BÙI THỊ TRÀ MY
HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI
Trang 2Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định” là do tôi nghiên cứu thực hiện, dưới sự hướng dẫn khoa học của GS TS Trương Bá Thanh Các thông tin trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế tại đơn vị Luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào
Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình
Bình Định, ngày … tháng… năm 2020
Tác giả luận văn
Trang 3Thanh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và khích lẹ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn này, cũng như đã giúp đỡ tơi hồn thiện kiến thức chun mơn của bản thân
Tôi xin trân trong cảm ơn đến Ban giám hiệu Trường, Khoa đào tạo sau đại học và tồn thể các Q Thầy, Cơ đã tham gia giảng dạy tại Trường Đại học Quy Nhơn đã truyền đạt những kiến thức trân quý cho tôi trong thời gian tham gia khóa học tại Trường Đại học Quy Nhơn
Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong Luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Tôi kính mong Quý thầy cô, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp, gia đình và bạn bè tiếp tục có những ý kiến đóng góp, giúp đỡ để đề tài được hoàn thiện hơn
Xin trân trọng cảm ơn!
Bình Định, ngày … tháng … năm 2020
Tác giả luận văn
Trang 4LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
MỞ ĐẦU 1
1 Tính cấp thiết của đề tài 1
2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan 3
3 Mục tiêu nghiên cứu 7
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7
5 Phương pháp nghiên cứu 7
6 Ý nghĩa khoa học của đề tài 8
7 Kết cấu của đề tài 9
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 10
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 10
1.1.1 Khái quát về đơn vị hành chính nhà nước 10
1.1.2 Khái niệm cơng tác kế tốn trong đơn vị hành chính 14
1.1.3 Yêu cầu, ngun tắc cơng tác kế tốn trong đơn vị hành chính 15
1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 18
1.2.1 Lập dự toán 18
1.2.2 Nội dung phần hành kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính 21
1.2.3 Về kiểm tra kế toán 31
Trang 5Bình Định 35
2.1.2 Cơ cấu tổ chức 40
2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 45
2.2.1.Thực trạng cơng tác lập dự tốn 45
2.2.2.Thực trạng nội dung cơng tác kế tốn các phần hành cơ bản 49
2.2.3.Cơng tác kiểm tra nội bộ 61
2.2.4 Kết quả khảo sát của phụ trách kế tốn về cơng tác kế toán tại Phòng 66
2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 69
2.3.1 Những kết quả đạt được 69
2.3.2 NHỮNG HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI 70
2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 73
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75
CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 76
3.1 CĂN CỨ HOÀN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 76
3.2 NHỮNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 77
3.2.1 Hồn thiện cơng tác lập dự toán 77
Trang 6DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC
Trang 7CNTT Công nghệ thông tin
DTNT Dân tộc nôi trú
GDTX Giáo dục thường xuyên
HCNN Hành chính nhà nước
HĐND Hội đồng nhân dân
Trang 8Bảng 2.1 Dự toán chi quản lý nhà nước tại phòng Giáo dục và Đào tạo
huyện Tây Sơn 47
Bảng 2.2 Danh mục sổ kế toán sử dụng tại phòng Giáo dục và Đào tạo
Trang 9Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính 22 Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn 40 Sơ đồ 2.2 Tổ chức nhân sự kế toán Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện
Tây Sơn 44 Sơ đồ 2.3 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tại Phòng Giáo dục và
Trang 10MỞ ĐẦU
1 Tính cấp thiết của đề tài
Song hành cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các cơ quan hành chính nhà nước dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước được kiện toàn, góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xã hội Thực hiện được vai trò chủ đạo của mình, kinh tế Nhà nước luôn cần được đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả Để làm được điều đó, trước tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong nền kinh tế Nhà nước, trong đó phải kể đến các cơ quan hành chính nhà nước
Các cơ quan hành chính nhà nước chính là những đơn vị quản lý như giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, khoa học công nghệ, kinh tế,… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp hoặc từ các nguồn kinh phí khác Do đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các cơ quan hành chính nhà nước phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này Dựa vào bản dự toán đó, Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế tốn khơng chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với NSNN
Trang 11Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế thì các hoạt động sự nghiệp ngày càng phong phú và đa dạng, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những biện pháp được quan tâm đó là hồn thiện cơng tác kế tốn tại các đơn vị
Với vai trò đó, cơng tác kế tốn trong các đơn vị HCNN phải có kế hoạch tổ chức công tác bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí; tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị HCNN Đồng thời, kế toán HCNN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao
Trang 12mặc dù đang từng bước hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều bất cập, thông tin do kế toán mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báo cáo hành chính, ít có tác dụng thiết thực trong việc phân tích tình hình tài chính của đơn vị, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước
Nhận thức được tầm quan trọng của việc hồn thiện cơng tác kế toán tại
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tác giả xin chọn đề tài: “Hồn
thiện cơng tác kế tốn tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định” là đề tài luận văn thạc sĩ
2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan
Đề tài luận văn nghiên cứu về công tác kế toán trong các đơn vị hành chính là đề tài được nhiều nhà nghiên cứu đề cập, trong đó có các đề tài khoa học, bài báo, tạp chí, bài viết tham luận hội thảo khoa học; nội dung các công trình nghiên cứu này mang tính định hướng, đề cập từ những quan điểm về cơ chế, chính sách đến các giải pháp về đổi mới và hoàn thiện phục vụ phát triển kinh tế xã hội nói chung như:
* Các tài liệu tham khảo chủ yếu và công trình nghiên cứu trong nước:
Tác giả Trần Thị Thuận (2014), “Hoàn thiện cơng tác kế tốn tại trường
Cao Đằng nghề Đà Nẵng”, luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng Trong công
trình nghiên cứu này, tác giả chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn với một số nội dung còn khiếm khuyết về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và cách ghi chép, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo kế toán… từ đó tác giả đề xuất một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan quản lý về một số vấn đề như sửa đổi chế độ kế toán cần phải kịp thời và dựa theo tình hình thực tế, phân loại tài khoản trong hệ thống tài khoản cho phù hợp liên quan đến nhóm TK loại 3 - thanh toán
Trang 13thạc sĩ Luận văn đã nêu rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước, đề tài nghiên cứu đã nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của cơng tác quản lý tài chính - kế tốn trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý tại Trường đại học Kinh tế và Quản trị kinh doanh
Tác giả Trần Phương Linh (2016), “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia - Sự thật”, luận văn thạc sĩ Luận văn đã
khái quát được những vấn đề cơ bản trong tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu, chỉ ra thực trạng cơ chế quản lý tài chính, các nội dung trong tổ chức cơng tác kế tốn tại Nhà xuất bản chính trị Quốc gia - Sự thật Tuy nhiên, về cơ sở lý thuyết, luận văn chưa đi sâu phân tích trong tổ chức bộ máy kế toán về đặc điểm lao động kế toán, xây dựng quy chế hoạt động của bộ máy kế toán, chưa chỉ ra những yêu cầu của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Về thực trạng và đề xuất giải pháp, tác giả luận văn đã chỉ ra những tồn tại trong cơ chế quản lý tài chính, tuy nhiên chưa chỉ ra được những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại đó
Tác giả Nguyễn Văn Bồi (2016), “Hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán
tại Sở giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông”, luận văn thạc sĩ quản trị kinh
Trang 14dự toán vẫn lập theo phương pháp truyền thống, công tác quyết toán còn nhiều thiếu sót….Tác giả cũng đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông như các giải pháp về hồn thiện cơng tác lập dự tốn, cơng tác kế tốn các phần hành cũng như cơng tác quyết tốn
Tác giả Đào Diệu Liên (2017), “Hồn thiện cơng tác kế tốn tại trường
Đại học cơng nghiệp Viet - Hung”, luận văn thạc sĩ, Đại học Lao động – Xã
hội Trong công trình nghiên cứu này, tác giả chủ yếu đề cập đến việc hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn với một số nội dung còn hạn chế về tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của trường chỉ áp dụng phù hợp đối với đơn vị có qui mô hoạt động kinh tế, tài chính nhỏ, không có đơn vị trực thuộc , tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nhiều hoạt động còn chưa có mẫu chứng từ chung, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán … từ đó tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán tại trường đồng thời có một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan quản lý về một số vấn đề như sửa đổi chế độ kế toán cần phải kịp thời và dựa theo tình hình thực tế…
Tác giả Bùi thị Ngọc Trâm (2017), “Hoàn thiện tổ chức cơng tác kế tốn
tại trường Lê Duẩn”, luận văn thạc sĩ Luận văn đã nêu rõ tầm quan trọng của
Trang 15nước, đơn vị hành chính sự nghiệp là đề tài được nghiên cứu nhiều tại Việt Nam Về cơ bản các công trình, đề tài nghiên cứu này đã giải quyết được một số vấn đề về lý luận và thực tiễn như:
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức cơng tác kế tốn trong các đơn vị sự nghiệp, đơn vị nhà nước
- Phân tích và đánh giá được thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn tại các đơn vị cụ thể Đồng thời cũng đưa ra được những đánh giá nhận xét về những mặt đã làm được và những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán tại các cơ sở khảo sát và các nghiên cứu
Tuy nhiên, bên cạnh các kết quả của các nghiên cứu trước đây đã đạt được, vẫn còn một số khoảng trống chưa được nghiên cứu, chưa được làm rõ Cụ thể:
- Chưa có công trình nào nghiên cứu riêng biệt về cơng tác kế tốn tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện Tây Sơn, Tỉnh Bình Định
- Các công trình đều đã đánh giá được thực trạng thực trạng cơng tác kế tốn tại các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước qua đó đã đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn các các đơn vị này, song chưa có công trình nào chỉ ra được những giải pháp bổ trợ, những giải pháp này đóng góp quan trọng trong hồn thiện cơng tác kế tốn tại đơn vị
- Cùng với thời gian và sự biến động của hoàn cảnh kinh tế - xã hội Việc tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chung là một tất yếu Điều đó cũng không loại trừ việc thường xuyên nghiên cứu các biện pháp nhằm hoàn thiện cơng tác kế tốn tại các đơn vị hành chính nhà nước
Trang 16tích những kết quả đạt được, và những hạn chế còn tồn tại, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm tiếp tục hồn thiện cơng tác kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định trong thời gian tới
3 Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài hướng đến những mục tiêu sau:
- Nghiên cứu làm sáng tỏ hơn mặt lý luận về công tác kế toán trong các đơn vị hành chính nhà nước
- Nghiên cứu thực trạng cơng tác kế tốn tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định từ đó chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại trong cơng tác kế tốn tại phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung vào nghiên cứu Cơng tác kế tốn tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu, xem xét cơng tác kế tốn bao gồm cơng tác lập dự tốn, các phần hành kế tốn cơ bản, cơng tác kiểm tra kế tốn tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn năm 2018
5 Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện các nội dung và mục tiêu nghiên cứu đã nêu, tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như sau:
Trang 17Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, tác giả đã lựa chọn những dữ liệu cần thiết, phù hợp để kế thừa và đưa vào sử dụng
+ Phương pháp phỏng vấn: Tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng và các nhân viên kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn Phương pháp được tác giả thực hiện nhằm thu thập các thông tin thực tế tại Phòng giáo dục và đào tạo Huyện Tây Sơn về Phòng giáo dục và đào tạo huyện Tây Sơn, về cơ chế quản lý tài chính của Phòng và về bộ máy kế toán đang tổ chức tại Phòng
Bước 1: Xác định đối tượng phỏng vấn: Kế toán trưởng, nhân viên kế
toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
Bước 2: Thiết lập các câu hỏi điều tra, phỏng vấn là những câu hỏi liên
quan đến đặc điểm quản lý tái chính và công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
Bước 3: Tiến hành điều tra, phỏng vấn Kế toán trưởng, nhân viên kế toán
tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
Từ đó tác giả sử dụng phương pháp tư duy logic kết hợp với thực tế để phân tích, so sánh, đối chiếu và tổng hợp thông tin…nhằm xử lý thông tin thu thập được qua đó đưa ra các nhận định, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn tại Phịng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
(Mẫu phiếu phỏng vấn được minh họa ở phụ lục 1.1)
6 Ý nghĩa khoa học của đề tài
Về mặt lý luận, luận văn đã hệ thống hóa lý luận và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về cơng tác kế tốn tại các đơn vị hành chính
Trang 18Tây Sơn, tỉnh Bình Định
7 Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:
Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước
Chương 2 Thực trạng cơng tác kế tốn tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định
Trang 19CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1.1 Khái quát về đơn vị hành chính nhà nước
1.1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính nhà nước
Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điều hành các mặt của đời sống kinh tế xã hội Để thực thi vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, bao gồm cơ quan lập pháp, hành pháp, tư pháp và các đơn vị sự nghiệp
Cơ quan hành chính nhà nước là cơ quan quản lý chung hay từng lĩnh vực công tác, có nhiệm vụ thực thi pháp luật và chỉ đạo việc thực hiện các chính sách, kế hoạch của nhà nước
Ở Việt Nam, cơ quan hành chính nhà nước được hình thành từ các cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất và là cơ quan chấp hành của Quốc hội, Chính phủ do Quốc hội thành lập, Ủy ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, do Hội đồng nhân dân và cơ quan cùng cấp bầu và miễn nhiệm Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp hợp thành hệ thống cơ quan hành chính nhà nước
Trang 20huyện và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân các cấp Cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo ngun tắc khơng bồi hồn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao
Như vậy, đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, nhiệm vụ cụ thể đặt ra là phải đổi mới nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giản bộ máy biên chế để nâng cao chất lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục, nâng cao chất lượng trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước
Tóm lại, Cơ quan quản lý hành chính nhà nước là những bộ phận hợp thành của bộ máy quản lý được thành lập để chuyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước (hoạt động chấp hành và điều hành, hoạt động hành pháp)
1.1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính
Theo Nguyễn Văn Bồi (2016, tr.12) thì đơn vị hành chính nhà nước có thể phân loại như sau:
* Theo cơ sở pháp lý của việc thành lập Các cơ quan hành chính bao gồm:
- Các cơ quan hành chính mà việc thành lập nó được hiến pháp quy định (cơ quan hiến định):
+ Chính phủ
+ Uỷ ban nhân dân các cấp
- Các cơ quan hành chính Nhà nước được thành lập trên cơ sở các đạo luật các văn bản dưới luật:
+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ
Trang 21+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp cơ sở trong các lĩnh vực văn hoá, y tế, giáo dục, quốc phòng, trật tự trị an…
* Theo phạm vi thẩm quyền
Các cơ quan hành chính nhà nước được chia thành:
- Cơ quan có thẩm quyền chung: gồm Chính phủ và Uỷ ban nhân các cấp Những cơ quan này, theo quy định của hiến pháp, có thẩm quyền giải quyết mọi vấn đề thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau trên toàn quốc hoặc trên từng địa phương
- Cơ quan có thẩm quyền riêng: gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, là những cơ quan quản lý theo ngành hoặc theo chức năng, trực tiếp quản lý một ngành, một lĩnh vực hoặc một số lĩnh vực trên phạm vi cả nước
* Theo chế độ lãnh đạo
Các cơ quan hành chính nhà nước được chia thành:
- Các cơ quan được tổ chức và hoạt động theo chế độ lãnh đạo tập thể - Các cơ quan được tổ chức và hoạt động theo chế độ lãnh đạo một thủ trưởng
Như vậy, đơn vị hành chính nhà nước rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCNN là không phải là đơn vị hạch tốn kinh tế, chức năng chủ yếu khơng phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước
1.1.1.3 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính
* Đặc điểm nguồn thu
Trang 22- Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị hành chính, sự nghiệp Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới tăng cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sẽ có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN
- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn ngân sách nhà nước đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính đủ chi phí;
- Nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quy định (phần được để lại chi thường xuyên và chi mua sắm, sửa chữa lớn trang thiết bị, tài sản phục vụ công tác thu phí);
- Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật (nếu có); * Đặc điểm nguồn chi
Các khoản chi của cơ quan hành chính nhà nước bao gồm:
- Chi cho công tác quản lý hành chính: Đây là khoản chi cho bộ máy nhà nước hoạt động về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội từ trung ương đến địa phương
- Chi cho phát triển sự nghiệp văn hóa - xã hội (văn - xã): Chi cho sự nghiệp văn hóa - xã hội là những khoản chi nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống văn hóa, sức khỏe nâng cao phúc lợi cho quần chúng lao động Hoạt động sự nghiệp văn hóa – xã hội là tổng thể các hoạt động nghiên cứu khoa học, giáo dục, đào tạo, văn hóa, thể dục thể thao, y tế, xã hội Bao gồm:
Trang 23đại hóa khoa học, công nghệ từ đó giúp nâng cao năng suất lao động, cải thiện môi trường làm việc, tăng năng lực cạnh tranh cho mỗi quốc gia cả về kinh tế, cả về xã hội
+ Chi cho hoạt động giáo dục, đào tạo: là các khoản chi cho hệ thống giáo dục, đào tạo từ giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông đến đào tạo đại học và sau đại học
+ Chi cho hoạt động sự nghiệp y tế là các khoản chi cho đảm bảo sức khỏe cộng đồng, khám chữa bệnh cho người dân
+ Chi cho hoạt động sự nghiệp văn hóa, thể dục thể thao là các khoản chi cho hoạt động văn học, nghệ thuật, bảo tàng, truyền thanh, truyền hình, thể dục, thể thao… khoản chi này không chỉ nhằm mục đích nâng cao trình độ dân trí, nâng cao sức khỏe về tinh thần cho người dân mà còn góp phần giữ gìn, phát huy bản sắc văn hóa dân tộc, góp phần khẳng định và nâng cao hình ảnh quốc gia trên trường quốc tế
Chi cho hoạt động xã hội là các khoản chi cho đảm bảo xã hội và cứu tế xã hội Khoản chi này nhằm đảm bảo cuốc sống của người dân khi gặp khó khăn do ốm đau, bệnh tật hoặc những người già không nơi nương tựa nhằm đảm bảo an sinh xã hội
1.1.2 Khái niệm công tác kế toán trong đơn vị hành chính
Theo giáo trình Kế toán nhà nước, PGS.TS Phạm Văn Đăng thì: “Kế
tốn tại đơn vị hành chính là cơng việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị.”
Trang 24- Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật tư, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách,
- Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định
Công tác kế toán trong đơn vị hành chính một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của cơng tác kế tốn mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị
Cơng tác kế tốn trong đơn vị hành chính cần đáp ứng nhu cầu sau: - Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành
- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị
- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có - Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán
Cơng việc kế tốn ở đơn vị hành chính thuộc trách nhiệm của phụ trách kế toán đơn vị (Trưởng phòng Tài chính kế toán hoặc Kế toán trưởng)
1.1.3 u cầu, ngun tắc cơng tác kế tốn trong đơn vị hành chính
Trang 25nguyên tắc dưới đây:
Một là, đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và với yêu cầu quản lý của nhà nước và đơn vị Như trên đã phân tích, kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra về hoạt động tài chính của các đơn vị hạch toán, vì vậy, về ngun tắc, cơng tác kế tốn trong các đơn vị hành chính, phải đảm bảo tính thống nhất quản lý nói chung
Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý (trước hết là đơn vị cơ sở) còn được hiểu là thống nhất về khơng gian quản lý và hạch tốn theo u cầu quản lý; thống nhất mơ hình kế tốn với mơ hình hoạt động và quản lý; bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế tốn và khơng được tách rời hoạt động kinh tế Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính trong đơn vị hành chính, phải có thơng tin kế tốn các chỉ tiêu hạch toán phải phù hợp với chỉ tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý Trong các đơn vị hành chính, bên cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản lý khác như kế hoạch, vật tư, … Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của đơn vị Với tư cách là một bộ phận của hệ thống quản lý, công tác kế tốn phải ln đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch…
Hai là, đảm bảo sự thống nhất về nội dung, phương pháp của kế toán với
Trang 26chủ thể Đối với các đơn vị hành chính, việc nắm vững các qui định, chế độ về kế toán của Nhà nước trong triển khai các nội dung của cơng tác kế tốn là cơ sở đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán
Ba là, đảm bảo sự phù hợp với những đặc thù của đơn vị Về lý thuyết,
đối tượng hạch toán kế toán quyết định hệ thống phương pháp cùng hình thức bộ máy kế toán Tuy nhiên trong cơng tác kế tốn ở từng đơn vị hành chính, cụ thể những mối liên hệ này cần được xem xét theo nhiều chiều khác nhau Trong một đơn vị hành chính, cần tôn trọng những quan hệ có tính thống nhất như: trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán Theo đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa thích hợp với từng phần hành cụ thể Tùy tính phức tạp của đối tượng để lựa chọn hình thức kế toán, bộ máy kế toán và xác định các bước của quy trình kế toán thích hợp Ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán
Bốn là, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả (cân đối giữa chi phí và lợi ích):
Trang 27nghiệp vụ cao giữa các phần hành lao động, quá trình nghiệp vụ và hoạt động
quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ trong bộ máy kế toán.[8]
1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TỐN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH
1.2.1 Lập dự toán
Theo giáo trình Luật Ngân sách nhà nước, Trường Đại học luật Hà Nội, NXB Công an Nhân dân (2008,tr101) thì:
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập dự tốn cấp khơng (zero basic budgeting method) Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau
Trang 28giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị Trong khi đó, phương pháp lập dự tốn cấp khơng phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động khơng thường xun, hạch tốn riêng được chi phí và lợi ích
Hiện nay, công tác lập dự toán trong đơn vị hành chính được thực hiện qua hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS) TABMIS là hệ thống thông tin quản lý ngân sách - kho bạc tích hợp, hệ thống kế toán máy tính, thực hiện ghi chép, xử lý và quản lý dữ liệu tập trung, có khả năng cung cấp thông tin, dữ liệu về tình hình thực hiện ngân sách ở các cấp, các bộ, ngành và các đơn vị sử dụng ngân sách, phục vụ công tác quản lý, điều hành ngân sách của các cơ quan quản lý, cơ quan tài chính các cấp TABMIS tạo thành một quy trình liên kết chặt chẽ trong việc nhập dữ liệu, xử lý thông tin và quản lý thông tin giữa các cơ quan theo phân công trong hệ thống, giúp các cơ quan, đơn vị tham gia hệ thống thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về quản lý, điều hành, kế tốn, báo cáo và quyết tốn ngân sách Tồn bộ dữ liệu về thu chi ngân sách trong hệ thống TABMIS được các cơ quan khác nhau đưa vào một đầu mối duy nhất, nhưng lại được chia sẻ chung theo vai trò của mỗi cơ quan Chức năng cụ thể của hệ thống này như sau:
Trang 29Thứ hai, hệ thống TABMIS được tổ chức dưới hình thức một hệ thống thông tin tích hợp, có kết nối, giao diện với các chương trình ứng dụng khác, như quản lý nợ, cơ sở dữ liệu danh mục dùng chung của ngành Tài chính, hệ thống quản lý thu thuế Với các khả năng này, TABMIS có khả năng tích hợp giữa tất cả các cơ quan tài chính - Kho bạc Nhà nước - cơ quan thu - các bộ ngành Trung ương
Thứ ba, TABMIS được xây dựng với giải pháp công nghệ: hệ thống thông tin tập trung, thông suốt từ Trung ương đến quận huyện, cơ sở dữ liệu tập trung toàn quốc, thông qua hạ tầng truyền thông ngành Tài chính từ Trung ương đến quận huyện, sử dụng phần mềm ứng dụng chuẩn ORACLE đã được chỉnh sửa để đáp ứng một số yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam
* Đặc điểm của các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục có ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn
+ Đặc điểm hoạt động:
Các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục có đặc điểm hoạt động chung là:
- Được quyết định thành lập bởi Nhà nước để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hay quản lý nhất định và hoạt động của các đơn vị này đều được duy trì và trang trải bằng nguồn NSNN là chủ yếu theo ngun tắc khơng bồi hồn trực tiếp
- Mục đích hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng
- Sản phẩm của các đơn vị sự nghiệp công lập là sản phẩm mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội
Trang 30+ Đặc điểm quản lý:
Theo tác giả Nghiêm Văn Lợi (2008), giáo trình Quản trị tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội thì: “Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý” [tr43]:
Cơ cấu theo trực tuyến: Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên
Cơ cấu theo chức năng: Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình
Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng: Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến
Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu: Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc
1.2.2 Nội dung công tác kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính
1.2.2.1 Chứng từ kế toán
Trang 31kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán
Nguồn: Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ
Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính
* Xác định danh mục chứng từ kế toán:
Danh mục chứng từ được thiết kế phải đạt các yêu cầu tính pháp lý, đầy đủ và hợp lý khi được vận dụng Trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị hành chính, sự nghiệp thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tài chính Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội bộ, đơn vị có thể xác định một số loại chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị Với những chứng từ kế toán này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép trên cơ sở đẩm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán Đối với các đơn vị hành chính triển khai áp dụng cơ chế tài chính vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ
* Lập chứng từ kế toán
Trang 32thống nhất không được sửa đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếu thuộc loại chứng từ hướng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ Tùy theo điều kiện của từng đơn vị chứng từ có thể lập thủ công bằng tay hoặc bằng máy Tuy nhiên trong thời đại cách mạng 4.0, các đơn vị hành chính có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn để phản ánh nghiệp vụ kịp thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
* Kiểm tra chứng từ kế toán
Đây là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng từ kế toán Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ý xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan… Trường hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán
* Sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán
Sau khi được kiểm tra, các chứng từ được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của các khoản thu chi… Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại đơn vị
* Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo qui định
Trang 33tuân theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế tốn và Thơng tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp Chế độ hiện hành đã quy định khá cụ thể hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán về nội dung, phương pháp lập, kiểm tra và trình tự luân chuyển chứng từ
1.2.2.2 Tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý, tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình biến động của từng đối tượng hạch toán kế toán Tuy nhiên, do đối tượng của kế toán rất đa dạng và luôn vận động nên cần sử dụng nhiều tài khoản khác nhau để ghi chép các thông tin cần thiết
Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 24) quy định “đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị” Quan điểm này được xây dựng trên nguyên tắc các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Nhà nước đồng thời phải phù hợp với hoạt động của đơn vị khi thiết lập hệ thống tài khoản
Trang 34cung cấp có tính dễ hiểu và có thể so sánh được Mặc khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các đơn vị hành chính phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, qui mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động… Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản sử dụng cũng như mức độ chi tiết của từng tài khoản
Nhờ đó, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cho việc tổ chức hệ thống sổ kế toán sau này
Để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán khoa học và có tính thực tiễn thì các đơn vị hành chính cần quan tâm đến các nội dung cụ thể sau:
Thứ nhất, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán tài chính trong
đó cần xác định danh mục tài khoản kế toán đơn vị sử dụng Trên cơ sở đó, tiến hành xây dựng các loại tài khoản, nhóm tài khoản và tài khoản trong từng loại, từng nhóm, kể cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết
Thứ hai, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán quản trị Trong
điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị hành chính cũng có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi Các đơn vị có thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản để cung cấp thông tin cho những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chi tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế toán tài chính
Thứ ba, xây dựng nội dung, kết cấu cho tài khoản Thực chất đây là quy
Trang 35Do yêu cầu quản lý ngân sách, hệ thống tài khoản cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực Hiện tại, các trường học sử dụng hệ thống tài khoản dùng cho đơn vị HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp
Mặc khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản các đơn vị hành chính dựa vào những đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy mô hoạt động, hình thức hoạt động, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp và được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản đã quy định trong hệ thống) để phục vụ yêu cầu quản lý
Các trường học trên cơ sở đặc điểm cụ thể của mình về số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để có thể vận dụng hệ thống tài khoản hợp lý Số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3… sử dụng ở trường học phụ thuộc vào tính chất, nhiệm vụ giáo dục - đào tạo và khả năng tham gia các hoạt động phụ trợ khác
Tóm lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý
1.2.2.3 Sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán là thiết lập cho đơn vị một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng và hình thức kết cấu theo một hình thức kế toán nhất định và phải phù hợp với những đặc thù của đơn vị
Trang 36hình thức tổ chức sổ kế toán quy định Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế toán bởi sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép trên tài khoản Trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán, các đơn vị cần quan tâm đến tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán
Như vậy, khi đảm bảo các yêu cầu trên, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan
Thông thường những nội dung chính trong tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn vị hành chính bao gồm:
Thứ nhất, lựa chọn hình thức kế toán Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng
đơn vị về qui mô, tính chất hoạt động, ngành nghề kinh doanh, yêu cầu thông tin, tình độ cán bộ, điều kiện phương tiện vật chất hiện có…để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp
Thứ hai, lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán
Thứ ba, xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế tốn, ghi rõ cơng
việc hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng
Thứ tư, tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế tốn Nội dung này khơng
chỉ là ghi chép các nghiệp vụ đã phản ánh trên chứng từ vào từng loại sổ sách có liên quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ kế toán với nhau nhằm bảo đảm sự khớp đúng của số liệu kế toán
Thứ năm, tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán
Trang 37chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế tốn và Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp Theo quy định hiện hành, tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán:
- Hình thức nhật ký sổ cái - Hình thức chứng từ ghi sổ - Hình thức nhật ký chung
- Hình thức kế toán trên máy vi tính [7]
- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành tập và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.[5]
1.2.2.4 Lập báo cáo kế toán và quyết toán
Theo Nghiêm Văn Lợi (2008) thì: “Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính
Trang 38Báo cáo tài chính là phương thức kế toán tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh một cách tổng quát hoặc chi tiết, toàn diện, có hệ thống về đơn vị hạch toán sau một kỳ hạch toán hay tại một thời điểm Thực chất báo cáo tài chính là những bản tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính bằng tiền trên cơ sở số liệu từ sổ kế tốn nhằm thơng tin, kiểm tra và quản lý tài sản, tình hình hoạt động tại mỗi đơn vị Hệ thống báo cáo tài chính có tác dụng phản ánh khái quát tình hình tài sản, kết quả các hoạt động trong kỳ và tình hình tài chính cụ thể khác của đơn vị Thông tin trên các báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu của chủ thể quản lý trong, ngoài đơn vị hạch toán và các đối tượng quan tâm khác Trên cơ sở hệ thống báo cáo, đơn vị có thể tạo lập căn cứ để xây dựng các kế hoạch kinh tế, kỹ thuật, tài chính và đề ra các biện pháp khả thi nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, kinh phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Đồng thời với việc thiết lập hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác là yêu cầu quản lý tài chính Nhà nước, kiểm tra tình hình tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết toán kinh phí NSNN tập trung và phi tập trung
Trang 39đầy đủ, kịp thời, chính xác
Thông thường nội dung chính của tổ chức hệ thống báo cáo tài chính trong các đơn vị hành chính gồm:
Thứ nhất, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thơng tin cho các
đối tượng sử dụng bên ngồi đơn vị
Thứ hai, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu quản
trị và điều hành hoạt động của đơn vị
Hiện nay các đơn vị hành chính đều phải lập báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế tốn HCSN ban hành theo Thơng tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, gồm:
- Bảng cân đối tài khoản
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng - Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án
- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc Nhà nước
- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước
- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi
- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh - Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ
- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang - Thuyết minh báo cáo tài chính
Trang 40- Dự tốn thu, chi ngân sách
Ngồi ra, cịn có một số báo cáo cần thiết khác.[7]
Tóm lại, trên cơ sở nguyên tắc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, dựa vào yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý Báo cáo tài chính có khả năng cung cấp thơng tin tồn diện, có hệ thống về tình hình hoạt động của các đơn vị hành chính, là cơ sở cung cấp số liệu để tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động, khai thác tiềm năng của đơn vị, từ đó xây dựng được các phương án tổ chức hiệu quả Vì vậy báo cáo tài chính phải trung thực, chính xác, bảo đảm tính khách quan về tình hình thực tế của đơn vị
1.2.3 Về kiểm tra kế toán
Theo Nghiêm Văn Lợi (2008) thì: “Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá
việc tuân thủ pháp luật về kế tốn, sự trung thực, chính xác của thơng tin, số liệu kế toán.” Như vậy, kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan
trọng của cơng tác kế tốn bởi cũng như các hoạt động khác của hệ thống, mục tiêu của cơng tác kế tốn là hiệu quả Vì vậy, vấn đề đánh giá hiệu quả của cơng tác kế tốn trong các đơn vị là tốt hay xấu, đạt hay chưa đạt yêu cầu là kết quả của công tác kiểm tra kế toán