Bài thu hoạch ite 2023 nhóm ems

Đây là bài Báo cáo 20% môn Tổ Chức Sự Kiện với chủ đề là khảo sát triển lãm ITE 2023, qua đó thống kê những kiến thức và trả lời các câu hỏi. Thông qua bài báo cáo này giúp sinh viên có được cái nhìn tổng quan về một sự kiện lớn vận hành và yêu cầu trong một sự kiện phải đáp ứng những yêu cầu cần thiết nào

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

BÀI THU HOẠCH ITE HCMC 2023

TẠI TRUNG TÂM HỘI CHỢ &

TRIỂN LÃM SECC

Giảng viên hướng dẫn: Ths Dương Ngọc Thắng

Nhóm: EMS Môn : TỔ CHỨC SỰ KIỆN Sinh viên thực hiện :

Trần Thị Diễm My - 72100252

Lê Thị Ngọc Trúc - 72101293 Phạm Thành Tài - 72101041 Nguyễn Ngọc Anh - 72101209 Ong Thảo Nhi - 72100268 Ừng Thúy Vy - 72101299

TP.HỒ CHÍ MINH – THÁNG 09/2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN 1: ĐÁNH GIÁ CHUNG VENUE 3

1.1 Tổng quan 3

1.1.1 Giới thiệu ITE HCMC 2023 và địa điểm tổ chức 3

1.1.2 Thời gian diễn ra sự kiện 4

1.1.3 Các sự kiện diễn ra 4

1.1.4 Quy mô và số lượng gian hàng 5

1.2 Sơ đồ tổ chức của các gian hàng 6

1.3 Quá trình check-in cho khách tham quan 7

1.4 Cổng thoát hiểm và toilet 10

PHẦN 2: TRẢI NGHIỆM KHÁCH THAM QUAN 12

2.1 Thông điệp và mục tiêu của ITE 12

2.2 Trải nghiệm thực tế tại sự kiện 12

2.2.1 Tổng cục Du lịch Hàn Quốc 12

2.2.2 Seoul My Soul 15

2.2.3 Vietravel Airlines 18

2.3 Đánh giá quà tặng của các gian hàng 20

2.4 Thời gian chuẩn bị một gian hàng 23

KẾT LUẬN 24

PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 25

LỜI MỞ ĐẦU

Có thể thấy, xã hội hiện nay đang ngày càng phát triển, kéo theo đó là mức sống của người dân Việt Nam cũng được cải thiện đáng kể Nhờ vào mức sống tăng, nhu cầu vui chơi, giải trí, thư giãn của hầu hết người dân cũng ngày càng trở nên đa dạng và cầu

kỳ hơn Chính vì vậy, không khó để thấy rằng ngành dịch vụ đang thể hiện vai trò của mình rõ ràng hơn bao giờ hết Có thể nói, đối với một quốc gia đang trên đà phát triển thì ngành dịch vụ còn đảm nhiệm vai trò vô cùng lớn đối với thu nhập của Việt Nam

Khi đề cập đến các nhóm ngành dịch vụ, ta không thể không nhắc đến chuỗi ngành tiêu biểu là du lịch - nhà hàng - khách sạn Đây là chuỗi ngành “công nghiệp không khói”

có sự liên kết và bổ trợ lẫn nhau, luôn giữ vai trò mũi nhọn trong việc phát triển nền kinh

tế của Việt Nam Minh chứng cho việc đó là mức độ đầu tư của Chính phủ cho ngành du lịch trong những năm gần đây luôn được cân nhắc kỹ lưỡng, cụ thể, ngành đã đặt mục tiêu đón 110 triệu khách du lịch trong năm nay, trong đó bao gồm 8 triệu khách nước ngoài, với kinh phí 650 nghìn tỷ đồng Thời gian gần đây, vô số khách sạn đồng loạt được xây dựng lên theo các tiêu chuẩn như homestay, villa, biệt thự, làng du lịch, với đầy đủ các loại tiện nghi tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng; xuất hiện liên tục và trải dài rộng khắp trên các địa danh du lịch của đất nước ta Trên thực tế, mục đích của ngành dịch vụ là hướng đến việc đáp ứng nhu cầu du lịch phổ biến của con người; và cũng bởi

lẽ đó mà du lịch hiện đang được xem là một xu thế chung phổ biến của thời đại

Trải qua hai năm “đóng băng” vì ảnh hưởng của đại dịch COVID-19, nay ngành

du lịch – nhà hàng – khách sạn đang dần phục hồi và được kiến tạo lại trong tình hình kinh tế biến đổi liên tục; du lịch được tái mở cửa và mối quan hệ hợp tác giữa các doanh nghiệp tiếp tục được hình thành và củng cố ngày càng bền chặt Trong đó, Việt Nam hiện đang là một trong những quốc gia có tiềm năng lớn trong việc phát triển ngành công nghiệp dịch vụ với sự tăng cao về lượt khách du lịch trong và ngoài nước những năm trở lại đây Sớm nhận thấy được tiềm năng đó, trong năm 2023, nhiều sự kiện lớn xoay

quanh lĩnh vực du lịch đã được tổ chức tại Việt Nam và để lại nhiều ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách tham quan Vừa qua, tại Thành phố Hồ Chí Minh, đất nước ta tiếp tục

được vinh dự tổ chức sự kiện thường niên Hội chợ Du lịch Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh lần thứ 17 (The 17 th International Travel Expo Ho Chi Minh City) Đây có

thể xem là sự kiện về ngành du lịch được mong chờ nhất trong năm, là cơ hội để các doanh nghiệp giao lưu, ký kết hợp tác với nhau; hơn nữa còn là dịp đưa doanh nghiệp tiến đến gần hơn với khách hàng

Sau quá trình tham gia sự kiện, chúng em đã tích lũy được thêm nhiều kiến thức

về ngành du lịch thông qua những trải nghiệm thực tế đầy mới mẻ Dưới đây là kết quả của bài thu hoạch mà chúng em đã trực tiếp tham gia trải nghiệm trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

Trong quá trình thu thập thông tin, vì mức độ hiểu biết vẫn còn giới hạn nên có thể chúng em sẽ mắc phải một số sai lầm không đáng có Chính vì vậy, chúng em rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý từ quý thầy, cô để có thể hoàn thiện bài làm tốt hơn trong tương lai Chúng em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 1: ĐÁNH GIÁ CHUNG VENUE

1.1 Tổng quan

1.1.1 Giới thiệu ITE HCMC 2023 và địa điểm tổ chức

Hội chợ Du lịch Quốc tế Thành phố Hồ Chí Minh lần thứ 17 được tổ chức vào năm 2023 (ITE HCMC 2023) tại Trung tâm Hội chợ & Triển lãm Sài Gòn (SECC) - 799 Nguyễn Văn Linh, Phường Tân Phú, Quận 7, Thành phố Hồ Chí Minh

Có thể nói, Trung tâm Hội trợ & Triển lãm Sài Gòn (SECC) là địa điểm tổ chức triển lãm rộng lớn và hiện đại nhất trong khu vực miền Nam Việt Nam Tọa lạc tại vị trí đắc địa – trung tâm Quận 7 – Phú Mỹ Hưng, SECC là cầu nối thuận lợi để các doanh nghiệp tiếp cận đối tác và khách tham quan triển lãm Không chỉ sở hữu không gian rộng rãi, SECC còn là một trung tâm đạt chuẩn quốc tế với khả năng đáp ứng được hầu hết các yêu cầu về việc tổ chức sự kiện trong nước nói riêng và quốc tế nói chung

Hình 1 Trung tâm hội chợ & triến lãm Sài Gòn

1.1.2 Thời gian diễn ra sự kiện

- Dành cho khách tham quan thương mại: 9:00 – 17:00, 07/09/2023

- Dành cho khách tham quan công chúng:

 17:00 – 19:00, 07- 08/09/2023

 09:00 – 19:00, 09/09/2023

1.1.3 Các sự kiện diễn ra

Tên sự kiện

Đêm Việt Nam “ Tinh hoa Gạo Việt”

Diễn đàn Du lịch MICE Việt Nam – phối hợp Hiệp hội Doanh nghiệp

Châu Âu tại Việt Nam (EuroCham)

Hội thảo giới thiệu các thị trường du lịch

Hội thảo tăng cường chuyển đổi số và truyền thông trên nền tảng số

Giải thưởng du lịch ITE HCMC 2023

Ngày hội tiêu dùng dành cho công chúng

1.1.4 Quy mô và số lượng gian hàng

 Quy mô trưng bày: 8,880 m2

 Quy mô sức chứa: Lượng khách tối đa ITE có thể tiếp đón rơi vào khoảng 25,000 khách

ITE HCMC 2023 thu hút giới báo chí với con số thực tế là 412 gian hàng được

bố trí trong khu vực tầng trệt của Trung tâm Hội chợ & Triển lãm Sài Gòn (SECC); với

sự tham dự của hơn 300 doanh nghiệp, 150 người mua cao cấp từ hơn 50 quốc gia và vùng lãnh thổ

Từ sảnh nhìn vào là gian hàng của các hãng hàng không được bố trí bắt mắt ngay

vị trí trung tâm Xung quanh là các gian hàng quảng bá du lịch được bố trí theo từng vùng miền, đi từ bên phải sang là các khu vực gian hàng miền Tây Nam Bộ, miền núi phía Bắc, Tây Nguyên, Ngoài ra, triển lãm còn có các gian hàng như đồ gốm, sản phẩm thủ công quà tặng, thiết bị và phụ kiện hỗ trợ du lịch, các công ty quản lý du thuyền, các công ty quảng bá du lịch quốc tế, công ty nội thất, Ở khu vực trong cùng là hai hội trường được ngăn cách bởi tấm ngăn mỏng để đảm bảo riêng tư dành cho khách đến tham gia hội thảo và workshop

Mỗi gian hàng có kích thước trung bình 9m2 đối với các gian hàng nhỏ, riêng các gian hàng ở ngay khu vực trung tâm hay gian hàng dành cho các công ty lớn thì sẽ có diện tích lớn hơn Trước mỗi gian hàng đều được trang trí cầu kỳ bằng các biển quảng cáo, mô hình sản phẩm kinh doanh (du thuyền, máy bay, đàn đá Tây Nguyên, ), thông tin quảng cáo sản phẩm; bên cạnh đó là các khu vực trò chơi trúng thưởng, các quầy đồ

ăn thử, Nhìn chung, mỗi gian hàng đều có phong cách trang trí riêng biệt nhưng vẫn giữ được nét nổi bật và dễ dàng gây ấn tượng được cho khách tham quan nhờ vào cách bày trí sáng tạo, đẹp mắt

1.2 Sơ đồ tổ chức của các gian hàng

Hình 3 Sơ đồ tổ chức của ITE 2023

1.3 Quá trình check-in cho khách tham quan

Khi vừa bước vào sảnh, khách tham quan sẽ nhìn thấy bảng hướng dẫn được đặt ngay cửa ra vào, chỉ về hướng quầy đăng ký Quầy đăng ký được chia làm hai bên: Phía bên phải dành cho khách đăng ký trực tiếp tại triển lãm (Walk-in Registration) và bên trái dành cho khách đã đăng ký trước trên website (Pre-Registered) Đối với quầy dành cho khách đăng ký trực tiếp tại triển lãm, nhân viên sẽ có mặt và trực tiếp hướng dẫn khách điền thông tin cá nhân vào phiếu đăng ký, sau đó xác nhận kết quả đăng ký và cấp sticker sự kiện cho khách Ngoài ra, để rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục check-in, khách tham quan có thể chủ động quét mã QR được ban tổ chức cung cấp để truy cập

Hình 4 Sơ đồ triển lãm và Danh sách nhà trưng bày

vào cổng đăng ký và thực hiện thao tác điền thông tin tương tự Sau khi đăng ký thành công, khách tham quan sẽ nhận được mã QR trên điện thoại của mình Tiếp đó, khách tham quan cần đem mã QR hiển thị trên điện thoại đến quầy “đã đăng ký trước” của ban

tổ chức để được nhân viên quét mã và nhận sticker có in logo của sự kiện

Sau khi hoàn tất các thủ tục, khách tham quan dán sticker lên cánh tay hoặc ngực

áo để có thể được nhân viên an ninh xác nhận và tham gia sự kiện

Hình 6 Quầy đăng ký

Hình 5 Lối vào ITE 2023

1.4 Cổng thoát hiểm và toilet

 Cổng thoát hiểm: Trong tầng tổ chức Hội chợ ITE HCMC, phía khu vực A1 có

1 toilet gần nơi khách tham quan check-in Lối đi phía bên tay phải cũng được bố trí 2 toilet Phía bên trong khu vực tổ chức có 1 toilet ở khu vực A2 Nhà vệ sinh nữ bao gồm

10 phòng, nhà vệ nam có 8 phòng Bên cạnh đó, trung tâm còn bố trí riêng nhà vệ sinh cho người khuyết tật Tổng cộng có 4 toilet được bố trí tại trung tâm

 Lối thoát hiểm: Khu vực Hội chợ ITE HCMC gồm có tổng cộng 6 lối thoát hiểm, trong số đó có 3 lối đi trong khu vực cổng lớn

Các toilet và lối thoát hiểm tương đối lớn, được bố trí hợp lý ở hầu hết mọi hướng

đi và sẽ dễ được tìm thấy trong phạm vi hẹp, đông người, đảm bảo đáp ứng được cho

nhu cầu của khách tham quan trong suốt quá trình tham gia sự kiện

Hình 7 Sticker có in logo của sự kiện

Hình 8,9,10,11 Lối thoát hiểm và toilet của Trung tâm

PHẦN 2: TRẢI NGHIỆM KHÁCH THAM QUAN

2.1 Thông điệp và mục tiêu của ITE

 Thông điệp: “Liên kết, phát triển, bền vững”

 Mục tiêu: Mở rộng thị phần khách du lịch quốc tế đến Việt Nam và tạo sự đột

phá trong công tác xúc tiến quảng bá du lịch

2.2 Trải nghiệm thực tế tại sự kiện

Sau quá trình tham quan trải nghiệm thực tế tại sự kiện, nhóm chúng em đã chọn

ra 3 gian hàng để lại ấn tượng sâu sắc nhất trong phạm vi Hội chợ Du lịch quốc tế ITE HCMC 2023, bao gồm:

2.2.1 Tổng cục Du lịch Hàn Quốc

Đây là một trong những gian hàng đầu tiên để lại ấn tượng lớn cho khách tham

quan về quy mô, cách trưng bày và cả những hoạt động tương tác với khách hàng xuyên suốt quá trình diễn ra hội chợ Sử dụng bảng màu đại diện nổi bật cùng với lực lượng nhân viên nhiệt tình, sự kiện đã diễn ra tốt đẹp và thu hút được sự chú ý của đông đảo khách tham gia Ngoài ra, để tăng thêm sự đặc sắc cho gian hàng của mình, Tổng cục

Du lịch Hàn Quốc đã tổ chức một buổi talkshow kiêm fansign cho những người hâm mộ tuyển thủ Morgan (Đội tuyển Brion - Giải LCK) Có thể nói, sức hút của Morgan đã làm nên không khí sôi động và náo nhiệt hơn bao giờ hết cho gian hàng của Tổng cục Du lịch Hàn Quốc

Hình 12,13,14 Các hoạt động tại gian hàng Tổng cục Du lịch Hàn Quốc

Hình 15 Hoạt động Fansign của Morgan tại ITE

2.2.2 Seoul My Soul

Đây là gian hàng tích hợp nhiều thương hiệu nổi tiếng đến từ Hàn Quốc như

Shinsegae, Paradise Casino, Lotte World, Travel Bus, Golden Blue Marina, Premium Pass International, Khách tham quan đến với gian hàng của Seoul My Soul sẽ chỉ cần quét mã QR và bấm theo dõi fanpage của các thương hiệu kể trên để có thể nhận được nhiều phần quà hấp dẫn và đặc sắc như mặt nạ dưỡng ẩm, bút viết, sổ tay, Bên cạnh

đó, để thu hút sự quan tâm của khách hàng, đặc biệt là các bạn trẻ, gian hàng còn bố trí background chụp ảnh và khu vực lưu giữ chữ ký/lời nhắn để khách có thể check-in ngay tại quầy Cuối cùng, Seoul My Soul còn tổ chức thêm nhiều trò chơi vận động hiện đang

là trào lưu nổi bật trong giới trẻ như K-pop Cover Dance hay Seoul Squid Game, được diễn ra vào các khung giờ nhất định trong cả hai ngày 8 và 9/9, gây ra sự hứng thú và tò

mò cho hiện đang là trào lưu nổi bật trong giới trẻ như K-pop Cover Dance hay Seoul Squid Game, được diễn ra vào các khung giờ nhất định trong cả hai ngày 8 và 9/9, gây

ra sự hứng thú và tò mò cho khách hàng

Hình 16,17,18 Các thương hiệu đến Seoul My Soul

Hình 21,22,23 Khu vực gian hàng và nơi lưu giữ chữ ký kỷ niệm

2.2.3 Vietravel Airlines

Là hãng hàng không thuộc công ty lữ hành Vietravel, gian hàng của Vietravel Airlines tại Hội chợ Du lịch Quốc tế ITE 2023 gây ấn tượng mạnh với khách tham quan bởi sự đầu tư lớn khi mô phỏng lại khoang tàu bay của hãng Với thiết kế này, Vietravel Airlines đã tổ chức nhiều hoạt động trải nghiệm thực tế đa dạng cho khách tham quan như trải nghiệm cơ sở vật chất khi trực tiếp ngồi trong khoang máy bay mô phỏng, thưởng thức hương vị đặc trưng của các loại rượu cao cấp cùng sự hấp dẫn đến từ nguyên liệu mới lạ làm nên những món bánh ngọt vốn đã quen thuộc với văn hoá người Việt Bên cạnh đó, Vietravel Airlines còn trở thành gian hàng nhận được sự yêu thích của đa

số khách tham quan nhờ vào việc sở hữu đội ngũ nhân viên thân thiện, niềm nở, luôn sẵn lòng đón tiếp và phục vụ khách hàng chu đáo

Hình 24,25 Cách thiết kế mô phỏng lại khoang tàu bay của Vietravel Airlines

Hình 26,27,28 Bố trí gian hàng đa dạng tại Vietravel Airlines

2.3 Đánh giá quà tặng của các gian hàng

Hầu hết các món quà mà các gian hàng mang lại cho khách hàng đều hữu dụng với người dùng cũng như có thể quảng bá sản phẩm của các gian hàng Các món quà thường là những vật tuy không có giá trị quá cao nhưng lại rất thiết thực ví dụ như móc khoá, bịt mắt ngủ, túi xách, nón, bút, sổ ghi chép có in logo hoặc thông điệp liên quan đến sản phẩm chính Bên cạnh đó, các gian hàng còn chủ động tiếp cận và thu hút khách hàng bằng việc tặng voucher giảm giá khi sử dụng hoặc trải nghiệm sản phẩm

Hình 29,30,31 Khu vực trưng bày để lại ấn tượng cho người tham quan

Việc trao phần thưởng cho khách tham quan sẽ diễn ra thông qua các trò chơi như trả lời câu hỏi, phi tiêu, vòng xoay ngẫu nhiên, Những hoạt động này đa phần đều tạo hứng thú cho các đối tác và khách tham quan khi đến tham gia trò chơi Ngoài ra, đây còn là một sự "cạnh tranh ngầm" về khả năng thu hút khách hàng giữa các gian hàng thông qua trò chơi thú vị và những phần quà hấp dẫn

Bên cạnh đó, các phần thưởng dành cho khách tham quan đều được in logo hoặc thông điệp liên quan đến sản phẩm, dịch vụ nhằm mục đích mở rộng quảng bá cho thương hiệu Khi người nhận thưởng sử dụng phần quà mang tính ứng dụng cao một cách thường xuyên thì những người xung quanh sẽ có cơ hội được tiếp cận với các thương hiệu mà bản thân họ chưa biết tới (phổ biến thương hiệu), hoặc làm cho những khách hàng đã biết và đã sử dụng sản phẩm của hãng có niềm tin hơn đối với sản phẩm

mà mình đang sử dụng

2.4 Thời gian chuẩn bị một gian hàng

Các doanh nghiệp cần đăng ký tham gia với ban tổ chức ít nhất 3 tháng trước khi

sự kiện khai mạc Sau đó các doanh nghiệp cần phải lựa chọn vị trí gian hàng đẹp, dễ tìm kiếm và dễ thu hút khách hàng Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải tìm được đơn

vị thiết kế và thi công trong 1-2 tháng: lên ý tưởng, tạo dựng mẫu gian hàng 3D… Thời gian setup gian hàng khoảng 3-5 ngày, nếu gian hàng có quy mô nhỏ và bố trí đơn giản thì chỉ cần 1-2 ngày để setup Như vậy, bất cứ một gian hàng nào muốn sự kiện diễn ra một cách trơn tru, giảm thiểu mọi hậu quả xấu nhất có thể xảy ra trong thời điểm đó thì phải luôn xem xét, tính toán kỹ lưỡng các thông số về thời gian hợp lý cho gian hàng của mình Có đầy đủ những yếu tố này và các yếu tố có liên quan khác, có như thế gian hàng mới được sự thành công