Luận văn thạc sĩ quản lý công quản trị nội bộ hoạt động của văn phòng hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân huyện cư jút, tỉnh đắk nông

Để thực hiện tốt chủ trƣơng này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức năng, đặc biệt là bộ phận Văn phòng, một tổ chức rất quan trọng có ở

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

…………/…………

BỘ NỘI VỤ

……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi dưới sự hướng dẫn của TS Đặng Thành Lê

Các thông tin, số liệu được sử dụng trong luận văn là chính xác, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng

Tác giả luận văn

Phạm Quốc Hưng

LV thạc sĩ Quản lý công

LỜI CẢM ƠN

Luận văn “Quản trị Văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao - Bộ Văn

hóa, Thể thao và Du lịch” là kết quả của sự cố gắng, nỗ lực nghiên cứu của bản

thân; sự giúp đỡ, tạo điều kiện từ Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao, Lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao và đội ngũ cán bộ, công chức đang công tác tại Tổng cục Thể dục thể

Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Tiến sĩ Đặng Thành Lê, người hướng dẫn khoa học, đã tận tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình xây dựng và hoàn thiện luận văn

Tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, đồng nghiệp và bạn bè đã động viên, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi thực hiện luận văn này

Tôi xin trân trọng cảm ơn!

LV thạc sĩ Quản lý công

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Thống kê trình độ đào tạo của đội ngũ công chức, người lao động Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 41 Bảng 2.2 Thống kê cơ cấu ngạch công chức của công chức Văn phòng Tổng cục TDTT 42 Bảng 2.3 Thống kê trình độ tin học, ngoại ngữ đội ngũ công chức, người lao động Văn phòng Tổng cục TDTT 43 Bảng 2.4 Thống kê số lượng Văn bản đi, đến từ năm 2015-2016 của Văn phòng Tổng cục TDTT 49

LV thạc sĩ Quản lý công

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm điều hành của lãnh đạo Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 38Hình 2.2: Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 48Hình 2.3: Mô phỏng luồng văn bản đến của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 50Hình 2.4: Mô phỏng luồng văn bản đi của quy trình quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm E-office tại Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 51Hình3.1 Mô hình Văn phòng theo phần cứng………78

LV thạc sĩ Quản lý công

MỤC LỤC

Trang phụ bìa

Lời cam đoan Lời cám ơn Mục lục Danh mục các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình MỞ ĐẦU 1

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 7

1.1 Lý luận chung về Văn phòng 7

1.2 Chất lượng hoạt động của Văn Phòng 24

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 36

Chương 2 THỰC TRẠNG CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TẠI TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO 37

2.1 Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 37

2.2 Thực trạng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 46

2.3 Nhận xét các mặt hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 57

2.4 Đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 62

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 70

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THỂ DỤC THỂ THAO 71

3.1 Phương hướng nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 71

3.2 Các giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao 76

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 96

KẾT LUẬN 97 TÀI LIỆU THAM KHẢO

LV thạc sĩ Quản lý công

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua dưới sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước,nước ta đã

và đang từng bước tiến hành cải cách nền hành chính trên mọi lĩnh vực Đặc biệt

là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ, công chức hành chính Việc đổi mới và hoàn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nước giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước Đây được coi là một trong những chủ trương lớn của nước ta trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia Để thực hiện tốt chủ trương này chúng ta không thể không ngừng cải tiến và hoàn thiện hoạt động của các bộ phận chức năng, đặc biệt là bộ phận Văn phòng, một tổ chức rất quan trọng có ở trong tất cả các

cơ quan hành chính

Bởi đây là bộ phận có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần của mỗi cơ quan, là tổ chức trực tiếp giúp lãnh đạo đơn vị điều hành toàn bộ công việc và các hoạt động của đơn vị, đồng thời là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và quản lý Văn phòng là đầu mối, là nơi đến và đi của hầu hết các thông tin liên quan đến quá trình lãnh đạo, quản lý điều hành của

cơ quan Cho nên, chất lượng và hiệu quả công tác chỉ đạo và điều hành của lãnh đạo cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng và hiệu quả của việc tổ chức hoạt động Văn phòng

Chính vì vậy, xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp

cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo Thực tiễn đã cho thấy, nơi nào công tác văn phòng được quan tâm đúng mức thì nơi đó sự chỉ đạo, điều hành đạt hiệu quả cao và nơi nào lãnh đạo, điều hành hoạt động tích cực, có kinh nghiệm thì nơi đó Văn phòng được xây dựng, phát triển tốt Lãnh đạo có nắm chắc được tình hình hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ trương, chương trình công tác hay không, đều phụ

LV thạc sĩ Quản lý công

thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng và thực hiện nhiệm vụ của Văn phòng Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động Văn phòng của cơ quan cần được quan tâm đặc biệt, hiệu quả hoạt động, chất lượng hoạt động của Văn Phòng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan

Với vị trí và vai trò quan trọng như vậy nên Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao đã và đang đặt ra nhiều vấn đề cấp thiết, trong đó có việc đẩy nhanh tốc

độ cải cách hành chính, nâng cao chất lượng, hiệu quả của các cơ quan hành chính nhà nước của các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ.Bởi Tổng cục Thể dục thể thao là cơ quan trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, tham mưu quản lý nhà nước về lĩnh vực thể dục thể thao trên phạm vi toàn quốc, đây

là một trong những lĩnh vực hết sức quan trọng của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch Để làm tốt được nhiệm vụ này, thì việc nghiên cứu, đánh giá một cách đầy

đủ thực trạng làm cơ sở đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một vấn đề cơ bản và cấp thiết hiện nay

Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn và tầm quan trọng của những vấn đề trên,

học viên chọn đề tài “Quản trị văn phòng của Tổng cục Thể dục thể thao-Bộ

Văn hóa, Thể thao và Du lịch” là đề tài nghiên cứu của Luận văn

2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị từ cấp trung ương nói chung cho đến các đơn vị trực thuộc nói nói riêng Do vậy, các vấn đề có liên quan đến hoạt động và chất lượng hoạt động của Văn phòng luôn được sự quan tâm của các nhà nghiên cứu, các học giả và những người làm công tác Văn phòng Trong quá trình học tập, nghiên cứu, tác giả đã đọc và nghiên cứu một số sách tham khảo, tài liệu nghiên cứu về hoạt động tổ chức và

công tác Văn phòng như: “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước” do

Tiến sĩ Lưu Kiếm Thanh chủ biên, Nxb Đại học Quốc Gia Hà Nội, năm 2002;

“Tổ chức và điều hành hoạt động của các công sở”, Tác giả Nguyễn Văn Thâm,

LV thạc sĩ Quản lý công

Sách tham khảo, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 20ba; “Giáo trình hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước”, Tác giả Lưu Kiếm Thanh, Bùi Xuân Lự,

Lê Đình Chúc, Nxb Đại học quốc gia, Hà Nội, 2004

Bên cạnh đó, thời gian qua đã có một số luận văn nghiên cứu về Văn phòng và hiệu quả hoạt động của Văn Phòng Tiêu biểu là tác giả Nguyễn Thị

Minh Tâm, Thành phố Hồ Chí Minh với đề tài “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương từ thực tiễn Thành phố Hồ chí Minh” Tác giả đã nghiên cứu thực tiễn

hoạt động trên các mặt, nghiệp vụ, thực trạng về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng trong các Sở tại Thành phố Hồ Chí Minh; trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng các cơ quan chuyên môn tại Thành phố Hồ Chí Minh trên cơ sở thực tiễn hoạt động đã nêu

Với đề tài “Hiện đại hóa công tác Văn phòng các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố Hà Nội trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế”, tác giả Đỗ Thị Tuyết Lan tập trung đi sâu vào việc hiện đại hóa công tác

Văn phòng các cơ quan chuyên môn của UBND thành phố Hà Nội nhất là trong điều kiện cải cách hành chính và hội nhập quốc tế

Nhìn chung các đề tài trên đã đề cập, nghiên cứu về Văn Phòng và hoạt động của Văn Phòng và Văn Phòng cơ quan chuyên môn cấp tỉnh Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, chưa có một công trình nghiên cứu nào trình bày một cách có hệ thống từ lý luận đến thực trạng về chất lượng hoạt động của Văn phòng cấp Tổng cục (cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan ngang Bộ) và đặc biệt là tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Vì vậy, việc nghiên cứu sâu về các mặt hoạt động, chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao là một việc làm cần thiết để đáp ứng nhiệm vụ của các cơ quan chuyên môn thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quản lý nhà nước về lĩnh vực Thể dục thể thao

LV thạc sĩ Quản lý công

trên phạm vi toàn quốc

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn

- Đề xuất các giải pháp cụ thể, phù hợp, thiết thực để phát huy những ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu luận văn

4.1.Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là chất lượng hoạt động của Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian:

Văn phòng Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và

Du lịch làm đối tượng nghiên cứu, khảo sát

- Về thời gian: từ năm 2015 đến năm 2017

5 Phương pháp nghiên cứu

LV thạc sĩ Quản lý công

Trong đề tài của mình, tác giả sẽ sử dụng một số phương pháp nghiên cứu

cơ bản sau:

Phương pháp thống kê, phân loại: tìm hiểu các nghiên cứu đã có về Văn

phòng và hiệu quả hoạt động của Văn phòng, sau đó học viên thu thập thông tin dựa trên việc nghiên cứu tài liệu, tư liệu, hồ sơ và các thông tin có liên quan đến Văn phòng và những hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao

Phương pháp điều tra, khảo sát: Trên cơ sở điều tra, khảo sát thực tế về

Văn phòng, hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao (về cơ cấu

tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, các hoạt động cụ thể của Văn phòng

đã thực hiện như thế nào, đạt được những kết quả gì, còn những khó khăn, vướng mắc gì…)

Phương pháp phân tích, tổng hợp: phương pháp này được sử dụng trên

cơ sở tài liệu, số liệu thu thập được về các mặt hoạt động của Văn phòng, nhằm phân tích, đánh giá thực trạng về hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, từ đó thấy được những mặt ưu điểm, những mặt hạn chế của từng hoạt động Văn phòng làm cơ sở đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn Phòng

Phương pháp so sánh, đối chiếu: Trên cơ sở các số liệu thu thập được và

các mặt hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, học viên tiến hành đối chiếu, so sánh tìm ra những điểm mới, điểm khác biệt, mặt ưu điểm, hạn chế, những mặt đạt, chưa đạt của Văn phòng để từ đó tổng hợp, đưa ra những nhận định, đánh giá, giải pháp phù hợp

6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

- Hoàn thiện lý luận chung về Văn phòng, Văn phòngtại Tổng cục Thể dục thể thao trực thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

- Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực về thực trạng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao và đưa ra các giải pháp thiết

LV thạc sĩ Quản lý công

thực để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn Phòng Tổng cục Thể dục thể thao Từ đó giúp cho Lãnh đạo Tổng cục Thể dục thể thao chú trọng hơn tới nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng và có cơ sở trong việc đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính hiện nay

- Những kết quả nghiên cứu của Luận văn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, công chức làm việc trong Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, nơi tác giả đang công tác

7 Kết cấu luận văn

Ngoài lời mở đầu và phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn được chia làm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận về Văn phòng và chất lượng hoạt động của Văn phòng

Chương 2: Thực trạng chất lượng hoạt động của Văn Phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch

Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng tại Tổng cục Thể dục thể thao

LV thạc sĩ Quản lý công

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CHẤT LƯỢNG

HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG 1.1 Lý luận chung về Văn phòng và Quản trị Văn phòng

1.1.1 Khái niệm

* Khái niệm về Văn phòng:

Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều cần có sự hoạt động của Văn phòng nhằm thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đảm bảo cho công tác lãnh đạo, quản lý được tập trung thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo

Hiện nay có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuật ngữ “Văn phòng”

Từ điển Tiếng Việt định nghĩa Văn phòng được hiểu như sau: “Văn phòng

là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Văn phòng Bộ trưởng” [32, tr.137]

Theo Đại từ điển Tiếng Việt, Văn phòng được giải thích là “Bộ phận phụ trách công việc giấy tờ hành chính trong một cơ quan” [44, tr.128]

Theo “Cẩm nang tổ chức hành chính Văn phòng” Văn phòng còn được

hiểu là: “Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của người lãnh đạo” Người ta

có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sĩ”; hay Văn phòng được

hiểu là trụ sở hay công sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm để cán

bộ, công chức hàng ngày đến đó thực thi công vụ như “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Ủy ban nhân dân”; Văn phòng được hiểu là một loạt hoạt động trong các

cơ quan nhà nước, trong các xí nghiệp [31, tr.8]

Theo Vương Hoàng Tuấn trong “Kỹ năng nghiệp vụ Văn phòng” “Văn

LV thạc sĩ Quản lý công

phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩa rộng, đó là

bộ máy giúp việc của cơ quan” [34, tr.13]

Trong cuốn “Hội thảo khoa học về Quản trị Văn phòng- Lý luận và thực tiễn” quan niệm về Văn phòng như sau [42]

+ Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của các đơn vị từ cao cấp đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

+ Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng): Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc trong chức năng được giao, là bộ phận cấu thành trong

cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức năng không có đủ tư cách pháp nhân, độc lập trong quan hệ đối ngoại

Dù với nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực tế tồn tại khách quan có

hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục tiêu nhất định Nhưng thông thường thì khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn khái niệm “Văn phòng” theo nghĩa rộng, vì theo nghĩa rộng, thuật ngữ “Văn phòng” trùng với “cơ quan, đơn vị”

Như vậy có thể hiểu Văn phòng dưới các góc độ sau:

Thứ nhất: Về nội dung công việc, hoạt động của Văn phòng là một loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất kỹ thuật cho cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định

Thứ hai: Xét về hình thức, Văn phòng là một tập hợp có tổ chức, có trụ sở làm việc, có phương tiện vật chất và con người để thực hiện chức năng, nhiệm

vụ của mình

Từ nhiều cách tiếp cận khác nhau về Văn phòng nêu trên, có thể hiểu “

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,

xử lý, cung cấp thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh

LV thạc sĩ Quản lý công

vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động của

cơ quan, tổ chức” [19]

* Khái niệm về Quản trị hành chính Văn phòng

Văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp cho dù ở quy mô lớn hay nhỏ, được tổ chức phức tạp hay đơn giản, nhân sự nhiều hay ít thì đều là một bộ máy với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, tác động và ảnh hưởng tới hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp đó Chính vì vậy, việc ứng dụng các nguyên lý của khoa học quản trị trong việc quản lý, điều hành văn phòng là vấn đề hết sức quan trọng đối với mọi cơ quan, doanh nghiệp hiện nay, khi mà các nguồn lực của chính cơ quan, tổ chức có hạn (nhất là những thách thức trong điều kiện Việt Nam hội nhập với thế giới)

Văn phòng là một bộ máy giúp việc trực tiếp của lãnh đạo, có chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức chặt chẽ Các công việc của văn phòng có tính chất nghiệp vụ chuyên môn sâu, phục vụ và ảnh hưởng tới các công việc chuyên môn của các đơn vị, phòng ban khác Do đó, không thể không có hoạt động quản trị tại văn phòng Những người lãnh đạo văn phòng (như Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng Hành chính-Nhân sự…) là những người đang thực hiện công tác quản trị hành chính văn phòng, đảm bảo cho văn phòng thực hiện hiệu quả nhất chức năng, nhiệm vụ được phân công Chúng tôi cho rằng:

“Quản trị hành chính văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy văn phòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sở pháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà văn phòng đã

nhau nhưng đồng thời cũng còn có mối quan hệ với các cơ quan bên ngoài thông qua hệ thống các văn bản giao dịch và các hoạt động thông tin khác, các hoạt động đều thông qua Văn phòng cơ quan để thực hiện Với vị trí này, Văn phòng được coi là đầu mối thông tin liên lạc và là bộ phận quan trọng trong hoạt động của cơ quan, là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn

vị trong mọi hoạt động

Là bộ phận trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản

lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên và phong phú, tỉ mỉ và phức tạp

Là bộ phận thực hiện các hoạt động mang tính thường xuyên, liên tục trong tổ chức Khác với các bộ phận khác, Văn phòng là bộ máy giúp việc, là

“bộ nhớ, bộ lọc” của thủ trưởng cơ quan, các vấn đề thông tin được thu thập, sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng cơ quan và ngược lại, các ý kiến chỉ đạo, truyền đạt của thủ trưởng đến các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan Văn phòng giúp lãnh đạo trong việc việc thu thập, xử lý, quản lý, truyền tải và sử dụng thông tin nhằm đưa ra các quyết định kịp thời, đúng đắn; đồng thời đảm bảo việc cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý mà mọi hoạt động Văn phòng còn phải gắn liền liên tục với các hoạt động quản lý của tổ chức

Có thể nói, Văn phòng chính là trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong cơ quan tổ chức

1.1.2.2 Chức năng của Văn phòng

Xác định rõ chức năng Văn phòng là cách thức quan trọng để khẳng định

vị trí, tầm quan trọng của Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức Tùy theo quy

mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị mà Văn phòng được

tổ chức lớn, nhỏ khác nhau Nhưng dù tổ chức ở mức độ hay quy mô nào, Văn phòng cũng có những chức năng cơ bản sau:

- Chức năng tham mưu, tổng hợp

LV thạc sĩ Quản lý công

Tham mưu là một hoạt động rất cần thiết và quan trọng cho công tác quản

lý Công tác tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo đơn vị trong tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo, phối hợp hoạt động của cơ quan cũng như các bộ phận chuyên môn Mỗi phòng ban, đơn vị tham mưu cho lãnh đạo cơ quan chuyên sâu vào một lĩnh vực cụ thể, còn tham mưu của Văn phòng là tham mưu mang tính tổng hợp, nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động chung của cả cơ quan Như vậy tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

Có thể thấy, hoạt động của một cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan Bởi vậy, muốn ra những quyết định đúng đắn, khoa học, người lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình

mà cần phải căn cứ vào các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Mặt khác, người lãnh đạo phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy, người lãnh đạo phải tinh thông nhiều lĩnh vực, đặc biệt là những lĩnh vực liên quan đến hoạt động của đơn vị, phải có mặt

ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác mọi vấn đề…

Để tiến hành việc tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo, cán bộ Văn phòng phải dựa trên cơ sở các thông tin Việc thu nhập, phân tích và tổng hợp các thông tin

đó phần lớn được thực hiện bởi bộ phận Văn phòng Văn phòng phải tổng hợp các thông tin, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn được quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc Văn phòng Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác những thông tin đầu vào, đầu ra, những thông tin phản hồi mà Văn phòng thu nhận được Những thông tin ấy cần phải được chọn lọc, phân tích, tổng hợp, lưu trữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động này thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động Văn phòng Văn phòng là đầu mối

LV thạc sĩ Quản lý công

tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp dựa trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ

Các chức năng cơ bản của Văn phòng nói trên vừa có tính độc lập lại vừa

có mối quan hệ mật thiết, bổ trợ cho nhau, thực hiện tốt chức năng này là cơ sở, điều kiện để làm tốt những chức năng khác Ví dụ, khi thực hiện tốt chức năng hậu cần như đảm bảo đủ các cơ sở vật chất, phương tiện là việc thì chắc chắn công tác tham mưu tổng hợp sẽ được thực hiện nhanh chóng, chính xác hơn; trụ

sở làm việc khang trang, bố trí khoa học, phòng khách, phòng họp tiện nghi sẽ làm cho công tác lễ tân, giao tiếp hiệu quả hơn…các chức năng không thể tách biệt rõ ràng, mọi sự phân chia chỉ mang tính tương đối

Như vậy, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan, đơn vị Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến công tác văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả

1.1.2.3 Nhiệm vụ của Văn phòng

Căn cứ vào các chức năng nêu trên của Văn phòng, có thể xác định những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng như sau:

LV thạc sĩ Quản lý công

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện các chương trình đó; bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan;

- Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng; thực hiện chế độ thông tin, báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định;

- Chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, làm việc, tiếp khách, các chuyến đi công tác của lãnh đạo; chuẩn bị nội dung và làm nhiệm vụ thư ký họp giao ban hàng tháng Thông báo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đối với các đơn vị trực thuộc;

- Tổ chức thực hiện công việc về hành chính, lễ nghi, khánh tiết, công tác

lễ tân, tiếp khách; thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, tiếp nhận, phân loại, chuyển giao văn bản đến sau khi có ý kiến phê duyệt của lãnh đạo; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức văn bản;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thư từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan, tổ chức khác, cũng như với công dân nói chung;

- Tham mưu, xây dựng, quản lý, phát triển mạng thông tin nội bộ cơ quan, ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin cơ quan;

- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, quản lý tài sản, kinh phí, phương tiện phục vụ công tác, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, các yêu cầu hậu cần cho hoạt động cơ quan

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong Văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính Văn phòng Kiểm tra, nhắc nhở cán bộ, công chức thực hiện đúng nội quy, quy chế của cơ quan, thực hành

LV thạc sĩ Quản lý công

tiết kiệm chống lãng phí

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của lãnh đạo cơ quan,

tổ chức

1.1.3 Những nội dung hoạt động của Văn phòng

1.1.3.1 Công tác thông tin, báo cáo

Thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu thường xuyên trong các cơ quan Nhà nước, trong đời sống xã hội, cũng như từng cá nhân Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, thông tin giữ vai trò là đối tượng lao động, là công cụ đắc lực của cán bộ, công chức, đồng thời là căn cứ để ban hành các quyết định, mệnh lệnh trong quản lý, điều hành

Công tác thông tin, báo cáo là công việc thường xuyên và quan trọng của Văn phòng Văn phòng là nơi chủ yếu tiếp nhận, khai thác, truyền tải thông tin, giúp thủ trưởng cơ quan xử lý, khai thác thông tin Thông tin phục vụ lãnh đạo

là thông tin đã được chọn lọc để cung cấp cho lãnh đạo những hiểu biết cần thiết, làm căn cứ, cơ sở ra quyết định xử lý những vấn đề được đặt ra trong lĩnh vực chuyên môn của mình

Các kênh thu thập thông tin của một cơ quan gồm: Các kênh thông tin từ phía cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể quần chúng, các tổ chức kinh tế, các phương tiện thông tin đại chúng, từ phía nhân dân, dư luận xã hội…

Về hình thức thu thập thông tin có thể bằng nhiều cách:

- Thu thập qua chế độ thông tin báo cáo;

- Thu thập qua các văn bản quy phạm pháp luật, các mệnh lệnh, ý kiến chỉ đạo của cấp trên;

- Thu thập qua hội ý, giao ban, hội nghị;

- Thu thập qua khảo sát thực tế;

- Thu thập qua số liệu thống kê;

LV thạc sĩ Quản lý công

- Thu thập qua công văn, giấy tờ hàng ngày;

- Thu thập qua các nguồn thông tin đại chúng

Văn phòng đóng vai trò chủ yếu đối với các thông tin, báo cáo Các thông tin báo cáo của Văn phòng là cơ sở để lãnh đạo giải quyết những công việc hàng ngày nên đây là công việc rất quan trọng Thông tin sau khi thu thập, Văn phòng phải xử lý thông tin, nghĩa là thông tin phải được kiểm tra, phân tích đánh giá, xác định đối tượng cần khai thác, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản Đồng thời, Văn phòng có nhiệm vụ chuyển giao thông tin, nghĩa là phân phối, truyền đạt qua các kênh và nhận thông tin phản hồi Thông tin chỉ thực sự có ích, có giá trị khi nó được cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các đối tượng cần thiết để sử dụng và khai thác, phục vụ cho tổ chức, công dân cũng như cho công việc chung của cơ quan

1.1.3.2 Công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu, tổng hợp là một trong những nhiệm vụ chủ yếu của Văn phòng nhằm thu thập, tổng hợp các thông tin, tổ chức xử lý và cung cấp kịp thời các thông tin có tính định hướng cho thủ trưởng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành cơ quan Cụ thể:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc của thủ trưởng cơ quan, đơn vị:

Chương trình, kế hoạch công tác là sự định hình, dự báo mục tiêu, định hướng và phương thức thực hiện mục tiêu, định hướng của cơ quan, tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định Chương trình, kế hoạch công tác được thể hiện bằng những văn bản tương ứng với tính chất của một bản dự kiến những công việc cơ quan, tổ chức phải làm trong một khoảng thời gian nhất định nào

đó Sự dự báo có tính phương hướng, chủ trương trong một thời gian dài, nhiều năm gọi là chương trình

Chương trình, kế hoạch, lịch làm việc là cơ sở để thủ trưởng cơ quan chỉ

LV thạc sĩ Quản lý công

đạo, điều hành công việc trong từng thời gian để vừa đảm bảo chủ động, quán xuyến toàn diện các mặt công tác, vừa thực hiện được các công việc trọng tâm, bảo đảm công việc thực hiện một cách chủ động, đúng tiến độ Chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc giúp cho hoạt động từng cán bộ công chức (CBCC) và toàn cơ quan có mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, luôn luôn chủ động, không bị lôi cuốn vào công việc sự vụ, có thể chủ động ứng phó với các tình huống, công việc đột xuất, bất ngờ

Văn phòng phải giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc Muốn làm được bước này, Văn phòng phải nắm vững và thực hiện được các bước sau:

+ Xác định được căn cứ để lập chương trình, kế hoạch công tác;

+ Phân loại chương trình, kế hoạch công tác

+ Xác định được yêu cầu đối với chương trình, kế hoạch công tác;

+ Nắm chắc quy trình lập chương trình, kế hoạch công tác

Mặt khác, nội dung chương trình, kế hoạch công tác phải đảm bảo những yêu cầu về mặt nội dung như:

+ Nội dung chương trình, kế hoạch phải chỉ rõ dự kiến công việc, người thực hiện, người chịu trách nhiệm, thời gian

+ Nội dung phải bám sát và thể thiện được những căn cứ xây dựng, bảo đảm thực hiện chức năng, nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, đơn vị, mệnh lệnh của cấp trên

+ Công việc phải được sắp xếp có hệ thống theo trình tự ưu tiên liên hoàn,

có trọng tâm, trọng điểm, không dồn công việc sự vụ lên vai các cấp lãnh đạo

+ Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm, nêu quá nhiều công việc mà khả năng thực hiện không được bao nhiêu, phải phân bổ quỹ thời gian sao cho hợp lý và có quỹ thời gian dự phòng cho những trường hợp ngoài dự kiến

LV thạc sĩ Quản lý công

- Tham mưu trong việc xây dựng và ban hành các văn bản, quyết định:

Văn phòng phải chủ trì hoặc phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan chuẩn bị các đề án, tờ trình, văn bản, tham mưu ban hành các quyết định, quy chế, quy định ; đồng thời thực hiện phổ biến các văn bản đến các phòng ban, đơn vị, CBCC trong cơ quan theo đúng quy định Để thực hiện nhiệm vụ này, Văn phòng phải thực hiện các công việc sau:

+ Tổ chức lấy ý kiến đóng góp theo đúng quy chế và quy trình chuẩn bị

dự thảo, hoàn chỉnh các văn bản trình ký, lập hồ sơ trình ký;

+ Tổ chức ban hành, phổ biến truyền đạt các chương trình, kế hoạch, lịch làm việc, các văn bản, quyết định đến các bộ phận, cá nhân có liên quan;

+ Theo dõi việc thực hiện, lập báo cáo tổng hợp, đề xuất ý kiến, kiến nghị

1.1.3.3 Tổ chức hội họp, tiếp khách

Hội họp là hình thức hoạt động của cơ quan hoặc tiếp xúc có tổ chức và mục tiêu của một tập thể nhằm quyết định một vấn đề thuộc thẩm quyền hoặc thảo luận ý kiến để tư vấn, kiến nghị Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức thì hội họp là hoạt động diễn ra thường xuyên và có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện như tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra năng xuất lao động cao Phát huy sự tham gia rộng rãi của các cá nhân có liên quan vào công việc của cơ quan, đơn vị trên tinh thần khai thác trí tuệ của tập thể, tạo cơ hội cho mọi thành viên trong tổ chức đóng góp ý kiến sáng tạo của bản thân hộ trong công việc cũng như xây dựng tổ chức vững mạnh Thông qua hoạt động hội họp, sẽ phổ biến được những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức được giao

Để tổ chức cuộc họp, Văn phòng cần phải thực hiện nhiệm vụ theo quy trình:

- Chuẩn bị cuộc họp: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,

LV thạc sĩ Quản lý công

lập bản kế hoạch cuộc họp nêu rõ những vấn đề sau:

+ Tên cuộc họp;

+ Thời gian, địa điểm, thành phần tham dự họp;

+ Phương tiện kỹ thuật, vật chất phục vụ cuộc họp;

+ Nội dung họp;

+ Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…)

- Tiến hành cuộc họp:

+ Đón tiếp đại biểu và phát tài liệu;

+ Khai mạc, triển khai phát biểu và thảo luận;

+ Ghi biên bản;

+ Bế mạc

- Công việc sau cuộc họp

+ Hoàn thiện các văn bản, báo cáo;

+ Thông báo kết quả cuộc họp đến các cơ quan, đơn vị có liên quan;

+ Lập hồ sơ cuộc họp;

+ Thanh, quyết toán kinh phí;

+ Triển khai các nội dung đã được nhất trí thông qua, rút kinh nghiệm việc tổ chức hội họp

Cùng với việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, Văn phòng còn đại diện, thay mặt cơ quan tổ chức đón, tiếp khách Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức nói chung và nhất là đối với cơ quan hành chính nhà nước thì tiếp khách là một nghi lễ, một công cụ quan trọng để nhà nước thông qua các cơ quan này tiếp xúc với cá nhân công dân, tổ chức trong và ngoài nước Hoạt động tiếp khách được thực hiện không chỉ nhằm giao tiếp xã hội thuần túy hay đảm bảo hoạt động thông suốt đối với các hệ quả của quá trình quản lý mà còn tạo cho các nhà

LV thạc sĩ Quản lý công

quản lý có điều kiện xem xét, đánh giá hiệu quả công việc, hoạt động của tổ chức từ bên ngoài

Văn phòng là đại diện cho pháp nhân của cơ quan, thay mặt cơ quan đón

và tiếp khách Do đó, Văn phòng phải có những kế hoạch cụ thể để tiếp khách, phân loại khách để bố trí tiếp đón chu đáo, phù hợp với từng đối tượng; bố trí địa điểm, thời gian tiếp khách hài hòa, hợp lý để việc tiếp khách không làm ảnh hưởng đến nhiệm vụ, công việc chung, đồng thời phải chuẩn bị chu đáo việc bố trí ăn nghỉ, chiêu đãi, tặng quà…Làm những công việc trên, đòi hỏi CBCC Văn phòng phải có thái độ niềm nở, lịch sự, chu đáo để đạt được yêu cầu “Vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi” Đây cũng là một hình thức thể hiện đặc trưng cơ bản của bộ máy công quyền và biểu hiện của văn hóa công sở thông qua hoạt động của Văn phòng cơ quan

1.1.3.4 Công tác văn thư, lưu trữ

- Công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được ở bất kỳ cơ quan nào

và công việc này đều được thực hiện bởi hoạt động Văn phòng Mỗi Văn phòng đều có bộ phận văn thư Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận, phân loại, vào sổ đăng ký, đóng dấu, trình văn bản và chuyển giao văn bản theo đúng quy định của công tác văn thư Ngoài ra, Văn phòng còn có trách nhiệm kiểm tra về nội dung và thể thức của Văn bản trước khi trình thủ trưởng cơ quan ký ban hành

Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

+ Văn bản mật;

+ Lập hồ sơ giao, nộp hồ sơ

+ Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Theo quy định, mỗi văn bản chuyển đến và mỗi văn bản chuyển đi đều phải đăng ký vào sổ, đánh số thứ tự và chuyển tiếp cho đơn vị, cá nhân xử lý theo chức năng để đảm bảo quản lý chặt chẽ, khoa học và rõ trách nhiệm của từng tổ chức, cá nhân liên quan đến văn bản thông qua công tác văn thư cơ quan

Làm tốt công tác văn thư giúp cho việc giải quyết, quản lý công việc của

cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất và chất lượng; đồng thời đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin cho hoạt động cơ quan Công tác văn thư có nền nếp sẽ làm giảm bớt những công văn giấy tờ không cần thiết, tiết kiệm công sức, kinh phí cho cơ quan; góp phần giữ lại những giấy tờ, bằng chứng về hoạt động và đánh giá hoạt động của cơ quan; phục vụ cho hoạt động thanh tra, kiểm tra, đồng thời góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị, phục vụ việc tra cứu thông tin quá khứ và là tiền đề của công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ:

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại theo quy định và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết Công tác lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng của Văn phòng các

cơ quan Bộ phận lưu trữ trong Văn phòng có nhiệm vụ phân loại, xác định giá trị tài liệu; bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ; thống kê, xây dựng công cụ tra cứu khoa học; kiểm tra, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Làm tốt công tác lưu trữ, chính là Văn phòng đã giúp cho thủ trưởng và CBCC chuyên môn của cơ quan trong việc tra cứu thông tin, giải quyết công việc, xây dựng chương trình,

kế hoạch, sơ kết, tổng kết công tác được thuận lợi và có căn cứ khoa học

1.1.3.5 Công tác phục vụ hậu cần

LV thạc sĩ Quản lý công

Phục vụ hậu cần là một trong những chức năng chủ yếu của Văn phòng trong cơ quan, đơn vị Thông thường, Văn phòng của một cơ quan, tổ chức sẽ phải đảm bảo được các nhiệm vụ hậu cần cơ bản như:

- Đảm bảo điều kiện làm việc cho cơ quan, như bố trí nơi làm việc cho cán bộ, nhân viên, cung cấp các điều kiện, phương tiện, cơ sở vật chất cho cán

bộ, nhân viên thực hiện nhiệm vụ được giao, tiến hành mua sắm quản lý, bảo dưỡng các trang thiết bị có trong cơ quan, tổ chức để đảm bảo cho các trang thiết bị này hoạt động liên tục phục vụ công tác cụ thể của văn phòng và các bộ phận liên quan

- Công tác hậu cần trong tổ chức đó cũng bao gồm hoạt động quản lý chi tiêu tài chính theo chế độ, chính sách của Nhà nước cũng như quy chế của mỗi

tổ chức

- Quản lý biên chế, quỹ lương, quản lý tài sản cố định, vật tư, hàng hóa của cơ quan, đơn vị Đảm bảo phải nắm vững chỉ tiêu biên chế, kế hoạch hóa quỹ lương, cấp phát chi trả lương, quyết toán quỹ lương Đối với quản lý tài sản, tập trung phân loại tài sản, lập hồ sơ quản lý, thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định

- Đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn lao động trong cơ quan, đơn vị cũng như đảm bảo được môi trường sinh thái lành mạnh, hài hòa, tạo lập được một diện mạo cơ quan trang nghiêm, văn minh, hiện đại, xây dựng văn hóa công sở, tổ chức

1.1.4 Vai trò của Văn phòng trong cơ quan, tổ chức

1.1.4.1 Đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được liên tục, thống nhất, đồng bộ

Các phòng ban, đơn vị trong cơ quan luôn có những mối liên hệ với nhau Văn phòng chính là bộ phận giúp cho lãnh đạo cơ quan điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các phòng ban, đơn vị để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt Điều đó được thực hiện thông qua việc xây dựng và thực thi quy chế làm việc, quy chế phối hợp, các chương trình công tác và cuộc họp giao ban của

LV thạc sĩ Quản lý công

cơ quan do Văn phòng đảm nhiệm Làm tốt công tác này sẽ tạo được nền nếp, phong cách làm việc khoa học, nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan

Có thể thấy rằng, mục tiêu chung của hệ thống công việc Văn phòng là bảo đảm các thông tin cần thiết cho hoạt động của cơ quan Nó được giới hạn bởi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan theo luật định Hoạt động của hệ thống này gắn liền với sự tồn tại, phát triển của cơ quan, bảo đảm cho cơ quan phát triển liên tục và có tính bền vững Điều này có nghĩa

là nếu hệ thống công việc Văn phòng hoạt động không tốt thì tất yếu sẽ ảnh hưởng đến mọi hoạt động của cơ quan

Vai trò của Văn phòng được thể hiện thông qua việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng ngày càng bao quát, đầy đủ, có hiệu quả Theo

đó, Văn phòng có vai trò như là công cụ giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức, điều phối chung các hoạt động thực hiện chương trình, kế hoạch, công tác của cơ quan, tổ chức Chính vì lý do đó mà việc xây dựng Văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo Bởi vậy, các cơ quan, tổ chức đều rất quan tâm đến việc tổ chức tốt công tác Văn phòng

1.1.4.2 Cung cấp đầu vào cho hoạt động thực thi công vụ cơ quan, tổ chức

Thông tin là yếu tố đầu vào, là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu thường xuyên trong các cơ quan nhà nước Thông tin là căn cứ để ban hành các quyết định, các mệnh lệnh trong quản lý điều hành Ngày nay, thông tin trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp đã tác động mạnh vào quá trình hoạt động và đem lại hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức Ở mỗi cơ quan, tổ chức thì Văn phòng là nơi cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động quản lý Tiếp nhận, xử lý, phân loại, dự báo các thông tin cung cấp kịp thời cho lãnh đạo

đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác

LV thạc sĩ Quản lý công

Mặt khác, Văn phòng còn đảm bảo các điều kiện vật chất, cơ sở kỹ thuật, trang thiết bị làm việc… là yếu tố quan trọng giúp cho cán bộ, công chức, viên chức, lao động cơ quan hoàn thành nhiệm vụ được giao Việc bố trí các trang thiết bị, phương tiện hợp lý cho toàn cơ quan là yếu tố quan trọng Các phương tiện làm việc hiện đại sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu suất lao động cho cán bộ công chức, nâng cao chất lượng, hiệu quả lao động cho cơ quan Bên cạnh đó, Văn phòng còn gắn với việc quản lý, sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật, tài sản, tài chính mà cơ quan được giao để phục vụ và duy trì hoạt động bình thường của toàn bộ cơ quan, đảm bảo các điều kiện làm việc của cơ quan, giữ gìn trật tự cơ quan và tham gia nhiều công việc liên quan đến quyền lợi của người lao động theo chế độ nhà nước

1.1.4.3 Giải phóng lãnh đạo khỏi các công việc sự vụ để tập trung vào những vấn đề mấu chốt, chiến lược

Để điều hành hoạt động của cơ quan, thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải định hướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định

và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Người lãnh đạo thường phải đảm đương những công việc ở tầm vĩ mô mang tính bao quát, lâu dài như: xác định tầm nhìn, xác định mục tiêu, xác định chiến lược, đồng thời họ cũng phải truyền cảm hứng, tạo động lực và dẫn dắt các thành viên của tổ chức

đi theo những mục tiêu đó Vì vậy họ không thể quan tâm và mất nhiều thời gian cho những công việc sự vụ đòi hỏi sự chi tiết, tỉ mỉ Chính vì vậy, bộ máy Văn phòng phải chịu trách nhiệm giúp lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày

Văn phòng có vai trò đắc lực giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, điều hành mọi công việc, giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo, điều hành công việc khoa học hơn Làm tốt công tác Văn phòng có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả lãnh đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan cũng như hiệu quả chung của toàn cơ quan

LV thạc sĩ Quản lý công

1.1.4.4 Văn phòng là cầu nối giữa lãnh đạo với các đơn vị, cá nhân trong đơn

vị, giữa cơ quan với các tổ chức, cá nhân bên ngoài

Văn phòng là nơi giao tiếp công việc giữa các cơ quan với các cơ quan, tổ chức khác và công dân Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại Công chức, người lao động của Văn phòng là những người đầu tiên đại diện cơ quan đón, tiếp khách và công dân đến liên hệ công tác Không chỉ có nhiệm vụ đơn thuần là đón tiếp, trong các công việc, nhiệm vụ được phân công,

ủy quyền, Văn phòng còn phải thay mặt lãnh đạo cơ quan trực tiếp giải quyết những yêu cầu của cơ quan tổ chức và công dân thông qua hệ thống các văn bản, giao dịch, các hoạt động thông tin khác

Văn phòng là trung tâm kết nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức Văn phòng là nơi truyền đạt các ý kiến chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan đến các phòng ban, đơn vị và ngược lại Văn phòng có vai trò đắc lực giúp cho thủ trưởng cơ quan quản lý, điều hành mọi công việc Văn phòng được coi

là đầu mối thông tin liên lạc điều hành của đơn vị theo yêu cầu của thủ trưởng

cơ quan, tổ chức và là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong mọi hoạt động

1.2 Chất lượng hoạt động của Văn Phòng

1.2.1 Khái niệm chất lượng và chất lượng hoạt động

Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về “chất lượng” Tùy theo đối tượng sử dụng, từ "chất lượng" có ý nghĩa khác nhau

Theo từ điển Tiếng Việt phổ thông: " Chất lượng là tổng thể những tính chất, những thuộc tính cơ bản của sự vật, làm cho sự vật này phân biệt với sự vật khác" [29] Ở khái niệm này, chất lượng được hiểu là đặc tính khách quan

của sự vật Chất lượng biểu hiện ra bên ngoài các thuộc tính Nó là cái liên kết các thuộc tính của sự vật lại làm một, gắn bó với sự vật như một tổng thể, bao quát toàn bộ sự vật và không tách khỏi sự vật Sự vật trong khi vẫn còn là bản thân nó thì không thể mất chất lượng của nó Sự thay đổi chất lượng kéo theo sự

LV thạc sĩ Quản lý công

thay đổi của sự vật về căn bản Chất lượng của sự vật bao giờ cũng gắn liền với tính quy định về số lượng của nó và không thể tồn tại ngoài tính quy định ấy Mỗi sự vật bao giờ cũng là sự thống nhất của chất lượng và số lượng

Theo tiêu chuẩn số 8402-86 (Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISO) và tiêu

chuẩn số TCVN 5814-94 (Tiêu chuẩn Việt Nam): "Chất lượng là tập hợp các đặc tính của một thực thể, đối tượng; tạo cho chúng khả năng thoả mãn những nhu cầu đã nêu ra hoặc tiềm ẩn"

Thuật ngữ “thực thể”- “đối tượng” bao gồm thuật ngữ sản phẩm theo nghĩa rộng, một hoạt động, một quá trình, một tổ chức hay một cá nhân, rất nhiều người khi nói về chất lượng, người ta nghĩ ngay đến chất lượng sản phẩm

mà không nghĩ đến chất lượng của các vấn đề khác Như vậy thế nào là một sản phẩm có chất lượng, theo định nghĩa ta thấy một sản phẩm có chất lượng, tức là sản phẩm thỏa mãn nhu cầu đã nêu, chưa nêu và tiềm ẩn

+ Nhu cầu đã nêu: đó là những nhu cầu nêu ra dưới dạng tài liệu hay có thể nói bằng lời Yêu cầu quy định trong hợp đồng là một dạng nhu cầu đã nêu

+ Nhu cầu chưa nêu: hay còn gọi là yêu cầu “ ngầm hiểu chung” đây là một thực hành mang tính thông lệ hay phổ biến

+ Nhu cầu tiềm ẩn: chính là mong đợi của khách hàng (phần mềm của sản phẩm)

Theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000: “Chất lượng là mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có của một sản phẩm, hệ thống hoặc quá trình thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng và các bên có liên quan” Yêu cầu là những nhu cầu

hay mong đợi đã được công bố (đã nêu), ngầm hiểu chung hay tiềm ẩn Ở khái niệm này chất lượng là khái niệm đặc trưng cho khả năng thỏa mãn nhu cầu của khách hàng Vì vậy, sản phẩm hay dịch vụ nào không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng thì bị coi là kém chất lượng cho dù trình độ công nghệ sản xuất ra có hiện đại đến đâu đi nữa Đánh giá chất lượng cao hay thấp phải đứng trên quan điểm người tiêu dùng Cùng một mục đích sử dụng như nhau, sản phẩm nào thoả

LV thạc sĩ Quản lý công

mãn nhu cầu tiêu dùng cao hơn thì có chất lượng cao hơn.Yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm hay dịch vụ thường là: tốt, đẹp, bền, sử dụng lâu dài, thuận lợi, giá cả phù hợp

Các khái niệm về chất lượng trên đây cho dù được tiếp cận dưới góc độ nào đều phải đảm bảo được hai đặc trưng chủ yếu

- Chất lượng luôn luôn gắn liền với thực thể vật chất nhất định, không có chất lượng tách biệt khỏi thực thể Thực thể được hiểu theo nghĩa rộng, không chỉ là sản phẩm mà còn bao hàm cả các hoạt động, quá trình, doanh nghiệp hay con người

- Chất lượng được đo bằng sự thoả mãn nhu cầu Nhu cầu bao gồm cả những nhu cầu đã nêu ra và những nhu cầu tiềm ẩn được phát hiện trong quá trình sử dụng Nhu cầu luôn biến động nên chất lượng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng Nhu cầu có thể được công bố rõ ràng dưới dạng các qui định, tiêu chuẩn nhưng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, người sử dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện được trong chúng trong quá trình sử dụng

Như vậy, chất lượng hoạt động của Văn phòng có thể được hiểu là mức

độ đạt được của một quá trình hoạt động có thể đảm bảo được cho Văn phòng đạt được những mục tiêu, đáp ứng được yêu cầu của cơ quan, đơn vị

1.2.2 Những yếu tố tác động, ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng

1.2.2.1 Ảnh hưởng từ bên ngoài

Là một bộ phận của cơ quan nhà nước, vì vậy hoạt động của Văn phòng luôn chịu sự ảnh hưởng từ môi trường quản lý, bao gồm các yếu tố cơ bản như:

+ Yếu tố chính trị và luật pháp: Các yếu tố thuộc môi trường chính trị và

luật pháp tác động mạnh đến hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, trong

đó có Văn phòng Ổn định chính trị là tiền đề quan trọng cho hoạt động của bất

LV thạc sĩ Quản lý công

kỳ cơ quan, tổ chức nào, thay đổi về chính trị có thể gây ảnh hưởng có lợi cho nhóm tổ chức này này hoặc kìm hãm sự phát triển của nhóm tổ chức khác Hệ thống pháp luật hoàn thiện và sự nghiêm minh trong thực thi pháp luật sẽ tạo môi trường pháp lý cần thiết, quan trọng cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức vì vậy nghiên cứu các yếu tố chính trị và luật pháp là yêu cầu không thể thiếu được đối với hoạt động của tổ chức nói chung, Văn phòng nói riêng

+ Yếu tố kinh tế: Sự thay đổi về cơ cấu kinh tế, tốc độ tăng trưởng kinh tế

ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và xu hướng phát triển của các ngành kinh tế kéo theo sự thay đổi chiều hướng phát triển của các cơ quan, tổ chức theo hướng thị trường, có sự cạnh tranh, đảm bảo phục vụ tốt nhất nhu cầu của cá nhân, tổ chức

+ Các yếu tố văn hóa phong tục tập quán: Yếu tố văn hóa, lối sống bao

giờ cũng thuộc về một môi trường văn hóa xã hội nhất định và gắn liền với một phạm vi không gian xã hội nhất định, nơi các cá nhân và cộng đồng người tổ chức các hoạt động sống, lao động, sinh hoạt, cùng nhau tạo dựng, thừa nhận và chia sẻ các giá trị văn hóa, lối sống, phong tục, tập quán, lễ nghi, tín ngưỡng…Với những mặt, những khía cạnh khác của mình, các yếu tố văn hóa

có ảnh hưởng lớn tới bất kỳ cá nhân, tổ chức nào và là yếu tố hình thành văn hóa

tổ chức, văn hóa công sở Chẳng hạn kết cấu dân cư và trình độ dân trí có ảnh hưởng trước hết đến cách thức, phương pháp quản lý, đến cách tiếp cận, giải quyết công việc đảm bảo phù hợp với đặc tính, tập quán, tín ngưỡng của địa phương nơi đơn vị, tổ chức đặt trụ sở…

+ Yếu tố khoa học công nghệ: Khoa học và công nghệ có tác động to lớn

tới toàn bộ đời sống vật chất và tinh thần của xã hội Phát triển mạnh khoa học, công nghệ làm động lực đẩy nhanh và là nền tảng và động lực thúc đẩy sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa thắng lợi Phát triển khoa học công nghệ

để tạo tiền đề cơ sở ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, phát huy sáng kiến, cải tiến kỹ thuật Vì vậy, yếu tố khoa học, công nghệ ảnh hưởng đến yêu cầu đổi mới công

LV thạc sĩ Quản lý công

nghệ trang thiết bị, khả năng khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học,

kỹ thuật hiện đại để nâng cao năng suất, chất lượng hoạt động của mỗi cá nhân

và tổ chức

+ Điều kiện tự nhiên và cơ sở hạ tầng: Các yếu tố điều kiện tự nhiên như

khí hậu,thời tiết, địa hình, cơ sở hạ tầng kỹ thuật,các điều kiện phục vụ hoạt động cho tổ chức càng thuận lợi, hiện đại, đồng bộ, càng tạo nên tạo sự thuận lợicho cá nhân, tổ chức trong mọi hoạt động và ngược lại

1.2.2.2 Ảnh hưởng từ bên trong

+ Cơ cấu tổ chức của cơ quan, của Văn phòng

Cơ quan càng có nhiều đơn vị bên trong thì công việc càng phức tạp hoặc

do chức năng của đơn vị được phân định không rõ ràng

Thực tế cho thấy, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nếu có cơ cấu tổ chức hợp lý, đồng bộ sẽ tạo nên guồng máy làm việc nhịp nhàng, đem lại hiệu quả cao và ngược lại Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình, cơ cấu tổ chức của Văn phòng phải được bố trí hợp lý theo hướng tinh gọn, bảo đảm đúng người, đúng việc, đúng chuyên môn, nghiệp vụ

Văn phòng với cơ cấu tổ chức khoa học, hợp lý sẽ làm giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyền tải thông tin phục vụ cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức Đối với bất kỳ cơ quan, tổ chức nào thì lợi thế về mặt thông tin sẽ mang lại cho họ những thành công nhất định, nhưng những lợi thế về mặt thông tin chỉ đạt được khi việc thu thập, xử lý và truyền tải thông tin được xử lý một cách khoa học và hiệu quả

Do vậy, một Văn phòng được tổ chức khoa học, hợp lý sẽ làm cho quá trình xử lý thông tin trở nên hiệu quả hơn Các nguồn lực chỉ có thể được huy động, sử dụng một cách có hiệu quả khi áp dụng những phương thức tác động và vận hành, bố trí, sắp xếp chúng một cách khoa học

+ Năng lực, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, lãnh đạo của

LV thạc sĩ Quản lý công

Văn phòng

Cán bộ, công chức là nguồn gốc của mọi vấn đề liên quan đến hiệu quả hoạt động của cơ quan nói chung, của Văn phòng nói riêng, vì chính con người mới là những thực thể tạo ra các hoạt động có mục đích Do tính chất hoạt động, công chức và người lao động của Văn phòng không những phải đáp ứng đủ các điều kiện của người công chức nói chung như: trình độ chuyên môn, nghiệp vụ;

kỹ năng nghề nghiệp, tính chuyên nghiệp; đạo đức công vụ, sức khỏe mà còn phải có thêm sự nhiệt tình, năng động, có năng lực tổ chức, quản lý, bao quát công việc và khả năng cảm hóa, thuyết phục mọi người trong thực thi công vụ hàng ngày

Mặt khác, mọi hoạt động của Văn phòng đều trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị Ở đây đòi hỏi con người

ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho Văn phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình Nếu mọi cán bộ công chức trong Văn phòng nói riêng và trong các phòng ban của cơ quan hiểu rõ và

hỗ trợ công việc của Văn phòng thì các nhiệm vụ sẽ được triển khai thuận lợi Ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận khác nhau không nắm vững nghiệp

vụ văn bản thì hoạt động Văn phòng sẽ gặp khó khăn

Một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hoạt động của Văn phòng đó là năng lực của người lãnh đạo Khi nói đến năng lực lãnh đạo là đề cập đến những phẩm chất, kiến thức, kỹ năng của người đứng đầu Một Văn phòng muốn hoạt động tốt, hiệu quả thì người lãnh đạo phải có năng lực tốt Người có năng lực tốt là người đưa ra định hướng (tầm nhìn, chiến lược), sắp xếp bộ máy hợp lý, khoa học, biết phân bổ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực (nhân lực, tài lực, thời gian) đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu đã đề ra; điều hòa tốt các mối quan hệ trong, ngoài tổ chức

+ Quy chế hoạt động

Đây là yếu tố đầu tiên có tác động rất lớn đến hiệu quả hoạt động của Văn

LV thạc sĩ Quản lý công

phòng Trong mỗi cơ quan quy chế hoạt động và những quy định về lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng Những quy định ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người với con người, đồng thời giúp Văn phòng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, từng con người làm việc đơn lẻ không có sự hợp tác hỗ trợ lẫn nhau thì không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, Văn phòng không phát huy được vai trò, chức năng của mình Mặt khác, khi nội quy, quy chế không quy định đầy đủ, cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ của Văn phòng và từng cá nhân công chức, người lao động hoặc những quy định, quy chế không phù hợp thì hoạt động của Văn phòng chắc chắn không thể đem lại chất lượng, hiệu quả cao

+Cơ sở vật chất, thiết bị Văn phòng

Thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở Muốn nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan cũng như của Văn phòng thì không thể thiếu các trang thiết bị hỗ trợ cho cán bộ, công chức làm việc Các trang thiết bị thiết yếu hiện nay như: Máy vi tính, máy in, máy điện thoại, máy fax, tủ tài liệu, bàn ghế…là những thiết bị không thể thiếu phục vụ cho hoạt động của cơ quan Đây cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến năng suất, chất lượng hoạt động của Văn phòng

+ Sự phối hợp với các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan

Hoạt động của Văn phòng liên quan đến tất cả các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Muốn thực hiện tốt chức năng tham mưu, tổng hợp của mình, Văn phòng cần phối hợp với các đơn vị để có được những thông tin cần thiết, tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo cơ quan ra quyết định hay tổ chức điều hành công việc một cách chính xác, kịp thời Bên cạnh đó, chất lượng của các hoạt động khác như: phục vụ hậu cần, lễ tân, tiếp khách, văn thư- lưu trữ, thi đua khen thưởng…cũng phụ thuộc rất nhiều vào sự phối hợp giữa Văn phòng với

LV thạc sĩ Quản lý công

các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Vì vậy, mỗi cơ quan cần phải có một quy chế, quy định chặt chẽ sự phối hợp giữa Văn phòng với các phòng ban, đơn vị

để đạt được mục tiêu của từng bộ phận cũng như mục tiêu chung của toàn cơ quan

+ Môi trường làm việc, văn hóa công Sở

Người lãnh đạo muốn tạo động lực làm việc của nhân viên phải tìm hiểu nhân viên của mình, xây dựng môi trường làm việc hợp lý Một môi trường cởi

mở và chia sẻ, tạo điều kiện thăng tiến sẽ tạo cho nhân viên phát triển kỹ năng và năng lực của mình một cách tốt nhất Một tổ chức, một Văn phòng có môi trường làm việc như vậy sẽ quy tụ được nhiều nhân viên đồng lòng với mục tiêu của tổ chức, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu đề ra

Văn hóa công sở cũng là một yếu tố tác động mạnh đến chất lượng hoạt động của một tổ chức nói chung, Văn phòng cơ quan nói riêng Công sở là nơi cán bộ, công chức hàng ngày tiếp xúc và giải quyết những công việc liên quan đến người dân Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc và thái độ tiếp cận của đội ngũ cán bộ, công chức đều ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và hiệu lực quản lý nhà nước Bên cạnh những yếu tố mang tính chuyên môn, kỹ thuật tác động trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc của người dân thì yếu tố văn hóa công sở giữ một vai trò rất quan trọng Môi trường làm việc, thái độ phục vụ cũng như cách thức giao tiếp, ứng xử đối với người dân của đội ngũ cán

bộ, công chức sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp văn hóa của một nền hành chính hiện đại Xây dựng văn hóa công sở là xây dựng lề lối, nề nếp làm việc khoa học, có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi tính dân chủ Văn hóa công sở được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của

cả tập thể trong việc nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan đơn vị 1.2.3 Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của văn phòng

LV thạc sĩ Quản lý công

Tiêu chí là công cụ, là thước đo được sử dụng làm căn cứ để đánh giá, phân loại các sự vật, hiện tượng với nhau Mỗi tiêu chí hướng vào những đặc

tính nhất định và gắn với những tính chất nào đó của sự vật, hiện tượng

Để đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng cần phải có những tiêu chí nhất định Mỗi tiêu chí được xem là một căn cứ để đánh giá chất lượng hoạt

động trên các phương diện khác nhau Có thể xem đâylà hệ thống các chỉ số nhằm lượng hóa mức độ đáp ứng về mục tiêu của một hoạt động, một chủ thể nhất định nhằm phản ánh kết quả hoạt động, đưa ra kết luận về chất lượng

Chính vì vậy việc xác định các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng là rất quan trọng và vô cùng cần thiết, bởi các tiêu chí này chính là công cụ, là thước đo, là căn cứ để đưa ra những đánh giá chính xác, đầy đủ nhất

về chất lượng hoạt động của Văn phòng Trên cơ sở những đánh giá đó, người lãnh đạo có thể điều chỉnh các hoạt động kịp thời, giúp cho bộ máy Văn phòng

đi đúng hướng, đạt được các mục tiêu đặt ra, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả của quá trình thực thi nhiệm vụ Nếu không xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng thì người lãnh đạo sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm tra, đánh giá cũng như không thể đảm bảo tính khách quan của trong những kết luận mà mình đưa ra

Xác định tiêu chí để đánh giá chất lượng hoạt động của Văn phòng là một việc làm rất khó khăn, chưa có tiền lệ Xuất phát từ thực tế nghiên cứu, có thể đưa ra một số tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động như sau:

Thứ nhất là, mức độ sẵn có và chất lượng thông tin được cung cấp

Thông tin là tiềm năng, là nguồn lực quan trọng và trở thành nhu cầu thường xuyên trong các cơ quan Nhà nước, trong đời sống xã hội cũng như từng

cá nhân Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ, công chức trong cơ quan nhà nước, là công cụ đắc lực của người quản lý Thông tin là căn cứ để ban hành các quyết định, mệnh lệnh trong quản lý hành chính, là một mắt xích quan trọng của quá trình ra quyết định quản lý Vì vậy, việc thu thập thông tin, xử lý và khai

LV thạc sĩ Quản lý công