luận văn thạc sĩ hoàn thiện công tác kế toán tại phòng giáo dục và đào tạo huyện tây sơn tỉnh bình định

Với vai trò đó, cơng tác kế tốn trong các đơn vị HCNN phải có kế hoạch tổ chức công tác bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí; tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; tìn

BÙI THỊ TRÀ MY

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN,

Phòng Giáo dục và Đào tạo Huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định” là do tôi nghiên cứu thực hiện, dưới sự hướng dẫn khoa học của GS TS Trương Bá Thanh Các thông tin trong luận văn là những thông tin thu thập thực tế tại đơn vị Luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Tôi xin cam đoan chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình

Bình Định, ngày … tháng… năm 2020

Tác giả luận văn

Bùi Thị Trà My

Thanh, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và khích lẹ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn này, cũng như đã giúp đỡ tôi hoàn thiện kiến thức chuyên môn của bản thân

Tôi xin trân trong cảm ơn đến Ban giám hiệu Trường, Khoa đào tạo sau đại học và toàn thể các Quý Thầy, Cô đã tham gia giảng dạy tại Trường Đại học Quy Nhơn đã truyền đạt những kiến thức trân quý cho tôi trong thời gian tham gia khóa học tại Trường Đại học Quy Nhơn

Tuy có nhiều cố gắng, nhưng trong Luận văn này không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế Tôi kính mong Quý thầy cô, các chuyên gia, những người quan tâm đến đề tài, đồng nghiệp, gia đình và bạn bè tiếp tục có những

ý kiến đóng góp, giúp đỡ để đề tài được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Bình Định, ngày … tháng … năm 2020

Tác giả luận văn

Bùi Thị Trà My

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài 8

7 Kết cấu của đề tài 9

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 10

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 10

1.1.1 Khái quát về đơn vị hành chính nhà nước 10

1.1.2 Khái niệm công tác kế toán trong đơn vị hành chính 14

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc công tác kế toán trong đơn vị hành chính 15

1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH 18

1.2.1 Lập dự toán 18

1.2.2 Nội dung phần hành kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính 21

1.2.3 Về kiểm tra kế toán 31

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

Bình Định 35

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 40

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 45

2.2.1.Thực trạng công tác lập dự toán 45

2.2.2.Thực trạng nội dung công tác kế toán các phần hành cơ bản 49

2.2.3.Công tác kiểm tra nội bộ 61

2.2.4 Kết quả khảo sát của phụ trách kế toán về công tác kế toán tại Phòng 66

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 69

2.3.1 Những kết quả đạt được 69

2.3.2 NHỮNG HẠN CHẾ CÒN TỒN TẠI 70

2.3.3 Nguyên nhân của những hạn chế 73

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 75

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 76

3.1 CĂN CỨ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 76

3.2 NHỮNG GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HUYỆN TÂY SƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH 77

3.2.1 Hoàn thiện công tác lập dự toán 77

3.2.2 Hoàn thiện công tác kế toán các phần hành cơ bản 79

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (bản sao)

CNTT Công nghệ thông tin

GDTX Giáo dục thường xuyên

HĐTX Hoạt động thường xuyênHCSN Hành chính sự nghiệp HSSV Học sinh sinh viên

Bảng 2.1 Dự toán chi quản lý nhà nước tại phòng Giáo dục và Đào tạo

huyện Tây Sơn 47

Bảng 2.2 Danh mục sổ kế toán sử dụng tại phòng Giáo dục và Đào tạo

huyện Tây Sơn 57

Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính 22

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức quản lý Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn 40

Sơ đồ 2.2 Tổ chức nhân sự kế toán Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện

Tây Sơn 44

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ quy trình luân chuyển chứng từ tại Phòng Giáo dục và

Đào tạo huyện Tây Sơn 50

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Song hành cùng với sự phát triển của nền kinh tế thì các cơ quan hành chính nhà nước dưới sự quản lý của Nhà nước cũng từng bước được kiện toàn, góp phần không nhỏ vào công cuộc đổi mới kinh tế - xã hội Thực hiện được vai trò chủ đạo của mình, kinh tế Nhà nước luôn cần được đổi mới, phát triển và nâng cao hiệu quả Để làm được điều đó, trước tiên cần phải làm tốt vai trò của từng bộ phận trong nền kinh tế Nhà nước, trong đó phải kể đến các

cơ quan hành chính nhà nước

Các cơ quan hành chính nhà nước chính là những đơn vị quản lý như giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, khoa học công nghệ, kinh tế,… hoạt động bằng nguồn kinh phí của Nhà nước cấp hoặc từ các nguồn kinh phí khác Do

đó, để quản lý và chủ động trong các khoản chi tiêu của mình, hàng năm các

cơ quan hành chính nhà nước phải lập dự toán cho từng khoản chi tiêu này Dựa vào bản dự toán đó, Ngân sách Nhà nước cấp kinh phí cho các đơn vị Chính vì vậy, kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân đơn vị mà còn quan trọng đối với NSNN

Trong quá trình hoạt động, các đơn vị này phải có trách nhiệm chấp hành quy định của Luật NSNN, Luật kế toán, các tiêu chuẩn định mức, các quy định về chế độ kế toán HCNN do Nhà nước ban hành Cụ thể là đáp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế - tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ NSNN, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý trong các đơn vị HCNN Vì thế, công tác kế toán trong đơn vị HCNN phải đảm bảo được tính thống nhất giữa kế toán, yêu cầu quản lý của Nhà nước và đơn vị; đảm bảo sự thống nhất về nội dung, phương pháp của kế toán với các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước; đảm bảo sự phù hợp với

Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế thì các hoạt động

sự nghiệp ngày càng phong phú và đa dạng, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế - xã hội Tuy nhiên, để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Một trong những biện pháp được quan tâm đó là hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị

Với vai trò đó, công tác kế toán trong các đơn vị HCNN phải có kế hoạch tổ chức công tác bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh phí; tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị HCNN Đồng thời, kế toán HCNN với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một cách tiết kiệm và hiệu quả cao

Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn là cơ quan chuyên môn giúp

Ủy ban nhân dân huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định quản lý nhà nước về công tác giáo dục và đào tạo ở địa phương Bên cạnh việc vận dụng đúng đắn các nguyên tắc chỉ đạo về quản lý tài chính thì vấn đề hoàn thiện công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn ngày càng được chú trọng Điều này đặt ra yêu cầu cần phải nắm vững những quy trình và vạch ra được những định hướng cụ thể trong công tác kế toán nhằm đảm bảo cho công tác

kế toán được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, thực hiện đúng các chỉ tiêu, định mức cho phép và dự toán được giao Đặc biệt là trong kế toán thu - chi hoạt động phải đảm bảo tính thống nhất giữa sổ kế toán với chứng từ

và báo cáo kế toán Hiện nay, công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo

mặc dù đang từng bước hoàn thiện nhưng vẫn còn nhiều bất cập, thông tin do

kế toán mang lại chủ yếu chỉ mang tính chất báo cáo hành chính, ít có tác dụng thiết thực trong việc phân tích tình hình tài chính của đơn vị, tình hình tiếp nhận và sử dụng kinh phí của Nhà nước

Nhận thức được tầm quan trọng của việc hoàn thiện công tác kế toán tại

Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tác giả xin chọn đề tài: “Hoàn

thiện công tác kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định” là đề tài luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan

Đề tài luận văn nghiên cứu về công tác kế toán trong các đơn vị hành chính là đề tài được nhiều nhà nghiên cứu đề cập, trong đó có các đề tài khoa học, bài báo, tạp chí, bài viết tham luận hội thảo khoa học; nội dung các công trình nghiên cứu này mang tính định hướng, đề cập từ những quan điểm về cơ chế, chính sách đến các giải pháp về đổi mới và hoàn thiện phục vụ phát triển kinh tế xã hội nói chung như:

* Các tài liệu tham khảo chủ yếu và công trình nghiên cứu trong nước:

Tác giả Trần Thị Thuận (2014), “Hoàn thiện công tác kế toán tại trường

Cao Đằng nghề Đà Nẵng”, luận văn thạc sĩ, Đại học Đà Nẵng Trong công

trình nghiên cứu này, tác giả chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán với một số nội dung còn khiếm khuyết về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và cách ghi chép, hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo

kế toán… từ đó tác giả đề xuất một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan quản lý về một số vấn đề như sửa đổi chế độ kế toán cần phải kịp thời và dựa theo tình hình thực tế, phân loại tài khoản trong hệ thống tài khoản cho phù hợp liên quan đến nhóm TK loại 3 - thanh toán

Tác giả Đặng Quỳnh Trinh (2016), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

thạc sĩ Luận văn đã nêu rõ tầm quan trọng của kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước, đề tài nghiên cứu đã nâng cao hiểu biết về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính - kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng quản lý tại Trường đại học Kinh

tế và Quản trị kinh doanh

Tác giả Trần Phương Linh (2016), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia - Sự thật”, luận văn thạc sĩ Luận văn đã

khái quát được những vấn đề cơ bản trong tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp có thu, chỉ ra thực trạng cơ chế quản lý tài chính, các nội dung trong tổ chức công tác kế toán tại Nhà xuất bản chính trị Quốc gia - Sự thật Tuy nhiên, về cơ sở lý thuyết, luận văn chưa đi sâu phân tích trong tổ chức bộ máy kế toán về đặc điểm lao động kế toán, xây dựng quy chế hoạt động của bộ máy kế toán, chưa chỉ ra những yêu cầu của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý Về thực trạng và đề xuất giải pháp, tác giả luận văn đã chỉ ra những tồn tại trong cơ chế quản lý tài chính, tuy nhiên chưa chỉ ra được những giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại đó

Tác giả Nguyễn Văn Bồi (2016), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại Sở giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông”, luận văn thạc sĩ quản trị kinh

doanh, Đại học Đà Nẵng Luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp Bên cạnh đó luận văn cũng đã phân tích và đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông, theo đó, tổ chức công tác kế toán tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông bên cạnh những ưu điểm như áp dụng hệ thống

sổ sách phù hợp, nghiên cứu và tổ chức vận dụng các tài khoản tổng hợp và chi tiết căn bản hợp lý…thì còn tồn tại một số vấn đề như công tác xây dựng

dự toán vẫn lập theo phương pháp truyền thống, công tác quyết toán còn nhiều thiếu sót….Tác giả cũng đã đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Sở Giáo dục và Đào tạo tỉnh Đăk Nông như các giải pháp về hoàn thiện công tác lập dự toán, công tác kế toán các phần hành cũng như công tác quyết toán

Tác giả Đào Diệu Liên (2017), “Hoàn thiện công tác kế toán tại trường

Đại học công nghiệp Viet - Hung”, luận văn thạc sĩ, Đại học Lao động – Xã

hội Trong công trình nghiên cứu này, tác giả chủ yếu đề cập đến việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán với một số nội dung còn hạn chế về tổ chức bộ máy kế toán hiện tại của trường chỉ áp dụng phù hợp đối với đơn vị có qui mô hoạt động kinh tế, tài chính nhỏ, không có đơn vị trực thuộc , tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nhiều hoạt động còn chưa có mẫu chứng từ chung, tổ chức hệ thống tài khoản kế toán … từ đó tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại trường đồng thời có một số kiến nghị đối với nhà nước và cơ quan quản lý về một số vấn đề như sửa đổi chế độ kế toán cần phải kịp thời và dựa theo tình hình thực tế…

Tác giả Bùi thị Ngọc Trâm (2017), “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán

tại trường Lê Duẩn”, luận văn thạc sĩ Luận văn đã nêu rõ tầm quan trọng của

kế toán hành chính sự nghiệp trong các đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động dưới sự quản lý của Nhà nước, đề tài nghiên cứu đã nâng cao hiểu biết

về vị trí vai trò của công tác quản lý tài chính - kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao công tác kế toán tại Trường Lê Duẩn Luận văn cũng đã chỉ ra một số hạn chế trong công tác kế toán tại trường về tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống chứng từ

kế toán…từ đó luận văn cũng đã đưa ra một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Trường Lê Duẩn

nước, đơn vị hành chính sự nghiệp là đề tài được nghiên cứu nhiều tại Việt Nam Về cơ bản các công trình, đề tài nghiên cứu này đã giải quyết được một

số vấn đề về lý luận và thực tiễn như:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị

sự nghiệp, đơn vị nhà nước

- Phân tích và đánh giá được thực trạng tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị cụ thể Đồng thời cũng đưa ra được những đánh giá nhận xét về những mặt đã làm được và những tồn tại hạn chế trong công tác kế toán tại các cơ sở khảo sát và các nghiên cứu

Tuy nhiên, bên cạnh các kết quả của các nghiên cứu trước đây đã đạt được, vẫn còn một số khoảng trống chưa được nghiên cứu, chưa được làm rõ

- Cùng với thời gian và sự biến động của hoàn cảnh kinh tế - xã hội Việc tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện chung là một tất yếu Điều đó cũng không loại trừ việc thường xuyên nghiên cứu các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại các đơn vị hành chính nhà nước

Cho đến thời điểm hiện tại, chưa có công trình nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu về công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định các nghiên cứu trước kia chưa đề cập đến.Luận văn phân

tích những kết quả đạt được, và những hạn chế còn tồn tại, từ đó đưa ra một

số giải pháp nhằm tiếp tục hoàn thiện công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định trong thời gian tới

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài hướng đến những mục tiêu sau:

- Nghiên cứu làm sáng tỏ hơn mặt lý luận về công tác kế toán trong các đơn vị hành chính nhà nước

- Nghiên cứu thực trạng công tác kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định từ đó chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm còn tồn tại trong công tác kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn

- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung vào nghiên cứu Công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

- Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu, xem xét công tác

kế toán bao gồm công tác lập dự toán, các phần hành kế toán cơ bản, công tác kiểm tra kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn năm 2018

5 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các nội dung và mục tiêu nghiên cứu đã nêu, tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như sau:

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu và tổng hợp tài liệu từ giáo trình, các nghiên cứu có liên quan đã được công bố Thu thập các dữ liệu thứ cấp

là các quyết định, chứng từ và sổ kế toán, báo cáo kế toán có liên quan đến công tác kế toán năm 2018 từ bộ phận Kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện

Trên cơ sở các dữ liệu thu thập được, tác giả đã lựa chọn những dữ liệu cần thiết, phù hợp để kế thừa và đưa vào sử dụng

+ Phương pháp phỏng vấn: Tác giả tiến hành phỏng vấn trực tiếp kế toán trưởng và các nhân viên kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn Phương pháp được tác giả thực hiện nhằm thu thập các thông tin thực tế tại Phòng giáo dục và đào tạo Huyện Tây Sơn về Phòng giáo dục và đào tạo huyện Tây Sơn, về cơ chế quản lý tài chính của Phòng và về bộ máy

kế toán đang tổ chức tại Phòng

Bước 1: Xác định đối tượng phỏng vấn: Kế toán trưởng, nhân viên kế

toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

Bước 2: Thiết lập các câu hỏi điều tra, phỏng vấn là những câu hỏi liên

quan đến đặc điểm quản lý tái chính và công tác kế toán tại Phòng Giáo dục

và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

Bước 3: Tiến hành điều tra, phỏng vấn Kế toán trưởng, nhân viên kế toán

tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

Từ đó tác giả sử dụng phương pháp tư duy logic kết hợp với thực tế để phân tích, so sánh, đối chiếu và tổng hợp thông tin…nhằm xử lý thông tin thu thập được qua đó đưa ra các nhận định, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

(Mẫu phiếu phỏng vấn được minh họa ở phụ lục 1.1)

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Về mặt lý luận, luận văn đã hệ thống hóa lý luận và làm rõ những vấn đề

lý luận cơ bản về công tác kế toán tại các đơn vị hành chính

Về mặt thực tiễn, luận văn đã phân tích thực trạng, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại phòng Giáo dục và Đào tạo huyện

Tây Sơn, tỉnh Bình Định

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước

Chương 2 Thực trạng công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

Chương 3 Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Tây Sơn, tỉnh Bình Định

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1.1.1 Khái quát về đơn vị hành chính nhà nước

1.1.1.1 Khái niệm đơn vị hành chính nhà nước

Nhà nước luôn đóng vai trò quan trọng trong tổ chức, quản lý và điều hành các mặt của đời sống kinh tế xã hội Để thực thi vai trò này, Nhà nước tiến hành tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, bao gồm cơ quan lập pháp, hành pháp, tư pháp và các đơn vị sự nghiệp

Cơ quan hành chính nhà nước là cơ quan quản lý chung hay từng lĩnh vực công tác, có nhiệm vụ thực thi pháp luật và chỉ đạo việc thực hiện các chính sách, kế hoạch của nhà nước

Ở Việt Nam, cơ quan hành chính nhà nước được hình thành từ các cơ quan quyền lực nhà nước cùng cấp, Chính phủ là cơ quan hành chính nhà nước cao nhất và là cơ quan chấp hành của Quốc hội, Chính phủ do Quốc hội thành lập, Ủy ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương và

là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, do Hội đồng nhân dân và cơ quan cùng cấp bầu và miễn nhiệm Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp hợp thành hệ thống cơ quan hành chính nhà nước

Cơ quan hành chính là các tổ chức cung cấp trực tiếp các dịch vụ hành chính công cho người dân khi thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mình Cơ quan hành chính nhà nước là các cơ quan quản lý nhà nước từ trung ương đến địa phương thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực như Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp, Bộ, Ban, Ngành ở trung ương, các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các phòng ban ở cấp

huyện và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân các cấp Cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao

Như vậy, đối với các cơ quan hành chính Nhà nước, nhiệm vụ cụ thể đặt

ra là phải đổi mới nhằm tiết kiệm chi hành chính, tinh giản bộ máy biên chế

để nâng cao chất lượng công vụ, đơn giản hóa thủ tục, nâng cao chất lượng trình độ công tác chuyên môn của đội ngũ công chức Nhà nước

Tóm lại, Cơ quan quản lý hành chính nhà nước là những bộ phận hợp thành của bộ máy quản lý được thành lập để chuyên thực hiện chức năng quản lý nhà nước (hoạt động chấp hành và điều hành, hoạt động hành pháp)

1.1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính

Theo Nguyễn Văn Bồi (2016, tr.12) thì đơn vị hành chính nhà nước có thể phân loại như sau:

* Theo cơ sở pháp lý của việc thành lập Các cơ quan hành chính bao gồm:

- Các cơ quan hành chính mà việc thành lập nó được hiến pháp quy định (cơ quan hiến định):

+ Chính phủ

+ Uỷ ban nhân dân các cấp

- Các cơ quan hành chính Nhà nước được thành lập trên cơ sở các đạo luật các văn bản dưới luật:

+ Các Bộ, cơ quan ngang Bộ

+ Các Tổng Cục, Cục, Vụ, các Sở, Ban ngành thuộc các cơ quan hiến định

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp cơ sở trong các lĩnh vực văn hoá, y

tế, giáo dục, quốc phòng, trật tự trị an…

* Theo phạm vi thẩm quyền Các cơ quan hành chính nhà nước được chia thành:

- Cơ quan có thẩm quyền chung: gồm Chính phủ và Uỷ ban nhân các cấp Những cơ quan này, theo quy định của hiến pháp, có thẩm quyền giải quyết mọi vấn đề thuộc các ngành, các lĩnh vực khác nhau trên toàn quốc hoặc trên từng địa phương

- Cơ quan có thẩm quyền riêng: gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ, là những cơ quan quản lý theo ngành hoặc theo chức năng, trực tiếp quản lý một ngành, một lĩnh vực hoặc một số lĩnh vực trên phạm vi cả nước

* Theo chế độ lãnh đạo Các cơ quan hành chính nhà nước được chia thành:

- Các cơ quan được tổ chức và hoạt động theo chế độ lãnh đạo tập thể

- Các cơ quan được tổ chức và hoạt động theo chế độ lãnh đạo một thủ trưởng

Như vậy, đơn vị hành chính nhà nước rất đa dạng, phạm vi rộng, chi cho hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCNN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của Nhà nước

1.1.1.3 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính

* Đặc điểm nguồn thu Theo Nguyễn Văn Bồi (2016, tr.24) thì nguồn tài chính (kinh phí) của đơn vị HCNN được hình thành từ các nguồn:

- Nguồn kinh phí cấp phát từ ngân sách nhà nước (NSNN) để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị hành chính, sự nghiệp Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới tăng cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sẽ có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN

- Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ sự nghiệp công, bao gồm cả nguồn ngân sách nhà nước đặt hàng cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá tính

đủ chi phí;

- Nguồn thu phí theo pháp luật về phí, lệ phí được để lại chi theo quy định (phần được để lại chi thường xuyên và chi mua sắm, sửa chữa lớn trang thiết bị, tài sản phục vụ công tác thu phí);

- Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật (nếu có);

* Đặc điểm nguồn chi Các khoản chi của cơ quan hành chính nhà nước bao gồm:

- Chi cho công tác quản lý hành chính: Đây là khoản chi cho bộ máy nhà nước hoạt động về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội từ trung ương đến địa phương

- Chi cho phát triển sự nghiệp văn hóa - xã hội (văn - xã): Chi cho sự nghiệp văn hóa - xã hội là những khoản chi nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống văn hóa, sức khỏe nâng cao phúc lợi cho quần chúng lao động Hoạt động sự nghiệp văn hóa – xã hội là tổng thể các hoạt động nghiên cứu khoa học, giáo dục, đào tạo, văn hóa, thể dục thể thao, y tế, xã hội Bao gồm:

+ Chi cho hoạt động khoa học công nghệ: là các khoản chi cho nghiên cứu, ứng dụng, phổ biến tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ mới nhằm hiện

đại hóa khoa học, công nghệ từ đó giúp nâng cao năng suất lao động, cải thiện môi trường làm việc, tăng năng lực cạnh tranh cho mỗi quốc gia cả về kinh tế,

cả về xã hội

+ Chi cho hoạt động giáo dục, đào tạo: là các khoản chi cho hệ thống giáo dục, đào tạo từ giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông đến đào tạo đại học và sau đại học

+ Chi cho hoạt động sự nghiệp y tế là các khoản chi cho đảm bảo sức khỏe cộng đồng, khám chữa bệnh cho người dân

+ Chi cho hoạt động sự nghiệp văn hóa, thể dục thể thao là các khoản chi cho hoạt động văn học, nghệ thuật, bảo tàng, truyền thanh, truyền hình, thể dục, thể thao… khoản chi này không chỉ nhằm mục đích nâng cao trình độ dân trí, nâng cao sức khỏe về tinh thần cho người dân mà còn góp phần giữ gìn, phát huy bản sắc văn hóa dân tộc, góp phần khẳng định và nâng cao hình ảnh quốc gia trên trường quốc tế

Chi cho hoạt động xã hội là các khoản chi cho đảm bảo xã hội và cứu tế

xã hội Khoản chi này nhằm đảm bảo cuốc sống của người dân khi gặp khó khăn do ốm đau, bệnh tật hoặc những người già không nơi nương tựa nhằm đảm bảo an sinh xã hội

1.1.2 Khái niệm công tác kế toán trong đơn vị hành chính

Theo giáo trình Kế toán nhà nước, PGS.TS Phạm Văn Đăng thì: “Kế

toán tại đơn vị hành chính là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật liệu, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở đơn vị.”

Kế toán đơn vị hành chính có nhiệm vụ:

- Thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng kinh phí, sử dụng các khoản thu phát sinh ở đơn vị

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình thu, chi, sử dụng các loại vật

tư, tài sản công ở đơn vị, tình hình thu nộp ngân sách,

- Lập và nộp báo cáo tài chính cho cơ quan quản lý cấp trên theo quy định

Công tác kế toán trong đơn vị hành chính một cách khoa học và hợp lý không những có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán

mà còn là nhân tố quan trọng thực hiện tốt quản lý kinh phí và bảo vệ tài sản, tiền vốn của đơn vị, thực hiện tốt vai trò của kế toán là công cụ quản lý tài chính trong đơn vị

Công tác kế toán trong đơn vị hành chính cần đáp ứng nhu cầu sau:

- Phù hợp với chế độ kế toán hiện hành

- Phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị

- Phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có

- Đảm bảo thực hiện đầy đủ những nhiệm vụ và yêu cầu của công tác kế toán và tiết kiệm được chi phí hạch toán

Công việc kế toán ở đơn vị hành chính thuộc trách nhiệm của phụ trách

kế toán đơn vị (Trưởng phòng Tài chính kế toán hoặc Kế toán trưởng)

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc công tác kế toán trong đơn vị hành chính

Cũng như mọi hoạt động khác, công tác kế toán cũng phải hướng tới mục tiêu cuối cùng là hiệu quả Tuy nhiên, hạch toán kế toán lại là hoạt động đặc biệt sản xuất ra những thông tin có ích về vốn, kinh phí được huy động và

sử dụng cho quản lý nên hiệu quả của công tác kế toán phải được xem xét

nguyên tắc dưới đây:

Một là, đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và với yêu cầu quản lý của nhà nước và đơn vị Như trên đã phân tích, kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra về hoạt động tài chính của các đơn vị hạch toán, vì vậy, về nguyên tắc, công tác kế toán trong các đơn vị hành chính, phải đảm bảo tính thống nhất quản lý nói chung

Nguyên tắc thống nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán

kế toán với đơn vị quản lý (trước hết là đơn vị cơ sở) còn được hiểu là thống nhất về không gian quản lý và hạch toán theo yêu cầu quản lý; thống nhất mô hình kế toán với mô hình hoạt động và quản lý; bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kinh tế Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính trong đơn vị hành chính, phải có thông tin kế toán các chỉ tiêu hạch toán phải phù hợp với chỉ tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý Trong các đơn vị hành chính, bên cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản lý khác như kế hoạch, vật tư, … Các bộ phận này phải có quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản lý của đơn vị Với

tư cách là một bộ phận của hệ thống quản lý, công tác kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung cấp thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch…

Hai là, đảm bảo sự thống nhất về nội dung, phương pháp của kế toán với

các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Hạch toán kế toán là công cụ quan trọng để Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình tài chính tại các đơn vị hành chính, tổ chức cung cấp dịch vụ công đồng thời là nguồn cung cấp thông tin tin cậy cho các đối tượng sử dụng Do đó trong quá trình công tác kế toán cần thiết phải nghiên cứu đầy đủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành và thực tiễn quản lý để thể hiện và triển khai phù hợp với yêu cầu quản lý của các cấp

chủ thể Đối với các đơn vị hành chính, việc nắm vững các qui định, chế độ về

kế toán của Nhà nước trong triển khai các nội dung của công tác kế toán là cơ

sở đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán

Ba là, đảm bảo sự phù hợp với những đặc thù của đơn vị Về lý thuyết,

đối tượng hạch toán kế toán quyết định hệ thống phương pháp cùng hình thức

bộ máy kế toán Tuy nhiên trong công tác kế toán ở từng đơn vị hành chính,

cụ thể những mối liên hệ này cần được xem xét theo nhiều chiều khác nhau Trong một đơn vị hành chính, cần tôn trọng những quan hệ có tính thống nhất như: trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán Theo đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa thích hợp với từng phần hành cụ thể Tùy tính phức tạp của đối tượng

để lựa chọn hình thức kế toán, bộ máy kế toán và xác định các bước của quy trình kế toán thích hợp Ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao

có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức

kế toán

Bốn là, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả (cân đối giữa chi phí và lợi ích):

nguyên tắc này yêu cầu phải đo mức độ lợi ích thông tin cho các đối tượng (kết quả đầu ra của hệ thống kế toán) với chi phí cho bộ máy kế toán ở qui mô tương ứng thấp nhất có thể Như vậy nguyên tắc tiết kiệm nhưng phải đáp ứng lợi ích tối cao của người quản lý về hệ thống kế toán Như vậy, mức độ tiết kiệm được thể hiện và đo lường qua mức độ chi phí vật chất và lao động sống cần có cho hệ thống kế toán Trên cơ sở tối thiểu hóa chi phí có thể tăng tính kịp thời trong cung cấp thông tin cho người sử dụng Bên cạnh đó, hiệu quả của công tác kế toán được hiểu là chất lượng và tính đầy đủ của thông tin cung cấp cũng như tính thích hợp và thỏa mãn cao nhu cầu thông tin cho việc

ra quyết định của các cấp chủ thể quản lý Như vậy, thực hiện nguyên tắc tiết

nghiệp vụ cao giữa các phần hành lao động, quá trình nghiệp vụ và hoạt động

quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ trong bộ máy kế toán.[8]

1.2 NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH

và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến Như vậy, phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối

ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời

giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị Trong khi đó, phương pháp lập dự toán cấp không phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích

Hiện nay, công tác lập dự toán trong đơn vị hành chính được thực hiện qua hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS) TABMIS là

hệ thống thông tin quản lý ngân sách - kho bạc tích hợp, hệ thống kế toán máy tính, thực hiện ghi chép, xử lý và quản lý dữ liệu tập trung, có khả năng cung cấp thông tin, dữ liệu về tình hình thực hiện ngân sách ở các cấp, các bộ, ngành và các đơn vị sử dụng ngân sách, phục vụ công tác quản lý, điều hành ngân sách của các cơ quan quản lý, cơ quan tài chính các cấp TABMIS tạo thành một quy trình liên kết chặt chẽ trong việc nhập dữ liệu, xử lý thông tin

và quản lý thông tin giữa các cơ quan theo phân công trong hệ thống, giúp các

cơ quan, đơn vị tham gia hệ thống thực hiện các chức năng, nhiệm vụ về quản

lý, điều hành, kế toán, báo cáo và quyết toán ngân sách Toàn bộ dữ liệu về thu chi ngân sách trong hệ thống TABMIS được các cơ quan khác nhau đưa vào một đầu mối duy nhất, nhưng lại được chia sẻ chung theo vai trò của mỗi

cơ quan Chức năng cụ thể của hệ thống này như sau:

Thứ nhất, hạch toán, theo dõi và quản lý toàn bộ dữ liệu phân bổ dự toán, thu, chi ngân sách các cấp chi tiết theo mục lục ngân sách, địa bàn, đơn

vị và tính chất các khoản thu chi, trên cơ sở hướng dần tới kế toán dồn tích

Từ các số liệu được hạch toán và lưu giữ trong hệ thống, các cơ quan tham gia

hệ thống có thể kết xuất các báo cáo, thông tin về ngân sách theo các mẫu

Thứ hai, hệ thống TABMIS được tổ chức dưới hình thức một hệ thống thông tin tích hợp, có kết nối, giao diện với các chương trình ứng dụng khác, như quản lý nợ, cơ sở dữ liệu danh mục dùng chung của ngành Tài chính, hệ thống quản lý thu thuế Với các khả năng này, TABMIS có khả năng tích hợp giữa tất cả các cơ quan tài chính - Kho bạc Nhà nước - cơ quan thu - các

bộ ngành Trung ương

Thứ ba, TABMIS được xây dựng với giải pháp công nghệ: hệ thống thông tin tập trung, thông suốt từ Trung ương đến quận huyện, cơ sở dữ liệu tập trung toàn quốc, thông qua hạ tầng truyền thông ngành Tài chính từ Trung ương đến quận huyện, sử dụng phần mềm ứng dụng chuẩn ORACLE đã được chỉnh sửa để đáp ứng một số yêu cầu quản lý đặc thù của Việt Nam

* Đặc điểm của các đơn vị sự nghiệp công lập trong lĩnh vực giáo dục có ảnh hưởng đến công tác kế toán

+ Đặc điểm quản lý:

Theo tác giả Nghiêm Văn Lợi (2008), giáo trình Quản trị tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp, NXB Tài chính, Hà Nội thì: “Một số kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và các yếu tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý” [tr43]:

Cơ cấu theo trực tuyến: Cơ cấu theo thực tuyến là một mô hình tổ chức quản lý, trong đó nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên

Cơ cấu theo chức năng: Cơ cấu theo chức năng là loại hình cơ cấu tổ chức trong đó từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phân một cơ quan đảm nhận Cơ cấu này có đặc điểm là những nhân viên chức năng phải

là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

Cơ cấu theo trực tuyến – chức năng: Cơ cấu này là sự kết hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo chức năng Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn các bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến

Cơ cấu theo trực tuyến – tham mưu: Cơ cấu này có đặc điểm là người lãnh đạo ra mệnh lệnh và chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đạo phải tham khảo ý kiến của các chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc

1.2.2 Nội dung công tác kế toán cơ bản trong đơn vị hành chính

1.2.2.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán được hiểu là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ,

kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục

vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán

Nguồn: Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ

Sơ đồ 1.1 Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trong đơn vị hành chính

* Xác định danh mục chứng từ kế toán:

Danh mục chứng từ được thiết kế phải đạt các yêu cầu tính pháp lý, đầy

đủ và hợp lý khi được vận dụng Trên cơ sở các quy định, chế độ kế toán, các đơn vị hành chính, sự nghiệp thiết lập danh mục chứng từ sử dụng cho kế toán tài chính Bên cạnh đó, căn cứ vào nhu cầu thông tin phục vụ quản trị nội

bộ, đơn vị có thể xác định một số loại chứng từ cần thiết cho công tác kế toán quản trị Với những chứng từ kế toán này, đơn vị phải tự thiết kế mẫu biểu, nội dung và phương pháp ghi chép trên cơ sở đẩm bảo sự thống nhất trong kỳ hạch toán Đối với các đơn vị hành chính triển khai áp dụng cơ chế tài chính vấn đề xác định danh mục chứng từ kế toán là hết sức cần thiết để xây dựng

hệ thống thông tin ban đầu phục vụ quản lý thu chi, quản lý tài chính trong điều kiện tự chủ

* Lập chứng từ kế toán Đây là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của của đơn vị và các phương tiện phù hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ Các chứng từ sử dụng có thể tuân thủ

Xác định danh mục chứng từ

kế toán

Công tác lập chứng từ

kế toán

Kiểm tra chứng từ

kế toán

Sử dụng chứng từ

kế toán

Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ

kế toán

thống nhất không được sửa đổi nếu thuộc loại chứng từ bắt buộc hoặc tự bổ sung thêm các chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nếu thuộc loại chứng từ hướng dẫn, chứng từ phục vụ quản trị nội bộ Tùy theo điều kiện của từng đơn vị chứng

từ có thể lập thủ công bằng tay hoặc bằng máy Tuy nhiên trong thời đại cách mạng 4.0, các đơn vị hành chính có thể thiết kế các mẫu chứng từ có sẵn để phản ánh nghiệp vụ kịp thời và tiện cho việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

* Kiểm tra chứng từ kế toán Đây là việc xác nhận tính chính xác, đúng đắn của các thông tin ghi trên chứng từ kế toán Các yếu tố đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ cần được chú ý xem xét như các yếu tố bắt buộc của chứng từ, tính chính xác, hợp

lý của số liệu trên chứng từ, chữ ký của những người có liên quan… Trường hợp thông qua kiểm tra nếu phát hiện có sai sót thì kế toán nhất thiết phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán

* Sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán

Sau khi được kiểm tra, các chứng từ được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của các khoản thu chi… Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán tại đơn vị

* Bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản tại phòng kế toán

để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo qui định Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp

tuân theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp Chế độ hiện hành

đã quy định khá cụ thể hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán về nội dung, phương pháp lập, kiểm tra và trình tự luân chuyển chứng từ

1.2.2.2 Tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán là cách thức phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh riêng biệt theo từng đối tượng ghi của hạch toán kế toán nhằm phục vụ các yêu cầu quản lý của các chủ thể quản lý, tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình biến động của từng đối tượng hạch toán kế toán Tuy nhiên, do đối tượng của kế toán rất đa dạng và luôn vận động nên cần sử dụng nhiều tài khoản khác nhau để ghi chép các thông tin cần thiết

Theo Luật Kế toán Việt Nam (Điều 24) quy định “đơn vị phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị” Quan điểm này được xây dựng trên nguyên tắc các đơn vị kế toán phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của Nhà nước đồng thời phải phù hợp với hoạt động của đơn vị khi thiết lập hệ thống tài khoản

Như vậy, hệ thống tài khoản kế toán trong một đơn vị kế toán thực chất phải là việc xác lập mô hình thông tin phù hợp với nhu cầu quản lý nhất định Trong quá trình đó, các đơn vị hành chính cần xem xét đến tính phù hợp với

cơ chế và chế độ quản lý hiện hành như quy định về kết cấu, nội dung ghi chép của tài khoản và thống nhất quan hệ ghi chép giữa các tài khoản Do nhu cầu sử dụng thông tin của nhiều đối tượng khác nhau, hệ thống tài khoản cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ chuẩn mực sẽ làm cho thông tin kế toán

cung cấp có tính dễ hiểu và có thể so sánh được Mặc khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản kế toán các đơn vị hành chính phải tôn trọng tính đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, qui mô hoạt động, lĩnh vực hoạt động… Những đặc điểm này có ảnh hưởng đáng kể đến số lượng tài khoản

sử dụng cũng như mức độ chi tiết của từng tài khoản

Nhờ đó, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng phản ánh và hệ thống hóa được các đối tượng đa dạng của kế toán, xây dựng hệ thống thông tin kinh tế tài chính cần thiết cho các đối tượng sử dụng trên cơ sở tiết kiệm các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cho việc tổ chức hệ thống

sổ kế toán sau này

Để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán khoa học và có tính thực tiễn thì các đơn vị hành chính cần quan tâm đến các nội dung cụ thể sau:

Thứ nhất, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán tài chính trong

đó cần xác định danh mục tài khoản kế toán đơn vị sử dụng Trên cơ sở đó, tiến hành xây dựng các loại tài khoản, nhóm tài khoản và tài khoản trong từng loại, từng nhóm, kể cả tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết

Thứ hai, xây dựng hệ thống tài khoản phục vụ kế toán quản trị Trong

điều kiện tự chủ tài chính, để đề ra những quyết định phù hợp, các đơn vị hành chính cũng có nhu cầu lớn về thông tin quản lý tài chính, quản lý các khoản thu, chi Các đơn vị có thể nghiên cứu, xây dựng các tài khoản để cung cấp thông tin cho những nghiệp vụ trọng yếu, góp phần theo dõi bổ sung và tăng tính chi tiết, kịp thời về những đối tượng đã được theo dõi trên hệ thống tài khoản kế toán tài chính

Thứ ba, xây dựng nội dung, kết cấu cho tài khoản Thực chất đây là quy

định hạch toán trên tài khoản để giới hạn phạm vi thông tin cần phản ánh, mục đích sử dụng số liệu trên các tài khoản để cung cấp thông tin

Do yêu cầu quản lý ngân sách, hệ thống tài khoản cần được xây dựng trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực Hiện tại, các trường học sử dụng hệ thống tài khoản dùng cho đơn vị HCSN ban hành theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp

Mặc khác, trong quá trình tổ chức hệ thống tài khoản các đơn vị hành chính dựa vào những đặc thù của đơn vị hạch toán về hình thức sở hữu, quy

mô hoạt động, hình thức hoạt động, để xây dựng hệ thống tài khoản kế toán phù hợp và được bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản đã quy định trong hệ thống) để phục vụ yêu cầu quản lý

Các trường học trên cơ sở đặc điểm cụ thể của mình về số lượng nghiệp

vụ kinh tế phát sinh nhiều hay ít để có thể vận dụng hệ thống tài khoản hợp lý

Số lượng tài khoản cấp 1, cấp 2, cấp 3… sử dụng ở trường học phụ thuộc vào tính chất, nhiệm vụ giáo dục - đào tạo và khả năng tham gia các hoạt động phụ trợ khác

Tóm lại, trên cơ sở các nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản

kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý

1.2.2.3 Sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán là thiết lập cho đơn vị một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng và hình thức kết cấu theo một hình thức kế toán nhất định và phải phù hợp với những đặc thù của đơn vị

Để hệ thống sổ kế toán hợp lý, khoa học, các đơn vị hành chính nhất thiết phải tuân thủ chế độ tổ chức sổ kế toán hiện hành Điều đó có nghĩa là đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các

hình thức tổ chức sổ kế toán quy định Trên cơ sở hình thức tổ chức sổ đã lựa chọn, các đơn vị cần đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với hệ thống sổ kế toán bởi sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện cụ thể của các tài khoản kế toán và phương pháp ghi chép trên tài khoản Trong quá trình tổ chức hệ thống sổ kế toán, các đơn vị cần quan tâm đến tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho kiểm tra kế toán

Như vậy, khi đảm bảo các yêu cầu trên, tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý sẽ góp phần nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin cho lãnh đạo cũng như các cơ quan hữu quan

Thông thường những nội dung chính trong tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn vị hành chính bao gồm:

Thứ nhất, lựa chọn hình thức kế toán Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng

đơn vị về qui mô, tính chất hoạt động, ngành nghề kinh doanh, yêu cầu thông tin, tình độ cán bộ, điều kiện phương tiện vật chất hiện có…để lựa chọn hình thức kế toán phù hợp

Thứ hai, lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán

Thứ ba, xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán, ghi rõ công

việc hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn

hệ thống sổ mà đơn vị sử dụng

Thứ tư, tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán Nội dung này không

chỉ là ghi chép các nghiệp vụ đã phản ánh trên chứng từ vào từng loại sổ sách

có liên quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các loại sổ

kế toán với nhau nhằm bảo đảm sự khớp đúng của số liệu kế toán

Thứ năm, tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán

Hiện nay, các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi

chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán

và Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ

kế toán hành chính, sự nghiệp Theo quy định hiện hành, tùy vào điều kiện và đặc điểm của đơn vị có thể lựa chọn một trong các hình thức kế toán:

- Hình thức nhật ký sổ cái

- Hình thức chứng từ ghi sổ

- Hình thức nhật ký chung

- Hình thức kế toán trên máy vi tính [7]

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký- Sổ Cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

- Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành tập và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.[5]

1.2.2.4 Lập báo cáo kế toán và quyết toán

Theo Nghiêm Văn Lợi (2008) thì: “Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

được biểu hiện là việc tạo ra một mối liên hệ chặt chẽ quá trình hạch toán kế toán với nhu cầu thông tin về mọi mặt của quản lý.”

Báo cáo tài chính là phương thức kế toán tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh một cách tổng quát hoặc chi tiết, toàn diện, có

hệ thống về đơn vị hạch toán sau một kỳ hạch toán hay tại một thời điểm Thực chất báo cáo tài chính là những bản tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế tài chính bằng tiền trên cơ sở số liệu từ sổ kế toán nhằm thông tin, kiểm tra và quản lý tài sản, tình hình hoạt động tại mỗi đơn vị Hệ thống báo cáo tài chính

có tác dụng phản ánh khái quát tình hình tài sản, kết quả các hoạt động trong

kỳ và tình hình tài chính cụ thể khác của đơn vị Thông tin trên các báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu của chủ thể quản lý trong, ngoài đơn vị hạch toán và các đối tượng quan tâm khác Trên cơ sở hệ thống báo cáo, đơn vị có thể tạo lập căn cứ để xây dựng các kế hoạch kinh tế, kỹ thuật, tài chính và đề ra các biện pháp khả thi nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, kinh phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Đồng thời với việc thiết lập hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác là yêu cầu quản lý tài chính Nhà nước, kiểm tra tình hình tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết toán kinh phí NSNN tập trung và phi tập trung

Để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo cũng như đáp ứng nhu cầu của quản lý và tiết kiệm được chi phí cho chính hệ thống báo cáo được lập, các đơn vị hành chính cần tuân thủ chế độ quản lý tài chính Nhà nước nói chung và chế độ kế toán hiện hành nói riêng Vấn đề này được coi là có tính bắt buộc và tất yếu đối với tất cả các đơn vị Bên cạnh đó hệ thống báo cáo tài chính được thiết lập phải bảo đảm thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán Điều này có nghĩa là hệ thống báo cáo tài chính không chỉ cung cấp thông tin mà còn là chức năng kiểm tra, giám sát các hoạt động đã tiến hành Do vậy, một vấn đề không thể không quan tâm trong tổ chức hệ thống báo cáo tài chính của đơn vị hành chính là phải vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa bảo đảm thu thập thông tin

đầy đủ, kịp thời, chính xác

Thông thường nội dung chính của tổ chức hệ thống báo cáo tài chính trong các đơn vị hành chính gồm:

Thứ nhất, tổ chức hệ thống báo cáo tài chính cung cấp thông tin cho các

đối tượng sử dụng bên ngoài đơn vị

Thứ hai, tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị phục vụ yêu cầu quản

trị và điều hành hoạt động của đơn vị

Hiện nay các đơn vị hành chính đều phải lập báo cáo tài chính theo quy định của chế độ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp, gồm:

- Bảng cân đối tài khoản

- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng

- Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động

- Báo cáo chi tiết kinh phí dự án

- Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách cấp theo hình thức rút dự toán tại kho bạc Nhà nước

- Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại kho bạc Nhà nước

- Bảng đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi

- Báo cáo thu - chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh

- Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ

- Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán quản trị có thể sử dụng cho nhu cầu quản lý, gồm:

- Báo cáo các khoản thu, chi sản xuất kinh doanh

- Dự toán thu, chi ngân sách

Ngoài ra, còn có một số báo cáo cần thiết khác.[7]

Tóm lại, trên cơ sở nguyên tắc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính, dựa vào yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần tổ chức hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý Báo cáo tài chính có khả năng cung cấp thông tin toàn diện, có hệ thống về tình hình hoạt động của các đơn vị hành chính, là cơ sở cung cấp số liệu để tiến hành phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động, khai thác tiềm năng của đơn vị, từ đó xây dựng được các phương án tổ chức hiệu quả Vì vậy báo cáo tài chính phải trung thực, chính xác, bảo đảm tính khách quan về tình hình thực tế của đơn vị

1.2.3 Về kiểm tra kế toán

Theo Nghiêm Văn Lợi (2008) thì: “Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá

việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán.” Như vậy, kiểm tra kế toán là một trong những nội dung quan

trọng của công tác kế toán bởi cũng như các hoạt động khác của hệ thống, mục tiêu của công tác kế toán là hiệu quả Vì vậy, vấn đề đánh giá hiệu quả của công tác kế toán trong các đơn vị là tốt hay xấu, đạt hay chưa đạt yêu cầu

là kết quả của công tác kiểm tra kế toán

Từ bản chất của kiểm tra kế toán và thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản

lý kinh tế tài chính của đơn vị, đánh giá được tình hình chấp hành dự toán ngân sách hàng năm tại đơn vị theo quy định của pháp luật Cũng thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động, quản lý các khoản thu chi tài chính, tình hình quản lý và sử dụng tài sản của đơn vị… đồng thời phát hiện và kịp thời chấn chỉnh các sai phạm nếu có Bằng việc đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện