Trang 13 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HTTTKT1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốnKhái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn AIS nhận biết,thu t
Mục tiêu nghiên cứu
Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập.
So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính. Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và AIS máy tính.
Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và AIS máy tính.
Vai trò của các tập chính, tập tin nghiệp vụ.
Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu.
Các phương thức nhận dữ liệu.
Các cấu trúc tổ chức dữ liệu.
Kết cấu tiểu luận
Tiểu luận bao gồm phần mở đầu, nội dung, kết luận.
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về tổ chức dữ liệu trong HTTTKT.
Chương 2: Tổ chức dữ liệu trong HTTTKT.
Chương 3: Đánh giá thực trạng tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức.
TỔNG QUAN VỀ TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG HTTTKT
Khái niệm hệ thống thông tin kế toán
Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán (AIS) nhận biết, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế về một tổ chức sử dụng các công nghệ khác nhau Nó nhận biết và ghi nhận những ảnh hưởng tài chính của các nghiệp vụ của doanh nghiệp AIS phân bổ thông tin về các nghiệp vụ cho những người liên quan để ra quyết định hoặc phối hợp thực hiện các công việc trọng yếu phát sinh trong đơn vị
Hình 1: Quy trình xử lý dữ liệu trong AIS
Phân biệt mối quan hệ, sự khác biệt giữa kế toán và hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý bằng sơ đồ sau:
Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán
Dữ liệu kế toán là những thông tin được ghi chép về các nghiệp vụ tài chính phát sinh trong quá trình SXKD của DN và các thông tin khác được cung cấp từ môi trường, như từ nhà nước, cơ quan chủ quản, các chuyên gia…
Tổ chức dữ liệu kế toán, gồm:
(1) Xác định yêu cầu thông tin,
(2) Xây dựng danh mục đối tượng kế toán,
(3) Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào,
(4) Tổ chức mã hóa dữ liệu đã thu thập.
1.2.1 Xác định yêu cầu thông tin
Khi tiến hành TCCTKT cần xác định đối tượng sử dụng trong và ngoài DN Đối với đối tượng sử dụng bên ngoài DN, thông tin cần cung cấp là thông tin tài chính qua hệ thống các chỉ tiêu trong các BCTC theo quy định của CĐKT Đối với đối tượng sử dụng trong DN, có nhiều cấp độ quản lý, quyết định cần đưa ra sẽ khác nhau do đó việc xác định TTKT cần cung cấp để phục vụ cho việc ra quyết định là khác nhau Yêu cầu thông tin trong DN, được tổng hợp theo bảng mô tả như sau:
Hình 3: Yêu cầu thông tn trong doanh nghiệp
Xác định chính xác nhu cầu thông tin là cơ sở để xác định các đối tượng kế toán trong DN, tổ chức vận dụng CĐKT và phương pháp kế toán phù hợp.
1.2.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán Đối tượng kế toán là tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh của DN Khi xây dựng danh mục đối tượng kế toán cần đáp ứng các yêu cầu “(1) Xây dựng theo mức độ từ tổng hợp đến chi tiết, (2) Xác định các đối tượng quản lý có liên quan, (3) Xây dựng hệ thống mã số cho các đối tượng quản lý chi tiết và (4) Quá trình tổ chức dữ liệu đầu vào cho hệ thống kế toán là xác định các nội dung dữ liệu, tổ chức thu thập và ghi nhận các nội dung liên quan đến hoạt động SXKD của DN vào hệ thống kế toán”
1.2.3 Tổ chức thu thập dữ liệu đầu vào
Có 3 nhóm dữ liệu được ghi vào hệ thống kế toán, đó là dữ liệu các đối tượng quản lý chi tiết, dữ liệu các đối tượng kế toán, dữ liệu các hoạt động trong SXKD của DN Đối tượng quản lý chi tiết là các loại nội dung liên quan đến nhiều hoạt động trong cùng chu trình Các đối tượng chi tiết này cần được mô tả nhiều nội dung chi tiết theo yêu cầu quản lý và thông tin.
Hình 4: Quy trình tổ chức thu thập dữ liệu cho các đối tượng chi tiết
Mỗi hoạt động căn cứ vào yêu cầu quản lý, thông tin để xác định các đối tượng cần theo dõi chi tiết, theo từng chu trình, sau đó xác định nội dung chi tiết cần thu thập như, mã đối tượng, tên đối tượng, các nội dung mô tả khác như địa chỉ, mã số thuế…
1.2.4 Tổ chức mã hóa các dữ liệu đã thu thập
Hình 5: Quy trình tổ chức mã hóa dữ liệu
Như vậy quy trình tổ chức mã hóa dữ liệu, trước hết là xác định đối tượng quản lý cần mã hóa, sau đó xác định nội dung cần thu thập cho đối tượng mã hóa, tiếp đến xác định nội dung trên bộ mã gồm mô tả đối tượng và nội dung quản lý của đối tượng, cuối cùng lựa chọn phương pháp mã hóa
Phương pháp mã hóa thường sử dụng là mã hóa tổng hợp gồm nhiều phương pháp mã hóa bên trong bộ mã, như mã gợi nhớ với các kí tự có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có ít thành phần bên trong nội dung đó Sử dụng mã số liên tiếp với các chữ số có độ dài thống nhất để mô tả cho các nội dung quản lý có nhiều thành phần bên trong nội dung đó
Sử dụng mã phân cấp để sắp xếp trình tự các nhóm mã liên quan đến các nội dung có quan hệ phân cấp từ cao đến thấp Thiết kế cấu trúc và độ dài bộ mã cần thỏa mãn các yêu cầu “(1) Đáp ứng yêu cầu hệ thống tự động hóa xử lý thông tin, (2) Cần lựa chọn hệ thống mã hóa, độ dài và cấu trúc mã để có thể giải quyết toàn bộ các bài toán của hệ thống, (3) Đảm bảo nguyên tắc không trùng lắp trong nhóm đối tượng đồng nhất,
(4) Không đưa vào hệ thống mã hóa các dấu hiệu (thuộc tính) mà chúng không liên quan đến tất cả các phần tử, (5) Các thuộc tính của đối tượng đưa vào để tạo nên các lớp phân loại (mức cao) cần phải cố định, (6) Khi lựa chọn hệ thống mã hóa, cấu trúc và độ dài của mã cần tính đến khả năng mã hóa cho các phần tử mới của tệp”.
TỔ CHỨC DỮ LIỆU TRONG HTTTKT
Quy trình tổ chức dữ liệu
2.1.1 Quy trình tô chức dữ liệu trong HTTTKT truyền thống
Hình 6: Quy trình xử lý dữ liệu trong HTTTKT truyền thống 2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức xử lý
Tập trung các dữ liệu liên quan tình hình tài chính Bộ phận kế toán chỉ ghi nhận những hoạt động kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình tài chính của tổ chức mà thôi.
Lưu trữ trong các sổ kế toán riêng biệt theo từng đối tượng kế toán, trùng lắp dữ liệu
Chia sẻ DL còn bị hạn chế
Các hình thức sổ KT
Hình 7: Quy trình ghi sổ 2.1.1.3 Nhược điểm của HTTTKT truyền thống
Ghi chép trùng lắp -> Dữ liệu lưu trữ trùng lắp Thay đổi HT khó khăn, mất thời gian hơn
Dữ liệu lưu trữ phân tán -> Chia sẻ thông tin, dữ Hậu khó khăn
Mức độ chi tiết của thông tin.
Thời gian cung cấp thông tin chậm, không phản ảnh tức thời tình hình.
Khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau -> Không đáp ứng được thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau.
Thông tin phải do người ghi chép dữ liệu lập HTTT kế toán xử lý bằng máy kế toán xử lý bằng máy
2.1.2 Quy trình tổ chức dữ liệu trong HTTTKT xử lý bằng máy
Quy trình tổ chức dữ liệu trong HTTTKT xử lý bằng máy thường thông qua ba bước chính.
Tạo các dữ liệu và được ghi ban đầu trên chứng từ
Dữ liệu được lưu trữ trên các tập tin liên quan
Người sử dụng lựa chọn hay tạo báo cáo về thông tin yêu cầu
Hình 8: Quy trình tổ chức dữ liệu trong HTTTKT bằng máy tính 2.1.3 Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Hình 9: Tổ chức dữ liệu theo hệ quản trị CSDL
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (DBMS) chính là một gói phần mềm được dùng để xác định, thao tác cũng như truy xuất và quản lý dữ liệu Hệ quản trị thường sẽ thao tác với các dữ liệu của chính DBMS Ví dụ như: định dạng dữ liệu, tên của file, cấu trúc của bản record và cả cấu trúc của file Ngoài ra, hệ quản trị cũng sẽ giúp xác định những quy tắc nhằm xác thực cũng như thao tác với những dữ liệu này.
Lợi ích của việc sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu này là giúp các nhà quản trị hệ thống dễ dàng thực hiện các thao tác như tìm kiếm, lọc, xóa, chỉnh sửa hay tạo mới dữ liệu trên cơ sở dữ liệu Để làm được điều này trên các hệ quản trị cơ sở dữ liệu các nhà quản trị hệ thống thường sử dụng ngôn ngữ truy vấn mang tính cấu trúc: Structured Query Language hay SQL.
Sử dụng cơ sở dữ liệu (CSDL) để tổ chức dữ liệu là phương pháp thông dụng nhất hiện nay Toàn bộ dữ liệu được tập trung và tổ chức theo những khuôn mẫu thống nhất Khi CSDL được tổ chức theo mô hình quan hệ, dạng phổ biến nhất, dữ liệu được lưu trữ trong các bảng, còn gọi là các quan hệ theo thuật ngữ của CSDL Nhưng không giống như các bảng dữ liệu thông thường, trong các quan hệ có những cơ chế để các bảng có thể móc nối, liên kết với nhau.
Ngoài ra, cấu trúc của hệ thống CSDL cũng có một số điểm khác biệt Các chương trình ứng dụng không giao tiếp trực tiếp với CSDL mà qua một trung gian gọi là hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL). Ưu điểm Nhược điểm
-Tránh được sự trùng lặp dữ liệu
- Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu
-Quản lý dữ liệu nhất quán
-Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình ứng dụng
-Kiểm soát, quân quyền truy cập dữ liệu: Quyền xem, sửa, xóa,
- Việc quản trị, vận hành, bảo trì HQTCSDL cần có những con người có trình độ nhất định, được đào tạo, có kiến thức, kinh nghiệm để CSDL có thể vận hành trôi chảy, không hỏng hóc trong một khoảng thời gian dài.
- Cần có chi phí đáng kể để đầu tư ban đầu cũng như để vận hành: trang bị phần cứng, phần mềm, huấn luyện nhân viên,thuê mướn chuyên viên.
Xác định dữ liệu cần thu thập - mô hình REA
2.2.1.1 Khái quát mô hình REA
REA là khung cơ sở kế toán được sử dụng để mô hình hóa các nội dung sau của một tổ chức, các nguồn lực kinh tế , các sự kiện kinh tế và các đại diện kinh tế và mối quan hệ giữa chúng Một khi đã được xác định, các dữ liệu kế toán và phi kế toán có thể được nhận diện, thu thập và lưu trữ trong mối quan hệ với cơ sở dữ liệu.
Từ kho dữ liệu này, các quan điểm của người sử dụng được xây dựng để đáp ứng nhu cầu của tất cả người dùng trong tổ chức Tính khả dụng của nhiều chế độ xem cho phép sử dụng linh hoạt dữ liệu giao dịch và cho phép phát triển thông tin kế toán.
Nguồn lực: bao gồm các tài sản của doanh nghiệp Chúng được xác định là các đối tượng khan hiếm và chịu sự kiểm soát của doanh nghiệp.
Sự kiện: Các sự kiện kinh tế là những hiện tượng ảnh hưởng đến sự thay đổi các nguồn lực Chúng có thể là kết quả của các hoạt động như sản xuất, trao đổi, tiêu dùng và phân phối Các sự kiện kinh tế là những yếu tố thông tin quan trọng của hệ thống kế toán và nên được nắm bắt trong một hình thức rất chi tiết để cung cấp một cơ sở dữ liệu phong phú. Đại diện: Các đại diện kinh tế là các cá nhân tham gia vào một sự kiện kinh tế Họ có thể là các bên ở trong hoặc ngoài doanh nghiệp Họ có quyền sử dụng hoặc thanh lý các nguồn lực kinh tế.
Hình 11: Minh họa mô hình REA và cách xác định dữ liệu cần thu thập 2.2.1.2 Các bước xây dựng mô hình REA
Bước 1: tìm hiểu môi trường và mục tiêu của tổ chức.
Bước 2: xác định trong chu trình kinh doanh có những sự kiện kinh doanh nào. Bước 3: phân tích sự kiện ở bước 1, 2 để xác định các yếu tố nguồn lực, tác nhân, địa điểm.
Bước 4: xác định các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính của sự kiện, nguồn lực và tác nhân, từ đó xác định mối quan hệ giữa chúng.
2.2.1.3 Cách vẽ mô hình REA
Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, nguồn lực và tác nhân, đường thẳng nêu mối quan hệ giữa chúng. Đặt nguồn lực bên trái và tác nhân bên phải sự kiện.
Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện.
Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết với tác nhân bên trong và
1 liên kết với tác nhân bên ngoài.
Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm nguồn lực, 1 nhóm tác nhân, không vẽ các hình chữ nhật trùng nhau.
2.2.1.4 Ví dụ mô hình REA minh họa chu trình doanh thu
Hình 12: Mô hình REA chu trình doanh thu
2.2.2 Nội dung dữ liệu thu thập:
Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất kinh doanh.
Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện.
Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực.
Hoạt động ghi nhận theo dõi: Ghi nhận nội dung trao đổi nguồn lực.
Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá trình trao đổi. Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi trong quá trình trao đổi.
2.2.3 Thành phần thu thập dữ liệu:
Thu thập các nội dung (dữ liệu) của các hoạt động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực.
Quy trình tổ chức chứng từ:
Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động.
Xác định nội dung của chứng từ ( Số chứng từ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên quan).
Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ.
Mã hóa các chứng từ (ký hiệu).
Hình 13: Tổ chức chứng từ 2.2.3.2.Tài khoản
Tài khoản là phương pháp mà kế toán sử dụng để theo dõi, phản ánh các nguồn lực liên quan đến hoạt động Mỗi một loại tài khoản là một đối tượng kế toán để theo dõi cho một loại nguồn lực về giá trị.
Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản lý
Quy trình tổ chức tài khoản:
Xác định loại tài khoản trên cơ sở nguồn lực được nhận dạng
Xác định các nội dung quản lý của tài khoản
Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết
Các nội dung quản lý sẽ được theo dõi trên tài khoản
Hình 14: Tổ chức tài khoản 2.2.3.3 Đối tượng chi tiết
Thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý.
Tổ chức đối tượng chi tiết: Đối tượng chi tiết có mục đích thu thập các nội dung cần quản lý chi tiết Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết
Mỗi đối tượng chi tiết cần được xác định nội dung mô tả và nội dung quản lý
Các nội dung quản lý của từng đối tượng là cơ sở để mã hóa cho đối tượng.
Thu thập, ghi nhận dữ liệu
Hình 16: Quá trình thu thập, ghi nhận dữ liệu trong IAS thủ công
2.3.2 AIS trên nền máy tính
Hình 17: Quá trình thu thập, ghi nhận dữ liệu trong IAS trên nền máy tính
Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống.
Cập nhật, chuyển sổ (update): tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH, ) sau khi sự kiện xảy ra
Khai báo (maintenance): đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (khách hàng, nhà cg cấp, ).
Lưu trữ dữ liệu
2.4.1 So sánh cách thức lưu trữ dữ liệu trên AIS thủ công và AIS máy tính
AIS thủ công AIS trên nền máy tính
Hoạt động Lưu trữ Hoạt động Lưu trữ
Ghi nhật ký Sổ nhật ký Nhập liệu Tập tin nghiệp vụ
Chuyển sổ Sổ cái, sổ chi tiết Khai báo Tập tin chính
Cập nhật chính Tập tin
2.4.2 Lưu trữ dữ liệu trên tập tin
Lưu trữ dữ liệu (trong tiếng anh là Data Storage) là việc lưu trữ (ghi) thông tin (hay các dữ liệu) trong phương tiện lưu trữ nào đó Hình thức lưu trữ điện tử yêu cầu cần có năng lượng điện để lưu trữ, truy xuất dữ liệu Chúng ta có thể lưu trữ các thông tin bằng nhiều hình thức khác nhau bằng nhiều phương tiện khác nhau.
Hình 18: Lưu trữ dữ liệu trên tập tin 2.4.2.2 Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
Tập tin chính (Master File)
Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong và ngoài hệ thống VD: Khách hàng, Hàng hoá, ….
Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh
Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp.
Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)
Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện: đặt hàng, bán hàng, thu tiền, …
Luôn chứa thường ngày của sự kiện, nghiệp vụ.
Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện.
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ
Giảm thời gian nhập liệu.
VD: chỉ cần nhập mã KH chứ không cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hoá đơn bán hàng
Tránh lưu trữ trùng dữ liệu
VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất
Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu.
VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính
Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu.
VD: Thay đổi, thêm, xóa, …
2.4.3 Mã hóa các thực thể mang dữ liệu.
Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ được mã hoá để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau.
Việc mã hoá sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể.
Tùy theo tính chất của thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp mã hoá thích hợp.
2.4.3.2.Các phương pháp mã hóa
Mã trình tự/ mã liên tiếp:
Số hoá các đối tượng theo thứ tự liên tiếp
VD: Mã số sinh viên.
Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu.
Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu
Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định.
VD: mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm 934673-042659 – Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi,…
Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp.
Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó.
VD: 01-100-1240 -> Mã công ty thành viên – mã phòng KT – mã NV
Gán các ký tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định
VD: KH-001 -> Mã khách hàng, số 001
2.4.3.3 Những điều cần lưu ý khi mã hóa
Xác định các thực thể cần mã hoá.
Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể.
Lựa chọn các phương pháp mã hoá thích hợp.
Xem xét tình duy nhất của bộ mã.
Xem xét đại diện của bộ mã.
Xem xét tính tương lai của bộ mã
Quy luật mã hoá cần được thống nhất và phổ biến trong toàn DN
2.4.5 Xử lý thông tin dữ liệu trên máy tính
Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con người và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nha trong xử lý tương tác con người dẫn dắt các quá trình xử lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực
Xử lý tương tác là phương pháp lựa chọn cho các hệ thống xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng công thức, các phương trình toán học, vận dụng kinh nghiệm vào quá trình xử lý.
Xử lý giao dịch: Là xử lý một yêu cầu cho đến khi ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngoài vào Một quá trình xử lý như vậy gọi là 1 giao dịch, thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu độc lập.
Xử lý trực tiếp: Được sử dụng trong những hệ thống đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện.
Việc truy cập thông tin xảy ra hoàn toàn ngẫu nhiên.
Khuôn dạng và kiểu thông tin không hoàn toàn xác định.
Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến trình xử lý.
Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau.
Trong xử lý phân tán, với một thành phần dữ liệu có thể xảy ra nhiều thao tác như cập nhật, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau.
Vì vậy cần quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống.
2.4.6 Phương thức nhập dữ liệu
2.4.6.1 Theo thời gian thực (Real-time)
Sự kiện được ghi nhận ngay sau khi phát sinh.
Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan (Khách hàng, hàng tồn kho, …).
Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp,… ) ngay sau được nhập vào.
Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh.
Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ ( sổ kiểm soát).
Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy. Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô.
Chuyển lô để cập nhật các tập tin chính liên quan.
Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô.
2.4.6.3 Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô
Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ không tính toán số kiểm soát lô.
Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà không được cập nhật vào các tập tin chính liên quan.
Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước khi cập nhật.
Cập nhật 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin chính liên quan.
Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhật.
Tổ chức dữ liệu
2.5.1 Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin:
Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau.
Trùng lặp dữ liệu lưu trữ.
Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu.
Chi phí lưu trữ tăng.
Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ.
Hình 21: Hạn chế của tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
2.5.2 Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
Hình 22: Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
2.5.2.1 Khái niệm về cơ sở dữ liệu
Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lý trong máy tính Nó liên kết với các tập tin và được thực hiện hoặc thi hành bởi một gói phần mềm đặc trưng mà được gọi là hệ thống quản lý CSDL.
Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần:
Thành phần xử lý ứng dụng.
Các mô hình về quản lý CSDL
Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính Client/Server.
Mô hình CSDL tập trung.
Mô hình CSDL theo kiểu file – server.
Mô hình xử lý từng phần CSDL.
Mô hình CSDL Client/Server.
Mô hình CSDL phân tán
2.5.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lý dữ liệu, bao gồm: Định nghĩa dữ liệu (DDL). Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu.
Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ vật lý dữ liệu.
Tương tác với người sử dụng thông qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL)
2.5.2.3 Ưu điểm của tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu
Tránh được sự trùng lặp dữ liệu.
Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu.
Quản lý dữ liệu nhất quán.
Sự độc lập của dữ liệu với các phương trình ứng dụng.
Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu: Quyền xem, sửa, xóa, ….
2.5.2.4 Ảnh hưởng của csdl đối với công việc của kế toán Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép.
Cách thức cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài.
Truy xuất thông tin theo yêu cầu.
Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin hoạt động.
Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh nghiệp
2.5.3 Mối liên kết giữa các tập tin
Một mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với một mẫu tin của tập tin khác và ngược lại.
VD: Mối liên kết giữa hoá đơn bán hàng và phiếu xuất: Một hoá đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất Đồng thời, một phiếu xuất chỉ liên quan đến một hoá đơn.
Hình 23: Liên kết tập tin 1-1
Một mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với nhiều mẫu tin của tập tin khác Ngược lại một mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với một mẫu tin của tập tin này. VD: Mối liên kết giữa khách hàng và đơn đặt hàng của khách hàng: một khác hàng có thể đặt nhiều đơn hàng Ngược lại, một đơn đặt hàng liên quan đến 1 khách hàng.
Một mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với nhiều mẫu tin của tập tin khác Ngược lại một mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với nhiều mẫu tin của tập tin này.
VD: Mối liên kết giữa hàng hàng hoá và hoá đơn: Một loại hàng hoá có thể được bán bởi nhiều hoá đơn Ngược lại, một hoá đơn cũng có thể có nhiều hàng hoá.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC DỮ LIỆU HTTTKT CỦA MỘT TỔ CHỨC
Thực trạng tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của các doanh nghiệp sản xuất xi măng Bắc Miền Trung
3.1.1 Thực trạng tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào
Thu nhận dữ liệu đầu vào là giai đoạn quan trọng của KTQT trong quy trình HTTT, nó liên quan đến tính kịp thời, đầy đủ và hữu ích của thông tin đầu ra cho việc thực hiện các mục tiêu quản lý Nhận thức được vai trò quan trọng của hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào trong quy trình xử lý HTTT KTQT, các DNSX XM Bắc miền Trung đều đánh giá cao việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu Các DN hiện nay đã và đang hoàn thiện hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của nhà quản trị.
3.1.1.1 Các loại dữ liệu thu thập cho hệ thống thông tin kế toán quản trị
Dữ liệu đầu vào cần thu thập bao gồm cả thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai Thực tế khảo sát bộ phận kế toán tại các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy hiện nay 100% (35/35) thu thập thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch, chỉ 26% (9/35) thu thập thông tin tương lai, bên cạnh đó thông tin phi tài chính cũng ít được quan tâm thu thập (34%) (phụ lục 03D).
Thông tin thực hiện: Đây là dữ liệu quan trọng để thiết lập HTTT thực hiện nhằm cung cấp cho các nhà quản trị về kết quả hoạt động trong các kỳ đã qua Tại DNSX XM Bắc miền Trung, thông tin thực hiện là các sự kiện kinh tế đã xảy ra được KTQT ghi nhận trên hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo của DN như các dữ liệu thực tế về tình hình sản xuất, tiêu thụ, công nợ, tiêu hao các yếu tố đầu vào như vật liệu, năng lượng, nhân công, tài sản… nhìn chung, dữ liệu thực hiện được kế toán tại các DN này thu thập đa dạng, đầy đủ cho việc thiết lập HTTT thực hiện.
Nó không chỉ là dữ liệu của bản thân DN mà còn bao gồm cả thông tin tài chính của nhà cung cấp, khách hàng, đối thủ cạnh tranh phục vụ cho việc phân tích, đánh giá các chỉ tiêu tài chính của DN và đối thủ
Thông tin kế hoạch: Trong DNSX XM Bắc miền Trung thông tin kế hoạch là những dữ liệu về kế hoạch huy động và sử dụng nguồn lực cho hoạt động SXKD, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật, định mức giá được KTQT thu thập để thiết lập hệ thống dự toán ngân sách Nó bao gồm kế hoạch tiêu thụ, chính sách giá bán, kế hoạch sản xuất, định mức kỹ thuật, kế hoạch giá cả của các yếu tố đầu vào, kế hoạch phân bổ nguồn lực, kế hoạch hoạt động quản lý, kế hoạch đầu tư, mua sắm trang thiết bị… Qua quan sát trực tiếp, tác giả thực nhận thấy hệ thống định mức kỹ thuật được các DNSX XM Bắc miền Trung rất quan tâm, quản lý chặt chẽ và luôn có xu hướng kiểm soát định mức trong điều kiện biến động của quá trình SXKD. Việc xây dựng định mức kỹ thuật của các DN (đặc biệt là DN thuộc khối VICEM) được căn cứ vào định mức của ngành và các điều kiện sản xuất đặc thù của DN. Nhìn chung, việc thu thập thông tin kế hoạch đã đáp ứng được yêu cầu xây dựng dự toán ngân sách hoạt động của DN (hàng tháng, quý, năm), đáp ứng được yêu cầu thiết lập HTTT dự toán cho nhà quản trị, thể hiện được mục tiêu hoạt động của DN và liên kết mục tiêu của từng bộ phận với mục tiêu chung toàn DN.
3.1.1.2 Tổ chức xây dựng nguồn tin
Kết quả khảo sát cho thấy 100% DNSX XM Bắc miền Trung thu nhận dữ liệu từ nguồn bên trong, 31% (11/35) nhân viên kế toán thu nhận dữ liệu từ nguồn bên ngoài DN Việc tổ chức nguồn tin trong các DN cũng khác nhau phụ thuộc vào mức độ vận hành hệ thống ERP.
Dữ liệu bên trong DN: Kết quả khảo sát cho thấy tất cả các DN tổ chức thu nhận dữ liệu đầu vào cho HTTT KTQT từ bộ phận kế toán, các bộ phận khác trong doanh nghiệp như các phân xưởng sản xuất, xí nghiệp vật liệu, bê tông, xí nghiệp tiêu thụ, phòng vật tư và cung ứng, phòng kỹ thuật và nghiên cứu, phòng với các DN đã vận hành hệ thống ERP, dữ liệu bên trong DN của HTTT KTQT được thu nhận ngay trên hệ thống ERP thông qua HTTT đã được tích hợp và chia sẻ Đối với các DN đang sử dụng phần mềm kế toán, dữ liệu bên trong được thu nhận tại các bộ phận bằng các phương pháp nghiệp vụ của KTQT (phụ lục 03D).
Dữ liệu bên ngoài DN: Dữ liệu bên ngoài DN chủ yếu là thông tin thực hiện của nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh và thông tin tương lai nhằm giúp nhà quản trị phân tích môi trường, đưa ra định hướng, mục tiêu phát triển và ra quyết định quản lý Thông tin bên ngoài gồm dự báo nhu cầu sử dụng xi măng, thị phần của các DN, khả năng phát triển sản phẩm mới, sản phẩm thay thế xi măng trong xây dựng, biến động giá cả các yếu tố đầu vào, tâm lý khách hàng về sản phẩm xi măng, sự thay đổi về công nghệ sản xuất, sự thay đổi về chính sách ngành xi măng, các chính sách của Nhà nước tác động lên hoạt động kinh doanh… Kết quả khảo sát cho thấy 31% (11/35) kế toán thu thập dữ liệu từ cơ quan quản lý Nhà nước, 11% (4/35) thu thập từ Hiệp hội XM Việt Nam, 100% thu thập từ khách hàng, nhà cung cấp, 17% thu thập từ đối thủ cạnh tranh, 14% thu thập từ các báo cáo chuyên ngành, ý kiến chuyên gia phân tích.
3.1.1.3 Phương pháp thu thập thông tin Để thu nhận dữ liệu đầu vào gồm cả dữ liệu sơ cấp và thứ cấp, các DNSX
XM Bắc miền Trung sử dụng các phương pháp chứng từ, phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phương pháp phỏng vấn Kết quả khảo sát cho thấy 100% (35/35) nhân viên kế toán sử dụng phương pháp chứng từ, 43% (15/35) sử dụng phương pháp khác như quan sát, điều tra, phỏng vấn.
Phương pháp chứng từ: 100% DNSX XM Bắc miền Trung sử dụng phần mềm (hệ thống ERP và phần mềm kế toán) để hạch toán và xử lý thông tin Qua quan sát trực tiếp, tác giả nhận thấy: (1) đối với dữ liệu thực hiện, nghiệp vụ kinh tế được nhập trực tiếp vào phần mềm sau đó mới in chứng từ vì vậy, các chỉ tiêu hạch toán rất chi tiết để đáp ứng yêu cầu quản trị Chứng từ kế toán được thiết kế một cách khoa học vừa đảm bảo tính pháp lý theo yêu cầu thông tin của KTTC, vừa đảm bảo tính trung thực của nghiệp vụ theo yêu cầu thông tin của KTQT; (2) đối với thông tin kế hoạch, thông tin tương lai, bộ phận kế toán căn cứ từ dữ liệu trên hệ thống ERP để kết xuất thông tin (những DN vận hành ERP) hoặc đề nghị các bộ phận liên quan kết xuất thông tin từ phần mềm quản lý của bộ phận đó Hệ thống chứng từ hướng dẫn phong phú để bao quát toàn bộ nghiệp vụ trong nội tại DN cũng như thuận tiện trong việc thu nhận thông tin cho KTQT.
Phương pháp khác: như phương pháp quan sát, phương pháp điều tra, phỏng vấn cũng được KTQT sử dụng để thu nhận dữ liệu đầu vào một cách nhanh chóng, độ tin cậy cao, tạo ra hiệu quả tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu Ví dụ, để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng, KTQT quan sát từ nhu cầu của các bộ phận, khả năng cung ứng của các nhà cung cấp, khả năng thực hiện đơn hàng, quá trình nhập hàng… hay để thực hiện giải pháp bán hàng, các DN thực hiện điều tra, khảo sát về nhu cầu tiêu dùng XM, phỏng vấn thu thập thông tin về nhà phân phối, tâm lý khách hàng…
3.1.1.4 Tổ chức nhân sự thu nhận, chuẩn hóa và nhập dữ liệu đầu vào
Trong các DNSX XM Bắc miền Trung, trách nhiệm thu nhận dữ liệu KTQT không chỉ thuộc về bộ phận kế toán Kết quả khảo sát cho thấy 86% (30/35) kế toán cho rằng, DN quy định tất cả các bộ phận đều chịu trách nhiệm thu nhận dữ liệu, chuẩn hóa và nhập liệu trên ERP, thiết lập các đầu mối tổng hợp và kiểm soát thông tin Phòng kế toán chịu trách nhiệm xử lý, cung cấp thông tin KTQT cho nhà quản trị trong việc điều hành, kiểm soát và ra quyết định kịp thời 14% (5/35) quy định bộ phận kế toán chịu trách nhiệm thu thập, chuẩn hóa dữ liệu đầu vào, xử lý và cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý (phụ lục 03D) Phân tích kết quả khảo sát tại các DNSX XM Bắc miền Trung theo mức độ ứng dụng hệ thống ERP, tác giả nhận thấy sự khác biệt giữa các DN đã chia sẻ hệ thống thông tin chung và những
DN chưa tích hợp được hệ thống dữ liệu quản lý chung (phụ lục 03D). Đối với các DN đã vận hành hệ thống ERP (đã tích hợp, chia sẻ hệ thống dữ liệu chung): các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm kiểm tra, mã hóa, chuẩn hóa, quản lý và kiểm soát đối với dữ liệu phát sinh và được cập nhật vào hệ thống dựng định mức, mã hóa danh mục định mức, cập nhật dữ liệu định mức trên hệ thống ERP và gán định mức cho sản phẩm theo các giai đoạn sản xuất; (2) các phân xưởng thực hiện kế hoạch sản xuất, nhập dữ liệu kế hoạch và thực tế sản xuất, quản lý quá trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, cập nhật yêu cầu cung ứng vật tư…, (3) phòng kế toán mã hóa các chỉ tiêu, xây dựng và cập nhật phương thức xử lý thông tin KTQT, kiểm soát và nhập dữ liệu thực tế phát sinh tại DN…. Đối với các DN đang sử dụng phần mềm kế toán (hệ thống dữ liệu chưa tích hợp): Phòng kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra, mã hóa dữ liệu và cập nhật dữ liệu lên phần mềm kế toán Các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu trước khi chuyển về phòng kế toán Ví dụ, tại XM Sông Lam 2, sau khi thu nhận dữ liệu từ các bộ phận, phòng kế toán chịu trách nhiệm phân loại, mã hóa, cập nhật dữ liệu lên các phân hệ nghiệp vụ của phần mềm. Trên cơ sở dữ liệu của phần mềm, kế toán xử lý, tổng hợp và lập báo cáo kế toán quản trị theo nhu cầu thông tin quản trị DN.
3.1.2 Thực trạng tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin Đối với HTTT KTQT nói riêng và HTTT quản lý nói chung, việc tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin có ý nghĩa rất quan trọng trong quản trị dữ liệu, nó giúp dữ liệu tránh được sự mất mát, tổn thất Nhận thức được tầm quan trọng đó, các DNSX
XM Bắc miền Trung đều tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin một cách khoa học. Trách nhiệm của các bộ phận trong việc lưu trữ thông tin: Các DN đều quy định bộ phận kế toán và các bộ phận liên quan chịu trách nhiệm trong việc lưu trữ dữ liệu, thông tin KTQT Hiện nay 100% DN đều đã ban hành quy chế lưu trữ tài liệu, thông tin nội bộ, trong đó quy định trách nhiệm của kế toán trong việc lưu trữ thông tin, tài liệu kế toán 84% (21/25) nhà quản trị cho rằng các bộ phận khác kết hợp với phòng kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ dữ liệu đầu vào của HTTT KTQT, dữ liệu được nhập vào phần mềm từ bộ phận nào, bộ phận đó chịu trách nhiệm kiểm soát, lưu trữ thông tin.
Cách thức và địa điểm lưu trữ thông tin: Về địa điểm lưu trữ thông tin, các
Đánh giá thực trạng tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán của các
3.2.1.1 Tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào
Các DNSX XM Bắc miền Trung đã thực hiện giải pháp quản lý nguồn lực tổng thể, các bộ phận đều tham gia trong quy trình hệ thống thông tin Thông tin đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của bộ phận khác Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho KTQT trong việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào, sự liên kết về thông tin trong toàn DÂN từ dự báo, dự toán đến thông tin thực hiện giúp cho quá trình thu nhận, phân tích thông tin nhanh chóng, tăng tốc độ truyền tin qua đó tăng hiệu quả của các quyết định quản lý Nguồn thông tin đáng tin cậy từ bên trong và bên ngoài DN, phương pháp thu thập thông tin đa dạng cũng là sự thuận lợi trong việc tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu Kết quả khảo sát thực trạng tổ chức HTTT KTQT tại các DNSX XM Bắc miền Trung cho thấy, hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong DN khá đa dạng, được thiết kế để có thể thu nhận thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch và thông tin tương lai, hệ thống định mức kinh tế kỹ thuật được xây dựng hợp lý, căn cứ trên việc đo lường tiêu hao các yếu tố sản xuất, gắn với đặc thù ngành XM trong từng DN, thông tin dự báo, chính sách của Nhà nước, báo cáo phân tích môi trường ngành xi măng của các chuyên gia… cũng được các DN rất quan tâm thu thập.
3.2.1.2 Tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin:
Hệ thống lưu trữ thông tin trong DN được thiết lập hiệu quả, quá trình lưu trữ dữ liệu lưu trữ an toàn trên phần mềm, trên máy tính và bằng báo cáo, chứng từ trong tủ tài liệu của DN.
3.2.2.1 Tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu đầu vào
Qua nghiên cứu thực trạng tại các DNSX XM Bắc miền Trung về công tác thu thập dữ liệu KTQT đầu vào, tác giả nhận thấy một số hạn chế sau:
(1) Về tổ chức nguồn tin, tính chất thông tin: các DN hiện nay chủ yếu quan tâm đến nguồn thông tin bên trong mà ít quan tâm đến nguồn thông tin bên ngoài, chú trọng đến thông tin thực hiện, thông tin kế hoạch mà ít thu thập thông tin dự báo Điều này dẫn đến sự thiếu hụt lượng lớn dữ liệu đầu vào phục vụ cho quá trình xử lý thông tin, chất lượng thông tin đầu ra không đảm bảo Với mục tiêu cung cấp thông tin để phân tích, dự báo, kiểm soát, ra quyết định, dữ liệu đầu vào phải được tổ chức từ nhiều nguồn tin, thu thập nhiều loại thông tin Cần phải xây dựng quy trình tổ chức hệ thống thu nhận dữ liệu khoa học, tránh tình trạng thiếu dữ liệu hoặc quá tải thông tin.
(2) Về phương thức thu nhận thông tin: Sự phân luồng tuyến thông tin, đầu mối tổng hợp, kiểm soát thông tin, phân quyền khai thác hệ thống cơ sở dữ liệu trong các DN hiện nay chưa hợp lý, đang chồng chéo ảnh hưởng khá lớn đến khả năng thu thập dữ liệu đầu vào của KTQT Thời gian thu thập lâu, dữ liệu không đồng nhất cần nhiều thời gian chuẩn hóa dẫn đến hạn chế đối với tính kịp thời, chính xác của thông tin đầu ra.
3.2.2.2 Tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin
Giải pháp lưu trữ tài liệu trong các DNSX XM Bắc miền Trung hiện nay thực hiện trên phân vùng cloud và tủ tài liệu Đây là giải pháp hữu hiệu hiện nay để quản lý kho dữ liệu của DN, đảm bảo cho quá trình khai thác, sử dụng Tuy nhiên, lưu trữ trên hệ thống mạng sẽ không đảm bảo tính an toàn, dữ liệu có thể bị xâm nhập trái phép, khả năng bảo mật không cao, có thể bị mất mát, tổn thất do các sự cố về mạng internet, virus, hacker… điều này sẽ ảnh hưởng đến quá trình khai thác, kiểm soát, bảo mật thông tin.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động của các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp hoạt động vì lợi nhuận hay phi lợi nhuận cũng cần phải duy trì một hệ thống thông tin kế toán Hiện nay, có những cách tiếp cận khác nhau về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, tùy theo từng điều kiện hoàn cảnh và đặc điểm tổ chức các đơn vị Do vậy, hệ thống thông tin kế toán mang đầy đủ đặc trưng của một hệ thống nói chung, tức là để hiểu bản chất của một hệ thống kế toán, thì không chỉ xem xét các phần tử một cách riêng lẻ, độc lập với nhau mà quan trọng hơn là phải nghiên cứu kết cấu, hiểu rõ mối liên hệ giữa các phần tử để tổ chức phối hợp hoạt động nhằm thực hiện tốt chức năng của hệ thống
Cơ chế dữ liệu tập trung của hệ thống ERP giúp cho việc hợp nhất dữ liệu của doanh nghiệp trở nên thuận tiện và dễ dàng Hệ thống ERP gồm các thành phần cơ bản như: Quy trình quản lý để xử lý hoạt động kinh doanh; Phần mềm ERP; Hệ thống trang thiết bị kết nối với nhau tạo thành một hệ thống mạng và truyền thông nội bộ; Dữ liệu tất cả bộ phận của doanh nghiệp được lưu trữ chung và con người tham gia vào các quy trình của hệ thống.
Trong hệ thống ERP, hệ thống thông tin kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin Mỗi một thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán trên ERP và cùng với việc quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau (Nguyễn Hoàng Dũng, 2017).
Vì vậy, các chuyên gia cho rằng, việc áp dụng mô hình ERP rất phù hợp đối với các doanh nghiệp hiện nay để có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.
Qua việc tổng hợp và hệ thống hóa các nghiên cứu trong và ngoài nước, bài viết đã giới thiệu 05 cách tiếp cận nghiên cứu về về tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán hiện nay Bên cạnh việc nhận diện ý nghĩa lý luận và thực tiễn của từng cách tiếp cận về hệ thống thông tin kế toán, bài viết cũng đã chỉ ra những hạn chế trong việc tiếp cận hệ thống thông tin kế toán dựa trên các mô hình khác nhau.
Từ đó, trình bày một cách tiếp cận mới mang tính xu hướng hiện nay, đó chính là mô hình ERP Cách tiếp cận mới, mô tả một cách khái quát và trực quan về mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành của hệ thống thông tin kế toán, giúp hiểu rõ hơn bản chất hệ thống thông tin kế toán và nhờ đó có thể ứng dụng trong quá trình phân tích, thiết kế và tổ chức một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả.
LOBJ18 0007008 - Question bank of… Accounting 96% (57) 222
68 bai tap trac nghiem kinh te vi mo… Accounting 100% (8) 15
Bài t ậ p tr ắ c nghi ệ m kinh tế vi mô tuyển…Accounting 100% (6)8
C0- GIOI Thieu - Summary note Accounting None 12
Giáo trình Lý thuy ế t ki ể m toán Ph ầ n 2 - T…Accounting None203