết quả kiểm tra chất lượng: vật tư,cấu kiện thành phẩm, thiết bị nhập khẩu sử dụngtrong hạng mục công trình này của các tổ chức tưvấn có tư cách pháp nhân được nhà nước quyđịnh

4 Kết quả thí nghiệm các loại vật liệu sử dụng vào công trình.

5Thiết kế cấp phối các loại vữa, bê tông

6 Lý lịch thiết bị, máy móc chính tham gia thi công.

STTNỘI DUNG HỒ SƠBIỂU MẪUGHI CHÚB Chứng chỉ, kết quả thí nghiêm hiện trường

7Biên bản lấy mẫu hiện trường.

Báo cáo kết quả các thí nghiệm hiện trường (giacố nền, sức chịu tải của cọc móng; chất lượng bêtông cọc, lưu lượng giếng, điện trở của hệ thốngchống sét cho công trình và cho thiết bị, kết cấuchịu lực, thử tải bể chứa, thử tải ống cấp nước -chất lỏng ).

Báo cáo kết quả kiểm tra chất lượng đường hàncủa các mối nối: cọc, kết cấu kim loại, đườngống áp lực (dẫn hơi, chất lỏng), bể chứa bằngkim loại

C Hệ thống các biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu hạng mục công trình,nghiệm thu hoàn thành công trình để đưa vào sửdụng

11Biên bản nghiệm thu giai đoạn xây lắp

Biên bản nghiệm thu chất lượng các công tác xây- Kèm theo phiếu yêu cầu NT của nhà thầu.

- Biên bản nghiệm thu nội bộ của nhà thầu (nếucần dùng để quản lý nội bộ của nhà thầu, khôngcần lưu hồ sơ hoàn thành công trình).

- Sơ họa hoàn công, ảnh chụp quá trình nghiệm

thu các bộ phận công trình bị che khuất (nếu có).

Các biên bản nghiệm thu thiết bị chạy thử đơn

động và liên động không tải (theo mẫu) nghiệm

thu thiết bị chạy thử liên động có tải (theo mẫu),báo cáo kết quả kiểm tra, thí nghiệm, hiệuchỉnh, vận hành thử thiết bị(không tải và cótải).

Nội dungtheo Điều 8

14 Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị thông tin

liên lạc, các thiết bị bảo vệ (nếu có).

15Biên bản thử và nghiệm thu các thiết bị phòng

STTNỘI DUNG HỒ SƠBIỂU MẪUGHI CHÚ

cháy chữa cháy, nổ (nếu có).

Lý lịch thiết bị, máy móc lắp đặt trong côngtrìnhhướng dẫn hoặc quy trình vận hành khaithác công trình; quy trình bảo hành và bảo trìthiết bị và công trình

Văn bản (biên bản) nghiệm thu, chấp thuận hệthống kỹ thuật, công nghệ đủ điều kiện sử dụngcủa các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về :- Chất lượng sản phẩm nước sinh hoạt;

- Sử dụng các chất chống thấm thi công các hạngmục công trình cấp nước;

- Phòng cháy chữa cháy, nổ;- Chống sét;

- Bảo vệ môi trường;

- An toàn lao động, an toàn vận hành;

- Thực hiện giấy phép xây dựng (đối với trườnghợp phải có giấy phép xây dựng);

- Chỉ giới đất xây dựng;

- Đấu nối với công trình kỹ thuật hạ tầng (cấpđiện,

cấp nước, thoát nước, giao thông );

- An toàn đê điều (nếu có), an toàn giao thông(nếu có);

- Thông tin liên lạc (nếu có).

18Hồ sơ ảnh chụp trong toàn bộ quá trình thi công.19 Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).

D Hệ thống hồ sơ kèm theo

20Bản vẽ hoàn công hạng mục và toàn bộ côngtrình về kiến trúc, kết cấu, lắp đặt thiết bị, hệthống kỹ thuật công trình, hoàn thiện có danh

STTNỘI DUNG HỒ SƠBIỂU MẪUGHI CHÚ

Nhật ký thi công xây dựng công trình (có thể ghitay, in nhật ký hoặc 2 bên A-B có thể thỏa thuận

Ghi chú: Các mẫu biên bản, hướng dẫn thực hiện lập hồ sơ chất lượng sẽ

được trình bày ở các mục 7: các tài liệu đi kèm.

1.5 Ứng dụng phần mềm QLCL GXD

Cán bộ Phòng Kế hoạch và Quản lý xây lắp khi thương thảo hợp đồng với Chủ đầu tư thỏa thuận luôn bộ mẫu biên bản, nhật ký thi công sử dụng theo phần mềm QLCL GXD để tiết kiệm công sức, thời gian Tận dụng tối đa những gì sẵn có và đã được tự động hóa, giảm thiểu những biểu mẫu khác biệt khó khăn cho khâu tự động hóa.

Chỉnh sửa biểu mẫu (template) có sẵn trong phần mềm cho phù hợp với yêu cầu của CĐT & TVGS.

Nghiên cứu ứng dụng phần mềm QLCL GXD để nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian làm hồ sơ, quản lý hồ sơ khoa học, giảm nhân lực cho khâu hồ sơ chất lượng – ghi nhật ký

Mỗi ngày cần bố trí cán bộ nhập số liệu nghiệm thu, thí nghiệm, nhật ký thi công… Nhập số liệu tính diễn giải chi tiết khối lượng hoàn thành để đề nghị nghiệm thu, thanh toán và có so sánh thường xuyên theo khối lượng hợp đồng để có giải pháp, đề xuất ngay khi có phát sinh, bổ sung, điều chỉnh

Phổ biến, theo dõi và cập nhật thường xuyên các video hướng dẫn tại kênh video http://youtube.com/hosochatluong.

Quản lý hồ sơ bằng phần mềm QLCL GXD để thuận tiện trong khâu tra cứu, tìm kiếm và in ấn các biên bản nghiệm thu, mẫu thí nghiệm; tra cứu tiêu chuẩn thi công và nghiệm thu.

4 Lập hồ sơ thanh toána Định nghĩa

Để hiểu rõ với từng giai đoạn đang làm loại hồ sơ thanh toán gì ? thủ tục ra

sao ? Cán bộ đảm nhiệm công việc cần hiểu một số thuật ngữ:  Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành

Là hồ sơ đề nghị Chủ đầu tư thanh toán phần khối lượng được nghiệm thu mà Nhà thầu đã thực hiện được trong giai đoạn quy ước, thỏa thuận trong hợp đồng Hồ sơ này có thể làm cơ sở tạm thanh toán khi khối lượng giai đoạn quy ước có giá trị quá lớn và thời gian thi công dài ngày

Trước khi triển khai tạm thanh toán theo hồ sơ khối lượng hoàn thành, phải thống nhất với Chủ đầu tư về việc chia giai đoạn để tạm thanh toán khối lượng hoàn thành và có sự chấp thuận trước khi thực hiện.

Nội dung bảng tính của "Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành" sẽ được xét duyệt lại trong "Hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn thành" hoặc “Hồ sơ quyết toán hợp đồng”

Giá trị duyệt của "Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành" sẽ được trừ vào giá trị "Hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn thành" hoặc “Hồ sơ Quyết toán hợp đồng”.

 Hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn thành:

- Là hồ sơ thanh toán được chủ đầu tư duyệt khi kết thúc một giai đoạn quy ước hoặc hoàn thành hạng mục công trình (nêu trong hợp đồng) đã được nghiệm thu.

- Nội dung bảng tính của "Hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn thành" là toàn bộ giá trị khối lượng của giai đoạn được nghiệm thu.

- Giá trị duyệt thanh toán không bao gồm giá trị đã duyệt tại "Hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành" của giai đoạn đó.

- Giá trị duyệt của các hồ sơ thanh toán sẽ được cộng dồn và bị trừ vào quyết toán hợp đồng khi công trình hoàn thành được nghiệm thu đưa vào sử dụng.

 Hồ sơ quyết toán:

 Quyết toán giai đoạn:

Quyết toán giai đoạn là khi một hay vài hạng mục trong toàn bộ dự án đã hoàn thành nghiệm thu Có thể đưa vào vận hành sử dụng.

Với giai đoạn quy ước, với các phần khuất lấp hoặc kết thúc một hạng mục, bộ phần chính của công trình, Nhà thầu sẽ lập hồ sơ quyết toán giai đoạn Hồ sơ quyết toán giai đoạn bao gồm tất cả các chi phí mà nhà thầu thực hiện của giai đoạn đó Cần nghiên cứu Quyết toán giai đoạn có phải là thanh toán hoàn thành

hạng mục công trình (nêu trong hợp đồng) đã được nghiệm thu???

Ví dụ: Một công trình thi công kéo dài và có nhiều hạng mục Hết năm nhà thầu và chủ đầu tư có cái "tạm Quyết toán năm", hạng mục nào hoàn thành có thể sử dụng thì nghiệm thu đưa vào sử dụng sẽ Quyết toán hạng mục Quyết toán năm đó là Quyết toán giai đoạn.

 Quyết toán hợp đồng (Quyết toán A-B):

- Khi công trình hoàn thành được nghiệm thu đưa vào sử dụng, Nhà thầu sẽ lập hồ sơ quyết toán để quyết toán hợp đồng Hồ sơ quyết toán sẽ bao gồm tất cả các chi phí mà Nhà thầu đã thực hiện, được quy định cụ thể trong hợp đồng.

- Giá trị duyệt quyết toán còn lại không bao gồm giá trị đã duyệt của các hồ sơ thanh toán khối lượng, hồ sơ thanh toán giai đoạn hoàn thành trước đó (nếu có).

Ghi chú: Thứ tự hồ sơ thanh toán: Là thứ tự đợt lập hồ sơ thanh toán

tính theo hợp đồng không phân biệt hồ sơ thanh toán khối lượng hay giai đoạn hoàn thành.

1.6 Nội dung1.6.1 Nguyên tắc

- Việc thanh toán hợp đồng xây dựng phải phù hợp với loại hợp đồng, giá hợp đồng và các điều kiện trong hợp đồng mà các bên đã thỏa thuận, ký kết.

- Các bên thỏa thuận trong hợp đồng về số lần thanh toán, giai đoạn thanh toán, thời điểm thanh toán, thời hạn thanh toán, hồ sơ thanh toán và điều kiện thanh toán.

- Bên giao thầu phải thanh toán đầy đủ (100%) giá trị của từng lần thanh toán cho bên nhận thầu sau khi đã giảm trừ tiền tạm ứng, tiền bảo hành công trình theo thỏa thuận trong hợp đồng, trừ trường hợp các bên có quy định khác.

- Đối với hợp đồng trọn gói: Thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc tương ứng với các giai đoạn thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, khi thanh toán không đòi hỏi có xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết.

- Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định và đơn giá điều chỉnh: Được thực hiện trên cơ sở khối lượng thực tế hoàn thành (kể cả khối lượng tăng hoặc giảm, nếu có) được nghiệm thu và đơn giá trong hợp đồng hoặc đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá theo đúng các thỏa thuận trong hợp đồng.

- Đối với hợp đồng theo tỷ lệ (%): Thanh toán theo tỷ lệ (%) của giá hợp đồng Tỷ lệ (%) cho các lần thanh toán do các bên thỏa thuận trong hợp đồng Khi bên nhận thầu hoàn thành tất cả các nghĩa vụ theo hợp đồng, bên giao thầu thanh toán cho bên nhận thầu số tiền bằng tỷ lệ (%) giá trị công trình hoặc giá trị khối lượng công việc đã hoàn thành được quy định trong hợp đồng.

- Việc thanh toán các khối lượng phát sinh (ngoài hợp đồng) chưa có đơn giá trong hợp đồng, thực hiện theo các thỏa thuận bổ sung hợp đồng mà các bên đã thống nhất trước khi thực hiện và phải phù hợp với các quy định của pháp luật có liên quan.

 Thời hạn thanh toán:

Thời hạn thanh toán do các bên thỏa thuận nhưng không quá 14 ngày làm việc kể từ ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ theo thỏa thuận trong hợp đồng và được quy định cụ thể như sau:

Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thanh toán hợp lệ của bên nhận thầu, chủ đầu tư phải hoàn thành các thủ tục và chuyển đề nghị thanh toán tới cơ quan cấp phát, cho vay vốn;

Trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán hợp lệ của chủ đầu tư, cơ quan cấp phát, cho vay vốn phải chuyển đủ giá trị của lần thanh toán cho bên nhận thầu.

Giá trị thanh toán được duyệt tính theo khối lượng hoàn thành đã được CĐT nghiệm thu Đơn giá được tính như sau:

Định mức của Nhà nước công bố hoặc của Chủ đầu tư phát hành (nếu có); Giá vật liệu được tính trên cơ sở hoá đơn, chứng từ của Nhà thầu theo đúng quy định của Bộ Tài chính; "Công bố giá vật liệu" của địa phương; "Thông báo giá vật liệu xây dựng" của Chủ đầu tư.

Bảng giá nhân công, máy thi công (hoặc đơn giá nhân công, máy thi công) của địa phương công bố.

Các hệ số điều chỉnh và quản lý chi phí khác theo thứ tự ưu tiên: Văn bản hướng dẫn của địa phương, của các Bộ và cơ quan ngang Bộ hướng dẫn (ở địa phương nhà thầu phải thu thập văn bản quy định của địa phương).

Việc áp dụng định mức, đơn giá và giá… nêu trên phải phù hợp với địa điểm và thời điểm thi công công trình đúng tiến độ được duyệt.

1.6.2 Hồ sơ thanh toán

Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng do bên nhận thầu lập phù hợp với

từng loại hợp đồng xây dựng, giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng Hồ sơ thanh toán (bao gồm cả biểu mẫu nếu có) phải được ghi rõ trong hợp đồng xây dựng và phải được bên giao thầu xác nhận.

Hồ sơ thanh toán hợp đồng bao gồm các tài liệu chủ yếu sau:

a) Đối với hợp đồng trọn gói:

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu; biên bản nghiệm thu khối lượng này là bản xác nhận hoàn thành công trình, hạng mục công trình, khối lượng công việc phù hợp với phạm vi công việc phải thực hiện theo hợp đồng (đối với hợp đồng thi công xây dựng phù hợp với phạm vi công việc phải thực hiện theo thiết kế; đối với hợp đồng tư vấn phù hợp với nhiệm vụ tư vấn phải thực hiện) mà không cần xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết;

Bảng tính giá trị khối lượng phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi hợp đồng đã ký kết có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

b) Đối với hợp đồng theo đơn giá cố định:

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế (tăng hoặc giảm so với khối lượng theo hợp đồng) trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng (nếu có), trong đó cần thể hiện cả khối lượng và đơn giá cho các công việc này có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

c) Đối với hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh:

Biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành thực tế (tăng hoặc giảm so với khối lượng theo hợp đồng) trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Bảng tính đơn giá đã điều chỉnh do trượt giá (còn gọi là đơn giá thanh toán) theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện nhà tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Bảng tính giá trị cho những công việc chưa có đơn giá trong hợp đồng (nếu có), trong đó cần thể hiện cả khối lượng và đơn giá cho các công việc này có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

d) Đối với hợp đồng theo tỷ lệ (%):

Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành trong giai đoạn thanh toán có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu; biên bản này được xác định căn cứ vào các hồ sơ, tài liệu hay các sản phẩm mà bên nhận thầu đã hoàn thành được bên giao thầu xác nhận tương ứng với các giai đoạn (lần) thanh toán mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng;

Bảng tính giá trị cho những công việc phát sinh (nếu có) ngoài phạm vi công việc phải thực hiện theo hợp đồng có xác nhận của đại diện bên giao thầu hoặc đại diện tư vấn (nếu có) và đại diện bên nhận thầu;

Đề nghị thanh toán của bên nhận thầu cần thể hiện các nội dung: giá trị khối lượng hoàn thành theo hợp đồng, giá trị khối lượng các công việc phát sinh (nếu có), giảm trừ tiền tạm ứng, giá trị đề nghị thanh toán trong giai đoạn sau khi đã bù trừ các khoản này có xác nhận của đại diện bên giao thầu và đại diện bên nhận thầu.

1.7 Cách tính toán và hồ sơ kèm theo:

a) Thanh toán khối lượng hoàn thành (Thanh toán nhanh):

a.1 Cách tính toán:

Khối lượng được nghiệm thu (không bao gồm phát sinh và khối lượng tăng so với hợp đồng)

Đơn giá và các hệ số tính theo giá hợp đồng đã ký.

Phương pháp xác định chi phí thanh toán lập theo phương pháp của bảng tính giá hợp đồng (là phương pháp lập trong dự toán được phê duyệt hoặc hồ sơ dự thầu được dùng làm căn cứ xác định giá hợp đồng)

Phương pháp xác định khối lượng cần bám theo theo Quyết định số 451/QĐ-BXD ngày 23/05/2017 của Bộ Xây dựng hướng dẫn đo bóc khối lượng xây dựng công trình.

a.2 Hồ sơ kèm theo:

Hồ sơ chất lượng không cần bản vẽ hoàn công.

b) Thanh toán giai đoạn hoàn thành:

b.1 Cách tính toán:

- Khối lượng được nghiệm thu (bao gồm phát sinh và khối lượng tăng so với hợp đồng)

- Đơn giá và các hệ số chi phí khác tính tùy theo hình thức hợp đồng đã ký - Phương pháp xác định chi phí thanh toán lập theo phương pháp của bảng tính giá hợp đồng (là phương pháp lập trong dự toán được phê duyệt hoặc hồ sơ dự thầu được dùng làm căn cứ xác định giá hợp đồng)

- Phương pháp xác định khối lượng xác định theo Thông tư số 17/2019/TT-BXD ngày 26/12/2019 của Bộ Xây dựng.

- Đơn giá và các hệ số chi phí khác tính tùy theo hình thức hợp đồng đã ký - Phương pháp xác định chi phí thanh toán lập theo phương pháp của bảng tính giá hợp đồng (là phương pháp lập trong dự toán được phê duyệt hoặc hồ sơ dự thầu được dùng làm căn cứ xác định giá hợp đồng).

- Phương pháp xác định khối lượng xác định theo Thông tư số 17/2019/TT-BXD ngày 26/12/2019 của Bộ Xây dựng.

c.2 Hồ sơ kèm theo:

- Hồ sơ chất lượng có cả bản vẽ hoàn công.

- Nhật ký giám sát của Nhà thầu thiết kế công trình.

- Nhật ký của Tư vấn giám sát hoặc Ban quản lý dự án thực hiện giám sát công trình.

- Nhật ký thi công của Nhà thầu.

1.7.1 Lưu đồ

Chỉ huy trưởng công

Phân công trách nhiệm

Kiểm tra khối lượng

Bảo vệ khối lượng

Lập hồ sơ thanh toán

Phê duyệt

Bảo vệ giá

Viết phiếu giá

Quản lý và lưu trữ hồ sơ

 P.KH&QLXL:

- Vào ngày 20 hàng tháng làm các tờ trình xin phê duyệt giá đối với các công trình trực tiếp thi công BCHCT có trách nhiệm lên P.KH&QLXL nhận tờ trình xin phê duyệt giá chậm nhất là ngày 20 hàng tháng.

- Khi có sự thay đổi liên quan đến biến động giá, thay đổi chính sách P.KH&QLXL có trách nhiệm thông báo bằng văn bản đến các công trường P.KH&QLXL chịu trách nhiệm nếu làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty.

- Việc lập hồ sơ thanh quyết toán áp dụng các định mức, đơn giá do P.KH&QLXL chịu trách nhiệm về thời gian, độ chính xác ở mỗi giai đoan thanh quyết toán.

- Trong khi hoàn thiện hồ sơ thanh, quyết toán nếu có vướng mắc về khối lượng, bản vẽ, biên bản được nghiệm thu phải báo cáo Lãnh đạo công ty tìm phương hướng giải quyết.

 P.KTTC:

- Chịu trách nhiệm về nghiệm thu nội bộ cho từng công việc xây dựng, giai đoạn thi công xây dựng, giai đoạn hoàn thành bàn giao cũng như bảo hành công trình.

- Kiểm tra, kiểm soát về khối lượng do Ban chỉ huy công trường lập  BCHCT:

- Bảo vệ khối lượng với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát ở mỗi giai đoạn thanh toán cũng như quyết toán.

- Tham gia nghiệm thu nghiệm thu hoàn thành giai đoạn, bàn giao đưa vào

Bước 1: Phân công trách nhiệm

- Trong bộ máy BCHCT, chỉ huy trưởng có trách nhiệm phân công một cán bộ khối lượng để phục vụ cho việc tính toán khối lượng thanh quyết toán với Chủ đầu tư và Tư vấn giám sát.

- Sau 10 ngày kể từ khi có quyết định thành lập BCHCT, cán bộ khối lượng làm việc với CĐT&TVGS về biểu mẫu bảo vệ khối lượng.

- Trước mỗi giai đoạn thanh toán 7 ngày, cán bộ khối lượng phải giao bảng bảo vệ khối lượng cho phòng P.KTTC kiểm tra về khối lượng thanh toán đợt này đi bảo vệ với CĐT&TVGS.

- Khối lượng chuyển lên P.KTTC gồm: 1 bản in có chữ ký cán bộ khối lượng và file mềm của bản in đó Cán bộ khối lượng chịu trách nhiệm về tính chính xác của 2 tài liệu này

- Cán bộ khối lượng có trách nhiệm gửi 1 bản in và file mềm lên P.KH&QLXL Phòng KH&QLXL xem xét, tìm hiểu rõ biện pháp thi công, quy cách sử dụng, nghiên cứu đảm bảo đơn giá là tốt nhất

Bước 2: Kiểm tra khối lượng

- Lãnh đạo P.KTTC cử cán bộ phòng kiểm tra khối lượng công trường gửi lên Cán bộ kiểm tra phải là người có kinh nghiệm, thường xuyên theo dõi tình hình thi công ngoài công trường.

- Phần khối lượng không hợp lý, làm việc ngay với cán bộ khối lượng công trường tìm phương hướng giải quyết.

- Việc kiểm tra khối lượng phải được ghi vào biên bản làm việc.

- P.KTTC xem xét sau 2 ngày từ ngày nhận bảng tính khối lượng phải có phản hồi cho BCHCT và giao nộp bảng tính khối lượng và các ý kiến về khối lượng.

Bước 3: Bảo vệ khối lượng

- Cán bộ được giao bảo vệ khối lượng tích cực bảo vệ khối lượng với CĐT & TVGS.

- Chỉ huy trưởng công trường, P.KTTC bám sát cùng tháo gỡ vướng mắc, khó khăn trong quá trình cán bộ khối lượng bảo vệ khối lượng với CĐT&TVGS.

Bước 4: Lập hồ sơ thanh toán

- Chậm nhất là 2 ngày sau khi bảo vệ xong khối lượng thanh quyết toán BCHCT có trách nhiệm giao cho P.KH&QLXL bảng tính khối lượng thanh toán

- Thời gian P.KH&QLXL hoàn thành hồ sơ thanh toán là 2 ngày làm việc từ khi nhận được bảng tính khối lượng từ BCHCT có xác nhận đầy đủ của CĐT&TVGS.

- Cán bộ lập hồ sơ thanh toán cần hiểu rõ hồ sơ chất lượng như: Mác vữa, loại xi măng sử dụng vào công trình, công văn, bản vẽ hoàn công, biện pháp thi công đảm bảo việc chạy giá được chính xác.

Bước 5: Phê duyệt

Cán bộ P.KH&QLXL được giao trách nhiệm làm hồ sơ thanh toán trình lãnh đạo P.KH&QLXL xem xét Lãnh đạo có trách nhiệm trình ký người được đại diện ủy quyền của công ty.

Bước 6: Bảo vệ giá

- Cán bộ P.KH&QLXL được giao trách nhiệm làm hồ sơ thanh toán nộp lên CĐT ngay khi hoàn thành.

- Cán bộ P.KH&QLXL được giao trách nhiệm làm hồ sơ thanh toán bảo vệ với CĐT về giá trị hồ sơ thanh toán.

Bước 7: Viết phiếu giá

- Cán bộ P.KH&QLXL giao cho P.TCKT một bản hồ sơ thanh toán ngay sau khi nhận được hồ sơ thanh toán từ CĐT.

- Cán bộ P.TCKT viết phiếu giá chậm nhất là 2 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ thanh toán.

Bước 8: Quản lý và lưu trữ

- P.KH&QLXL lưu 1 bản hồ sơ thanh toán - P.TCKT lưu một bản hồ sơ thanh toán.

1.8 Ứng dụng phần mềm Quyết toán GXD

Nghiên cứu ứng dụng phần mềm Quyết toán GXD để nâng cao năng suất lao động, rút ngắn thời gian làm hồ sơ, quản lý hồ sơ khoa học, giảm nhân lực cho khâu thanh quyết toán, điều chỉnh giá hợp đồng

Ngay sau khi ký hợp đồng, nhập số liệu theo biểu giá hợp đồng và các thỏa thuận trong hợp đồng vào phần mềm Quyết toán GXD Thực hiện làm đúng ngay từ đầu, số liệu được theo dõi xuyên suốt từ đầu đến cuối.

Mỗi đợt thanh toán cần bố trí cán bộ rà soát khối lượng theo hợp đồng, khối lượng nghiệm thu, khớp với bản vẽ hoàn công và nhập ngay vào phần mềm Quyết toán GXD để quản lý số liệu thanh quyết toán Đảm bảo lưu trữ số liệu thanh quyết toán, điều chỉnh giá khoa học và có hệ thống ngay từ đầu Có so sánh thường xuyên theo khối lượng hợp đồng để có đề xuất giải pháp và làm hồ sơ, thủ tục thanh toán ngay khi có phát sinh, bổ sung, điều chỉnh

Phổ biến, theo dõi và cập nhật thường xuyên các video hướng dẫn tại kênh video http://youtube.com/thanhquyettoan.

Lập và quản lý hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành bằng phần mềm Quyết toán GXD để thuận lợi từ thanh toán giai đoạn cho đến quyết toán hợp đồng.

5 Thanh lý hợp đồng: (BM-20-17)

- Nêu đúng và đầy đủ các căn cứ lập thanh lý hợp đồng.

- Biên bản hoàn thành giai đoạn bảo hành công trình hoặc Biên bản giảm trừ giá trị do không hoàn thành bảo hành công trình (có bảng tính kèm theo).

- Đại diện Chủ đầu tư và đại diện Nhà thầu chú ý sự phù hợp về thời gian và chức năng được uỷ quyền (nếu cần).

- Phần nội dung thực hiện: Nêu tổng quát số lượng, chất lượng thực hiện - Phần giá trị thực hiện gồm:

- Giá trị hợp đồng

- Giá trị quyết toán (A-B) được duyệt - Giá trị kiểm toán quyết toán (nếu có)

- Giá trị giảm trừ do không hoàn thành bảo hành (nếu có)

- Giá trị thanh lý hợp đồng (là tổng giá trị phải thanh toán cho nhà thầu; ghi số tiền bằng số, bằng chữ)

- Giá trị đã thanh toán (có xác nhận của phòng Tài chính kế toán) - Giá trị còn lại phải thanh toán (ghi số tiền bằng số, bằng chữ) - Phần kết luận:

- Nếu quyết toán A - B chưa thực hiện kiểm toán và trường hợp quyết toán sẽ được thẩm tra bởi các cơ quan quản lý nhà nước (Bộ hoặc Sở …) cần nêu rõ: "Nhà thầu có trách nhiệm trả lại cho chủ đầu tư giá trị giảm trừ quyết toán theo kết quả thẩm tra quyết toán của cơ quan chuyên ngành hoặc theo báo cáo kiểm toán (nếu có)".

VI LƯU HỒ SƠ

Theo khoản 3, Điều 33 của Nghị định số 46/2015/NĐ-CP: "Chủ đầu tư tổ

chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thểtham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình tự lưu trữ các hồ sơ liên quanđến phần việc do mình thực hiện Riêng công trình nhà ở và công trình di tích,việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và

pháp luật về di sản văn hóa."

Như vậy, Nhà thầu ngoài phối hợp tạo dựng hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện thì thực hiện lưu như sau:

TTTên loại hồ sơNơi lưu/

Người lưuPhương pháp lưu

VII BIỂU MẪU - PHỤ LỤC

Các biểu mẫu dưới đây và danh mục tài liệu theo Phụ lục số 03 của Thông tư số 26/2016/TT-BXD về hồ sơ hoàn thành công trình.

HỒ SƠ PHÁP LÝ

BM-01Danh mục hồ sơ pháp lý

BM-02Biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành, hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình đưa vào sử dụng

BM-03Phân công trách nhiệm trong hệ thống quản lý chất lượng công trình

Báo cáo của Nhà thầu về quá trình và chất lượng thi công theo giai đoạnhoàn thành, hoàn thành hạng mục công trình hoặc công trình đưa vào sử dụng

BM-05Biên bản kiểm tra điều kiện khởi công công trình

BM-07-01Quyết định thành lập ban chỉ huy công trường, Ban an toàn lao động

BM-06Biên bản kiểm tra điều kiện khởi công công trình

BM-07Bảng kê các thay đổi so với thiết kế thi công được phê duyệt

HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG

BM-08Danh mục hồ sơ chất lượng

BM-09Phiếu yêu cầu nghiệm thu

BM-10Biên bản lấy mẫu thí nghiệm

BM-11Biên bản nghiệm thu vật liệu đầu vào

BM-12Biên bản nghiệm thu nội bộ

BM-13Biên bản nghiệm thu công việc

BIỂU MẪUTÊN TÀI LIỆU

BM-14Lý lịch thiết bị, máy móc chính tham gia thi công.

BM-15Biên bản nghiệm thu giai đoạn hoàn thành

BM-16Biên bản nghiệm thu hoàn thanh hạng mục công trình, công trình đưa vàosử dụng

BM-17Mẫu nhật ký thi công

BM-18Biên bản thống nhất vật tư

BM-19Biên bản kiểm tra điều kiện trước khi thi công

BM-20Biên bản kiểm tra máy, thiết bị thi công

BM-21Biên bản kiểm tra thực tế xác định cự ly vận chuyển vật liệu đến bãi đỗ

HD-01Quy định về bản vẽ hoàn công

HD-02Quy định về cách viết nhật ký thi công

HD-03Danh mục các tài liệu tiêu chuẩn chất lượng áp dụng

BM-22Biên bản thanh lý hợp đồng

Lưu ý: Tham khảo các biểu mẫu biên bản nghiệm thu, mẫu nhật ký thi công… có sẵn trong phần mềm QLCL GXD Có thể copy đưa vào quy trình quản lý chất lượng, thanh quyết toán và thỏa thuận với CĐT ngay từ khi ký hợp đồng

2 BM-01: Danh mục hồ sơ pháp lý

a Danh mục hồ sơ hoàn thành công trình

I HỒ SƠ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ HỢP ĐỒNG

1 Quyết định về chủ trương đầu tư kèm theo báo cáo nghiên cứu tiền khả thi hoặc quyết định phê duyệt chủ trương đầu tư.

2 Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc dự án thành phần của cấp có thẩm quyền kèm theo báo cáo nghiên cứu khả thi 3 Nhiệm vụ thiết kế, các văn bản thẩm định, tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan trong việc thẩm định dự án đầu tư xây dựng và thiết kế cơ sở.

4 Phương án đền bù giải phóng mặt bằng và xây dựng tái định cư (nếu có).

5 Văn bản của các tổ chức, cơ quan nhà nước có thẩm quyền (nếu có) về: thỏa thuận quy hoạch, thỏa thuận hoặc chấp thuận sử dụng hoặc đấu nối với công trình kỹ thuật bên ngoài hàng rào; đánh giá tác động môi trường, đảm bảo an toàn (an toàn giao thông, an toàn cho các công trình lân cận) và các văn bản khác có liên quan.

6 Quyết định cấp đất, cho thuê đất của cơ quan có thẩm quyền hoặc hợp đồng thuê đất đối với trường hợp không được cấp đất.

7 Giấy phép xây dựng, trừ những trường hợp được miễn giấy phép xây dựng.

8 Quyết định chỉ định thầu, phê duyệt kết quả lựa chọn các nhà thầu và các hợp đồng xây dựng giữa chủ đầu tư với các nhà thầu.

9 Các tài liệu chứng minh điều kiện năng lực của các nhà thầu theo quy định.

10 Các hồ sơ, tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

II HỒ SƠ KHẢO SÁT XÂY DỰNG, THIẾT KẾ XÂY DỰNG CÔNGTRÌNH

1 Nhiệm vụ khảo sát, phương án kỹ thuật khảo sát, báo cáo khảo sát xây dựng công trình.

2 Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu kết quả khảo sát xây dựng 3 Kết quả thẩm tra, thẩm định thiết kế; quyết định phê duyệt thiết kế kỹ

thuật, kèm theo: hồ sơ thiết kế kỹ thuật đã được phê duyệt (có danh mục

bản vẽ kèm theo); chỉ dẫn kỹ thuật; danh mục tiêu chuẩn áp dụng cho công trình.

4 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đã được chủ đầu tư xác nhận (có danh mục bản vẽ kèm theo).

5 Văn bản thông báo chấp thuận nghiệm thu thiết kế xây dựng công trình 6 Các văn bản, tài liệu, hồ sơ khác có liên quan đến giai đoạn khảo sát,

thiết kế xây dựng công trình.

III HỒ SƠ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THI CÔNG XÂY DỰNGCÔNG TRÌNH

1 Danh mục các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công xây dựng công trình và các văn bản thẩm định, phê duyệt của cấp có thẩm quyền

2 Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo).

3 Các kế hoạch, biện pháp kiểm tra, kiểm soát chất lượng thi công xây dựng công trình.

4 Các chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, nhãn mác hàng hóa, tài liệu công bố tiêu chuẩn áp dụng đối với sản phẩm, hàng hóa; chứng nhận hợp quy, công bố hợp quy, thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp quy của cơ quan chuyên ngành; chứng nhận hợp chuẩn (nếu có) theo quy định của Luật chất lượng sản phẩm hàng hóa.

5 Các kết quả quan trắc, đo đạc, thí nghiệm trong quá trình thi công và quan trắc trong quá trình vận hành.

6 Các biên bản nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu bộ phận công trình, nghiệm thu giai đoạn (nếu có) trong quá trình thi công xây dựng 7 Các kết quả thí nghiệm đối chứng, kiểm định chất lượng công trình, thí

nghiệm khả năng chịu lực kết cấu xây dựng (nếu có) 8 Lý lịch thiết bị lắp đặt trong công trình.

9 Quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình 10 Văn bản thỏa thuận, chấp thuận, xác nhận của các tổ chức, cơ quan Nhà

nước có thẩm quyền (nếu có) về:

a) Di dân vùng lòng hồ, khảo sát các di tích lịch sử, văn hóa; b) An toàn phòng cháy, chữa cháy;

c) An toàn môi trường;

d) An toàn lao động, an toàn vận hành hệ thống thiết bị công trình, thiết

g) Các văn bản khác theo quy định của pháp luật có liên quan 11 Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).

12 Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình đưa vào sử dụng 13 Phụ lục các tồn tại cần sửa chữa, khắc phục (nếu có) sau khi đưa công

trình vào sử dụng.

14 Các hồ sơ/ văn bản/ tài liệu khác có liên quan trong giai đoạn thi công xây dựng và nghiệm thu công trình xây dựng.

15 Thông báo kết quả kiểm tra công tác nghiệm thu trong quá trình thi công xây dựng và khi nghiệm thu hoàn thành công trình, hạng mục công trình của cơ quan chuyên môn về xây dựng.

2.1 Danh mục hồ sơ phục vụ quản lý, vận hành và bảo trì công trình

DANH MỤC HỒ SƠ PHỤC VỤ

QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ BẢO TRÌ CÔNG TRÌNH

1 Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình hoặc dự án thành phần của cấp có thẩm quyền kèm theo báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng công trình.

2 Nhiệm vụ khảo sát, báo cáo kết quả khảo sát xây dựng công trình.

3 Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công đã được chủ đầu tư xác nhận (có danh mục bản vẽ kèm theo) và các thay đổi thiết kế trong quá trình thi công

4 Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo).

5 Các kết quả quan trắc, đo đạc, kiểm định chất lượng công trình, thí nghiệm khả năng chịu lực kết cấu công trình (nếu có) trong quá trình thi công, danh mục các thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ thay thế và các tài liệu khác có liên quan.

6 Lý lịch thiết bị lắp đặt trong công trình.

7 Quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình 8 Hồ sơ giải quyết sự cố công trình (nếu có).

9 Biên bản nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng đưa vào sử dụng của chủ đầu tư và thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng của cơ quan chuyên môn về xây dựng.

3 BM-02: Biên bản kiểm tra hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành, hoàn thành hàng mục công trình hoặc công trình đưa vào sử dựng

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúc

-…… , ngày … tháng … năm 200 …

BIÊN BẢN KIỂM TRA HỒ SƠ NGHIỆM THU

GIAI ĐOẠN XÂY DỰNG HOÀN THÀNH, HOÀN THÀNH HẠNG MỤCCÔNG TRÌNH HOẶC CÔNG TRÌNH ĐƯA VÀO SỬ DỤNG

Công trình: ……….……… Thuộc dự án đầu tư nhóm ……….

Địa điểm xây dựng : ……… Thời gian kiểm tra:

- Bắt đầu: …h…, ngày…tháng…năm 20… - Kết thúc: …h…, ngày…tháng…năm 20…

Các bên tham gia kiểm tra:

- Đại diện Chủ đầu tư công trình: Tên của cơ quan, đơn vị

 Ghi rõ họ và tên, chức vụ từng người tham gia

- Đại diện Nhà thầu giám sát thi công xây dựng: Tên của nhà thầu

 Ghi rõ họ và tên, chức vụ từng người tham gia

- Đại diện nhà thầu thi công xây dựng: Tên của nhà thầu

 Ghi rõ họ và tên, chức vụ từng người tham gia

- Đại diện Sở Xây dựng (hoặc Phòng Quản lý đô thị, Phòng Công Thương)

kiểm tra công tác nghiệm thu: Tên của cơ quan

 Ghi rõ họ và tên, chức vụ từng người tham gia Đã tiến hành những việc sau:

- Kiểm tra danh mục hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng……… hoặc hoàn thành của hạng

mục công trình hoặc công trình ……… đã lập giữa Chủ đầu tư và các nhà thầu thi công xây dựng/tổng thầu EPC.

- Kiểm tra tính pháp lý và chất lượng của hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây ……….……… hoặc công trình hoàn thành ……… đã lập đủ (hoặc chưa đủ) theo danh mục nêu tại phụ lục 3 Thông tư số 26/2016/TT-BXD.

2 Hồ sơ nghiệm thu giai đoạn xây dựng hoàn thành ……… ………., hạng mục công trình hoàn thành……… ……… hoặc công trình hoàn thành ……… có đầy đủ tính pháp lý theo quy định.

3 Các ý kiến nhận xét khác

Nếu hồ sơ nghiệm thu chưa đủ thì yêu cầu Chủ đầu tư bổ sung để hoàn chỉnh nghiệm thu (nêu cụ thể về hồ sơ pháp lý và tài liệu quản lý chất lượng).

4 Hồ sơ nghiệm thu có trong danh mục kèm theo biên bản này đảm bảo đủ căn cứ để Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng ……… hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình ……… ……… hoặc công trình ……… ………

Đối với trường hợp hồ sơ nghiệm thu không đầy đủ thì ghi như sau: Sau khi bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ nghiệm thu theo các yêu cầu nêu ở mục 3, Chủ đầu tư tiến hành việc nghiệm thu giai đoạn xây dựng ……… hoặc nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình……….……… hoặc công trình ……….

Ghi chú: kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành giai đoạn xây dựng, hoàn thành hạng mục công trình, hoàn thành công trình được lập theo hướng dẫn tại phụ lục của Thông tư số 26/2016/TT-BXD.

Đại diện Chủ đầu tư

4 BM-03: Phân công trách nhiệm trong hệ thống quản lý chất lượng công trình

- Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng ………- Đơn vị tư vấn giám sát.

- Căn cứ Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014.

- Căn cứ Nghị định số 46/2015/NĐ-CP ngày 12/05/2015 của Chính phủ về Quản lý chất lượng và bảo trì công trình xây dựng.

- Căn cứ hợp đồng số ký ngày / /20 giữa “BQL Dự án Đầu tư Xây dựng .” với “Công ty .” về việc thực hiện gói thầu thi công xâp lắp.

- Căn cứ quyết định số …… ……… ngày tháng năm 20 của Giám đốc Công ty v/v : “Thành lập Ban chỉ huy công trường: ………

……… ” - Công ty ……… xin trình và thông báo về nhiệm vụ và quyền hạn của các cá nhân trong hệ thống quản lý chất lượng của Nhà thầu thi công xây dựng công trình cho Chủ đầu tư và các nhà thầu có liên quan biết để phối hợp thực hiện.

1 Chỉ huy trưởng:

Ông: Nguyễn Văn A Chuyên môn: Kỹ sư xây dựng

a) Nhiệm vụ, quyền hạn:

- Chỉ huy trưởng chịu trách nhiệm chính trước Ban chỉ huy và Chủ đầu tư về quản lý và điều hành Ban chỉ huy tại hiện trường, thực hiện thi công các công việc theo đúng hợp đồng đó ký, bao gồm: