Báo cáo thực tế doanh nghiệp 1 công ty cổ phần yalkun bình dương thực tập doanh nghiêp 1 trường đại học thủ dầu mộtBáo cáo thực tế doanh nghiệp 1 công ty cổ phần yalkun bình dương thực tập doanh nghiêp 1 trường đại học thủ dầu một
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ ¯ BÁO CÁO THỰC TẾ DOANH NGHIỆP CƠNG TY TNHH SHANG WOOD INDUSTRIES Mơn: Quản trị hành văn phịng GVHD: Nguyễn Thị Hồng Hạnh Nhóm lớp: HK1.TT.07 Nhóm thực hiện: BÌNH DƯƠNG 10 – 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT KHOA KINH TẾ BÁO CÁO THỰC TẾ DOANH NGHIỆP Tên học phần: QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Học kỳ: 1; Năm học 2021 – 2022 Mã mơn học: LING 221 nhóm HK1.TT.07 Nhóm: STT HỌ VÀ TÊN Nguyễn Thị Hồng Diễm Nguyễn Thị Yến Linh Nguyễn Thị Mỹ Diễm Phan Thị Mỹ Tâm Trần Minh Kha Trần Nguyễn Thúy Huyên Nguyễn Thị Phượng Võ Thị Kim Yến Phạm Thị Hồng Nhung MSSV 2023403010156 2023403010693 2023401010360 2023401010453 2023401010923 2023401010570 2023403011107 2023403011285 2023403010447 I Khái quát chung đơn vị thực tế Công ty TNHH Shang Wood Industries Giới thiệu sơ lược công ty TNHH Shang Wood Industries 1.1 Sơ lược Công ty TNHH Shang Wood Industries Công ty TNHH Shang Wood Industries có trụ sở Singapore có tên SHANG WOOD INDUSTRIES CO., LTD Tên Việt Nam Công ty TNHH Shang Wood Industries Tên giao dịch: Shang Wood Industries Co., LTD Tên viết tắt: Shang Wood Loại hình cơng ty: TNHH hai thành viên trở lên ngồi Nhà nước Mã số thuế: 3700872033 Nơi đăng kí quản lý: Cục thuế Tỉnh Bình Dương Địa chỉ: Số 22 VSIP II, đường số Khu công nghiệp Việt Nam – Singapore II, phường Hoà Phú, Thành phố Thủ Dầu Một, Tỉnh Bình Dương Người đại diện pháp luật: Kim Kouk Lon Alex Điện thoại: 0274.3815121 Ngày hoạt động: 01/02/2008 1.2 Ngành nghề kinh doanh Mã 1621 3100 8299 Ngành Sản xuất gỗ dán, gỗ lạng, ván ép ván gỗ mỏng khác Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác lại chưa phân vào đâu Lược sử hình thành trình phát triển Trong 40 năm, Shang Wood phát huy lợi kinh nghiệm mặt kiến thức sản phẩm, quy trình sản xuất quan trọng kì vọng thị trường Cơng ty có mặt thị trường xuất tồn giới mở rộng từ Nhà máy Singapore ban đầu sang Việt Nam để phục vụ cho lượng hàng xuất ngày tăng Có nhiều Cơng ty lâu đời thị trường nước Kuwait, Bahrain Ả rập xê út khách hàng nhập lớn Công ty TNHH Shang Wood Industries Dựa lực cốt lõi Công ty mà cơng ty cung cấp đa dạng, chất lượng tính linh hoạt mà khách hàng mong đợi từ thương hiệu lâu đời – Shang Đa dạng : Cơng ty cung cấp nhiều tấm, lớp hồn thiện Phạm vi bao gồm loại ván lạng gỗ đẹp, ván lạng tái chế, ván giấy melamine, PVC, giấy foil loại giấy phủ PU ván sợi mật độ trung bình, vắn dăm, ván ép, ván khối ván chống cháy Chất lượng: Công ty cung cấp loại ván mỏng có chất lượng tốt nhất, với quy trình sản xuất nghiêm ngặt mang đến chất lượng mà khách hàng mong đợi Uyển chuyển: cung cấp sản phẩm tùy chỉnh khách hàng định cho kiến trúc, mang đến thoải mái từ trí tưởng tượng ước mơ khách hàng Thực tất yêu cầu khắt khe khách hàng dù kiến trức sư, nhà thiết kế nhà sáng tạo, Cơng ty tạo mẫu hạt gỗ tự nhiên đặc biệt với sắc thái màu tông màu đáp ứng yêu cầu khắt khe khách hàng II Nhận xét, giới thiệu cơng tác hành văn phịng Cơng ty TNHH Shang Wood Industries Yếu tố người Là yếu tố định phát triển thịnh vượng bền vững công ty Mọi hoạt động văn phịng có ảnh hưởng nhiều đến yếu tố người Trình độ chun mơn, hiểu biết trách nhiệm tinh thần làm việc người định lớn đến hiệu văn phịng Người đứng đầu cơng ty Chủ tịch điều hành định phê duyệt kế hoạch hoạt động công ty TNHH Shang Wood Industries Người trực tiếp lãnh đạo Giám đốc điều hành, phó giám đốc điều hành giám đốc quản lý Phía phịng ban như: Phịng kế tốn, phịng xuất nhập khẩu, phịng kinh doanh, phịng nhân sự, phòng kỹ thuật sản xuất thu mua nhận điều hành từ giám đốc chịu trách nhiệm cơng việc Cịn tổ sản xuất nhận đạo quản lý phận quản lý sản xuất Để đảm bảo phát triển công ty, công ty đưa tiêu chí đãi ngộ, chăm sóc, rèn luyện, tuyển dụng phù hợp, công bằng, minh bạch với chức vụ, phận công ty 1.1 Trang phục cơng sở Ở phận, phịng ban có đồng phục màu sắc riêng; có thiết kế đặc trưng, phù hợp với tính chất cơng việc Tiêu chí chọn lựa đồng phục: - Tiện lợi, dễ mặc, dễ hoạt động - Đảm bảo chất lượng, độ bền đẹp - Phù hợp với văn hóa, phong cách công ty - Khơi gợi cảm hứng động lực làm việc Hình 1.1 Nhân viên Công ty TNHH Shang Wood Industries 1.2 Chế độ phúc lợi Được hưởng đầy đủ chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp Đảm bảo lợi ích người lao động Người lao động học tập, đào tạo, nâng cao kiến thức Có mơi trường thuận lợi để người lao động phát huy tiềm năng, sức sáng tạo Được hưởng đầy đủ chế độ bảo hiểm ( ốm đau, thất nghiệp, hưu trí, ) Lương tháng thứ 13 Được nghỉ phép Người lao động hưởng mức lương theo quy định luật lao động lực Được phụ cấp suất ăn ca, tăng ca; phụ cấp làm thêm giờ; phụ cấp xăng xe phương tiện di chuyển công tác Có sách khen thưởng cho cá nhân, tập thể đạt nhiều thành tích hoạt động kinh doanh Trang thiết bị văn phòng Thiết bị văn phòng bao gồm trang thiết bị phục vụ cho nhân viên văn phòng như: vật tư văn phòng văn phòng phẩm Thiết bị văn phòng giúp cho việc trì hoạt động làm tăng suất làm việc nhân viên Mỗi doanh nghiệp mở văn phòng phải quan tâm đến khâu chuẩn bị mua sắm thiết bị cần thiết cho văn phịng Thiết bị văn phịng đại có vai trị thiết yếu với cán nhân viên văn phòng Mỗi vật dụng có cơng dụng khác đặc biệt giúp công việc diễn dễ dàng Trang thiết bị nội thất văn phịng Cơng ty Shang Wood Industries gồm có: - Bàn: Bàn làm việc cho nhân viên, bàn họp, bàn giám đốc, bàn cấp phó trưởng phịng, bàn cho lễ tân bàn tiếp khách - Ghế: Ghế ngồi làm việc, ghế giám đốc, ghế băng khu giải lao - Tủ: Tủ đựng hồ sơ tài liệu, tủ để đồ cá nhân - Quầy lễ tân Hình 2.1 Trang thiết bị văn phòng Máy thiết bị văn phòng : Máy vi tính; Máy in laser, máy in màu; Máy photocopy, máy scan; Máy fax; Máy chấm công; Điện thoại cố định; Trang thiết bị mạng (modem, switch) Một số đồ dùng văn phòng phẩm như: Các loại giấy in văn phòng; Các loại bút văn phòng; Sổ sách văn phòng; Folder/ bìa kẹp đựng tài liệu Điều kiện sở vật lý văn phịng Khơng gian làm việc Cơng ty thiết kế theo khơng gian đóng, phân chia phòng ban tách biệt Các phòng có màu chủ đạo màu trắng ngăn cách vách ngăn kính Văn phịng đóng nên khơng bị ảnh hưởng tiếng ồn nhiều Diện tích phịng làm việc phù hợp với phòng ban Các phòng có phương tiện máy móc, thiết bị bàn làm việc có máy tính bàn để làm việc, có số phịng có thêm máy in phịng tiếp tân có điện thoại để tư vấn khách hàng , thiết bị kỹ thuật bố trí biệt lập để giữ gìn dễ Các đồ dùng bàn ghế, tủ hồ sơ, loại sổ sách, giấy bút bố trí xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo khơng khí thoải mái làm việc Mỗi phịng làm việc đảm bảo thoáng mát, thiết bị làm mát máy điều hòa, màu sắc phòng tươi vui, thiết bị ánh sáng tốt vừa sáng, khơng bị chói khơng làm hại đến mắt người Các nguyên tắc thủ tục 3.1 Sơ đồ tổ chức 3.2 Các nguyên tắc thủ tục Hệ thống nguyên tắc thủ tục quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm phận, cá nhân Những nguyên tắc thủ tục vào cá nhân, phận thực thi cơng việc VỊ TRÍ NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG Thực quyền nghĩa vụ chủ sở hữu công ty; nhân danh công ty thực quyền nghĩa vụ công ty, trừ quyền nghĩa vụ Giám đốc Tổng Chủ tịch giám đốc; chịu trách nhiệm trước pháp luật chủ sở hữu công ty việc thực quyền nghĩa vụ giao theo quy định Luật này, pháp luật có liên quan Giám đốc điều hành Điều lệ công ty Quyết định vấn đề đến công việc kinh doanh hàng ngày công ty; Tổ chức thực định, kế hoạch hội đồng quản trị công ty; Xử lý phương án trả cổ tức thua lỗ kinh doanh Giúp giám đốc điều hành mặt cơng tác giám Phó giám đốc điều đốc phân cơng; có quyền thay mặt giám đốc giải hành công việc theo giấy ủy quyền báo cáo lại kết công việc với giám đốc Duy trì hiệu suất tổng thể cơng ty đặc biệt Giám đốc quản lý phòng ban bên trong; Giữ liên lạc thường xuyên với ban giám đốc chủ tịch trì mối quan hệ tích cực Hạch tốn khoản thu chi doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, cơng nợ, tài sản cố định (công cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…),…; Đảm bảo kế hoạch Phịng kế tốn tiêu dùng kế hoạch mang lại hiệu cao; Kết hợp với phòng ban liên quan để lên kế hoạch tài chính, kế tốn ngắn hạn, dài hạn; Thực đầy đủ báo cáo tài chính, thống kê kế hoạch theo quy định Báo cáo kết kinh doanh lên ban quản lý Tuyển dụng đào tạo nhân sự; Lập kế hoạch thực việc tuyển dụng nhân cho công ty; Đào tạo Phòng nhân phát triển chất lượng nguồn nhân lực; Duy trì quản lý hoạt động nguồn nhân lực; Quản lý thông tin, hồ sơ nhân công ty; Xây dựng phát triển nguồn khách hàng; Theo dõi, Phịng kinh doanh Xuất nhập kiểm sốt báo cáo hoạt động kinh doanh; Thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm; Lập kế hoạch triển khai hoạt động phát triển thị trường Thực hoạt động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với khách hàng nhà cung cấp; Hoàn tất thủ tục chứng từ xuất nhập hàng hóa; Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu, hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất với số lượng thực tế cửa q trình làm hồ sơ thơng quan hàng hóa; Quản lý, theo dõi đơn hàng, hợp đồng; Phối hợp với phận có liên quan để đảm bảo tiến độ giao hàng nhận hàng; Lập kế hoạch mua hàng; Tìm nhà cung cấp vật, trang thiết bị; Tiến hành thu mua hàng; Xử lý loại chứng từ Thu mua toán chuyển cho phận kế toán quản lý; Làm báo cáo công việc theo quy định tham gia đầy đủ họp phận Hệ thống nghiệp vụ hành văn phịng Giao tiếp: Trong giao tiếp nói chuyện, diễn đạt câu ngắn gọn, truyền cảm dễ hiểu Âm lượng nói vừa phải, đủ nghe để tránh giật Ln lắng nghe khách hàng, chờ khách hàng nói xong câu nói chuyện Với khách hàng, đối tác: chủ động chào hỏi gặp khách hàng, đối tác Khi giao tiếp phải tự tin, mỉm cười Cởi mở bắt tay với khách hàng/ đối tác lần đầu gặp mặt Để khách hàng/ đối tácngồi vào bàn bắt đầu nói chuyện Trong họp: phải đến trước phút trước họp bắt đầu, không trễ Chuông điện thoại di động phải chuyển sang chế độ im lặng họp Với đồng nghiệp: gặp phải chào hỏi để bày tỏ hịa đồng, thân thiện Tơn trọng, lắng nghe ý kiên đồng nghiệp Quản lý văn – đến: Văn đến: Tiếp nhận cơng văn qua hình thức văn thư; Phân loại công văn tất công văn; Đóng dấu cơng văn đến vào sổ, đính phiếu giải văn đến; Lãnh đạo phân công đơn vị, cá nhân thực hiện; Phịng chun mơn xác định phương pháp giải quyết; Văn thư lưu hồ sơ chuyển qua quy trình soạn thảo văn Văn đi: Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng , năm văn bản; Đăng kí văn đi; Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ bảo mật; Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Soạn thảo văn bản: - Viết bố cục theo quy định theo phụ lục I nghị định số 30/2020/NĐ-CP - Rõ ràng, ngắn gọn, xúc đáng, hoàn chỉnh lịch - Sử dụng từ phổ thông, tránh sử dụng ngữ, thổ ngữ - Thuật ngữ tiếng nước ngồi & từ chun mơn phải định nghĩa - Sử dụng thuật ngữ thống - Không tùy tiện đặt từ cách ghép từ - Hạn chế viết tắt, có phải định nghĩa trước - Viết tả Nghe điện thoại: Khi gọi điện thoại đi, câu chào hỏi xưng danh thân Gần cuối gọi xác nhận lại điều trao đổi chào tạm biệt Khi gọi điện đến, trả lời tất gọi trước hồi chuông thứ 3, câu xưng tên mình, tên phịng/ ban xin nghe hỏi đầu bên cần gặp phận để chuyển máy Cuối gọi chào tạm biệt Đón tiêp khách: đón tiếp khách hàng, đối tác đầu tiền chào đón nụ cười thân thiện để tạo ấn tượng tốt Sau xác nhân tên cơng ty, tên vị khách, có hẹn trước với khơng?, có người cần gặp?, xác nhận thông tin mời họ ngồi ghế chờ Sau hướng dẫn đến phòng chờ Mời vào phòng tiếp khách Tiễn khách Chính sách lao động – việc làm: Lên bảng lương, thưởng hàng tháng công ty TNHH Shang Wood Industries Lập phiếu toán lương tự động Excel Kỹ quản lý tuyển dụng nhân sự: Xây dựng mô tả công việc hàng tuần/ tháng Xác định nhu cầu tuyển dụng lập kế hoạch tuyển dụng trang mạng mô tả công việc Tìm kiếm lựa chọn ứng viên, vấn ứng viên Kiến nghị - đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng tác hành văn phịng Công ty TNHH Shang Wood Industries Về công tác mua sắm trang thiết bị: Công ty nên thường xuyên theo dõi kiểm tra trang thiết bị, thiếu xót phải bổ sung liền tránh mua sắm khơng cần thiết, tránh việc lãng phí Về cơng tác họp: Lãnh đạo, người mở họp nên lựa chọn thông tin chủ yếu truyền đạt cho nhân viên hiểu tầm quan trọng họp, tạo hội cho nhân viên đưa ý kiến sáng tạo phù hợp với chủ đề họp Về cơng tác văn thư: Vì nhân viên văn thư người phải tiếp xúc nhiều thông tin nhất, qua dạng văn âm phải đảm bảo cung cấp thơng tin lại cho lãnh đạo khách hàng cách xác Những thơng tin khơng có tiếng Việt mà tiếng nước ngồi nên cần bổ sung phiên dịch nhân viên văn thư cần trao dồi thêm kỹ ngoại ngữ