Chuyên đề thực tập Lời giới thiệu Núi n qun lý hẳn không đến tầm quan trọng Đây vấn đề cấp thiết có liên quan tới nhiều lĩnh vực khác Chính lẽ mà hình thức quản lý khác nhau: dân số, nhân sự, công cụ, tài chính, thuế, giáo viên, học sinh… Bài tốn quản lý ln ln tốn phức tạp tốn Những tốn quản lý ln địi hỏi hợp lý cao, đặc biệt toán “Quản lý nhân sự” Ngày phát triển kinh tế hàng hố cơng nghệ kéo theo phát triển doanh nghiệp, quan quản lý địi hỏi mức cao hợp lý Chính mà có lẽ quản lý nhân đặt lên hàng đầu Chän đề tài “x©y dơng hƯ tin học QUảN Lý NHâN Sự chi nhánh ngân hàng chÝnh s¸ch x· héi tØnh nghƯ an” biết nhiều người giải vấn đề chúng ứng dụng rộng Nhưng khơng ngồi mục đích khác trau dồi kiến thức học hỏi kinh nghiệm, em rÊt mong rút học quý cho thõn sau hoàn tất đề tài Khi thc hin đề tài em cố gắng để thực tốt yêu cầu chương trinh quản lý, chắn khơng tránh khỏi thiếu sót em rÊt mong giúp đỡ thầy cô bạn Cuối em xin gửi lời cảm ơn ti TS Trần Thị Song Minh_ ngi ó hng dn em thực đề tài này, Ban giám đốc Phũng Kế toán Ngân quỹ ni em thực tập vµ thực đề tài, bạn bè giúp đỡ em thực hiên đề tài ! Em xin chõn thnh cm n! Chuyên đề thực tập Chơng I: tổng quan vè CHi nhánh ngân hàng sách x· héi tØnh nghƯ an Kh¸i qu¸t vỊ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An 1.1 Quá trình hình thành Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh nghệ an đợc thành lập theo Quyết Định số 44/QĐ - HĐQT ngày 14 tháng 01 năm 2003 Chủ tịch hội đồng quản trị Ngân hàng sách xà hội việt nam Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh Nghệ An đà vào hoạt động từ ngày 10 tháng 04 năm 2003, thời gian từ ngày thành lập đến toàn thể nhân viên Chi nhánh Ngân hàng sách xà hội tỉnh Nghệ An đà vừa củng cố sở vật chất, vừa ổn định cấu tổ chức cán bộ, vừa phải bớc đa Ngân hàng Chính sách xà hội ngày lớn mạnh làm tròn trách nhiệm đợc giao Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh, thành phố trực thuộc trung ơng đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc Ngân hàng Chính sách xà hội, Chủ tịch Hội đồng quản trị Ngân hàng Chính sách xà hội định thành lập, sát nhập giải thể Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội đại diện pháp nhân theo uỷ quyền Tổng giám đốc việc đạo hoạt động Ngân hàng Chính sách xà hội địa bàn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Chức Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội - Triển khai thực chủ trơng, sách tính dụng u đÃi Nhà nớc ngời nghèo đối tợng sách địa bàn - Thực hoạt động nghiệp vụ huy động vốn; cho vay dịch vụ Ngân hàng theo quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng Chính sách xà hội - Nhận uỷ thác cho vay u đÃi quyền địa phơng, tổ chức kinh tế, tổ chức trị – x· héi, c¸c hiƯp héi, c¸c héi, c¸c tỉ chức phi Chính phủ, cá nhân nớc Chuyên đề thực tập - Kiểm tra, giám sát việc vay vốn tổ chức, cá nhân; việc thực hợp đồng đơn vị nhận uỷ thác Nhiệm vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội - Huy động vốn + Nhận tiền gửi có trả lÃi tự nguyện không lấy lÃi tổ chức, nhân nớc nớc đồng Việt Nam ngoại tệ; nhận tiền gưi tiÕt kiƯm cđa ngêi nghÌo + Tỉ chøc thùc việc phát hành trái phiếu giấy tờ có giá để huy động vốn địa bàn theo định Tổng giám đốc thời kỳ + Tiếp nhận nguồn vốn tài trợ, vốn uỷ thác quyền địa phơng, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xà hội, hiệp hội, tổ chức phi Chính phủ, cá nhân nớc theo quy định Tổng giám đốc + Vay vốn tổ chức tài chính, tín dụng nớc Tổng giám đốc cho phép - Cho vay: Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội thực cho vay ngắn hạn, trung hạn dài hạn hợp đồng Việt Nam đối tợng đợc quy định điều Nghị định số 78/2002/NĐCP ngày 04 tháng 10 năm 2002 Chính phủ tín dụng ngời nghèo đối tợng sách khác - Thực dịch vụ ngân hàng theo đạo Tổng giám đốc - Thực hạch toán kế toán thống toàn hệ thống Chấp hành chế độ quản lý tài theo quy định - Kiểm tra việc thực hợp đồng vay vốn trả nợ tổ chức, cá nhân vay vốn Ngân hàng Chính sách xà hội - Thực chế độ cán bộ, viên chức Chi nhánh về: tuyển dụng, đào tạo, nâng lơng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, thi đua khen thëng, kØ lt theo sù ph©n cÊp cđa Tỉng giám đốc Chuyên đề thực tập - Thực kiĨm tra, kiĨm to¸n néi bé KiĨm tra, gi¸m s¸t đơn vị nhận uỷ thác địa bàn theo quy định Ngân hàng Chính sách xà hội - Phổ biến, hớng dẫn triển khai thực chế, quy chế nghiệp vụ văn pháp luật Nhà nớc, ngành ngân hàng Ngân hàng Chính sách xà hội liên quan đến hoạt động Chi nhánh đơn vị nhận uỷ thác - Nghiên cứu, phân tích kinh tế hoạt động tín dụng cho vay hộ nghèo đối tợng sách khác để đề giải pháp triển khai thực sách tín dụng phù hợp với chơng trình, dự án phát triển kinh tế xà hội địa phơng - Chấp hành đầy đủ quy định báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu Tổng giám đốc - Thực số nhiệm vụ khác đợc Tổng giám đốc Ngân hàng Chính sách x· héi giao 1.3 C¬ cÊu tỉ chøc cđa Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An Về tổ chức quản lý, đứng đầu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Giám đốc - ngời trực tiếp điều hành hoạt động Chi nhánh Ngân hàng Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc, trớc pháp luật hoạt động đạo Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Giúp việc Giám đốc có hai Phó Giám đốc Phòng chuyên môn nghiệp vụ Cơ cấu phòng chuyên môn nghiệp vụ Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội gồm: - Phòng Kế hoạch Nghiệp vụ tín dụng - Phòng Kế toán Ngân quỹ - Phòng Hành Tổ chức - Phòng kiểm tra kiểm toán nội Điều hành phòng chuyên môn nghiệp vụ Trởng phòng Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phòng chuyên môn nghiệp vụ Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Giám đốc Chi nhánh quy Chuyên đề thực tập định phù hợp với nhiệm vụ Chi nhánh hớng dẫn Phòng chuyên môn nghiệp vụ Hội sở Công tác tổ chức mạng lới đào tạo cán - Về công tác tổ chức mạng lới: Toàn tỉnh đà hình thành hoàn thiện phòng giao dịch 18 huyện, thị xà văn phòng ngân hàng TØnh Tỉng sè CBCNV 156 ngêi biªn chÕ - Công tác đào tạo: Ngân hàng tỉnh đà mở lớp bồi dỡng nghiệp vụ cho 180 lợt cán tín dụng, kế toán, ngân quỹ, tin học cán Tổ chức cho đoàn cán ( Giám đốc phòng giao dịch, trởng phó phòng ngân hàng tỉnh 14) ®i häc tËp kinh nghiƯm ë mét sè tØnh hoạt động tốt Bên cạnh việc đào tạo, tập huấn tập trung thời gian định toàn chi nhánh đà trì chế độ học tập hàng tuần vào chiều thứ tạo điều kiện tốt cho đội ngũ cán tiếp cận với tài liệu sách báo có ý nghĩ thiết thực hoạt động tín dụng sách Sơ đồ hoạt động trụ sở Chi nhánh Ngân hàng sách xà hội tỉnh Nghệ An (còn gọi Văn phòng ngân hàng tỉnh) Giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc Phòng kế toán Ngân quỹ Phòng tín Dụng Phòng hành Chính Tổ chức Phòng kiểm tra kiểm soát Chuyên đề thực tập II Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An Hiện nay, tất phòng Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh Nghệ An hầu hết đà đợc trang bị máy vi tính Hầu hết tất nhân viên Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội đà sử dụng thành thạo máy vi tính, tất máy đợc trang bị máy in đầy đủ, đặc biệt quầy giao dịch với khách hàng đợc trang bị thêm máy in kim Hiện tại, Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội sử dụng phần mềm giao dịch với khách hàng qua chơng trình Giao Dịch, chơng trình đợc Tổng Ngân hàng Chính sách xà hội cung cấp, chơng trình đợc viết ngôn ngữ FoxPro Chơng trình đợc cài đặt hớng dẫn sử dụng thông qua Đồng chí Nguyễn Văn Triển cán phòng Kế toán Ngân quỹ nhng trực tiếp chịu trách nhiệm tin hoc toàn Chi Nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An Trong năm 2005 Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An đà đợc cấp thêm số máy tính, máy in chấn lu ổn định điện nhằm phục vụ cho chơng trình Giao Dịch số công nghệ khác Do Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Nghệ An đợc thành lập nên Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội cha có phòng tin học riêng cho mà phòng tin học toàn Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội nằm phòng Kế toán Ngân quỹ Trong Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An có đồng chí Nguyễn Văn Triển chịu trách nhiệm tin học cho toàn Ngân hàng Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội bớc cải thiện công tác tin học nh nâng cao trình độ của nhân viên toàn Ngân hàng để phục vụ tốt cho công tác giao dịch để không nhằm mục đích khác phục vụ khách hàng đợc tốt Chi nhánh Ngân hàng Chính sách x· héi TØnh NghƯ An hiƯn cã tÊt c¶ 18 phòng giao dịch huyện thị xà Trong có chi nhánh Thành phố Vinh, đợc đạt tên Văn phòng Ngân hàng Tỉnh trụ sở Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tinh Nghệ An Do địa hình tỉnh Nghệ An nhiều đồi núi với đa dạng thành phần dân tộc vùng rẻo cao nên công tác quản lý gặp nhiều trở ngại, khó khăn Song với nhiệt tình với công việc cộng với trách nhiệm mà Đảng nhà n6 Chuyên đề thực tập ớc giao phó toàn thể nhân viên thuộc Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh Nghệ An đà nỗ lực phấn đấu đến đợc làng dân tộc, hộ dân để mang đến lợi ích sách mà Đảng Nhà Nớc đà đề Sau thời gian thực tập tìm hiểu Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội tỉnh Nghệ An vào kiến thức đà học, em đà chọn đề tài Xây dựng hệ tin học Quản lý nhân Chi nhánh Ngân hàng Chính sách xà hội Tỉnh Nghệ An làm đề tài nghiên cứu cho đề án tốt nghiệp Do điều kiện lại khó khăn nên đề tài em thực phạm vi văn phòng ngân hàng tỉnh Hiện văn phòng ngân hàng tỉnh có tất 35 nhân viên 33 ngời nhân viên thức lại hai hợp đồng hai bảo vệ Chuyên đề thực tập Chơng II: Phơng pháp luận đề tài Hệ thống thông Hệ thống thông tin quản lý nhân I Tổng quan hệ thống thông tin quản lý I.1 Hệ thống thông tin nguyên nhân dẫn tới việc phát triển mét hƯ thèng th«ng tin HƯ thèng th«ng tin (HTTT) tập hợp yếu tố có liên quan tíi cïng lµm nhiƯm vơ thu thËp, xư lý, lu trữ phân phối thông tin để nhằm mục đích hỗ trợ cho việc định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối tình hình hoạt động quan Trong hệ thống thông tin ngời ta lu trữ quản lý liệu kho liệu, nơi cất giữ liệu cách có tổ chức cho tìm kiếm cách nhanh liệu cần thiết Kho liệu đợc cài đặt phơng tiện nhớ máy tính điện tử đợc bảo quản nhờ chế độ bảo mật lu liệu Quản lý cách biểu ý chí muốn biến đổi phục tổng thể tợng Đó việc tạo kiện, thay kiện xảy bộc phát Đây lắp ráp nhiệm vụ rời rạc mà hoạt động phân biệt rõ ràng với chức khác tổ chức Mục tiêu cuối cố gắng phát triển hệ thống thông tin cung cấp cho thành viên tổ chức công cụ quản lý tốt Phát triển hệ thống thông tin bao gồm phân tích hệ thống tồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực tiến hành cài đặt Trong năm trớc máy tính cha đợc sử dụng rộng rÃi hệ thống quản lý, hệ thống quản lý phải thực theo phơng pháp thủ công hệ thống quản lý nhân sù cịng n»m sè ®ã Nh chóng ta ®· biết hoạt động tồi tệ hệ thống thông tin, vấn đề quản lý việc thâm thủng ngân quỹ nguyên nhân thúc đẩy yêu cầu phát triển hệ thống Nhng số nguyên nhân khác nh yêu cầu ngời quản lý, công nghệ thay đổi thay đổi sách lợc trị I.2 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin gồm giai đoạn, giai đoạn lại có công việc khác cần tiến hành Chuyên đề thực tập Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin Đánh giá yêu cầu quan trọng cho việc thành công dự án Một sai lầm phạm phải giai đoạn làm lùi bớc tiến hành dự án, kéo theo kinh phí lớn cho tổ chức Các công đoạn giai đoạn là: Lập kế hoạch, Làm rõ yêu cầu, Đánh giá khả thi, Chuẩn bị trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Phân tích chi tiết Mục đích giai đoạn phân tích chi tiết đa đợc chuẩn đoán hệ thống tồn nghĩa xác định vấn đề nh nguyên nhân chúng, xác định mục tiêu cần đạt đợc hệ thống đề xuất đợc yếu tố giải pháp cho phép đạt đợc mục tiêu đề Các công cụ mô hình hóa: Sơ đồ luông thông tin, Sơ đồ luồng liệu Thiết kế logic Mục đích giai đoạn xác định cách chi tiết xác mà hệ thống phải làm để đạt đợc mục tiêu đà đợc thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà tuân thủ ràng buộc Bắt đầu từ thông tin đầu hệ thống để chuẩn hoá thiết kế sơ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế dòng vào Đề xuất phơng án giải pháp Mục đích chủ yếu giai đoạn thiết lập phác hoạ cho mô hình vật lý, đánh giá chi phí lợi ích cho phác hoạ, xác định khả đạt mục tiêu nh tác động chúng vào lĩnh vực tổ chức nhân làm việc hệ thống đa kiến nghị cho lÃnh đạo phơng án hứa hẹn Các công việc phải làm giai đoạn xây dựng phơng án giải pháp là: xác định ràng buộc tin học tổ chức, xây dựng phơng án, đánh giá phơng án, chuẩn bị trình bày báo cáo Thiết kế vật lý Thiết kế vật lý mô tả chi tiết phơng án giải pháp đà đợc chọn giai đoạn trớc Đây giai đoạn quan trọng, mô Chuyên đề thực tập tả xác có ảnh hởng tác động trực tiếp tới công việc hàng ngày ngời sử dụng Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài, thiết kế chi tiết giao diện vào ra, thiết kế phơng thức giao tác với phần tin học hoá, thiết kế thủ tục thủ công Triển khai hệ thống thông tin Mục tiêu giai đoạn xây dựng hệ thống hoạt động tốt Những công giai đoạn triển khai bao gåm: LËp kÕ ho¹ch triĨn khai, thiÕt kÕ vËt lý trong, lập trình, thử nghiệm, hoàn thiện hệ thống tài liệu, đào tạo ngời sử dụng Cài đặt khai thác Lập kế hoạch cài đặt, chuyển đổi, khai thác bảo trì, đánh giá II Khái quát hệ thống thông tin quản lý nhân I.1.1 Tổng quan hệ thống quản lý Quản lý cách biểu ý chí muốn biến đổi phục tổng thể tợng Đó việc tạo kiện, thay kiện xảy bộc phát Đây lắp ráp nhiệm vụ rời rạc mà hoạt động phân biệt rõ ràng với chức khác tổ chức Trong năm trớc máy tính cha đợc sử dụng rộng rÃi hệ thống quản lý, hệ thống quản lý phải thực theo phơng pháp thủ công hệ thống quản lý nhân nằm số I.1.2 Chức nhiệm vụ hệ thống quản lý nhân Hệ thống quản lý nhân có chức thờng xuyên thông báo cho ban lÃnh đạo mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lơng, thi đua, chấm công, khen thởng, kỷ luật hệ thống đợc đặt dới đạo trực tiếp giám đốc Với chức nh vậy, hệ thống quản lý nhân có nhiệm vụ cập nhật hồ sơ cán công nhân viên theo quy định, thờng xuyên bổ xung thông tin thay đổi trình công tác cán công nhân viên, việc theo dõi quản lý lao động để chấm công toán lơng nhiệm Chuyên đề thực tập Kho lu trữ liệu Dòng Thủ thôngcông tin Tin học hoá Tài liệu Điều khiển Sơ đồ liệu DFD (Data Flow Diagram) Sơ đồ luồng liệu DFD dùng để mô tả HTTT nh sơ đồ luồng thông tin nhng góc độ trừu tợng Trên sơ đồ bao gồm luồng liệu, xử lý, lu trữ liệu, nguồn đích nhng không quan tâm tới nơi, thời điểm xử lý liệu đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ DFD mô tả đơn HTTT làm để làm Các ký pháp dùng sơ đồ DFD Tiến trình: Biểu diễn hình tròn tên xử lý đợc bắt đầu động từ thể công việc khái quát công việc thực Tên tiến trình xử lý Nguồn đích tới liệu: Đợc biểu diễn hình chữ nhật đợc đặt tên danh từ Nguồn đích đến liệu thờng nhóm tổ chức bên phạm vi hệ thống nghiên cứu, nhng cã mét sè h×nh thøc tiÕp xóc víi hƯ thèng Chúng nguồn gốc cung cấp thông tin cho hệ thống nơi nhân sản phẩm hệ thống Do vậy, chúng gọi tác nhân Tên ngời phận nhận/phát tin Chuyên đề thực tập Dòng liệu: Đợc biĨu hiƯn b»ng mét mịi tªn chØ híng cđa dògn liệu Dòng liệu đợc hiểu việc chuyển thông tin vào hay khỏi xử lý từ nguồn/ đích liệu từ xử lý khác Tên dòng liệu Kho liệu: Đợc biểu diễn dạng khung với hai đờng viền song song tên kho Kho liệu đợc dùng để lu trữ liệu tạo nguồn liệu cho xử lý Tên kho liệu Sơ đồ DFD có mức ngữ cảnh, DFD mức 0, DFD mức 1, Tuỳ theo trờng hợp khác tuỳ vào tính chất khác hệ thống mà ta cần phải phân rà mức DFD khác Chơng III Phân tích Hệ thống thông thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân CHi nháNH NGÂN HàNG CHíNH SáCH Xà HộI TỉNH NGHệ AN I Mục tiêu hệ thống thông tin quản lý hồ sơ lơng nhân viên Đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý: Ban giám đốc Ngân hàng cần có thông tin chi tiết, nhanh chóng cán công nhân viên Ngân hàng chẳng hạn nh trình công tác, khen thởng, kỷ luật, thống kê số lợng lao động để đa dự báo sẵng sàng giải kịp thời trờng hợp nhân viên cha đợc nâng lơng, ngời hu để bổ xung kịp thời