Kỹ Thuật - Công Nghệ - Kinh tế - Thương mại - Marketing Tháng 112021 HƯỚNG DẪN TÁC NGHIỆP NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM TRÊN PHẦN MỀM MEGAMIND ----- Ký mã hiệu: HD-MIS-02 Ban hành kèm theo Thông báo số 22452021TB-TGĐ ngày 22112021 của Tổng Giám Đốc Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Long Lưu hành nội bộ MEGAMIND Tổng quan Hệ thống Trang 210 MỤC LỤC TỔNG QUAN HỆ THỐNG BẢO HIỂM SỐ MEGAMIND ........................................................ 3 I. Giới thiệu ........................................................................................................................ 3 Hệ thống Bảo hiểm số Megamind là gì ....................................................................... 3 Các phân hệ của hệ thống ......................................................................................... 3 Những ai nên đọc tài liệu này ..................................................................................... 5 II. Các từ viết tắt ................................................................................................................. 5 III. Hướng dẫn đăng nhập hệ thống................................................................................... 6 Tên đăng nhập Mật khẩu hợp lệ ............................................................................. 7 Quên mật khẩu........................................................................................................... 7 Quy định về mật khẩu ................................................................................................ 8 Chuyển đổi đơn vị - phòng ban .................................................................................. 9 MEGAMIND Tổng quan Hệ thống Trang 310 TỔNG QUAN HỆ THỐNG BẢO HIỂM SỐ MEGAMIND I. Giới thiệu Hệ thống Bảo hiểm số Megamind là gì - Hệ thống Bảo hiểm số Megamind được xây dựng và phát triển để đáp ứng tất cả chức năng, quy trình liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Bảo Long. - Hệ thống thiết kế bao gồm 11 phân hệ kết nối với nhau, do 2 nhà thầu xây dựng và phát triển, bao gồm: Alpaca (xây dựng các phân hệ cho hệ thống lõi) và Fast (xây dựng hệ thống kế toán). - Hệ thống được phát triển trên nền tảng Web và Mobile app giám định. Người dùng có thể truy cập vào hệ thống thông qua website và app trên điện thoại. Các phân hệ của hệ thống Tổng quan Tổng quan là trang thống kê số liệu dưới dạng bảng, biểu đồ, giúp nguời dùng có cái nhìn nhanh về các chỉ số liên quan đến hoạt động hằng ngày của mình. Nhiệm vụ Nhiệm vụ là phân hệ quản lý các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện và theo dõi của người dùng trong hệ thống. Phân hệ này có các tính năng sau: MEGAMIND Tổng quan Hệ thống Trang 410 - Quán lý tác vụ của từng người dùng (giao, nhận, thực hiện tác vụ). - Quản lý quy trình phối hợp làm việc thông qua tác vụ. Trung tâm quản trị Phân hệ này bao gồm các tính năng sau: - Quản lý cấu trúc tổ chức của hệ thống: đơn vị, phòng ban, chức năng, người dùng. - Quản lý phân cấp và phân quyền nghiệp vụ của người dùng trong hệ thống. - Quản lý hệ thống các kênh phân phối của Bảo Long. - Quản lý danh mục đối tác của Bảo Long. Khách hàng Phân hệ này thiết lập và quản lý tất cả khách hàng và những hoạt động liên quan đến khách hàng trong hệ thống của Bảo Long, từ đó phục vụ cho công tác chăm sóc khách hàng được hiệu quả nhất. Các tính năng của phân hệ này bao gồm: - Quản lý Lead. - Quản lý khách hàng (thông tin khách hàng, người phụ trách khách hàng, các thông tin khai thác, bồi thường, thanh toán phí của khách hàng,…). - Quản lý các chiến dịch bán hàng được triển khai trong hệ thống Bảo Long. - Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng. Khai thác Phân hệ Khai thác được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu quản lý sau: - Quản lý bản chào, hợp đồng bảo hiểm toàn hệ thống (tạo, duyệt trongtrên phân cấp, phát hành hợp đồng,…) - Quản lý các sửa đổi bổ sung thay đổi thông tin hợp đồng, các hoạt động tái tục, gia hạn, chấm dứt, hủy hợp đồng. Giám định bồi thường Phân hệ Giám định bồi thường được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu quản lý sau: - Quản lý quy trình giám định tổn thất, công tác giám định qua mobile app. - Quản lý hồ sơ bồi thường, quy trình trình và duyệt hồ sơ bồi thường theo phân cấp và phân quyền của người dùng. - Quản lý các quy trình xử lý sau bồi thường (bán thanh lý, thu đòi người thứ 3,…). Tái bảo hiểm Phân hệ này tập trung xử lý các công tác liên quan đến hoạt động tái bảo hiểm với các tính năng sau: - Thu xếp nhận nhượng tái bảo hiểm cho các hợp đồng bảo hiểm phát sinh. - Xử lý trích lập ước bồi thường và thu đòi bồi thường nhận nhượng tái bảo hiểm. - Quản lý các hợp đồng tái bảo hiểm hàng ngày. - Quản lý số liệu và báo cáo tái bảo hiểm theo định kỳ. MEGAMIND Tổng quan Hệ thống Trang 510 Tài chính kế hoạch Phân hệ này quản lý cơ chế tài chính liên quan đến quá trình khai thác bảo hiểm của các đơn vị Bảo Long...
Trang 1Tháng 11/2021
HƯỚNG DẪN TÁC NGHIỆP NGHIỆP VỤ BẢO HIỂM TRÊN PHẦN MỀM MEGAMIND
-
Ký mã hiệu: HD-MIS-02
Ban hành kèm theo Thông báo số 2245/2021/TB-TGĐ
ngày 22/11/2021 của Tổng Giám Đốc Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Long
Lưu hành nội bộ
Trang 2MỤC LỤC
TỔNG QUAN HỆ THỐNG BẢO HIỂM SỐ MEGAMIND 3
I Giới thiệu 3
Hệ thống Bảo hiểm số Megamind là gì 3
Các phân hệ của hệ thống 3
Những ai nên đọc tài liệu này 5
II Các từ viết tắt 5
III Hướng dẫn đăng nhập hệ thống 6
Tên đăng nhập & Mật khẩu hợp lệ 7
Quên mật khẩu 7
Quy định về mật khẩu 8
Chuyển đổi đơn vị - phòng ban 9
Trang 3TỔNG QUAN HỆ THỐNG BẢO HIỂM SỐ MEGAMIND
I Giới thiệu
Hệ thống Bảo hiểm số Megamind là gì
- Hệ thống Bảo hiểm số Megamind được xây dựng và phát triển để đáp ứng tất cả chức năng, quy trình liên quan đến hoạt động kinh doanh bảo hiểm của Bảo Long
- Hệ thống thiết kế bao gồm 11 phân hệ kết nối với nhau, do 2 nhà thầu xây dựng và phát triển, bao gồm: Alpaca (xây dựng các phân hệ cho hệ thống lõi) và Fast (xây dựng hệ thống kế toán)
- Hệ thống được phát triển trên nền tảng Web và Mobile app giám định Người dùng có thể truy cập vào hệ thống thông qua website và app trên điện thoại
Các phân hệ của hệ thống
Tổng quan
Tổng quan là trang thống kê số liệu dưới dạng bảng, biểu đồ, giúp nguời dùng có cái nhìn nhanh về các chỉ số liên quan đến hoạt động hằng ngày của mình
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ là phân hệ quản lý các công việc, nhiệm vụ cần thực hiện và theo dõi của người dùng trong hệ thống Phân hệ này có các tính năng sau:
Trang 4- Quán lý tác vụ của từng người dùng (giao, nhận, thực hiện tác vụ)
- Quản lý quy trình phối hợp làm việc thông qua tác vụ
Trung tâm quản trị
Phân hệ này bao gồm các tính năng sau:
- Quản lý cấu trúc tổ chức của hệ thống: đơn vị, phòng ban, chức năng, người dùng
- Quản lý phân cấp và phân quyền nghiệp vụ của người dùng trong hệ thống
- Quản lý hệ thống các kênh phân phối của Bảo Long
- Quản lý danh mục đối tác của Bảo Long
Khách hàng
Phân hệ này thiết lập và quản lý tất cả khách hàng và những hoạt động liên quan đến khách hàng trong hệ thống của Bảo Long, từ đó phục vụ cho công tác chăm sóc khách hàng được hiệu quả nhất Các tính năng của phân hệ này bao gồm:
- Quản lý Lead
- Quản lý khách hàng (thông tin khách hàng, người phụ trách khách hàng, các thông tin khai thác, bồi thường, thanh toán phí của khách hàng,…)
- Quản lý các chiến dịch bán hàng được triển khai trong hệ thống Bảo Long
- Quản lý hoạt động chăm sóc khách hàng
Khai thác
Phân hệ Khai thác được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu quản lý sau:
- Quản lý bản chào, hợp đồng bảo hiểm toàn hệ thống (tạo, duyệt trong/trên phân cấp, phát hành hợp đồng,…)
- Quản lý các sửa đổi bổ sung thay đổi thông tin hợp đồng, các hoạt động tái tục, gia hạn, chấm dứt, hủy hợp đồng
Giám định bồi thường
Phân hệ Giám định bồi thường được xây dựng để đáp ứng các mục tiêu quản lý sau:
- Quản lý quy trình giám định tổn thất, công tác giám định qua mobile app
- Quản lý hồ sơ bồi thường, quy trình trình và duyệt hồ sơ bồi thường theo phân cấp và phân quyền của người dùng
- Quản lý các quy trình xử lý sau bồi thường (bán thanh lý, thu đòi người thứ 3,…)
Tái bảo hiểm
Phân hệ này tập trung xử lý các công tác liên quan đến hoạt động tái bảo hiểm với các tính năng sau:
- Thu xếp nhận/ nhượng tái bảo hiểm cho các hợp đồng bảo hiểm phát sinh
- Xử lý trích lập ước bồi thường và thu đòi bồi thường nhận nhượng tái bảo hiểm
- Quản lý các hợp đồng tái bảo hiểm hàng ngày
- Quản lý số liệu và báo cáo tái bảo hiểm theo định kỳ
Trang 5Tài chính kế hoạch
Phân hệ này quản lý cơ chế tài chính liên quan đến quá trình khai thác bảo hiểm của các đơn
vị Bảo Long
Báo cáo
Phân hệ này quản lý kho dữ liệu và lập các báo cáo phân tích quản lý doanh nghiệp
Xưởng sản phẩm
Phân hệ này dùng để xây dựng và quản lý tất cả sản phẩm bảo hiểm đang có trong hệ thống
Kế toán
Phân hệ này quản lý các nghiệp vụ liên quan đến kế toán
Những ai nên đọc tài liệu này
Mọi người dùng đều nên đọc tài liệu này Tài liệu này cũng nhằm đến nhu cầu huấn luyện, do
đó, có thể sử dụng như tài liệu huấn luyện cũng như Hướng dẫn sử dụng
II Các từ viết tắt
STT Thuật ngữ Diễn giải
12 LPX & NNTX Lái phụ xe và người ngồi trên xe
Trang 6III Hướng dẫn đăng nhập hệ thống
- Mỗi một người dùng khi được tạo thông tin trong hệ thống sẽ nhận được email để kích hoạt tài khoản
- Khi bấm vào đường dẫn, hệ thống sẽ đưa người dùng đến trang đặt mật khẩu cho tài khoản của mình
- Sau khi đặt mật khẩu thành công, bằng việc nhập lại chính xác tên đăng nhập và mật khẩu tại trang Đăng nhập, hệ thống sẽ đưa người dùng đến hệ thống Bảo Long Core
Trang 7Tên đăng nhập & Mật khẩu hợp lệ
- Mỗi người dùng trong hệ thống chỉ có một tên đăng nhập duy nhất, cho dù người đó có thể kiêm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong hệ thống
- Khi người dùng đăng nhập, hệ thống sẽ kiểm tra tên đăng nhập và mật khẩu Nếu các thông tin đều đúng và hợp lệ, hệ thống sẽ đưa người dùng đến trang Tổng quan
- Nếu người dùng nhập sai mật khẩu, hệ thống sẽ thông báo:
Quên mật khẩu
- Nếu người dùng quên mật khẩu, người dùng có thể yêu cầu gửi mật khẩu bằng cách bấm chọn Quên mật khẩu trong trang Đăng nhập
Trang 8- Khi bấm chọn Quên mật khẩu, trang Hỗ trợ thiết lập mật khẩu mới sẽ xuất hiện, người dùng nhập vào địa chỉ email hoặc tên đăng nhập và bấm Khôi phục mật khẩu Hệ thống
sẽ gửi cho người dùng đường dẫn để tiến hành đặt lại mật khẩu qua email đã đăng ký
- Nếu không nhớ thông tin đăng nhập, người dùng có thể liên hệ Quản trị viên hệ thống để được hỗ trợ
Quy định về mật khẩu
- Các quy định về mật khẩu của hệ thống như sau:
• Tối thiểu 6 ký tự, tối đa 12 ký tự
• Phải bao gồm ký tự đặc biệt gồm: !, %, #, $, &
• Phải bao gồm ký tự hoa/thường
Trang 9- Khi người dùng nhập sai mật khẩu 5 lần sẽ bị khóa tài khoản Người dùng cần liên hệ Quản trị viên hệ thống để được hỗ trợ trong trường hợp này
- Mật khẩu của người dùng trong hệ thống tồn tại tối đa trong 90 ngày
- Trong khoảng thời gian từ 10 ngày trước khi hết hạn, hệ thống sẽ cảnh báo mỗi ngày cho người dùng với nội dung: “Mật khẩu sẽ hết hạn trong … ngày Vui lòng thay đổi mật khẩu của bạn.”
- Khi đổi mật khẩu, hệ thống không cho phép người dùng sử dụng lại mật khẩu của 3 lần trước đó
- Khi đã đến ngày mật khẩu hết hạn mà người dùng không đổi mật khẩu thì qua ngày hôm sau sẽ bị khóa tài khoản Người dùng cần liên hệ Quản trị viên hệ thống để được hỗ trợ trong trường hợp này
Chuyển đổi đơn vị - phòng ban
- Đối với những người dùng kiêm nhiệm nhiều chức năng khác nhau trong cùng một phòng ban, hệ thống sẽ áp dụng các quyền cao nhất của người dùng trong phòng ban đó khi cần đánh giá trong một quy trình cụ thể phát sinh trong quá trình hoạt động của người dùng
- Đối với những người dùng kiêm nhiệm các vị trí khác nhau tại các phòng ban khác nhau trong cùng một đơn vị, hoặc kiêm nhiệm các vị trí khác nhau tại các đơn vị khác nhau, người dùng cần phải thực hiện chuyển đổi đơn vị - phòng ban khi muốn chuyển sang một
vị trí khác
- Khi đăng nhập vào hệ thống, người dùng bấm chọn nút ở góc trên bên phải màn hình để xem thông tin cá nhân đang hoạt động trong hệ thống:
(Hình minh họa người dùng đang đăng nhập vào hệ thống với các thông tin:
Họ và tên: Test 05
Phòng ban: Kinh doanh 1
Đơn vị: Bảo Long Dự Án)
Trang 10- Để chuyển đổi sang một vị trí kiêm nhiệm khác của mình trong hệ thống, người dùng bấm chọn nút “Chuyển đổi đơn vị - phòng ban” Hệ thống mở ra màn hình liệt kê các kiêm nhiệm của người dùng trong hệ thống, người dùng cần chuyển qua vị trí kiêm nhiệm nào thì chọn
vị trí kiêm nhiệm đó
(Hình minh họa người dùng đang có 2 kiêm nhiệm khác nhau trong hệ thống:
Kiêm nhiệm 1: thuộc phòng Kinh doanh 1 của đơn vị Bảo Long Dự Án
Kiêm nhiệm 2: thuộc phòng Kinh doanh 2 của đơn vị Bảo Long Dự Án)