Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty cổ phần transimex việt nam

Do đó việc tổ chức và quản lý hạch toán kế toán phục vụ nhu cầu nắm bắt, thuthập và xử lý các thông tin để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là yêu cầu tất yếu, giúp các đơn

LÊ THỊ MINH ANH CQ57/21.03

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRANSIMEX VIỆT NAM

Giáo viên hướng dẫn : TS Nguyễn Phi Hùng

Hà Nội– 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn cuối khóa là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.

Tác giả luận văn

MỤC LỤC

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC BẢNG v

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ vi

MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: 5

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 5

1.1 Những vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh 5

1.1.2 Khái quát đặc điểm và ý nghĩa cơ bản của quá trình bán hàng 6

1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại 7

1.1.4 Các phương thức bán hàng 8

1.1.5 Các phương thức thanh toán 10

1.2 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh. 10

1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán 10

1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 13

1.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 17

1.2.4 Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính 19

1.2.5 Kế toán các khoản chi phí và thu nhập khác 20

1.2.6 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp 22

1.2.7 Kế toán xác định kết quả kinh doanh 24

1.2.8 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 31

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH

2.1.Tổng quan về Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam 32

2.1.1..Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Transimex ViệtNam 32

2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh 33

2.1.3.Đặc điểm tổ chức quản lý tại công ty 35

2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

37

2.2 Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động củaCông ty Cổ phần Transimex Việt Nam 452.2.1 Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán 452.2.2 Các phần hành kế toán trong kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại công ty 472.3 Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại công ty Cổ phần Transimex Việt Nam 101KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 106

CHƯƠNG 3: 107

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾTQUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CỔ PHẦN TRANSIMEXVIỆT NAM 107

3.1 Định hướng và mục tiêu về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty Cổ phần Transimex Việt Nam trong những năm tới 107

3.1.1 Bối cảnh kinh tế - xã hội 107

3.1.2 Định hướng phát triển của Công ty trong những năm tới 1083.2 Giải pháp nhằm cải thiện Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam 1093.3 Kiến nghị nhằm thực hiện các giải pháp 115

KẾT LUẬN 119

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 120

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2-1: Sổ chi tiết tài khoản 5111 53

Bảng 2-2: Sổ Cái tài khoản 511 54

Bảng 2-3: Sổ Nhật ký chung 55

Bảng 2-4: Sổ chi tiết tài khoản 5111 58

Bảng 2-5: Sổ Cái tài khoản 5111 59

Bảng 2-6: Sổ Nhật ký chung 60

Bảng 2-7: Sổ Cái TK 632 65

Bảng 2-8: Sổ Nhật ký chung 66

Bảng 2-9: Sổ chi tiết tài khoản 641 71

Bảng 2-10: Sổ Cái tài khoản 6421 72

Bảng 2-11: Sổ Nhật ký chung 73

Bảng 2-12: Sổ chi tiết tài khoản 642 77

Bảng 2-13: Sổ Cái tài khoản 642 78

Bảng 2-14: Sổ Nhật ký chung 79

Bảng 2-15: Sổ Cái tài khoản 515 82

Bảng 2-16: Sổ Nhật ký chung 83

Bảng 2-17: Sổ Cái tài khoản 635 86

Bảng 2-18: Sổ Nhật ký chung 87

Bảng 2-19: Sổ Cái tài khoản 711 90

Bảng 2-20: Sổ Nhật ký chung 91

Bảng 2-21: Sổ Cái tài khoản 811 93

Bảng 2-22: Sổ Nhật ký chung 94

Bảng 2-23: Sổ Cái tài khoản 911 98

Bảng 2-24: Sổ Nhật ký chung 99

Bảng 2-25: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh năm 2022 101

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1:Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai

thường xuyên: 12

Sơ đồ 1.2 :Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kiểm kê định kỳ: 12

Sơ đồ 1.3 Trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu: 17

Sơ đồ 1.4:Trình tự kế toán chi phí bán hàng: 18

Sơ đồ 1.6:Trình tự kế toán doanh thu hoạt động tài chính: 20

Sơ đồ:1.8Trình tự kế toán thu nhập khác: 21

Sơ đồ 1.9:Trình tự kế toán chi phí khác: 22

Sơ đồ 1.10:Trình tự kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: 24

Sơ đồ 1.11 Trình tự hạch toán thuế TNDN phải nộp: 24

Sơ đồ 1.12:Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh: 26

Sơ đồ 1.13 :Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính 30

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ quá trình SXKD của Công ty 35

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam 36 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 38

Sơ đồ 2.4: Quy trình ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 44

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cùng với xu thế phát triển của thời đại, nền kinh tế của Việt Namtrong những năm gần đây đang không ngừng tưng bước hội nhập vào nềnkinh tế khu vực và thế giới Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều mongmuốn có một chỗ đứng vững chắc trên thị trường và không ngừng phát triển

Do đó việc tổ chức và quản lý hạch toán kế toán phục vụ nhu cầu nắm bắt, thuthập và xử lý các thông tin để đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

là yêu cầu tất yếu, giúp các đơn vị kinh tế thấy được quy mô, cách thức kinhdoanh cũng như khả năng phát triển hay suy thoái của doanh nghiệp, đưa racác quyết định đúng đắn và kịp thời trong tương lai Đứng trước tình hình đó,Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam hiểu rằng bên cạnh việc tìm ra cácbiện pháp nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thì việc tổ chức và quản lýhạch toán kế toán cũng là một yêu cầu thiết yêú, góp phần quan trọng vàoviệc quản lý sản xuất kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn.Đặc biệt, thông tin về kết quả kinh doanh và bán hàng chiếm vai trò quantrọng trong thông tin kế toán, những thông tin này luôn được doanh nghiệp vàcác nhà đầu tư quan tâm Hơn bao giờ hết, hoàn thiện kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh nói riêng đang là vấn đề thường xuyên đặt ra đối vớimỗi doanh nghiệp Việc hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh sẽ góp phần tăng tính cạnh trạnh, nâng cao chất lượng các quyết địnhcủa doanh nghiệp, tăng sự minh bạch thông tin tài chính

Quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam là cơ hộicho em tiếp cận với thực tế công tác kế toán tại công ty, đặc biệt là công tác

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Cùng với sự chỉ bảo,hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Phi Hùng và các cán bộ kế toánPhòng Tài chính – Kế toán của công ty, em đã có thêm những hiểu biết nhấtđịnh về công ty và công tác kế toán tại công ty Ý thức được tầm quan trọngcủa công tác Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty nên

sau quá trình thực tập tại công ty, em quyết định chọn đề tài nghiên cứu để

viết luận văn cuối khóa của mình là “ Kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam ”

2 Tổng quan nghiên cứu

Phan Thanh Hương – CQ56/21.03 – Luận văn “ Hoàn thiện công tác kếtoán nguyên vật liệt tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng Lạc Việt”: Luậnvăn đã đưa ra cơ sở lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu tại doanhnghiệp cũng như trình bày thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổphần Đầu tư và Xây dựng Lạc Việt để từ đó đưa ra một số giải pháp nhằmhoàn thiện tổ chức kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Đầu tư vàXây dựng Lạc Việt

Nguyễn Thị Vân Giang – CQ53/21.07 – Luận văn “ Kế toán doanh thuchi phí và xác định kết quả hoạt động kinh doanh tại Công ty TNHH sản xuất

và thương mại Khang Thái” - tác giả đã nêu khái quát chung về Công tyTNHH sản xuất và thương mại Khang Thái từ đặc điểm kinh doanh, đặc điểm

tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy kế toán Tiếp theo, tác giả đã trình bày vềthực trạng kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công tyTNHH sản xuất và thương mại Khang Thái dưới góc độ kế toán tài chính và

kế toán quản trị.Với thông tin có được từ việc nghiên cứu thực trạng tại Công

ty và nghiên cứu lý thuyết, tác giả xin được bàn tới đánh giá thực trạng và để

từ đó đưa ra phương hướng và giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện kế toándoanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH sản xuất vàthương mại Khang Thái

Lương Thị Ánh – CQ53/21.06 – Luận văn “ Kế toán tiền lương và cáckhoản trích theo lượng tại Công ty TNHH Thương mại Thảo Hiền”: Nghiêncứu và phản ánh tổng quan về quá trình hình thành phát triển, đặc điểm tổchức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán của công ty đồng thời phản ánh thựctrạng một cách chi tiết về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theolương tại công ty TNHH Thương Mại Thảo Hiền Qua đây, tác giá đã hiểu rõhơn về tình hình thực tế kế toán từ đó thấy được những ưu điểm cũng như chỉ

ra những hạn chế còn tồn tại về phần hành này Đồng thời đưa ra các giảipháp nhằm hoàn thiện phần hành kế toán tiền lương và các khoản trích theolương tại công ty TNHH Thương mại Thảo Hiền

Có rất nhiều đề tài liên quan đến lĩnh vực kế toán, các đề tài chỉ ra đượccác cơ sở lý luận cơ bản về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương,

kế toán nguyên vật liệu Tuy nghiên khi thực tập tại Công ty Cổ phầnTransimex Việt Nam, em chưa thấy có nghiên cứu hay luận văn đề cập về đềtài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nên em dùng đề tài này

để có thể đưa ra thực trạng kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanhtại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam để từ đó đưa ra những giải phápnhằm hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty

- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng vàxác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu:

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần

Transimex Việt Nam

* Phạm vi nghiên cứu:

- Về không gian: Thực tập tại thực tế tại Công ty Cổ phần TransimexViệt Nam có địa chỉ tại số 14, ngõ 69, phố Đặng Xuân Bản, Phường Đại Kim,

- Về thời gian: Thực hiện trong thời gian thực tập thực tế tại doanhnghiệp từ 06/02/2023 – 20/05/2023 Nghiên cứu các vấn đề lý luận và khảosát tài liệu thực tế tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam trong năm 2022.

- Về nội dung:

Nghiên cứu trên góc độ kế toán tài chính:

+ Lý luận cơ bản về Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạicác doanh nghiệp

+ Thực trạng về Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạiCông ty Cổ phần Transimex Việt Nam

+ Đưa ra một số giải pháp hoàn thiện Kế toán bán hàng và xác định kết

quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng các phương pháp duy vật biện chứng, duy vật lịch sử kếthợp với những phương pháp phân tích, thống kê, tổng hợp và thu thập chứng

từ để so sánh giữa lý luận với thực tế của Công ty Cổ phần Transimex ViệtNam , từ đó đưa ra giải pháp kiến nghị để hoàn thiện kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

6 Kết cấu chính của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn chia làm 3 chương:

Chương 1: Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quảkinh doanh tại các doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinhdoanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện về kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh tại Công ty Cổ phần Transimex Việt Nam

CHƯƠNG 1:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT

QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 Những vấn đề cơ bản về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

1.1.1 Các khái niệm cơ bản

Doanh nghiệp :Doanh nghiệp là một là một tổ chức kinh tế hợp pháp,

một đơn vị kinh doanh độc lập được hình thành với mục đích chủ yếu là thựchiện các hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực lưu thông hàng hóa và cung ứngdịch vụ đáp ứng nhu cầu thị trường nhằm thu lợi nhuận

Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp thương mại:

- Hoạt động kinh doanh thương mại là cầu nối giữa sản xuất với tiêudùng, đưa hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất vào tiêu dùng;

- Chức năng chủ yếu của kinh doanh thương mại là mua hàng vào bánhàng ra;

- Chi phí chủ yếu là giá vốn hàng bán;

- Thu nhập hầu hết là từ bán hàng

Khái niệm về bán hàng

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn vớiphần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanhtoán hoặc chấp nhận thanh toán Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quátrình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốnsản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán

Quá trình bán hàng có thể chia thành hai giai đoạn:

hóa cho khách hàng

 Giai đoạn 2: Khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán(thông qua các giấy tờ hóa đơn,…) Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được tiền,

đủ bù đắp các khoản chi phí để sản xuất hoặc có được sẳn phẩm và có lợinhuận

Khái niệm xác định kết quả kinh doanh

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinhdoanh thông thường và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một thời

kỳ nhất định, được biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ

Xác định kết quả kinh doanh là việc so sánh giữa chi phí kinh doanh đã

bỏ ra và thu nhập từ kinh doanh đã thu về trong kỳ Nếu thu nhập lớn hơn chiphí nghĩa là kết quả bán hàng có lãi, nếu thu nhập nhỏ hơn chi phí nghĩa làkết quả bán hàng bị lỗ Việc xác định kết quả kinh doanh thường được tiếnhành vào cuối kỳ (cuối tháng, cuối quý, cuối năm) tùy thuộc vào đặc điểm vàyêu cầu quản lý của doanh nghiệp

1.1.2 Khái quát đặc điểm và ý nghĩa cơ bản của quá trình bán hàng

Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hóa, tức làchuyển hóa vốn của doanh nghiệp từ trạng thái của vật chất sang tiền tệ vàhình thành kết quả kinh doanh, trong đó doanh nghiệp giao hàng cho kháchhàng và khách hàng trả tiền cho doanh nghiệp theo giá thỏa thuận Thông quaquá trình tiêu thụ, nhu cầu của người sử dụng một phần nào đó được thỏa mãn

và giá trị của hàng hóa đó được thực hiện

Quá trình bán hàng cơ bản được chia làm hai giai đoạn:

qua hợp đồng kinh tế đã được ký Đây là quá trình vận động của hàng hóanhưng chưa xác định được kết quả của việc bán hàng

- Giai đoạn thứ hai: Khi khách hàng nhận được hàng theo đúngchủng loại trên hợp đồng kinh tế, khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền

Đến đây quá trình bán hàng kết thúc, hàng hóa được coi là tiêu thụ và hìnhthành kết quả kinh doanh.

1.1.3 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại

1.1.3.1 Vai trò

Đối với doanh nghiệp: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp đánh giáhiệu quả sản xuất trong kỳ, đưa ra các phương án sản xuất kinh doanh mới,góp phần tạo nên sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp

Đối với nhà nước: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh sẽ

giúp cho nhà nước nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh củadoanh nghiệp Từ đó giúp nhà nước quản lý tốt việc thực hiện nghĩa vụ củadoanh nghiệp đối với nhà nước (thuế, phí, lệ phí…) và giúp nhà nước đề ranhững chính sách quản lý kinh tế vĩ mô góp phần ổn định và phát triển nênkinh tế cả nước

Ngoài ra, trong nền kinh tế thị trường có rất nhiều đối tượng khác (nhưnhà đầu tư, nhà cung cấp…) cần biết tới tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh của doanh nghiệp dựa trên các báo cáo của kế toán bán hàng và xácđịnh kết quả kinh doanh để đưa ra các quyết định kinh tế có liên quan tớidoanh nghiệp

1.1.3.2 Nhiệm vụ

Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trực tiếp thu nhận, xử

lý và cung cấp thông tin về quá trình bán hàng của doanh nghiệp, thực hiệncác nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và

sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu chất lượng, sốlượng, chủng loại và giá trị

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các khoản doanh thu,các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanhnghiệp, đồng thời theo dõi, đôn đốc các khoản phải thu khách hàng.

- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sáttình hình thực hiện nghĩa vụ đối với Nhà nước và tình hình phân phối kết quảcác hoạt động

- Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập BCTC và định kỳphân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác định vàphân phối kết quả Từ đó, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao kết quả kinhdoanh của doanh nghiệp trong kỳ tới

1.1.4 Các phương thức bán hàng

a.Bán buôn:

Bán buôn là sự vận động của hàng hóa từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnhvực tiêu dùng.Trong khâu này hàng hóa chỉ thực hiện được một phần giá trị,chưa thực hiện giá trị sử dụng Bán buôn thường áp dụng với những trườnghợp bán hàng với khối lượng lớn

Bán buôn có 2 hình thức: Bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyểnthẳng:

+) Hình thức bán buôn qua kho:

Hàng hóa được xuất bán cho khách hàng từ kho dự trữ của doanhnghiệp và thực hiện theo 2 cách:

- Xuất bán trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp xuất hàng giaotrực tiếp cho khách hàng tại kho hoặc nơi bảo quản hàng hóa của doanhnghiệp Hàng hóa được coi là bán và hình thành doanh thu bán hàng khikhách hàng nhận đủ hàng hóa và kí hóa đơn xác nhận đủ hàng

- Hình thức chuyển hàng: Định kỳ, căn cứ vào hợp đồng kinh tế và kế hoạchgiao hàng, doanh nghiệp xuất hàng gửi đi cho khách hàng và giao tại địa điểm

đã kí trong hợp đồng Hàng hóa gửi đi vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán

Chỉ khi khách hàng thông báo nhận được hàng và chấp nhận thanh toán hoăcthanh toán tiên hàng ngay thì khi đó hàng hóa mới chuyển quyền sở hữu đượcxác định là bán hàng và doanh nghiệp được ghi nhận doanh thu bán hàng.

+) Hình thức bán buôn vận chuyển thẳng:

Là hình thức bán hàng mà bên bán mua hàng của nhà cung cấp để báncho khách hàng, hàng hóa không qua kho của bên bán Hình thức này gồmnhiều hình thức nhỏ như giao hàng tay ba, hình thức vận chuyển thẳng cótham gia thanh toán và không tham gia thanh toán…

Bán buôn giao tay ba (bán buôn vận chuyển thẳng trực tiếp): Doanhnghiệp mua hàng của bên cung cấp để giao bán thẳng cho người mua do bênmua ủy nhiệm đến nhận hàng trực tiếp tại địa điểm do hai bên thỏa thuận.Hàng hóa được coi là bán khi người mua đã nhận đủ hàng và ký xác nhận trênchứng từ bán hàng của doanh nghiệp

Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: Doanh nghiệpmua hàng của bên cung cấp và chuyển hàng đi để bán thẳng cho bên muahàng Hàng hóa gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, khi nàobên mua xác nhận đã nhận được hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì khi đómới xác nhận là tiêu thụ

b Bán lẻ

Bán lẻ hàng hóa là khâu vận động cuối cùng của hàng hóa từ khâu sảnxuất đến lĩnh vực tiêu dùng Tại khâu này, hàng hóa kết thúc lưu thông, thựchiện được toàn bộ giá trị và giá trị sử dụng Thường bán với khối lượng ít, giábán ổn định

Bán lẻ có các phương thức sau:

+)Bán hàng thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này nghiệp vụ bán hàng

hoàn thành trực diện với khách hàng Khách hàng thanh toán tiền, người bángiao hàng cho khách hàng

+)Bán hàng thu tiền tập trung: Khách hàng nộp tiền cho người thu tiền

và nhận hóa đơn để nhận hàng tại quầy giao hàng do nhân viên khác đảmnhận

+) Bán hàng theo hình thức khách hàng tự chọn: Khách hàng tự chọn

mặt hàng mua trong các siêu thị và thanh toán tiền hàng tại các cửa thu tiềncủa siêu thị

+) Bán hàng theo phương thức đại lý: Doanh nghiệp bán ký hợp đồng

với cơ sở đại lý, giao hàng cho cơ sở này bán và dành hoa hồng bán hàng chohọ

+) Theo phương thức trả góp trả chậm: Doanh nghiệp bán chỉ thu một

phần tiền hàng của khách hàng, phần còn lại khách hàng sẽ được trả dần vàphải chịu số tiền lãi nhất định

Ngoài ra, còn có các hình thức bán hàng khác như bán hàng qua mạng,truyền hình…

1.1.5 Các phương thức thanh toán

hàng hóa khách hàng thực hiện thanh toán, trả tiền ngay cho doanh nghiệp,doanh thu được ghi nhận ngay

nhận ngay nhưng tiền bán hàng DN bán chỉ thu được một phần còn lại sẽđược khách hàng thanh toán dần vào các kì sau (cả gốc và lãi) theo hợp đông

đã kí kết giữa các bên

ngay Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm bán hàng nhưng doanhnghiệp chưa thu được tiền

Việc áp dụng các phương thức bán hàng khác nhau làm quá trình bánhàng và thu tiền hàng có sự khác nhau về không gian và thời gian Chính vì

thế trong quá trình bán hàng cần phân biệt rõ doanh thu bán hàng và tiền thubán hàng.

1.2 Nội dung kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh

1.2.1 Kế toán giá vốn hàng bán

1.2.1.1 Phương pháp xác định giá vốn hàng xuất bán

Trị giáthực tế của hàng xuất bán được tính bằng một trong các phươngpháp sau:

a Phương pháp bình quân gia quyền

Trị giá vốn thực tế của hàng hóa xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất trong kỳ và đơn giá thực tế bình quân, theo công thức:

Phương pháp nhập trước xuất trước

Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ xuất trước

và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập Trị giá hàng tồn kho lúc này được tínhtheo đơn giá của những lần nhập sau cùng

b Phương pháp thực tế đích danh

Trị giá thực tế mua vào của hàng hóa tồn kho được tính như sau: hàngtồn kho thuộc lô nào sẽ được tính theo đơn giá của lô đó Phương pháp nàyphản ánh chính xác giá của từng lô hàng xuất nhưng công việc khá phức tạpđòi hỏi thủ kho phải nắm được chi tiết từng lô hàng

Áp dụng cho các loại hàng hóa có giá trị cao, được bảo quản riêng theo

1.2.1.2 Phương pháp kế toán giá vốn hàng bán

a Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Sơ đồ 1.1:Trình tự kế toán giá vốn hàng bán theo phương pháp kê khai

1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

1.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng

* Khái niệm:

Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳhạch toán, phát sinh từ hoạt động SXKD thông thường của doanh nghiệp gópphần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu thuần được xác định bằng tổng doanh thu sau khi trừ đi cáckhoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng đã bán bịtrả lại

Các loại doanh thu: Doanh thu tùy theo từng loại hình SXKD và baogồm:

-Doanh thu bán hàng

-Doanh thu cung cấp dịch vụ

-Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia

Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác

* Các điều kiện ghi nhận doanh thu:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền vớiquyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người

sở hữu sản phẩm hoặc quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ việc

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Chứng từ kế toán sử dụng

- Hóa đơn GTGT

- Hóa đơn bán hàng thông thường

- Bảng thanh toán hàng đại lý, kí gửi

- Báo cáo bán hàng, thẻ quầy hàng

- Các chứng từ thanh toán (phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán,

ủy nhiệm thu, giấy báo CóNH, bảng sao kê của NH…)

Tài khoản sử dụng

Để kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán sử dụng:

* TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Tài khoản này phản ánh tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụcủa doanh nghiệp thực hiện trong một kỳ hoạt động kinh doanh

Tài khoản 511 gồm 4 tài khoản cấp 2:

- TK 5111 – Doanh thu bán hàng hóa

Trường hợp bán hàng qua đại lý:

+ Hình thức gửi hàng đại lý bán (hay ký gửi hàng hóa): Khi xuất khohàng hóa giao cho khách hàng thì số hàng hóa đó vẫn thuộc quyền sở hữu của

doanh nghiệp, bởi vì chưa thỏa mãn đồng thời 5 điều kiện ghi nhận doanh thu.Đến khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, kế toán ghi nhậndoanh thu do doanh nghiệp đã chuyển các lợi ích gắn với quyền sở hữu hànghóa cho khách hàng.

+ Hình thức bán hàng nhận đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp sẽnhận bán hàng cho doanh nghiệp khác, hàng hóa không thuộc sở hữu củadoanh nghiệpvà khi bán được hàng thì doanh nghiệp được hưởng hoa hồngtính trên giá bán

+ Khi hàng hóa nhận bán đại lý được bán, công ty hạch toán như sau:-Khi xuất bán hàng đại lý, phải lập hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàngtheo chế độ quy định Căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ liên quan, kếtoán phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao hàng ghi:

Trường hợp bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:

Theo phương thức này, khi giao hàng cho người mua thì số hàng đóđược coi là tiêu thụ và doanh nghiệp không còn quyền sở hữu số hàng đó.Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền người muachấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi nhất định.Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm một phần

tiền gốc và một phần lãi trả chậm.

Trường hợp hàng trao đổi hàng:

Hàng đổi hàng là phương thức tiêu thụ mà trong đó người bán đemhàng hóa của mình để đổi lấy hàng hóa của người mua Giá trao đổi làgiá bán của hàng hóa đó trên thị trường

Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác:

Trên thực tế ngoài các phương pháp bán hàng như trên hàng hóa củadoanh nghiệp còn có thể được tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác: doanhnghiệp xuất hàng hóa để tặng, trả lương, thưởng cho cán bộ, nhân viêntrong nội bộ doanh nghiệp,…

1.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

Các khoản giảm trừ doanh thu như: Chiết khấu thương mại, giảm giáhàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại, thuế GTGT phải nộp theo phươngpháp trực tiếp và thuế xuất khẩu Các khoản giảm trừ doanh thu là cơ sở đểtính doanh thu thuần và kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán Các khoản giảmtrừ doanh thu phải được phản ánh, theo dõi chi tiết, riêng biệt trên những tàikhoản kế toán phù hợp, nhằm cung cấp các thông tin kế toán để lập báo cáotài chính

Doanh thu thuần bán hàng = Tổng DT bán hàng và - Các khoản giảm

và cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ trừ DT

- Chiết khấu thương mại:Là khoản tiền chênh lệch giá bán nhỏ hơn giá

niêm yết doanh nghiệp đã giảm trừ cho người mua hàng do việc người muahàng đã mua sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ với khối lượng lớn theo thoảnthuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặccác cam kết mua, bán hàng

- Hàng bán bị trả lại: là giá trị sản phẩm, hàng hóa doanh nghiệp đã xác

định tiêu thụ, đã ghi nhận doanh thu nhưng bị khách hàng trả lại do vi phạmcác điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế hoặc theo chính sách bảohành, như: Hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại

- Giảm giá hàng bán: là khoản tiền doanh nghiệp (bên bán) giảm trừ

cho bên mua hàng trong trường hợp đặc biệt vì lý do hàng bán bị kém phẩmchất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn… đã ghi trong hợpđồng

- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt,

thuế xuất khẩu: Là khoản thuế gián thu đánh trên doanh thu bán hàng Các

khoản này tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phải chịu

Tài khoản sử dụng

*TK 511: Phản ánh hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán và chiếtkhấu thương mại

* TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp

* TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt

* TK 3333 – Thuế xuất, nhập khẩu

Trình tự hạch toán

Sơ đồ 1.3 Trình tự kế toán các khoản giảm trừ doanh thu:

1.2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

1.2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng

* Nội dung: Chi phí bán hàng là toàn bộ các chi phí phát sinh liên quan

đến quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ, bao gồm: Chi phínhân viên bán hàng, Chi phí vật liệu, bao bì, Chi phí dụng cụ đồ dùng, Chi phíkhấu hao TSCĐ, Chi phí bảo hành sản phẩm, Chi phí dịch vụ mua ngoài, Chiphí bằng tiền khác

1.2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

* Nội dung: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí liên quan

đến hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính và một sốkhoản khác có tính chất chung toàn doanh nghiệp

* Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp: dùng

để tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý doanh nghiệp, quản lý hànhchính và chi phí khác liên quan đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp

TK 642được mở các tài khoản con tùy theo sự lựa chọn, sắp xếp củacác doanh nghiệp

1.2.4 Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính

Chi phí hoạt động tài chính là những chi phí liên quan đến các hoạtđộng về vốn, các hoạt động đầu tư tài chính và các nghiệp vụ mang tính chấttài chính của doanh nghiệp, như: chi phí lãi vay, chênh lệch lỗ tỷ giá ngoạitệ…

Doanh thu hoạt động tài chính là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanhnghiệp thu được từ hoạt động tài chính hoặc kinh doanh về vốn trong kỳ kếtoán, như: tiền lãi, cổ tức và lợi nhuận được chia, chênh lệch lãi tỷ giá ngoại

tệ,

Tài khoản kế toán sử dụng

Kế toán chi phí và doanh thu hoạt động tài chính sử dụng các tài khoảnchủ yếu sau:

*TK 635 – Chi phí tài chính: dùng để phản ánh các khoản chi phí hoạt

động tài chính của doanh nghiệp

* TK 515- Doanh thu hoạt động tài chính: phản ánh các khoản doanh

thu từ hoạt động tài chính của doanh nghiệp

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan: TK 111,

112, 131, 121, 128, 228,

TK 413 K/c lãi tỷ giá hối đoái

do đánh giá lại tài sản

Sơ đồ: 1.7Trình tự kế toán chi phí hoạt động tài chính:

1.2.5 Kế toán các khoản chi phí và thu nhập khác

Chi phí khác là các khoản chi phí của các hoạt động ngoài hoạt động sảnxuất kinh doanh tạo ra doanh thu của doanh nghiệp Đây là những khoản lỗ docác sự kiện hay các nghiệp vụ khác biệt với hoạt động kinh doanh thôngthường của doanh nghiệp, bao gồm: Chi phí thanh lý, nhượng bán TSCĐ,Các khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế, các khoản chi phí khác, …

doanh nghiệp Đây là các khoản thu nhập được tạo ra từ các hoạt động khác

nhập từ nhượng bán, thanh lý TSCĐ, Tiền thu được phạt do khách hàng, đơn

vị khác vi phạm hợp đồng kinh tế, Thu từ các khoản nợ phải trả không xácđịnh được chủ, …

Các khoản chi phí, thu nhập khác xảy ra không mang tính chấtthường xuyên, khi phát sinh đề phải có các chứng từ hợp lý, hợp phápmới được ghi sổ kế toán

Tài khoản sử dụng

Kế toán chi phí, thu nhập khác sử dụng các tài khoản chủ yếu sau:

- Tài khoản 811- Chi phí khác: Tài khoản này được dùng để phản

ánh các khoản chi phí khác theo các nội dung trên của doanh nghiệp

- Tài khoản 711- Thu nhập khác: Tài khoản này dùng để phản ánh

các khoản thu nhập khác theo nội dung trên của doanh nghiệp

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan khác như:

TK 111, 112, 152, 153,

Trình tự kế toán

Sơ đồ:1.8Trình tự kế toán thu nhập khác:

Sơ đồ 1.9:Trình tự kế toán chi phí khác:

1.2.6 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

Nội dung

Dùng để phản ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệpbao gồm chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành và chi phí thuế thunhập doanh nghiệp hoãn lại làm căn cứ xác định kết quả hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiện hành

TK 821 không có số dư cuối năm

Tài khoản 821 có 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 8211: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành.+ TK 8212: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại

* Nguyên tắc hạch toán:

+ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp được ghi nhận vào tài khoản này

là chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành, chi phí thuế thu nhập doanhnghiệp hoãn lại khi xác định lợi nhuận (hoặc lỗ) của một năm tài chính

+ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hiện hành là số thuế thu nhậpdoanh nghiệp phải nộp tính trên thu nhập chịu thuế trong năm và thuế suất

+ Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc ghi nhậnthuế thu nhập hoãn lại phải trả trong năm và hoàn nhập tài sản thuế thu nhậphoãn lại đã được ghi nhận từ các năm trước.

+ Thu nhập thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại là khoản ghi giảm chiphí thuế thu nhập doanh nghiệp hoãn lại phát sinh từ việc ghi nhận tài sảnthuế thu nhập hoãn lại trong năm và hoàn nhập thuế thu nhập hoãn lại phải trả

đã được ghi nhận từ các năm trước

Chứng từ sử dụng

- Tờ khai thuế TNDN, tờ khai quyết toán thuế TNDN

- Giấy nộp tiền vào Ngân sách

- Phiếu chi, Giấy báo Nợ

Tài khoản sử dụng

* Tài khoản 3334 - Thuế thu nhập doanh nghiệp

Phản ánh số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp, đã nộp và cònphải nộp vào Ngân sách Nhà nước

* Tài khoản 821- Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp: dùng để phản

ánh chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp của doanh nghiệp làm căn cứ xácđịnh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tài chính hiệnhành

Trình tự kế toán

Sơ đồ 1.10:Trình tự kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp:

Sơ đồ 1.11 Trình tự hạch toán thuế TNDN phải nộp:

1.2.7 Kế toán xác định kết quả kinh doanh.

Nội dung

Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạtđộng sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạt động khác của doanhnghiệp trong một thời kỳ nhất định, biểu hiện bằng số tiền lãi hay lỗ

Kết quả hoạt động kinh doanh thông thường là kết quả từ những hoạtđộng tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, đây là hoạt động bán hàng, cung cấpdịch vụ và hoạt động tài chính:

Kết quả hoạt động khác là kết quả được tính bằng chênh lệch giữa thunhập thuần khác và chi phí khác:

Kết quả hoạt động khác = Thu nhập thuần khác - Chi phí khác

Tài khoản kế toán sử dụng.

* TK 911- Xác định kết quả kinh doanh: Tài khoản này dùng để xác

định kết quả hoạt động kinh doanh trong các doanh nghiệp

* Tài khoản 421- Lợi nhuận chưa phân phối: Tài khoản này dùng để

phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình phân phối, xử lý kết quảkinh doanh của doanh nghiệp

TK 421 có 2 tài khoản cấp 2:

+ Tài khoản 4211- Lợi nhuận năm trước

+ Tài khoản 4212- Lợi nhuận năm nay

Trình tự kế toán

Sơ đồ 1.12:Trình tự kế toán xác định kết quả kinh doanh:

1.2.8 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng phần mềm kế toán.

Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, việc đưa máytính vào sử dụng trong công tác kế toán đã tương đối phổ biến Tin học hóacông tác kế toán không chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thôngtin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộmáy kế toán

Để tổ chức công tác kế toán máy được thuận lợi, đơn vị kế toán cần phảiđảm bảo đầy đủ được các yêu cầu cơ bản sau đây:

1.2.8.1 Đảm bảo về điều kiện kỹ thuật

Đơn vị kế toán phải căn cứ vào tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh

và yêu cầu quản lý chung, từng phần hành, từng bộ phận cụ thể của đơn vịmình để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp Phần mềm kế toán được lựa

chọn phải đảm bảo tiêu chuẩn, điều kiện phù hợp với tổ chức hoạt động vàyêu cầu quản lý của đơn vị.

Đơn vị kế toán phải có hệ thống các máy vi tính được nối mạng trựctuyến để cập nhật, xử lý, kiểm soát, khai thác và lưu trữ dữ liệu một cách antoàn, chính xác, nhanh chóng và thuận tiện Hệ thống máy vi tính phải có cơ

sở dữ liệu chung, có hệ thống thông tin dự phòng theo quy định

Đơn vị kế toán được vận hành thử nghiệm trước khi áp dụng chính thứcphần mềm kế toán nhưng việc thử nghiệm phải được tiến hành song song vớiviệc ghi sổ bằng tay (trường hợp đơn vị chưa áp dụng phần mềm kế toán)hoặc thực hiện song song với phần mềm kế toán mà đơn vị đang áp dụng(trường hợp đơn vị đã áp dụng phần mềm kế toán) Sau quá trình thử nghiệm,nếu phần mềm kế toán đáp

ứng được tiêu chuẩn của phần mềm kế toán và yêu cầu kế toán của đơn

vị thì đơn vị mới triển khai áp dụng chính thức

Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế sử dụng phần mềm kế toán trênmáy vi tính theo các yêu cầu: Quản lý máy chủ (nếu có); quản lý dữ liệu;kiểm tra, kiểm soát việc đưa thông tin từ ngoài vào hệ thống; thực hiện côngviệc sao, lưu dữ liệu định kỳ; phân quyền đối với các máy nhập và xử lý sốliệu; phân định chức năng của từng người trong bộ máy kế toán

Đơn vị kế toán phải tổ chức trang bị và sử dụng các thiết bị lưu trữ antoàn cho hệ thống, được bố trí và vận hành theo đúng yêu cầu kỹ thuật

1.2.8.2 Đảm bảo điều kiện về con người và tổ chức bộ máy kế toán

Đơn vị kế toán phải lựa chọn hoặc tổ chức đào tạo cán bộ kế toán có đủtrình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán, trình độ sử dụng máy vi tính đáp ứngyêu cầu sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính

Đơn vị kế toán phải lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các khâu côngviệc: Lập chứng từ vào máy; kiểm tra việc nhập số liệu vào máy; thực hiệncác thao tác trên máy theo yêu cầu của phần mềm kế toán; phân tích các số

liệu trên sổ kế toán và báo cáo tài chính, quản trị mạng và quản trị thông tin

kế toán

Đơn vị kế toán phải quy định rõ trách nhiệm, yêu cầu bảo mật dữ liệutrên máy tính; chức năng, nhiệm vụ của từng người sử dụng trong hệ thống;ban hành quy chế quản lý dữ liệu, quy định chức năng, quyền hạn của từngnhân viên; quy định danh mục thông tin không được phép lưu chuyển

Đối với thủ trưởng đơn vị:

Phân quyền cho các cán bộ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cóliên quan đến kế toán trên máy vi tính tại đơn vị mình

Hướng dẫn, triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này tại đơn vị

Đối với kế toán viên:

Kiểm soát tính chính xác, hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ kế toán.Nhập chính xác, đầy đủ các dữ liệu của nghiệp vụ kinh tế, tài chính vào

hệ thống thông tin kế toán theo đúng các yếu tố trên chứng từ và quy trình kếtoán trên máy vi tính

Kế toán nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo đúng quy định hiện hành.Kiểm tra, đối chiếu, đảm bảo tính khớp đúng nội dung giao dịch trênBảng liệt kê giao dịch, Sổ kế toán chi tiết với chứng từ kế toán do mình nhậpvào hệ thống thông tin kế toán trong ngày

1.2.8.3 Tổ chức về cơ sở dữ liệu để quản lý thông tin kế toán

Mã hóa các đối tượng

Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính, nhất thiết phải có sự mãhóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kếtchặt chẽ giữa các luồng thông tin

Mã hóa là hình thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượngcần quản lý Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm dễ dàng các đối tượng khigọi mã

Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn phụ thuộc vào yêu cầuquản trị công ty Thông thường, các đối tượng sau cần được mã hóa trong kếtoán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tàikhoản… Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục.

Xác định danh mục

Bằng việc khai báo và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kếcác trạng thái và các kết nối (có thể bằng dạng số, dạng ký tự, hoặc kếthợp cả hai tùy theo đặc điểm tổ chức công tác kế toán ở công ty), danhmục tài khoản có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết tùy theo yêucầu quản lý

Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng

từ trên hệ thống máy tính cần phải được thực hiện và tuân thủ chặt chẽ qui trìnhluân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được công ty quy định

Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định Với mã hiệuchứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết và bảng tổng hợp theotừng loại chứng từ

Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết cho từng phòng ban và cáckhoản phải thu của từng khách hàng Mỗi khách hàng được nhận diện bằngmột mã hiệu gọi là mã khách hàng Tùy quy mô và phạm vi giao dịch màquyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả

Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông quadanh mục hàng hóa Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu làcác thuộc tính mô tả khác như tên

Trình tự kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điềukiện công ty áp dụng kế toán máy

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Sơ đồ 1.13 :Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức ghi sổ kế toán trên

máy vi tính

*Ưu điểm: Với tính năng tự động, liên kết giữa các phần hành công việc kế

toán thực hiện được kịp thời, dễ dàng hơn Thông tin ban đầu cung cấp chínhxác thì trên các báo cáo, sổ sách liên quan đều thể hiện đầy đủ, đúng đắn.Ngoài ra, kế toán máy còn giúp giảm một khối lượng các bút toán cuối kỳ,phân bổ, kết chuyển, giúp hạn chế sai sót, chênh lệch thông tin giữa các phầnhành kế toán

*Nhược điểm: Đòi hỏi kế toán viên phải có trình độ để sử dụng được các phần

mềm kế toán Doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống máy tính và tốn chi phí mua