TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
Tổng quan về đề tài
1.1.1 Giới thiệu về Lotte Hotel
Lotte Hotel là một chuỗi khách sạn hàng đầu có nguồn gốc tại Hàn Quốc, được thành lập bởi Tập đoàn Lotte - một tập đoàn đa quốc gia có sự hiện diện mạnh mẽ trong nhiều lĩnh vực kinh doanh như bất động sản, thực phẩm, bán lẻ, giải trí và dịch vụ Lotte Hotel có nguồn gốc từ Hàn Quốc và đã phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu. Khách sạn đầu tiên của Lotte được thành lập tại Seoul vào năm 1973, và từ đó, chuỗi khách sạn đã mở rộng với nhiều địa điểm tại các thành phố quan trọng trên khắp thế giới.
Trải qua những năm hoạt động, sự uy tín và trách nhiện đã mang về cho tập đoàn khách sạn Lotte trên 70 giải thưởng trong nước và quốc tế Trong đó, khách sạn Lotte Saigon vừa đón nhận Giấy chứng nhận Dịch Vụ Xuất Sắc 5 năm liền “Hall of Fame” do Tripadvisor trao tặng “Dịch Vụ Xuất Sắc 5 năm liền” là giải thưởng tôn vinh những khách sạn có cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ đạt chuẩn đáp ứng nhu cầu của khách du lịch trong 5 năm liên tiếp
Hình 1 1: Trụ sở Lotte Hotel tại Seoul
1.1.2 Tổng quan về đề tài
Việt Nam hiện nay là một trong những nước có nhiều các danh lam thắng cảnh, các di tích lịch sử và đặc biệt là có Vịnh Hạ Long - 1 trong 7 kỳ quan của thế giới Vì vậy lượng khách du lịch tới Việt Nam cũng rất đông, cả khách trong nước lẫn ngoài nước, thuận lợi cho các dịch vụ nhà ở, khách sạn phát triển Cũng vì lý do đó mà đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho hệ thống khách sạn của mình hệ thống thông tin phù hợp với tình hình thực tế của khách sạn mình để đảm bảo cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sự nhanh chóng, thuận tiện trong những lần đặt phòng, thuê phòng tại khách sạn của mình Không những thế, hệ thống thông tin quản lý khách sạn sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn về mọi mặt như: quản lý phòng, quản lý hiện các phòng và các tiện nghi có trong phòng,
Từ thực tiễn trên, chúng em đã nghiên cứu và xây dựng Hệ thống Quản lý khách sạn Lotte Hotel.
Lotte đã áp dụng tin học hóa vào quản lý như: Cho phép đăng ký qua mạng Internet và áp dụng tin học trong thanh toán, …Tuy nhiên, việc áp dụng tin học hoá vẫn chưa thực sự được triệt để, phần nhiều công việc quản lý vẫn khá thủ công do nhân viên lễ tân phụ trách Điều này dẫn đến:
- Cần phải có một lượng lớn nhân viên để có thể quản lý được khách sạn
- Nhầm lẫn do có quá nhiều sổ sách cũng như trùng lặp thông tin quá nhiều
- Chậm trễ trong việc tìm kiếm thông tin hoặc thậm chí không chính xác Đứng trước tình hình đó yêu cầu đặt ra là phải tận dụng triệt để lợi ích của tin học trong quản lý khách sạn Như vậy, xây dựng hệ thống Quản lý khách sạn mới choLotte Hotel là một điều cần thiết.
Mục tiêu của đề tài
Phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý đặt phòng khách sạn Hệ thống này hỗ trợ các chức năng quản lý, phục vụ khách hàng giúp tối ưu hóa các hoạt động kinh doanh của khách sạn, đi sâu trong việc tối ưu hóa việc đặt phòng của khách sạn.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể Đồ án này tập trung phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động đặt phòng, dịch vụ của khách hàng.
Phạm vi đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của quản lý đặt phòng khách sạn bao gồm các khía cạnh và yếu tố liên quan đến quá trình quản lý và tổ chức hoạt động đặt phòng trong một khách sạn, bao gồm:
+ Quy trình Đặt phòng: Nghiên cứu về quy trình tiếp nhận, xác nhận và quản lý đặt phòng từ khách hàng Điều này có thể bao gồm cách thông tin đặt phòng được ghi nhận, xử lý thanh toán, đặt phòng, và giao tiếp với khách hàng
+ Hệ thống Đặt phòng: Nghiên cứu về hệ thống phần mềm được sử dụng để quản lý đặt phòng Khách hàng có thể đặt phòng qua ứng dụng online trên web.
+ Quản lý Tình trạng Phòng: Nghiên cứu về cách quản lý tình trạng phòng, bao gồm phòng đang sử dụng, phòng trống, phòng đặt trước, và quá trình làm sạch và bảo trì phòng sau khi khách hàng sử dụng.
+ Tương tác với Khách hàng: Nghiên cứu về cách tương tác với khách hàng để cung cấp thông tin, hỗ trợ đặt phòng, và giải quyết các vấn đề liên quan đến đặt phòng.
+ Quản lý Dịch vụ đi kèm: Nghiên cứu về cách quản lý các dịch vụ đi kèm được đặt cùng với phòng, chẳng hạn như dịch vụ ăn uống, dịch vụ phòng, và các hoạt động giải trí
Tất cả các khía cạnh trên đều liên quan đến việc quản lý quy trình đặt phòng và đảm bảo rằng khách hàng có trải nghiệm tốt khi sử dụng dịch vụ lưu trú của khách sạn.
- Phạm vi nghiên cứu: Phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin quản lý khách sạn.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Tổng quan một số nghiệp vụ trước
2.1.1 Nghiên cứu về quản lý hoạt động khách sạn
Nghiên cứu trong lĩnh vực này đưa ra những phân tích chi tiết về quản lý hoạt động hàng ngày trong khách sạn Các nhà nghiên cứu và nhà quản lý khách sạn quan tâm đến việc tối ưu hóa quy trình đặt phòng, quản lý chỗ ở và dịch vụ phòng, quản lý dịch vụ nhà hàng và quầy bar và giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách hàng. Nghiên cứu trong lĩnh vực này thường tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình, sử dụng công nghệ thông minh và cải thiện tương tác giữa nhân viên và khách hàng.
2.1.2 Xu hướng thị trường và khách sạn
Thị trường khách sạn luôn thay đổi và đòi hỏi các nhà quản lý khách sạn cập nhật thông tin về xu hướng mới và yêu cầu của khách hàng Nghiên cứu trong lĩnh vực này theo dõi xu hướng mới, phân tích thị trường, đánh giá nhu cầu và đề xuất các giải pháp để đáp ứng sự biến đổi của thị trường và khách hàng.
Điểm mới trong đề tài nghiên cứu
- Hệ thống quản lý khách hàng (CRM) tiên tiến: Hệ thống CRM thông minh giúp quản lý thông tin và tương tác với khách hàng một cách chủ động và hiệu quả.
Nó giúp khách sạn nhận diện và tiếp cận khách hàng tiềm năng, đề xuất các ưu đãi cá nhân và theo dõi mức độ hài lòng của khách hàng sau khi trải nghiệm dịch vụ.
- Quản lý chi phí, doanh thu trở nên dễ dàng hơn: Đề tài nghiên cứu sẽ giúp cho việc quản lý chi phí, doanh thu của khách sạn thay vì theo từng công đoạn và giấy tờ rời rạc cực kỳ phức tạp trở nên tinh gọn, và đơn giản hơn bằng việc sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, nhà quản trị có thể truy cập và xem xét các báo cáo doanh thu từ hệ thống một cách nhanh chóng và liên tục, từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn đưa khách sạn trở nên phát triển.
Cơ sở hình thành ý tưởng phân tích và thiết kế
Hiện nay, việc kinh doanh khách sạn đang rất phát đạt, tạo ra nhiều doanh thu, vì thế số lượng nhân viên cũng tăng theo, công việc của mỗi nhân viên cũng trở nên vất vả nhiều hơn, việc quản lí qui trình khách sạn bằng phương pháp truyền thống mất nhiều thời gian và công sức của mọi người và việc thường xuyên nhầm lẫn, thiếu sót dẫn đến nhiều thiệt hại là điều có thể xảy ra.
Sự phản hồi thông tin nhanh chóng, chính xác đối với khách hàng là điều quan trọng, do đó việc chậm trễ cũng nhu sai sót trong cung cấp thông tin cho khách hàng sẽ làm mất uy tín dẫn đến tổn thất doanh thu và thị phần khách sạn. Để đảm bảo cho nhu cầu ngày càng cao của khách hàng, các nhà quản lý khách sạn phải xây dựng cho khách sạn của mình một hệ thống thông tin phù hợp với tình hình thực tế tại khách sạn của mình Hệ thống này sẽ giúp cho doanh nghiệp tối ưu hóa việc quản lý, tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng của mình
Ta có thể thấy được rằng, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý cho khách sạn là rất cần thiết Vì vậy, chúng em quyết định chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý khách sạn”.
Tổng quan các công nghệ sử dụng
SQL Server là cụm từ viết tắt của Structure Query Language được sử dụng nhiều trong các lĩnh vực bởi chức năng quản lý dữ liệu Đây là một sản phẩm của tập đoàn phần mềm nổi tiếng Microsoft
SQL Server là hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database Management System) sử dụng các lệnh giao chuyển Transaction – SQL để trao đổi dữ liệu giữa Client computer và Server computer Cho phép lập trình kết nối với nhiều ngôn ngữ lập trình khác dùng xây dựng các ứng dụng đặc thù (Visual Basic, C, C++, ASP, ASP.NET, ) Ưu điểm:
- Có thể cài đặt nhiều phiên bản MS SQL cho một máy chủ.
- Giảm vấn đề tạm thời trên cơ sở dữ liệu.
- Tách biệt những đặc quyền bảo mật.
- Duy trì máy chủ dự phòng.
- Khả năng Mở Rộng Hạn Chế: SQL có thể gặp khó khăn trong việc xử lý cơ sở dữ liệu lớn hoặc trong các hệ thống có yêu cầu xử lý song song mạnh mẽ Hiệu suất có thể giảm đi khi dữ liệu trở nên quá lớn.
- Phức Tạp Trong Các Truy Vấn Phức Tạp: Khi xử lý các truy vấn phức tạp, việc viết và hiểu mã SQL có thể trở nên khá phức tạp và khó khăn.
- Khả năng Thừa Dựng Và Mất Dữ Liệu: Trong một số tình huống, việc thừa dựng (redundancy) và mất dữ liệu (inconsistency) có thể xảy ra nếu không quản lý cơ sở dữ liệu một cách cẩn thận.
PowerDesigner là một công cụ mô hình hóa doanh nghiệp hợp tác được sản xuất bởi Sybase, hiện thuộc sở hữu của SAP Nó có thể chạy trong Microsoft Windows dưới dạng một ứng dụng gốc hoặc trong môi trường Eclipse thông qua một plugin Nó hỗ trợ thiết kế phần mềm kiến trúc hướng mô hình và lưu trữ các mô hình bằng nhiều phần mở rộng tệp chẳng hạn như: bpm, cdm và pdm cấu trúc tệp bên trong có thể là XML hoặc dịnh dạng tệp nhị phân nén Nó cũng có thể lưu trữ các mô hình trong mộ kho lưu trữ cơ sở dữ liệu. Ưu điểm:
- Hỗ trợ nhiều loại mô hình.
- Đồ họa mô hình chất lượng cao.
- Phân tích và tối ưu hóa.
- Tài Nguyên Yêu Cầu Cao: PowerDesigner yêu cầu tài nguyên máy tính khá cao, đặc biệt khi làm việc với các dự án lớn và phức tạp.
- Giá Cả Đắt Đỏ: Giá cả của PowerDesigner khá cao, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ và cá nhân.
- Khả Năng Lỗi Có Thể Gây Rắc Rối: Do tính phức tạp của phần mềm, có khả năng gặp lỗi và vấn đề kỹ thuật có thể làm ảnh hưởng đến quy trình làm việc.
- Hạn Chế Trong Các Tính Năng Mới: PowerDesigner có thể không nhanh chóng cập nhật và hỗ trợ các tính năng mới như một số công cụ khác.
- Khó Khăn Trong Việc Chia Sẻ Dự Án: Việc chia sẻ dự án và làm việc nhóm có thể đôi khi khó khăn do cấu trúc lưu trữ và quản lý dự án của PowerDesigner.
Visual studio là một phần mềm hỗ trợ đắc lực hỗ trợ công việc lập trình website. Công cụ này được tạo lên và thuộc quyền sở hữu của ông lớn công nghệ Microsoft. Năm 1997, phần mềm lập trình nay có tên mã Project Boston Nhưng sau đó, Microsoft đã kết hợp các công cụ phát triển, đóng gói thành sản phẩm duy nhất
Visual Studio là hệ thống tập hợp tất cả những gì liên quan tới phát triển ứng dụng, bao gồm trình chỉnh sửa mã, trình thiết kế, gỡ lỗi Tức là, bạn có thể viết code, sửa lỗi, chỉnh sửa thiết kế ứng dụng dễ dàng chỉ với 1 phần mềm Visual Studio mà thôi. Không dừng lại ở đó, người dùng còn có thể thiết kế giao diện, trải nghiệm trong Visual Studio như khi phát triển ứng dụng Xamarin, UWP bằng XAML hay Blend vậy. Ưu điểm:
- Windows, ứng dụng web, ứng dụng di động, dịch vụ đám mây và nhiều hơn nữa.
- Hỗ Trợ Ngôn Ngữ: Visual Studio hỗ trợ nhiều ngôn ngữ lập trình như C#,C++, F#, Python, Java, JavaScript, Ruby và nhiều ngôn ngữ khác.
- Giao Diện Thân Thiện: IDE có giao diện sử dụng thân thiện với người dùng, giúp dễ dàng thực hiện các tác vụ phát triển và quản lý dự án.
- Debugging Mạnh Mẽ: Visual Studio cung cấp một bộ công cụ debugging mạnh mẽ với khả năng theo dõi, kiểm tra biến, xem gọi hàm, điều tra lỗi và phân tích sâu hơn.
- IntelliSense: Chức năng IntelliSense tự động hoàn thiện mã, đề xuất gợi ý và hiển thị thông tin về cú pháp, giúp tăng năng suất và giảm sai sót.
- Tích hợp Source Control: Visual Studio tích hợp các hệ thống quản lý phiên bản như Git và TFS, giúp quản lý mã nguồn dễ dàng và theo dõi lịch sử thay đổi.
- Hỗ Trợ Xây Dựng và Triển Khai: IDE hỗ trợ quá trình xây dựng và triển khai ứng dụng với các tích hợp như MSBuild và hệ thống triển khai đi kèm. Nhược điểm:
Visual Studio là một môi trường phát triển tích hợp (IDE) mạnh mẽ và phổ biến được sử dụng để phát triển ứng dụng phần mềm trên nhiều nền tảng Tuy nhiên, như bất kỳ công cụ nào khác, Visual Studio cũng có một số nhược điểm
- Khối lượng Tài nguyên máy tính khá lớn, gây tốn dung lượng và làm cho máy tính chạy chậm hơn.
- Thời Gian Khởi động Chậm: Mở Visual Studio có thể tốn thời gian khá lâu, đặc biệt khi mở lần đầu tiên hoặc sau khi cập nhật.
- Kích thước cài đặt lớn đặc biệt với các ứng dụng tích hợp liên quan.
Tổng quan các mô hình sử dụng trong đề tài
2.5.1 Mô hình thực thể kết hợp – sơ đồ ERD
ERD (Entity-Relationship Diagram) là một công cụ biểu đồ được sử dụng để mô tả cấu trúc cơ sở dữ liệu và các mối quan hệ giữa các thực thể (entities) trong hệ thống.
Sơ đồ ERD thường được sử dụng trong thiết kế cơ sở dữ liệu để thể hiện cách dữ liệu được tổ chức và cách chúng tương tác với nhau Sơ đồ này giúp hiểu rõ hơn về cấu trúc và mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống.
Một sơ đồ ERD bao gồm các thành phần chính sau:
- Thực thể (Entity): Đại diện cho một đối tượng hoặc tập hợp các đối tượng có ý nghĩa trong hệ thống Thực thể có thể là người, đồ vật, sự kiện, hoặc bất kỳ thứ gì mà bạn muốn lưu trữ dữ liệu về.
- Thuộc tính (Attribute): Đại diện cho các thông tin cụ thể về mỗi thực thể.
Ví dụ, một thực thể "Học viên" có thể có thuộc tính như "Mã học viên",
"Tên", "Ngày sinh" và "Địa chỉ".
- Mối quan hệ (Relationship): Biểu thị cách mà các thực thể tương tác hoặc liên quan đến nhau Mối quan hệ có thể là một mối quan hệ 1-nhiều (one- to-many), n-nhiều (many-to-many), hoặc 1-1 (one-to-one).
- Khóa (Key): Là một hoặc nhiều thuộc tính định danh duy nhất cho mỗi thực thể Khóa giúp xác định mỗi bản ghi duy nhất trong cơ sở dữ liệu. 2.5.2 Mô hình phân rã chức năng BFD
Mô hình phân rã chức năng BFD (Business Function Decomposition) là một phương pháp được sử dụng trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin để phân rã một hệ thống hoặc quy trình lớn thành các thành phần nhỏ hơn và dễ quản lý hơn. BFD thường được sử dụng để hiểu rõ cách mà các chức năng kinh doanh chính trong một tổ chức tương tác với nhau và cách chúng thực hiện nhiệm vụ của mình.
2.5.3 Mô hình dòng dữ liệu DFD
Mô hình dòng dữ liệu (DFD - Data Flow Diagram) là một phương pháp đồ họa được sử dụng để biểu thị và mô tả cách mà dữ liệu di chuyển qua các quy trình trong một hệ thống Mô hình DFD là một công cụ quan trọng trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, giúp hiểu rõ cách mà dữ liệu được xử lý và truyền tải trong quy trình kinh doanh.
Mô hình DFD sử dụng các biểu đồ để biểu thị các thành phần chính sau:
- Quy trình (Process): Đại diện cho các hoạt động hoặc chức năng xử lý dữ liệu Các quy trình nhận dữ liệu đầu vào, xử lý nó và tạo ra dữ liệu đầu ra.
- Dòng dữ liệu (Data Flow): Đại diện cho luồng dữ liệu từ một quy trình đến một quy trình khác hoặc từ quy trình đến dữ liệu lưu trữ Các dòng dữ liệu biểu thị sự chuyển đổi và truyền tải dữ liệu trong hệ thống.
- Dữ liệu lưu trữ (Data Store): Đại diện cho nơi lưu trữ dữ liệu trong hệ thống Đây có thể là cơ sở dữ liệu, tệp tin, hoặc bất kỳ nơi nào dữ liệu được lưu trữ.
- Ngoại cảnh (External Entity): Đại diện cho các yếu tố bên ngoài hệ thống mà giao tiếp với hệ thống thông qua dữ liệu Ngoại cảnh có thể là người dùng, hệ thống khác hoặc các dịch vụ bên ngoài.
Mô hình DFD thường có các cấp độ khác nhau để biểu thị mức độ chi tiết khác nhau của hệ thống Các cấp độ này thể hiện cách mà mô hình DFD có thể được phân rã và mở rộng từ mức tổng quan đến mức chi tiết hơn.
ỨNG DỤNG
Khảo sát hiện trạng và yêu cầu
Do nhu cầu của ngành dịch vụ tăng nên việc đặt phòng, quản lý phòng trống trở nên phức tạp, rắc rối và dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn Khả năng cung cấp và quản lý các dịch vụ và tiện ích như nhà hàng, spa và hồ bơi cũng sẽ bị hạn chế, không thể đáp ứng được nhu cầu đa dạng của khách hàng Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và thanh toán Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng của khách hàng Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau:
- Những xử lý thủ tục đặt phòng, đăng ký, trả phòng mất thời gian
- Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang sử dụng, …)
- Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hoá đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…
- Việc lưu trữ thông tin về khách hàng, lịch sử lưu trú và ưu đãi khách hàng cũng gặp khó khăn, không thể thực hiện cá nhân hóa dịch vụ theo từng khách hàng Việc theo dõi thu chi, tạo hóa đơn và quản lý tài chính trở nên mất thời gian và dễ gây ra lỗi.
- Thêm vào đó, việc tạo báo cáo và phân tích dữ liệu cũng gặp khó khăn, dẫn đến việc quyết định kinh doanh không được dựa trên dữ liệu thực tế Khả năng cung cấp dịch vụ tốt hơn và theo dõi phản hồi khách hàng cũng bị hạn chế, tác động trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.
Trong thời đại mà tích hợp và tự động hóa là xu hướng, việc thiếu hệ thống quản lý khách sạn có thể làm mất thời gian và công sức của nhân viên, khiến các quy trình trở nên phức tạp và không hiệu quả Do đó, trong đồ án này chúng em sẽ phân tích và thiết kế một hệ thống để có thể giúp thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý khách sạn một cách hiệu quả và không cần thực hiện thủ công.
3.1.1 Khảo sát về yêu cầu chức năng của hệ thống
Bước 1: Tìm kiếm và Chọn Phòng
Khách hàng liên hệ nhân viên tư vấn để chọn phòng theo số lượng người và loại phòng mong muốn.
Khách hàng chọn phòng, cung cấp thông tin liên hệ và chi tiết đặt phòng.
Hệ thống kiểm tra tính khả dụng của phòng và xác nhận đặt phòng.
Bước 3: Xác nhận và Thanh toán
Hệ thống hiển thị tổng số tiền cần thanh toán và các phương thức thanh toán khả dụng.
Khách hàng chọn phương thức thanh toán và cung cấp thông tin liên quan. Bước 4: Xác nhận Đặt Phòng
Sau khi thanh toán thành công, hệ thống gửi email xác nhận đặt phòng đến khách hàng với thông tin chi tiết về đặt phòng và lịch sử thanh toán.
3.1.2.2 Các thông tin cần lưu trữ
- Lưu trữ thông tin phòng.
- Lưu trữ thông tin nhân viên.
- Lưu trữ thông tin khách hàng.
- Lưu trữ thông tin hóa đơn.
- Lưu trữ thông tin dịch vụ.
- Lưu trữ thông tin bảng thống kê.
Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
Hệ thống quản lý khách sạn cung cấp các công cụ và tính năng để quản lý các khía cạnh khác nhau của hoạt động khách sạn, từ đặt phòng và lưu trú cho đến dịch vụ, tài chính và quản lý khách hàng.
Mô tả chi tiết hệ thống quản lý khách sạn bao gồm:
- Đặt phòng và Lưu trú:
+ Quản lý và theo dõi tình trạng phòng trống và đặt phòng.
+ Ghi nhận thông tin chi tiết về khách hàng, ngày đến, ngày đi và loại phòng.
+ Tạo lịch lưu trú và tự động gửi xác nhận đặt phòng cho khách hàng.
- Quản lý Dịch vụ và Tiện ích:
+ Theo dõi và quản lý các dịch vụ và tiện ích trong khách sạn như nhà hàng, spa, hồ bơi, thư viện, vv.
+ Xác định giá cả, tính năng và khả năng sử dụng của mỗi dịch vụ/tiện ích.
+ Cho phép khách hàng đăng ký và sử dụng các dịch vụ/tiện ích trong quá trình lưu trú.
+ Theo dõi thu chi, tạo hóa đơn và quản lý tài chính của khách sạn.
+ Xác định giá phòng, dịch vụ và tiện ích dựa trên các yếu tố như loại phòng, mùa, số lượng khách, vv.
+ Ghi nhận và quản lý các giao dịch tài chính liên quan đến khách hàng và nhà cung cấp.
+ Lưu trữ thông tin cá nhân của khách hàng bao gồm tên, địa chỉ, thông tin liên lạc, vv.
+ Theo dõi lịch sử lưu trú và các hoạt động trước đó của khách hàng trong khách sạn.
3.2.1.1 Sơ đồ usecase a) Đối tượng và các tác động của từng đối tượng vào hệ thống Đối tượng Tác động
Khách hàng Đặt phòng, hủy phòng, trả phòng, đăng ký dịch vụ, thanh toán
Nhân viên Đăng nhập, đặt phòng, hủy phòng, trả phòng, đăng ký dịch vụ, lập hóa đơn Theo dõi thanh toán.
Quản lý Đăng nhập, quản lý phòng, quản lý dịch vụ, theo dõi thanh toán, báo cáo doanh thu.
Bảng 3 1: Đối tượng và tác động của đối tượng b) Các đặc tả của usecase
Usecase ID UC01 tên Usecase đăng nhập tác nhân nhân viên, quản lý điều kiện tiên quyết nhân viên hoặc quản lý có tài khoản trên hệ thống yêu cầu nhân viên hoặc quản lý đăng nhập thành công kịch bản chính các bước xảy ra khi người dùng sử dụng chức năng đăng nhập:
1 hiển thị màn hình đăng nhập
2 người dùng nhập tên đăng nhập và mật khẩu
3 hệ thống hiển thị kiểm tra thông tin đăng nhập
4 nếu thành công hệ thống sẽ hiển thị màn hình đăng nhập thành công. kịch bản phụ K1: mật khẩu không hợp lệ (nhập sai tên đăng nhập hoặc sai mật khẩu)
1 hệ thống hiển thị lại màn hình đăng nhập để người dùng nhập lại thông tin kèm thông báo tên đăng nhập kèm mật khẩu bị sai.
2 quay lại bước 2 trong kịch bản chính.
K2: quên mật khẩu (người dùng chọn chức năng quên mật khẩu)
1 hệ thống hiển thị màn hình để người dùng nhập email.
2 người dùng nhập email và chọn chức năng lấy lại mật khẩu.
3 hệ thống kiểm tra email hợp lệ và gửi liên kết cho người dùng qua email để nhập mật khẩu đăng nhập mới.
4 hệ thống thông báo thành công Trang 19
Bảng 3 2: Bảng đặc tả đăng nhập Usecase ID UC02 tên Usecase đặt phòng tác nhân khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết
+khách hàng đã có thông tin đặt phòng yêu cầu + nhân viên đã gửi thông tin đặt phòng đến khách hàng
+ Thông tin đặt phòng đã được lưu trữ trong hệ thống của khách sạn. kịch bản chính các bước xảy ra khi khách hàng sử dụng chức năng đặt phòng:
1 nhân viên sẽ đưa thông tin các phòng trống và các thông tin liên quan trên hệ thống của khách sạn và đưa cho khách hàng.
2 khách hàng xác nhận thông tin đặt phòng.
3 nhân viên kiểm tra tính khả dụng của phòng (phòng hợp lệ trong khoảng thời gian sử dụng phòng) trên hệ thống.
4 nhân viên xác nhận yêu cầu đặt phòng với khách hàng và đưa cho khách hàng thông tin xác nhận.
5 khách hàng xác nhận đặt phòng. kịch bản phụ
K1: tại bước 3, nếu còn phòng, nhân viên chọn phòng theo yêu cầu của khách hàng.
K2: tại bước 3, nếu phòng không hợp lệ, nhân viên thông báo xin lỗi đến khách hàng và yêu cầu khách hàng chọn phòng khác hoặc chỉnh sửa thông tin đặt phòng.
Bảng 3 3: Bảng đặc tả đặt phòng
Usecase ID UC03 tên Usecase hủy phòng tác nhân khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết khách hàng đã có thông tin phòng đặt trước đó yêu cầu nhân viên xác nhận hủy phòng và thực hiện các thủ tục cần thiết kịch bản chính các bước xảy ra khi khách hàng sử dụng chức năng hủy phòng:
1 khách hàng thông báo với nhân viên thông tin muốn hủy phòng.
2 nhân viên chọn thao tác hủy phòng trên hệ thống.
3 hệ thống hiển thị các thông tin liên quan đến hủy phòng.
4 nhân viên đưa cho khách hàng thông tin về phòng khách muốn hủy và các thông tin liên quan.
5 khách hàng xác nhận việc hủy phòng.
6 nhân viên xác nhận hủy phòng. kịch bản phụ K1: tại bước 4, khách hàng đổi ý, không xác nhận việc hủy phòng, usecase kết thúc.
Bảng 3 4: Bảng đặc tả hủy phòng
Usecase ID UC04 tên Usecase đăng ký dịch vụ tác nhân khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết khách hàng đã có ít nhất một phòng đã đặt thành công trước đó yêu cầu đã có thông tin cần đăng ký dịch vụ trong hệ thống đặt phòng của khách sạn kịch bản chính các bước xảy ra khi khách hàng sử dụng chức năng đăng ký dịch vụ:
1 khách hàng đưa thông tin phòng đã đặt cho nhân viên.
2 nhân viên kiểm tra thông tin phòng đã đặt và đưa thông tin các dịch vụ kèm theo với phòng đã đặt đó trên hệ thống.
3 Hệ thống hiển thị các thông tin liên quan đến đăng ký dịch vụ kèm theo đặt phòng.
4 khách hàng chọn dịch vụ mà họ muốn đăng ký.
5 khách hàng xác nhận việc đăng ký dịch vụ.
6 nhân viên xác nhận thông tin đăng ký dịch vụ của khách hàng và cập nhật vào thông tin đặt phòng trên hệ thống. kịch bản phụ
Bảng 3 5: Bảng đặc tả đăng ký dịch vụ
Usecase ID UC05 tên Usecase trả phòng tác nhân khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết khách hàng đã có một phòng được đặt trước đó và đã hoàn tất quá trình lưu trú yêu cầu nhân viên cập nhật trạng thái của phòng và lịch sử lưu trú của khách hàng. kịch bản chính các bước xảy ra khi khách hàng sử dụng chức năng trả phòng:
1 khách hàng cung cấp thông tin trả phòng và các thông tin liên quan cho nhân viên
2 nhân viên kiểm tra lại thông tin và trạng thái phòng khách hàng đã lưu trú trên hệ thống
3 Hệ thống hiển thi các thông tin liên quan xác nhận trả phòng.
4 Nhân viên đưa khách hàng thông tin xác nhận trả phòng.
5 khách hàng xác nhận trả phòng.
6 nhân viên gửi thông tin trả phòng thành công đến khách hàng. kịch bản phụ
Bảng 3 6: Bảng đặc tả trả phòng
Usecase ID UC06 tên Usecase thanh toán phòng đã sử dụng tác nhân khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết khách hàng đã có một phòng được đặt trước đó và đã hoàn tất quá trình lưu trú yêu cầu nhân viên xác nhận thanh toán và thực hiện các thủ tục cần thiết kịch bản chính các bước xảy ra khi khách hàng sử dụng chức năng hủy phòng:
1 khách hàng cung cấp thông tin thanh toán phòng đã lưu trú và các thông tin liên quan cho nhân viên
2 nhân viên kiểm tra lại thông tin và trạng thái phòng khách hàng đã lưu trú và các dịch vụ kèm theo trên hệ thống.
3 Hệ thống hiển thị thông tin trả phòng.
4 nhân viên đưa thông tin thanh toán cho khách hàng.
5 khách hàng xác nhận việc thanh toán.
6 khách hàng chọn phương thức thanh toán (thẻ tín dụng, tiền mặt, chuyển khoản)
7 nhân viên gửi thông tin thanh toán thành công đến khách hàng.
8 Hệ thống xác nhận thanh toán thành công kịch bản phụ
Bảng 3 7: Bảng đặc tả thanh toán phòng đã sử dụng
Usecase ID UC07 tên Usecase lập hóa đơn tác nhân nhân viên, khách hàng điều kiện tiên quyết khách hàng đã lưu trú và sử dụng dịch vụ khách sạn yêu cầu hóa đơn được thiết lập và gửi cho khách hàng kịch bản chính các bước xảy ra khi nhân viên sử dụng chức năng lập hóa đơn:
1 khách hàng yêu cầu thiết lập hóa đơn
2 hệ thống xác định lịch sử lưu trú của khách hàng và các dịch vụ đã sử dụng
3 nhân viên truy cập vào hệ thống của khách sạn và yêu cầu lập hóa đơn
4 nhân viên kiểm tra thông tin khách hàng và lựa chọn lập hóa đơn.
5 hệ thống hiển thị tổng chi phí chi tiết mà khách hàng đã sử dụng.
6 nhân viên xác nhận thông tin hóa đơn và lựa chọn xuất hóa đơn.
7 khách hàng nhận hóa đơn và kiểm tra
8 hóa đơn được thanh toán bởi khách hàng. kịch bản phụ ở bước thứ 7, khi hóa đơn có sai sót:
1 khách hàng liên hệ với nhân viên để thông báo có sai sót trong hóa đơn
2 nhân viên tiếp nhận yêu cầu điều chỉnh hóa đơn từ khách
Bảng 3 8: Bảng đặc tả lập hóa đơn Usecase ID UC08 tên Usecase quản lý dịch vụ tác nhân quản lý, khách hàng, nhân viên điều kiện tiên quyết khách hàng đã đăng ký dịch vụ đang được quản lý trong hệ thống. yêu cầu thông báo về đăng ký dịch vụ đã được ghi nhận kịch bản chính các bước xảy ra khi quản lý sử dụng chức năng quản lý dịch vụ:
1 quản lý truy cập hệ thống và chọn chức năng quản lý dịch vụ.
2 hệ thống hiển thị danh sách các dịch vụ và tiện ích có trong khách sạn và các phòng đang sử dụng dịch vụ.
3 quản lý theo dõi và kiểm tra các dịch vụ đang được hoạt động kèm theo khi đặt phòng khách sạn.
4 quản lý có thể thực hiện thay đổi về dịch vụ như giá cả, mô tả hoặc yêu cầu sử dụng.
5 khi có phòng của khách muốn đăng ký dịch vụ, quản lý hoặc nhân viên thực hiện đăng ký dịch vụ cho khách hàng.
6 hệ thống cập nhật thông tin về đăng ký dịch vụ và ghi nhận các thay đổi. kịch bản phụ
Bảng 3 9: Bảng đặc tả quản lý dịch vụ
Usecase ID UC09 tên Usecase Quản lý phòng tác nhân quản lý, nhân viên, khách hàng điều kiện tiên quyết các thông tin về phòng và trạng thái của phòng được cập nhật trong hệ thống yêu cầu thông tin về tình trạng và chi tiết phòng đã được cập nhật và ghi nhận kịch bản chính các bước xảy ra khi quản lý sử dụng chức năng quản lý phòng:
1 quản lý truy cập hệ thống của khách sạn và lựa chọn quản lý phòng trong giao diện chính.
2 Hệ thống hiển thị danh sách các phòng trong khách sạn và trạng thái (trống, đã đặt, đang sử dụng).
3 Quản lý có thể xem chi tiết về một phòng cụ thể bằng cách lựa chọn phòng từ danh sách bao gồm cả phòng đang được sử dụng.
4 quản lý có thể thay đổi trạng thái phòng khi cần thiết.
5 nhân viên và khách hàng truy cập hệ thống để tra cứu thông tin về phòng từ giao diện chính. kịch bản phụ ở bước thứ 7, khi quản lý thay đổi trạng thái phòng trống sang trạng thái đã đặt:
1 quản lý thay đổi trạng thái của phòng
2 hệ thống yêu cầu quản lý cung cấp thông tin về khách hàng và thời gian đặt phòng.
3 quản lý cung cấp thông tin khách hàng và thời gian đặt phòng
4 hệ thống cập nhật trạng thái phòng và ghi nhận thông tin đặt Trang 27
Bảng 3 10: Bảng đặc tả quản lý dịch vụ
Usecase ID UC10 tên Usecase theo dõi thanh toán tác nhân quản lý, nhân viên điều kiện tiên quyết các thông tin về giao dịch thanh toán đã được ghi nhận trong hệ thống yêu cầu thông báo về giao dịch thanh toán đã được kiểm tra và cập nhật kịch bản chính các bước xảy ra khi quản lý sử dụng chức năng theo dõi thanh toán:
1 quản lý truy cập vào hệ thống quản lý khách sạn và lựa chọn theo dõi thanh toán từ giao diện chính của hệ thống.
2 hệ thống hiển thị danh sách các giao dịch thanh toán gần đây liên quan đến phòng và dịch vụ.
3 quan lý kiểm tra theo dõi các thông tin chi tiết về giao dịch thanh toán được hiển thị trên giao diện của hệ thống.
4 quản lý có thể xác nhận thông tin thanh toán và thực hiện việc cập nhật nếu cần thiết.
5 nhân viên thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan đến thanh toán khi quản lý yêu cầu. kịch bản phụ tại bước 3: nếu thông tin chi tiết giao dịch không trùng khớp:
1 liên hệ với nhân viên để giải quyết
2 nhân viên rà soát lại thông tin giao dịch và cập nhật lại trên hệ thống.
3 hệ thống xác nhận và cập nhật lại thông tin chi tiết giao dịch
Bảng 3 11: Bảng đặc tả theo dõi thanh toán
Thiết kế giao diện
Hình 3 10: Mô hình DFD chức năng thanh toán mức 2
Hình 3 11: Mô hình DFD chức năng báo cáo thống kê mức 2 3.1 Thiết kế giao diện
Hình 3 12: Giao diện đăng nhập
Khách hàng hoặc nhân viên quản lý sẽ điền thông tin đăng nhập của mình vào các trường tương ứng.
Sau khi điền thông tin, họ sẽ nhấn nút "Đăng Nhập" để truy cập vào hệ thống.
Hệ thống sẽ kiểm tra thông tin đăng nhập và xác thực người dùng.
Nếu thông tin đăng nhập hợp lệ, người dùng sẽ được chuyển đến giao diện chính của hệ thống.
Hình 3 13: Thông báo đăng nhập thành công
Nếu thông tin đăng nhập không hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông báo lỗi và yêu cầu người dùng nhập lại.
Hình 3 14: Đăng nhập không thành công
Nếu muốn thoát khỏi hệ thống, người dung nhấn nút đóng và chọn Yes/No.
Hình 3 16: Giao diện trang chủ Ở giao diện chính người dùng có thể sử dụng những tính năng như: đăng xuất, thoát, trang chủ, … và dễ dàng truy cập các thông tin khách hàng, phòng, hóa đơn, loại phòng, dịch vụ, nhân viên.
3.3.3 Giao diện quản lý phòng
Hình 3 17: Giao diện quản lý Phòng
- Form Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của phòng tại khách sạn bao gồm: Mã phòng, Mã loại phòng, Tên phòng, Tình trạng phòng, Giá phòng.
- Có các thao tác thêm, xóa, sửa.
Hình 3 18: Giao diện Loại phòng
Form Loại Phòng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của loại phòng hiện có tại khách sạn bao gồm: Mã loại phòng, Tên loại phòng.
Hình 3 19: Giao diện Dịch vụ
Form dịch vụ sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã dịch vụ, Tên dịch vụ, đơn giá.
Có thể thao tác thêm, xóa, sửa về dịch vụ.
3.3.6 Giao diện quản lý nhân viên
Hình 3 20: Giao diện quản lý nhân viên
Form Nhân viên sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã nhân viên, Tên nhân viên, CCCD, Địa chỉ, Điện thoại.
Có thể thao tác thêm, xóa, sửa về nhân viên.
3.3.7 Giao diện quản lý khách hàng
Hình 3 21: Giao diện quản lý Khách hàng
Form Khách hàng sẽ hiện thị các thông tin cụ thể của khách hàng tại khách sạn bao gồm: Mã khách hàng, Tên khách hàng, CCCD, Địa chỉ, Điện thoại.
Có thể thao tác thêm, xóa, sửa về khách hàng.
3.3.8 Giao diện quản lý hóa đơn
Hình 3 22: Giao diện chọn thanh toán
Chọn lập hóa đơn tại giao diện chính để lập hóa đơn mình muốn.
Hình 3 23: Chọn loại hóa đơn
Tại đây, nhân viên chọn hóa đơn cần lập.
3.3.9 Giao diện quản lý hóa đơn phòng
3.3.10 Giao diện chi tiết hóa đơn
Hình 3 25: Chi tiết hóa đơn
Những kết quả đạt được của đồ án
Phát triển một hệ thống đặt phòng trực tuyến dễ sử dụng, giúp khách hàng dễ dàng tìm kiếm, chọn và đặt phòng theo ý muốn Kết quả có thể là tăng cường khả năng tiếp cận của khách hàng và tăng doanh thu từ việc đặt phòng trực tuyến.
Các sơ đồ liên quan đến hệ thống: vẽ và phân tích được các chức năng, tác nhân liên quan đến hệ thống quản lý đặt phòng khách sạn.
- Thiết kế giao diện người dùng thân thiện, dễ sử dụng và tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau, giúp cho nhân viên và quản lý thuận tiện truy cập, cung cấp trải nghiệm tốt cho khách hàng.
Những kết quả này có thể đem lại nhiều lợi ích cho khách sạn, bao gồm cải thiện trải nghiệm khách hàng, tăng doanh thu, tối ưu hóa hoạt động, và củng cố danh tiếng của khách sạn trong ngành du lịch.
Những khó khăn và điểm yếu của đồ án
4.2.1 Khó khăn của đồ án
Do hạn chế về mặt thời gian cũng như không có nhiều kiến thức chuyên môn về khách sạn, bài đồ án còn gặp nhiều khó khăn như:
- Việc tích hợp nhiều hệ thống khác nhau như quản lý đặt phòng, quản lý dịch vụ, thanh toán, quản lý các thông thông tin khác đồng thời cùng trên giao diện gây khó nhận diện.
- Các sơ đồ liên quan đến hệ thống: chưa phân tích sâu vào đề tài do không có nhiều kiến thức chuyên môn nên chưa vẽ được 1 cách chi tiết các chức năng của hệ thống.
- Giao diện hệ thống còn sơ sài.
4.2.2 Điểm yếu của đồ án
Vì các thông tin liên quan đến hệ thống là trải nghiệm thực và các tra cứu thông tin trên các diễn đàn nên hệ thống chưa được khai thác sâu.
Chưa thực hiện được các chức năng nâng cao như tạo các chương trình khuyến mãi, cung cấp nhiều loại dịch vụ khác.
Giao diện còn khó sử dụng.
Thu thập và tìm kiếm các thông tin liên quan đến thiết kế giao diện để nâng cấp thêm hệ thống cũng như thêm vào các chức năng nâng cao như: nhận diện vân tay, khuyển mãi khách hàng trực tiếp,…
Trải nghiệm thực tế và đi sâu hơn vào các nghiệp vụ của hệ thống.