Nội dung trị giá thực tếcủa nguyên vật liệu đợc xác định theo từng nguồn nhập.* Trị giá của nguyên vật liệu mua ngồi bao gồm giá mua ghi trênhố đơn gồm cả thuế nhập khẩu nếu có cộng + ch
Tổng quan về xí nghiệp in Lào cai
Thức trạng kế toán nguyên vật liệu
Phân loại và đánh giá
Căn cứ vào chức năng và nội dung kinh tế của nguyên vật liệu, Xí nghiệp In chia nguyên vật liệu thành 5 loại:
Xí nghiệp In sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu chính, bao gồm giấy các loại, giấy Bãi Bằng, giấy cuộn Trung Quốc, cùng với giấy bìa từ Nhà máy giấy Việt Trì và Công ty giấy Thăng Long.
Mực gồm: Mực xanh, mực đỏ, mực vàng, mực đen của Trung Quốc, Nhật Bản, Đức.
- Vật liệu phụ bao gồm: Xà phòng, giẻ lau, dây đay, bột hồ, mỡ, kẽm, sơn
- Nhiên liệu gồm: Xăng, dầu nhờn, dầu Diezen
- Phụ tùng thay tế gồm: Vòng bi các loại, bu lông, cu doa, má phanh.
Xí nghiệp In không chỉ phân loại vật liệu mà còn lập mục lục vật tư với nhiều chủng loại phong phú Để thuận tiện cho việc theo dõi, xí nghiệp xây dựng bộ mã vật tư thống nhất cho từng loại nguyên vật liệu, giúp tăng cường sự phối hợp giữa kho, bộ phận sản xuất kỹ thuật, bộ phận vật tư và bộ phận kế toán.
Tên & quy cách vật t Số
1 1 Giấy Bãi Bằng 57 gm 1 1 Dây cu doa tự động
2 2 Giấy Bãi Bằng 80 gm 2 2 Zoang chắn mỡ
3 3 Giấy Bãi Bằng 100 3 4 Vòng bi 201
10 10 Giấy Việt trì 20 20 Bóng đèn 100w
2 2 DÇu DieZen b) Đánh giá nguyên vật liệu ở xí nghiệp:
Nguyên vật liệu trong xí nghiệp chủ yếu là nhập kho từ các nguồn sau:
Xí nghiệp khai thác nguyên vật liệu từ thị trường với giá cả được thỏa thuận, đồng thời mua sắm nhiều loại vật tư từ các công ty và cơ quan khác nhau.
Ví dụ: Nh giấy trong Công ty giấy Bãi Bằng; mực gồm nhiều loại nh:Mực đỏ, mực xanh của Trung Quốc và Nhật Bản.
Xí nghiệp thường phải nhập nguyên vật liệu từ các nguồn bên ngoài với nhiều chủng loại khác nhau Tuy nhiên, khi nhận đơn đặt hàng, chỉ một số loại nguyên vật liệu được sử dụng Điều này cho phép xí nghiệp nhập nguyên vật liệu một lần nhưng có thể sử dụng trong một khoảng thời gian dài.
Song bên cạnh đó cũng có han chế là việc tính toán chậm, cha phát huy đợc hết vai trò của kế toán trong quản lý.
* Trị giá vốn thực tế nhập kho:
Tại xí nghiệp, do không có đội vận tải riêng, việc mua vật tư với số lượng lớn sẽ khiến chi phí vận chuyển do bên bán chịu và được tính vào giá bán Ngược lại, khi mua vật tư với số lượng nhỏ, Phòng vật tư sẽ cử người mua mang về mà không tính vào chi phí vận chuyển.
Xí nghiệp mua vật tư để sản xuất hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp Do đó, trị giá vốn nhập kho của nguyên vật liệu được xác định bằng tổng giá thanh toán ghi trong hóa đơn.
Xí nghiệp đã thực hiện việc mua giấy Bãi Bằng 56gm từ Công ty giấy Bãi Bằng và nguyên vật liệu mực xanh Nhật Bản từ Công ty Ka Long, với hóa đơn nhập khẩu từ bên bán như sau:
Biểu số 1 Hoá đơn GTGT
Ngày 10 tháng 10 năm 2003 N 0 083864 Đơn vị bán: Công ty giấy Bãi Bằng. Địa chỉ: Số tài khoản:
Họ & tên ngời mua: Trịnh Huy Hoàng Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Địa chỉ: Phờng Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản:
Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
TT Tên hàng hoá, dịch vụ §VT Sè lợng Đơn giá Thàn h tiÒn
1 Giấy Bãi Bằng 56 gm kg 5.000 15.00
Tổng cộng tiền thanh toán: 82.500.000
Số tiền viết bằng chữ: Tám mơi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số 2: Hoá đơn GTGT
Ngày 11 tháng 10 năm 2003 N 0 048473 Đơn vị bán: Công ty giấy Ka Long. Địa chỉ: Số tài khoản:
Họ & tên ngời mua: Trịnh Huy Hoàng Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai Địa chỉ: Phờng Kim Tân, TX Lào Cai; Số Tài khoản:
Mã số: 5400105198; Hình thức thanh toán: Chuyển khoản.
TT Tên hàng hoá, dịch vụ §VT Sè lợng Đơn giá Thành tiÒn
1 Mực xanh Nhật Bản kg 50 120.00
Tổng cộng tiền thanh toán: 6.600.000
Số tiền viết bằng chữ: Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Căn cứ vào hoá đơn, kế toán tiến hành lập phiếu nhập kho.
BiÓu sè 3: PhiÕu nhËp kho
Cã TK 311 Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng.
Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng
Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003.
Số TT Tên hàng Số lợng Giá thanh toán Giá nhËp kho
Cộng thành tiền : Tám mơi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời lập thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
BiÓu sè 4: PhiÕu nhËp kho
Ngày 14 tháng 11 năm 2003 Số 18 Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Nguồn nhập: Công ty Ka Long.
Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng
Theo hoá đơn số: 048473 ngày 11/11/2003.
Số TT Tên hàng Số lợng Giá thanh toán Giá nhËp kho
Cộng thành tiền : Sáu triệu sáu trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời lập thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
* Trị giá vốn thực tế xuất kho:
Khi xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất, kế toán áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo đơn giá bình quân của tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, được gọi là phương pháp tính bình quân gia quyền.
Theo phương pháp này, trước khi xuất kho, kế toán tính tổng số tiền nguyên vật liệu tồn đầu kỳ (nếu có) và các lần nhập trước đó, sau đó chia tổng này cho tổng số lượng tồn đầu kỳ và số lượng của các lần nhập trước Kết quả thu được sẽ được coi là số tồn để tính đơn giá xuất cho các lần xuất sau Nhờ vậy, khi xuất vật liệu để sản xuất, giá trị thực tế của giá xuất kho sẽ được xác định ngay lập tức.
Việc xác định giá thực tế của vật liệu kho được thực hiện thông qua sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại Công thức tính giá thực tế là một yếu tố quan trọng trong quản lý kho và giúp đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi chi phí vật liệu.
Trị giá vốn thực tế cộng với đơn giá của trị giá vốn thực tế sẽ cho ra tồn đầu kỳ nhập trong kỳ bình quân, được tính bằng tổng số lượng tồn kho đầu kỳ và số lượng nhập kho trong kỳ.
Trị giá vốn thực tế Số lợng Đơn giá
NVL xuÊt kho xuÊt kho b×nh qu©n
* Ví dụ: Trong quý 4/2003 có tài liệu sau:
Số d đầu quý của giấy Bãi Bằng.
Số lợng: 10.000 kg; giá thực tế 14.500 đ /kg.
Ngày 02/10/2003 nhập 3.000 kg; đơn giá: 14.500 đ
Ngày 15/11/2003; nhập 5.000 kg; đơn giá 15.000 đ
Trị giá thực tế vật liệu xuất kho đợc tính nh sau:
- Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 10/10: Đơn giá bình quân (10.000 x 14.500) + (3.000 x 14.500) 14.500
Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 10/10:
= 1.500 x 14.500 = 21.750.000 Trị giá vật liệu xuất kho ngày 25/12
- Trị giá vật liệu từ lần xuất kho ngày 10/10 cha xuất hết:
(10.000 + 3.000 - 1.500) x 14.500 = 166.750.000 Trị giá thực tế vật liệu xuất kho ngày 25/12/2003:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là một công việc quan trọng, kết hợp giữa kho và Phòng kế toán, nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất và tồn kho từng loại vật liệu về số lượng, chủng loại và giá trị Tại Xí nghiệp In Lào Cai, với sự đa dạng của vật liệu, công tác kế toán chi tiết trở nên thiết yếu và không thể thiếu trong quản lý.
Hiện nay, kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp được thực hiện theo phương pháp ghi thẻ song song, giúp phát hiện sai sót và nhầm lẫn trong quá trình ghi chép Phương pháp này cho phép giám sát chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về cả số lượng và giá trị Kế toán chi tiết vật liệu dựa trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
Thủ kho và nhân viên kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu, đảm bảo số lượng và chất lượng Họ cần nắm rõ tình hình thực tế của nguyên vật liệu trong kho và cung cấp kịp thời cho các phân xưởng, nhằm đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, tránh tình trạng ngừng sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
Khi nhận chứng từ nhập - xuất kho vật liệu, thủ kho cần kiểm tra và đối chiếu số lượng thực tế với thẻ kho Mỗi chứng từ sẽ được ghi vào một dòng trên
Ví dụ: Dựa trên phiếu nhập kho ngày 12/10 và phiếu xuất kho ngày 20/10, cùng với các chứng từ liên quan đến việc nhập và xuất kho, thủ kho đã lập thẻ kho cho loại vật tư giấy Bãi Bằng 56 gm.
BiÓu sè 3: PhiÕu nhËp kho
Cã TK 311 Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Nguồn nhập: Công ty giấy Bãi Bằng.
Nhận của: Ông Trịnh Huy Hoàng
Theo hoá đơn số: 083864 ngày 10/10/2003.
TT Tên hàng Số lợng Giá thanh toán Giá nhËp kho
Theo c.tõ Thùc nhập Giá đơn vị Thành tiền Giá đơn vị Thành tiÒn
Cộng thành tiền : Tám mơi hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn.
Ngời lập thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)
Biểu số: 5 Thẻ kho Đơn vị: Xí nghiệp In Lào Cai.
Tên vật t: Giấy Bãi Bằng 56 gm
Ngày lập: 01/10/2003 Đơn vị tính: Kg Kho: Chị Nguyệt
Ngày, tháng SHCT Trích yếu Số lợng Ghi chó
Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn
20/10 15 Xuất cho phân xởng in 2.000
24/10 16 Xuất cho phân xởng in 3.000
28/10 17 Xuất cho phân xởng chế bản 5.000
29/10 18 Xuất cho phân xởng in 4.500
Trong phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập - xuất từ thủ kho, kế toán sẽ phân loại, hoàn chỉnh và kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, đồng thời đối chiếu với thẻ kho Nếu mọi thông tin chính xác, kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho Dựa vào các chứng từ này, kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sử dụng sổ chi tiết vật tư để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho theo số lượng và giá trị.
Sổ chi tiết được thiết lập cho từng nhóm nguyên vật liệu, bao gồm nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ và nhiên liệu, với mỗi nhóm được phân loại riêng biệt cho từng loại cụ thể.
Sổ kế toán chi tiết là công cụ quan trọng để ghi chép và phản ánh một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, liên quan đến từng đối tượng kế toán cụ thể Điều này giúp bổ sung thông tin mà sổ kế toán tổng hợp không thể hiện rõ ràng.
Mỗi vật liệu đợc theo dõi trên một trang sổ riêng và ghi rõ tên, quy cách, đơn vị tính của từng thứ.
- Căn cứ sổ chi tiết là các chứng từ gốc (PNK, PXK) đã đợc thực hiện.
Số liệu trên các sổ (thẻ) kế toán chi tiết đợc dùng làm căn cứ lập bảng tổng hợp chi tiết, làm căn cứ đối chiếu với sổ cái.
* Cách ghi sổ chi tiết vật t:
- D đầu tháng là số tồn cuối tháng trớc ghi trên sổ chi tiết vật t (tồn đầu tháng 10/2003 là tồn cuối tháng 9/2003).
- Cột nhập, xuất căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho kế toán ghi số lợng, số tiền vào từng cột tơng ứng.
- Cột tồn cuối kỳ đợc tính = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kú
Cuối tháng, kế toán và thủ kho cần đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết để đảm bảo số liệu khớp nhau Sự chênh lệch giữa hai tài liệu này có thể chỉ ra sai
Căn cứ vào số liệu dòng và cột trong sổ chi tiết vật tư, kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp sẽ lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn nhằm kiểm tra và đối chiếu.
* Trình tự kế toán chi tiết vật t của xí nghiệp đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
* Ghi chú : ghi hàng ngày hoặc định kỳ (ghi cuối tháng) đối chiếu.
Số (thẻ) kế toán chi tiÕt vËt t
Bảng tổng hợp Xuất - nhập - tồn vËt t
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại xí nghiệp in Lào cai
Nguyên vật liệu của xí nghiệp chủ yếu được mua từ bên ngoài và nhập kho Nguồn nguyên liệu này thường được khai thác từ thị trường, dựa trên thỏa thuận giữa xí nghiệp và các đơn vị cung cấp.
Do đặc điểm sản xuất đa dạng, các xí nghiệp thường mua nhiều loại vật tư từ các đơn vị khác nhau Vì vậy, kế toán tổng hợp cần phản ánh đầy đủ và chính xác thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài khi nhập kho Đồng thời, kế toán tổng hợp phải liên kết chặt chẽ với kế toán tính toán, đảm bảo mọi trường hợp nhập vật liệu được hạch toán qua các tài khoản đối ứng liên quan.
Hiện nay, kế toán nguyên vật liệu được thực hiện theo hình thức chứng từ ghi sổ, giúp phản ánh tình hình biến động của nguyên vật liệu trong kỳ Để quản lý hiệu quả, kế toán sử dụng các tài khoản và sổ kế toán phù hợp.
Hệ thống kế toán sử dụng tài khoản bao gồm: TK152, TK111, TK112, TK331, TK333, TK621.
Tài khoản TK111 được sử dụng để ghi nhận tình hình thu chi và tồn quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim loại quý và đá quý.
TK111 có 3 tài khoản cấp II.
TK 1113 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
* TK112 - “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Tiền quỹ ngân hàng”.
TK112 ghi nhận số dư hiện tại và sự biến động của các khoản tiền gửi quỹ ngân hàng của doanh nghiệp tại ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước.
TK112 có 3 tài khoản cấp II.
TK 1123 - Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý.
* Tài khoản 621: “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”.
TK621 được sử dụng để ghi nhận chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phục vụ cho hoạt động sản xuất sản phẩm và dịch vụ trong các lĩnh vực như công nghiệp, xây dựng, nông lâm nghiệp, giao thông vận tải, bưu điện, cũng như kinh doanh khách sạn và du lịch dịch vụ.
+ Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu:
Here is a rewritten paragraph that meets SEO rules:"Trong quá trình kế toán chi tiết nguyên vật liệu hàng ngày, kế toán cần phải sử dụng các tài khoản thích hợp để phản ánh và kiểm tra giám sát sự biến động của nguyên vật liệu một cách tổng quát Bằng cách này, kế toán có thể cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tổng hợp làm cơ sở để lập báo cáo kế toán, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình sử dụng nguyên vật liệu và đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả."
Phòng vật tư chịu trách nhiệm thu mua vật liệu, với các hình thức thanh toán linh hoạt như tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng hoặc trả chậm.
Hạch toán các nghiệp vụ nhập vật liệu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc như hóa đơn và phiếu nhập kho Kế toán ghi chép vào sổ chi tiết vật liệu và vào cuối kỳ, các số liệu này sẽ được sử dụng để lập bảng tổng hợp Nhập - Xuất - Tồn.
Xí nghiệp sản xuất áp dụng phương pháp trực tiếp để nộp thuế GTGT, trong đó kế toán thực hiện ghi sổ dựa trên các chứng từ gốc như hoá đơn và phiếu nhập kho.
Nợ TK152 (Tổng giá thanh toán).
Có TK331 (nếu xí nghiệp thực hiện hình thức thanh toán trả chậm).
Có TK111, TKx12 (nếu Xí nghiệp thực hiện trả ngay bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng) - Tổng giá thanh toán.
Hiện nay, xí nghiệp đang sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, do đó, các nghiệp vụ kế toán liên quan đến việc nhập nguyên vật liệu trong tháng sẽ được ghi chép vào các sổ kế toán tương ứng.
- Bảng kê nhập vật liệu.
- Sổ chi tiết tiền mặt.
- Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán.
* Cụ thể về cách sử dụng các sổ:
+ Bảng kê nhập vật liệu đợc lập vào cuối tháng, lập cho từng chứng từ, theo từng lần nhập với từng thứ vật liệu.
Bảng kê nhập vật liệu được lập cho từng loại nguyên liệu và vật liệu, nhằm ghi chép chi tiết vào bảng tổng hợp nhập vật liệu cho toàn bộ Bảng tổng hợp này được phân chia rõ ràng cho nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ, giúp quản lý và theo dõi hiệu quả hơn.
+ Chứng từ ghi sổ: Là chứng từ tập hợp số liệu của một hoặc nhiều chứng từ giá thành gốc có nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Căn cứ lập chứng từ ghi sổ là số liệu tổng hợp trên bảng kê.
Chứng từ ghi sổ đợc lập hàng ngày hay định kỳ tuỳ thuộc vào số lợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Số hiệu của chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục từ đầu tháng đến cuối tháng hoặc từ đầu năm đến cuối năm, theo thứ tự số.
“Kế toán nguyên liệu, vật liệu”sổ đăng ký chứng từ ghi sổ”.
* Cách ghi chứng từ ghi sổ:
Here is the rewritten paragraph:"Căn cứ vào bảng kê nhập vật liệu hoặc chứng từ gốc, kế toán cần ghi tóm tắt nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào cột “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” trích yếu, nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin tài chính Bằng cách này, doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý hiệu quả các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên liệu, vật liệu, từ đó đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt hơn."
+ Ghi số hiệu của tài khoản ghi Nợ, số hiệu của tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào từng cột tơng ứng.
+ Ghi số tiền của nghiệp vụ kinh tế theo quan hệ đối ứng Nợ, Có.
+ Dòng cộng: Ghi tổng số tiền của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ ghi sổ.
Chứng từ ghi sổ lập xong chuyển cho kế toán trởng ký duyệt.
Số liệu trên chứng từ ghi sổ sẽ làm căn cứ ghi sổ cái TK152 vào cuối kú.
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép tất cả các chứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian.
Sổ này được sử dụng để đăng ký các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và quản lý chứng từ ghi sổ, đồng thời giúp kiểm tra và đối chiếu với số liệu trên Bảng cân đối tài khoản.
Căn cứ ghi là các chứng từ ghi sổ đã đợc lập.
Phơng pháp tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có hai cách tập hợp: một là tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng chi phí như giấy, mực cho các sản phẩm như báo, tạp chí, sách; hai là tập hợp chung cho toàn phân xưởng và phân bổ vào cuối kỳ cho từng đối tượng như nhiên liệu, phụ tùng thay thế Để thực hiện việc này, kế toán xí nghiệp sử dụng tài khoản TK621 “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” để ghi nhận toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất trong kỳ.
Tại xí nghiệp, mọi nguyên vật liệu được theo dõi chặt chẽ theo từng sản phẩm Khi sản xuất một loại sản phẩm cụ thể, nguyên vật liệu sẽ được cung cấp tương ứng để đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra hiệu quả.
Kế toán nguyên vật liệu ghi chép các chi phí phát sinh từ vật liệu chính và phụ hàng ngày thông qua phiếu xuất kho, theo dõi số lượng cụ thể Tùy thuộc vào bộ phận nhận vật liệu, kế toán sẽ thực hiện hạch toán chính xác theo từng đối tượng xuất kho.
Kế toán sử dụng các tài khoản:
TK621 - “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”.
TK627 - “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Chi phí sản xuất chung”.
TK642 - “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Chi phí quản lý doanh nghiệp”.
TK152 - “Kế toán nguyên liệu, vật liệu”Nguyên vật liệu”.
Cuối kỳ kế toán, kế toán cần tổng hợp phiếu xuất kho theo từng bộ phận vật tư để lập “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” và bảng kê xuất vật liệu Bảng kê này bao gồm các cột thứ tự, phản ánh số phát sinh bên Có TK152 và bên Nợ của TK621, TK627, TK641 Các dòng ngang thể hiện chi phí trực tiếp sản xuất đối ứng với các tài khoản liên quan ở cột dọc Khi lập bảng kê, kế toán sẽ căn cứ vào phần định khoản trên phiếu xuất kho để thực hiện việc ghi nhận Nợ TK621 (TK627, TK641) và Có TK152.
Bảng kê xuất nguyên vật liệu
Ghi Cã TK1521 Ghi Nợ các tài khoản
Căn cứ vào bảng kê trên, kế toán lập chứng từ ghi sổ.
Biểu số: 18 chứng từ ghi sổ
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Xuất vật liệu chính phục vụ cho SX quý 4/2003 621 145.950
Ngời lập chứng từ kế toán trởng
Bảng kê xuất vật liệu phụ
Ghi Cã TK1521 Ghi Nợ các tài khoản
28 05/11 Cho phân xởng chế bản 1.000 1.000
Căn cứ vào số liệu của bảng kê trên, kế toán lập chứng từ ghi sổ cho mỗi bảng kê.
Biểu số: 20 chứng từ ghi sổ
Trích yếu Tài khoản Số tiền
Xuất vật liệu phụ phục vụ cho SX quý 4/2003 621 23.450
Ngời lập chứng từ kế toán trởng
Cuối tháng, bộ phận kế toán tổng hợp sẽ thu thập tất cả các chứng từ ghi sổ cùng với các chứng từ gốc Sau đó, kế toán sẽ tiến hành ghi chép vào sổ "Kế toán nguyên liệu, vật liệu" và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
BiÓu sè: 21 sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Số hiệu tài khoảng Số tiền
05 Xuất vật liệu chính phục vụ sản xuất 621, 627 1521 265.950
06 Xuất vật liệu phụ phục vụ sản xuất 621 1522 23.450
Khi thực hiện ghi sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toán cần dựa vào số liệu từ các chứng từ này để lập sổ cái tài khoản 152.
Số liệu trên sổ cái đợc dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liệu ghi trên sổ chi tiết và dùng để lập báo cáo tài chính.
Sổ cái phải phản ánh đầy đủ các yếu tố:
- Số hiệu và ngày lập của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ.
- Tóm tắt nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ phát sinh.
- Số tiền của nghiệp vụ phát sinh ghi vào bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản.
- Hình thức sổ Cái TK152 đợc xí nghiệp lựa chọn là loại ít cột.
Căn cứ vào chứng từ ghi sổ, tiến hành ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sau đó, chứng từ ghi sổ này sẽ được sử dụng để ghi vào sổ Cái và các sổ (thẻ) kế toán chi tiết liên quan.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái ở các cột phù hợp.
Cuối mỗi trang phải tổng hợp số tiền theo từng cột và chuyển sang ®Çu trang sau.
Cuối kỳ kế toán, cần thực hiện việc khoá sổ bằng cách tổng hợp số phát sinh Nợ và Có, từ đó tính toán số dư của từng loại tài khoản Quá trình này là cơ sở để lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Tài khoản nguyên vật liệu
Số hiệu TK152 Đơn vị tính: 1.000 đ
NTGS Chứng từ Diễn giải SHTK §U Sè tiÒn Ghi chó
06 31 Xuất vật liệu phụ cho sản xuất 621 23.450
2.2.5 Phân bổ nguyên vật liệu ở xí nghiệp: Đối tợng phân bổ nguyên vật liệu ở Xí nghiệp In Lào Cai là các loại sản phẩm xuất trong tháng Xí nghiệp nhận các hợp đồng in nhiều loại sản phẩm khác nhau, để tổng hợp chi phí sản xuất cho từng loại tài liệu nhằm giúp cho việc tính toán giá thành sản phẩm một cách chính xác, kế toán phải tiến hành phân bổ chi phí vật liệu cho từng loại tài liệu Cách tính nh sau:
Chi phí sản xuất là yếu tố quan trọng trong việc xác định giá thành sản phẩm Tỷ lệ chi phí vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng sản phẩm được sản xuất Để minh họa, hãy xem xét một ví dụ thực tế về cách tính toán chi phí cho từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất.
Theo tài liệu của Phòng vật t cung cấp. Đối với Báo Lào Cai: Giá kế hoạch 900 đ /tờ.
Tạp chí Phụ nữ: Giá kế hoạch 9.000 đ /quyển.
Chi phí vật t cho báo chiếm 57% tổng giá thành kế hoạch.
Chi phí vật t cho Tạp chí Phụ nữ chiếm 70% kế hoạch.
Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp in Lào cai
Nhận xét chung về công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu ở xí nghiệp in Lào cai
Xí nghiệp in Lào Cai đã trải qua một quá trình phát triển mạnh mẽ từ khi thành lập, với sự nâng cao cả về quy mô và trình độ quản lý Từ một cơ sở vật chất nghèo nàn và vốn ít ỏi (60 triệu), hiện nay Xí nghiệp đã xây dựng được đội ngũ cán bộ có trình độ cao và giàu kinh nghiệm, cùng với lực lượng công nhân lành nghề Sản phẩm của Xí nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu của khách hàng với chất lượng cao và mẫu mã đa dạng, mà còn đảm bảo công ăn việc làm ổn định cho cán bộ, công nhân viên chức Nhờ những nỗ lực này, Xí nghiệp in Lào Cai ngày càng khẳng định được vị trí và uy tín trên thị trường.
Cùng với sự phát triển của cơ sở vật chất kỹ thuật, trình độ quản lý của xí nghiệp cũng được cải thiện đáng kể Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và kế toán đã trở nên gọn nhẹ, hiệu quả, phù hợp với cơ chế thị trường.
Với sự phát triển của xí nghiệp, công tác kế toán, đặc biệt là kế toán nguyên vật liệu, ngày càng được củng cố và hoàn thiện để phục vụ hiệu quả cho quản lý nguyên vật liệu Xí nghiệp đã thực hiện những thay đổi trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, nhằm đáp ứng yêu cầu thu thập thông tin kế toán phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.
Với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quy trình công nghệ tại xí nghiệp, công tác kế toán nguyên vật liệu gặp nhiều thuận lợi và thách thức.
Tổ chức bộ máy kế toán tại xí nghiệp được xây dựng theo mô hình tập trung, phù hợp với quy mô sản xuất Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng, ban, phân xưởng với Phòng kế toán đảm bảo công tác hạch toán diễn ra đều đặn và nhịp nhàng, đặc biệt trong quản lý nguyên vật liệu.
Phần kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp được thực hiện hiệu quả, đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán hiện hành và phù hợp với điều kiện cụ thể của xí nghiệp Tình hình biến động nguyên vật liệu được theo dõi và phản ánh nhanh chóng, rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành.
Xí nghiệp In sở hữu hệ thống kho tàng được tổ chức khoa học, với vật liệu và công cụ được sắp xếp gọn gàng, phù hợp với đặc điểm và tính chất lý, hóa học của từng loại Mỗi kho đều được niêm phong cẩn thận, nhằm ngăn chặn xâm phạm tài sản từ bên ngoài.
Việc sử dụng vật liệu trong sản xuất cần tuân thủ đúng mục đích, với các bộ phận phải gửi giấy xin lĩnh vật t lên Phòng kế hoạch để được giám đốc xem xét và ký duyệt Quy trình này đảm bảo quản lý nguyên vật liệu xuất cho sản xuất một cách chặt chẽ và hiệu quả.
Tuy nhiên bên cạnh những thuận lợi trên, xí nghiệp cũng có những khã kh¨n sau:
+ Về công tác phân loại nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu tại xí nghiệp in rất đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại, quy cách và chất lượng khác nhau Ví dụ, giấy có nhiều loại với đơn vị tính không giống nhau; một số loại được tính theo kg, trong khi những loại khác lại tính theo tờ Khi xuất hàng, quy cách tính toán cũng tương tự.
Kế toán nguyên liệu và vật liệu là một phần quan trọng trong quản lý tài chính của doanh nghiệp Việc sử dụng sổ danh điểm vật tư giúp theo dõi và quản lý các loại nguyên liệu một cách hiệu quả Mỗi loại nguyên liệu sẽ được gán mã số riêng, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi trên máy vi tính.
+ Về công tác thu mua và cấp phát vật t:
Công tác thu mua vật tư chủ yếu do cán bộ vật tư thực hiện, trong khi xí nghiệp chưa có ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra kỹ lưỡng số nguyên vật liệu nhập về Tuy nhiên, thực tế cho thấy công việc theo dõi nguyên vật liệu đã mang lại hiệu quả cao và chặt chẽ, góp phần quan trọng vào việc quản lý và sử dụng vật tư một cách hiệu quả.
Trong công tác kế toán nguyên vật liệu, kế toán chi tiết áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, mang lại ưu điểm dễ thực hiện và dễ hiểu, phù hợp với đơn vị có nghiệp vụ phát sinh ít Tuy nhiên, phương pháp này cũng có nhược điểm là gây trùng lặp giữa kho và phòng kế toán Đặc biệt, do liên quan đến nhiều bộ phận, việc quản lý và kiểm kê vật tư trong kho trở nên thuận lợi và thường xuyên hơn Mặc dù vậy, xí nghiệp chỉ thực hiện kiểm kê một lần trong 6 tháng, dẫn đến tình trạng vật tư tồn đọng trong thời gian dài.
Đánh giá nguyên vật liệu tại xí nghiệp hiện nay phù hợp với thực tế, với kế toán nguyên vật liệu áp dụng giá trị thực tế Phương pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho được sử dụng là đơn giá bình quân gia quyền.
+ Đối với công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu;
Xí nghiệp In Lào Cai đã chuyển đổi sang hệ thống kế toán mới từ ngày 01/01/1996, dẫn đến việc toàn bộ số liệu từ hệ thống tài khoản cũ được chuyển sang Tuy nhiên, quá trình áp dụng này đã gặp phải một số thiếu sót nhất định.
Theo quy định, việc lập chứng từ ghi sổ chỉ được thực hiện một lần mỗi tháng, dẫn đến khối lượng công việc kế toán tổng hợp thường bị dồn vào cuối tháng, thậm chí có thể kéo dài sang tháng kế tiếp.
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp
3.2.1 Thực hiện việc phân loại nguyên vật liệu và lập hệ thống danh điểm nguyên vật liệu:
Việc phân loại nguyên vật liệu tại xí nghiệp hiện tại khá hợp lý và chi tiết Tuy nhiên, xí nghiệp chưa xây dựng hệ thống sổ danh điểm vật liệu thống nhất cho toàn bộ nguyên vật liệu, điều này làm cho công tác quản lý trở nên thiếu chặt chẽ Do đó, xí nghiệp cần lập sổ danh điểm vật liệu để cải thiện quản lý, giúp việc kiểm tra và đối chiếu dễ dàng hơn, đồng thời giúp kế toán phát hiện sai sót và tránh nhầm lẫn Ngoài ra, việc tiến hành bộ mã vật liệu cũng là cần thiết để làm cơ sở cho công tác quản lý và kế toán trên máy.
Để phát huy vai trò của sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng nhất là xây dựng bộ mã vật liệu chính xác, đầy đủ và không trùng lặp Ngoài ra, cần có dự trữ để bổ sung vật liệu dựa trên các đặc điểm cụ thể.
Dựa và loại vật liệu; dựa vào số nhóm theo từng loại; dựa vào số thứ tự nhãm Cô thÓ nh sau:
* Đối với việc xây dựng bộ mã vật t: Có thể xây dựng trên cơ sở số liệu hoặc các tài khoản cấp II.
Tại Xí nghiệp In Lào Cai, các loại vật liệu được phân thành từng nhóm và mỗi nhóm được gán một mã số Số nhóm vật liệu trong mỗi loại thường không vượt
Trong loại vật liệu chính ta phân thành các nhóm và đặt tên mã số nh sau:
Trong loại vật liệu phụ:
- Nhóm vật liệu đóng sách (ghim chữ) 1522 - 1
- Nhóm vật liệu dán sách (keo, hồ) 1522 - 2
- Nhóm vật liệu đóng gói (giấy, dây) 1522 - 3
- Nhóm vật liệu phụ tùng máy (dầu, mỡ) 1522 - 4
Trong nhóm phụ tùng thay thế:
- Nhóm phụ tùng thay thế (vòng bi, curoa) 1524 - 1
- Nhóm phụ tùng điện (bóng điện, cầu chì) 1524 - 2
Khi dán số danh điểm nguyên vật liệu cho từng loại ta đánh 1521;
Nguyên vật liệu chính được phân loại theo hệ thống mã số 1522, cùng với các vật liệu phụ, giúp dễ dàng nhận diện từng loại nguyên vật liệu Tên danh điểm được quy định phù hợp với các chế độ hiện hành Các nguyên vật liệu được phân nhóm theo mã số 1521-1 và 1522-1, từ đó tiếp tục phân loại chi tiết với mã số 152-1-01 và 1522-1-01 cho từng loại vật liệu cụ thể.
Sổ danh điểm vật liệu
TK1521 - Nguyên vật liệu chính
Nhóm Danh điểm Tên nh n hiệu quy cách ãn hiệu quy cách ĐVT
1521-1-01 Giấy Bãi Bằng 57 gm (79 x 109) tờ
1521-2-01 Mùc xanh Trung Quèc kg
1521-2-02 Mực đỏ Trung Quốc kg
3.2.2 Thành lập Ban kiểm nghiệm vật t:
Khi nguyên vật liệu được giao đến xí nghiệp, việc kiểm tra chất lượng, số lượng và chủng loại là rất cần thiết trước khi nhập kho Chỉ khi các yêu cầu này được đảm bảo, vật liệu mới được phép nhập kho Mặc dù xí nghiệp đã thực hiện quy trình kiểm tra, nhưng hiện tại chỉ có thủ kho thực hiện kiểm nghiệm mà chưa có Ban kiểm nghiệm vật tư chính thức.
Ban kiểm nghiệm có trách nhiệm chính trong việc kiểm tra nguyên vật liệu, dựa vào hóa đơn của nhà cung cấp hoặc hợp đồng mua bán nếu không có hóa đơn Nếu phát hiện vật liệu thừa, thiếu hoặc không đúng quy cách, phẩm chất, cần ghi vào biên bản kiểm nghiệm và thủ kho không được nhập kho cho đến khi có ý kiến từ giám đốc Nếu nguyên vật liệu mua về đủ số lượng, đúng quy cách và phẩm chất, Ban kiểm nghiệm cũng phải xác nhận kết quả Dựa vào đó, kế toán lập phiếu nhập kho, và thủ kho sẽ tiến hành nhập kho dựa trên phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm.
Căn cứ vào hoá đơn số Ngày tháng năm Của
Ban kiểm nghiệm của xí nghiệp gồm:
3 Uỷ viên: Đã kiểm nghiệm số vật t do về xí nghiệp
TT Tên nh n hiệu, ãn hiệu quy cách quy cách M ãn hiệu quy cách sè §VT
Sè l- ợng theo chứn g tõ
NhËn xÐt §óng quy cách
Sai quy cách ý kiến của Ban kiểm nghiệm biên bản đợc lập thành bản. Đại diện kỹ thuật thủ kho trởng ban
3.3.3 Ban hành quy chế về định mức và hạn mức vật t: Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu tron xí nghiệp, xí nghiệp nên ban hành quy chế tạm thời về hạn mức và định mức một số loại vật t để tạo điều kiện cho bộ phận sản xuất, kỹ thuật chủ động lập kế hoạch thu mua và cung cấp vật t kịp thời Trên cơ sở đó giúp cho ngời quản lý quan sát đợc việc sử dụng vật t cho các bộ phận sản xuất đảm bảo chất lợng sản phẩm và tiết kiệm vật t.
Xí nghiệp sản xuất ấn phẩm đa dạng phục vụ nhiều ngành nghề và khách hàng khác nhau Việc xây dựng hệ thống định mức phù hợp với đặc điểm, quy cách và phẩm chất sản phẩm là rất quan trọng để nâng cao hiệu quả kinh doanh Đồng thời, xí nghiệp cũng nỗ lực giảm lượng nguyên vật liệu tiêu dùng mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn đã quy định.
3.2.4 Hoàn thiện đánh giá nguyên vật liệu:
Kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp đã chọn phương pháp tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, điều này là hợp lý nhưng gặp khó khăn do tính toán chậm và phức tạp, dẫn đến việc ghi sổ bị dồn vào cuối tháng Do đó, kế toán cần linh động hơn để giảm khối lượng công việc vào cuối tháng.
Nếu giá thực tế của vật liệu xuất kho không có sự biến động đáng kể giữa các kỳ kế toán, kế toán có thể tính giá thực tế xuất kho ngay mà không cần chờ đến cuối kỳ hạch toán Điều này giúp nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp một cách chặt chẽ và sát sao.
3.2.5 Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu:
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại xí nghiệp hiện đang sử dụng phương pháp ghi thẻ song song, phù hợp với điều kiện thực tế nhờ tính đơn giản và dễ thực hiện Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là sự trùng lặp trong ghi chép giữa kho và Phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Hơn nữa, việc kiểm tra và đối chiếu chủ yếu diễn ra vào cuối quý, làm hạn chế khả năng kiểm tra kịp thời của kế toán Để khắc phục nhược điểm này, cần thực hiện kiểm tra và đối chiếu sổ sách thường xuyên giữa thủ kho và Phòng kế toán, có thể thực hiện sau mỗi lần nhập phiếu.
3 ngày) để có thể phát hiện sai sót và có biện pháp khắc phục kịp thời.
Tại xí nghiệp in, việc ghi sổ tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu được thực hiện trên ba loại sổ: thẻ kho, sổ chi tiết và bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn Tuy nhiên, do có sự trùng lặp trong ghi chép, có thể thay thế bảng “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” bằng một bảng “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” khác theo chỉ tiêu giá trị, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý.
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu
(Theo chỉ tiêu giá trị)
Sè TT danh Sè ®iÓm vËt t
Tên vật t Tồn ®Çu kú trong kú NhËp XuÊt trong kú cuối Tồn kú
Căn cứ để lập bảng trên là các sổ chi tiết vật t Phơng pháp ghi bảng nh sau:
Tron căn cứ vào “Kế toán nguyên liệu, vật liệu” và “Sổ danh điểm vật t”, kế toán ghi nhận chính xác mã từng loại vật t vào cột tương ứng Đồng thời, tên vật t cũng được ghi vào cột thích hợp để đảm bảo tính chính xác trong quản lý nguyên liệu và vật liệu.
- Căn cứ vào số tồn cuối kỳ của bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn quý trớc của vật t mà ghi giá trị vật t tồn đầu kỳ.
Dựa vào tổng số cột "Kế toán nguyên liệu, vật liệu" nhập trong các sổ chi tiết vật tư, cần ghi vào cột "Kế toán nguyên liệu, vật liệu" nhập trong kỳ theo từng nhóm vật tư Sau đó, tổng hợp giá trị vật tư nhập trong kỳ cho tất cả các nhóm trong mỗi loại Cuối cùng, ghi tổng giá trị nhập trong kỳ của từng loại vật tư vào dòng trên cùng của phần tổng hợp vật liệu.
Để ghi nhận giá trị vật tư xuất trong cột “Kế toán nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ,” kế toán cần căn cứ vào tổng số cột “Kế toán nguyên liệu, vật liệu xuất” từ sổ chi tiết vật tư.
Giá trị vật t tồn cuối kỳ đợc xác định = Giá trị vật t tồn đầu kỳ + Giá trị vật t nhập trong kỳ - Giá trị xuất trong kỳ.