báo cáo tốt nghiệp hệ thống theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày

1 Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng BÁO CÁO TỐT NGHIỆP HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại-Kỹ thuật-Dịch vụ ITA Giáo viên hướng dẫn: Th.S Vũ Anh Hùng Sinh viên: Ngô Thị Thu Thủy Khóa 7 Mã số: 10305 Khoa CNTT Hải phòng, 8/2007 2 NỘI DUNG CHÍNH 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày của công ty 2. Mô hình nghiệp vụ 3 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng 4 Sơ đồ luồng dữ liệu 5 Các kiểu thực thể 6 Mô hình E-R 7 Các quan hệ 8 Giao diện chương trình 3 1.Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình nhập hàng:  Phòng kế hoạch sau quá trình nghiên cứu tìm hiểu thị trường xác định được danh mục các mặt hàng cần nhập thì tiến hành lập đơn hàng để nhập hàng  Hàng sau khi nhập về thì được bộ phận thủ kho kiểm tra hàng xem có phù hợp với đơn hàng không nếu phù hợp thì kí nhận vào phiếu giao hàng và lập phiếu nhập hàng, phiếu này đồng thời là hóa đơn thanh toán  Lập phiếu chi để trả tiền hàng nhà cung cấp  Vào sổ quỹ số tiền đã chi 4 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng  Khi có khách hàng đến mua hàng thì bộ phận kinh doanh giới thiệu thông tin hàng và đưa báo giá của công ty cho khách.  Sau khi xem xét, nếu khách hàng có nhu cầu mua hàng thì bộ phận kinh doanh tiếp nhận phiếu yêu cầu.  Gửi phiếu yêu cầu cho bộ phận thủ kho để lập phiếu xuất hàng. Phiếu xuất hàng đồng thời là hóa đơn thanh toán kiêm phiếu bảo hành  Tiến hành lập phiếu thu và thu tiền của khách 5 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng (tiếp)  Sau đó nhân viên kế toán phải vào sổ quỹ số tiền đã thu (đã thanh toán).Và vào sổ nợ khách hàng số tiền khách hàng còn nợ lại.  Theo định kỳ kế toán phải kiểm tra các khoản nợ của khách hàng để viết giấy thông báo nợ và yêu cầu thanh toán. 6 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Đặc biệt là công ty có chế độ bảo hành hàng cho khách khi khách mua hàng.  Hàng chỉ được bảo hành khi có phiếu bảo hành, trong thời gian bảo hành và đủ điều kiện để bảo hành.  Khách khi mang hàng đến bảo hành sẽ đến gặp phòng kỹ thuật để được bảo hành.  Khi nhận bảo hành thiết bị của khách thì nhân viên phải ghi giấy biên nhận cho khách về tình trạng hiện tại của thiết bị.  Nếu bảo hành hết hạn mà khách vẫn yêu cầu bảo hành sửa chữa thì nhân viên bảo hành lập phiếu sửa chữa  Chuyển phiếu sửa chữa này cho bộ phận kế toán để lập phiêu thu. 7 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo  Nhập hàng  Xuất hàng  Hàng tồn kho  Thu chi  Nợ khách hàng  Nợ nhà cung cấp. 8 2. Nhận xét, đánh giá Trước kia khi tin học chưa phát triển thì công việc quản lý trên chủ yếu làm bằng phương pháp thủ công, tức là người quản lý, ghi chép các hồ sơ tài liệu liên quan đến nghiệp vụ công việc trên giấy tờ, sổ sách.  Việc lưu trữ dữ liệu rất cồng kềnh, và khối lượng công việc rất lớn.  Mất nhiều thời gian, công sức khi muốn tìm kiếm một hồ sơ tài liệu liên quan trong khối hồ sơ dữ liệu khổng lồ kia . Đó là nhược điểm rất lớn của phương pháp quản lý thủ công  Công ty ngày càng nhiều mặt hàng kinh doanh, số lượng khách hàng ngày càng nhiều, làm cho công việc quản lý hồ sơ sổ sách bằng thủ công không còn phù hợp nữa.  Yêu cầu đặt ra là phải xử lý các thông tin trên thiết bị máy tính để hỗ trợ đắt lực cho con người. 9 2. Nhận xét, đánh giá Với thực trạng công việc trên yêu cầu đặt ra là phải ứng dụng CNTT vào công tác quản lý vì vậy việc xây dựng một hệ thống “theo dõi nhập xuất hàng và thu chi “ của công ty là hết sức cần thiết nhằm:  Đem lại hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian, sức lực của con người.  Quản lý được lượng hàng nhập, hàng xuất hàng ngày và tình hình thu, chi của công ty.  Giảm các chi phí bảo trì, vận hành, nâng cấp và phát triển hệ thống.  Bảo đảm độ tin cậy, tính nhất quán, bảo mật thông tin.  Phát triển các ứng dụng và liên kết với các hệ thống khác.  Nâng cao tính linh hoạt của hệ thông như áp dụng các phương pháp quản lý CSDL hiện đại. 10 3. Mô hình nghiệp vụ a)Bảng phân tích xác định chức năng, tác nhân và hồ sơ [...]... D12 Phiếu thu Phiếu thu Lập phiếu thu D7 Sổ quỹ 27 5 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Phân rã tiến trình 4.0 D4 Phiếu nhập hàng 4.1 Báo cáo nhập hàng Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo 4.2 Báo cáo xuất hàng Báo cáo Báo cáo D10 Phiếu xuất hàng D15 Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Y/c báo cáo 4.4 D12 Phiếu thu 4.3 Báo cáo thu chi D6 Phiếu chi Báo cáo hàng tồn kho D7 Sổ quỹ D15 Y/c báo cáo Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO Báo cáo D5 Sổ... Phiếu chi D17 DShàng nhập lại kho D10 Phiếu xuất hàng D13 Giấy biên nhận NGÂN HÀNG D5 Sổ kho Thông báo nợ D12 Phiếu thu D6 D7 Sổ quỹ D5 Sổ kho Báo giá công ty Phiếu thu KHÁCH HÀNG NGÂN HÀNG Thông báo KQ Y/c báo cáo Báo cáo Báo cáo D15 Báo cáo BAN LÃNH ĐẠO 24 5.Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 Phân rã tiến trình 1.0 D5 Sổ kho NHÀ CUNG CẤP D2 Đơn đặt hàng 1.1 Lập đơn hàng Báo giá Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng đã gửi... Phiếu nhập hàng Y/c báo cáo Báo cáo 4.5 Báo cáo công nợ khách hàng Yêu cầu báo cáo 4.6 D11 Giấy thông báo nợ D15 Báo cáo Báo cáo công nợ NCC 28 6 Các kiểu thực thể NHÀ CUNG CẤP có các thu c tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ Trong đó Mã nhà cung cấp là thu c tính khóa HÀNG có các thu c tính: Mã hàng, Tên hàng , Mô tả chi tiết, Đơn vị tính, Thời gian bảo hành Trong đó Mã hàng là thu c... thông báo nợ Ngày chi Giới tính Số phiếu chi Chức vụ Lý do chi 1 1 1 Số tiền nợ 1 Số đơn hàng NHÀ CUNG CẤP Số lượng Ngày đặt Đặt Tổng tiền nợ Ngày thông báo Thông báo nợ Số tiền thu Số tiền nợ Số phiếu xuất Ngày thu Lý do thu Trả tiền Số phiếu xuất Ngày đến hạn trả Mô tả hàng Số tiền nợ Ngày yêu cầu Mã khách hàng Đơn giá đặt n KHÁCH HÀNG Số lượng n n Họ tên Số biên nhận Ngày hẹn trả Đơn giá xuất Số... Phiếu sai giao hàng 1.2 D3 Phiếu giao hàng D1 Báo giá nhà cung cấp Phiếu nhậphàng Kiểm tra đơn, hàng D4 Phiếu nhập hàng Phiếu giao hàng hợp lệ 1.3 Y/c chuyển khoản, ktra tài khoản D5 Sổ kho Lập phiếu nhập hàng Thông báo KQ Thông tin phiếu nhập hàng 1.4 D16 DS hàng trả lại NCC 1.5 D6 Phiếu chi D7 Sổ quỹ NGÂN HÀNG Lập phiếu chi Trả lại hàng lỗi Phiếu chi Thông báo nợ NHÀ CUNG CẤP Lập ds hàng trả lại NCC... KHÁCH HÀNG 2.2 Kiểm tra hàng trong kho D5 Sổ kho Phiếu yêu cầu Hết hàng Thông tin phiếu yêu cầu Còn hàng D10 Phiếu xuất hàng Phiếu thu 2.3 2.4 Lập phiếu thu D12 Phiếu thu Thông tin phiếu thu D7 Sổ quỹ Thông tin phiếu xuất Thông tin phiếu xuất D5 Sổ kho Lập phiếu xuất hàng Y/c chuyển khoản ktra tài khoản Thông báo KQ D9 Báo giá công ty D17 DS hàng nhập lại kho 2.5 Thông báo nợ KH D11 Giấy thông báo nợ... Phiếu xuất hàng kiêm bảo hành 18 4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu thu 19 4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Phiếu biên nhận 20 4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Báo cáo xuất hàng 21 4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Báo cáo thu chi 22 4 Các hồ sơ dữ liệu sử dụng Báo cáo nợ khách hàng 23 5.Sơ đồ luồng dữ liệu Sơ đồ luồng dữ liệugiao hàng 0 mức Phiếu D1 Báo giá nhà cung cấp Đơn đặt hàng NHÀ CUNG CẤP Phiếu chi Trả lại hàng. .. giao hàng 1.0 Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Nhập hàng D2 Đơn đặt hàng D16 DS hàng trả lại NCC D4 Phiếu nhập hàng D6 Phiếu chi D8 Phiếu yêu cầu Đổi hàng Phiếu yêu cầu D11 Thông báo nợ 2.0 Xuất hàng Y/c chuyển khoản,ktra tài khoản Thông báo KQ D9 Báo giá công ty KHÁCH HÀNG 3.0 Y/c bảo hành Phiếu biên nhận Bảo hành D9 Báo giá công ty D14 Phiếu sửa chữa D7 Sổ quỹ D12 Phiếu thu 4.0 D5 Sổ kho Phiếu chi. .. hẹn trả Đơn giá xuất Số phiếu xuất Bảo hành Tình trạng Số lượng Ngày nhận Hình thức thanh toán Số lượng Ngày nhập Hình thức thanh toán Đơn giá nhập Đơn vị tính Mã hàng m m Tổng tiền Xuất Mã số thu Số lượng Nhập m Ngày xuất Tổng tiền Lý do nhập Số phiếu nhập Đơn giá yêu cầu Số phiếu xuất n Mô tả hàng Ngày giao hàng m n Địa chỉ n Số phiếu yêu cầu Tiếp nhận yêu cầu Số phiếu thu Địa chỉ Mã nhà cung cấp... cấp Số phiếu nhập Số tiền chi Tên hàng HÀNG m m Lý do xuất 1 n Chi phí nâng cấp Thu Mã nhóm n Mô tả chi tiết Thu c Có Đơn giá Thời gian bảo hành DM GIÁ Ngày áp dụng 1 Chức năng NHÓM HÀNG 30 Tên nhóm 8 Các quan hệ NHACUNGCAP ( MaNCC , TenNCC, Diachi) HANG(Mahang, Tenhang, Motachitiet, DVT, ThoigianBH,Manhom) NHOMHANG ( Manhom , Tennhom, Chucnang, Mahang ) DMGIA (Dongia, Ngayapdung, Thue, Chiphinangcap, . phiêu thu. 7 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Sau mỗi ngày ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo  Nhập hàng  Xuất hàng  Hàng tồn kho  Thu chi  Nợ. phiếu thu và thu tiền của khách 5 1. Mô tả nghiệp vụ công việc theo dõi nhập xuất hàng và thu chi hàng ngày Quá trình xuất hàng (tiếp)  Sau đó nhân viên kế toán phải vào sổ quỹ số tiền đã thu. 1 Bộ giáo dục và đào tạo Trường Đại Học Dân Lập Hải Phòng BÁO CÁO TỐT NGHIỆP HỆ THỐNG THEO DÕI NHẬP XUẤT HÀNG VÀ THU CHI HÀNG NGÀY Địa điểm: Công ty TNHH Thương Mại-Kỹ thu t-Dịch vụ ITA Giáo