Đồ án môn học điện toán đám mây đề tài tìm hiểu về ứng dụng microsoft teams

Microsoft Teams là một trung tâm kỹ thuật số ứng dụng đám mây mang các Trang 17 cuộc trò chuyện, cuộc họp, tệp và ứng dụng lại với nhau trong một hệ thống quản lýhọc tập.Microsoft Teams

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ ỨNG DỤNG

MICROSOFT TEAMS

Giảng viên hướng dẫn : TS Tôn Thất Hòa An

Sinh viên thực hiện 1 : 2021010115 – Bùi Nguyễn Bình ChânSinh viên thực hiện 2 : 2021010263 – Nguyễn Thị Lam Phương

TP Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2022

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỒ ÁN MÔN HỌC

ĐIỆN TOÁN ĐÁM MÂY

ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU VỀ ỨNG DỤNG

MICROSOFT TEAMS

Giảng viên hướng dẫn : TS Tôn Thất Hòa An

Sinh viên thực hiện 1 : 2021010115 – Bùi Nguyễn Bình ChânSinh viên thực hiện 2 : 2021010263 – Nguyễn Thị Lam Phương

TP Hồ Chí Minh, tháng 8 năm 2022

LỜI CẢM ƠN

Nhóm chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Giảng viên phụ trách họcphần môn Điện toán đám mây – Tiến sĩ Tôn Thất Hòa An Cảm ơn thầy đã luôn hướngdẫn, chỉ bảo tận tình cho chúng em trong quá trình thực hiện đồ án Đây là một dịp đểchúng em tiếp cận với thực tiễn công việc cũng như kiểm chứng và ứng dụng nhữngđiều đã được học trên giảng đường vào trong hoạt động thực tế

Với những kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn khiêm tốn và là lần đầu làmquen với công việc nghiên cứu mang tính thực nghiệm thì chắc chắn kết quả đạt đượccủa nhóm em sẽ có những hạn chế nhất định Mong thầy thông cảm cũng như nhómchúng em rất mong muốn được các giảng viên quan tâm và góp ý để chúng em hoànthiện hơn cho các đồ án cũng như các nghiên cứu tiếp theo của mình

Xin kính chúc thầy Tôn Thất Hòa An đã hỗ trợ cho nhóm chúng em suốt thờigian qua lời chúc sức khỏe luôn hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp giảng dạy.Chúng em xin chân thành cảm ơn

Bùi Nguyễn Bình Chân Nguyễn Thị Lam Phương

Trang i

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 1

- Điểm số:

- Điểm chữ:

Giảng viên

(Ký và ghi rõ họ tên)

TS Tôn Thất Hòa An

Trang ii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 2

- Điểmsố:

- Điểm chữ:

Giảng viên 2

(Ký và ghi rõ họ tên)

Trang iii

an ninh

mạng 100% (2)

160

Đề tài: “Tìm hiểu về ứng dụng Microsoft Teams”

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

DANH MỤC HÌNH ẢNH vii

DANH MỤC BẢNG x

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT xi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1

1.1 Tổng quan đề tài 1

1.1.1 Mô tả bài toán 1

1.1.2 Mô tả hoạt động ứng dụng 1

1.1.3 Quy trình xử lí nghiệp vụ 5

1.2 Lý do hình thành đề tài 10

1.3 Mục tiêu đề tài 11

1.4 Nội dung đề tài 11

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 12

2.1 Tìm hiểu về điện toán đám mây 12

2.1.1 Tổng quan về điện toán đám mây 12

2.1.2 Đặc điểm của điện toán đám mây 12

2.1.3 Phân loại điện toán đám mây 15

2.1.4 Các mô hình triển khai điện toán đám mây 17

2.2 Tìm hiểu về Microsoft Cloud 18

2.2.1 Giới thiệu chung 18

2.2.2 Lợi ích 19

2.3 Ưu điểm và nhược điểm của điện toán đám mây 20

2.3.1 Ưu điểm 20

Trang iv

FOR UNIT 6 Led hiển thị 100% (2)

10

2.3.2 Nhược điểm 21

2.4 Kiến trúc của Microsoft Teams 21

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨC NĂNG CỦA ỨNG DỤNG MICROSOFT TEAMS 24 3.1 Chức năng hỗ trợ tạo nhóm, kênh sau đó trò chuyện trong nhóm và kênh 24

3.2 Chức năng Chat, Call 25

3.3 Lưu trữ tài liệu trong Sharepoint 26

3.4 Gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình 28

3.5 Các cuộc họp trực tuyến (online meetings) 29

3.6 Họp thoại 30

3.7 Phần mềm gọi thoại 31

3.8 Các chức năng khác 32

3.8.1 Chỉnh sửa nhóm 32

3.8.2 Thêm thành viên nhóm 33

3.8.3 Xóa nhóm 33

3.8.4 Liên kết kênh 34

3.8.5 Email kênh 35

3.8.6 Quản lý kênh 36

3.8.7 Kết nối 37

3.8.8 Lên lịch các cuộc họp kênh 39

CHƯƠNG 4: THỰC HÀNH SỬ DỤNG ỨNG DỤNG MICROSOFT TEAMS 40 4.1 Thiết kế thực hành sử dụng ứng dụng Microsoft Teams 40

4.2 Giao diện ứng dụng 41

4.2.1 Phiên bản website (https://teams.microsoft.com/) 42

Trang v

4.2.2 Phiên bản ứng dụng dành cho máy tính 43

4.2.3 Phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động 44

4.3 Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams 45

4.3.1 Đăng ký và đăng nhập tài khoản 45

4.3.2 Tạo hoặc tham gia nhóm 51

4.3.3 Tùy chỉnh và quản lý nhóm 56

4.3.4 Tạo kênh 59

4.3.5 Đưa nhóm vào hoạt động 60

4.3.6 Tạo và tham gia cuộc họp trên Teams 65

4.4 Vì sao nên lựa chọn Microsoft Teams 68

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 70

5.1 Những kết quả đạt được của đồ án 70

5.2 Hạn chế 70

5.3 Hướng phát triển 71

5.3.1 Hướng khắc phục những hạn chế 71

5.3.2 Hướng mở rộng của đề tài 71

BẢNG PHỤ LỤC 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 73

Trang vi

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2 1: Mô hình IaaS 15

Hình 2 2: Mô hình SaaS 16

Hình 2 3: Mô hình PaaS 17

Hình 2 4: Kiến trúc của Microsoft Teams 21

Hình 2 5: Nơi lưu trữ dữ liệu Teams 22

Hình 2 6: Các chức năng quản trị dữ liệu của Teams 23

Hình 3 1: Chức năng hỗ trợ tạo nhóm, kênh 25

Hình 3 2: Chức năng Chat, Call 26

Hình 3 3: Lưu trữ tài liệu trong SharePoint 27

Hình 3 4: Gọi video trực tiếp và chia sẻ màn hình 28

Hình 3 5: Cuộc họp trực tuyến 30

Hình 3 6: Gọi thoại 31

Hình 3 7: Chức năng chỉnh sửa nhóm 32

Hình 3 8: Chức năng thêm thành viên nhóm 33

Hình 3 9: Chức năng xóa nhóm 34

Hình 3 10: Chức năng liên kết kênh 35

Hình 3 11: Chức năng nhận email kênh 36

Hình 3 12: Chức năng quản lý kênh 37

Hình 3 13: Chức năng kết nối 38

Hình 3 14: Trình kết nối “Chung” trong nhóm “Điện toán đám mây” 38

Hình 3 15: Chức năng lên lịch các cuộc họp 39

Hình 4.1: Giao diện phiên bản website 42

Hình 4.2: Giao diện phiên bản ứng dụng dành cho máy tính 43

Trang vii

Hình 4.3: Giao diện phiên bản ứng dụng dành cho thiết bị di động 44

Hình 4.4: Trang chủ Microsoft Teams 45

Hình 4.5: Nhập email 46

Hình 4.6: Nhập mật khẩu 47

Hình 4.7: Xác minh tài khoản 48

Hình 4.8: Nhập email đăng nhập 49

Hình 4.9: Nhập mật khẩu đăng nhập 50

Hình 4.10: Các tùy chọn tài khoản Microsoft Teams 51

Hình 4.11: Tham gia và tạo nhóm 52

Hình 4.12: Thiết lập thông tin tạo nhóm 53

Hình 4.13: Thêm thành viên 54

Hình 4.14: Tạo nhóm bằng cách sử dụng nhóm hiện tại làm mẫu 55

Hình 4.15: Chọn nội dung cho nhóm mới từ nhóm gốc 56

Hình 4.16: Các lựa chọn khác 57

Hình 4.17: Thêm hoặc thay đổi ảnh nhóm 58

Hình 4.18: Đặt quyền cho khách và cho các thành viên 58

Hình 4.19: Các cài đặt khác 59

Hình 4.20: Điền thông tin để tạo kênh 60

Hình 4.21: Tải lên tệp hoặc thư mục 61

Hình 4.22: Kết nối các ứng dụng 62

Hình 4.23: Mở tab Wiki 63

Hình 4.24: Mở tab Lists 64

Hình 4.25: Tạo Bảng trắng 64

Hình 4.26: Tạo cuộc họp 65

Trang viii

Hình 4.27: Họp ngay 66

Hình 4.28: Lên lịch cuộc họp 66

Hình 4.29: Cập nhật lịch cuộc họp 67

Trang ix

DANH MỤC BẢNG

Bảng 4 1: Điểm nổi bật của Microsoft Teams so với ứng dụng khác 69

Trang x

DANH MỤC THUẬT NGỮ ANH – VIỆT

Infrastructure as a Service : Cơ sở hạ tầng như một dịch vụPlatform as a Service : Nền tảng như một dịch vụSoftware as a Service : Phần mềm như một dịch vụ

Trang xi

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI

1.1 Tổng quan đề tài

1.1.1 Mô tả bài toán

Đại dịch COVID-19 đã ảnh hưởng toàn diện, sâu rộng đến tất cả quốc gia trênthế giới trong đó có Việt Nam, hiện nay vẫn đang nó tiếp tục diễn biến rất phức tạp.Dịch bệnh khiến cho nhiều hoạt động bị ngừng trệ, đặc biệt là ngành giáo dục vì phảithực hiện giãn cách xã hội khá lâu Để khắc phục khó khăn giai đoạn đầu, ngành giáodục đã đề xuất giải pháp lùi thời gian kết thúc năm học Nhưng tình hình dịch COVID-

19 vẫn diễn biến phức tạp và khó lường nên nhiều trường đẩy mạnh triển khai áp dụngphương pháp dạy và học online để đảm bảo tiến độ học tập của học sinh, sinh viên.Hình thức dạy và học online đang được các trường đại học thúc đẩy phát triển nhằmđáp ứng nhu cầu học tập ngày càng đa dạng của mọi đối tượng người học Dạy và họconline là một xu thế tất yếu mà các nước trên thế giới cũng như Việt Nam hướng tới.Trong thời đại 4.0 hiện nay, nhiều người có xu hướng lựa chọn học online bởi cáchhọc thuận tiện, linh hoạt về thời gian lẫn địa điểm Mặc dù, hình thức học này vẫn cónhững nhược điểm khó có thể khắc phục và đương nhiên, nó không thể nào thay thếhình thức học truyền thống nhưng trong thời điểm này nó lại trở thành một chiếc phaocho ngành giáo dục

Trong bối cảnh cuộc cách mạng chuyển đổi số đang bùng nổ mạnh mẽ, cộng vớisức ảnh hưởng của xu hướng làm việc từ xa Năm 2017, Microsoft đã cho ra mắt phầnmềm Microsoft Teams tại Việt Nam Đáp ứng những bài toán của không gian làm việchiện đại, Microsoft Teams đã được xây dựng và tích hợp sẵn trong Office 365, nhằmđưa mọi người, mọi cuộc hội thoại, nội dung và các công cụ… mà nhóm cần để có thểlàm việc hiệu quả nhất

1.1.2 Mô tả hoạt động ứng dụng

Microsoft Teams được sản xuất với mục đích phục vụ cho công tác học tập,giảng dạy cho các cá nhân, tổ chức, các cơ sở đào tạo giáo dục trên nền tảng trựctuyến Microsoft Teams là một trung tâm kỹ thuật số ứng dụng đám mây mang các

Trang 1

cuộc trò chuyện, cuộc họp, tệp và ứng dụng lại với nhau trong một hệ thống quản lýhọc tập.

Microsoft Teams có thể được sử dụng cho giao tiếp công khai hoặc riêng tư,cũng như hội nghị thoại và video Dịch vụ này thích hợp cho các cuộc họp trực tuyến,bao gồm cả hội nghị âm thanh, video và web với bất kỳ ai trong tổ chức hoặc bênngoài tổ chức Những người tham gia có thể được trợ giúp lập kế hoạch cuộc họp, cóthể ghi chú, mở quyền truy cập với bất kỳ thành viên nào trong nhóm, tải xuống tệp vàtrò chuyện trên màn hình Dịch vụ này cũng thích hợp cho việc truyền phát cuộc họp

Có thể tổ chức hội thảo trên web, họp chung và thuyết trình cho tối đa 10.000 ngườitham gia từ tổ chức và hơn thế nữa Hội nghị âm thanh cho phép người tham gia cuộchọp từ điện thoại của họ hoặc kết nối trực tiếp với Microsoft Teams

Tương ứng với đa dạng thiết bị bao gồm: Máy tính, điện thoại, máy tính bảng, cũng như các hệ điều hành phổ biến như Windows, macOS, Android, iOS,

Phiên bản website: Trang web Microsoft Teams hiện có thể truy cập đa dạngcác trình duyệt từ Microsoft Edge, Google Chrome cho đến Firefox và Safari

Trang 2

Phiên bản ứng dụng dành cho Mobile: Microsoft Teams tương thích cả với cácthiết bị Android lẫn iOS như iPhone, iPad Để có trải nghiệm tốt nhất vớiTeams, hãy cập nhật phiên bản iOS và Android mới nhất.

Phiên bản ứng dụng dành cho Desktop: Teams có thể hoạt động tốt trên máytính có Hđh Windows, MacOs hay Linux

1.1.2.1 Ưu điểm của Microsoft Teams:

Không mất thêm chi phí nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng Office 365.Họp trực tuyến, gọi điện và chat ở mọi lúc mọi nơi

Dữ liệu trong Microsoft Teams được tập trung về một nơi để đảm bảo hiệu quả công việc

Cộng tác dễ dàng hơn với hàng trăm ứng dụng tích hợp

Khả năng bảo mật dữ liệu cao

1.1.2.2 Nhược điểm của Microsoft Teams:

Số lượng kênh bị giới hạn

Cách sắp xếp các tệp chia sẻ đòi hỏi phải quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu.Cài đặt phân quyền bị hạn chế

Không cung cấp quyền hạn và cái nhìn tổng quan cho nhà quản trị

1.1.2.3 Lợi ích khi sử dụng Microsoft Teams

Trong giáo dục: Tập hợp mọi người lại với nhau cùng nhau học tập khoa học, kết nối

và phát triển

Giao tiếp và cộng tác dễ dàng: Kết nối, học tập và cộng tác an toàn với học viên,trường học và cộng đồng rộng lớn hơn bằng cuộc gọi, họp và trò chuyện, baogồm cả trò chuyện có giám sát dành cho học viên Cộng tác thời gian thực trêncác tệp Word, Excel và PowerPoint Teams cũng kết nối với nhiều Hệ thốngquản lý học tập để giúp học viên cộng tác với nhau

Giúp việc học tập trở nên hấp dẫn: Tạo các bài tập hấp dẫn và trải nghiệm cácứng dụng, website,

Trang 3

Học tập từ mọi nơi, mọi lúc: Microsoft Teams sẵn có trên mọi thiết bị và có cáctính năng giúp học viên được tham gia ngay cả khi họ không ở trong lớp học.Quay các lớp học để học viên có thể truy cập lại nội dung theo tiến độ riêng.

Hỗ trợ mọi loại hình học tập: Hỗ trợ sự phát triển về mặt xã hội và cảm xúc củalớp học Nhận thông tin chuyên sâu và tạo kết nối để hỗ trợ từng học viên bằngcác công cụ tích hợp sẵn giúp kết nối trạng thái tốt của học viên với các hoạtđộng hàng ngày trên lớp

Hỗ trợ sự tiến bộ của học viên: Theo dõi sự tiến bộ của từng học viên và lớp họcvới thông tin chuyên sâu được tích hợp sẵn, giúp bạn chủ động xác định nhữnghọc viên có nguy cơ và thực hiện hành động để cải thiện kết quả

Trong doanh nghiệp: Tăng tốc hoạt động làm việc nhóm trong doanh nghiệp vớinhững tính năng họp, trò chuyện và cộng tác từ mọi nơi

Họp từ mọi nơi: Lên lịch các cuộc họp trực tuyến với âm thanh và video chấtlượng cao hoặc bắt đầu một cuộc họp ngay lập tức Mọi người ở trong và ngoàicông ty đều có thể tham gia

Lưu giữ mọi thứ ở cùng một nơi: Các cuộc trò chuyện và tệp được chia sẻ trước,trong và sau cuộc họp luôn khả dụng, nên mọi người có thể tham khảo chúng bất

cứ lúc nào

Cùng nhau hoàn thành mọi việc: Với dung lượng lưu trữ đám mây miễn phí, cáctệp dùng chung luôn có sẵn trên các thiết bị nên dễ dàng để cùng nhau làm việctheo thời gian thực hoặc thời gian của riêng mình

Tự tin làm việc: Cộng tác mà không cần lo lắng khi biết thông tin nhạy cảm củabạn được bảo vệ bằng mã hóa dữ liệu tại chỗ và khi di chuyển

Trong gia đình: Tụ họp gia đình và bạn bè để gọi, trò chuyện và lập kế hoạch

Cuộc gọi video mang lại cảm giác như đang ở gần mọi người, việc tụ họp cùngbạn bè và gia đình trong Microsoft Teams trở nên cực kỳ vui nhộn và chân thậtgần như không cần phải gặp trực tiếp mọi người

Trang 4

Những cuộc trò chuyện giúp mang các kế hoạch vào cuộc sống Cùng nhau lập

kế hoạch trong các cuộc trò chuyện và nhận hỗ trợ cho việc quản lý các nhiệm vụ

dù lớn hay nhỏ

Chia sẻ niềm vui: Thể hiện bản thân qua emoji, ảnh meme, GIF và ảnh độngtrong cuộc trò chuyện khi chỉ lời nói là không đủ

1.1.3 Quy trình xử lí nghiệp vụ

Trong môi trường làm việc hiện đại, việc tự động hóa các quy trình kinh doanh

và thu thập thông tin ngày càng trở nên phổ biến Nếu một nhiệm vụ tại nơi làm việc làthường xuyên, đơn giản và lặp đi lặp lại và liên quan đến việc nhập dữ liệu hoặc tìmkiếm thông tin, nó có thể là một ứng cử viên tốt cho quá trình tự động hóa quy trìnhkinh doanh Với Microsoft Teams là một không gian làm việc kỹ thuật số nhằm mụcđích đóng vai trò là chất xúc tác cho giao tiếp, cộng tác, ra quyết định và sáng tạo, việc

tự động hóa càng nhiều tác vụ càng tốt để tập trung vào việc đưa nhóm lên cấp độ tiếptheo thành công Microsoft Teams cho phép tận dụng dữ liệu từ các ứng dụng dựa trênđám mây của bên thứ ba, do đó, khả năng tự động hóa quy trình kinh doanh là rất lớn

Quy trình tạo nhóm:

(1) Nhấp vào Thêm nhóm, nằm ở dưới cùng bên trái trong ứng dụng Nhóm,(2) Nhấp vào nút Tạo nhóm

(3) Nhập tên nhóm, mô tả và cài đặt quyền riêng tư

(4) Thêm thành viên trong nhóm Có thể chọn tên của một người, danh sách phân phối hoặc nhóm bảo mật đã được kích hoạt sẵn

Trang 5

Hãy chắc chắn đặt tên cho nhóm của bạn một cái gì đó có ý nghĩa Mặc dù đó làtùy chọn, nhưng bạn nên nhập mô tả cho nhóm Khi ngày càng có nhiều nhóm đượcthêm vào, mô tả sẽ giúp mọi người trong tổ chức xác định họ nên tham gia nhóm côngkhai nào.

Bạn cũng cần phải quyết định về quyền riêng tư cho nhóm mới Nếu bạn khôngthay đổi cài đặt, cài đặt này sẽ được đặt mặc định ở chế độ riêng tư Điều này có nghĩa

là chỉ chủ sở hữu nhóm mới có thể thêm thành viên trong nhóm Ngoài ra còn có tùychọn đặt nhóm ở chế độ công khai, có nghĩa là bất kỳ ai trong tổ chức có giấy phépMicrosoft Teams đều có thể tham gia

Một tùy chọn khác là tạo nhóm từ nhóm Office 365 hiện có Khi tạo một nhómmới, trước tiên hãy nhấp vào liên kết ở cuối cửa sổ cho biết Tham gia hoặc tạo nhóm.Tiếp theo, nhấp vào nút Tạo nhóm Sau đó, một cửa sổ sẽ xuất hiện với một liên kết đểchọn có tiêu đề Tạo nhóm từ một nhóm Office 365 hiện có Bạn được cung cấp mộtdanh sách các nhóm mà bạn là chủ sở hữu để lựa chọn Sau khi chọn nhóm, bạn có thểtạo nhóm Tất cả mọi người là thành viên của nhóm đều được thêm vào làm thành viêncủa nhóm

Trang 6

Quy trình thêm thành viên nhóm

Chủ sở hữu nhóm có khả năng thêm thành viên trong nhóm vào cả nhóm riêng

và nhóm công khai Để thêm thành viên trong nhóm:

(1) Bấm vào hình elip (…) ở bên phải tên, rồi chọn thêm thành viên

(2) Bắt đầu nhập tên của người, danh sách phân phối hoặc nhóm bảo mật hỗ trợthư mà bạn muốn thêm vào nhóm

Trong các trung tâm làm việc hiện đại ngày nay, nhân viên thông tin thườngkhông chú ý đến các cuộc điện thoại và các hình thức mất tập trung khác do mấtnăng suất Với ứng dụng dành cho thiết bị di động, trò chuyện có thể được sử dụngthay thế cho nhắn tin văn bản trong các trường hợp mà bạn có thể không có số điệnthoại trực tiếp của đồng nghiệp Các thành viên trong nhóm có thể gửi tin nhắn tròchuyện và người nhận sẽ nhận được tin nhắn đó trong ứng dụng di động Trò

Trang 7

chuyện cải thiện giao tiếp trong thời gian thực bằng cách tăng năng suất thông quaviệc cho phép các thành viên trong nhóm tổ chức các cuộc thảo luận nhanh chóng

và nhận câu trả lời cho các câu hỏi bất kể họ đang ở văn phòng hay ở đi Trò chuyệnnhóm cải thiện năng suất cho các nhóm bằng cách giảm các cuộc họp và thời gianhọp thông qua việc cho phép các nhóm nhanh chóng đạt được các điểm quyết định

và thảo luận các vấn đề và nhiệm vụ liên quan đến dự án trong giao tiếp thời gianthực

Để gửi một tin nhắn trò chuyện

(1) Nhấp vào biểu tượng trò chuyện ở bên trái trong ứng dụng Nhóm

(2) Nhấp vào biểu tượng giấy và bút chì trò chuyện mới ở bên phải của hộp tìm kiếm

(3) Nhập tên hoặc nhóm bạn muốn nhắn tin

(4) Nhập tin nhắn của bạn vào hộp văn bản, sau đó bấm vào mũi tên ở dưới cùng bên phải của hộp văn bản Mọi người bạn đã gửi tin nhắn sẽ nhận được thông báo

Trang 8

Quy trình gọi điện video

Gọi điện video là phương thức giao tiếp cá nhân nhất trong Nhóm vì bạn

có thể vừa nhìn thấy vừa nghe thấy người đó Với cuộc gọi điện video Nhóm,khuôn mặt của mỗi người sẽ lấp đầy toàn bộ màn hình, tạo cảm giác như thểbạn đang trò chuyện trực tiếp Bạn cũng có thể gửi tin nhắn trò chuyện trong khigọi điện video cho một thành viên trong nhóm trong trường hợp bạn gặp khókhăn khi nghe họ hoặc muốn gửi liên kết đến một sản phẩm công việc Để gọiđiện video:

(1) Nhấp vào biểu tượng trò chuyện ở bên trái trong ứng dụng Nhóm.(2) Chọn người bạn muốn gọi điện video từ danh sách gần đây hoặc sử dụnghộp tìm kiếm để tìm chúng Bạn có thể tạo mới trò chuyện để thực hiệncuộc gọi điện video bằng cách làm theo các hướng dẫn trước đó

(3) Nhấp vào biểu tượng máy quay video

Trang 9

Quy trình tạo cuộc họp

Cuộc họp Meet Now cho phép các cuộc họp tự phát với tất cả các thànhviên trong nhóm Cuộc họp Meet Now là một cách tuyệt vời để nhanh chóngchia sẻ thông điệp hoặc tập hợp một nhóm lại với nhau trong tình huống khẩncấp Chúng tương tự như các cuộc họp kênh ở chỗ chúng được bắt đầu và diễn

ra trong một kênh Khi cuộc họp Meet Now bắt đầu, một tin nhắn hội thoại sẽđược thêm vào kênh trông giống như thông báo cho các cuộc họp kênh Têncuộc họp, người tham dự, thời gian cuộc họp đã trôi qua và tin nhắn trò chuyệnđều là một phần của tin nhắn hội thoại cuộc họp Meet Now Biểu tượng máyảnh ở bên phải của tên kênh và tên các thành viên trong nhóm cho biết rằng mộtcuộc họp đang diễn ra Một điều khác biệt về các cuộc họp Meet Now là tùychọn video được bật cho người bắt đầu cuộc họp

Để bắt đầu cuộc họp Meet Now

(1) Nhấp vào biểu tượng máy ảnh nằm bên dưới hộp văn bản trong tab cuộc tròchuyện của kênh mà bạn muốn giữ họp trong

(2) Nhập chủ đề và nhấp vào nút Gặp gỡ ngay

1.2 Lý do hình thành đề tài

Như mọi người đã biết thì trong bối cảnh đại dịch COVID-19 diễn biến phức tạpsuốt 2 năm qua, các doanh nghiệp cũng như các trường học đã phải chuyển đổi hìnhthức kinh doanh, học tập và làm việc của mình khi cho phép nhân viên, học sinh, sinhviên có thể làm việc tại nhà Điều đó vô tình làm tăng nhu cầu về việc lưu trữ dữ liệuonline và nhờ đó mà hệ thống điện toán đám mây đã ngày càng trở lên phổ biến Các

Trang 10

dịch vụ lưu trữ file như One Drive, DropBox hoặc Google Drive hay các công cụ giaotiếp như Zoom, Teams và Google Meet trở thành một phần trong cách chúng ta hoànthành công việc ngày nay.

Nhưng trong số những dịch vụ trên ứng dụng Microsoft Teams là dịch vụ đápứng đầy đủ nhất, được nhà Microsoft xây dựng và tích hợp đầy đủ các chức năng trong

office 365 Do đó, chúng em đã chọn đề tài “Tìm hiểu về ứng dụng Microsoft

Teams” để có thể tìm hiểu rõ hơn về cách xây dựng cũng như chức năng, ứng dụng

của Microsoft Teams Đây cũng là dịp để chúng em được tiếp cận và làm quen vớiviệc thực hiện một đồ án môn học cũng như có những bước đi đầu trong việc nghiêncứu khoa học

Rút ra những kết quả đạt được sau khi thực hiện đồ án

Đưa ra những giải pháp, hướng đi chuyên sâu cho đồ án môn học

1.4 Nội dung đề tài

Tìm hiểu tổng quan về ứng dụng Microsoft Teams

Giới thiệu những khái niệm cơ bản về điện toán đám mây, kiến trúc, đặc tính,thành phần và ưu nhược điểm của điện toán đám mây

Tìm hiểu các chức năng của Microsoft Teams

Thực hành ứng dụng Microsoft Teams

Kết luận

Trang 11

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

2.1 Tìm hiểu về điện toán đám mây

2.1.1 Tổng quan về điện toán đám mây

Điện toán đám mây không phải nói về một trào lưu mới mà là một mô hình dịch

vụ công nghệ thông tin dịch chuyển từ các mô hình điện toán vốn đã và đang diễn ra từnhữngnăm trước đây Nó tập hợp, kế thừa và phát triển các tính năng của các mô hìnhđiện toán cụ thể là điện toán lưới, điện toán tự trị và điện toán tiện ích để đáp ứng nhucầu dịch vụ điện toán rộng lớn, đa dạng và phức tạp của khách hàng, cá nhân cũng nhưdoanh nghiệp bao gồm: máy chủ, dịch vụ lưu trữ, cơ sở dữ liệu, phần mềm, công cụphân tích, tính toán… qua môi trường Internet Điều khác biệt của dịch vụ điện toánđám mây là thay vì mua, sở hữu và duy trì các trung tâm dữ liệu thì người dùng có thểtruy cập và sử dụng các dịch vụ điện toán trên cơ sở hạ tầng của một nhà cung cấp nhưAmazon Web Service, Google Cloud Platform, Microsoft Azure…

2.1.2 Đặc điểm của điện toán đám mây

Các công ty hoặc cá nhân có thể thực hiện tất cả các công việc trên máy tính của

họ bằng cách sử dụng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin ảo hóa ở một vị trí xa xôi, nhưđiện toán đám mây bởi họ không muốn sở hữu hay trang bị cơ sở hạ tầng vật lý mà họchỉ muốn trả đúng những gì họ đã dùng Vì vậy, điện toán đám mây được xây dựngdựa trên các ý tưởng trung tâm là: Điện toán tiện ích (Utility Computing), Kiến trúctheo hướng dịch vụ (SOA – Service Oriented Architecture), Thỏa thuận theo mức dịch

vụ (SLA – Service Level Agreement) Để thực hiện được các ý tưởng chủ đạo trên,điện toán đám mây có các thuộc tính và đặc trưng cơ bản sau:

Tính co giãn (elasticity) và linh hoạt (scalability):

Tính co giãn là một thuộc tính của một hệ thống, một mạng hay một tiến trình màđòi hỏi khả năng của nó để hoặc xử lý một lượng lớn các công việc một cáchsuôn sẻ hoặc có thể được mở rộng một cách dễ dàng

Tính linh hoạt là khả năng để áp dụng một phương pháp có thể định lượng chophép nền tảng tự phân tích thích ứng với một cơ sở hạ tầng thời gian thực

Trang 12

Với sự ra đời của điện toán đám mây, các tài nguyên được sử dụng như một máychủ ảo Cấu hình máy chủ ảo này cung cấp một môi trường mà ở đó các ứngdụng thực hiện một cách độc lập mà không quan tâm đến bất kỳ cấu hình cụ thểnào Dịch vụ điện toán đám mây cho phép người dùng có thể chủ động thay đổilinh hoạt lượng tài nguyên cần sử dụng, tài nguyên máy tính sẽ được phân phốitheo yêu cầu thời gian thực, nhanh chóng, tăng hoặc giảm để đáp ứng nhu cầuthay đổi của người dùng nhằm tối thiểu hóa chi phí sử dụng tài nguyên, dễ dàngtối ưu hệ thống và loại bỏ trường hợp quá tải trên một thiết bị phần cứng cụ thể.

Tính sẵn sàng (availability) và tin cậy (reliability):

Tính sẵn sàng là mức độ mà một hệ thống, một hệ thống con hoặc thiết bị đangtrong một trạng thái có thể hoạt động và uỷ thác tại lúc bắt đầu nhiệm vụ, khinhiệm vụ đó được yêu cầu vào một thời điểm không định trước

Tính tin cậy là khả năng của một hệ thống hay một thành phần thực hiện cácchức năng dưới các điều kiện nhất định trong một giai đoạn thời gian đã định.Các đặc trưng này yêu cầu hệ thống cần phải có những tính năng sau

Tính chịu lỗi: Cho phép hệ thống vẫn tiếp tục hoạt động đúng khi có saisót xảy ra trong các thành phần bất kỳ Một hệ thống như vậy có 4 đặcđiểm: Một bộ phận của hệ thống bị lỗi sẽ không dừng hoạt động của toàn

bộ hệ thống; Có bộ phận kỹ thuật điều khiển, giám sát phát hiện lỗi và xácđịnh lỗi để xử lý; Có cơ chế ngăn chặn sự truyền lỗi đến các thành phầnkhác trong hệ thống; Có thể duy trì một số điểm kiểm tra để quản lý cácthay đổi của hệ thống

Khả năng phục hồi hệ thống: Khả năng cung cấp và duy trì một mức độdịch vụ có thể chấp nhận khi xảy ra sai sót và thách thức trong các hoạtđộng bình thường Một vài chiến lược giúp phục hồi hệ thống như:Thường xuyên lưu dự phòng dữ liệu ra ngoài hệ thống, sao chép dữ liệuđến trung tâm dữ liệu xa nơi đặt hệ thống, có đầy đủ phương pháp và kỹthuật để tái tạo hoặc phục hồi hệ thống

Trang 13

Đảm bảo an ninh hệ thống: Tập hợp các chính sách, công nghệ và điềukhiển được triển khai để bảo vệ dữ liệu, các ứng dụng và cơ sở hạ tầngliên quan đến điện toán đám mây

Tính khả quản (manageability) và tương tác (interoperability):

Tính khả quản là sự quản lý toàn doanh nghiệp của các hệ thống điện toán đámmây, việc này chịu ảnh hưởng nhiều bởi các chính sách quản lý mạng viễn thông.Tính tương tác là các giao diện của một sản phẩm hay hệ thống dễ hiểu để có thểlàm việc với các sản phẩm hoặc hệ thống khác, hiện tại hay tương lai mà không

có bất kỳ truy cập hoặc thực hiện nào bị hạn chế

Tính truy cập (accessibility) và khả di (portability):

Tính truy cập là mức độ mà một sản phẩm, thiết bị, dịch vụ, hoặc môi trường cóthể truy cập bởi càng nhiều người càng tốt

Tính khả di là khả năng truy cập các dịch vụ sử dụng bất kỳ thiết bị, bất cứ nơinào, một cách liên tục với sự hỗ trợ di chuyển và thích ứng năng động với sựbiến đổi tài nguyên

Tính hiệu suất (performance) và tối ưu (optimization):

Các nhà cung cấp điện toán đám mây phải sử dụng các cơ sở hạ tầng mạnh mẽhoặc tài nguyên tăng cường khác để xây dựng một môi trường hiệu suất cao vàtối ưu hóa cao, nhằm đảm bảo được hiệu suất ứng dụng Để đạt được đặc trưngnày, hệ thống phải có các tính chất như sau:

Xử lý song song là hình thức tính toán có nhiều tính toán được tiến hànhđồng thời, hoạt động trên nguyên tắc chia nhỏ vấn đề ra, sau đó được giảiquyết đồng thời

Cân bằng tải là kỹ thuật phân phối khối lượng công việc đồng đều trên haihoặc nhiều máy tính, kết nối mạng, CPU, ổ cứng, hoặc các tài nguyênkhác, để có được sử dụng nguồn lực tối ưu, tối đa hóa thông lượng, giảmthiểu thời gian đáp ứng, và tránh tình trạng quá tải nhằm cải thiện việc sửdụng tài nguyên, cải thiện hiệu suất hệ thống, và nâng cao hiệu suất nănglượng

Trang 14

Lập lịch trình công việc là ứng dụng phần mềm phụ trách các tác vụ nềnkhông cần giám sát, thường được biết đến như xử lý nhóm Các vấn đềcần được lập lịch gồm: các tác vụ tính toán chuyên sâu, các tác vụ pháttriển và thu hẹp động, các tác vụ phụ thuộc xử lý phức tạp

2.1.3 Phân loại điện toán đám mây

Điện toán đám mây bao gồm ba loại dịch vụ khác nhau:

Cơ sở hạ tầng như một dịch vụ (IaaS - Infrastructure as a service): Cung

cấp các nguồn tài nguyên như là máy chủ, lưu trữ, tường lửa, cân bằng tải, cácđịa chỉ IP… như một dịch vụ, giúp người dùng linh hoạt hơn trong việc sử dụngtài nguyên

Ví dụ: Amazon sử dụng năng lực dự phòng của cơ sở hạ tầng công nghệ thôngtin để cung cấp một môi trường đám mây trên diện rộng Chúng bao gồm dịch

vụ lưu trữ đơn giản (S3) để lưu trữ dữ liệu của khách hàng và dịch vụ đám mâyđiện toán đàn hồi (EC2) để chạy các ứng dụng của họ Người dùng chỉ trả tiềncho số lượng máy tính và dung lượng lưu trữ mà họ thực sự sử dụng

Hình 2 1: Mô hình IaaS

Phần mềm như một dịch vụ (SaaS - Software as a Service): Giúp cho người

dùng truy cập đến các phần mềm trên nền tảng đám mây mà không cần quản lý

cơ sở hạ tầng và nền tảng nó đang chạy Tức là dễ dàng truy cập và có khả năng

Trang 15

mở rộng SaaS là sự lựa chọn phù hợp nhất khi muốn tập trung vào người dùngcuối

Ví dụ: Google Apps cung cấp các ứng dụng kinh doanh phổ biến trực tuyến vàSalesforce.com cho thuê phần mềm quản lý quan hệ khách hàng và các dịch vụphần mềm liên quan qua Internet Cả hai đều tính phí đăng ký hàng năm chongười dùng Người dùng truy cập các ứng dụng này từ trình duyệt web và dữliệu và phần mềm được duy trì trên các máy chủ từ xa của nhà cung cấp

Hình 2 2: Mô hình SaaS

Nền tảng như một dịch vụ (PaaS - Platform as a Service): Hỗ trợ người

dùng bằng các hệ điều hành, cơ sở dữ liệu, máy chủ web và môi trường thực thilập trình Nó còn cho phép người dùng tập trung vào các ứng dụng và dịch vụđầu cuối mà không phải mất thời gian làm việc với hệ điều hành, đồng thời chophép các nhà cung cấp đám mây quản lý và đo đạc tài nguyên một cách tựđộng Các nhà cung cấp IaaS cũng cung cấp PaaS, giúp người dùng giảm tảicông việc

Ví dụ: IBM cung cấp dịch vụ Bluemix để phát triển và thử nghiệm phần mềmtrên đám mây IBM Salesforce.com cho phép các nhà phát triển xây dựng cácứng dụng được lưu trữ trên các máy chủ của mình như một dịch vụ

Trang 16

Hình 2 3: Mô hình PaaS

2.1.4 Các mô hình triển khai điện toán đám mây

Có bốn mô hình triển khai đám mây chủ yếu với đặc trưng riêng của từng môhình:

Đám mây công cộng ( Public Cloud): Cơ sở hạ tầng đám mây được tạo sẵn chocông chúng và được sở hữu bởi một tổ chức bán dịch vụ đám mây Mô hình nàycòn được gọi là đám mây bên ngoài hay đa thuê bao, nó đại diện cho một môitrường điện toán đám mây truy cập mở

Đám mây riêng (Private Cloud): Mô hình phân cấp người dùng và hạn chế truycập vào tài nguyên của nó Cơ sở hạ tầng của loại đám mây này được vận hànhbởi một tổ chức duy nhất, có thể được quản lý bởi tổ chức đó hoặc bên thứ ba Đám mây cộng đồng (Community Cloud): Cơ sở hạ tầng đám mây cộng đồngđược dùng chung bởi một vài tổ chức và hỗ trợ một cộng đồng cụ thể có cùngmối quan tâm

Đám mây lai (Hybrid Cloud): Hạ tầng là sự kết hợp của hai hay nhiều loại đámmây công cộng, riêng hoặc cộng đồng mà vẫn giữ các thực thể duy nhất nhưngràng buộc với nhau bằng công nghệ chuẩn hóa hoặc độc quyền, cho phép tínhkhả chuyển của các dữ liệu và ứng dụng

Trang 17

2.2 Tìm hiểu về Microsoft Cloud

2.2.1 Giới thiệu chung

Microsoft cung cấp hàng loạt sản phẩm dựa trên nền tảng đám mây thuộcphạm vi toàn cầu gồm có lưu trữ, cơ sở dữ liệu, công cụ dành cho nhà phát triển,công cụ quản lý, các ứng dụng bảo mật và các ứng dụng dành cho doanh nghiệp Microsoft Cloud được đánh giá là một trong những dịch vụ điện toán đám mâyphổ biến hàng đầu và được phần lớn người dùng lựa chọn Tại Việt Nam, đa sốdoanh nghiệp và tổ chức cũng đã lựa chọn triển khai và sử dụng sản phẩm củaMicrosoft Cloud làm giải pháp trong lĩnh vực làm việc năng suất trên nền điệntoán đám mây, nổi bật nhất có thể kể đến Microsoft Office 365 Microsoft Cloudgiúp phát huy hết tiềm năng của mình nhờ vào nền tảng đám mây hỗ trợ đa dạngcác lĩnh vực, vấn đề bảo mật, cơ sở hạ tầng, áp dụng kỹ thuật số và các ứng dụngtiên tiến, cơ sở dữ liệu và trí tuệ nhân tạo, ứng dụng dành cho kinh doanh cũngnhư không gian làm việc hiện đại Các sản phẩm và giải pháp đám mây củaMicrosoft tự tin dẫn đầu với cái ứng dụng trong thực tiễn:

Nhu cầu từ nhiều lĩnh vực: Các sản phẩm đảm bảo đáp ứng mong đợi kháchhàng với các đám mây Microsoft bằng cách tận dụng tối đa các chức năngcùng khả năng mở rộng tốt Ví dụ: Microsoft Cloud for Financial Services,Microsoft Cloud for Healthcare, Microsoft Cloud for Manufacturing Bảo mật: Bảo vệ doanh nghiệp của bạn bằng các giải pháp bảo mật, tuân thủ,định danh và quản lý hoạt động trên các ứng dụng của bạn Ví dụ: MicrosoftDefender, Microsoft Sentinel, Microsoft Endpoint Manager

Cơ sở hạ tầng: Cải thiện thời gian, giảm chi phí, xây dựng, giám sát và quản

lý cơ sở hạ tầng quan trọng của bạn bằng công nghệ đám mây đáng tin cậycủa Microsoft Ví dụ: Windows Server on Azure, SQL Server on Azure,Linux on Azure, SAP on Azure, Azure VMware Solution

Kỹ thuật số và các ứng dụng đổi mới: Nâng cao và phát triển phần mềm Vídụ: Visual Studio, GitHub, Azure App Service, Power Apps

Cơ sở dữ liệu và trí tuệ nhân tạo: Tối đa hóa giá trị dữ liệu của bạn với nềntảng dữ liệu toàn diện và thông minh của Microsoft cho cơ sở dữ liệu, phân

Trang 18

tích và quản trị dữ liệu Ví dụ: Azure SQL, Azure Cosmos DB, AzureSynapse Analytics, Power BI, Microsoft Purview, Azure AI

Ứng dụng hỗ trợ kinh doanh: Đem đến trải nghiệm đặc biệt với sự linh hoạttrong hoạt động của ứng dụng kết hợp mọi người, thông tin chuyên sâu vàquy trình trên lĩnh vực kinh doanh Ví dụ: Microsoft Dynamics 365,Microsoft Power Platform

Không gian làm việc hiện đại: Nơi làm việc nhóm tập trung, xây dựng, chia

sẻ những ý tưởng với nhau từ mọi nơi, trên mọi thiết bị: Microsoft 365,Microsoft Teams, Windows 365, Microsoft Viva

2.2.2 Lợi ích

Đối với cá nhân:

Hỗ trợ làm việc nhóm và đơn giản hóa quy trình làm việc: Microsoft Cloud giúpcộng tác, họp, gọi điện và kết nối các ứng dụng kinh doanh, kết nối mọi người,quy trình và dữ liệu trong quy trình làm việc

Làm việc hiệu quả mọi lúc, mọi nơi với tài khoản Microsoft

Dễ dàng chuyển tiếp từ máy tính sang thiết bị di động bằng các ứng dụng dànhcho thiết bị di động mang tính đột phá và mạnh mẽ

Hoàn thành nhiều việc hơn bằng các công cụ hỗ trợ AI

Khơi nguồn sáng tạo, khám phá thông tin chuyên sâu, nâng cao khả năng tìmkiếm và nhận sự hỗ trợ cá nhân hóa nhờ các tính năng thông minh tích hợp sẵn.Đối với doanh nghiệp:

Khai thác toàn bộ ưu thế của tổ chức: Nhanh chóng phân tích dữ liệu thànhnhững thông tin chuyên sâu, đồng thời hỗ trợ nhân viên bằng những thông tin vàkiến thức chuyên môn học cần truy xuất để hoàn thành công việc

Quản lý xuyên suốt quá trình làm việc trong doanh nghiệp

Triển khai giải pháp quản lý liền mạch, khép kín và khả năng quan sát mọi thiết

bị được kết nối trong doanh nghiệp với số lượng người dùng không giới hạn.Bảo vệ doanh nghiệp của bạn khỏi những rủi ro bảo mật

Trang 19

Nâng cao và hiện đại hóa khả năng bảo mật, quản lý rủi ro, cũng như đáp ứng cáctiêu chuẩn về tuân thủ quy định với đám mây Microsoft đáng tin cậy.

2.3 Ưu điểm và nhược điểm của điện toán đám mây

Nhanh chóng, tiện lợi: Khách hàng sẽ là người dùng cuối và chỉ cần tập trungvào công việc còn các vấn đề về kỹ thuật đã có nhà cung cấp chịu trách nhiệm

An toàn và liên tục: Đơn vị cung cấp dịch vụ điện toán đám mây sẽ có nhữngtrung tâm dữ liệu và đội ngũ kỹ thuật giàu kinh nghiệm giúp người dùng trảinghiệm dịch vụ liên tục, ổn định và an toàn

Loại bỏ được yếu tố vật lý và địa lý: Bằng việc chia sẻ tài nguyên qua mạngInternet, người dùng dễ dàng truy cập dữ liệu từ bất cứ nơi đâu Có thể sử dụngnhiều loại thiết bị có kết nối mạng để truy cập dữ liệu mà không cần phải sử dụngloại máy chủ chuyên biệt

Khả năng mở rô Žng và thu hẹp nhanh chóng: Người dùng có thể mở rộng hoặc thuhẹp quy mô cơ sở dữ liệu, tài nguyên và nhu cầu sử dụng mà không bị hạn chếbởi các yếu tố như cấu hình máy chủ hoặc tài nguyên internet không đáp ứng 2.3.2 Nhược điểm

Phụ thuộc vào mạng Internet: Do sử dụng Internet làm cầu nối giữa nhà cung cấpvới người dùng, giữa các người dùng với nhau nên khi Internet gặp trục trặc, mấtkết nối thì người dùng không thể truy cập và sử dụng dữ liệu trên đám mây được

Trang 20

Vấn đề bảo mật và quyền riêng tư: Nếu như trước đây các toán bộ các thông tinđược lưu giữ trong các ổ cứng thì người dùng có thể chủ động bảo vệ Còn đốivới điện toán đám mây, các dữ liệu được đưa lên không gian của nhà cung cấp.Điều này vẫn tiềm ẩn nguy cơ bị đánh cắp thông tin nếu như hệ thống bảo mậtcủa nhà cung cấp dịch vụ kém.

2.4 Kiến trúc của Microsoft Teams

Teams là kiến trúc logic trung tâm của các dịch vụ trong Microsoft 365 - baogồm các chức năng quản trị dữ liệu, bảo mật và tuân thủ Teams được xây dựng trêncác nhóm Microsoft 365, Microsoft Graph và cùng khả năng bảo mật, tuân thủ và khả1

năng quản lý cấp doanh nghiệp như các ứng dụng còn lại của Microsoft 365 Sơ đồ sauđây thể hiện các thực thể có trên Teams phụ thuộc vào các dịch vụ khác trongMicrosoft 365 như thế nào?

Hình 2 4: Kiến trúc của Microsoft Teams

(1) (2) Quản lý thời gian liên lạc và thông tin liên lạc - Lên lịch và tham dự cáccuộc họp thông qua Outlook hoặc Microsoft Teams - Gửi protected mail - Tận dụngtối đa độ bảo mật chặt chẽ và toàn diện nhất đối với thư và tệp đính

1 Microsoft Graph là một cổng dữ liệu trong Microsoft 365, chúng ta có thể sử dụng để truy cập vào kho dữ liệu nằm trong Microsoft 365, Window 10 và Enterprise Mobility + Security

Trang 21

(3) Nội dung trên tab Wiki (Một trình soạn thảo thông minh của Teams) và Filescủa Teams sẽ được cập nhật trên trang SharePoint- thư viện tài liệu cộng tác nhóm (Ví

dụ như: ufmedu.sharepoint.com), giúp nhiều đối tượng có thể truy cập chúng Các tệp

có khả năng phân quyền mạnh mẽ, truy cập an toàn và đảm bảo

(4) Cuộc gọi và cuộc họp - Dịch vụ gọi và họp của NGC Skype (Next GenerationCore) - Tóm tắt cuộc gọi hoặc cuộc họp vào mailboxes của các người dùng

(5) Lưu trữ và động bộ hóa các tệp tin vào dịch vụ lưu trữ OneDrive và có thểtruy cập chúng từ mọi nơi trên mọi thiết bị Tài liệu được lưu trữ hoàn toàn riêng tưcho đến khi bạn chia sẻ chúng công khai

Teams sử dụng từng vị trí lưu trữ khác nhau tùy vào từng dữ liệu Teams khácnhau đảm bảo tính hiệu quả trong việc lưu trữ Sơ đồ sau đây hiển thị các thực thể dữliệu chính và vị trí dữ liệu được lưu trữ:

Hình 2 5: Nơi lưu trữ dữ liệu Teams

Kiến trúc Teams cho phép các chức năng quản trị dữ liệu, bảo mật và tuân thủ.Bạn có thể bảo vệ dữ liệu Teams bằng nhiều tính năng bảo mật và tuân thủ khác nhautrong Microsoft 365 Điều này bảo vệ chống rò rỉ và mất dữ liệu kinh doanh bằng cách

hỗ trợ các quy trình kinh doanh tuân thủ khi phát hiện ra dữ liệu kinh doanh nhạy cảm

Trang 22

Hình 2 6: Các chức năng quản trị dữ liệu của Teams

Trang 23

CHƯƠNG 3: CÁC CHỨC NĂNG CỦA ỨNG DỤNG

MICROSOFT TEAMS3.1 Chức năng hỗ trợ tạo nhóm, kênh sau đó trò chuyện trong nhóm và kênh

Nhóm sẽ được tạo nên bởi một nhóm người trong tổ chức tụ họp để làm việc gì

đó, Trong mỗi nhóm thường tạo thêm nhiều kênh - mỗi kênh được dành riêng cho mộtchủ đề, bộ phận hoặc dự án cụ thể Ví dụ: thường có kênh chung là mặc định - sau đó

có thể tạo kênh riêng cho buổi học 1, buổi học 2 Giờ đây, có thể diễn ra các cuộc hộithoại, cuộc họp, tệp và ứng dụng trong kênh và toàn bộ đều hiển thị cho tất cả mọingười trong nhóm Tất cả các thành viên nhóm có thể xem và thêm trò chuyện khácnhau trong Kênh dùng chung Có thể sử dụng tính năng @mention để mời các thànhviên khác tham gia vào các cuộc trò chuyện khác nhau

Nhóm Office 365 đặt người dùng vào các nhóm có ý nghĩa cho phép bạn đặtthông báo hoặc bảo mật trên nhiều ứng dụng Về mặt kỹ thuật, nhóm Office 365 là mộtđối tượng trong Azure Active Directory Nó có thể có một hoặc nhiều thành viên vàđược sử dụng trên hầu hết các ứng dụng Office 365 Ví dụ: bạn có thể có một bộ phậntiếp thị với các nhân viên bán hàng làm việc với họ Bạn có thể tạo một nhóm có tên làTiếp thị, thêm tất cả nhân viên từ khu vực đó vào nhóm này, sau đó thêm nhóm vào(các) ứng dụng bạn đang sử dụng Điều này dễ quản lý hơn nhiều so với lặp đi lặp lạithêm từng người dùng riêng lẻ vào mỗi ứng dụng để bảo mật và nhận thông báo.Các cuộc họp kênh là các cuộc họp đã lên lịch diễn ra trong kênh của nhóm, dựatrên chủ đề Các cuộc họp kênh mang lại nhiều lợi ích Một lợi ích là họ có thể nhanhchóng mời tất cả mọi người trong nhóm tham gia cuộc họp Một lợi ích khác là thôngtin về cuộc họp được lưu trong kênh dưới dạng tài sản tổ chức Khi làm việc trongNhóm, các thành viên trong nhóm có thể thấy rõ cuộc họp đang diễn ra trong mộtkênh: biểu tượng máy ảnh xuất hiện ở bên phải tên kênh Trong các cuộc trò chuyệntrên kênh, một thông báo lớn được đăng khi cuộc họp bắt đầu Tin nhắn hiển thị từngngười đã tham gia cuộc họp bằng cách hiển thị ảnh hồ sơ của họ trong một vòng tròn

Trang 24

nhỏ ở trên cùng bên phải của tin nhắn Ở cuối tin nhắn cuộc họp, bạn nhìn thấy cuộctrò chuyện Ngoài ra, bộ đếm thời gian cho biết cuộc họp đã diễn ra trong bao lâu.

Hình 3 1: Chức năng hỗ trợ tạo nhóm, kênh

3.2 Chức năng Chat, Call

Trò chuyện là trung tâm của tất cả mọi thứ bạn làm trong Microsoft Teams Từcác cuộc trò chuyện giữa cá nhân với cá nhân cho đến nhóm với cá nhân hoặc là trongnhóm với nhau Ngoài ra, bạn có thể thực hiện các cuộc gọi một - một hoặc theo nhómvới tối đa 20 người dự nhanh chóng và liền mạch từ bất kỳ cuộc trò chuyện nào củabạn

Microsoft Teams là một nơi làm việc ảo giải quyết nhiều hình thức giao tiếp vănphòng Bạn có thể giao tiếp trực tiếp với một thành viên trong nhóm bằng cách sửdụng tính năng trò chuyện Các chủ đề được thảo luận qua trò chuyện tương tự như cáccuộc thảo luận mà một người sẽ có khi dừng lại ở văn phòng của một thành viên trongnhóm hoặc gặp gỡ họ trong khu vực nghỉ giải lao Chúng là không chính thức vàthường có thời gian trả lời nhanh Bạn có thể biết khi nào các thành viên trong nhómcủa mình có mặt, vắng mặt hoặc ngoại tuyến dựa trên vòng tròn màu ở dưới cùng bênphải của ảnh hồ sơ của họ Màu xanh lá cây có nghĩa là có sẵn, màu vàng là đi vắng,màu đỏ có nghĩa là bận và không có màu sắc có nghĩa là họ đang ngoại tuyến.Trò chuyện nhóm cũng tương tự như vậy; nó dành cho các cuộc thảo luận đặcbiệt với một nhóm đồng đội Trò chuyện nhóm là một cách để giảm nhu cầu họp chính

Trang 25