Đề tài tìm hiểu về quy trình phân bố, chất xếp hàng hoá tại kho ngoại quan 6 và 7 của công ty cổ phần kho hàng ui logistics

Trang 1 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐẠO TẠO ______ TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ KHO HÀNG VÀ TỒN KHO ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH PHÂN BỐ, CHẤT XẾP HÀNG HOÁ TẠI KHO NGOẠI QUAN 6 VÀ 7 CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐẠO TẠO

_ _

TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ KHO HÀNG VÀ TỒN KHO

ĐỀ TÀI TÌM HIỂU VỀ QUY TRÌNH PHÂN BỐ, CHẤT XẾP HÀNG HOÁ TẠI KHO NGOẠI QUAN 6 VÀ 7 CỦA CÔNG

TY CỔ PHẦN KHO HÀNG U&I LOGISTICS

Giảng viên hướng dẫn: Huỳnh Chí Giỏi

Đinh Ngọc Như An

Mai Ngọc Bảo Châu

Đinh Thị Hồng Nhi

Lê Thị Hà Quyên

Huỳnh Xuân Ánh Phúc

Lê Thu Trang Ngô Nữ Bích Trâm Phạm Trương Như Ý

Tp HCM, ngày 10 tháng 10 năm 2023

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành cảm ơn thầy Huỳnh Chí Giỏi - Giảng viên môn Quản trị kho hàng và tồn kho

Sau thời gian học tập và tìm hiểu kiến thức bài học dưới sự hướng dẫn của thầy, cùng với việc được tạo điều kiện tiếp cận thực tế chúng em đã học được thêm nhiều các kiến thức và

kỹ năng về quản trị kho, chúng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Thầy vì đã hướng dẫn và dạy bảo những kiến thức chuyên môn cần có để chúng em có thể áp dụng tốt nhất những gì

đã được học trong suốt những buổi học qua

Trong quá trình thực hiện và làm tiểu luận, do còn thiếu nhiều kinh nghiệm nên không thể tránh khỏi những sai sót Chúng em rất mong lĩnh vực này được hoàn thiện hơn Đó là hành trang quý giá giúp chúng em hoàn thiện kiến thức của mình sau này

Chúng em xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào!

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY U&I: 2

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2

1.2 Các dịch vụ logistics: 3

1.3 Kho vận và phân phối hàng hóa: 3

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ KHO 4

2.1 Tổng quan về kho: 4

2.2 Về vị trí kho U&I: 5

2.3 Hàng hóa của kho U&I: 5

2.4 Nhân lực của kho U&I: 6

2.5 Trang thiết bị kho U&I: 6

2.6 Kho ngoại quan đầu tiên áp dụng công nghệ VR: 6

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH PHÂN BỐ, CHẤT XẾP HÀNG HÓA: 7

3.1 Quy trình phân bố hàng hóa: 7

3.2 Quy trình chất xếp hàng hóa: 8

3.3 Tổng kết: 10

KẾT LUẬN 12

DANH MỤC THAM KHẢO 13

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Hình 1-1: Công ty Cổ phần Đầu tư U&I 2

Hình 2-1:Tổng quan bên trong kho U&I 5

Hình 2-2: Đội ngũ nhân viên U&I 6

Hình 2-3: Trang thiết bị của kho 6

1

MỞ ĐẦU

Với nền kinh tế hiện đại ngày nay, Việt Nam là một đất nước đang phát triển và cũng đang dần hội nhập vào thị trường quốc tế, hoạt động tổ chức thương mại hàng hóa cũng ngày càng tăng lên cả quy mô lẫn cơ cấu thị trường Những doanh nghiệp sản xuất cũng có nhiều cơ hội hơn khi gia nhập vào thị trường quốc tế, tuy nhiên bên cạnh những cơ hội là sự cạnh trạnh ngày càng trở nên mạnh mẽ và gay gắt hơn Các doanh nghiệp quan tâm nhiều về nâng cao năng lực cạnh tranh bằng việc hoàn thiện hoạt động Logistics của mình như thu mua hàng, quản lý nhà cung ứng, lưu kho, bảo quản hàng hóa trong kho… muốn tồn tại và phát triển được thì doanh nghiệp đó phải có sự khác biệt, làm sao tạo ra được ưu thế chiếm lĩnh thị trường Đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi hàng hóa các doanh nghiệp ngoại tràn vào trong nước với mẫu mã đa dạng, phong phú chủng loại, chất lượng tốt, giá thành rẻ… Như hàng hóa Trung Quốc, Thái Lan Trong đó hoạt động Logistics nói chung và quản trị kho bãi nói riêng đóng vai trò hết sức quan trọng, Logistics tạo ra sự hữu dụng về thời gian và đúng địa điểm nhờ đó đảm bảo cho quá trình sản xuất, kinh doanh diễn ra theo đúng nhịp độ đã định, góp phần nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm,

sử dụng hiệu quả vốn kinh doanh của doanh nghiệp Quá trình toàn cầu hóa kinh tế làm cho hàng hóa và sự vận động của chúng phong phú và phức tạp hơn nhiều lần so với trước đây, đòi hỏi quản lý chặt chẽ đối với hoạt động quản trị Logistics nói chung và quản trị kho hàng nói riêng Hàng hóa phải được đảm bảo tốt, an toàn, đảm bảo chất lượng của nhà sản xuất Đồng thời với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện đại ngày nay cho phép kết hợp chặt chẽ quá trình cung ứng, sản xuất, lưu kho hàng hóa, tiêu thụ với vận tải giao nhận, làm cho cả quá trình này hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn nhưng cũng phức tạp hơn Vì vậy, quản trị kho hàng giữ vai trò quan trọng trong quá trình lưu trữ, phân bố và chất xếp hàng vào

vị trí, bảo quản hàng hóa từ nơi sản xuất đến người tiêu dùng Hoạt động này góp phần tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.Và nhờ sự sắp xếp của nhà trường cũng như khoa Quản Trị Kinh Doanh về buổi đi tham quan thực tế kho U&I nên chúng em đã phần nào hiểu rõ hơn

về quy trình cũng như thấy được lợi ích nó mang đến chính vì thế nhóm chúng em quyết định

chọn đề tài “Tìm hiểu quy trình phân bố và chất xếp hàng vào vị trí tại kho ngoại quan

số 6 và số 7 của công ty cổ phần kho hàng hóa U&I” làm đề tài để nguyên cứu cho bài báo

cáo lần này

2

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY U&I:

Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (U&I Investment Corporation) là tên gọi của công ty mẹ bao gồm nhiều công ty thành viên và liên doanh hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau như Logistics, bất động sản và xây dựng, dịch vụ tài chính, kế toán kiểm toán, bán lẻ, nông nghiệp

và sản xuất hàng xuất khẩu U&I là từ viết tắt của cụm từ Bạn và Tôi trong tiếng Anh (You and I), được thành lập bởi những doanh nhân người Bình Dương với niềm tin rằng khi cùng làm việc với nhau người Việt Nam cũng có thể làm kinh doanh và làm giỏi được

Hình 1-1: Công ty Cổ phần Đầu tư U&I

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Bắt đầu vào hoạt động từ năm 1998, Công ty TNHH U&I (tiền thân của UNIGROUP sau này) ra đời với ngành nghề kinh doanh chính là tư vấn đầu tư, tư vấn xuất nhập khẩu, khai thuê hải quan, giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Từ đội ngũ ban đầu gồm 6 thành viên, năm 2003 công ty TNHH U&I tiến hành cổ phần hóa và chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Đầu tư U&I (UNIGROUP), chuyển toàn bộ dịch vụ logistics cho công ty Cổ phần Giao nhận vận tải U&I (UNITRANS) để có thể mở rộng và đi sâu vào lĩnh vực logistics Ngày 19/3/2003, Công ty Cổ phần Giao nhận Vận tải U&I ra đời không ngừng nỗ lực để lớn mạnh cùng khách hàng Trải qua 20 năm phát triển, U&I Logistics là một trong những thương hiệu logistics tư nhân hàng đầu Việt Nam

Năm 2006, xác định chọn phân khúc chủ lực là ngành sản xuất và phân phối đồ gỗ gia dụng, U&I Logistics đã có một hành trình dài để chinh phục được một khách hàng lớn từ Bắc

Mỹ, chứng minh được rằng đội ngũ Việt Nam có thể làm được tất cả mọi công đoạn để sản

3

phẩm đến các chuỗi cửa hàng tại Mỹ của khách hàng Kho ngoại quan của U&I Logistics đã vượt qua các yêu cầu khắt khe của Hải quan Mỹ với chứng chỉ C-TPAT1 Công ty U&I Logistics còn được giới thiệu cho cộng đồng doanh nghiệp trong lĩnh vực gỗ và nội thất ở

Mỹ, châu Âu, Trung Quốc, Đài Loan, Và cái tên U&I Logistics trong lĩnh vực Kho ngoại quan cho hàng Gỗ và Nội thất cũng bắt đầu thành danh từ đó trên sân chơi quốc tế

Ngày 26/01/2007 là một ngày đáng nhớ trong lịch sử hình thành của U&I khi Kho ngoại quan số 1 được khai trương với quy mô 39.600 m2 – là một trong những kho hàng lớn nhất Việt Nam ở thời điểm đó Tiếp nối thành công, U&I Logistics còn liên tục mở rộng phạm vi kho Ngoại quan và trong vòng 14 năm từ ngày thành lập kho số 1, tính đến năm 2021, Công

ty đã khánh thành kho ngoại quan thứ 10, nâng tổng diện tích sàn kho Ngoại quan lên đến mức 242,320 m2 và tổng diện tích lưu trữ trên 2 triệu m2, đứng đầu khu vực Đông Nam Á về lĩnh vực kho Ngoại quan dành riêng cho ngành Gỗ và Nội thất

Năm 2022, thành lập chi nhánh U&I Logistics Tp.HCM, mở rộng phạm vi phục vụ ở các khu vực Tp.HCM và Đồng Nai và thuận tiện chăm sóc mạng lưới đối tác đại lý trên toàn cầu

1.2 Các dịch vụ logistics:

1.2.1 Đại lý thủ tục hải quan:

Nhà cung cấp dịch vụ 3PL hàng đầu tại Việt Nam Các dịch vụ Đại lý thủ tục hải quan gồm:

• Dịch vụ khai thuế hải quan

• Dịch vụ giao nhận

• Xin cấp C/O

• Tư vấn thuế

• Lập báo cáo quyết toán cho loại hình sản xuất xuất khẩu và gia công

1.3 Kho vận và phân phối hàng hóa:

Tự hào là doanh nghiệp kinh doanh Kho ngoại quan ngành hàng gỗ nội thất lớn nhất Đông Nam Á Các dịch vụ kho vận và phân phối hàng hóa bao gồm:

• Kho ngoại quan Trung tâm

phân phối dược phẩm

1 là một chương trình hợp tác an ninh giữa Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) và các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng quốc tế

• Trung tâm phân phối hàng hóa tiêu dùng

4

• Kho thương mại điện tử

• Quản lý hàng tồn kho

• Xử lý chứng từ

• Các dịch vụ gia tăng (đóng hàng vào pallet, đóng gói/đóng gói lại, phân loại hàng hoá, in nhãn/dán nhãn, phân phối, barcode và các giải pháp hỗ trợ, v.v)

1.3.1 Vận tải:

Với hơn 140 xe đầu kéo container được lắp đặt thiết bị giám sát hành trình và hơn 200 rơ mooc hợp chuẩn, U&I Logistics cung cấp giải pháp vận tải đường bộ kết nối các khu vực kinh tế trọng điểm Bắc – Trung – Nam Các dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa gồm:

• Vận chuyển đường bộ bằng

container

• Vận chuyển đường thủy nội địa

• Vận chuyển đường biển ven bờ

• Vận chuyển đường sắt

1.3.2 Vận tải đường biển và hàng không quốc tế:

Vận chuyển hàng hóa quốc tế chuyên nghiệp Các dịch vụ cước quốc tế đường biển và hàng không bao gồm:

• Dịch vụ vận chuyển đường

hàng không

• Dịch vụ vận chuyển đường

biển

• Dịch vụ gom hàng lẻ

• Dịch vụ chuyển phát nhanh

• Vận tải đa phương thức

• Dịch vụ hàng dự án

• Khai thác hàng từ Cảng đến Cảng

• Giao/nhận hàng door to door

• Giao nhận hàng hóa xuyên biên giới

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN VỀ KHO

2.1 Tổng quan về kho:

Được công nhận kho ngoại quan tập trung lớn nhất Việt Nam, toàn bộ diện tích 10 kho đều lắp đặt hệ thống kệ chứa hàng với nhiều tầng, do vậy tổng diện tích lưu trữ của hệ thống kho đạt hơn 2.000.000 m², khoảng cách giữ các kệ rất rộng thuận lợi cho cho xe nâng có thể di chuyển dễ dàng Đây là hệ thống kho ngoại quan hiện đại bậc nhất được quản lý bằng công

5

nghệ tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế, từ lâu được biết đến là kho ngoại quan ngành gỗ và nội thất lớn nhất Đông Nam Á

Từ đầu năm 2007, U&I Logistics đã đưa kho ngoại quan số 1 với diện tích 39.600 m2 vào hoạt động Đến năm 2021, U&I Logistics đưa vào hoạt động kho ngoại quan số 10 với diện tích 12.668 m2, nâng tổng diện tích sàn kho lên 215.071 m², trên diện tích đất xấp xỉ 30 ha U&I Logistics cũng là đơn vị tiên phong trong ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho hàng (WMS), quản lý vận tải (TMS), quản ly cước (TMS), khai báo hải quan điện tử…

2.2 Về vị trí kho U&I:

Kho được xây dựng nằm trên trục đường giao thông quan trọng, thuận tiện cho việc giao nhận hàng một cách nhanh chống đáp ứng được nguyên tắc “Dòng lưu trữ đầu ra” Vận chuyển hàng hóa xuất khẩu hoặc khách hàng nội địa đạt kết quả tốt nhất, đúng thời gian yêu cầu của khách hàng đưa ra và giảm chi phí vận chuyển xuống mức tối thiểu

2.3 Hàng hóa của kho U&I:

Kho U&I lưu trữ rất nhiều hàng hóa của các doanh nghiệp khác nhau vì thế lượng hàng hóa vô cùng đa dạng nhưng trọng yếu vẫn là mặc hàng nội thất Do hàng hóa hầu hết là nội thất nên kho ngoại quan U&I được duy trì độ ẩm tự động trong kho xuống mức dưới 55% để đảm bảo hàng hóa không gặp vấn đề trước khi vận chuyển

Hàng hóa được đặt trên các ballet giúp tối ưu được không gian lưu trữ, tiết kiệm được diện tích chứa hàng, là phương tiện thông hơi, điều hòa nhiệt độ, độ ẩm tạo sự thông thoáng, giảm tải sức ép giữa các lớp hàng hóa được chất chồng lên nhau, giúp dễ dàng vận chuyển ra vào kho hàng bằng xe nâng mà không mất nhiều thời gian

Hình 2-1:Tổng quan bên trong kho U&I

6

2.4 Nhân lực của kho U&I:

Được đào tạo theo phương châm “thực tế, thực hành, thực chiến” U&I tin rằng con người

là tài sản quý giá nhất của công ty U&I logistics U&I liên tục tạo cơ hội cho nhân viên phát triển và nâng cao năng lực bản thân Đặc biệt, U&I Logistics luôn đảm bảo cho nhân viên có môi trường, điều kiện làm việc và được chăm sóc sức khỏe tốt nhất Với đội ngũ hơn 700 nhân viên U&I được chia làm nhiều khâu quản lý mang đến lòng tin cho khách hàng và giảm thiểu tất cả rủi ra xuống mức thấp nhất

Hình 2-2: Đội ngũ nhân viên U&I

2.5 Trang thiết bị kho U&I:

Tại U&I logistics tránh nhiệm bảo vệ môi trường luôn đồng hành với sự phát triển của doanh nghiệp, U&I đẩy mạnh việc sử dụng năng lượng sạch hướng tới việc trở thành một doanh nghiệp logistics xanh Đây là hệ thống kho ngoại quan hiện đại bậc nhất được quản lý bằng công nghệ tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế, hệ thống hút ẩm tự động kiểm soát độ ẩm

và côn trùng, …

Hình 2-3: Trang thiết bị của kho

2.6 Kho ngoại quan đầu tiên áp dụng công nghệ VR:

U&I Logistics tiên phong ứng dụng công nghệ thực tế ảo (Virtual Reality) vào hệ thống kho ngoại quan, mang đến cho khách hàng một “không gian ảo – trải nghiệm thật” độc đáo

7

và mới lạ lần đầu tiên xuất hiện trong lĩnh vực logistics tại Việt Nam.Với tiện ích tham quan

hệ thống kho ngoại quan bằng công nghệ thực tế ảo này, khách hàng trong nước và quốc tế

dễ dàng cảm nhận trực quan về vị trí, mạng lưới kho Khách hang còn có thể thấy từng trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, hoạt động vận hành và hình ảnh đội ngũ bên trong kho

CHƯƠNG 3: QUY TRÌNH PHÂN BỐ, CHẤT XẾP HÀNG HÓA:

Kho ngoại quan 6 và 7 là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng và logistics của công ty

cổ phần logistics U&I Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ, phân bố và chất xếp hàng hóa Phân bố và chất xếp hàng hóa hợp lý ở kho sẽ đảm bảo thuận tiện cho việc bảo quản hàng hóa, tiếp nhận và phát hàng Đồng thời tận dụng tốt diện tích và dung tích kho hàng hóa Và sau đây là quy trình phân bố và chất xếp hàng hóa tại kho ngoại quan 6&7

3.1 Quy trình phân bố hàng hóa:

3.1.1 Tiếp nhận hàng hóa:

Thủ tục tiếp nhận hàng hoá: Với các kho tư nhân dùng để lưu hàng hóa bình thường, thủ tục thường được đơn giản hóa và có phần linh hoạt Nhưng với kho ngoại quan, điều này lại trái ngược hoàn toàn Tất cả các hoạt động trong kho ngoại quan từ khai báo, nhập hàng, đóng gói, xuất hàng,… đều phải được giám sát rất sát sao bởi các chi cục Hải Quan quản lý kho ngoại quan đó

Cập nhật thông tin phần mềm quản lý: Để hoàn tất thủ tục nhập hàng vào kho ngoại quan, chủ hàng hoặc người khai báo hải quan tiến hành cập nhật các thông tin hàng hóa vào phần mềm quản lý của chủ kho ngoại quan Đồng thời gửi thông tin này tới Chi cục Hải quan quản

lý kho ngoại quan

Thông qua nhiều bước khác nhau từ kiểm tra hàng, xác nhận số lượng, phân khu giành cho hàng hoá, dán mã vạch,… Và sau đó đối chiếu với đơn hàng của khách hàng thì hàng hoá đó mới được đưa vào kho

3.1.2 Lưu trữ hàng hóa:

Khi hàng hoá được vận chuyển đến nơi lưu trữ nhân viên kho sẽ kiểm tra, xe nâng sẽ duy chuyển hàng hoá đến nơi quy định và xác nhận trên phần mềm nội bộ của công ty

8

Hàng hóa sau khi được nhận sẽ được lưu trữ tại kho và dán mã code riêng để đảm bảo rằng hàng hóa không bị lạc, mất hàng hay xảy ra một số những rủi ro không nên có

3.1.3 Xử lý hàng hóa:

Ở bước này, kho có thể tiếp nhận cả về việc đóng gói tùy theo nhu cầu của khách hàng Trường hợp đơn hàng gặp các lỗi về đóng gói, in/dán nhãn,…nhân viên kho sẽ chịu trách nhiệm báo cáo và sửa lỗi dựa trên điều lệ hợp đồng đã ký kết trước đó hoặc thỏa thuận thêm nếu có Về hàng hoá bị lỗi hoặc bị hư hỏng do vận chuyển kho sẽ báo lại với nhá cung ứng

để thay thế bằng mặc hàng mới Đặc biệt để tránh ảnh hưởng đến các loại hàng hóa ở trong kho, các mặt hàng mới được tiếp nhận sẽ được làm sạch trước khi đưa hàng lên kệ

3.1.4 Xác định vị trí lưu trữ:

Quy trình này đòi hỏi việc xác định chính xác vị trí của lô hàng trong kho (Khu vực kệ A,

B, C,…) Mỗi lô hàng sẽ được dán barcode để kho dễ quản lý thông qua phần mềm quản lý kho hiện đại (WMS) Vì vậy khâu xác định vị trí lô hàng vô cùng quan trọng nếu sơ suất để sai vị trí sẽ khó tìm được hàng gây ra khó khăn cho việc truy xuất hàng, làm chậm quy trình giao hàng

Hàng hóa sẽ được ghi nhận một cách nhanh chóng vào phần mềm quản lý ngay khi tình trạng của hàng hóa có sự thay đổi, từ đó giúp kho đảm bảo tốt việc quản lý hàng hóa

3.1.5 Phân phối hàng hóa:

Hàng hoá sẽ được vận chuyển và định vị bằng GPRS, bao gồm cả việc xác định tuyến đường, phân bổ nhân lực và phương tiện vận chuyển phù hợp

3.2 Quy trình chất xếp hàng hóa:

3.2.1 Xác định vị trí lưu trữ hàng:

Nhân viên kho sẽ xác định vị trí lưu trữ hàng được sắp xếp dựa trên phần mềm quản lý kho (WMS)