Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại trường đại học bách khoa – đại học đà nẵng

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, các cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại Trường để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ c

Tính cấp thiết của đề tài

Đổi mới giáo dục đại học là nhiệm vụ quan trọng để nâng cao trình độ giáo dục đại học Việt nam lên mức tiên tiến so với khu vực và tiếp cận trình độ tiên tiến trên thế giới Một trong những phương pháp đặt ra là đổi mới phương pháp và quy trình đào tạo theo hướng phát huy tính chủ động của người học Đào tạo theo hệ thống tín chỉ với những ưu điểm của nó đã được một số nước áp dụng từ lâu và hiện nay đang được nhiều nước có nền giáo dục tiến bộ áp dụng

Việt Nam đang bước vào giai đoạn khởi phát của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, với việc tạo ra cấu trúc và sự vận hành mới cho nền kinh tế dựa trên ứng dụng công nghệ cao, mạng lưới Internet kết nối vạn vật, trí tuệ nhân tạo, robot thông minh, công nghệ Blockchain, điện toán đám mây, đã đặt giáo dục đại học trước những thách thức về đổi mới ngành, nghề, chương trình, nội dung và phương pháp giảng dạy cũng như sự kết nối giữa nhà trường và doanh nghiệp trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ Hiện nay, đối với công tác quản lý tại các trường đại học việc ứng dụng công nghệ thông tin đã trở thành xu hướng tất yếu trong việc tổ chức hoạt động giảng dạy và nghiên cứu khoa học

Chiến lược phát triển hệ thống giáo dục Việt Nam đã khẳng định đào tạo theo học chế tín chỉ ở bậc đại học là xu hướng tất yếu Bộ Giáo dục và Đào tạo cũng đã đề xuất lộ trình đến năm 2020 toàn bộ hệ thống giáo dục đại học sẽ chuyển từ đào tạo theo học chế niên chế sang đào tạo theo học chế tín chỉ Chuyển đổi hệ thống đào tạo từ niên chế sang tín chỉ là sự thay đổi căn bản trong phương thức tổ chức quản lý đào tạo, từ đó kéo theo yêu cầu phải cải tiến toàn diện hoạt động quản lý của các Trường đại học Theo cách tổ chức quản lý ở hầu hết các Trường hiện nay, các công việc cụ thể được thực hiện bởi nhiều bộ phận khác nhau như bộ phận Đào tạo, bộ phận Tổ chức Hành chính, các Khoa, bộ phận Kế toán, Thư viện, Trong điều kiện tổ chức đào tạo theo niên chế, Nhà trường có thể chủ động hoàn toàn các công việc quản lý đào tạo nên bộ phận này có thể thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của mình độc lập với các bộ phận khác Tuy nhiên, với mục tiêu của đào tạo tín chỉ là hướng tới quyền chủ động của sinh viên (SV) trong học tập, đòi hỏi toàn bộ hoạt động quản lý của Trường phải vận hành theo yêu cầu của từng SV thì việc tổ chức hoạt động quản lý theo mô hình niên chế sẽ rất khó khăn trong việc đáp ứng những nhu cầu hết sức đa dạng Hơn nữa, việc các bộ phận thực hiện các công việc một cách độc lập, rất ít sự phối hợp, hoặc hạn chế trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau, có thể dẫn đến công việc giữa các bộ phận bị chồng chéo gây lãng phí thời gian, nguồn lực, làm giảm tính hiệu quả trong hoạt động đào tạo của Trường Theo phương thức đào tạo theo học chế niên chế, vai trò của người dạy được coi trọng (lấy người dạy làm trung tâm), việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp sinh hoạt nên Nhà trường chủ động trong việc lập kế hoạch đào tạo cho từng lớp theo từng học kỳ; ngược lại theo phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ, vai trò của người học được đặc biệt coi trọng (lấy người học làm trung tâm), việc tổ chức đào tạo được thực hiện theo lớp học phần, đảm bảo quyền chủ động của người học, tủy theo theo điều kiện và năng lực của người học, chương trình đào tạo được thiết kế mềm dẻo và linh hoạt giúp người học có thể học vượt, học cùng lúc hai chương trình Chính vì việc “chạy” theo kế hoạch học tập của người học nên đòi hỏi hệ thống tổ chức quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ phải được vận hành theo yêu cầu riêng của từng sinh viên

Có thể nói rằng, nếu trước kia người học phải “chạy” theo kế hoạch của nhà trường thì bây giờ nhà trường phải “chạy” theo kế hoạch của người học

Trước những khác biệt cơ bản của phương thức đào tạo theo học chế tín chỉ so với đào tạo theo học chế niên chế, đã dẫn đến hàng loạt yêu cầu mới trong tổ chức quản lý đào tạo được đặt ra, trong đó đáng lưu ý là những yêu cầu sau đây:

- Chương trình đào tạo phải được thiết kế theo cấu trúc module và đáp ứng khả năng liên thông, lắp ghép giữa các ngành Các môn học cơ bản được xây dựng theo hướng đáp ứng yêu cầu của nhóm ngành đào tạo; các môn tự chọn được chia nhánh sâu vào mỗi chuyên ngành hẹp

- Sinh viên được quản lý học tập theo lớp học phần, và được khuyến khích tham gia các sinh hoạt chung của lớp sinh hoạt, khoa, trường Do số lượng các lớp học phần là khá lớn và chỉ tồn tại theo học kỳ nên việc quản lý theo lớp học phần là khá phức tạp

- Một trong những yêu cầu phức tạp nhất trong đào tạo tín chỉ là phải tổ chức cho người học tự đăng ký khối lượng học tập theo nhu cầu và năng lực cá nhân Để đáp ứng được yêu cầu này, Nhà trường phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết về chương trình đào tạo, lộ trình học, đồng thời phải có hệ thống cố vấn học tập đủ tốt để tư vấn cho người học trong việc đăng ký khối lượng học tập; một vấn đề quan trọng nữa là Nhà trường phải dự kiến được nhu cầu đăng ký của người học, từ đó dự kiến số lượng học phần sẽ mở trong kỳ, bô trí đội ngũ giảng viên sao cho hợp lý, lập thời khóa biểu sao cho phù hợp với số lượng phòng học hiện có của Trường

- Vì khối lượng đăng ký học tập của từng sinh viên là khác nhau, nên học phí của mỗi sinh viên theo đó cũng khác nhau Do đó, việc xác định học phí và tổ chức thu học phí cũng trở nên khó khăn hơn trước đây

Với những khác biệt cơ bản đó, dễ dàng nhận thấy rằng việc tổ chức quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ sẽ phức tạp hơn rất nhiều so với đào tạo theo học chế niên chế Do đó, nếu áp dụng mô hình quản lý đào tạo như trước đây để quản lý đào tạo theo học chế tín chỉ thì sẽ rất khó khăn do phải đáp ứng được những yêu cầu mới mà hệ thống này đặt ra Vì vậy, để thực hiện những được nhu cầu hết sức đa dạng của người học khi chuyển đổi sang đào tạo theo học chế tín chỉ thì Nhà trường cần phải xác định thay đổi cơ bản phương thức tổ chức đào tạo theo hướng lấy sinh viên làm trung tâm, xem việc ứng dụng công nghệ thông tin là điều kiện tiên quyết để khai thác và phát huy tối đa nguồn lực của Nhà trường

Thực hiện Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, buộc các cơ sở giáo dục đại học phải chủ động hơn trong các hoạt động quản lý và đảm bảo khai thác có hiệu quả hơn các nguồn lực của mình Trong đó, theo cơ chế tự chủ thì nguồn kinh phí thường xuyên do ngân sách nhà nước cấp hàng năm có tỷ trọng giảm dần trong khi nguồn thu từ học phí nhanh chóng trở thành nguồn thu chủ yếu của nhà trường Vì vậy, vấn đề đặt ra trong hệ thống giáo dục hiện nay là việc quản lý nguồn thu học phí như thế nào để đảm bảo thu đúng, thu đủ và thu kịp thời là rất quan trọng

Trong nhiều năm qua, Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng đã có những bước phát triển và có nhiều đổi mới trong mô hình quản lý Trường đã chủ động cơ cấu lại bộ máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý trong đó chú trọng đến nâng cao vai trò của thông tin kế toán Tuy nhiên, việc tổ chức thông tin kế toán tại trường nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại Trường vẫn còn chưa phù hợp khi chuyển đổi sang cơ chế quản lý mới Thông tin kế toán mang lại đôi khi vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý Từ năm 2011, trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý đào tạo, bằng chứng là tạo ra sản phẩm phần mềm quản lý đào tạo góp phần đổi mới công tác quản lý của Nhà trường; tuy nhiên đúng như tên gọi của nó, phần mềm mới chỉ đáp ứng được các công việc liên quan đến công tác quản lý đào tạo là chủ yếu Bên cạnh đó, để tổ chức công tác kế toán hành chính sự nghiệp, Nhà trường còn sử dụng một phần mềm kế toán riêng đó là phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Misamimosa.net 2019 do Công ty Cổ phần MISA phát hành Do đó, giữa 02 phần mềm trên chưa có sự liên kết lại với nhau trong cùng một hệ thống thông tin quản lý thống nhất Chính vì vậy, số liệu kế toán không có tính kế thừa, chưa có sự liên kết cao giữa các bộ phận chức năng dẫn đến công việc còn chồng chéo, tốn thời gian, nhân lực, vật lực và khó khăn trong công tác kiểm tra, đối chiếu, giám sát nguồn thu học phí Hơn nữa, phần lớn các thao tác trên phần mềm quản lý đào tạo đều do chuyên viên phòng Đào tạo đảm nhận kể cả khâu cập nhật đối tượng được miễn giảm học phí đến khâu xác định tính toán mức học phí phải nộp; chính vì thế, việc phân quyền trên phần mềm quản lý đào tạo giữa các đơn vị chức năng vẫn còn chưa phù hợp dẫn đến khối lượng công việc của bộ phận này lại do bộ phận khác đảm nhận, không đúng so với chức năng, nhiệm vụ giữa các bộ phận Qua đó cho thấy, yêu cầu hoàn thiện công tác tổ chức thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng là đòi hỏi tất yếu để đáp ứng được nhu cầu thông tin phục vụ quản trị một cách hiệu quả

Vấn đề đặt ra là cần tổ chức lại thông tin kế toán nói chung và tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng công nghệ thông tin nhằm góp phần nâng cao tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động thu học phí, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn thạc sỹ của mình, đề tài này phù hợp với chuyên ngành đào tạo, và có ý nghĩa khoa học, thực tiễn đối với Trường.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

- Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

- Đưa ra các định hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí

- Phạm vi nghiên cứu: Tại Trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp thu thập, tổng hợp tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán nói chung, tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu học phí nói riêng tại các trường đại học

- Phương pháp quan sát, phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo, các cán bộ quản lý khoa/phòng chức năng và những người làm công tác kế toán tại Trường để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hiện thông tin kế toán trong chu trình thu học phí đang được áp dụng tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

- Phương xem xét mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình thu học phí nhằm tổ chức dữ liệu để hoàn thiện tổ chức thông tin trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục các từ viết tắt, bảng biểu và phụ lục, bố cục của luận văn được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại các cơ sở giáo dục đại học

Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Đại học Bách khoa - Đại học Đà Nẵng

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Trong bối cảnh Việt Nam hội nhập sâu rộng với nền kinh tế toàn cầu với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, thông tin kế toán là vấn đề quan trọng đối với chủ doanh nghiệp và các cơ quan quản lý nhà nước Vấn đề hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán đã được nhiều tổ chức và cá nhân quan tâm nghiên cứu dưới các góc độ, khía cạnh, lĩnh vực tiếp cận khác nhau Riêng đối với lĩnh vực giáo dục, mà đặc biệt là trong hệ thống các trường đại học công lập, vấn đề hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí chưa được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu Một số nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực này có thể kể đến:

Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Hữu Đồng (2012) [5], về đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong các trường đại học công lập Việt Nam”, đã đề xuất mô hình “Mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu”, theo đó tại các đơn vị sự nghiệp có thu, việc xử lý các nghiệp vụ phát sinh hầu hết đều tuân thủ bốn quá trình kế toán cơ bản như sau: kế toán vốn đầu tư, kế toán quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ, kế toán nguồn thu, kế toán các khoản chi; trong đó kế toán quá trình sản xuất và cung ứng dịch vụ nhận thông tin về nhu cầu của khách hàng từ kế toán nguồn thu, nhận thông tin về các chi phí phát sinh từ kế toán các khoản chi và cung cấp thông tin về tình hình cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho kế toán nguồn thu, cung cấp thông tin về yêu cầu mua sắm vật tư, nhân lực cho kế toán các khoản chi

Nghiên cứu của tác giả Đỗ Ngọc Trâm (2019) [13], trong luận án tiến sĩ với đề tài “Hoàn thiện kế toán trong các trường trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam”, thông qua khảo sát thực tế nội dung công tác kế toán tại các trường trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam, tác gải đã tổng kết đánh giá, phân tích điểm mạnh, điểm yếu trong công tác kế toán tại các trường trung học chuyên nghiệp công lập hiện hành Việc đánh giá được đặt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý tài chính đơn vị sự nghiệp công, sự hội tụ của môi trường kế toán quốc tế và kinh nghiệm một số nước trên thế giới khi ứng dụng cơ sở kế toán phù hợp, đồng thời đã đưa ra đề xuất các giải pháp hoàn thiện nội dung kế toán tài chính tại các trường trung học chuyên nghiệp công lập Việt Nam hướng đến những thông tin kế toán trung thực, hợp lý

Liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại Đại học Đà Nẵng, tác giả Lê Thị Minh Hằng (2012) [12] đã hoàn thiện công tác kế toán nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính, đảm bảo sử dụng có hiệu quả nguồn lực tài chính hiện có tại Đại học Đà Nẵng, trong nghiên cứu này đã làm rõ cơ chế tài chính giữa đại học vùng và các đại học thành viên

Nghiên cứu của tác giả Phan Thị Thu Huyền (2017) [10], trong luận văn thạc sỹ với đề tài “Hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng”, tác giả đã tổng hợp, khái quát cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán tại các cơ sở giáo dục đại học hướng đến tổ chức thông tin theo cách tiếp cận chu trình Bên cạnh đó, tác giả đã nêu lên thực trạng tại Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin - Đại học Đà Nẵng về công tác tổ chức thông tin kế toán trong chu trình thu học phí, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức này tại Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin - Đại học Đà Nẵng Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu của tác giả có phạm vi hẹp do nghiên cứu tại một trường cao đẳng với quy mô sinh viên nhỏ

Nghiên cứu của tác giả Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn

(2013) [6], trong bài viết “Tiếp cận tổng thể và đa chiều về hệ thống thông tin kế toán”, qua phương pháp tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước, tác gỉa đã giới thiệu sáu cách tiếp cận về khái niệm và bản chất của HTTTKT hiện nay, đồng thời chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận HTTTKT trên một khía cạnh hoặc một số yếu tố cấu thành HTTTKT Từ đó, tác giả trình bày một cách tiếp cận mới mang tính tổng thể và đa chiều về HTTTKT Cách tiếp cận mới này mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của HTTTKT, giúp hiểu rõ hơn bản chất HTTTKT và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một HTTTKT hiệu quả Tuy nhiên, nghiên cứu chỉ dừng ở giác độ lý thuyết, chưa đi sâu vào tổ chức thông tin kế toán cho một đơn vị cụ thể

Cũng một nghiên cứu khác của Huỳnh Thị Hồng Hạnh và Nguyễn Mạnh Toàn (2012) [8] với bài viết “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong trường đại học theo cách tiếp cận chu trình” đã đưa ra gợi ý về việc tổ chức HTTTKT trong các trường đại học thành 04 chu trình, đó là: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy – nghiên cứu khoa học và chu trình tài chính Tổ chức HTTTKT theo cách tiếp cận này sẽ tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận chức năng trong việc thực hiện nhiệm vụ của trường đại học Ngoài ra, tổ chức HTTTKT theo chu trình cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn trong công tác kiểm tra, giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận giúp hạn chế các hiện tượng tiêu cực làm thất thoát tài sản của trường Đây cơ sở để tác giả kế thừa, xây dựng các chu trình trong các cơ sở giáo dục đại học nói chung Tuy nhiên, bài báo chỉ chỉ đề cập ở giác độ lý thuyết, chưa đi sâu tổ chức thông tin cho một đơn vị cụ thể

Tóm lại, có thể nói các nghiên cứu về HTTTKT nói chung và HTTTKT các trường đại học công nói riêng còn rất hạn chế ở Việt Nam Mặc dù, số lượng nghiên cứu còn ít mà phần lớn các nghiên cứu thường tiếp cận theo các phần hành kế toán mà chưa chú trọng tổ chức thông tin kế toán theo chu trình trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin gắn với đặc thù của trường đại học công trong bối cảnh mới nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Tuy nhiên, tất cả những nghiên cứu trên cũng đã phần nào cung cấp cho tác giả nắm được những vấn đề cơ bản về tổ chức HTTTKT trong các trường đại học, còn riêng về vấn đề tổ chức thông tin kế toán chu trình thu học phí trong các trường đại học thì đã được một vài tác giả nghiên cứu cụ thể tại các trường đại học, cao đẳng khác nhau, tuy nhiên đặc thù tại mỗi trường đại học là khác nhau, do đó đây là khoảng trống trong nghiên cứu để tác giả chọn làm đề tài trong nghiên cứu của mình tại trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng

Trong nghiên cứu này, tác giả mong muốn tìm hiểu về tổ chức thông tin kế toán trong các cơ sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình, trong đó tập trung đi sâu nghiên cứu về chu trình thu học phí, lấy điển hình tại trường Đại học Bách khoa – Đại học Đà Nẵng

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Phương pháp nghiên cứu của đề tài