Báo cáo thực tế doanh nghiệp 1 công ty cổ phần yalkun bình dương thực tập doanh nghiêp 1 trường đại học thủ dầu một

Báo cáo thực tế doanh nghiệp 1 công ty cổ phần yalkun bình dương thực tập doanh nghiêp 1 trường đại học thủ dầu mộtBáo cáo thực tế doanh nghiệp 1 công ty cổ phần yalkun bình dương thực tập doanh nghiêp 1 trường đại học thủ dầu một

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

š ¯ š

BÁO CÁO THỰC TẾ DOANH NGHIỆP

CÔNG TY TNHH SHANG WOOD INDUSTRIES

Môn: Quản trị hành chính văn phòng GVHD: Nguyễn Thị Hồng Hạnh Nhóm lớp: HK1.TT.07

Nhóm thực hiện: 4

BÌNH DƯƠNG 10 – 2021

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT

KHOA KINH TẾ

BÁO CÁO THỰC TẾ DOANH NGHIỆP

Tên học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Học kỳ: 1; Năm học 2021 – 2022

Mã môn học: LING 221 nhóm HK1.TT.07

Nhóm: 4

I Khái quát chung về đơn vị đi thực tế Công ty TNHH Shang Wood Industries.

1 Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH Shang Wood Industries.

1.1 Sơ lược về Công ty TNHH Shang Wood Industries

Công ty TNHH Shang Wood Industries có trụ sở chính tại Singapore có tên là SHANG WOOD INDUSTRIES CO., LTD

Tên tại Việt Nam là Công ty TNHH Shang Wood Industries

Tên giao dịch: Shang Wood Industries Co., LTD

Tên viết tắt: Shang Wood

Loại hình công ty: TNHH hai thành viên trở lên ngoài Nhà nước

Mã số thuế: 3700872033

Nơi đăng kí quản lý: Cục thuế Tỉnh Bình Dương

Địa chỉ: Số 22 VSIP II, đường số 4 Khu công nghiệp Việt Nam – Singapore II, phường Hoà Phú, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương

Người đại diện pháp luật: Kim Kouk Lon Alex

Điện thoại: 0274.3815121

Ngày hoạt động: 01/02/2008

1.2 Ngành nghề kinh doanh

1621 Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép và các ván gỗ mỏng khác

3100 Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế

8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được

phân vào đâu

2 Lược sử hình thành và quá trình phát triển.

Trong hơn 40 năm, Shang Wood đã phát huy lợi thế kinh nghiệm về mặt kiến thức sản phẩm, quy trình sản xuất và quan trọng nhất là kì vọng của thị trường Công ty có mặt trên thị trường xuất khẩu trên toàn thế giới và mở rộng từ Nhà máy Singapore ban đầu và hiện nay sang Việt Nam để phục vụ cho lượng hàng xuất khẩu ngày càng tăng Có nhiều Công ty lâu đời trên thị trường các nước Kuwait,

Bahrain và Ả rập xê út là những khách hàng chính và nhập khẩu lớn của Công ty TNHH Shang Wood Industries Dựa trên năng lực cốt lõi của Công ty mà công ty

có thể cung cấp sự đa dạng, chất lượng và tính linh hoạt mà khách hàng mong đợi

từ một thương hiệu lâu đời – Shang

Đa dạng : Công ty cung cấp nhiều tấm, lớp hoàn thiện và tấm nền Phạm vi bao gồm các loại ván lạng gỗ đẹp, ván lạng tái chế, ván giấy melamine, PVC, giấy foil

và các loại giấy phủ PU trên ván sợi mật độ trung bình, vắn dăm, ván ép, ván khối

và ván chống cháy

Chất lượng: Công ty cung cấp những loại những tấm ván mỏng và có chất lượng tốt nhất, cùng với những quy trình sản xuất nghiêm ngặt mang đến một chất lượng

mà khách hàng mong đợi

Uyển chuyển: cung cấp các sản phẩm tùy chỉnh và do khách hàng chỉ định cho các tấm kiến trúc, mang đến sự thoải mái từ trí tưởng tượng và ước mơ của khách hàng

Thực hiện tất cả các yêu cầu khắt khe của khách hàng dù là kiến trức sư, nhà thiết kế hoặc là nhà sáng tạo, Công ty có thể tạo ra các mẫu hạt gỗ tự nhiên đặc biệt với những sắc thái màu và tông màu đáp ứng các yêu cầu khắt khe của khách hàng

II Nhận xét, giới thiệu về công tác hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Shang Wood Industries.

1 Yếu tố con người.

Là một trong những yếu tố quyết định sự phát triển thịnh vượng và bền vững của công ty

Mọi hoạt động của văn phòng đều có ảnh hưởng ít nhiều đến yếu tố con người Trình độ chuyên môn, sự hiểu biết và trách nhiệm tinh thần làm việc của mọi người

sẽ quyết định rất lớn đến hiệu quả văn phòng

Người đứng đầu công ty là Chủ tịch sẽ điều hành và quyết định phê duyệt mọi

kế hoạch và hoạt động của công ty TNHH Shang Wood Industries Người trực tiếp lãnh đạo là Giám đốc điều hành, phó giám đốc điều hành và giám đốc quản lý Phía dưới là các phòng ban như: Phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng kinh doanh, phòng nhân sự, phòng kỹ thuật sản xuất và thu mua đều nhận sự điều hành

từ giám đốc và chịu trách nhiệm về công việc của mình

Còn các tổ sản xuất sẽ nhận sự chỉ đạo và quản lý của bộ phận quản lý sản xuất

Để đảm bảo được sự phát triển của công ty, công ty luôn đưa ra những tiêu chí đãi ngộ, chăm sóc, rèn luyện, tuyển dụng phù hợp, công bằng, minh bạch với từng chức vụ, bộ phận trong công ty

1.1 Trang phục công sở

Ở mỗi bộ phận, mỗi phòng ban có đồng phục màu sắc riêng; đều có những thiết

kế đặc trưng, phù hợp với tính chất công việc

Tiêu chí về chọn lựa đồng phục:

- Tiện lợi, dễ mặc, dễ hoạt động

- Đảm bảo về chất lượng, độ bền đẹp

- Phù hợp với văn hóa, phong cách của công ty

- Khơi gợi được cảm hứng và động lực làm việc

Hình 1.1 Nhân viên Công ty TNHH Shang Wood Industries.

1.2 Chế độ phúc lợi

Được hưởng đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp Đảm bảo lợi ích của người lao động

Người lao động được học tập, được đào tạo, nâng cao kiến thức Có môi trường thuận lợi để người lao động phát huy mọi tiềm năng, sức sáng tạo của mình

Được hưởng đầy đủ chế độ bảo hiểm ( về ốm đau, thất nghiệp, hưu trí, )

Lương tháng thứ 13 Được nghỉ phép

Người lao động được hưởng mức lương cơ bản theo quy định của luật lao động

và năng lực Được phụ cấp suất ăn giữa ca, tăng ca; phụ cấp làm thêm giờ; phụ cấp xăng xe và phương tiện di chuyển nếu đi công tác

Có chính sách khen thưởng cho các cá nhân, tập thể đạt được nhiều thành tích trong hoạt động kinh doanh

2 Trang thiết bị văn phòng.

Thiết bị văn phòng bao gồm những trang thiết bị phục vụ cho nhân viên trong văn phòng như: vật tư văn phòng và văn phòng phẩm Thiết bị văn phòng giúp cho việc duy trì các hoạt động và làm tăng năng suất làm việc của nhân viên Mỗi doanh nghiệp khi mở văn phòng đều phải quan tâm đến khâu chuẩn bị và mua sắm thiết bị cần thiết cho văn phòng

Thiết bị văn phòng hiện đại có vai trò thiết yếu với mỗi cán bộ nhân viên văn phòng Mỗi vật dụng đều có những công dụng khác nhau và đặc biệt giúp công việc diễn ra dễ dàng

Trang thiết bị nội thất văn phòng của Công ty Shang Wood Industries gồm có:

- Bàn: Bàn làm việc cho nhân viên, bàn họp, bàn giám đốc, bàn các cấp phó và trưởng phòng, bàn cho lễ tân và bàn tiếp khách

- Ghế: Ghế ngồi làm việc, ghế giám đốc, ghế băng khu giải lao

- Tủ: Tủ đựng hồ sơ tài liệu, tủ để đồ cá nhân

- Quầy lễ tân

Hình 2.1 Trang thiết bị văn phòng.

Máy và thiết bị văn phòng : Máy vi tính; Máy in laser, máy in màu; Máy photocopy, máy scan; Máy fax; Máy chấm công; Điện thoại cố định; Trang thiết bị mạng (modem, switch)

Một số đồ dùng văn phòng phẩm như: Các loại giấy in văn phòng; Các loại bút văn phòng; Sổ sách văn phòng; Folder/ bìa kẹp đựng tài liệu

3 Điều kiện cơ sở vật lý trong văn phòng.

Không gian làm việc của Công ty được thiết kế theo không gian đóng, phân chia các phòng ban tách biệt nhau

Các phòng đều có màu chủ đạo là màu trắng được ngăn cách bởi vách ngăn kính

Văn phòng đóng nên không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn nhiều

Diện tích phòng làm việc phù hợp với từng phòng ban

Các phòng đều có phương tiện máy móc, thiết bị như mỗi bàn làm việc đều có máy tính bàn để làm việc, có một số phòng sẽ có thêm máy in và tại phòng tiếp tân thì sẽ có điện thoại để tư vấn khách hàng , các thiết bị kỹ thuật cũng được bố trí biệt lập để giữ gìn dễ hơn

Các đồ dùng bàn ghế, tủ hồ sơ, các loại sổ sách, giấy bút đều được bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc Mỗi phòng làm việc đều đảm bảo được sự thoáng mát, các thiết bị làm mát như máy điều hòa, màu sắc căn phòng tươi vui, các thiết bị ánh sáng rất tốt vừa sáng, không bị chói và không làm hại đến mắt của mọi người

4 Các nguyên tắc thủ tục.

3.1 Sơ đồ tổ chức

3.2 Các nguyên tắc thủ tục.

Hệ thống nguyên tắc thủ tục là những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhân Những nguyên tắc thủ tục này căn cứ vào mọi cá nhân, bộ phận thực thi công việc của mình

Chủ tịch

Thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty, trừ quyền và nghĩa vụ của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu công ty về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao theo quy định của Luật này, pháp luật có liên quan

và Điều lệ công ty

Giám đốc điều hành Quyết định các vấn đề đến công việc kinh doanh hàng

ngày của công ty; Tổ chức thực hiện các quyết định, kế hoạch của hội đồng quản trị và công ty; Xử lý phương án

trả cổ tức hoặc thua lỗ trong kinh doanh.

Phó giám đốc điều

hành

Giúp giám đốc điều hành về từng mặt công tác do giám đốc phân công; có quyền thay mặt giám đốc giải quyết những công việc theo giấy ủy quyền và báo cáo lại kết quả công việc với giám đốc

Giám đốc quản lý

Duy trì hiệu suất tổng thể của công ty và đặc biệt là các phòng ban bên trong; Giữ liên lạc thường xuyên với ban giám đốc hoặc chủ tịch và duy trì mối quan hệ tích cực

Phòng kế toán

Hạch toán các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, công nợ, các tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…),…; Đảm bảo các kế hoạch tiêu dùng đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao;

Kết hợp với các phòng ban liên quan để lên kế hoạch tài chính, kế toán ngắn hạn, dài hạn; Thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính, thống kê các kế hoạch theo quy định Báo cáo kết quả kinh doanh lên ban quản lý

Phòng nhân sự

Tuyển dụng và đào tạo nhân sự; Lập kế hoạch và thực hiện việc tuyển dụng nhân sự cho công ty; Đào tạo và phát triển chất lượng nguồn nhân lực; Duy trì và quản lý hoạt động của nguồn nhân lực; Quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự trong công ty;

Phòng kinh doanh

Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng; Theo dõi, kiểm soát và báo cáo các hoạt động kinh doanh; Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm; Lập kế hoạch triển khai các hoạt động phát triển thị trường

Xuất nhập khẩu Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp

đồng với khách hàng và nhà cung cấp; Hoàn tất các thủ tục và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa; Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ

sơ thông quan hàng hóa; Quản lý, theo dõi các đơn hàng,

hợp đồng; Phối hợp với các bộ phận có liên quan để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng;

Thu mua

Lập kế hoạch mua hàng; Tìm nhà cung cấp vật, trang thiết bị; Tiến hành thu mua hàng; Xử lý các loại chứng từ thanh toán và chuyển cho bộ phận kế toán quản lý;

Làm các báo cáo công việc theo quy định và tham gia đầy

đủ các cuộc họp của bộ phận

5 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng.

Giao tiếp:

Trong giao tiếp nói chuyện, diễn đạt bằng những câu ngắn gọn, truyền cảm

và dễ hiểu Âm lượng nói vừa phải, đủ nghe để tránh giật mình Luôn lắng nghe khách hàng, chờ khách hàng nói xong câu mới nói chuyện

Với khách hàng, đối tác: chủ động chào hỏi khi gặp khách hàng, đối tác Khi giao tiếp phải tự tin, mỉm cười Cởi mở và bắt tay với khách hàng/ đối tác trong lần đầu gặp mặt Để khách hàng/ đối tácngồi vào bàn rồi mới bắt đầu nói chuyện

Trong cuộc họp: phải đến trước 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu, không được đi trễ Chuông điện thoại di động phải chuyển sang chế độ im lặng trong khi họp

Với đồng nghiệp: khi gặp nhau phải chào hỏi để bày tỏ sự hòa đồng, thân thiện Tôn trọng, lắng nghe ý kiên của đồng nghiệp

Quản lý văn bản đi – đến:

Văn bản đến: Tiếp nhận công văn qua hình thức văn thư; Phân loại công văn tất

cả công văn; Đóng dấu công văn đến vào sổ, đính phiếu giải quyết văn bản đến; Lãnh đạo phân công đơn vị, cá nhân thực hiện; Phòng chuyên môn xác định phương pháp giải quyết; Văn thư lưu hồ sơ hoặc chuyển qua quy trình soạn thảo văn bản đi

Văn bản đi: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng , năm

của văn bản; Đăng kí văn bản đi; Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ bảo mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Lưu văn bản đi

Soạn thảo văn bản:

- Viết đúng bố cục đã đúng theo quy định theo phụ lục I của nghị định số 30/2020/NĐ-CP

- Rõ ràng, ngắn gọn, xúc đáng, hoàn chỉnh và lịch sự

- Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng khẩu ngữ, thổ ngữ

- Thuật ngữ tiếng nước ngoài & từ chuyên môn phải định nghĩa

- Sử dụng thuật ngữ thống nhất

- Không tùy tiện đặt ra từ mới bằng cách ghép từ

- Hạn chế viết tắt, nếu có phải định nghĩa trước

- Viết đúng chính tả

Nghe điện thoại:

Khi gọi điện thoại đi, câu đầu tiên là chào hỏi và xưng danh bản thân Gần cuối cuộc gọi xác nhận lại những điều đã trao đổi và chào tạm biệt

Khi gọi điện đến, trả lời tất cả các cuộc gọi trước hồi chuông thứ 3, câu đầu tiên là xưng tên mình, tên phòng/ ban mình xin nghe và hỏi đầu bên kia cần gặp bộ phận nào để chuyển máy Cuối cuộc gọi chào tạm biệt

Đón tiêp khách: khi đón tiếp khách hàng, đối tác đầu tiền chào đón bằng nụ cười thân thiện để tạo ấn tượng tốt Sau đó xác nhân tên công ty, tên vị khách, có hẹn trước với ai không?, nếu có ai là người cần gặp?, khi xác nhận thông tin và mời

họ ngồi ở ghế chờ Sau đó hướng dẫn đến phòng chờ Mời vào phòng tiếp khách Tiễn khách ra về

Chính sách về lao động – việc làm:

Lên bảng lương, thưởng hàng tháng tại công ty TNHH Shang Wood Industries Lập phiếu thanh toán lương tự động bằng Excel

Kỹ năng quản lý và tuyển dụng nhân sự:

Xây dựng bản mô tả công việc hàng tuần/ tháng

Xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng trên trang mạng

mô tả công việc Tìm kiếm và lựa chọn ứng viên, phỏng vấn ứng viên

6 Kiến nghị - đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả trong công tác hành chính văn phòng tại Công ty TNHH Shang Wood Industries.

Về công tác mua sắm trang thiết bị:

Công ty nên thường xuyên theo dõi và kiểm tra các trang thiết bị, thiếu xót phải

bổ sung liền và tránh mua sắm khi không cần thiết, tránh việc lãng phí

Về công tác trong các cuộc họp:

Lãnh đạo, người mở cuộc họp nên lựa chọn những thông tin chủ yếu và truyền đạt cho nhân viên hiểu được tầm quan trọng của cuộc họp, tạo cơ hội cho nhân viên đưa ra những ý kiến sáng tạo và phù hợp với chủ đề cuộc họp

Về công tác văn thư:

Vì nhân viên văn thư là người phải tiếp xúc nhiều thông tin nhất, qua các dạng văn bản và âm thanh và phải đảm bảo cung cấp các thông tin đó lại cho lãnh đạo và khách hàng một cách chính xác nhất Những các thông tin đó không chỉ có tiếng Việt mà có thể là tiếng nước ngoài nên cần bổ sung phiên dịch hoặc nhân viên văn thư cần trao dồi thêm kỹ năng ngoại ngữ của mình